Bijlage bij contracteringsbeleid - ProRail

AKI (Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en inkoop)
AKI Contract Document
Titel: Contracteringsbeleid per segment
Dit document was voorheen bekend onder RIB 0101 (bijlage). Indien u in enig ander document van
ProRail deze code tegenkomt wordt hiermee bedoeld het codenummer van dit document.
In dit document kunnen verwijzingen zijn opgenomen naar oude of in de toekomst aan te passen benamingen.
Dit is weergegeven door de nieuwe benaming te noemen en de oude benaming in haakjes
er achter te plaatsen. Voorbeeld: ACD00033 (RIB 0033). De oude en de nieuwe benaming duiden
op dezelfde documenten.
Beherende instantie: AKI/JZ
Inhoudverantwoordelijke instantie / auteur: B. van den Berg
Status: definitief
Wijze van ontsluiting:
Datum van kracht:
01-11-2002
© 2008 Behoudens de in of krachtens de Auteurswet 1912 gestelde uitzonderingen mag niets
uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke
toestemming van de auteur.
Versie:
001
© 2008 Apart from the exceptions in or by virtue of the 1912 copyright law no part
of this document may be reproduced or published by print, photocopying,
microfilm or any other means without written permission from the author.
Documentnummer:
ACB00101

Code RIB0101
Bijlage
Contracteringsbeleid ProRail per segment
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Directie Contracteringsbeleid van ProRail V1.0
blz. 1 / 9

Code RIB0101
Inhoudsopgave
Contracteringsbeleid per segment 3
1 Werken 4
1.1 Bedrijfsproductie 4
1.1.1 Spoorspecifiek 4
1.1.2 Algemeen 4
1.1.3 Facilitair 5
2 Leveringen 6
2.1 Bedrijfsproductie 6
2.1.1 Spoorspecifiek 6
2.1.2 Algemeen 6
2.2 Facilitair 6
3 Diensten 7
3.1 Bedrijfsproductie 7
3.1.1 Spoorspecifiek 7
3.1.2 Algemeen 8
3.2 Facilitair 8
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 2 / 9

Code RIB0101
Contracteringsbeleid per segment
In deze bijlage geeft ProRail een uitwerking van de contracteringssegmenten genoemd in
hoofdstuk 5.5 van het contracteringsbeleid.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 3 / 9

Code RIB0101
1 Werken
1.1 Bedrijfsproductie
1.1.1 Spoorspecifiek
In dit segment bevinden zich de daadwerkelijke werkzaamheden aan het hart van het
spoor. Uitsluitend aannemers erkend volgens het Erkenningssysteem van ProRail 2001
(ER 2001 ) 1 - in de categorieën spoor en/of kabel, respectievelijk één of meer subcategorieën
daarvan - komen voor de uitvoering van deze werken in aanmerking. 2 ProRail houdt een
lijst van erkende aannemers bij, ingedeeld naar subcategorieën. Deze lijst is openbaar.
Voor zover de werkzaamheden worden verricht in een traditionele bouworganisatie, wordt
het contract vormgegeven als ´Bouwsteenbestek´, volgens de systematiek uit het
‘Handboek voor het opstellen van een algemeen en administratief deel van een bestek’ 3 . In
een enkel geval kan het voorkomen dat een summiere werkomschrijving volstaat, die
ProRail (volgens het ‘Handboek projectmatige instandhouding’ 4 ) zelf heeft opgesteld. Voor
zover sprake is van een geïntegreerd contract, stelt ProRail dat zelf op overeenkomstig de
RIB-Model Basisovereenkomst UAV-GC. 5 In alle gevallen wordt op risicoanalyse
gebaseerde kwaliteitsborging toegepast en gaat het contract vergezeld van een
toegesneden V&G-plan ontwerpfase.
Als de geraamde waarde van het contract meer bedraagt dan 100.000 euro, worden alle in
de (sub)categorie erkende aannemers in de gelegenheid gesteld om hun belangstelling
kenbaar te maken. Daarbij kan ProRail overigens nog nadere eisen stellen. Degenen die
belangstelling hebben getoond (en aan de nadere eisen voldoen) mogen ook deelnemen
aan de aanbestedingsprocedure. Dit is een onderhandse procedure op grond van het
AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.1 of artikel 37.2. Daarbij meet ProRail zowel de inschrijfals
uitvoeringperformance. Wanneer ProRail heeft besloten om slechts een beperkt aantal
aannemers voor inschrijving uit te nodigen, wordt met de eerder behaalde performance
rekening gehouden.
Als de geraamde waarde van het contract minder bedraagt dan 100.000 euro, nodigt
ProRail zelf één erkende aannemer uit om deel te nemen aan een onderhandse procedure
op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2.
1.1.2 Algemeen
In dit segment vinden de algemene werkzaamheden in de grond-, weg- en waterbouw en
de utiliteitsbouw een plaats. Hierbij is wel een directe relatie nodig met nieuwbouw of
instandhouding van het spoor.
1 Code RIB 0018.
2 Voor welke categorie of subcategorie de erkenning wordt geëist is afhankelijk van het onderwerp van het contract.
3 Code RIB 0049.
4 Code RIB 0027.
5 Code RIB 0086
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 4 / 9

Code RIB0101
Voor zover de werkzaamheden worden verricht in een traditionele bouworganisatie heeft
het contract de vorm van een RAW-bestek of een STABU-bestek, volgens de systematiek
uit het ‘Handboek voor het opstellen van een algemeen en administratief deel van een
bestek’. In een enkel geval kan het voorkomen dat een summiere werkomschrijving
volstaat, die ProRail zelf heeft opgesteld. In dat geval wordt het bestek opgesteld volgens
het ‘Handboek projectmatige instandhouding’. Als er sprake is van een geïntegreerd
contract, stelt ProRail zelf een contract op overeenkomstig het RIB-Model
´Basisovereenkomst UAV-GC´. In alle gevallen wordt op risicoanalyse gebaseerde
kwaliteitsborging toegepast en gaat het contract vergezeld van een toegesneden V&G-plan
ontwerpfase.
ProRail eist dat de aannemers waarmee ze zaken doet niet alleen beschikken over een
geldig NEN-ISO 9000 of vergelijkbaar certificaat maar ook over een geldig VCA-certificaat.
Als tijdens de uitvoering activiteiten plaats vinden in de buurt van het profiel van vrije ruimte
van het spoor, moet het VCA-certificaat een geldige BTR bevatten. Voor die aannemers
die niet in staat zijn een eigen ‘werkplekbeveiligingsorganisatie’ in te richten onderhoudt
ProRail het ER 2001 , branche werkplekbeveiligingsbedrijven.
Als de geraamde waarde van het contract minder bedraagt dan 100.000 euro, nodigt
ProRail zelf een aannemer uit om deel te nemen aan een onderhandse
aanbestedingsprocedure op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. 6 Als de
geraamde waarde hoger uitkomt dan 100.000 euro, maar minder dan 250.000 euro, nodigt
ProRail zelf tenminste drie aannemers uit voor een onderhandse aanbestedingsprocedure
op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.1 of artikel 37.2. Als de geraamde
waarde van het contract meer bedraagt dan 250.000 euro, vindt een
aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIIB of IIIC. Daarbij
meet ProRail zowel de inschrijf- als uitvoeringperformance. Wanneer ProRail heeft
besloten om slechts een beperkt aantal aannemers uit te nodigen, houdt ze rekening met
de performance.
1.1.3 Facilitair
In dit segment vallen de werkzaamheden ten behoeve van realisatie, aanpassing of
onderhoud van huisvesting met bijbehoren van ProRail. In algemene zin is hetzelfde van
toepassing als in het hierboven genoemde hoofdstuk 1.1.2.
6 Het is in het algemeen toegestaan om een 'zwaardere' aanbestedingsprocedure te kiezen indien het type contract
en de verhoudingen op de markt zulks rechtvaardigt.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 5 / 9

Code RIB0101
2 Leveringen
2.1 Bedrijfsproductie
2.1.1 Spoorspecifiek
In dit segment gaat het om de levering van de spoorwegspecifieke materialen voor
nieuwbouw en instandhouding. ProRail contracteert zelf de strategische- en
knelpuntmaterialen. Voor routine- en hefboommaterialen specificeert ProRail de materialen
in de contracten met de verwerker. Dan kan hij deze genoemde materialen vervolgens
onder meelevering van een door een onafhankelijke certificerende instantie afgegeven
kwaliteitsverklaring aanschaffen en verwerken.
Zowel voor de strategische als de knelpuntmaterialen staat het ProRail niet in alle gevallen
vrij om de contracten in concurrentie te gunnen. Soms is sprake van intellectuele
eigendomsrechten van bepaalde leveranciers, soms ontbreken eenvoudigweg de
specificaties van de materialen. In dergelijke gevallen doet ProRail een beroep op één van
de uitzonderingsbepalingen van Richtlijn 93/38/EEG 7 en besluit buiten concurrentie te
contracteren met de daarvoor in aanmerking komende leverancier (sole-sourcing). In alle
andere gevallen vindt een aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k,
Hoofdstuk IIIC. Meestal in de vorm van een raamcontract, waarop de Algemene
Inkoopvoorwaarden 2001 8 van toepassing zijn (single-sourcing).
2.1.2 Algemeen
In dit segment komen de algemeen verkrijgbare bouwstoffen aan bod. Deze staan in het
bestek beschreven onder verwijzing naar Europese of nationale normen. Voor zover
dergelijke normen niet bestaan, worden ze in functioneel beschreven. Bij de levering van
bouwstoffen horen zo vaak mogelijk kwaliteitsverklaringen van onafhankelijk certificerende
instanties. De aannemer koopt deze materialen zelf in.
2.2 Facilitair
De leveringen voor het eigen bedrijf van ProRail vinden in dit segment een plaats. Deze
categorie is globaal op te delen in twee aandachtsgebieden: facilitaire inkoop en aanschaf
van hardware en standaardsoftware voor de kantoorautomatisering. Voor beide
aandachtsgebieden streeft ProRail naar vereenvoudiging van het verwervings- en
betalingsproces en standaardisatie. In beide gevallen vinden de aanbestedingsprocedures
plaats op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIIC of, wanneer de opdracht een geraamde
waarde van minder dan 400.000 euro kent, volgens Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. Dan is het
vaak een raamcontract, waarop de Algemene Inkoopvoorwaarden 2001 van toepassing
zijn.
7 Artikel 20, lid 2 sub c) en e), 93/38/EEG.
8 Code RIB 0029.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 6 / 9

Code RIB0101
3 Diensten
3.1 Bedrijfsproductie
3.1.1 Spoorspecifiek
Dit segment is globaal opgedeeld in drie aandachtsgebieden.
a) Het eerste aandachtsgebied bestaat uit diensten van ingenieurs- en
architectenbureaus, uitsluitend erkend volgens het ER 2001 in de categorie
ingenieursdiensten, respectievelijk in één of meer subcategorieën. Alleen zij komen in
aanmerking. 9 ProRail houdt een lijst van erkende ingenieurs- en architectenbureaus bij,
ingedeeld naar subcategorieën. Deze lijst is openbaar. Als de geraamde waarde van
het contract meer bedraagt dan 50.000 euro, mogen alle bureaus uit de (sub)categorie
hun belangstelling kenbaar maken. Daarbij kan ProRail overigens nog nadere eisen
stellen. Degenen die belangstelling hebben getoond (en aan de nadere eisen voldoen)
mogen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure. Deze procedure verloopt als een
onderhandse procedure op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.1 of artikel
37.2. Als de geraamde waarde van het contract minder is dan 50.000 euro, nodigt
ProRail zelf één erkend bureau uit voor een onderhandse procedure op grond van het
AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. In het algemeen wil ProRail zo min mogelijk
verschillende bureaus voor de realisatie van hetzelfde werk inzetten. De contracten zijn
veelal een totaalcontract, waarop de ´Standaardvoorwaarden voor
Ingenieursdiensten 10 ’ van toepassing zijn, of bij een raamovereenkomst, een
systematiek uit het ‘Handboek Contractering Ingenieursbureaus’ 11 . Daarbij wordt
onderscheid gemaakt tussen adviesdiensten voor de planvormingsfase en
adviesdiensten voor de ontwerp- en realisatiefase. Als uitgangspunt geldt dat een
kwaliteitsborging wordt toegepast, die gebaseerd is op risicoanalyse. Als ook de
directievoering in het contract meeloopt, worden de werkzaamheden verricht conform
'Handboek Uitvoeringsbegeleiding' 12 en word voor de bouwadministratie gebruik
gemaakt van de RIB-Uitvoeringsbewaking.
b) Het tweede aandachtsgebied bestaat uit storings- en onderhoudsdiensten van
procesaannemers. De contracten zijn vaak raamovereenkomsten, waarop de AVPI
2000 13 van toepassing zijn. In dit aandachtsgebied bestaat nog geen marktwerking.
ProRail probeert om de branche procescontractaannemers vóór eind 2003 aan het
ER 2001 toe te voegen.
c) Het derde aandachtsgebied is de spoorspecifieke technische automatisering. De
contracten zijn ook vaak raamcontracten, waarop de ´Algemene voorwaarden voor
ICT-projecten 14´ van toepassing zijn. Als de geraamde waarde van het contract minder
is dan 400.000 euro, nodigt ProRail zelf één of meer marktpartijen uit voor een
onderhandse aanbestedingsprocedure op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel
37.2. Als de geraamde waarde van het contract meer bedraagt dan 400.000 euro, vindt
een aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIIB of IIIC.
9 Voor welke categorie of subcategorie de erkenning wordt geëist is afhankelijk van het onderwerp van het contract.
10 Code RIB 0048.
11 Code RIB 0026.
12 Code RIB 0072.
13 Code RIB 0012.
14 Code RIB 0067.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 7 / 9

Code RIB0101
3.1.2 Algemeen
Ook dit segment kent drie aandachtsgebieden.
a) Het eerste aandachtsgebied omvat de algemene ingenieurs- en architectendiensten
voor nieuwbouw en instandhouding. Hiervoor geldt hetzelfde als in hoofdstuk 3.1.1 a).
b) Het tweede aandachtsgebied bestaat uit technische onderzoeksopdrachten voor
nieuwbouw of instandhouding, waarvoor ProRail het initiatief neemt. Het zijn vaak
totaalcontract, waarop de ´Algemene voorwaarden voor het verrichten van diensten 15´
van toepassing zijn. Het financiële belang van deze opdrachten is doorgaans gering.
Als de geraamde waarde van het contract minder is dan 400.000 euro, nodigt ProRail
zelf één of meer marktpartijen uit voor een onderhandse aanbestedingsprocedure op
grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. Als de geraamde waarde hoger is dan
400.000 euro, vindt een aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k,
Hoofdstuk IIIB of IIIC;
c) Het derde aandachtsgebied beslaat verzekeringsdiensten die direct met nieuwbouw of
instandhouding van de hoofdspoorweginfrastructuur samenhangen. De vorm van het
contract (in dit geval: de polis) wordt normaliter door de verzekeringsmarkt opgelegd.
Als de geraamde waarde van de premie minder is dan 400.000 euro, nodigt ProRail zelf
een marktpartij uit voor een onderhandse aanbestedingsprocedure op grond van het
AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. Als de geraamde waarde van het contract uitkomt
boven 400.000 euro, vindt een aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k,
Hoofdstuk IIIC.
3.2 Facilitair
Ook dit segment zijn er globaal drie aandachtsgebieden:
a) Ten eerste: de tijdelijke inzet van arbeidskrachten. Bijvoorbeeld: detachering, uitzending
of payrolling. Het contract is een mantelovereenkomst, waarop de ´Raamregeling
inhuur Arbeidskrachten´ van toepassing is. 16 Deze categorie diensten kent geen plicht
om aan te besteden. ProRail wenst met een beperkt aantal partijen tot een ´preferred
suppliership´ te komen. Als er sprake is van in te huren unieke kennis, wil ProRail graag
kennisallianties sluiten. P&O coördineert dit.
a) Ten tweede: een reeks algemene diensten met aanbestedingsplicht, zoals:
- bedrijfsadvisering
- overige verzekeringen en financiële diensten
- ontwikkeling van maatwerksoftware voor kantoorautomatisering
- vertaalactiviteiten
Het contract wordt zo mogelijk vormgegeven als raamcontract, waarop bij voorkeur de
´Algemene voorwaarden voor het verrichten van diensten´ van toepassing zijn. Als de
geraamde waarde van het contract of de premie minder bedraagt dan 400.000 euro,
nodigt ProRail zelf één of meer marktpartijen uit voor een onderhandse
aanbestedingsprocedure op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIID, artikel 37.2. Als de
geraamde waarde van het contract 400.000 euro overstijgt, vindt een
aanbestedingsprocedure plaats op grond van het AR2k, Hoofdstuk IIIB of IIIC.
15
Code RIB 0030.
16
Code RIB 0082.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 8 / 9

Code RIB0101
c) Ten derde: juridische diensten. Deze diensten hoeft ProRail niet aan te besteden.
ProRail wil zo min mogelijk ondernemingen voor juridische adviesdiensten inzetten.
Afhankelijk van het onderwerp, wordt de inzet van deze juridische dienstverleners
gecoördineerd door AKI, GJZ of MJB.
AKI\20219505 d.d. 1-11-2002 Contracteringsbeleid per segment V1.0
blz. 9 / 9