DRAAIBOEK 16 ELFSTEDENTOCHT LEEUWARDEN - Gemeente ...

Hoofdstuk 4De TochtAlvorens in te gaan op de specifieke verantwoordelijkheden en taken van de gemeente Leeuwardenwordt eerst een beeld gegeven van de Elfstedentocht. Er doen 300 wedstrijdrijders mee en in totaalkunnen 18.000 rijders deelnemen aan de tocht en voltrekt zich over een afstand van ruim 200 kmlangs de 11 Friese steden. De Elfstedentocht start om 5:00 uur en eindigt om 24:00 uur op diezelfdedag. In de regel wordt 48 uur (2 dagen) voorafgaand aan de tocht het doorgaan van de tocht kenbaargemaakt.Door de Vereniging wordt het WTC-Expo gebruikt als opstapplaats voor de pendeldienst van dedeelnemers naar de Vliegbasis voor de inschrijving. Vanaf het WTC-Expo terrein vindt de start plaatsen de finish is zoals gebruikelijk op de Bonkevaart. Na de tocht gaan de deelnemers in bussen naarde Vliegbasis om zich uit te schijven en het kruisje in ontvangst te nemen. Daarna worden ze naar hetWTC-Expo of het station gebracht om verder op eigen gelegenheid te reizen.In de onderstaande paragrafen zijn de zaken voor Leeuwarden ten aanzien van het houden van detocht uitgewerkt.4.1 Vergunning en draaiboek VerenigingDe Vereniging heeft per 1 oktober 2010 de bijgesloten vergunning voor 5 jaar gekregen (bijlage 3)..Conform de procedure heeft de Vereniging het bijgesloten geactualiseerde draaiboek (bijlage 3)aangeleverd. Bij de vergunning en het draaiboek behoren ook de bijgesloten tekeningen van de:- Vliegbasisloods (voor de inschrijving en uitschrijving);- WTC Expo-tent (start deelnemers en meet- en greet point)- WTC Expo (perscentrum)4.2 Inrichting start en finishAanvullend op het draaiboek van de Vereniging behoort het draaiboek met actuele kaarten van de starten de finish (zie bijlage 3) tot de stukken. Deze worden door het rayonhoofd Leeuwarden jaarlijks voor 15december aangeleverd.De gemeente regelt in verband met het voorkomen van openbare orde problemen de tribune bij definish. Het rayonhoofd draagt zorg voor de bestelling en plaatsing van de tribune (zie bijlage 3) enbrengt de kosten in rekening bij de gemeente.De gemeente regelt daarnaast de inrichting van de standplaatsen bij de finish. Jaarlijks moet de lijstvan standplaatshouders voor 15 december worden geactualiseerd door de marktmeesters.4.3 Besluit doorgang tochtHet belangrijkste moment bij de Elfstedentocht vormt de beslissing over het wel of niet doorgaan vande tocht. Het belangrijkste criterium voor de Vereniging is de draagkracht c.q. sterkte van het ijs. Debeslissing om een tocht te willen organiseren ligt bij de Vereniging. Zij beslist of zij de tocht wel of nietdoor wil laten gaan.Een belangrijk punt van aandacht in de voorbereiding op de Elfstedentocht vormt de noodzakelijkeperiode van voorbereiding tussen het afkondigen van de tocht en de dag van de tocht zelf. Debekendmaking van een te verrijden Elfstedentocht vindt in principe 48 uur voorafgaande aan de tochtplaats, doch in uitzonderingsgevallen minimaal 36 uur van tevoren. De verkorte voorbereidingstijd zalalleen worden toegepast als aan een paar voorwaarden is voldaan. In principe houdt de organisatievast aan de voorbereidingstijd van 48 uur.In het belang van een goede afstemming is de volgende procedure afgesproken: Voorafgaand aan het finale overleg van het bestuur van de Vereniging met de rayonhoofden vooreen mogelijk aanstaande Elfsteden-schaatstocht, nemen de verschillende rayonhoofden contactop met de burgemeester van hun eigen gemeente.In dit overleg tussen burgemeester en rayonhoofd zal het rayonhoofd verslag doen van detoestand van het ijs op de route in de gemeente. De ijsdikte moet minimaal 15 cm zijn.Daarbij overlegt het rayonhoofd een verklaring van geen bezwaar van de IJswegencentrale.Indien de IJswegencentrale meent deze verklaring niet te kunnen afgeven, zullen deburgemeester en het bestuur van de Vereniging in overleg met operationele diensten trachten toteen acceptabele oplossing te komen.14