DRAAIBOEK 16 ELFSTEDENTOCHT LEEUWARDEN - Gemeente ...

Hoofdstuk 7 Communicatie/voorlichting7.1 inleidingDe gemeente Leeuwarden vervult een belangrijke regionale rol op het gebied van communicatie.Daarvoor is een specifiek Regionaal draaiboek communicatie Elfstedentocht opgesteld (zie bijlage 6).Deze rol richt zich enerzijds op risicocommunicatie (preparatie en voorbereiding ter voorkoming vancalamiteiten en incidenten) en anderzijds op crisiscommunicatie (tijdens of na afloop van eenincident). Voor het in goede banen leiden van de tocht en ter ondersteuning aan het RBT, ROT en dediverse actiecentra wordt een Regionaal Actiecentrum Communicatie (RAC) ingesteld. Deze isgehuisvest op dezelfde locatie als het RBT. Naast de regionale rol zijn er ook communicatietaken tenaanzien van Leeuwarden zelf. In het gemeentelijk Actiecentrum zit ook een communicatiemedewerkerom de binnen gekomen vragen in het KCC aan de orde te stellen en om de regionale boodschapvanuit het RAC in het Actiecentrum aan de orde te stellen. Natuurlijk worden de besluiten voor zoverals nodig van het Actiecentrum ook kenbaar gemaakt in het RAC door de communicatiemedewerker.Klant Contact CentrumHet KCC heeft vooral in dagen voorafgaand een omvangrijke taak. Alhoewel er geen exacteinschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belasting van het KCC groter zal zijn dantijdens reguliere kantoortijden. Er komen telefoongesprekken binnen van de pers, van ondernemersen van burgers. Zij zullen waarschijnlijk vragen stellen over de datum van de tocht, deslaapgelegenheden, de afsluitingen in de stad, vergunningen etc. etc.Voorafgaand aan de tocht worden er algemene voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen vanbelscripts en werkinstructies voor het onderstaande team Service en Informatie. Hierin staan ook denodige doorverwijzingen naar de Vereniging, de VVV en andere externe partijen. De belscripts wordenonder coördinatie van JVZ met de betrokken vak afdelingen opgesteld (zie bijlage 6). Afspraak is dater twee functionarissen worden aangewezen die de gegeven informatie fiatteren voor zowel debelscripts als de website, dit betreffen de reguliere journalisten van de sector JVZ.Om het aantal telefoontjes te verminderen is het noodzakelijk om ook via internet informatie aan tebieden en via andere kanalen. Afspraken hierover staan in het communicatieplan.7.2 Voorlichting vooraf:Provincie doet vaarverboden;Vereniging doet doorgang tocht;Wegafsluitingen door wegbeheerders zelf (RWS, Provincie en betreffende gemeenten);Noodverordeningen publiceren door Gemeente Leeuwarden namens alle gemeenten;Gezondheidsvoorlichting deelnemers en publiek door GGD/GHOR; (ook op website Vereniging)Informatie verstrekken over publieks- en ondernemersvragen zodra de tocht zich aandient,brieven aan horeca, ondernemers en aanwonende versturen. Deze staan in de voorgaandehoofdstukken genoemd.7.3 Tijdens de tocht:Algemene voorlichting door de Vereniging. (Perscentrum WTC EXPO);Voorlichting in gemeente door burgemeester zelf;Voorlichting door voorzitter RBT;Geneeskundige voorlichting door GGD/GHOR;Operationele diensten doen ieder hun eigen voorlichting, maar conform GRIP-structuur is er eenwoordvoerder die optreed namens de operationele diensten vanuit het ROT;In en om het centrum worden op strategische punten lichtkranten geplaatst om de bezoekers in degoede richting te sturen en actief van informatie te voorzien. Voor zover als mogelijk wordt voorafstandaard berichten opgesteld. De lichtkranten worden vanuit het Actiecentrum gemeenteaangestuurd.27