klankwijzer_editie_06_2014

ALGEMEEN INFORMATIEFPraktische aandachtspuntenrondom de privacyMark Jansen is advocaat bij Dirkzwager advocaten & notarissen. In zijn vrije tijdspeelt hij onder meer trombone en is hij voorzitter van muziekvereniging Jubal uitVarsseveld. Speciaal voor Klankwijzer belicht hij de juridische aspecten rond allerleionderwerpen die (muziek)verenigingen op hun pad kunnen krijgen.TEKST: MARK JANSENDe media staan bol van grote verhalen overallerlei privacyschendingen: lekken bij grotebedrijven, hackers die grote databases kraken enoverheden die op allerlei manieren meekijken.Dit soort nieuws maakt privacy al snel tot eenheel abstract onderwerp. Toch is het privacyrechtook voor muziekverenigingen van belang.Het privacyrecht is in Nederland voornamelijkgeregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens(Wbp). In grote lijnen zegt deze wet dat iedere verwerkingvan persoonsgegevens zorgvuldig moetgebeuren, dat het verwerken van bepaald soortgegevens verboden is (dat gaat dan om gegevensover religie, politieke gezindheid, gezondheid,seksualiteit, vakbondslidmaatschap, strafrechtelijkegegevens en gegevens over opgelegde verbodennaar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijkgedrag), dat aan bepaalde procedurevoorschriftenmoet worden voldaan en dat de betrokkene bepaalderechten heeft (zoals inzagerecht).Bij alles wat u met persoonsgegevens doet of wiltgaan doen, moet u toetsen of aan deze wet wordtvoldaan. De kernvraag daarbij is steeds of devoorgenomen verwerking zorgvuldig is en of deprivacy van de betrokkene niet wordt geschonden.Volgens een beslissing van de Hoge Raaduit 2011 moet daarbij ook steeds worden geletop de proportionaliteit (gaat dit niet te ver?) ende subsidiariteit (kan het ook anders?).Dat klinkt misschien allemaal nog wat vaag.Laat ik het wat concreter maken. Stel dat degemeente vraagt om toezending van de ledenlijstvan uw vereniging (bijvoorbeeld voorde subsidie). U dient zich dan af te vragen ofhet werkelijk noodzakelijk is voor dit doelde volledige ledenlijst te verstrekken. Daarkunnen op zijn minst behoorlijke vraagtekensbij geplaatst worden. De gemeente heeftimmers niets met de adresgegevens van deleden te maken; hooguit zou de gemeentewillen kunnen controleren of er niet met subsidiesgefraudeerd wordt. Daarvoor hoevenechter geen persoonsgegevens te wordenuitgewisseld. Een opgave van de ledenaantallen,eventueel gecontroleerd door eenexterne accountant onder geheimhouding,zou kunnen volstaan.Een ander praktisch voorbeeld is de inhoudvan de uw website. U moet kritisch afvragenwelke gegevens openbaar zichtbaar zijn enwelke gegevens achter een log-in komen testaan. Op het publieke internet zouden alleengegevens moeten worden geplaatst die voorde betrokkene niet schadelijk kunnen zijn.Alle andere gegevens zouden moeten wordenafgeschermd. Betrekkelijk onschuldige gegevensals adresgegevens (de ledenlijst) zoudenachter een log-in op groepsniveau geplaatstkunnen worden. Meer gevoelige gegevens,zoals financiële gegevens, zouden alleen opindividueel niveau toegankelijk mogen zijnvoor daartoe bevoegde personen. Wanneeriemand wil dat zijn/haar gegevens van dewebsite verwijderd worden of daar onzichtbaarworden gemaakt, dan zal daar in principegehoor aan moeten worden gegeven (tenzijer een goede reden is om de gegevens tochonline te hebben staan).Verder verplicht de WBP verenigingen hunleden te informeren over wat er met persoonsgegevenswordt gedaan. Transparantie is namelijkéén van de basisbeginselen van het privacyrecht.U zou dit bijvoorbeeld kunnen doen door éénkeer per jaar aan alle leden een overzicht teverstrekken van de gegevens die bij het bestuurbekend zijn en van de instanties aan wie deze gegevenszijn verstrekt. Zo kunt u meteen de ledende eigen gegevens laten corrigeren en aanvullenen is geborgd dat u geen achterhaalde gegevensverwerkt (=ook een verplichting van de Wbp).Tot zover enkele praktische tips en trucks overde toepassing van de (behoorlijk abstracte)privacywet. In een volgende column kom ik hierongetwijfeld nog wel eens op terug.Heeft u vragen naar aanleiding deze rubriek of wiltu anderszins een vraag voorleggen aan Mark Jansen,stuur dan een e-mailbericht naar: m.jansen@dirkzwager.nl.83