Styresak 066 10 O Statusrapport fra det ... - Helse Stavanger

administrative forhold for pasienter som er gjennomgått, uten at man har kunnet avdekke forhold
som har betydning for pasienten.
For 2009 var det i alt 644 som man ikke med sikkerhet kunne fastslå var sendt til pasienten eller
ikke. Basert på de foreløpige erfaringene en fikk ved gjennomgangen av 2010, valgte man å utsette
evt. videre gjennomgang av 2009 til man hadde fått en samlet oversikt og kunne vurdere
situasjonen.
Polikliniske notater og epikriser
Det er fast praksis i forbindelse med polikliniske konsultasjoner at det blir laget et notat som sendes
til henvisende lege med opplysninger om funn og videre medisinsk opplegg for pasientene. Det
samme gjøres i forbindelse med innleggelser hvor man utarbeider såkalte epikriser. På basis av de
bekymringene som var reist vedrørende utsendelse av brev og notater fra det elektroniske
journalsystemet DIPS, besluttet adm.direktør å iverksette en gjennomgang også av polikliniske
notater og epikriser, for å undersøke forholdene også her. Det ble for 2010 i alt avdekket 16180
slike dokumenter hvor av 9668 var polikliniske notater. Tallet er høyt og utgjør ca 10 % av alle
pasientkontakter vi har ved SUS til nå i 2010.
Ett eksempel på hvordan slik usikkerhet om utsendelse oppstår, kan være det ikke er innført
henvisende lege, da man ikke ser behov for epikrise for lege utenfor sykehus. Faglig sett kan en slik
vurdering være korrekt, men systemet har ingen måte å avgjøre dette på, slik at i systemet blir det
registrert som manglende utsendte dokumenter. Et annet eksempel har man for eksempel ved
Hudavdelingen hvor man systematisk sender epikrise ved første kontakt, og gir behandlingsplan,
men ved mellomliggende kontroller ikke sender ut polikliniske notater. Ved avsluttende
konsultasjon sendes jo ut et oppsummeringsnotat. De mellomliggende notater fremstår da i
systemet som ikke utsendt, selv om det var slik man ønsket systemet skulle være.
På basis om den usikkerhet som var reist, valgte man å nøye gjennomgå dette. De 16000
pasientdokumentene ble rubrisert i forhold til diagnoser, samtidig som man tok ut uaktuelle
dokumenter, ventelistebrev og en del uaktuelle helsepersonellgrupper. I tillegg til dette tok man ut
for ikke-kritiske diagnoser de interne notater som eksisterte på pasientene, og kom derfor ned til i
alt 9254 dokumenter som det var et behov for gjennomgang i forhold til om nødvendig medisinsk
dokumentasjon var sendt ut til henvisende leger og andre samarbeidspartnere.
Dette arbeidet ble startet 15.07.2010 og det ble gjort en intern frist på tilbakemelding i sykehuset til
05.08.2010.
Tilbakemeldinger fra divisjonene
Fra adm.direktør har det vært viktig at den gjennomgang som måtte finne sted, skjedde i linjen. I de
enkelte divisjoner er det de medisinske ansvarlige som må godkjenne at det ikke var forhold som
hadde betydning for diagnostikk og behandling av pasienter. De feil som er avdekket, er tydeligvis
gjennomgående, og de vanligste brukerfeil synes å være:
- dokumenter ikke knyttet til aktuelle pasientkontakt
- det er ikke angitt mottaker av dokumentet
- det er kvittert med ”Ok” og ikke lagret i dialogboks med mottaker
- dokumentet er skrevet ut før det er godkjent
Gjennomgangen har vist at det ikke er alvorlige diagnoser som ikke er fulgt opp. Det er
heller ikke avdekket forhold vedrørende diagnostikk og behandling som har betydning for
pasientenes prognose eller i forhold til forsvarlighet ved diagnostikk og behandling.
2