Mottak og protokoll

Mottak og pro t o k o l l

B a k g r u n n o g o p p b y g g i n gDet ble tidlig fastslått behov for en besøk- og protokolltjeneste iLOOC. Målet var: “Gjennom kontaktskapende aktivitet formidleverdier av menneskelig og materiell karakter som vil etterlate etpositivt inntrykk av norsk kvalitet, egenart, livsform og samfunnsbilde”.Avdelingen var på denne tiden tilknyttet informasjonsområdetog ovennevnte arbeid ble påbegynt sommeren 1989.M å l g r u p p e rMålgruppene for seksjonens virksomhet ble definert som:f Offisielle gjester (statsoverhoder, regjeringssjefer og ministre)f IOC, NOC, tidligere arrangørbyer og offisielle søkerbyerf Idretten – internasjonalt og nasjonaltf Presse/mediaf Øvrige (politiske partier, næringsliv, samarbeidspartnereosv.)Presse-/mediebesøk ble overtatt av presse-/mediefunksjonen iLOOC våren 1991.O p p g a v e r o g o r g a n i s e r i n gI begynnelsen besto oppgavene i å tilrettelegge løpende arrangementer,som Det 42. IOC Executive Board Meeting og møtetmellom IOC Executive Board og De internasjonale vinterføderasjonenei desember 1990. I tillegg til IOC, vinterføderasjonene,fremtidige arrangørbyer og søkerbyer var det ca. 200 presse/mediatil stede under arrangementet, som hovedsakelig bleavholdt på Lillehammer Hotell med byens øvrige hoteller somstøtteinnkvartering.Høsten 1990 ble besøk- og protokollavdelingen underlagtseksjonen for samfunnskontakt i informasjonsområdet.Ved årsskiftet 1991/1992 ble seksjonen for samfunnskontaktoverført fra informasjonsområdet og direkte underlagt administrerendedirektør som egen seksjon.Seksjonen skiftet etterhvert navn fra samfunnskontakt tilbaketil besøk og protokoll.På grunn av et stort antall løpende arrangementer var detbehov for en ny fordeling av oppgaver innen seksjonen. Nygjennomføringsstrategi ble presentert i august 1992.Seksjonen ble da gitt ansvaret for gjennomføring av alle typerarrangementer i LOOCs regi (besøk og arrangement), mensresten av seksjonen arbeidet med forberedende oppgaver somrekruttering og opplæring av frivillige verter, ankomst/avreisefunksjonen,velkomstservice, gaver, tolketjenester, protokollog IOC-relasjoner.I mars 1993 ble arbeidsoppgavene delt inn i to hovedgrupperinger:Fagstab og IOC-arena.Navnet på seksjonen ble før gjennomføringsfasen endret tilmottak og protokoll.Høsten 1992 hadde seksjonen 15 ansatte, under gjennomføring16 ansatte.B e s ø kÅ r A n t a l l p e r s o n e r A n t a l l g r u p p e r1990..........................2941............................................1261991..........................5071............................................2391992..........................3809............................................2081993..........................5875............................................2541 9 9 0Fra første dag hadde Lillehammer OlympiskeOrganisasjonskomité stor pågang av besøkende.Av disse var 2000 besøkende fra utlandet hvor hovedtyngdenkom fra USA, Sverige og Finland. En tredjedel av de besøkendeble registrert som næringslivsgrupper, med hovedvekt innenentreprenørbransjen. Nest største gruppe var besøkende fradepartementer, stortingsgrupper og regjering. Besøks- tallenefor 1990 er også inkludert besøkende innen kategori pres-

se og media (totalt 450). Besøk og protokolls målgruppeble da inndelt i den olympiske familie, offisiellegjester, samfunnsgrupper og presse/media.1 9 9 1Presse-/mediabesøk utgjorde 273 personer. Ensjettedel av det totale antallet utgjordenæringslivsgrupper. “Nedgangen” i antall besøkendefra 1990 skyldes at organisasjonens ulikeavdelinger i større grad var bemannet, slik at blantannet presse i større grad tok seg av dagligepresse-/mediabesøk. Lillehammer OlympiskeInformasjonssenter ivaretok i økende grad skoleklasser,foreninger og bedrifter. Besøk og protokollkunne nå i større grad konsentrere seg omTidsfristene var ofte korte, men med assistanse fra mottak og protokoll kunne ogsåreisetiden utnyttesbesøk som krevde protokollhensyn. LOOC haddeogså et samarbeid med LillehammerParalympiske Organisasjonskomité. Besøk og protokoll fikk nasjonale olympiske komitéer kom for fullt. Alle deltakendederfor ansvaret for planlegging og gjennomføring av LPOCs førstestore arrangement, styremøtet til Den Internasjonale Lillehammer i denne perioden før lekene, og informasjonsnivåetolympiske komitéer er registrert med minimum ett besøk tilParalympiske Komité i mai 1991.var nede på detaljplaner for de respektive lands utøvere. I septemberble det arrangert et NOC-seminar for de olympiske1 9 9 2komitéer hvor 100 representanter fra 49 nasjoner deltok.På dette tidspunkt hadde presse overtatt samtlige pressebesøk.Besøk og protokoll var allikevel ansvarlig for gjennomføring av 1 9 9 3besøk og arrangementer for kringkasting og internasjonale rettighetshavere.I 1992 ble det bl.a. gjennomført et større arrangeende.For å kunne ta av for pågangen så besøk og protokollDette var naturlig nok det året med størst pågang fra besøkmentfor EBU Teamleaders samt to møter for Olympicseg nødt til å begrense sin mottaksvirksomhet strengt til målgruppene,den olympiske familie, offisielle gjester og arrange-Broadcaster Advisory Committee (OBAC) med tilsammen 600deltakere. OBAC-møter ble forøvrig avholdt to ganger årlig i de menter med protokollhensyn og/eller hvor LOOCs ledelsefire årene forut for lekene. 1992 markerte slutten for bygningsarbeiderpå mange arenaer, og det ble arrangert flere offisiellevar involvert.åpninger. Nær halvparten av de registrerte besøkene i 1992 varinnen kategorien offisielle gjester. 1992 var også året hvor de

1 9 9 4Da vi kom til OL-året fikk planleggingen for lekene naturlig nokførsteprioritet, og besøkende rettet seg først og fremst direktetil fagpersonell med sine henvendelser. Det er derfor ikke registrertnoen besøksstatistikk for 1994. Avdelingen, som nå h a d d eskiftet navn til mottak og protokoll, merket spesielt stor pågangfra ambassader, direkte relatert til statsoverhoders og offisiellerepresentanters opphold på Lillehammer under lekene.D e n o l y m p i s k e f a m i l i eNedenfor følger en oversikt over de større besøk/arrangementerinnen kategorien den olympiske familie.1990: 16.05. – IOC Coordination Commission27.-29.09 – Association of the European NationalOlympic Committees, Commission no. 108.-12.12 – IOC Coordination Commission– IOC Executive Board– Association of International WinterFederations– IOC Athletes Commission1991: 14.-15.05 – IOC Coordination Commission07.-08.06 – OBAC I21.-23.10 – IOC Coordination Commission24.-26.11 – OBAC II1992: 23.-26.03 – EBU Teamleader-møte03.04 – AENOC Scientific and MedicalCommission11.05 – ANOC Commission forpreparation of the XVII Winter Games13.05 – OBAC III17.06 – IOC Coordination Commission17.-19.09 – Informasjonsseminar for nasjonaleolympiske komitéer12.10 – IOC Athletes Commission WorkingGroup10.-11.11 – OBAC IV1993: 26.02-03.03 – IOC Medical Commission01.-05.03 – TOP III Workshop01.-02.03 – Association of the European NationalOlympic Committees, Commission no. 115.-16.05 – AENOC Generalsekretærmøte30.06 – OBAC V01.11 – IOC Athletes Commission29.11 – IOC Radio and Television Commission28.11– 01.12 – OBAC VII O C - r e l a s j o n e rFra opprettelsen av organisasjonskomitéen og frem til og medgjennomføringen lå ansvaret for forholdet til IOC forankret iLOOCs ledelse.Koordineringsansvaret for forholdet, og ansvaret for tilretteleggingav møter og rapportering, ble fra 1991 lagt til leder forbesøk, protokoll og IOC-relasjoner.Koordineringsfunksjonen ble naturlig konsentrert om forberedelserfor rapporteringer til IOC Session, IOC ExecutiveBoard og IOC Coordination Commission møter.Seksjonen bisto kringkastningsseksjonen i planlegging oggjennomføring av OBAC-møter og rapporter, samt medieseksjoneni forhold til IOC Press Commission.

G j e n n o m f ø r i n g s o r g a n i s a s j o n e nOrganiseringen av mottakog protokoll bleoppdelt i IOC-arena o gfagstab for gjennomføri n g s f a s e n.Det ble bygget opp etkoordineringssenter istab til ledelsen som et bindeledd mellom IOC-arena og fagstab,samt mellom resten av organisasjonen og mottak og protokoll.F a g s t a bFølgende områder ble underlagt fagstab:f Protokollf Velkomstservicef GV/G-akkrediterte servicef Distribusjon- og gaveservicef Dedikerte verterf Nasjons- og øvrige verterf Åpnings- og avslutningsseremonif Koordineringssenterf SpråkserviceFagstaben fikk daglig rapportering fra alle faginstanser og fagstabensledelse rapporterte daglig til protokollsjef og HOS(Hovedoperasjonssenter).P r o t o k o l lProtokoll under vinterlekene ble gjennomført i nært samarbeidemed Utenriksdepartementet, politiet og de ulike seksjoner iLOOC med betydning for protokoll.Dette arbeidet startet våren 1993 med faste møter mellomde ulike parter.Utkast til konkrete programmer, i den grad dette var mulig,ble utarbeidet for de ulike kategorier VIP-gjester fra november1993.Protokoll hadde også en viktig funksjon innen alle de andrefagområdene i fagstab slik som:f Protokoll åpning-/avslutningsseremonif Tribunekapasitet og plasseringI n v i t a s j o n e rInvitasjoner til norske gjester gikk ut ca. to måneder før vinterlekenestartet, med svarfrist på én måned. I forkant av arrangementetble billetter sendt ut til alle norske gjester. UtenlandskeGV-akkrediterte (Grand Vip) fikk billettene sine utdelt på sittbosted på Lillehammer.V e r t e rB a k g r u n nVår målsetting med vertskapsapparatet var:Skape tillit til norsk væremåte og livsform (The NorwegianWay) gjennom menneskelig kontakt overfor utvalgte målgrupper,samt å gi de besøkende et positivt inntrykk av serviceholdningog kulturforståelse. Gjøre oppholdet for de besøkende tilen positiv opplevelse, slik at de trives og ønsker seg tilbake tilLillehammer og Norge.R e k r u t t e r i n gDe første 27 vertene ble rekruttert i november 1990, i forbindelsemed IOCs 42. Executive Board Meeting på Lillehammer,8.-12. desember 1990.Videre hadde vi totalt ca. 25 rekrutteringsdager i periodenfra april ‘92 til september ‘93. Vi rekrutterte totalt 560 personerog avslo 160 etter intervju. Av de 560 trakk 61 seg før vinterlekene,så vi hadde 499 verter under arrangementet.Vi var interessert i å rekruttere mennesker som fylte de kravvi satte til en vert: serviceinnstilling med erfaring fra serviceyrker,erfaring fra opphold i utlandet med god kjennskap til

De første vertene ble rekruttert i november 1990andre kulturer, språkkunnskaper, helst et språk i tillegg til engelsk,tysk eller fransk. Alle måtte beherske norsk, ha en ellerannen tilknytning til Norge og vise en fleksibel holdning.Stort sett rekrutterte vi fra gruppen som henvendte seg individuelttil frivilligseksjonen med ønske om å gjøre en innsatsunder vinterlekene. Felles for alle var imidlertid at de måtteigjennom et personlig intervju før de eventuelt ble valgt ut tilvert.Det var også et mål at alle skulle observeres gjennom opplæringog test- og treningsarrangementer før de ble gitt funksjon.O p p l æ r i n gAlle frivillige var gjennom en basisopplæring; grunnopplæringfor OL-funksjonærer, som gikk over tre kvelder à tre timer. Hertok vi opp emner som: Den olympiske bevegelse, kultur, service,samt kunnskap om regionen og Norge.Etter denne opplæringen ble vertene skilt ut som en gruppemed eget opplæringsprogram. Den første opplæringen forverter var fagopplæringen. Den omfattet en hel dag pluss trekvelder. Den hele dagen omhandlet IOC, NOC, NorgesEksportråd og markedsavdelingen i LOOC. De tre kveldenefordypet vi oss i service, kultur og protokoll, vett og etikette.Disse kursene ble avholdt fra januar til september 1993.Etter denne opplæringen hadde vi en felles samling for allevertene, 2. til 3. oktober 1993, der vi tok opp temaer som transport,akkreditering, de frivilliges rolle under vinterlekene, samtet innlegg fra en tidligere olympisk gullmedaljevinner. Vihadde også en halv dags befaring til samtlige arenaer.Den 26. til 28. november 1993 ble det arrangert en storsamlingfor alle frivillige på Lillehammer. Denne helgen fikk alleopplæring innen de ulike funksjonene i det området de skullearbeide for under selve arrangementet.16. til 17. oktober 1993 ble det avholdt lederopplæring for deav vertene som var plukket ut til å være ledere på nivå en og to.Vertene hadde også mulighet til å følge språkkurs.T i l d e l i n g a v f u n k s j o n e rHøsten ‘93 foretok vi den endelige fordelingen av funksjonerblant vertene. Vi forsøkte å plassere vertene i funksjoner etterderes ønske, men tok i tillegg i betraktning hva vi mente deegnet seg best til.Vi fordelte vertene i følgende grupper:f Velkomstservice, Fornebu eller Gardermoenf Nasjonsverterf Dedikerte verterf Arenaverterf Administrasjonsverterf Hotellskrankeverterf Mottak/omvisning, deltakerlandsbyenIOC-president Juan Antonio Samaranch sammen med seksjonensmedarbeider Tove Strand

Etter tildelingen ble vertene fulgt opp av den enkelte ansvarligei mottak og protokoll.O r g a n i s e r i n g / g j e n n o m f ø r i n gVertene var fordelt som beskrevet nedenunder:IOC-arena.................................................................................35 stk.Dedikerte verter....................................................................123 stk.Dedikert for IOC-medlem.......................................................80 stk.Dedikert for GV-gjest..............................................................40 stk.Ledelse.......................................................................................3 stk.Nasjonsverter/deltakerlandsbyene Lillehammer-Hamar.....158 stk.Arenaverter.............................................................................51 stk.Velkomstservice.......................................................................65 stk.Distribusjon/gaver...................................................................11 stk.GV/G- service............................................................................26 stk.Koordineringssenter.................................................................4 stk.Ankomst/avreise......................................................................15 stk.V e l k o m s t s e r v i c eVelkomstservice skulle på bakgrunn av informasjon innhentetav ankomst/avreise, motta og ønskealle akkrediterte gjester velkommen(med unntak av frivillige, innsatspersonellog endel sponsorakkrediterte).Velkomstservice var stasjonertved Oslo Lufthavn Fornebu, OsloLufthavn Gardermoen, Oslo sentralstasjonog ved havner i Oslo. I tilleggopprettet velkomstservice kon-F.I.S.-president Marc Hodlerog LOOC-presidenttor for “tapt bagasje” og drev VIPloungeni hovedakkrediteringssen-Gerhard Heibergteret (MAC).I n n h e n t i n g a v a n k o m s t i n f o r m a s j o nv i a a n k o m s t s k j e m aUtøvere/trenere/ledere VIP AndreAnkomst: 96 % 91 % 82 % returnerte skjemaerAvreise 75 % 88 % 61 % “ “Registrert antall ankomne personer:Utøvere/trenere/ledere VIP AndreAnkomst 3467 1217 5567Avreiser 2715 806 403T a p a v b a g a s j eAnsvarsfordelingen vedrørende “tapt-bagasje-funksjonen” blelagt til mottak og protokoll. Velkomstservice koordinerte oppgavensammen med “handling-selskapene” SAS og BraathensSAFE som sto for opplæring av tre frivillige som arbeidet itiden 29. januar til 25. februar 1994.Funksjonen ble flyttet til deltakerlandsbyen (OVL) fra transportsentralenda denne plasseringen var lite egnet. Det var iOVL hovedtyngden av personer med bagasjeproblemer varinnkvartert.V I P - l o u n g e , M A CAlle VIP-kategorier (GV, NOC, IF,IOC, B) skulle i utgangspunktetkunne benytte loungen på hovedakkrediteringssenteret(MAC).Innhenting av ankomstopplysningerble gjort på to måter. HverUSAs 1. Dame HillaryRodham Clinton ogprotokollsjef Fred Nomme morgen skulle ankomstopplysningerbli faxet fra ankomst/avreise.I tillegg ble melding om hver VIPankomstfaxet til koordineringssenteret fra ankomststedenenår VIP-følget forlot flyplassene FBU/GEN.

Koordineringssenteret skulle deretter varsle VIP-loungen.Ca. 790 gjester var innom loungen i gjennomføringsperioden,med størst belastning 10. til 12. februar.F o r n e b u ( F B U )Vi tok imot ca. 75 % av alle akkrediterte på Fornebu. VelkomstserviceFornebu (FBU) var organisert med én lufthavnansvarlig,fem mellomledere og 28 verter. Alle lederne arbeidet påkontoret i tillegg til å motta VIP-gjester som ankom gjennomVIP-huset.Vertene mottok resten av gjestene ved utgang eller i bagasjehallen.De opererte to lounger (én ankomst, én avreise), éninformasjonsskranke for akkrediterte, bagasjeteltet for direktesendtbagasje, kontakten mot porterservice, hjalp til meddirigering av busser/biler og hjalp gjester hvis bagasje mangletved ankomst.Prosjektet var meget vellykket i følge tilbakemeldingene fravåre gjester.Dette skyldes bl.a. det nære samarbeidet med lufthavnledelsen,tollvesenet, politiet, Utenriksdepartementet og ikke minst“handling-selskapene” SAS og Braathens SAFE. Dette samarbeidetbegynte ca. ett år før vinterlekene.G a r d e r m o e nPlanleggingen og gjennomføringen av oppdraget påGardermoen (GEN) ble utført på samme måte som for Fornebu(FBU).Velkomstservice var operative fra 15. januar til 4. mars 1994.Det var vanskelig å planlegge bemanning på Gardermoen fordidette er en charter-flyplass og landingstider (slot-tider) ikke blebestilt før gjennomsnittlig to dager før ankomst.Overflødigbemanning ble senere flyttet til Lillehammer.V I P - D i s t r i b u s j o nFor utdeling av gaver og annet materiell til IOC og VIP-er, bledet opprettet et eget distribusjonssystem ivaretatt av mottakog protokoll.A r b e i d s o p p g a v e rDet var to personer som arbeidetmed distribusjon på IOChotelletfra 1. februar. Fra 10.februar ble det kjørt faste budrutertil alle VIP-hotellene ogøvrige hoteller hvor IOC-relatertegjester bodde.Under vinterlekene ble det ogsåkjørt ut billetter til de ulike arenaer for VIP-gjester som ikkehadde fått avhentet sine bestillinger.Gaver til presse/mediefolk ble utdelt i forbindelse medakkrediteringen på akkrediteringssenteret på Lillehammer ogHamar.Gaver til deltakere/trenere ble utdelt til hver og en delegasjonvia Chef de Mission i deltakerlandsbyen.S p r å k s e r v i c eAnbud for levering av simultantolketjenester ble lyst ut høsten1992.Ut fra flere tilbud ble et norsk firma valgt til levering av tekniskutstyr, og et sveitsisk firma ble hovedkontraktspartner fortolker.Kontrakter ble skrevet i april 1993.En total gjennomgang ble foretatt sommeren 1993 og løpendeendringer foretatt frem til høsten 1993.Totalt var 25 simultantolker i arbeide under vinterlekene.IOCs møtevirksomhet i tiden forut ble dekket med følgendespråk:

f IOCs Executive Board, engelsk og franskf IOCs Session, engelsk, fransk, tysk, russisk, spansk ogarabiskf IOCs møter med de ulike NOC og vinterføderasjoner,engelsk og franskUnder vinterlekene dekket simultantolketjenestene pressekonferanserpå MPC og daglige møter på RTV (Radio- ogTV-senteret) og MPC (hovedpressesenteret). Språkene her varengelsk, fransk, tysk og russisk.I O C - a r e n aO r g a n i s e r i n gFor å tilrettelegge et vellykket opphold for IOC på Lillehammer,måtte alle funksjoner koordineres og samles. Det løste vi ved åopprette en tverrfaglig prosjektgruppe etter samme mal som foren arena.Prosjektgruppen hadde sitt første møte i juni 1992 medfølgende fagfunksjoner representert:f Innkvarteringf Forpleiningf Sikkerhetf Transportf Markedf Informasjonf Økonomif Telekomf Dataf Akkrediteringf Billettf Helse og sanitetf Mottak og protokollGruppen oppnådde etterhvert formell arenastatus.Planleggingsarbeidet ledet fram til en operasjonsplan forIOC-arena.Parallelt med arenagruppen ble det opprettet en spesialgruppe for IOC-hotellet, Lillehammer Hotell, bestående av representanterfra LOOC, telekom, data, TBK, Televerket, hotelletsledelse og mottak og protokoll. En prosjektleder fra LOOCutbygging ledet arbeidet med tekniske installasjoner og bygningsmessigtilrettelegging av hotellet.Som ansvarlig for aktiviteter overfor IOC og oppbygging avIOC-arena med tilstøtende aktiviteter, ble det utnevnt en arenalederfra seksjon mottak og protokoll. Arenalederen rapportertedirekte til protokollsjef.M å l g r u p p eFor IOC-arenaens målgruppe ble definisjonen “OlympicFamily” benyttet. Målgruppen besto av:f IOC medlemmer med én ledsager hverf IOC ansattef medlemmer av IOC kommisjonerf presidenter og generalsekretærer i nasjonale olympiskekomitéer med én ledsager hverf presidenter og generalsekretærer i internasjonale særforbundmed én ledsager hverf offisielle representanter fra olympiske arrangørbyerf offisielle representanter fra olympiske søkerbyerf IOCs inviterte gjesterTotalt ca. 1000 personer.A k k r e d i t e r i n gFor den olympiske familie ble det opprettet et eget akkrediteringssenterplassert i lobbyen på Lillehammer Hotell.B i l l e t t e rDet ble opprettet et eget billettkontor for den olympiske familiehvis primære oppgave var å distribuere billetter til åpnings- ogavslutningsseremoniene og til sportsarrangementer.

G j e s t e s e r v i c ePå alle hoteller hvor den olympiske familie varinnkvartert, ble det opprettet en serviceskrankesom assisterte våre gjester med praktisk assistanseog informasjon. Skrankene ble også tillagtansvaret for koordinering av avreiser ved detrespektive hotell.Å p n i n g e n a v S e s s i o nÅpningen av den 102. IOC Session ble holdt iMaihaugsalen, De Sandvigske Samlinger mandag7. februar 1994 kl. 18.00.A r e a l b e h o v , i n v e n t a r , u t s t y rDen første perioden i planleggingen ble konsentrert om å kartleggebehov for lokaler, inventar og utstyr. Dette skjedde pågrunnlag av innmeldinger fra fagfunksjonene, erfaringer fra tidligereIOC-møter og dokumentasjon fra IOC.Arealbehovet ble oppsummert som følger:f IOC møterom og kontorer 1422 m 2f LOOC kontorer støttefunksjoner 1228 m 2Alle kontorer og møterom ble utstyrt med møbler og utstyretter en gjennomgang med og behovsinnmelding fra IOC og deulike fagfunksjoner i LOOC.S o s i a l t p r o g r a mDet sosiale programmet kan delesinn i to områder:Ledsagerprogrammene og desosiale arrangementene som haddesom mål å tilby LOOCs utenlandskeoffisielle gjester en presentasjonsom ga opplevelser fra norsk kulturog norske tradisjoner.Det sosiale programmet sombesto av vinterlekenes offisielle middagerog mottakelser.Informasjon om, og påmelding til,arrangementene ble levert til serviceskrankenesom rapporterte til ansvarlig for sosialt program.I O C - v e r t e rI tillegg til dedikerte verter for IOC-medlemmer, ønsket IOCogså dedikerte verter til administrasjonen, det vil si de forskjelligeavdelinger som hadde etablert kontorer på Lillehammer.Ønsket antall fra IOCs side var 26 personer. Vi løste dette ved åha 11 verter i en pool som ble sendt ut på oppdrag etter behov.Vertene arbeidet i IOC Marketing Club, i deltakerlandsbyen, påhovedpressesenteret, i LOOCs lokaler og på LillehammerHotell.