Mottak og protokoll

B a k g r u n n o g o p p b y g g i n gDet ble tidlig fastslått behov for en besøk- og protokolltjeneste iLOOC. Målet var: “Gjennom kontaktskapende aktivitet formidleverdier av menneskelig og materiell karakter som vil etterlate etpositivt inntrykk av norsk kvalitet, egenart, livsform og samfunnsbilde”.Avdelingen var på denne tiden tilknyttet informasjonsområdetog ovennevnte arbeid ble påbegynt sommeren 1989.M å l g r u p p e rMålgruppene for seksjonens virksomhet ble definert som:f Offisielle gjester (statsoverhoder, regjeringssjefer og ministre)f IOC, NOC, tidligere arrangørbyer og offisielle søkerbyerf Idretten – internasjonalt og nasjonaltf Presse/mediaf Øvrige (politiske partier, næringsliv, samarbeidspartnereosv.)Presse-/mediebesøk ble overtatt av presse-/mediefunksjonen iLOOC våren 1991.O p p g a v e r o g o r g a n i s e r i n gI begynnelsen besto oppgavene i å tilrettelegge løpende arrangementer,som Det 42. IOC Executive Board Meeting og møtetmellom IOC Executive Board og De internasjonale vinterføderasjonenei desember 1990. I tillegg til IOC, vinterføderasjonene,fremtidige arrangørbyer og søkerbyer var det ca. 200 presse/mediatil stede under arrangementet, som hovedsakelig bleavholdt på Lillehammer Hotell med byens øvrige hoteller somstøtteinnkvartering.Høsten 1990 ble besøk- og protokollavdelingen underlagtseksjonen for samfunnskontakt i informasjonsområdet.Ved årsskiftet 1991/1992 ble seksjonen for samfunnskontaktoverført fra informasjonsområdet og direkte underlagt administrerendedirektør som egen seksjon.Seksjonen skiftet etterhvert navn fra samfunnskontakt tilbaketil besøk og protokoll.På grunn av et stort antall løpende arrangementer var detbehov for en ny fordeling av oppgaver innen seksjonen. Nygjennomføringsstrategi ble presentert i august 1992.Seksjonen ble da gitt ansvaret for gjennomføring av alle typerarrangementer i LOOCs regi (besøk og arrangement), mensresten av seksjonen arbeidet med forberedende oppgaver somrekruttering og opplæring av frivillige verter, ankomst/avreisefunksjonen,velkomstservice, gaver, tolketjenester, protokollog IOC-relasjoner.I mars 1993 ble arbeidsoppgavene delt inn i to hovedgrupperinger:Fagstab og IOC-arena.Navnet på seksjonen ble før gjennomføringsfasen endret tilmottak og protokoll.Høsten 1992 hadde seksjonen 15 ansatte, under gjennomføring16 ansatte.B e s ø kÅ r A n t a l l p e r s o n e r A n t a l l g r u p p e r1990..........................2941............................................1261991..........................5071............................................2391992..........................3809............................................2081993..........................5875............................................2541 9 9 0Fra første dag hadde Lillehammer OlympiskeOrganisasjonskomité stor pågang av besøkende.Av disse var 2000 besøkende fra utlandet hvor hovedtyngdenkom fra USA, Sverige og Finland. En tredjedel av de besøkendeble registrert som næringslivsgrupper, med hovedvekt innenentreprenørbransjen. Nest største gruppe var besøkende fradepartementer, stortingsgrupper og regjering. Besøks- tallenefor 1990 er også inkludert besøkende innen kategori pres-