Gerenciamento do Tempo - Seplan

GESTÃO DO TEMPO 

UNIVERSIDADE DE TECNOLOGIA DO VAREJO 

ÍNDICE 

INTRODUÇÃO ......................................................................................................................................... 2 

1 ENTENDENDO O TEMPO ................................................................................................................... 3 

1.1 O QUE É O TEMPO? ............................................................................................................................... 3 

1.2 ASPECTOS SUBJETIVOS E OBJETIVOS DO TEMPO .................................................................................... 4 

1.3 ADMINISTRAR O TEMPO É POSSÍVEL? ..................................................................................................... 5 

1.4 LADRÕES DO TEMPO ............................................................................................................................. 7 

2 TEMPO COMO ALIADO ....................................................................................................................... 9 

2.1 COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ...................................................................................... 9 

2.2 IMPASSES E POSSIBILIDADES NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ................................................................ 11 

2.3 A MATRIZ GUT: GRAVIDADE, URGÊNCIA, TENDÊNCIA ........................................................................... 12 

3 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E REDUÇÃO DO ESTRESSE ........................................................ 16 

3.1 APRENDENDO A LIDAR COM A CARGA DE TRABALHO .............................................................................. 16 

3.2 DELEGAÇÃO DE TAREFAS COM SUCESSO ............................................................................................. 16 

3.3 UTILIZAÇÃO DO TEMPO LIVRE .............................................................................................................. 18 

3.4 TEMPO E QUALIDADE DE VIDA ............................................................................................................. 19 

4 COMO TORNAR-SE ORGANIZADO ................................................................................................. 21 

4.1 ORGANIZANDO SEU DIA ....................................................................................................................... 21 

4.2 CONDUÇÃO DE REUNIÕES PRODUTIVAS................................................................................................ 22 

4.3 AUMENTO DA PRODUTIVIDADE ............................................................................................................. 23 

4.4 ENFRENTAMENTO DAS INTERRUPÇÕES ................................................................................................ 25 

5 VANTAGENS DO ATENDIMENTO DO TEMPO ................................................................................ 27 

5.1 ÉTICA E COMPROMETIMENTO PROFISSIONAL X USO ADEQUADO DO TEMPO ........................................... 27 

5.2 ENTREGAR A MENSAGEM À GARCIA..................................................................................................... 28 

5.3 DISCIPLINA É MESMO LIBERDADE? ....................................................................................................... 30 

UTV – UNIVERSIDADE DE TECNOLOGIA DO VAREJO 

Rua Delfim de Souza, 125 – Raiz 

E-mail: utv@cdlmanaus.com.br 

FONE: (92)3215-9790 / 9792 / 9793 

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INTRODUÇÃO 

Olá! 



Seja muito bem vindo(a) a este encontro que tem como objetivo principal compartilhar experiências para opor- 

tunizar uma melhor gestão de suas tarefas e de seu tempo. 

Durante o curso, contamos com sua participação, portanto não tenha receio de fazer perguntas, de questionar, 

de contribuir com suas vivências. 

Nossa metodologia pressupõe estreita convivência entre a instrutora e os participantes, procurando percorrer 

juntos as etapas do processo contínuo de ensino/ aprendizagem/ aplicação. 

AGIR 

Para isso, seguiremos quatro etapas: 

CONCEITUAR 

METODOLOGIA 

VIVENCIAR 

CRITICAR 

− CONCEITUAÇÃO – nesta etapa do processo são feitas exposições conceituais dialogadas com os partici- 

pantes, com exemplos e cases. 

− CRÍTICA – em ambientes propícios ao diálogo, são estimuladas críticas embasadas, que levam à riqueza 

da diversidade de opiniões. 

− VIVÊNCIA – através de estudos de casos genéricos ou de situações da própria organização, em trabalho 

de equipe, o programa encoraja os participantes a contribuir com sua vivência pessoal para o aprendizado 

em grupo da prática organizacional. 

− AÇÃO – completa o processo de ensino/aprendizagem e será realizada por intermédio de simulação da re- 

alidade da organização, agregando valor e estabelecendo novas formas de atuação. 

Lembre-se que toda mudança requer dedicação, esforço, trabalho, cooperação e, acima de tudo, estarmos a- 

bertos ao NOVO. 




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Posso contar com você? 

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1 ENTENDENDO O TEMPO 

1.1 O QUE É O TEMPO? 



"O tempo perdido não se encontra nunca mais." 




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(BENJAMIN FRANKLIN) 

O tempo sempre foi tratado como um conceito adquirido por vi- 

vência, indefinível em palavras. A concepção do tempo tem sido mui- 

to discutida desde os primórdios da humanidade até hoje. 

O conceito de tempo, importantíssimo para o entendimento da 

maioria dos processos que vivenciamos em nossa vida diária, presen- 

te em nossas mentes e reforçado pela nossa interação com o mundo, 

constituindo-se em um dos princípios mais utilizados pelo ser humano 

em seus afazeres e planejamentos. 

De fato, o tempo está presente de forma explicita ou indelével na grande maioria das nossas ativi- 

dades, desde as mais corriqueiras – como a escolha de um instante em que, supostamente, deveríamos 

acordar no dia seguinte, ou o controle do período de cozimento de um pacote de macarrão ‘instantâneo’ – 

às mais complexas, como o planejamento de uma vida ou de uma nação, na medida em que isto seja 

possível. 

Apesar da sua aparente universalidade e da ampla aceitação com que é vivenciado, o que, verda- 

deiramente, sabemos sobre o tempo? Qual é sua natureza? Ele é rígido ou é flexível? Tem um início ou 

um fim? Reversível ou irreversível? Existe a tal seta do tempo? Pode ou não ser definido? Existe algum 

consenso a respeito do tempo? 

Santo Agostinho (354–430 d.C.), talvez um dos pensadores que mais se de- 

dicou ao tema, observa que a palavra ‘tempo’ não diz praticamente nada a respei- 

to do que realmente representa ou de seu sentido verdadeiro, como se observa 

em sua célebre frase: “Se não me perguntarem julgo saber o que é o tempo, mas 

se perguntarem, deixo de saber”. Ele mesmo, então, se pergunta: “Como posso 

estar no presente e ter simultaneamente o distanciamento suficiente para me a- 

perceber que o tempo passa?” (AGOSTINHO, 1999 p. 322). 

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O paradoxo do tempo é que o passado já não existe mais e o futuro ainda não existe, só existe o 

presente, mas este, por sua vez, quando se torna consciente – para nós – já deixou de existir, já é passa- 

do... e o futuro – do qual nada sabemos – já é, por sua vez, então, o presente, por uns instantes. Parece 

muito confuso para você? 

Para Leonardo da Vinci (1452-1519), “o instante não tem tempo” (DA VINCI apud KLEIN, 1995), po- 

rém é preciso considerar que o tempo conta com aspectos subjetivos e outros que são bastante objetivos, 

como veremos a seguir. 

1.2 ASPECTOS SUBJETIVOS E OBJETIVOS DO TEMPO 

Há um tempo objetivo, marcado pela CRONOLOGIA, que nos 

permite situar um evento, marcar um horário para a consulta, agendar 

um encontro. Em sua objetividade, o tempo é o mesmo para todos os 

indivíduos: 1 dia tem 24 horas, 1 hora tem 60 minutos e 1 minuto tem 

60 segundos. 

Sob a ótica da objetividade, nenhum de nós pode interferir, posto que não nos cabe administrar o 

tempo em seu sentido de “espaço temporal”. O tempo cronológico (do grego Kronos) é objetivo, referen- 

ciado em números, contável. 

Se Kronos não estivesse em nossos calcanhares, exigindo pontualidade, cobrando prazos, estabe- 

lecendo ritmos, estipulando metas, seríamos mais humanos e menos máquinas de produção. Máquinas 

enferrujam, enquanto gente envelhece. Desde cedo aprendemos que para sermos aceitos dentro do ce- 

nário social temos de obedecer a Kronos. Ele é tão severo e amedrontador que receamos ser devorado 

por ele. 

A fim de cumprir as normas do tempo, se paga um alto preço, deixa-se de ser quem é para fazer o 

trabalho que repete e repete, até chegar os dias enfadonhos de nada acontecer da aposentadoria, que 

freqüentemente arremessa as pessoas aos transtornos depressivos. 

“Se eu tivesse todo o tempo do mundo faria muito mais”. Comumente ouvimos essa afirmativa de 

pessoas mais velhas. Nos cabe, então, pensar que tempo é esse que elas procuram para “fazer” mais? 

Será que não fazemos demais? O problema é que fazemos muito com pouca qualidade do tempo. 




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Por outro lado, há também o TEMPO SUBJETIVO, o qual nos 

permite conhecer, vivenciar os eventos que ocorrem em nossas vidas, 

amadurecer as relações entre os fenômenos e nossos estados subjeti- 

vos. Dele depende nossa percepção sobre as coisas que acontecem 

em nossas vidas, do grau de sentimento e da sensibilidade investida 

em cada situação. 

Esse outro tempo que nos pertence é denominado Kairós., palavra grega que se refere ao persona- 

gem mitológico que simboliza o movimento circular, espiralado, não-linear. Kairós é um tempo não- 

consensual, vivido e oportuno. Esse tempo pertence ao ser que se encontra na ação, no movimento de 

passagem, na mudança, no fluxo. Enquanto o tempo Kronos é tempo-coisa, o tempo Kairós é tempo- 

verbo, aquele que representa a subjetividade do tempo. 

É o momento certo para o que há para ser manifestado. É o tempo da história individual, idiossincrá- 

tica, colorida pela escolha do sujeito. O tempo do ser é aproveitado, saboreado, sentido, bem utilizado 

porque é o momento que se tem e que se é. Assim, neste pensar, viver no próprio tempo é viver consigo 

mesmo. 

Em sua dia a dia, você utiliza mais o tempo de forma 

1.3 ADMINISTRAR O TEMPO É POSSÍVEL? 

objetiva ou subjetiva? 

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 

24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, en- 

quanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limi- 

tado e precioso. 

Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, 

já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qual- 

quer outra coisa, senão somente usá-lo. 




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Em primeiro lugar, é preciso quebrar um antigo paradigma sobre “administração de tempo”. Saiba 

que não é possível “administrar o tempo”, pois o que administramos são eventos dentro do tempo. No 

entanto, quando falamos em métodos estamos, de fato, nos referindo a planejamento, organização e ob- 

jetividade mental. 

NÃO HÁ CRIAÇÃO DE MÉTODOS, MAS HABILIDADES PARA COLOCAR EM 

PRÁTICA O QUE JÁ EXISTE À DISPOSIÇÃO. 

Quando se fala em planejamento, às vezes as pessoas acham que somente executivos ou empre- 

sas devem se preocupar em planejar. Pelo contrário: todos nós devemos planejar nosso dia, tarefas e 

atividades, procurando definir um tempo adequado para realizar cada uma. Como a forma de trabalho nos 

últimos anos vem sofrendo mudanças (mais tecnologia, trabalho em casa, etc.) é essencial que os méto- 

dos sejam adequados aos novos cenários e a cada perfil pessoal. 

Em sua opinião: 

Vamos refletir? 

1. O QUE É FUNDAMENTAL PARA QUE UMA PESSOA APROVEITE BEM O DIA? 

___________________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________________ 

2. QUAIS OS PRINCIPAIS FATORES QUE PODEM INTERFERIR NA PRODUTIVIDADE? 

___________________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________________ 




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Para APROVEITAR BEM O DIA, tanto no aspecto pessoal 

quanto profissional, são necessárias duas ações principais: 

PLANEJAR 

e se 

ORGANIZAR 

É possível ter um planejamento mensal, semanal e diário, definindo horários e tempo pré- 

determinado para realização de cada atividade, utilizando-se um instrumento para sua organização pes- 

soal / profissional, como um gerenciador de tarefas no computador, Palm, agenda ou uma simples lista 

numa folha de papel. 

Ainda, é fundamental que o indivíduo seja criterioso com seus “tempos” e não se permita invadir o 

tempo destinado à atividade seguinte. 

A princípio pode parecer uma atitude rígida, mas do dia a dia é uma maneira prática de organizar as 

atividades. É claro que bom senso e flexibilidade devem nortear essa atitude, pois sempre temos impre- 

vistos no dia-a-dia. 

O que PREJUDICA A PRODUTIVIDADE são os minutos a mais para terminar uma reunião, os mi- 

nutos a mais para concluir uma tarefa ou uma conversa e quando percebemos o tempo já passou e a lista 

de tarefas continua grande. No final de um dia, uma semana ou um mês percebe-se quanto tempo se 

perdeu e isso vai exigir que o indivíduo trabalhe cada vez mais para dar conta de tudo o que precisa. 

Para conseguir cumprir sua agenda, observe, com atenção, os 

LADRÕES DO TEMPO, como será apresentado a seguir. 

1.4 LADRÕES DO TEMPO 

Fique atento aos desperdiçadores de tempo listados abaixo. Eles podem ser os grandes vilões de 

sua PRODUTIVIDADE e de sua QUALIDADE DE VIDA: 




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LADRÃO DE TEMPO COMO ELE É 

AUSÊNCIA DE FOCO 

FALTA DE 

CONCENTRAÇÃO 

AUSÊNCIA DE 

PLANEJAMENTO 

ACOMODAÇÃO 

PROCRASTINAÇÃO 

SER REFÉM DO 

CELULAR 

USAR O E-MAIL DE 

FORMA ERRADA 

Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e 

projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapa- 

lham a produtividade de qualquer profissional. 

Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se descon- 

centrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando. 

Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades 

conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais 

importantes. 

Desmotivado, exercendo há muito tempo a mesma função, anos na mesma empresa: 

seja qual for a razão muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e 

processos novos em sua área de atuação. 

Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A consequência é o acúmulo 

de trabalho e projetos mal feitos. 

Há profissionais que não conseguem viver sem o 'dito' e, de ferramenta para maximizar 

o tempo, o telefone torna-se um suplício. Tocando incessantemente no meio de reuni- 

ões e projetos o celular é um inimigo da concentração e da produtividade. 

Checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver 

com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes são atitudes que fazem com que o 

profissional perca tempo e não consiga dar conta de todas as suas tarefas. 

Você consegue listar mais 3 (três) ladrões de tempo? 

1. _________________ 2. _________________ 3. _________________ 




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2 TEMPO COMO ALIADO 



Viver no tempo é algo que deve ser aprendido. Em geral, as pessoas que se sentem realizadas e fe- 

lizes têm o cuidado de planejar o seu tempo para poder cumprir todas as suas tarefas. 

Por outro lado, a falta de tempo gera uma espécie de frustração nos indivíduos. As jornadas de tra- 

balho se estendem e, com bastante frequência, roubam o espaço da vida familiar e social. 

O profissional, angustiado, passa a conviver com a sensação de que tem que carregar o mundo nas 

costas e lhe faltam forças para isso. A PRODUTIVIDADE e a QUALIDADE ficam comprometidas. 

2.1 COMPONENTES DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 

Quem você acha que vive melhor: a pessoa que só tem tem- 

po para o trabalho ou aquela que, além de trabalhar, também tem 

tempo para estar com sua família e com seus amigos? 

Mas para organizar suas tarefas de maneira a usufruir me- 

lhor do tempo é preciso conhecer os componentes básicos da ad- 

ministração do tempo. Vamos conhecê-los? 

Para usufruir bem de seu tempo e conseguir atingir suas metas pessoais e profissionais, é preciso 

estabelecer um método que funcione. Para isso, você deve conhecer os componentes essenciais de uma 

boa administração do tempo. 

Leia atentamente cada um deles e prepare-se para ser mais eficiente a cada dia. 

1. DECISÃO DE FAZER 

NÃO ADIE 

Temos tendência de deixar para depois as tarefas que não nos são 

muito prazerosas. O resultado disto, na maior parte das vezes, é que coisas 

que não eram nem urgentes, nem importantes ganham esta condição nos 

causando estresse. 

SEJA PRÓ-ATIVO E NÃO DEIXE QUE ISTO ACONTEÇA 




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FAÇA DA PRIMEIRA VEZ 



De nada adianta você dar atenção a um assunto e não resolvê-lo (tirá-lo da sua frente). Isto é pura 

perda de tempo. Por exemplo: de que adianta você verificar seus e-mails e não respondê-los de imediato? 

Faça o que mais te aborrece primeiro. As outras coisas parecerão mais fáceis! 

DECIDA 

O ato de decidir é muitas vezes mais importante que a qualidade da 

decisão. Existe uma frase que gosto muito: “Melhor um fim horroroso do que 

um horror sem fim”. 

BLOQUEIE AS INTERRUPÇÕES 

As interrupções causam perda de tempo, porque você é obrigado a parar de fazer algo para atender 

alguma pessoa ou demanda. Sempre que isso ocorre e você retorna à atividade inicial, é obrigado a re- 

compor a sua rotina, o que é PERDA DE TEMPO. 

2. ORGANIZAÇÃO 

COLOQUE AS COISAS COM AS QUAIS VAI LIDAR NAQUELE DIA PRÓXIMAS A VOCÊ 

Afaste as coisas com as quais vai lidar em outro momento. Quanto mais tarde for o momento que 

você dará atenção a um determinado assunto, mais distante fisicamente ele deve ficar. 

ORGANIZE SEU ESPAÇO 

Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência 

é, sem dúvida, a organização, ou melhor, a desorganização de sua posi- 

ção de trabalho. O sintoma mais evidente é o excesso de papéis espe- 

rando pela sua atenção e ação. As pessoas perdem tempo na busca de 

uma anotação, manuseando dezenas de vezes os mesmos papeis. 

Além da perda de tempo causada pela distração visual, pela presença de papeis não necessários, 

muitas vezes, isso acarreta uma sensação de peso, de desespero e de trabalho infindável. 




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3. BOAS PRÁTICAS 



Se você repetir constantemente qualquer atividade, você irá realizá-la cada vez melhor e mais efici- 

entemente. Portanto, sempre que possível crie rotinas. Por exemplo, que tal preencher os pedidos todos 

de uma vez no final do dia, ao invés de fazê-los a cada venda? 

Lembre-se que a rotina transforma as coisas em hábitos. Por sua vez, o hábito evita a necessidade 

de toda vez termos que decidir. Isso significa ganho de tempo. 

Procure criar blocos de trabalho repetitivo. Sua eficiência vai aumentar. Uma forma de criar blocos 

de trabalho é: a) anote tudo o que faz durante o dia; b) verifique que atividades se repetem ao longo do 

dia; e c) junte em blocos de trabalho. 

4. ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO 

A persistência é o ingrediente mais importante para o sucesso. Por outro 

lado, o acompanhamento permite ter certeza de que se está se executando o 

que foi planejado. Lembre-se que as coisas acontecem porque você fez com 

que elas acontecessem. 

Qualquer assunto que você passar para outra pessoa ou área, tem a 

tendência de voltar para você não solucionado. Acredite, isto acontece com 

freqüência. O resultado é que estes assuntos voltam “urgentes” e acabam 

atrapalhando o seu dia a dia. Como solucionar? Acompanhando constante- 

mente o andamento feito por estas pessoas ou áreas. Só isto! 

Que tal criar um bom sistema de controle? Já pensou em usar uma agenda ou, ainda, relatórios 

semanais/ mensais sobre as atividades realizadas? Pense nisso... 

2.2 IMPASSES E POSSIBILIDADES NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 

A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo; gostaria de fazê-lo, mas 

se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem mesmo impossibilitar o bom uso do 

tempo. 

Esses empecilhos são de várias naturezas. Os principais são de ordem INSTITUCIONAL (adminis- 

trativa, ambiental) e de ordem PESSOAL. 




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Os EMPECILHOS DE NATUREZA INSTITUCIONAL são, via de regra: excesso de tarefas, de pa- 

péis, de interrupções, de telefonemas, de reuniões. Geralmente concluímos (erroneamente) que o pro- 

blema está mais nos outros do que em nós mesmos. 

Os EMPECILHOS DE NATUREZA PESSOAL, em geral, são: tendência à procrastinação, a indeci- 

são, a tentativa de esconder a verdade de nós mesmos. Estes são os empecilhos mais difíceis de vencer. 

Mesmo que os obstáculos institucionais sejam removidos, nossas 

possibilidades de administrar o tempo serão poucas se os empecilhos 

pessoais não forem conquistados. 

A maior dificuldade é a FALTA DE PLANEJAMENTO. Quem quer 

fazer tudo, se perde. Temos que fazer o que realmente é importante. 

Em outras palavras; PRIORIZAR AS TAREFAS é o segredo da adminis- 

tração do tempo. 

2.3 A MATRIZ GUT: GRAVIDADE, URGÊNCIA, TENDÊNCIA 

Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas, apagan- 

do incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de fato podem melho- 

rar os seus negócios, inclusive diminuindo o surgimento de problemas. 

Na atualidade, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A 

análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão estratégica de ne- 

gócio e, principalmente, os clientes. A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa 

chama-se MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO. 

A seguir, veremos o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta. 

Matriz G.U.T. (para priorizar PROBLEMAS a serem tratados) 

Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema 

GRAVIDADE 

Impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que 

surgirão a longo prazo em caso de não resolução 

URGÊNCIA O tempo disponível ou necessário para resolver o problema 

TENDÊNCIA Potencial de crescimento (piora) do problema 




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É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das ca- 

racterísticas: gravidade, urgência e tendência. 

NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA 

5 Extremamente grave Extremamente urgente Se não for resolvido, piora imediatamente 

4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo 

3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo 

2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo 

1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar 

Exemplo da aplicação: 

Matriz de Priorização G.U.T. para priorização de problemas 

PROBLEMAS G U T Total Priorização 

Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2º 

Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º 

Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º 

Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º 

De acordo com o exemplo, a prioridade é o de “baixo índice de recompra dos clientes”, pois é o que 

apresenta uma pontuação maior, de acordo com as notas colocadas. 

Sabendo-se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as solu- 

ções que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados acima 

na Matriz G.U.T., teremos muitas soluções sugeridas. 

mente? 

Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas primeira- 

Matriz B.A.S.I.C.O. (para priorizar SOLUÇÕES a serem tomadas) 

A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e 

de resolução do problema. 

A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O., que considera: os Benefícios para a organiza- 

ção; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investi- 

mentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles e a Operacionalidade da solução. 




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Como na Matriz G.U.T., devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo 

com a tabela: 

NOTA BENEFÍCIOS ABRANGÊNCIA SATISFAÇÃO 

INTERNA 

5 De vital importância 

4 Impacto significativo 

3 Impacto razoável 

2 Poucos benefícios 

Total (de 70% a 

100%) 

Muito grande (de 

40% a 70%) 

Razoável (de 20% a 

40%) 

Pequena (de 5% a 

20%) 

1 Algum benefício Muito pequena 

Muito grande 

INVESTIMENTOS CLIENTE OPERAÇÃO 

Pouquíssimo investimento 

Impacto muito 

grande c/ cliente 




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Muito fácil implementar 

Grande Algum investimento Grande impacto Fácil implementar 

Médio Médio investimento Bom impacto Média facilidade 

Pequeno Alto investimento Pouco impacto Difícil implementar 

Quase não é 

notada diferença 

Altíssimo (requer 

recursos extras) 

Nenhum impacto 

Muito difíci 

Todas as soluções acima são muito importantes e devem ser colocadas em prática (com exceção da úl- 

tima solução proposta, que deverá ser analisada sobre outros aspectos, já que teve uma pontuação baixa na matriz). Porém, 

com a utilização da Matriz B.A.S.I.C.O, descobrimos que a primeira solução a ser aplicada é “ter ofer- 

tas/benefícios especiais para quem já é cliente”. 

PERSONALIZAÇÃO DA MATRIZ 

Você pode desenvolver sua própria matriz de priorização, colocando O QUE ANALISAR nas 

LINHAS e as CARACTERÍSTICAS QUE VOCÊ IRÁ ANALISAR nas COLUNAS da matriz. 

Depois, defina graus de importância (de 1 a 5, sendo 1 pouco importante e 5 muito importante) para 

cada um dos critérios (colunas). Em seguida, dê as notas para cada um dos itens a ser analisados (li- 

nhas), também de 1 a 5, seguindo a mesma lógica das matrizes aqui apresentadas. Por fim, multiplique a 

nota que cada dado recebeu pelo peso da característica. Faça a soma final, por linha, e você encontrará 

que item deverá ser escolhido/priorizado. 

EXEMPLO 

Você quer comprar um carro, mas está em dúvida quanto ao modelo. 

Então, você deve colocar nas LINHAS da tabela que carros quer ava- 

liar. Nas COLUNAS você coloca os atributos que quer comparar (preço, 

conforto, mecância, tamanho etc.). 

14



Para cada um desses atributos, dê um peso de 1 a 5 de acordo com o grau de importância que ca- 

da um tem para você. Por fim, dê nota para o carro “x” de acordo com o atributo preço, por exemplo. É 

muito caro (1) ou muito barato (5). E assim por diante. A nota que você der, multiplique pelo peso do atri- 

buto. No final, faça a soma e a ferramenta irá lhe mostrar qual carro é o mais indicado comprar. 

Você pode utilizar a matriz para a contratação de vendedores, para a escolha de fornecedores. 

Também pode utilizar para a escolha de um novo apartamento ou até para decidir onde sua família passa- 

rá as férias! 




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3 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E REDUÇÃO DO ESTRESSE 

Usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a fazer 

mau uso do tempo. Frequentemente temos que alterar nosso planejamento, fazer 

coisas que não estavam na nossa agenda. Nosso tempo só terá sido desperdiçado 

se essas alterações nos levarem a fazer coisas que não consideramos importantes. 

É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa 

estresse, o bom uso do tempo normalmente traz SATISFAÇÃO, SENTIDO DE 

REALIZAÇÃO e FELICIDADE. 

A maior parte do estresse profissional vem de questões como excesso de trabalho, prioridades con- 

flitantes, valores inconsistentes, prazos excessivamente desafiadores, conflitos com colegas e ambientes 

desagradáveis. Esses elementos não só reduzem nosso desempenho ao nos fazer gastar energia mental 

tentando solucioná-los mas também podem causar muita infelicidade. 

3.1 APRENDENDO A LIDAR COM A CARGA DE TRABALHO 

Passar doze, catorze horas dentro do escritório pode sinalizar uma outra 

coisa: que você não está otimizando o seu tempo. 

Verifique como tem distribuído suas tarefas ao longo do dia. 

Experimente listar suas pendências, em ordem de prioridade, e se pro- 

gramar de maneira mais organizada para realizá-las. 

3.2 DELEGAÇÃO DE TAREFAS COM SUCESSO 

Uma hora ou outra temos que saber delegar funções em nosso tra- 

balho, pois infelizmente não podemos abraçar o mundo, não é? Um líder 

deve saber delegar e nem sempre essa é uma tarefa fácil. Delegar com 

sucesso é uma arte e um líder tem que saber da importância de se de- 

senvolver tal arte em sua carreira. Delegar envolve riscos, paciência, in- 

centivo, confiança e uma série de habilidades para que tudo ocorra da 

melhor maneira para todos. 




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Os benefícios da delegação de tarefas não valem apenas para quem delega ou quem recebe, mas 

para a equipe e a empresa como um todo. Delegar traz confiança para a equipe, flexibilidade, agilidade, 

responsabilidade e conhecimento. O líder que delega permite que seus colaboradores se tornem aptos a 

resolver problemas e a criar habilidades necessárias ao desenvolvimento do trabalho e ao crescimento da 

carreira. Para isso, o líder precisa saber como agir, de tal forma que ao delegar tarefas, ele possa ter ain- 

da a palavra final de decisão. Ele precisa acompanhar seus colaboradores durante todo o processo e 

desenvolver a confiança entre eles. Apesar do tempo gasto neste processo, o líder verá claramente o re- 

torno dentro de sua equipe, não só em termos de produtividade, mas também de satisfação dos colabo- 

radores. 

É COMUM ACHAR QUE AS OUTRAS PESSOAS NÃO ESTÃO PREPARADAS PARA EXECUTAR ALGO QUE FAZ, PORÉM 

SE NUNCA DER A LIBERDADE E A CONFIANÇA A NINGUÉM, VOCÊ NUNCA PODERÁ CONTAR COM SEUS 

COLABORADORES. NÃO TENHA MEDO DE DELEGAR TAREFAS E DE CONFIAR NAS PESSOAS AO SEU REDOR. 

Esclareça as atribuições de cada um, acompanhe-os de perto, incentive-os e aprenda também! Tor- 

ne o seu ambiente de trabalho mais cooperativo e seja exemplo dentro da equipe. 

Você sabe delegar? 

Faça o teste e veja se você está preparado para repassar tarefas a sua equipe e cobrar bons resultados finais. 

1. Se eu passar atribuições originalmente minhas para um subordinado, perco parte do meu poder 

( ) Concordo ( ) Discordo 

2. As pessoas com as quais trabalho não estão preparadas para assumir mais responsabilidades 


3. Se outra pessoa se sair bem em uma tarefa que era minha, corro o risco de ter meu cargo ocupado por ela 


4. Ninguém entende o que eu quero do serviço 


5. É melhor fazer tudo sozinha do que perder tempo ensinando outra pessoa 


6. Se delego a alguém uma tarefa, perco o controle da unidade do trabalho 





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7. Acho muito chato ficar cobrando para entregarem o que pedi 


8. Nenhum profissional ao meu redor tem capacidade para fazer meu serviço tão bem quanto eu 


9. Não tenho coragem de dizer a alguém que ele executou mal o trabalho 


10. Quando passo uma tarefa, não tenho paciência para solucionar dúvidas e dar um retorno sobre o andamento 

do processo 


3.3 UTILIZAÇÃO DO TEMPO LIVRE 

Em primeiro lugar, é preciso admitir que precisamos e merecemos um 

tempo livre de obrigações. Depois, focar nossos verdadeiros desejos e trans- 

cender as pressões e modismos sobre o que convém fazer no tempo livre. Só 

então teremos chances de escolher como utilizar esse período. 

Porém, a experiência de ócio só será desfrutável se tiver em si mesma uma dose de desafio ou de 

exigências que não excedam, nem fiquem aquém de nossas capacidades e disponibilidades físicas e psi- 

cológicas. Se excederem, a experiência causará sentimentos negativos, como tensão e medo. Se ficarem 

aquém, causará desinteresse e apatia, descaracterizando o que poderia ser um ócio construtivo. 

Por isso, alguns pontos são importantes para utilizar o tempo livre de maneira adequada. Vamos 

conhecer cada um deles? 

− Reconheça que a vida não se resume apenas ao trabalho; 

− Seja autêntico e se deixe levar por uma motivação intrínseca; 

− Esteja consciente da escolha, seja fazer alguma atividade, seja simplesmente não fazer 

nada; 

− Não espere da experiência retornos como remuneração, status ou aproximação de clien- 

tes; 




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− Tente sair da rotina e experimentar algo diferente, colocando-se em situações que permi- 

tam exercitar habilidades que normalmente não utiliza e, assim, aumentar as possibilida- 

des de desenvolvimento pessoal; 

− Respeite a disponibilidade interna da empresa e as suas capacidades individuais. 

Você teria algum ponto a mais a acrescentar? 

3.4 TEMPO E QUALIDADE DE VIDA 

"Onde está o conteúdo do tempo que ficamos longe do trabalho, se até os 

momentos de folga viraram rotina?" 

O questionamento é da psicóloga Ieda Rhoden, primeira doutora em Ócio e Potencial Humano pela 

Universidad de Deusto (Espanha) e consultora na área de desenvolvimento humano e gestão de pessoas. 

Durante quatro anos, Ieda estudou 378 casos, de pessoas entre 30 e 60 anos, para identificar o que 

fazem no tempo livre e o nível de satisfação. Dos entrevistados, quase 90% não têm atividades de rela- 

xamento, autoconhecimento, voluntariado e esportes em equipe, embora 60% manifestem desejo de rea- 

lizá-las. Para a psicóloga, os dados são conseqüência da maneira como vivemos. "Na maioria das vezes, 

funcionamos como robôs, com um piloto automático que nos insere e nos retira das atividades de rotina", 

explica. 

Porém, a doutora afirma que é possível escolher como usar o tempo livre - é exatamente aí que en- 

tra o conceito de ÓCIO CONSTRUTIVO: uma experiência psicossocial que ocorre num tempo livre de 

obrigações e agrega VALOR e QUALIDADE à pessoa e à vida. 




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Não deixe os dias serem apenas urgências e circunstâncias. 

Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias, como por exemplo, um almoço 

em família, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar seus filhos na escola, praticar um esporte 

ou um hobby. 

Planeje sua semana, pois dessa forma será mais fácil 

evitar as urgências, colocar o que você deseja no seu tempo 

e não se tornar escravo dele. 

Sua família e sua vida precisam de você. Evite ao má- 

ximo utilizar seus finais de semana para trabalhar. Desligue 

seu notebook, celular, esqueça a empresa. Faça passeios 

com a família, aproveite seu tempo com as pessoas impor- 

tantes de sua história. 

Coloque QUALIDADE em sua vida! 




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4 COMO TORNAR-SE ORGANIZADO 



Se a desorganização está congestionando sua vida e você está se 

sentindo frustrado e disperso como resultado, é hora de se organizar. 

Para atingir a organização do lado de fora, você terá de tomar me- 

didas para o lado de dentro, esclarecendo suas prioridades, objetivos e 

como você deseja que seus pertences e seu estilo de vida seja organiza- 

do. Tente manter as coisas no lugar a que elas pertencem. 

Saiba o que você precisa/quer fazer, quando você vai fazê-lo e evi- 

te a situação de estresse de não saber o que precisa ser feito. 

Organização leva tempo, mas quando você a torna um hábito de vi- 

da, tudo se torna muito mais fácil. 

4.1 ORGANIZANDO SEU DIA 

Para ter o mínimo de produtividade durante o dia de trabalho, uma boa dica é organizar antecipa- 

damente suas tarefas. Os passos seriam: 

− LISTAR AS TAREFAS: faça uma lista com todas as atividades que você deverá cumprir duran- 

te aquele dia. Vá colocando no papel o que vier na sua cabeça, sem preocupação com a or- 

dem. Vasculhe a mente para saber se nada foi esquecido; 

− ESTABELECER AS PRIORIDADES: agora você deve organizar seu brainstorm de tarefas se- 

guindo a ordem de importância e urgência. O mais importante vem primeiro; 

− ESTIPULAR TEMPO PARA CADA TAREFA: calcule de cabeça quanto tempo em média você 

levaria para executar cada atividade e anote. Dê uma tolerância de 15 minutos ou mais, de a- 

cordo com o que achar melhor, para finalização delas; 

− DETERMINE SUA HORA DE DESCANSO: entre um punhado e outro de tarefas, adicione um 

intervalo de tempo para descansar seu cérebro. Coisa de uns 20 minutos para ler algo, ver 

besteira na internet, conversar sobre o jogo do seu time ou mesmo dormir um pouco (especialis- 

tas dizem que tirar pequenos espaços de tempo para dormir deixa a mente mais relaxada e diminui o es- 

tresse durante o dia); 




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− LEVE CONSIGO SUA LISTA: coloque sua listagem em sua agenda, computador de mão ou 

mesmo num pedaço de papel. O que importa é que suas anotações sempre estejam à mão e 

você as consulte várias vezes ao dia; 

− TENTE REALIZAR, PELO MENOS, METADE DAS TAREFAS: busque executar todas as tare- 

fas importantes e boa parte das tarefas menos urgentes. Seja sincero consigo e não trapaceie! 

− ORGANIZE O DIA DE AMANHÃ: antes de terminar o expediente, verifique o que não pode ser 

feito e junte com o que deverá ser realizado no dia seguinte. Se quiser, pode já ir fazendo os 

quatro primeiros passos, o que irá facilitar muito para você. 

Organizar o dia possibilita maior PRODUTIVIDADE pelo melhor aproveitamento do tempo. 

Já que todos temos a mesma quantidade de horas todos os dias, cabe a nós então utili- 

4.2 CONDUÇÃO DE REUNIÕES PRODUTIVAS 

zá-las da melhor forma. 

Reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos 

que levam a um fracasso da produtividade coletiva no mundo corporativo atualmente. 

De acordo com um estudo realizado pela Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões 

improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários. Esse é um problema a ser 

percebido pelas empresas, que muitas vezes não dão muita importância para o assunto comprometendo, 

assim, o desempenho de sua equipe e levando a gastos desnecessários. 

A mesma empresa constatou em uma pesquisa com 2000 profissionais, onde 64% destes dizem 

que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. 

Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pes- 

soal e empresarial, fundador da empresa realizadora da pesquisa, escreveu um artigo onde relata 7 (sete) 

técnicas para serem aplicadas em uma reunião de cárater profissional, uma vez que, segundo ele, o 

condutor da mesma tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Veja: 

ESTABELEÇA 

PREVIAMENTE OS 

PROPÓSITOS DA 

REUNIÃO 

Para que uma reunião seja produtiva, todos os participantes devem estar preparados e 

esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. 

Reuniões de última hora devem ser evitadas. 




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CONVOQUE CERTO 

ABRA A REUNIÃO 

EXPLICITANDO OS 

PROPÓSITOS - 

PERMANEÇA EM PÉ 

UTILIZE UM 

RELÓGIO NO 

CENTRO DA MESA 

REGISTRE A 

MEMÓRIA DA 

REUNIÃO 

AVALIE O 

PROCESSO 



É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que 

realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na 

sala de reunião é desperdiçar o tempo de algumas pessoas. 

Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante 

toda a reunião. 

Christian afirma que sempre conduz reuniões para clientes de pé, pois dessa forma ele 

evita conversas paralelas em função de seu posicionamento, observa os participantes e 

também referencia visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido. 

Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim 

uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a 

todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará 

com o tempo. 

Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas 

na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída. 

Para ajudar você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os 

participantes sobre a mesma e seu processo de condução. 

Christian ainda afirma que cabe ao líder da equipe, além de conduzir o encontro, delegar essa fun- 

ção para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principal- 

mente, produtiva. 

Essa é uma ótima oportunidade para que os funcionários 

mostrem sua capacidade de liderança. Uma condução efetiva, 

além de destacar as características pessoais, permite que a 

sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente 

para que a empresa atinja os resultados esperados. 

Vale ter maior atenção na forma em que sua empresa está conduzindo as reuniões, para que se 

possa ter um maior cuidado e para evitar desperdícios, e para que a mesma possa obter a eficiência e a 

eficácia desejadas. Tais técnicas relatadas por Christian Barbosa, se aplicadas de maneira correta, po- 

dem colaborar para que as reuniões possam atingir os seus objetivos. Experimente! 

4.3 AUMENTO DA PRODUTIVIDADE 

Observe as dicas abaixo e torne-se mais produtivo: 




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1. A maneira mais eficaz de se livrar de uma tarefa é deletá-la. Se não precisa ser feita, não faça. 

2. Sem um foco claro, é fácil se distrair. Defina as metas do dia de amanhã HOJE. Decida o que fa- 

zer, e então faça! 

3. Para vencer a procrastinação, faça o que te incomoda na parte da manhã; não deixe para o final 

de tarde, porque você acabará não fazendo. 

4. Identifique os momentos que você tem todo o gás do mundo para trabalhar, e agende as tarefas 

mais importantes para esses momentos. 

5. Reserve blocos de tempo ininterruptos para trabalho solo onde você precisa se concentrar. Não 

venha com desculpas, dá para fazer! 

6. Quando começar uma tarefa, defina um objetivo, não levante da cadeira enquanto não alcançá-lo. 

Exemplo: escrever 20 linhas. 

7. Defina períodos fixos de tempo para trabalhar, tipo 30 minutos para escrever o texto X. Quando 

você define um tempo, você cumpre. 

8. Acorde mais cedo para fazer o que é mais importante para você. Você consegue fazer mais antes 

das 8 da manhã que outras pessoas durante o dia inteiro. 

9. Seja pró-ativo com a VELOCIDADE. Ande mais rápido, fale mais rápido, digite mais rápido, vá 

mais cedo para casa. 

10. Deixe CLARO para aqueles que vão se encontrar com você qual será a agenda dos encontros. 

11. Acabe com a procrastinação ao estabelecer imediatamente o objetivo. 

12. Uma vez que você tenha a informação que precisa para tomar a decisão, conte 60 segundos, e 

TOME A DECISÃO. 

13. Comprometa-se publicamente com as suas metas; as pessoas vão te ajudar (cobrando) a cumprir 

as suas promessas. 

14. Dê a você mesmo prêmios por atingimento de metas. Vá ver um filme, ler um livro, fazer uma 

massagem, pegar uma praia. 

15. No final do dia, identifique a primeira coisa que você vai fazer amanhã, e deixe tudo pronto para 

começar imediatamente no dia seguinte. 




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16. Identifique um novo hábito que deseja ter, e comprometa-se a fazer a mesma coisa durante 30 di- 

as seguidos. 

Uma coisa que fica muito clara é que fazer mais coisas em menos tempo é sim- 

plesmente uma questão de fazer mais coisas. Quando incorporamos a disciplina como 

um hábito, é impressionante como ganhamos mais tempo pra fazer as coisas. 

4.4 ENFRENTAMENTO DAS INTERRUPÇÕES 

Um dos grandes vilões da produtividade pessoal são, sem dúvida, as constantes interrupções que 

recebemos em nosso dia a dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas. 

ções: 

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 (cinco) dicas para reduzir as interrup- 

1. AGENDE UMA REUNIÃO – É melhor dar uma atenção focada de 10 a 20 minutos ao colaborador 

do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao 

longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto. 

2. ESCREVA BONS E-MAILS – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos 

péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. 

3. ESTABELEÇA PERÍODOS PARA REDES SOCIAIS – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam 

sua autointerrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou 

ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós-expediente ou que 

não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar 

nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar. 

4. REVISE PROCEDIMENTOS, CAPACITE PESSOAS – Se você é interrompido com dúvidas sobre 

como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando informação ao time. Se o procedimento 

não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses 

casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que 

realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras. 




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5. FAÇA A INTRANET SER ÚTIL – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que 

fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrup- 

ções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na In- 

tranet de forma organizada e facilmente pesquisável. 

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções? 




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5 VANTAGENS DO ATENDIMENTO DO TEMPO 

As vantagens obtidas pela administração do tempo são infindas, entre elas, obter mais controle do 

seu trabalho; tornar o trabalho mais fácil; economizar tempo; definir o que é realmente importante para 

você e conseguir fazer o que é importante para você, que hoje você deixa de fazer por falta de tempo. 

O primeiro passo, e com certeza o mais importante, é que você pare e faça uma reflexão sobre as 

perguntas abaixo: 

− No último bimestre, quantas atividades você fez que realmente proporcionassem diferença em 

sua vida? 

− Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua vida pessoal e profissional? Esta- 

vam relacionadas com sua missão, objetivos ou pessoas importantes para você? 

− No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de problemas urgentes? 

− Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver 

com seus objetivos? 

Após essa reflexão, esta na hora de colocar o planejamento do seu tempo em prática. O processo é 

mais simples do que se imagina. 

5.1 ÉTICA E COMPROMETIMENTO PROFISSIONAL X USO ADEQUADO DO TEMPO 

Ética profissional é o conjunto de normas de conduta que deve- 

rão ser postas em prática no exercício de qualquer profissão. Refere- 

se à ação reguladora da ética agindo no desempenho das profissões. 

Também estuda e regula o relacionamento do profissional com seus clientes, visando à dignidade 

humana e à construção do bem-estar no contexto sociocultural onde exerce sua profissão. Atinge todas 

as profissões. Quando falamos de ética profissional, estamos nos referindo ao caráter normativo e até 

jurídico que regulamenta determinadas profissões, a partir de estatutos e códigos específicos. 

E o que o uso adequado do tempo tem a ver com ética profissional? Tudo, principal- 

mente se considerarmos que, no ambiente de trabalho, existem os famosos “ladrões de 

tempo”, que muitas vezes nem percebemos, mas que nos fazem agir pouco eticamente no 




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ambiente profissional. 



Há várias atividades que podem roubar tempo no trabalho e você 

precisa estar ciente delas e enfrentá-las. Mais particularmente, você 

deve ser capaz de lidar com interrupções, tanto de pessoas que vêm 

até você quanto de chamadas telefônicas. Você pode, às vezes, ser 

requisitado para resolver problemas de outros, inclusive de sua família: 

faça isso da forma mais rápida e eficiente possível. 

Muitos desses fatores de desperdício de tempo podem ser con- 

trolados simplesmente sendo positivo — uma qualidade essencial que 

você precisa adquirir à medida que o processo evolui. 

Que outras formas podem ser consideradas falta de ética no âmbito profis- 

5.2 ENTREGAR A MENSAGEM À GARCIA 

MENSAGEM A GARCIA 

sional considerando o tempo de trabalho diário? 

No ambiente corporativo, “Mensagem a Garcia” é uma expressão 

corrente, para designar uma tarefa muito difícil e espinhosa, mas que é 

absolutamente necessária, e precisa ser realizada de qualquer maneira, 

sob risco de grandes perdas para a empresa. 

É tirada do texto criado pelo jornalista norte-americano Helbert 

Hubbard no século XIX, tem uma atualidade impressionante e é uma 

verdadeira aula de como avaliar personalidades profissionais. 

Em todo este caso cubano um homem se destaca no horizonte de minha memória.  Quando irrompeu a guerra 

entre a Espanha e os Estados Unidos, o que importava a estes era comunicar-se com chefe dos insurretos, Garcia, 

que sabiam encontrar-se em alguma fortaleza no interior do sertão cubano, mas sem que se pudesse dizer exatamente 

onde. Era impossível um entendimento com ele pelo correio ou pelo telégrafo. No entanto, o Presidente precisava 

de sua colaboração o mais rapidamente possível. 




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Que fazer? Alguém lembrou: “Há um homem chamado Rowan; e se alguma pessoa é capaz de encontrar Garcia, 

há de ser Rowan”. 

Rowan foi trazido à presença do Presidente, que lhe confiou uma carta com a incumbência de entregá-la a 

Garcia. De como este homem, Rowan, tomou a carta, meteu-a invólucro impermeável, amarrou-a ao peito, e após 

quatro dias, saltou de um barco sem sequer uma cobertura, alta noite, nas costas de Cuba, de como se embrenhou 

no sertão para depois de três semanas surgir do outro lado da ilha, tendo atravessado a pé um país hostil, e entregue 

a carta a Garcia, são coisas que não vem ao caso narrar aqui pormenorizadamente. 

O ponto que deseja frisar é este: MacKinley, o presidente, deu a Rowan uma carta para ser entregue a Garcia;   

Rowan tomou a carta e nem sequer perguntou: “onde é que ele está?”   

Salve! Viva! Eis aí um homem cujo busto merecia ser fundido em bronze e sua estátua colocada em cada escola. 

Não é somente de sabedoria livresca que a juventude precisa, nem somente de instrução sobre isto ou aquilo. 

Precisa sim de um endurecimento das vértebras, para poder mostrar-se altiva no exercício de um cargo; para atuar 

com diligência, para dar conta do recado; para, em suma, levar uma “MENSAGEM A GARCIA”. 

Todas as minhas simpatias pertencem ao homem que trabalha conscientemente, quer o patrão esteja, quer 

não, e ao homem que, ao lhe ser confiada uma carta para Garcia, tranqüilamente toma a missiva, sem fazer perguntas 

idiotas, sem a intenção oculta de jogá-la na primeira sarjeta que encontrar, ou praticar qualquer outro gesto que 

não seja entregá-la ao destinatário. 

A civilização busca ansiosa, insistentemente, homens nestas condições. Tudo que tal homem pedir, concederse-á. 

Precisa-se dele em cada cidade, em cada vila, em cada lugarejo, em cada escritório, em cada oficina, em cada 

loja, fábrica ou venda.  O grito do mundo inteiro, praticamente, se resume nisso: “PRECISA-SE E PRECISA-SE 

COM URGÊNCIA, DE UM HOMEM CAPAZ DE LEVAR UMA MENSAGEM A GARCIA”. 

A importância dessa história é que existem poucos Rowans por aí. E são de pessoas como ele que 

o mercado precisa. Gente que ao receber um problema a ser solucionado, não importa como e onde, vai 

e resolve, ao invés, de não resolver coisa alguma e voltar com outros dez problemas novinhos de presen- 

te. Rowan não fez perguntas tolas e sem sentido, ele nem sabia quem era o tal Garcia, mas seu desejo 

em cumprir aquele pedido era tão grande que ultrapassava barreiras e lhe fazia “agir”. 

É isso que falta no mercado. Pare com as perguntas tolas e que só mostram como é grande o seu 

desinteresse e falta de criatividade na solução de problemas, não olhe para as barreiras e dificuldades 

elas sempre vão existir, faça com que seu desejo em cumprir o que lhe foi confiado seja maior que qual- 

quer impedimento, comece a desenvolver a capacidade de solucionar problemas. 

Não espere que te tragam tudo já bem mastigado e as informações prontamente colhidas, vá você 

mesmo ao encontro delas. Trabalhar o tempo inteiro com facilidades ao alcance, tá cheio de gente por ai 

que é capaz de fazer. Para que você perceba as complicações em levar esta mensagem, Garcia estava 

escondido, pois caso fosse encontrado seria morto pelos espanhóis. Mesmo assim em menos de quatro 

semanas Rowan conseguiu entregar a carta passando pelo mar das Caraíbas e atravessando o deserto 

da ilha de Cuba. 

Ele enfrentou obstáculos e não ficou esperando tudo pronto cair dos céus em suas mãos. Tomou 

decisões, seguiu em frente e conseguiu. Mostrou como resolver situações inesperadas e difíceis. Basta 




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ter interesse e disposição para correr atrás do que é preciso ser feito. São pessoas assim que o mercado 

espera. São de pessoas assim que o mercado precisa. Agora, eis que surge a pergunta: 

5.3 DISCIPLINA É MESMO LIBERDADE? 

Você pode levar uma carta a Garcia? 

É bem provável que você conheça esta frase de uma música da banda Legião Urbana. Ela é bem 

mais antiga. É bíblica e seu conteúdo merece reflexão. 

Até pode parecer contraditório, mas é isso mesmo. Somente a disciplina pode trazer possibilidade 

de liberdade ao ser humano. E quando se pensa nesta frase, deve-se entender disciplina com o sentido 

mais amplo que ela possui. Disciplina não é ter obrigação. 

Ter disciplina é se auto-gerenciar, é buscar as condições necessárias para se ter liberdade de 

escolhas. Disciplina é ter caráter, forjado na autocobrança por resultados – não resultados para os outros, 

mas para si mesmo, para contemplar aqueles objetivos a que a gente se propõe. 

Ninguém vence na vida sem ter disciplina. Não adianta traçar metas, planejar atitudes e, sem 

disciplina, não seguir aqueles objetivos mapeados. Vencer na vida não é amealhar recursos financeiros, 

mas sim ter o prazer do superar-se, do alcançar as metas, do vencer as dificuldades que nós mesmos 

colocamos como desafios. Todos nós conhecemos pessoas inteligentes, competentes e com outras 

virtudes que não chegam a lugar nenhum. Falta a disciplina. Sem ela, nada se conquista. 

Aliada a outras virtudes, a disciplina permite chegar onde se quer. E quando se alcança os objetivos 

propostos, nos tornamos ainda mais fortes. Mais fortes, passamos a ter a oportunidade e a liberdade de 

fazer escolhas. E escolher é a verdadeira liberdade. Poder escolher é ter caminhos a seguir, é ter opções, 

é ter oportunidades criadas não pelo destino ou pela sorte, mas pelas possibilidades plantadas por nós 

mesmos, por aqueles que têm disciplina. 

EM SUMA, QUEM TEM DISCIPLINA FAZ O SEU PRÓPRIO CAMINHO. E ISSO É TER LIBERDADE. 




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Objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilização 

de diários, listas etc. irão ajudá-lo a saber exatamente o que está fazendo, quando, por quê, como e por 

quanto tempo. Em conseqüência, você tem o tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre 

você. Você é quem manda, ditando o que deve acontecer e quando. 

Agora, depois desta semana em que falamos sobre organizar tarefas e utilizar melhor seu tempo, 

responda honestamente: disciplina é liberdade? 




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Obrigada por sua companhia! 

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Gerenciamento do Tempo - Seplan

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