Banco de dados de indivíduos HIV positivos para fins de ... - SBIS

Banco de dados de indivíduos HIV positivos para fins de pesquisa clínica:elaboração e atualizaçãoDayse Pereira Campos a , Cláudio de Souza Vieira Lisboa a , Luiz Alberto Matzenbacher b ,Beatriz Grinsztejn a , Valdiléa Gonçalves Veloso a , Sayonara Rocha Ribeiro c , Eliane BerinquéBraga a , Evilim Jashar aa Fiocruz/Instituto de Pesquisa Clínica Evandro Chagas, b IBGE/DPE/Coordenação de Métodos e Qualidade,c Secretaria Municipal de Saúde do Rio de Janeiro/Programa DST/AIDS.Resumo - Bancos de dados atualizados constituídos a partir de informações dos prontuários são importantesfontes para a realização de pesquisas. O Instituto de Pesquisa Clínica Evandro Chagas (IPEC) iniciou em 1998a elaboração de um banco de dados dos indivíduos HIV + atendidos. A existência de banco de dados depacientes permite a realização de pesquisas clínicas e epidemiológicas de forma mais rápida e eficiente. Paraesta finalidade foi elaborado um formulário de transcrição dos dados do prontuário para a revisão retrospectivae outro para atualização dos dados após os atendimentos médicos além de um manual de instruções depreenchimento. Os formulários foram pré-testados e os revisores foram treinados e supervisionados porinfectologista. Um programa de entrada e crítica dos dados foi desenvolvido. O banco conta atualmente comcerca de 2.600 registros dos indivíduos HIV + atendidos entre 1985 e 2005. Sua existência propiciou a realizaçãode estudos que geraram publicações em periódicos indexados e apresentações em congressos. Tem sidoutilizado em atividades de ensino como exemplo em cursos de análise de sobrevida e de metodologia científica.A sistemática do banco foi fornecida para outras instituições para gestão e pesquisa.Palavras-chave: AIDS, Banco de dados, Pesquisa, HIV, Sistema.Abstract - Updated database constituted by information from medical records are an important source for theaccomplishment of research. The Evandro Chagas Clinical Research Institute (IPEC) has initiated, in 1998, thedevelopment of an HIV+ subject’s database. This database allows the access to clinical and epidemiologic datafor research in an efficient manner. For this purpose, two forms have been elaborated to be the tools for thetranscription of medical records data. One of them was created for a retrospective review and the other for theupdate of medical visits data. In addition, a Data Handling Guidelines has been elaborated. The forms havebeen pre-tested and the reviewers were trained and supervised by an infectious diseases physician. A programfor data entry and analysis has also been developed. Currently, the database has approximately 2.600 registersof HIV+ subjects who have been seen at IPEC from 1985 to 2005. This database contributed to the conductionof studies that were published in journals registered in ISSN and were presented in Medical Conferences. It hasalso been used in education activities, e.g. courses of survival analysis and scientific methodology. Thedatabase methodology was given to other institutions for management and research.Key-words: AIDS, Database, Research, HIV, System.IntroduçãoOs sistemas de informações nacionais demortalidade (SIM), atendimentos ambulatoriais(SIASUS), uso de medicamentos (SICLOM),internações (SIHSUS/AIH), agravos de saúde(SINAN), exames (SISCEL) e assim como outrosse constituem em bases de dados relevantes paraa gestão da saúde e permitem a realização depesquisas. No entanto, por não terem sidoelaborados com a finalidade básica de promover arealização de estudos e por ser necessáriogarantir o sigilo dos indivíduos é praticamenteimpossível relacionar os registros desses sistemas,recuperando a história dos pacientes assistidos.A existência de bases de dados atualizadasconstruídas a partir de informações de relevânciaclínica e epidemiológica, existentes nos prontuários,constitui-se em uma importante ferramenta noacompanhamento da população assistida e em fontepara a realização de pesquisas.A construção do banco de dados dosportadores do vírus da Imunodeficiência Humana(HIV) ou indivíduos com AIDS atendidos no Institutode Pesquisa Clínica Evandro Chagas (IPEC) daFundação Oswaldo Cruz (FIOCRUZ) foi iniciada em1

1998 visando subsidiar estudos multiprofissionais,que podem se reverter em melhoria da qualidadeda assistência prestada.Para esta finalidade foi formulado o projeto:Elaboração e Manutenção de bancos de dados dosindivíduos HIV + , que contou com o financiamentoparcial do Ministério da Saúde, através daCoordenação de DST/AIDS (Projeto n.º914/BRA/59. UNESCO. FENSPTEC Processo99047).O principal objetivo foi manter uma base dedados dos indivíduos HIV + completa, atualizada econsistente no que se refere a informaçõespessoais e dos atendimentos médicos e quepermitisse a realização de pesquisas clínicas eepidemiológicas de forma mais rápida e eficiente.MetodologiaA primeira versão do formulário padronizadode transcrição dos dados do prontuário [1] tomoupor base o modelo gentilmente cedido pelo DoutorRichard D. Moore, da Universidade Jonhs Hopkins-Baltimore/EUA, utilizado para coleta semestral dosdados.Esse instrumento foi adaptado por umaequipe constituída por especialistas em infectologia,epidemiologia e estatística. Essa primeira versãopassou por uma série de revisões, testes e mais de30 atualizações. Recentemente, uma nova revisãodo formulário foi realizada para melhor organizar osdados coletados, incluir novas informações, eexcluir as consideradas irrelevantes. O formulárioatual contém dados de identificação ecaracterização do paciente sua condição sóciademográfica, além dos dados sobre a avaliação dorisco da infecção [2], hábitos e comportamentos,informações clínicas, descrição e datas de doençasoportunistas, códigos das doenças (CID-10),resultados e datas de exames laboratoriais,marcadores sorológicos, esquemas de tratamentocom anti-retrovirais, dados de internações, statusvital, e em caso de óbito, data e causas (Quadro 1).Para o correto preenchimento do formuláriofoi elaborado um manual com a definição dosconceitos utilizados e orientações dosprocedimentos. No manual é explicado o corretopreenchimento de cada campo e, quandonecessário, é apresentado um exemplo.Durante todo o processo a equipe derevisores foi treinada e supervisionada. Vinte porcento dos prontuários iniciais tiveram revisão duplaa fim de detectar omissões e erros nopreenchimento.Buscas são realizadas periodicamente nossistemas SINAN (Sistema de Informação deAgravos de Notificação) e SIM (Sistema deInformação de Mortalidade) para os indivíduos comperda de seguimento.Os casos de AIDS são definidos por uminfectologista após o preenchimento completo doformulário, avaliando CD4 ou linfócitos [3], doençasoportunistas ou a pontuação. Ele estabelece as datasdo diagnóstico de AIDS por dois critérios de definiçãode caso, o estabelecido pelo Ministério da Saúde em2004 e pelo CDC (Centers for Disease Control andPrevention) em 1993. Casos considerados maiscomplexos são definidos por consenso entre osespecialistas do grupo. Um programa para aautomação destas definições está em fase deelaboração. Este sistema irá permitir também aclassificação da evolução da síndrome usando ocritério do CDC em diferentes fases. A classificaçãoautomática será validada pela comparação com arealizada pelo especialista.Antes da conclusão do levantamentoretrospectivo, o total de prontuários então existentesfoi dividido em quatro amostras de igual tamanho.Este procedimento (ainda mantido) visava possibilitara realização de análises intermediárias, facilitar acoleta de dados e a organização dos formulários. Osprontuários foram ordenados por data de registro naInstituição e selecionados por amostragem sistemáticapara manter a distribuição cronológica. Um programafoi elaborado em Epi Info para a seleção destasamostras, com base na listagem dos indivíduos HIV +proveniente do arquivo nosológico que resgata peloCID (B24) os pacientes cadastrados no IPEC.Os formulários foram inicialmente digitados emum programa próprio elaborado em Epi Info [4],software de domínio público, que tem facilidades paraentrada de dados, armazenamento, crítica e análisede dados epidemiológicos, especialmente dirigida àárea de saúde. A versão utilizada para armazenar abase de dados ainda utilizava o sistema operacionalDOS, portanto, sem as facilidades “point and click” doWindows. No final da década de 90 o CDC lançou oEpi Info para Windows, mas que não guardacompatibilidade integral com a versão para DOS. Parautilizar o novo sistema seria necessário rever odesenho da base de dados e desenvolver programaspara migrar os arquivos de um sistema para o outro.A base de dados estava distribuída por váriassub-bases que podiam ser unidas a partir do númerodo registro do paciente, mas que gerava algunstranstornos operacionais e era cada vez mais difícil deadministrar dado ao grande número de variáveis e afalta de previsibilidade inicial da quantidade deexames ou internações necessárias.Em 2001, após a conclusão do estudo inicialcom a revisão de cerca de 1.500 prontuários, o bancofoi atualizado com a inclusão dos dados de cerca de300 pacientes atendidos no decorrer do ano. Nestaocasião o formulário sofreu uma significativa2

eadaptação, e foi oportuna a reformulação doprograma de entrada de dados. Estes formuláriosforam então digitados no programa desenvolvidoem IMPS [5], também de domínio público. É umsoftware que proporciona facilidades para entradade dados, edição e tabulação de dados e éorientado para o processamento de pesquisas ecensos em geral.Quando o sistema de administração da basede dados começou a mostrar sinais deobsolescência, as alternativas mais viáveis pararedesenhar o sistema eram a nova versão do EpiInfo para Windows e o CSPro [6], ambos softwaresgratuitos voltados para o processamento dequestionários ou formulários complexos, o últimocom estrutura hierárquica.O CSPro foi desenvolvido para substituir oIMPS e funciona em ambiente Windows. Em linhasgerais, o CSPro é mais adequado para a entradade dados, pois possui ferramentas que garantemmais qualidade a esta operação, e inferior ao EpiInfo no que diz respeito a análise dos dados. Estafragilidade, no entanto, é compensada pelaexistência de interfaces com os softwares deanálises estatísticas mais difundidos: R, SAS,SPSS e STATA, por exportar arquivos nos formatosusuais csv, txt e dat.A capacidade do CSPro de proporcionar umaentrada de dados de melhor qualidade foifundamental para sua escolha como software degerenciamento da base de dados. Este sistema tema vantagem de permitir a inclusão de tantos itensquantos forem necessários, como por exemplo,todos os resultados de exames e esquemasterapêuticos dos pacientes.Para facilitar a realização das atividadesgerenciais do banco desenvolveu-se, em Accessum aplicativo próprio para este fim. Umafuncionalidade implementada permite a impressãodo formulário preenchido com os dados dopaciente, para ser anexado ao prontuário e, assim,facilitar os atendimentos subseqüentes. Esteformulário resume as principais informaçõesclínicas e laboratoriais do paciente. Outra opçãopermite a visualização na tela ou impressão doscasos que atendem a um determinado critériovisando a atualização dos dados ou a seleção decasos para análise.Para que a base de dados se mantenhacompleta e atualizada, uma vez concluída a revisãoretrospectiva dos prontuários, foi elaborado uminstrumento mais simples para a complementaçãodos dados dos pacientes em acompanhamento.O processo de elaboração e atualização dobanco pode ser descrito pelas seguintes etapas:A. Processo manual de elaboração dolevantamento retrospectivo:1. Elaborar formulário de transcrição dosprontuários;2. Testar instrumento de coleta de dados;3. Identificar os indivíduos HIV + atendidos naInstituição;4. Alocar o novo indivíduo HIV + na amostraselecionada;5. Atribuir número seqüencial na amostracorrespondente para o formulário preenchido;6. Revisar prontuários preenchendo o formulário;7. Verificar o adequado preenchimento doformulário;8. Ir para E2;9. Digitar o formulário no sistema de entrada dedados;10. Arquivar os formulários, ordenados por amostrae número.B. Processo informatizado de elaboração dolevantamento retrospectivo:1. Elaborar programa de entrada e crítica dedados;2. Testar entrada de dados;3. Identificar inconsistências nos dados;4. Localizar formulários com inconsistência;5. Corrigir inconsistências pela revisão doprontuário/formulário;6. Ir para A7.C. Processo de inclusão de novos registros:1. Identificar os novos indivíduos HIV + atendidosna Instituição;2. Ir para A4.D. Processo de atualização dos dados:1. Elaborar formulário próprio para a atualizaçãodos dados dos prontuários dos pacientes quereceberam atendimento médico no períodoanterior;2. Processar os dados para a identificação destesindivíduos;3. Ir para A6.E. Processo de classificação e definição de casode AIDS:1. Identificar formulários de indivíduos que nãoatendiam as condições de definição de caso deAIDS em pelo menos um dos critérios;2. Classificar o estágio de evolução da síndromeno momento da entrada na Instituição definiçãodo caso utilizando o critério do CDC3. Verificar se o indivíduo HIV + se tornou caso deAIDS de acordo com os critérios do MS e/ouCDC;4. Classificar o estágio de evolução da síndromeno momento da definição do caso utilizando ocritério do CDC;5. Ir para A9.3

ResultadosO banco conta atualmente com cerca de2.600 registros, o que representa todos ospacientes HIV + cadastrados no IPEC entre 1985 e2005. A primeira utilização do banco de dadospossibilitou uma análise de sobrevida apósdiagnóstico de AIDS definida por dois critérios dedefinição de caso, com resultados equivalentes aode paises desenvolvidos [1].Com a existência do banco de dados estudosposteriores em AIDS e morbidades relacionadaspuderam ser realizados pela equipe do IPEC commaior eficiência, por não ser necessário olevantamento completo dos dados. Desta forma foipossível apresentar quatro resumos de pesquisasem congressos científicos nacionais [7], [8], [9] e[10] e quatro em congressos internacionais [11],[12], [13] e [14]. Foram publicadas em periódicosindexados duas análises oriundas dos dados dobanco [15] e [16]. Seis outras pesquisas estão emandamento.Informações do banco e/ou a metodologia doseu desenvolvimento tem sido utilizada ematividades de ensino. Uma amostra dos dados temsido utilizada em cursos da ENSP/Fiocruz e numlivro sobre análise de sobrevida [17]. A experiênciade elaboração do banco vem sendo apresentadapara alunos de mestrado e doutorado do IPEC eem eventos da FIOCRUZ [18] e [19].A sistemática de elaboração do banco dedados (modelo do formulário e programa deentrada e crítica) tem sido fornecida a outrasinstituições para fins acadêmicos e de serviço. NoHospital Universitário Gaffrée e Guinle/RJ serviu debase para a criação do banco equivalente ao doIPEC e foi utilizado para dissertação de mestrado[20]. Outra dissertação, esta com dados daPoliclínica do Hospital Universitário Antônio Pedroem Niterói/RJ, utilizou a mesma estrutura [21]. NoHospital Geral de Nova Iguaçu (Hospital da Posse)o levantamento de todos os pacientes foi realizado,utilizando o formulário e a entrada de dados doIPEC, mas as análises ainda estão em andamento.O Centro de pesquisa Aggeu Magalhães daFIOCRUZ/PE também está utilizando a estruturapara organizar as informações dos pacientesassistidos.Encontra-se em andamento uma análiseconjunta dos dados dos pacientes que utilizamterapia altamente potente (HAART) nesta instituiçãoe no hospital da Universidade Jonhs Hopkins emcolaboração com o Dr. Richard D. Moore.Discussão e ConclusõesOs dados advindos dos registros médicospodem e devem subsidiar investigações não somentedos pesquisadores e alunos do próprio instituto comotambém da FIOCRUZ e de outros centros de pesquisaem parceria com o IPEC.Antes da constituição desta base de dados aspesquisas em HIV/AIDS desenvolvidas no Institutorequeriam, invariavelmente, exaustivas revisões deprontuários. No entanto, os resultados das coletas e oaprimoramento das informações ficavam restritos acada pesquisador. A constituição do banco de dadosinstitucional favoreceu a economia de esforços e aintegração entre profissionais das áreas clínica,epidemiologia, de informática e estatística, e resultouna maior disponibilidade e qualidade das informações,inclusive na assistência ao paciente.O banco vem servindo tanto as atividadesacadêmicas quanto àquelas inerentes às rotinas dainstituição. Em relação à academia vários estudosrelativos à prevalência e incidência de doençasoportunista vêm sendo realizados.A construção de uma base de dadosretrospectivos e prospectivos dos pacientesportadores do HIV/AIDS atendidos no IPEC é,portanto, uma fonte fundamental no incremento eagilização da produção científica, o que justificaplenamente seu aprimoramento e manutenção.Concluímos que resultados das pesquisas combase nos bancos de dados podem reverter, maisrapidamente, em melhoria da qualidade da assistênciaprestada aos portadores do HIV/AIDS.AgradecimentosAgradecemos aos profissionais do IPEC pelautilização de seus registros nos prontuários; a Carolinae Sousa Bandeira, Bruno Scarpellini e DayvisonFreitas pelo levantamento dos dados e a todos doServiço de Estatística e Documentação do IPEC pelapresteza na localização dos prontuários; a KátiaValente de Lemos pela colaboração na hierarquizaçãoda categoria de exposição e na definição de outrasvariáveis para análise e a Flaviana Pavan, VictorConstâncio, Joilson Silva e Lyssa Araújo peloaprimoramento do banco desenvolvido em Access.Referências Bibliográficas[1] Campos DP. Análise de sobrevida dos pacientescom AIDS atendidos em um centro de pesquisa no Riode Janeiro - 1986 a 2000. [dissertação]. Instituto deMedicina Social/UERJ. Rio de Janeiro, 2001.[2] World Health Organization. Interim proposal for aWHO staging system for HIV infection and disease.Weekly Epidemiological Record. 1990. 65:221-228.4

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Quadro 1 - Descrição das variáveis do formulário do banco de dados do IPECCATEGORIA VARIÁVEIS ESPECIFICAÇÃOIdentificaçãoSóciodemográficaeepidemiológicaAtendimentoResultadoslaboratoriaisProfilaxia dasprincipaisdoençasoportunistasTerapiasClínicasClassificaçãoda evolução dainfecção edefinição decasos de AIDSDados desobrevida- Nº do formulário- Nº da amostra- Nº do registro- Sexo- Cor da pele- Escolaridade- Naturalidade- Nome do paciente- Nome da mãe- Local de residência- Data de nascimento- Estado civil/conjugal- Profissão/ocupação- Categoria de exposição- Data do primeiro atendimento- Data do primeiro resultado positivo- Tipo de acompanhamento- Contagens de carga viral- Contagem de linfócitos CD4 e CD8- Genotipagem/Fenotipagem- Sorologias para hepatite,citomegalovírus, toxoplasmose,rubéola, sífilis, HTLV e tuberculose.- Realização de profilaxia- Tipo de tratamento profilático efetuado- Vacinações- Anti-retrovirais utilizados.- Datas de início e término do esquema- Razão para a troca de medicamento- Adesão ao esquema anti-retroviral.- Manifestações clínicas relacionadas aAIDS com o respectivo CID10.- Data de sua ocorrência.- Outras doenças, sinais e estados nãorelacionados diretamente a AIDS (comCID10) e a data de sua ocorrência.- Dados de internação.- Classificação inicial por CDC 1993- Classificação da evolução da síndromepor CDC 1993 e definição do caso deAIDS de acordo com os critérios CDC1993 e Ministério da Saúde 2004- Data de definição do caso de AIDS emcada critério- Condição definidora do caso de AIDSem cada critério- Status vital- Dados sobre o óbito, caso tenhaocorrido, ou data do últimoatendimento.- Identificação da relação da causa doóbito com a AIDS- Fonte da informação do óbitoO número do formulário permite a sua organizaçãoe o nome da mãe auxilia a busca nos sistemas deinformações nacionais.A escolaridade é considerada em anos de estudocompletos. As categorias de exposição utilizadasseguiram o modelo da ficha do SINAN e utilizou-seo critério hierárquico da UNAIDS [2].O tipo de acompanhamento permite identificar aevolução do quadro, informando se houvecontinuidade do atendimento inicial e se ocorreuinternação.Incluídas também: leucometria global, linfócitos(%) e hemoglobina na entrada e no início dotratamento, com o objetivo de recuperarinformações do quadro imunológico do paciente naausência dos exames específicos, principalmentepara os casos diagnosticados no início daepidemia.Profilaxia primária (anterior à ocorrência deinfecção) ou secundária (posterior à ocorrência depelo menos um episódio da doença). Para cadaprofilaxia se: Realizada, Não Indicada, NãoRealizada.Os medicamentos prescritos e a duração de cadaesquema são descritos. A adesão e o motivo detroca de cada esquema é informado se houverrelato no prontuário.Identifica a doença de apresentação da AIDS e adata de sua ocorrência bem como as demaisdoenças oportunistas e outras doenças e estadosnão relacionadas com a AIDS. Em caso deinternação informa-se o diagnóstico final, data deentrada e saída e o tipo de saída.Classificação inicial e no momento da definição docaso por CDC 1993 (categoria clínica:A,B,C eestágio imunológico:1,2,3). Quando CD4 nãoestava disponível para avaliar o estágioimunológico, usou-se o % de linfócitos [3]. Acondição definidora foi categorizada como:imunológica, doença e pontuação. As datas sãoestabelecidas como a data inicial para a contagemdo tempo de sobrevida.Permite construir a variável de censura de cadacaso e estabelecer a data do fim doacompanhamento, em estudos de sobrevida.6