WMS – Warehouse management system: Proposta e análise dos benefícios da implantação de um sistema de gerenciamento de armazéns para uma empresa distribuidora

Trabalho de Conclusão de Curso
Engenharia de Produção
2013
WMS – Warehouse management system: Proposta e análise dos
benefícios da implantação de um sistema de gerenciamento de
armazéns para uma empresa distribuidora
WELITON JOSIEL TELES
ORIENTADOR: MONA LIZA MOURA DE OLIVEIRA
Resumo: O objetivo deste artigo é apresentar de que forma a implantação de um sistema de
gerenciamento de armazéns (WMS) pode contribuir para o maior controle interno dos
estoques, maior aumento de produtividade e conseqüentemente redução dos erros de
processamento dos pedidos de venda. O método de pesquisa utilizado é um estudo de caso em
uma empresa distribuidora de mercadorias, localizada no sul de Minas Gerais. Os resultados
evidenciaram que por meio da utilização do sistema WMS a empresa pode melhorar
consideravelmente todo o seu processo interno de estocagem e fluxo de informações,
elevando assim o nível de serviço logístico aos clientes.
Palavras-chave: WMS , Picking, Armazém, Estocagem.
1. Introdução
Com as mudanças cada dia mais rápidas no mercado e com o aumento da competitividade,
as empresas vem buscando novas ferramentas e metodologias de trabalho que contribuam
para o melhor gerenciamento de suas operações.
Segundo Ballou (2006) a logística está sendo cada vez mais estudada e vem tendo seu
destaque dentro das organizações, pois atualmente as empresas buscam ter uma logística que
possa oferecer aos seus clientes o produto ou serviço que ele deseja no momento certo, na
quantidade desejada e no local que ele deseja e ao mesmo tempo fornece maior contribuição á
empresa. O correto gerenciamento do armazém pode contribuir para que esse objetivo seja
alcançado, pois afeta diretamente o processo produtivo e distribuição.
Uma das alternativas que vem sendo utilizadas pelas instituições é a tecnologia da
informação, pois a mesma oferece novas tecnologias e ferramentas que contribuem para o
gerenciamento da cadeia de suprimentos. Destaca-se assim o sistema de gerenciamento WMS
(Warehouse Management system) ou sistema de gerenciamento de estoque.
O uso desta ferramenta pode contribuir para a redução dos tempos de processamento e
movimentação dentro de um sistema de distribuição, além de aumentar a eficiência de espaço
físico e consequentemente aumento de produtividade e nível de serviço logístico.(GOMES e
RIBEIRO, 2004)
Sendo assim, este artigo propõe a implantação do sistema de gerenciamento para o
armazém de uma empresa distribuidora, empresa situada em Minas Gerais, que é responsável
pelo armazenamento e distribuição de produtos de automação e coleta de dados.
O método de pesquisa utilizado é de natureza qualitativa, sendo necessária a realização
de uma pesquisa bibliográfica sobre a ferramenta em questão na literatura, seguido de um
estudo de caso e uma proposta de implantação para a empresa estudada.
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O artigo está organizado da seguinte maneira: O item 2 abrange o referêncial teórico
sobre armazém, sistemas de distribuição e tecnologia da informação; O item 3 compreende o
estudo de caso com a caracterização da empresa estudada, definição do processo atual no
armazém da empresa e proposta para os processos com a implantação do WMS, seguido da
descrição dos possíveis beneficios com a implantação do sistema. Por fim, as considerações
finais comentam as principais contribuições do artigo e são apresentadas as referências
bibliográficas.
2. Revisão bibliográfica
2.1 Armazém
2.1.1 Conceitos
O conceito de armazem segundo Lambert (1998) é definido como parte do processo
logístico de uma empresa que estoca produtos entre o ponto de origem e o ponto de destino,
onde a administração da empresa obtém informações sobre a situação, disposição e condição
dos materiais estocados.
Para Lacerda (2000) as operações básicas do armazém consistem em recebimento,
posicionamento, estocagem, picking e expedição.
Segundo Pozzo (2002) a armazenagem é uma atividade que dá suporte ao processo
logístico e as atividades primárias, possibilitando assim que a empresa possa ter sucesso em
suas operações, ganhando mercado, mantendo e conquistando novos clientes e
conseqüentemente aumentando seu lucro. Segundo o mesmo autor, para que esse sucesso
possa ser alcançado é necessário que a empresa tenha um sistema de informações de alta
qualidade, para que assim possa atender as necessidades das operações e processos que
compõem a estrutura do sistema logístico da empresa.
Deste modo, a armazenagem é um importante processo de um sistema logístico e seu
correto gerenciamento proporciona o aumento do serviço logístico das empresas e em
ambiente corporativo que sofre mudanças constantemente se torna um diferencial.
2.1.2 Classificação
Para Ballou (2006), os armazéns realizam um papel-chave no aumento e eficiência na
movimentação de mercadorias, possibilitando o aumento do nível de serviço logístico através
da compensação eficaz dos custos de estocagem e movimentação com custos de transporte
reduzidos.
De acordo com o mesmo autor, é de extrema importância a definição da localização e
do tamanho necessário do edifício para as instalações. Se for utilizado um local alugado, o
problema neste caso é a definição de como utilizar da melhor maneira possível o espaço físico
do local, a fim de atender as necessidades do armazém. Para o referido autor, as empresas
possuem quatro opções para o armazém, são elas: Possuir um espaço físico próprio, aluguel
de espaços de terceiros, alugar o depósito e estocar em trânsito. Assim as empresas devem
analisar a opção que atende melhor suas necessidades, pois cada uma oferece vários níveis de
custos, envolvimento econômico e riscos para as empresas.
Segundo Ferreira (1998, apud Ribeiro et al., 2006), os armazéns são classificados em
função do seu uso, que podem ser: Armazéns frigoríficos, armazéns de uso geral, armazéns de
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materiais inflamáveis, abrigos transitórios, galpões, armazéns elevados, armazéns cobertos
com terra ou subterrâneos.
Segundo o mesmo autor a melhor ferramenta para o aproveitamento total da área
disponível é o planejamento da área de estocagem, pois a estocagem dos materiais em um
determinado local pode ser realizada de acordo com a suas similaridades, o que pode
influenciar nos critérios de arrumação dos itens.
2.1.3 Sistema de distribuição
Segundo Ferreira (2003, apud Ribeiro et al., 2006), o transporte dos materiais do
fornecedor até o consumidor final representa a distribuição física dos materiais e o caminho
pelo qual os produtos percorrem é o canal de distribuição.
Atualmente as empresas tem a opção de optar por um sistema de distribuição
escalonado ou direto. Segundo Lacerda (2000), no sistema de distribuição escalonado ou
indireto as empresas possuem centros de distribuições e armazéns centrais próximos aos
clientes. Já nos sistema de distribuição direto, as empresas possuem armazéns centrais que
expedem as mercadorias diretamente para os clientes. Para o referido autor, os sistemas
diretos também podem contar com instalações intermediárias, através das mesmas, evita-se a
necessidade de estoques e possibilita um fluxo rápido de mercadorias, aliados a baixo custo de
transporte, são elas: Merge in transit, cross-docking e transit point.
2.2 Tecnologia da informação: Conceitos, ferramentas, automação e o WMS
2.2.1 Conceitos
Atualmente os avanços tecnológicos estão ocorrendo cada vez mais rápidos e a
tecnologia da informação possibilita vantagens competitivas em um ambiente econômico cada
vez mais exigente.
Para Banzato (2004) a tecnologia da informação (TI) possibilita a integração e a troca
de informações entre as atividades primárias, que são desde as atividades de entrada de
pedidos até a entrega ao cliente final e as atividades secundárias que provém a infra estrutura
e a tecnologia que possibilita o atendimento ao cliente. Essas atividades segundo o autor em
questão são as atividades que compõem a cadeia de valor de uma empresa.
2.2.2 Ferramentas
Segundo Banzato (2004), as ferramentas que são utilizadas para estabelecer a
identidade de um elemento da cadeia de abastecimento são definidas como soluções da
tecnologia de identificação. As soluções utilizadas segundo o autor são muitas vezes
integradas com soluções para comunicação de dados. Dentre as diversas tecnologias de
identificação utilizadas pode-se citar: Etiquetas de códigos de barras, sistemas de
endereçamento, transponder (RFID – Identificação via radiofrequência), identificação visual,
GPS (Posicionamento via satélite), entre outros.
Segundo o referido autor, além das tecnologias de identificação, pode-se citar também
as tecnologias de comunicação, que são responsáveis pela comunicação dos dados entre os
elementos da cadeia de abastecimento. São elas: EDI (Intercâmbio eletrônico de dados,
“Eletronic Data Interchange”), XML (Protocolo de comunicação, “Extended Markup
Language”), comunicação baseada na voz, comunicação via infravermelho, comunicação
baseada na luz (“Pick-to-ligth”), WAP/SMS (“Short Mensaging System”), etc.
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2.2.3 Automação na Ármazenagem
No Brasil se torna cada vez mais freqüente a utilização e implementação da automação
no processo de armazenagem, desde projetos mais simples, no qual envolve o processo de
separação de pedidos até os mais sofisticados, onde todo o processo do fluxo logístico é
realizado com pouca intervenção humana.
Segundo Fleury (2000) a implantação de sistemas automáticos é uma reação das
organizações as demandas de um novo ambiente de negócios, no qual se tem clientes cada vez
mais exigentes, maior concorrência no mercado, obrigando as empresas a fazerem grandes
mudanças nas estruturas de armazenagem e distribuição.
Segundo o mesmo autor, os clientes estão menos dispostos a carregar estoques,
portanto procuram fazer pedidos cada vez menores e com maior freqüência, acarretando no
aumento da demanda pelas operações de Picking, além de os mesmos demandarem menores
tempos de resposta de seus fornecedores, conseqüentemente aumentando a pressão por
agilidade nos centros de distribuição que com isso passam a ter menores tempos entre o
recebimento e a expedição do material. A tabela 1 ilustra as novas demandas dos clientes
sobre as estruturas de armazenagem:
TABELA 1 - Novas exigências para as operações de armazenagem
Ciclos de pedidos mais curtos
Tolerância zero a erros
Menores quantidades de pedidos
Pedidos mais frequentes
Competição baseada no ciclo do pedido e na qualidade
Impactos operacionais
Aumento da carga de trabalho devido ao numero de pedidos
Aumento de atividade de expedição e recebimento
Aumento de atividades de controle de qualidade
Aumento de custo de carregar estoque
Diminuição da produtividade por empregado
Maior necessidade de espaço para estocar um número maior de itens
Fonte: Fleury (2000)
Para Fleury (2000) as instalações de armazenagem tradicionais, ou seja, que possuem
processos baseados em papel, que realizam as operações com sistemas computacionais que
rodam em batch ou que foram implantadas para aumentar a utilização do espaço e não a
eficiência do fluxo logístico irão enfrentar grandes dificuldades em atender aos novos
requisitos do mercado e dos clientes (Figura 1).
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Figura 1 - Conseqüências sobre as estruturas tradicionais de armazenagem. Fonte: Fleury (2000)
Tendo em vista essas conclusões, a adoção da automação nos processos de
armazenagem são essenciais para que as empresas possam se manter competitivas, ainda mais
no Brasil, que está ainda iniciando esse movimento.
2.2.4 WMS – Warehouse management System( Sistema de gerenciamento de armazéns)
O sistema de gerenciamento de armazéns WMS (Warehouse Management System)
surgiu a partir da evolução do sistema de gerenciamento WCS (Warehouse Control System),
no qual o WMS possui algumas funções adicionais que foram sendo agregadas a partir do
momento em que o sistema WCS foi passando de um simples sistema de controle para um
sistema mais complexo.
De acordo com Banzato (2004) o sistema de gerenciamento de armazéns WMS –
Warehouse Management system é um sistema que gestão que possibilita a otimização dos
fluxos operacionais (fluxo de materiais) e fluxos administrativos (fluxos de informações) no
processo do armazém, incluindo também os processos de recebimento, inspeção,
endereçamento, armazenagem, embalagem, separação, expedição, inventários, além de outras
atividades do processo interno logístico.
Para o mesmo autor, a implementação do WMS permite a redução de custos
desnecessários, que é possível através do aumento da eficiência da mão de obra,
conseqüentemente, tem-se um armazém que exige uma menor carga de trabalho, reduzindo a
necessidade de horas extras, contratação de pessoal adicional e correção de erros. Em um
ambiente WMS, onde o mesmo utiliza dados e informações em tempo real, os erros são
descobertos e corrigidos imediatamente. Em relação a custos, os mesmos são reduzidos
através da redução de inventários e da necessidade de expandir para instalações maiores.
Segundo o referido autor, todas as informações necessárias são originadas através das
transportadoras, fornecedores, sistemas de informações de negócios, fabricantes e clientes. O
WMS utiliza as informações para receber, inspecionar, estocar, separar, embalar e expedir
mercadorias da forma mais eficiente possível, essa eficiência é possível através da
roteirização, planejamento e tarefas múltiplas que acontecem nos diversos processos no
armazém das empresas.
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“Todas as atividades passam a ser controladas e gerenciadas pelo WMS, em vez de
serem feitas pelo operador, eliminando o uso de papéis, minimizando erros, aumentando a
velocidade operacional e proporcionando uma acuracidade de informações muito alta”
(BANZATO, 2004).
Para Arbache et al. (2004), o WMS possibilita agilizar todo o fluxo de informações no
armazém, proporcionando a melhor operacionalidade no processo de armazenagem além de
promover a otimização do processo, através do gerenciamento mais eficiente de informações
e recursos. Em um sistema WMS as informações podem ser originadas dentro do sistema
ERP ou fora da empresa, através dos clientes e fornecedores. Através das informações obtidas
o sistema executa as suas funções básicas no processo de armazenagem, que são: Receber,
estocar e separar.
Moura et al. (2004), apresenta alguns dos principais benefícios que o sistema WMS
pode trazer para um melhor controle e gerenciamento do armazém, são eles:
‣ Melhor acuracidade do estoque;
‣ Erros reduzidos;
‣ Melhor utilização de espaço;
‣ Papelada de trabalho reduzido;
‣ Maior produtividade;
‣ Eliminação de inventários gerais;
‣ Melhor gerenciamento de mão de obra;
‣ Melhor controle de carga de trabalho;
2.2.4.1 Objetivos básicos e funcionalidades do WMS
Segundo Sucupira (2010), os objetivos básicos do sistema WMS são:
‣ Aumento das precisões das informações de estoque: É de primordial importância
para as organizações que as informações em relação ao estoque sejam as mais precisas
possíveis, pois erros para mais ou para menos, causam falta ou excessos no estoque e
conseqüentemente provocam sérios problemas com os clientes.
‣ Aumento de velocidade e qualidade das operações: Devido a novas exigências dos
clientes, onde os mesmos compram cada vez mais produtos e em menores quantidades
é constante a exigência de operações mais eficientes em relação a separação de
pedidos. Diante deste cenário, o uso de equipamentos de movimentação, coletores de
dados, códigos de barras e a comunicação on-line por rádio freqüência se tornam
imprescindíveis para as transações de estoque para que estas sejam realizadas com
maior rapidez e com grande eficiência, evitando erros de expedição e informações,
possibilitando atender os clientes em prazos cada dia menores.
‣ Aumento da produtividade do pessoal e dos equipamentos: O sistema WMS
propicia grande redução de custos com mão de obra, além de reduzir a necessidade de
equipamentos para a mesma quantidade de movimentações se essas fossem feitas por
sistemas tradicionais, isso devido a sua capacidade de trabalhar com equipamentos de
movimentação automatizados.
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Além dos objetivos básicos do sistema WMS, Sucupira também destaca as
funcionalidades do sistema, são elas:
‣ Rastreabilidade das operações: Todas as atividades como recebimento, inspeção,
armazenagem, separação (Picking), embalagem e outras atividades que fazem parte do
negócio do sistema são registradas em tempo real, inclusive a identificação do
operador e equipamento que realizou a atividade, permitindo maior controle de cada
uma das atividades e operações que são realizadas no armazém.
‣ Inventários físicos rotativos e gerais: Através de regras que são parametrizadas pelos
usuários, o sistema convocará operadores para a realização de inventários rotativos ou
gerais, sejam estes inventários orientados por endereço ou por item.
‣ Planejamento e controle de capacidades: É possível através dos cadastramentos de
“centros de trabalho”, como docas de recebimento, operadores, docas de expedição,
empilhadeiras , recursos de cada atividade fazer um planejamento de atividades como
o agendamento de entregas, tanto dos fornecedores quanto entregas para os clientes,
sendo assim possível analisar e atacar os “gargalos do sistema”.
‣ Definição de características de uso de cada local de armazenagem: Através do
mapeamento do estoque, ou seja, o mapeamento dos locais de armazenagem pode-se
identificar no sistema todos os endereços e as características dos itens que possam ser
armazenados em cada um dos endereços disponíveis. Assim, com as características
dos itens disponíveis o sistema convoca os operadores a armazenarem os produtos nos
locais adequados para maior proteção e produtividade das movimentações dos itens de
trabalho.
‣ Sistema de classificação de itens: O sistema deverá possuir um módulo de
cadastramento de maneira a permitir o cadastramento de parâmetros em um nível,
permitindo que os materiais pertencentes a aquela classe cadastrada possa absorver os
parâmetros automaticamente, assim é reduzido o trabalho de cadastramento individual
de cada item.
‣ Controle de lotes, datas de liberação e situações de controle de qualidade: O
Sistema WMS deve conter registros em cada uma das unidades, as informações dos
lotes de fabricação de produtos sujeitos a esse tipo de controle, permitindo assim a
identificação futura de para onde o produto de um lote foi enviado, seja para um
cliente interno ou cliente externo. Já produtos que tenham controle por número de
série, o sistema deve manter a rastreabilidade de transações fazendo referência a
aquele número. O sistema WMS também deve manter registrada a situação que o item
se encontra dentro da unidade, seja ela de recebimento, rejeição, aprovação,
quarentena e outras situações de bloqueio exigidas pelas características dos itens ou do
processo.
‣ Separação de pedidos (Picking): O sistema deve permitir que a separação de pedidos
seja realizada da área de armazenagem para a expedição ou de uma área de
armazenamento consolidada para a área de separação secundária. Todas essas
operações devem ser parametrizadas através de sistemas como FIFO (First in, First
out), LIFO (Last in, first out) ou outros métodos especiais para situações onde
ocorram excesso de cargas ou falta de equipamentos de movimentação em estantes
altas.
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‣ Interfaceamento com clientes e fornecedores: Esse sistema deve permitir uma fácil
comunicação com clientes e fornecedores a fim de permitir que sejam enviadas
antecipadamente documentos de remessas de mercadorias, notas fiscais, pedidos de
compra, entrou outros, possibilitando assim a antecipação e programação de operações
de recebimento com antecedência. Da mesma maneira deve permitir que sejam
encaminhados aos clientes os pedidos colocados nos fornecedores e as notas fiscais de
venda para impressão no local do CD. Porém tais informações devem respeitar os
padrões de EDI estabelecidas pelas entidades responsáveis.
‣ Cálculo de embalagem de despachos e lista de conteúdos: O sistema WMS deve ser
capaz de calcular as embalagens que serão necessárias para embalar os mais diversos
tipos de mercadorias que serão enviadas para os clientes, possibilitando também a
emissão de listagem de conteúdo e pesos líquidos de cada embalagem.
‣ Controle de rotas e carregamento de veículos: O sistema WMS deve permitir o
cadastro de rotas e o controle de todos os volumes que são carregados em cada
veículo. Assim é possível o maior controle das mercadorias transportadas através da
integração com o transportador que deve permitir a transmissão de dados de
recebimento, canhotos assinados, visando permitir a avaliação de desempenho do
transportador e informações de rastreabilidade de encomendas.
Em um pesquisa realizada em um centro de distribuição Rodrigues et al. (2011),
verificou que o sistema de gerenciamento de armazéns trouxe ganhos efetivos para a empresa
que implantou o sistema WMS, tendo um impacto positivo no gerenciamento de informações
e de atividades no centro de distribuição, passando pelos processos desde o recebimento até o
momento da expedição dos materiais. O referido autor apresentou na figura 2 os ganhos
efetivos nas operações do centro de distribuição em questão, onde é possível verificar que o
sistema contribuiu para uma melhoria em todas as operações do CD (centro de distribuição).
Figura 2 - Comparativa da freqüência de erros antes e após a implantação. Fonte: Rodrigues et al.(2011)
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2.2.4.2 Implantação de um sistema WMS
Para Sucupira (2010), devido a grande quantidade de funções necessárias para o
WMS, esse sistema tem uma abrangência bastante complexa com diversas áreas da empresa e
também com ambientes externos como fornecedores, clientes e transportadores. Sendo assim
a implantação deste sistema deve ser realizada com base em conceitos de projeto, assegurando
a participação de diversos envolvidos de maneira intensa e responsável.
Lacerda (1999) considera os sistemas de automação complexos, pois envolvem a
integração de várias tecnologias relacionadas ao sistema de gerenciamento WMS, aos
mecanismos de captura e visualização de informações como os códigos de barras, terminais
remotos, sistema de rádio freqüência e scanners e aos equipamentos de manuseio, estocagem
de materiais e transporte.
O sistema depende da grande integração com cliente e fornecedores, podendo envolver
também sistemas eletrônicos de troca de dados (EDI). Os altos investimentos envolvidos e o
enorme esforço necessário para sua implantação exigem um controle altamente disciplinado
no desenvolvimento e execução do projeto.
3. Aplicação do método de pesquisa: Estudo de caso
O presente estudo de caso foi realizado na empresa do setor de distribuição de
produtos de coleta de dados e automação. A empresa em questão iniciou suas atividades em
1997 em Miami, provendo distribuição de soluções de códigos de barras e rede sem fio
voltada para a América central e caribe. Em 2001 a empresa criou sua primeira subsidiária no
Brasil e consolidou-se rapidamente como distribuidor completo na área de AIDC(Automatic
Identification and Data Capture). Em 2007 a empresa divulgou a aquisição de um
distribuidor de automação comercial, com o objetivo de aumentar seu portfólio e hoje a
empresa atua no mercado nacional com mais de 25 marcas para as mais diversas aplicações.
A empresa possui ampla abrangência, contando com estrutura em Greenville, Carolina
do Sul (EUA) e escritórios comerciais em São Paulo, Porto Alegre e em Santiago (Chile) e
unidade fabril, logística e administrativa em Itajubá/MG e em Resende/RJ.
3.1 Objetos de estudo: Unidade de Itajubá
O estudo de caso será concentrado na unidade localizada no estado de Minas Gerais,
no município de Itajubá, inaugurada em 2001, a unidade em questão é responsável pela
distribuição de produtos de automação e coleta de dados, contando atualmente com 60
funcionários efetivos e com apenas um turno de trabalho, no período diurno.
A unidade conta com um galpão no qual fica localizado o armazém da empresa, ou
seja, o setor de logística. O setor de logística é responsável por toda a movimentação de
materiais da empresa, desde o recebimento de materiais, estes importados ou nacionais, até a
expedição para os clientes, que abrange todo o território nacional. O armazém é dividido em
várias áreas que se integram de acordo com as necessidades do processo, as áreas
mencionadas são a de recebimento nacional, recebimento importado que na sua grande
maioria necessita de industrialização, sendo esta realizada pelo setor de produção que
trabalha diretamente ligado a logística, área de inspeção, área de armazenagem, área de
separação e área de expedição.
O armazém da empresa atualmente conta com uma quantidade de aproximadamente
400 tipos de produtos diferentes, desde os mais pequenos como cabos, baterias, roletes até
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itens de maior porte como impressoras industriais, contadores de cédulas, entre outros.
Devido essa grande variedade de produtos é de grande importância que se tenham um grande
controle desde o recebimento, passando pela armazenagem até a entrega ao cliente final.
Devido ao longo tempo para importação de alguns itens, que podem demorar até 3 meses para
chegar a unidade, a uma grande necessidade de se manter um estoque, pois os clientes muitas
vezes necessitam de itens a pronta entrega.
No armazém da empresa estudada são realizadas as seguintes operações:
Recebimento, inspeção, estocagem, picking, expedição, dentro outras atividades, todas essas
operações são realizadas com o auxilio do sistema SAP.
3.1.1 Situações atuais do armazém da empresa
Por não possuir um sistema de gestão de armazéns específico, a empresa sofre com
alguns problemas no seu setor de logística, pois o sistema SAP não oferece ferramentas
necessárias para a execução de alguns processos logísticos, e assim falta agilidade necessária
para atender as demandas dos clientes e das operações.
A seguir serão apresentadas as operações e processos que são realizadas atualmente no
setor de logística da empresa em questão, a fim de facilitar a identificação dos pontos fortes e
os pontos que podem ser melhorados com a implantação de um sistema de gerenciamento de
armazéns(WMS). Para a melhor visualização das operações, foi elaborado um fluxograma do
processo atual (figura 3), assim é possível analisar como o processo é realizado seguindo a
ordem das operações.
Recebimento
Inspeção de Qualidade
Estocagem
Inventários
Separação
Embalagem e expedição
Figura 3 - Fluxo operacional das atividades no armazém. Fonte: Elaborado pelo autor
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‣ Recebimento de mercadorias: O primeiro processo realizado pelo setor de logística
da empresa é o recebimento de materiais que é iniciado quando o caminhão chega ao
portão de desembarque, com as notas fiscais em mãos o responsável pelo recebimento
checa no sistema SAP se existe o pedido de compra do material e a quantidade que foi
comprada para assim realizar a conferência física do material e números de volumes
descarregados, se tudo estiver conforme o pedido o material é aceito. O passo seguinte
é o processo de recebimento no sistema, ou seja, é realizada a entrada do saldo dos
materiais no sistema SAP, para posterior visualização dos setores de vendas da
empresa. O processo é realizado através do pedido de compra que já está no sistema, a
partir deste pedido o responsável realiza os trâmites no sistema, gerando o saldo dos
itens no estoque já pré-determinado.
‣ Inspeção de qualidade: Alguns produtos nacionais que são comprados podem
necessitar de inspeção de qualidade, a necessidade de inspeção é verificada através do
cadastro de item no sistema SAP, caso o item necessite de inspeção deve conter no
cadastro o “roteiro de inspeção”, ou seja, deve ser explicado os passos da inspeção que
deve ser realizada, esta varia de item para item. Já a quantidade que deve ser
inspecionada de um determinado lote é verificada através da cópia controlada da
norma da ABNT( Associação Brasileira de normas técnicas), que fica localizada no
setor de logística. Após realizada a inspeção o responsável deve colar na caixa do item
o número do recebimento e uma etiqueta verde, que indica que o item passou por
inspeção, logo em seguida o responsável deve preencher o relatório de inspeção que
deve ser salvo na “rede” para visualização do setor de qualidade e compras.
‣ Estocagem: Depois de realizados todos os processos de industrialização que é
realizado pelo setor de produção e inspeção que é realizado pela logística, os produtos
ficam disponíveis para armazenagem, os itens disponíveis ficam alocados após a
marcação (linha verde). A armazenagem pode ser realizada pelo mesmo funcionário
que realizou a inspeção ou por outro, depende de como está o movimento de separação
de pedidos. Os itens muitas vezes ficam dias nos corredores aguardando para ser
armazenado, o que muitas vezes dificulta o fluxo das paleteiras e funcionários. Os
produtos podem ser armazenados em prateleiras ou em palets, essa escolha é feita pelo
funcionário no momento da estocagem, seguindo a lógica de que os produtos são
armazenados pela marca (fabricante) e dentro desta estocagem são separados por
características, ou seja, coletores, leitores, carregadores e acessórios. Na figura 4 é
apresentado o layout do armazém e suas respectivas áreas internas:
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Figura 4: Armazém da empresa. Fonte: Elaborado pelo autor
‣ Inventários: Devido ao grande fluxo de mercadorias, entrada, saída e as
movimentações dentro do armazém é necessário que seja realizado inventários no
estoque, a fim de identificar e corrigir possíveis erros de saldo dos itens, o inventário
no processo atual da empresa não possui um sistema definido, ou seja, o mesmo é
realizado quando um operador acha necessário ou quando o gestor de logística solicita.
O inventário é realizado através de planilhas que são elaboradas pelo operador,
anotando o part number, quantidade e o estoque que o mesmo se encontra e em
seguida compara com o sistema SAP ou pode ser realizado através da impressão de
um relatório que é exportado direto do sistema e assim realizar a conferência no
estoque físico.
‣ Separação ou Picking: Quando os pedidos de venda estão aprovados e foram
analisados pelo gestor da logística os mesmos podem ser visualizados pelos
funcionários da logística no SAP, especificamente na tela picking e embalagem, no
qual é possível visualizar o n° do pedido, a quantidade necessária e o estoque que o
item está localizado. Os responsáveis pela separação devem anotar todas as
informações necessárias para se deslocar até as prateleiras, retirar os produtos e levar
até a área de separação, o passo seguinte é os preenchimentos do número de volumes,
o tipo de embalagem, peso bruto total e logo em seguida é feita a leitura dos números
de série através de um leitor de código de barras, assim o código lido que corresponde
a um item que está no sistema será “retirado do estoque” no qual ele se encontra.
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‣ Expedição: Quando a separação e finalizada o pedido fica disponível para
faturamento e posteriormente emissão da nota fiscal de saída, processo realizado pelo
setor de faturamento. Quando o setor de faturamento disponibiliza a nota fiscal o
produto já pode ser embalado e expedido. A operação inicial é a impressão da etiqueta
de endereçamento que é realizada em um computador, denominado “computador
padrão” para essa operação. Com a etiqueta e nota fiscal em mãos o funcionário se
desloca até a área de separação e retira o produto e o coloca na bancada para
conferência, a mesma é realizada verificando a quantidade de cada produto, o número
de série, dependendo da quantidade de itens e de números de série, o processo de torna
muito demorado, pois é necessária a conferência completa. Após embalado o pedido
fica juntamente com a nota fiscal em palets na área de expedição que já é demarcada
aguardando a chegada das transportadoras para coleta.
Foram levadas em consideração somente as operações mencionadas acima, pois as
mesmas são as principais operações realizadas pelo setor de logística da empresa, sendo assim
as mudanças e benefícios com a implantação de um sistema de gerenciamento de armazéns
WMS podem ser mais facilmente identificadas. Como as operações são realizadas sem o
auxilio de um sistema de gerenciamento de armazéns específico, cada etapa do processo
logístico sofre com alguns problemas freqüentes e que são de difícil administração sem uma
ferramenta apropriada. Na tabela 2 foram listados alguns dos principais problemas que
ocorrem em cada etapa do processo logístico:
TABELA 2 – Problemas enfrentados em cada processo do armazém
Fonte: Elaborado pelo autor
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3.1.2 Cenário proposto com a implantação do sistema WMS
Inicialmente buscaram-se identificar as características dos principais processos
realizados no setor de logística da empresa e os problemas que ocorrem em cada processo, a
fim de descobrir as dificuldades encontradas para a realização das operações através do
processo atual. Esta identificação foi feita através de um estudo de caso, assim foi possível
verificar as necessidades em relação ao sistema de informação para o gerenciamento das
operações do armazém.
O estudo de caso possibilitou a elaboração de uma proposta de implantação do sistema
WMS para o gerenciamento e realização das operações do armazém (logística) da empresa
estudada.
Com base nos processos de recebimento, inspeção, estocagem, inventários, separação
e expedição apresentados acima, chegou-se a algumas propostas para cada processo com a
implantação do sistema WMS, estas propostas serão elaboradas de acordo com as
características do WMS já apresentadas. Abaixo serão apresentadas as propostas com a
utilização do sistema de gerenciamento de armazéns para cada processo da logística da
empresa:
‣ Recebimento de mercadorias: Como no processo anterior ao WMS o processo de
recebimento deverá iniciar-se com a chegada dos caminhões ao portão de
recebimento. O operador deverá ler o código de barras do material com o coletor de
dados e digitar a quantidade do produto que foi recebido, o coletor automaticamente
irá comparar as informações digitadas com os dados do pedido de compra que estão
no sistema SAP, os dois sistemas devem trabalhar integrados, as informações são
transmitidas por RFID (Radiofreqüência). Caso exista alguma divergência entre as
informações digitadas e o sistema SAP, o coletor de dados irá acusar essa
divergência para verificação e recontagem, porém os dados lançados nos coletores
devem estar de acordo com o físico para não gerarem futuros problemas de
inventário. Caso as informações e documentações estejam de acordo, é autorizado o
recebimento do material no sistema, onde os dados de cubagem do material já devem
estar previamente cadastrados no sistema SAP para que o WMS possa fazer os
cálculos de cubagem para a armazenagem no estoque.
‣ Inspeção de qualidade: Como o processo de inspeção segue uma norma da ABNT, os
dados do roteiro de inspeção de cada item e a quantidade de amostragem serão
previamente cadastradas no sistema WMS, assim elimina-se a necessidade de
verificação na norma para realizar a operação de inspeção. Com o coletor de dados
em mãos, será realizada a leitura do código de barras do produto e digitada a
quantidade recebida, automaticamente o WMS irá mostrar para o operador o roteiro
e quantidade de amostragem necessária.
‣ Estocagem: Para o processo de armazenagem, como o sistema trabalha com o
endereçamento do estoque, inicialmente fez-se necessário a elaboração do
mapeamento das prateleiras, através de ruas, níveis e colunas. As figura 5, 6 e 7
demonstram a proposta para o mapeamento do armazém:
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Figura 5: Esquema de endereçamento de estoque. Fonte: Elaborado pelo autor
Figura 6: Esquema de endereçamento de estoque. Fonte: Elaborado pelo autor
Figura 7: Esquema de endereçamento de estoque. Fonte: Elaborado pelo autor
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Os materiais disponíveis para armazenagem serão armazenados de acordo com a
indicação dos coletores de dados, que automaticamente indicam em qual rua e prateleira o
material deve ser alocada, por isso a grande importância dos dados de cubagem já estarem
cadastrados no momento do recebimento.
Através deste sistema o tempo de armazenagem será reduzido e não haverá materiais
nos corredores e conseqüentemente atrapalhando o fluxo, pois a armazenagem deve ocorrer
assim que o coletor de dados solicitar ao operador. O outro benefício deste sistema é a
rastreabilidade do produto no estoque, assim a localização de cada tipo de produto fica
registrada no sistema, facilitando no processo de separação ou picking e inventários.
‣ Inventários: Com o sistema WMS implantado não será necessário que o operador ou
o gestor da logística controle quando e o que será inventariado, o próprio sistema
possui o controle. O inventário deverá ser realizado com o auxilio de coletores de
dados, no qual o operador deverá se deslocar até o local que o sistema solicitou (Rua,
prateleira) e realizar a leitura do código de barras do part. number e digitar a
quantidade contada, após esse processo os dados serão transmitidos via
radiofreqüência e caso ocorra divergência entre os dados coletados no inventário e o
sistema SAP o operador já é avisado automaticamente e é solicitado a recontagem.
‣ Separação ou picking: Com o sistema WMS implantado, a separação do pedido será
realizada no momento da coleta do material nas prateleiras, ou seja, o operador
responsável irá se deslocar até o armazém com o coletor de dados, na tela do coletor
será possível visualizar os dados do pedido de venda e os dados de onde se encontra
a mercadoria no armazém, facilitando a localização e propiciando menor tempo de
separação de pedidos. Depois de localizado o material no armazém e coletado a
quantidade necessária o operador deverá realizar a leitura do código de barras
correspondente ao número de série para que seja dada baixa do item do estoque, caso
o item não seja ministrado por número de série, será necessário apenas preencher a
quantidade necessária. Assim que todos os itens forem coletados e realizadas todas as
leituras dos códigos de barras é necessário o preenchimento do código da
transportadora, quantidade de volumes, peso bruto total. O material como no
processo anterior fica na área de separação aguardando a emissão da nota fiscal de
saída.
‣ Expedição: O processo de expedição será realizado com o auxílio do coletor de dados,
o mesmo será utilizado para a realização do checkout(conferência final), com o
coletor de dados o responsável pela embalagem e expedição fará a ultima
conferência dos produtos separados lendo o código de barras do part number ou
números de série, os dados serão transmitidos e comparados com o sistema SAP,
para os itens que não são ministrados por número de série o responsável deve digitar
a quantidade que será enviada. Através do checkout será possível identificar
possíveis problemas na separação e assim solucionar o problema antes da embalagem
e posteriormente expedição, como a conferência é realizada no coletor o processo de
expedição fica menos sucessível a erros.
Por meio da observação das funções do WMS, foi possível apresentar as mudanças e
os possíveis benefícios para cada processo do armazém da empresa estudada. Na tabela 3 foi
apresentado um quadro com os possíveis benefícios e melhorias para cada etapa do processo
do armazém.
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TABELA 3: Benefícios da implantação do sistema WMS
Fonte: Elaborado pelo autor
Com o sistema WMS, o coletor irá se integrar com o sistema SAP da empresa,
possibilitando o gerenciamento das atividades do armazém e a execução das operações em
tempo hábil, analisando e atualizando as informações de entrada, movimentações dentro do
armazém e saídas em tempo real, ou seja, o fluxo de informações será melhorado no setor de
logística.
Também com o sistema implantado, os operadores terão uma maior flexibilidade na
execução das operações, rapidez, gerenciamento de materiais dentro do armazém mais
eficiente, através do mapeamento do estoque e no caso da separação o coletor de dados
indicará onde o item se encontra dentro do armazém.
4. Considerações Finais
As empresas estão buscando cada vez mais o seu espaço em um mercado que se torna
cada vez mais competitivo, diante disso as empresas que querem conquistar espaço e sucesso
em seu ramo de negócios precisam estar buscando novas ferramentas, sejam estas gerenciais
ou administrativas para estarem aperfeiçoando e melhorando seus processos, visando sempre
uma maior produtividade e redução de custos. Atualmente, as empresas possuem várias
alternativas de ferramentas que são fornecidas pela tecnologia da informação, possibilitando
redução de custos, informações mais precisas, otimização de processos e consequentemente
diferencial competitivo no mercado, tornado as empresas mais atrativas para os clientes.
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No estudo de caso realizado na empresa de distribuição, foram levantados todas as
características dos processo e seus respectivos problemas, no qual a empresa não trabalha com
um sistema de gerenciamento de armazéns empecífico, ou seja, atualmente a empresa trabalha
com o auxílio do sistema SAP, sendo assim ocorrem problemas no armazém da empresa que
poderiam ser resolvidos ou reduzidos com um sistema de gerenciamento de armazéns
específico.
Diante das análises realizadas nos processos e seus problemas, foram elaboradas
propostas para cada operação com a implantação do sistema de gerenciamento de armazéns, o
sistema WMS, que é uma ferramenta que trabalhando juntamente com o sistema ERP da
empresa estudada, o sistema SAP, pode auxiliar em várias operações do armazém, fornecendo
informações precisas e em tempo real sobre a disponibilidade de produtos no armazém,
localização dos produtos no estoque, auxiliando em operações como recebimento, inspeção de
qualidade, armazenamento, separação de pedidos e expedição, além de outras operações do
armazém.
Após realizadas as propostas para cada operação, foram apresentados os possíveis
benefícios que os processos logísticos terão com a implantação do sistema WMS, mostrando
como os processos dentro do armazém podem ser otimizados com a implantação do sistema
proposto, visando o melhor desempenho e redução do custos do armazém.
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