sistemas-y-procedimientos

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2) Vigilar la constante mejora de los sistemas y procedimientos en operación
en su área.
2.- EL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Ya quedó totalmente claro que el primer responsable en aspectos de sistemas
y procedimientos en cualquier organismo social es cada uno de los jefes de las
áreas que lo forman ..
En este orden de ideas se puede también afirmar que, por lo tanto, la función
sistemas y procedimientos debe ser realizada en forma conj unta por los distintos
jefes; sin embargo, en la realidad que vivimos encontramos en la mayoría de
organismos sociales (empresas industriales, comerciales yde servicio, asociaciones
de todo tipo, organismos del gobierno como las secretarías de Estado, etc.), que
existen unidades que --aunque reciben distintos nombres como: sistemas y
procedimientos, métodos y sistemas, organización y métodos, métodos y
procedimientos, etc.-* realizan una actividad técnica especializada que nosotros,
en los puntos anteriores. hemos denominado como genéricamente "sistemas y
procedimientos". Nadie puede negar la ayuda que brindan estas unidades en
cualquier tipo de organización.
Finalmente, conviene recalcar que aunque en ia mayoría de las instituciones
existen departamentos de sistemas y procedimientos, esto no quiere decir que se
releve de su responsabilidad en este campo a cada uno de los distintos jefes; por
otro lado, en los.casos en que no se cuenta con departamentos de sistemas y
procedimientos, de todas maneras se da la función comentada con las actividades
que sobre el particular, con bases técnicas o sin ellas, realiza el personal de éstas.
2.1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Las labores del departamento de sistemas y procedimientos se sintetizan en
la aplicación de la metodología planteada a lo largo de este libro. A manera de
resumen, este departamento desarrolla las siguientes actividades:
2.1.1 PROCEDIMIENTOS
Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento
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por escrito de la forma en que debe realizarse cada trámite. Todos los instructivos
de procedimiento de la institución, o de un área concreta de ésta, se unen para
forma, lo que se conoce como manual de operación o de procedimientos.
En la redacción del instructivo de procedimiento juegan un destacado papel,
además de la descripción en sí del trámite, los siguientes conceptos:
POLÍTICAS, o sea las normas generales de acción, que son aplicables en
el campo cubierto por el instructivo. Normalmente se puede formar adicionalmente
lo que se denomina como manual de políticas, compendiando todo este tipo de
normas que a veces aparecen en los distintos instructivos, o simplemente se usan
en la vida diaria de la empresa aunque muchas veces no están fOiZosamente por
escrito.
FORMATOS. Estos juegan un papel vital dentro de un procedimiento,
pues son los instrumentos con los que éste se cristaliza. En ese orden de ideas,
tendrá gran importancia el adecuado diseño de los formatos a fin de dar la máxima
agilidad a las distintas operaciones que deban realizarse.
2.1.2 ORGANIZACIÓN
Se definen las funciones básicas que requiere la institución para el logro de sus
objetivos y se diseña una estructura de organización que vaya acorde con las
necesidades de la misma. Estos aspectos se expresan a través de lo que se denomina
como organigrama u organograma.
Asimismo, deberán analizarse las cargas de trabajo del personal y, con base en
esto, redactar descripciones de puestos, para que todos sepan lo que deben hacer,
así como sus atribuciones.
Los puntos anteriores constituyen el elemento principal de lo que se denomina
como manual de organización.
2.1.3 INFORMÁTICA
Por su parte, esta área debe analizar .la viabilidad de sistemas manuales,
mecanizados o electónicos para la producciónde información y proponer alternativas
de solución, definir los estándares operativos de los sistemas automatizados,
asegurar que se proporcione el soporte técnico a los sistemas automatizados, y
desarrollar y mantener programas para el procesamiento de la información.
2.1.4 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
• En adelanre y para evitar confusiones, se uri lizará el nombre de departamento de sisremas y
procedimienr05 para reconocer a rodas esas unidades afines que, aunque pueden recibir disrinros rírul05,
rienen en común que urilizan una serie de récnicas para simolificar el nabajo e incrementar la producrividad
en los sistemas administrativos..
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De esta función conviene re.cordar las ideas que al respecto plantea William
P. Leonard: "Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad admjnistr~tiva
en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos de peligro en
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