sistemas-y-procedimientos

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comunicación con las máximas autoridades de la empresa y con ello pueden
lograr con relativa facilidad la implantación de sus recomendaciones. Estos
consultores normalmente pueden dar un servicio comparativamente más
completo, pues cuentan con especialistas en distintas áreas dando, como resultado,
la mayoría de las veces, una solución más adecuada en su conjunto.
Frente a lo anterior hay que tomar en cuenta el aspecto del costo. Los
servicios de consultoría externa representan un considerable desembolso, por lo
que la empresa que esté en la disyuntiva de emplear este tipo de servicio deberá
realizar un profundo estudio al respecto para comparar, por un lado, el costo de
la consultoría contra los beneficios que se van a lograr; y, por otro lado, los costos
que se obtendrían con los recursos internos de la empresa y los resultados que en
esas condiciones
se podrían conseguir.
5.- METODOLOGÍA APLICABLE EN EL ESTUDIO DE
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimientos
es necesario
efectuar las siguientes etapas o pasos:)
5.1 Preparación del estudio.
5.2 Registro de los datos.
5.3 Análisis de los hechos.
5.4 Desarrollo de la mejor solución.
5.5 Implantación-del nuevo procedimiento.
5.6 Mantenimiento de los procedimientos.
A reserva de estudiar con detenimiento en los capítulos siguientes cada una
de esas etapas, a continuación damos una breve explicación de lo que consiste
cada una de ellas:
5.1 PREPARACIÓN DEL ESTUDIO
En teoría, cada estudio de sistemas y procedimientos forma parte de un
programa minuciosamente planeado que abarca un periodo largo y que cuenta
con la aprobación de la dirección de la empresa. Las condiciones de operación en
este caso son ideales, desde e! punto de vista del responsable de la función de
sistemas y procedimientos ya que puede administrar con más facilidad a su
personal.
Sin embargo, en la práctica sólo una parte de! tiempo disponible del personal
de sistemas y procedimientos puede dedicarse a un programa de larga duración,
3 Cfr. Oficina Internacional del Trabajo. lntroducciónaJ Estudio del Trabajo, OIT, 8a. reimpresión de la
Primera Edición, Ginebra 1965, p. 78.
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ya que es necesario programar determinada cantidad de tiempo para resolver las
peticiones de estudios especiales e imprevistos que hace la dirección generala los
gerentes de diversas divisiones o departamentos.
5.2 REGISTRO DE LOS DATOS
Para recopilar los datos y los hechos necesarios el analista de sistemas y
procedimientos cuenta con una gran variedad de diagramas. Para cada estudio
concreto debe determinar los que le conviene aplicar para captar mejor la
situación que se debe estudiar. Así como no es conveniente utilizar todos los
diagramas en un solo estudio, tampoco conviene no utilizar ningún diagra~a.
Es importante recordar también que cualquier registro que se efectúe debe ser
producto de la observación directa y no de imaginaciones de la forma en que se
está realizando la actividad estudiada.
5.3 ANÁLISIS DE LOS HECHOS
El análisis de la información recabada debe efectuarse mediante la aplicación
sistemática de la "actitud interrogante", la cual consiste en cuestionar el por qué
y el para qué de las cosas.
5.4 DESARROLLO DE LA MEJOR SOLUCIÓN
Ante todo hay que establecer otras formas alternativas para realizar el
procedimiento, tratando de eliminar los problemas detectados. En seguida se
debe determinar de entre todas ellas la mejor.
Para encontrar la forma más adecuada en que debe llevarse a cabo una
actividad, el analista de sistemas y procedimientos debe contestar las siguientes
preguntas:
¿Qué debería hacerse?
¿Quién debería hacerlo?
¿Dónde debería hacerse?
¿Cuándo debería hacerse?
¿Cómo debería hacerse?
Eldesarrollode lamejorsoluciónse lograa travésde laaplicación de la creatividad.
Como resultado de esta etapa, debe surgir la nueva forma que se recomienda
emplear para efectuar de manera más eficiente la actividad analizada.
5.5 IMPLANTACIÓN DEL NUEVO PROCEnIMIENTO
Concluido el estudio y logrado el desarrollo del mejor procedimiento, el
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