sistemas-y-procedimientos

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Con el enfoque de sistemas centrados en los de "información", encontramos
que su entrada está constituida por los datos de distinta índole, generados en los
sistemas administrativos; a su vez, éstos aprovechan el producto del sistema
(listados o consulta a pantallas para su trabajo). Es obvia la íntima relación, de
manera que sistemas y procedimientos considera a procesamiento buscando que
la información (entrada del sistema) sea adecuada y, en lo posible, en el orden de
uso. Por otra parte, procesamiento debe construir su salida con las necesidades
(oportunidad, cantidad y calidad de información) de los sistemas administrativos.
2.4.2 ORGANIZACIÓN - SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Por condiciones especiales de cada empresa, en determinadas ocasiones se
decide separar las dos funciones arriba indicadas; entonces tenemos que volver a
recomendar un estrecho contacto entre ambas; la primera construye la estructura
orgánica de la institución, la subdivide en grandes y pequeñas partes hasta llegar
a los puestos y asigna a éstos, a manera enunciativa, las tareas a cumplir; en otras
palabras, responde a las preguntas "¿quién?" y "¿qué?", En cambio, en sistemas y
procedimientos analiza la manera de hacer las cosas "¿cómo?". En este orden de
ideas, cualquier cambio en organización repercutirá en sistemas y procedimientos
y viceversa y, por lo tanto, requieren estrecha comunicación.
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2.5.2 JEFE DE PROYECTOS, sólo recomendable en caso detener varios
proyectos complicados y cada uno con varios analistas que coordinar.
2.5.3 ANALISTA DE SISTEMAS YPROCEDIMIENTOS, encargado de obtener
la información sobre los procedimientos en estudio, analizarla, desarrollar
soluciones para los problemas encontrados, redactar políticas, implantar las
soluciones aprobadas y vigilar su adecuado cumplimiento.
2.5.4 SECRETARIA que mecanografíe las propuestas, tramite la
correspondencia interna del departamento y mantenga al día el archivo del
departamento.
2.5.5 DIBUJANTE que dé adecuada presentación a los diagramas y formatos
elaborados por la unidad. Este puesto cada vez es más común verlo desaparecer,
por la facilidad que dan algunos paquetes de computación.
2.5.6 Además y en caso de que abarque lasotras funciones antes comentadas,
deberá contar con personal como:
2.5.6.1 Organización
Analista de organización.
2.4.3 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA - SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
En muchas empresas, considerando como base aspectos de control interno,
se separan las dos funciones indicadas; sin embargo, la comunicación entre ambas
debe ser constante y fluida, so pena de tener una constante fuente de ficción entre
ambas, pues auditoría administrativa se convertiría en un policía encargado de
señalar los errores de sistemas y procedimientos, Si analizamos a fondo el
problema concluiremos que ambas son funciones complementarias, y que sólo
con el concurso de las dos la empresa tendrá mejores sistemas y procedimientos,
2.5.6.2 Informática
Técnicos en soporte técnico.
Técnicos en desarrollo y mantenimiento
programadores) .
Técnicos en estándares operativos.
2.5.6.3 Auditoría administrativa
Auditores administrativos.
(analistas programadores y
2.5 PERSONAL NECESARIO
No es posible definir una estructura ideal para el departamento en cuestión,
pues ésta variará dependiendo de varios factores: magnitud de la empresa,
complejidad de las funciones realizadas, apoyo de la dirección a este departamento,
etc. Considerando únicamente el estudio de sistemas y procedimientos manuales,
en forma enunciativa se requerirán los siguientes puestos:
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2.5.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO, para administrar el trabajo de la unidad.
2.6 NUEVAS TENDENCIAS EN EL ESTUDIO DE
SISTEMAS y PROCEDIMIENTOS
En la actualidad se discute con frecuencia el tamaño que debe alcanzar el
departamento de sistemas y procedimientos pues, de acuerdo con el punto
anterior, éste puede llegar a tener una gran complejidad, sobre todo en una gran
empresa que acometa con frecuencia nuevos proyectos, pues para esto sería
necesario disponer de varios grupos de especialistas que permanentemente
estuvieran solucionando los problemas derivados de dichos proyectos, 10 cual
puede complicar enormemente la comunicación entre ellos y el responsable de
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