sistemas-y-procedimientos

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estas técnicas. Este puntase profundizará más adelante al revisar lascaracterísticas
del analista de sistemas y procedimientos.
2.3 CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS y PROCEDIMIENTOS
2.3.1 AUTORIDAD
Para que este departamento pueda ejercer adecuadamente su función es
necesario otorgarle una autoridad de tipo staff. Dicha autoridad se caracteriza
porque el departamento debe asesorar y servir al resto de los departamentos y, por
esto mismo, las conclusiones a que llegue mediante sus estudios únicamente
tienen el carácter de recomendación. El departamento de sistemas y
procedimientos ante todo debe buscar convencer de las bondades de los estudios
realizados, tanto a los responsables de los departamentos afectados como a los
subordinados de éstos encargados de su utilización. En un momento dado se
puede lograr el apoyo de la máxima autoridad de la institución para aplicar un
procedimiento, pero no existe el convencimiento de que lo propuesto es mejor
que lo actual, se presentarán una serie de obstáculos que pueden llegar en un
extremo al sabotaje para impedir que funcione adecuadamente.
e
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a) En una empresa chica o que apenas acaba de convertirse en mediana,
normalmente no encontramos un departamento de sistemas y procedimientos.
Cuando se dispone de uno de éstos, se le sitúa en la forma que se indica en la figura3.
FIGURA 3
LOCALIZACIÓN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
A ALTO NIVEL
GERENTE
I VENTAS I PRODUCCIÓN
SISTEMAS Y
y PROCEDIMIENTOS
2.3.2 POSICIÓN JERÁRQUlCA
En el desarrollo de una empresa el departamento de sistemas y procedimientos.
puede ocupar distintos niveles, dependiendo del alcance que se quiera dar a los
estudios realizados por éste. A mayor nivel, mayor será el área que cubrirá y
viceversa. Sin embargo, en la práctica se encuentran con mucha frecuencia (no
siempre), las siguientes situaciones, dependiendo de que sea chica, mediana o
grande.*
* Para definir la magnitud de una empresa se han establecido divesos criterios, pero todo desde puntos
de vista particulares. A falta de un criterio universal, nos hemos decidido por considerar, por un lado, el
número de personas y, por otro, la complejidad de la organización. En esta forma tenemos:2
Magnitud de Número de Número de Número de
la empresa trabajadores funciones niveles jerárquicos
Pequeña 20a 80 3 1 a 2
Mediana 80a 150 4 a 10 3 a 5
Grande mayor de 500 más de 10 mayor de 6
2 Reyes Ponce, Agustín, Administraá6nde Empresas, Limusa-Wiley, S.A., la. ed., México, 1966,pp. 94
a 96.
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En este caso, da un servicio a toda la empresa y está cerca de la máxima
autoridad de la empresa para lograr su respaldo en los casos que así lo ameriten.
b) Cuando las empresas crecen y cuando llegan a un tamaño mediano (casi'
grande) o apenas grande, sistemas y procedimientos se agrupa dentro de la
gerencia de administración, también denominada como gerencia de finanzas,
siguiendo el principio de organización de que las actividades deben agruparse
dentro de las funciones de su área, por ejemplo: ensamble en producción,
publicidad en mercadotecnia, o contabilidad en administración y cuando esto no
quede claro, la agrupación debe hacerse en el área que mayor utilización hace de
ella y éste es elcasode sistemas y procedimientos en la gerencia de administración.
Esto se ve en la figura 4.
En este supuesto la posición del departamento de sistemas y procedimientos,
le permite dar con facilidad servicio a las áreas de la gerencia administrativa,
aunque aparentemente existe dificultad para que sea bien aceptado en el resto de
las gerencias. Efectivamente, esta forma de organización puede presentar
problemas, mismos que se eliminan mediante una buena comunicación entre
todos los gerentes y al demostrar el departamento de sistemas y procedimientos
que es eficiente, y sobre todo imparcial en la resolución de los problemas q que
se enfrenta.
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