sistemas-y-procedimientos

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2.4.1 PROGRAMA DETALLADO
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FIGURA 10
INFORME
DE AVANCE
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A continuación el programa general se desglosa en programas individuales,
para lo cual el responsable del proyecto debe negociar con cada uno de sus
analistas las metas (resultados cuantificados contra tiempo) a lograr y con ellos
construir compromisos con éstos.
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fECHA
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2.4.2 SEGUIMIENTO
INFORME DE AUANCE
No hay algo más inútil que una planeación sin seguimiento, por lo cual
periódicamente se debe verificar el avance y corregir las desviaciones lo más
pronto posible, para asegurar que cumplirá lo programado.
ETAPA: RICOPI~CIOIt DE iHrOIll!ACIOIt:
Al AUAIICE GDIDlAL 011 PROYECTO:
Normalmente el período de revisión es semanal, para lo cual conviene que
el analista elabore un informe de avance, y se negiere en formato como el que
aparece en la figura 10. De cualquier manera, ese informe debe ser muy breve y
ante todo buscará la fácil comunicaciórrentre el analista y sujefe, buscando como
ya se indicó antes, la corrección oportuna de las actividades ..
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2.5 AUTORIZACIÓN
Ahora es necesario someter el programa de trabajo a las autoridades
correspondientes. No es posib[e establecer un caso general que aclare a quién
acudir, pues todo variará en función de los afectados por el estudio; si éste es de
aplicación en toda la institución, deberá intervenir la máxima autoridad de ésta;
en la misma forma se procede en el resto de las situaciones y se podrá acudir a un
director, jefe de departamento, jefe de sección, etc., según sea el área que se
cubrirá. Es fundamental contar con la autorización para iniciar cualquier estudio
de este tipo.
Al AUAIICE DE ~ ETAPA:
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COltDflARIOS:
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2.6 COMUNICACIÓN A LOS INVOLUCRADOS
Y A SUS REPRESENTANTES
Como último paso en la preparación del estudio hay que informar a todas las
personas que puedan verse afectadas por el estudio, para explicarles brevemente
los objetivos perseguidos, en funcionamiento que se seguirá para lograrlos y lo que
se espera de cada persona. Hay que dar oportunidad para que los empleados nos
planteen cualquier duda o inquietud que al respecto puedan tener. Cuántos
malos entendidos, rumores y suspicacias pueden evitarse con una buena
comunicación.
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