Manualul pentru implicarea părţilor interesate - AccountAbility

ETAPA 1
Surse de informare despre preocupările şi aşteptările părţilor interesate
„Ce ştim”
„Ce ne spun”
„Ce spun despre noi”
Persoanele din cadrul organizaţiei cunosc deja unele preocupări ale părţilor interesate
din contactele curente cu acestea şi înţeleg problemele care afectează organizaţia. Părţile
interesate au ridicat deja probleme prin intermediul mecanismelor de primire a sesizărilor
(de la linii de contact pentru clienţi, până la şedinţe de lucru cu investitorul). Aceste informaţii
existente pot fi comasate printr-un proces de revizuire sistematică, interviuri sau workshopuri
cu implicarea managerilor principali şi a părţilor interesate apropiate organizaţiei.
În unele cazuri, poate ar fi mai bine să lăsăm identificarea problemelor deschisă şi să stabilim
agenda împreună cu părţile interesate chiar în timpul procesului de implicare. Deşi această
abordare ar permite un maximum de implicare din partea părţilor interesate, în acelaşi timp
poate conduce la un dialog greu de gestionat şi, prin urmare, dificil de inclus în procesele de
luare a deciziilor, astfel ajungându-se la frustrarea părţilor interesate, care vor crede că este
vorba doar de multă vorbă şi zero-acţiune.
De asemenea, o monitorizare mai pasivă a punctelor de vedere ale părţilor interesate despre
impactul companiei şi al industriei, cât şi despre randamentul activităţii acesteia, poate
fi utilizată pentru identificarea problemelor fără a creşte aşteptările părţilor interesate în
această etapă. Aceasta poate include monitorizarea surselor de informare cum ar fi: presa
centrală, locală şi cea de specialitate relevante domeniului de activitate al companiei,
comunicări sau rapoarte ale organizaţiilor guvernamentale şi interguvernamentale,
campanile ONG-urilor, forumuri de discuţii de pe internet relevante şi de sondaj al opiniei
publice, cu putere de influenţă.
Comparaţi-vă obiectivele strategice de implicare cu problemele pe care le-aţi
identificat în urma testului de materialitate. Fiecare obiectiv strategic pentru
implicarea părţilor interesate poate să aibă legătură cu un număr de probleme. De
exemplu, satisfacerea cererii clienţilor pentru bunuri produse cu responsabilitate
vă poate obliga să aveţi în vedere drepturile omului, aspecte ale protecţiei
mediului, ale sănătăţii şi securităţii muncii. În cazul în care credeţi că lipseşte
vreun aspect, veţi avea grijă să fie inclus într-o listă de probleme şi să fie analizat în
funcţie de testul în 5 paşi.
Utilizând corespunzător sursele de informare menţionate mai sus, listaţi
problemele într-o matrice (T3). Apoi inseraţi grupurile sau subgrupurile de
părţi interesate deja identificate.
Aplicaţi testul de materialitate luând în consideraţie fiecare problemă în raport
cu fiecare dintre cele cinci dimensiuni. Inseraţi un cod de culoare după cum vă
este indicat în matrice şi/sau treceţi descrierea evaluării materialităţii problemei la
dimensiunea potrivită din testul de materialitate.
Aveţi în vedere nivelul de preocupare a părţilor interesate în ceea ce priveşte
problema şi includeţi rezultatele în tabel, folosind scorul indicat în tabel şi/sau
trecând descrierea evaluării preocupărilor părţilor interesate.
Validaţi matricea. Matricea Probleme/părţi interesate asigură documentarea
identificării şi a analizei persoanelor interesate şi a problemelor din această etapă
şi trebuie validată de managerii şi departamentele competente, ca şi de orice
grupuri de părţi interesate sau experţi cu care lucraţi deja.
Matricea prezintă o prioritizare preliminară a părţilor interesate, spunânduvă
care sunt cele mai preocupate părţi şi în legătură cu care probleme. Vor urma
alţi paşi pentru acest tip de prioritizare. Vedeţi, de asemenea, ghidul Cum să
utilizaţi această matrice de la sfârşitul metodologiei.
MANUALUL PRACTICIANULUI PENTRU IMPLICAREA PĂRŢILOR INTERESATE | 37