Leveransavisering, handbok

More documents

Recommendations

Info

• Leverantören plockar ihop leveransen samt skapar och sänder leveransaviseringen en dag (eller flera) före leveransen är planerad att vara kunden tillhanda. Om leverans hos kunden sker på måndagen så skapas och sänds leveransaviseringen på fredagen. • Leverantören plockar ihop leveransen samt skapar och sänder leveransaviseringen först när leveransen är klar att lämna leverantören eller direkt efter att leveransen har lämnat leverantören. Även om leveransen var klar på fredagen så sänds den inte förrän på måndagen då leveransen transporteras iväg till kunden. Även när och hur fakturan skapas, sker på olika sätt hos olika leverantörer. • Leverantören skapar och sänder fakturan dagen efter att leveransen mottagits av kunden, alltså även efter att leveransaviseringen skapats. • Leverantören skapar fakturan när leveransen är hopplockad och klar att levereras, alltså direkt efter att leveransaviseringen skapats, och sänder ofta fakturan innan leveransen hunnit lämna leverantören. Faktura med fakturadatum före verkligt leveransdatum bör inte skapas då det kan riskera att vålla problem hos mottagande affärssystem. Om samtliga varor i ett avrop inte kommer att levereras så skall ingen leveransavisering sändas. Leveransaviseringen skall inte användas för att avboka annullerade avrop. En kontakt mellan köparen och leverantören bör tas eftersom någon form av åtgärd behöver vidtas när varorna i ett avrop inte kommer att levereras. För att avvisa avropet kan ytterligare en avropsbekräftelse användas. Leveransavisering och faktura sänds till köparen. Processbeskrivning hos kunden Ta emot leveransavisering Leveransaviseringen tas emot och läses in i det mottagande affärssystemet hos köparen. All mottagning av meddelande innebär någon form av administration för beställande enhet. Information om förestående leverans finns tillgänglig i och med att leveransaviseringen anländer och innan själva sändningen anlänt. Mottagaren vid inleveransstället kan därmed planera mottagningen av den kommande leveransen. 10(38)
Ta emot transportenheter som tillhör en leverans Beroende på mängden varor som tas emot kan organisation, administration och rutinerna kring mottagningen variera. Oavsett detta måste vissa grundläggande mottagnings- och kontrollrutiner 4 tillämpas. Kontrollrutinen bör bl a beakta att det finns två olika personer som avropar och tar emot leveransen. Mottagare av leveransen kan vara t ex ett förråd, ett centrallager, en fritidsgård, en skola, ett äldreboende. Aktiviteter och kontroller som ingår vid mottagning av varor kan beskrivas på följande sätt: • Förbered dagens mottagning av leveranser och skriv ut respektive leveransavisering 5 . • Använd utskriven leveransavisering som underlag vid mottagningen. • Mottagaren gör en fysisk kontroll av erhållna kollin. Kontrollen innebär att räkna antalet kollin, undersöka att de inte är skadade. • Mottagaren gör noteringar på utskriven leveransavisering när något inte stämmer. • Dessutom måste mottagaren kvittera ett mottagningsbevis för transportörens egen kontroll som innebär att ansvaret för varorna övergått till köparen. Vid avlastning av livsmedel kontrolleras också att lastutrymmet i fordonet har rätt temperatur. Detta sker i samband med att kollin lastas av. Om inga transportskador uppstått eller ingen över- /underleverans finns i förhållande till leveransaviseringen kan leveransen godkännas i sin helhet och köparens affärssystem justerar automatiskt alla inlevererade kvantiteter. Mottagningen av leveransens transportenheter innebär inte att köparen därigenom har accepterat kvaliteten på de i leveransen ingående varorna. Mottagna varors kvalitet kan kontrolleras senare. Ta emot och läsa av 'Kundpacksetikett' med streckkodsläsare Streckkodsläsare kan användas om det på varje transportenhet finns en etikett med kolliidentitet och kolliidentiteten är i streckkodad form. Mottagaren läser av varje mottagen transportenhet med en streckkodsläsare och dockar sedan läsaren till affärssystemet. Beredskap bör finnas för viss felhantering t 4 Revisionella aspekter beskrivs i Kontroll av verifikationer (Se kommunförbundet www.eh.svekom.se) 5 Bättre alternativ till att använda leverantörens följesedel. 11(38)
Page 1 and 2: Handledning Leveransavisering med k
Page 3 and 4: Dokumentets syfte Specifikationen b
Page 5 and 6: En leveransavisering skall spegla d
Page 7 and 8: Plocka ihop och förbereda leverans
Page 9: Etiketten som ska användas för de
Page 13 and 14: Med streckkodsläsare med hjälp av
Page 15 and 16: En indirekt nytta eller strategisk
Page 17 and 18: Huvud Affärstermer i leveransavise
Page 19 and 20: Leveransaviseringens artikelrad fö
Page 21 and 22: Term- Termnamn Termdefinition nr Ko
Page 31 and 32: Exempel Exempel Leveransavisering K
Page 33 and 34: Term nr Termnamn Exempel Kommentar
Page 35 and 36: Exempel - avropad vara avviker vid
Page 37 and 38: Termnr Benämning Exempel värden K

Leveransavisering, handbok

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?