Landet Runt Landet Runt - WebNews
Landet Runt Landet Runt - WebNews
Landet Runt Landet Runt - WebNews
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
AvsNItt UPPHANDLING<br />
Målsökande, transparent<br />
upphandling<br />
rättvisande resultat.<br />
När Boverket stod inför utmaningen<br />
att upphandla förvaltning och vidareutveckling<br />
av verkets system för<br />
hantering av bidrag, ville man ta ett<br />
steg framåt också ifråga om själva<br />
upphandlingsarbetet. Därför valde<br />
man att för första gången genomföra<br />
en upphandling med hjälp av ett helt<br />
digitalt system för processtöd och interaktivitet.<br />
− Vi blev inspirerade att testa detta<br />
arbetssätt och då ville vi göra det<br />
också på en av våra svåraste och mest<br />
komplexa upphandlingar, säger Peter<br />
Thorsson, personaldirektör på Boverket.<br />
Den nya tekniken till trots var det<br />
inte själva tekniken som stod i fokus.<br />
Visionen var istället att skapa<br />
metoder och processtöd som på ett<br />
stabilt sätt skulle leda till ett optimalt<br />
resultat av upphandlingen, det vill<br />
säga att det anbud skulle vinna som<br />
bäst matchade uppställda kvalitetskriterier<br />
i kombination med att vara<br />
det ”ekonomiskt mest fördelaktiga”<br />
anbudet.<br />
strategi och metod<br />
Med den utgångspunkten valdes ett<br />
angreppssätt som inte innebar något<br />
ingrepp i IT-plattformar eller andra<br />
strategiska val som man redan har<br />
gjort. Strategin var således att finna<br />
en utvärderingsmetod som på ett<br />
måluppfyllande sätt kunde ge utslag<br />
på kvalitet under principen ”ekonomiskt<br />
mest fördelaktigt”. Istället för<br />
att sätta olika procenttal för viktning<br />
av pris i förhållande till kvalitet valde<br />
man att skapa ett jämförelsetal med<br />
prispåslag. I kravspecifikationen beskrevs<br />
utvärderingsmodellens grundläggande<br />
principer på följande sätt:<br />
• Kvalitet tillmäts betydligt högre värde<br />
i förhållande till priset, vilket förklarar<br />
det förhållandevis stora prispåslaget vid<br />
utvärdering av de olika kvalitetskriterierna.<br />
• Kvalitet och pris hanteras så att de<br />
räknas om till ett jämförelsetal. Bästa<br />
anbud är det anbud som har det lägsta<br />
jämförelsetalet. Jämförelsetalet är en<br />
uppräkning av priset enligt följande:<br />
För varje procentenhet som det viktade<br />
14<br />
betyget avviker från bästa möjliga betyg,<br />
uppräknas priset med 100 000 kr.<br />
stringenta mål<br />
I ett antal workshops fastställdes senare<br />
de olika kravens betygskalor och<br />
profiler. På detta sätt fick man ett finmaskigt<br />
formulär för anbudsgivaren<br />
att följa vid skapande av sitt anbud.<br />
Upphandlingen skulle säkerställa leverantörens<br />
kompetens över avtalstiden,<br />
varjämte tillgänglighet var en<br />
högt prioriterad faktor. Boverkets<br />
olika system används av alla Länsstyrelser<br />
och det finns således många<br />
decentraliserade användare. I utvecklingen<br />
av systemen arbetar man med<br />
att etablera e-tjänster, vilka inom<br />
kort skall kunna erbjudas allmänheten.<br />
Det vill säga att det till exempel<br />
skall gå att göra sin egen ansökning<br />
om bidrag för bergvärme direkt på<br />
Internet.<br />
I detta fall valdes ett absolut prispåslag<br />
enligt följande: En anbudsgivare<br />
lämnar ett pris om 1 000 000<br />
kr. Hans kriterium ger betyget 387,<br />
det vill säga 10 procent från det<br />
bästa möjliga totalbetyget om 430.<br />
Jämförelsetalet blir då 2 000 000 kr,<br />
eftersom priset skall räknas upp med<br />
1 000 000 kronor (10 x 100 000).<br />
I en digital utvärderingsmetod är<br />
grundprincipen att den skall vara<br />
transparent och förutsägbar för anbudsgivare.<br />
Metoden som Boverket<br />
valde kallas för jämförelsemetoden.<br />
Här använde man prispåslag med<br />
ett absolut tal, men alternativt kan<br />
prispåslaget räkans upp med en viss<br />
procent på respektive anbudspris.<br />
Vid lika kvalitetsnivå får således ett<br />
anbud med högre pris ett i kronor<br />
större prispåslag än ett anbud med<br />
lägre utgångspris, vilket ibland bli<br />
onödigt komplext.<br />
upphandlingsprocessen<br />
De anbudsgivare som klarat prekvalificeringen<br />
får via e-post inloggningsuppgifter,<br />
vilka ger dem tillgång<br />
till det kompletta förfrågningsunderlaget.<br />
Väl inloggad fick anbudsgivaren<br />
också tillgång till ett redan skapat<br />
”offertförslag”.<br />
− Detta var ett helt nytt sätt för mig<br />
men vi blev positivt överraskade från<br />
första början, säger Anders Ranefjord<br />
på WM-data.<br />
− Vi fick snabbt en god överblick och<br />
kunde därefter fokusera på hur vi<br />
skulle formulera vår offert. På ett par<br />
timmar var vi klara med all grundformalia.<br />
Uppskattningsvis sparade vi<br />
OFFENTLIGA AFFÄRER #5 2007<br />
Hur Boverket skapade det ”ekonomiska målfotot” i en komplex tjänsteupphandling<br />
vilken upphandlare vill inte skapa den perfekta<br />
upphandlingen? En affär där upphandlaren känner<br />
att han eller hon verkligen har valt rätt, samtidigt<br />
som alla anbudsgivarna tycker att det var<br />
mödan värt, att det var en juste affär med ett<br />
Viktning – pris och kvalitet<br />
I underlaget presenterades viktningsmodellen på detta sätt:<br />
Följande kvalitetskriterier med respektive viktning och högsta möjliga betyg<br />
används<br />
Högsta<br />
Kriterie betyg Vikt Summa<br />
Databasadministratör - Erfarenhet 2 10 20<br />
Systemutvecklare, Gripen - Utvecklingsverktyg 3 10 30<br />
Systemutvecklare, bofinc - Erfarenhet dotNET 6 40 240<br />
Systemutvecklare, bofinc - Erfarenhet databas 2 10 20<br />
Systemutvecklare, svanen - Erfarenhet databas 2 10 20<br />
Övergripande krav - Inställelsetid 5 20 100<br />
Högsta möjliga betyg 430<br />
paul Silfwerberg<br />
peter Thorsson<br />
minst 500 timmar i offertarbete och<br />
dessutom var det tryggt att veta att vi<br />
inte missat några nödvändiga offertuppgifter.<br />
Paul Silfweberg, som är systemansvarig<br />
för Boverkets system för bidragshantering,<br />
är också nöjd:<br />
− Genom att vi under anbudstiden<br />
förde all dialog direkt i den digitala<br />
tjänsten har vi fått en unik helhetsdokumentation<br />
av hela upphandlings-<br />
och anbudsprocessen. Genom<br />
projektet klargjorde vi initialt vad<br />
vi ville uppnå och med det digitala<br />
verktyget har vi fått stabila och transparenta<br />
processer. Lägg därtill att vi<br />
genom upphandlingen har sänkt vår<br />
årliga kostnad med uppskattningsvis<br />
mer än en miljon kronor.<br />
− Öppningen och den initiala utvärderingen<br />
av de digitala anbuden