Ärendehandbok - Haparanda stad

More documents

Recommendations

Info

Ärendehandbok Kommunledningsförvaltningen Datum Diarienummer Kommunledningsförvaltningen 2011-06-16 berör. 8. Arkivering – handläggaren ansvarar för att akten rensas på allt som inte ska arkiveras. Registratorn tillsammans med handläggaren ansvarar för att ärendet avslutas i diariet. Bedömning och beredning av ett ärende Handläggaren bör så snart som möjligt när denne mottagit ärendet läsa igenom tillhörande handlingar och kontrollera följande: 1. Har ärendet kommit rätt? 2. Är det bråttom? 3. Behöver det remitteras? 4. Kräver ärendet ett nämnds- eller delegationsbeslut eller räcker det med ett brevsvar? Är det ett informations- eller beslutsärende? 5. Behövs en medborgardialog? Har det skett någon sådan och vad kom den fram till? 6. Kommer förslaget att påverka någon annan förvaltning? 7. Hur har andra kommuner hanterat liknande ärenden (omvärldsanalys)? 8. Finns det relevanta resultat och undersökningar som kan användas som underlag till ärendet? 9. Finns det tidigare beslut inom ärendeområdet? Följer förslaget dessa beslut? 10. Finns en förförståelse inom politiken? Om inte, beskriv bakgrunden mer utförligt. När en tjänsteman bereder ett ärende ska så mycket faktaunderlag som möjligt samlas in. Förutom inläsning av textmaterial kan information och fakta hämtas från en annan nämnd eller myndighet. Ibland krävs det att tjänstemannen är mer formell och behöver begära in ett skriftligt yttrande genom att remittera ärendet till en annan nämnd eller myndighet. Ibland kräver ärendeberedningen att en mer omfattande utredning genomförs och att en längre rapport skrivs (se nedan). En tjänsteskrivelse måste dock alltid skrivas. Vid ärendeberedning ingår också att kontrollera att alla handlingar som tillhör ett ärende finns med, såsom tjänsteskrivelser och kartor. Den som skickar över ett ärende bör därför kontrollera att alla nödvändiga handlingar följer med, så att mottagaren slipper lägga ner onödig tid på att efterfråga handlingar från den myndighet som skickat över ärendet. Nämndssekreteraren har rätt att återsända handlingar som inte är fullständiga enligt reglerna i ärendehandboken. Ärendeberedning med att ta fram tjänsteskrivelser och så vidare, är första steget inför ett sammanträde och underlag till ett blivande protokoll. Genom att lägga ner tid på ärendeberedning, förenklas i förlängningen protokollskrivning och beslutsprocess. När sammanträdesplaneringen för året upprättas sätts ett stoppdatum för när ärenden ska vara klara inför respektive beredning. Dessa datum ska respekteras för att den politiska beredningen och nämndsprocessen, med exempelvis utskick av handlingar, ska kunna fungera. Tjänsteskrivelse I ärendeberedning ingår att ta fram en tjänsteskrivelse som blir ett viktigt beslutsunderlag tillsammans med andra handlingar. Därför är det viktigt att det är handläggaren, som har berett ärendet, som skriver tjänsteskrivelsen. I en tjänsteskrivelse lyfter handläggaren fram det som är väsentligt i exempelvis omfattande remisshandlingar. Det krävs kunskap om hur tjänsteskrivelser ska utformas så att informationen blir begriplig och anpassad till de administrativa rutiner som följer såsom protokollskrivning. Tjänsteskrivelsen ska formuleras på ett sådant sätt att den går att lyfta in i protokollet utan bearbetning. Den bör dock inte vara längre än två till tre sidor. Mallen ”Tjänsteskrivelse” i ärende- och hanteringssystemet W3D3 ska användas när Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-122 00 www.haparanda.se 28
Ärendehandbok Kommunledningsförvaltningen Datum Diarienummer Kommunledningsförvaltningen 2011-06-16 förvaltningen skriver en tjänsteskrivelse till nämnden. Tjänsteskrivelse är det dokument som förvaltningen upprättar och som ligger till grund för nämndens beslut. Tjänsteskrivelsen är ett sakkunnigt-uttalande eller omdöme från tjänsteman till nämnd. Tjänsteskrivelsen kan inte ändras av nämnden. För mer omfattande beslutsunderlag ska rubrikerna för rapport användas (se nedan). Utöver tjänsteskrivelsens ärenderubrik innehåller tjänsteskrivelsen följande rubriker: • Huvudrubrik Inled med en huvudrubrik som beskriver ärendet. Använd i första hand ärendemeningen. Om det inte finns någon ärendemening kan du rådgöra med registratorn i samband med att du får ett diarienummer. Skriv därefter din text enligt anvisningar nedan. Observera att samtliga rubriker inte behövs i alla ärenden. Rubrikerna ska alltid komma i den ordningen som visas i figuren på föregående sida. Men det innebär inte att du ska författa texten i den ordningen. Du kan till exempel inte skriva sammanfattningen förrän du har en text att sammanfatta. Det är oftast bäst att börja med beskrivningen av ärendet. • Förslag till beslut Texten ska ha samma språkliga form som i ett protokoll. Detta innebär att du utformar texten som om nämnden redan tagit beslutet. Förslaget ska skrivas som fullständiga meningar och på ett sådant sätt att de kan förstås även om meningarna lyfts ur sitt sammanhang. Då kan beslutsförslaget användas direkt i de efterföljande rutinerna. Skriv fullständiga meningar och inte så kallade att-satser. Gå rakt på sak och tala om vad som beslutas – utan att använda ordet beslutar. Exempel: skriv beviljar i stället för beslutar att bevilja. Andra beslutsord kan till exempel vara fastställer, föreslår, godtar, godkänner, tillstyrker eller avslår. Du kan uttrycka beslutet genom att tala om vad som ska hända. Exempel: någon får något (i uppdrag eller i bidrag), en avgift höjs, något införs eller upphör. Om beslutet består av flera delbeslut numrerar du dem. Det kan till exempel se ut så här: 1. Kommunstyrelsen godkänner den nationella inköpsstrategin för kommunen. 2. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner den nationella inköpsstrategin för kommunen. Om beslutet bara består av en del kan det till exempel se ut så här: Föreningen Tuppen får ett bidrag på 125 000 kronor till ordnande av sommaraktiviteter 2011. I beslut som gäller myndighetsutövning mot enskild ska lagrummen anges. Det ska också klart framgå varför lagrummet är tillämpligt på det aktuella ärendet. Beslut ska motiveras. I undantagsfall, om beslutet inte går någon part emot eller om det annars är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen behövs ingen motivering. • Sammanfattning Om tjänsteskrivelsen är mycket kort behöver du inte använda den här rubriken. Inled i så fall med en eller ett par sammanfattande meningar under rubriken Beskrivning av ärendet. Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-122 00 www.haparanda.se 29
Page 1 and 2: Ärendehandbok Kommunledningsförva
Page 27: Ärendehandbok Kommunledningsförva

Ärendehandbok - Haparanda stad

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?