AlltOmJobbet Nr02-13-Administration.pdf - Tidningen Vision

Tidningen Vision presenterar stolt:
allt omjobbet
omjobbet
ETips för lönesamtalet E sid 24–25
EExperiment på jobbet E sid 18–22
ESå blir yrket i framtiden E sid 34–35
GÖR KAFFERASTEN
MER SPÄNNANDE E sid 36
Utan oss
stannar Sverige E
nr 2
tema
2013
administration
sid 12–16
Vill växa vidare
omslagsfoto: rickard kilström
UNDERSÖKNING:
Så tycKER 1 000
aDmINIStRatÖRER
E sid 4–7
Här tar proffsen
över E
sid 8–10
VISION SATSAR PÅ
ADMINISTRATÖRER E sid 11
Eny titel och lön sporrar Therese Dahl
E sid 6–7
Klarar du att lösa vårt korsord? Vinn biobiljetter!
E sid
37

Välkommen…
…till Allt om jobbet. Ett
namn som förpliktigar.
Tidningen du håller
i handen är en del av
fackförbundet Visions
satsning på yrkes- och
branschfrågor. Just
det här numret riktar
sig till dig som jobbar
med administrativa
uppgifter i kommuner,
landsting, kyrkan och
privata bolag i välfärdssektorn.
Vi vill inspirera, tipsa
och bekräfta, vara en
hjälpande hand på vägen
i ditt yrkesliv.
Allt om jobbet är ett
koncept där alla nummer
har ett eget tema
och en egen målgrupp.
Tidigare har vi gjort
teman så som Arbetsmiljö,
Kyrkan, Karriär,
Ekonom, Kultur
& fritid, Fair, Teknik
och Privatanställd. Och
senare i vår ger vi ut en
med fokus på Landsting
& regioner.
Vill du ha ett exemplar
av någon av dessa
magasin så hör av dig
till redaktionen så fixar
vi det.
2
ALLT ALLT JOBBET JOBBET
Tidningen Vision presenterar stolt:
om
ETips för lönesamtalet E SID 24–25
EExperiment på jobbet E SID 18–22
ESå blir yrket i framtiden E SID 34–35
GÖR KAFFERASTEN
MER SPÄNNANDE E SID 36
Utan oss
stannar Sverige E
NR 2
2013
tema administration
Vill växa vidare
OMSLAGSFOTO: RICKARD KILSTRÖM
SID 12–16
UNDERSÖKNING:
SÅ TYCKER 1 000
ADMINISTRATÖRER
E SID 4–7
Här tar proffsen
över E
SID 8–10
VISION SATSAR PÅ
ADMINISTRATÖRER E SID 11
ENy titel och lön sporrar Therese Dahl
Klarar du att lösa vårt korsord? Vinn biobiljetter!
E SID 6–7
E SID
37
AllT om
jObbET
om
AllT jObbET nr
10
tips som ger
karriären en
skjuts E sid 31
colourBox
redaKtörer
Mårten Kierkegaard
marten.kierkegaard
@vision.se
Karin Warne
karin.warne@vision.se
2 2013
Ingen ordning
utan Kirsi
Möt nyckelpersonerna som får hjulen att snurra E sid 12—16
Får fart på
fikastunden
chefredaKtör
ansvarig utgivare
Kent Källqvist
08-789 64 55
070-529 64 55
kent.kallqvist@vision.se
E sid 36
Layout
Michael Ennab
08-789 64 55
michael.ennab
@vision.se
KontaKta redaKtionen
Allt om Jobbet, Box
7825, 103 97 Stockholm
Adressändringar:
Vision Direkt, Box 7825,
103 97 Stockholm.
Ny tjänst i
hemtjänst
E sid 8–10
Tel (vx): 0771-44 00 00
Fax: 08-789 64 79
E-post och webb:
alltomjobbet@vision.se
www.tidningenvision.se
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
mAriA EilErTSEn
SuSAnnE linDholm
tema administration
På en myllrande
arbetsplats
E sid 18—22
I kristallkulan:
Administratör 2.0
E sid 34–35
Therese
tog ett
kliv upp
E sid 30
annonsera!
Ad 4 you media AB,
Benny Eklund
08-505 667 80
benny@ad4you.se
trycKeri & uppLaga
V-TAB Vimmerby AB
upplaga, detta
nummer: 43 000 ex.
medlemstidning.
iSSn 1654-9228
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Tidningen ansvarar inte för
obeställt material. Allt material
i Allt om Jobbet lagras
och publiceras elektroniskt.
i princip publiceras inget
material med förbehåll mot
denna hantering.
Allt om Jobbet
ges ut av fack-
förbundet
och produceras av
Allt om Jobbet
i sverige Media AB
mAgnuS pEhrSSon
loTTA SJöBErg
STéFAn ESTASSy
INLEDARE
Nu sätter vi
dig i fokus!
Tänk om administratörerna inte fanns i
vårt samhälle. Vilken skräck! Det skulle bli
totalkaos: byggansökningar skulle försvinna
spårlöst, lönekontot skulle förbli tomt den
25:e och det skulle ta evigheter att få en läkartid.
Och när folk irriterade ringde för att
klaga – då skulle ingen svara i växeln.
Det behövs verkligen administrativa proffs
för att hela samhällsmotorn ska fungera.
I år ska Vision särskilt uppmärksamma och
lyfta fram administratörerna. Det beslutade
förbundsmötet i höstas. Runtom i landet
kommer Vision att arrangera speciella administratörsdagar
med fokus på dina yrkesfrågor. (Hör
av dig till din lokala Visionskontakt och kolla vad
som är på gång i just din närhet.)
Dessutom får du det här magasinet – Allt om
jobbet med tema administration. I tidningen får
du bland annat träffa gäng superviktiga och
samtidigt alldeles vanliga administratörskolleger:
Desirée som är stadsdirektörens högra hand,
Anders som har full koll på alla pensionsregler
och Kirsi som ser till att inga kommunala handlingar
försvinner. Läs mer om dem på sid 12–16.
I det här numret av Allt om Jobbet får du också
handfasta tips på hur du kan ta ett kliv i karriären
(sid 31), hur du bäst får upp lönen (sid 24) och hur
administratörsrollen kan tänkas se
ut i framtiden (sid 34). Vi hoppas
tidningen är till nytta
och nöje. Vi har gjort
den för att vi tycker
att du är viktig.
Trevlig läsning.
Karin Warne
& Mårten
Kierkegaard
Redaktörer
ETyck till om tidningen
och artiklarna! mejla
alltomjobbet@vision.se
3

n uTveckling n uTveckling
Löneadministratörer är den yrkesgrupp
som trivs bäst med sitt arbete, visar Allt
om jobbets enkätundersökning som har
besvarats av över 1 100 assistenter och
administratörer som är medlemmar i
fackförbundet Vision.
Men även skoladministratörer, ekonomiassistenter
och administrativa assistenter
gillar jobbet. Bara en på hundra
administratörer trivs dåligt på sitt arbete.
En orsak till att många gillar jobbet
kan vara bra samvaro med kollegerna.
90 procent är nöjda, mycket nöjda med
den psykosociala arbetsmiljön, eller
tycker att den är okej.
Däremot är assistenterna och
trots missnöje med lön och utvecklingsmöjligheter
så uppger nära 85 procent av administratörerna
att de trivs ganska eller mycket
bra med sitt jobb. Bara en procent misstrivs,
visar allt om jobbets undersökning.
text karin warne foto MarC FeMenia
GIllAR jObbET –
MEN SAKNAR U TVECKlING
administratörerna rejält missnöjda med sin
lön, löneutveckling och sina chanser att utvecklas
på jobbet. Bara cirka 20 procent är
nöjda med lön och löneutveckling. Minst
nöjda med detta är skoladministratörerna.
Tre av tio administratörer tycker att det
finns goda eller mycket goda möjligheter att
utvecklas på jobbet. Löneassistenterna är
mest nöjda, medan skolassistenterna är mest
missnöjda med utvecklingsmöjligheterna.
Pär Baum har varit löneadministratör
på Uppsala
läns landsting i snart tio år.
Han gillar sitt jobb.
Pär Baum – Stämningen bland kollegerna
är bra. Sedan har vi
löneadministratörer mycket eget ansvar och
det trivs jag med. Det är rätt stor variation i
Det är rätt stor variation i arbetet – det är många
bollar att ha koll på, vilket gör att jobbet aldrig
blir monotont. pär baum
arbetet – det är många bollar att ha koll på,
vilket gör att jobbet aldrig blir monotont.
Han tycker att han utvecklas på arbetet
– mycket tack vare att han har axlat rollen
som praktikansvarig på arbetsplatsen.
– För mig är det en morot och en form av
kompetensutveckling att introducera praktikanterna.
De ställer frågor och jag måste förklara
saker som jag annars gör på rutin. Det
blir ett slags nyinlärning för mig. Ibland har
de erfarenheter från andra arbetsplatser som
jag kan lära av.
Är din arbetsgivare generös med vidareutbildning?
– Vi får intern löpande utbildning av lands-
tingets egna specialister. När det kommer
nya system och ny teknik så får vi förstås alltid
utbildning. Annars får vi signalera själva
om vi vill ha något. Arbetsgivaren kastar väl
inte direkt kurser efter oss, men ber man så
får man, det brukar inte vara något knorr.
Förra året var jag på en heldags seminarium
på Personalmässan. F
YRKE BRA OKEJ dÅLiGT
löneassistent/-administratör ............................. 90 % .................................. 6 % .............................. 4 %
skolassistent/-administratör ....................... 85 % .............................11 % .......................... 4 %
Ekonomiassistent ..................................................... 79 % .................................15 % .............................. 6 %
Administrativ assistent ..................................84 % ............................ 13 % .......................... 3 %
receptionist/telefonist ............................................89 % ...................................7 % .............................. 4 %
4 allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
5
FakTa
Hur trivs du med ditt jobb?
LÄrA Ut. Pär Baum, löneadministratör,
tycker att hanutvecklas genom att
handleda praktikanter. emmy andersson
(t v) och anneli koivisto har efter
praktiken blivit hans kolleger.
ThEREsE dAhL i NORRTäLJE KäNNER siG LYcKLiGT LOTTAd
E

n uTveckling n uTveckling
NU HAR THERE SE
GjORT ETT lYF T
FakTa
Bara var femte assistent får
tillräckligt med kompetensutveckling
från arbetsgivaren.
40 procent har fått mycket lite
eller ingen vidareutbildning
alls. Men Therese Dahl tillhör
dem som arbetsgivaren har
satsat på.
Therese Dahl är lyckligt lottad.
Hon jobbar på kontaktcentret i
Norrtälje kommun och har fått
mycket vidareutbildning av sin
arbetsgivare. På senare tid har
hon bland annat fått utbildning
för att kunna administrera
datasystemet som styr det nya
kontaktcentret. Dessutom har
hon gått kundserviceutbildning
och en kurs i muntlig presentation
för att bli bättre i sin roll
på kontaktcentret och som
konsumentvägledare.
– Jag är mycket nöjd med
min kompetensutveckling och
älskar verkligen att gå till jobbet,
säger hon.
Men Therese Dahl tillhör
ovanligheterna. Den stora majoriteten
assistenter och administratörer
tycker inte att de får
tillräcklig vidareutbildning på
6
FakTa
Märks det på lönen att du
utvecklat din kompetens?
YRKE JA NEJ
löneassistent/-administratör ................................... 20% .................80%
skolassistent/-administratör ............................ 23% .............. 77%
Ekonomiassistent ...........................................................27% ..................73%
Administrativ assistent ....................................... 32% ..............68%
receptionist/telefonist ................................................ 36% .................64%
jobbet. Det visar Allt om jobbets
undersökning som bevarats av
1 100 Visionmedlemmar som
arbetar med administration.
Endast 20 procent av dessa
tycker att de fått tillräcklig kompetensutveckling
de senaste tre
åren. Denna siffra kan jämföras
med en annan yrkeskategori i
kommuner och landsting: ekonomer.
En undersökning som
Jag är mycket nöjd med min
kompetensutveckling och älskar
verkligen att gå till jobbet.
therese dahl, kontaktcenterarbetare
förbundet gjorde 2010 visar
att 60 procent av ekonomerna
ansåg att de fick tillräcklig kompetensutveckling.
Av de som har fått vidareutbildning
så svarar 70 procent av
assistenterna/administratörerna
att det inte märks på lönen.
– Det är anmärkningsvärt.
Har du fått tillräcklig kompetensutveckling?
YRKE JA
löneassistent/-administratör ...............................................................20%
skolassistent/-administratör ................................................. 16,5%
Ekonomiassistent .......................................................................................22%
Administrativ assistent ...............................................................20%
receptionist/telefonist .............................................................................18%
Det borde ligga i arbetsgivarens
intresse att ge sin personal
möjlighet till fortlöpande kompetensutveckling
för att kunna
möta verksamhetens krav på
lång och kort sikt. Och självklart
borde det synas på lönen,
säger Kurt Blomqvist, ombudsman
på Vision.
Therese Dahl har länge tyckt
att det borde synas på lönen att
hon har höjt sin kompetens och
fått mer ansvar.
– Jag har fått en drivande
roll på det nya kontaktcentret.
Det är ett fantastiskt kul jobb.
Men rent krasst är det så att
jag har tyckt att det har varit så
roligt och omvälvande att få de
här uppgifterna att jag inte har
pushat på för en högre lön.
Dessutom har hon tyckt att
hon borde få en ny titel i stället
för kundcentermedarbetare.
– En ny titel är nästan enda
sättet som gör att man kan kliva
uppåt lönemässigt som kommunanställd.
För bara några veckor sedan
fick Therese Dahl gehör för sina
önskemål hos sin chef. Numera
kan hon titulera sig systemadministratör
och i lönekuvertet
får hon 2 000 kronor extra.
– Det känns så bra – en ny
lön är jag värd! säger hon.F
text karin warne
foto riCkarD kilsTröM
nÖJd. Therese Dahl har
fått mycket utbildning av
sin arbetsgivare på sistone.
Hennes kompetenslyft har
gjort avtryck på lönen.
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
FakTa
Du har rätt till
kompetensutveckling
EVision vill att kommande löneavtalet
för landstings- och kommunanställda
(höK) ska bli
tydligare när det gäller att kompetens-
och karriärutveckling
ska vara en del av utvecklingsoch
lönesamtalen och kopplas
samman med löneutveckling. Just
nu pågår förhandlingar om bland
annat detta mellan förbundet och
arbetsgivarorganisationen SKl.
7

n rätt koMPeTens
att rätt person gör rätt sak borde vara en självklarhet.
trots det är det inte ovanligt att andra än
proffsen får sköta administrationen. Men det finns
undantag. här är hemtjänsten som blev effektivare
med fler administratörer, och sjukhuskliniken som
bäddat för fler sekreterarjobb.
text MårTen kierkeGaarD foto Maria eilerTsen
DE HÅllER
ORDNING I
HEMTjÄNSTEN
när vårdpersonalen i sunds­ kundval och ett nytt pengsystem i hemtjänsten.
För att klara konkurrensen med privata
valls hemtjänst fick allt min­ utförare krävdes att omvårdnadspersonalen
dre tid för de äldre gjordes var 75–80 procent av sin arbetstid hos de
äldre. Och så såg inte verkligheten ut.
organisationen om. nu har 17 – Ungefär 60 procent av sin tid var de hos
administratörer anställts. kunderna. Resten gick åt till administration,
E
resor och annan kringtid, säger Karin Hol-
n kökshörna, en stor röd soffa min, chef för Sundsvalls hemtjänst.
och en tv. Inredningen i rummet på bottenvåningen
i servicehuset Allégården Varför var det så?
vittnar om att det tidigare varit en sam- – Jag tror att det är så i de flesta kommuner.
lingslokal för personalen. Nu är det Ca- Successivt skärpta rutiner kring dokumenmilla
Arnfridssons och Sara Gottvalls tation, samt att administratörer försvunnit
kontor. Båda två har under flera år haft när man bantat organisationerna. Men uppder under dagen. Och samtidigt se till att så
ansvar för planering, samtidigt som de gifterna har ju funnits kvar och lagts ut på få olika personer som möjligt besöker sam-
själva jobbat viss tid ute hos hemtjänst- chefer och omvårdnadspersonal.
ma kund, säger Karin Holmin.
kunderna. Men sedan i höstas är Beslutet blev att samla ihop all adminis- Att planeringen är ett intrikat pussel för-
de på kontoret på heltid med antration, till exempel schemaplanering, konstår man av Camilla Arnfridssons och Sara
svar för varsitt hemtjänstteam.
tering, beställningar och annat för att frigöra Gottvalls beskrivning. Varje minut av per-
– Tidigare var det väldigt luddigt vad tid för omvårdnadspersonalen. 17 adminissonalens tid är inplanerad i en matris, även
som ingick i uppgifterna. Man fick ofta tratörstjänster skapades, som både personal tiden för förflyttning mellan hemtjänstkun-
höra att ”du som sitter här inne kan väl som jobbade i hemtjänsten och andra fick derna.
fixa det här”. Så vi drömde i många år söka.
om att det skulle bli heltider, säger Ca- – Kravprofilen var bland annat att man Så fort något oförutsett händer rubbas hela
milla Arnfridsson.
hade god logistisk förmåga. Det handlar om schemat. Till exempel om någon i persona-
Förändringen gjordes i höstas i sam- att vara väldigt flexibel och snabbt kunna len blir sjuk, eller att en hemtjänstkund beband
med att Sundsvall införde ändra turer och rutter utifrån vad som hänhöver mer hjälp än planerat.
8
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Vi tycker
egentligen att
förändringen
är jättebra,
men det är för
tungt.
sara gottvall
– I dag satt två anställda och väntade på
en ambulans i två timmar. Då får vi försöka
skjuta upp en städning eller tvätt hos en annan
kund, ringa och informera de berörda,
säger Sara Gottvall.
Förutom schemaläggning och planering ska
de också sköta en mängd andra uppgifter:
Kontakter med anhöriga och sjukvården,
fakturahantering, biladministration, registrera
genomförandeplaner med mera.
Än så länge fungerar det långt ifrån
perfekt.
– Ja, vi tycker egentligen att förändringen
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
är jättebra, men det är för tungt. Vi kanske
skulle behövt vara två administratörer för
varje team, säger Sara Gottvall.
– Tanken var att man skulle klara planeringen
på 10 procent av arbetstiden. Men
programmet är inte fulländat. I verkligheten
tar det 95 procent av min tid, säger Camilla
Arnfridsson, som också reagerat på att arbetsbördan
för administratörerna varierar
stort i olika team.
Karin Holmin är medveten om att det
finns inkörningsproblem, säger att de be-
FakTa
n rätt koMPeTens
nY roLL. sedan i höstas är sara Gottvall
och Camilla arnfridsson administratörer
på heltid. Förutom planeringen
sköter de även kontakter med anhöriga
och en mängd andra uppgifter.
Det här kan skötas
av administratörer
Eschemaplanering, bemanning av vikarier,
biladministration, fakturahantering,
telefoner, registrering av genomförandeplan,
inköp och beställning, kontakter
med sjukhus, all form av samordning
kring hemtjänstkunden, tillämpning av
planeringsverktyg, dokumentation och
planering i övriga system.
finner sig i en omställningsfas, och att en
utvärdering är på gång.
– Och vi är absolut på rätt väg. Det är jag
övertygad om.
På kontoret ringer det i Sara Gottvalls telefon.
Det är en anhörig som rapporterar att
han sitter fast i en trafikpropp och kanske
inte hinner hem till kvällen. För hemtjänsten
betyder det i så fall en extra tillsyn hos
en kund. Sara Gottvall noterar att hon ska
varsko nattpersonalen.F
”MEdiciNsKA sEKRETERARE KAN TA ÖVER MYcKET”
9
E

n rätt koMPeTens
NU KAN PROFFSEN
TA ÖVER I VÅRDEN
Mängder av arbetsuppgifter
som görs av vårdpersonal kan
tas över av medicinska sekreterare.
Det visar en kartläggning
av anette Johansson,
medicinsk sekreterare på sus
i Malmö.
Om vårdpersonalen ägnade mindre
tid åt pappersarbete skulle
de får mer tid för patienterna.
Det var utgångspunkten när
Anette Johansson, medicinsk
sekreterare på ortopedkliniken
vid Skånes universitetssjukhus,
SUS, fick idén att i detalj
undersöka vilka administrativa
arbetsuppgifter som utfördes av
olika yrkesgrupper på kliniken.
– Jag tyckte, och tycker
fortfarande, att vårdpersonalen
ägnar alldeles för mycket tid
åt administration. Jag ser ju i
mitt jobb hur de gör mängder
av saker som tidigare utfördes
av sekreterare, säger Anette
Johansson.
I januari i fjol gav klinikchefen
Magnus Eneroth klartecken.
Anette Johansson formade en
arbetsgrupp med representanter
från alla yrkesgrupper
på kliniken – läkare, sjuksköterskor,
undersköterskor med
flera – som var och
en inventerade sin
egen yrkesgrupps
arbetsuppgifter.
När slutrapporten
presenterades i somras
innehöll den 73
arbetsuppgifter som
de själva tyckte kunde
tas över av sekreterare.
Läkarna var positiva,
men bland sjuk- och
undersköterskor var
reaktionerna blandade.
– Det är ingen hemlighet
att en del gärna vill
hålla på med administration
och tycker att det är ett
välkommet avbrott i jobbet.
Så alla jublade inte, säger
10
sVArt PÅ Vitt. anette Johanssons
rapport visar i detalj vilka administrativa
arbetsuppgifter som görs av
vårdpersonal i stället för sekreterare.
Anette Johansson, och konstaterar
att alla uppgifter inte heller
är lämpade att flytta över
till medicinska sekreterare.
– Vissa uppgifter kräver se-
Det här kan tas över
ESignera vårdplan.
EUtskrift av operationsberättelser
samt röntgenremisser.
EAdministrativ hjälp med utbildningsfrågor.
ELägga läkarschema.
Eordna passerkort till akuten.
Esöka och beställa röntgenbilder
till remisser.
EBeställa hemtransporter till
patienter.
EBeställa tid till mottagning för
omgipsning.
+ 65 saker till
kreterarens yrkeskompetens,
andra saker går att diskutera.
Att till exempel ringa och
beställa en transport till en
patient kan ju en sköterska
göra. Men om hon ska beställa
tio transporter tycker jag det är
självklart att sekreteraren ska
göra det.
Anette Johansson poängterar
att hennes uppgift i projektet
varit att ta reda på vilka uppgifter
som kan tas över av sekreterare.
Sedan är det en chefsfråga
hur arbetet ska fördelas. Än så
länge har man inte gått från ord
till handling.
– Det har diskuterats i chefsgrupper
och vi skulle flytta
över vissa arbetsuppgifter på
försök här på ortopedkliniken.
Men än har man inte
kommit till skott.
Varför inte? En orsak
är sannolikt att det skulle
kräva fler medicinska se-
kreterare men att det nu råder
anställningsstopp. Sedan kan
det också vara svårt att riva upp
en befintlig arbetsfördelning.
Intresset för Anette Johanssons
rapport är stor. Under hösten
har hon varit runt på andra
kliniker på SUS, på sjukhuset i
Kristianstad och vårdcentraler i
Skåne för att berätta om projektet.
Hon har också bjudits in av
den nya sjukhuschefen för att
presentera rapporten.
– Jag har hört att han delar
synen att rätt person ska göra
rätt sak. Det känns jättepositivt.
Jag hoppas få dra igång liknande
projekt på andra kliniker,
säger Anette Johansson. F
text MårTen kierkeGaarD
foto Jenny leyMan
hELA LisTAN PÅ NäTET
tidningenvision.se/
susrapport
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
FoTo: colourBox
ADMINISTRATION I KORTHET 82 000
Hallå där, Annika Strandhäll...
...förbundsordförande i Vision
som har beslutat att i år ”lyfta
fram de administrativa proffsen”,
att särskilt uppmärksamma
administratörsyrket.
Hur kommer det att märkas?
– På olika sätt. På lokal nivå
planeras bland annat att starta
nätverk, att ordna särskilda dagar
för administratörer, samarbeten
mellan avdelningar och att hitta
yrkesambassadörer. På central
nivå kommer vi förstås lyfta fram
administratörerna tydligare än
vanligt, det gäller då lönerna och
möjligheterna till utveckling i
yrket på olika sätt.
Bara var femte administratör får
tillräcklig kompetensutveckling,
visar den enkät som Allt om Jobbet
gjort (s 6). Hur ser du på det?
– Det stämmer med den bild vi
har. Man har inte tillgång till
kompetensutveckling på samma
sätt som andra kvalifierade yrkesgrupper.
Om man jämför med hur
mycket kommuner satsar på till
exempel chefer är det väldigt lite,
ibland kan kompensutvecklingen
för administratörer handla om att
få gå på en ”kul grej” om året.
bodens växel
kammade guld
Lför femte gången erövrar
Bodens kommuns
växel en sm-titel. Nyligen
korades vinnarna i sm i
telefoni och kundservice,
en tävling som funnits i
20 år. Boden var nominerad
i klassen
kommunspecialen
tillsammans
med mjölby
och Uddevalla.
det
som mäts i
sm är svarstider,
bemötande och service.
i kundtjänstklassen
miljö & Energi vann mölndal
Energi aB kundservice
och i kategorin växel med
över 7 000 anknytningar
fick örebro läns landsting
förstapriset.
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Hur kan det bli bättre?
– Det handlar om hela synen på
administrationen som profession,
och dess avgörande roll för
kvaliteten i verksamheterna. Ta
till exempel äldreomsorgen där
cheferna lyfter fram problemet
med ett otillräckligt administrativt
stöd. Med en professionell
administration utvecklas verksamheten.
Samtidigt får vårdpersonal,
lärare, chefer med flera mer pappersjobb,
trots undersökningar
som visar att det vore effektivare
att låta administratörerna sköta
administrationen.
– Problemet är att alla håller med
om att det är så, men ändå inte går
från ord till handling. I stället skär
man först ned på administrationen
när man ska spara. Vi måste
bli fler som samarbetar när det
gäller ”Rätt använd kompetens”.
Vi hoppas att opinionsbildning,
vårt fokus på administratörer ska
göra att vi når framåt. F
text MårTen kierkeGaarD
foto riCkarD kilsTröM
Vi som ger komplimanger, beröm eller uppskattning
kommer inte ihåg det så länge.
Men den som har fått den kommer inte att
glömma, för det är en gåva.
toMas gunnarsson, pSyKoSynteSterapeut och coach Som SKrivit
boKen om KonSten att lyfta Sig Själv och andra.
Mindre betalt för den som jobbar för mycket
LVision har tecknat ett
annorlunda löneavtal
med journalbyrån Conscriptor,
ett företag som
erbjuder journalhantering
åt landstingen. Ju mer
sekreterarna skriver, desto
mindre ersättning får de
per rad.
Orsaken är att personalen
jobbar hemifrån, vilket
gör det svårt att kontrollera
att arbetsmiljön är
god och att de inte jobbar
för mycket.
– Tanken är att de inte
ska jobba ihjäl sig. Ingen
mår bra av att jobba 70 till
80 timmar i veckan även
om man tjänar mer, och
arbetsgivaren har ju ett arbetsmiljöansvar,
säger Leo
Erenmalm, regionombudsman
i Vision.
Ett visst antal skrivna
rader, som anses normalpresterande,
ger alltså en
viss summa i månadslön.
Fler rader än normalt ger
förstås mer i reda pengar,
men ersättningen för varje
tusental skrivna rader blir
lägre.
personer arbetar inom administrationen
i kommunerna. i landstingen är det
drygt hälften så många. Källa: SKl, 2011
För ung för
jobb i reception
LEn 20-årig kvinna ratades
av arbetsgivaren
med motiveringen att
hon var för ung. Nu har
hon fått 50 000 kronor
efter en förlikning. trots
att kvinnan hade både
erfarenhet och dessutom
gått en utbildning med
inriktning mot hotell och
turism, tyckte arbetsgivaren
att hon var för ung för
ettjobb som receptionist.
diskrimineringsombudsmannen
har utrett
kvinnans anmälan
och kommit fram
till att hon
utsatts för
diskriminering.
Tiodubblar
stickproven
LLandstinget i Östergötland
tar krafttag för att
stävja olovlig läsning av
patientjournaler. Nyligen
har tre anställda i landstinget
polisanmälts för
att de har läst journaler
utan att ha rätt till det. För
att upptäcka brotten så
planerar landstingen att
tiodubbla sina stickprovskontroller
– från 1 800 till
18 000, uppger Sveriges
radio Östergötland.
jämställt ger
bäst hälsa
LPå jämställda arbetsplatser
är risken att drabbas
av psykiska besvär
mindre för både män och
kvinnor. det visar en avhandling
av sofie Elwér
vid Umeå universitet. Undersökningen
visar dock
att det inte räcker med en
jämn könsfördelning av
antalet anställda.
för kvinnor
var risken att
drabbas av
ohälsa lägst
på arbetsplatser
där lönerna
var jämställda
och både män
och kvinnor tog
ut lika mycket
föräldraledighet.
11

n sPeCialisTer
VI SITTER PÅ E N
NYCKElPOSITI ON
12
varje administratör är unik. här möter du fyra av dem, alla i helt olika roller,
men med en sak gemensamt: verksamheten skulle inte fungera utan dem.
DéSIRéE
GUN
KIRSI
aNDERS
”Mitt jobb ko mmer
alltid att finn as”
Namn: désirée Wallander Yrke: stadsdirektörens ledningsstöd i göteborgs stad. Ålder: 59 år Bor: i Påvelund i göteborg. fritidsintressen: Barnbarnen, läsa böcker, resa och segla.
Med Désirée wallander vid sin
sida kan Göteborgs stadsdirektör
vara trygg. som ledningsstöd
gör hon allt från att
styra ärenden rätt och sköta
ekonomin till att skriva protokoll
och svara på frågor från
medborgare och tjänstemän.
Hur många protokoll har du
skrivit?
– Hur många? Herregud. Jag
har jobbat här i nio år och
skriver minst ett i veckan.
Jag vill inte förhäva mig,
men är det något jag är bra på
så är det att formulera mig. Att
skriva beslutsprotokoll i punkter
är ju inte så komplicerat,
däremot att få fram vad man
pratade kring så att den som
inte var med förstår vad det
handlade om. Jag försöker vara
kortfattad,
brukar veta
vad jag ska ta
med för att
få fram
kontentan.
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Men du har många andra
arbetsuppgifter också.
Berätta.
– Ja, mitt jobb handlar om att
vara stadsdirektörens kontakt i
alla möjliga uppdrag och frågor
som kommer in, att kunna
lotsa vidare eller hjälpa till och
svara själv. Jag skriver som
sagt protokoll och referat från
möten – till exempel har vi idag
koncernrådsmöte – men ser
också till att ärenden kommer
in i tid och att rätt frågor hamnar
på rätt bord.
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Jag gissar att du är en väldigt
noggrann person?
– Framför allt måste man ha
gott omdöme. Vi arbetar på
ledningsnivå och måste kunna
bedöma information och tänka
på vad man kan gå vidare med.
Är det ett spännande jobb?
– Vissa saker, som alla möten,
är ju inplanerade. Men det kan
dyka upp vad som helst. Det
kan till exempel vara något som
står i tidningen som får telefonerna
att börja ringa.
Är mutskandalen ett sådant
exempel?
– Då var det turbulent. Presssen
ringde förstås, men det var
också samtal från medborgare.
Dels de som hade synpunkter
att framföra, dels de som var
arga och skällde. Både jag och
stadsdirektören fick ta emot
en hel del. Då får man försöka
att inte ta det personligt, försöka
hänvisa vidare och hjälpa
till.
n sPeCialisTer
dÉsiRÉÉ:
HÖGSTA
LEDNINGENS
HÖGRA
HAND
Hur skulle det fungera om inte
din tjänst fanns?
– Ingen person är oersättlig,
och numera har jag en kollega
som kan gå in för mig när jag är
borta.
– Men jag tror att det jobb
jag har alltid kommer att finnas.
Stadsdirektören behöver någon
som hjälper till att sortera frågor
och ärenden. F
text MårTen kierkeGaarD
foto anna reHnBerG
ANdERs sKÖTER ALLAs PENsiONER
13
E

n sPeCialisTer
”Folk skulle
höra av sig”
en pensionshandläggare på
4 000 anställda. Går det? Jo,
på landstinget Jämtland är
det anders Johansson och
ingen annan som ser till att
de som passerat 65 år får rätt
tjänstepension.
Beskriv ditt jobb.
– Jag kontaktar alla som närmar
sig 65-årsdagen, både de som
jobbar och de som har jobbat
här tidigare. Ska de gå i pension
meddelar jag KPA Pension att
det är dags. När deras beräkningar
är klara kollar jag att
anställningstider och annat
stämmer, godkänner utbetalningen
och meddelar personen
det gäller att pengarna kommer.
Många tycker pensionssystemet
är krångligt att begripa.
Får du mycket frågor?
– Ja. Många som hör av sig
har läst på och vill kolla att de
förstått det rätt. Men överlag är
kunskapen ganska låg. Folk vill
ha information om sin allmänna
pension också, och förväntar sig
att jag ska kunna tala om hur
mycket de ska få. Jag får förklara
vart de ska vända sig och
beskriva att pensionen kommer
från olika håll. Därefter kan kan
jag gå in på tjänstepensionen
och dess olika delar.
Pedagogiskt arbete, alltså?
– Ja, och för att kunna förklara
varför resultatet blir som det
blir måste jag ju själv förstå hur
pensionerna kommer till.
Och vem frågar du själv när du
fastnar i någon fråga?
– Jag resonerar mycket med
min chef och får stöttning.
Men när det kommer till att få
svar på specifika frågor får jag
försöka lösa det själv. Jag kan
ju kontakta kolleger i andra
landsting och prata med KPA
förstås.
ANdERs:
JÄRNKOLL
PÅ PENSIO-
NER
Namn: anders Johansson Ålder: 47 år Yrke: Pensionshandläggare på landstinget
Jämtland Bor: i östersund Fritidsintressen: sport, särskilt trav. delägare i en travhäst.
Och vem täcker upp för dig om
du är borta?
– Sedan jag tog över för 5–6 år
sedan finns det ingen backup.
Hittills har det gått bra ändå.
Men det är en brist man är
medveteten om.
Så hur skulle det gå utan dig ?
– Det skulle dröja några veckor,
sedan skulle det bli problem.
Folk skulle börja höra av sig:
anställda som inte får ut någon
tjänstepension, KPA skulle
undra varför deras beräkningar
inte godkänts.
Hur ser du på din unika roll?
Fördelen är att det är en stor
frihet, jag kan i stort sett
avgöra själv när jag kan vara
ledig. Nackdelen är att allt som
behöver göras när jag är borta
får jag ta hand om själv
efteråt. F
text MårTen kierkeGaarD
foto Marie Birkl
Namn: kirsi Heino Ålder: 21 år Yrke: registrator på Haparanda kommun Bor: Haparanda Fritidsintresse: Yoga och
dricka kaffe med vänner.
”Det skulle bli
kaos utan mig”
Det skulle bli riktigt rörigt i
kommuner och landsting om
inte registratorerna fanns.
all inkommande post skulle
slukas av ett stort svart hål. i
Haparanda är det kirsi Heino
som håller ordning.
Vad gör du som registrator?
– Jag registrerar alla allmänna
handlingar som skickas till oss
eller författas här
på kommunen.
Allt ska få ett
diarienummer
och skickas
vidare till rätt
handläggare.
Jag jobbar som
registrator för
kommunstyrelsen,
sociala nämnden,
barn- och ungdomsnämnden
och Haparandas
kommunala
bolag. Det innebär
att jag registrerar ett
100-tal nya ärenden
varje vecka.
Haparanda är en av
de kommuner som
kommit längst när
det gäller att arbeta
papperslöst. Vad
innebär det för dig?
– I och med att
Haparanda har börjat med
e-förvaltning så skannar jag in
alla papper i vår databas där
alla ärenden finns samlade. På
så sätt får handläggarna tillgång
till dem digitalt. Sedan ska all
protokollhantering bli elektronisk.
Jag har fått gå utbildningar
och utbildar själv handläggare
och nämndsekreterare i
programmet. E-förvaltningsprojektet
är det roligaste i mitt
jobb, det är kul att modernisera
något som inte har moderniserats
på ett tag. Man får tänka i
nya banor.
Hur fick du tjänsten?
– Jag har varit registrator
sedan juni 2011. Jag fick in en
fot på kommunen som 17-åring
när jag började sommarjobba i
kommunens växel och reception.
När den förra registratorn
skulle gå i pension så sökte jag
tjänsten. Jag fick gå parallellt
med henne någon månad – hon
var en duktig lärare. Sedan har
vår gamla nämndsekreterare
varit en bra mentor. Men nu
klarar jag uppgiften bra på egen
hand.
Vad gör du mer på jobbet?
– Jag har min arbetsplats på
Haparandas nya medborgarkontor
och sköter en del
kundservice. En och
en halv dag i veckan
jobbar jag på överförmyndarkontoret.
Då gör jag bland
annat utredningar
för att se om de som
söker god man har
rätt till det.
Vilka egenskaper är
viktiga som registrator?
– Det är viktigt att
man håller ordning
och reda och att man
har kunskap om
organisationen. Här
i stadshuset jobbar 70 personer
och det är viktigt att jag vet
vad de arbetar med. Det kan bli
stora tidspålägg om man skickar
vidare ärenden fel.
Om registratorn inte fanns –
vad skulle hända då?
– Det skulle bli svårt att upprätthålla
offentlighetsprincipen.
Och det skulle vara svårt att
hålla koll på handlingar och
hitta dem. Det skulle bli rätt
kaosartat.F
text karin warne
foto susanne linDHolM
14 allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
15
KiRsi:
HÅLLER
KAOSET
BORTA
Det är kul att
modernisera
något som
inte har moderniserats
på ett tag.
GUN hAR FULL KOLL i UddEVALLA
E

n sPeCialisTer
”Den som tar över
får det besvärligt”
lärarna hjälper eleverna, men
vem hjälper lärarna? Gun
axelsson ansvarar för personalrapportering
på sveriges
största gymnasium.
Hur kan du hålla ordning på så
många lärare?
– Det är ju inte bara lärare. Det
är all annan personal också:
assistenter, skolkuratorer, specialpedagoger
med flera. Vi är
två assistenter som är personalredogörare
för 250 anställda
var. Och jag tror faktiskt att jag
känner igen och vet namnen på
så gott som samtliga.
Skojar du?
– Nej. Jag har ju jobbat här
väldigt länge – sedan 1970
som skolassistent i Uddevalla
och med personalfrågor sedan
1988 – så jag har lärt känna de
16
anställda allt eftersom. Men
den som ska ta över efter mig
får nog lite besvärligt om han
eller hon vill lära sig namnen på
allihop på en gång.
Det är över 3 000 elever också.
Är du ofta i skolkorridorerna?
– Vi har fem skolhus, och förr
hade jag min arbetsplats mer
centralt. Då rörde jag mig bland
eleverna när jag skulle till olika
platser. Det kan jag sakna, samtidigt
som det är mer arbetsro
där jag sitter nu.
Berätta om arbetsuppgifterna.
– Jag skriver anställningsbeslut
och tar reda på alla personuppgifter
som behövs för de som
anställs. Sedan tar jag emot
anmälningar om frånvaro för
tjänstledighet, sjukdom med
mera samt kollar reseräkningar,
körjournaler och annat som jag
sedan skickar till lönekontoret.
Vilka är de största förändringarna
under dina 43 år?
– Datoriseringen. Allt skrivarbete
vi gjorde för rektorer och
studierektorer har försvunnit i
och med datorerna. De skriver
själva. Plus att lärarna lägger in
mycket uppgifter på egen hand,
till exempel betygen.
Så din roll har blivit mer inriktad
på användarstöd, att hjälpa
personalen att själva rapportera?
– Ja, så är det. För mig som
är van vid systemen är det ju
enkelt, men lärarna har svårt
för att fylla i blanketter. Vad det
än är så ringer de eller mejlar.
Det har blivit mer och mer ett
servicejobb. Jag tycker det är
GUN:
MITT I
STÖRSTA
KLASSEN
Namn: gun axelsson Yrke: skolassistent på Uddevalla gymnasieskola Ålder: 64 år Bor: i Högsäter, några mil nordost
om Uddevalla Fritidsintressen: Hus och hem, odla i trädgården och friluftsliv. och katten stumpan.
roligt, att jobba med människor
och hjälpa till så att allt blir rätt.
Andra skillnader?
– Att vi blir färre och färre. Det
är inte så många sådana här administrativa
kontorsjobb kvar.
De gånger vi har en tjänst ledig
och annonserar får vi 300 sökanden.
Så det är hård konkurrens
om de jobb som finns.
Och om din tjänst försvann.
Vad skulle hända?
– Lönekontoret skulle få
förfärligt mycket mer arbete.
Visst slinker det igenom en och
annan blankett som innehåller
fel, men vi kollar ju allt som
rapporteras och utan oss skulle
det bli många samtal mellan
lönekontoret och lärarna. F
text MårTen kierkeGaarD
foto PeTer szaMer
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
ADMINISTRATION I KORTHET
LMän tar längre lunchrast
än kvinnor och äter
också oftare utanför arbetsplatsen.
Det visar en
undersökning bland över
1200 anställda som gjorts
av företaget Edenred tillsammans
med Sifo. Var
tionde kvinna uppger att
de vanligen äter lunch på
restaurang. Bland männen
är det var fjärde som lämnar
arbetet och äter ute,
skriver tidningen Metro.
Mer än hälften av männen
tar en halvtimmes lunchrast
i snitt, bland kvinnorna
är det bara 38 procent
som gör det. 15 procent av
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
kvinnorna har en lunchrast
som är kortare än 20 minuter.
En förklaring till skillnaderna
mellan könen kan
vara att det är vanligare
att kvinnor jobbar deltid.
– De kanske drar
in på lunchen för
att hinna hem tidigare,
handla och
hämta barn. Men
det betyder att de
får en gigantiskt lång
dag utan mat. Det är
fullständigt vansinnigt,
säger måltids- och folkhälsoforskaren
Maria Lennernäs
till Metro.
100
Kvinnor käkar oftare på kontoret
I dag tjänar kvinnor som grupp bara 85 kronor för
varje hundralapp som män tjänar och det är hög
tid att arbetet med att ändra på det intensifieras.
anniKa strandhäLL, viSionS ordförande, välKomnar att nya jämStälldhetSminiStern
maria arnholm Sätter jämStällda löner högSt på Sin politiSKa agenda.
ANNONS
hyllmeter. så mycket av sahlgrenska universitetssjukhusets
journaler skannas och
digitaliseras varje år av E-arkivets personal.
colourBox
ricKArD KilSTröm
Konkurrens
för nyexade
LArbetsmarknaden för
medicinska sekreterare
samt löne- och personalassistenter
väntas bli god
i år. För andra administratörer
blir det hårdare
konkurrens om jobben. Det
visar Arbetsförmedlingens
senaste prognos ”Var finns
jobben 2013?”.
Skillnaden är dock stor
mellan nyutexaminerade
och de som hunnit skaffa
sig erfarenhet. För arbetssökande
administratörer
med yrkeserfarenhet är
konkurrensen om jobben
betydligt lägre, skriver
Arbetsförmedlingen.
17
colourBox

n i BliCkfånget n i BliCkfånget
FARTFYllT j Obb
MED OlIKA R OllER
fyra våningar och ett myller av skolbarn och andra besökare bland spegellabyrinter,
spaceball, digiwall och andra experiment. för anette hjortsberg
på tom tits i södertälje är jobbet som administratör fullt av omväxling.
text MårTen kierkeGaarD foto MaGnus PeHrsson
18
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
19

n i BliCkfånget n i BliCkfånget
HEJ & VÄLKomnA! Ännu en skolklass tas emot i receptionen. rosenborgsskolan vill hinna se den kontroversiella utställningen Body worlds innan den är slutvisad på Tom Tits.
on tar telefonsamtalet i språnget
mellan två av våningarna, på
väg för att öppna museibutiken.
”Tom Tits experiment. God
eftermiddag”.
Väl på plats bakom kassadisken
loggar hon in i datorn och
kan bekräfta att den som ringer
och vill boka ett skolbesök får
komma den önskade tiden.
– På onsdag funkar bra. Då är
det inte fullsmockat.
Det har gått 16 år sedan
Anette Hjortsberg gjorde sin
första arbetsdag på Tom Tits,
Södertälje kommuns upplevelsemuseum
och sciencecenter. Till en början var det ute-
slutande som receptionist, men efterhand –
bland annat på grund av att antalet anställda
minskat och att Tom Tits blivit en del av den
kommunala Telgekoncernen – har uppdraget
vidgats.
– Det är en liten arbetsplats. Man är en
stödfunktion, och har man jobbat så länge
som jag så kan man många olika saker. Och
vi finns här för våra besökare, det får man
tänka på hela tiden. Ju mer man ger desto
mer får man tillbaka.
I receptionen på bottenvåningen tar Anette
Hjortsbergs emot skolklasser och bockar av
bokningar, tar betalt av ströbesökare och
hinner även med att registera fakturor på
terminalen i pauserna. E
Anette Hjortsbergs jobb
i receptionen 20%, fakturahantering 3%,
kassahantering 5%, sköta bokningar av
besök 20%, registrera betalningar 3%,
ta hand om posten 2%, rycka in i butiken
5%, rycka in i kaféet 0,5%, logga in
i olika system 0,5%, prata i telefon med
externa kontakter 5%, morgonmöte 4%,
hjälpa besökare på plats 14%, äta lunch
och kafferast 13%, bistå annan personal,
hjälpa timanställda och vikarier 5%.
LAttE? ”nej, det kan jag inte göra. Men rycka in i kafékassan är inga problem.”
KLoCKAn Är toLV. Dags att öppna butiken. Post. Broschyrer, brev och paket fördelas till de cirka 50 anställda.
20 allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
21
= 100%

n i BliCkfånget
PEPPninG. Dottern har tittat in på kontoret.
FAVoritsYssLA. ”Fakturera är det bästa jag vet.”
En oväntad fråga
”hej, var är er heliumballong? Jag skulle
vilja hyra den till ett stort event.”
– Ballongen svävar hundra meter upp i
luften, förankrad med stålvajrar. Jag trodde
han skulle bli avskräckt när jag berättade
att det krävs fem tankbilar för att fylla den.
Ett missförstånd
– ordet ”Tits” (slang för bröst på engelska)
kan ju leda till fel associationer. En gång
kom en äldre man fram och undrade när
showen började.
När folk blir förvånade över att jag fortfarande
jobbar här brukar jag svara: jag behöver inte byta
jobb, jobbet runt omkring mig byts ju hela tiden.
E En trappa upp på kontoret där hon kan
slå sig ned vid datorn och registrera kassarapporter,
inbetalningar och andra administrativa
uppgifter är det tystare och lugnare.
Men på en stor tv-display på väggen visas
i realtid en siffra över hur många som passerar
in genom entrén. Just nu tickar det på
i lite lagom takt, men på höstlovet och vid
andra tider när det är riktigt fullt så snurrar
siffrorna i ett hisnande tempo.
tUristmAGnEt. Tom Tits har ett par hundra tusen besökare om året.
anette hjortsberg
Stressande?
– Jag blir inte stressad av långa köer i entrén.
Men jag kan tycka att det är påfrestande om
jag håller på och hjälper någon och ytterligare
en person samtidigt pockar på uppmärksamhet.
Att jobba på Tom Tits är som att stå på en
scen hela dagen, säger Anette Hjortsberg, och
konstaterar att hon lärt sig hantera alla situationer.
Och alla möjliga arbetsuppgifter.F
ADMINISTRATION I KORTHET 94
Efterlängtad utbildning startas
Bristen på medicinska sekreterare
har länge varit stor på södra
Älvsborgs sjukhus, sÄs, i Borås
och de kommande åren går en
tredjedel av personalstyrkan i
pension. nu ska en ny utbildning
lätta på trycket.
Personalen på SÄS har känt sig
pressade och de medicinska
sekreterarna och Vision har länge
krävt att en ny utbildning ska
startas.
Nu får de äntligen gehör för
sina krav. Myndigheten för yrkeshögskolan
har gett tillstånd till
att starta en tvåårig utbildning till
medicinsk sekreterare i Borås –
den första på fem år. Det är Vuxenutbildningen
i Borås som ansvarar
för utbildningen, men SÄS och
primärvården är inblandade.
Dessutom kommer Göteborgs stad
att utöka sin vårdadministrationsutbildning
med kursstarter både
höst och vår, i stället för bara en
gång per år.
– Det har varit ett jättebesvärligt
läge i Västra Götaland, så vi är
jätteglada för det här. Vi har jobbat
hårt för att utbildningen skulle bli
…vårdadministratör?
CHRISTIAN PETERSSON
SALVETTI, 29 år, habiliteringscentrum,
Jönköping
–Jag jobbade tidigare som
undersköterska och fastnade
för de administrativa
uppgifterna. Jag ville fortsätta jobba inom
hälso- och sjukvård så jag vidareutbildade
mig till vårdadministratör. Det är en tvåårig
utbildning. Det roligaste med mitt jobb är
att den ena dagen inte är den andra lik. Jag
har varierande arbetsuppgifter och jobbar
med bland annat fakturor, journaler och så
pratar jag en del i telefon.
av, säger Margareta Johnsson,
chef för vårdadministrativ service
på SÄS.
Visionmedlemmen Marie Högfeldt,
medicinsk sekreterare på
urologen på SÄS, gläds också åt
satsningen.
– Vi är för få i dag. Arbetsbelastningen
är tung och så har
det varit under en längre
tid. Det är svårt att få ersättare.
Det är bra med
en lokal utbildning,
då blir det lättare att
rekrytera, säger Marie
Högfeld.
De första av de
totalt 50 nya medicinskasekreterarna
i Borås
kommer att
vara färdiga
sommaren
2015.
Hur klarar ni er till dess?
– Just nu har vi inte så
många vakanser. Vi har
lyckats lösa det hittills
och hoppas att vi gör
det även fortsättningsvis, säger
chefen Margareta Johnsson.
50 nya utbildningsplatser och 100
som går i pension – hur löser ni
den ekvationen?
– Det kommer inte att
räcka med 50. Och
det har jag påtalat
för vår HR-strateg
här på SÄS, säger
Margareta Johnsson.
F
text karin warne
Utan oss inga underlag för beslut, utan
oss ingen statistik, utan oss ingen service
för studerande, elever, chefer, lärare...
Signaturen rfc Kommenterar artiKel på tidningenviSion.Se
om aSSiStenterS löner och villKor.
…skolassistent?
MARIE BJÖRK, 39 år,
Mariedalsskolan i Lysekils
kommun
–Det var en slump. Jag
jobbade här på skolan som
elevassistent, men behövde
fylla ut med fler timmar och gick till rektorn
och erbjöd mina tjänster. Jag är administratör
i grunden så rektorn gav mig i uppdrag
att börja kontera fakturor. Sedan slutade
jag på skolan och gjorde lite annat. men
efter ett år ringde rektorn upp och ville ha
mig tillbaka – det var smickrande. nu har
jag varit fast anställd i 12 år.
procent av alla kommunanställda skoladministratörer
är kvinnor. Bland iT-administratörer
är andelen kvinnor 60 procent.
Sitt inte still –
städa i stället
LEtt gympass och en
löprunda i veckan är bra
för hälsan, men för den
som har ett stillasittande
arbete är det ännu viktigare
att få regelbunden
rörelse på jobbet. När
man har jämfört hälsan
hos personer visar resultaten
att det är bättre
att röra sig ofta och lite
varje timme jämfört med
långa stunder av stillasittande
och rörelse under
längre avbrott. Det skriver
suntliv.se som har
intervjuat forskaren
Elin Ekblom Bak vid
Gymnastik- och
idrottshögskolan.
…administrativ assistent?
MATTIAS VASSBERG, 26
år, Landstinget i Östergötlands
interna kundtjänst
–Jag hade jobbat i kundtjänst
på ett företag, men
jag blev uppsagd på grund
av arbetsbrist. Sedan fick jag syn på en
annons med min tjänst – eftersom det låg
inom mina meriter så sökte jag. nu har jag
jobbat här sedan augusti 2010. Jag tar emot
samtal och mejl och bollar vidare till rätt
personer. Vanligaste uppdraget? Det är att
jag tar emot en fastighetsfelanmälan och
skapar ett ärende.
22 allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
23
enkÄT
Varför blev du...
colourBox
6
Estå upp och jobba
tips om hur du får
in korta avbrott
under dagen
EGå och prata med en
kollega i stället för att
mejla
Eställ skrivaren en bit
från arbetsplatsen
ETa trapporna
Eanvänd pausgymnastikprogram
på datorn.
EVarför inte ha stående
eller gående möten?
slutligen: Väl hemma
från jobbet är städning,
diskning och matlagning
ett gyllene tillfälle att få
fart på musklerna.
colourBox

n lön n lön
ÖKAT ANSVAR S KA GE ÖKAD lÖN
Behovet av kvalificerade administratörer kommer att
öka. därmed också möjligheterna till specialisering i
yrket. och en bättre löneutveckling. text MårTen kierkeGaarD
E
nligt Visions statistik har lönerna
för assistenter ökat med sammanlagt 45
procent sedan 1998, vilket är något bättre
än genomsnittet för Visions medlemmar.
En del av lönehöjningarna har förstås
ätits upp av inflationen, men realönerna
(köpkraften) för assistenterna har under
samma period ökat med ungefär
25 procent. Lönespridningen har
också ökat, det vill säga att skillnaden
mellan de högsta och lägsta lönerna är
större.
– Därmed har också möjligheterna
till löneutveckling
blivit bättre, säger Kjell Svahn,
ombudsman på Visions funktion
för löner och villkor.
Men assistenter är ju inte högavlönade?
– De har inte de högsta lönerna.
Men specialiseringen har ökat, det
ställs större krav på avancerade
kunskaper. Det ökar möjligheterna
till bättre löneutveckling under
en yrkeskarriär.
Utvecklingen har också gått
mot att mer administrativa rutiner
utförs av andra än administratörer.
Lärare, sjuksköterskor, läkare
med flera får vid sidan av sina huvudsakliga
uppgifter ägna mer tid åt dokumentation
och rapportering. Kjell Svahn tror att gränsen
kan vara nådd.
– Det har gått för långt med att alla ska
vara sin egen administratör. Det drabbar
verksamheten och det uppstår ett behov av
lönesTaTisTik
24
kvalificerat administrativt stöd, säger han.
Att arbetsuppgifterna förändrats syns
också i en enkät som Allt om Jobbet/Tidningen
Vision gjorde med drygt 1 000 assistenter.
Där svarar tre av fyra att deras
arbetsuppgifter ökat de senaste åren. Samtidigt
är det bara en bråkdel av dem som
uppger att de fått mer i lön på grund av den
ökade arbetsbördan.
För Laila-Maria Frleta, byråsekreterare i
Västra Hisingens stadsdel i
Göteborg, har det bästa sättet
att få upp lönen i stället
varit att flytta på sig. Hon har
länge jobbat i Göteborgs stad,
men bytt förvaltning och ar-
Större krav på
avancerade
kunskaper
ökar möjligheter
till
bättre löneutveckling.
betsuppgifter.
– Jag arbetar mest med
löne- och personalsystemet.
När jag bytte från samordnare
till byråsekreterare 2008
var det arbetsgivaren som
erbjöd mig jobbet. Jag kunde
de interna systemen bra, och
de ville de verkligen ha mig.
Bra förhandlingsläge?
– Ja, verkligen. Men jag tog
vad de erbjöd, jag hade kanske
kunnat få ännu mer.
Men på längre sikt tycker Laila-Maria
Frleta att löneutvecklingen kunde ha varit
bättre. 2006, när hon började som samordnare,
var lönen 21 000 kronor i månaden. Nu
är den 24 600 kronor. Vid senaste löneövesynen
fick hon 600 kronor i påslag.
Löneskillnader mellan privat och kommunal sektor
TiTEL KOMMUN LANdsTiNG PRiVAT
Administrativ assistent .................................................... 24 900 ....................... 26 300 .................... 31 500
Allmänkontorist, skolassistent .............................. 24 200 ................... 23 700 ............... 26 500
personaltjänsteman ............................................................31 500 ....................... 34 600 ...................43 400
Administratör offentlig förvaltning........................32 300 .................... 37 100 ......................... –
Ekonomi-, löne-, bokföringsassistent .......................... 24 600 ........................ 24 100 ................... 27 400
Klinikassistent, dataregistrerare ........................... 24 500 .................... 23 100 ................27 500
Kultur-, arkivassistent ........................................................22 200 ........................ 21 800 ................... 24 200
källa: Statistiska centralbyrån (2011 års medellöner uppräknade med 3 procent.)
– Jag har lönesamtal varje år och går efter
en mall med lönekriterier. Chefen brukar
säga att jag har maxresultat på allt, men
att det inte finns mer pengar
att ge mig. Så jag kan aldrig
ställa frågan ”Vad ska jag
göra för att få bättre löneutveckling?”
Vad tycker du om det?
– Det är kasst förstås. Om chefen
är nöjd och tycker att man
laila-Maria
Frleta
gör bra ifrån sig borde man kunna få lite mer
i lön. Enda möjligheten är att ta på sig extra
uppdrag. Men det är väldigt sällsynt. Och det
finns inte någon karriär att göra inom yrket,
är man byråsekreterare så är man. Nästa steg
är att bli chef, men det vill inte jag vara. F
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
lönesTaTisTik
Medianlöner i kommun och landsting
KOMMUNANSTÄLLDA
TiTEL LÖN 2012
handläggare (övergripande) ................... 33 475
Ekonom, controller ................................31 930
personal-, lönehandläggare .......................31 621
informatör ............................................. 29 355
Administratör (övergripande) .................24 205
Ekonomiassistent ................................23 999
personal-, löneassistent ............................ 24 257
Receptionist, telefonist ........................ 22 145
iT-administratör ........................................... 25 750
skolassistent ....................................... 23 690
Kultursekreterare .......................................... 27 913
Kultur-, arkivassistent m.fl. ................ 23 742
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
LANDSTINGSANSTÄLLDA
TiTEL LÖN 2012
handläggare (övergripande) ...................37 286
Ekonom ..................................................33 475
personal-, lönehandläggare ....................32 960
informatör .............................................. 31 621
Administratör (övergripande) .................25 750
Ekonomiassistent ................................ 23 201
personal-, löneassistent .............................24 617
Receptionist, telefonist ........................ 21 733
medicinsk sekreterare ................................. 22 557
Annan administratör ........................... 22 983
källa: partsgemensam lönestatistik. (eftersom 2012 års lönestatistik
inte är klar har vi räknat upp 2011 års siffror med 3 procent.)
colourBox
enkÄT
Vilket är ditt bästa
lönetips?
HELÉNE SÖDERHOLM,
e-tjänstekortshandläggare,
stockholms läns
landsting. Ledamot i
Visions avdelning.
– Att inte nöja sig med att
chefen säger att pengarna
är slut, utan stå på sig och i så fall lyfta
diskussionen: ”Jag uppfyller lönekriterierna
till 100 procent och får ändå ingenting för det.
hur har ni tänkt? Varför har ni lönekriterierna
om de ändå inte är användbara?”.
har den argumentationen fungerat för dig?
– inte alltid, men ibland, och jag är ganska
bra på att vända och vrida på frågorna. om
chefen är nöjd med en medarbetare men inte
har tillräckligt med pengar i potten får han eller
hon helt enkelt lägga in det i sin budget.
MICHAEL WALLDÉN,
handläggare i Uppsala
kommun. Vice avdelningsordförande.
– Kraven och förväntningarna
på vad du ska åstadkomma
för att höja lönen
ska vara tydliga. Se till att få dem skriftligt i
medarbetarsamtal, begär avstämningsmöten
med din chef för att få feedback på ditt
jobb. och ta reda på vad andra har för lön på
liknande tjänster för att kunna ställa frågan
vad skall du göra för att lyfta din lön.
Något annat man också bör tänka på?
– Att vara positiv på möten och i attityd,
och att kunna se förändringar som något
positivt.
ANNA NILSSON, ekonomihandläggare
i Lund.
Avdelningsordförande
samt ledamot av Visions
förbundsstyrelse.
– De gånger jag själv lyckats
är när jag tagit på mig
extrauppgifter. Till exempel tog jag ansvar för
att genomföra en diskussion kring kommunens
jämställdhetsplan.
Och om den möjligheten inte finns?
– Att förbereda sig inför lönesamtalet och
gå igenom lönekriterierna. och då är ett bra
tips är att fråga en kollega om vad hon eller
han tycker att du är bra på.
25
guSTAV AnDErSSon lASSE nilSSon

n ny karriÄr n ny karriÄr
VI VÅGADE TA KlIVET!
de svalde sin rädsla att misslyckas. så här gick det när Liza, ragnhild och therese lämnade bekvämlighetszonen och testade helt nya arbetsuppgifter.
EE
26
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
27

n ny karriÄr
Tipset fick fart på
Ragnhilds karriär
Nu: administrativ chef i Hallstahammars kommun.
Då: kanslist, assistent och därefter handläggare på socialförvaltningen i arboga.
”Det här jobbet skulle passa
dig utmärkt.” så sa den före
detta arbetskamraten som
ringt upp. Det var ett samtal
som skulle komma att förändra
administratören ragnhild
Victorins liv.
När hon svarade var hon mitt
uppe i förberedelserna inför
kvällens stora fest – hon skulle
få motta medalj för 25 års trogen
tjänst i Arboga kommun.
– Jag tyckte jag hade det ganska
bra på mitt jobb, men svarade
”mejla annonsen”. När jag
började läsa om tjänsten kände
jag ”det här är precis vad jag
vill göra”. Man skulle ansvara
för Hallstahammars kommuns
gemensamma administration.
Det lät jättespännande!
Men när Ragnhild Victorins
chef höll ett fint tal till hennes
ära senare den kvällen
så kände hon att
hon vacklade.
– Sedan kom jag
fram till att, äh! jag
måste ju söka.
Ragnhilds mantra
genom yrkeslivet har
varit ”jag löser det!”.
Hon har hoppat på
projekt utan att från
början kunna allt.
– Jag har varit nyfiken och
vågat. Man behöver inte veta
allt. Det gäller att vara kreativ
och söka den information man
behöver. Det är inte farligt att
misslyckas. Går något på tok, så
går det att rätta till.
Hennes administrativa karriär
började 1984 då hon fick ett
vikariat som kontorist i Arboga
kommun, sedan blev hon kanslist,
assistent och handläggare på
Jag kom
fram till att,
äh! jag måste
ju söka.
socialförvaltningen.
När datorutvecklingen
kom i gång 1989
var Ragnhild nyfiken
och höll sig framme.
– Jag har alltid varit
intresserad av utveckling
och var en av de
första som började använda
datorn i arbetet.
Och som alltid när jag
har visat för chefen att
jag vill något, då har jag också
fått uppdrag. Bland annat fick
jag i uppgift att köpa in ett nytt
datasystem och att utbilda de
andra i förvaltningen.
Ragnhild blev tillfrågad av sin
chef om hon ville gå en intern
chefsutbildning för anställda
som sågs som framtida ledare.
– Det kändes kul att någon
tyckte att jag var ett chefsämne.
Ragnhild fick flera projekt-
RAGNHILD
VICTORIN,
56 ÅR
arbetsuppgifter och styrde sitt
arbete mycket själv.
Så flöt det på, ända till den
där dagen i april 2008 när Ragnhild
skulle få din medalj. Hon
blev kallad till en första anställningsintervju
i Hallstahammar,
och sedan till en andra.
– I efterhand tycker jag att
det var otroligt att jag vågade
tacka ja till jobbet, men jag har
inte ångrat mig. Jag var 52 år
och kände att den här chansen
får jag aldrig igen.
Nu leder du 22 anställda – vad
gör du för att de ska utvecklas?
– Jag försöker inspirera dem
och visa att det går att göra
karriär. Som chef måste man
vara lyhörd och ge dem som vill
något att bita i.F
text karin warne
foto Jonas BilBerG
Nu: Projektledare för införandet av ett schemaplaneringssystem i Vindelns kommun.
Då: först undersköterska och sedan löneassistent (fortfarande hennes grundtjänst).
LIZA
WIKSTRÖM,
35 ÅR
Cheferna peppade
Liza att tacka ja
”oj hur ska jag klara det här?”
så reagerade löneassistenten
liza wikström när hon för ett
år sedan fick frågan om hon
ville projektleda införandet
av ett nytt schemasystem på
Vindelns socialförvaltning.
– Det var utanför mitt kompetensområde.
Det är ett stort
system, ett annat sätt att se på
scheman och planering. Det
gällde att förändra en kultur
inom socialförvaltningen, säger
Liza Wikström.
Men samtidigt som hon
tvivlade på sin egen förmåga så
sporrades hon av utmaningen
– hon är tävlingsmänniska och
har nyligen avslutat sin karriär
som innebandyspelare i division
1.
– Jag sade ja, för
jag kände att jag hade
stöd från mina chefer.
De trodde mer på mig
än jag själv gjorde.
Men att det just var
Liza som tillfrågades
var inte så konstigt.
Redan som undersköterska
flaggade
hon för att hon var
intresserad av att åta
sig administrativa
uppgifter.
– Jag är en organisatör, gillar
ordning och reda. Jag blev
gruppledare för undersköterskorna
och fick vara vikarieanskaffare
och förbereda lönematerial.
Jag hjälpte också till med
tidredovisningssystemet.
2007 utannonserades en
halvtid som löneassistent på
kommunen. Liza, som då var
nybliven mamma och ville
jobba kortare dagar, blev sugen
på tjänsten. Jobbet blev hennes.
– När min dotter blev
större gick jag till min chef och
frågade om det fanns andra
Cheferna
trodde mer
på mig än
jag själv
gjorde.
arbetsuppgifter så att jag kunde
utöka min tjänst.
Liza fick införa ett tidredovisningsverktyg
för lärare
och pedagoger, hon var också
nämndadministratör och ett
administrativt stöd för barnomsorgen.
Det höll hon på med
ända tills i mars förra året, när
hon axlade rollen som projektledare.
Nu är det skarpt läge och Liza
arbetar 100 procent med att
försöka sjösätta Time Care, där
personalen får ange sina önskescheman.
Under våren ska kommunen
även införa en bemanningspool
med hjälp av Time Care och
Liza ska leda även det projektet.
– Kanske blir jag
sedan samordnare för
poolen, vi får se vad
min framtid blir.
Oroar du dig för att
inte ro projekten i
hamn?
– Det går lite upp
och ner. Jag har ju
ingen erfarenhet utan
måste lära av de misstag
jag gör. Jag har
höga förväntningar
på mig själv och
är rädd att det inte
ska falla väl ut. Det är ett stort
projekt, men jag har haft bra
stöd från mina chefer och det
är det som gjort att jag vågat ta
steget.
Vad vill du göra i framtiden?
– Jag är så otroligt intresserad
av frågor som organisation,
ledarskap, arbetsrätt och ekonomi.
Jag skulle gärna vilja ha
en högskoleutbildning. Jag är
ganska målmedveten, har jag
bestämt mig för något så brukar
det bli av.F
text karin warne
foto JoHan Gunséus
KOLLEGAN FicK ThEREsE ATT sÖKA
28 allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
29
E

n ny karriÄr n ny karriÄr
10
ljUSA IDÉER FÖR ATT
KICKA IGÅNG KARRIÄREN
3. hiTTA sTYRKORNA
innebär. intervjua någon som arbetar med det
Är du osäker på vad du är bra på? logga in på
som du är sugen på att jobba med.
Visions medlemswebb. Där kan du testa dina
styrkor och svagheter genom självskattnings- 7. VÅGA sÖKA
tester. Det finns ett test där någon kollega man behöver inte kunna allt som står i jobb-
eller vän kan svara på frågor om dig.
annonsen. har du någon idé om var du skulle
vilja jobba? Skicka en intresseansökan eller
4. PRATA MEd chEFEN
ring dit och säg att du finns och att du gärna
1. FUNdERA
Säg att du behöver utveckling. om du är
skulle jobba hos arbetsgivaren.
Kollegans fråga
triggade Therese
Nu: chef för 40 medicinska sekreterare inom division medicin i landstinget gävleborg.
Då: medicinsk sekreterare.
”ska du söka jobbet?” Den frågan
ställde en arbetskamrat
till medicinska sekreteraren
Therese Martinell när en halvtidstjänst
som samordnare
utlystes.
– Att jag skulle söka jobbet var
absolut ingen självklarhet . Men
frågan från den där personen
triggade igång tankeverksamheten,
samtidigt som jag funderade
på om jag skulle klara uppdraget.
Men om någon tror att man
ska söka en tjänst, då är det
också någon som tror att man
kan klara uppdraget.
Therese Martinell hade arbetat
som medicinsk sekreterare
på Gävle sjukhus i några år när
hon blev samordnare på halvtid
med uppgift att se över hur
många diktat som kom in och
hur stor arbetsbelastningen var.
30
Redan som nybliven
medicinsk sekreterare
började hon intressera
sig för hur man kunde
arbeta mer effektivt.
– Som ny undrar
man ju: varför gör ni
så här? Jag märkte att
jag var intresserad av
flöden. Vilka onödiga
moment gick att städa
bort? Hur gick det att
förenkla, hur skulle
diktaten bli bättre, var alla blanketter
verkligen nödvändiga?
Det var en liten arbetsplats och
Therese Martinell kände att
hennes ifrågasättanden och förbättringsförslag
togs emot väl.
– Det gäller att effektivisera
på rätt sätt, att jobba smart. Små
enkla förändringar kan påverka
mer än man tror.
Som ny
undrar man
ju: varför gör
ni så här?
Ett tag kombinerade
hon jobbet som
medicinsk sekreterare
med samordnarrollen.
Sedan blev det dags
för omorganisation i
Landstinget Gävleborg
och det behövdes
en chef över hela
administrationen på
Medicin. ”Jag lämnar
in en ansökan, jag kan
alltid tacka nej om jag
ångrar mig”, tänkte Therese.
– Jag fick inte jobbet jag sökte,
men det gav något annat. Den
verksamhetschef på Medicin
som skötte rekryteringen, erbjöd
mig ett annat jobb: som sin egen
sekreterare på halvtid.
Sedan 2008 har Therese
Martinell inte arbetat
som medicinsk sekreterare. På
senare år har hon fått gå flera
THERESE
MARTINELL,
42 ÅR
interna chefsutbildningar inom
landstinget. Den första hette
Chefsbanken, en slags drivbänk
för potentiella chefer.
Hon hann inte gå klart den
första utbildningen innan hon
blev erbjuden och tackade ja till
att bli tillförordnad sekreterarchef
och leda 50 medarbetare.
Hon blev kvar på tjänsten.
– Det var inte chefsskapet i
sig som lockade mig. Jag ville
jobba med flöden och såg hur
mycket det fanns att förbättra.
Som tillförordnad hade jag
påbörjat ett arbete som jag ville
fortsätta med.
Vad vill göra du i framtiden?
– Så länge jag kan bidra och uppdraget
är kul vill jag vara kvar på
den tjänst jag har nu.F
text karin warne
foto sTéFan esTassy
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
colourBox
Ta reda på vad det är som gör att du vill gå
vidare. Är det en ny arbetsplats eller nya arbetsuppgifter
som du behöver? Först när du
är på det klara med detta så kan du fokusera
på att ta reda på vart du vill.
2. ROLiGAsT &
TRÅKiGAsT
Tänk över vad du tycker är roligast i ditt nuvarande
jobb. hur kan du få mer av detta i ditt
yrkesliv? Vilka arbetsuppgifter är trista? hur
kan du göra mindre av detta?
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
sugen på nya arbetsuppgifter, så är det
lättare att få gehör om du har ett konstruktivt
förslag. Ta reda på någon utbildning och vad
den skulle kosta.
5. PAssA PÅ
om en kollega slutar så är det ett gyllene
tillfälle att överta roliga arbetsuppgifter.
Berätta för chefen att du är intresserad innan
någon ny person är rekryterad.
6. NAGELFAR dRÖMMEN
Drömmer du om en större förändring? innan
du tar det större steget, ta reda på vad jobbet
8. VidAREUTBiLdA diG
Det finns många bra distanskurser på halvfart.
Det går att jobba heltid och studera om
man planerar. Deala med arbetsgivaren –
kanske kan du få plugga på arbetstid eller få
kurslitteraturen betald.
9. PRATA RUNT
om du vet vart du vill – prata om det med
grannar, släktingar och bekanta. 80 procent
av alla tjänster tillsätts via kontakter
10. KONTAKTA EXPERTER
ring Visions karriärcoacher eller Vision Direkt
om du behöver råd.
KäLLA: VisiONs KARRiäRcOAch LOTTA ThAGEssON
31

n sPaninG n sPaninG
alla blir sin egen administratör. allt om Jobbet
tittar i kristallkulan och ser en yrkesroll som
förändras i grunden.
text niklas linDsTeDT illuStration loTTa sJöBerG
äkare drabbas av koncentrationssvårigheter
eftersom de måste ägna en stor
del av sin arbetstid åt annat än att bota
patienter. Nio av tio lärare anser att de
administrativa arbetsuppgifterna har
ökat under senare år.
Det är två exempel ur nyhetsflödet,
men flera andra yrkesgrupper har
vittnat om samma sak: allt färre administratörer
gör att administrativt
arbete har
32
tryckts nedåt och utåt i organisationerna.
Tanken var att rationalisera och spara
pengar, men utvecklingen har gått i motsatt
riktning och produktiviteten tycks ha minskat.
Samtidigt som lärare, läkare och andra
klagar över en växande administrativ börda,
minskar antalet vårdtimmar inom sjukvår-
den liksom antalet lärotimmar inom skolan.
– Administrativt arbete ökar i nästa alla
yrkeskategorier. Så kan det inte fortsätta,
säger Anders Ivarsson Westerberg, organisationsforskare
vid Södertörns högskola,
som inom kort kommer ut med boken Administratörssamhället
tillsammans med kollegan
Anders Forsell.
Att låta det administrativa arbetet utföras
av amatörer i stället för av specialister är
ohållbart i längden, konstaterar han. Därför
spår Anders Ivarsson Westerberg att vi
inom kort kommer att få se en återupprät-
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
telse av det traditionella assistentarbetet.
– Runt om i organisationerna
kommer man att se att de administrativa
assistenterna, som utför enklare
administrativa uppgifter, har en
viktig roll att spela. Kanske kan man
se det som en återgång till de organisationsmodeller
som fanns på 60-
och 70-talen, säger han.
Björn Ahlnäs, personaldirektör i Jämtlands
landsting, ser också att attityderna
håller på att förändras. Under senare år har
han bevittnat hur administratörer
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
anders ivarsson
westerberg
ställs mot dem som jobbar med kärnverksamheten
och beskrivs som tärande.
– Det är ett väldigt populistiskt synsätt.
Om man ska minska antalet administratörer
måste man också ta bort
deras arbetsuppgifter annars hamnar
de hos läkarna och andra grupper som
utför kärnverksamhet, säger Björn
Ahlnäs.
I sitt eget landsting märker han dock att någonting
håller på att hända. Ett försök där
läkarna själva förde journal föll inte väl ut
och nu ser han ökad efterfrågan på de medicinskasekreterarnas
kompetens.
– Jag tycker
mig se att debatten börjar svänga. Allt fler
inser att arbetsuppgifter måste utföras på
rätt ställe av människor med rätt kompetens,
säger Björn Ahlnäs.
Nog låter det som att klockorna vrids tillbaka.
Men det finns också tecken på att yrkesrollen
håller på att förändras i grunden.
Från att tidigare ha varit en utförare av
administrativa uppgifter ägnar administratören
allt mer tid åt att utveckla och sköta
olika självrapporteringssystem. Som anställda
rapporterar vi vår egen arbetstid och
vad vi gör i allt större utsträckning. Även
som privatpersoner är vi på väg att bli våra
egna administratörer.
– Hos Försäkringskassan anmäler vi föräldraledighet
och ansöker om bidrag. Vi
går in i deras system med lösenord och
matar in våra uppgifter. Samma utveckling
är på gång inom vården där man ska
administrera sig själv som patient, säger
Anders Ivarsson Westerberg.
Innebär det att det behövs
färre administratörer?
– Nej, men det blir en ny roll
som ställer andra krav på att
kunna skapa och förvalta de här
systemen och kontrollera att de
inlämnade uppgifterna stämmer. F
FakTa
Forskaren
Anders Ivarsson
Westerbergs
spaningar
1RENässANs. ”En återupprättelse för
administratörerna kommer att leda
till en tudelning av yrket. Å ena sidan
får vi högskoleutbildade specialister, å andra
sidan en grupp som utför enklare administrativa
sysslor. Jag tycker mig se en del
tecken som tyder på det. Till exempel
ett projekt i göteborg där långtidsarbetslösa
hjälper till med okvalificerade
uppgifter.”
2
sJäLVAdMiNisTRATiON. ”Både i
arbetslivet och som privatpersonen
är vi på väg att bli våra egna administratörer.
Vi går in i olika system med ett
eget lösenord och matar in våra personliga
uppgifter. För administratörerna innebär det
en ny roll, som kräver att de kan skapa och
förvalta dessa system.”
33

GAMBLA
Vem vinner melodifestivalen i år: Army of
lovers eller kanske Sylvia Vrethammar?
Vad blir årets julklapp från chefen? höj
spänningen på jobbet genom att satsa en
slant. insatsen kan vara låg – en tia räcker.
FRÅGEFAJTAs
Kör ett tisdagsquiz med
olika teman. Det kan vara
tio frågor om 80-talsmusik,
julkalendrar genom
tiderna eller ulf lundell.
BULLsTAFETT
Saftiga kanelkransar
från bageriet eller smaskiga
kärleksmums från
kollegans ugn. gör en
fikalista och låt
ansvaret för kaffebrödet
rotera.
34
SÄTT ATT FÖRGYllA
FIKASTUNDEN
Börjar samtalsämnena på kafferasten
att sina? varsågod – här är några tips
på vad ni kan göra för att höja
stämningen på kontoret.
FAVVOFiLMEN
7MYsLJUs
foto ColourBox
Kör filmtema på sista fikat innan helgen.
Alla kolleger tar med sig sin favoritfilm
från dvd-hyllan hemma. Berätta om era
upplevelser och låna av varandra.
Det är lätt hänt att
glömma bort de
enkla knepen för att
höja mysfaktorn.
Skruva ned belysningen
och tänd ett
ljus på fikabordet.
FiNchOKLAd
choklad med 99 procentig
kakaohalt, kan
det verkligen vara gott?
och choklad med rosépeppar?
prova! Köp
udda chokladsorter och
gör en egen chokladprovning.
PiNGPONG
utmana dina
jobbarkompisar i
bordtennis. Skaffa
ett pingisbord i miniformat
och kör en
turnering på rasten.
lägg in en smash
på chefen och njut
av ungdomsgårdskänslan.
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013