Introduktion - FileMaker

FileMaker ® Pro 12 

Introduktion

© 2007-2012 FileMaker, Inc. Med ensamrätt. 

FileMaker, Inc. 

5201 Patrick Henry Drive 

Santa Clara, Kalifornien 95054, USA 

FileMaker och Bento är varumärken som tillhör FileMaker, Inc. och är registrerade i USA och andra länder. 

Filmappslogotypen och Bento-logotypen är varumärken som tillhör FileMaker, Inc. Alla övriga varumärken tillhör respektive 

ägare. 

FileMakers dokumentation skyddas av lagen om upphovsrätt. Det är därför inte tillåtet att mångfaldiga eller distribuera detta 

dokument utan FileMakers skriftliga medgivande. Dokumentationen får endast användas tillsammans med ett licensierat 

exemplar av FileMaker-programmet. 

Samtliga personer, företag, e-postadresser och URL-adresser som förekommer i exempel är fiktiva och eventuella likheter 

med verkliga personer, företag, e-postadresser eller URL-adresser är fullständigt oavsiktliga. En lista över medverkande 

visas i dokumenten Tillskrivningar som medföljer den här programvaran. Omnämnande av tredjepartsprodukter och 

URL-adresser förekommer endast i informationssyfte och ska inte tolkas som förslag eller rekommendationer. FileMaker, 

Inc. tar inget ansvar när det gäller prestandan hos dessa produkter. 

Mer information finns på webbplatsen http://www.filemaker.com/se/. 

Utgåva: 01

Innehåll 

Övningsavsnitt 1 

Introduktion till FileMaker Pro 7 

Så här använder du introduktionskursen 7 

Här hittar du övningsfilen 8 

Databasbegrepp 8 

Vad är en databas? 8 

Varför använder man databaser? 8 

Hur är en databas uppbyggd? 8 

Hur visas informationen i fälten? 8 

Grunderna i FileMaker Pro 8 

Om lägen i FileMaker Pro 9 

Mer information 9 


Arbeta med information 10 

Öppna en databas och gå mellan poster 10 

Visa information på olika sätt 11 

Visa en annan layout 12 

Visa layouter som poster, listor och tabeller 14 

Utforska statuslisten och layoutlisten 15 

Få information om knapparna i statuslisten 15 

Anpassa statuslisten 15 

Spara en kopia av exempelfilen 16 



Sortera och söka efter poster 17 

Använda snabbsökning för att söka i en databas 17 

Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält 18 

Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält 19 

Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält 19 

Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält 20 

Begränsa en sökning 21 

Spara en sökning för senare användning 22 

Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat 22 

Sortera hittade poster 23 

Lägga till en ny post i listvyn 24 



Skapa en databas och lägga till poster 26 

Skapa en enkel databas 26 

Om fält 26 

Skapa en databas 26

Lägga till data i databasen 28 

Skapa den första posten 28 

Skapa ytterligare en post 28 

Kopiera data genom att dra och släppa 28 

Ändra data i en post 29 

Ange data i Formulärvisning 29 

Radera en post 29 

Sätta in en fil i ett containerfält 29 



Anpassa visningen 31 

Om layouter och tabeller 31 

Om anpassning av layouter 31 

Utforska layoutverktygen och Granskaren 31 

Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält 33 

Markera och ändra storlek på ett fält 33 

Flytta ett fält 33 

Lägga till ett fält 34 

Lägga till en flikpanel 35 

Visa ett numeriskt värde som valuta 36 

Ändra textens storlek och färg 37 

Lägga till en bild i layouten 38 



Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 39 

Skapa en kolumnlista 39 

Skapa adressetiketter 40 

Om etikettlayouter 40 

Skapa en etikettlayout 40 

Skapa ett standardbrev 42 

Om layouter för standardbrev 42 

Skapa en tom layout på en sida 42 

Anpassa brevet med företagsnamnet 45 

Lägg till avslutningsfrasen 45 



Förenkla datainmatningen 46 

Mata in data med värdelistor 46 

Definiera en värdelista 46 

Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 47 

Skapa värden med ett beräkningsfält 48 

Skapa ett beräkningsfält 48 

Testa beräkningen 50 

Ange löpnummer automatiskt 50 

Skapa ett fält för löpnummer 50 

4


Övningsavsnitt 8 

Automatisera uppgifter med knappar och manus 52 

Utföra en aktivitet med en knapp 52 

Skapa knappen 52 

Utföra en serie aktiviteter med ett manus 53 

Om manus 53 

Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 53 

Koppla ett manus till en knapp 54 

Byt namn på knappen 55 

Testa knappen 55 



Skapa och köra rapporter 56 

Om rapporter med totalsummor 56 

Skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 56 

Granska informationen i Tabellvisning 56 

Dölj data som inte behövs i rapporten 56 

Gruppera och sortera data och definiera ett statistikfält 57 

Etikettera grupperade data och ta bort dubblerade värden 57 

Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data och totalsummor 59 

Om layouter för rapporter med delsummor 59 

Skapa en delsummerapport med totalsummor 59 

Spara och skicka en rapport som en PDF-fil 65 



Visa data i diagram 66 

Skapa ett cirkeldiagram 66 

Mer information finns i 68 


Skapa relationsdatabaser 69 

Visa en relaterad post i en fil 69 

Definiera en relation till en annan tabell 69 

Visa data från en relaterad post 70 

Visa en lista över relaterade poster 71 

Skapa en portal för att visa matchande poster 71 

Lägg till fälten och formatera portalen 72 


5


Dela och utbyta data 74 

Om att dela data 74 

Aktivera delning via FileMaker-nätverk 74 

Fjärröppna en fil 76 

Inaktivera delning via FileMaker-nätverk 77 

Om att utbyta data 77 

Spara och skicka data 78 

Filformat som stöds för import och export 78 

Om import av data 78 

Importera data till exempelfilen 78 



Skydda data i FileMaker Pro 81 

Skapa ett konto och ett lösenord 81 

Om konton 81 

Skapa en behörighetsuppsättning 83 

Om behörighetsuppsättningar 83 

Skapa en anpassad behörighetsuppsättning 84 

Mer information finns i 85 


Säkerhetskopiera databaser 86 

Säkerhetskopiera databaser 86 

När bör du skapa en säkerhetskopia? 86 


6


Introduktion till FileMaker Pro 

Välkommen till introduktionen för FileMaker ® Pro. Här får du lära dig hur du hanterar information 

i FileMaker Pro. 

Du får veta hur du kan använda programmet för att 

1 hitta och sortera information 

1 skapa och lägga till poster i enkla databaser 

1 skapa adressetiketter 

1 skapa beräkningar, knappar och manus 

1 skapa och köra rapporter 

1 visa data grafiskt i ett diagram 

1 skapa relationer mellan databastabeller i FileMaker Pro 

1 lära dig hur filer kan delas med andra användare i ditt nätverk eller över Internet 

1 skydda information i din databas genom att tilldela användarkonton och 

behörighetsinställningar, och genom att säkerhetskopiera dina databaser 

Det tar ungefär fem timmar att gå igenom hela introduktionskursen och du kan genomföra hela 

kursen på en gång eller dela upp den. 

Så här använder du introduktionskursen 

De här övningarna är baserade på det fiktiva företaget Favoritbageriets kunddatabas. Kunderna 

kan betala en årlig avgift för att få rabatt på alla beställningar. Favoritbageriets använder 

FileMaker Pro till att hålla reda på kunders namn, adresser och rabattprogramsstatus samt till att 

skapa etiketter och standardbrev för att kontakta kunder. 

Du måste genomföra övningarna i ordningsföljd, eftersom de senare övningarna bygger på att 

läsaren känner till begrepp som förklaras i de första avsnitten. Exempelfilen du arbetar med 

används i alla lektioner. 

I introduktionskursen förutsätts att du känner till datorns operativsystem. För att kunna genomföra 

kursen bör du kunna öppna filer, hitta mappar och utföra andra aktiviteter som kräver en viss 

kunskap om datorns operativsystem. 

Det bästa sättet att lära sig hur FileMaker Pro fungerar är att använda det. Varje avsnitt innehåller 

därför ett praktiskt övningsexempel som vägleder dig genom menyer, fönster och begrepp. 

Filen som ingår i kursen är avsedd att illustrera funktionerna i FileMaker Pro och bör därför inte 

användas som mall för vidare utveckling. FileMaker Pro levereras även med färdiga lösningar. Om 

du vill skapa en databas med hjälp av en färdig lösning i FileMaker Pro väljer du Arkiv > 

Ny från den färdiga lösningen. 

Obs! I vissa procedurer används en snabbmeny. Du visar en snabbmeny 

(sammanhangsberoende meny) genom att högerklicka eller Ctrl-klicka på ett objekt eller i ett 

område så att en lista över kommandon visas. Du kan konfigurera mus, styrplatta eller 

inmatningsenhet i Kontrollpanelen (Windows) eller i Systeminställningar (Mac OS). Du kan 

exempelvis ange en sekundär knapp för en mus eller funktionen sekundärklick för en styrplatta.

Övningsavsnitt 1 | Introduktion till FileMaker Pro 8 

Här hittar du övningsfilen 

Exempelfilen innehåller data för Favoritbageriet och ger dig tillfälle att öva på att bygga de 

databaselement som beskrivs i respektive övning. Om du gör ett misstag eller behöver börja om 

från början kan du ersätta den existerande exempelfilen med en ny kopia. Om exempelfilen har 

installerats finns den i: 

FileMaker Pro 12/Svenska - Extra/Introduktion 

eller 

FileMaker Pro12 Advanced/Svenska - Extra/Introduktion 

Du kan också hämta exempelfilen från FileMakers webbplats på: 

www.filemaker.com/se/support/index.html. 

Databasbegrepp 

Vad är en databas? 

En databas är ett sätt att ordna och analysera information. Du har säkert använt många databaser 

utan att tänka på det. En kalender, artikellista och till och med din egen adressbok är olika exempel 

på databaser. 

Varför använder man databaser? 

Det finns många fördelar med att lagra information i en databasfil. Databasen är inte bara en 

förvaringsplats för informationen, utan den hjälper dig också att ordna och analysera 

informationen på olika sätt. I databaser kan du till exempel gruppera information för rapporter, 

sortera information för adressetiketter, inventera ditt lager eller snabbt söka efter en viss faktura. 

Datoriserade databaser har många ytterligare fördelar jämfört med motsvarande pappersvarianter: 

tidsvinst, tillförlitlighet, precision och möjlighet att automatisera upprepade åtgärder. 

Hur är en databas uppbyggd? 

En databasfil är uppbyggd av en eller flera tabeller. Tabellerna innehåller poster. Varje post består 

av ett antal fält. 

Anta att din adressbok är en FileMaker Pro-databas. Varje person i adressboken är en post i tabellen 

Adressbok. Varje post innehåller information som namn, adress, telefonnummer osv. Alla olika delar 

av informationen – namn, adress och stad – sparas i separata fält. 

Hur visas informationen i fälten? 

I FileMaker Pro visas fälten i layouter. Varje layout bygger på en enda tabell och innehåller poster 

från den tabellen. 

Tänk dig att databasen förutom tabellen Adressbok också innehåller tabellen Aktiviteter. En layout 

som bygger på tabellen Adressbok innehåller fält och poster från tabellen Adressbok. En layout 

som bygger på tabellen Aktiviteter innehåller fält och poster från tabellen Aktiviteter. 

Grunderna i FileMaker Pro 

FileMaker Pro är ett plattformsoberoende program. Filer som skapats på en Mac kan öppnas i 

FileMaker Pro på en dator som kör Windows och omvänt. Du kan även använda FileMaker Go till att 

visa FileMaker Pro-filer på en iPad eller iPhone, eller använda en webbläsare till att visa filer som har 

publicerats på webben.

Övningsavsnitt 1 | Introduktion till FileMaker Pro 9 

Till skillnad från de flesta ordbehandlings- eller kalkylprogram sparas informationen i 

FileMaker Pro automatiskt. Det är därför viktigt att du tänker dig för innan du gör övergripande 

ändringar i filer, i synnerhet när du raderar poster. När posterna väl har raderats är de permanent 

borttagna ur databasen. 

Du bör säkerhetskopiera dina filer med jämna mellanrum, vilket du får veta mer om i 

övningsavsnitt övningsavsnitt 14. Säkerhetskopior kan spara många timmars onödigt arbete och 

problem om filerna skulle skadas eller gå förlorade eller om poster raderas oavsiktligt. 

Om lägen i FileMaker Pro 

När du arbetar i FileMaker Pro arbetar du i något av de fyra lägena. 

1 I bearbetningsläge kan du lägga till data och visa poster. 

1 I sökläge kan du hitta en post eller en grupp av poster. 

1 I layoutläge kan du välja hur du vill att informationen ska visas på skärmen eller när du skriver 

ut den. 

1 I granskningsläge kan du se hur de utskrivna sidorna kommer att se ut. 

Efter att du har öppnat en databas kan du växla mellan olika lägen med hjälp av Visa-menyn eller 

via knappar i statuslisten, layoutlisten eller lägesmenyn längst ner i programfönstret. 

Använd lägesmenyn för att 

växla läge 

Mer information 

Använd knapparna i 

statuslisten och layoutlisten 

för att växla läge 

Mer information om grundbegreppen i FileMaker Pro finns i kapitlen 1 och 2 i FileMaker Pro 

Handbok. 

Du hittar även utförlig information om arbetssätt och begrepp i FileMaker Pro Hjälp. Om du vill 

komma åt FileMaker Pro Hjälp väljer du menyn Hjälp> FileMaker Pro Hjälp. 

Om du vill komma till FileMakers resurscenter på webben väljer du menyn Hjälp > Resurscenter.


Arbeta med information 

I bearbetningsläget kan du visa, mata in och ändra data. Det här är det enklaste sättet att arbeta 

med databasen. 

I den här övningen kommer du att 

1 öppna en databas som redan innehåller data 

1 gå mellan poster 

1 visa information på olika sätt genom att byta layout 

1 se skillnad på lägena för Formulärvisning, Listvisning och Tabellvisning 

1 utforska statuslisten 

1 spara en kopia av databasen 

Öppna en databas och gå mellan poster 

Så här öppnar du exempeldatabasen: 

1. Öppna mappen Introduktion på hårddisken. Information om platsen för introduktionsmappen 

finns i “Här hittar du övningsfilen" på sidan 8. 

2. Öppna Exempel.fmp12. 

1 Databasen visas i bearbetningsläge. Databaser öppnas som standard i bearbetningsläge 


1 statuslisten visar att exempeldatabasen innehåller 29 poster. Den första posten visas.

Övningsavsnitt 2 | Arbeta med information 11 

3. Klicka på bokikonens högra sida när du vill gå en post framåt och på den vänstra sidan när du 

vill gå bakåt. 

4. Dra skjutreglaget åt höger när du vill gå flera poster framåt på en gång. Dra skjutreglaget åt 

vänster när du vill gå flera poster bakåt. 

För att gå till en specifik post i databasen kan du också klicka på numret för den aktuella posten, 

skriva postnumret och sedan trycka på Retur. 

Tips På menyn Poster finns också kommandon för att gå mellan poster. Välj menyn Poster > 

Gå till post och välj sedan antingen Nästa, Föregående eller Besök. 

Visa information på olika sätt 

Den post som för närvarande visas Antal poster totalt 

Bokikon 

Skjutreglage 

På lägesmenyn visas 

det aktuella läget 

Du skriver bara in informationen i FileMaker Pro en gång, men den informationen kan utnyttjas på 

många olika sätt. Med hjälp av layouter kan du välja att visa alla fält eller bara några av dem. 

Eftersom du inte behöver visa alla fält i varje layout är layouterna ett kraftfullt verktyg när du vill 

arbeta med eller skriva ut endast den information som du behöver för en viss uppgift.


Visa en annan layout 

Steve Williams 

789 Ninth Avenue 

New York, NY 10001 

Telefonlista 

Juanita Alvarez 555-1234 

Michelle Cannon 555-1234 

Andre Common 555-1234 

Marie Durand 555-1234 

Jean Durand 555-1234 

William Johnson 555-1234 

John Lee 555-1234 

Patrick Murphy 555-1234 

Le Nguyen 555-1234 

Kentaro Ogawa 555-1234 

Mary Smith 555-1234 

John Smith 555-1234 

Sophie Tang 555-1234 

Steve Williams 555-1234 

Betty Wilson 555-1234 

Samma data kan ordnas på olika sätt med flera layouter 

Bäste Steve, 

Tack för din beställning från Favoritbageriet. 

Vi uppskattar att du har valt oss och kommer 

att göra vårt bästa för att du ska bli nöjd. 

Om du har några frågor om beställningen går 

det bra att ringa oss. 

Med vänliga hälsningar 

John Lee 

Med hjälp av filen som du just öppnade kan du se hur några av layouterna kan användas. 

1. Klicka på snabbmenyn Layout, som du hittar i layoutlisten. En lista över de layouter som är 

tillgängliga i filen visas. 

Layout-menyn 

Bocken bredvid layouten Datainmatning visar den aktuella layouten. I layouten Datainmatning 

visas de flesta fält i tabellen Kunder. 

Fält


2. Välj layouten Kundtypslista i snabbmenyn Layout. 

I den här layouten visas varje post på varsin rad i en lista indelad i kolumner. Lägg märke till att 

layouten Kundtypslista bara innehåller fyra av fälten i layouten Datainmatning. Eftersom färre 

fält presenteras i denna layout, visas en del data helt enkelt inte. Inga data har emellertid tagits 

bort från databasen. 

I layouten Kundtypslista visas bara fyra av fälten i layouten Datainmatning 

3. Välj layouten Ingångsdata i Layout-menyn. Inga data har gått förlorade.


Visa layouter som poster, listor och tabeller 

Du kan visa dina layouter på tre olika sätt: som ett formulär, som en lista eller som en tabell. 

1 När du väljer Formulärvisningsläge visas en post i taget med den aktuella layouten. 

1 När du väljer Listvy visas posterna under varandra med den aktuella layouten i en lista. 

1 I tabellvisning visas många poster samtidigt i ett rutnät. 

I allmänhet kan du skifta mellan formulär-, list- och tabellvisningsläget medan databasen är i 

bearbetningsläget. 

Formulär 

Tabellvisning 

Växla mellanformulär-, list- och tabellvisningsläget i samma layout så att du ser hur de skiljer sig åt. 

1. Växla till layouten Kundtypslista i exempelfilen. Du ser nu många poster, som visas i en lista. 

2. Klicka på Formulärvisning i layoutlisten. 

Nu ser du bara en enda post, som dock visas i samma layout. Bara visningsläget har ändrats. 

3. Klicka på Tabellvisning i layoutlisten. 

Med kommandot Visa som tabell kan du visa många poster samtidigt i ett rutnät. 

4. Klicka på Listvisning i layoutlisten för att gå tillbaka till Listvisning. 

Bläddra ned och visa fler poster i listvyn. 

Lista 

Layouten Kundtypslista visad som formulär, som tabell och som lista


Utforska statuslisten och layoutlisten 

Via statuslisten högst upp i FileMaker Pro-fönstret kan du snabbt få tillgång till de 

menykommandon i FileMaker Pro som du använder ofta. Standardknapparna i verktygsfältet 

varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Du kan lägga till och ta bort knappar och på så 

sätt anpassa statuslisten vilket läge du än befinner dig i. Via layoutlisten ovanför statuslisten kan 

du snabbt växla mellan olika layouter och visningslägen. Vilka de övriga kontrollerna i layoutlisten 

är varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. 

Få information om knapparna i statuslisten 

1 Flytta pekaren över knapparna i statuslisten. 

För varje knapp visas en knapptext som beskriver knappens funktion. 

Anpassa statuslisten 

Du kan använda statuslisten som det är, men du kan också lägga till och ta bort knappar. 

Så här lägger du till en knapp i statuslisten: 

1. Klicka på Visa-menyn > Anpassa statuslisten. 

2. Gör något av följande: 

1 Windows: Välj fliken Kommandon i dialogrutan. 

1 Mac OS: Gå vidare till steg 3. 

3. Dra Skriv ut från kommandolistan (Windows) eller dialogrutan (Mac OS) till statuslisten. 

Så här tar du bort en knapp från statuslisten: 

1 Dra knappen Sortera från statuslisten till dialogrutan. 

Så här återställer du verktygsfältet så att endast standardknapparna visas. 


statuslisten och layoutlisten i bearbetningsläget 

1 Windows: På fliken Verktygsfält väljer du statuslisten och sedan Återställ. Klicka därefter 

på OK. 

1 Mac OS: Dra gruppen av standardknappar längst ned i dialogrutan till statuslisten. 

Knappen Skriv ut tas då bort och Sortera-knappen återställs. 

2. När du är klar klickar du på Stäng (Windows) eller Klar (Mac OS) i dialogrutan. 

Statuslist 

Layoutlist


Spara en kopia av exempelfilen 

Du kommer att använda en kopia av exempelfilen i kommande övningar. 

Så här sparar du en kopia av exempelfilen: 

1. Väljer Arkiv > Spara en kopia som. 

2. Markera mappen Introduktion som plats för kopian. 

Exempel Kopia.fmp12 anges automatiskt som filnamn. 

3. Klicka på Spara. 

4. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du den ursprungliga exempelfilen genom 

att välja Arkiv > Stäng. 


Du har öppnat en databas, bläddrat igenom ett antal poster, bytt layout, lärt dig skillnaden mellan 

visningslägena för en post, lista och tabell och du har också lärt dig mer om statuslisten och 

layoutlisten. Du har även skapat en kopia av en databas som innehåller data. Mer information om 

att visa information i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.


Sortera och söka efter poster 

Din databas består av ett antal poster. Ibland arbetar du med alla posterna i databasen 

(exempelvis när du ska skicka årets katalog till alla kunder). Ofta arbetar du emellertid med bara 

en del av databasen, t.ex. personer från en viss ort eller poster inom ett visst datumintervall. 

I FileMaker Pro kan du söka efter poster som uppfyller vissa villkor. När du har hittat posterna som 

du vill arbeta med kan du ändra ordningen mellan dem genom att sortera dem. Du kan sortera 

poster i stigande eller fallande ordning. 


1 använda bearbetningsläget för att hitta poster som har: 

1 matchande data i något fält med hjälp av snabbsökning 

1 matchande data i ett enskilt fält 

1 använda sökläget för att: 

1 hitta poster som har matchande data i flera specifika fält 

1 söka efter poster som stämmer överens med ett dataintervall 

1 begränsa dina sökningar genom att utesluta poster 

1 spara en sökpost, ändra den och använda den nya sökningen för att lokalisera olika poster 

1 sortera poster i stigande ordning (a till ö) och lägga till en ny post i en sorteringsordning 

Obs! Kontrollera att du har Exempel Kopia.fmp12 innan du påbörjar det här övningsavsnittet. Se 

övning 2 för information om hur du kommer åt mappen Introduktion och kopierar Exempel.fmp12. 

Använda snabbsökning för att söka i en databas 

Snabbsökning är lätt sätt att söka i alla fält i den aktuella layouten. 

Hitta alla poster med kunder som heter John och som finns i Storbritannien. 

1. Öppna Exempel Kopia.fmp12 i mappen Introduktion. 

Databasen är i Bearbetsningsläge och den aktiva layouten är Datainmatning. 

Du kan använda snabbsökning för att söka efter vanlig text i olika fält i en databas. 

2. Skriv John Storbritannien i snabbsökningsrutan längst upp till höger i statuslisten. 

Om du inte kan se sökrutan ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större. 

3. Tryck sedan på Retur. 

Skriv in den text du söker här 

Resultatet av snabbsökningen är sökresultatet. Cirkeldiagrammet i statuslisten visar andelen 

hittade poster i förhållande till alla poster i databasen.

Övningsavsnitt 3 | Sortera och söka efter poster 18 

Cirkeldiagram 

Antalet hittade poster 

Totalt antal poster i databasen 

4. Visa de två hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. 

Snabbsökningen returnerade poster för John Lee (fältet Förnamn) från St. Johns Circle (fältet 

Hemadress 1) i Storbritannien (fältet Land) och William Johnson (fältet Efternamn) i 

Storbritannien (fältet Land) men inte John Smith, vars post inte innehåller texten 

”Storbritannien” i något fält. Den här typen av sökning brukar kallas OCH-sökning eftersom 

posterna måste innehålla både ”John” och”Storbritannien”. 

Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält 

Du kan använda en snabbmeny för att hitta matchande data i ett visst fält. Nu ska vi hitta alla 

kunder som finns i New York City. 

1. Klicka på Visa alla i statuslisten för att återställa alla poster i sökresultatet. 

Cirkeldiagrammet visar igen att sökresultatet innehåller 29 poster. 

Obs! Du behöver inte klicka på Visa alla innan du utför en sökning, eftersom FileMaker Pro 

som standard söker efter poster i hela databasen. 

2. Dra skjutreglaget åt vänster för att visa den första posten i databasen (Mary Smith i USA). 

3. Högerklicka (Windows) eller Ctrl-klicka (Mac OS) på fältet Stad. 

4. I snabbmenyn väljer du Sök efter matchande poster. 

Välj Sök efter 

matchande poster


Sökningen returnerar poster för de fyra kunderna som bor i New York. Cirkeldiagrammet visar 

att sökresultatet har ändrats till 4 poster. 

5. Visa de fyra hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. 

Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält 

Du kan söka efter poster som uppfyller flera villkor, exempelvis kunder som både kommer från 

USA och som är nya kunder. 

Här kan du åter skapa en OCH-sökning. Om du vill göra en OCH-sökning i sökläget anger du varje 

sökvillkor direkt i respektive fält. 

Så här söker du efter alla kunder som bor i USA och är nya kunder: 

1. Klicka på Sök i statuslisten. 

FileMaker Pro växlar till sökläge. I sökläget kan du skapa en sökpost med hjälp av de fält som 

är markerade med en . Ange villkoren som du vill söka efter direkt i fälten i sökposten. 

2. Skriv USA i fältet Land. 

3. Skriv Ny i fältet Kundtyp. 

4. Klicka på Utför sökning i statuslisten. 

Sökningen returnerar två hittade poster för de två nya kunderna som finns i USA. 

Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält 

Ibland behöver du söka efter poster som uppfyller mer än ett villkor i ett enda fält. Du kanske 

exempelvis behöver hitta alla kunder i antingen New York eller London. Den här typen av sökning 

kallas ofta en ELLER-sökning, eftersom de hittade posterna uppfyller något av sökvillkoren. 

Om du vill utföra en ELLER-sökning i FileMaker Pro, måste du använda flera sökposter. 

1 Ange det första sökvillkoret i rätt fält i den första sökposten. 

1 Skapa ytterligare en sökpost och ange det andra sökvillkoret i samma fält. 

När du klickar på Utför sökning hämtas alla poster som uppfyller något av de angivna villkoren. 

Så här söker du efter alla kunder i New York eller London: 

1. Klicka på Sök i statuslisten. 

2. Skriv New York i fältet Stad. 

Antalet hittade poster i sökresultatet


3. Klicka på Ny sökpost i statuslisten. 

Observera att statuslisten visar att det för närvarande finns två sökposter. 

4. Skriv London i fältet Stad i den andra sökposten. 

5. Klicka på Utför sökning i statuslisten. 

Sökningen returnerar sex hittade poster för de sex kunder som antingen finns i New York eller 

i London. 

Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält 

Ibland vill du kanske söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i ett enda fält. Du kan 

t.ex. söka efter alla poster som infaller inom en månad eller leta upp alla fakturor som är 

numrerade mellan 500 och 1000. 

Om du vill utföra den här typen av sökning i FileMaker Pro använder du en särskild intervallsymbol 

i sökposten för att ange den undre och övre gränsen för sökvillkoret. 

Så här söker du efter kunder som har betalat sin årsavgift mellan 1 januari 2011 och 30 juni 2011: 

1. Klicka på Sök. 

2. Skriv 2011-1-1 i fältet Betalningsdatum. 

Antal sökposter 

Obs! FileMaker Pro använder det datumformat som finns angivet i dina systeminställningar, 

så det datumformat som du själv ser och anger kan skilja sig från formatet i den här 

introduktionskursen. 

3. I layoutlisten klickar du på Operatorer och väljer intervall från listan.


Tips Du kan också skriva in någon av de operatorer som finns på menyn direkt i sökfältet. 

För sökposten står det nu 2011-01-01... i fältet Avgift betalades. 

4. Skriv 2011-05-30 omedelbart efter de tre punkterna (...). 

5. Klicka på Utför sökning. 

Sökningen returnerar sex poster för de sex kunder som har betalat sin avgift under det första 

halvåret 2011. 

Begränsa en sökning 

Ibland kan du behöva söka efter poster som uppfyller vissa villkor och exkluderar andra (t.ex. om 

du vill söka efter alla poster som har lagts till under ett visst år, utom de som har lagts till i en viss 

månad, eller alla kunder som bor i USA utom de som bor i New York City). Du kan utföra den här 

typen av sökningar genom att använda en kombination av flera sökposter och utesluta vissa 

poster. 

FileMaker Pro bearbetar flera sökposter i den ordning som du skapar dem. Du kan därför skapa 

mycket specifika sökningar i flera nivåer på det här sättet. När du utesluter poster från en sökning 

raderas de inte från databasen. 

Så här gör du för att hitta posterna för kunder som betalade sina avgifter under 2011, med 

undantag för de kunder som betalade i mars: 

1. Klicka på Sök. 

2. Skriv 2011 i fältet Avgift betalades. 

Välja intervall 

3. Klicka på Ny sökpost. Observera att statuslisten visar att detta är den andra sökposten i den 

här databassökningen. 

4. Klicka på Uteslut i layoutlisten om du vill att FileMaker Pro i sökresultatet ska utesluta poster 

som passar in på villkoren i den här andra sökposten.


5. Skriv 2011-03-01 i fältet Avgift betalades. 

6. Klicka på Operatorer och välj sedan intervall från listan. 

7. Efter de tre punkterna skriver du 2011-03-31 i fältet Betalningsdatum, för att utesluta kunder 

som har betalat under mars månad. 

8. Klicka på Utför sökning. 

Sökningen gav 11 poster för 11 kunder som betalade sina avgifter under 2011, med undantag 

för kunder som betalade under mars månad. 

Spara en sökning för senare användning 

Om du skapar en komplex sökpost som du vill använda flera gånger kan du spara den som ett sparat 

sökresultat. Du kan sedan snabbt och enkelt genomföra sökningen igen, antingen från 

bearbetningsläget eller sökläget. 

Så här sparar du din senaste sökpost: 


1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj Spara aktuell sökning. 

1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och välj sedan Spara aktuell sökning. 

Din senaste sökpost visas i dialogrutan Ange alternativ för sparat sökresultat. 

2. Vid Namn skriver du 2011 Betalda avgifter utom mars och klickar på Spara. 

Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat 

Så här gör du en sökning med sparat sökresultat: 

1. I bearbetningsläget klickar du på Visa alla på statuslisten. 

Klicka på Uteslut 

Sökposten visas som 

standardnamnet för den 

sparade sökningen 

Cirkeldiagrammet på statuslisten visar än en gång det totala antalet poster i exempelfilen.



1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj 2011 Betalda avgifter, 

utom mars under Sparat sökresultat. 

1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och håll den nedtryckt och välj sedan 2011 Betalda 

avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. 

Det är återigen endast de 11 poster som uppfyller de angivna villkoren som visas i ditt sparade 

sökresultat. 

Sortera hittade poster 

När du har en grupp hittade poster att arbeta med kanske du vill sortera dessa. Det kan t.ex. vara bra 

att visa posterna i alfabetisk ordning eller att sortera dem från den nyaste till den äldsta. 

Så här sorterar du posterna i alfabetisk ordning efter kunders efternamn: 

1. I layoutlisten klickar du på Layout-menyn och väljer Kundtypslista. 

Layouten Kundtypslista visas. I den här layouten ser du lättare resultatet av sorteringen. 

Det svarta fältet till vänster om posten för Mary Smith indikerar att detta är den aktuella posten 

i sökresultatet. 

Aktuell post 

Välj Kundtypslista 

2. Klicka på Sortera i statuslisten. 

Dialogrutan Sortera poster visas. 

3. Klicka på Rensa om kolumnen Sorteringsordning till höger i dialogrutan innehåller några fält. 

4. Markera Efternamn i listan över tillgängliga fält till vänster, och klicka på Flytta.


Riktningsknapparna för 

sortering aktiveras när 

ett fält markeras 

Symbolen för sorteringsordnings till höger om fältet Efternamn blir högre och högre från vänster 

till höger. Det betyder att informationen sorteras i stigande ordning (från a till ö) om databasen 

sorteras efter det här fältet. 

5. Klicka på Sortera. 

Namnen i kundtypslistan visas nu i alfabetisk ordning efter efternamn. Aktuell post är 

fortfarande Mary Smith. Posten har flyttats till rätt plats i listan. 

Lägga till en ny post i listvyn 

När du har sorterat ett sökresultat visar FileMaker Pro nya poster som du lägger till på rätt plats i 

sorteringsordningen när du verkställer (sparar) var och en av posterna i databasen. 

Så här lägger du till en post och kontrollerar att den sorteras automatiskt: 

1. Klicka på Ny post i statuslisten. 

I layouten Kundtypslista visas en tom post. 

Obs! Beroende på hur stort ditt FileMaker Pro-fönster är kan du behöva bläddra nedåt på 

skärmen för att den tomma posten ska visas. 

2. Vid Förnamn skriver du Connel, vid Efternamn Jordan, vid Företag skriver du DEF Ltd och 

för Kundtyp Ny. 

3. Klicka utanför fältet Kundtyp för att spara den nya posten i databasen. 

Den nya posten sorteras i alfabetisk ordning efter efternamn i listan. 

4. Välj menyn Poster > Sortera ej. 

Posterna återgår till den ordning de hade innan du sorterade resultatlistan, och den nya posten 

visas längst ned i listan. Detta är den ordning som posterna lagras i databasen. 

Tips Om du inte vill att poster ska flyttas när du lägger till eller redigerar avmarkerar du Behåll 

poster i sorterad ordning i dialogrutan Sortera poster. 

5. Välj posten för Connel Jordan om den inte redan är vald. 

Symbol visar 

sorteringsordningen


6. Klicka på Radera post i statuslisten och klicka därefter på Radera för att ta bort denna post 

från exempelfilen. 

7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng. 


Du har sökt poster utifrån ett antal olika kriterier samt begränsat dina sökningar genom att utesluta 

specifika poster. Du har också fått lära dig hur man sparar sökposter. Dessutom har du sorterat 

dina sökresultat och lagt till en ny post i en sorteringsordning. Mer information om hur du sorterar 

och söker efter poster i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.


Skapa en databas och lägga till poster 

I de tidigare övningsavsnitten fick du se hur du använder en enkel databas med befintlig 

information. Här får du lära dig att skapa en egen fil och lägga till poster. 


1 skapa en enkel databas 

1 definiera fält som innehåller olika typer av data 

1 skapa poster 

1 lägga till data 

1 ändra data 

1 radera poster 

1 lägga till data i ett containerfält 

Skapa en enkel databas 

Om fält 

Du skapar ett fält för varje kategori av information som du behöver, t.ex. Förnamn eller Stad. 

Fälttypen bör stämma överens med den typ av information som fältet innehåller (text, siffror, 

datum osv.) om det ska gå att söka efter, sortera, beräkna och visa informationen på rätt sätt. 

Du får veta mer om andra fälttyper i senare övningar. 

Skapa en databas 

1. Gör något av följande i FileMaker Pro: 

1 Om du ser skärmbilden FileMaker snabbstart, klickar du på Skapa en ny databas. 

1 Om snabbstartsskärmen inte visas väljer du Arkiv > Ny databas. 

2. Leta upp mappen Introduktion och välj den som plats för den här filen. 

3. Skriv filnamnet MinFil.fmp12 och klicka på Spara. 

Filen öppnas i bearbetningsläget i Tabellvisning. Nu ska du skapa fält. 

4. Klicka på Skapa fält. 

Klicka här om du vill 

skapa ett fält 

5. Skriv Förnamn.

Övningsavsnitt 4 | Skapa en databas och lägga till poster 27 

6. Klicka på + till höger om fältet Förnamn. 

7. Skriv Efternamn. 

8. Klicka på + och skriv Betald avgift. 

9. Klicka på + och skriv Avgift betalades. 

10. Klicka på + och skriv Container. 

Nu har du skapat fem fält i databasen. 

Klicka här om du vill skapa ett annat fält 

Fältetiketter visas som kolumnrubriker i Tabellvisning 

Fält som har skapats i Tabellvisning är som standard textfält. Nu ska du ändra fälttypen på 

några av de fält du skapat. 

11. Placera pekaren över kolumnrubriken Betald avgift och vänta tills nedåtpilen visas. Klicka 

på nedåtpilen och välj Fält > Fälttyp > Numeriskt. 

Visa snabbmenyn med hjälp av nedåtpilen 

Välj Numeriskt 

som fälttyp 

12. Placera pekaren över kolumnrubriken Betalningsdatum och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > 

Fälttyp > Datum. Klicka på OK om du vill använda standarddatumformatet i FileMaker Pro. 

13. Placera pekaren över kolumnrubriken Container och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > 

Fälttyp > Container.


Lägga till data i databasen 

Nu kan du lägga till data i MinFil.fmp12. 

Skapa den första posten 

1. Klicka under kolumnrubriken Namn. 

En ny rad visas i tabellen. Det här är en ny tom post i databasen. 

Markeringen visar den aktuella 

posten i Tabellvisning 

2. Ange Jane. 

3. Gå till fältet Efternamn genom att trycka på tabbtangenten. 

Obs! I FileMaker Pro sparas dina ändringar automatiskt medan du arbetar. 

4. Skriv Doe i fältet Efternamn. 

5. Tryck på tabbtangenten och skriv 25 i Betald avgift. 

I nästa övningsavsnitt får du lära dig hur du utformar numeriska fält så att siffror visas som 

valutor. 

6. Tryck på tabbtangenten och skriv 2011-11-11 i Betalningsdatum. 

Lämna fältet Container tomt för tillfället. 

Skapa ytterligare en post 

1. Klicka i raden under Jane i fältet Namn för att skapa en ny post. 

Tips Du kan också klicka på Ny post i statuslisten för att skapa en ny post. 

2. På samma sätt som du gjorde med Jane Does post anger du data för Antoine Dubois, som 

betalade 75 kr 2011-2-2. 

Databasen innehåller nu två poster. 

Lägg till data här 

Kopiera data genom att dra och släppa 

1. Klicka i nästa rad och ange ett valfritt Namn och Efternamn. 

2. Markera 75 i fältet Betald avgift i post 2. 

3. Dra den markerade texten till fältet Betald avgift i post 3 och släpp upp musknappen. 

Obs! Om du inte kan dra texten, kan dra-och-släpp vara inaktiverad i FileMaker Pro. Om du 

vill aktivera dra-och-släpp väljer du Redigera > Inställningar (Windows) eller FileMaker Pro > 

Inställningar (Mac OS). Under Allmänt väljer du Tillåt dra-och-släpp-textmarkering, klickar 

på OK och upprepar sedan steg 2 och 3.


4. Markera 2011-2-2 i post 2, och dra och släpp texten i fältet Betalningsdatum i post 3. 

Ändra data i en post 

Anta att du upptäcker att Jane Doe betalade 75 kr i stället för 25. Du kan enkelt korrigera 

inmatningen. 

1. I posten för Jane Doe klickar du till höger om siffran 2, trycker på Backspace (Windows) eller 

Delete (Mac OS) och skriver sedan 7. 

2. Klicka utanför fältet så registreras ändringen i databasen. 

Ange data i Formulärvisning 

Du kan även ange data i Formulärvisning och Listvisning. 

1. Klicka på Formulärvisning . 

2. Markera informationen i fältet Efternamn i den senaste posten du skapat, och skriv ett annat 

namn. 

3. Klicka utanför fältet så registreras ändringen. 

Radera en post 

1. Klicka på Tabellvisning . 

2. Välj den senaste posten som du har skapat genom att klicka på valfritt fält i posten. 

3. Klicka på Radera post i statuslisten. 

4. Klicka på Radera i dialogrutan som visas. 

I statuslisten ser du att det endast finns två poster kvar i databasen. 

Sätta in en fil i ett containerfält 

I ett containerfält kan du lagra bilder, filmer och ljud som du spelar in samt dokument som 

Microsoft Word-, Excel- och PDF-filer. 

1. Markera containerfältet i den första posten. 

2. Välj Sätt in> Fil. 

3. Välj filen logo.png som finns i mappen Introduktion. 

4. Klicka på Öppna (Windows) eller Sätt in (Mac OS). 

PNG-filnamnet och -ikonen visas i 

fältet Container 

När du sätter in en fil visas filens ikon och namn i containerfältet i FileMaker Pro, men inte själva 

innehållet. 

5. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng.



Nu har du skapat en enkel databas, definierat fält i den och sedan lagt till, ändrat och tagit bort poster 

samt kopierat data mellan poster. Mer information finns i kapitel 2 och 3 i FileMaker Pro Handbok. Du 

får lära dig mer om hur du anger data i olika fälttyper och via olika metoder i övningsavsnitt 7. Mer 

information finns i kapitel 2 och 5 i FileMaker Pro Handbok.


Anpassa visningen 

Du kan ge din information ett snyggare utseende genom att lägga till bilder och andra effekter. 


1 se hur layouter avgör vad som visas 

1 lägga till, flytta och ändra storlek på fält 

1 lägga till en flikpanel 

1 visa värden i ett numeriskt fält som valuta 

1 ändra textens storlek, snitt och färg 

1 lägga till bilder 

1 lära dig andra sätt att anpassa layouter 

Om layouter och tabeller 

Varje layout bygger på en enda tabell och visar poster från den tabellen. Om en fil bara innehåller 

en tabell bygger alla layouter i filen på den tabellen. Om en fil innehåller mer än en tabell måste 

du välja vilken tabell som ska användas när du skapar layouten, men du kan ändra detta senare 

om det behövs. 

Det är viktigt att välja rätt tabell som utgångspunkt för en layout, eftersom det avgör vilka fält och 

poster som kan användas i layouten. Fält och poster som inte är lagrade i den aktuella tabellen 

kan ändå användas, men det måste ske med hjälp av relationer. Mer information om relationer 

finns i övningsavsnitt 11, ”Skapa relationsdatabaser”. 

Om anpassning av layouter 

Du utformar layouter i Layoutläget. Du kan lägga till fält, text och bilder i vilken kombination som 

helst i en layout. Objekts och texters utseende i en layout styrs av layoutens tema. Du kan ange 

ett tema när du skapar en layout och du kan byta tema i efterhand, om du vill. Du kan även ändra 

hur individuella delar visas i en layout (exempelvis objekt och text) och hur data visas i nummer- 

och datumfält. Du kan exempelvis ange att valutanoteringar ska inkluderas i ett numeriskt fält eller 

att veckodag, månad, datum och årtal ska inkluderas i ett datumfält. 

Utforska layoutverktygen och Granskaren 

1. Öppna Exempel Kopia.fmp12 i mappen Introduktion. 

Tips Eftersom du öppnade Exempel Kopia.fmp12 i övning 3, kan du välja Arkiv > Öppna 

senaste och välja den i listan över senaste filer och öppna den i kommande övningar. 

2. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om detta alternativ inte redan är valt. 

3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och markera valfritt fält. 

På statuslisten finns verktyg som du använder för att utforma layouter. Om du inte kan se 

layoutverktygen ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större.

Övningsavsnitt 5 | Anpassa visningen 32 

Antal layouter i den här filen 

Layoutverktyg 

4. Flytta pekaren över statuslisten och layoutlisten och bekanta dig på så sätt med layoutverktygen. 

5. Klicka på Granskare i layoutlisten för att öppna Granskaren. 

Visa eller dölja Granskaren och 

formateringslisten 

För de flesta formateringsåtgärder i layoutläget använder du Granskaren. Granskaren är ett 

verktyg i layoutläget som gör att du kan visa och redigera inställningar för objekt. Ändringar som 

du gör i layoutläget påverkar bara informationens utseende. Själva informationen kvarstår som 

när den matades in i filen. 

Visa andra inställningar 

genom att klicka på en flik 

Använd fliken Utseende till att 

kopiera och klistra in text- och 

objektformat och till att redigera 

objekt, linjer och text.


Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält 

Markera och ändra storlek på ett fält 

1. Markera fältet Förnamn i layouten genom att klicka på det. 

2. Dra handtaget på fältets högra sida åt vänster så att fältet blir mindre, men ändå så stort att det 

rymmer det längsta förnamnet som du tror att filen kommer att innehålla. 

Blå dynamiska guider visas i layouten. När du flyttar, storleksändrar eller justerar objekt i en 

layout får du hjälp med att skapa och redigera objekt genom dynamiska guider. 

Alla fält innehåller en etikett som visar att fältet är aktiverat för snabbsökning. Etikettens färg 

visar beräknad prestanda när du utför en sökning med fältet. Du kan dölja 

snabbsökningsetiketter genom att välja Visa > Visa > Snabbsökning. 

3. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att visa dina resultat i 

bearbetningsläget. 

4. I bearbetningsläget klickar du på boken i statuslisten för att bläddra igenom posterna. 

Om alla namn inte visas helt och hållet i fältet går du tillbaka till layoutläget och gör fältet större. 

5. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och upprepa stegen 1 till 4 för Efternamn. 

Flytta ett fält 

1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. Klicka sedan i fältet Efternamn och dra och släpp det 

till höger om fältet Förnamn. 

Du kan använda dynamiska guider till att justera texten i fältet Förnamn. 

Tips 

Markera fältet genom att klicka på det 

Markera handtaget 

och dra om du vill 

ändra storlek 

1 Om du av misstag råkar flytta fel fält eller flikpanelen väljer du Redigera > Ångra flytta för 

att göra ändringen ogjord. 

1 Du kan även justera objekts position med hjälp av linjalerna, stödrastret, fliken Position i 

Granskare samt piltangenterna. 

2. Dra ledtexten Efternamn så att den placeras ovanför fältet Efternamn. 

3. Dra ledtexten Förnamn så att den placeras ovanför fältet Förnamn. 

4. Justera ledtexterna Förnamn och Efternamn mot varandra och deras respektive fält.


5. Markera och Skift-markera ledtexterna och fälten, och flytta sedan objekten närmare fältet 

Hemadress 1 med hjälp av piltangenterna. 

Din layout bör se ut ungefär så här när du är klar. 

Tips Om du begår misstag vid utformningen av layouterna kan du klicka på Återgå i 

layoutlisten för att ignorera alla ändringar som inte sparats och sedan börja om igen. 

6. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att visa dina 

resultat i bearbetningsläget. 

Lägga till ett fält 

När ett fält har definierats i en tabell kan du visa det i vilken layout som helst som bygger på den 

tabellen. I exempeldatabasen finns definierade fält som inte finns med i den här layouten. Nu ska 

du lägga till ett av de fälten. 

Obs! Du kan också lägga till relaterade fält från andra tabeller i dina layouter enligt beskrivningen 

i övningsavsnitt 11. 

1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 

2. Klicka på Fältverktyget i statuslisten och dra det nya fältet under fältet Avgift betalades. 

3. Markera fältet Kund sedan i dialogrutan Fält. Kontrollera att Skapa etikett är markerat och 

klicka sedan på OK. 

Fältet Kund sedan visas i layouten. 

4. Ändra storlek på det nya fältet genom att dra det högra handtaget så att fältet blir lika stort som fältet 

Betalningsdatum. 

5. Markera ledtexten och ändra storlek på den så att hela texten visas, om det behövs. 

Obs! Det kan hända att du behöver justera ledtexten. 

Fältverkty 

6. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att kontrollera det nya fältet och 

ledtexten i bearbetningsläget.


7. Klicka på Ny post i statuslisten. 

Du ser dagens datum i fältet Kund sedan i den nya posten. Aktuellt datum kommer att anges 

i fältet Kund sedan i varje påföljande post. 

8. Klicka på Radera post och därefter på Radera för att ta bort den tomma posten från filen. 

Lägga till en flikpanel 


2. Markera fliken Kontaktinformation för att välja flikpanelen. 

3. Välj Format-menyn > Konfiguration av flikkontroll. 

4. Ange Betalningsstatus som Fliknamn i dialogrutan Konfiguration av flikkontroll. 

5. Klicka på Skapa och sedan på OK. 

Handtagen finns runt hela panelen 

Du ser den nya fliken till höger om fliken Kontaktinformation. 

6. Klicka utanför flikkontrollen så att den inte längre är markerad.


7. Markera och Skift-markera sedan fälten Företag, Kundtyp, Betald avgift, Betalningsdatum 

och Kund sedan samt respektive ledtext. 

8. Välj Redigera> Klipp ut. 

9. Klicka på flikpanelen Betalningsstatus. 

10. Välj Redigera > Klistra in. 

11. När fälten och etiketterna är markerade, drar du dem mot övre delen av flikpanelen. 

12. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i statuslisten för att visa dina 

resultat i bearbetningsläget. 

Visa ett numeriskt värde som valuta 

Du kan visa ett tal som valuta, trots att bara själva siffrorna anges i fältet. Utformningen påverkar 

bara visningen av information. Själva informationen ändras inte. 


2. I flikpanelen Information om medlemskap väljer du fältet Betald avgift. (Markera fältet, inte 

ledtexten.)


3. Klicka på Granskare layoutlisten om den inte redan visas. 

4. Klicka på Data. 

5. Längst ned i Granskaren under Dataformatering klickar du på Numeriskt och vid Format 

väljer du Valuta. 

6. Klicka på Spara layout, sedan på Avsluta layout och sist på fliken Betalningsstatus för att 

visa dina formaterade data i fältet Betald avgift. 

Ändra textens storlek och färg 

1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och välj Markeringsverktyget på statuslisten. 

2. Klicka på rubriken Favoritbageriets rabattprogram för att markera textblocket. 

3. I Granskaren klickar du på Utseende. 

4. Under Text anger du typsnittsstorlek 25. Klicka sedan på kursivknappen och välj färgen vit. 

Välj kursiv 

Klicka på Data 

Skriv 25 för Storlek 

Välj vit 

5. Om det behövs markerar du rubriktextblocket och drar textblockets vänstra handtag till vänster, 

så att hela rubriken syns efter att du har bytt till ett större typsnitt. 

6. Om det behövs drar du det högra handtaget till vänster, så att rubriktextblocket inte fortsätter 

utanför sidhuvudet.


Lägga till en bild i layouten 

Nu ska du lägga till en logotyp bredvid namnet på bageriet. 

1. Klicka till vänster om rubriktexten. 

Det är här du kommer att placera bageriets logotyp. 

2. Välj Sätt in > Bild. 

3. Öppna mappen Introduktion. 

4. Kontrollera att alla filtyper visas. Välj logo.png. 

5. Klicka på Öppna (Windows) eller Sätt in (Mac OS). 

6. Dra logotypen och justera den i höjd med texten i sidhuvudet med hjälp av de dynamiska 

guiderna. 

7. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa den färdiga layouten. 

8. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. 


Nu har du lärt dig hur du förhöjer utseendet på din information med hjälp av flikpaneler, bilder, 

anpassad text, fältutformning och kreativ placering av objekt i layouter. I övningsavsnitt 10 ska du 

få lära dig hur du lägger till ett diagram i en layout. 

Du kan anpassa utseendet på fält och layouter på många andra sätt. 

När du har skapat en layout kan du t.ex. göra följande: 

1 Använda linjer och rutor för att framhäva eller avgränsa information 

1 Lägga till rullningslister i enskilda fält 

Mer information om att utforma och skapa layouter finns i FileMaker Pro Hjälp.


Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 

Du kan lätt skapa layouter som du sedan använder för att visa och skriva ut information på många 

olika sätt. 

I den här övningen kommer du att skapa 

1 en lista över dina poster 

1 adressetiketter 

1 ett standardbrev 

Skapa en kolumnlista 

I en kolumnlista visas många poster samtidigt. Varje rad utgör en post. Varje kolumn innehåller en 

datakategori, t.ex. efternamn eller telefonnummer. 

1. Öppna Exempel Kopia.fmp12. 


3. Klicka på Ny layout/rapport i statuslisten. 

4. Vid Layoutnamn skriver du Kundlista. 

5. Markera layouttypen Listvisning för den nya layouttypen och klicka på Nästa. 

6. Dubbelklicka på följande fält: 

1 Efternamn 

1 Förnamn 

1 Företag 

1 Kundtyp 

De här fälten flyttas till layoutfältlistan. 

Fälten visas i kolumnlistan i samma ordning som du väljer dem.

Övningsavsnitt 6 | Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 40 

7. Klicka på Nästa. 

8. Klicka på Nästa om du vill låta posterna vara i den ursprungliga ordningen. 

9. I listan över layoutteman väljer du Kallt brun (om det inte redan är markerat) under FileMaker 

Millenniumoch klickar på Nästa. 

10. Godkänn standardinställningarna i de två sista fönstren genom att klicka på Nästa. 

11. Klicka på Slutför. 

Informationen i alla poster för fälten Efternamn, Förnamn, Företag och Kundtyp visas i 

layouten Kundlista. Den färdiga layouten visas i listvyn i bearbetningsläget. Observera att den 

layout som du precis skapade visas på snabbmenyn Layout. 

Obs! Om texten i en kolumnrubrik ser avklippt ut klickar du på Redigera layout i layoutlisten, 

markerar kolumnrubrikens ledtext och drar textrutans handtag så att hela ledtexten visas. 

Spara layouten och gå tillbaka till bearbetningsläget. 

Skapa adressetiketter 

Om etikettlayouter 

I etikettlayouter används kopplade fält. Merge-fält utvidgas eller förminskas så att de rymmer 

informationen och inte tar upp något utrymme om de är tomma. Merge-fält är bara avsedda för 

visning och utskrift. Du kan inte mata in data i kopplade fält. 

Skapa en etikettlayout 

I det här avsnittet ska du göra följande med hjälp av guiden Ny layout/rapport: 

1 skapa en etikettlayout 

1 Välja fält som ska ingå i etiketten 

Skapa etikettlayouten 


2. Klicka på Ny layout/rapport. 

3. Skriv Etiketter i rutan Layoutnamn. 

4. För Välj en layouttyp bläddrar du nedåt och väljer Etiketter. 


6. Välj Avery L7162 på listan Använd etikettblankett om det alternativet inte redan är valt. 

7. Klicka på Nästa.


Välj vilka fält etiketterna ska innehålla 

1. Dubbelklicka på Förnamn i listan. 

flyttas till listan Etikettinnehåll. Hakparenteser kring fältnamnet markerar att 

det är ett kopplat fält och att data (i det här fallet förnamnet i posten) kommer att visas på 

etiketter istället för platshållartexten ”Förnamn”. Insättningspunkten i textrutan Etikettinnehåll 

blinkar. 

2. Lägg till ett blanksteg efter . 

3. Dubbelklicka på Efternamn i listan. 

4. Tryck sedan på Retur efter . 

Insättningspunkten flyttas till nästa rad. 

5. Dubbelklicka på Hemadress 1 i listan och tryck på Retur. 

6. Dubbelklicka på Hemadress 2 i listan och tryck på Retur. 

7. Dubbelklicka på Stad i listan. 

8. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 

9. Dubbelklicka på Land i listan. 

Etikettinnehållet ska se ut så här: 


11. Markera Visa i granskningsläge och klicka på Slutför. 

En sida med etiketter visas som den kommer att skrivas ut i granskningsläge. 

Lägg märke till att alla poster inte innehåller lika många textrader. I poster med fyrradiga 

adresser visas alla rader. I poster som bara behöver tre rader utelämnas den extra raden 

automatiskt, så att etiketterna inte innehåller någon tomrad.


12. När du har tittat klart på din etikettlayout klickar du på Avsluta granskning i layoutlisten och 

återgår till layoutläget. 

Skapa ett standardbrev 

Om layouter för standardbrev 

Ett standardbrev i FileMaker Pro är helt enkelt en layout som innehåller text. För detta brev 

kommer du att inkludera kopplade fält så att rätt företagsinformation visas för adressen och 

hälsningsfrasen, och för företagsnamnet i brevets brödtext. En bild som visar bageriets logotyp 

läggs till. 

Skapa en tom layout på en sida 

Du bör fortfarande befinna dig i layoutläget. 


2. I Layoutnamn , skriver du Introduktionsbrev. 

3. Välj Tom som layouttyp för den nya layouten. 


Eftersom detta brev inte använder ett sidhuvud eller en sidfot, kan du ta bort dem nu. 

5. Klicka på delmarkören Sidhuvud i layouten och tryck sedan på Backspace (Windows) eller 

Delete (Mac OS). 

Tips Layoutdelmarkörerna visas vertikalt som standard. Om du inte kan läsa vertikala 

delmarkörer kan du placera pilpekaren över markörer för att visa verktygstips. 

Du kan även klicka på delmarkörkontrollen nere till vänster i FileMaker-fönstret om du vill 

växla mellan horisontell och vertikal placering av delmarkörer.


6. Klicka på delmarkören Sidfot och tryck på Backspace eller Delete. 

7. Kontrollera att måttenheten för linjalerna är inställd på centimeter. Klicka högst upp i linjalernas 

vänstra hörn tills cm visas (och inte tum för tum eller pt för punkter). 

8. Placera pekaren över delgränsen för Huvuddel och dra ned gränsen cirka 28 centimeter, med 

hjälp av den vertikala linjalen. 

När du släpper musknappen bör du kunna se sidkanten. Om sidkanten inte visas drar du 

gränsen för Huvuddel nedåt. 

9. Dra upp delgränslinjen för Huvuddel strax ovanför sidkanten. 

Sidkanten försvinner. När du drar upp delgränslinjen för huvuddelen ovanför sidkanten 

begränsas standardbrevet till en enda sida. 

10. Använd rullningslisten längst ned på skärmen för att rulla åt höger tills du ser en tjock prickad 

linje längs högerkanten, om det behövs. Detta är den högra sidkanten. Brevet kommer att hålla 

sig inom de här kanterna. 

11. Rulla så långt till vänster som möjligt, om det behövs. 

12. Rulla upp till layoutens överkant, om det behövs. 

Skapa textblocket 

Du ska skapa ett textblock med en 5 cm bred marginal på alla sidor. 

1. Markera Textverktyget på statuslisten. 

2. Dra en rektangel som börjar ungefär 5 centimeter från det övre vänstra hörnet i layouten och 

slutar ungefär 5 centimeter från det nedre högra hörnet enligt sidkantlinjerna, med hjälp av den 

vågräta och den lodräta linjalen. 

När du släpper musknappen visas textblockets bredd på den horisontella linjalen. 

Insättningspunkten i det övre vänstra hörnet i textrutan blinkar. Du kommer att skriva 

standardbrevet i textblocket. 

Lägg till adressen 

1. Välj Sätt in > Koppla fält. 

2. Markera Förnamn i listan och klicka på OK. 

3. Skriv ett blanksteg. 

4. Välj Sätt in > Koppla fält. 

5. Markera Efternamn i listan och klicka på OK. 

6. Tryck sedan på Retur. 

Sidkant


7. Lägg till merge-fält för hemadress, stad och land med lämpliga blanksteg, nya rader och 

skiljetecken. 

Skriv brevet 

1. Skapa två tomma rader efter adressen genom att trycka på Retur två gånger. 

2. Påbörja hälsningsfrasen: skriv Bästa och lägg till ett blanksteg. 

3. Sätt in merge-fält för förnamn och efternamn avgränsade med ett blanksteg. 

När du skapar egna brev kan du använda flera fält (exempelvis ett rubrikfält) om du vill ge ett 

mer professionellt intryck. 

4. Skriv ett komma och skapa två radbrytningar. 

5. Skriv brevet: 

Favoritbageriet välkomnar dig och ditt företag till vår organisation. 

Vi ser fram emot vårt samarbete och hoppas att ni är nöjda med våra 

produkter och service! 

Om du stavar ett ord fel visas en röd linje under ordet. Du kan stänga av funktionen för 

stavningskontroll i realtid genom att välja menyn Arkiv > Filtillval. Klicka på fliken 

Rättstavning i dialogrutan Filtillval. Avmarkera Visa felstavade ord med speciell 

understrykning. 

Avmarkera den här 

kryssrutan när du 

vill stänga av 

understrykning av 

felstavade ord. 

Om ett fält troligen kommer att innehålla ord (t.ex. namn) som en stavningskontroll kommer att 

markera som felstavade, kan du stänga av stavningskontrollen för specifika fält. Information om 

hur du stänger av stavningskontrollen i specifika fält i en fil finns i FileMaker Pro Hjälp.


Anpassa brevet med företagsnamnet 

1. Klicka efter ordet företag i det första stycket. 

2. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 

3. Sätt in ett merge-fält för kundens företagsnamn. 

4. Lägg till ytterligare ett komma. 

Lägg till avslutningsfrasen 

1. Klicka i slutet av texten och lägg till två radbrytningar. 

2. Skriv Bästa hälsningar, och lägg till fyra radbrytningar. 

3. Skriv John Jones. 

4. Lägg till en radbrytning och skriv sedan Koncernchef. 

5. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att se ditt personliga 

brev, färdigt för utskrift, för varje post i databasen. 

Obs! Den post som visas i fönstret kanske inte ser ut som den som visas här, beroende på 

eventuella experiment och tester som du kan ha genomfört i exempelfilen. 

6. Bläddra igenom några poster för att kontrollera uppdateringen av merge-fälten. 

Se “Lägga till en bild i layouten” på sidan 38 för att lära dig hur du lägger till en logotyp i 

brevhuvudet. 

7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng. 


I den här övningen har du skapat layouter för listor, etiketter och standardbrev. Du kan använda 

FileMaker Pro till att skapa hur många layouter du vill i syfte att organisera information på det sätt 

du önskar. I övningsavsnitt 9 och i kapitel 3 i FileMaker Pro Handbok får du lära dig mer om hur 

man skapar layouter. Information om hur du stänger av stavningskontrollen i specifika fält i en fil 

finns i FileMaker Pro Hjälp.


Förenkla datainmatningen 

Du kan förenkla datainmatningen i FileMaker Pro och öka noggrannheten genom att använda 

värdelistor, beräkningsfält och automatisk inmatning av data. 


1 se hur värdelistor kan underlätta datainmatning 

1 skriva och testa en beräkningsformel 

1 använda tillval för automatisk datainmatning i ett fält 

Mata in data med värdelistor 

Med värdelistor kan du välja det datavärde du vill ha från rullningslistor, menyer, kryssrutor eller 

alternativknappar. Listorna kan innehålla fördefinierade värden eller skapas dynamiskt baserat på 

värdena i ett angivet fält. Värdelistor är ett effektivt sätt att mata in värden som används ofta i en 

databas. 

Definiera en värdelista 

I den här övningen ska du skapa en värdelista med namnet Kundtyper. I ett senare avsnitt kommer 

du att använda den här värdelistan till att tilldela värden till fältet Kundtyp. 



3. Välj Arkiv > Hantera > Värdelistor. 

4. Klicka på Nytt. 

En värdelista med fördefinierade värden som visas som alternativknappar 

5. Namnge den nya värdelistan genom att skriva Kundtyper. 

6. Klicka i textrutan Använd värden i listan och skriv Nytt och Fortsatt på olika rader.

Övningsavsnitt 7 | Förenkla datainmatningen 47 

7. Stäng dialogrutan Ändra värdelista genom att klicka på OK. 

8. Avsluta genom att klicka på OK. 

Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 


2. Klicka på fliken Betalningsstatus. 

3. Markera fältet Kundtyp: 

4. Klicka på Granskare för att öppna Granskare, om den inte redan är öppen. 

5. Välj Data. Under Fält väljer du Alternativknappar vid Styr formatmall. 

6. Vid Värden från väljer du värdelistan Kundtyper. 

Detta är den värdelista som du definierade i det förra avsnittet. 

Välj värdelistan Kundtyper 

Klicka på Data 

Välj 

Alternativknappar 

Alternativknappar och värden från värdelistan Kundtyper visas i fältet Kundtyp. 

Fältet Kundtyp utformat som 

alternativknappar 

7. Klicka på Spara layout, sedan på Avsluta layout och sist på fliken Betalningsstatus för att 

se alternativknapparna i bearbetningsläget.


Skapa värden med ett beräkningsfält 

När du vill att FileMaker Pro ska utföra en beräkning, till exempel räkna ut en skatteskuld eller 

en avgift, använder du ett beräkningsfält. Beräkningsfält är en av fälttyperna i FileMaker Pro. 

FileMaker Pro kan utföra både enkla och komplicerade beräkningar. 

Beräkningsformeln använder värden från den aktuella posten eller relaterade poster. Formeln 

kan använda värden från alla typer av fält. Du kan använda beräkningar till att hämta textvärden 

(till exempel kombinera innehållet i för- och efternamnsfält till ett fält för hela namnet), datum, 

klockslag, tidsstämplar och innehållet i containerfält. 

Skapa ett beräkningsfält 

Favoritbageriets kunder kan betala en årlig avgift och få femton procents rabatt på alla inköp. Nya 

kunder betalar en avgift på 200 kr, medan befintliga kunder betalar 100 kr. Följande beräkning 

returnerar den årliga avgiften baserat på kundtyp. 

Det finns flera olika sätt att formulera en beräkning, som alla ger ett korrekt resultat. Följande 

metod använder en If- instruktion för att jämföra inmatade data i fältet Kundtyp med en av 

kundtyperna. Beräkningen ger ett av två möjliga resultat. 


2. Markera fliken Betalningsstatus om den inte redan är det. 

3. Markera Arkiv > Hantera > Databas. 

4. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 

5. Skriv Årlig avgift vid Fältnamn. 

6. Gör fältet till ett beräkningsfält genom att välja Beräkning vid Typ. 

Skriv Årlig avgift vid 

Fältnamn 

7. Klicka på Skapa. 

Dialogrutan Ange beräkning öppnas. 

Välj Beräkning vid Typ 

8. Gå igenom listan över funktioner till höger i dialogrutan Beräkning tills du hittar 

If (villkor ; resultat1 ; resultat2) Dubbelklicka på funktionen så att den visas i den stora 

textrutan nedan. 

Funktionen har tre delar: ett villkor, ett resultat som används om villkoret uppfylls (resultat 1) 

och ett resultat som används om villkoret inte uppfylls (resultat 2). Du ska nu byta ut 

platshållarna villkor, resultat1 och resultat2 mot beräkningens komponenter.


Ersätt dessa 

platshållare 

med din 

beräkning 

9. Markera platshållaren test och skriv följande exakt så som det visas här: 

Kundtyp = ”Fortsättande” 

10. Markera platshållaren resultat1 och skriv 100. 

11. Markera platshållaren Markera resultat2 och skriv 200. 

12. Kontrollera att beräkningsresultatet är inställt på Numeriskt. 

Den färdiga 

beräkningen 

Välj Numeriskt 

13. Klicka sedan på OK. 

Fältlista 

Ange vilken typ av data som ska 

returneras av beräkningen 

Om ett felmeddelande visas kontrollerar du att alla blanksteg och skiljetecken ser ut precis som 

i formeln ovan. 

14. Stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK. 

Funktionslista 

Fältet Årlig avgift visas längst ned i layouten, under flikpanelen Betalningsstatus. Du kan 

behöva rulla fönstret nedåt för att kunna se fältet om du har en mindre skärm. 

15. Markera fältet Årlig avgift och Skift-klicka på ledtexten. Dra och släpp dem under fältet Kund 

sedan, så att de justeras mot fälten ovanför.


Beräkningsformeln är nu klar. När data matas in i fältet Kundtyp jämförs de med det ord som ingår 

i villkoret, som alltså är ”Fortsättande”. Beräkningen ger resultatet sant om data i fältet stämmer 

och då returneras det första resultatet (100). Om data i fältet inte stämmer utvärderas villkoret som 

falskt och det andra resultatet returneras (200). 

Testa beräkningen 

Så här gör du för att kontrollera att beräkningen fungerar: 

1. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. 


3. Ändra värdet i fältet Kundtyp från Ny till Fortsättande. 

Observera att resultatet i fältet Betald avgift ändras när kundtypen ändras. 

Ange löpnummer automatiskt 

I FileMaker Pro kan du låta vissa typer av data anges automatiskt, till exempel löpnummer, när du 

skapar en ny post. 

Skapa ett fält för löpnummer 


2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 

3. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 

4. Döp fältet till Kundnummer. 

5. Välj Numeriskt som fälttyp. 

6. Klicka på Skapa. 

7. Klicka på Tillval. 

8. Markera Löpnummer på fliken Automatiska data. Du behöver inte ändra tillvalet Generera 

eller värdet i Nästa värde eller Öka nästa med i den här övningen. 

Markera 

Löpnummer 

9. Klicka på OK och stäng sedan dialogrutan genom att klicka på OK en gång till. 

Det nya fältet visas längst ned i layouten. Du kan återigen behöva bläddra nedåt för att se det. 

10. Dra fältet och ledtexten till fliken Betalningsstatus, så att de justeras mot fälten och 

ledtexterna ovanför.


11. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. 


13. Testa ditt nya fältinmatningstillval genom att flera gånger klicka på Ny post i statuslisten. Varje 

gång du skapar en ny post ökas värdet i fältet Kundnummer med ett. 

14. Radera eventuella poster som du skapat i databasen 



Du har lärt dig att förenkla datainmatning genom att definiera och utforma värdelistor och 

beräkningsfält och mata in löpnummer automatiskt. Mer information om tillval för beräkningsfält och 

automatisk inmatning samt hur du definierar och utformar värdelistor finns i FileMaker Pro Hjälp.


Automatisera uppgifter med knappar och 

manus 

I FileMaker Pro kan du automatisera många databasaktiviteter med knappar och manus. De här 

kraftfulla funktionerna kan spara tid, eftersom du kan utföra en rad åtgärder med en enda klickning. 


1 skapa och använda en knapp för att utföra en aktivitet 

1 skapa och köra ett enkelt manus som utför en aktivitet i flera steg 

1 använda en knapp till att utföra ett manus 

Utföra en aktivitet med en knapp 

En knapp är ett objekt i en layout som du kan klicka på för att utföra många FileMaker Prokommandon. 

Du kan till exempel skapa en knapp som växlar layouter i databasen. 

Skapa knappen 




4. Markera Knappverkyget . 

5. Rita knappen högst upp i layouten. 

6. I dialogrutan Knappkonfiguration markerar du kommandot Gå till layout i listan under 

Navigering. 

7. Under Tillval, vid Ange, väljer du Layout. 

Placera knappen här

Övningsavsnitt 8 | Automatisera uppgifter med knappar och manus 53 

8. I dialogrutan Ange layout väljer du Kundtypslista och klickar på OK. 

9. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan. 

Insättningspunkten finns i mitten av knappen. 

10. Skriv Gå till Kundtypslista på knappen för att identifiera den. 

11. Klicka utanför knappen. 

Du kan behöva markera och storleksändra knappen för att visa texten, flytta objekt i sidhuvudet 

eller bredda layouten genom att dra högerkanten åt höger så att allt ryms inom sidkanterna. 

12. Testa knappen genom att klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla 

till bearbetningsläget. Klicka sedan på knappen. 

Knappen visar layouten Kundtypslista. 

Tips Du kan välja Visa > Visa knappar i layoutläget om du vill visa en knappetikett på 

knappobjekt i layoutläget. 

Utföra en serie aktiviteter med ett manus 

Som du har sett kan du använda en knapp för att utföra ett kommando. Använd ett manus om du 

vill utföra en serie kommandon i FileMaker Pro. 

Om manus 

Med ett manus kan du konstruera en serie instruktioner som ska utföras av FileMaker Pro. Precis 

som med knappar kan du använda manus för att automatisera de flesta menykommandon i 

FileMaker Pro samt aktivera vissa kommandon som inte finns i FileMaker Pros menyer. Enkla 

manus kan utföra en uppgift medan avancerade manus kan kombinera element (t.ex. inmatning och 

styrning från användaren) med programmeringsmetoder (t.ex. förgrening och slingor) för att skapa 

kraftfulla instruktioner. 

Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 

1. Välj Manus-menyn > Hantera manus. 

2. Klicka på Nytt för att skapa ett nytt manus. 

3. I textrutan Manusnamn skriver du Granska etikettlayout. 

Namnet på den angivna 

layouten visas i dialogrutan 

Knappkonfiguration


4. I listan till vänster bläddrar du ned till Förflytta/Byt läge, väljer manussteget Gå till layout och 

klickar på knappen Flytta. (Du kan också markera och flytta manussteg genom att dubbelklicka 

på dem.) 

5. Under Alternativ för manussteg klickar du på Ange, väljer Layout, layouten Etiketter och 

klickar sedan på OK. 

6. Välj manussteget Granska i listan till vänster och flytta det till manuset. 

7. Stäng dialogrutan Ändra manus, klicka på Spara och stäng sedan dialogrutan Hantera manus. 

8. Så här kör du manuset som du precis har skapat: Välj Manus > Granska etikettlayout. 

FileMaker Pro visar layouten Etiketter och växlar till granskningsläge. 

Koppla ett manus till en knapp 

Knappar är ofta mest praktiska för vanliga användare medan manus är en mer kraftfull funktion 

som kan användas för att utföra flera menykommandon med en enda åtgärd. Genom att koppla 

ett manus till en knapp utnyttjar du båda dessa fördelar. 

Så här kopplar du manuset som du just har skapat till knappen som du skapade tidigare: 

1. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 

2. Klicka på Avsluta granskning och sedan på Redigera layout i layoutlisten. 

Det färdiga 

manuset 

3. Klicka på knappen Gå till Kundtypslista som du skapade tidigare och välj Utforma > 

Knappkonfiguration. 

4. Markera manussteget Utför manus upptill i listan till vänster i dialogrutan Knappkonfiguration.


5. Klicka på Ange vid Aktuellt manus under Tillval. Markera Granska etikettlayout i listan över 

tillgängliga manus och klicka på OK. 

6. Låt de övriga förvalda knappinställningarna kvarstå och klicka på OK. 

Byt namn på knappen 

1. Markera Textverktyget på statuslisten. 

2. Klicka en gång på knappen. Textinsättningspunkten visas på knappen. 

3. Markera knapptexten och skriv Granska etikettlayout för att byta namn på knappen. 

Du kan behöva markera och storleksändra knappen för att visa texten, flytta objekt i sidhuvudet 

eller bredda layouten genom att dra högerkanten åt höger så att allt ryms inom sidkanterna. 

Testa knappen 

1. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläge. Testa 

sedan knappen genom att klicka på den. 

När du klickar på knappen utförs manuset, som visar layouten Etiketter och växlar till 

granskningsläge. 



Markera 

Utför 

manus 

I den här övningen har du skapat knappar och manus och använt de båda funktionerna 

tillsammans. För vidare information, se FileMaker Pro Hjälp.


Skapa och köra rapporter 

Att skapa rapporter innebär att du hämtar och ordnar data från en databas. Med hjälp av rapporter 

kan du ordna och visa data i grupper. 


1 skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 

1 skapa en rapport med grupperade data och totalsummor med hjälp av guiden Ny layout/rapport 

1 lära dig att spara en rapport som en PDF-fil och skicka den som e-postbilaga 

Om rapporter med totalsummor 

I rapporter med totalsummor presenteras bara totalsummor för din information och informationen 

delas alltså inte upp i mindre grupper. I rapporter med delsummor, som också kallas rapporter med 

grupperade data, klassificeras informationen med hjälp ett eller flera fält, så att du kan gruppera 

informationen hierarkiskt. För den delsummerade informationen kan du därefter beräkna 

delsummor, medelvärden och antal. 

Ett statistikfält är en typ av fält som du kan använda när du definierar fält i Tabellvisning, i guiden 

Ny layout/rapport eller i dialogrutan Hantera databas. Statistikfält möjliggör beräkningar för 

samtliga hittade poster. När du behöver beräkna totalsummor för data i ett antal poster måste du 

använda ett statistikfält. 

Skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 

Med dynamiska rapporter i Tabellvisning kan du snabbt formatera och visa statistikdata. 

Här kommer du att skapa en snabbrapport som visar: 

1 respektive kunds inbetalda årsavgifter 

1 delsummor för respektive kunds betalda avgifter 

1 totalsumman för samtliga avgifter från alla tre företag 

Granska informationen i Tabellvisning 


2. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om det alternativet inte redan är valt. 

3. Klicka på Tabellvisning i bearbetningsläget i layoutlisten. 

Fält från layouten Datainmatning visas som kolumnrubriker i Tabellvisning. 

Dölj data som inte behövs i rapporten 

Som standard visas alla fält i den aktuella layouten i Tabellvisning. Du kan dölja fält som du inte 

vill ska visas. När du döljer fält i Tabellvisning tas inga data- eller fältdefinitioner bort från layouten 

eller databasen. 

1. Placera pekaren över valfri kolumnrubrik och vänta tills nedåtpilen visas. Klicka på 

nedåtpilen och välj Tabellvisning > Ändra på snabbmenyn.

Övningsavsnitt 9 | Skapa och köra rapporter 57 

2. I dialogrutan Ändra tabellvisning avmarkerar du kryssrutorna för alla fält utom Företag, 

Förnamn, Efternamn och Betald avgift. 

Avmarkera kryssrutorna 

för de fält du vill dölja i 

Tabellvisning 

Kolumnerna i Tabellvisning döljs när du avmarkerar kryssrutorna. 


Gruppera och sortera data och definiera ett statistikfält 

1. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag och klicka på nedåtpilen. Välj Lägg till 

avslutande grupp efter Företag på snabbmenyn. 

Observera att posterna omsorteras och grupperas efter företag. När du lägger till en inledande 

eller avslutande grupp i Tabellvisning sorteras posterna automatiskt i alfabetisk ordning (a-ö) 

efter gruppfältet. De fält som du sorterar efter kallas för brytfält. I det här exemplet är fältet 

Företag brytfältet. 

2. Placera pekaren över kolumnrubriken Betald avgift och klicka på nedåtpilen. Välj Avslutande 

delsumma och sedan Summa (Årlig avgiftsavkastning) på snabbmenyn. 

Värden för delsummor visas i kolumnen Betald avgift för varje företagsgrupp. 

Obs! Om du inte kan se delsummorna i kolumnen Betald avgift drar du i kolumnrubriken 

Betald avgift för att göra den större. 

3. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag igen och klicka på nedåtpilen. Välj Lägg till 

avslutande totalsumma på snabbmenyn. 

Obs! Du kan behöva bläddra nedåt för att se den avslutande totalsumman. 

Etikettera grupperade data och ta bort dubblerade värden 

1. Högerklicka eller Ctrl-klicka på den avslutande statistikraden (inte på raden för avslutande 

totalsumma). Välj Lägg till gruppfält (Företag) på snabbmenyn för att visa företagsnamnet för 

varje grupp.


Högerklicka eller 

Ctrl-klicka på 

statistikraden 

Välj Lägg till gruppfält 

(Företag) 

2. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > Dölj fält om 

du vill dölja den upprepade företagsinformationen i kolumnen Företag. 

Etiketten som du skapade i fältet Företag är kvar i Tabellvisning och identifierar gruppfältet. 

Den färdiga rapporten visar: 

1 respektive kunds inbetalda avgifter 

1 delsummor för avgiftsintäkter per företag 

1 totalsumman för avgiftsintäkter från alla företag 

Delsummorna baseras på 

företagsgrupper 

Totalsumma 

För att rapporten ska visas korrekt i Tabellvisning måste alla data sorteras efter Företag.


3. Placera pekaren över valfri kolumnrubrik och klicka på nedåtpilen. Välj 

Tabellvisning > Återställ och klicka sedan på Ja för att avmarkera inställningar för dynamisk 

rapport och visa alla fält i layouten Datainmatning igen. 

Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data och 

totalsummor 

Med guiden Ny layout/rapport kan du skapa en rapport i en separat layout. När du skapar 

rapporter i guiden kan du välja att skapa ett manus som kör rapporten på nytt så att data i 

rapporten uppdateras. 

Om layouter för rapporter med delsummor 

För att en layout som innehåller en rapport med grupperade data ska fungera måste den ha vissa 

beståndsdelar. 

Layouter som är utformade för rapporter med delsummor består av: 

1 en delsummadel i rapportlayouten för varje nivå av information som du vill bryta ut. 

1 ett eller flera fält som posterna grupperas efter (brytfält). 

1 poster som sorteras efter brytfälten i den ordning som delsummadelarna förekommer i 

rapportlayouten. 

1 en layoutdel för totalsumma. 

1 statistikfält som ska innehålla totalsummor, medelvärden eller antal. 

I den här övningen ska du skapa en rapport som innehåller delsummor för varje kategori och en 

totalsumma för hela rapporten. I delsummerapporten kommer du att skapa: 

1 grupperingar av kunder utifrån kundtyp 

1 beräkningar av delsummor för varje kundtyps inbetalda avgifter 

1 visas en totalsumma för dessa avgifter 

Guiden Ny layout/rapport skapar de här strukturerna och gör inställningarna åt dig. 

Skapa en delsummerapport med totalsummor 

Så här skapar du en rapport för årliga avgifter: 

1. Klicka på Formulärvisning i layoutlisten och klicka sedan på Redigera layout i 

layoutlisten. 


3. Vid Layoutnamn skriver du Årlig avgiftsrapport. 

4. Välj Rapport som layouttyp för den nya layouten.


5. Markera Lägg till delsummor och Lägg till totalsummor, om de inte redan är markerade. 

Förhandsvisningen av rapporten i guiden ändras så att du får en uppfattning om hur den 

kommer att se ut med de aktuella inställningarna. 

Markera Lägg till 

delsummor och Lägg till 

totalsummor. 


Välj fälten som ska användas i rapporten 

1. Markera det första fältet som ska användas i rapporten, Kundtyp, och flytta det till listan Fält 

som visas i en layout/rapport. 

2. Markera och flytta fältet Efternamn. 

3. Markera och flytta fältet Förnamn. 

4. Markera och flytta fältet Betald avgift. 


Förhandsvisningen av 

rapporten uppdateras när 

du väljer en layouttyp 

6. Du vill gruppera posterna efter Kundtyp, så flytta det här fältet till listan Rapportkategorier.


7. Avmarkera kryssrutan Kundtyp. 

Kundtyp visas bara en gång i varje grupp, vilket du kan se i förhandsvisningen av rapporten i 

guiden. 


9. Flytta fältet Efternamn till listan Sorteringsordning. 

Detta gör att posterna i varje kundtypsgrupp sorteras alfabetiskt efter kundernas efternamn. 

Observera att brytfältet Kundtyp automatiskt visas överst i listan Sorteringsordning. 

FileMaker Pro grupperar poster efter den här kategorin innan data sorteras. 


Ange delsummor och totalsummor 

Den årliga avgiftsrapporten ska innehålla delsummor för betalda avgifter efter varje kundtyp, det 

vill säga nya och befintliga, och en totalsumma för båda gruppernas avgifter i slutet av rapporten. 

Det här åstadkommer du genom att ange statistikfält för delsummor och totalsummor i guiden Ny 

layout/rapport. 

Du kommer att använda statistikfältet Årlig avgiftsavkastning, som redan har definierats i 

exempelfilen. Årlig avgiftsavkastning summerar avgifterna som har angetts i fältet Betald avgift. 

1. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Årlig avgiftsavkastning i listan över tillgängliga fält 

och klicka på OK. 

2. Använd det förvalda värdet Kundtyp under Kategori att summera efter. 

Avmarkera Kundtyp för 

att dölja repeterade 

värden i rapporten


3. Använd standardvärdet Efter postgruppen för Delsummans placering. 

4. Klicka på Lägg till delsumma. FileMaker Pro kommer nu att skapa en delsumma av de betalda 

årsavgifterna efter varje kundkategori. 


6. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Årlig avgiftsavkastning i listan över tillgängliga fält 

och klicka på OK. 

Fältet Årlig avgiftsavkastning kommer nu att användas i totalsumman. 

7. Klicka på Lägg till totalsumma. En totalsumma av årsavgifterna beräknas då i FileMaker Pro. 


Välj ett tema och skapa sidhuvud och sidfot 

1. Under Klassiskt förfinad väljer du Varm. 

Du kan förhandsgranska temat i guiden. Temat styr textstorlek, färg och stil i den färdiga 

rapporten. Det används enbart på aktuell layout och påverkar alltså inte andra layouter i 

databasen. 


3. Under Sidhuvud, vid Högst upp centrerat, väljer du Egen text, stor. 

4. Skriv Årlig avgiftsrapport som sidhuvud för rapporten och klicka på OK.


5. Under Sidfot, vid Längst ned centrerat, väljer du Sidnummer för att inkludera ett sidnummer 

längst ned på varje sida i rapporten. 


Skapa ett manus så att du kan köra den här rapporten igen 

1. Klicka på Skapa manus. 

2. Ändra inte texten i Manusnamn. Klicka sedan på Nästa. 

3. Klicka på Visa i bearbetningsläge om det inte redan är markerat. 


Den färdiga rapporten visas i Listvisning. En delsumma för avgifterna för respektive kundtyp 

och totalsumman av samtliga avgifter visas längst ned i rapporten. 

Obs! Beroende på hur du har experimenterat i tidigare övningar, kan det hända att din färdiga 

rapport inte ser ut som följande illustration.


Den här rapporten 

grupperar 

informationen efter 

fältet Kundtyp, det så 

kallade brytfältet 

Det faktiska sidnumret 

ersätter platshållartexten 

i granskningsläget och 

när rapporten skrivs ut 

Radera en post för att visa uppdaterade statistikvärden 

När du arbetar i listvyn eller tabellvyn i bearbetningsläget uppdaterar FileMaker Pro automatiskt 

statistikvärdena då datavärden läggs till eller ändras. 

Så här raderar du en post och ser hur statistikvärdena uppdateras dynamiskt: 

1. Välj posten för Gerard LeFranc. 

Välj posten för 

Gerard LeFranc. 

2. Klicka på Radera post och sedan på Radera. 

Delsummevärdena för nya kunder samt totalsumman uppdateras. 

Delsummor 

Totalsumma


Spara och skicka en rapport som en PDF-fil 

När du har kört en rapport kan du spara den som en PDF-fil och skicka den som en e-postbilaga. 

1. Välj Arkiv> Spara/skicka posten som > PDF. 

2. Markera mappen Introduktion som plats för filen. 

3. I dialogrutan Spara poster som PDF vid Filnamn (Windows) eller Spara som (Mac OS) 

skriver du Årlig avgiftsrapport. 

4. Välj Bearbetade poster för Spara. 

5. Markera Skapa e-post med fil som bilaga. 


FileMaker Pro skapar PDF-filen och skickar den till ditt e-postprogram. PDF-filen visas som en 

bilaga i ett e-postmeddelande som du kan adressera och skicka. Du kan dubbelklicka på den 

bifogade filen i e-postfönstret för att visa rapporten som en PDF-fil. 

Obs! Om du använder en webbaserad e-postklient ska du inte välja alternativet Skapa e-post 

med fil som bilaga i steg 5. Skapa ett e-postmeddelande i din e-postklient, bifoga PDFrapporten 

manuellt och skicka meddelandet. 

7. När du är klar med det här övningsavsnittet raderar du e-postmeddelandet och stänger sedan 

exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. 


I den här övningen har du skapat rapporter med grupperade data och totalsummor i Tabellvisning 

och med hjälp av guiden Ny layout/rapport. Du har också sparat en rapport som en PDF-fil så att 

den kan skickas som en e-postbilaga. Mer information om hur du skapar rapporter finns i 

FileMaker Pro Hjälp.


Visa data i diagram 

Med FileMaker Pro kan du jämföra och ställa upp data grafiskt i stående, liggande och 

positiva/negativa stapeldiagram, linjediagram, ytdiagram, punktdiagram, bubbeldiagram och 

cirkeldiagram. 

Du kan: 

1 skapa ett snabbdiagram i bearbetningsläget och sedan skriva ut det eller använda det i en ny 

layout 

1 använda diagramverktyget i layoutläget för att lägga till ett diagram i en ny eller befintlig 

layout 

I den här övningen får du skapa ett snabbdiagram som kartlägger avgiftsintäkter från 

Favoritbageriets företagskunder. 

Skapa ett cirkeldiagram 

Cirkeldiagram passar bra om du vill visa en procentandel av en helhet. 


2. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om det alternativet inte redan är valt. 

3. Klicka på Tabellvisning i layoutlisten. 

4. Placera pekaren över kolumnen Företag, klicka på nedåtpilen och välj sedan Sortera 

stigande. 

5. Placera pekaren över kolumnen Betald avgift, klicka på nedåtpilen och välj Diagram > 

Diagram Betald avgift efter Företag. 

En förhandsgranskning av diagrammet visas i dialogrutan Inställning av diagram.

Övningsavsnitt 10 | Visa data i diagram 67 

Stående stapeldiagram visas som standard i diagramförhandsgranskningen. Du kan byta 

diagramtyp och ange andra inställningar i diagramgranskaren till höger. 

6. Vid Rubrik i diagramgranskaren skriver du Avkastning enligt företag. 

7. Vid Typ väljer du Cirkeldiagram. 

Förhandsgranskningen uppdateras och visar den nya rubriken och diagramtypen. 

8. Under Tillval väljer du Visa värden i diagram och Procenttal. 

9. Klicka på Spara som layout och sedan på OK. 

Det färdiga diagrammet visas i bearbetningsläget. 

Inställningar för 

snabbdiagram anges 

automatiskt i 

FileMaker Pro

Övningsavsnitt 10 | Visa data i diagram 68 

Obs! 

1 Du kan välja en layout som innehåller ett snabbdiagram från snabbmenyn Layout om du vill 

visa den senare. 

1 Om du vill göra ändringar i ett diagram växlar du till layoutläget och dubbelklickar på 

diagrammet. 


Mer information finns i 

Du har skapat ett cirkeldiagram som visar summerade data från aktuella hittade poster. Mer 

information om hur du visar data i diagram finns i kapitel 3 i FileMaker Pro Handbok och 

FileMaker Pro Hjälp.


Skapa relationsdatabaser 

I relationsdatabaser kan du lätt granska relaterad information och effektivisera datainmatningen. 

Du kan mata in informationen en gång och sedan visa och använda den i relaterade tabeller eller 

filer. 


1 lära dig hur relationsdatabaser fungerar 

1 definiera en relation 

1 visa data från en relaterad post 

1 visa en lista över relaterade poster 

I exempelfilen för det här övningsavsnittet används två tabeller: 

1 tabellen Kunder som innehåller poster för Favoritbageriets enskilda kunder. 

1 tabellen Företag som innehåller poster för företagen där kunderna arbetar. Hos varje företag 

finns det flera anställa (Favoritbageriets kunder). 

Visa en relaterad post i en fil 

Definiera en relation till en annan tabell 


Filen innehåller tabellerna, men inte relationsstrukturen. Du ska nu skapa strukturen. 

2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 

3. Klicka på fliken Relationer. 

Relationsdiagrammet visas. Relationsdiagrammet innehåller alla tabeller i den aktuella filen. 

När du arbetar med tabeller i relationsdiagrammet använder du dem för att ordna visningen av 

informationen. Varje förekomst av en tabell i relationsdiagrammet motsvarar ett sätt att visa 

informationen. När du skapar en relation mellan två tabeller gör du informationen som är lagrad 

i en tabell tillgänglig för den andra tabellen, enligt de matchande fält och villkor som du upprättar 

för relationen. 

4. Klicka på fältet Företag i tabellen Kunder och dra pekaren till fältet Företag i tabellen Företag. 

Fältet Företag är det matchande fältet.

Övningsavsnitt 11 | Skapa relationsdatabaser 70 

5. Släpp musknappen. Relationen som du har skapat visas. 

Relationen bygger på matchande information i fältet Företag i de båda tabellerna. Poster är 

relaterade när innehållet i fältet Företag i den ena tabellen matchar innehållet i fältet Företag i 

den andra tabellen. 

6. Spara relationen genom att klicka på OK. 

Visa data från en relaterad post 

När du har definierat en relation kan du ändra en layout så att den visar data med hjälp av 

relationen. I det här fallet vill du visa företagets adress. 

1. Välj Företagskontoinformation på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 


3. Använd Fältverktyget i statuslisten och dra ett fält till layouten. 

Dialogrutan Fält öppnas, med en lista över fälten i den här tabellen. 

4. Klicka på Aktuell tabell (”Kunder”) och välj tabellen Företag i listan. 

Nu visas en lista över fälten i den relaterade tabellen Företag. Kolonen (::) före varje fältnamn 

anger att detta är relaterade fält och inte fält som är definierade i tabellen Kunder, som du 

arbetar med för närvarande. Dessa relaterade fält visar data från den relaterade tabellen. 

5. Markera ::Företagsadress. 

6. Välj Skapa etikett (om det inte redan är valt) och klicka sedan på OK. 

7. Upprepa steg 3–6 för ::Stad och ::Land. 

8. Flytta vid behov fälten och ändra storleken på dem så att all information i dem får plats. När du 

är klar bör fälten se ut så här: 

9. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att gå tillbaka till 

bearbetningsläget.


10. Klicka på boken i statuslisten och bläddra igenom posterna tills att du ser att företagsnamnet 

ändras. 

Trots att layouten Företagskontoinformation bygger på tabellen Kunder kan du se 

adressinformation från tabellen Företag via den relation som du tidigare skapat i den här 

övningen. 

Visa en lista över relaterade poster 

Relationer är dubbelriktade. Relationen du skapade mellan tabellerna Kunder och Företag visar 

data (företagsadresser) från tabellen Företag. Härnäst ska du använda samma relation för att visa 

data (kundnamn) från tabellen Kunder. 

Skapa en portal för att visa matchande poster 

Du kan lägga till en portal i en layout för att visa data från relaterade fält. 

1. Välj layouten Företag i Layout-menyn. 

Innan du kan visa data från relaterade poster måste en relation ha definierats. Nu ska du 

använda relationen med tabellen Kunder som du definierade tidigare i denna övning, men 

relationen måste ändras för att relaterade poster ska kunna skapas i en relaterad tabell. 

2. Välj Arkiv > Hantera > databas och klicka på fliken Relationer om den inte redan är aktiv. 

3. Dubbelklicka på relationsoperatorn i relationsdiagrammet för att visa dialogrutan Redigera 

relation. 

4. Längst ned i dialogrutan, under Kunder, väljer du Tillåt att poster skapas i den här tabellen 

via den här relationen. Det gör att du kan lägga till ett namn i kundtypslistan. 

Markera 

den här 

kryssrutan 

5. Klicka på OK och stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK igen. 

6. Använd boken eller skjutreglaget i statuslisten för att flytta till den första företagsposten (ABC 

Company), om det behövs. 

7. Klicka på Redigera layout i layoutlisten.


8. Markera Portalverktyget i statuslisten och rita en ruta för namnlistan i layouten. 

9. I dialogrutan Portalkonfiguration väljer du tabellen Kunder i Visa poster enligt relationen. 

10. Markera Visa vertikal rullningslist. 

11. Vid Antal rader anger du 4. 


Lägg till fälten och formatera portalen 

1. Markera fältet ::Förnamn i dialogrutan Lägg till fält i portal och flytta det till listan Inkluderade 

fält. 

2. Markera och flytta fältet ::Efternamn. 

3. Klicka på OK. 

4. Använd Textverktyget i statuslisten för att skapa ledtexter ovanför fälten Förnamn och 

Efternamn i portalen. 

När du är klar bör portalen se ut så här: 

5. Klicka på Spara layout och klicka därefter på Avsluta layout för att visa en lista över kunderna 

i varje företag. 

Obs! Beroende på hur du prövat dig fram under tidigare övningar kan din portal se något 

annorlunda ut än i följande illustration. 

Portalen visar en lista 

över kunder från den 

relaterade tabellen


6. Testa den nya strukturen: skriv namnet på en kund hos ABC Company. 

Klicka här om du vill 

lägga till en ny kund 

från det här företaget 

7. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten, om du vill visa den nya 

posten. 

När du la till den nya kunden skapade relationen automatiskt en post för kunden i tabellen 

Kunder. Klicka på fliken Betalningsstatus i den nya posten. ABC Company fylls i automatiskt 

i det matchande fältet, eftersom namnet blev tillagt i portalen i posten för ABC Company. 



Du har lärt dig hur du använder och skapar enkla relationer. I den här introduktionen behandlas 

endast grunderna. Det finns många viktiga aspekter att tänka på när man skapar ett 

relationsdatabassystem. Läs kapitel 4 i FileMaker Pro Handbok och informationen om relationer i 

FileMaker Pro Hjälp innan du använder relationer i dina egna filer.


Dela och utbyta data 

Du kan dela data över ett nätverk med hjälp av FileMaker Pro, FileMaker Server eller via Internet 

med hjälp av Direkt webbpublicering. Du kan också dela data genom att importera det till 

FileMaker Pro-filer från andra program eller exportera dem från FileMaker Pro-filer till andra 

program. 

I den här övningen får du lära dig 

1 hur du aktiverar nätverksdelning av FileMaker Pro-filer 

1 hur du importerar data till en FileMaker Pro-fil 

Om att dela data 

Du kan använda Delning via FileMaker-nätverk för att dela FileMaker Pro-databaser i nätverket 

och på så sätt tillåta att upp till nio FileMaker Pro- eller FileMaker Go-användare använder samma 

databasfil samtidigt. Om du behöver dela filer med fler än nio användare samtidigt i ett nätverk, 

kan du använda FileMaker Server som tillåter fler användare att dela filer och ger större 

nätverksprestanda och bättre säkerhet. 

Du kan använda Direkt webbpublicering för att publicera FileMaker Pro-layouter som webbsidor, som 

tillåter alla med en webbläsare i intranätet (eller Internet) att använda dina FileMaker Pro-databaser. 

Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och 

exportera data. Du kan t.ex. importera data från en annan databas eller från ett 

kalkylbladsprogram. Du kan också exportera adressdata för att skapa personliga standardbrev 

med hjälp av ett ordbehandlingsprogram. När du importerar eller exporterar data, kopieras data 

till destinationsfilen och delas inte mellan programmen. 

Aktivera delning via FileMaker-nätverk 

Om din dator är ansluten till ett nätverk kan du och andra FileMaker Pro-användare arbeta med 

samma databasfil samtidigt. 

Viktigt! Enligt licensavtalet för FileMaker Pro måste du betala för en licens för varje separat dator 

som programmet FileMaker Pro installeras eller används på. Programlicensen får inte delas eller 

användas samtidigt på olika datorer. 

Den första person som öppnar en delad fil kallas för värd. Alla användare som ansluter till och 

öppnar den värdbaserade filen kallas klienter.

Övningsavsnitt 12 | Dela och utbyta data 75 

När en delad fil öppnas har värden och klienterna tillgång till samma information och alla ändringar 

som görs i filen visas i alla användares fönster. 

Data, manus eller layouter som ändras av någon användare sparas i den delade filen. Den delade 

filen sparas på den disk där filen finns. 

Sorteringsordning, sökposter, fältordning för import och export och utskriftsformat är specifika för 

varje användare. 

Så här aktiverar du nätverksdelning i FileMaker: 


Obs! För att kunna aktivera eller ändra en fils delningsstatus måste du öppna filen med ett 

konto som har behörigheten Hantera utökad behörighet. Information om konton, lösenord 

och behörighetsuppsättningar finns i övningsavsnitt 13. 

2. Välj Arkiv > Dela > FileMaker-nätverk. 

Värden öppnar filen 

Klienter öppnar anslutningar till den delade filen 

3. I dialogrutan Nätverksinställningar för FileMaker aktiverar du Nätverksdelning genom att klicka 

på På. 

TCP/IP-adressen till ditt system visas under nätverksdelningskontrollerna.


Exempel Kopia.fmp12 är 

markerad i listan 

4. I Nätverkstillgång till fil markerar du Alla användare. 


Obs! Windows: Det kan hända att en säkerhetsvarning visas när du aktiverar nätverksdelning 


Sample Copy är nu en värdfil i din dator. Du måste hålla denna fil öppen för att den ska vara 

tillgänglig för användare i ditt nätverk. 

Fjärröppna en fil 

En fil sägs vara en fjärrfil när den lagras på en dator i nätverket som inte är den dator du använder. 

När en värd öppnar en delad fil i FileMaker Pro, kan upp till nio användare öppna fjärrfilen som 

klienter. 

Så här fjärröppnar du en fil: 

1. Välj Arkiv > Fjärröppna. 

Välj nivå av nätverksåtkomst för Exempel Kopia.fmp12 

2. För visning, välj Lokala värdar för att se en lista med värdar. 

Välj På om du vill 

aktivera 

nätverksdelning 

Obs! Om din dator inte finns i ett nätverk eller om det inte finns några FileMaker Pro-filer som 

för närvarande är värdfiler, listas inga filer i dialogrutan Fjärröppna fil.


Markera för att se en 

lista över värdar 

Markera den dator 

som är värd för filen du 

vill öppna 

3. Markera en värd och sedan den fil du vill öppna. 

4. Klicka på Öppna. 

Beroende på hur fildelning är inställt i värddatorn, kan du behöva ange ett kontonamn, lösenord 

och domännamn (endast Windows) för att fjärröppna filen. 

5. Stäng alla fjärrfiler som du eventuellt har öppnat. 

Inaktivera delning via FileMaker-nätverk 

Så här inaktiverar du FileMaker-nätverksdelning för Exempel Kopia: 

1. I filen Exempel Kopia.fmp12 väljer du Arkiv > Dela databas> FileMaker-nätverk. 

2. I dialogrutan Nätverksinställningar för FileMaker väljer du Exempel Kopia.fmp12 i listan 

Öppna filer. 

3. Vid Nätverkstillgång till fil klickar du på Inga användare. 

4. Om du vill inaktivera nätverksdelning för alla filer klickar du på Av vid Nätverksdelning. 


Exempel Kopia är inte längre en värdfil i din dator. 

Om att utbyta data 

Skriv några 

bokstäver från filen 

du letar efter för att 

begränsa listan 

Välj den fil som du vill 

öppna 

Eller skriv 

nätverkssökvägen till 

filen du vill öppna 

Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och 

exportera data. Du kan: 

1 importera data i en befintlig FileMaker Pro-fil, antingen i en ny tabell eller i en befintlig tabell 

1 dela data med och importera data från ODBC-datakällor 

1 konvertera data från andra program till nya FileMaker Pro-filer 

1 exportera data för användning i andra program.


Spara och skicka data 

Du kan spara FileMaker Pro-data som ett Microsoft Excel-kalkylblad eller en PDF-fil, vilket gör att 

du kan ge dina data till användare som inte har FileMaker Pro. I FileMaker Pro kan du skicka 

Excel-kalkylbladet eller PDF-filen med e-post när du sparar dem. Du kan också skapa manus som 

sparar/skickar poster som Excel- eller PDF-filer. 

FileMaker Pro kan skicka e-post till en eller flera mottagare. Du kan manuellt ange mottagare, 

ämne och så vidare, eller också kan du använda värden från fält eller beräkningar. Du kan också 

skapa manus för att skicka e-postmeddelanden eller skicka en länk till en ögonblicksbild till din 

databas, med ett sökresultat som kan visas för andra användare. 

Filformat som stöds för import och export 

De flesta program lagrar data i ett eget filformat, men de flesta kan också utbyta data med hjälp av 

mellanliggande format. I FileMaker Pro kan du exempelvis importera och exportera Microsoft Excelfiler, 

tabbavgränsad text (tab), kommaavgränsade värden (csv), XML och andra format. 

Om du vill utbyta data med ett annat program bör du kontrollera i dokumentationen till programmet 

om de filformat som programmet använder fungerar med både FileMaker Pro och det andra 

programmet. 

Obs! De flesta filformat stöder inte import och export av formateringsinställningar, t ex typsnitt, 

storlek, stil eller färg. 

Om import av data 

Du kan importera data till en befintlig fil på flera sätt. Du kan: 

1 lägga till nya poster i en befintlig tabell 

1 skapa en ny tabell av importerade data 

1 uppdatera befintliga poster i en befintlig tabell 

1 uppdatera matchande poster i en befintlig tabell 

Viktigt! Vissa importmetoder som uppdaterar befintliga poster respektive matchande poster 

skriver över befintliga data under importprocessen och kan inte ångras. För att säkra dina data 

bör du alltid göra en säkerhetskopia av filen innan du importerar och uppdaterar posterna. Välj 

Arkiv > Spara en kopia. 

Filen du importerar poster från är källan. Filen du importerar poster till är målet. 

Importera data till exempelfilen 

1. I Exempel Kopia.fmp12 väljer du Datainmatning på snabbmenyn Layout, om det inte redan är 

markerat. 

2. Välj Arkiv-menyn > Importera poster> Fil. 

3. För Filformat (Windows) eller Visa (Mac OS) väljer du Alla filer (Windows) eller Alla 

tillgängliga (Mac OS). Välj därefter MinFil.fmp12 i mappen Introduktion. 

MinFil.fmp12 är filen som du skapade i övningsavsnitt 4 och den fungerar som källfil för den här 

dataimportövningen.


4. Klicka på Öppna. 

Dialogrutan Fältordning för import öppnas. 

5. Som Mål väljer du Aktuell tabell (”Kunder”). 

6. Som Importåtgärd väljer du Lägg till nya poster. 

7. Kontrollera att fältet Förnamn under Källfält är på samma rad som fältet Förnamn under 

Målfält. 

Du kan flytta målfält uppåt och nedåt i listan med hjälp av skjutreglaget. Placera pekaren 

över dubbelpilen för att aktivera skjutreglaget. 

8. Upprepa steg 7 för Efternamn. 

9. Kontrollera att en visas mellan både Förnamn-fälten och Efternamn-fälten. 

Om du inte ser en mellan matchande fält klickar du på (Windows) eller (Mac OS) för 

att ändra inställningen. 

De återstående fälten bör ha (Windows) eller (Mac OS) mellan sig. Data i dessa fält 

importeras inte till målfilen. 

Källfil att 

importera från 

Fält i källfilen 

Importmetod 

10. Klicka på Importera. 

11. Klicka på Importera i dialogrutan Importtillval. 

Pilarna visar att data kommer att importeras till 

fälten till höger 

Målfil som data ska 

importeras till 

Fält i målfilen 

12. Granska informationen i dialogrutan Importera sammanfattning och klicka sedan på OK. 

Poster i MinFil.fmp12 som innehåller förnamns- och efternamnsinformation har lagts till i 

Exempel Kopia.fmp12. Den aktuella, hittade uppsättningen innehåller nyligen importerade poster. 

Bläddra genom de nya posterna för att verifiera importerade data. Klicka på Visa alla i statuslisten 

för att visa alla poster i filen. 

13. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du exempelfilen genom att välja Arkiv > 

Stäng.



Du har lärt dig hur du aktiverar fildelning med hjälp av FileMaker Pro och hur du importerar data 

till en FileMaker Pro-fil. Läs mer om hur du delar och importerar data i FileMaker Pro i kapitel 5 i 

FileMaker Pro Handbok och i FileMaker Pro Hjälp. Mer information om hur du publicerar 

databaser på webben finns i FileMaker Handbok för Direkt webbpublicering.


Skydda data i FileMaker Pro 

Även om ditt operativsystem innehåller funktioner för filsäkerhet, bör du använda File Maker Prokonton 

och -behörigheter för att skydda dina data. I FileMaker Pro begränsar du vilka användare 

som kan komma åt en fil när du skyddar filer genom att definiera konton och lösenord. 

Kontonamnet och lösenordet bestämmer vilka behörighetsuppsättningar som används. 

Behörighetsuppsättningarna begränsar vad användaren kan göra i en fil. 


1 hur konton, lösenord och behörighetsuppsättningar fungerar ihop för att skydda dina data 

1 hur du skapar konton, lösenord och behörighetsuppsättningar 

Skapa ett konto och ett lösenord 

Om konton 

Med konton autentiseras användare som försöker öppna skyddade filer. För varje konto anges ett 

kontonamn och vanligen ett lösenord. Konton kan ställas in för enskilda användare, eller också 

kan du skapa konton som delas av grupper, t.ex. ett ”Marknadsföringskonto”. Delade konton är 

användbara när du inte vill ha så många konton att underhålla och du inte behöver kunna hantera 

varje persons åtkomst av databasfilen. Det är dock säkrare att skapa många konton än att ha flera 

användare som delar ett konto. Lösenord är skiftlägeskänsliga, men det är inte kontonamn. 

När du skapar en databas, skapas två fördefinierade konton (Admin och Gäst) och tre 

fördefinierade behörighetsuppsättningar blir tillgängliga (Full åtkomst, Endast datainmatning och 

Skrivskyddad åtkomst). 

Kontot Admin tilldelas inte något lösenord och tilldelas behörighetsuppsättningen Full åtkomst, som 

ger åtkomst till allt i en fil. Gästkontot tillåter användare att öppna en fil utan att ange ett kontonamn, 

tilldelas inte något lösenord och tilldelas skrivskyddad åtkomst. 

Fördefinierade 

konton 

Anpassa 

konton 

Lösenord och behörigheter för fördefinierade konton kan ändras.

Övningsavsnitt 13 | Skydda data i FileMaker Pro 82 

Så här skapar du ett konto och ett lösenord: 


2. Välj Arkivmenyn > Hantera > Säkerhet. 

3. På fliken Konton klickar du på Nytt. 

4. Som Kontot autentiseras via väljer du FileMaker. 

5. Skriv Le Nguyen som Kontonamn. 

6. Som Lösenord skriver du lnguyen. 

Obs! Av säkerhetsskäl visas aldrig lösenordstexten i FileMaker Pro. Anteckna alltid de lösenord 

du anger när du ställer in konton och ge sedan lösenorden till berörda användare. Förvara 

lösenord på ett säkert ställe om de skulle råka glömmas bort, och så att de inte kan stjälas. 

7. Välj Användaren måste ändra lösenordet vid nästa inloggning. 

Om ett konto delas av flera användare bör du i de flesta fall inte välja att användarna ska ändra 

lösenordet vid första inloggningen. I stället bör du ange ett lösenord och ge det till de användare 

som behöver det. Behörighetsuppsättningen för ett delat konto bör inte heller tillåta ändringar 

av lösenordet, eftersom en användare i så fall skulle kunna ändra lösenordet och utestänga alla 

andra användare som delar kontot. 

8. Som Kontostatus väljer du Aktivt. 

9. Som Behörighetsuppsättning väljer du [Skrivskyddad åtkomst]. 

10. Som Beskrivning skriver du Medarbetare kundsupport. 


Du ser det nya kontot listat med standardkontona Gäst och Admin. 


En varning visas som informerar dig om att Admin-kontot i exempelfilen inte är 

lösenordsskyddat. Du måste godkänna denna inställning innan FileMaker Pro låter dig 

fortsätta. 

13. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. 

Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas. 

Ange inställningar 

för detta konto


14. I Konto med full åtkomst skriver du Admin, lämnar Lösenord tomt och klicka sedan på OK. 

Obs! Av säkerhetsskäl ska du alltid lösenordsskydda Admin-kontot i de filer du skapar. 

Skapa en behörighetsuppsättning 

Om behörighetsuppsättningar 

Behörighet anger en viss behörighetsnivå till en databasfil. FileMaker Pro tillåter dessutom 

utökade behörighetsuppsättningar, vilka bestämmer delningstillval för filer. 

Fördefinierade behörighetsuppsättningar 

Varje ny databasfil innehåller tre fördefinierade behörighetsuppsättningar: 

1 Full åtkomst tillåter visning och ändring av allt i en fil 

1 Endast datainmatning tillåter endast visning och inmatning av data 

1 Skrivskyddad åtkomst tillåter visning men inte ändring av data 

I varje databas måste det finnas minst ett konto med behörighetsuppsättningen Full åtkomst. Av 

säkerhetsskäl måste detta konto ha ett lösenord. Du kan inte ta bort eller ändra fördefinierade 

behörighetsuppsättningar förutom att aktivera eller inaktivera deras utökade 

behörighetsuppsättningar, men du kan duplicera fördefinierade behörighetsuppsättningar och 

ändra kopian så att den kan användas på ett annat sätt. 

Fördefinierade 

behörighetsuppsättningar 

Anpassade behörighetsuppsättningar 

Medan fördefinierade behörighetsuppsättningar i FileMaker Pro erbjuder vanliga typer av 

dataåtkomst, kan skapandet av unika behörighetsuppsättningar låta dig begränsa åtkomsten till 

specifika aspekter av en databas, t.ex. vilka layouter som kan visas, vilka menyer som är 

tillgängliga och huruvida utskrift är tillåten. 

Utökade behörighetsuppsättningar 

Utökade behörighetsuppsättningar anger vilka datadelningstillval som tillåts med en 

behörighetsuppsättning, exempelvis om en behörighetsuppsättning tillåter att användarna öppnar 

en delad fil eller visar en databas i en webbläsare.


Skapa en anpassad behörighetsuppsättning 

Anta att ditt företag är beroende av tillfälliga anställningar under vissa tider på året. Denna 

personal behöver ha tillgång till dina data, men du vill förhindra att tillfälligt anställda skriver ut eller 

exporterar information i din databas. Du kan skapa en särskild behörighetsuppsättning för tillfällig 

personal som inte tillåter utskrift eller export av data. 

1. Välj Arkivmenyn > Hantera > Säkerhet. 

2. Klicka på fliken Behörighetsuppsättningar. 

3. Markera behörighetsuppsättningen [Endast datainmatning] och klicka sedan på Duplicera. 

Endast datainmatning - kopia markeras. 

4. Klicka på Ändra. 

5. Som Namn på behörighetsuppsättning skriver du Visstidsanställda. 

6. Vid Beskrivning skriver du Inga utskrifter eller dataexport. 

7. Avmarkera Tillåt utskrift och Tillåt export. 

Utökade 

behörighetsinställnin 

gar visas här 


Visstidsanställda visas i listan med behörighetsuppsättningar. Denna behörighetsuppsättning 

kan användas av ett eller flera konton. 


10. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. 

Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas. 

Avmarkera Tillåt utskrift 

och Tillåt export 

11. Skriv Admin som Konto med full åtkomst, lämna Lösenord tomt och klicka sedan på OK. 

12. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du alla öppna filer genom att avsluta 

FileMaker Pro.


Mer information finns i 

Du har lärt dig hur du skapar konton och lösenord och tilldelar dem behörighetsuppsättningar. Du 

har också lärt dig hur du skapar anpassade behörighetsuppsättningar och hur de kan användas 

av särskilda affärsanledningar. Läs mer om hur konton, lösenord och behörighetsuppsättningar 

kan skydda dina databaser i kapitel 6 i FileMaker Pro Handbok och FileMaker Pro Hjälp.


Säkerhetskopiera databaser 

Strömavbrott, hårddiskproblem och andra oväntade datorproblem kan drabba vem som helst när 

som helst. För att slippa förlora data bör du regelbundet säkerhetskopiera alla viktiga dokument 

på din dator, inklusive dina databaser. 


1 hur och när du bör säkerhetskopiera databaser 

1 var du hittar information om andra metoder att skydda dina filer 

Säkerhetskopiera databaser 

Du kan säkerhetskopiera en fil på många olika sätt. Detta är ett sätt. 

1. Kontrollera databasens storlek: 

Windows: Högerklicka på filens ikon i Utforskaren och välj Egenskaper och sedan Allmänt. 

Mac OS: Klicka på filens ikon i Finder och välj Arkiv > Visa info. 

2. Leta upp en disk eller volym som har tillräckligt mycket ledigt utrymme för en kopia av 

databasen. 

3. Öppna databasen som du vill säkerhetskopiera. 

4. Välj Arkiv > Spara en kopia i FileMaker Pro. 

Använd det förvalda filnamnet för kopian 

eller ändra det 


Välj en disk och en mapp 

där du vill spara 

din kopia 

Viktigt! Nästa gång bör du spara säkerhetskopian på en annan disk eller volym. Ersätt aldrig den 

enda eller senaste kopian av filen när du sparar en säkerhetskopia. Du bör alltid ha flera olika 

säkerhetskopior. 

När bör du skapa en säkerhetskopia? 

Välj kopia av filen 

Du bör skapa en säkerhetskopia 

1 så ofta det behövs för att du säkert ska kunna återställa all information om något problem 

uppstår 

1 innan du gör större ändringar eller ändringar som inte kan ångras, t.ex. innan du raderar poster, 

raderar fält eller ersätter data med Importera poster eller Ersätt 

Tänk på att det går mycket snabbare att säkerhetskopiera en fil än att återskapa en förlorad eller 

skadad fil.

Övningsavsnitt 14 | Säkerhetskopiera databaser 87 


I den här övningen har du lärt dig ett sätt att skydda en databas. Andra sätt att förhindra och lösa 

problem med dina filer samt återställa skadade filer finns beskrivna i FileMaker Pro Hjälp.

Introduktion - FileMaker

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?