Årsredovisning 2005 - Lundin Petroleum

RAPPORT OM INTERN KONTROLL
STYRELSENS RAPPORT OM INTERN KONTROLL AV FINANSIELL
RAPPORTERING RÄKENSKAPSÅRET 2005
I enlighet med Aktiebolagslagen och den svenska uppförandekoden
ansvarar styrelsen för bolagets interna kontroll. Denna
rapport har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning
och är därmed begränsad till intern kontroll av fi nansiell
rapportering. I rapporten beskrivs den interna fi nansiella kontrollfunktionen,
däremot lämnas inga synpunkter på eff ektiviteten. Ett
sådant utlåtande kommer att ingå i rapporten för räkenskapsåret
2006. Den här rapporten ingår inte i de formella fi nansiella rapporterna
har inte granskats av revisorerna.
Den interna kontrollen av fi nansiell rapportering har utformats
för att säkerhetsställa att mål såsom eff ektiva och ändamålsenliga
redovisningsprocesser och tillförlitlig fi nansiell rapportering samt
efterlevnad av relevanta lagar och förordningar möts. Ett sådant
system kan endast ge en rimlig försäkran, men kan inte vara en
absolut garanti, mot väsentliga felaktigheter eller förluster. Syftet
är att hantera snarare än att eliminera risken för att inte uppfylla
målen för den fi nansiella rapporteringen.
Lundin Petroleums interna kontrollsystem avseende fi nansiell
rapportering består av fem komponenter och baseras på
ett allmänt vedertaget ramverk för intern kontroll utgivet av
Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission
(COSO).
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön ”anger tonen” i organisationen och är grunden för
de övriga komponenterna i den interna kontrollen. Viktiga delkomponenter
i kontrollmiljön är:
■ Integritet och etiska normer
■ Fokus på kompetens och medarbetarutveckling
■ Ledningsfi losofi och företagskultur
■ Organisation
■ Fördelning av befogenheter och ansvar
■ Personalriktlinjer och processer
■ Bolagsorganens medverkan (t.ex. styrelsen, revisionskommittén)
Styrelsen antog en uppförandekod år 2001 när Lundin Petroleum
koncernen grundades. I uppförandekoden har styrelsen fastställt
koncernens vision och värden samt de normer för integritet, etiskt
uppförande och kompetens som medarbetarna i koncernen måste
följa.
De oberoende ledamöterna i styrelsen bidrar till en objektiv syn på
och uppföljning av företagets processer och deras tillämpning.
Ansvaret för att upprätthålla en eff ektiv kontrollmiljö och det
löpande arbetet med intern kontroll och riskhantering har delegerats
till verkställande direktören och ledningen på olika nivåer.
Cheferna är ansvariga för intern kontroll och riskhantering inom
sina respektive ansvarsområden.
> 34 <
Styrelsen har godkänt en policy som rör bedrägerier. Policyn
beskriver medarbetarnas ansvar när det gäller att förhindra
bedrägerier, vad man ska göra om man misstänker bedrägeri och
vilka åtgärder ledningen ska vidta vid ett misstänkt eller konstaterat
bedrägeri.
Dessa interna riktlinjer utgör tillsammans med lagar och externa
regelverk en kontrollmiljö, som bildar grunden för den interna
kontroll- och riskhanteringsprocessen.
Samtliga medarbetare måste följa dessa riktlinjer, principer och
värden inom sitt eget kontroll- och riskhanteringsområde.
Riskbedömning
Lundin Petroleum har granskat och analyserat riskerna i den
fi nansiella rapporteringsprocessen. De interna kontrollsystemen
har konstruerats utifrån de identifi erade riskerna.
Några av riskerna i den fi nansiella rapporteringsprocessen som
identifi erats, utvärderats och åtgärdats är:
■ kontroll och värdering av lager
■ existens och värdering av tillgångar och skulder
■ ådragande av kostnader
■ fullständighet i redovisningen
■ behandling av likvida medel och banktillgodhavanden
■ ändringar i redovisningsprinciper (till exempel från svenska
redovisningsprinciper till IFRS)
■ värdering och redovisning av fi nansiella instrument som
används för att minska riskerna vid svängningar i valutakurser,
räntor och oljepris.
En väsentlig faktor vid genomgången av risker i den fi nansiella
rapporteringsprocessen är risken för bedrägeri.
När en risk identifi erats och utvärderats måste en kontrollåtgärd
införas som minimerar eff ekten på den fi nansiella rapporteringen.
Kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter omfattar metoder och åtgärder för att säkra
tillgångar, kontrollera riktigheten och tillförlitligheten i rapporter,
främja eff ektivitet och säkerställa att kraven i redovisningsprinciperna
och andra ledningsdirektiv uppfylls.
Kontrollaktiviteterna omfattar:
■ godkännanden
■ attestbehörighet
■ kontroller
■ avstämningar
■ uppföljning av rörelseresultat
■ tillgångars säkerhet
■ särskiljande av arbetsuppgifter och rapportsystem och
processer.
Efterlevnadsgraden av de här kontrollaktiviteterna anger risknivån
i den fi nansiella rapporteringsprocessen.