Fyra perspektiv ger balanserad bild - GÃ¶teborg

More documents

Recommendations

Info

Här står Karin Holmgren framför en av de gamla sjukhusbyggnaderna i Lillhagsparken, som nu används som evakueringshotell under den omfattande renoveringen av stadens sjukhem och servicehus. Viktig stödprocess kartlagd MedicHus har gjort en översyn av sin ärendehantering tillsammans med ADB-kontoret. Resultatet är en processkarta, nedbruten på aktivitetsnivå med kopplingar till funktioner och roller. Nu går arbetet vidare med förbättringar kopplade till LIS-plattformen. MedicHus verksamhetsledningssystem är sedan februari 2002 certifierat enligt ISO-standarderna för kvalitet och miljö. Vid certifieringsrevisionen noterades bland annat att ärendehanteringen var bristfälligt beskriven. – Detta berodde till stor del på att vår ordinarie nämndsekreterare och registrator var långtidssjukskriven, berättar Karin Holmgren, informations- och kvalitetsansvarig på MedicHus. – Vi bestämde oss för att ta ett samlat grepp om denna viktiga stödprocess och kontaktade ADB-kontoret för att få hjälp. De fyra personer som då nyligen hade börjat arbeta med posthantering, MedicHus har ansvaret för särskilda boenden och verksamhetslokaler för äldre och funktionshindrade. MedicHus har också i uppdrag att förvalta och utveckla Lillhagsparken. Förvaltningen omfattar in- och utvändigt underhåll, drift av tekniska installationer, fastighets- och markskötsel och energiförsörjning. Totalt rör det sig om en yta på 626 000 kvadratmeter fördelad på 377 olika adresser. I fastigheterna bor omkring 7 000 personer, och minst lika många har sin arbetsplats där. diarieföring och nämndfrågor bildade en arbetsgrupp. – Vi var nästintill skräckslagna inför uppdraget, eftersom vi inte hade någon direkt erfarenhet av att jobba med processer, säger Karin Holmgren. Tydligt med netViz Arbetet delades upp i tre etapper. Den första inleddes med en halvdags workshop, där uppdraget förankrades i arbetsgruppen. – Vi gick också igenom allmän processteori. Efter en uppmjukande övning, kände vi att det här med processer kanske ändå inte var så krångligt! Man ägnade sedan två heldagar åt att ta fram processkartan, nedbruten på aktivitetsnivå med kopplingar till funktioner och roller. Workshoparna leddes av Stefan Engwall och Göran Paulsson från ADBkontoret. Den ene ställde frågor, medan den andre dokumenterade löpande i verktyget netViz. – Det var väldigt bra, eftersom vi själva kunde koncentrera oss på att förklara hur vi arbetar. NetViz är verkligen ett pedagogiskt hjälpmedel! Man ritar direkt upp sina tankar och idéer i olika boxar, som lätt kan flyttas runt. Alla samband och flöden blir väldigt tydliga. Det man måste titta närmare på, markerar man med en ”lampa” och fortsätter sedan, säger Karin Holmgren. Workshop i lugn och ro Tanken var att arbetsgruppen skulle gå vidare på egen hand med nästa etapp utifrån den aktivitetsplan som hade tagits fram. – Men eftersom vi tyckte att workshoparna hade fungerat så bra, tog vi kontakt med ADB-kontoret igen. Vi kände också att man måste sitta en hel dag i lugn och ro för att få något gjort, och den tiden är svår att ta sig på hemmaplan, säger Karin Holmgren. Under fyra workshopar fördelade på två halvdagar och två heldagar gick man igenom förbättringsområden, bland annat strukturen på diariet och en diarieplan. Man tog också fram underlag för en handbok med rutinbeskrivningar, mallar och checklistor. Till våren är det dags för den tredje etappen, då alla handläggare ska utbildas i LIS ärendehantering. – Det är omkring tjugo personer här som skriver tjänsteutlåtanden. De flesta är sällananvändare och därmed osäkra på funktionerna. När vi börjar se reella fördelar med LIS, blir det bättre genomslag i användningen, säger Karin Holmgren. 10 D A T A B I T E N 4 • 2002
Stöd åt det viktiga mötet med göteborgaren I Koncernledningsmötet ska deltagarna dra nytta av varandras kompetens och erfarenheter, främst vad gäller personalstrategiska frågor och kvalitetsfrågor. Syftet är stödja alla dem som möter göteborgarna genom att fokusera på ledarskap, medarbetarskap och arbetsledarnas utveckling. Vårt uppdrag är att ge stöd åt göteborgarna. Det är på deras villkor vi arbetar. Därför måste vi stödja skolpersonal, vårdpersonal och alla andra som står för de nära och viktiga mötena med göteborgarna, säger stadsdirektör Lars Roslund. Inom kommunen finns uppemot 2 000 lokala arbetsledare. – För att dessa möten ska fungera måste arbetsledarna få resurser, mandat och stöd från sina enhets- och verksamhetschefer. För att ge det stödet vill vi nu fokusera på ledarskap och medarbetarskap hos alla kommunens ledare och chefer. De senaste åren har Göteborgs förvaltnings- och bolagschefer arbetat med kvalitets- och ledarskapsfrågor på ett framgångsrikt sätt. Nu förstärks detta arbete genom Koncernledningsmötet, som bildades i början av december. För närvarande deltar fjorton personer, som representerar stadsdelsförvaltningarna, de övriga förvaltningarna, bolagen och stadskansliet. Eftersom det finns en genustanke i alla processer är könsfördelningen jämn, sju män och sju kvinnor. – Tillsammans ska vi kunna se helheten i vårt arbete inom Göteborg. Vi kommer också att ha ett mycket nära samarbete med de fackliga organisationerna, säger Lars Roslund, som själv är ordförande i Koncernledningsmötet. Alla ska engageras i koncerntanken Lars Roslund betonar att Koncernledningsmötet inte är någon ny organisatorisk enhet. Det är bara ett nytt sätt för deltagarna att ge varandra stöd och dra nytta av varandras kompetens och erfarenheter, främst vad gäller personalstrategiska frågor och kvalitetsfrågor. Grunden är personalidén, ledarskapsidén och arbetsmiljöpolicyn, och tanken är att skapa ett ökat engagemang i övergripande ledarskapsoch medarbetarskapsfrågor. – Uppdraget ska rotera bland förvaltnings- och bolagschefer, så att alla blir engagerade i koncerntanken. Det ingår i deras vanliga roll att arbeta med de här frågorna, och alla får vara beredda på att vara med i Koncernledningsmötet någon gång, säger Lars Roslund. – Min egen erfarenhet är att det är roligare att få arbeta med helheten, både ur ett lokalt, regionalt och göteborgsgemensamt perspektiv. Det kommer också att bildas särskilda projektgrupper för kommungemensamma projekt. Ett aktuellt exempel är Europrojektet, där stadskansliet på uppdrag av kommunstyrelsen ska samordna förberedelserna inför Sveriges eventuella övergång till euro. På det första Koncernledningsmötet utsågs styrgrupp och arbetsgrupp för detta projekt. Lars Roslund är Göteborgs stadsdirektör sedan juni 2002. Tidigare har han bland annat varit landstingsdirektör i Bohuslandstinget, projektledare för Västra Götalands-projektet, regiondirektör i Västra Götalandsregionen och nu senast direktör för Göteborgsregionens kommunalförbund. Foto: Evy Malmberg D A T A B I T E N 4 • 2002 11
Page 1 and 2: NR 4 • DECEMBER 2002 • ÅRGÅNG
Page 3 and 4: De senaste åren har förvaltnings-
Page 5 and 6: - Under Göteborgskonferensen framk
Page 7 and 8: Foto: Evy Malmberg - Varför gör v
Page 9: vd har rätt att medge kreditering
Page 13 and 14: Målsättningen med valideringen p
Page 15 and 16: SOLEN sprider sitt ljus i va-verket
Page 17 and 18: Hundra A3-kartor i en iPAQ Per-Åke
Page 19 and 20: En nöjd Maile Meria från Kulturf
Page 21 and 22: Göteborgsmall för webbplatser Nu
Page 23 and 24: Om Balansen Balansen är en metod s
Page 25 and 26: Smidigt verktyg för inrapportering
Page 27 and 28: Håkan Sundkvist kom också kort in

Fyra perspektiv ger balanserad bild - GÃ¶teborg

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?