Fyra perspektiv ger balanserad bild - Göteborg

Positivt i
styrgruppen
för LIS/LÄR
På styrgruppsmötet den 30 september
tecknades de slutliga avtalen
för inträdet till samarbetsprojektet
bland befintliga LIS/LÄR-kunder.
Samarbetet leds av en styrgrupp
med nio ordinarie ledamöter som
sammanträder två gånger om året.
Deras ansvar är att tillsammans bädda
för en positiv utveckling och spridning
av LIS/LÄR, samt att anordna
användarträffar. Mandatperioderna
löper över 2 år, men för att få kontinuitet
har man inledningsvis satt en
3-årig mandatperiod på fyra av medlemskommunerna.
– Vi välkomnar nya kommuner
som medlemmar för att få bästa möjliga
effekt av samarbetet. Men eftersom
vi redan fyllt upp kvoten av nio ordinarie
styrgruppsmedlemmar kommer
nya medlemmar i ett första skede in på
suppleantplats, berättar Birgit Skoog
från ADB-kontoret som är ordförande
i styrgruppen.
Suppleanterna får ersätta ordinarie
styrgruppsmedlemmar som inte kan
närvara på mötena. All information
kring styrgruppsarbetet sammanställs
i en gemensam databas som samtliga
medlemskommuner har tillgång till.
Det senaste styrgruppsmötet hölls
den 9 december och nästa är planerat
till våren.
Styrgruppen
ADB-kontoret är ständig innehavare av ordförandeskapet i
styrgruppen.
Göteborgs stad Birgit Skoog, ordförande
Ale kommun
Ann-Christine Friberg
Bollnäs kommun Per Eriksson
Borås kommun Staffan Vikström
Falu kommun
Taimi Hermansson
Halmstad kommun Udo Metz
Karlskoga kommun Owe Brännberg
Ljusdal kommun Lotta Trosell Svender, suppleant
Stenungsunds kommun Ingela Sollid
Söderhamns kommun Kent Almé
Umeå kommun
Carin Stiberg, adjungerad
Målet: fler användare
som gör mer i VIS
Torslanda införde e-post och elektronisk ärendehantering
1998. Med fyra års erfarenheter i bagaget, gör de nu en
omstart som syftar till att bredda användandet.
Det fyndiga namnet på projektet är VIS,Verksamheter I
Samverkan.
Isamband med att Torslanda
införde den senaste versionen av
LIS, såg man över användandet,
tog till vara de erfarenheter som gjorts
under fyra år och fångade upp nya
idéer. Genomgången mynnade ut i
ett antal punkter som nu genomförs i
VIS-projektet.
Sedan LIS infördes 1998 har nästan
bara chefer och administration
använt systemet. Idag har stadsdelens
1 100 anställda tillgång till VIS, men
alla har inte personlig inloggning.
– Om elektronisk ärendehantering
ska fungera måste alla ha tillgång till
Notes. Vi har idag cirka 400 Notesid.
Av dessa är 70 grupp-id för olika
grupper av sällananvändare, till exempel
för lärare och inom äldreomsorgen,
berättar IT-chefen Göran
Wahlborg.
– Nu vill vi bredda och utöka
användandet. Allt som ska diarieföras
ska skrivas direkt i arbetsgruppsdatabasen.
Tidigare fanns dokument i
pärmar och på användarnas pc.
Genom att samla allt på ett ställe, i
Notes, blir tillgången på information
bättre och delaktigheten ökar.
Dessutom leder det till kompetensutveckling
och återanvändning, vi
kan lära och knycka av varandra!
Skriv i Notes,
läs på skärmen!
Tidigare skickade man ofta runt
många, stora dokument med e-post.
Nu ska man i stället använda databaser,
där alla kan nå informationen.
– Vi ska skriva det mesta direkt i
Notes. Det är säkrare, snabbare och
enklare än Word. Dessutom ska vi
minska utskrifterna, säger Göran
Wahlborg.
Torslandas personalhandböcker
ligger numera i en databas, som ersätter
110 personalpärmar ute på enheterna.
Därmed sparas mycket arbete
med uppdateringar, och man vet alltid
att uppgifterna är aktuella.
Projektdatabasen har blivit ett stöd
i det dagliga arbetet. Det finns en för
varje verksamhet, några för olika
arbetsgrupper som exempelvis ITavdelningen
och några personliga för
skolläkare och specialpedagoger.
– Bemanningsenheten lät ADBkontoret
skräddarsy en projektdatabas.
Detta är en viktigt erfarenhet:
om databasen inte passar så kan vi
låta anpassa den.
Startsida och replikering
Alla ska ha Startsidan i Notes, där de
ska kunna nå allt de behöver i det
dagliga arbetet. Vissa saker ska också
”pushas” ut där. Det gäller till exempel
nyheter i handböckerna, nyheter
inom förvaltningen, information om
kurser och seminarier, enkäter,
påminnelser, tips, regler och råd.
En annan punkt i VIS-projektet
gäller replikering av databaser ut på
Internet, där man efter inloggning
kan nå informationen via webbläsaren.
– Detta är en bra lösning för lärarna
som arbetar i Kunskapsnätet och
kan samarbeta i projektrum där på
samma sätt som övriga samarbetar i
Notes-databaser. Lärarna kan då utföra
sitt arbete både via elevnätet och
det administrativa nätet. För andra
grupper blir det enklare att nå infor-
6 D A T A B I T E N 4 • 2002