Fyra perspektiv ger balanserad bild - GÃ¶teborg

More documents

Recommendations

Info

Renova har utnyttjat LIS på ett mycket kreativt sätt för att förenkla arbetsrutinerna, förbättra kommunikationen och öka tillgängligheten till information. Bland annat finns drygt fyrtio olika elektroniska arbetsrum som stödjer samverkan, både internt och externt. Renovas resa med LIS När GRAAB och Renhållningsverket slogs ihop till Renova 1998, var samordning på IT-sidan en viktig fråga att lösa. En spretig IT-miljö, olika system för e-post och en geografiskt spridd verksamhet var tre faktorer som talade för LIS. En förstudie presenterades hösten 1999, och i december startade projektet. Våren 2000 fick 300 personer två halvdagars utbildning. Den första etappen av införandet omfattade e- post, intranät, databaserna Bokningar, Protokoll, Handböcker och arbetsgrupps- och avdelningsdatabaserna. – Förra året lärde vi oss att arbeta med verktygen samtidigt som nya applikationer infördes. Först nu i vår införde vi ärendehantering, berättar Renovas ekonomichef Lars Carlsson – Vi har en LIS-grupp med representanter för våra fem affärsområden och stödavdelningarna. Gruppen har tagit fram planer för utveckling, teknik, utbildning och information, som revideras hela tiden. Rik flora av databaser När Lars Carlsson visar en schematisk bild över Renovas Notes-plattform, är det lätt att bli både imponerad och inspirerad. Som en bas finns e-post, Kalender, Att göra, Adressböcker, Ärendehantering, Diarium och kommungemensamma databaser. En viktig del är databaserna för dokumentation och samverkan: sjutton arbetsrum för avdelningar, tjugo för arbetsgrupper och sju för projekt. Alla blanketter och mallar samlas i en central malldatabas. Alla styrande dokument är idag digitala, och de finns samlade i databasen Renova Verksamhetsstyrning. Avvikelser och förbättringar är ett stöd för att hantera interna avvikelser i miljöledningssystemet. I Bokningar bokas rum, bilar, projektorer och andra resurser. I Renova avtal finns Göteborgs stads och Renovas leverantörsavtal. Improof är ett nytt externt verktyg, som används för hantering av alla resultatpåverkande aktiviteter inom Renova. I Protokoll lagras alla bolagets gemensamma protokoll. I Enkäter används Pinn2000 för att skapa, distribuera och följa upp enkäter. På Renovas intranät sprids information och nyheter. Från startsidan kan man länka till dokument i alla Notes-databaserna, och här finns också genvägar till databaserna. Död åt bruna kuvert! Nästa steg är att låta ADB-kontoret utveckla ett administrativt stöd för olika interna flöden, där två eller tre parter är involverade. Några exempel är milersättning för resa med egen bil, övertidsrapportering, begäran om ledighet, förändringar av kontoplan, nya produkter, nya materialkoder, kundavvikelser och olika interna beställningar. – Vad vi behöver är ett gemensamt verktyg, ett slags virtuellt skrivbord, där de olika dokument som man ska åtgärda finns samlade. Idag vandrar pappren runt i bruna kuvert, och ingen vet vilket bord ärendet ligger på. Dessa flöden utsätts för en kritisk granskning och ett ifrågasättande innan de läggs in i den nya databasen Åtgärder. – Därmed blir det möjligt att följa flödet, förkorta handläggningstiden, minska administrationen och i slutändan spara pengar. Onödig administration måste bort. Inga organisationer har råd med sådant idag, det är bättre att lägga tid på att jaga kunder! Lars Carlsson menar att idéer kan tas dels från databasen Avvikelser och förbättringar, dels från Gasell som Renova använder för de 22 000 leverantörsfakturor som hanteras varje år. Han ger ett exempel: – Teamledare, försäljningschef och 8 D A T A B I T E N 4 • 2002
vd har rätt att medge kreditering av olika höga belopp. Som stöd för eskalering av beloppsgränserna, skulle man kunna ha något liknande Gasells attestnivåer. Nya samverkansformer Samverkan över avdelningsgränser, med andra organisationer inom kommunen och med externa företag tillhör vardagen på Renova. När den nya pannan för avfallsförbränning byggdes i Sävenäs, användes webbversionen av LIS projektdatabas för projektadministrationen. Renova kunde därmed ge den tyske huvudentreprenören tillgång till databasen, där all gemensam information lätt kunde nås av alla parter. Reparationer av containrar är ett exempel där samarbetet mellan avdelningar stöds i Notes. Avdelningen Företag har en databas för sina olika produktionsområden. Containerreparationer finns med som en arbetsuppgift, och varje ärende läggs in med hjälp av en mall. Avdelningen Plåt och Maskin går in på varje ärende, värderar skadan och fyller på med uppgifter om uppskattad och verklig kostnad för reparationen. – Vi har gjort många mallar för att underlätta arbete som återkommer. Det kanske tar en timma att kartlägga problemet och lägga upp en mall. Den tiden sparar man in många gånger om, samtidigt som man får bättre koll på läget, säger Lars Carlsson. Ett annat exempel är dagsplaneringen för de cirka 150 renhållningsarbetarna på avdelningen Bostäder, där arbetsledaren lägger ut scheman för var och en med hjälp av en mall. Eftersom bemanningen anpassas efter området, finns olika mallar för olika distrikt. Vid dagens slut signerar ansvarig arbetsledare dokumentet, som blir underlag för lön. Effektiv kommunikation Det senaste nyheten är en mall som togs i bruk i oktober. Den används när Renova säljer avfallsutrustning till någon lokal fastighetsägare. Säljaren fyller i alla uppgifter som behövs för att ekonomiavdelningen ska kunna fakturera direkt. De vanliga faktureringsrutinerna passar inte, eftersom fler uppgifter krävs än annars, exempelvis hur anläggningsregistret påverkas och hur stor del av försäljningssumman som är en förskottsbetalning för framtida serviceåtaganden. – Att allt finns samlat på ett ställe underlättar kommunikationen mellan försäljnings- och ekonomiavdelningarna. Dessutom får vi bättre koll på det som säljs, säger Lars Carlsson. Som ekonomichef samarbetar han med alla avdelningar. – Jag får relevant bokslutsinformation från dem genom länkar till deras databaser, där jag kan gå in och följa utvecklingen, berättar han. Han har själv gett personalsekreteraren tillgång till den egna avdelningsdatabasen Renova Ekonomi, så att de ska kunna kommunicera i utbildningsfrågor. Resan går vidare – Vissa väljer att inte arbeta så här. Därför är det viktigt att förklara att vi inte har köpt ett nytt datasystem utan skaffat oss ett nytt sätt att arbeta. Vi måste ge goda exempel som visar på fördelar, säger Lars Carlsson. Fortfarande återstår mycket att göra, bland annat att strukturera informationen så att alla kan ta del av den och använda den som kunskapskälla. Ett annat viktigt område är att titta på roller och ansvarsfördelning. Distansarbete, informationskiosker och intranät ute i fordonen är exempel på några utvecklingsområden. På schemat finns också utbildning av användarna, både traditionell och i workshop-form. – Vi måste också diskutera synen på delad information. Många ifrågasätter att alla verkligen ska kunna läsa allt, och undrar om de inte får spara något på hårddisken eller nätverksdisken längre. Själv tror jag på delad information helt och fullt, undantaget affärskritisk information och vissa personaluppgifter. Man ska inte behöva springa in på varandras rum och leta i pärmar! D A T A B I T E N 4 • 2002 9
Page 1 and 2: NR 4 • DECEMBER 2002 • ÅRGÅNG
Page 3 and 4: De senaste åren har förvaltnings-
Page 5 and 6: - Under Göteborgskonferensen framk
Page 7: Foto: Evy Malmberg - Varför gör v
Page 11 and 12: Stöd åt det viktiga mötet med g
Page 13 and 14: Målsättningen med valideringen p
Page 15 and 16: SOLEN sprider sitt ljus i va-verket
Page 17 and 18: Hundra A3-kartor i en iPAQ Per-Åke
Page 19 and 20: En nöjd Maile Meria från Kulturf
Page 21 and 22: Göteborgsmall för webbplatser Nu
Page 23 and 24: Om Balansen Balansen är en metod s
Page 25 and 26: Smidigt verktyg för inrapportering
Page 27 and 28: Håkan Sundkvist kom också kort in

Fyra perspektiv ger balanserad bild - GÃ¶teborg

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?