Projektrapport Klarspråk - Enköping

More documents

Recommendations

Info

4. Beskrivning av projektgenomförandet Projektfaser Projektfas ett, april till juli 2010: • Projektledaren satte samman en projektgrupp och tar fram ett förslag till projektdirektiv. • Projektgruppen genomförde en förstudie för att analysera nuläget. I förstudien ställde projektgruppen frågor som ”hur arbetar kommunen med språkfrågor idag?” och ”går det att identifiera några problemområden?” • Projektgruppen fick tilldelade ansvarsområden. • Projektgruppen skrev projektdirektiv. Dessa baserades bland annat på det som kom fram i förstudien. Projektfas två, augusti 201 till april 2011: • Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en så kallad nulägesanalys av ett urval av kommunens texter. • Avspark för cirka 150 av kommunens skribenter. • Projektgruppen tog fram strukturmallar för beslutsdokument. Detta skedde i samarbete med representanter vid samtliga förvaltningar. • Projektgruppen tog fram riktlinjer för klarspråk. • Styrgrupp, kommundirektör och kommunens ledningsgrupp godkände riktlinjer och strukturmallar under mars månad 2011. • Cirka 200 av kommunens skribenter gick utbildning i klarspråk och innehållet i riktlinjerna för klarspråk. • Den förvaltningsövergripande stödfunktionen Språkgruppen formades. Projektfas tre, maj till juni 2011: • Den 2 maj presenterade projektgruppen riktlinjer och strukturmallar för ordförande och vice ordförande i samtliga nämnder. • Språkgruppen byggde upp en sida för klarspråk på kommunens intranät Insidan. • Språkgruppen fick utbildning i klarspråksfrågor. • Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en nylägesanalys av ett urval av kommunens texter. • Projektet avslutades. Förstudien Under den första fasen av projektet gjorde projektgruppen en förstudie som genomlyste dokument från samtliga förvaltningar. Den visade att de texter som vänder sig till allmänheten ofta vare sig är anpassade till mottagaren eller målgruppen. I förstudien såg projektgruppen även att det fanns ett antal typtexter som medarbetare antingen upplevde som svåra att skriva eller som de fick många frågor om från mottagarna. Dessa texter var informationstexter, ansökningar, övriga blanketter och beslut. Förstudien visade även att det finns en stor variation både vad gäller struktur, innehåll, ordval, layout och tonalitet i samma typ av dokument. Många av 8
kommunens skribenter var också osäkra på hur de ska utforma texter just när det gäller dessa områden. Skribenterna upplevde att det var svårast att skriva beslutsdokument, men även att formulera texter i allmänhet. Projektgruppen beslöt därför att fokusera på att arbeta fram strukturmallar för beslutsdokument och allmänna riktlinjer för klarspråk. Nulägesanalys För att kunna mäta om projektets arbete med klarspråk har gett något resultat har projektgruppen valt att genomföra textanalyser. I början av projektet genomförde projektgruppen en nulägesanalys och i slutet av projektet en nylägesanalys. Analysföretaget TNS-Sifo genomförde analyserna på uppdrag av projektgruppen. Detta visade nulägesanalysen: Sexton kommuninvånare fick titta på, läsa igenom och analysera åtta typdokument. Typdokumenten var olika typer av beslutsdokument, informationsmaterial och blanketter. Rapport och filmmaterial från nylägesanalysen har Språkgruppen tillgång till, och delar gärna med sig av till den som är intresserad. Nulägesanalysen visade att projektgruppen valde rätt när det gäller inriktningen på projektet. Majoriteten av intervjupersonerna hade stora problem med att förstå innehållet i beslutsdokumenten. De hade också svårt att hitta och förstå besluten, som de i flera fall missuppfattade. Många av intervjupersonerna reagerade på strukturen i dokumenten och det var många ord som de inte förstod. De allra flesta upplevde att distansen mellan mottagare och avsändare var väldigt stor. Flera berättade att de inte skulle våga ifrågasätta ett beslut, eftersom ”vi inte kan skriva på det här sättet tillbaka till kommunen.” När det gäller informationsmaterial reagerade intervjupersonerna på att det fanns förkortningar som inte förklarades. Intervjupersonerna ville att bilder skulle passa ämnet och vissa undrade även vem avsändaren var, de saknade kommunens logotyp. Strukturmallar För att skapa bästa möjliga förankring för de kommunövergripande strukturmallarna samarbetade projektgruppen med tre olika arbetsgrupper. I arbetsgrupperna fanns representanter från miljö- och byggnadsförvaltningen, teknikförvaltningen och nämndsekreterare. De tre arbetsgrupperna analyserade sina egna beslutsdokument och arbetade fram varsitt exempel på hur de skulle vilja att den nya kommunövergripande strukturmallen skulle se ut. I mars 2011 träffades sedan representanter från samtliga förvaltningar där alla enades om strukturmallar för delegeringsbeslut och protokoll. Projektgruppen fattade därefter beslut för hur strukturmallarna för beslutsdokument och protokoll skulle se ut. Projektets styrgrupp och kommunens ledningsgrupp godkände detta beslut i april 2011. Strukturmallarna visar till exempel hur vi i <strong>Enköping</strong>s kommun skriver datum, hur vi anger ärendenummer, hur vi skriver avsändare och hur vi sätter rubrik. I strukturmallarna finns ett antal standardrubriker som handläggaren kan välja mellan. 9
Page 1 and 2: Projektrapport Klarspråk Enköping
Page 3 and 4: 1. Projektet Projektet startade på
Page 5 and 6: 2. Budget Projektet hade en total b
Page 7: • Möten med projektgruppen varje
Page 11 and 12: • Lära skribenter var de kan hit
Page 13 and 14: 5. Diskussion och analys Har projek

Projektrapport Klarspråk - Enköping

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?