%D9%85%D8%AC%D9%84%D8%A9%20%D8%A3%D8%B1%D8%B6%D9%86%D8%A7%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D8%AF%D8%AF%2016
%D9%85%D8%AC%D9%84%D8%A9%20%D8%A3%D8%B1%D8%B6%D9%86%D8%A7%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D8%AF%D8%AF%2016
%D9%85%D8%AC%D9%84%D8%A9%20%D8%A3%D8%B1%D8%B6%D9%86%D8%A7%20%D8%A7%D9%84%D8%B9%D8%AF%D8%AF%2016
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
البدء<br />
بقلم: د. زهري بن عبداحلفيظ نواب<br />
رئيس هيئة املساحة اجليولوجية السعودية<br />
نجاح المؤتمرات العلمية<br />
3<br />
تُعدّ املوؤمترات العلمية واملعارض التخصصية<br />
من اأنفع ما ابتدعته احلضارة املعاصرة، اإذ تتالقح<br />
فيها الأفكار اجلديدة، وتوؤدي اإىل نتاج معريف وتقني<br />
تستفيد منه املجتمعات، وتواجه به حتدياتها املستقبلية<br />
واملتنوعة. واملوؤمتر الناجح يعترب مكسباً كبرياً للبلد الذي<br />
يعقد فيه، واجلهة املنظمة له، واملشاركني فيه على حدٍ<br />
سواء.<br />
وكثيريٌ من الباحثني يَحرصون على حضور<br />
املوؤمتَ رات العلمية واملشاركة فيها بالبحوث اأو التعقيبات<br />
اأو غري ذلك من صور املشاركة وهذا اأمرٌ حسنٌ ، ملا فيه<br />
من صقل التجارب العلمية، ومعرفة ما لدى الآخرين<br />
حول العامل من العلم والفهم واجلديد، والتعرف على<br />
طبائع الناس والبلدان، وغري ذلك من الفوائد التي<br />
حتصل يف تلك املوؤمترات اإذا اأُعطِ يت حقَّ ها من الرعاية<br />
يف جميع اأطراف املوؤمتر.<br />
لكن تنظيم موؤمتر ناجح ليس بالأمر الهني<br />
واليسري، بل يتطلب الكثري من اخلبربة واجلهد<br />
والتنظري. ونظراً لصعوبة اأن يجد الراغبون يف تنظيم<br />
موؤمتر عوامل جناحه موثقة يف مصدر واحد، وددت اأن<br />
اأوضح اأهم العوامل الالزمة لعقد موؤمتر ناجح من خالل<br />
اخلربات املرتاكمة لذوي اخلربة يف تلك املناسبات:<br />
- يجب اأن يكون موضوع املوؤمتر وهدفه واضحني<br />
ومعاصرين. - التخطيط، وعمل املسارات احلرجة<br />
ملهام املوؤمتر الرئيسة حتى تقلل املفاجاآت بقدر الإمكان.<br />
- البدء بالستعداد للموؤمتر مبكراً. - حتديد الهدف<br />
الأساسي من اإقامة املوؤمتر. - حتديد امليزانية املناسبة،<br />
ودقة التخطيط وحسن التنظيم. - حتديد القدرة على<br />
اأخذ اللتزام بالعمل من اأعضاء جلان املوؤمتر والإدارات<br />
املساندة باجلهة. - القدرة على مكافاأتهم بشكل اأو باآخر<br />
نظري جهودهم، ويف املقابل لبد اأن يُبلغ جميع العاملني<br />
يف جلان املوؤمتر بضرورة اللتزام مبهامهم ومواعيد<br />
تنفيذها، واستبعاد عدم امللتزمني ولو يف منتصف<br />
الطريق. - " اإن خري من استاأجرت القوي الأمني":<br />
اإن جدية املوؤمتر ووضوح الهدف منه يتطلب اختيار<br />
اأصحاب الراأي الواضح والصريح الذين ل ينقصهم<br />
الإبداع والتفكري اخلارج عن القيود التقليدية ملثل هذه<br />
املهمة الراقية.<br />
وهنالك عدة نقاط يجب مراعاتها قبل املوؤمتر<br />
واأثناء املوؤمتر وبعد املوؤمتر على النحو التايل:<br />
قبل املؤمتر<br />
- لضمان املشاركة الفاعلة على مستوى مهني<br />
عال، لبد اأن تربز نتائج املوؤمتر املتوقعة مع توضيح<br />
املنفعة للمشاركة من الناحية املعلوماتية، اأو التعرف على<br />
العاملني يف نفس املجال للتعاون املستقبلي. - يجب اأن<br />
تكون للموؤمتر فكرة رئيسة لفتة، ويكون تصميمها على<br />
مستوى عال من اجلودة. كما يستحسن األ يزيد عدد<br />
اأيام املوؤمتر على 3 اأيام. - اختيار متحدثني رئيسني<br />
على درجة عالية من التميّز. - اأن تكون الأوراق املقدمة<br />
للموؤمتر حمكَّ مة لضمان اجلودة وخدمة حماور املوؤمتر<br />
الرئيسة.<br />
كما ينبغي الإعالن عن ذلك بشكل واضح.<br />
- عدم التوسع يف املحاور اأو يف اأعداد املتحدثني<br />
الرئيسني اإذا مل يكن لديك امليزانية الكافية اأو الدعم<br />
اللوجستي الكايف من الدارات املساندة )العالقات<br />
العامة والإعالم/تقنية املعلومات/ املواصالت/<br />
الصيانة...الخ. - اإنشاء موقع اإلكرتوين للموؤمتر ل<br />
يحوي معلومات متضاربة. فاملوقع اخلايل من الأخطاء<br />
املنطقية اأو اللغوية هو اأول انطباع حسن يبقى يف عقول<br />
املشاركني وغري املشاركني. ويجب اأن يحوي املوقع<br />
املعلومات الأساسية عن املوؤمتر وحتديثه باستمرار. كما<br />
تُوضّ ح باملوقع الإلكرتوين الفنادق املتاحة والتخفيضات<br />
اخلاصة باملشاركني يف املوؤمتر، وتاأكد من اأن اجتاهات<br />
الفنادق ومقر املوؤمتر مذكورة بشكل ميسّ ر. - الإعالن<br />
عن املوؤمتر بكل السبل ومن اأهمها: املوقع الإلكرتوين<br />
املميز، مواقع الإعالن عن املوؤمترات بالنت، اخلطابات<br />
والإمييالت املباشرة، امللصقات الدعائية، والصحف<br />
الورقية والإلكرتونية. - البت يف التواريخ يف وقت<br />
مبكر. هذا يتيح للمشاركني احلصول على موافقة<br />
مرجعياتهم على احلضور والتاأشريات. وحيث اإن عملية<br />
احلصول على التاأشرية تتطلب وقتاً طويالً، فينبغي<br />
وضع تواريخ تسليم الأوراق وقبولها قبل املوؤمتر بوقت<br />
كافٍ . - احلرص يف احلصول على رعاية الشركات<br />
واملوؤسسات منذ وقت مبكر حتى تسهل العديد من الأمور<br />
الأخرى )رسوم التسجيل، جودة املوقع الإلكرتوين،<br />
نوعية املتحدثني الرئيسني...الخ. - عدم التوسع يف<br />
الربامج احلوارية اأو املعارض والدورات املصاحبة اإذا مل<br />
يتوافر لديك الوقت اأو امليزانية اأو الأشخاص املناسبون<br />
لإداراتها. - التاأكد من النتهاء من كافة اأعمال اللجنة<br />
العلمية قبل املوؤمتر بوقت كافٍ حتى ل تتاأخر عملية<br />
طباعة الكتيبات وبرامج املوؤمتر.<br />
من املمكن اأن يتناسى الناس ضعف املستوى العلمي<br />
للموؤمتر ولكنهم لن ينسوا الآتي: موقعاً اإلكرتونياً ركيكاً،<br />
عدم جتاوبك لستفساراتهم قبل املوؤمتر، عدم التزامك<br />
باملواعيد املعلنة باملوقع اأو وضعك لشروط اإضافية مل<br />
تذكرها مسبقاً، كيفية استقبالهم ومن ثمّ تسجيلهم<br />
للموؤمتر، غذاءهم املشمول يف رسوم التسجيل، واستالم<br />
شهادات احلضور مباشرة بعد تقدمي مشاركتهم.<br />
اأثناء املؤمتر<br />
• اإدخال التقنيات احلديثة عند تسجيل<br />
املشاركني.<br />
• الهتمام باملشارك فور دخوله صالة التسجيل<br />
اأمر هام جداً، لذا يلزم وجود اأشخاص مهمتهم<br />
الرتحيب به والإجابة عن تساوؤلته وحل اأي مشكلة قد<br />
حتصل له.<br />
• التاأكد من: وجود اللوحات الإرشادية املوصلة<br />
ملكان املوؤمتر واأيضاً على قاعات املحاضرات والقاعات<br />
املساندة. - اأن اأجهزة العرض واحلواسيب املتصلة<br />
تعمل بشكل جيد. - توافر اأجهزة حاسب كافية متصلة<br />
بالإنرتنت وطابعة. - توافر حقيبة املوؤمتر املتكاملة<br />
بكميات اأكرب من العدد املتوقع. - كتابة توصيات يف<br />
نهاية املوؤمتر، اأن تكون عملية واأن تكتب بصيغة جماعية.<br />
بعد املؤمتر<br />
- اإرسال اإمييالت اإلكرتونية تشكر فيها املشاركني<br />
على حضورهم، وتقدم لهم اعتذاراً عاماً جتاه اأي<br />
قصور، واأشعرهم برغبة حقيقية يف التواصل معهم يف<br />
مناسبات لحقة. - اإرسال خطابات شكر للمتحدثني<br />
الرئيسني واملتحاورين. - اإرسال خطابات شكر لكل<br />
من ساهم يف اأعمال املوؤمتر. - عمل جلسة تقييم شاملة<br />
للموؤمتر يحضرها جميع من شارك يف املوؤمتر بهدف<br />
التعلم من التجربة وحتسينها مستقبالً وتوثيق العمل<br />
حتى يستفيد منه القادمون اجلدد. - متابعة تنفيذ<br />
توصيات املوؤمتر.
Change language