Guide til TR-udviklingssamtalen - Dansk Socialrådgiverforening

TRUS
- TR-udviklingssamtale
Guide
Oktober 2010
(revideret 12.12.11)
Denne guide sendes til TR i god tid forud for TRUS

Indholdsfortegnelse
1. Velkommen til TR-udviklingssamtalen (TRUS) .......................................................................... 3
2. Formål ........................................................................................................................................................ 4
3. Forberedelse til samtalen. .................................................................................................................. 4
3.1 Forslag til dagsorden – men aftal konkret ved mødestart .................................................. 4
3.2 Særligt til TR om forberedelse til samtalen .............................................................................. 5
3.2.1 Overblik over TR-opgaver ............................................................................................................ 6
3.3 Særligt til konsulenten om forberedelse til samtalen ........................................................... 7
4. Udviklingssamtalens gennemførelse .............................................................................................. 8
4.1 Særligt til TR om udviklingssamtalens gennemførelse ........................................................ 8
4.2 Særligt til konsulent om udviklingssamtalens gennemførelse .......................................... 9
5. Afslutning af samtalen ....................................................................................................................... 10
5.1 Særligt til TR om afslutning af samtalen ................................................................................. 10
5.2 Særligt til konsulent om afslutning af samtalen ................................................................... 10
5.3 Aftaler TR-udviklingssamtalen ..................................................................................................... 11
2

1. Velkommen til TR-udviklingssamtalen (TRUS)
TR udfører et stort og frivilligt arbejde i DS med det mål at skaffe
medlemmerne de bedste forhold og få størst mulig indflydelse på
arbejdspladsen. I hverdagen er der mange krav, og TR skal trække på mange
forskellige kompetencer.
Alle TR i DS tilbydes derfor en årlig udviklingssamtale.
Samtalen skal sikre tid og rum til at tale om det der er væsentligt for TR lige
nu.
Den 1. samtale – som dermed også er en intro-samtale - aftales hurtigst
muligt efter at TR er valgt, og afholdes inden for de første 3 uger efter at TR er
valgt.
Denne guide giver forhåbentlig både TR og konsulent et godt udgangspunkt for
at gennemføre samtalerne.
Guiden indeholder anbefalinger til forberedelse, afholdelse og opfølgning på
samtalen. Der er både fælles anbefalinger (sort skrift) og særlige anbefalinger
til TR (med rød skrift) og til konsulenten (med blå skrift). Men uanset om I er
TR eller konsulent kan I med fordel læse det hele. TRUS er et fællesprojekt!
Hvis der er emner/spørgsmål som I ikke finder relevante eller noget i savner,
så husk, at I selv bestemmer hvor I vil lægge vægten i samtalen!
Da denne guide er et nyt redskab, vil vi i foråret 2011 vurdere, om der skal
ske justeringer. Så hvis du har forslag eller bemærkninger hertil, så send en
mail til Bjarne Trier Andersen bta@socialrdg.dk senest 31. marts 2011.
God fornøjelse!
Dansk Socialrådgiverforening
3

2. Formål
Formålet med at afholde en årlig udviklingssamtale mellem TR og konsulent er
4
1. At sikre, at TR løbende kan udvikle og dygtiggøre sig i forhold til at
varetage de mangeartede TR-opgaver.
2. At afdække evt. akutte uddannelsesbehov i forhold til TR-opgaverne og
lægge en plan for hvordan behovene kan søges tilgodeset.
3. At I som TR og konsulent har en struktureret samtale og dialog om jeres
samarbejde så I sikrer at I er på sporet.
4. At I bliver klogere på hinandens synspunkter og opfattelser, og at I
afstemmer fremtidige udviklingspunkter.
5. At I i fællesskab kigger i krystalkuglen i forhold til den konkrete
arbejdsplads, opgaver, sikring af TR-dækning, ”arvefølgen” mv.
6. At DS via samtalerne får generel erfaringsopsamling som kan bruges i
forhold til at udvikle TR-uddannelsen og støtten til TR.
3. Forberedelse til samtalen.
Det er en god idé at aftale mødet i så god tid som muligt. Der må højst være
et år mellem møderne. I kan begge tage initiativ til at aftale tid og sted, men
det er konsulentens ansvar at det sker.
Aflysning bør absolut være undtagelsen. I har begge en travl hverdag, men
erfaringen viser, at både TR og konsulent finder, at TR-udviklingssamtalen er
en god investering.
Vi anbefaler at I afsætter 2 timer til samtalen. I bør sikre at I har et godt og
uforstyrret lokale til rådighed.
Forbered jer til samtalen. Fx ved at besvare relevante spørgsmål i denne guide
samt overveje hvilke emner der er vigtigst for jer.
Og husk at TR-udviklingssamtalen ikke skal bruges til at ”sagsbehandle”. Det
er ikke her, at I skal klare konkrete lønsager eller andet. Det må I aftale at
ordn på andre møder/måder.
3.1 Forslag til dagsorden – men aftal konkret ved mødestart
1. Dit TR-arbejde lige nu – hvad synes du fungerer godt og hvad kunne du ønske
dig bedre?
2. Hvad vil du gerne i det næste års tid udvikle yderligere som TR?
3. Andre punkter (fx punkter fra sidste samtale der skal følges op på, TR-dækning
på arbejdspladsen, TR-vilkår eller andet).
4. Opsummering - hvad har vi konkret aftalt?
5. Evaluering af samtalen

3.2 Særligt til TR om forberedelse til samtalen
Sørg for at du har tid til både forberedelse og gennemførelse af samtalen. Sig
ikke ja til et mødetidspunkt hvor du på forhånd ved du er presset eller er i fare
for at måtte aflyse.
Gør det evt. til en vane i løbet af året at notere noget du særligt har overvejet,
været i tvivl om eller lignende og som kunne være mulige emner for samtalen.
Du kan også tjekke, om du har noteret noget du kan bruge i din logbog fra TRkurserne.
Samtalen vil normalt foregå på regionskontoret, men det er ikke nogen
naturlov. Så hvis du har lyst, et lokale med fred og ro til rådighed og det
passer dig bedre, så kan du foreslå at samtalen holdes hos dig.
Noter de punkter du gerne vil have på dagsordenen. (se eksempel på
foregående side). Du kan bruge nedenstående spørgsmål som inspiration til
din forberedelse.
5
Hvad gør dit TR-arbejde meningsfyldt?
Hvad er du god til som TR?
Hvordan vil du gerne udvikle/uddanne dig yderligere?
Hvornår føler du dig anerkendt for dit TR-arbejde?
Hvem bruger du som støtte og sparringspart i dit TR-arbejde?
Hvordan prioriterer du og klubben dine arbejdsopgaver?
Hvad er forventningerne til arbejdsopgaverne næste år?
Hvad anser du for den største udfordring for dig det næste år?
Hvor godt føler du dig klædt på i forhold til dine TR-opgaver? (Hvor er du
stærk og hvor oplever du især at mangle viden/færdigheder. (Se
hjælpeskemaet Overblik over TR-opgaver.
Hvordan oplever du samarbejdet mellem dig og øvrige TR på din
arbejdsplads?
Din og klubbens rolle i forhold til eventuelle ikke-medlemmer på
arbejdspladsen?
Hvornår fungerer samarbejdet mellem dig og din konsulent bedst? (giv evt.
eksempel)
Hvordan kan du og din konsulent gøre jeres samarbejde endnu bedre?
Hvis du påtænker at stoppe som TR inden for det næste år, hvilke
overvejelser har du og klubben så i forhold til at vælge en efterfølger.
Hvis du er nyvalgt, og det er din første samtale, så kan du tage
udgangspunkt i de forestillinger/ønsker du har til, hvordan du gerne vil
udvikle dig som TR.
Hvis der er noget du er usikker på i forhold til samtalen, så kontakt din
konsulent, så I kan få det afklaret inden I mødes.

3.2.1 Overblik over TR-opgaver
Nedenstående oversigt kan du bruge som hjælp til at afklare, hvor godt du føler dig
klædt på til forskellige TR-opgaver.
6
Forhandlingsopgaver
Lønpolitik og lønstrategi
Opgave
Rådgivning af medlemmer
Ansættelser og ansættelsesvilkår
Arbejdstid
Kompetenceudvikling og efter/videreuddannelse
Fri/Ferie/Orlov
Sygefravær
Samarbejdsproblemer
Lobbyarbejde overfor ledelsen
Ledelse af klubben
Mødeledelse (klubmøder)
Samarbejde med andre organisationer FTF-K,
HK-K, SL, m.v.
Formidling og kommunikation
Kontakt med pressen
SU/MED-arbejde og personalepolitik
Det sociale arbejdes organisering
Budget/regnskab og lønmidler
Arbejdsmiljø
Ulovlig praksis
Konflikter på arbejdspladsen
Andet
Har jeg
arbejdet
med
(sæt x)
Skal jeg
snart
arbejde
med
(sæt x)
Sådan føler jeg
mig klædt på
til opgaven
(skala 1 – 3)
1 = slet ikke
2= nogenlunde
3 = OK

3.3 Særligt til konsulenten om forberedelse til samtalen
Husk at det er dig som konsulent der har ansvaret for at du og din TR
får aftalt og gennemført udviklingssamtalen.
Sørg for, at du har tid til både forberedelse og gennemførelse af samtalen.
Aftal ikke et mødetidspunkt, hvor du på forhånd ved du er presset eller er i
fare for at måtte aflyse. Gennemfør max. 2 TRUS-samtaler på samme dag og
sørg da for at der er et par timer mellem samtalerne.
Samtalen er en investering i TR’s arbejde og udvikling som TR. Hvis TR trives,
oplever at blive dygtigere og får nogle succeser i forhold til såvel arbejdsgivere
som klubben, så er det til gavn for alle parter og måske også give TR på at
forblive TR i en længere periode.
Der vil altid være situationer, hvor du skal levere ekspertviden til klubben. Men
målet er at du ved at yde sparring og konsulentbistand er med til at motivere
og dygtiggøre TR. Alt andet lige vil frigøre ressourcer, som du kan bruge
målrettet på fx støtte til nyvalgte TR, personsager mv.
Samtalen vil normalt foregå på regionskontoret, men det er ikke nogen
naturlov. Hvis TR inviterer til det og der er et uforstyrret lokale til rådighed,
kan samtalen foregå på arbejdspladsen.
Du kan bruge nedenstående punkter som udgangspunkt for din forberedelse:
7
Anerkend TR for at yde det store stykke frivillige arbejde det er at være
TR.
Informer om, at TR bør tilmelde sig både kursus A og B samtidigt, og
vente f.eks. 6 måneder med at tilmelde sig kursus C. 'TR forhandler'. De
har brug for at de første kurser bundfælder sig og afprøves inden de
deltager i forhandlerkurset. Arbejdsmiljø og MED-kurserne er også
vigtige, men her er tidspunktet mere op til dem.
Vær obs på ved en intro-samtale, at der sandsynligvis skal bruges
mere tid på at tale om overtagelse af opgaver fra tidligere TR, MED, TRuddannelse,
klubarbejdet, redskaber for TR, arbejdsdeling mv.
Italesæt gerne, at TR på det første kursus ”TR i DS” får en forudgående
hjemmeopgave, hvor der bl.a. spørges til, hvad hun særligt glæder sig
til og hvad der evt. bekymrer.
Du kender formentlig den konkrete arbejdsplads og har overblik over
hvad der især kan komme på dagsordenen/være af skal-opgaver den
kommende periode. Giver det anledning til noget der skal på jeres
dagsorden?
Inddrag jeres referat fra sidste samtale i din forberedelse
Hvornår fungerer samarbejdet med dig og TR bedst – giv et eksempel
Hvad kunne du have af idéer til at gøre jeres samarbejde endnu bedre?

8
Mind dig selv om, at din hovedopgave er at lytte og medvirke til
refleksion. Du skal ikke kunne svare på alle spørgsmål eller gå ind i
konkret sagsbehandling.
Hvis du er vært for samtalen, så sørg for at lokalet er klart og vær klar
til at modtage og byde TR velkommen.
4. Udviklingssamtalens gennemførelse
Det er vigtigt at I møder op så forberedte og så lidt stressede som muligt da I
så får mest ud af det. TRUS-samtalen er et fælles projekt!
Snak om det, hvis I synes det er en lidt kunstig situation. Og husk at slutte af
med dels at opsummere evt. aftaler og en kort snak om hvad der har været
godt ved samtalen og hvad I måske skal gøre lidt anderledes næste gang.
Udarbejd ved mødets start i fællesskab en dagsorden. Den skal naturligvis
tage udgangspunkt i det I har forberedt jer på, og kan fx se ud som nævnt på
side 4.
4.1 Særligt til TR om udviklingssamtalens gennemførelse
Se samtalen som chancen til i rolige og trygge rammer at tage op lige hvad du
vil i forhold til din TR-funktion. Ingen spørgsmål er for dumme og ingen tanker
eller bekymringer er for banale at snakke om.
Hold dig heller ikke tilbage, hvis du har ønsker eller idéer til hvordan jeres
samarbejde skal udvikles eller justeres. Undgå personlig kritik og sig i stedet
hvad du gerne vil have (mere af).
Konsulenten styrer tid og proces under samtalen, og skal nok sige til hvis du
taler uden for dagsordenen, eller hvis I bliver nødt til at parkere emner. Det
kan ske, hvis I bliver for konkret sagsbehandlende. Så må det ordnes på
anden måde eller ved et andet møde.
Du skal alene koncentrere dig om at få det på dagsordenen, som du har på
hjerte.

4.2 Særligt til konsulent om udviklingssamtalens
gennemførelse
Som konsulent skal du huske
9
At det er dig der har hovedansvaret for processen i samtalen
At I får aftalt en dagsorden (se eksempel side 4)
At tjekke efter, hvis du er i tvivl om det er det rigtige i taler om. Spørg,
hvis du er i tvivl!
At holde tidsrammen og disponerer tiden
At opsummere og få en god afslutning på samtalen.
Det er vigtigt med en god start, og der kan være mange måder at komme godt
i gang på. Et indledende spørgsmål kunne fx være: Hvad gør dit TR-hverv
meningsfuldt? Hvornår er det du synes det er spændende, sjovt eller
meningsfuldt at være TR?
Nyttige spørgsmålstyper:
Hvis man har tendens til at tale overordnet og generelt, kan det være
hjælpsomt at få det konkretiseret og komme lidt bagom udsagnet:
- Giv et eksempel…..
- Er det altid sådan?
- Hvornår er det anderledes?
- Hvad tænker du om det?
Hvis man har tendens til at være meget konkret eller kategorisk kan
det være hjælpsomt at undersøge, hvad det kan være udtryk for og komme et
spadestik dybere.
- Hvad tænker du det kan være udtryk for?
- I hvilke situationer forekommer det især?
- Er der nogen gange hvor det ikke sker?
- Hvad kan årsagen være til det? Osv.
I forhold til en vanskelig opgave kan man fx spørge:
- Hvad har du undersøgt eller gjort indtil nu?
- Hvad oplever du fremmer eller hæmmer i forhold til opgaven?
- Hvad er du mest i tvivl om? Osv.

5. Afslutning af samtalen
Det er vigtigt at få en god og rolig afslutning på samtalen. Afsæt de sidste 15
minutter til at lande samtalen. Brug evt. lige et par minutter til hver især at
reflektere over
10
Er der noget, vi har glemt/mangler at tale om?
Hvad skal med i opsummeringen og referatet
Hvordan gik samtalen?
5.1 Særligt til TR om afslutning af samtalen
Tjek dine noter fra forberedelsen. Har I nået det væsentlige og er der klarhed
over jeres aftaler. Det er kun positivt, hvis du bringer uklarheder eller noget I
har glemt op. Det er udtryk for, at du tager samtalen alvorligt og ønsker at I
begge får mest muligt udbytte. Hvis I ikke kan nå at behandle emnet inden for
tidsrammen, kan I enten aftale at komme omkring det på anden måde (nyt
møde, telefon eller andet) eller notere det som noget I skal snakke videre om
næste gang.
Sørg for at få formuleret opsummeringen/referatet så præcist som muligt og at
du er enig i konklusionen. Vær konstruktiv men ærlig i evalueringen – det er
en investering i at det bliver endnu bedre næste gang!
5.2 Særligt til konsulent om afslutning af samtalen
Som processtyrer af samtalen skal du sikre at I har tid til at runde samtalen af
på en god måde, skabe overblik og klarhed over det aftalte.
Husk:
At tjekke at I er kommet rundt om de spørgsmål/punkter TR havde sat på
dagsordenen.
At få skrevet aftalerne ned, så I senere kan følge op på dem.
At aftale hvordan og hvornår I følger op på aftalte punkter – hvem gør hvad?
At evaluere samtalen – hvad har været fremmende for samtalen og hvad kan I
evt. overveje at gøre anderledes næste gang?

5.3 Aftaler TR-udviklingssamtalen
(Tag evt. kopi af denne side og udfyld/underskriv med kopi til jer begge).
Vi har aftalt at….. (husk også ”hvem gør hvad og hvornår).
TR (navn)
Konsulent (navn)
Dato og underskrifter
11