Sagsbehandling i funktionsevnemetoden – ved tildeling af ... - Social

’ 09sagsbehandling i FUnKTiOnseVneMeTOdenVed Tildeling aF handicapKOMpenserende ydelserMaj 20091

2målgruppe

indholdINDLEDNING 4FUNKTIONSEVNEMETODENS MÅL 6FUNKTIONSEVNEMETODENS ANVENDELSESOMRÅDE 7GOD SAGSBEHANDLING 9FUNKTIONSEVNEMETODENS DELE 10Ligeværdigt samarbejde med borgeren 10Følgebrevet til borgeren 11Samtaleskemaet 12Aftaleskemaet / fælles journal 13Ydelsesoversigt 16De 10 trin i proceduren for vurdering af nedsat funktionsevne 171. Samtaleskema, evt. ydelsesoversigt ogfølgebrev + svarkuvert sendes til borgeren 192. Borgeren kontaktes for at aftale endelig dato, tid og sted for møde 213. Forberedelse af mødet 234. Møde med borgeren og evt. bisidder(e) 255. Kopi af de udfyldte samtaleskema ogaftaleskema sendes til borgeren 296. Aftaler udføres og forløbet noteresi aftaleskemaet/journalen. Afgørelse træffes 317. Bevillingsskrivelser eller afslagsskrivelser med rådgivningom ankemuligheder sendes til borgeren 338. Iværksættelse af de handicapkompenserende ydelser 359. Langsigtet opfølgningsplan udarbejdes og følges 3710. Hvis borgerens situation ændrer sig 39TJEKLISTE: DE 10 RIGTIGE 403

IndledningFunktionsevnemetoden skal bruges til atbeskrive og vurdere en borgers funktionsevne,når der skal tildeles handicapkompenserendeydelser efter servicelovensbestemmelser. Denne håndbog om funktionsevnemetodengiver en gennemgangaf hvordan funktionsevnemetoden brugesi praksisFunktionsevnemetoden består af: ligeværdigtsamarbejde med borgeren, følgebrevtil borgeren, samtaleskema, aftaleskema/fælles journal, en oversigt over kommunensydelser samt ”Fokusområder”, derorienterer om funktionsnedsættelsersindflydelse på hverdagslivet og hvilkenform for kompensation, der kunne værerelevant. En skabelon til udarbejdelse afden kommunale ydelsesoversigt kan sammenmed funktionsevnemetodens øvrigeredskaber downloades på www.ism.dk ogwww.hmi.dkFunktionsevnemoden har hjemmel i Retssikkerhedslovens§ 8 og Servicelovens §100, der begge uddybes i bekendtgørelsenr. 623 af 15. juni 2006 om metode for godsagsbehandling ved vurdering af nedsatfunktionsevne som grundlag for tildelingaf handicapkompenserende ydelser efterserviceloven (Funktionsevnebekendtgørelsen).Metoden er nærmere beskrevet ivejledning om funktionsevnemetoden nr.96 af 05. december 2006 (Funktionsevnevejledningen).Den internationale klassifikation(ICF) angiver at:Funktionsevne er en fællesbetegnelsefor den kunnen, der er baggrundfor, at et menneske kanudføre sine daglige aktiviteter (ligestilling)og deltage i samfundslivet(inklusion).Funktionsevnenedsættelse betyder,at et menneske ikke kan gennemføredaglige aktiviteter og deltagei samfundslivet. Årsagen tilfunktionsnedsættelsen er et samspilmellem personens kropsligeog kognitive (erkendelsesmæssige)funktioner og vedkommendes sociale,fysiske og psykologiske omgivelser.Kompensation angiver både individuelog kollektiv støtte eller indsatsmuligheder,for at en personmed nedsat funktionsevne igen kanudføre personlige aktiviteter og deltagei samfundslivet.4

Definitionerne fra Den internationaleklassifikation af funktionsevne (ICF) ergrundlag for funktionsevnemetoden. IfølgeICF kan en persons funktionsevne kunvurderes i forhold til det daglige liv og deomgivelser, som er eller var normale forvedkommende, eller som er hensigtsmæssigeud fra de givne forudsætninger.Mennesker, som umiddelbart har sammefunktionsniveau, kan derfor på grund afforskellighed i sociale, fysiske og personligeforudsætninger have brug for forskelligeformer for kompensation.Desuden bygger funktionsevnemetodenpå WHO’s (World Health Organisation)tanker om, at borgernes egne aktive deltagelsei afgørelser vedrørende deres liver med til at fremme sundhed og trivsel,hvilket er i overensstemmelse med fx Servicelovens§ 1 og Retssikkerhedslovens § 1og 4.Funktionsevnemetoden kan anvendes tilsagsbehandling ved alle former for handicapkompenserendeydelser. Hele kommuneneller de enkelte afdelinger kanbeslutte at bruge den i alle sager, ellerden enkelte sagsbehandler kan vælge atbruge den i få. Hvis metoden skal brugeshensigtsmæssigt må kommunens ledelsesikre udarbejdelse af mål og procedurerfor brug af metoden og løbende følge oppå anvendelsen. Herved kan kommunenseller afdelingens metoder udvikles og enhøjere grad af målstyring og målopfyldelsetilstræbes.5

FunktionsevnemetodensmålFunktionsevnemetodens mål er at sikre enprofessionel sagsbehandling ved vurderingaf en borgers behov for kompenserendeydelser ifølge serviceloven. derfor erden udarbejdet i overensstemmelse medretssikkerhedslovens og forvaltningslovensangivelser for sagsbehandling på detsociale område.Funktionsevnemetodens mål:at sikre, at der foretages en helhedsvurdering af den samlede livssituation for borgerenog dennes familie§at sikre, at borgeren oplever synlighed og gennemskuelighed i afgørelser og procedurerat sikre, at borgeren involveres og får indflydelse på egen sag gennem dialog med kommunen§at sikre, at afgørelser træffes efter en koordineret indsats i kommunen samt andre involveredeinstanserat sikre dokumentationsgrundlaget for vurderingen af borgerens funktionsevneat bidrage til at skabe en fælles faglig forståelse af de begreber og præmisser, der anvendesi vurderingen af borgerens funktionsevneat sikre et grundigt, hurtigt og smidigt sagsforløb både for borgeren og for kommunenat styrke borgerens retssikkerhed i overensstemmelse med god forvaltningsskik ogat sikre, at kommunen vurderer behovet for, at der bliver lavet en skriftlig handleplanfor den enkelte efter lovens § 141(§ 1 i Bekendtgørelse nr. 623 af 15.juni 2006 )Funktionsevnemetoden giver et ensartet samtaleskemaet og aftaleskemaets indgrundlagfor det kommunale arbejde medhold er fx udarbejdet ud fra undersøgelsertildeling af handicapkompenserende ydel-kendte måle- og registreringsredskaberser, og den sikrerfunktionsevne og livskvalitet.et aktivt samarbejde med borgernehar borgerens aktive deltagelse i propartshøringbaggrund i den forskningsmæssigehelhedsorientering i sagsbehandlingenom, hvad der skal til for at foran-Koordination på tværs af fagområdereller andre indsatser påog afdelinger.sociale og sundhedsmæssige områdeFunktionsevnemetodens mål er detaljeretbeskrevet i funktionsevnebekendtgørelsentil metoden. se tekstboks.procedure er la-§amtaleskemaet §af §for§ligele-§des §cessen §viden §dringsprocesser §det§virker. §Funktionsevnemetodens§vet så den kan bruges af alle de faggrup-§per, der arbejder med tildeling af handi-Funktionsevnemetodens redskaber og§capkompenserende ydelser uanset deresprocedurer er udarbejdet på baggrund af §faglige baggrund, som fx socialrådgivere,den bedst mulige viden og evidens, der er §ergoterapeuter, fysioterapeuter, sygeplepåområdet.§jersker og social- og sundhedsassistenter.6

FunktionsevnemetodensanvendelsesområdeFunktionsevnemoden har hjemmel i §8 i Lov om retssikkerhed og administrationpå det sociale område, ifølge hvilkenFunktionsevnebekendtgørelsen nr. 623 af15.juni 2006 er udarbejdet.Metoden skal anvendesEn gyldig kommunal afgørelse afhængerifølge ankestyrelsen af, omfunktionsevnemetoden bliver fulgtved sagsbehandling af dækning afmerudgifter.(Principafgørelse C-012-06,og C-40-07) Undtaget er dog sagsforløb, hvorborgerens funktionsnedsættelse erubetydelig, og hvor borgeren selvaccepterer at metoden ikke benyttes.Funktionsevnebekendtgørelsens § 2, stk.1angiver, at metoden: ”skal anvendes, nårkommunen behandler sager om dækningaf nødvendige merudgifter ved den dagligelivsførelse efter (Service)lovens § 100.”Ifølge Ministeriets bekendtgørelse omdækning af merudgifter er målgruppenpersoner mellem 18 og 65 år med varigtnedsat fysisk eller psykisk funktionsevne(§ 1 i bekendtgørelse nr. 1124 af 25. november2008).Metoden skal desuden anvendes, når borgerenfremsætter krav om det. Endelig kanden anvendes, når kommunen behandlersager om andre handicapkompenserendeydelser.Merudgiftsydelsen tildeles, når funktionsnedsættelsener af ”indgribende karakter”og kræver ”ikke uvæsentlige hjælpeforanstaltninger.”Det skal vurderes for hverenkelt person, og der findes ikke generelle7

etningslinjer for termerne. ankestyrelsenhar indkredset begrebet i et tilfælde medpiskesmæld, som ikke kunne få dækketmerudgifter, da dagligdagen ikke blev anfægtet(c-025). Og i et tilfælde med dværgvækstat der var behov for betydelige hjælpeforanstaltninger(c-046-06).da funktionsevnemetoden er baseret pådialog og samarbejde kan det anbefales,at borgeren medtager en bisidder for atfå støtte til at huske og kommunikere alt.dette er der lovhjemmel til i Forvaltningslovens§ 8.hvis borgerens kommunikation med sagsbehandlerenvanskeliggøres på grund afhørehæmning eller manglende danskkundskaberkan sagsbehandleren ifølgeForvaltningslovens § 7 inddrage en professioneltolk til at udføre sin vejledningsforpligtelse.er borgeren på grund af psykisk sygdomeller kognitive funktionsnedsættelser (seFokusområder) ikke i stand til at forholdesig til sin situation og samarbejdet medsagsbehandleren, så bør sagsbehandlerenaltid inddrage pårørende eller bisiddere.der kan også blive tale om at beskikke enværge til borgeren efter Værgemålsloven.Følgende målgrupper kan nævnes:Visse unge med handicap, der bliver 18 år§borgere med en løbende sag i kommunen, men hvor der er sket væsentlige ændringerborgere med en progredierende sygdom, hvor der er sket væsentlige ændringerborgere med langvarige lidelser, hvis konsekvenser påvirker den daglige tilværelseb orgere, der er tilkendt førtidspension efter 01. 01. 2003 eller er i gang med få behandleten ansøgning om førtidspensionborgere med pludselig opstået sygdomborgere, der har været udsat for en ulykke med nedsat funktionsevne til følgeb orgere, hvor det skal afklares om deres lidelse er af indgribende karakter i deres dagligetilværelsenytilflyttede borgere med nedsat funktionsevne8

God sagsbehandlingBrugerinddragelse er et krav formulereti retssikkerhedslovens § 4.Dialogen mellem borger og sagsbehandlerer en grundlæggende forudsætningfor borgerens medindflydelse.Man kan ikke med rimelighed forventeat enhver samtale mellemen vilkårlig sagsbehandler og entilfældig borger naturligt vil formesig til borgerens bedste. Forudsætningenfor det gode møde mellemborger og system må være at det tilen vis grad formaliseres, dvs. at detsnødvendige metodik formuleres ogfastlægges.Caspersen L., S., Ehrenreich L., LarsenV. (2004) ”Den gode samtale i socialesager”. VindendeGrundlaget for alt socialt arbejde er en positivdialog mellem borger og sagsbehandler.En professionel indsats, der leveresmed anerkendelse og almen menneskeligomsorg, skaber fællesskab, oplevelse afat være betydningsfuld og lyst til at samarbejde.Forvaltningsloven, Offentlighedsloven,Retssikkerhedsloven, Lov om social service,Persondataloven samt tilhørendevejledninger og bekendtgørelser angiveralle retningslinjer for, hvordan kommunerneskal varetage deres myndighedved behandling af borgernes ansøgningerm.m. Formålet er at bevare kvalitet i sagsbehandlingen,opnå lovenes intentionerog at sikre borgernes rettigheder. Der læggesbl.a. vægt på:At borgeren medvirker ved behandlingenaf sin egen sag, og at borgeren,såfremt denne ønsker det, får skriftligbesked om kommunens afgørelseAt faglige vurderinger fremlægges ogvurderes i samarbejde med borgerenmed det formål at få sammenhæng mellemborgerens situationsopfattelse ogden faglige vurdering af de foreliggendeoplysningerAt kommunen yder en helhedsorienteretindsats, hvor hjælpen tilrettelæggessom et sammenhængende tilbud ud fraen samlet vurdering af borgerens situationAt kommunen følger op på sagen, så derundervejs i processen vurderes, hvorvidtmålene er nået, og om der er brug forjusteringer af indsatsenAt kommunen dokumenterer sagensgang på skrift for at sikre borgerensretssikkerhedAt borgeren sikres adgang til sagens akter9

FunktionsevnemetodensdeleIndholdet i og samspillet mellem funktionsevnemetodensdele skal understøttesagsbehandlerens arbejde med at imødekommeden sociale lovgivnings intentionerom retssikkerhed og aktiv brugerinddragelse.Alle redskaber og publikationerkan downloades på www.ism.dk og www.hmi.dk1. Borgeren beskriver og præciserer sit behov for kompensation evt. med støtte fra sagsbehandler2. Borgeren og kommunen (sagsbehandleren) vurderer kompensationsbehovet og undersøgermulighederne for kompensation3. Sagsbehandleren træffer på kommunes vegne afgørelse om, hvad der kan ydes støttetil, formidler det til borgeren og sørger for iværksættelse af dækning af merudgifter,anskaffelse af hjælpemidler m.v.Reflekterende ligeværdigtsamarbejde med borgerenUanset hvilke redskaber der anvendes i socialtarbejde, så er det nødvendigt at søgeforståelse for borgerens særlige situationog få den belyst via en velgennemførtsamtale. Funktionsevnemetodens redskaberunderstøtter en ligeværdig samtalemellem sagsbehandler og borger og kræver,at sagsbehandleren løbende tænkerover ligeværdigheden i forløbet. Målet omligeværdighed stiller særlige krav til sagsbehandlerensom myndighedsperson.Sags behandleren er den kommunale ekspertpå offentlig service og skal bygge enacceptabel og solid bro til borgeren medfunktionsnedsættelse, som er ekspert påsit eget liv. Begge vidensområder er nødvendigefor at få et resultat, der er tilfredsstillendefor begge parter.Når både borger og sagsbehandler tilstræberligeværdighed i deres kommunikationog samarbejde, så vil effekten af indsatsenvære effektiv og længerevarende. Deter sagsbehandleren som myndighedsperson,der er ansvarlig for at samtalen gennemføresmed hensyn til indhold, form ogproces.Det betyder eksempelvis, at der undersamtalen tages hensyn til borgerensfunktionsnedsættelse, fx. til borgere medkommunikationsproblemer, intellektuellehandicap eller borgere, som hurtigt udtrættes.Sagsbehandleren kan opfordre borgerentil at bruge en bisidder ved møderne, dadet kan fremme ligeværdighed og støtteborgeren i, at huske alle relevante informationerog herved får denne et nuanceretog dækkende billede af sin situation.10

Følgebrevet til borgerenFølgebrevet har som mål at signalere ligeværdighedog samarbejde fra begyndelsenaf sagsforløbet.det sendes til borgeren før mødet medsagsbehandleren for at orientere omdagsordenen og sagsbehandlingens normaleforløb. herved får borgeren ligesomsagsbehandleren mulighed for at forberedesig. en skriftlig henvendelse til en borgerer sjældent tilstrækkeligt, derfor børbrevet følges op af en telefonisk kontakt.Følgebrevet til borgeren giver oplysning omForslag til mødedato, tid og stedhvad der er brug for, så dagligdagen kan fungerebrug af samtaleskemaet (forberede sig og evt. indsende det)hvad der sker på mødet (udfylder samtaleskemaet og laver sammenfatningog aftaler, får orientering om det videre forløb)hvor borgeren kan henvende sig ved tvivlstilfælde§11

SamtaleskemaetSamtaleskemaet afdækker de livssituationer,der har betydning for, at et menneskeoplever livskvalitet, fungerer i dagligdagenog kan deltage i samfundslivet. Detsendes til borgeren sammen med følgebrevetfør mødet med sagsbehandleren.Samtaleskemaet kan betragtes som endagsorden for mødet mellem borgeren ogsagsbehandleren, hvor målet er, at beskriveborgerens funktionsevne. Grundlageter samtaleskemaets basisoplysninger ogseks livssituationer: ”Den nære dagligdag”,”Samvær med familie og andre”, ”Fritid,arbejde og uddannelse”, ”Kommunikation”,”Bolig” og ”Transport”.Samtaleskemaet afsluttes med en sammenfatning,som beskriver hvilke aktiviteter,borgeren ønsker at udføre, og hvilkebegrænsninger der er for, at borgerenkan udføre dem. Sammenfatningen brugessom baggrund for drøftelserne om dehandicapkompenserende ydelser, der skalnedskrives i aftaleskemaet.12

Aftaleskemaet / fælles journalAftaleskemaet opsummerer borgerensbehov og målsætning for handicapkompensering.Desuden noteres forslag tiltyper af handicapkompenserende ydelser.Denne opsummering er udarbejdetpå grundlag af samtaleskemaets sammenfatning.Efter opsummeringen kansagsbehandleren bruge aftaleskemaetsefterfølgende sider til dokumentationaf sagsforløbet ved iværksættelse af de relevantehandicapkompenserende ydelser.Aftaleskemaets sider med fortløbende dokumentationkan erstattes af kommunensjournal, der kan fungere som en fællesjournal for de involverede fagfolk og afdelingeri kommunen. Sagsdokumentationeni journalen skal ifølge aftaleskemaetindeholde fx:Hvilke beslutninger, der er taget af borgerenog sagsbehandleren i fællesskabHvad sagsbehandleren gør, og hvad borgerengør med aftalte deadlinesNye aftaler fx ved nye afgørende oplysninger,ændringer af funktionsevnenm.m.Både borgerens og sagsbehandlerensopfattelser i tilfælde af uenighed mellemborger og sagsbehandler, samt denendelige beslutning med begrundelserAlle vigtige og afgørende forhold vedr.sagsforløbet:– Koordinering fx henvisning til og samarbejdemed andre afdelinger i ellerudenfor kommunen– Rådgivning: Hvilken rådgivning er givet,i forhold til hvad, undervejs i sagsbehandlingen– Informationsindhentning: Hvilken informationer indhentet undervejs iforløbet, og begrundelser for at den erindhentet– Partshøring - Forvaltningslovens § 19– Bevillinger og afslag med begrundelser– Opfølgningsplan og kontakttidspunkter,samt resultater af opfølgningJournalen skal udover samtaleskema, aftaleskemaetskonklusioner og sagsgangindeholde alle borgerens skriftlige henvendelser,udtalelser fra læger m.m., andrerelevante dokumenter fra samarbejdspartnereinternt eller eksternt, bevillings- ogafslagsskrivelser, leverandøraftaler, forsikringerog vedligeholdelsesplaner m.m.13

Aftaleskemaet/journalen fungerer som etkoordineringsinstrument for andre faggrupperog afdelinger i kommunen, der skalvurdere og udmåle omfanget af de enkeltekompenserende ydelser. Herved opnås:Sagsbehandlerne behøver ikke at starteforfra med at vurdere borgerens funktionsevne,men kan starte direkte medanalyser og vurderinger i forhold til deydelser, der er relevanteDen enkelte sagsbehandler spares forunødigt merarbejdeNye medarbejdere kan hurtig få et overblikover borgernes sagsforløbBorgerens retssikkerhed styrkes, idethan/hun kan få en samlet oversigt overkommunens indsats i den aktuelle sagsbehandlingEn helhedsorienteret og koordineretsagsbehandling sikres, hvilket skal tilstræbesifølge retssikkerhedsloven (§ 4og § 6)De involverede sagsbehandlere kan hurtigtudveksle relevante informationerHelhedsorienteret betyder, at borgerens personlige livsforståelse, kroppens funktioner,de daglige aktiviteter, deltagelse i samfundslivet og omgivelsernes påvirkning indgåri den fælles analyse med henblik på udarbejdelse af målsætning, planlægning og gennemførelseaf indsatser. Borgeren skal opleve processen som forståelig, betydnings- ogmeningsfuld, samt at den passer ind i hans/hendes øvrige hverdagsliv.Jensen, L., Møller, K., Rahbek, J. & Johansen. K.S. (2004). Rehabilitering i Danmark. Hvidbogom rehabiliteringsbegrebet. Århus: MarselisborgCentret14

Ydelsesoversigt”Ydelsesoversigt. Servicelovens handicapkompenserendeservice og ydelsertil voksne med nedsat funktionsevne iX-kommune” er en kortfattet skriftligoversigt over kommunens organisationsamt ydelsestyper og ydelsesniveau forkompensation til personer med nedsatfunktionsevne.Formålet med oversigten er at øge borgerensmulighed for at vurdere til hvad og ihvilket omfang, der kan ydes støtte.Det er en oversigt, som kommunernekan udarbejde iflg. § 3 i Funktionsevnebekendtgørelsennr. 623 af 15.juni 2006.Ydelsesoversigten kan være en del afkommunens hjemmeside. Den kan sendesud til borgeren sammen med følgebrevet,eller den kan udleveres ved det førstemøde mellem borgeren og sagsbehandleren.Oversigten kan endvidere være en støttetil sagsbehandleren til at arbejde helhedsorienteret,da det via ydelsesoversigten erlet at få et overblik over kommunens afdelinger,deres ansvarsområder og kompensationstyperog niveauer.Der er udarbejdet en skabelon for ydelsesoversigten,som hver kommune kanfylde ud med oversigt over egen organisationog lokalt bestemte udmøntninger aflovgivningen. Den kan downloades frawww.ism.dk eller www.hmi.dk15

”Fokusområder – Om nedsat funktionsevneog kompensation””Fokusområder – Om nedsat funktionsevneog kompensation” er en selvstændigpublikation, som nemt og overskueligtgiver sagsbehandlere m.v. information omspecifikke funktionsevnenedsættelser,barrierer i samfundet samt begrænsningeri hverdagslivets aktiviteter. Desudennævner den relevante kompensationsmulighederfor funktionsnedsættelser.Der er mange variationer inden for hverdagensaktiviteter og borgernes omgivelser,og der er mange former for samspil mellemforskellige typer af nedsatte kropslige,psykiske og sociale funktioner og deaktuelle livsvilkår.Dette komplekse samspil betyder, at udgangspunktetfor tildeling af kompenserendeydelser, nemlig funktionsevnen,skal vurderes ud fra individuelle og unikkelivssituationer, som forudsætter god indsigti mennesker med handicaps livsvilkår.Ubevidste personlige værdier og forforståelserkan let komme til at spille en dominerenderolle ved disse vurderinger. Herkan ”Fokusområder” medvirke til, at der isamarbejdet mellem borgeren og sagsbehandlerenkommer fokus på de centraleproblemstillinger i borgerens situation.Sagsbehandleren kan bruge ”Fokusområder”i sin forberedelse til samtalen medborgeren.16

17De 10 trin i procedurenfor vurdering af nedsatfunktionsevne

Samtaleskema,evt. ydelsesoversigt og følgebrev+ svarkuvert sendes til borgerenNår sagsbehandleren modtager en ansøgning fra en borger, såFinder sagsbehandleren en dato, hvor han/hun kan mødes med borgeren enten i forvaltningeneller på borgerens bopælMødedatoen skrives ind i følgebrevet, hvor sagsbehandlerens telefonnummer ogmail-adresse også noteresFølgebrevet sendes i overensstemmelse med kommunens svarfrister til borgerensammen med samtaleskemaet, evt. en ydelsesoversigt og en svarkuvert, som borgerenkan bruge til at returnere samtaleskemaet til sagsbehandleren inden mødetFølgebrevet, samtaleskema og evt. ydelsesoversigt kan efter aftale med borgeren ogsåsendes elektronisk til vedkommende, da det for personer med funktionsnedsættelseofte er lettere at benytte en computer end at skrive i hånden. Dog bør cpr-nummerudelades ved elektronisk post.Udsendelse af følgebrev, samtaleskema og evt. ydelsesoversigt giver borgeren mulighed for:At kende dagsordenen, så vedkommende kan forberede sig og udnytte sine ressourceri omgivelserne til dette og selv være med til at sætte dagsordenenAt målrette sine forventninger ud fra informationen fra ydelsesoversigtenAt kunne informere sagsbehandleren på forhånd, hvis der er ting, vedkommendeønsker drøftet i samtalen, eller som skal undersøges inden (fx et bestemt hjælpemiddel,en økonomisk ydelse)at fremsende samtaleskemaet til sagsbehandleren, så det er lettere at gennemføre ogmålrette samtalen, da behovene er beskrevet i samtaleskemaetAt kunne forberede sig både ved at overveje muligheder, indhente viden og diskuteresine følelser med nærtstående personer19

Borgeren kontaktesfor at aftale endelig dato,tid og sted for mødeSagsbehandleren kontakter borgeren inden for den svarfrist, der er nævnt i følgebrevetEndelig dato, tid og sted for mødet aftalesBorgeren orienteres om proceduren ved en funktionsevnevurderingSagsbehandleren og borgeren afgør i fællesskab, om det er nødvendigt med en funktionsevnevurderingFunktionsevnemetoden skal altid bruges, hvis borgeren ønsker detHvis borgeren og sagsbehandleren er enige om, at en funktionsevnevurdering ikke ernødvendigt (ved ”små” sager), så foretages bevillingen som en ekspeditionssag. Derskal være tilstrækkelig dokumentation i journalen for dette forløbHvis funktionsevnemetoden kommer i brug, så drøfter sagsbehandleren og borgerenhvilke særlige materialer (fx oplysningspjecer fra kommunen, ydelsesoversigten ellerdokumentation fra borgeren), der skal medbringes til mødetSagsbehandleren orienterer borgeren om, at han/hun har ret til at have en bisiddermed til mødet og opfordrer borgeren til sammen med sine pårørende mv. at forberedemødetOm borgerinddragelseBorgernes situation er udgangspunktet for al sagsbehandling eller andre former for rehabilitering.Borgeren er inddraget fra starten!Det er faktisk fagfolkene, der inddrages i borgerens situation og hverdagsliv.(Borg T (2002) Livsførelse i hverdagen under rehabilitering. Ph.d.-afhandling udgivet afForskningscentret Sundhed, Menneske og Kultur. Filosofisk Institut. Århus Universitet).21

Forberedelseaf mødetSom målrettet forberedelse til mødet med borgeren kan sagsbehandlerenGennemgå borgerens indsendte samtaleskema eller – hvis borgeren ikke har indsendtskemaet - punkterne i et tomt samtaleskema, for at kunne indhente målrettede oplysningerom netop denne borgerBruge ”Fokusområder” til at orientere sig om borgerens funktionsnedsættelser ogdisses indflydelse på funktionsevnenBruge ”Ydelsesoversigten” for at få overblik over kommunens kompensationsmulighederfor netop denne borgerIndhente relevante oplysninger fra andre fagfolk i kommunen, eksterne samarbejdspartnere,fra borgerens journal eller lægejournalerIndhente generel viden om borgerens funktionsnedsættelse(r) fx fra handicaporganisationereller videnscentre, hvilket især er relevant ved sjældne sygdomme(se ”Fokusområder”)Sørge for et mødelokale, som i sin indretning viser, at borgeren er en ligeværdig samarbejdspartner,og hvor telefoner eller andre forhold ikke forstyrrer samtalenTil mødet kan følgende materiale medbringes:– Borgerens evt. indsendte og udfyldte samtaleskema– Ekstra samtaleskemaer– Ydelsesoversigt (hvis kommunen har en)– Aftaleskema– Aktuelle kommunale pjecer vedr. forskellige kompenserende ydelser, evt. efteraftale med borgerenEffekt af forberedelseMålrettet forberedelse fra både sagsbehandler og borger betyder, at deres ressourcer kanudnyttes bedre, at mødet kan blive mere effektivt, og at deres forforståelser af hinandenog situationen nuanceres. Desuden kan det betyde for borgerne, at deKan føle sig trygge. De ved, hvad det handler omOplever tydelige mål og midlerKan udnytte deres kvalifikationerKan gøre brug af ressourcer i deres netværkOplever sig taget alvorligt og ligeværdigt behandlet23

Møde med borgerenog eventuelle bisiddereSagsbehandleren leder mødet. Det helt elementære og grundlæggende er at opnå godog ligeværdig kommunikation med borgeren. Mødet skal derudover indeholde følgendeelementer:Information om sagsbehandlingenSagsbehandleren orienterer om– Sagsbehandlingens normale forløb– Den tid forløbet skønnes at tageOrienteringen skal være tilpasset borgerens viden og situation. Ofte vil korte indlægefterfulgt af spørgsmål om, hvad borgeren ønsker at vide m.m., være en god start til enmere målrettet orientering.Samtaleskemaet gennemgås med borgeren.– Samtaleskemaet fungerer som huskeliste for, at alle vigtige områder bliver drøftetpå mødet– Rækkefølgen er ikke afgørende, og man kan fx starte med de punkter, som borgerenfinder vigtigst, samt undlade dem, som hverken borger eller sagsbehandler finderrelevante– De relevante punkter i samtaleskemaet udfyldes eller der sker en uddybning af detskema, som borgeren i forvejen har udfyldt– Har borgeren tidligere modtaget kompenserende ydelser, som vurderes stadig atfungere efter hensigten, noteres dette i skemaet. Nedsatte funktioner, der ervelkompenserede, skal således ikke beskrives yderligereSammenfatningen af samtaleskemaet udarbejdes og nedskrivesUd fra de udfyldte punkter i samtaleskemaet udarbejdes sammenfatningen i aftaleskemaet.Herved fås overblik over– Hvilke af borgerens hverdagsfunktioner, der er begrænsede– Hvad der forårsager begrænsningerne– Hvilke kompenserende ydelser, borgeren allerede har– Borgerens vigtigste aktiviteter, der angiver fokus for evt. handicapkompenserendeydelserHvis sagsbehandleren vurderer, at borgeren falder inden for den personkreds, derkan få dækket merudgifter efter servicelovens § 100, så er det vigtigt at fremhævede hverdagsaktiviteter, der er udløser merudgifterne, i sammenfatningen. Disse merudgifterkan nemlig ikke kompenseres på anden vis.25

Drøftelse og notering af hvilke ydelser borgeren evt. har brug for– Borgeren og sagsbehandleren drøfter med udgangspunkt i samtaleskemaetssammenfatning hvilke handicapkompenserende indsatser (fx merudgifter,hjælpemidler, rådgivning og andre fx fra private fonde m.m.) der kan være relevantefor borgeren– Sagsbehandleren skal informere borgeren om, at de ydelser, som sagsbehandlerenikke selv har kompetence til at bevillige, kræver specifikke udredninger foretagetaf andre faggrupper, hvorfor forslagene til handicapkompenserende indsatser ikkeer bindende– Listen over mulige handicapkompenserende ydelser skrives ind i aftaleskemaet,hvor der for hver ydelse angives de mål, som den skal opfylde. D.v.s. hvilke funktioner,aktiviteter eller former for deltagelse i samfundslivet borgeren kan udføreeller tage del i, når den handicapkompenserende ydelse er iværksat– Samtaleskemaets drøftelser og konklusioner i forbindelse med en ansøgning omdækning af merudgifter (Servicelovens § 100) kan afklare om ansøgeren er omfattetaf personkredsen for § 100. Hvis sagsbehandleren umiddelbart vurderer, at detteer tilfældet, skal der udarbejdes et skøn over merudgifterne. Det er vigtigt for denendelige afgørelse vedrørende borgerens muligheder for dækning af merudgifterBrug for ekstra oplysningerHvis der er uklarhed eller uenighed om forhold, der har relation til vurdering af funktionsevneneller erhvervelse af specifikke kompenserende ydelser, så aftaler borgerenog sagsbehandleren, hvilke oplysninger der yderligere skal indhentes fx fralæger eller andre sagkyndige. Det noteres også i aftaleskemaetGenerel rådgivningSagsbehandleren skal give borgeren rådgivning om mulighederne for at få opfyldtbehov, som kommunens ydelser ikke dækker. Rådgivningens art og indhold noteresi aftaleskemaet, hvor det samtidig angives, hvad der yderligere skal rådgives om ellerundersøges i forbindelse med rådgivningen26

Aftaler om iværksættelse af besluttede handlingerAftaleskemaet angiver de konkrete mål, borgeren og sagsbehandleren har for denødvendige handicapkompenserende ydelser. Det kan betragtes som en opgaveliste,hvis opfølgning kan skrives på aftaleskemaets/journalens følgende sider,hvorved forløbet af sagsbehandlingen dokumenteres.Ud fra denne ”opgaveliste” aftaler sagsbehandleren og borgeren for hver opgave:– Hvad der skal gøres– Hvem, der skal gøre det– Hvornår det skal gøres med tidsramme og sluttidspunktDet kan fx handle om henvendelse til andre afdelinger eller sagsbehandlere ikommunen, samt indhentning af oplysninger eksternt.Det kan både være borger og sagsbehandler, der er ansvarlige for opgavensgennemførelse og evt. løsning. Sagsbehandleren er dog myndighedsperson og hardet endelige ansvar for, at sagen gennemføres inden for kommunens tidsfrister og ioverensstemmelse med lovgivningen. Hvis borgeren af en eller anden grund ikke fårudført sin del af aftalerne, er det sagsbehandlerens ansvar at få fulgt op på dette.Borgeren modtager relevant informationsmaterialeSom afslutning på mødet udleverer sagsbehandleren det informationsmateriale tilborgeren, som borgeren ønsker, eller som sagsbehandleren finder nødvendigt27

Kopi af udfyldtsamtaleskema og aftaleskemasendes til borgerenEfter mødet sender sagsbehandleren deudfyldte skemaer (samtaleskemaet medsammenfatningen samt aftaleskemaet) tilborgeren.Hvis de udfyldte skemaer sendes elektroniskvia e-mail, skal borgeren give tilladelsetil dette.Ligeværdigt samarbejde indebærer:Ligeværdig behandling af borgerne, herunder et reelt samarbejde (den menneskeligerelation)Rammerne og ydelsernes form skal fremme brugerinddragelse/ligeværdighed (tilbuddenesorganisering, arbejdstilrettelæggelse og ydelsestyper)Processen ved levering af ydelserne skal udføres via reelt og ligeværdigt samarbejde(faglige færdigheder, samarbejdsformer, metodevalg og koordinering) uanset om indsatsernekan imødekomme borgerens behov.(Jensen & Jensen. (2007). Samarbejde og værdighed. Om borgersamarbejde i den offentligesektor. København. Munksgaard Danmark. S.29)29

Aftaler udføresog forløbet noteres i aftaleskemaet/journalen. Afgørelse træffesSagsbehandler og borger følger op på de fælles aftaler:– Sagsbehandleren koordinerer med andre afdelinger m.m., indhenter supplerendeoplysninger og specialistudtalelser. Alt dette noteres i aftaleskemaet/journalen– Der sendes kopi af eventuelle specialistudtalelser m.m. til borgeren– Indgår borger og sagsbehandler nye aftaler, sendes kopier af disse ligeledes tilborgeren– Er der uenigheder mellem borgeren og sagsbehandleren undervejs, så noteres beggesynspunkter, men det er sagsbehandleren, der som myndighedsperson i sidsteende tager beslutningerne, hvis enighed ikke kan opnås– Når der er indsamlet tilstrækkelige oplysninger om de enkelte kompensationsmuligheder,så træffer sagsbehandleren afgørelse om ydelsens art og omfang– Længere beskrivelser af analyser eller samtaler, bevillingskriterier og grundlagnoteres i aftaleskemaet/fællesjournalen, fx niveau for ydelser, specialistudtalelsereller lignende dokumenter modtaget fra andre instanser31

Bevillingsskrivelsereller afslagsskrivelser med rådgivningom ankemuligheder sendes til borgeren– Bevillingernes art og størrelse m.m. samt begrundelse både for bevilling eller afslagnoteres i aftaleskemaet/fællesjournalens fortløbende sider– Bevillings- og afslagsskrivelser m.m. vedlægges som bilag– Hvis aftaleskemaets udformning bruges som fælles journal sættes der kryds ikolonnen til højre på de fortløbende sider. Herved er det let at få overblik over hvilkeydelser, der er afslået og bevilliget, hvis sagsbehandlingen af de forskellige ydelserer lang og kompliceret, eller hvis borgeren skal have sin sag genoptaget33

Iværksættelseaf de handicapkompenserende ydelser– Sagsbehandleren følger op på aftaler og deadlines og justerer planerne– Borgeren og samarbejdspartnere skal løbende orienteres om udviklingen i processen,så deres forventninger hele tiden kan afstemmes og tilpasses de faktiske forhold– Iværksættelsesforløbet dokumenteres, hvilket gøres i aftaleskemaet/journalensfortløbende sider– Det noteres, hvilke aftaler og metoder, der bruges til gennemførelsen af de handicapkompenserendeydelser. Hvordan og hvornår ydelsen iværksættes, hvilken information(omfang, type og varighed/hyppighed), instruktion, oplæring, supervisionm.m. foretages– Ved naturalieydelser vedlægges beskrivelse og leverandøraftaler (garanti, reparation,forsikring m.m.) som bilag– Kopi af væsentlige dokumenter sendes til borgeren, som naturligvis også skal haverelevant information om og oplæring i brug af de ydelser, der er bevilligetDenne fase kan – på trods af god planlægning - byde på mange overraskelser og væremeget tidskrævende. Sygdom, kurser, omstillinger, gamle medarbejdere, der rejser ognye medarbejdere, der skal sættes ind i sagerne, leveringsproblemer, manglende udtalelserog misforståelser kan alt sammen forstyrre og forsinke processen, så der stillesstore krav til sagsbehandlerens evner som koordinator og formidler.At iværksætte kompenserende ydelser er rehabilitering:Rehabilitering tager udgangspunkt i, at menneskers muligheder for at have et godt livfremmes når:mennesker har indflydelse på udformningen af eget livmennesker indgår i anerkendende sociale relationer, der medvirker til opbygning afselvværdmennesker har adgang til deltagelse i samfundslivets mange arenaerdet omgivende samfund indretter sig, så det bliver i stand til at rumme alle sineborgere, herunder mennesker med funktionsnedsættelser på en inkluderende ogligeværdig måde(Jensen & Jensen. (2007). Samarbejde og værdighed. Om borgersamarbejde i den offentligesektor. København. Munksgaard Danmark. S.171)35

Langsigtetopfølgningsplan udarbejdes og følges– Borgeren orienteres om kommunens opfølgningspraksis eller der laves sammen medborgeren, en opfølgningsplan for de bevilligede og iværksatte ydelser– Opfølgningsplanen skal indeholde kontakttidspunkter, mål med opfølgningen (fx omydelsen stadig opfylder sin målsætning), og tydelig angivelse af, hvem der gør hvad– Planen skrives i aftaleskemaet/journalen– Der sendes kopi af opfølgningsplanen til borgeren– Forløbet af funktionsevnevurderingen følges desuden op af en faglig evaluering imedarbejdergruppen, så nyttige erfaringer kan opsamles, og eventuel ny viden sikres37

Hvis borgerenssituation ændrer sigHvis borgerens situation ændrer sigvæsentligt under sagsbehandlingen ellersenere, laves der en ny vurdering af funktionsevnen,enten på baggrund af helesamtaleskemaet eller på baggrund afenkelte dele.Der arbejdes mod nye mål for kompenserendeydelser på samme måde, som i denovenfor skitserede proces.39

Tjekliste:De 10 rigtigeKort procedurebeskrivelse for vurdering af nedsat funktionsevne med henblik påhandicapkompenserende ydelser.1. Send samtaleskema, evt. ydelsesoversigt og følgebrev + svarkuvert til borgerenmed mødedato og -tidspunkt. Side 19*2. Kontakt med borgeren: aftal endelig dato, tid og sted for evt. møde. Side 21*3. Forbered mødet. Side 23*4. Møde med borgeren og evt. bisidder. Samtaleskema og aftaleskema udfyldes.Side 25*5. Send kopi af det udfyldte samtaleskema og det udfyldte aftaleskema til borgeren.Side 29*6. Udfør de besluttede aftaler. Træf afgørelse om kompenserende ydelser. Side 31*7. Send begrundede bevillingsskrivelser eller afslagsskrivelser til borgeren. Side 33*8. Iværksæt og implementer de handicapkompenserende ydelser og dokumenter forløbet.Side 35*9. Følg en langsigtet opfølgningsplan. Side 37*10. Hvis borgerens situation ændrer sig. Side 39*40

indenrigs- og socialministerietholmens Kanal 22, 1060 København KTlf 33 92 93 00ism@ism.dkwww.ism.dk42ke-art.dk