60 | HADERSLEV KOMMUNE – IT´S SAFE MAGASIN INTELLIGENT VEJ TIL BEDRE BORGERSERVICE I Haderslev Kommune har de det erklærede mål at styrke den borgernære service for alle. En intelligent scanningsløsning har i den forbindelse været en klar succes. ”Vi er meget tilfredse med løsningen, der har været en fordel for både medarbejdere og borgere. Takket være samarbejdet med Konica Minolta.” Lisbeth Nissen Digitaliseringskonsulent i Haderslev Kommune Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s
IT´S SAFE MAGASIN – HADERSLEV KOMMUNE | 61 Haderslev Kommune blev strakt gevaldigt ud i bredden ved kommunalreformen. Nu rækker kommunen lige fra Lillebælts kyster og helt ud omkring Vojens og Gram midt i Sønderjylland. Kommunen er arealmæssigt blevet større, og den omfatter nu store områder, som er relativt tyndt befolket. Samtidig er det et mål at styrke både den borgernære service og digitaliseringen i kommunen. Det har ført til en ny scanningsløsning, der blev taget i brug ultimo 2015 og som på et halvt år har vist sig at være en solid succes. ”Når borgerne skal aflevere ansøgninger til kommunen, så skal der meget tit hæftes nogle dokumenter ved,” forklarer digitaliseringskonsulent Lisbeth Nissen fra afdelingen IT og Digitalisering i Haderslev Kommune. ”Tidligere kunne det godt være besværligt, fordi det kunne gøres på mange forskellige måder, og man kunne ikke altid være sikker på, at borgeren kunne finde dokumenterne frem igen. Men det er ændret nu.” ÉN SCANNINGSLØSNING BLEV TIL FEM Man bliver nødt til at tage nogle hensyn, når ansøgninger om fx boligydelse skal ledsages af dokumenter. Der er naturligvis borgere, der er ”digitale indfødte”, og som har scanningsudstyr derhjemme. Men for alle andre var det nødvendigt at finde en løsning, også på grund af de interne personaleressourcer. ”Nogle gange stod vores medarbejdere på jobcentret og brugte lang tid på at scanne borgernes dokumenter ind, men det er historie nu, for vores scanningsløsninger fra Konica Minolta har gjort det langt mere sikkert for borgeren at gøre det selv,” forklarer Lisbeth Nissen. en pc, hvor man kan udfylde sin ansøgning. Når man her scanner QR-koden, bliver de scannede dokumenter automatisk vedlagt ansøgningen. ”Vi har kortsluttet den gamle, uoverskuelige procedure, så nu kan borgeren selv styre processen, være sikker på, at dokumenterne bliver vedlagt sagen, og samtidig være tryg ved, at der ikke slipper personfølsomme data ud, for alt slettes efter et døgn,” forklarer Lisbeth Nissen og uddyber: ”Vi frigør ressourcer internt, personfølsomme data beskyttes, og borgeren oplever et forbedret serviceniveau, hvor han eller hun selv styrer processen.” Haderslev Kommune har investeret i fem scanningsstationer i det hele, og ud over rådhuset og jobcentret står der også scanningsstationer på bibliotekerne i blandt andet Gram og Vojens. Her har borgerne også adgang uden for almindelig arbejdstid via deres sygesikringskort, så de kan scanne ind og ansøge, når det passer dem. ”Vi er meget tilfredse med løsningen, der har været en fordel for både medarbejdere og borgere. Samarbejdet med Konica Minolta har fungeret fremragende, og vi har fået god rådgivning undervejs. Der er også flere af landets øvrige kommuner, der har henvendt sig og er nysgerrige efter at vide mere om løsningen, så jeg vil tro, at den har et stort potentiale,” slutter digitaliseringskonsulent Lisbeth Nissen fra Haderslev Kommune. I samarbejde med Konica Minolta sammensatte kommunens folk en løsning baseret på en Konica Minolta MFP-maskine kombineret med software fra NSI Autostore, en Borger PC og en QR-kodescanner. Og den blev ifølge Lisbeth Nissen hurtigt et hit: ”Den første blev stillet op i jobcentret, og efter kort tid var flere afdelinger interesserede i at få en lignende løsning. I alt har vi stillet fem af dem op nu.” EN ENKEL, LOGISK OG SIKKER PROCES Kort fortalt foregår det nu sådan, at borgeren møder op med sine dokumenter, som han eller hun scanner automatisk ind på MFP-maskinen. Den printer så en side ud med en QR-kode på, som refererer til de scannede dokumenter. Borgeren går herefter over til Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s
Change language