ITS_Magasin-2016_Low

IT´S SAFE MAGASIN – HADERSLEV KOMMUNE | 61
Haderslev Kommune blev strakt gevaldigt ud i bredden
ved kommunalreformen. Nu rækker kommunen
lige fra Lillebælts kyster og helt ud omkring Vojens og
Gram midt i Sønderjylland. Kommunen er arealmæssigt
blevet større, og den omfatter nu store områder,
som er relativt tyndt befolket.
Samtidig er det et mål at styrke både den borgernære
service og digitaliseringen i kommunen. Det har ført
til en ny scanningsløsning, der blev taget i brug ultimo
2015 og som på et halvt år har vist sig at være en
solid succes.
”Når borgerne skal aflevere ansøgninger til kommunen,
så skal der meget tit hæftes nogle dokumenter
ved,” forklarer digitaliseringskonsulent Lisbeth Nissen
fra afdelingen IT og Digitalisering i Haderslev Kommune.
”Tidligere kunne det godt være besværligt, fordi
det kunne gøres på mange forskellige måder, og man
kunne ikke altid være sikker på, at borgeren kunne finde
dokumenterne frem igen. Men det er ændret nu.”
ÉN SCANNINGSLØSNING BLEV TIL FEM
Man bliver nødt til at tage nogle hensyn, når ansøgninger
om fx boligydelse skal ledsages af dokumenter.
Der er naturligvis borgere, der er ”digitale indfødte”,
og som har scanningsudstyr derhjemme. Men for
alle andre var det nødvendigt at finde en løsning, også
på grund af de interne personaleressourcer.
”Nogle gange stod vores medarbejdere på jobcentret
og brugte lang tid på at scanne borgernes dokumenter
ind, men det er historie nu, for vores scanningsløsninger
fra Konica Minolta har gjort det langt mere
sikkert for borgeren at gøre det selv,” forklarer Lisbeth
Nissen.
en pc, hvor man kan udfylde sin ansøgning. Når man
her scanner QR-koden, bliver de scannede dokumenter
automatisk vedlagt ansøgningen.
”Vi har kortsluttet den gamle, uoverskuelige procedure,
så nu kan borgeren selv styre processen, være
sikker på, at dokumenterne bliver vedlagt sagen, og
samtidig være tryg ved, at der ikke slipper personfølsomme
data ud, for alt slettes efter et døgn,” forklarer
Lisbeth Nissen og uddyber: ”Vi frigør ressourcer
internt, personfølsomme data beskyttes, og borgeren
oplever et forbedret serviceniveau, hvor han eller hun
selv styrer processen.”
Haderslev Kommune har investeret i fem scanningsstationer
i det hele, og ud over rådhuset og jobcentret
står der også scanningsstationer på bibliotekerne i
blandt andet Gram og Vojens. Her har borgerne også
adgang uden for almindelig arbejdstid via deres sygesikringskort,
så de kan scanne ind og ansøge, når det
passer dem.
”Vi er meget tilfredse med løsningen, der har været
en fordel for både medarbejdere og borgere. Samarbejdet
med Konica Minolta har fungeret fremragende,
og vi har fået god rådgivning undervejs. Der er også
flere af landets øvrige kommuner, der har henvendt
sig og er nysgerrige efter at vide mere om løsningen,
så jeg vil tro, at den har et stort potentiale,” slutter
digitaliseringskonsulent Lisbeth Nissen fra Haderslev
Kommune.
I samarbejde med Konica Minolta sammensatte kommunens
folk en løsning baseret på en Konica Minolta
MFP-maskine kombineret med software fra NSI Autostore,
en Borger PC og en QR-kodescanner. Og den
blev ifølge Lisbeth Nissen hurtigt et hit: ”Den første
blev stillet op i jobcentret, og efter kort tid var flere
afdelinger interesserede i at få en lignende løsning. I
alt har vi stillet fem af dem op nu.”
EN ENKEL, LOGISK OG SIKKER PROCES
Kort fortalt foregår det nu sådan, at borgeren møder
op med sine dokumenter, som han eller hun scanner
automatisk ind på MFP-maskinen. Den printer så
en side ud med en QR-kode på, som refererer til de
scannede dokumenter. Borgeren går herefter over til
Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s