Magazin 09, 05/06.08 - bei ElfenauPark

28 Kommen & Gehen
K o m m e n
& Gehen
Kein Mail-Alarm, dafür Besprechungen im Stehen.
Zeitmanagement verbessern – eine Anleitung
für mehr Zeit!
von Sabine Wenger, Leiterin Verwaltung und Personal
Mails, Sitzungen, Anrufe, Gespräche
im Gang – die Gefahr, sich bei der
Arbeit fremdsteuern zu lassen, ist erheblich.
Wer einige einfache Regeln
befolgt, hat deutlich mehr Zeit für
konzentriertes Arbeiten.
Gutes Zeitmanagement lebt von
kleinen Schritten, die man konsequent
durchhalten sollte. Eine einfache
Massnahme wäre etwa, sich zu
untersagen, vormittags im Internet
zu surfen. Oder sich vorzunehmen,
immer erst dann eine neue Aufgabe
anzugehen, wenn die vorliegende
erledigt ist. Zwei Dinge sind bei all
dem unentbehrlich: Erstens: Öfter
mal Nein sagen – wer alles annimmt,
muss sich nicht wundern, wenn er
mit nichts vorankommt. Zweitens:
Ordnung bewahren – wer im Chaos
wütet und ständig Arbeitsutensilien
und Unterlagen sucht, vergeudet
viel Zeit. Die folgenden Massnahmen
können helfen, das Zeitmanagement
zu verbessern:
Wer kein klares Ziel hat und zu viel
auf einmal erledigen will, verzettelt
sich in Kleinkram und verliert aus
den Augen, was wichtig ist. Deshalb:
Jeden Tag sorgfältig planen.
Das braucht nicht mehr als ein paar
Minuten. Bewährt hat sich dafür die
ALPEN-Methode:
A wie Aufgaben aufschreiben –
alles, was zu tun ist in einen
Tagesplan eintragen.
L wie Länge der Aufgaben
einschätzen.
P wie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes
und Unterbrechungen
reservieren.
E wie Entscheidungen treffen –
Prioritäten setzen, so kann das
Tagespensum aufs Wesentliche
ausgerichtet werden. Und Dinge
delegieren, die nicht selber
erledigt werden müssen.
N wie Nachkontrolle – abends
wird Bilanz gezogen. Was nicht
erledigt ist, kommt auf die Liste
für den nächsten Tag.
Simple Hilfsmittel vereinfachen den
Alltag, die gute alte To-do-List oder
Pendenzenliste zum Beispiel. Sie ist
überall und immer anwendbar. Und
Erledigtes durchzustreichen, gibt
einem die Genugtuung, etwas geschafft
zu haben. Aber aufgepasst:
Viele To-do-Listen sind derart überfrachtet,
dass schon ein Blick darauf
reicht, um in Hektik zu verfallen.
Deshalb: Weniger ist mehr!
Zu den übelsten Zeitfressern zählen
Besprechungen und Sitzungen. Sie
werden erträglich kurz, wenn man
vorbereitet erscheint, die Redezeiten
begrenzt und die Besprechung im
Stehen abhält. Das diszipliniert.
Den Mail-Alarm schaltet man mit
Vorteil aus! Ob ein einfaches Beep-
Beep oder nur ein optisches Signal
– jede noch so unwichtige Nachricht
lenkt ab und bringt einem aus
dem Konzept. Es ist nicht nötig, jedes
Mail sofort zu lesen. Nichts kostet
mehr Zeit und verursacht mehr
Stress, als etwas nur mit halber Aufmerksamkeit
zu erledigen, weil man
gleichzeitig mit seiner digitalen Post
beschäftigt ist. Tipp: Mails en bloc
bearbeiten, zum Beispiel nur morgens,
mittags und abends. Pro Mail
möglichst nicht mehr als zwei Minuten
investieren. Sofort entscheiden,
ob auf das Schreiben reagiert oder
ob es archiviert oder gelöscht wird.
Wichtig: Sich kurz fassen und keine
unnötigen Nachrichten schreiben.
Telefonieren geht oft schneller und
ist sinnvoller.
Wer Aufgaben bündelt, verzettelt
sich weniger. Es empfiehlt sich,
für Telefonate und Gespräche bestimmte
Zeiten einzuplanen.
Darauf achten, dass die Tage nicht
nur aus Arbeit bestehen. Zeit reservieren
für Erholung und Entspannung.
Die Freizeit aber nicht bis auf
die letzte Minute verplanen und
nach Feierabend nicht von einer
Aktivität zur nächsten hetzen. Sich
die Freiheit nehmen, auch mal faul
zu sein und eine Einladung abzusagen.
Es ist wichtig, Stress zu unterbrechen
und entspannende Rituale
im Alltag zu verankern.
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