Thema: Kontakt-/Gesprächsberichte - work ... for all!

Thema: Kontakt-/Gesprächsberichte
Innerhalb Ihres Vertriebsmanagements lassen
sich Kontaktberichte komfortabel verwalten.
Wir bieten Ihnen zwei Varianten der
Handhabung an:
1. Falls Sie sich bereits bisher auf ein
gemeinsames Formular geeinigt haben,
können Sie dieses weiter nutzen und es in
work ... for all! integrieren.
2. Oder Sie nutzen unsere Eingabemaske mit
fest vordefinierten Feldern. Dieser
Gesprächsbericht kann zudem an ein
Telefonat oder einen Termin gekoppelt
werden.
Kontaktberichte über Microsoft Word
Vorlage
Der einfachste Weg ist eine Vorlage, die Sie ins
Programm integrieren. Hierfür können Sie
sowohl das Fenster Korrespondenz, Dokumente
oder Kontaktbericht nutzen. An dieser Stelle
gehen wir lediglich auf den üblichen Weg über
Kontaktbericht ein.
1. Rufen Sie den Kunden oder den Lieferanten
auf.
2. Klicken Sie auf den +-Button in der
Kopfleiste des Fensters .
3. Es erscheint der Assistent für
Kontaktberichte. Wählen Sie die erste
Option und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Die weiteren Einstellungen (Kunde,
Ansprechpartner) füllen Sie aus:
5. Die Vorlage ist standardmäßig im
Vorlagenverzeichnis zu finden. Per Klick
können Sie jedoch auch eine andere
Vorlage auswählen, die das Programm sich
auch merkt. Natürlich können Sie innerhalb
der Vorlage mit Textmarken (z.B. für den
Kundennamen) arbeiten.
6. Klicken Sie dann OK und es erscheint das
Microsoft Word Dokument, das im
Briefverzeichnis des jeweiligen Mandanten
unter einem neuen Dateinamen
abgespeichert wird. Innerhalb des
Schreibtischs erkennen Sie Microsoft Word
Kontaktberichte am Word-Symbol.
Kontaktberichte über Eingabemaske
Dieser Weg ist etwas formalisierter, allerdings
bietet er zwei entscheidende Vorteile: Die
einzelnen Gesprächspunkte können über
Whattodos überwacht werden und die Berichte
sind auf Wunsch mit einem Termin oder einem
Telefonat verknüpft. So geht’s
7. Rufen Sie den Kunden oder den Lieferanten
auf und
a. Erstellen Sie ein neues Telefonat oder
einen neuen Termin oder rufen Sie das
Telefonat oder den Termin aus dem
Schreibtisch heraus auf. Klicken Sie
dann auf das Symbol für den
Kontaktbericht:
b. Oder klicken Sie im Fenster
Kontaktberichte auf den +-Button. Nun
erscheint (wie bereits bei den
Kontaktberichten über Microsoft Word
der Assistent. Wählen sie nun die
zweite Option:
c. Klicken Sie auf Weiter und füllen Sie
wie oben beschrieben die Felder aus.
8. In beiden Fällen erscheint die Maske
Kontaktbericht:
9. Zu den einzelnen Funktionen:
10. Im rechten Bereich der Maske finden Sie
die einzelnen Gesprächs-TOPs. Jede
einzelne Zeile stellt einen Gesprächspunkt
dar. Innerhalb der Tabelle können Sie
keine Änderungen vornehmen, sondern
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Thema: Kontakt-/Gesprächsberichte
lediglich im unteren Bereich der Maske.
Jede Veränderung der Daten muss
gespeichert werden.
Die einzelnen Punkte:
Whattodos in Verbindung zu Kontaktberichten
Unsere unabhängige Whattodo-Verwaltung
kann mit den Gesprächspunkten/TOPs
verknüpft werden. Klicken Sie auf den
obenstehenden Button, um ein Whattodo für
die jeweils aktuelle Zeile zu erstellen.
Beachten Sie dabei folgendes:
− Sie können jederzeit vom Gesprächspunkt
in das Whattodo wechseln. Wenn Sie
jedoch den Inhalt des Gesprächspunkts
ändern, wird dies im Inhalt des Whattodos
nicht berücksichtigt. Gleiches gilt für die
ausgewählte Person.
− Das Whattodo hat nach dem Anlegen sein
Eigenleben. Wenn Sie es ändern,
weitergeben, löschen etc., wird dies nicht
im Gesprächs-TOP erwähnt.
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