Handbuch work ... for all! ERP

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Autoren: Marita Schmitz, Toni Schmitz, Maria Keller,
Sascha Lindtner, Angelique Schäfer, Melanie Steffen,
Robin Hausmann, Sebastian Spitz
Foto Umschlag: Susanne Lührig; www.iStockPhoto.com
Telefonischer Support (täglich 8 30 - 17 00 Uhr):
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Inhaltsverzeichnis
1. STAMMDATEN UND ORGANISATION ................................................................................ 5
1.1 ERP Nummern und Nummernkreise ................................................................................ 6
1.2 Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten ............................................. 8
1.3 Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren ....................................................... 15
1.4 Artikelverwaltung ......................................................................................................... 17
1.5 Artikelliste .................................................................................................................... 28
1.6 Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege ................................................ 35
1.7 Artikelkategorien ......................................................................................................... 37
1.8 Artikelverknüpfung ...................................................................................................... 39
1.9 Automatische Artikelnummern ..................................................................................... 40
1.10 Ländereinstellungen, Kurse, Währungen ...................................................................... 42
1.11 Preisgruppen ................................................................................................................ 45
1.12 Kundenindividuelle Preise ............................................................................................. 47
1.13 Staffelpreise (Sondermodul auf Anfrage) .............................................................................. 50
1.14 Stücklisten (Sondermodul auf Anfrage) ............................................................................... 53
1.15 Inventarverwaltung (Sondermodul auf Anfrage) .................................................................. 58
1.16 Inventar Barcode-Label (Sondermodul auf Anfrage) ............................................................. 65
1.17 Standorte und Entfernungen ........................................................................................ 66
1.18 Textbausteine ............................................................................................................... 68
2. ANGEBOTS- UND AUFTRAGSWESEN ............................................................................... 73
2.1 ERP-Infofenster konfigurieren ....................................................................................... 74
2.2 Angebote ..................................................................................................................... 80
2.3 Import von GAEB-Dateien (Sondermodul auf Anfrage) ........................................................ 96
2.4 Aufträge ...................................................................................................................... 97
2.5 Kalkulation auf Auftragsebene ................................................................................... 100
2.6 Abrufaufträge und Kontrakte ..................................................................................... 103
2.7 Lieferscheine ............................................................................................................. 107
2.8 Import Positionen ....................................................................................................... 110
2.9 Freigabe von ERP-Dokumenten .................................................................................. 113
2.10 Zahlungsarten und Zahlungsziele ............................................................................... 117
2.11 Drucken von ERP-Dokumenten ................................................................................... 119
2.12 Beschriftung von ERP-Dokumenten ............................................................................ 123
2.13 Status von ERP-Dokumenten ...................................................................................... 125
2.14 Dateinamen von ERP-Export-Dateien .......................................................................... 128
2.15 ERP-Dokumente mit Unterschrift versehen .................................................................. 129
2.16 ERP Listen .................................................................................................................. 131
2.17 Abo-Rechnungen ....................................................................................................... 135
2.18 Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage) ................................................................... 140
2.19 Deckungsbeitragsrechnung ........................................................................................ 150
3

Inhaltsverzeichnis
2.20 Zielpreisberechnung ................................................................................................... 154
2.21 Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck (Sondermodul auf Anfrage) ............................... 156
3. BESTELLWESEN, LAGERVERWALTUNG UND PRODUKTION ......................................... 161
3.1 Bestellungen .............................................................................................................. 162
3.2 Automatisierung des Bestellprozesses für einzelne Aufträge ....................................... 167
3.3 Lagerverwaltung ........................................................................................................ 169
3.4 Lagerumbuchung ....................................................................................................... 181
3.5 Lagerbewertung ......................................................................................................... 183
3.6 Lagerinventur ............................................................................................................. 185
3.7 Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage) ................................................. 190
3.8 Produktionsaufträge ................................................................................................... 195
3.9 Inventur des Inventars (Sondermodul auf Anfrage) ............................................................ 200
3.10 Reservierungen .......................................................................................................... 203
3.11 Disposition von Mietmaterial ...................................................................................... 205
3.12 Bedarfsanforderung ................................................................................................... 209
4. RECHNUNGSWESEN ........................................................................................................ 213
4.1 Rechnungen und Gutschriften .................................................................................... 214
4.2 Rechnungseingangsbuch ............................................................................................ 220
4.3 Rechnungsausgangsbuch ........................................................................................... 224
4.4 Eingangsrechnungen .................................................................................................. 228
4.5 Dokumente zuordnen und scannen ............................................................................ 233
4.6 Genehmigung von Eingangsrechnungen .................................................................... 236
4.7 Zahlungstermine verwalten ........................................................................................ 239
4.8 Datenträgeraustausch ................................................................................................ 242
4.9 Kostenstellen, Erlös- und Kostenkonten ...................................................................... 246
4.10 Fibu-Konten pflegen .................................................................................................. 250
4.11 DATEV-Schnittstelle .................................................................................................... 252
4.12 Kassenbuch (Sondermodul auf Anfrage) ........................................................................... 259
4.13 Anzahlungsrechnungen ............................................................................................. 263
4.14 Mahnwesen (Sondermodul auf Anfrage) ........................................................................... 266
4.15 Proforma-Rechnungen ............................................................................................... 269
4.16 Reisekostenabrechnung ............................................................................................. 270
5. STATISTIK UND AUSWERTUNGEN ................................................................................. 279
6.1 Statistik Standardauswertungen ................................................................................. 280
6.2 Gewinn- und Verlustrechnung ................................................................................... 298
6.3 Liquiditätsplanung ...................................................................................................... 303
6.4 Fixwerte pflegen ........................................................................................................ 310
6.4 Intrastat / Intrahandel ................................................................................................. 312
4

5
1. STAMMDATEN & ORGANISATION

ERP Nummern und Nummernkreise
Nummern für Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. sind ein vieldiskutiertes Thema: Immer
wieder hören wir lange und komplizierte Theorien über Bedeutungen von Nummern und Systemen,
die sich jemand ausgedacht hat:
„Die zweite Stelle bezeichnet die Kostenstelle, gefolgt von einem Bindestrich, dann zwei Stellen für
die Produktsparte, anschließend ein B … aber nur montags.“ … oder ähnlich.
Sie merken sicher, dass wir das nicht als sinnvoll betrachten. Warum? Und was ist die aus Sicht von
work … for all! vernünftige Lösung? In diesem Kapitel erfahren Sie es.
Vorbedingungen
Es gibt einige logische und organisatorische Vorbedingungen zu beachten:
- Die Felder der Datenbank, in die die Nummern gespeichert werden, sind in work … for all!
numerisch. Es sind also zunächst einmal keine Buchstaben oder Zeichen möglich.
- Das aus gutem Grund: Um fortlaufende Nummern zu generieren, benötigt man ein Zahlenfeld,
das hochzählen kann.
- Außerdem sind zur Übergabe an die Buchhaltung gewisse Regeln einzuhalten, etwa im Datev-
Bereich. Standard sind hier sechsstellige Zahlen (längere Zahlen sind einstellbar).
- Der Finanz-Gesetzgeber in Deutschland verlangt aus nachvollziehbarem Grund
(„Schwarzrechnungen“) lückenlose Rechnungsnummern. Entsteht eine Lücke, muss diese zum
Beispiel durch eine Aktennotiz begründet werden. Nummernfolgen wie „R90012-1“ und
„R90012-2“, die man gerne innerhalb Projekten benutzt, erlauben Lücken – das geht also so
einfach nicht.
- Wenn Sie eine Bedeutung in die Nummernfolge einflechten (etwa: die zweite Zahl steht für die
Kostenstelle), haben Sie dann ein Problem, wenn einmal eine gemeinsame Rechnung für mehrere
Kostenstellen geschrieben werden muss oder wenn Sie im Laufe der Jahre die Kostenstellenlogik
ändern.
Unsere Empfehlung
Wir empfehlen Ihnen folgendes:
- Fortlaufende Nummern ohne Bedeutung.
- Verlassen Sie sich auf die Ordnung von work … for all! zwei Angebote an einen Kunden müssen
nicht unbedingt 100001-A und 100001-B heißen, um sie wiederzufinden. Sie finden die Angebote
beim Kunden, durch die Notizen neben den Nummern können Sie alles gut kommentieren:
• 100003 Server-Angebot
• 100081 Server-Angebot nachverhandelt
- Wenn Ihnen 10000 Nummern pro Objektart reichen, so lässt sich ggf. dann doch einmal unsere
goldene Regel brechen: machen Sie die ersten beiden Zahlen zur Jahreszahl: 10 steht für 2010
usw. Zum Jahreswechsel produzieren Sie einmalig eine Lücke (110001) und so weiter bis zum
Jahre 2099 usw.
- Beginnen Sie alle unterschiedlichen Nummernkreise mit den gleichen Zahlen. Also 100001 bis
109999 für Angebote und das gleiche für Lieferscheine, Rechnungen usw. Damit gibt es dann eine
identische Angebots- und Lieferscheinnummer pro Jahr, was Ihnen möglicherweise widerstrebt.
Aber bedenken Sie: Die oft beschriebene Situation („Dann ruft jemand an und sagt mir die
Nummer und ich möchte anhand der Nummer erkennen, ob es sich um ein Angebot oder einen
Lieferschein handelt.“) ist merkwürdig: Ihr Gegenüber hat doch das Dokument in der Hand – er
kann Ihnen sicher sagen, um welche Dokumentenart es sich handelt.
6

ERP Nummern und Nummernkreise
Pflege der Nummernkreise
Sie pflegen die Nummernkreise innerhalb der Generellen Einstellungen. Klicken Sie also auf die
Registerkarte Datei links oben im Schreibtisch und wählen Sie dann die Schaltfläche Generelle
Einstellungen. Hier markieren Sie den Eintrag Nummernkreise unter Allgemeines:
Für jede Objektart aus dem ERP-Bereich gibt es einen Nummernkreis mit Anfangs- und Endwert.
Haben Sie alles eingestellt, kümmert sich work … for all! um alles Weitere.
Lücken in den Nummern
Es kann geschehen, dass aus irgendeinem Grund eine Lücke in Ihren Angebots-, Lieferschein- oder
Rechnungsnummern entsteht. Hierzu ein Beispiel: Sie beginnen eine Rechnung, die Nummer 100003
wird vergeben. Minuten später beginnt Ihr Kollege eine Rechnung, er erhält automatisch die Nummer
100004.
Sie beschließen, das Erstellen der Rechnung abzubrechen und verlassen die Rechnung, ohne zu
speichern.
Nun ist die Lücke entstanden. Was kann man tun?
work … for all! durchsucht bei der Vergabe der neuen Rechnungsnummer die letzten Rechnungen
und wird die Nummer neu vergeben, sofern sich die Lücke innerhalb der letzten zehn Dokumente
befindet. Bitte überprüfen Sie jedoch diese Nummernvergabe, falls eine Lücke zu füllen ist. Falls das
Datum der zu füllenden Rechnung bereits weiter zurückliegt, ist dieses Verfahren eventuell nicht
korrekt.
Wir weisen Sie also in diesem Fall auf Ihre Verantwortlichkeit als Sachbearbeiter hin.
7

Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Durch die hohe Integration der Kunden- und Lieferanten-Stammdaten in den Bereichen CRM und ERP
sind es Anwender von work … for all! gewohnt, die gleichen Daten an unterschiedlichsten Stellen zu
benutzen. Es ist keine Schnittstelle oder sonstiges nötig, um integriert zu arbeiten.
Beginnt man jedoch mit der kaufmännischen Verwaltung, benötigt man neben den Adressfeldern etc.
einige weitere Felder für die entsprechenden Abläufe. Dies wird in diesem Kapitel erklärt.
Erweiterte Kunden- und Lieferantenfelder
Durch eine entsprechende ERP-Seriennummer werden innerhalb der Kunden- und Lieferantenmaske
neue Bereiche freigeschaltet:
- Die Registerkarte ERP
- die sechs Teilbereiche: Konditionen/Steuer, Zahlungskonditionen, Bankverbindungen,
Rabattgruppen, Entfernungen und Kundenindividuelle Preise, die Sie innerhalb der Kundenmaske
finden.
Konditionen/Steuer etc.
Damit die wichtigsten Dinge direkt auf der ersten Teilmaske verfügbar sind,
können Sie diese – je nach verfügbarer Bildschirmgröße – individuell ein-
und ausblenden. Klicken Sie hierfür auf die kleine Schaltfläche mit dem Punkt
im unteren Bereich der Kundenmaske:
Haben Sie den Haken gesetzt erscheint der Teilbereich unmittelbar auf der
ersten Registerkarte. Entfernen Sie den Haken, taucht der Teilbereich nur in
der Registerkarte ERP auf.
Währung In der Combobox wählen Sie die Basiswährung für kaufmännische
Dokumente des aktuellen Kunden aus. Entspricht diese Währung der
Währung der ausgewählten Preisgruppe, findet keine Umrechnung beim
Einfügen eines Artikels statt.
Ist eine abweichende Währung ausgewählt, rechnet work … for all! beim
Einfügen entsprechend des Tageskurses den Betrag aus.
Konzernkennzeichen In ERP-Dokumenten kann das Konzernkennzeichen die Zusammengehörigkeit
einzelner Firmen verdeutlichen.
Rabattvorschlag Wir bieten Ihnen mit work … for all! ein System mit sehr unterschiedlichen
Varianten der Preisfindung. Standardmäßig ist in diesem System eine
prozentuale Rabattzahl innerhalb der Kundenmaske vorgesehen. Dieser
Rabatt wird bei jedem einzelnen Einfügen eines Artikels berücksichtigt und
führt zu einem verringerten Rohertrag.
Innerhalb der Artikelverwaltung lassen sich einzelne Artikel (zum Beispiel
Fahrtkosten) vor diesem Kundenrabatt „schützen“. Weitere Rabatt-Varianten
werden in der erweiterten Preislogik (separates Modul) beschrieben.
8

Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Steuer
Die steuerliche Behandlung des ausgewählten Kunden wird an dieser Stelle
eingestellt. Dies ist jedoch nur dann von Relevanz, wenn Sie eine Buchhaltung
an work … for all! angebunden haben (Datev etc.).
Die Steuerung der ersten drei Varianten (Inland, EU, Non-EU) führt beim
Einfügen der Position zur Unterscheidung der unterschiedlichen Erlöskonten
(z.B. 8400 im Inland, 8401 innerhalb der EU). Die letzte Variante ist dann
sinnvoll, wenn für den aktuellen Kunden innerhalb der Buchhaltung ein
eigenes Erlöskonto angelegt wurde.
Keine MwSt. Die „Steuerbarkeit“ der Mehrwertsteuer ist nicht ganz so einfach, wie man
als Laie vielleicht denken mag: es gibt eine Reihe von sehr „unlogischen“
Mehrwertsteuersätzen/-vergaben, die man im Einzelfall nur manuell und laut
jeweiligem Steuerrecht entscheiden kann.
Dennoch sind einige Fälle halbwegs klar – mit Hilfe dieses Schalters lassen sich
alle Dokumente des aktuellen Kunden ohne Mehrwertsteuer
fakturieren/buchen.
Preisgruppe Unsere Ursprungsinstallation sieht drei Preisgruppen vor, das System ist
jedoch erweiterbar. Man kann jeder einzelnen Preisgruppe einen Namen
geben und mit der Preisgruppe eine Währung verknüpfen.
Zahlungskonditionen etc.
An dieser Stelle des Programms bringen Sie den aktuellen Kunden in
Beziehung zu einer Preisgruppe.
Lesen Sie auch das separate Kapitel zu Preisgruppen.
Zahlung Die Definition der Zahlungsziele ist ein recht komplexes Thema und kann in
work … for all! in unterschiedlichen Formen stattfinden. Standardmäßig ist
die oben abgebildete Combobox nur mit einem Eintrag gefüllt und somit
ausgeschaltet.
Die Zahlungsziele werden somit numerisch definiert (nächste Felder), führen
aber innerhalb der Dokumente (Angebot usw.) wieder zu einem Text, der
zum Beispiel folgendermaßen lautet:
„Zahlung rein netto innerhalb von 30 Tagen, 2% Skonto bis zum 30.12.“
Lesen Sie ggf. das separate Kapitel zu freien Zahlungsvereinbarungen. Wenn
Sie lediglich mit Textbausteinen arbeiten (zum Beispiel im Angebotswesen),
sind eventuell auch diese als einfache Lösung denkbar.
Lieferung Hier können Sie eine Lieferungsart auswählen.
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Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Nettozahlung/Tage Bei neuen Adressen wird an dieser Stelle der Standardwert aus den
Generellen Einstellungen eingefügt. Er lässt sich natürlich je Kunde abändern
und wird dann für alle Auftragsdokumente übernommen.
Skonto 1 und 2 Bei den beiden Skonto-Definitionen gibt es jeweils einen Prozentwert, sowie
eine Angabe von Tagen bis zur Erreichung des Skontobetrags.
Mahntoleranz Die Nutzung des Mahnwesens kann durch die nebenstehende Einstellung
beeinflusst werden. Normalerweise würde eine überfällige Rechnung sofort
bei Überschreiten des ausgewiesenen Zahlungsziels angemahnt – haben Sie
bei der Mahntoleranz einen Wert definiert, wird dieser zum Zahlungsziel
addiert und die Mahnung verschiebt sich um diese Tagesanzahl.
Der Standardwert für Neukunden ist auch in diesem Fall in den Generellen
Einstellungen vordefiniert. Möchten Sie einen Kunden ganz vor Mahnungen
„schützen“, tragen Sie in das nebenstehende Feld einen hohen Wert ein.
Lieferadresse Dies ist das Feld für die abweichende Lieferadresse. Standardmäßig ist die
Adresse des Kunden eingetragen, durch Klick auf die Überschrift öffnet sich
die Kundenliste, in der Sie eine abweichende Adresse auswählen können.
Rechnungsadresse Dies ist das Feld für die abweichende Rechnungsadresse. Standardmäßig ist
die Adresse des Kunden eingetragen, durch Klick auf die Überschrift öffnet
sich die Kundenliste, in der Sie eine abweichende Adresse auswählen
können.
Provisionär Provisionäre sind in der kaufmännischen Definition Lieferanten. Klicken Sie
auf die drei Punkte, erscheint somit die Lieferantenliste, aus der Sie den
Provisionär auswählen können. Handelt es sich bei den Provisionsempfängern
um Mitarbeiter, legen Sie diese bitte zusätzlich als Lieferant an.
Provision/% Unsere Standard-Provisionsabrechnung überträgt den hier eingetragenen
Provisionssatz in alle ERP Dokumente des jeweiligen Kunden und erlaubt
den Ausdruck einer monatlichen Abrechnung.
Bitte lesen Sie für weitere Informationen das separate Kapitel zur
Provisionsberechnung.
Mahnsperre Setzen Sie hier das Häkchen taucht der Kunde, obwohl er seine Rechnung
noch nicht beglichen hat, nicht im Mahnlauf auf.
DTA Überweisung
nie zusammenfassen
Im Datenträgeraustauschen werden mehrere Rechnungen dieses Kunden im
Lastschriftverfahren einzeln bearbeitet und nicht zusammengefasst.
10

Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Unter der Registerkarte ERP in der Kundenmaske, finden Sie noch weitere Teilbereiche:
Bankverbindungen
Klicken Sie auf das + auf der rechten Seite der oberen Maske, anschließend öffnet sich dieses Fenster:
Füllen Sie die Felder aus und beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.
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Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Um eine Bankverbindung zur Standard-Verbindung zu machen, setzten Sie bitte das Häkchen am
unteren Rand der Maske.
Um eine bestehende Bankverbindung zu bearbeiten, machen Sie eine Doppelklick auf die
entsprechende Zeile.
work … for all! erlaubt sowohl bei Kunden, als auch bei Lieferanten das Verwalten beliebig vieler
Bankverbindungen:
- Bei Kunden dient die Bankverbindung für den automatischen Bankeinzug per Lastschrift.
- Bei Lieferanten dient die Bankverbindung zur Überweisung innerhalb des DTA-Moduls.
Bitte lesen Sie auch das gesonderte Kapitel zum Thema Datenträgeraustausch mit Banken.
Rabattgruppen
Um eine Rabattgruppe zu vergeben, klicken Sie auf das + auf der rechten Seite.
Es öffnet sich folgende Maske:
Füllen Sie die Felder aus und beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.
Rabattgruppen können Sie in den Generellen Einstellungen anlegen.
Nun gehört dieser Kunde einer Rabattgruppe an. In der Artikelmaske können Sie ebenfalls einem
Artikel eine Rabattgruppe zuordnen. Erstellen Sie nun Angebot, Rechnung oder Auftrag zu diesem
Kunden mit einem Artikel, der auch zu dieser Rabattgruppe gehört, wird automatisch der
eingetragene Rabatt mit dem Verkaufspreis des Artikels verrechnet.
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Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Entfernungen
Um die Entfernung zu einem Kunden einzutragen, klicken Sie auf das + auf der rechten Seite:
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie Speichen und Schließen.
Ihren Standort können Sie in den Generellen Einstellungen unter Tabellen > ERP > Standorte eintragen.
Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Standorte und Entfernungen.
Kundenindividuelle Preise
Um einen neuen kundenindividuellen Preis anzulegen, klicken Sie auf das + auf der rechten Seite.
Sie gelangen daraufhin in die Artikelliste, in der Sie den Artikel auswählen, für den Sie einen neuen
kundenindividuellen Preis anlegen möchten.
Anschließend erscheint folgende Maske:
Füllen Sie bitte die Felder aus und bestätigen Sie mit Speichern und Schließen:
Die Preisfindung beim Buchen/Fakturieren geschieht normalerweise aufgrund der Preisgruppen und
den Preisen der Artikel. Hier (in der Tabelle Kundenindividuelle Preise) definieren Sie Abweichungen
dieser Preislisten.
Für detaillierte Informationen zu diesem Thema lesen Sie bitte das Kapitel Kundenindividuelle Preise.
13

Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Löschen eines Eintrages
Um einen der oben aufgeführten Einträge wieder zu löschen, markieren Sie ihn und auf der rechten
Seite erscheint ein x:
Mit Klick auf das x wird der Eintrag gelöscht.
14

Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren
„Nein, bei uns darf nur Frau Meier aus der Buchhaltung die Stammdaten ändern.“
So oder so ähnlich klingen bei manchen Firmen die ersten Gehversuche im Thema CRM. Natürlich hat
Frau Meier aus Ihrer Sicht Recht, aber andererseits kommt man so auch nicht richtig weiter – die
Kollegen werden dann work … for all! nicht nutzen und das Ganze vielleicht auf Microsoft Word
verlagern.
Deshalb haben wir für diesen Fall eine Lösung gefunden: das geordnete Ändern von Kreditoren- und
Debitorendaten.
Das mögliche Problem
Es ist in einer Buchhaltung unüblich und normalerweise auch nicht erlaubt, „unterjährig“ den Namen
eines Debitors oder eines Kreditors zu ändern. Der Effekt wäre ja auch fatal: Sie nennen Ihren Kunden
Microsoft in Apple um, und – schwupps – hat Apple die Microsoft-Umsätze, -offenen Posten usw.
Da der Kreis der potentiellen Benutzer, die so etwas tun können, mit work … for all und dem
integrierten Ändern von Daten wächst, muss an dieser Stelle etwas getan werden: Es darf – außer von
Mitarbeitern aus der Buchhaltung - nicht mehr möglich sein, die Daten von echten
Kreditoren/Debitoren zu ändern. Dies sind all die Kunden/Lieferanten mit einer Nummer.
Die notwendigen Voreinstellungen
Wenn Sie keine Anbindung an eine Buchhaltung (Datev etc.) nutzen, ist das Thema vermutlich nicht
so wichtig für Sie und deshalb ist die Standard-Einstellung auch so, dass es möglich ist, die Daten zu
ändern. Wenn Sie dies ändern möchten, tragen Sie als Administrator zunächst folgenden neuen
Schlüssel unter Generelle Einstellungen – Werte (allgemein) ein:
- Geordnetes Ändern von Kreditoren
- Geordnetes Ändern von Debitoren
Unter Wert1 bedeutet -1, dass das Verfahren aktiviert ist, 0 bedeutet, dass es ausgeschaltet ist.
15

Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren
Der Effekt
Ist die generelle Voreinstellung gesetzt, können „Normalsterbliche“ eine Reihe von Feldern des
Kunden oder des Lieferanten nicht mehr ändern.
Alle sensiblen Felder sind ausgegraut:
Änderungsrechte
Das Recht zum Ändern (zum Beispiel der Straße) hat nun nur noch die Person aus der Buchhaltung,
die für Kreditoren oder Debitoren zuständig ist. Die beiden entsprechenden Rechte sind die
folgenden:
16

Artikelverwaltung
Artikel sind die Basis für alle kaufmännischen Aktivitäten in work … for all! Aus diesem Grund sollten
Sie Ihre Produkte und Leistungen mit der Zeit nach und nach in work … for all! erfassen.
Neben der enormen Zeitersparnis birgt dies natürlich auch den großen Vorteil, dass Sie Ihre Artikel
optimal verwalten können.
Mit Hilfe der sogenannten „leeren Positionen“ ermöglicht work … for all! Ihnen auch ohne
hinterlegte Artikel den direkten Einstieg ins Tagesgeschäft. Das heißt, Sie können nach dem Kauf von
work … for all! ERP direkt mit dem Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen etc.
loslegen, ohne einen einzigen Artikel angelegt zu haben. Dies soll Sie aber nicht dazu ermutigen,
ewig ohne Artikel zu Arbeiten. Ein gut gepflegter Artikelstamm ermöglicht Ihnen besondere
Auswertungen, Listen und Statistiken wie zum Beispiel Preislisten, Bestandslisten oder
Artikelerfolgsrechnungen. Ein weiterer Vorteil gegenüber den „leeren Positionen“ ist das Artikelbild,
das Sie einem jeden Artikel zuordnen können. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise Artikelbilder in
Angeboten oder Auftragsbestätigungen.
Sollten Sie bisher keinen festen Artikelstamm (in Form einer Datenbank oder Tabellendatei) zum
Importieren haben und sich entscheiden die Artikel von Hand in work … for all! anzulegen,
empfehlen wir folgendes Vorgehen: Erfassen Sie Ihre Artikel unbedingt nach und nach bei Bedarf.
Wenn Sie anfangen, erst alle Stammdaten anzulegen, bevor Sie Ihr eigentliches Tagesgeschäft mit
work … for all! erledigen, dann können Sie sich wochenlang darin verlieren.
Aufruf
Die Artikel gehören der kaufmännischen Welt an. Aus diesem Grund wechseln Sie zunächst in die
Registerkarte ERP. Hier finden Sie links in den Stammdaten unter Allgemein die Artikel.
Neuen Artikel anlegen
Mit einem Klick auf Artikel oder mit Hilfe der Funktionstaste F7
gelangen Sie in die Artikelliste.
Tipp:
Über die Funktionstaste F7 gelangen Sie von jeder Ebene aus in die
Artikelliste.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Wort Artikel fahren, werden
außerdem zwei Schaltflächen angezeigt:
Mit Hilfe dieses Listen-Symbols gelangen Sie ebenso in die Artikelliste,
wie über den Klick auf das Wort Artikel und die Funktionstaste F7.
Wie überall in work … for all! erfassen Sie über das Plus einen neuen
Datensatz. In diesem Fall gelangen Sie in die Artikelmaske und
können einen neuen Artikel anlegen.
Einen neuen Artikel legen Sie aus der ERP-Ebene oder aus der Artikelliste heraus an, indem
Sie auf das Plus klicken.
17

Artikelverwaltung
Anschließend gelangen Sie in die Artikelmaske, in der möglichst viele Registerkarten ausgefüllt
werden sollten:
Allgemeines
Die Artikelnummern können je nach Einstellung automatisch oder
manuell vergeben werden.
Automatische Artikelnummernvergabe:
Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Automatische Artikelnummern.
Hier tragen Sie die EAN-Nummer des Artikels ein.
Hier tragen Sie die Herstellernummer des Artikels ein.
Vergeben Sie direkt für jeden Artikel den entsprechenden
Mehrwertsteuersatz. Standardmäßig schlägt work … for all! den
Mehrwertsteuersatz 19% vor.
Mehrwertsteuersätze in work … for all! hinterlegen:
Sie hinterlegen neue Mehrwertsteuersätze innerhalb der generellen
Einstellungen unter Tabellen –> ERP –> Mehrwertsteuersätze.
Vergeben Sie hier die entsprechende Einheit für Ihren Artikel.
Standardmäßig sind in work … for all! bereits Einheiten hinterlegt.
Sollten Ihnen die vorgegebenen Einträge nicht ausreichen, so
können Sie weitere Einheiten definieren.
Sie hinterlegen neue Einheiten innerhalb der Generellen
Einstellungen unter Tabellen –> ERP –> Einheiten.
18

Artikelverwaltung
Organisation
Sollte der Faktor Ihres Artikels nicht dem Standard (1) entsprechen,
ändern Sie ihn hier.
Der Kurztext ist die interne Artikelbezeichnung, nach der Sie später
auch suchen werden.
Der Langtext ist eine detailliertere Beschreibung des Artikels. Dieser
Text ist in der Regel für den Kunden sichtbar. Das heißt, in
Angeboten, Rechnungen, Aufträgen etc. wird (sofern nicht anders
gewünscht) dieser Text als Positionstext ausgegeben.
Sprache / Alternativtexte:
Hinterlegen Sie hier den Langtext des Artikels in verschiedenen
Sprachen. Natürlich können Sie auch Alternativtexte bzw. einen
internen Text definieren.
Mit Hilfe der Artikelart legen Sie den Typ des Artikels fest.
Normaler Artikel: Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt,
handelt es sich hierbei um einen ganz normalen Artikel.
Dienstleistungsartikel: Dienstleistungsartikel dienen in work … for
all! in erster Linie der Zeiterfassung. Ein Artikel, auf den später
Eigenleistungen gebucht werden sollen, muss in work … for all!
zwangsläufig als Dienstleistungsartikel definiert sein.
Stückliste: Wenn Sie einen Artikel als Stücklistenartikel definieren,
bedeutet dies, dass es sich um eine Stücklistenkomponente handelt.
Für den Fall, dass Sie einen Artikel deaktivieren / sperren möchten
(z.B. weil Sie ihn aus dem Sortiment genommen haben), finden Sie
im Bereich Organisation die Checkbox Stillgelegt.
Wenn Sie das Häkchen setzen, bewirkt dies, dass die Ampel im
linken oberen Bereich der Artikelmaske von grün auf Rot gesetzt
wird. Zusätzlich wird der Artikel ab sofort durchgestrichen in der
Artikelliste dargestellt.
Möchten Sie Staffelpreise anlegen, setzen sie hier das Häkchen und
lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel.
Definieren Sie Ihren Artikel als Seriennummern- oder
Chargenartikel.
Ordnen Sie Ihren Artikel einer entsprechenden Artikelgruppe zu.
Wie Sie Artikelgruppen erstellen, entnehmen Sie bitte dem
entsprechenden Kapitel.
Möchten Sie die Gruppe als Pflichtfeld definieren, klicken Sie auf
das Wort Gruppe und setzen Sie das entsprechende Häkchen. Sobald
Sie das Pflichtfeld eingestellt haben, erscheint das rote Sternchen.
19

Artikelverwaltung
Registerkarte Preise
Falls erforderlich, können Sie hier die Internetseite des Herstellers
eintragen, um schnell Artikelinformationen einsehen zu können.
Außerdem können Sie hier eine Datei zuordnen, zum Beispiel ein
Informationsblatt des Artikel oder ähnliches. Mit Klick auf die
Überschrift stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung.
Datenblätter können Sie in den Generellen Einstellungen unter
Vorlagen -> Artikel hinterlegen.
Die Registerkarte Preise beherbergt die EK- und VK-Preise des jeweiligen Artikels.
Verkaufspreise
Im Bereich Verkauf definieren Sie den Verkaufspreis Ihres Artikels. Für die einfache Preiskalkulation
gibt es drei sogenannte Kalkulationsfelder, die Sie je nach Bedarf ein-/ oder ausblenden können.
Bezeichnung
Unter Bezeichnung ist die Preisgruppe zu verstehen. Standardmäßig sind hier
drei Preisgruppen mit dem Namen Preisgruppe1-3 hinterlegt, die innerhalb
der Generellen Einstellungen umbenannt werden können.
Je nach Bedarf können Sie beliebig viele Preisgruppen definieren.
Einstand Der Einstandspreis (nicht zu verwechseln mit dem Einkaufspreis) dient als
Basiswert für die Verkaufspreiskalkulation.
20

Artikelverwaltung
Diese Funktion folgt noch.
Zuschlag Legen Sie hier den prozentualen Zuschlag für Ihre Preisgruppe(n) fest.
Minuten In das Feld Lohnminuten tragen Sie eventuell anfallende Lohnkosten in
Minuten ein.
Minutenlohn Wert einer Lohnminute in Euro.
Verkaufspreis Der Verkaufspreis bildet sich aus dem Einstandspreis zuzüglich den
Aufschlägen (Zuschlag, Lohnkosten).
Einkaufspreise:
Im Bereich Einkauf legen Sie die Einkaufspreise für Ihren Artikel fest. Dabei können Sie beliebig viele
Lieferanten zuordnen, wobei einer in der Regel der Standardlieferant sein wird. Den
Standardlieferanten erkennen Sie an dem roten Sternchen vor dem Lieferanten.
Mit Hilfe der Schaltfläche Neuer EK hinterlegen Sie den Einkaufspreis,
den Sie beim Lieferanten zahlen.
Lieferant Name des Lieferanten, bei dem Sie entsprechenden Artikel beziehen.
Listenpreis Der Listenpreis entspricht dem Einkaufspreis abzüglich des evtl.
gewährten Rabatts. Wenn der Lieferant keinen Rabatt gewährt, ist der
Listenpreis dem Einkaufspreis gleichzusetzen.
Rabatt Falls Ihr Lieferant Ihnen einen ständigen Rabatt gewährt, tragen Sie in
bitte in die Spalte Rabatt ein.
EK-Preis Der Einkaufspreis bildet sich aus dem Listenpreis abzüglich des evtl.
gewährten Rabattes. Ansonsten entspricht der Einkaufspreis dem
Listenpreis.
Währung Tragen Sie hier bitte die Währung des Einkaufspreises ein.
Verpackungseinheit Geben Sie hier die Einheit Ihres Artikels an.
Notiz Je nach Bedarf können Sie pro Lieferant eine entsprechende Notiz
hinterlegen.
21

Artikelverwaltung
Beim Anlegen des Neuen EK bestimmen Sie zunächst einen Lieferanten bei dem Sie diesen Artikel
beziehen. Anschließend öffnet sich folgende Maske:
Das Häkchen Standard-EK definiert den hinterlegten Lieferanten als Standardlieferanten für den
Artikel. Dieser wird nun mit einem roten Sternchen markiert.
Füllen Sie die Felder entsprechend aus und beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.
Mit dieser Schaltfläche „…“ können Sie den EK-Preis wieder bearbeiten.
Ab work … for all! 10.2 sind jetzt auch mehrere Einkaufspreise pro Lieferant möglich. Im Artikel
werden alle Preise aufgelistet. Bei Bestellungen wird immer der aktuellste Preis übernommen.
In der Maske zum Erfassen eines Neuen EKs können Sie in den Feld Gültig ab zukünftige Preise bereits
vorab eintragen, diese werden aber erst ab dem Gültigkeitsdatum gezogen.
22

Artikelverwaltung
Kundenindividuelle Preise:
Die Möglichkeit des Erfassens von Kundenindividuellen Preisen bietet work … for all! in zwei Masken:
in der Artikelmaske und in der Kundenmaske. In der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise finden
Sie folgende Zusatz-Schaltfläche:
Im Datenbereich gibt es dazu entsprechend eine Tabelle mit den Datensätzen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer individueller Preis erscheint der Dialog zum Anlegen des neuen
Preises.
- Befinden Sie sich in der Artikelmaske, erscheint die Kundenliste, um den/die Kunden auszuwählen,
die vom Standardpreis abweichen sollen. Nachdem Sie einen Kunden gewählt haben, öffnet sich
folgende Maske:
Geben Sie nun den Preis für den Kunden ein und machen Sie ggfs. die entsprechenden Häkchen,
wenn der Artikel rabattfähig ist oder Sie Staffelpreise anlegen möchten und fügen Sie, wenn
nötig, noch eine Bemerkung hinzu.
- Befinden Sie sich in der Kundenmaske, erscheint zunächst die Artikelliste zur Auswahl des/der
Artikel mit individuellem Preis. Lesen Sie dazu das Kapitel Kaufmännische Stammdaten Kunden und
Lieferanten.
In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, entweder einen einzelnen oder aber mehrere Artikel oder
Kunden auszuwählen.
Um eine bestehenden Kundenindividuellen Preis zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf das Dateisymbol.
23

Artikelverwaltung
Rabattgruppen
Hier werden als Rabatt keine Prozentwerte hinterlegt, sondern nur Rabattgruppen. Sie können dann
in den Kunden- oder Lieferantenstammdaten ebenfalls Rabattgruppen zuordnen und jeder
Rabattgruppe einen separaten Prozentwert vergeben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel
Kaufmännische Stammdaten Kunden und Lieferanten. Es sind mehrere Rabattgruppen möglich.
Rabattgruppen können Sie in den Generellen Einstellungen hinterlegen.
Registerkarte Lager
Neben der Artikel-Bestandsübersicht dokumentiert die Registerkarte Lager alle Lagerbestände,
Reservierungen des Artikels, sowie gebuchte Warenein- und ausgänge.
Reservierungen
Ein-/ausblenden der Auftragsdetails.
Ein-/ausblenden der Serien-/Chargennummern.
Um eine Reservierung anzulegen lesen Sie bitte das Kapitel Reservierungen.
Wareneingänge
Wareneingänge entstehen durch die Buchung eines Wareneigangs. Alle Wareneingänge dieses
Artikels werden hier angezeigt. Die Spalte Preis zeigt den Einkaufspreis pro Stück.
24

Artikelverwaltung
Warenausgänge
Warenausgänge entstehen durch ausbuchen eines Artikels aus dem Lager. Der Lieferschein erscheint
normalerweise auf Kundenseite.
Alle Warenausgänge des Artikels werden hier angezeigt. Die Spalte Preis zeigt den Verkaufspreis pro
Stück.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die gleichnamigen Kapitel.
Registerkarte QM
Die Registerkarte QM steht für das Qualitätsmanagement. Hier haben Sie die Möglichkeit, dem Artikel
Verfahrensanleitungen für die Herstellung, Prüfprotokolle oder dergleichen zuzuordnen.
Nutzen Sie die Registerkarte für alles, was im Bereich QM zu diesem Artikel gehört
Registerkarte Kalkulation
Die Registerkarte Kalkulation ist eine individuelle Registerkarte und somit namentlich frei definierbar.
Binden Sie hier beliebige Excel-Dokumente wie zum Bespiel eine Kalkulation oder dergleichen ein.
Kalkulationsblätter in Form von Excel-Dateien können bei der Preisdefinition hilfreich sein. So können
Sie hier beispielsweise eine Preiskalkulation einbinden, die auf eine andere Weise als work … for all!
kalkulieren kann. Hierdurch entstandene Ergebnisse tragen Sie später in die Registerkarte Preise ein.
Bitte beachten Sie unbedingt, dass diese Registerkarte sowie Ihre Inhalte keinerlei Einfluss auf work …
for all! Daten haben. Es handelt sich ausschließlich um einen frei nutzbaren Bereich.
Registerkarte Bild
Wenn Sie eine oder mehrere digitale Bilddatei(en) von Ihrem Artikel besitzen, ordnen Sie diese in der
Registerkarte Bild zu:
Durch das Anklicken des links markierten Symbols öffnet sich das allgemeine
Windows-Fenster zum Auswählen einer Datei. Sobald Sie das gewünschte Bild
zugeordnet haben, erscheint es sowohl in der Maske als auch im Register Bild auf
dem Schreibtisch. Mit Hilfe der Schaltfläche Löschen ( ) entfernen Sie es wieder.
Über das letzte Symbol kann die zugeordnete Datei geöffnet werden.
25

Artikelverwaltung
Registerkarte Protokoll
In dieser Registerkarte werden alle Aktionen und Vorgänge dieses Artikels dokumentiert.
Beispielsweise können hier Umbuchungen, Aus- und Eingänge dieses Artikels oder Preisänderungen
inklusive Datum und zuständiger Person, eingesehen werden.
Registerkarte Sonstiges
Buchhaltung / Organisatorisches
Hier tragen Sie die Erlöskonten ein. Von links nach
rechts gesehen: Umsätze im Inland, Umsätze in der EU
und Umsätze in nicht-EU Ländern.
Definieren Sie das Kostenkonto, auf das bei
Eingangsrechnung gebucht werden soll.
Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie dem Artikel diese
Fähigkeiten zuordnen möchten.
Setzen Sie das Häkchen Fremdleistung, wenn es sich bei
Ihrem Artikel um einen Fremdleistungsartikel handelt.
Dieses Häkchen hat Auswirkungen auf die Projektwelt.
Es wird für die Unterscheidung von Eigen- und
Fremdleistung verwendet.
Ordnen Sie ihrem Artikel eine Kostenstelle zu. Mit
Klick auf das Wort können Sie es zum Pflichtfeld
machen.
26

Artikelverwaltung
Dimensionen
Nach Bedarf können Sie hier verschiedenen Maßeinheiten Ihres Artikels eintragen.
Artikelverknüpfung
Hier können Sie Ihren Artikel mit anderen Artikeln verknüpfen.
Beispiel:
Sie verkaufen Hardware und haben sich für unterschiedlichste Geräte auch unterschiedliche Service-
Dienstleistungen und Ersatzteile im Artikelstamm vordefiniert. Kommt ein Gerät zur Reparatur, soll
eine Auswahl der für dieses Gerät definierten Servicedienstleistungen und Ersatzteile gezeigt werden.
Die Artikelliste öffnet sich und Sie können den Artikel
auswählen den Sie verknüpfen möchten.
Um eine Artikel-Verknüpfung wieder zu löschen, markieren Sie
den Artikel und drücken Sie oben links auf
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Artikelverknüpfung.
27

Artikelliste
In einem separaten Kapitel werden die Funktionen zum Anlegen/Ändern von Artikeln erklärt. In
diesem Handbuchteil gehen wir auf die Funktionen der Liste ein: Suchen und Finden, Vorschau etc.
Aufruf der Artikelliste
Artikelliste
Mit einem Klick auf Artikel gelangen Sie in die Artikelliste. Außerdem
können Sie die Artikelliste jederzeit und von jeder Ebene aus über die
Funktionstaste F7 öffnen.
Die Artikelliste funktioniert im Grunde genauso wie die Adresslisten. Im linken Bereich lassen sich die
Artikel nach Gruppen filtern. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle, es werden also auch alle
Artikel gezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe, wird entsprechend gefiltert.
Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung
Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die
Symbole, so erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen.
Auf der linken Seite schränken Sie die Liste der Artikel ein, indem Sie
eine Gruppe wählen. Anschließend werden nur noch die Artikel
angezeigt, die der ausgewählten Gruppe angehören.
Haben Sie ein Bild zum Artikel gespeichert, wird dieses unterhalb der
Gruppenstruktur angezeigt.
28

Artikkelliste
Umgaang
mit der Liste
An nlegen/Verdooppeln,
Ändern n und Löschen n eines Artikeels.
Siehe
se eparates Kapitel!
Um mbuchen: Hieer
können Sie einen Artikel
in einen andderen
Lagero ort
um mbuchen.
St tücklisten-Struuktur:
Wenn Sie S einen Artikel
markiert haben, werde en
Ih hnen dann diee
einzelnen Komponenten
K
n angezeigt.,
Pr reisänderung: Um Preise vo on Kunden od der Lieferanteen
zu ändern,
klicken
Sie bittte
auf diese Schaltfläche.
Hier
können Sie
die Artikell liste nach Belieben
Filtern.
Ar rtikelgruppen bearbeiten.
Ex xport der (sichhtbaren)
Date en nach Micro osoft Excel.
Ein-
oder Ausbblenden
der Detailansichten
D
n (siehe späteerer
Abschnitt t)
Mit M der Spaltennkonfiguration
können Sie die angezeiggten
Spalten einun
nd ausblendeen.
Mit M dieser Schaaltfläche
können
Sie die Be estandsvorschhau
einblende en.
Alle Sttammdaten-LListen
von work
… for all! verhalten sich
(fast) identisch.
Hier in KKurzform
noc ch
einmal
die wichtigssten
Dinge:
- Ein
Klick auf deen
Spaltenkopf
sortiert diee
Liste nach der d jeweiligen n Spalte. Ein eerneuter
Klick k auf
die
gleiche Spaalte
dreht die Sortierung uum.
- Sttandardmäßigg
ist die Liste nach der erstten
Spalte sor rtiert.
- Diie
Spalten lasssen
sich umso ortieren. Ziehhen
Sie die Sp palte einfach an a die gewünnschte
Stelle.
- Diie
Breite und Sichtbarkeit der Spalten ist
so gewählt t, wie es in de en meisten Fäällen
richtig is st.
Abber
natürlich lassen sich diese
Eigenschaften
durch Sie S individuell
ändern undd
an Ihre
Beedürfnisse
anpassen.
Das Programm P meerkt
sich natü ürlich das letzte
Aussehen dder
Liste und stellt
dieses
Ausseheen
beim Wiederaufruf
wiedder
her.
29

Artikelliste
Artikelsuche
Oben rechts finden Sie wie gewohnt das Suchfeld. Tippen sie
einfach drauf los und bestätigen Sie mit Enter – schon ist die
untere Liste entsprechend gefiltert.
Um das Suchergebnis aufzuheben, reicht ein Klick auf das X neben
Ihrem Suchbegriff. Alternativ klicken Sie auf eine Artikelgruppe
oder auf das Wort Alle.
Ab Version 10.3 steht Ihnen eine umfangreiche Artikelsuche zur
Verfügung. Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil neben der
Schaltfläche Einstellungen, um die gewünschten Suchoptionen zu
aktivieren.
Nachfolgend die Erklärung der einzelnen Suchoptionen (ab Version 10.3):
Volltextsuche Die Option Volltextsuche ist voreingestellt und findet alle Artikel,
in denen die gesuchten Buchstaben irgendwo im Kurz- oder
Langtext stecken.
Beispiel:
Die Eingabe „ERP“ findet unter anderem:
- work … for all! ERP professional
- ERP Handbuch
- Verteilerpflegemodul
Artikelnummer Die Suche nach der Artikelnummer ist immer aktiv und kann nicht
deaktiviert werden.
Kurztext/Matchcode Ebenfalls durchsucht work … for all! immer den Kurztext. Auch
diese Option kann nicht deaktiviert werden.
Langtext Durchsucht nur den Langtext.
EAN Sucht im EAN-Code (Barcode).
Herstellernummer Sucht in der Herstellernummer.
Artikelnummer des Lieferanten Durchsucht die Artikelnummern der Lieferanten welche in den EK-
30

Artikelliste
Preisen eingegeben wurden.
Artikelnummern der Kunden Sucht in den Artikelnummern der Kunden welche in den VK-Preisen
eingegeben wurden.
Standardlieferantenname Sucht im Namen der Lieferanten und zeigt alle Artikel für die EK-
Preise hinterlegt sind.
Herstellername Durchsucht die Namen des Herstellers.
Tipp:
Möchten Sie am Feldbeginn suchen tippen Sie die ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs und fügen
ein * hinzu.
Beispiel:
ERP* findet ERP Handbuch
Detailanzeige
Hinter diesem kleinen Häkchen verstecken sich viele nützliche Funktionen, die anschließend erklärt
werden. Dabei ist es hilfreich, wenn Ihr Computer/Monitor eine hohe Bildschirmauflösung hat.
Manche der Anzeigedetails machen natürlich nur in dem entsprechenden organisatorischen Umfeld
Sinn (etwa die Anzeige von Bedarfsmeldungen, die eher in größeren Firmen vorkommt als in kleinen).
Die Detailanzeige hat aktuell vier (bei Stücklisten-Nutzung fünf) große Bereiche, die Sie jeweils
alternativ einblenden können:
Für manche ist auch ein Export nach Excel vorgesehen, dann erscheint rechts das entsprechende
Symbol.
Detailanzeige: Preise und Kalkulation
Die erste Variante der Detailanzeige zeigt die preislichen Basisdaten:
31

Artikelliste
- Zunächst die einzelnen Preisgruppen (ggf. mit Zuschlagswerten/Kalkulation) und den letzten
Verkaufspreis, sowie die gekaufte Menge.
- Danach die Einkaufspreise mit allen Lieferanten und Einkaufspreisen, danach den letzten EK und
die dazugehörige Bestellung.
Diese Daten werden nur für Standardartikel und Dienstleistungsartikel angezeigt, für Stücklisten ist die
Ansicht aktuell nicht möglich.
Die Detailanzeige lässt sich auch innerhalb eines Angebots (oder anderen ERP-Dokumenten)
aktivieren und als Fenster parallel zur Angebotserstellung anzeigen.
Detailanzeige: Verkauf
Die zweite Variante der Detailanzeige bietet vier unterschiedliche Listen für Angebote,
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen.
Die Daten sind nach Datum des Dokuments umgekehrt sortiert – die letzte Rechnung also als oberster
Eintrag.
Detailanzeige: Einkauf
Die dritte Variante der Detailanzeige bietet zwei unterschiedliche Listen für Bestellungen und
Bedarfsmeldungen. Die Daten sind auch hier nach Datum des Dokuments umgekehrt sortiert – die
letzte Bestellung also als oberster Eintrag.
Zusätzlich sehen Sie in dieser Liste den vorgesehenen Termin des Wareneingangs und die Zuordnung
der Bestellung zur Bedarfsmeldung (BANummer und BADatum). Über die Schaltfläche „Nur offene“
lassen sich alle Einträge auch auf die noch offenen (also nicht abgeschlossenen) Bestellungen oder
Bedarfsmeldungen filtern.
Bei den Bedarfsmeldungen wird zusätzlich auch der „Bedarfsmelder“ (also der Anwender, der diesen
Artikel bestellen möchte) angezeigt.
32

Artikelliste
Detailanzeige: Lager
Bestand Der Gesamtbestand aller Lagerarten, auch Konsignationslager. Keine
Berücksichtigung von Bestellungen, Rückständen oder Reservierungen.
Verfügbar Der Gesamtbestand minus Konsignation minus Lieferrückstand (auch
Reservierung genannt).
Konsignation Warenbestand auf allen Konsignationslagern, also Lagerorten beim
Kunden/Lieferanten.
Reserviert Anzahl der reservierten Artikel.
Bestellt Die Summe aller offenen (nicht abgeschlossenen) Bestellungen für den
aktuellen Artikel.
Bestell-Rückstand Die Summe aller in Rückstand genommenen Bestellpositionen (wie viele
Artikel wurden bestellt aber noch nicht geliefert). Das Rückstandsverfahren
arbeitet im Gegensatz zu reinen Bestellinformationen nicht dokumenten-
sondern positionsorientiert.
Liefer-Rückstand Die sog. Back-Orders Ihrer Kunden: wie viele Artikel wurden von Ihrem
Kunden bestellt, sind aber noch nicht geliefert.
Detailanzeige: Komponenten
Diese Variante erscheint nur dann, wenn das Stücklistenmodul lizensiert wurde und der aktuelle
Artikel eine Stückliste ist.
33

Artikelliste
Detailanzeige: Umbuchungen
Falls Sie den Artikel ein- bzw. mehrmals umgebucht haben, wird das hier unter der Schaltfläche
Umbuchungen angezeigt.
Lesen Sie hierzu das Kapitel Lagerumbuchungen.
Registerkarte Rückstände
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Lieferrückstände / Backorders.
34

Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege
Wenn Sie Ihr ERP-System wechseln, steht in der Regel eine Datenmigration bevor. Dabei werden meist
Kunden-, Lieferanten- und manchmal auch Artikeldaten übernommen.
Wie das funktioniert, wird in diesem Kapitel beschrieben.
Außerdem lässt sich die Importschnittstelle sehr gut zur automatisierten Preispflege nutzen, was im
zweiten Teil dieses Kapitels beschrieben wird.
Die Excel-Übergabedatei
Sie benötigen die Artikeldaten als .xls/xlsx-Datei. Diese Excel-Datei sollte zeilenweise aufgebaut sein
und in der ersten Zeile die Namen der Spalten enthalten, damit Sie sich orientieren können.
Exportieren Sie also bitte aus Ihrem aktuellen ERP-System die Daten in diese Excel-Datei oder arbeiten
Sie die Export-Datei entsprechend manuell nach.
Der Import-Assistent
Nun starten Sie den Import-Assistenten über das Schreibtischmenü
Extras -> Administration -> Import -> Import Assistent. Wählen Sie innerhalb dieses Assistenten die
Option Excel-Import und anschließend Artikel-Import.
Wählen Sie anschließend die Import-Datei über die Schaltfläche + aus:
Nun erscheint die Vorschau der Excel-Datei und jede einzelne Spalte lässt sich einzeln den
work … for all! Feldern zuordnen.
Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen, um den Import-Vorgang zu beginnen.
Dubletten
Anhand der Artikelnummer identifiziert work … for all! Dubletten. Findet es die gleiche
Artikelnummer, werden die Daten aktualisiert und nicht neu angelegt.
35

Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege
Automatisierte Preispflege über die Importschnittstelle
Die zuletzt beschriebene Eigenschaft der Schnittstelle lässt sich zur Preispflege nutzen.
Das Ausgangs-Szenario:
Sie haben Ihren Artikel-Stamm mit Preisen in work … for all! gepflegt (Preisgruppen, keine
Preisstaffeln!). Halbjährlich sollen die Preise angepasst werden, teils durch einen Erhöhungsfaktor,
teils durch manuelle Nachbearbeitung „unschöner“ Preise (z.B. 100,01 €). Hierfür haben Sie
entsprechende Excel-Formeln erstellt.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
1. Artikelliste Rufen Sie die Artikelliste auf.
2.
36
Entsprechend Ihres Anpassungsbedarfs
exportieren Sie die gesamte Artikelliste
oder nur die Liste einer Artikelgruppe
in eine Excel-Datei.
3. Excel Bearbeiten Sie nun die Excel-Datei mit
Ihren Formeln oder manuell.
4. Import Nun importieren Sie die bearbeitete
Datei wiederum in work … for all! Es
werden nur die veränderten Preise
importiert.

Artikelkategorien
Kategorien kennen Sie eventuell bereits aus der Kundenverwaltung – hier werden Sie beispielsweise
zur Marketingsteuerung eingesetzt.
Artikel lassen sich bereits durch die Artikelgruppen unterscheiden. Wie bei Kunden- oder Lieferantengruppen
kann die Gruppe jedoch nur einmalig als Merkmal zugeordnet werden. Benötigen Sie
weitere Unterscheidungsmerkmale, lässt sich dies ab Version 10.3 durch Artikelkategorien
bewerkstelligen.
Beispiel:
Sie betreiben einen Partyservice, liefern neben dem Mobiliar auch das Buffet. In work … for all! haben
Sie die Artikelgruppen nach Lieferanten geordnet, die Unterscheidung zwischen Art (Nachspeise,
Vorspeise etc.) und Region (Frankreich, Italien etc.) geschieht nun durch die Kategorienzuordnung.
Kategorien innerhalb der Artikelmaske
Sie sehen innerhalb der Artikelmaske nun das neue Feld zur Zuordnung der Kategorien:
Als Administrator ist es Ihnen möglich, die Kategorien erstmalig zu pflegen. Hierfür dient die
rechte Administrator-Schaltfläche. Klicken Sie diese an, erscheint die nachfolgende Maske:
Die Handhabung der Gruppenpflege ist identisch mit der von Kundengruppen etc. und muss
an dieser Stelle nicht neu erklärt werden.
Als Anwender ordnen Sie dem Artikel lediglich die entsprechenden Kategorien zu.
Nebenstehend die entsprechende Zuordnen-Schaltfläche.
37

Artikelkategorien
Filtern auf Kategorien
Erstellen Sie nun Ihr Angebot, Ihre Rechnung etc., besteht die Möglichkeit des komfortablen Filterns.
Standardmäßig ist die Gruppen-Darstellung der Artikel aktiv (unten links), per Klick erscheint die
Umschaltmöglichkeit zwischen Kategorien und Gruppen:
Nun erscheinen die Kategorien (im gewählten Beispiel also die Speisenarten und die Regionen).
Setzen Sie die Häkchen, wird die Artikelliste entsprechend gefiltert. Hierbei ist folgendes zu beachten:
Gruppe Haben Sie vor dem Umschalten eine einzelne Gruppe gefiltert, wird dieser Filter
beibehalten und mit dem Kategorienfilter kombiniert. In unserem Beispiel:
Alle Artikel von Lieferant 1, die Suppe oder Koreanisch sind.
Schnittmenge Setzen Sie mehrere Häkchen bei den Kategorien, gilt zunächst hier die logische Oder-
Verknüpfung (also Kategorie 1 oder Kategorie 2).
Über die Schaltfläche im unteren Bereich lässt sich auch die logische Und-Verknüpfung
erreichen (also Kategorie 1 und gleichzeitig Kategorie 2). Das Beispiel wäre in diesem
Fall eher ungenießbar („Suppe und gleichzeitig Nachtisch“ ).
38

Artikelverknüpfung
Wie bei Kunden und Lieferanten auch, lassen sich in work … for all! Artikel miteinander verknüpfen.
Wie das geht und wo man so eine Funktionalität einsetzen kann … darum geht es in diesem Kapitel.
Ein Beispiel aus der Praxis
Sie verkaufen Hardware und haben sich für unterschiedlichste Geräte auch unterschiedliche Service-
Dienstleistungen und Ersatzteile im Artikelstamm vordefiniert.
Kommt ein Gerät zur Reparatur, soll eine Auswahl der für dieses Gerät definierten
Servicedienstleistungen und Ersatzteile gezeigt werden.
Die Artikel anlegen und miteinander verknüpfen
Legen Sie bitte zunächst alle Artikel wie gehabt an. Rufen Sie dann den Bezugsartikel (in diesem Fall
das Gerät) auf und wechseln Sie zur Registerkarte Sonstiges. Hier erstellen Sie die Artikel-Verknüpfung
über die entsprechende Schaltfläche. Im Bereich der Maske erscheinen die verknüpften Artikel:
Die Artikelverknüpfung nutzen
Starten Sie nun die entsprechende ERP-Maske. Die Verknüpfung funktioniert in allen Auftragsformen
(also im Angebot, im Auftrag etc.) folgendermaßen:
- Sie fügen zunächst das Gerät als Position ein.
- Dann Rechtsklick und die Funktion verknüpfte Artikel anzeigen klicken.
- Fertig! Die Auswahlliste der Artikel zeigt nur noch die verknüpften Artikel:
Klicken Sie im Artikel-Gruppenbaum wieder auf Alle, ist die Verknüpfungsanzeige aufgehoben.
39

Automatische Artikelnummern
Nicht immer sind Artikelnummern vonnöten (work … for all! kommt auch ganz gut ohne aus), aber
insbesondere im Bereich der Warenwirtschaft und mit Ziel der eindeutigen Kommunikation mit Ihren
Kunden (Preislisten), sind Artikelnummern sinnvoll. work … for all! bietet Ihnen die Möglichkeit
Artikelnummern für neue Artikel automatisch zu erzeugen. Welche Nummernlogik work … for all!
dazu verwenden soll, können Sie in der Artikelgruppe bestimmen.
Eine Nummernlogik festlegen
Die Nummernlogik, nach der eine neue Artikelnummer generiert wird, richtet sich nach der
Artikelgruppe. Daher öffnen Sie bitte zuerst die Gruppenpflege aus der Artikelliste heraus, um eine
neue Nummernlogik festzulegen.
Wählen Sie anschließend die gewünschte Artikelgruppe aus und klicken auf die Schaltfläche
Artikelnummer Logik. Es öffnet sich ein kleines Eingabefenster in dem Sie das Muster für neue
Artikelnummern hinterlegen können. Nach diesem Muster werden Nummern für neue Artikel dieser
Gruppe erzeugt. Wie diese Muster aussehen können, erfahren Sie im nächsten Absatz.
Hinweis:
Automatisch generierte Artikelnummern werden ausschließlich für neue Artikel vergeben. Öffnen Sie
einen bestehenden Artikel, wird keine Nummer vergeben.
Mögliche Nummernlogik
Neben rein numerisch fortlaufenden Nummern haben Sie die Möglichkeit einen Mix aus
fortlaufenden Ziffern und Buchstaben/Zeichen zu bestimmen.
Beispiel: 0001.NNNN
Diese Kombination aus einer Konstante („0001.“ – steht für die Artikelgruppe) und einer Variable
(„NNNN“) erstellt innerhalb dieser Artikelgruppe fortlaufend folgende Nummern:
0001.0001
0001.0002
0001.0003
usw.
40

Automatische Artikelnummern
Somit lassen sich für jede Gruppe fortlaufende Artikelnummern automatisch generieren.
Die Anzahl der Stellen bei der Variablen ist beliebig. Eine zweistellige fortlaufende Nummer entsteht
also durch die Variable NN.
Hinweise:
Haben Sie mehrere Artikelgruppen mit derselben Nummernlogik versehen, wird
work … for all! die höchste Nummer in allen Gruppen dieser Logik suchen, um eine neue fortlaufende
Nummer zu generieren.
Ändern Sie die Gruppensystematik durch Verschieben oder Löschen, bleiben bestehende Nummern
natürlich erhalten. Allerdings ist die Vergabe der neuen Nummern dann nicht mehr gesichert, da
work … for all! nur in den Gruppen „nachschaut“, die mit dem gleichen Nummernsystem versehen
wurden. Identische Nummern in anderen Gruppen werden nicht berücksichtigt.
Ändern Sie die Logik der Vergabe von Nummern, sind die Folgen ebenfalls etwas unklar. Bitte klären
Sie Ihr Wunsch-Nummernsystem also bitte vor Erstellen der Artikelnummern.
Selbstverständlich können Sie die Artikelnummern im Einzelfall manuell überschreiben.
41

Ländereinstellungen, Kurse und Währungen
work … for all! ist ein deutsches Produkt und somit auf die entsprechenden Gegebenheiten in
Deutschland vorkonfiguriert. Aber natürlich ist alles inzwischen Länderübergreifend, sodass auch wir
entsprechende Möglichkeiten der Einstellungen für andere Sprachräume oder Regionen anbieten.
In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu den entsprechenden Stellschrauben am Beispiel der
Einstellungen für die Schweiz.
Oberflächen-Sprache
Wir bieten Ihnen inzwischen drei Sprachen zur Auswahl: deutsch, englisch und französisch. Starten Sie
work … for all! das erste Mal, ist alles in Deutsch – schalten Sie auf Wunsch innerhalb des Schreibtischs
auf eine andere Oberflächen-Sprache um (das Sprachmodul muss installiert sein):
Arbeiten Sie „gemischt“ (Mitarbeiter unterschiedlicher Sprachen arbeiten mit der gleichen Datenbank
und mit work … for all!), wird die Sache etwas komplizierter. Der Mitarbeiter hat zwar an seinem
Arbeitsplatz eine andere Oberflächensprache, die Daten (zum Beispiel die Kunden-Gruppennamen)
sind jedoch in einer einzigen Sprache. Einigen Sie sich in einem solchen Fall am besten auf eine
einheitliche Datensprache.
Das „eigene“ Heimatland als Basis neuer Adressen
Legt man einen neuen Kunden, Interessenten oder Lieferanten an, sucht work … for all! in den
Mandanten-Einstellungen nach dem Heimatland der Applikation und gibt dieses Land auch als
Voreinstellung für die neue Adresse ein. Als Administrator sollten Sie also vor Beginn des Arbeitens
mit work … for all! diese Daten innerhalb des Schreibtischs vervollständigen:
Geben Sie die Daten vollständig ein, damit auch die Verbindung zu Google-Maps funktioniert etc.
42

Ländereinstellungen, Kurse und Währungen
Formulare
Unsere Formulare (Microsoft Word-Vorlagen und Reports) werden in Deutsch vorinstalliert, lassen sich
natürlich entsprechend verändern oder erweitern, wenn Sie mit unterschiedlichen Sprachräumen
kommunizieren.
Die kaufmännischen Formulare (Angebot etc.) sind sogar dreisprachig vorangelegt, sodass Sie mit den
gleichen Formularen deutsch-, englisch- und französischsprachige Kunden ansprechen können.
Landestypische Textmarken im Briefverkehr oder in E-Mails
Für das Datumsformat sind zusätzliche Textmarken verfügbar, über die Sie das separate Kapitel
Individuelle Datumsformate in Textmarken informiert.
Die Leitwährung
Um Ihre Statistik und Ihr Controlling in einer einheitlichen Währung durchzuführen, benötigen wir
eine sogenannte Leitwährung. Die Leitwährung in work … for all! ist zunächst immer der €, falls Sie
dies nicht ändern. Bitte ändern Sie diese Einstellung, bevor Sie Daten im ERP-Bereich erfassen.
Nachdem erste Rechnungen etc. geschrieben wurden, ist die nachfolgende Änderung nur noch mit
unserer Hilfe möglich:
Wechseln Sie zu den Generellen Einstellungen. Im Bereich der Tabellen wechseln Sie zu den ERP-
Tabellen. Hier finden Sie die Währungen.
Ergänzen Sie ggf. Ihre Währung und klicken Sie diese als Leitwährung an:
Preisgruppen mit Währungen verknüpfen
Alle angelegten Preisgruppen sind standardmäßig mit der Leitwährung verknüpft. Möchten Sie eine
einzelne Preisgruppe mit einer anderen Währung verknüpfen, so tun Sie dies innerhalb der Generellen
Einstellungen unter dem Punkt Preisgruppen.
43

Ländereinstellungen, Kurse und Währungen
Kurse und Fremdwährungen
Ihre Leitwährung benötigt keinen Kursfaktor. Der Faktor ist immer die 1. Fremdwährungen versehen
Sie während des Auftragsprozesses oder innerhalb der Einstellungen mit einem Umrechnungsfaktor.
Alle Fremdwährungen werden während der Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch bzw. bei der
Eingabe ins Rechnungseingangsbuch auf die Leitwährung umgerechnet.
Formatierung von Zahlen
Am Beispiel der Schweiz erkennen Sie unterschiedliche Darstellungsweisen von Zahlen (Währung oder
sonstige Zahlen):
work … for all! richtet sich bei der Darstellung dieser Zahlen nach dem im Betriebssystem
eingestellten sogenannten Gebietsschema. Innerhalb Ihrer Systemsteuerung lässt sich dies einstellen
(„Region/Sprache“).
In diesem Fall wurde Deutsch (Schweiz) gewählt. Anstatt eines in Deutschland üblichen
Tausenderpunktes findet man in der Schweiz zum Beispiel das Hochkomma, das Dezimaltrennzeichen
ist ein Punkt.
Beachten Sie bitte…
…dass es zwei Einstellungen innerhalb dieses Gebietsschemas gibt: die eine bezieht sich auf die
Tastatur, die andere auf die Darstellung von Zahlen, Datumsfeldern etc. Nur die Zweite spielt in
diesem Zusammenhang eine Rolle.
44

Preisgruppen
Jeder Kunde kann in work … for all! einer Preisgruppe zugeordnet werden. Unsere Basis-Installation
legt standardmäßig drei Preisgruppen an – es sind jedoch beliebig viele Preisgruppen möglich.
Der Umgang mit diesen Preisgruppen sowie das Anlegen wird in diesem Kapitel erklärt.
Die drei Standard-Preisgruppen
Nach der Installation finden Sie innerhalb der Kunden-und innerhalb der Artikelmaske drei
Preisgruppen mit folgenden Namen:
Innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise können Sie die Verkaufspreise des Artikels
für die jeweilige Preisgruppe bestimmen.
Vielfach wird nur eine Preisgruppe benötigt – manchmal reicht diese jedoch nicht aus. Beachten Sie
bitte, dass Sie für Preisabweichungen im Angebot nicht unbedingt eine eigene Preisliste benötigen.
Lassen Sie sich ggf. von uns beraten. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Gruppen sofort so
umzubenennen, dass auch Ihre Mitarbeiter das Preissystem verstehen.
Ein Beispiel zeigt, wie Sie die Preisgruppen 2 und 3 so kennzeichnen, dass niemand Sie benutzt:
Preisgruppen definieren oder umbenennen
Klicken Sie bitte oben Links in der Maske auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Generellen
Einstellungen. Innerhalb der generellen Einstellungen finden Sie im Bereich Allgemein die Zeile
Werte (aktueller Mandant). Hier verbergen sich die Preisgruppen:
Variablenname: Name der Variablen (Preisgruppe1 – PreisgruppeX).
Wert1: Lassen Sie diesen Wert bitte auf 0 stehen.
Wert2: Bezeichnung der Preisgruppe (z.B. Vertriebspartner).
Ändern Sie die Begriffe wie gewünscht.
45

Preisgruppen
Weitere Preisgruppen
Legen Sie weitere Preisgruppen an, wenn Sie diese benötigen. Wechseln Sie hierzuzum Tabellenende
und tragen die nachfolgenden Namen (also etwa Preisgruppe 4) und die dazugehörigen Titel ein.
Kundenindividuelle Preise
Sie benötigen keine weiteren Preisgruppen, wenn es um einen einzelnen Kunden und seine
abweichenden Preise geht. Dies lässt sich sowohl innerhalb der kundenindividuellen Preislogik (hierzu
gibt es ein eigenes Kapitel), als auch durch einfaches Überschreiben des Standardpreises innerhalb des
Angebotes lösen.
Einstellung der Preisgruppe innerhalb der Kundenmaske
Sind die Preisgruppen angelegt und benannt, können Sie innerhalb der Kundenmaske dem Kunden
zugeordnet werden:
Diese Zuordnung führt dann zu folgendem Effekt: Fügen Sie im Angebot, Auftrag, Rechnung etc.
einen Artikel ein, wird der Preis der jeweiligen Preisgruppe „gezogen“. Falls ein Kundenrabatt gilt,
wird dieser zusätzlich berechnet, wenn der Artikel rabattfähig ist.
Umschalten der Preisgruppe innerhalb des ERP Dokuments
In der Kopfleiste des Angebots unter der Registerkarte Positionen lässt sich die aktuelle Preisgruppe
einsehen und auch umschalten:
Bitte beachten Sie: das Umschalten führt zu einer kompletten „Neukalkulation“ des aktiven
Dokuments.
46

Kundenindividuelle Preise
Die Artikelverwaltung von work … for all! sieht standardmäßig drei Preisgruppen vor. Diesen
Preisgruppen kann man einen Namen geben, um so etwa Endkunden von Vertriebspartnern zu
trennen.
Darüber hinaus sind beliebig viele weitere Preisgruppen möglich – diese müssen jedoch administrativ
eingerichtet werden. Außerdem lassen sich für einzelne Kunden individuelle Preise pro Artikel
definieren. Dies nennen wir „kundenindividuelle Preise“.
Grundregeln der Preisfindung:
Legen Sie nicht „ohne Not“ kundenindividuelle Preise an. Es ist ja ohne Probleme möglich, den
vorgeschlagenen Standardpreis im Auftrag/Angebot etc. manuell abzuändern.
Die Preisfindung selbst versucht zunächst, einen kundenindividuellen Preis zu finden, danach springt
die Logik auf die jeweilige Preisgruppe des Kunden.
Rabatte sind in beiden Fällen möglich, bei kundenindividuellen Preisen jedoch eher unüblich.
Einen neuen kundenindividuellen Preis anlegen
Die Möglichkeit des Erfassens bietet work … for all! in zwei Masken:
In der Kundenmaske unter der Registerkarte ERP.
In der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise.
Im Datenbereich dieser Masken gibt es dazu entsprechend eine Tabelle mit den Datensätzen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer individueller Preis, erscheint der Dialog zum Anlegen des neuen
Preises:
- Befinden Sie sich in der Kundenmaske, erscheint zunächst die Artikelliste zur Auswahl des/der
Artikel(s) mit individuellem Preis.
- Befinden Sie sich in der Artikelmaske, erscheint die Kundenliste, um den/die Kunden auszuwählen,
die vom Standardpreis abweichen sollen.
In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, einen einzelnen Kunden/Artikel auszuwählen oder
mehrere. Anschließend öffnet sich die Maske zur Pflege der Kundenindividuellen Preise.
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Kundenindividuelle Preise
Die Maske zur Pflege der kundenindividuellen Preise
Die Maske zeigt im oberen Bereich den Kunden. Durch Anklicken erscheint dann die Kundenliste, um
gegebenenfalls einen anderen Kunden auszuwählen.
Im weißen Bereich die individuellen Daten:
Artikelnummer Hat Ihr Kunde Ihnen eine abweichende Artikelnummer angegeben, lässt sich diese
hier speichern. Dies ist dann die Bestellnummer des Kunden.
Standardpreis Standardpreis ist der standartmäßige Verkaufspreis des Artikels.
Preis work … for all! schlägt zunächst immer den Standardpreis vor, den Sie
entsprechend ändern können.
Der Preis ist natürlich ein Pflichtfeld, ein 0-Wert ist also nicht möglich.
Währung Standardmäßig wird ihre Basiswährung vorgeschlagen, es lässt sich jedoch auch
eine andere Währung zuordnen. Beachten Sie bitte, dass es bei Abweichungen zu
möglicherweise ungewünschten Umwandlungen im Zielobjekt (zum Beispiel dem
Angebot) kommt.
Rabattfähig Ein kundenindividueller Preis ist meistens nicht rabattfähig, deshalb lautet der
Vorschlag von work … for all! auch so: das Häkchen ist nicht gesetzt.
Staffelpreis Möchten Sie zusätzlich noch Staffelpreise anlegen, setzen Sie hier das Häkchen.
Bemerkung Nutzen Sie das Feld, um Ihren Kollegen Hinweise zur Preisabweichung etc.
zukommen zu lassen.
Kundenindividuelle Preise nach Excel exportieren
Durch den Aufruf der Preise aus Sicht des Artikels oder aus Sicht der Kunden haben Sie beide
Ansichten komfortabel verfügbar. Im einen Fall alle Sonderpreise für einen Kunden, im anderen Fall
alle Sonderpreise eines einzelnen Artikels.
Möchten Sie diese Informationen z.B. als kundenindividuelle Preisliste aufarbeiten und sie dem
Kunden zukommen lassen, lässt sich dies sehr einfach über die Excel-Schaltfläche bewerkstelligen:
Sollen diese Listen dauerhaft verfügbar sein, so ist ein Report sinnvoller. Dieser hat zudem den Vorteil,
dass er grafisch gestaltet sein kann.
Sprechen Sie mit unserem Support, falls dies für Sie wichtig ist.
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Kundenindividuelle Preise
Kundenindividuelle Preise in der Artikelmaske löschen
Um einen kundenindividuellen Preis zu löschen, markieren Sie zunächst die Zeile und klicken dann die
Schaltfläche Löschen, um sie zu entfernen.
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Staffelpreise
(Sondermodul auf Anfrage)
Neben den nach Preisgruppen aufgeteilten Preisen und den kundenindividuellen Preisen haben Sie in
work … for all! eine weitere Möglichkeit Preise zu definieren. Mit Staffelpreisen machen Sie den Preis
eines Artikels abhängig von der Menge.
Preis-Staffeln erstellen
Um Preis-Staffeln nutzen zu können müssen Sie zunächst einmal Preis-Staffeln anlegen. Gehen Sie dazu
in die Generellen Einstellungen, wählen auf der linken Seite den Punkt Tabellen und anschließend den
Eintrag Preisstaffeln unter ERP.
Um eine neue Preis-Staffel einzurichten klicken Sie auf das + auf rechten Seite. Nun erscheint ein
kleines Fenster in welchem Sie der neuen Preis-Staffel einen Namen geben. Die neue Preis-Staffel
erscheint in der Liste. Wählen Sie nun die Preis-Staffel aus, indem Sie auf die Schaltfläche vor dem
Namen klicken.
Nun erscheint eine Maske, in der Sie die Stufen der Preis-Staffel anlegen können. Durch einen Klick
auf die Schaltfläche Stufe erstellen legen Sie eine neue Stufe an. In der Maske legen Sie bitte eine
Bezeichnung sowie den End-Wert fest. Der Startwert wird bereits vorgegeben und entspricht immer
dem End-Wert der letzten Stufe +1.
Hinweis:
Sie können eine neue Stufe immer nur am Ende einfügen. Der Startwert der neuen Stufe entspricht
dabei immer dem End-Wert der letzten Staffel.
Natürlich können Sie angelegte Stufen in dieser Maske auch wieder über dem X auf der rechten Seite
entfernen und nachträglich weitere Stufen hinzufügen.
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Staffelpreise
Staffelpreise verwenden
(Sondermodul auf Anfrage)
Nun wurde eine Preis-Staffel definiert. Um diese für einen Artikel verwenden zu können muss der
Artikel zunächst bearbeitet werden. Öffnen Sie dazu den Artikel wie gewohnt aus der Artikelmaske
heraus.
Setzen Sie jetzt das Häkchen bei Staffelpreise um anzugeben, dass es sich bei diesem Artikel um einen
Staffelpreisartikel handelt. Dies wirkt sich auf die Registerkarte Preise aus. Statt der Standardansicht,
sehen Sie hier nun eine einfache Auswahl für die Preis-Staffeln.
Hinweis:
Mit einem Klick auf die Schaltfläche, wird Ihnen die Liste aller Preis-Staffeln angezeigt.
Mit Hilfe dieser Schaltfläche öffnen Sie die folgende Maske, in der Sie die Preise für die
einzelnen Stufen eingeben können. Es handelt sich hier um Einzelpreise.
Bei den Preisen handelt es sich um Preise in Ihrer Leitwährung. Verwenden Sie Staffelpreise z.B. in
einem Angebot mit einer Fremdwährung, wird der Preis der Preis-Staffel zum gewählten Kurs in die
Fremdwährung umgerechnet.
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Staffelpreise
Staffelpreisfindung
(Sondermodul auf Anfrage)
Der Staffelpreis berechnet sich aufgrund der eingegebenen Anzahl innerhalb der Positionen des
Angebots, Auftrags, Lieferscheins, Rechnung oder Bestellung. (Bitte achten Sie darauf, dass Sie dem
Kunden oder Lieferanten vorab die richtige Preisgruppe zugeordnet haben. Lesen Sie dazu das
gleichnamige Kapitel). Die Berechnung geschieht nach Verlassen des Feldes Anzahl:
Schritt 1: Anzahl beträgt 1
Schritt 2: Sie ändern die Anzahl in 11 und verlassen das Feld Anzahl. Der Einzelpreis ändert sich:
Preis-Staffeln für Einkaufspreise
Um einen Staffelpreis für Einkaufspreise anzulegen, öffnen Sie die EK-Maske über die Schaltfläche
Neuer EK innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise
oder klicken Sie auf die graue Schaltfläche, die vor einem Einkaufspreis zu finden ist.
Es öffnet sich die Maske an der Sie dann das Häkchen für Staffelpreise setzen können:
Gehen Sie dann vor wie oben unter Staffelpreise verwenden beschrieben.
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Stücklisten
(Sondermodul auf Anfrage)
Stücklisten sind Zusammensetzungen von mehreren Artikeln, die zusammen ein Ganzes ergeben (also
einen neuen Artikel). Stücklisten sind sinnvoll als Ablaufwerkzeug innerhalb der Fertigung, aber auch
in der Warenwirtschaft (mehrere Artikel zusammengepackt zu einem Set) oder auch bei Dienstleistern
(Arbeitsplan oder Arbeitspaket).
Stücklisten in work … for all!
Hier die wesentlichen Merkmale unserer Stücklisten:
- Stücklisten werden innerhalb der Artikel verwaltet und auch so angelegt. Die Eigenschaft
Stückliste führt dazu, dass zusätzlich zu den allgemeinen Daten sogenannten Komponenten
zugeordnet werden können. Diese Komponenten sind wiederum Artikel, sind aber über eine
zugehörige Menge definiert.
- Wir bieten keine Möglichkeit, mehrstufige Stücklisten direkt zu verwalten. Aber es ist möglich,
eine Stückliste in eine andere Stückliste zu integrieren.
Beispiel: ein Schaltschrank (gleich Stückliste) mit mehreren Schaltern (ebenfalls Stücklisten) drin.
- Stücklisten können Dienstleistungen beinhalten oder sogar komplett nur aus Dienstleistungen
bestehen. Man spricht in diesem Fall von Arbeitspaketen.
- Stücklisten können innerhalb der Aufträge verwendet und abgeändert werden. Damit haben Sie
eine gute Möglichkeit, individuelle Stücklisten außerhalb der Stammdaten zu verwalten.
- Stücklisten bilden die Basis unserer PPS-Welt, also der Fertigungswelt. Dort ist der Vorgang des
Herstellens automatisiert: Aus den Komponenten wird eine Stückliste. Dies ist in einem separaten
Kapitel beschrieben. In diesem Kapitel wird lediglich der Umgang mit Stücklisten in der
kaufmännischen Welt beschrieben.
Komponenten
Der Begriff der Komponenten steht für die Einzelteile der Stückliste. Eine Komponente kann wiederum
eine Stückliste sein, dann müssen Sie jedoch in der Produktion Zwischenschritte einlegen.
Neue Stücklisten anlegen oder bestehende Stücklisten ändern
Wechseln Sie bitte zur Artikelliste F7 (aus dem Desktop heraus oder innerhalb des ERP-Menüs im
Stammdatenbereich). Klicken Sie die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Artikels – die Ihnen
bereits bekannte Artikelmaske erscheint.
Geben Sie eine Bezeichnung, einen Langtext etc. für die Stückliste ein. Legen Sie dann bitte die Art
des Artikels fest:
Nachdem Sie die Artikelart auf Stückliste umgestellt haben, erscheint eine neue Registerkarte
Komponenten, in der Sie die Zuordnung und die Mengen festlegen.
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Stücklisten
(Sondermodul auf Anfrage)
Die Handhabung der einzelnen Elemente kommt Ihnen sicher bekannt vor – sie ist fast identisch mit
der aus der Auftragsmaske oder aus der Projektmaske (Kalkulation):
- Per Doppelklick fügen Sie eine weitere Komponente zur Stückliste hinzu.
- Die Suche im unteren Bereich erlaubt das Suchen und Finden der Komponenten. Benutzen Sie
ggf. auch ein Sternchen vor dem Suchbegriff, um „Volltext“ zu suchen.
- Die Gruppenstruktur filtert sofort beim Klick auf die Zeile.
Anschließend legen Sie in der oberen Tabelle die Anzahl der Komponenten für genau eine Stückliste
fest.
Beispiele hierzu:
Die Stückliste stellt z.B. einen Server dar, der mit zwei Prozessoren zusammengebaut wird. Geben Sie
als Menge also 2 ein.
Sie produzieren Analyse-Kits und für jedes Kit benötigen Sie 16 Flaschen. Geben Sie also in diesem Fall
die Zahl 16 ein.
Das zweite Beispiel soll auch als kurzer Hinweis dazu dienen, das work … for all! im weitesten Sinne
nicht nur Stücklisten (siehe Wikipedia – hier ist die Anzahl in der Regel 1), sondern auch Rezepturen
verwalten kann.
In der Registerkarte Preise können Sie dann noch einstellen welcher Preis beim Einfügen einer
Stückliste in ein ERP-Dokument angezeigt werden soll.
Haben Sie Festpreis angehakt wird beim Einfügen immer der Verkaufspreis des Stücklistenartikels
angezeigt. Der Preis der Komponenten wird auf 0 gesetzt.
Ist das Häkchen nicht gesetzt, werden die Preise aller Komponenten einzeln in den ERP-Dokumenten
aufgeführt.
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Stücklisten
(Sondermodul auf Anfrage)
Stücklisten innerhalb der Artikelliste
work … for all! zeigt Ihnen innerhalb der Artikelliste alle Arten von Artikeln, auch Stücklisten:
In der ersten Spalte, sowie durch die Farbe der Zeile lassen sich die einzelnen Artikelarten
voneinander unterscheiden. Im Bereich der Detailansicht (unten) werden die Komponenten gezeigt:
In der Kopfleiste lassen sich die gesamten Artikel auf die einzelnen Arten filtern.
Reports
work … for all! kann unterschiedlichste Listen direkt in Excel exportieren. Zusätzlich sind individuelle
Listen – auch für Stücklisten – über Crystal Report verfügbar. Sprechen Sie bitte mit unserem Support
über dieses Thema, wenn Sie individuelle Listen benötigen (z. B. die Übersicht über Stücklisten incl.
Komponenten und Mengen). Wenn dieser Report dann eingebunden ist, rufen Sie ihn über das
Systemmenüfeld auf:
Die ausgewählte Liste bezieht sich auf die aktuell sichtbaren Artikel und erscheint im gewohnten
Ansichtsfenster, aus dem Sie drucken, exportieren, mailen etc. können.
Stücklisten in kaufmännische Dokumente einfügen
Um dieses Thema geht es letztendlich (neben der reinen Produktion, die in diesem Kapitel nicht
behandelt wird): Das Einfügen der Stückliste in Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen,
Bestellungen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Erstellen Sie das ERP-Dokument wie gewohnt, legen Sie Kopfdaten usw. fest.
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Stücklisten
(Sondermodul auf Anfrage)
Doppelklicken Sie nun die Stückliste, erscheint eine Maske, mit deren Hilfe Sie die Art des Einfügens
festlegen:
Beim Einfügen der Stückliste in die Positionen gibt es zwei Basisvarianten:
- Stücklisten umwandeln zu Artikeln: das Programm behandelt die Komponenten dann so, als ob
normale Artikel eingefügt wurden. Änderungen sind danach natürlich möglich.
- Stücklisten nicht umwandeln: Bei diesen Varianten arbeitet work … for all! mit versteckten
Positionen im Hintergrund. Die Stücklisten können ggf. noch auftragsspezifisch abgewandelt
werden.
Stücklisten umwandeln zu Artikeln
Variante 1:
work … for all! fügt zunächst den Kopf der Stückliste als Überschrift ein, danach
jede einzelne Komponente als Bestandteil dieser Überschrift. Die Positionen
hängen aber nicht mehr logisch zusammen, eine Mengenänderung zum Beispiel
wird nicht mit den Mengen der anderen Teile abgeglichen.
Aber diese Variante ist dann eine schöne Hilfe, wenn Sie das gemeinsame
Einfügen von Sets etc. benötigen. Mit einem Klick sind alle Artikel eingefügt.
Variante 2:
In dieser Variante verschwindet der Kopf der Stückliste. Auch in diesem Fall also
eine Hilfe zum Einfügen zusammenhängender Positionen.
Variante 3:
Wenn Sie in Ihren Prozessen den Kopf der Stückliste als Artikel benötigen, ist
dies die richtige Option. Anschließend wird die Stückliste wie ein normaler
Artikel behandelt – auch in der Statistik. In dieser Variante werden die Texte der
Komponenten nicht benutzt. So haben Sie die Möglichkeit, ausführliche,
beschreibende Langtexte im Langtext des Stücklisten-Kopfs unterzubringen.
Variante 4:
Diese Variante arbeitet wie Variante 4 – allerdings werden hier die Langtexte der
Komponenten in die Position als Auflistung eingefügt.
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Stücklisten
(Sondermodul auf Anfrage)
Stückliste nicht umwandeln
Variante 5:
Hier werden wiederum der Kopf der Stückliste, sowie die Komponenten mit
Mengenangabe aufgeführt.
Unterschied zu Variante 4: im Hintergrund ist weiterhin die Stückliste aktiv, es
sind also auftragsspezifische Änderungen möglich.
Variante 6:
Auch hier hat die Stückliste weiterhin Bestand – allerdings zeigt die Position nur
den Langtext des Stücklistenkopfs.
work … for all! merkt sich die letzte Variante und schlägt das Verhalten dann beim nächsten Einfügen
wieder so vor. Wenn Sie ein einheitliches Verfahren wählen möchten, so setzen Sie hierfür den
Schalter am unteren Rand der Maske:
Die Maske kann dann bei Bedarf über die untere Schaltfläche wieder angeschaltet werden.
Bearbeiten von individuellen Stücklisten im Auftrag
(in Vorbereitung)
Stücklisten beim Wareneingang
Der Wareneingang von Stücklisten ist nur für die ersten vier Varianten möglich. Konkret:
Die Stückliste muss zwingend in einen (oder mehrere) „echte“ Lager-Artikel umgewandelt werden.
Dann kann der Wareneingang - wie im Kapitel Lagerverwaltung beschrieben – über die übliche
Schaltfläche gebucht werden:
Stücklisten beim Warenausgang
Beim Warenausgang gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Varianten. Sowohl die sichtbaren,
als auch die unsichtbaren Komponenten erscheinen in der Ausbuchungsliste.
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Das Inventar ist Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens, es stellt Werte dar, die in Ihrer
Bilanz aufgeführt werden. Es bildet die Grundlage eines ordentlichen Jahresabschlusses und muss zu
Beginn und Ende eines jeden Geschäftsjahres bewertet werden. Hierfür sind entsprechende
Prozentwerte in der Fibu hinterlegt, die die Berechnung steuern.
work … for all! hilft Ihnen, ihren Mitarbeitern diese Informationen einfach zugänglich zu machen.
Zusätzlich haben Sie einen schnellen Zugriff auf verbundene Daten wie Lieferanten,
Eingangsrechnungen usw.
Es lassen sich ggf. auch Dinge mit Hilfe der Inventarverwaltung verwalten, die in der Fibu gar nicht
vorkommen, weil sie geringwertig sind oder bereits abgeschrieben – Seriennummern von
Softwareprogrammen zum Beispiel.
Start des Moduls
Rufen Sie die Inventarverwaltung über das ERP-Stammdatenmenü auf:
Die Inventarliste
Es erscheint eine komplette Liste Ihres erfassten Inventars.
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Wie auch in anderen Stammdaten-Listen gewohnt, sehen Sie oben die einzelnen Funktionen, links die
Gruppenstruktur und im mittleren Bereich die Liste. Hier die einzelnen Detailerklärungen:
Mit Hilfe dieser Schaltfläche aktualisieren Sie die Liste. In der Regel
geschieht dies jedoch automatisch.
Wie bei allen Stammdaten-Klassen sind Sie auch hier frei in der
Gestaltung der Gruppenlogik. Denken Sie dabei organisatorisch: Räume,
Abteilungen, Wert-Staffeln …
Neu – öffnen – löschen: Sie werden diese Funktionen sicher auch ohne
Erklärung verstehen. Das Löschen geschieht per Nachfrage, der Vorgang
des Löschens wird jedoch in der Datenbank nachgewiesen.
Innerhalb der Liste gibt es eine Möglichkeit zum Drucken von Labels für
Ihr Inventar.
Filtern nach Kaufdatum:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf neues Inventar (Monat oder
Jahr). Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Filtern nach Wert:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf unterschiedliche Werteklassen.
Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Filtern nach Nutzung:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf das Feld Nutzungsart. Hier legen
Sie durch Ihre Eingaben unterschiedliche Klassen fest, zum Beispiel die
Namen der einzelnen Mitarbeiter. Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter
wieder aufgehoben.
Filtern nach Kostenstelle:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf Ihre Kostenstellen. Schalten Sie
um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Export der sichtbaren Daten nach Excel.
Die Schnellsuche erlaubt die Suche nach Inventarnummern oder
Bezeichnungen. Dabei werden auch Textteile gefunden. Drücken Sie die
ENTER-Taste, um die Suche zu beginnen.
Die Suche wird ggf. mit den anderen Filtern kombiniert.
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Import von Inventardaten aus Datev/Excel
Ihre Inventardaten liegen in der Regel in elektronischer Form beim Steuerberater vor. Lassen Sie sich
von ihm eine Excel-Datei geben, um diese in work … for all! importieren zu können. Diese Datei muss
zwingend folgendes Format (erste Zeile enthält Spaltenköpfe) haben:
KontoNr 2700
Filiale 8090
Filialbezeichnung Sonderinvest xy
Kost1 2000221
Kost1-Bezeichnung Projekt xy
Kost2 990001
Kost2-Bezeichnung Projekt z
Fibu-Inventarnummer 998888
Inventarbezeichnung Drehstuhl
Anschaffungsdatum 12.09.2007
Afa-Art Linear
Abschreibungssatz 12,5 %
Rest-Abschreibungssatz 25 %
Nutzungsart Voll
Anschaffungskosten 1.245,-
Buchwert 1.089,37
Inventarnummer 1001
Standort Büro Herr Müller
Über die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Beispiel-Vorlagendatei exportieren. Beginnen
Sie mit Ihren Daten dann in Zeile 2.
Beim Import gelten folgende Regeln:
- Die Fibu-Inventarnummer ist maßgeblich für die Neuanlage. Wird diese Nummer nicht gefunden,
geschieht eine Neuanlage.
- Dabei wird ggf. eine Inventar-Gruppe angelegt. Der Gruppenname entspricht der Konto-Nummer.
- Ist das Inventar bereits angelegt, werden nur die Zahlenwerte aktualisiert.
Um den Import zu starten wechseln Sie zunächst in die Registerkarte Import:
Wählen Sie die Übernahme-Datei aus.
Legen Sie das Datum des gültigen Afa-Wertes fest. Meist ist das das Ultimo
des letzten abgelaufenen Geschäftsjahres.
Starten Sie die Übernahme.
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Drucken von Etiketten/Barcodes für das Inventar
Innerhalb der Liste gibt es eine Möglichkeit zum Drucken von Labels für Ihr Inventar.
Diese Aufkleber können Sie dann am Inventar anbringen. Über die möglichen Endgeräte
lassen Sie sich ggf. beraten, kleinere Labeldrucker sind sehr geeignet.
Falls Sie mit Barcodes arbeiten möchten, ist dies möglich.
Der Druck des Labels wird in der letzten Spalte protokolliert, damit Sie wissen, welche Labels bereits
angebracht wurden. Die Größe der Labels lässt sich komfortabel über die Druckmaske einstellen:
Die Maske Inventar
Beim Neuanlegen oder beim Ändern erscheint die folgende Maske:
In der Basismaske sind viele Felder vorhanden, die allerdings auch nur auszugsweise benutzt werden
können. Viele unserer Anwender nutzen die Buchhaltungsfelder nicht und verwalten über die
Inventarmaske lediglich Aufenthaltsort und Wert des Inventars.
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Die bekannten Funktionen aus anderen Masken (Speichern etc.) stehen in der Buttonleiste oben zur
Verfügung. Möchten Sie den Vorgang insgesamt abbrechen, schließen Sie die Maske wie gewohnt
über das Kreuz oben rechts.
Nachfolgend die Erklärungen zu den einzelnen Feldern/Funktionen:
Allgemeines
Inventar-Nummer Die Nummer ist numerisch und wird von work … for all! automatisch
beim Aufruf der Maske vergeben (letzte Nummer plus 1). Die
Buchhaltungs-Inventar-Nummer (im unteren Bereich) wird zunächst
identisch vergeben, sie lässt sich jedoch auch abändern.
Wenn Sie die Inventar-Nummer ändern, wird beim Speichern auf
doppeltes Vorkommen überprüft. Das gleiche geschieht, wenn in der
Zwischenzeit ein Kollege Daten erfasst und die Nummer somit
inzwischen vergeben wurde.
Achtung:
Die Inventarnummer ist nur bei der Neuanlage änderbar!
Bezeichnung Pflichtfeld! Vergeben sie eindeutige Bezeichnungen, die in der Liste gut
verstehbar sind.
Organisation
Serien-Nummer/
Geräte-Nummer
Es sind alphanumerische Eingaben möglich.
Status/Zustand Das Feld ist von der Beschriftung her allgemein gefasst – Sie können es
ggf. auch umbenennen, um es anders zu benutzen.
Nutzung/Standort Gleiches gilt für dieses Feld. Standardmäßig ist hier die Eingabe des
Standorts des Inventars vorgesehen.
Gruppe Wie alle Stammdaten hat auch das Inventar eine Zuordnung zur Gruppe.
Diese Gruppen kann wie gewohnt der Administrator pflegen.
Buchhaltung Die Gruppe der Buchhaltungs-Felder bietet Ihnen die Möglichkeit, die
Daten aus Ihrem Buchhaltungsprogramm den „Nicht-Buchhaltern“ zur
Verfügung zu stellen. work … for all! nimmt allerdings keine
Berechnungen vor, sondern zeigt nur die in der Buchhaltung
errechneten Werte.
Nutzen Sie work … for all! ERP/Datev, können die Daten per
Schnittstelle nach Datev geschrieben werden.
Inventar-Nummer Hier finden Sie eine zweite Inventar-Nummer, was manchmal aus
organisatorischen Gründen notwendig ist. Es handelt sich hierbei um die
Barcodenummer.
Sie können das Feld jederzeit überschreiben – eine Prüfung auf doppelte
Nummern findet nicht statt.
Konto-Nr. Das Buchhaltungskonto für die Abschreibung.
Afa-Art Die möglichen Abschreibungsarten (Linear etc.)
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Inventarverwaltung
(Sondermodul auf Anfrage)
Filiale Das Buchhaltungskonto für die Filiale (numerisch)
Kost1, Kost2 Die beiden Konten für die Kostenstelle (numerisch)
ND%, RND% Der prozentuale Wert der Abschreibungsberechnung.
Restbegünstigung% Der verbleibende Abschreibungs-Prozentwert.
Bestellnummer Die Bestellnummer aus Ihrem ERP.
Rechnungsnummer Die Eingangs-Rechnungsnummer.
Eingangsrechnung Zuordnung der Eingangsrechnung.
Anschaffung
Kauf-Datum Vorgeschlagen wird der Erfassungstag, dieser lässt sich natürlich
abändern.
Garantie bis/Baujahr Diese Felder helfen Ihnen, im Reparaturfall sehr schnell auf diese
Information zurückgreifen zu können.
Kaufpreis/Aktueller Wert Beide Felder müssen manuell eingegeben werden. Der aktuelle Wert
wird nicht errechnet!
Ressource Dieses Feld steuert, ob die Ressource innerhalb der PPS-Teile von
work … for all! gezeigt wird.
Notiz Wie immer: mit Hilfe dieses Feldes lassen sich sehr individuell diverse
Zusatzinformationen oder Hinweise unterbringen.
Verwertung
Art Verwertung Über die Schaltfläche können Sie die Art der Verwertung eintragen.
Auto-Vervollständigung
Eine Reihe von Feldern bietet Ihnen bei der Eingabe ein wenig Luxus: Auto-Vervollständigung. Das
funktioniert so:
- Sie schreiben wie gewohnt ins Feld.
- Tippen Sie die ersten Buchstaben, erscheinen Vorschläge mit dieser Schreibweise.
So wird verhindert, dass sich Schreibweisen unbeabsichtigt „verselbstständigen“, also unterschiedlich
verlaufen. Innerhalb der Inventarliste lässt sich dann gemeinsam filtern.
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Inventarverwaltung
Registerkarte Individuell
(Sondermodul auf Anfrage)
Wie in manchen anderen Masken auch, lassen sich fürs Inventar individuelle Felder anlegen. Lesen Sie
zur Definition der Felder bitte das entsprechende Kapitel im Handbuch ADMINISTRATION.
Registerkarte QM
-in Vorbereitung-
Registerkarte Bild
Auch in dieser Maske stehen die üblichen Bildfunktionen zur Verfügung. Es lassen sich ein oder
mehrere Bilder per Drag-Drop oder über die entsprechenden Schaltflächen einfügen.
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Inventar Barcode-Label
(Sondermodul auf Anfrage)
work … for all! bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Barcode-Label eines Inventar Objektes zu erstellen.
Die Inventar-Nr. oder FiBu-Inventar-Nr. wird dabei in einen Barcode umgewandelt und kann
anschließend über einen beliebigen Drucker ausgedruckt werden.
Ein Barcode-Label erstellen
Über die Liste des Inventars lässt sich durch einen einfachen Klick auf die „Label“ Schaltfläche im
oberen Bereich, eine Maske öffnen, in der Sie ein Barcode-Label ausducken können. Als Wert für den
Barcode wird automatisch das Feld „FiBu-Inventar-Nummer“ des ausgewählten Inventar Objektes
verwendet.
Wählen Sie zunächst in der Liste das gewünschte Inventar Objekt aus.
Anschließend genügt ein Klick auf die links abgebildete Schaltfläche
Label, um die Label Maske zu öffnen.
Vor dem Drucken haben Sie noch die Möglichkeit das Layout, den
Barcode und den beschreibenden Text anzupassen.
Die Werte werden nach dem Drucken eines Labels gespeichert, so dass
Sie diese bei einem weiteren Druck nicht erneut eingeben müssen.
Durch einen Doppelklick auf den Barcode oder den beschreibenden Text
können Sie zusätzlich den Text per Hand anpassen.
Über diese Drucken Schaltfläche können Sie den Druck des Labels
starten. Bitte beachten Sie, dass hier der Standard Drucker von Windows
verwendet wird!
65

Stanndorte
uund
Entf fernungeen
Diesess
Thema geht t im Wesentlic chen Servicebbetriebe
an, die d Ihre Kunde en besuchen und die
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km undd/oder
die ge efahrene Zeit automatisch abrechnen möchten. m
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an Google eMaps zur Verrfügung,
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wenn die Dienstleistung
D
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Standort aabgerechnet
wird, w benötiggen
Sie diese Daten:
Die Enntfernung
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Standor rt
Die Enntfernung
zumm
Standort wird w innerhalbb
der Kundenmaske,
Teilmaske
ERP, einngestellt:
Über ddas
Plus am reechten
Rand definieren d Siee
eine entspre echende Zeile e. Es erscheint
folgende Maske, M
in die Sie die Datenn
eingeben:
Die Inntegration
inn
Ihre Auftra agsbearbeittung
Legen Sie einen oder
mehrere Artikel A an, diee
Sie mit der Standort-Abre
S
echnung verkknüpfen.
Wen nn es
nur einnen
Standortt
gibt, benötig gen Sie auch nur einen ein nzigen Artikel.
Gibt es mehhrere
Standorte,
benötigen
Sie auchh
mehrere Art tikel (die allerrdings
identis sche Langtext te haben könnnen).
66

Standorte und Entfernungen
work … for all! erkennt am Inhalt des Langtextes, ob es sich um einen Entfernungs-Artikel handelt.
Die nachfolgenden Regeln steuern die Automatik:
- Die Variable (km) kann an beliebiger Stelle des Langtextes verwendet werden und wird im
Programm durch die in der Kundenmaske angegebene km-Zahl ersetzt. Entsprechend wird auch
die Anzahl auf die km-Zahl gesetzt. Als Einheit bietet sich für diesen Artikel ebenfalls km an.
- Die Variable (fahrtzeit) kann an beliebiger Stelle des Langtextes verwendet werden und wird im
Programm durch die in der Kundenmaske angegebene Fahrtzeit ersetzt. Gleiches gilt für die
Anzahl und die Berechnung.
- Haben Sie mehrere Standorte, tragen Sie bitte den Namen des Standorts gleichlautend in die
Kurzbezeichnung des Artikels ein. Beim Einfügen der Fahrtkosten wählen Sie dann den
„richtigen“ Artikel.
Hier ein Beispiel:
Tipp:
Um aus einer vordefinierten Kundenauswahl eine Routenplanung vorzunehmen, lesen Sie bitte das
gleichnamige Kapitel im CRM-Handbuch von work … for all!.
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Textbausteine
Textbausteine kennen Sie sicher aus Microsoft Word. Man nutzt solche Bausteine, um wiederkehrende
Formulierungen nicht immer wieder neu schreiben zu müssen. Gegenüber Vorlagen haben
Textbausteine den Vorteil, dass sie sich miteinander zu immer neuen Dokumenten kombinieren
lassen.
In work … for all! nutzen wir Textbausteine an unterschiedlichsten Stellen des Programmes:
- In den einzelnen Notizfeldern der Stammdaten-Masken (Kunden, Ansprechpartner usw.)
- Beim Schreiben von E-Mails, Telefonnotizen, Besuchsberichten usw.
- In der Registerkarte Kopf- und Schlusstext in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen usw.
Bausteine können global verwaltet werden - in diesem Fall erstellt ein Administrator Bausteine für die
ganze Firma. Zusätzlich kann jeder Anwender seine persönlichen Bausteine verwalten.
Allgemeine Textbausteine
Zur Verwaltung von Textbausteinen klicken Sie auf
Textbausteine unter der Schaltfläche Extras oder beim
Schreiben einer E-Mail auf Bausteine > Textbausteine
bearbeiten.
Es erscheint folgendes Fenster
Auf der linken Seite des Bildschirms lassen sich Gruppen für die unterschiedlichsten Bausteine anlegen.
In unserem Beispiel sehen Sie gleich auch eine sinnvolle Struktur dafür. Sie trennen also am besten
Bausteine für das Auftragswesen (Kopftexte für Angebote, Formulierungen für Zahlungsvereinbarungen,
Lieferbedingungen) von den Bausteinen der kommunikativen Welt (Nachhaken eines
Angebots, Reaktion auf eine Reklamation etc.).
Legen Sie neue Gruppen durch Klick auf dieses Symbol an. Der Vorgang
entspricht dem des Anlegens von Kundengruppen, Lieferantengruppen etc.
Bausteine suchen, anlegen, ändern oder löschen
Oben rechts die aus anderen Listen bereits bekannten Funktionen zur Suche
eines Bausteins und zum Aufruf eines zuvor gesuchten.
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Textbausteine
Die drei Basisfunktionen Neuer Textbaustein, Öffnen eines Bausteins und
Löschen eines Bausteins sind als Schaltflächen unter der Gruppe Mögliche
Aktionen verfügbar.
Zum Ändern eines Bausteins können Sie auch einen Doppelklick auf die
entsprechende Zeile ausführen.
Zum Löschen muss eine Zeile markiert sein.
Die Maske zum Anlegen und Ändern von Bausteinen:
Diese Maske erscheint beim Neuanlegen oder Ändern eines Textbausteins. Neben dem Schreibfeld
gibt es zwei weitere Felder zur Dateneingabe:
Bezeichnung Die Bezeichnung finden die Anwender später in Auswahllisten. Achten Sie
also auf sprechende Bezeichnungen.
Gruppe Wenn Sie viele Bausteine verwalten, ist die Gruppenzuordnung sehr wichtig.
Sie können – wie im Beispiel der letzten Seite – unterschiedliche
Einsatzbereiche gut voneinander trennen.
Sprache
Hier können Sie die Sprache Ihres Textbausteins auswählen. Das hat später
Auswirkungen auf die ERP-Dokumente.
Textfeld Wie in Ihrer Textverarbeitung gewohnt, stehen hier Formatierungsmöglichkeiten
zur Verfügung.
Beachten Sie bitte, dass diese abhängig vom Programmteil und der
möglichen Ausgabe eventuell in Standardtext (ohne Formatierung)
umgewandelt werden.
Speichern Sie zum Abschluss den Baustein über die entsprechende Schaltfläche.
Sprachenauswahl für Textbausteine
Möchten Sie einen Auftrag, Angebot etc. in verschiedenen Sprachen schreiben und fremdsprachige
Textbausteine verwenden gehen Sie wie folgt vor.
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Textbausteine
Wählen Sie beim Anlegen eines Textbausteins die jeweilige Sprache die Sie für Ihren Textbaustein
verwenden möchten und schreiben Sie anschließend den dazugehörigen Text in das Textfeld.
Anschließend wechseln Sie die Sprache, um den Textbaustein in einer anderen Sprache zu verfassen:
Legen Sie nun ein neues ERP-Dokument, z.B. ein Angebot an und wählen Sie über diese Schaltfläche
Ihre gewünschte Sprache für die Textbausteine aus.
Wählen Sie nun unter der Registerkarte Kopf-/ Schlusstext über die rot markierte Schaltfläche Ihren
Textbaustein, wird dieser in der vorher eingestellten Sprache angezeigt.
Eigene Textbausteine verwalten
Die persönlichen Textbausteine stehen Ihnen an den gleichen Stellen zur Verfügung wie die
allgemeinen. Die Verwaltung dieser Bausteine geschieht jedoch nicht über ein spezielles Menü,
sondern direkt an der Stelle des Aufrufs. Hier zum Beispiel innerhalb der Maske Telefonate:
Um eigene Textbausteine in ERP-Dokumenten zu verwenden oder zu bearbeiten klicken Sie bitte auf
folgende Schaltflächen:
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Textbausteine
Über das T können Sie eigene Textbausteine verwalten.
Die eigenen Textbausteine lassen sich ebenfalls in den CRM-
Aktivitäten anlegen und pflegen. Die Vorgehensweise ist die
Gleiche.
Über diese Schaltflächen wählen Sie einen Textbaustein aus.
Klicken Sie im Untermenü Eigene Textbausteine verwalten an, um zu Ihren Bausteinen zu gelangen.
Eine neue Maske erscheint. Durch Eingabe einer Bezeichnung und entsprechendem Inhalt erstellen Sie
einen neuen Baustein, den Sie im Anschluss speichern:
Allgemeine oder persönliche Textbausteine benutzen
An folgenden Stellen des Programms gibt es das Auswahlfeld mit Möglichkeit zum Einfügen:
- Notizfeld in Kunden- oder Lieferantenmaske sowie Ansprechpartnermaske
- Beschreibungsfeld in CRM-Aktivitäten (Termin-, Notiz-, Telefonate- und Aufgabenmaske).
- E-Mail-Maske und Registerkarten Kopf-/Schlusstext in kaufmännischen Dokumenten.
71

73
2. ANGEBOTS- & AUFTRAGSWESEN

ERP-Infofenster konfigurieren
Genau wie im CRM- und Projekt-Bereich haben Administratoren in work … for all! 10.2 die
Möglichkeit, Inhalt und Logik der ERP-Infofenster nach den Bedürfnissen Ihrer Firma anzupassen. Über
die rechte Maustaste können die Benutzer die individuell konfigurierten ERP-Objekte beliebig ein-
oder ausblenden.
In diesem Kapitel gehen wir explizit darauf ein, wie Sie auf Kundenseite die ERP-Infofenster
- Lieferscheine
- Aufträge
- Rechnungen
- Angebot
und auf Lieferantenseite die ERP-Infofenster
- Bedarf
- Bestellung
- Eingangsrechnungen
einbinden.
Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel anhand des Beispiels Rechnungen wie Sie auf der Kundenebene ein
neues ERP-Infofenster einbinden oder ein bereits bestehendes Infofenster ändern oder löschen.
Und so funktioniert es:
Auf dem Schreibtisch finden Sie die Schaltfläche Infofenster in der Symbolleiste von work … for all!. In
der sich öffnenden Liste wählen Sie Infofenster konfigurieren.
74

ERP-Infofenster konfigurieren
Der Assistent bietet mehrere Möglichkeiten im Umgang mit der Konfiguration von ERP-Infofenstern.
Nach dem Begrüßungsbildschirm klicken Sie zunächst auf Weiter. In der folgenden Maske eröffnen
sich Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten:
Wählen Sie bitte Hinzufügen eines neuen Infofensters aus Datenbank-Objekten und klicken Sie
anschließend Weiter:
75

ERP-Infofenster konfigurieren
Bitte legen Sie nun zunächst fest, für welche Ebene das neue Infofenster gelten soll: Kunden,
Lieferanten, Projekte oder Mitarbeiter. In unserem Beispiel legen wir das Infofenster Rechnungen auf
der Kundenebene an. Nachdem Sie also Kunden gewählt haben, klicken Sie bitte auf Weiter:
Es öffnet sich die Liste aller verfügbaren bzw. konfigurierbaren Infofenster. Wählen Sie einfach das
gewünschte Datenbankobjekt aus (in diesem Fall Rechnungen). Beim Klick auf Weiter öffnet sich die
folgende Maske:
Hier finden Sie die folgenden Einstellmöglichkeiten:
Titel des Infofensters Vergeben Sie bitte einen eindeutigen Namen für das Infofenster.
Dieser Name erscheint im oberen Bereich des Infofensters und
kennzeichnet es für die Benutzer:
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ERP-Infofensteer
konfigurieren
Anzahl
der Datensättze
Filter aauf
aktuelles OObjekt
setzen
Schaltffläche
>Neu< zeigen
Schaltffläche
>Zuordnen<
zeigen
Nachddem
Sie die Einstellungen
festgelegt f haben,
klicken Sie auf Weiter.
Im letzzten
Schritt leegen
Sie die Inhalte
für Ihrr
neues Infofe enster fest.
Sichtbaar
Sortierrung
Symbool
Anzahl der möglichen Einträge
inner rhalb des Infoofensters.
Tragen
Sie z.B. 10 eein,
zeigt das es nur die 10 0 letzten/aktuuellsten
Datensätzee
an. Um mehr
zu sehen, müssen m Sie in ddie
Listenansicht
wechseln.
Ihr Infofensster
kann mit t dieser Option
auf Anspreechpartner
gefiltert weerden.
Wenn Sie beispielsw weise einen AAnsprechpartn
ner
anwählen, dann werden n in Ihrem Infofenster
nur die Daten
angezeigt, die dem ausg gewählten An nsprechpartneer
zugeordne et
wurden.
Ermöglicht
das +.
das Erstellen von neuen Datensätzen D
( (z.B. Briefe) über
Ermöglicht das Zuordnen
von Dokum menten über ddas
Symbol
Über die Sicchtbarkeit
wä ählen Sie, welche
Informattionen
im
Infofenster angezeigt werden. w Hier stehen
Ihnen Datum und Notiz N
zur Auswahhl.
In der Regel
sollten Sie auch beides aauswählen.
Wie soll Ihrr
Infofenster sortiert s sein? Wenn Sie diee
Notiz wähle en,
werden diee
Daten innerhalb
des Infofensters
alphhabetisch
sortiert.
Zurzeit nichht
implement tiert.
Nach ddem
Klick auff
die Schaltflä äche Weiter mmüssen
Sie nu un noch in der
folgenden MMaske
Beenden
klickenn
– fertig!
77

ERP-Infofenster konfigurieren
Löschen oder Verändern von Infofenstern
Zum Löschen eines Infofensters wählen Sie in der ersten Auswahlmaske die unten markierte Option
und klicken anschließend auf Weiter.
Die nachfolgende Maske ist bereits bekannt. Sie können sich für einen Bereich entscheiden, aus
welchem die Infofenster entfernt werden sollen. Möchten Sie die Funktionalität eines Infofensters
verändern, löschen Sie über diesen Weg und konfigurieren das Infofenster anschließend neu.
78

ERP-Infofenster konfigurieren
Wählen Sie entsprechend, und klicken Sie auf Weiter, um in die nächste Maske zu gelangen:
Wählen Sie hier das zu löschende Infofenster aus, und klicken Sie auf Weiter um in die nächste und
letzte Maske zu gelangen:
Zum endgültigen Entfernen des Infofensters setzen Sie das Häkchen und klicken auf Beenden.
Haben Sie versehentlich ein Infofenster gelöscht, können Sie dieses mit der Funktion Hinzufügen eines
neuen Infofensters aus Datenbank-Objekten wieder einbinden.
79

Angebote
work … for all! erlaubt die Verwaltung von zwei unterschiedlichen Formen von Angeboten:
Microsoft Word Angebote sind bereits in unserer CRM Lösung möglich und basieren auf Vorlagen
oder vorhandenen Dokumenten (man kann ein solches Angebot einfach per Drag-Drop ins Infofenster
ziehen).
Kaufmännische Angebote basieren auf Artikeln (auch Produkten/Dienstleistungen/ Stücklisten) und
werden über einen Report ausgedruckt.
In manchen Fällen werden auch beide Formen kombiniert – eine automatische Nummernvergabe gibt
es bei beiden. Die Erstellung einer Statistik ist jedoch nur für die kaufmännische Variante möglich.
Auch die Umwandlung zur Auftragsbestätigung oder zur Rechnung funktioniert nur hier.
Unsere Empfehlung ist also eindeutig die kaufmännische Variante, welche in diesem Kapitel
behandelt wird. Viele Vorgänge die hier beschrieben werden, müssen Sie für die nachfolgenden ERP
Dokumente (Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung usw.) nicht noch einmal lernen, da die
Vorgehensweise ähnlich oder sogar identisch ist. In diesen Fällen wird dann aus dem „ähnlichen“
Kapitel einfach nur auf den entsprechenden Abschnitt verwiesen.
Erstellen eines Angebotes
Rufen Sie im Schreibtisch zunächst den Kunden auf, der das neue Angebot erhalten soll.
Klicken Sie anschließend im Infofenster Angebote auf das Plus
und wählen Sie Eingabemaske um ein kaufmännisches
Angebot zu erstellen.
Nun öffnet sich die Eingabemaske für das neue, kaufmännische Angebot:
80

Angebote
Beim Erstellen oder Öffnen eines Angebotes gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend durch die
restlichen Registerkarten.
Registerkarte Allgemeines
Linker Maskenbereich
Klicken Sie mit rechts auf die Schaltfläche Projekt, um dem
Angebot ein Projekt zuzuordnen. Es öffnet sich eine Liste mit
den Projekten, die dem Kunden zugeordnet sind. Ist das
gewünschte Projekt nicht dabei, klicken Sie auf Projektliste und
wählen hier das von Ihnen gewünschte Projekt aus.
Innerhalb der Projektliste kann natürlich auch ein neues Projekt
anlegt und zugeordnet werden, ohne dass das Angebot
verlassen werden muss.
Tipp:
Sollten Sie das Angebot innerhalb der Projektebene erstellt
haben, so ist das im Schreibtisch aufgerufene Projekt bereits
zugeordnet.
Mit Linksklick auf Projekt können Sie es zum Pflichtfeld machen
und die Projektvorgänge einblenden und zuordnen.
Arbeiten Sie mit Kostenstellen (auch Profitcenter genannt), so
ordnen Sie mit einem Klick auf Kostenstelle eine der
vordefinierten Kostenstellen zu.
Die von work … for all! mitgelieferten Kostenstellen (siehe Bild)
ändern Sie innerhalb der Generellen Einstellungen unter
Allgemeines -> System -> Kostenstellen.
Natürlich können Sie nach Belieben weitere Kostenstellen
definieren. Lesen Sie hierzu bitte auch das Kapitel Kostenstellen.
Mit Rechtsklick auf das Wort Kostenstelle können Sie dieses Feld
als Pflichtfeld einstellen.
Falls Sie ein Projekt zugeordnet haben, wird die Kostenstelle aus
dem Projekt übernommen.
Die erste Adresse (Kunde) ist die Hauptadresse des Angebotes. Sie
entspricht dem Kunden, den Sie im Schreibtisch ausgewählt
haben. Er ist der Empfänger des Angebots.
Möchten Sie einen anderen Kunden auswählen, wechseln Sie die
Adresse einfach via Klick auf die Schaltfläche Kunde. Sie
gelangen daraufhin in die Kundenliste und können eine andere
Adresse auswählen.
Sollten Sie im Schreibtisch keinen Ansprechpartner gewählt
haben, wird der Hauptansprechpartner zum
Angebotsempfänger.
Um die Personenzuordnung zu entfernen oder zu ändern,
81

Angebote
Mittlerer Maskenbereich
klicken Sie einfach auf den Ansprechpartner und wählen Sie aus.
Haben Sie Abteilungen bei Ihrem Kunden angelegt, können Sie
diese auch über das Fenster anwählen.
Neben der Hauptadresse gibt es zwei weitere Adressen die dem
Angebot zugeordnet werden können. Die Lieferadresse und die
Rechnungsadresse.
Sollten Sie bei dem im Schreibtisch aufgerufenen Kunden keine
abweichenden Nebenadressen hinterlegt haben, werden hier
automatisch dieselben Daten eingetragen wie bei der
Hauptadresse.
Auch diese Adressen können Sie im Angebot manuell umstellen,
indem Sie z. B. auf Lieferadresse klicken und einen anderen
Kunden oder Lieferanten auswählen.
Weichen die Nebenadressen von der Hauptadresse ab, wird die
Kundennummer farblich hervorgehoben.
Tipp:
Ständig abweichende Liefer- / Rechnungsadressen können direkt
in den Stammdaten des Kunden hinterlegt werden:
Die hinterlegten Adressen werden dann automatisch in das
jeweilige ERP-Dokument übernommen.
Die Angebotsnummer wird dem von Ihnen voreingestellten
Nummernkreis entsprechend automatisch vergeben.
Lesen Sie zum Thema Nummernkreise auch das Kapitel ERP
Nummern und Nummernkreise.
Das Angebotsdatum wird beim Erstellen des Angebotes
automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt. Natürlich
kann dieses Datum nach Belieben geändert werden.
Die in den Stammdaten des Kunden hinterlegte Währung wird
vorgeschlagen. Falls erforderlich, wählen Sie über die
Auswahlliste eine andere Währung aus.
Tragen Sie hier bitte die verantwortliche Person und die
schreibende Person ein. In der Regel wird Ihnen der aktuell
angemeldete Benutzer vorgeschlagen.
Ändern Sie Person/Zeichen, so schreiben Sie das Angebot im
Namen einer anderen Person.
82

Angebote
Falls erforderlich, tragen Sie hier das Zeichen des
Ansprechpartners ein.
In einigen Unternehmen werden die Zahlungskonditionen schon
im Angebot angegeben. In der Regel definiert man diese
Zahlungsbedingungen frühestens im Auftrag, wenn Sie dies
jedoch schon im Angebot tun möchten, tragen Sie die
entsprechenden Daten wie Zahlungsziel und Skontobedingungen
ein. Die dort vorgeschlagenen Zahlungsbedingungenen werden
aus den Stammdaten des Kunden ausgelesen und hier
vorgeschlagen.
Enthalten die Felder Nettozahlung / Tage und Skonto / Tage eine
0, so werden die entsprechenden Felder im Angebotsformular
unterdrückt.
Bei Lieferung entscheiden Sie sich für die Art der Lieferung.
Diese können Sie in den Generellen Einstellungen pflegen.
An dieser Stelle bestimmen Sie die Sprache, die in Ihrem
Angebotsformular ausgegeben wird.
Der Liefertermin beschreibt den Tag, an dem die Ware / Leistung
zu dem Kunden gesendet wird.
Hier können Sie die Bankverbindung des Kunden auswählen.
Tragen Sie hier die Gültigkeitsdauer des Angebots ein.
Gewöhnen Sie sich an, eine sinnvolle und eindeutige
Angebotsbezeichnung in die Notiz/Bemerkung einzugeben. Der
Inhalt dieses Feldes wird später im Infofenster Angebote
innerhalb des Schreibtisches angezeigt.
83

Angebote
Registerkarte Sonstiges
Die Registerkarte Sonstiges beherbergt individuelle Auftragsköpfe und frei definierbare Status:
Kopffelder
(sonstige Felder)
Unter der Überschrift Sonstige Felder finden Sie individuelle Kopffelder für Ihre
Aufträge. Die Anforderungen an die individuellen Kopffelder sind häufig sehr
unterschiedlich. Aus diesem Grund sind sie frei definierbar. Sie können bis zu
sieben individuelle Kopffelder festlegen. Diese können zum Beispiel auf dem
Formular im Angebotskopf eingefügt werden
Die individuellen Auftragskopffelder definieren Sie innerhalb der Generellen
Einstellungen unter Allgemeines -> Werte (Aktueller Mandant):
Die Beschriftungen der individuellen Felder (Wert2 in den Generellen
Einstellungen) können Sie außerdem ändern, indem Sie die jeweilige
Bezeichnung innerhalb der Angebotsmaske anklicken und eine Neue eingeben:
84

Angebote
Angebotsstatus Die Angebots-Status sind ebenfalls frei definierbar. Bis auf den Status-Filter in
der Angebotsliste haben diese Felder keinen weiteren Einfluss in work … for all!
Individuelle
Felder
Registerkarte Kopf- / Schlusstext
Bitte lesen Sie hierzu auch das Kapitel Status von Aufträgen/Angeboten etc.
Zusätzlich zu den Individuellen Kopffeldern gibt es die Möglichkeit freie Felder
zu definieren. Lesen Sie hierzu bitte das entsprechende Kapitel.
In dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Kopf- / Schlusstexte für Ihr Angebot.
Ihre Kopf- / Schlusstexte können sowohl aus freiem Text als auch aus Textbausteinen bestehen. Die
Textbausteine verbergen sich im rechten Bereich hinter der Schaltfläche mit den drei Punkten.
Bitte lesen Sie zum Thema Textbausteine auch das Kapitel Textbausteine.
Registerkarte Positionen
Die Registerkarte Positionen ist neben der Registerkarte Allgemeines die wichtigste Registerkarte in
der ganzen Angebotsmaske. Hier gestalten Sie den eigentlichen Teil des Angebotes, die
Artikelpositionen.
Aufbau der Positionen:
Im oberen Bereich der Maske befinden sich üblicherweise die Schaltflächen, die Sie zum Bearbeiten
der Positionen brauchen
85

Angeebote
Benachrich htigen Sie einnen
Mitarbeit ter oder Ihren n Vorgesetzteen
über das
Angebot.
Erstellen Sie
eine Aufgaabe,
die aus Ih hrem Angebo ot resultiert.
Mit Hilfe dieser d Schaltflläche
löschen n Sie Positione en.
Um eine bestehende
Poosition
zu ver rdoppeln, markieren
Sie diiese
und wählen
anschließe end die nebennstehende
Schaltfläche.
work … fo or all! fügt annschließend
eine
Kopie der r markierten Position als neue n
Position ein.
Um Ihr Angebot
ein weenig
übersicht tlicher zu ges stalten, bietett
work … for all!
Ihnen die Möglichkeit, Überschriften n in die Positionen
einzufüügen.
So können
Sie nicht nur n thematischhe,
sondern auch a visuelle Sektionen in Ihrem Angeb bot
bilden.
Diese Scha altfläche ermööglicht
Ihnen das Einfügen n von leeren PPositionen
od der
einer leere en Textzeile.
Achtung:
Bedenken Sie bitte, dasss
über freie Positionen P ke eine Artikelauuswertungen
durchgefü ührt werden kkönnen,
weil bei diesen Au uswertungen eine Zuordnung
zu einem Artikel A erfordderlich
ist.
Fügen Sie bei Bedarf ann
einer belieb bigen Stelle Zwischensummmen
ein. Diese
werden im m Formular beerechnet
und ausgewiesen n. In der Posittionstabelle
wird w
der Wert der d Zwischenssumme
nicht angezeigt.
Mit Hilfe dieser d Schaltflläche
fügen Sie S in Ihrem Formular
eineen
manuellen
Seitenumb bruch ein.
Dieses Sym mbol dient zur
Spaltenkonf figuration. Sie können dammit
Spalten ein n-
und ausble enden.
86

Angebote
Wenn Sie das Häkchen hier entfernen, werden die nachfolgenden Positionen
Ihres Angebots nicht mehr nummeriert.
Wenn Sie Artikel in die Positionen einfügen, die aus mehr als einer Zeile
bestehen, werden die entsprechenden Positionen beim Klicken auf die nächst
höhere Zahl automatisch vergrößert:
Um die Positionen wieder in eine ordentliche Übersicht zu bekommen klicken
Sie bitte die nebenstehende Schaltfläche. Die „aufgeklappten“ Positionen
werden anschließend wieder zusammengeklappt (einzeilig).
Hier können Sie eine neue Position jeweils vor der markierten Position
einfügen.
Exportieren Sie die Positionen Ihres Angebots nach Excel.
Zielpreisberechnung. Mit dieser Schaltfläche können Sie für Ihr Angebot einen
Zielpreis eingeben. Die dazugehörigen Artikelpreise ändern sich
dementsprechend. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das
gleichnamige Kapitel.
An dieser Stelle ändern Sie die Preisgruppe für Ihr Angebot.
Die in den Stammdaten des Kunden hinterlegte Preisgruppe wird bereits in
der Artikelauswahl automatisch vorgeschlagen.
Der mittlere Maskenbereich der Registerkarte Positionen ist für die eigentlichen Positionen reserviert.
Hier fügen Sie die gewünschten Artikel ein und bearbeiten diese:
Schaltfläche für die separate Positionsmaske (lesen Sie hierzu den Abschnitt
separate Positionsmaske).
Nr. Die Spalte Nr. steht für die Positionsnummer.
87

Angebote
Anzahl Tragen Sie hier die benötigte Artikelmenge ein.
Einheit Die in den Stammdaten des Artikels hinterlegte Einheit wird hier automatisch
vorgeschlagen, kann aber nach Belieben geändert werden.
Bezeichnung Hier wird der in den Stammdaten des Artikels hinterlegte Langtext ausgegeben.
Sollten Sie hier ausnahmsweise eine andere oder ausführlichere
Artikelbezeichnung benötigen, so ändern Sie die Bezeichnung nach Bedarf. Der
Langtext des Artikels wird hierdurch nicht geändert. Sie passen lediglich diese eine
Artikelposition an.
E-Preis Der Einzelpreis entspricht dem in den Stammdaten des Artikels hinterlegten Preis.
Sollten Sie mit Preisgruppen arbeiten, wird hier der entsprechende Einzelpreis der
Preisgruppe vorgeschlagen.
Der Einzelpreis kann nach Bedarf geändert werden. Dies beeinflusst die in den
Stammdaten hinterlegten Preise nicht.
G-Preis Der Gesamtpreis errechnet sich automatisch aus der Anzahl und dem Einzelpreis.
Sollten Sie manuelle Preisänderungen in den Positionen vornehmen, achten Sie
darauf, dass Sie nicht den Gesamtpreis sondern den Einzelpreis oder die Anzahl
ändern. Der Gesamtpreis wird aufgrund Ihrer Änderungen neu berechnet.
Statt G-Preis Wie der Name schon vermuten lässt, ist das Feld Statt G-Preis ein Feld, das Sie
anstelle des Gesamtpreises verwenden können. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn
Sie mit kostenlosen oder alternativen Positionen arbeiten.
Tragen Sie in das Feld Statt G-Preis einen Text ein, so wird der Gesamtpreis auf 0
EUR gesetzt.
Sobald Sie den Text entfernen, wird der Gesamtpreis neu berechnet:
Rab. % Vergeben Sie mit Hilfe dieser Spalten einen Rabatt auf den einzelnen Artikel:
Im Formularausdruck finden Sie den Rabatthinweis unterhalb der rabattierten
Artikelposition innerhalb der Spalte Bezeichnung.
88

Angebote
Weitere Funktionen innerhalb der Positionen
Mit Rechtsklick auf eine Position stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Artikel zum Bearbeiten öffnen Die Artikelmaske öffnet sich.
Informationen zum Artikel in
separatem Fenster anzeigen
Bestandsvorschau anzeigen Aufruf der Bestandvorschau
Ressourcenauslastung anzeigen Öffnet den Terminkalender
Es wird Ihnen, wie in der Artikelliste, die Detailanzeige des Artikels
auf der rechten Seite angezeigt.
Spalte EK-Preis aktualisieren Aktualisiert den EK-Preis, falls dieser inzwischen in den
Stammdaten des Artikels geändert wurde.
Verknüpfte Artikel anzeigen. Falls Sie eine Artikelverknüpfung angelegt haben, werden Ihnen
dann im unteren Bereich Ihre verknüpften Artikel angezeigt.
Unterhalb der Positionen finden Sie die Artikelauswahl:
Im linken Bereich werden Ihnen die Artikelgruppen ausgegeben und rechts die einzelnen Artikel.
Ein Einfachklick auf eine der Artikelgruppen zeigt Ihnen im rechten Bereich alle der ausgewählten
Artikelgruppe zugeordneten Artikel. Ein Doppelklick auf eine der Artikelgruppen fügt Ihnen diesen
Artikelgruppennamen als Überschriftenposition ein:
89

Angeebote
Mit Reechtsklick
auf eine Position stehen Ihnenn
weiter Funk ktionen zur Verfügung:
V
Unten in der Artikeelauswahl
finden
Sie verschiedene
Artik keloptionen:
Mittels diese er Schaltflächhen
können Sie
das Aussehen
der Artikeelliste
bestimmen.
Probieren Sie
die Schaltflächen
einfach
aus!
Spalten ein-/ /ausblenden
Zum Festlegen
der Artikeel-Suchoptione
en
Bildet die Sc chnittmenge zzwischen
vers schiedenen Artikelkategor
A
rien.
Beispiel:
Finde alle Artikel,
die sowwohl
der Kate egorie Nachsp peise als auchh
der Kategor rie
Italienische Speisen zugeeordnet
sind.
Bestandsvors schau einblennden
Neuen Artik kel anlegen
Artikel öffne en
Artikel verdo oppeln
Suchfeld
Klicken Sie auf a die nebennstehende
Sch haltfläche Let tzte Filter, umm
die zuletzt
gesuchten Artikel A anzeiggen
zu lassen.
Ein weiterer r Klick auf einnen
in der Auswahl
angeze eigten Artikel
zeigt das Ergebnis
in der Artike elauswahl an. .
90

Angeebote
Artikellsuche
innerhaalb
der Positio onen:
Nachfoolgend
die Erkklärung
der ein nzelnen Suchooptionen
(ab Version V 10.3):
Volltexxtsuche
Artikellnummer
Kurzteext/Matchcodee
Ebenfalls s durchsucht wwork
… for all! a immer den n Kurztext. Auuch
diese Opt tion
kann nicht
deaktiviertt
werden.
Langteext
EAN
Hersteellernummer
Artikellnummer
des
Lieferaanten
Tippen Sie S ihren Suchhbegriff
ins Su uchfeld und bestätigen b Siee
mit Enter –
schon ist t die Liste enttsprechend
ge efiltert.
Um das Suchergebnis
S
aufzuheben klicken Sie auf
eine Artikeelgruppe
ode er
auf das Wort W Alle.
Ab Versio on 10.3 steht Ihnen eine umfangreiche
Artikelsuche zur Verfügun ng.
Klicken Sie S einfach auuf
den kleinen n Pfeil neben der Schaltflääche
Einstellun ngen, um die gewünschten n Suchoptionen
zu aktivieren.
Die Option
Volltextsuche
ist vorein ngestellt und findet alle Arrtikel,
in dene en
die gesuchten
Buchstaaben
irgendw wo im Kurz- oder o Langtextt
stecken.
Beispiel:
Die Eingabe
„ERP“ finndet
unter an nderem:
- work … for all! ERP professional
- ERP Han ndbuch
- Verteile erpflegemoduul
Die Suche
nach der Artikelnummer
r ist immer aktiv
und kann nicht deaktiv viert
werden.
Durchsuc cht nur den LLangtext.
Sucht im EAN-Code (BBarcode).
Sucht in der Herstellerrnummer.
Durchsuc cht die Artikeelnummern
der
Lieferanten welche in denn
EK-Preisen
eingegeb ben wurden.
Artikellnummern
derr
Sucht in den Artikelnuummern
der Kunden K welche
in den VK-PPreisen
Kundeen
eingegeb ben wurden.
91

Angebote
Standardlieferantenn
ame
Sucht im Namen der Lieferanten und zeigt alle Artikel für die EK-Preise
hinterlegt sind.
Herstellername Durchsucht die Namen des Herstellers.
Tipp:
Möchten Sie am Feldbeginn suchen tippen Sie die ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs und fügen
ein * hinzu.
Beispiel:
ERP* findet ERP Handbuch
Zoomfunktion innerhalb der Positionen:
Über die Zoom Funktion im unteren Bereich können Sie den mittleren Bereich beliebig vergrößern und
verkleinern:
Separate Positionsmaske:
Die separate Positionsmaske erleichtert Ihnen das Bearbeiten von langen Positionstexten.
92

Angebote
Klicken Sie in der ersten Spalte der zu bearbeitenden Position auf die Schaltfläche mit den
drei Punkten.
Bearbeiten Sie hier den Positionstext und klicken Sie anschließend auf Speichern und
schließen um den neuen Text in die Artikelposition zu übernehmen. Bitte beachten Sie, dass
Sie auch hier wieder nur den Positionstext bearbeiten. Dies hat keine Auswirkung auf die
Stammdaten des Artikels.
Zum Bearbeiten von Artikelstammdaten lesen Sie bitte das Kapitel Artikelverwaltung.
Registerkarte Auswertung
Im oberen Bereich der Tabelle sehen Sie die Artikel ihrer Kalkulation sortiert nach der Artikelart,
sowie eine Gegenüberstellung Ihrer Kosten und Einnahmen. Außerdem sehen Sie getrennte
Informationen für die Eigenleistungen, die Fremdleistungen sowie den dazugehörigen Rohertrag.
Weitere Funktionen im Infofenster
Mit Rechtsklick auf ein Angebot stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
Ändern eines Angebots
Um ein bestehendes Angebot zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf, dessen Angebot
bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Angebote auf das zu bearbeitende
Objekt. Befinden Sie sich gerade in der Angebotsliste, klicken Sie dort ebenfalls mit einem Doppelklick
auf das Angebot, um es zu bearbeiten.
93

Angebote
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie das Angebot mit einem Klick auf die Schaltfläche
Speichern und schließen.
Löschen eines Angebots
Angebote können ausschließlich in der Angebotsliste gelöscht werden. Öffnen Sie also die
Angebotsliste mit einem Klick auf das Wort Angebote innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie das zu löschende Angebot in der Liste und entfernen es mit Hilfe der
Schaltfläche löschen.
Angebotsliste
Mit der Angebotsliste ermöglicht work … for all! Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits
erstellten Angebote. Klicken Sie einfach auf das Wort Angebot in Infofenster Angebot.
Rufen Sie die Angebotsliste aus dem Kundenschreibtisch heraus auf, wird die Liste automatisch auf
alle Angebote des aktuell aufgerufenen Kunden gefiltert. Natürlich kann dieser Filter ganz einfach
entfernt oder durch einen weiteren Filter weiter eingeschränkt werden.
Weitere Informationen über die Angebotsliste entnehmen Sie bitte dem Kapitel ERP Listen.
Drucken eines Angebots
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der Registerkarte
Positionen hinzugefügt, könne Sie Ihr neu erstelltes Angebot drucken.
Klicken Sie hierfür bitte oben linke in der Angebotsmaske auf die Registerkarte Datei.
Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie durch Anklicken das entsprechende Angebotsformular
auswählen können.
Verkaufschance aus einem Angebot erstellen
Im Infofenster Angebote wählen Sie per rechtem Mausklick die Funktion Umwandeln in und dann
Verkaufschance und haben so schnell die passende Verkaufschance zum Angebot angelegt. Wenn Sie
daran erinnert werden möchten, zu neuen Angeboten auch Verkaufschancen zu erstellen, hilft Ihnen
work … for all! dabei.
Ihr Administrator gibt bei den Werten (aktueller Mandant) in den Generellen Einstellungen als Variable
Verkaufschancen und bei Wert1 -1 ein. Speichern Sie dann ein neues Angebot und hat dieses Angebot
einen Nettobetrag von mehr als 1.000 €, erscheint folgendes Fenster:
94

Angebote
Bestätigen Sie mit Ja, wählen im nächsten Fenster die Option Neue Verkaufschance erstellen und
anschließend Speichern & schließen. Alternativ können Sie das Angebot auch zu einer bereits
bestehenden Verkaufschance hinzufügen.
Die Angebotsdaten werden nun automatisch in die Verkaufschance übernommen. Ergänzen Sie noch
die fehlenden Informationen wie die Bewertung und fertig ist die Verkaufschance.
Wünschen Sie einen anderen Minimalwert als 1.000 € bei diesem Wandlungsprozess, gibt Ihr
Administrator in den Generellen Einstellungen bei den Werten (aktueller Mandant) zusätzlich noch
die Variable Verkaufschancen-Minimalwert ein und bei Wert1 den abweichenden Minimalwert, z. B.
200.
Näheres zu Verkaufschancen finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
95

Import von GAEB-Dateien
(Sondermodul auf Anfrage)
Der GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) fördert die Nutzung der
Datenverarbeitung im Bauwesen mithilfe sogenannter GAEB-Dateien. Diese GAEB-Dateien sind
vergleichbar mit Ausschreibungen und können in work … for all! als Angebote importiert werden.
Aufrufen des Import-Assistenten
Sie öffnen den Kunden, der die GAEB-Ausschreibung ausgerufen hat, auf Ihrem Schreibtisch. Klicken
Sie auf das markierte Plus und wählen Sie den Button GAEB-Import.
Nun öffnet sich der Import-Assistent und Sie müssen die gewünschte GAEB-Datei nur noch auswählen.
Das Angebot wird dabei automatisch dem auf dem Schreibtisch geöffneten Kunden zugeordnet.
Beachten Sie jedoch, dass work … for all! nur xml-Dateiformate verwendet, also GAEB-Dateiformate
müssen gegebenenfalls konvertiert werden.
96

Aufträge
Nachdem der Kunde das Angebot bestätigt hat, wird in der Regel eine Auftragsbestätigung zurück an
den Kunden gesendet um ihm die Annahme des Auftrages verbindlich zu bestätigen.
Das Erstellen der Auftragsbestätigung (im Folgenden auch „Auftrag“ genannt) unterscheidet sich
kaum von der Angebotserstellung. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Abweichungen zur
Angebotserstellung. Sollten Sie eine detailliertere Beschreibung benötigen, so nehmen Sie sich bitte
zunächst das Kapitel Angebote erstellen vor.
Sollte dem Auftrag ein Angebot vorausgegangen sein, so empfehlen wir Ihnen in diesem Fall eine
Umwandlung.
Erstellen eines Auftrags
Wählen Sie im Schreibtisch zunächst den Kunden aus, der den Auftrag erhalten soll.
Nun öffnet sich die Eingabemaske für den neuen Auftrag:
Klicken Sie anschließend im Infofenster Auftrag links
auf das Plus.
Wie bereits erwähnt, erstellen Sie den Auftrag genauso wie das Angebot. Die Masken unterscheiden
Sich lediglich dadurch dass es statt der Gültigkeitsdauer ein Versanddatum gibt, welches dem
Warenausgangsdatum entspricht:
Abgesehen von den oben genannten Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen
Angebots- und Auftragsmaske.
97

Aufträge
Beim Erstellen oder Öffnen eines neuen Auftrags gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend durch die
restlichen Registerkarten. Bestenfalls sollten die Registerkarten von vorne bis hinten gefüllt werden.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Drucken eines Auftrags
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der Registerkarte
Positionen hinzugefügt, können Sie Ihren neu erstellen Auftrag drucken.
Klicken Sie hierzu bitte oben links innerhalb der Auftragsmaske auf die Registerkarte
Datei.
Anschließend öffnet sich das work … for all!-Menü. Wählen Sie hier bitte durch Anklicken das
entsprechende Auftragsformular:
Anschließend wird Ihr Auftrag dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und kann
entweder von hier gedruckt oder per E-Mail versendet werden:
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen
entnehmen Sie bitte den Kapitel ERP Dokumente drucken, faxen, mailen und exportieren.
98

Aufträge
Weitere Funktionen im Infofenster
Mit Rechtsklick auf einen Auftrag stehen Ihnen die folgenden Funktionen zu Verfügung:
Für detaillierte Informationen zu den unterschiedlichen Funktionen lesen Sie bitte die entsprechenden
Kapitel.
Ändern eines Auftrags
Ändern Sie Ihren bestehenden Auftrag, indem Sie ihn ganz einfach doppelklicken. Die Auftragsmaske
öffnet sich darauf hin. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie den Auftrag mit einem
Klick auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
Löschen eines Auftrags
Wie alle ERP-Formulare, können Aufträge ausschließlich in der Auftragsliste gelöscht werden. Öffnen
Sie die Liste also mit einem Klick auf das Wort Aufträge innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie den zu löschenden Auftrag und entfernen ihn mit Hilfe der Schaltfläche
löschen.
Auftragsliste
Mit der Auftragsliste verhält es sich genauso wie mit der Angebotsliste. Weitere Informationen über
die ERP Listen entnehmen Sie bitte dem Kapitel ERP Listen.
99

Kalkulation auf Auftragsebene
Der Begriff „Kalkulation“ wird etwas uneinheitlich benutzt, deshalb zunächst dazu einige
Erklärungen:
- Das Zusammenzählen von Angebotspositionen bezeichnet man eigentlich nicht als
Kalkulation.
- Die Ermittlung des Verkaufspreises (in Abhängigkeit von Ihren Kosten) gehört zur
Kalkulation, ebenso wie das Einbeziehen von Zu- oder Abschlägen („Rabatten“)
All das ist in work … for all! möglich – und dies auch noch an unterschiedlichen Stellen: Einerseits im
Angebot , andererseits im Projekt.
In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit der Kalkulation innerhalb des Angebots und den anderen
Auftragsformen.
Zuschlagskalkulation innerhalb des Angebots
Nachfolgend einige Positionen, die exemplarisch den Umgang mit Zuschlägen verdeutlichen:
Es werden die Handwerksleistungen für zwei Räume kalkuliert. Dabei tragen Sie lediglich die
erwartete Stundenanzahl, die Kosten (in diesem Fall EK-Preis genannt) sowie den Zuschlag ein. Daraus
errechnen sich die Einzel- und Gesamtpreise.
Wechseln Sie zur Registerkarte Auswertung, sehen Sie die sich aus den Positionen ergebenden
Gesamtwerte:
Hier einige Bemerkungen zu den Zahlen:
work … for all! muss natürlich irgendwie wissen, um welche Art Artikel es sich
jeweils handelt, wenn die nebenstehende Klassifizierung erfolgen soll. Deshalb
sollten Sie grundsätzlich über Artikel arbeiten, auch wenn es sich um Einmalartikel
handelt. Legen Sie sich in solchen Fällen ein neutrales Muster an. Innerhalb der
Artikelmaske gelten folgende Klassifizierungs-Regeln:
- Die Artikelart Normaler Artikel wird als Material behandelt.
- Die Artikelart Dienstleistungsartikel bezeichnet Dienstleistungen.
- Das Häkchen bei Fremdleistung führt bei beiden Artikel-Arten dazu, dass
dieser als eingekaufte Leistung/Material gewertet wird.
100

Kalkulation auf Auftragsebene
Das Einfügen einer leeren Position führt dazu, dass diese Position als Sonstige
Position gewertet wird. Gleiches gilt, wenn Sie einen Artikel löschen, den Sie
innerhalb der Position benutzt haben.
Einkaufspreise
Die Einkaufspreise werden zeilenweise – je nach Artikelart – zugeordnet. Die
Prozent-Spalte errechnet die jeweiligen Anteile am Gesamt-Betrag (in diesem Fall
der Einkaufspreise)
Verkaufspreise
Auch bei den Verkaufspreisen wird beim €-Betrag und den Prozenten anteilig
aufgeteilt.
Rohertrag
Der Rohertrag entspricht dem Netto-Umsatz (also ohne MwSt) minus Einkaufspreis
der Waren und Dienstleistungen.
Beim %-Anteil ist wiederum die prozentuale Aufteilung der gesamten Roherträge
gemeint – nicht der Rohertrag als Prozentwert.
Fremd- und Eigenleistungen
work … for all! ist sowohl bei Handelsbetrieben, als auch bei Dienstleistern im
Einsatz. Deshalb sehen Sie in den Auswertungen auch die Unterscheidung
zwischen Fremd- und Eigenleistungen:
- Als Fremdleistung bezeichnet man all die Leistungen, die Sie einkaufen.
- Als Eigenleistung bezeichnet man all die Leistungen, die Sie selbst erbringen.
Um auch für diese beiden Kostenarten kalkulieren zu können, wird die
Gesamtsumme des Angebots, Auftrags etc. noch einmal entsprechend aufgeteilt.
Umschalten zwischen Kalkulation und Preisliste
Der einfachste Fall wurde im letzten Abschnitt erklärt: Sie benutzen die unterschiedlichen Artikelarten
und tragen dann Einkaufspreis und Zuschlag ein – alles Weitere geschieht automatisch. Wurde beim
Artikel ein Verkaufspreis eingetragen, so wird dieser durch die Zuschlagskalkulation überschrieben.
Möchten Sie zu Ihren Standard-Preisen zurück, geschieht dies durch erneutes Umschalten auf eine
beliebige Preisgruppe. Hierfür benutzen Sie die Schaltfläche im Kopf der Positionsmaske:
Nach einer entsprechenden Rückfrage wird die Kalkulation durch die Preise der Preisliste ersetzt. Die
Zuschlagssätze werden entfernt – die Einkaufspreise nicht.
101

Kalkulation auf Auftragsebene
Kalkulatorische Artikel
Haben Sie innerhalb des Artikels eine Kalkulation vordefiniert, werden diese Werte in die Position
übernommen. Hier die Ansicht der entsprechenden Tabelle innerhalb der Artikelmaske:
Der sogenannte Einstandspreis dient hier als Platzhalter für einen konkreten Einkaufspreis (was
ebenfalls möglich ist). Der Zuschlag in Prozent wird hier ebenfalls vorgegeben und dann innerhalb des
Angebots abgeändert.
Unternehmens-Controlling innerhalb der Auswertungen
Im unteren Abschnitt der Auswertung innerhalb des Auftrags sehen Sie einige weitere Kennzahlen
zum jeweiligen ERP-Dokument. Im Einzelnen:
Provisionen Der Gesamtwert der Provisionen im Auftrag
Rabatte Der Gesamtwert aller Rabatte im Auftrag in der jeweiligen Leitwährung.
h Der Gesamtwert aller Stunden im Auftrag. Das Programm schaut dabei nach der
Beschriftung der Einheiten innerhalb der Positionen („h“ oder „Std.“)
Tage Der Gesamtwert aller Tagessätze im Auftrag. Das Programm schaut dabei nach der
Beschriftung der Einheiten innerhalb der Positionen („Tag“ oder „Tage“)
Übernahme der ausgewerteten Daten nach Excel
Durch Klicken auf die Excel-Schaltfläche werden die Daten aus der Auswertung an Excel übergeben.
102

Abrufaufträge und Kontrakte
Abrufaufträge (der Kontrakt ist die vertragliche Seite hierzu) werden in der Warenwirtschaft benutzt,
um einen Beschaffungs- oder Lieferauftrag mit fester Gültigkeit und fester Dauer zu definieren.
Hierbei sind uns viele Varianten begegnet, bis hin zum Abrufauftrag bei Dienstleistern („50 Tage
Beratung gekauft, 30 Tage geliefert“). In diesem Kapitel werden generelle Möglichkeiten mit
work … for all beschrieben. Bitte klären Sie Sonderfälle ggf. mit unserer Beratung.
Voraussetzungen
Um die nachfolgend beschriebenen Funktionen zu nutzen, benötigen Sie neben unserem ERP-Produkt
auch die Projektverwaltung. Das Projekt ist das Bindeglied für all die kaufmännischen Dokumente des
Abrufauftrags.
Eine etwas einfachere Variante ist noch über die Rückstandsverwaltung möglich, allerdings nicht mit
dem gleichen Komfort.
Beispiel-Kontrakt
Nehmen wir folgendes an:
Sie liefern (und fertigen) Scharniere in unterschiedlichen Varianten. Ihr Kunde WEBATO schließt mit
Ihnen zu Jahresbeginn einen Kontrakt über je 40.000 Stück von zwei Scharnieren zu festen
Konditionen ab. Der Abruf der Teilmengen geschieht variabel.
Der Ursprungsauftrag und das dazugehörige Projekt
Ist der Ursprungsauftrag „im Sack“, tun Sie bitte folgendes:
- (Natürlich müssen die Artikel angelegt sein.)
- Sie legen ein Projekt an. Der Name des Projektes ist beliebig, es bietet sich aber natürlich die
Kontraktnummer oder sogar die AB-Nummer an. Vielleicht auch eine lesbare Bezeichnung inkl.
Kundenname („WEBATO Abruf 2011“)
- Sie legen einen Auftrag (AB) an, benennen diesen sinnvoll (zum Beispiel „Basisauftrag“) und
ordnen das Projekt zu. Sie legen genau zwei Positionen mit den jeweiligen Mengen an:
- Sie ordnen die Vertragsdokumente dem Projekt zu.
Die warenwirtschaftliche Ansicht im Projekt
Die bislang eingepflegten Daten lassen sich im Schreibtisch des Projekts komfortabel einsehen. Sie
sehen alle Dokumente und können auf Klick das Dokument aufrufen. Dazu gehört evtl. auch das
gescannte Vertragsdokument des Kunden.
Wechseln Sie in die Projektmappe, steht Ihnen eine eigene Registerkarte zur Ansicht der
warenwirtschaftlichen Details zur Verfügung. Dieser heißt in Kurzform ERP. So stellt sich der
Abrufauftrag mit seinem Basisauftrag dort dar:
103

Abrufaufträge und Kontrakte
Jeder einzelne Artikel des Abrufartikels ist als einzelne Zeile aufgeführt. Die Kopfzeile (grau) zeigt die
Gesamtmenge, die Zeile unterhalb die Details des Auftrags.
Mögliche Einstellungen
In der Kopfleiste finden Sie wie gewohnt Einstellungen
- Mit Hilfe der Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden haken Sie die warenwirtschaftlichen Objekte an,
die bei Ihnen im Fokus stehen. Nicht jede Firma benötigt eine Ansicht auf die Bestellungen oder
die Wareneingänge – deshalb sind diese beiden Klassen zum Beispiel ursprünglich ausgeschaltet:
- Anzeige: Schalten Sie über diese Option die gewünschte Variante der Zeilenbeschriftung ein (die
dritte Option benötigt mehr Platz)
- Excel: Selbstverständlich lassen sich alle Informationen per Klick nach Excel exportieren.
Kunde ruft Mengen ab
Nun ruft Ihr Kunde 10.000 Stück des ersten Abrufartikels und 5.000 des zweiten Artikels ab. Wie
gewohnt legen Sie die Kommunikation (die E-Mail des Kunden) im Projekt ab, vielleicht auch das
gescannte kaufmännische Dokument (Bestellung) des Kunden. Ihnen stehen nun zwei Möglichkeiten
des Buchungsverhaltens zur Verfügung:
Variante A
- Sie erfassen einen weiteren Auftrag, benennen diesen wieder „sprechend“ (z.B. „Abruf per Fax
vom 12.04.“) und tragen die Mengen ein. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Basisauftrag
verdoppeln und die Mengen im gewandelten Auftrag ändern.
104

Abrufaufträge und Kontrakte
- Um nun in der Übersicht nicht zu viele Scharniere zu sehen, geben Sie im Ursprungsauftrag die
entsprechenden Mengen zusätzlich mit Minus-Mengen ein (nutzen Sie die Notizfelder, um das
Abrufdatum zu vermerken) oder reduzieren die Ursprungsmenge (nicht so gut, da nicht
nachvollziehbar).
Variante B
- Sie erfassen direkt einen Lieferschein und tragen die Bestelldaten des Kunden in den Kopf ein. In
diesem Fall müssen Sie im Auftrag nichts tun, da es ja nicht zu einer Reduktion der
Auftragsmengen kommt. Allerdings ist der Lieferschein nun bereits (ungebucht) erstellt, was
vielleicht etwas verwirrend ist für so manchen Anwender.
Unserer Meinung nach ist Variante A am sinnvollsten, da alles sehr gut nachvollziehbar ist. Das sieht
dann im Auftrag folgendermaßen aus:
Wir haben mit Hilfe von Überschriften hierbei zusätzlich für Klarheit gesorgt.
Lieferung, Bestellung und Rechnungsstellung
Die weiteren Schritte verlaufen im Prinzip gleich: Sie wandeln den Abrufauftrag in einen Lieferschein,
später dann in die Rechnung. Anpassungen der Menge sind möglich (und vielleicht auch „normal“,
falls Sie selbst fertigen und so ggf. Ausschussware produzieren).
Das Buchen des Lieferscheins wird in der späteren Darstellung nicht beachtet, so lassen sich auch
Dienstleistungen oder Streckengeschäfte (Ware geht gar nicht durch Ihr Lager) entsprechend
verwalten.
Die warenwirtschaftliche Ansicht im Projekt
Die abgelaufenen Vorgänge führen nun innerhalb der Projektmappe zur folgenden Darstellung:
- Artikel 1780e führt eine Gesamtmenge im Auftrag von 40.000 Stück auf. Der reduzierte
Basisauftrag hat noch eine Restmenge von 30.000, der erste Abruf im April betrug 10.000 Stück.
- Geliefert wurden am 18.04. 10.102 Stück, also etwas mehr als bestellt.
- Diese Menge wurde am 20.04. auch abgerechnet.
Wie diese Mengenänderung sind auch einige andere Sonderfälle durch die Darstellung transparent.
So etwa die Lieferung eines Ersatzartikels entgegen dem ursprünglich bestellten oder die Lieferung
weiterer – nicht beauftragten Artikel – innerhalb einer Lieferung im Abruf-Projekt:
105

Abrufaufträge und Kontrakte
106

Lieferscheine
Mit einer Warensendung können unter Umständen diverse Papiere von Nöten sein. Neben dem
normalen Lieferschein können dies zum Beispiel Frachtpapiere, Zollpapiere,
Frachtempfangsbestätigungen, Papiere für die Spedition u.v.m. sein.
All diese Formulare können mit Hilfe von Crystal Reports erstellt und als Lieferschein in
work … for all! eingebunden werden.
Lieferscheine werden genauso erstellt, wie Angebote und Aufträge. Aus diesem Grund gehen wir in
diesem Kapitel vordergründig auf die Unterschiede zwischen Angebots- und Lieferscheinmaske ein.
Für detailliertere Beschreibungen über das Erstellen eines Lieferscheins, nehmen Sie sich also bitte
zusätzlich das Kapitel „Angebote“ zur Hand.
Erstellen eines Lieferscheins
Klicken Sie im Schreibtisch bei dem Infofenster Lieferscheine auf das Plus:
Nun öffnet sich die Eingabemaske für den neuen Lieferschein:
Wie bereits erwähnt, unterscheiden Sich die Masken für Angebote und Lieferscheine fast gar nicht.
Die einzigen Unterschiede bei der Erstellung werden Ihnen hier nun aufgelistet und erläutert:
- Das Feld Gültigkeitsdauer hat im Lieferschein keine Bedeutung.
- Im Gegensatz zum Angebot ist beim Lieferschein nicht die Haupt- sondern die Lieferadresse
ausschlaggebend für das Formular. Im Lieferschein wird die angegebene Lieferadresse auf das
Lieferscheinformular gedruckt:
107

Lieferscheine
- Ein letzter wichtiger Unterschied zwischen Angebots- und Lieferscheinerstellung liegt im
Buchungsvorgang. Wenn Sie Artikelbestände pflegen wollen, so ist dies ein wichtiger Punkt, den
Sie im Lieferschein berücksichtigen müssen. Mit jedem Ausgangslieferschein mindert sich Ihr
Lagerbestand. Dieses sollte natürlich auch in work … for all! abgebildet werden.
Abgesehen von den oben erwähnten Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen
Angebots- und Lieferscheinmaske.
Beim Erstellen oder Öffnen eines neuen Lieferscheins gelangen Sie zunächst immer in die
Registerkarte Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend
durch die restlichen Registerkarten. Im Grunde sollten die Registerkarten von vorne bis hinten
durchgearbeitet sein.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Drucken eines Lieferscheins
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der Registerkarte
Positionen hinzugefügt, drucken Sie den neu erstellen Lieferschein, indem Sie oben links innerhalb
der Auftragsmaske die Registerkarte Datei klicken:
Anschließend öffnet sich das Datei-Menü. Wählen Sie hier bitte per Klick das
entsprechende Lieferscheinformular aus:
Anschließend wird Ihr Auftrag dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und kann
gedruckt oder via E-Mail versendet werden:
108

Lieferscheine
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen
entnehmen Sie bitte den Kapitel ERP Dokumente drucken, faxen, mailen und exportieren.
Weitere Funktionen im Infofenster
Mit Rechtsklick auf einen Lieferschein stehen Ihnen die oberen Funktionen zur Verfügung. Für
detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
Ändern eines Lieferscheins
Um einen bestehenden Lieferschein zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf, dessen
Lieferschein bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Lieferscheine doppelt auf
das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich gerade in der Lieferscheinliste, klicken Sie dort ebenfalls
mit einem Doppelklick auf den Lieferschein, um ihn zu bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie den Lieferschein mit einem Klick auf die
Schaltfläche Speichern und schließen.
Löschen eines Lieferscheins
Lieferscheine werden in der Lieferscheinliste gelöscht werden. Öffnen Sie also die Liste mit einem Klick
auf das Wort Lieferscheine innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie den zu löschenden Lieferschein in der Liste und entfernen ihn mit Hilfe der
Schaltfläche löschen.
Lieferscheinliste
Mit der Lieferscheinliste ermöglicht work … for all! Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits
erstellten Lieferscheine. Rufen Sie die Lieferscheinliste aus dem Kundenschreibtisch heraus auf, wird
die Liste automatisch auf alle Lieferscheine des aktuell aufgerufenen Kunden gefiltert. Natürlich kann
dieser Filter ganz einfach entfernt oder durch einen weiteren Filter weiter eingeschränkt werden. Für
weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel ERP-Listen.
109

Import Positionen
In vielen Bereichen kann es Sinn machen, Positionen z.B. eines Angebots zu importieren:
- In der Baubranche ist es üblich, dass Leistungsverzeichnisse in Excel erstellt werden.
- Ihr Lieferant stellt Ihnen die gelieferte Ware in einer Excelliste zur Verfügung.
- Sie möchten das Ergebnis Ihrer eigenen Angebotskalkulation als Positionen in ein Angebot
importieren.
Für all diese Fälle können Sie ab Version 10.3 den Import der Positionen nutzen.
Import starten
Der Import funktioniert in jeder Auftragsform. Legen Sie z.B. ein Angebot wie gewohnt an und
wechseln Sie auf die Registerkarte Positionen.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Excel und wählen den Unterpunkt Import.
Import Assistent
Es erscheint der Assistent für den Import der Positionen.
Auf der zweiten Seite wählen Sie über die unten markierte Schaltfläche die Exceldatei aus, die die zu
importierenden Daten enthält:
110

Import Positionen
Nach Auswahl der Daten zeigt work … for all! Ihnen eine Vorschau der zu importierenden Daten.
Ordnen Sie in der Vorschau die Spalten zu, nur Spalten mit einer Überschrift werden importiert.
Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
Anzahl Die Anzahl der Position.
Artikelnummer,
Herstellernummer
Über eine dieser Nummern erfolgt die Zuordnung der Position zu Ihrem
Artikelstamm.
Langtext Der Langtext der Position.
Kurztext Kurztext der Position.
Interner Text Der interne Text der Position.
Breite, Höhe, Länge,
Gewicht
Einheit Einheit der Position.
E Preis, Einzelpreis,
Mwst, Rabatt
Die Dimensionen des Artikels können über einzelne Spalten importiert
werden.
Die Preisinformationen der Position. Der Gesamtpreis kann nicht
importiert werden, er wird immer berechnet.
In der Spalte Mwst wird der Prozentsatz importiert, der Mwst-Betrag
kann nicht importiert werden.
Faktor Der Faktor wird bei der Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt.
Positionsart Sie können Titelpositionen importieren. Steht in dieser Spalte „T“ oder „-
“ wird die Position als Titel eingefügt. Ist die Spalte leer wird eine
normale Artikelposition importiert.
Positionsnummer Die Positionsnummer der Position. Wird die Spalte nicht importiert
werden die Positionen automatisch nummeriert.
Positionsnummer oder
Titelbezeichnung
Bei einigen Importdateien gibt es eine Spalte die entweder die
Positionsnummer oder bei Titelpositionen die Bezeichnung des Titels
enthält. Dies kann über diese Spalte definiert werden.
Wird in den meisten Fällen nicht benötigt.
Nach der Zuordnung der Spalten klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen um den Import zu
starten.
111

Import Positionen
Zuordnung zu Artikelstammdaten
Der Import legt die Daten aus der Excelliste immer als Position an. Die Artikelstammdaten werden
dabei nicht geändert. Allerdings können die Positionen an die im Artikelstamm hinterlegten Artikel
gebunden werden.
Die Zuordnung erfolgt dabei wahlweise über Ihre Artikelnummer oder über die Herstellernummer.
112
Über diese Auswahlliste wählen Sie aus wie
die Zuordnung zu Ihrem Artikelstamm
erfolgen soll.
Bei importierten Positionen die an einen Artikel gebunden sind, werden evtl. fehlende Informationen
aus dem Artikelstamm ergänzt. Haben Sie z.B. die Einheit nicht in Ihrer Excelliste wird die Einheit aus
den Artikeldaten ergänzt.

Freigabe von ERP-Dokumenten
Dieses Handbuch-Kapitel befasst sich mit einem organisatorischen Thema, keinem vertragsrechtlichen,
wie man meinen könnte: dem Genehmigen/Freigeben von Angeboten, Auftragsbestätigungen,
Lieferscheinen, Rechnungen, Bedarfsmeldungen und Bestellungen. Dies ergänzt das Kapitel zur
Genehmigung von Eingangsrechnungen, das ähnlich verläuft.
Vertrags-Relevanz
Im „Papier-Ablauf“ spricht man in diesem Zusammenhang zwar gerne von der
„Unterschriftsberechtigung“ und so läuft der Vorgang meist auch ab: Ein Angebot oder eine
Bestellung darf das Haus erst verlassen, wenn zwei Unterschriften geleistet wurden.
Aber dies ist eine interne Sache und letztlich nicht unbedingt vertragsrelevant. Bitte verstehen Sie
diese work … for all!-Funktionalität also nicht vertraglich, sondern organisatorisch. Sprechen Sie im
anderen Fall mit Ihrem Vertrags-Anwalt, um sich beraten zu lassen.
Einrichtung
In der Standard-Installation werden Sie von der integrierten Freigabe-Funktion nichts bemerken.
Wenn Sie das Recht haben, ein Angebot zu erstellen, können Sie es auch ausdrucken oder dem
Kunden zuschicken. Dies ändert sich, wenn Sie die folgenden beiden Einstellungen ändern:
- Die Freigabe-Logik des jeweiligen ERP-Objekts
- Die Freigabe-Rechte der Benutzer
Wie zu erwarten sind beide Einstellungen nur für den Administrator verfügbar.
Die Einrichtung der Freigabe-Logik
Bitte rufen Sie im Schreibtisch unter Extras -> Administration -> Sonstige -> Freigabe von ERP-
Dokumenten die gleichnamige Einrichtungs-Funktion auf:
Für jedes der sechs ERP-Objekte lässt sich die Anzahl der benötigten Freigaben einzeln bestimmen.
Damit Sie im laufenden Betrieb mit dem Workflow beginnen können und nicht rückwirkend hunderte
Angebote etc. freigeben müssen (die möglicherweise schon längst das Haus verlassen haben), lässt sich
im rechten Bereich ein Referenzdatum/Startdatum definieren.
Speichern Sie die Werte und kehren Sie zum Schreibtisch zurück.
113

Freigabe von ERP-Dokumenten
Die Einrichtung der Rechte
Die Benutzer-Rechte werden an anderer Stelle erklärt. Zur Nutzung der Freigabe wurde für jedes ERP-
Objekt ein neues Recht hinzugefügt, das Sie nun entsprechend setzen: Unter Extras-> Rechte gelangen
sie in die Rechtevergabe.
In der Regel werden natürlich nur wenige Benutzer dieses Recht haben, meist ist es auch an eine
Abteilungshierarchie gebunden.
Die Erteilung der Freigabe
Hat man das Rechte zur Freigabe eines einzelnen oder mehrerer ERP-Objekte, so erweitert sich das
Anzeigeobjekt zur Genehmigung von Eingangsrechnungen auf folgende Art und Weise:
Sie sehen also jederzeit, welche Angebote etc. auf eine oder mehrere Freigaben warten. Dabei wird
das Referenz-Datum natürlich berücksichtigt. Klicken Sie auf einer der Zeilen, öffnet sich die Freigabe-
Maske:
Sie sehen eine Liste der freizugebenden Objekte sowie pro Zeile unterschiedliche Details (wie etwa die
Positionen).
114

Freigabe von ERP-Dokumenten
Hier die Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten:
Aus dieser Maske heraus lassen sich alle einzelnen Freigabe-Objekte
einsehen und bearbeiten. Dies geschieht über die nebenstehende
Schaltfläche.
Diese Schaltfläche erlaubt Ihnen die Freigabe. Haben Sie die Freigabe
bereits erteilt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Mit Hilfe dieser Schaltfläche lässt sich das jeweilige Dokument
aufrufen.
Über die Excel-Schaltfläche erhalten Sie die Liste der freizugebenden
Objekte in Excel.
Ein- und Ausschalten des Detail-Bereichs (der Positionen)
Im linken Bereich erhalten Sie zur ausgewählten Zeile der Liste
diverse Informationen. Hier: EK, VK und Rohertrag.
Und im unteren Bereich: Hinweise über bereits erfolgte Freigaben,
sofern mehr als eine Freigabe notwendig ist.
115

Freigabe von ERP-Dokumenten
Der Effekt
Der Effekt ist recht simpel: das Angebot, die Bestellung oder der Lieferschein können zwar erstellt
aber nicht ausgedruckt, gemailt oder exportiert werden. Die Druckmaske sieht im nicht freigegebenen
Fall folgendermaßen aus:
Ausblick
Im Moment ist neben der Bearbeiten-Funktion noch eine Benachrichtigungsfunktionen in Form von
E-Mail angedacht, die dem Anwender hilft, schnell an die interne Freigabe zu gelangen.
116

Zahlungsarten und Zahlungsziele
Dieses recht kurze Kapitel handelt von einigen unterschiedlichen Varianten in der Handhabung von
Zahlungsarten und Zahlungszielen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
Textbausteine zur Verwaltung von Zahlungszielen
Dieser einfache Weg wird vielfach angewandt: Sie erstellen unterschiedlichste Textbausteine für die
unterschiedlichsten Vereinbarungen und fügen diese Textbausteine in den Schlusstext des Angebots
etc. ein. Fertig – der Text erscheint auch im gedruckten Formular.
Nachteil, besonders in Rechnungen: es gibt keine interne Verwaltung von Zahlungszielen,
automatisiertes Mahnwesen etc.
Zahlungsarten als separate Texte
Dieser Weg ähnelt dem ersten, aber Sie nutzen keine Textbausteine, sondern die separate Liste der
Zahlungsarten. Diese finden Sie innerhalb der Generellen Einstellungen.
Diese Variante ist in Ihren Formularen standardmäßig nicht vorbereitet – es handelt sich jedoch um
eine einfache Änderung. Der Nachteil der fehlenden numerischen Verwaltung von Zahlungszielen
besteht auch hier, aber manchmal ist dies nicht zu vermeiden.
Zahlungsarten als numerische Werte
Das ist der beste Weg: Sie geben beim Kunden entsprechende Zahlen/Werte ein, und work … for all!
setzt dies in entsprechende Texte um. Hier die Felder der Kundenmaske:
Im Angebot wird dies zu folgenden Feldern:
117

Zahlungsarten und Zahlungsziele
Und im Ausdruck sieht das Ganze folgendermaßen aus:
Bei allen Umwandlungen werden die Werte übernommen, so etwa in die Rechnung. Natürlich ist nun
auch ein automatisiertes Mahnwesen möglich oder es ist auch ein Umsatzplan möglich zu berechnen.
118

Drucken von ERP-Dokumenten
work … for all! bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, die erstellten Angebote, Lieferscheine, Rechnungen,
Auftragsbestätigungen und Gutschriften zu Papier zu bringen:
1. Über sogenannte Reports, die beliebige, individuelle Formate zulassen. Hierfür benötigt man
eine Lizenz des Reportgenerators CrystalReport und entsprechende Kenntnisse im Umgang
mit dieser Software. Aus diesem Grund werden die Reports meist durch uns erstellt.
2. Über Microsoft Word. Dies klingt einfach, ist es aber leider nicht unbedingt. Außerdem hat
man den Nachteil, dass Dinge wie Überträge nicht möglich sind und im Übrigen jedes Mal
eine Datei erstellt wird.
Wir liefern work … for all! mit einem kompletten Crystal-Report-Formularsatz aus. Diese Formulare
sind gut durchdacht und bieten bis hin zur Mehrsprachigkeit allen erdenklichen Komfort. Meist muss
nur noch das Firmenlogo integriert werden, um die professionellen Formulare nutzen zu können.
Aufruf der Vorschau
Innerhalb der ERP-Masken (Angebot, Lieferschein etc.)
klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und anschließend auf
den Namen des Reports (z.B. Lieferschein) um die Vorschau
des Reports zu öffnen. Ggf. veränderte Daten werden dabei
gespeichert.
Bevor Sie das Angebot tatsächlich drucken oder es als PDF versenden, erlaubt Ihnen diese Vorschau
(ohne Papierverbrauch), die erfassten Positionen etc. zu kontrollieren.
119

Drucken von ERP-Dokumenten
Das Dokument ausdrucken
Um das Dokument auszudrucken, klicken Sie die Schaltfläche Jetzt drucken.
Folgende möglichen Druckeinstellungen sind verfügbar:
Ein Dokument faxen
Standardmäßig werden alle Seiten ausgedruckt. Schalten Sie um auf
Einzelne Seiten, erscheint ein Eingabefeld zur Einschränkung auf einzelne
Seiten.
Die Anzahl der gewünschten Kopien
Ihr Windows Standarddrucker ist voreingestellt.
Es ist möglich, bestimmte Reports mit einem Drucker und den
dazugehörigen Schächten „fest zu verheiraten“. Sprechen Sie mit unserem
Support, wenn Sie Ihren Drucker entsprechend einrichten möchten. In
diesem Fall ist das Umschalten nicht mehr möglich.
Möglicherweise erscheint dieser Abschnitt bei Ihnen nicht. Dann sind im
aufgerufenen Report keine „Optionen“ vordefiniert.
Die drei Beispiele zeigen Ihnen jedoch, was man individuell vordefinieren
kann, um Varianten von Ausdrucken zu erstellen. Am besten versteht man
das an der Option Ohne Logo: Ist diese Schaltfläche angehakt, verschwindet
das Logo in der Ansicht. So kann man beliebig auf Firmenpapier oder auf
weißem Papier ausdrucken.
Diese Schaltflächen dienen zum Blättern innerhalb der Vorschau
(erste/letzte Seite sowie Seite vor/zurück).
Zoom: Ziehen Sie am Schieberegler unten rechts oder stellen Sie die
gewünschte Stufe über das Symbol ein.
Das Thema „Faxen aus dem Computer“ ist ein technisches Thema. Man benötigt (genau wie zur
Integration der Telefonanlage) eine Fax-Software und ggf. einen entsprechenden Treiber.
David von Tobit Software ist eine solche Software, aber auch für Microsoft Exchange sind Lösungen
verfügbar.
Mit Hilfe einer solchen Lösung ist der Fax-Vorgang annähernd der gleiche wie der des Druckens:
Sie stellen einfach den Faxdrucker ein. Ist alles richtig konfiguriert, nimmt sich work … for all! auch
die richtige Faxnummer. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie hierzu Beratung wünschen.
120

Drucken von ERP-Dokumenten
Ein Dokument als E-Mail versenden
Im oberen Bereich der Maske lässt sich die Ausgabeform des Reports ändern:
Wählen Sie E-Mail, schalten sich alle Dinge weg, die mit dem Ausdruck auf Papier zu tun haben.
Lediglich das Ausgabeformat ist nun wählbar (PDF ist voreingestellt):
Klicken Sie zum Senden der E-Mail auf die Schaltfläche Jetzt mailen. Die bekannte E-Mail-Maske
erscheint. Kunde sowie Ansprechpartner sind voreingestellt und das Angebot ist als PDF der E-Mail
angehängt.
Ein Dokument exportieren
Auch hierbei wird eine Datei erstellt, es erscheint allerdings ein Dialog zum Speichern des Dokuments
an einem beliebigen Ort.
Ein Dokument zur Sammelmappe hinzufügen
Wählen Sie die Option Sammelmappe, um das Dokument im eingestellten Format zur Sammelmappe
hinzuzufügen. Die Sammelmappe ist sinnvoll, um mehrere Dokumente aus work … for all! gesammelt
einem Kunden zu übermitteln. Lesen Sie ggf. das separate Kapitel zum Thema Sammelmappe.
Aus dem Schreibtisch heraus drucken
Die Infofenster auf dem Schreibtisch bieten ebenfalls die Möglichkeit, das Dokument in der Vorschau
anzeigen zu lassen und anschließend zu drucken, zu exportieren etc. Klicken Sie hierfür die jeweilige
Zeile mittels rechter Maustaste an um den Vorgang zu starten:
Neue Reports erstellen
Sprechen Sie mit uns, wenn die vorinstallierten Formulare geändert werden sollen oder weitere
Formulare (z.B. ein Fertigungsauftrag) innerhalb der ERP-Welt benötigt werden. Man benötigt zum
Erstellen von Formularen den Reportgenerator CrystalReport (aktuell: Version 11).
121

Drucken von ERP-Dokumenten
Idealerweise kopieren Sie eines unserer Standardformulare und ändern darin die gewünschten
Merkmale ab. So lassen sich neue/abgeänderte Reports ins Programm integrieren:
Rufen Sie aus dem Schreibtisch heraus den Menüpunkt Extras -> Administration -> Report-Einstellungen
auf.
Es erscheint folgende Vorschau:
- Im linken Bildschirmbereich wählen Sie die jeweilige Auftragsart aus (z.B. Angebote).
- Im mittleren, oberen Bereich erscheinen vordefinierte Formulare für die Einzelansicht (also zum
Beispiel ein einzelnes Angebot).
- Im mittleren, unteren Bereich erscheinen vordefinierte Formulare für die Listenansicht (also der
Ausdruck aller Angebote als Liste).
Mit Rechtsklick auf einen Report können Sie diesen öffnen.
Es ist jeweils eine Bezeichnung und ein Dateiname für den Report vorhanden. Außerdem einige
technische Einstellungen bezüglich des Druckerschachts etc.
Von hier aus können Sie auch für die einzelnen Reports individuelle Druckeinstellungen vornehmen.
Wählen Sie im oberen Bereich einen Report an und klicken Sie auf die Schaltfläche Druckoptionen:
Es öffnet sich folgende Maske in der Sie den gewünschten Drucker und die Schächte für die erste und
die nachfolgenden Seiten auswählen können:
122

Beschriftung von ERP-Dokumenten
Dieses Thema beschäftigt sich mit ERP Dokumenten (also Angeboten, Aufträgen etc.) und deren
Beschriftung in E-Mails oder beim Export. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Sie (mit deutscher
Oberfläche) einen fremdsprachlichen Kunden ansprechen: das Wort „Angebot 201000“ als Name des
Anhangs einer E-Mail ist dann fremd und sollte angepasst werden.
Wie man dies automatisiert, erfahren Sie in diesem Kapitel.
Das Problem
Sie schreiben mit deutscher Oberfläche ein Angebot an einen Kunden der Englisch spricht.
Das Formular ist angepasst, es steht also Offer 2010000 im Titel. Möchten Sie das Angebot jedoch als E-
Mail senden, heißt der Anhang im Standard Angebot 2010000.
Lösung 1: Manuelle Änderung der Beschriftung
Innerhalb der Druckmaske erscheint beim Exportieren und beim Versenden eines ERP Dokuments als
E-Mail folgendes Feld:
Ändern Sie den Begriff manuell ab, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Lösung 2: Definition von Objektbegriffen
Auch ohne Kenntnisse in Crystal-Report können Sie als Administrator die Begriffe ändern. Klicken Sie
hierfür auf den Begriff Dateiname/Bezeichnung:
Sie wechseln zu einer Listenansicht der Generellen Einstellungen. Hier haben Sie für jede Sprache (auch
die ursprüngliche) die Möglichkeit, die Texte abzuändern.
Tragen Sie beliebige Texte für die unterschiedlichen (deutschen) ERP Dokumentnamen ein. Wählen
Sie bitte jeweils die Zielsprache durch Klick auf die Schaltfläche in der vierten Spalte. Es ist dabei sogar
möglich, die Vorgabe für den deutschen Text zu ändern (also etwa Auftragsbestätigung anstatt
Auftrag).
123

Beschriftung von ERP-Dokumenten
Lösung 3: Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Crystal-Report
Wenn Sie im Report selbst eine Formel mit dem Namen Titel definieren, wird work … for all! diesen
Titel anstatt des vorgegebenen Titels verwenden. Dabei ist es aktuell jedoch nicht möglich, Formeln
auszuwerten (zum Beispiel eine individuelle Formatierung der Angebotsnummer). Deshalb wird die
Nummer an den Begriff angehängt.
Die Einstellung in Crystal-Report überschreibt die Einstellung der Generellen Einstellungen.
124

Status von ERP-Dokumenten
Im nachfolgenden Kapitel werden zwei grundsätzliche Varianten von Status beschrieben
(leider lautet die Mehrzahl des Wortes genau wie die Einzahl: Status und Status ):
- Vordefinierte Status von uns und
- Frei verfügbare Status, denen Sie selbst einen Namen und eine Bedeutung geben können.
Die zweite Variante klingt zunächst sehr positiv – ist sie aber nicht in allen Fällen: die simple
Benennung eines Auftrags in „Teilmengen ausgeliefert“ führt leider nicht automatisch dazu, dass dies
von work … for all! auch entsprechend verwaltet wird.
Versuchen Sie also immer zuerst den von uns vordefinierten Weg zu gehen, bevor Sie sich dazu
entschließen, einen freien eigenen Status zu implementieren. Mehr dazu in diesem Kapitel.
Vordefinierte Status
Für die unterschiedlichen ERP Dokumente Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung
existieren mehrere feste Status-Definitionen. Manche davon treffen auf alle Dokumente zu, andere
nur für einzelne.
Hier der aktuelle Stand fester Status:
Angebot
Auftrag
Lieferschein
Rechnung/Gutschrift
Bestellung
Bedarf
Eingangsrechnung
- Abgeschlossen
- Eingefroren
- Abgeschlossen
- Eingefroren
- Abgeschlossen
- Eingefroren
- Ins Rechnungsausgangsbuch übernommen
- Abgeschlossen
- Eingefroren
- Abgeschlossen
- Eingefroren
- Genehmigt
- Eingefroren
Bedeutung und Darstellung der vordefinierten Status
Abgeschlossen
Der Status Abgeschlossen wird in work … for all! grundsätzlich durch
durchgestrichene Schrift dargestellt. Dies ist in den Infofenstern auf dem
Schreibtisch als auch in den entsprechenden ERP Listen der Fall:
Die Bedeutung ist in diesem Fall ein wenig von Ihrem Auftragsprozess und
der jeweiligen ERP Klasse abhängig: Sind Sie Warenwirtschaftler, ist ein
abgeschlossener Auftrag vielleicht ein Auftrag, der komplett geliefert
wurde.
Sind Sie Dienstleister, kann der durchgestrichene Auftrag bedeuten, dass
die Rechnung geschrieben wurde.
125

Status von ERP-Dokumenten
Eingefroren Der Status Eingefroren wird in work … for all! durch graue Schrift
dargestellt. Ein eingefrorener Auftrag oder ein eingefrorenes Angebot
kann nicht weiter bearbeitet werden, es ist unveränderbar.
Ins
Rechnungsausgangsbuch
übernommen
Rechte für die vordefinierten Status
Dies ist dann wichtig, wenn es darum geht, das Dokument auch intern
„dokumentenecht“ zu markieren: Sie müssen wissen, in welchem Zustand
das Angebot an den Kunden ging oder die Auftragsbestätigung
ausgedruckt wurde.
In der Regel kombiniert man die beiden Zustände Eingefroren und
Abgeschlossen: Wenn Sie ein Objekt abschließen, frieren Sie es auch ein.
Wenn Sie jedoch „nur“ einfrieren, ist der Abschluss eventuell noch nicht
geschehen (einen teilweise ausgelieferten Auftrag, den Sie nicht mehr
verändern dürfen, der aber noch nicht abgeschlossen ist).
Bei Rechnungen ist es umso wichtiger, die Dokumenten-Echtheit zu
wahren. Würden Sie Ihre Rechnungen mit einer Textverarbeitung
schreiben, könnte niemand mit Bestimmtheit sagen, welchen
Rechnungsausdruck der Kunde erhalten hat. Deshalb gibt es für
Rechnungen zusätzlich den Status der Übernahme ins Ausgangsbuch, die
normalerweise beim Drucken des Dokumentes gesetzt wird.
Das Setzen der gerade beschriebenen Status kann organisatorisch durch entsprechende Rechte
unterstützt werden. Der Mitarbeiter, der das Recht zum Bearbeiten zum Beispiel eines Auftrags hat,
darf es auch einfrieren oder abschließen. Zusätzlich existiert ein Recht zum „Auftauen“ – also zum
Stornieren der jeweiligen Aktion.
Freie Status
Mit all den beschriebenen logischen Einschränkungen machen manchmal auch freie Status Sinn. Es
sind pro ERP Auftragsart maximal fünf freie Status verfügbar. Als Administrator legen Sie diese
manuell unter den Generellen Einstellungen im Schreibtisch an.
Wechseln Sie zu den Tabellen und dort im ERP Bereich zum Eintrag Auftragsstati. Die Tabelle im rechten
Bereich beinhaltet bereits die notwendigen fünf Zeilen, die Sie nun beliebig benennen können:
Die Begriffe erscheinen dann innerhalb der jeweiligen Auftragsform unter Sonstiges:
126

Status von ERP-Dokumenten
Innerhalb der ERP Listen sind die Status-Spalten einblendbar und können ebenfalls gefiltert werden:
In Kombination mit der Excel-Schaltfläche ist dies eine sehr einfache aber zweckmäßige Möglichkeit,
z. B. eine Liste aller Wartungsrechnungen zu automatisieren.
127

Dateinamen für ERP-Export-Dateien
In diesem Kapitel geht es um den Namen der Exportdatei (zum Beispiel eines Angebots). Dieser Name
kann vom Administrator auf unterschiedliche Art und Weise beeinflusst werden, auch für andere
Sprachen.
Vorschau von ERP-Dokumenten
Bevor Sie ein Angebot, eine Rechnung etc. ausdrucken, wird diese normalerweise im Vorschau-Fenster
angezeigt. Soll dieses Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt werden oder als Datei
exportiert werden, so gibt work … for all! einen Dateinamen vor. Dieser erscheint in der Vorschau-
Maske und kann manuell abgeändert werden:
Die Namenserweiterung wird beim Exportieren (abhängig vom jeweiligen Typ, z.B. pdf) noch
angehängt. Dabei werden ungültige Sonderzeichen (z.B. ein /) durch einen Unterstrich ersetzt.
Beispiel:
Die Datei Angebot 1008/2012 wird zu Angebot 1008_2012
Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Crystal-Report
Wenn Sie im Report selbst eine Formel mit dem Namen Titel definieren, wird work … for all! diesen
Titel anstatt des vorgegebenen Titels verwenden. Dabei ist es aktuell jedoch nicht möglich, Formeln
auszuwerten (zum Beispiel eine individuelle Formatierung der Angebotsnummer). Deshalb wird die
Nummer an den Begriff angehängt.
Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Einstellung
Auch ohne Kenntnisse in Crystal-Report können Sie als Administrator die Begriffe ändern. Klicken Sie
hierfür auf den Begriff Dateiname/Bezeichnung:
Sie gelangen zu einer Listenansicht in den Generellen Einstellungen. Hier haben Sie für jede Sprache
(auch die ursprüngliche) die Möglichkeit, die Texte abzuändern.
128

ERP-Dokumente mit Unterschrift versehen
In Zeiten von Papier stellte sich bei manchen Vorgängen folgende Frage nicht: „Wie kann ich eine
Unterschrift unter ein elektronisches Dokument setzen?“
Nun aber, wo Angebote, Lieferscheine und sogar Rechnungen per PDF zum Kunden gelangen, ist die
Frage akut.
In diesem Kapitel erklären wir eine mögliche Lösung, allerdings mit einer festen Kombination von
Zusatzkomponenten. Andere Geräte/Treiber sind denkbar, müssen dann aber in Eigenregie ähnlich
angebunden werden.
Hardware-Voraussetzungen
Sie benötigen zunächst ein Gerät zur Erfassung von Unterschriften. Hier eine Reihe von Varianten:
- Geräte mit Display
- Geräte ohne Display
- Interaktive Stift-Displays
- Tablet-PCs
Die nachfolgenden Erklärungen beziehen sich auf ein WACOM STU 300 mit Display. Der Kaufpreis des
Geräts beträgt etwa 150,- €. Das Tablet wird seitens des Herstellers ohne Treiber ausgeliefert.
Software-Voraussetzungen
Sie benötigen außerdem eine Software zur Implementierung der Unterschrift in das Dokument (meist
PDF). Wir nutzen SignDoc von Softpro www.signplus.com. Diese Software kostet ebenfalls ca. 150,- €,
es existieren auch Kombipakete. Bei der Installation auf 64-bit-Rechnern hakt die Standard-Installation
(Stand: 22-07-2011). Bei uns half folgendes: Datei tablet.ini mit Inhalt FirstWT=SP_WspDrv ins
Programmverzeichnis C:\Program Files (x86)\SOFTPRO\SignDoc kopieren.
SignDoc installiert einen Druckertreiber, der beim Drucken den gewünschten Prozess startet.
Integration
Anhand eines Anwendungsbeispiels erklären wir den Vorgang.
Ihr technischer Außendienst erstellt vor Ort mittels Laptop Lieferscheine. Hier führt er sowohl seine
Eigenleistungen (also Stunden), als auch verbrauchte Materialien (Ersatzteile etc.) als Positionen auf.
Der Kunde soll zum Abschluss der Arbeit den Lieferschein unterschreiben.
Es muss kein Drucker existieren, um den Vorgang durchzuführen. Allerdings hätte ein mobiler
Drucker den Vorteil, dass auch der Kunde im Anschluss an seine Unterschrift ein Exemplar erhält.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Lieferschein erstellen und Druck-Vorschau öffnen. Wenn der SignDoc-Drucker als
Standarddrucker eingestellt ist, gehen Sie nicht über die Vorschau, sondern drucken sofort.
2. Im Vorschau-Fenster wählen Sie den SignDoc-Drucker als Ausgabe.
3. Klicken Sie nun auf Jetzt drucken.
Die Sign-Doc-Software öffnet sich.
129

ERP-Dokumente mit Unterschrift versehen
Falls Sie mit einer anderen Hardware-/Unterschriftensoftware arbeiten, ist es auch denkbar, dass Sie
nicht über den Druckertreiber, sondern die direkte work … for all!-PDF-Schnittstelle, arbeiten. In
diesem Fall exportieren Sie das Dokument und arbeiten dann in der Datei weiter (es gibt z.B.
Lösungen für .doc-Dateien)
SignDoc
SignDoc erstellt eine .pdf-Datei und legt Sie in einem Standard-Verzeichnis ab. So haben Sie die
Unterschrift des Kunden später auch als Nachweis abgespeichert. Fügen Sie nun ein Unterschrift-Feld
ein und lassen Sie den Kunden die Unterschrift leisten. Speichern Sie die erstellte Datei bitte ab.
Das Ergebnis:
130

ERP Listen
Der Begriff „ERP Listen“ ist etwas erklärungsbedürftig: gemeint ist der Umgang mit Angebots-,
Auftrags-, Lieferschein, Rechnungs- und Bestell-Listen. All diese Objekte werden standardmäßig in den
Infofenstern auf dem Kunden-, Lieferanten- oder Projektschreibtisch gezeigt und sind dann auf diese
Klasse gefiltert. In diesen kleinen Fenstern lassen sich natürlich nur wenige Informationen zeigen.
Über die erweiterte Listenansicht haben Sie die Möglichkeit, andere Filter und
Darstellungsmöglichkeiten zu nutzen.
Aufruf der Listen
Alle Infofenster lassen sich per Klick auf den Namen des jeweiligen Fensters zur „großen“ Liste
vergrößern:
Es erscheint die ERP Listenansicht, die zunächst die gleichen Datensätze zeigt, wie es auch der
Schreibtisch tut.
Die ERP-Listenansicht
Wie in anderen Listen aus work … for all! auch, zeigt der Bildschirm mit entsprechenden Funktionen:
- Im oberen Bereich die Schaltflächen mit Funktionen und Filtermöglichkeiten.
- Im mittleren Bereich die Listenansicht mit unterschiedlichsten Spalten
- Im unteren Bereich eine Vorschau des aktuell markierten Datensatzes.
131

ERP Listen
Funktionen der Registerkarte
Die Maske lässt sich sowohl über die nebenstehende Schaltfläche, als
auch über das X der oberen rechten Ecke schließen.
Sie kehren zurück zum Schreibtisch mit dem aktuelle Kunden.
Auch diese Schaltfläche schließt die Maske, allerdings wechselt
work … for all! damit ggf. zu einem anderen Kunden, dessen Angebot in
der Liste markiert wurde.
Hier die Schaltflächen zur Bearbeitung des aktuellen ERP Dokuments.
Von links nach rechts:
Neu: Neues Angebot erstellen
Öffnen: Öffnen des markierten Angebotes
Verdoppeln: Markiertes Angebot verdoppeln
Löschen: Löschen des markierten Angebotes.
Beachten Sie bitte, dass auch mehrere Zeilen mit einem Befehl gelöscht
werden können!
Selbstverständlich berücksichtigt work … for all! an dieser Stelle die
gesetzten Benutzerrechte! Ist eine Aktion für den aktuellen Benutzer
nicht erlaubt, ist die Schaltfläche ausgegraut.
Hinweis für Löschvorgänge von Rechnungen:
Es ist nicht möglich, eine Rechnung zu löschen, die sich bereits im
Rechnungsausgangsbuch befindet. Sie erhalten in diesem Fall eine
Meldung.
Spalten ein-/ausblenden:
Abhängig von der jeweiligen Objektart (Angebot, Auftrag etc.) erscheint
beim Klick auf die Schaltfläche eine Auswahl von möglichen
einblendbaren Spalten für die Liste.
Diese Einstellung merkt sich unser Programm für den jeweiligen
Arbeitsplatz.
Filtern nach Zeitraum:
Klicken Sie einen der Einträge an, um nur einen Teil der Gesamtdaten zu
sehen (z.B. nur die Angebote der letzten 30 Tage).
Bei Zeitraum von/bis können Sie einen Wunschzeitraum eintragen.
Um zur Gesamtdarstellung zurückzukehren klicken Sie auf Alle.
Statusfilter:
Neben den standardisierten logischen Filtern bietet work … for all! die
Möglichkeit, freie Filter für eine Objektart zu definieren und an dieser
Stelle zu setzen. Lesen Sie auch das separate Kapitel zu freien
Statusfiltern im Handbuch.
132

ERP Listen
Logische Filter:
Um Ihnen bei manchen kaufmännischen Standardvorgängen behilflich
zu sein, haben wir Standardfilter definiert, die – je nach Objektart – zur
Verfügung stehen. Hier die aktuell verfügbaren:
- Nicht abgeschlossene Angebote/Aufträge etc,
Das Merkmal abgeschlossen begegnet Ihnen oft in
work … for all! Wir haben die Bedeutung des Begriffes
offengelassen und somit sollten Sie für Ihre Firma eine feste
Bedeutung je Objektart definieren bzw. kommunizieren.
Abgeschlossene Angebote etwa sind in der Regel die Angebote,
die zum Auftrag umgewandelt wurden oder bei denen der
Kunde abgesagt hat. Abgeschlossene Aufträge sind Aufträge,
die entweder komplett geliefert wurden oder die abgerechnet
wurden – hier kommt es auf Ihre Branche/Einsatzbereiche an.
Bitte fragen Sie nach unserer Beratung, wenn Sie sich in diesen
Fällen unsicher sind.
- Abgeschlossene Angebote/Aufträge etc.
Das Pendant zur obigen Beschreibung.
- Rechnungen mit fehlender Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch
Personenfilter:
Die Übernahme der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch
markiert die Unveränderbarkeit des Dokuments. Die Rechnung
wurde in dieser Form zum Dokument und wurde dem Kunden
so zugeschickt. Da work … for all! aufgrund des möglichen
Probedrucks nicht ahnen kann, wann eine Rechnung diesen
Status erhielt, müssen Sie diesen Status zum Beispiel beim
Drucken setzen.
In manchen Firmen ist es üblich, dass diese Übernahme durch die
Buchhaltung geschieht – mit Hilfe des möglichen Filters ist es
also einfach möglich, die neuen Rechnungen der Kollegen
herauszufinden.
Beim Öffnen der Maske ist der Personenfilter gesetzt. Hier lassen sich die
Angebote nach den verschiedenen Mitarbeiter filtern.
Im oberen rechten Teil der Maske befindet sich der Kunden-
/Lieferantenfilter. Wenn Sie aus der Kundenmaske die Angebotsliste
öffne erscheinen nur die Angebote des jeweiligen Kunden. Sie können
den Kunden aber auch entfernen und es erscheinen alle Angebote oder
einen neuen Kunden eintragen.
Beachten Sie, dass sich die gesetzten Filter addieren. Da der Aufruf der Maske in der Regel über einen
aktuellen Kunden geschieht, bewirkt der erste Klick auf einen Eintrag einen „doppelten“ Filter.
133

ERP Listen
Weiter Funktionen der Symbolleiste
Markieren Sie ein Eintrag in Ihrer Liste. Mit der Schaltfläche etc. können Sie diesen Eintrag in andere
ERP Dokumente umwandeln. Außerdem stehen Ihnen verschiedene Einstellungen zu Verfügung. Am
oberen Beispiel können Sie unter Sonstiges den Status Ihres Angebots oder Auftrags ändern.
Befinden Sie sich in der Rechnungsliste können Sie Ihre Rechnung von hier aus ins
Rechnungsausgangsbuch übernehmen.
In den unterschiedlichen ERP-Listen finden Sie unter diesem Button weitere, der jeweiligen Liste
entsprechende, Funktionen.
Die Liste
Die gezeigte Liste ist wie bereits erwähnt nach unterschiedlichsten Kriterien filterbar. Beim Öffnen der
Maske ist dabei in der Regel der Kunden- oder Lieferantenfilter gesetzt.
Die Sortierung geschieht nach Datum aufsteigend, lässt sich jedoch durch einfachen Klick auf die
gewünschte Spalte aufsteigend (erster Klick) oder absteigend (weiterer Klick) bewerkstelligen. Danach
erscheint im Spaltenkopf ein kleines Sortierungssymbol:
134

Abo-Rechnungen
Abo-Rechnungen (auch „wiederkehrende“ Rechnungen genannt) sind nur in Verbindung mit unseren
Wartungsobjekten möglich (siehe separates Kapitel).
Anwendungsbeispiele:
- Handwerker mir Wartungsverträgen,
- Abrechnung von Internet-Hostingsverträgen,
- Software-Wartungsverträge usw.
In diesem Kapitel wird generell von Abo-Rechnungen gesprochen, allerdings ist das Verfahren auch
für Abo-Aufträge oder Abo-Lieferscheine geeignet. Benötigen Sie also „wiederkehrende“ Lieferscheine,
so gehen Sie identisch vor.
Wartungsobjekte
An anderer Stelle des Handbuchs wird der Umgang mit Wartungsobjekten erklärt.
Wichtig für Abo-Rechnungen ist das Feld Nächste Abrechnung in der Wartungsmaske:
Dieses Feld steuert innerhalb der Liste der Wartungsobjekte die farbliche Anzeige der Zeile:
Sie sehen also anhand der roten Farbe auf einen Blick, welche Abrechnungen überfällig sind.
Zusätzlich lässt sich die Liste auch auf diese Zeilen filtern. Klicken Sie hierfür die Auswahlbox
Abrechnung an und dort die Option Rechnung überfällig.
Für die Abrechnung sind zwei Arten möglich: die Einzelabrechnung und die Sammelabrechnung.
Bei der Einzelabrechnung wird immer genau eine Rechnung erstellt und anschließend aufgerufen; bei
der Sammelabrechnung werden alle überfälligen Rechnungen abgerechnet. Sie drucken anschließend
die erstellten Rechnungen im Sammeldruck aus.
Einzelabrechnung
Um eine einzelne Rechnung zu erstellen, setzen Sie das Häkchen für die Einzelabrechnung und klicken
die grüne Schaltfläche. Die Maske zur Abrechnung erscheint:
135

Abo-Rechnungen
Art Es sind drei „Abrechnungsarten“ möglich:
- Erstellung von Aufträgen
- Erstellung von Lieferscheinen
- Erstellung von Rechnungen
Natürlich ist die dritte Variante die Gebräuchlichste.
Aber zur Erklärung auch folgendes Beispiel:
Als Heizungs-Handwerker warten Sie jährlich die Anlagen Ihrer Kunden.
Zum Monatsbeginn drucken Sie sich Lieferscheine oder Aufträge für Ihre
Monteure aus, um ein Dokument zu haben, das vor Ort unterschrieben
werden kann. Da eventuell Material hinzukommt, kann die Rechnung
erst nach dem Besuch durch Umwandlung aus dem Lieferschein
geschrieben werden.
Muster für Erstellung Für jede Auftragsart zeigt Ihnen work … for all! die Vorjahres-Aufträge,
die als Muster herangezogen werden. Die Daten sind umgekehrt sortiert,
das letzte Dokument steht oben.
Zeitraum im Infofenster/
im Kopftext festhalten
Wurde bislang noch keine Abrechnung erstellt, ist der Vorgang nicht
möglich. Die erste Abrechnung (und damit die Erstellung des Musters)
muss manuell geschehen.
Durch Setzen der Häkchen können Sie sowohl den internen Text (also
den Inhalt des Infofensters im Desktop), als auch den für den Kunden
sichtbaren Text (dies ist der Kopftext oberhalb der Positionen) im
Dokument entsprechend automatisch füllen.
Das sieht dann etwa folgendermaßen aus:
Rhythmus Dieses Feld wird aus den Daten des Wartungsobjekts übernommen und
ist an dieser Stelle nicht änderbar.
Abrechnungsmethode Dieses Feld dient lediglich der Information.
Nächste Abrechnung Das Feld zeigt zunächst den aktuellen Stand der vorangegangenen
Abrechnungen an. Legen Sie hier das Datum der nächsten Abrechnung
fest.
Als komfortable Hilfe ist jedoch die Schaltfläche mit dem Pfeil nach
unten gedacht: Klicken Sie, um im gewählten Rhythmus zu bleiben und
das Datum entsprechend vorzuschalten:
Um „schöne“ Abrechnungszeiträume zu erhalten, sollten Sie das nächste
Abrechnungsdatum immer auf den Tag nach dem Zeitraum setzen. Bei
jährlicher Abrechnung also auf den 01.01.
136

Abo-Rechnungen
Speichern und schließen Um die Rechnung nun fertig zu stellen, klicken Sie Speichern und
schließen. Die Rechnung wird sofort aufgerufen, damit Sie noch Details
ändern können oder den Ausdruck von hier starten.
Sammelabrechnung
Zielsetzung ist die automatisierte Erstellung von Rechnungen (oder Lieferscheinen, Aufträgen)
aufgrund von voreingestellten Objektdaten.
Zwei Anwendungsbeispiele:
- Eine Firma, die Feuerlöscher und Brandmeldeanlagen periodisch wartet. Hier werden monatlich
Aufträge generiert, die Service-Mitarbeiter fahren dann mit dem Wartungsschein zum Ort der
Wartung, tun ihre Arbeit, notieren ggf. verbrauchtes Material, reichen diesen handschriftlichen
Zettel beim Innendienst ein. Dieser erstellt die Abrechnung als Einzelvorgang.
- Zweites Beispiel sind wir (die Firma poin.t GmbH in Köln) selbst: Jeden Monat erstellen wir die
Jahres- oder Monatsrechnung für den abgeschlossenen Wartungsvertrag im Sammelverfahren.
Und so geht das Ganze:
Wechseln Sie zur Liste der Wartungsobjekte. Markieren Sie die Option
Sammelabrechnung und starten Sie den Vorgang über die grüne
Schaltfläche.
137

Abo-Rechnungen
Die Maske für die Einstellungen zur Abo-Abrechnung erscheint:
Hier die Erklärungen zu den unterschiedlichen Einstellungen:
Es sind zwei unterschiedliche Auswahllisten möglich:
Alle markierten: Bei dieser Option markieren Sie bereits in der
vorausgehenden Liste der Wartungsobjekte alle gewünschten
„Teilnehmer“ der Aktion. Dabei gehen Sie wie in Windows
üblich vor (Strg, Shift etc.).
Alle fälligen bis: In diesem Fall ist die vorhergehende Markierung
nicht nötig. Es werden alle nicht abgerechneten
Verträge/Objekte bis zum nebenstehenden Datum berücksichtigt.
Die Anzahl der entstehenden Rechnungen wird
angezeigt.
Obwohl der Vorgang „Abo-Rechnungen“ heißt, sind auch
Aufträge und Lieferscheine bei der Erstellung möglich. Das oben
erwähnte Beispiel der Wartungsfirma für Feuerlöscher erklärt
inhaltlich die Notwendigkeit:
Es werden ggf. Aufträge benötigt, die erst nach erfolgter
Leistung in die Rechnungen gewandelt werden.
Das Datum der zu erstellenden Rechnungen. Wenn Sie diese
vordatieren möchten: denken Sie bitte an die Nummernkreise,
die dann eventuell unlogische monatliche Brüche aufweisen.
Über diese beiden Optionen lassen sich Informationen aus dem
Wartungsobjekt in die Rechnung schreiben und sind so für den
Empfänger der Rechnung sichtbar.
Selbstverständlich lassen sich weitere Informationen aus den
Daten über den Report-Generator integrieren.
Wählen Sie, ob Sie die Zahlungskonditionen aus dem
Wartungsvertrag oder aus den Stammdaten des Kunden
übernehmen möchten.
138

Abo-Rechnungen
Sammel-Abrechnung ausführen
Die Option Anzahl berücksichtigen setzt für die Rechnungspositionen
die Anzahl. Ist die Option Anzahl multiplizieren
gesetzt, wird auch multipliziert.
Wenn Sie den Rhythmus berücksichtigen, wird der Wartungspreis
entsprechend dividiert. Bei einem jährlichen Rhythmus z. B. wird
der Wartungspreis durch 12 (Monate) geteilt.
Die rot geschriebenen Optionen kann nur der Administrator
vorgeben. Bitte lesen Sie hierzu auch das Kapitel
Wartungsobjekte.
Achtung:
Die beschriebenen Varianten sind vielfältig und komplex. Bitte
probieren Sie dies anhand von einem Test-Wartungsobjekt aus,
bevor Sie den tatsächlichen Wartungslauf das erste Mal
durchführen!
Klicken Sie nun auf die abgebildete Schaltfläche, werden die Rechnungen erstellt und das Datum der
nächsten Abrechnung wird hochgesetzt. Im Infofenster wird die Rechnung mit dem Zeitraum
beschriftet, sodass Sie schnell feststellen können, welche Zeiträume bereits abgerechnet wurden.
Beim Erstellen der Rechnung werden die Einstellungen des Wartungsobjekts (diese finden Sie in der
Maske Wartungsobjekt in der Registerkarte Allgemeines sowie Komponenten) berücksichtigt.
Die wichtigste Einstellung ist der Rhythmus der
Abrechnung. Diese erhöht bei erfolgter Abrechnung
das Datum der Nächsten Abrechnung.
Selbstverständlich lässt sich das Datum auch manuell
abändern.
Bei den Komponenten haben Sie in der Spalte Abo-
Rechnung unterschiedlichste
Gestaltungsmöglichkeiten:
- In der Spalte Abo-Rechnung definieren Sie, ob
diese Komponente überhaupt und wie als Position
in die Rechnung fließt.
- E-Preis zeigt den normalen Preis der Leistung.
- W-Preis zeigt den Wartungspreis der Leistung. In
der Regel ein Prozentsatz des Einzelpreises.
- Ohne Preis zeigt lediglich den Text sowie die
Anzahl.
- Nein führt dazu, dass die Leistung gar nicht in der
Rechnung erscheint.
Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Varianten für
Wartungsobjekte im Kapitel Wartungsobjekte.
139

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Wartungsverträge und die Verwaltung von periodisch auftretenden Dienstleistungen sind das Thema
unseres Wartungsmoduls. Dies ist nicht Bestandteil unserer Standardprodukte.
Für welche Anwendungsbereiche ist das Wartungsmodul sinnvoll?
Hier eine Auswahl von Branchen, die dieses Modul einsetzen:
- Handwerker wie Heizungsbauer, Sanitärfirmen, etc., die mit ihren Kunden Wartungsverträge
abschließen und abrechnen
- Softwarefirmen (wie wir!), die klassische Software-Wartungsverträge in Verbindung mit dem Kauf
der Software anbieten
- Servicedienstleister für unterschiedlichste Dinge wie Feuerlöscher, Brandschutzanlagen, etc., die in
bestimmten Abständen gewartet werden müssen
- Internet-Dienstleister, die Verträge über entsprechende Dienstleistungen (zum Beispiel das
Hosting) mit Ihren Kunden abschließen und monatlich abrechnen
Aus dem Wartungsvertrag können wahlweise Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen generiert
werden. Es ist möglich, für einen Kunden mehrere Wartungsverträge zu verwalten.
Zum Begriff Wartungsobjekt:
Auf den nachfolgenden Seiten ist das Wartungsobjekt das Basisobjekt der Verwaltung. Dieses
Wartungsobjekt ist je nach Einsatz
- der Software-Wartungsvertrag
- die Webseite, die monatlich abgerechnet wird
- das Haus, in dem der Feuerlöscher angebracht ist
- usw.
Aufruf und Integration
Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens
im Kundenbereich zu finden:
140

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Des Weiteren finden Sie eine Infozeile im Stammdatenbereich des Kunden auf dem Schreibtisch:
Durch Klick auf das Wort Wartungsvertrag gelangen Sie in die Liste aller Wartungsobjekte (gefiltert
auf den aktuellen Kunden), durch Klick auf den Namen des Objektes gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske.
Hat ein Kunde mehrere Wartungsobjekte, verzweigt work … for all! immer zur Liste.
Ein neues Wartungsobjekt anlegen
Aus der Liste der Wartungsobjekte erstellen Sie über das Plus-Symbol ein neues Wartungsobjekt.
Hier Details zu den einzelnen Bereichen:
Mit den Pfeilen blenden Sie die
Adressen ein oder aus.
Die Zuordnung zum Kunden:
Im einfachsten Fall gibt es nur eine einzige Zuordnung zum
Kunden: der Vertrag wurde mit dem Kunden A geschlossen, die
Lieferung der Leistung erfolgt ebenfalls an diesen Kunden und
die Abrechnung auch.
Ein komplizierterer Fall ist am einfachsten anhand eines Beispiels
aus unserer Arbeitswelt darstellbar:
Ein Vertriebspartner verkauft work … for all!, der Endkunde ist
jemand anderes, die Lieferung der jährlichen Updates geht an
ein Rechenzentrum und abgerechnet wird wiederum mit dem
Vertriebspartner.
Beide Varianten sind gut abzubilden, allerdings müssen Sie
darauf achten, dass Ihre Formulare (z. B. der Lieferschein) auch
entsprechend angepasst werden.
141

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Vorgehensweise:
Nach der Neuanlage erscheint zunächst der aktuelle Kunde vom
Schreibtisch in allen vier Adress-Zuordnungen. Klicken Sie zum
Beispiel auf das Wort Lieferadresse, erscheint die Kunden-
Auswahlliste, aus der Sie wie gewohnt auswählen.
Anschließend lässt sich auch der einzelne Ansprechpartner durch
Klick zuordnen.
Nummer Die Wartungsverträge erhalten automatisch eine laufende
Nummer. Diese wird erst beim Speichern vergeben, vorher steht
dort das Zeichen # als Platzhalter.
Jedes Wartungsobjekt benötigt eine Bezeichnung, einen Namen.
Das wäre bei den erwähnten Beispielen möglicherweise die
verwaltete Webseite (www.work4all.de) oder die Seriennummer
des Wartungsobjekts.
Die Art des Vertrags:
Möglicherweise ist es sinnvoll, unterschiedliche Vertragsarten
zuzuordnen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche mit den drei
Pünktchen.
Diese Vertragsarten lassen sich vom Administrator über die Liste
verwalten.
Vertragsgruppen:
Eine zweite Kategorisierung bildet die Möglichkeit der
Zuordnung einer Gruppe. Innerhalb der Liste lässt sich damit
eine schnelle Ordnung herstellen.
Falls Sie nur eine Kategorisierung benötigen, sollten Sie die
Gruppen den Arten vorziehen, da sich innerhalb der Gruppen
schneller Änderungen per Drag&Drop vornehmen lassen.
Vertragsnummer Die Vertragsnummer ist ein alphanumerisches Feld, in dem Sie
die Nummer des Vertrags eintragen, falls es sowas in Ihrer
Organisation gibt.
work … for all! schlägt keine Nummer vor – Sie müssen sich um
die Zuordnung selbst kümmern.
Vertragsbeginn und Vertragsende:
Die beiden Felder sind selbstredend und nur eine Besonderheit
ist erwähnenswert: Bei Langfristverträgen, die sich jährlich
verlängern, lassen Sie das Vertragsende offen. Im späteren Text
wird der Gebrauch des Zusatzfeldes Nächste Abrechnung zur
Steuerung dieser Besonderheit erklärt.
Kündigungsdatum:
Kommt es nun zur Kündigung, ergänzen Sie zwei Angaben:
das Kündigungsdatum und das Vertragsende.
142

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Abrechnungsmethode:
Diese Einstellungen sind nur aus Kompatibilitätsgründen zu
Version 9.0 enthalten, haben aber keine Funktion bei den Abo-
Rechnungen, die in Version 10 generiert werden.
Rhythmus:
Mit Hilfe dieser Combobox geben Sie den Rhythmus der
Abrechnung vor. Die erste Abrechnung wird durch das
nachfolgende Datumsfeld Nächste Abrechnung vorgegeben.
Das Datumsfeld Nächste Abrechnung ist das zentrale Feld zur
Steuerung der automatisierten Abrechnung.
Auch als visuelle Hilfe in der Liste aller Wartungsobjekte ist das
Feld hilfreich.
Das Feld Abrechnungsbetrag hat in Version 10 keine Bedeutung
mehr.
Alle Wartungsverträge lassen sich mit einem abweichenden
Zahlungsziel (zu dem des Kunden) definieren. Falls Sie die
Standard-Zahlungsbedingungen des Kunden beibehalten
möchten, stellen Sie die Combobox auf „Zahlungsziel“ ein.
Das letzte Feld ist oft das Wichtigste: das Notizfeld. Hier können Sie alles eintragen, was ein Benutzer
zum Wartungsvertrag oder zur Abrechnung wissen muss.
Komponenten verwalten
Die Verwaltung der Wartungsverträge über die bislang beschriebene Logik ist bereits an sich
abgeschlossen, auch in Verbindung mit Abo-Rechnungen (siehe Kapitel Abo-Rechnungen). Zusätzlich
bietet work … for all! die Möglichkeit, die Komponenten der Wartungsobjekte zu verwalten. Mit
Komponenten sind natürlich Artikel gemeint.
Konkret: „Welche Module/Artikel hat der Kunde wann gekauft?“ oder „Welche Artikel werden
regelmäßig, z. B. jeden Monat abgerechnet?“.
143

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Hier die Registerkarte Komponenten innerhalb der Wartungsmaske:
Und nun dazu die entsprechenden Erklärungen:
Die Auflistung der Komponenten
und die Artikelliste
work … for all! zeigt Ihnen im oberen Bereich die zugeordneten
Modulen bzw. Komponenten, unten die Artikel.
Durch Doppelklick „rutscht“ eine Zeile nach oben. Anschließend
lassen sich alle Werte manuell ändern, z. B. der Preis oder die
Wartungskosten pro Jahr. Als Datum wird das aktuelle
Tagesdatum eingesetzt. Erfassen Sie Altdaten, sollten Sie dieses
natürlich ändern.
Für die Zuordnung zu den Artikeln/Modulen/Produkten gilt: es
wird nur die erste Zuordnung zum Artikel gespeichert. Für
Aktualisierungen, z. B. bei neuen Preisen, sind Sie selbst
verantwortlich.
Die Bedienung der Artikelliste geschieht wie aus anderen
Masken gewohnt: Klicken Sie links auf eine Gruppe, werden nur
die Artikel gezeigt, die sich in der jeweiligen Gruppe befinden.
Eine Suche innerhalb der Artikel ist an dieser Stelle nicht
möglich.
In der Spalte Abo-Rechnung stehen verschiedene Preis-Arten zur
Auswahl: Einzel-Preis rechnet den Betrag aus der Spalte E-Preis
ab, Wartungspreis den Betrag aus der Spalte W-Preis.
Siehe hierzu auch Abschnitt Varianten für Wartungsobjekte.
In der ersten Zeile der Modulauflistung finden Sie zwei
Summenwerte, die sich automatisch durch eine Formel
errechnen.
Prozentsatz für jährliche Kosten:
Dieses Feld im Kopfbereich ist eine Hilfe für Sie: legen Sie den
Prozentsatz dort fest. Mit einem Klick auf den Pfeil wird er
automatisch in neu eingefügte Zeilen übernommen und
144

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Registerkarte Individuell
errechnet zum Beispiel die jährliche Wartungsgebühr
automatisch.
Klicken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine Komponente
löschen möchten. Dies geschieht dann nicht sofort, sondern erst
beim Speichern/Verlassen der Maske.
Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel im Administratoren Handbuch.
Dokument(e) zuordnen
Mit diesen Schaltflächen können Sie ein Dokument zuordnen
bzw. ein zugeordnetes Dokument wieder entfernen.
Der Wartungsvertrag ist – wie es der Name sagt – natürlich auch ein vertragliches Dokument, das Sie
mit Ihrem Kunden abschließen. Ihre eigene Kopie, unterschrieben vom Kunden, lässt sich hier als
Dokument in work … for all! hinterlegen:
Alle notwendigen Funktionen zur Zuordnung des Vertragsdokuments oder zum direkten Scannen sind
an anderer Stelle in unseren Handbüchern erklärt.
145

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Protokoll
Hier werden alle Änderungen des Wartungsobjektes mitgeschrieben.
Die Wartungsliste
Eine Gesamtübersicht Ihrer Verträge/Wartungsobjekte finden Sie im ERP Bereich unter Kunden-
Wartung:
Es erscheint eine Liste, deren Erscheinung und Bedienung den sonstigen Listen entspricht:
- Die Schaltflächen im oberen Bereich für die einzelnen Funktionen
- Der Gruppenbereich auf der linken Seite ist über die Gruppenpflege frei definierbar
- Die Liste mit den einzelnen Spalten der Objekte
Nachfolgend Informationen zu den einzelnen Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten:
146

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Aktualisierung:
Manchmal ist ein manuelles Aktualisieren der Liste erwünscht.
Mit Hilfe dieser Schaltfläche lässt sich dies bewerkstelligen.
Neu – Öffnen – Löschen – Verdoppeln:
Diese Standardfunktionen sind sicher selbsterklärend.
Unsere Wartungsobjekte haben eine Schnittstelle zu einem
Labeldrucker, um Informationen wie etwa den Wartungszeitraum
oder die Vertragsnummer auf ein Etikett Ihrer Wahl
drucken zu können. Es erscheint eine weitere Maske, die
entsprechende Einstellungen erlaubt.
Lesen Sie für Anpassungen ggf. unser gesondertes Infoblatt oder
nehmen Sie mit unserem Support Kontakt auf, wenn Sie nähere
Informationen zu diesem Thema benötigen.
Zu den Wartungsobjekten sind sehr viele Felder verfügbar.
Standardmäßig sind diese nicht alle eingeblendet, über die
Spaltenkonfiguration können Sie dies tun.
Alle sichtbaren Spalten werden über die Excel-Schaltfläche nach
Excel exportiert.
Diese beiden Sonderfunktionen werden nur in Absprache mit
dem Hersteller verwendet und sind nur in Ausnahmefällen
verfügbar.
Gemeinsames Abrechnungsdatum:
Diese Administrator-Funktion erlaubt es Ihnen, alle markierten
Verträge mit einem Befehl durch das gleiche Abrechnungsdatum
zu ersetzen.
Achtung:
Der Befehl ist nicht rückgängig zu machen!
Gruppenpflege:
Wie bei allen Stammdaten-Objekten üblich, lassen sich auch die
Wartungsobjekte individuell organisieren. Welche Lösung in
Ihrem Fall sinnvoll ist, können Sie gerne mit unserem Support
besprechen. Als Beispiel sehen Sie links unsere eigene
Ordnungsstruktur abgebildet. Hierzu einige Bemerkungen:
- Wir haben eine mehrstufige Struktur.
- Die Standard-Jahresrechnungen finden sich bei uns in
„Monats“-Ordnern. Man kann so sehr gut die kommenden
Abrechnungen erkennen, auch zum Monatsende.
- Besondere Abrechnungsmodi wurden bei uns in besonderen
Ordnern abgelegt (z. B. Abrechnung „Halbjährlich“).
147

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Filtern von Wartungsobjekten:
Im Bereich der Schaltflächen existieren neben den Standard-
Filtermöglichkeiten (Gruppe und Schnellsuche) zwei zusätzliche
Filtermöglichkeiten:
- Die Art: dieses Zusatzfeld ist ähnlich wie die Gruppe zur
Unterscheidung von unterschiedlichen Wartungsobjekt-
Arten geeignet. In unserem Fall sind es zum Beispiel
Verträge mit Endkunden in Abgrenzung zu Verträgen mit
Vertriebspartnern.
- Abrechnung: Hier wird auf die überfällige Abrechnung
gefiltert. Zielsetzung: alle Rechnungen finden, die
„vergessen wurden“.
- Kunde: Filtert alle Wartungsobjekte dieses Kunden.
Neben diesen beiden Filtern funktioniert auch die Schnellsuche
(tippen Sie einfach drauflos …) oder die Eingabe eines Begriffs
(z. B. einige Buchstaben des Kundennamens).
Nächste Abrechnung und Farben innerhalb der Tabelle:
Eine einfache Möglichkeit der Gruppierung/Sortierung bietet
Ihnen auch das Feld Nächste Abrechnung. Klicken Sie auf den
Spaltenkopf, werden alle Wartungsverträge zeitlich sortiert.
Das ist eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit zu den Gruppen, die
ja ggf. die gleiche Information bieten. Außerdem werden alle
Zeilen farbig rot markiert, wenn die nächste Abrechnung schon
fällig ist. Um diese Spalte ein- bzw. auszublenden, benutzen Sie
den gleichnamigen Button in der Spaltenkonfiguration.
Detailansicht:
Setzen Sie diese Option, erscheinen im unteren Bereich der Liste
die Komponenten des markierten Wartungsvertrags.
Verknüpfung zum Modul Abo-Rechnungen:
Das Wartungsmodul ist mit den Abo-Rechnungen verknüpft.
Lesen Sie hierzu das separate Kapitel im Handbuch.
148

Wartungsobjekte (Sondermodul auf Anfrage)
Varianten für Wartungsobjekte
Die verschiedenen Varianten für die Wartungsobjekte beeinflussen die Optionen, die später beim
Erstellen der Abo-Rechnungen zur Auswahl stehen. Wir empfehlen, sich einheitlich für Variante 1
oder für Variante 2 zu entscheiden. Die dazu gehörigen Optionen (rot markiert) der Abo-Abrechnung
können nur vom Administrator voreingestellt werden.
Variante 1: Anzahl berücksichtigen und multiplizieren
In der Abo-Rechnung wird aus den Komponenten des Wartungsvertrages die Anzahl mit dem
Einzelpreis multipliziert. Die Preis-Art im Wartungsvertrag ist Einzel-Preis. Für die Abo-Abrechnung
werden die beiden Optionen Anzahl berücksichtigen und Anzahl multiplizieren voreingestellt.
Variante 2: Rhythmus berücksichtigen und dividieren
In der Abo-Rechnung wird der Wartungspreis durch den Rhythmus dividiert, z. B. wenn die
Jahresgebühren quartalsweise in Rechnung gestellt werden. Die Preis-Art im Wartungsvertrag in dann
Wartungs-Preis. Bei der Abo-Abrechnung wird die Option Rhythmus berücksichtigen/dividieren
ausgewählt.
149

Deckungsbeitragsrechnung
Als Einführung in dieses Thema hier ein sehr gut geschriebener Artikel aus dem BMWi:
http://www.bmwiunternehmensportal.de/liquiditaet/rechnungswesen/kostenrechnung/00905/index.php
„Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es entscheidend, dass Sie Ihr Produkt- und Leistungsportfolio geschickt zusammenstellen.
Unterschiedliche Produkte/Dienstleistungen verursachen unterschiedliche Kosten und Gewinne, und oft ist es nicht leicht, zu
beurteilen, ob das Portfolio erweitert werden soll oder nicht. Bei solchen Entscheidungen kann Ihnen die Deckungsbeitragsrechnung
helfen.
Der Deckungsbeitrag bezeichnet den Betrag, den ein Produkt bzw. eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten in Ihrem
Unternehmen leistet. Betrachtet man, welchen Betrag der Verkauf eines einzelnen Artikels über die variablen Kosten hinaus einbringt,
spricht man von Stückdeckungsbeitrag.
Um diese Kennzahlen errechnen zu können, müssen Sie wissen, welchen Anteil fixe und variable Kosten bei der Produktion bzw. bei
der Erbringung einer Dienstleistung haben. Fixkosten sind die Kosten, die gleich bleiben, egal wie viel Sie produzieren bzw. wie
häufig Sie eine Dienstleistung erbringen. Variable Kosten hingegen sind abhängig von der Produktionsmenge bzw. Anzahl der
erbrachten Dienstleistungen. Für einen Bäcker gehören also Ladenmiete sowie Kosten für das fest angestellte Personal zu den fixen
Kosten, die Ausgaben für die Zutaten und Aushilfskräfte aber zu den variablen Kosten.
Den Deckungsbeitrag für ein Produkt bzw. eine Dienstleistung finden Sie heraus, indem Sie die variablen Kosten, die das Produkt
bzw. die Dienstleistung verursacht, vom Umsatz, der mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung erzielt wird, abziehen. Für das Beispiel
der Bäckerei bedeutet das: Wenn die Brötchen für je 0,50 Euro verkauft werden und jedes Brötchen variable Kosten in Höhe von 0,25
Euro verursacht, liegt der Stückdeckungsbeitrag auch bei 0,25 Euro. Da der Bäcker monatlich 3.000 Brötchen verkauft, erzielt er
damit jeden Monat einen Deckungsbeitrag von 750,00 Euro.
Torten gibt es in der Bäckerei für 10,00 Euro. Die variablen Kosten für die Torten belaufen sich auf 4,00 Euro. Der
Stückdeckungsbeitrag von 6,00 Euro pro Torte ist also deutlich höher als der Stückdeckungsbeitrag der Brötchen. Aber: Die Torten
bringen dem Bäcker lediglich einen Deckungsbeitrag von 240 Euro, denn er verkauft im Monat nur 40 Stück. Die Produktion von
Brötchen lohnt sich also allemal. Steigt jedoch die Nachfrage nach Brötchen und nach Torten, und der Bäcker hat nur noch begrenzte
Kapazitäten, spricht der Stückdeckungsbeitrag dafür, dass er sich auf die Torten konzentrieren sollte. Dabei muss der Bäcker sich aber
auch überlegen, welches Wachstumspotential er im Absatz beider Produkte sieht, und diese Prognose in seine Entscheidung mit
einfließen lassen.
Generell gilt: Ein Produkt bzw. eine Dienstleistung ist erst dann aus dem Angebot zu streichen, wenn die Umsatzerlöse (pro Stück)
nicht mehr die variablen Kosten decken, d.h. das Produkt/die Dienstleistung einen negativen Deckungsbeitrag erzielt und somit nicht
mehr zur Deckung der fixen Kosten beiträgt.
Wenn Sie verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbieten, kann sich ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte
Dienstleistung allerdings bereits rentieren, wenn der damit erzielte Umsatz geringer ist als die Gesamtkosten in Ihrem Unternehmen -
Sie insgesamt also den Break-Even-Point noch nicht erreicht haben. Wichtig ist nur, dass der Deckungsbeitrag positiv ausfällt. Auch
wenn ein Produkt/eine Dienstleistung einen geringen Deckungsbeitrag aufweist, kann es lohnenswert sein, es im Portfolio zu belassen
- es deckt dann zwar nicht die alle fixen Kosten, leistet aber einen Beitrag dazu. Haben Sie freie Kapazitäten, sollten Sie jenes Produkt
am meisten produzieren bzw. jene Dienstleistung verstärkt anbieten, das bzw. die den höchsten Deckungsbeitrag leistet.
Bei einem Deckungsbeitrag von Null erwirtschaften Sie mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung gerade die variablen Kosten, die
verursacht werden. In diesem Fall haben Sie die absolute Preisuntergrenze erreicht. Da immer auch fixe Kosten anfallen, können Sie
diese Preisuntergrenze nur kurzfristig halten oder müssen mit anderen Produkten ausreichende Deckungsbeiträge erzielen. Denn eines
ist klar: Je höher die Deckungsbeiträge ausfallen, desto höher wird Ihr Gewinn.“
Quelle: www.softwarepaket.de (www): Newsletter 7/2006
Einfache und mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
Wenn Sie im Internet ein wenig mehr lesen, werden Sie merken, dass es je nach Branche
unterschiedliche Ansätze für die DB-Interpretation gibt. Das führt dann auch zu mehrstufigen
Berechnungen.
Sinn dieses Handbuchs ist es nicht, diese Beratung zu führen. Deshalb finden Sie nachfolgend nun
auch lediglich noch die Erklärung der Rechenwege. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie inhaltlich
beraten werden möchten.
150

Deckungsbeitragsrechnung
Unterschiedliche Artikelarten
Da work … for all! in unterschiedlichen Branchen eingesetzt wird, ist es wichtig, die Basisbegriffe
korrekt zu unterscheiden. Dies gilt besonders für die unterschiedlichen Artikelarten:
Beim Anlegen des Artikels lassen sich normale Artikel, Dienstleistungsartikel, Stücklisten und einige
Zusatzvarianten mehr unterscheiden. Außerdem kann der Artikel Zusatzoptionen (wie etwa eine
Kalkulation oder die Option Fremdleistung) haben, was die Interpretation der DB-Berechnung
beeinflusst.
Damit Sie es jedoch nicht allzu schwer haben, werden alle Artikelarten (außer den kalkulatorischen)
letztendlich über die Einheit definiert. Haben Sie „min“ als Einheit definiert, nimmt die DB-
Berechnung an, es handelt sich um Minuten. Tragen Sie „Tg.“ ein, sind es ebenfalls Zeiten, in diesem
Falle Tage.
Zwei Artikelarten sind dabei besonderer Natur:
- Stücklisten beinhalten möglicherweise sehr unterschiedliche Formen von Kosten und
Kalkulationen.
- Kalkulatorische Artikel bestehen per Definition aus Lohn und Material.
Kalkulatorische Artikel
Hier ein Beispiel für einen kalkulatorischen Artikel, wie er in der Regel bei Handwerkern definiert ist:
Der Handwerker hat in diesem Fall Material-Kosten von € 4.200,-, er braucht 80 h (= 4.800 min), um
die Montage durchzuführen. Auf das Material wird ein Zuschlag von 20% kalkuliert, jede Minute wird
mit 0,69 € (= € 41,- je h) kalkuliert.
Der oben beschriebene kalkulatorische Beispiel-Artikel wird nun innerhalb eines Angebots oder einer
Kalkulation verwendet. Jeweils mit der Menge 1, damit das Ganze gut nachvollziehbar bleibt. Hier
zunächst der kalkulatorische Artikel innerhalb der Positionsansicht:
Diese Werte führen in der Deckungs-Beitragsberechnung (Registerkarte Auswertung) zu folgender
Darstellung:
151

Deckungsbeitragsrechnung
Hierzu nun diverse Erläuterungen:
- Die Trennung zwischen Lohn und Material erfolgt über die definierten Werte der Artikel oder der
Eingaben in den Positionen.
- Es handelt sich beim Lohn immer um Minuten. Der Minutenpreis entspricht dem Verkaufspreis.
Über die Schaltfläche min-Kosten erfassen lässt sich auch für die Kosten ein entsprechender Wert
hinterlegen (alternativ auch im Artikel).
- Alle variablen Kosten werden in der ersten Spalte Deckungsbeitrag vom erzielten Auftragswert
abgezogen. Das ergibt zunächst einen wertmäßigen Gesamt-Deckungsbeitrag in Höhe von
€ 924,00 €. Dieser Auftrag trägt also mit dieser Summe zur Deckung der fixen Kosten bei.
- Pro Stunde ergibt das eine Deckung von € 11,55. Haben Sie Sollwerte definiert (Klick auf die
Schaltfläche in der Kopfleiste), werden Ist- und Soll-DB in Beziehung gesetzt und farblich
gekennzeichnet: Grün ist im Soll, Rot darunter. Der Soll-Auftragswert ergibt sich aus dieser
Modellberechnung und kann in der Zielpreisberechnung (siehe separates Kapitel) dann
entsprechend übertragen werden.
Stücklisten
Mit Hilfe unseres Stücklisten-Moduls lassen sich diese Kombi-Artikel noch komplexer gestalten. Bei
kalkulatorischen Artikeln ist der Verkaufsartikel aus zwei Komponenten definiert, bei Stücklisten aus
beliebig vielen. Und jede einzelne Komponente ist in sich kalkulierbar.
Hier ein entsprechendes Beispiel, dass durch eine Fremdleistung eines Subunternehmers ergänzt
wurde:
Übertragen Sie diese Stückliste nun in ein Angebot, ergibt sich (bei Auflösungsform 5) folgende
Darstellung innerhalb der Positionen:
152

Deckungsbeitragsrechnung
Beim Ausdruck bleiben die Komponenten natürlich unsichtbar, der Kunde sieht nur die erste Zeile.
Die DB-Berechnung zeigt folgende Darstellung:
Hier wiederum die entsprechenden Erläuterungen:
- Die Materialkosten entstammen nun der separaten Position.
- Gleiches gilt für die Lohnkosten. Es wurden auch Stunden definiert, keine Minuten. Damit lässt
sich dann in der separaten Kostenerfassung einfacher rechnen (diese kennt nur Stunden, keine
Minuten).
- Es kam eine neue Zeile hinzu, die Fremdleistungen. Diese Kostenart sollte ja in jedem Fall separat
betrachtet werden, da man hier keine Fehler durch Mehrarbeit „ausbügeln“ kann.
Deckungsbeitragsrechnung mit „normalen“ Artikeln
Auch wenn Sie sich nicht mit diesen komplizierten Kalkulationen und Stücklisten befassen möchten,
werden die erfassten Positionen detailliert ausgewertet:
- Achten Sie beim Erfassen der Positionen auf die Einheiten. „Tg.“, „Tag“, „Tage“, „h“, „Std.“,
„min“ werden als Zeiteinheiten interpretiert.
- Pflegen Sie den Einkaufspreis, haben Sie auch die Kosten.
- Es gibt leider keine Möglichkeit, einen Artikel als Fremdleistung zu markieren. Sie benötigen
hierfür zu mindestens einen Muster-Artikel, den Sie dann immer wieder überschreiben.
- Natürlich können Sie auch über diese Art und Weise mit Aufschlägen arbeiten, das spielt keine
Rolle.
153

Zielpreisberechnung
Die Zielpreisberechnung ist nicht zu verwechseln mit der Zielkostenrechnung. Es geht lediglich um das
Setzen eines festen Zielpreises für mehrere Positionen, z. B. in einem Angebot.
Hierfür ein Beispiel:
Ihrem Angebot liegt eine Kalkulation mit einem ermittelten Verkaufspreis von € 10.210,- zugrunde.
In einem Verhandlungsgespräch „drückt“ Sie Ihr Kunde auf die runde Summe von € 10.000,-.
Über eine separate Minusposition von € 210,- lässt sich dieser Preis darstellen, allerdings sind dann die
Roherträge der einzelnen Positionen nicht mehr korrekt. Deshalb bietet Ihnen work … for all! drei
Varianten der Darstellung an.
Aufruf der Zielpreisberechnung
Die Zielpreisberechnung ist in allen ERP-Dokumentarten möglich. Sie finden die benötigten
Schaltflächen innerhalb der Positions-Auflistung:
Variante 1: Veränderung der Einzelpreise
Die erste Variante verändert innerhalb der Positionen den Einzelpreis. Es wird prozentual vom
Gesamtwert ein Faktor ermittelt und mit den alten Einzelpreisen multipliziert.
Beachten Sie:
Die ursprünglich eingegebenen Preise sind anschließend nicht mehr wiederherzustellen (es sei denn,
diese befinden sich in ihren Artikel-Preisen)
Es gibt keinerlei Vermerke (Wer hat das wann geändert? Warum dieser Preis?) über die neuen Preise.
Bitte schreiben Sie ggf. hierzu einen nachweisbaren Kommentar in die Notiz.
Der Kunde sieht auch nichts von seinem Glück … es ist ja kein Rabatt vermerkt.
Also: Bitte überprüfen Sie das Ergebnis dieser Aktion.
154

Zielpreisberechnung
Variante 2: Veränderung der Rabatte
Diese Variante ist besser nachzuvollziehen und berücksichtigt auch Ihre klassische
Rohertragsberechnung. Der Kunde sieht die ermittelten Rabatte.
Es kann eventuell zu kleineren Rundungsproblemen kommen, dies ist jedoch nicht zu verhindern.
Wurden bereits Rabatte vergeben, werden diese beim Neuberechnen zunächst eliminiert und dann
neu ermittelt.
Variante 3: Hinzufügen einer Rabattposition
In dieser Variante wird eine sogenannte Rabattposition eingefügt und mit einem Minuspreis
hinterlegt. Damit „treffen“ Sie auf jeden Fall die runde Zahl und Ihr Kunde sieht auch seinen Rabatt.
Allerdings stimmt Ihre Rohertragsberechnung auf Artikelebene nicht mehr.
155

Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck
156
(Sondermodul)
work … for all! wird als Branchenlösung in diversen Groß-Digitaldruckereien eingesetzt. Dabei wird
unser Produkt im Wesentlichen mit seinen Standardfunktionen genutzt.
Darüber hinaus gibt es einige Besonderheiten im Bereich der Auftragsabwicklung und Kalkulation, die
wir durch einige spezielle Erweiterungen unterstützen. Nachfolgend wird die Handhabung erklärt.
Artikelgruppen
Zunächst einmal kümmern Sie sich vermutlich um den Artikelstamm und dort speziell um die
Gruppensystematik. Hier ein Beispiel aus Ihrer Branche:
Selbstverständlich bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie das gliedern, hier dennoch ein paar Tipps:
- Gliedern Sie nicht zu tief (Sie müssen sonst zu viel „klicken“)
- Gliedern Sie einheitlich (also wie oben zu sehen zum Beispiel immer zwei Ebenen tief
- Setzen Sie evtl. Zahlen vor die Begriffe, diese prägen sich mit der Zeit ein (“die 2-er Gruppe“)
Ein einfacher Artikel als Beispiel
Um die Einstellungen im Bereich der Artikel zu erläutern, hier zunächst ein Beispielartikel.
- Werbebanner PVC
- wetterfest, UV-beständig
- 420 cm x 120 cm
- UV-Druck 320 dpi
- Verarbeitung: Rundum gesäumt und geöst alle 50 cm
- 1 Stück (und damit auch nur 1 Motiv)
Definition der Komponenten
Auch bei diesem einfachen Beispiel handelt es sich nicht nur um einen Artikel, sondern um eine
sogenannte Stückliste, die sich aus mehreren Komponenten zusammensetzt. Hier die resultierenden
Komponenten:
Komponente 1 Das Rohmaterial des Banners, also wetterfestes PVC (auf Rolle)
Komponente 2 Die Ösen. Die Anzahl ergibt sich aus der Länge der Kanten geteilt durch die
Schrittweite.
Komponente 3 Der UV-Druck, also das Nutzen der Druckmaschine und des Mitarbeiters an
der Maschine (kalkulatorisch). Eventuell ist diese Komponente auch in
Komponente 1 kalkulatorisch und textlich („Druck auf PVC“) enthalten.

Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck
157
(Sondermodul auf Anfrage)
Legen Sie entsprechend alle drei Artikel einzeln an. Dabei berücksichtigen Sie Ihre Einheiten (cm² oder
m² sowie Stück). Wechseln Sie dann bitte zur Teilmaske Sonstiges und definieren Sie dort die
Berechnungslogik der jeweiligen Komponente:
Hier die einzelnen Varianten:
Keine … Es findet keine Berechnung statt.
Mengenberechnung,
nach Fläche
Mengenberechnung,
nach Umfang
Mengenberechnung,
nach Breite
Mengenberechnung,
nach Länge
Mengenberechnung,
nach 2 x Breite
Mengenberechnung,
nach 2 x Länge
Der Berechnungsfaktor
work … for all! berechnet die Menge abhängig von der Menge. In diesem
Fall wird das Faktor-Feld eingeblendet, was die entsprechende Umrechnung
beeinflusst.
dto. nach Umfang (also alle vier Seiten)
dto. nach Breite (nur 1 mal)
dto. nach Länge (nur 1 mal)
Mengenberechnung nach Breite (mal 2 für beide breiten Seiten)
Mengenberechnung nach Länge (mal 2 für beide langen Seiten)
Im oben beschriebenen Beispiel benötigt man alle 50 cm eine Öse („2 Stück je m“). In diesem Fall an
allen vier Seiten. Dies wird folgendermaßen eingestellt:
Bitte beachten Sie, dass Sie auch für den Flächenartikel (in diesem Fall also die PVC-Plane) die
Mengenberechnung einschalten müssen. In diesem Fall nach Fläche und mit dem Faktor 1:

Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck
Die Stückliste und ihre Komponenten
158
(Sondermodul auf Anfrage)
Aus dem „einfachen Artikel“ wird nun eine Stückliste mit Komponenten. Die Tabelle der
Komponenten innerhalb der Stückliste pflegen Sie wie folgt:
Standardmäßig wird die Berechnungslogik des jeweiligen Artikels benutzt. Möglicherweise jedoch
muss dies hier geändert werden (da ja jeder einzelne Stückliste einer anderen Berechnung folgen
kann). Im abgebildeten Bespiel berechnen sich die beiden ersten Komponenten nach Fläche, die Ösen
werden nach Umfang („2 Stück je laufendem Meter“) berechnet.
Das Motiv und die Berechnung des Aufmaßes
Nun sind alle Stammdaten vordefiniert und der tatsächliche Auftrag mit den individuellen Maßen
kann erfasst werden. Hierfür doppelklicken Sie die Stückliste innerhalb des Auftrags. Wählen Sie bitte
die Auflösungsvariante 5 (ausführlicher Langtext) oder 6 (kein ausführlicher Langtext):
Die Stückliste wird als Position eingefügt, die Komponenten werden wie Positionen (aber
untergeordnet) aufgeführt:
Die eingeblendeten Spalten sehen bei Ihnen eventuell etwas anders aus, lassen sich aber mit Hilfe der
Spaltenkonfiguration (Schaltfläche im Kopfbereich) wie abgebildet darstellen. Beachten Sie bitte die
zusätzliche Mengenspalte K-Menge (für kalkulatorische Menge).
Beim Einfügen kennt work … for all! die Motivlage/Aufmaße ja noch nicht, deshalb wird alles mit der
ursprünglichen Stücklistenanzahl (= 1) berechnet. Klicken Sie nun in der ersten, nicht beschrifteten
Spalte, auf die Schaltfläche. Es erscheint die Detailmaske der Position. Dort wechseln Sie bitte zur
Teilmaske Aufmaße:

Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck
159
(Sondermodul auf Anfrage)
Es erscheint eine (leere) Tabelle, in der Sie die einzelnen Motive und Aufmaße eingeben können
(durch Klick auf das Plus in der oberen rechten Ecke). Im abgebildeten Beispiel sind es zwei Motive mit
jeweils einem Banner (2x2 m und 2x3 m). Zusammen ergibt sich also eine Gesamtfläche von 10 qm und
ein Gesamt-Umfang (für die Berechnung der Ösen) von 10 laufenden Metern (bei 2 Ösen je m also 36
benötigte Ösen rundum).
Speichern Sie nun die Zusammenstellung, wird die Menge aller Komponenten der Stückliste neu
berechnet, sofern eine automatische Mengenberechnung definiert wurde. Aufgrund der
Mengenberechnung wird natürlich auch der Preis der gesamten Stückliste neu errechnet.
Darstellung im Auftrag oder im Angebot
Die nachfolgende Darstellung innerhalb des Angebots ist ein Vorschlag für den Detailbereich der
Positionen. Natürlich sind andere Varianten denkbar, durch den Reportgenerator von Crystal Report
ist man da flexibel:

160

161
3. BESTELLWESEN / LAGERVERWALTUNG / PRODUKTION

Bestellungen
Nachdem der Lieferant ein Angebot erstellt hat, wird in der Regel eine Bestellung an selbigen
gesendet um ihm die Annahme des Angebotes verbindlich zu bestätigen.
Das Erstellen der Bestellung unterscheidet sich kaum von der Angebotserstellung. Dieses Kapitel
beschäftigt sich mit den Abweichungen zur Angebotserstellung. Sollten Sie eine detailliertere
Beschreibung benötigen, so nehmen Sie sich bitte zunächst das Kapitel Angebote erstellen vor.
Sollte der Bestellung eine Anfrage oder vielleicht sogar ein Angebot an einen Kunden
vorausgegangen sein, empfehlen wir Ihnen in diesem Fall eine Umwandlung.
Erstellen einer Bestellung
Rufen Sie im Schreibtisch zunächst den Lieferanten auf, der die Bestellung erhalten soll.
Die Eingabemaske für die neue Bestellung:
Klicken Sie im Infofenster Bestellung auf das Plus.
162

Bestellungen
Das Erfassen einer Bestellung entspricht dem Erfassen eines Angebots. Die Masken unterscheiden Sich
minimal:
- Statt der Gültigkeitsdauer gibt es in der Bestellung einen Liefertermin, welches dem
Wareneingangsdatum entspricht:
- Die individuellen Auftrags-Status können Ihren Einstellungen entsprechend von den Status in der
Angebotsmaske abweichen. Dieses Feld finden Sie in der Registerkarte Sonstiges:
- In der Bestellung werden die im Artikel hinterlegten Einkaufspreise verwendet.
Drucken einer Bestellung
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der Registerkarte
Positionen hinzugefügt, können Sie Ihre neu erstellte Bestellung drucken.
Klicken Sie bitte oben links innerhalb der Bestellmaske auf die Registerkarte Datei.
Es öffnet sich das work … for all! Menü. Wählen Sie hier bitte das Bestellformular per Mausklick:
Anschließend wird Ihre Bestellung dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und
kann gedruckt oder via E-Mail versendet werden:
163

Bestellungen
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel Drucken von ERP-Dokumenten.
Ändern einer Bestellung
Ändern Sie Ihre bestehende Bestellung mit einem Doppelklick. Die Bestellung öffnet sich, nehmen Sie
Ihre Änderungen vor, und speichern Sie die Bestellung mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern
und schließen.
Löschen einer Bestellung
Wie alle ERP-Formulare, können Bestellungen ausschließlich in der Bestellliste gelöscht werden.
Öffnen Sie die Liste also mit einem Klick auf das Wort Bestellung innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie die zu löschende Bestellung und entfernen sie mit Hilfe der Schaltfläche
Löschen.
Bestellliste
Mit der Bestellliste verhält es sich wie mit der Angebotsliste. Weitere Informationen über die ERP
Listen entnehmen Sie bitte dem Kapitel ERP-Listen.
Weitere Funktionen im Infofenster
Mit Rechtsklick auf eine Bestellung stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
164

Bestellungen
Umwandeln einer Bestellung in einen Eingangslieferschein
Klicken Sie die betreffende Bestellung im Infofenster mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie
Umwandeln in… -> Eingangslieferschein:
Im gleichnamigen Infofenster erscheint der neu erstellte Eingangslieferschein, den Sie wie gewohnt
bearbeiten können. Die Einstellungen, sowie die Positionen der vorangegangenen Bestellung sind im
Eingangslieferschein entsprechend übernommen.
Umwandeln einer Bestellung in eine Eingangsrechnung
Das Umwandeln von Bestellungen in eine Eingangsrechnung funktioniert an dieser Stelle etwas
anders als die übliche Umwandlung der Auftragsarten (Angebot, Auftrag…). Um eine Bestellung
umzuwandeln, erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung und ordnen die entsprechende(n)
Bestellung(en) dieser Eingangsrechnung zu:
Da Lieferanten in der Praxis häufig mehrere Bestellungen in einer Eingangsrechnung
zusammenfassen, gibt es diesen Vorgang natürlich auch in work … for all!. Sie können also
verschiedenste Bestellungen in eine Eingangsrechnung „einbuchen“:
165

Bestellungen
Markieren Sie die zu übernehmenden Bestellung, indem Sie ein Häkchen vor die entsprechende Zeile
setzen.
Ein Klick auf die Schaltfläche Auswählen übernimmt die ausgewählten Daten in Ihre
Eingangsrechnung.
166

Automatisierung des Bestellprozesses für einzelne Aufträge
„Automatisiertes Bestellwesen“: dieser Begriff trifft den Inhalt dieses Kapitels nicht ganz. Aber fast: Es
geht um die Vereinfachung einiger Schritte im Bestellwesen, sofern einige Voraussetzungen
vorliegen:
- Sie haben eine recht feste Verknüpfung zwischen Artikeln und deren Lieferanten oder sind es
gewohnt, diese Verknüpfung beim Auftrag oder beim Angebot einmalig zu definieren.
- Dies kann auch bei Dienstleistern der Fall sein, die manche Dinge immer wieder beim
gleichen Sub-Unternehmer in Auftrag geben.
Der warenwirtschaftliche Fall des Bestellens beim „günstigsten Lieferanten“ oder aufgrund von
Mindermengen etc. ist also nicht gemeint.
Umfeld
Der nachfolgend beschriebene Prozess klappt auch ohne Artikel oder sogar mit Muster-Artikeln (also
Platzhaltern). Der Vorteil beim Benutzen von Artikeln ist die bereits bestehende Zuordnung zum
Lieferanten, die Sie dann nicht immer wieder innerhalb der Positionen machen müssen. Außerdem ist
die Einkaufs-Preisdefinition in diesen Fällen natürlich vorhanden und führt bei der Position des
Auftrags zu korrekten Roherträgen und bei der Bestellung zu korrekten Einkaufspreisen.
Da work … for all! mehrere Lieferanten pro Artikel erlaubt, gilt dies jedoch nur für den Standard-
Lieferanten:
Im abgebildeten Beispiel ist die Firma Wustila der Standard-Lieferant.
Falls Sie in diesem Beispiel mehrere Lieferanten wechselnd beauftragen (und nicht sehr viele
Leistungen verwaltet werden), sollten Sie ggf. für jeden einzelnen einen Artikel anlegen und diesen
im Kurztext auch so benennen (Planungstag Wustila), um im Angebot/Auftrag dann nur noch per
Doppelklick auswählen zu müssen.
Angebote und Aufträge als Basis der Bestellung
Mit den vorhandenen Artikeln legen Sie nun das Angebot an den Kunden oder den Auftrag
(= Auftragsbestätigung) an. Nur diese beiden ERP-Dokumentformen erlauben die automatisierte
Umwandlung an einzelne Lieferanten.
Schalten Sie sich (falls nicht bereits erfolgt) die Spalte Lieferant innerhalb der Positionen ein:
167

Automatisierung des Bestellprozesses für einzelne Aufträge
Das Verhalten ist nun folgendes:
- Bei Artikeln, die einen festen Lieferanten haben (Standard-Lieferant), erscheint dieser Lieferant
automatisch in der Spalte. Auch der EK-Preis wird vorgeschlagen.
- Bei allen anderen Artikeln definieren Sie den Lieferanten manuell: tippen Sie innerhalb der Spalte
den ersten Buchstaben, erscheint eine Liste zur Auswahl.
Für das Angebot oder den Auftrag ergibt sich im Ausdruck normalerweise keine Veränderung. Es
handelt sich um interne Daten, die erst beim nächsten Schritt – der Bestellung – eine Rolle spielen.
Die automatisierte Bestellung an einzelne Lieferanten
Im Schreibtisch von work … for all! klicken Sie nun mit rechter Maustaste das Ursprungs-Angebot oder
den Ursprungs-Auftrag an:
Für die Umwandlung zur Bestellung werden Ihnen entweder die einzelnen involvierten Lieferanten
oder aber die Option zur Gesamt-Umwandlung an einen einzigen Lieferanten angeboten.
Fertig! Sie können mit wenigen Klicks Ihre gesamte Bestellwelt für kleine und große Aufträge mit
vielen Positionen effektiv organisieren.
168

Lagerverwaltung
In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über Lagerorte, Bestände und das Aus- und Einbuchen von
Artikeln. Das Kapitel berücksichtigt die meisten möglichen Varianten –einige Zusatzkapitel zu
Spezialthemen wie etwa Konsignationslagern sind verfügbar.
Bitte beachten Sie einige Grundregeln der Organisation:
Ein korrekter Lagerwert hängt mit einer guten Organisation zusammen. Nehmen Ihre Mitarbeiter im
Moment „einfach aus dem Regal raus“, kann die Software auch nicht helfen.
Vergeben Sie Rechte. In diesem Fall: wenige. Je mehr Mitarbeiter auf den Buchungsvorgang zugreifen
können, desto eher wird Ihr Lagerbestand nicht stimmen.
Wenn Sie work … for all! neu einführen: die Einführung der Lagerverwaltung ist nie das erste Thema
des Projekts.
Lagerorte verwalten
Lagerorte werden innerhalb der Generellen Einstellungen unter Tabellen erfasst:
Standardmäßig ist ein Lagerort vordefiniert, dieser ist auch Ihr sog. Hauptlager. Zu den Lagerorten
folgende Bemerkungen:
- Legen Sie nicht „ohne Not“ mehrere Lagerorte an. Der Buchungsvorgang wird komplizierter und
manche Automatismen verschwinden, wenn sich Ware in mehreren Lagern befindet.
- Natürlich lassen sich manche Prozesse über Lagerorte und entsprechende Namen (auch nach ISO-
Normen) gut verwalten („Prüflager“). Aber wiederum gilt: Es wird komplizierter.
- Konsignationslager sind Lagerorte, die an einen Kunden (ggf. auch einen Lieferanten) gebunden
sind. Die Ware gehört jedoch dem Finanzamt gegenüber Ihnen. Im verfügbaren Lagerbestand
werden diese Lagerorte nicht gezählt.
- Das „Verstecken“ eines Lagerortes versetzt Sie in die Lage, einen Lagerort in der Auswahl für den
Benutzer beim Buchungsvorgang zu unterdrücken.
- Das Hauptlager ist das, das beim Buchen (Einbuchen oder Ausbuchen) vorgeschlagen wird.
Innerhalb der Tabelle lassen sich Änderungen durch einfaches Überschreiben vornehmen. Zum
Neuanlegen eines Lagerorts befüllen Sie die letzte Zeile (die mit dem Sternchen im Zeilenkopf).
Einen Lagerort löschen Sie durch Markieren und anschließendes Drücken der ENTF-Taste. Bedenken
Sie jedoch, dass manche Listen dann Lücken im Nachweis des Lagerortes aufweisen.
Mindestbestand und Meldebestand
Innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Lager lassen sich drei Zusatzfelder mit den
entsprechenden Informationen zum Mindestbestand, Meldebestand und Sollbestand belegen:
169

Lagerverwaltung
Hier die Definitionen zu diesen beiden Begriffen aus Wikipedia:
„Der Mindestbestand ist der Lagerbestand, der nicht unterschritten werden darf, um die
Produktion/Lieferung auch in Notfällen aufrechterhalten zu können. Bei Erreichen des
Meldebestandes durch Entnahmen aus dem Lagerbestand wird bei der automatischen Disposition eine
Meldung an den Einkauf zur Auffüllung des Lagers - durch eine Bestellung - ausgelöst. Der
Meldebestand bestimmt somit den fälligen Bedarfszeitpunkt.“
Der Sollbestand definiert einen maximalen Lagerbestand, der nicht überschritten werden soll.
In work … for all! gibt es im Moment keine Automatik bezüglich des Einkaufs, wenn Mindest- oder
Meldebestand unterschritten werden. Allerdings sind entsprechende Listen verfügbaren, anhand
derer Sie sich für Ihre Bestellungen orientieren können.
Unterschiedliche Artikelarten und unterschiedliches Buchungsverhalten
Im Kapitel Artikelverwaltung werden die unterschiedlichen Artikelarten beschrieben. In Bezug auf das
Buchungsverhalten des Lagers dazu einige Bemerkungen:
- Dienstleistungsartikel können nicht aus- oder eingebucht werden. Das ist unlogisch und geht also
auch nicht.
- Normale Artikel werden mit einer gewissen Menge ein- oder ausgebucht. Innerhalb der Teilmaske
Lager in der Artikelmaske lässt sich dabei noch einstellen, ob ein Artikel ein Lagerartikel ist oder
nicht:
- Seriennummernartikel können ein- und/oder ausgebucht werden. Es mag vielleicht etwas
ungewöhnlich klingen, dass man nur den Wareneingang oder nur den Warenausgang eines
Seriennummernartikels buchen kann. Aber das kommt vor und macht dann Sinn, wenn Sie zum
Beispiel nur einen einzigen Lieferanten haben, der Ihnen Ware liefert. Wenn Sie der Verwaltung
der Seriennummern auf Lieferantenseite vertrauen, müssen Sie sich in diesem Fall die Arbeit des
detaillierten Einbuchens nicht machen. Es reicht, wenn der Warenausgang korrekt mit
Seriennummern gebucht wird.
Eine Automatik ist beim Buchen der Seriennummer nur schwer möglich, Sie müssen die
Seriennummer in jedem Fall auswählen. Die Nutzung von Barcodes oder RFID kann in diesem Fall
jedoch helfen.
- Chargenartikel unterscheiden sich von Seriennummern durch die Anzahl (Seriennummern haben
hier immer eine 1) und evtl. durch das Datum des Verfalls, das je Charge individuell verwaltet
werden kann. Dies kennt man insbesondere in der Medizintechnik oder bei Lebensmitteln. Zur
Verwaltung von Chargen benötigen Sie unser gleichnamiges Modul.
- Stücklisten: Der Warenein- und –ausgang von Stücklisten ist in mehreren Varianten möglich,
geschieht meistens auf der Ebene der Komponente. An dieser Stelle sei auf unsere große PPS-
Erweiterung für Fertigungsbetriebe hingewiesen, die den Weg von der Komponenten-Stückliste
zum fertigen Teil in einem Schritt mit einer komfortablen Kombi-Buchung unterstützt.
170

Lagerverwaltung
Eingangslieferscheine
Es existiert in work … for all! nur eine einzige Möglichkeit Wareneingänge zu buchen: über den
Eingangslieferschein. Dieser ist aktuell auf Lieferanten- und Kundenseite zu erstellen. Die Möglichkeit
des Buchens für Kunden – also die Waren-Rückgabe – ist möglich.
Wechseln Sie zum Lieferanten oder Kunden und legen Sie den Eingangslieferschein durch Klick auf
das Plus an:
Es erscheint folgende Maske:
Nun erscheint eine Abwandlung der ERP-Maskes Angebot, Auftrag, Rechnung etc. Die Feldauswahl ist
etwas eingeschränkt, die Kopffelder beziehen sich auf die eingehende Lieferung. Im Einzelnen:
Im linken Bereich der ersten Teilmaske finden Sie die
Beschriftung des Eingangslieferscheins sowie die Zuordnung zu
den primären Stammdaten:
- Das Projekt – sofern Sie die Projektverwaltung nutzen –
lässt sich durch Klick auf den Namen zuordnen.
- Die Kostenstelle – sofern sie Kostenstellen haben – lässt sich
durch Klick auf den Namen zuordnen.
- Gleiches gilt für den Lieferanten und den Ansprechpartner
des Lieferanten. Selbstverständlich wird der auf dem
Desktop ausgewählte Lieferant voreingestellt.
Mit Rechtsklick auf Projekt oder Kostenstelle können Sie diese
Zuordnungen zum Pflichtfeld für Eingangslieferscheine machen.
Außerdem haben Sie unter Projekt die Möglichkeit die
Vorgangszuordnung zu aktivieren und die Kostenstelle
automatisch aus dem zugeordneten Projekt zu übernehmen.
171

Lagerverwaltung
Weiter Funktionen im Infofenster
Der Eingangslieferschein erhält wie üblich eine neue
fortlaufende Nummer aus dem zugeordneten Nummernkreis
(einstellbar unter Generelle Einstellungen).
Das Datum ist änderbar und das Lieferdatum können Sie in die
nächste Zeile eintragen.
Wie bei anderen ERP-Dokumenten können auch hier zwei
Personen/Benutzer entsprechend Ihrer Rolle zugeordnet
werden.
Das eigene Zeichen richtet sich dann auch nach der
ausgewählten Person. Das zweite Feld kann zur Übertragung
der Daten des Dokuments des Lieferanten benutzt werden.
Tragen Sie hier die Lieferscheinnummer ein
Wenn Sie im Infofenster mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, bieten sich weitere
nützliche Funktionen.
Buchung des Wareneingangs
Wechseln Sie nun zum Bereich der Positionen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
Lagerbuchung.
Der rote Punkt in der ersten Spalte signalisiert, dass die Position bereits komplett eingebucht wurde.
172

Lagerverwaltung
Anschließend erscheint folgende Maske:
Hier können Sie auswählen, ob die Einbuchung manuell oder automatisch durchgeführt werden soll.
Ausführliche Erklärungen zu den einzelnen Auswahlmöglichkeiten können Sie dem oberen Bild
entnehmen.
Sollte Sie Manuelle Buchung wählen oder eine automatische Buchung durch fehlende Lager nicht
erfolgreich sein, öffnet sich folgende Maske:
Wählen Sie zunächst die Lager, die Sie in der Buchungsmaske
einblenden möchten.
Sie ändern die Anzahl/Menge in die Buchungsmenge. Die farbigen Punkte vor den Positionen zeigen
Ihnen - wie bei einer Ampel – den Zustand der Buchung der einzelnen Position an:
- Rot für nicht eingebuchte Positionen
- Orange für nur teilweise eingebuchte Positionen
- Grün für komplett eingebuchte Positionen
173

Lagerverwaltung
Mit Rechtsklick auf eine Position können Sie sich Alternativ die Artikelnummern anzeigen lassen.
Starten Sie den Buchungsvorgang mit Speichen und Schließen.
Jede zu buchende Position ist erneut aufgeführt und wird einzeln gebucht. Für jede Artikelart ist der
Vorgang etwas unterschiedlich:
Normale Artikel Beim Buchen von normalen Artikeln tragen Sie die auszubuchende Menge
in die Tabelle ein. Sie können die Buchungsmenge natürlich splitten und
den Wareneingang in unterschiedliche Lager buchen.
Seriennummern
Beim Buchen von Seriennummern arbeiten Sie über die Schaltflächen im
Kopf der Maske. Beim Hinzufügen (Neu) und Bearbeiten der
Seriennummer erscheint folgende Maske:
Die Seriennummer geben Sie manuell oder per Barcode ein. Die Länge des
Feldes kann ggf. verändert werden, wenn Sie sehr lange Nummern
verwalten müssen.
Die Anzahl ist automatisch festgelegt auf 1
Das Lager wird auf das Standardlager voreingestellt.
Die Bemerkung ist hilfreich für Kommentare – wie etwa eine sichtbare
Beschädigung an einem Gerät, die Sie bei der Eingangskontrolle
feststellen.
Schließen Sie die Eingabe durch Klick auf die Schaltfläche Speichern und
Schließen ab.
Chargen Auch bei Chargen benutzen Sie die Schaltflächen zur Eingabe. Der einzige
Unterschied zu Seriennummern besteht in der Menge der Chargen, die Sie
ändern können.
174

Lagerverwaltung
Hinweis:
Für alle Varianten gilt: Sie erfassen genauso viele Artikel, wie Sie in der Ursprungsliste (den
Positionen) festgelegt haben.
Vorschlagsliste für Lagerorte
Wenn Sie nur mit wenigen (oder nur einem) Lagerorten arbeiten, sind die nachfolgenden Hinweise
für Sie nicht wichtig. Haben Sie Ihre Lagerorte jedoch auf Ihre Prozesse abgestimmt (z.B. ein Prüflager)
oder verwalten Sie sehr viele Lagerorte in Verbindung mit einer Regal-Logik etc., ist das Filtern der
Lagerorte beim Einbuchen eine komfortable Lösung. Nutzen Sie hierfür die Auswahlbox in der
Kopfleiste:
Folgende Filter sind möglich:
Alle Lagerorte Es werden alle Lager angezeigt.
Standard-Lager In der Artikelmaske lässt sich für jeden Artikel ein Standard-Lager definieren (es
ist nur ein einziges). Dieses wird vorgeschlagen.
Haupt-Lager Dieses Haupt-Lager Ihrer Firma stellen Sie unter den Generellen Einstellungen ein.
Lager mit
Bestand
Lager ohne
Bestand
Es werden nur die (oder das) Lager vorgeschlagen, das einen positiven Bestand für
diesen Artikel aufweist.
Es werden nur die (oder das) Lager vorgeschlagen, die einen Null-Bestand für
diesen Artikel aufweisen.
Die beiden Varianten Haupt-Lager und Standard-Lager schlagen beim ersten Aufruf automatisch den
Soll-Buchungsbestand vor.
Abschließen der Buchung
Beim Verlassen der Buchungsmaske erscheint ggf. folgende Frage:
Dies betrifft lediglich die Positionen, deren Anforderungsmenge exakt der Buchungsmenge
entspricht. Antworten Sie mit Ja, sind die entsprechenden Positionen gebucht und nicht mehr
änderbar. work … for all! kennzeichnet diesen Zustand durch einen roten Punkt in der ersten Spalte:
175

Lagerverwaltung
Bestandsübersicht innerhalb der Artikelliste
Innerhalb der Artikelliste lassen sich detaillierte Informationen zum Bestand abrufen.
Bitte aktivieren Sie hierfür das Häkchen in der Kopfleiste:
Nun erscheinen im unteren Bereich der Liste die gewünschten Informationen:
Bestand Der Gesamtbestand aller Lagerarten, auch Konsignationslager. Keine
Berücksichtigung von Bestellungen, Rückständen oder Reservierungen.
Verfügbar Der Gesamtbestand minus Konsignation minus Liefer-Rückstand (auch
Reservierung genannt).
Konsignation Warenbestand auf allen Konsignationslagern, also Lagerorten beim
Kunden/Lieferanten.
Bestellt Die Summe aller offenen (nicht abgeschlossenen) Bestellungen für den
aktuellen Artikel.
Bestell-Rückstand Die Summe aller in Rückstand genommenen Bestell-Positionen (wie viele
Artikel wurden bestellt aber noch nicht geliefert). Das Rückstandsverfahren
arbeitet im Gegensatz zur reinen Bestell-Informationen nicht Dokumenten-
sondern Positions-orientiert.
Liefer-Rückstand Die sog. Back-Orders Ihrer Kunden: wie viele Artikel wurden von Ihrem
Kunden bestellt, sind aber noch nicht geliefert.
Bestandsübersicht und Waren-Bewegungsübersicht innerhalb der Artikelmaske
Innerhalb der Artikelmaske lassen sich detaillierte Informationen zum Bestand und zu den damit
verbundenen Warenein- und –ausgängen abrufen. Sie finden diese Informationen in der Registerkarte
Lager:
176

Lagerverwaltung
Standardlisten und individuelles Reporting
Neben diesen vorbereiteten Möglichkeiten des Nachweises von Buchungen lassen sich über den
Report-Generator Crystal Report beliebige Auswertungen erstellen. Solche Reports sind auch
standardmäßig ins Programm integriert und können auf Wunsch von uns oder Ihnen selbst mit
weiteren Spalten oder Informationen erweitert werden.
Klicken Sie innerhalb der Artikelliste oben links auf die Registerkarte Datei und es erscheinen die
vorinstallierten Reports:
Der Report wird auf die aktuellen Daten bezogen. Haben Sie also nur eine bestimmte Artikelgruppe
ausgewählt, wird die Liste nur für diese Artikelgruppe gedruckt bzw. zunächst als Vorschau gezeigt.
Hier ein Beispiel die Liste Bestände/ Mindestbestände:
177

Lagerverwaltung
Die Maske mit der Vorschau beinhaltet alle Funktionalitäten unserer Druckvorschau: tatsächlicher
Druck, PDF-E-Mail an Kunden oder Kollegen, Export in beliebige Dateiformate und Nutzung innerhalb
der Sammelmappe. Bitte lesen Sie für weitere Informationen das entsprechende Kapitel.
Buchung des Warenausgangs
Das Buchen des Warenausgangs ist nur über eine einzige Maske möglich: den Lieferschein. Dieser
Lieferschein erscheint normalerweise nur auf Kundenseite, Ihr Administrator kann ihn jedoch auch auf
Lieferantenseite integrieren, wenn dies nötig ist, zum Beispiel für Waren-Rücksendungen.
Erstellen Sie den Lieferschein wie gewohnt oder lesen Sie das entsprechende Kapitel im Handbuch. In
diesem Abschnitt folgen lediglich Informationen bezüglich der Lager-Buchhaltung.
Der rote Punkt signalisiert gebucht.
Und so nehmen Sie die Buchung vor:
Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Lagerbuchung:
Es erscheint die Maske Ausbuchung aus Lager.
178

Lagerverwaltung
Dort sehen Sie im linken Bereich alle Positionen mit den Soll-Mengen für die Buchung.
Durch Rechtsklick auf einen Artikel können Sie entscheiden, ob Sie den Artikelnamen oder die
Artikelnummer einblenden möchten.
Klicken Sie die einzelnen Zeilen an, erscheint im mittleren Bereich der Maske – je nach Artikelart – das
Ausbuchungsfeld:
Normale Artikel work … for all! führt alle Lager mit Bestand auf und zeigt Bestand,
Mindestbestand und Einheit. Tragen Sie die Buchungsmenge bitte manuell ein.
Seriennummern
Chargen
Bei Seriennummern-Artikeln werden wiederum alle Lagerorte mit Bestand
angezeigt. Jede Seriennummer bildet eine einzelne Zeile.
Klicken Sie entsprechend der Soll-Menge die einzelnen Seriennummern an.
Im Unterschied zu Seriennummern ist bei Chargennummern die Angabe der
Menge notwendig. Tragen Sie die Anzahl entsprechend der Soll-Menge ein.
Anschließend starten Sie den Buchungsvorgang über die Schaltfläche Speichern und schließen. Die
Anzeige der Positionen ändert sich anschließend auf grün. Gebuchte Positionen sind anschließend
nicht mehr änderbar und sind ausgegraut.
179

Lagerverwaltung
Automatische Ausgangsbuchung
In einigen Fällen ist es möglich, ohne Buchungsmaske automatische Buchungen vorzunehmen. Hierfür
müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es handelt sich nicht um einen Seriennummern-Artikel oder Chargennummern-Artikel. Möglich
sind also nur sog. „normale Artikel“ mit der Zusatzoption „Lagerartikel“
- Es muss – entsprechend der angeforderten Menge – genügend Lagerbestand verfügbar sein.
- Dieser Bestand muss sich in einem einzigen Lager befinden.
180

Lagerumbuchung
Die Lagerumbuchung ist ein Vorgang, der für interne Prozesse eine wichtige Rolle spielen kann. So
kann man etwa ein Sperrlager definieren, in das man Ware umbucht, die nicht mehr verkauft werden
soll. Oder ein Demolager soll die beim Kunden befindliche Demoware von der im Hause befindlichen
abgrenzen.
Auch Prüfprozesse (ISO/Wareneingang/Prüflager) lassen sich über eine Umbuchung steuern.
Beachten Sie jedoch bitte, dass die Umbuchung (eventuell) zwei Nachteile in sich birgt:
- Hat man Ware in mehreren Lagern, ist ein automatisches Ausbuchen vielleicht nicht mehr
möglich (etwa über einen Barcode).
- Der Nachweis von mehreren Buchungsarten (Wareneingang, Warenausgang und
Umbuchungen) ist ein wenig schlechter zu führen als der Nachweis von Wareneingang und -
ausgang.
Maske für die Lagerumbuchung
Um eine Umbuchung für einen Artikel durchzuführen rufen Sie die Artikelliste auf und wählen den
entsprechenden Artikel aus. Nun finden Sie im oberen Bereich der Artikelliste eine Schaltfläche
Umbuchung. Diese wird aktiviert sobald Sie einen Lagerartikel ausgewählt haben.
Lagerumbuchung durchführen
Mit einem Klick auf die oben erwähnte Schaltfläche, öffnet sich ein kleiner Assistent mit dem Sie
Schritt für Schritt die Umbuchung durchführen können.
Wählen Sie nun im ersten Schritt ein Lager als Quelle für die Umbuchung aus. Bei der Auswahl
erkennen Sie an dem grünen Punkt vor den Lagern, welches Lager einen Bestand dieses Artikels
aufweist. Anschließend geben Sie im Feld Umbuchungsmenge die umzubuchende Menge an.
Handelt es sich bei dem gewählten Artikel um einen Seriennummer- oder Chargen Artikel, sehen Sie
statt dem Feld Menge eine Auswahl der in dem gewählten Lagerort zur Verfügung stehenden
Seriennummern oder Chargen. Wählen Sie dann die Seriennummer oder Charge aus, die Sie aus
diesem Lager umbuchen möchten.
181

Lagerumbuchung
Im nächsten Schritt wird ein Lagerort als Ziel der Umbuchung gewählt.
Im dritten und letzten Schritt sehen Sie die Zusammenfassung Ihrer Umbuchung.
Bitte kontrollieren Sie die Angaben, bevor Sie die Umbuchung mit einem Klick auf die Schaltfläche
Fertigstellen durchführen.
Übersicht aller Umbuchungen
In der Artikelliste finden Sie im oberen Bereich die Schaltfläche Umbuchungen. Ein Klick auf diese
Schaltfläche zeigt eine Liste aller Umbuchungsvorgänge des gewählten Artikels auf. Handelt es sich
dabei um einen Seriennummern oder Chargen-Artikel, wird zusätzlich die umgebuchte Seriennummer
oder Chargennummer angezeigt.
182

Lagerbewertung
Dieses Infoblatt beschreibt wie Sie eine Lagerbewertung mit work… for all! vornehmen.
Um einem Artikel im Lager einen Wert zu geben, gibt es unterschiedliche Bewertungsmöglichkeiten.
Dies hängt nicht nur damit zusammen, dass Sie den Artikel möglicherweise zu verschiedenen Preisen
eingekauft haben (Handelsbetriebe), sondern evtl. auch damit in welchem Produktionsstadium sich
der Artikel befindet (Produktionsbetrieb).
Eine neue Lagerbewertung anlegen
Um eine neue Lagerbewertung anzulegen oder eine bestehende zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens
im Kundenbereich zu finden:
Und wählen Sie anschließend im Bereich Lager den Menüpunkt Lagerbewertung aus.
Es erscheint nun die Lagerbewertungsmaske.
Wählen Sie zunächst rechts die Bewertungsarten aus nach
dem die Artikel, die Sie auswählen, bewertet werden
sollen.
Die obere Bewertungsart ist die erste Wahl. Falls bei dieser
Bewertungsart aber der Wert 0,00 € herauskommen sollte,
kommt die 2. Bewertungsart als Alternative ins Spiel.
Klicken Sie dann links um die Artikel auszuwählen, welche
bewertet werden sollen.
Beim Klick öffnet sich die Artikelliste. Markieren Sie die
Artikel, die Sie bewerten möchten, und klicken Sie dann
oben links auf Schließen.
Klicken Sie hier um Artikel, die sich unten in der Liste für
diese Lagerbewertung befinden, wieder zu entfernen.
183

Lagerbewertung
Wichtiger Hinweis:
Klicken Sie hier um einen Lieferanten auszuwählen auf
dem Sie Lagerbewegungen gebucht haben, die zur
Produktion gehören.
Dies ist optional!
Klicken Sie hier um die Liste nach Excel zu exportieren.
Zeitraumeinstellung für die Spalte Lagerausgang: es werden
nur Ausgangslieferscheine aus diesem Zeitraum
berücksichtigt.
Die Lagerbewertung ist immer eine Momentauswertung.
Das bedeutet: work… for all! speichert Ihre aktuelle Bewertungsauswahl nicht! Wenn Sie die Maske
schließen und erneut öffnen, fangen Sie wieder von vorne an.
Ein Wort zur Spalte Lagerausgang
Beim Lagerausgang (manche nennen es auch Lagerabgang) werden alle Ausgangslieferscheine des
Lieferanten berücksichtigt, den Sie evtl. ausgewählt haben, UND alle Warenausgänge, die sich in
Produktionsaufträgen befinden (wenn man das entsprechende work… for all! Modul besitzt).
Natürlich werden nur Lagerausgänge in dem gewählten Zeitraum hinzugezogen.
184

Lagerinventur
Dieses Infoblatt beschreibt wie Sie eine Lagerinventur mit work… for all! vornehmen.
Eine Lagerinventur besteht i.d.R. aus 3 Schritten. Zunächst wählt man die Artikel die man zählen
möchte aus und druckt eine Liste. Dann zählt man die Artikel im Lager und trägt dies in die Liste ein.
Zuletzt überträgt man die gezählten Werte in seine Warenwirtschaft und korrigiert so die Bestände.
Eine neue Langerinventur anlegen
Um eine neue Lageninventur anzulegen oder eine bestehende zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens
im Kundenbereich zu finden:
Und wählen Sie anschließend im Bereich Lager den Menüpunkt Lagerinventur aus.
Es erscheint nun die Lagerinventurliste.
Die Buttons Neu, Öffnen, Umbenennen und Löschen dienen dazu Ihre Lagerinventuren zu verwalten
und erklären sich genauso von selbst wie die Schaltfläche Excel-Export auf der rechten Seite.
In der Mitte der Funktionsleiste können Sie nach Monaten filtern oder alle bisher angelegten
Lagerinventuren anzeigen lassen.
Klicken Sie auf den Button Neu um eine neue Lagerinventur anzulegen. Vergeben Sie einen Namen
und bestätigen Sie mit OK:
185

Lagerinventur
Die Lagerinventurmaske
Wählen Sie zunächst rechts das Lager aus in welchem Sie
Artikel zählen möchten.
Beim Klick auf Artikel auswählen öffnet sich die Artikelliste.
Markieren Sie die Artikel die sie in Ihre Inventur übernehmen
möchten und klicken Sie dann oben links auf Schließen.
Tipp:
Wenn Sie z.B. eine ganze Artikelgruppe auswählen möchten,
klicken Sie diese zunächst in der Ordnerstruktur an. Klicken
Sie dann einen der Artikel in der Liste an und drücken Sie
dann Strg + A.
Hinweis:
Beim Auswählen der Artikel werden Dienstleistungs- und
Nicht-Lager-Artikel automatisch herausgefiltert.
Klicken Sie hier um Artikel die sich unten in der Liste für
diese Inventur befinden wieder zu entfernen.
Klicken Sie hier um einen Lieferanten auszuwählen auf dem
die Korrekturbuchungen erfolgen sollen. (s.u.)
Klicken Sie hier um die Liste nach Excel zu exportieren.
186

Lagerinventur
Wozu dient der „Lieferant für Inventurbuchungen“?
Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Datei, um die
Artikel die in dieser Inventur sind auf einem Report
auszudrucken. Hier werden dieselben Reports gezeigt die auch
in der normalen Artikelliste gezeigt werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Lagerdifferenzen buchen wenn
Sie alle Zählungen eingetragen haben und die Bestände
korrigieren wollen.
Nachdem Sie alle Artikel im Lager gezählt und die Bestände in work… for all! eingetragen haben,
sollen die Bestände der Artikel aktualisiert werden. Um die Mehr- oder Minderbestände zu
korrigieren erzeugt work… for all! einen Eingangslieferschein (für Bestanderhöhungen) und
zusätzlich einen Ausgangslieferschein (für Bestandsminderungen). Diese werden dann mit den
jeweiligen Artikel gefüllt, je nachdem ob ihr Bestand erhöht (EL) oder verringert (L) werden muss.
Diese beiden Lieferscheine dienen dann auch in der Artikelbestandshistorie als Nachweis für die
Inventur.
Sie sollten sich also für die Lagerinventur einen Lieferanten anlegen der dann auch Lagerinventur
heißt. So können Sie später in der Artikelbestandshistorie sehen welche Bestandsänderungen durch
die Inventur erfolgten.
Es gibt hier zwei empfohlene Konzepte für die Benennung/Nutzung der Lieferanten.
1. Legen Sie einen Lieferanten an der Lagerinventur heißt und nutzen Sie diesen für alle
Inventuren die Sie anlegen
2. Legen Sie für jedes Jahr einen Lieferanten an und benennen Sie ihn so Lagerinventur XXXX
und ersetzen Sie XXXX durch das Jahr.
Mit dieser Variante sehen Sie in der Artikelbestandshistorie immer in welchem Jahr die Inventur
erfolgte.
187

Lagerinventur
Beispielhafte Vorgehensweise
Im folgendem werden die Schritte erklärt um eine Lagerinventur durchzuführen:
1. Legen Sie als erstes einen Lieferanten für die Inventurbuchungen an.
2. Legen Sie dann eine neue Lagerinventur an, und geben Sie ihr einen sinnvollen Namen.
3. Wählen Sie nun zunächst den Lieferanten für die Inventurbuchungen aus.
4. Wählen Sie anschließend das Lager aus, in dem Sie Artikel zählen möchten (rechts).
Klicken Sie dann auf Artikel auswählen (links) um die Artikel auszuwählen die Sie zählen
möchten. Die Artikel werden daraufhin in die Liste übernommen:
188

Lagerinventur
5. Nun haben Sie die Option die Liste nach Excel zu exportieren oder über Datei eine Liste zu
drucken. Diese Liste geben Sie nun dem „Zähler“, also dem Lageristen der die Inventur im
Lager durchführt.
Hinweis:
Die Liste wird immer nach der Artikelnummer sortiert. Wenn Sie die Liste nach Nummer
sortiert rausgeben, ist es später leichter die gezählten Werte zu übertragen.
6. Wenn Sie die Liste vom „Zähler“ zurückbekommen übertragen Sie die Werte in die Spalte
Gezählter Lagerbestand.
7. Haben Sie alle Werte übertragen und überprüft, klicken Sie als letzten Schritt auf die
Schaltfläche Lagerdifferenzen buchen.
Es wird nun bei dem ausgewählten Lieferanten für die Inventurbuchungen ein neuer
Ausgangslieferschein erstellt um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu hoch war.
Gleichzeitig wird ein Eingangslieferschein erzeugt um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu
niedrig war.
Die Lagerinventur ist ab diesem Zeitpunkt Gebucht und kann nicht mehr geändert werden.
Sie können Sie aber weiterhin öffnen, ansehen und ausdrucken.
189

Lieferrückstände / Backorders
(Sondermodul auf Anfrage)
Die Begriffe „Lieferrückstand“ oder „Backorder“ sind Standardbegriffe aus der Warenwirtschaft:
- Auf der Kundenseite ist der Mengenunterschied zwischen beauftragter und gelieferter Ware
gemeint.
- Auf der Lieferantenseite ist der Mengenunterschied zwischen bestellter und gelieferter Ware
gemeint.
In beiden Fällen geht es also darum: „Was hat der Kunde noch zu kriegen? Was fehlt uns noch?“
Ausgangssituation
Hier die Ausgangssituation im Artikel-Bereich für das nachfolgende Beispiel:
Dazu direkt die wichtige Bemerkung: Bestände haben mit Rückständen im ursprünglichen Sinne gar
nichts zu tun. Es ist deshalb auch bei Dienstleistern möglich, diesen Vorgang abzubilden (Kunde kauft
7 Tage Dienstleistung, erst 4 wurden abgeleistet.)
Rückstände aufbauen
work … for all! baut den Lieferrückstand in dem Moment auf, in dem die Position des Auftrags
(Auftragsbestätigung) oder der Bestellung in die Datenbank geschrieben wird. Der Rückstand
entspricht exakt der beauftragten oder bestellten Menge. Er kann innerhalb des Dokuments ggf.
manuell verändert werden.
Die Spalte Rückstand ist standardmäßig im Auftrag nicht eingeblendet, lässt sich auf Wunsch über die
Spaltenkonfiguration einblenden. Da Sie aber die Rückstände nicht über die Aufträge selbst, sondern
über die Rückstandsliste beobachten und verwalten, ist das Einblenden auch bei laufenden Aufträgen
eher sinnlos.
Rückstände werden auch durch Verdoppeln eines Auftrags oder durch Umwandeln (z.B. Angebot in
Auftrag) aufgebaut.
Hier nun also die Situation in der Auftragsbestätigung:
Das Ändern des Rückstands ist innerhalb der Auftragsbestätigung nicht möglich. Ändern Sie die
Anzahl, ändert sich automatisch der Rückstand. Auch beim Wandeln (z.B. aus dem Angebot) baut sich
der Rückstand in identischer Menge auf.
Rückstände auflösen
Wird ein Auftrag oder eine Bestellung abgeschlossen, verschwinden alle offenen Lieferrückstände
automatisch. Ansonsten verschwinden die Lieferrückstände durch das korrekte Liefern in Form eines
Lieferscheins oder eines Eingangslieferscheins. Dabei muss folgende Regel berücksichtigt werden:
190

Lieferrückstände / Backorders
Beachten Sie:
Die Lieferung muss durch eine Umwandlung geschehen:
(Sondermodul auf Anfrage)
Entweder durch Klick auf den jeweiligen Auftrag -> rechte Maustaste -> Umwandeln in Lieferschein
oder durch Drag-Drop vom Auftrag zum Lieferschein.
Es reicht also nicht aus, eine ausstehende Lieferung durch Neuerstellen eines Lieferscheins zu
bewerkstelligen. Der Bezug zum Ursprungsauftrag muss durch Wandlung geschehen.
Hier die Beispiel-Darstellung eines entsprechenden Vorgangs
Angebot über 20 Artikel A.
Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A entstanden.
Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein. Der Rückstand ist wieder abgebaut worden.
Es sei denn, Sie ändern die Liefermengen (nächster
Abschnitt).
Differenz zwischen Auftrags- und Liefermenge
Wird die Ware nicht komplett geliefert oder in mehreren Lieferungen, verwaltet work … for all! die
ausstehende Restmenge. Im nächsten Abschnitt wird die Übersicht über die Rückstände gezeigt, aber
auch innerhalb der ERP-Masken Auftrag und Lieferschein lässt sich der Rückstand ohne weiteres
verwalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
Angebot über 20 Artikel A.
Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A entstanden.
Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein. Der Rückstand ist intern abgebaut worden.
Ändern der Liefermenge in 15 Ein Rückstand von 5 wird wieder aufgebaut.
Erneutes Drag-Drop des
Ursprungsauftrags in neuen Lieferschein
Zusammenhang mit Lager
Es wird eine Liefer-Position von 5 aufgebaut. Der
Rückstand ist abgebaut.
Es gibt keinen Zusammenhang mit dem Lager bzw. dem Buchen. Die Rückstandsauflösung ist
unabhängig vom Buchen!
Nur Rückstandspositionen umwandeln
Der Effekt, dass beim Wandeln vom Auftrag in einen Lieferschein nur die Positionen umgewandelt
werden, bei denen ein Rückstand besteht, ist standardmäßig eingeschaltet. Möchten Sie dieses
Verhalten nicht nutzen, so entfernen Sie die Markierung an folgender Stelle (rechte Maustaste):
191

Lieferrückstände / Backorders
Beispiel:
(Sondermodul auf Anfrage)
Ein Kunde bestellt bei Ihnen 10 Positionen. Davon sind zurzeit aber nur 2 lieferbar. Sie möchten dem
Kunden die zwei Positionen direkt liefern und die restlichen dann zu einem späteren Zeitpunkt.
Hier ist es dann nicht möglich den gesamten Auftrag in einen Lieferschein umzuwandeln, da Sie ja nur
zwei Positionen liefern können.
In der Rückstandsliste machen Sie aus den zwei Positionen einen Lieferschein, in dem Sie die
Rückstände markieren und auf Lieferschein erstellen klicken.
Die restlichen 8 Positionen können Sie dann über den Auftrag in einen Lieferschein wandeln, indem
Sie die Option Beim Umwandeln von Auftrag in Lieferschein nur Rückstandspositionen umwandeln
anhaken. Es werden nur die Positionen des Auftrags umgewandelt die noch in der Rückstandsliste
vorhanden sind.
Übersicht über Rückstände
Die Rückstände werden Ihnen innerhalb der Artikelverwaltung komfortabel aufgelistet. Wechseln Sie
hierfür innerhalb der Liste auf die zweite Registerkarte:
192

Lieferrückstände / Backorders
Hier die einzelnen Funktionen der Liste:
(Sondermodul auf Anfrage)
Anzeige/Filter:
Grundsätzlich kann man zwischen den Rückständen der
Kunden und den Rückständen der Lieferanten hin- und
herschalten.
Beide Listen zeigen dann zusätzlich die Namen aller
„betroffenen“ Kunden/Lieferanten an und es lässt sich
entsprechend filtern.
Sonstiges:
- Wie üblich lassen sich die Spalten der Tabelle aus- oder
einschalten.
- In Excel-Export ist mit einem Klick möglich.
- Die Detail-Anzeige (wie in der Artikelliste) funktioniert
auch hier. Gleiches gilt auch für den Filter der
Gruppenanzeige links.
- Die beiden Optionen (automatische Lagerbuchung und
Einzeldokumente) sind im Moment nicht aktiv und für
eine zukünftige Version reserviert.
Rückstand entfernen:
Diese Funktion entfernt den Rückstand aus dem
Ursprungsauftrag. Manuell können Sie den Rückstand dort
wieder eintragen, wenn Sie möchten.
Lieferscheine erstellen:
Rückstandsauflösung über neue Lieferscheine
(im Moment nur für Kunden-Rückstände möglich)
Dies ist die wohl wichtigste Funktion dieser Maske:
automatisch werden alle Rückstände aufgelöst und (bei
Kunden) Lieferscheine erstellt oder (bei Lieferanten)
Eingangslieferscheine.
Doppelklick in Spalte Rückstand
Doppelklicken Sie auf die Rückstandsmenge, wird der Wert in
die Liefermenge eingesetzt.
Als Alternative zur Rückstandsauflösung über die Liste (s.o.) ist auch eine direkte Form der
Rückstandsauflösung über einen neuen Lieferschein möglich. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn
sowieso eine Lieferung ansteht oder wenn die Rückstandsliste nur als Erinnerungsliste benutzt wird.
Innerhalb der Positionen wird Ihnen hierfür eine Umschaltmöglichkeit zu den Rückständen
angeboten:
193

Lieferrückstände / Backorders
(Sondermodul auf Anfrage)
Schalten Sie um, erscheinen nur noch die Artikel, die sich für den aktuellen Kunden in Rückstand
befinden. Da ggf. der gleiche Artikel in mehreren Aufträgen rückständig ist, kann es dabei auch zu
mehreren Zeilen des gleichen Artikels kommen. Dabei werden Ihnen jedoch jeweils die
Auftragsnummer und das Auftragsdatum zu Identifizierung angezeigt.
Diese beiden Informationen fließen auch automatisch in den Langtext der Position.
Bitte beachten Sie bei dieser Form der Rückstandsauflösung:
- Zunächst fügt work … for all! die gesamte Anzahl des Rückstands ein. Sie können diese Anzahl
natürlich ändern, was im Auftrag wiederum zum Aufbau eines (Teil)-Rückstandes führt. Dies
geschieht allerdings erst beim Speichern des Lieferscheins.
- Somit kann die Anzeige der Rest-Rückstände in der Artikelliste „täuschen“.
- Auch beim Löschen von Lieferpositionen wird der Rückstand erst beim Speichern wieder
aufgefüllt.
- Wird ein ganzer Lieferschein gelöscht, werden ebenfalls die Rückstände wieder aufgebaut, sofern
der Ursprungsauftrag noch nicht abgeschlossen ist.
194

Produktionsaufträge
Produktionsaufträge sind eine Sonder-Auftragsform, die Sie sowohl für Kunden-Produktionsaufträge
als auch für interne Produktionsaufträge nutzen können. Alternativ hierzu lassen sich diese
Auftragsformen auch über „echte“ Aufträge und Bestellungen verwalten. In diesem Fall legen Sie sich
einen Kunden sowie einen Lieferanten mit dem Namen „Fertigung“ an und produzieren die
Dokumente in diesen Kunden- und Lieferantenakten.
Die Nutzung der Produktionsaufträge hat diesem Verfahren gegenüber folgende Vorteile:
Sie haben zusätzliche Listen zur Kontrolle der Fertigung.
Sie können die Produktionsaufträge in unterschiedlichen Gruppen verwalten.
Der Lageraus- und -eingang für die produzierten Teile ist automatisiert. Es handelt sich in diesem Fall
um einen einzigen Vorgang im Gegensatz zu den beiden Vorgängen in der Kunden- und
Lieferantenwelt.
Produktionsaufträge sind Bestandteil unserer PPS/QS-Lösung, also im Produkt ERP basic und ERP
professionell nicht enthalten.
Aufruf der Produktionsaufträge
Die Produktionsaufträge sind als Liste in die ERP-Menüs integriert. Gehen Sie im ERP Register auf die
Schaltfläche Qualitätsmanagement/Produktion:
Liste der Produktionsaufträge:
Das Plus-Zeichen erstellt einen neuen
Produktionsauftrag, das andere Symbol wechselt zur
Listenansicht.
Die Produktions-Auftragsliste ist ähnlich der Stammdatenlisten. Die meisten Funktionen sind
selbsterklärend oder identisch mit denen aus anderen Listen. Deshalb an dieser Stelle die wichtigsten
Informationen zu den Besonderheiten:
195

Produktionsaufträge
Gruppenpflege:
Gruppen sind ein Organisations-Instrument, das Sie an
vielen Stellen von work … for all! finden. Grundsätzlich
sind Sie selbst für die Verwaltung über die Gruppen
verantwortlich, müssen also das Gruppensystem und die
Zuordnung manuell vornehmen.
Das kann ggf. organisatorisch problematisch sein, weil
man es ja tun muss und keine Automatik greift. Das
Bildschirmfoto links zeigt jedoch eine sinnvolle
Anwendung.
Filter:
Die Liste der Produktionsaufträge filtert sich zunächst
bereits durch Klick auf den Gruppennamen (siehe
letzter Punkt).
Zusätzlich sind ein oder mehrere Filter kombinierbar:
- Der Datumsfilter ist immer voreingestellt auf den
aktuellen Tag plus 6 Monate.
- Der Personenfilter bezieht sich auf die
verantwortliche Person (wird später innerhalb der
Maske Produktionsauftrag erklärt)
- Der Artikel-Filter erlaubt es Ihnen, gezielt auf alle
Produktionsaufträge eines einzelnen Artikels zu
filtern.
- Der Status-Filter ist z.B. gut geeignet, alle offenen
Produktionsaufträge gezielt abzurufen – in diesem
Fall alle roten Zeilen.
Spalten ein-/ausblenden:
Es sind sehr viele Daten zu den Produktionsaufträgen
für die Listendarstellung verfügbar. Beim ersten Aufruf
ist nur ein Teil der Daten sichtbar – blenden Sie sich auf
Wunsch weitere Spalten ein.
196

Produktionsaufträge
Maske für Produktionsaufträge
Erstellen Sie einen neuen Produktionsauftrag, oder ändern Sie einen bestehenden
Produktionsauftrag, erscheint folgende Maske:
Allgemeines
Kunde Wählen Sie hier Ihren Kunden. Dieses Feld ist kein Pflichtfeld.
Projekt Gleiches gilt für die Projektzuordnung, die vermutlich seltener vorkommt. Ggf.
bei der Produktion von Abrufaufträgen.
Nummer Wie für andere Objekte innerhalb des Auftragswesens können Sie auch für
Produktionsaufträge einen eigenen Nummernkreis definieren. Dies tun Sie
innerhalb der Generellen Einstellungen. Standardwert ist eine sechsstellige Zahl,
beginnend mit zwei Ziffern für das Jahr, also z.B. 100001 für den ersten Auftrag
im Jahre 2010.
Bezeichnung Wenn Sie pro Produktionsauftrag nur einen einzigen Artikel/Stückliste
produzieren (nicht die Menge ist gemeint, sondern die Art), bietet es sich an,
die Bezeichnung mit dem Kurztext des Artikels zu füllen.
Aber Sie sind natürlich frei in der Wahl der Bezeichnung, sollten Sie aber
innerhalb Ihres Unternehmens systematisch vergeben.
Kostenstelle Wählen Sie aus den vorgegebenen Kostenstellen aus.
Verantwortlich Die Mitarbeiter werden zur Auswahl angeboten. Auf Produktionsaufträge
dieser Person kann innerhalb der Liste auch gefiltert werden.
Status Auch an dieser Stelle die drei gewohnten Status der Ampel: Offen, in
Bearbeitung und fertig.
Produktionsdatum Dies ist das vorgesehene Start-Datum der Produktion
Fertigstellung Tatsächliches End-Datum der Fertigstellung der Produktion
197

Produktionsaufträge
Art Den Produktionsaufträgen kann eine zusätzliche frei definierbare Kategorie
zugeordnet werden. Damit können Sie eine beliebige Information Ihrer
Organisation speichern und später danach filtern oder sortieren.
Produktionsauftragsarten können in den Generellen Einstellungen angelegt
werden.
Beispiel: Profitcenter, Produktgruppen, Unterscheidung zwischen Kunden-
Aufträgen und internen Aufträgen usw. Die Art ist also der Gruppe ähnlich,
allerdings nicht in mehreren Hierarchien organisierbar.
Gruppe Gruppenzuordnung
Notiz/Bemerkung Hier haben Sie „Platz für alles andere“ …
Positionen
Produktionsartikel sind immer Stücklisten. Lesen Sie bitte zunächst das Kapitel zu diesem Thema, falls
noch nicht geschehen.
Anmerkung:
In einen Produktionsauftrag können Sie einen oder mehrere Stücklisten einfügen. Die oben
abgebildete Übersicht zeigt Ihnen im oberen Bereich die ausgewählten Stücklisten. Beim Markieren
sehen Sie in der Tabelle unten die Komponenten der zu produzierenden Stückliste.
Positionen
In der Kopfleiste finden Sie die entsprechenden Schaltflächen
zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Positionen.
Beim Hinzufügen werden Ihnen lediglich Stücklisten gezeigt, alle
anderen Artikelarten sind in der Produktion wie oben bereits
erwähnt nicht möglich.
Das Entfernen ist nur dann möglich, wenn es noch keine Ist-
Menge gibt und der Produktionsauftrag nicht festgeschrieben
(Status grün) wurde oder sich in Produktion befindet (Status
orange).
198

Produktionsaufträge
Stückzahl (Soll und Ist) Beim Bearbeiten erscheint eine zusätzliche Maske, in der Sie die
Sollmenge (also die festgelegte Produktionszahl) festlegen:
Einbuchen Der Einbuchungs-Vorgang erhöht die Ist-Menge und geschieht
über die Standard-Buchungsmaske für den Wareneingang. Da
ggf. Seriennummern und/oder Chargen eingebucht werden, ist
das Ganze ein komplexes Thema – bitte lesen Sie das separate
Kapitel unseres Handbuchs.
Komponenten
Bitte beachten Sie, dass Einbuchungen dann nicht mehr
geschehen können, wenn die Soll-Menge erreicht wurde. In
diesem Fall müssen Sie zunächst die Soll-Menge erhöhen, bevor
weitere Buchungen geschehen können.
Die Komponenten des zu produzierenden Artikels werden beim
Markieren im unteren Bereich angezeigt. In dieser Tabelle können
Sie keine Daten ändern.
Über die Schaltflächen im oberen Bereich fügen Sie ggf. neue
Komponenten hinzu oder entfernen Komponenten aus der
Stückliste. Das heißt, dass individuelle Zusammenstellungen oder
Rezepturen an dieser Stelle möglich sind und nicht über die
Stammdaten definiert werden müssen.
Auch die Mengen-Zuordnung ist über die Schaltfläche Bearbeiten
änderbar.
Ausbuchen Das Ausbuchen der verbrauchten Menge geschieht über die
Schaltfläche Ausbuchen.
199

Inventur des Inventars
(Sondermodul auf Anfrage)
work … for all! bietet Ihnen die Möglichkeit, Inventuren Ihres Inventars zu generieren und zu
verwalten. Dazu können Sie Resultate eines Barcode-Scanners importieren oder die Inventurgüter per
Hand anlegen.
Aufruf
Wechseln Sie in die ERP Registerkarte. Innerhalb der Registerkarte finden Sie links unter Auftrags- und
Rechnungswesen, den Abschnitt Lager. Anschließend klicken Sie auf Inventur des Inventars:
Inventur Übersicht
In der Übersicht sehen Sie eine Übersicht aller Inventuren, sortiert nach den zugeteilten Gruppen. Jede
Inventur kann je einer Gruppe zugeordnet sein.
Um alle Inventuren einer Gruppe in der Übersicht anzeigen zu lassen, wählen Sie
auf der linken Seite die entsprechende Gruppe aus.
Um sich alle Inventuren aller Gruppen anzeigen zu lassen, wählen Sie Alle.
Verwaltung von Gruppen: Hier können Sie Gruppen oder Untergruppen
hinzufügen, ändern oder löschen.
Hier können Sie eine neue Inventur anlegen, eine bestehende Inventur öffnen
oder löschen.
200

Inventur des Inventars
(Sondermodul auf Anfrage)
Alle Inventuren, die Sie zurzeit in der Übersicht sehen, werden nach Excel
exportiert. Speichern Sie die exportierten Daten wie gewohnt in einem beliebigen
Verzeichnis ab.
Eine Inventur des Inventars erstellen
Eingabemaske zum Anlegen einer neuen Inventur:
Inventur Nr. Diese Nummer wird nach dem Speichern automatisch von work … for all!
vergeben und stellt eine eindeutige Kennung dar.
Titel Bezeichnung für diese Inventur
Durchgeführt am Datum der Inventur
Durchgeführt von Person/en, von denen die Inventur durchgeführt wurde.
Notiz Textfeld für weiteren Informationen zur Inventur
Gruppe Gruppe, die dieser Inventur nach dem Speichern zugeordnet ist.
Hinzufügen von Daten
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, um eine Inventur mit Daten zu füllen.
Entweder manuell, indem Sie über diese Schaltfläche Datensätze
hinzufügen oder entfernen. Nach dem Hinzufügen wird sich eine
zusätzliche leere Zeile am Ender der Liste zeigen.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, das Resultat eines Barcode-Scanners zu verarbeiten.
Voraussetzung dafür ist, dass der Barcode-Scanner sog. CSV-Dateien aus seinen Resultaten erstellen
kann, die Sie dann bequem über work … for all! einlesen lassen können.
201

Inventur des Inventars
(Sondermodul auf Anfrage)
Bei dieser Art des Imports kann work … for all! anhand der Barcodenummer versuchen, eine
Beziehung zum Inventar herzustellen und die restlichen Daten aus dem Inventar heraus zu ergänzen.
Somit ersparen Sie sich ein lästiges Eingeben von Hand. Dabei kann das Inventar an zwei
verschiedenen Feldern erkannt werden. Zum einen anhand der von work … for all! verwalteten
Inventar Nr. und zum anderen anhand der FiBu Nr.
Mit Hilfe dieser Schaltflächen, geben Sie work … for all! vor dem
Import Informationen darüber, wie die zu importierende Datei
aussieht und anhand welcher Nummer versucht wird, ein Bezug zum
Inventar herzustellen.
Nachdem Sie alle Daten eingeben haben, speichern Sie die
Inventurdaten.
202

Reservierungen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Bestände von Artikeln für reservieren können um einen Rückstand
dem Kunden gegenüber zu vermeiden. Reservierungen werden immer über Kundenaufträge erfasst,
die Reservierung wird beim Ausbuchen der Ware automatisch aufgehoben.
Reservierung erstellen
Um einen Artikel zu reservieren legen Sie einen Auftrag bei dem Kunden an, für den die Ware
reserviert werden soll und fügen Sie die zu reservierenden Artikel als Positionen ein.
Bei „einfachen“ Artikeln wird eine Menge reserviert, bei Seriennummer und Chargen jeweils ein
bestimmter Artikel.
Klicken Sie zum Reservieren auf die Schaltfläche Reservierung.
In der folgenden Maske sehen Sie links die zu reservierenden Artikel. Klicken Sie die Artikel der Reihe
nach an und tragen Sie in der Spalte Reservierungsmenge die zu reservierende Menge ein.
Zum Speichern der Reservierung klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
Bei Artikeln mit Seriennummer oder Chargen werden Ihnen hier die einzelnen Geräte bzw. Chargen
angezeigt.
Übersicht Reservierungen
In der Artikelliste sehen Sie neben der Spalte Bestand die Spalte Reservierung über die Sie die Menge
der Reservierungen einsehen können.
Im Artikel selbst finden Sie unter der Registerkarte Lager eine detaillierte Ansicht der Reservierungen
eines Artikels.
203

Reservierungen
Reservierungen manuell auflösen
Wenn Sie Reservierungen manuell auflösen möchten weil z.B. der Kunde seine Bestellung storniert
hat, öffnen Sie den Auftrag über den Sie reserviert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Reservierung und tragen Sie als Reservierungsmenge 0 ein.
Wenn Sie die Reservierung nun speichern wird die Reservierung für diesen Artikel entfernt.
Reservierungen automatisch auflösen
Um die Reservierungen automatisch aufzulösen gehen Sie einfach den normalen Weg eines Auftrags
in work … for all!. Wandeln Sie den Auftrag in einen Lieferschein und buchen Sie dort den
Warenausgang. Die Reservierung wird dabei automatisch aufgelöst.
Für genauere Informationen zum Buchen lesen Sie bitte das entsprechende Kapitel.
204

Disposition von Mietmaterial
Dieses Sonderthema der Warenwirtschaft stellt am Beispiel eines Messebauers den speziellen Vorgang
der zeitlichen Planung von Material-Vermietung dar.
Konkret: Wann brauchen wir wie viele Vitrinen bei welcher Veranstaltung?
Sie benötigen sowohl unser ERP-Modul als auch die Projektverwaltung, um den Vorgang
nachzuvollziehen.
Ausgangslage Artikel
Hier der Artikelstamm, um den es geht, mehrere Vitrinen stehen zur Verfügung, alle haben einen
Bestand:
Der Soll-Bestand
Für die Bestandszahlen sind mehrere Betrachtungen im Spiel: der „echte Bestand“ ist bei Vermietung
begrifflich etwas verwirrend. Es gibt ja sowohl den Bestand, der sich aktuell („heute“) im Lager
befindet, als auch den, der unterwegs ist, also auf einer Veranstaltung in Benutzung ist. Die
Gesamtsumme aus diesen beiden Zahlen nennen wir Sollbestand. Mit dieser Zahl wird die Zukunft
geplant.
Am ersten Tag des Einbuchens Ihres echten Lagerbestands werden diese beiden Zahlen identisch sein.
Ausgangslage Projekte
Die Bestandsvorschau ist nur in Verbindung mit der Projektverwaltung möglich. Die Projekte stellen
somit die Veranstaltung dar und dort werden auch die Zeiten/Datumswerte gepflegt. Hier zunächst
die Liste der Projekte, die mehrere Projekte in der Zukunft beinhaltet:
Eine Veranstaltung zeitlich planen
Damit work … for all! die Zeiträume kennt, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Legen Sie die Veranstaltung als Projekt an. Beachten Sie bei der
Bezeichnung, dass Nummer und Beschriftung auch in der späteren
Bestandsvorschau eindeutig zu erkennen sind.
205

Disposition von Mietmaterial
work … for all! arbeitet mit folgender Logik:
- Die beiden äußeren Datumsfelder stellen Projektbeginn und –ende dar.
- Die beiden inneren Datumsfelder stellen Veranstaltungsbeginn und -ende dar.
Die Datumsfelder lassen sich von Ihrem Administrator ggf. umbenennen, falls die Benennung in Ihrer
Installation noch anders lautet. In der Übersicht aller Projekte sehen Sie diese beiden
Datumsklammern als Balken dargestellt.
Angebot und Auftrag der Veranstaltung zuordnen
Nun kommen wir zu den kaufmännischen Daten. Sowohl der Auftrag, als auch das Angebot können
der Veranstaltung zugeordnet werden. Das macht auch schon im Angebotsstadium Sinn, da die
Ressourcen ja auch für „sichere“ Angebots-Veranstaltungen mit berücksichtigt werden müssen. Die
Zuordnung der Veranstaltung geschieht durch Klick auf das Wort Projekt im linken Bereich des
Angebots oder des Auftrags:
Buchen der Positionen
Die Zuordnung eines Vermiet-Artikels zum Angebot oder zur Auftragsbestätigung bringt
Veranstaltung, Zeitraum der Veranstaltung sowie Mietartikel „zusammen“. Mit Hilfe der rechten
Maustaste im Bereich der Positionen rufen Sie die Bestandsvorschau auf:
206

Disposition von Mietmaterial
Die Bestandsvorschau
Die Bedienung der nun erscheinenden Maske wird im Detail später erklärt. Hier zunächst zum
allgemeinen Verständnis Informationen zu den Daten:
Im oberen Bereich sehen Sie alle Veranstaltungen, die mindestens einen
Veranstaltungstag im Zeitraum (Monat) aufweisen.
Hier die Auflistung der im Zeitraum involvierten Vermiet-Artikel (oder des
vorher markierten). In der grünen Spalte der Sollbestand.
Daneben der aktuelle Bestand je Lagerort. Es werden nur die Lagerorte
gezeigt, die unter Generelle Einstellungen als sichtbar definiert sind.
Und dann die einzelnen Tages-Spalten mit den summierten Mengen aller
betroffenen Aufträge (und ggf. Angebote).
Grüne Zahlen zeigen einen ausreichenden Bestand gegenüber dem
Sollbestand, rote Zahlen eine Unterdeckung.
So lässt sich also tagesgenau feststellen, welche Vermiet-Artikel für den entsprechenden Zeitraum
nicht ausreichend verfügbar sind. Im oberen Bereich der Maske wie gewohnt die Funktionen, mit
denen sich andere Zustände darstellen lassen.
Aktualisieren der Darstellung.
Die Darstellung zeigt immer genau einen Kalendermonat. Mit Hilfe der
Pfeile springen Sie monatsweise vor und zurück.
Filter:
Berücksichtigt werden in der Regel alle Aufträge. Über die Schaltfläche
Angebotsfilter lassen sich auch Angebote berücksichtigen und so Modell-
Berechnungen anstellen. Dabei ist es hilfreich, nur die Angebote mit
einem speziellen Status zu berücksichtigen (z.B. „die 100-%-igen …“).
Der Status lässt sich von Ihrem Administrator unter Generelle Einstellungen
definieren. Für Aufträge gilt die gleiche Filter-Logik.
207

Disposition von Mietmaterial
Stücklisten innerhalb der Bestandsvorschau
etc. – Weitere Filter-Einstellungen:
Es sind drei unterschiedliche Varianten für die Artikelanzeige im unteren
Bereich verfügbar:
- Sichtbare Veranstaltungen: Sie sehen im Artikelbereich jeweils alle
Artikel, die im ausgewählten Zeitraum „Verwendung“ finden … also
vermietet werden.
- Einzelner Artikel: Sie sehen den einzelnen Artikel, der innerhalb des
Auftrags oder des Angebots markiert wurde. Es lassen sich weitere
Artikel über den Zusatzbefehl Artikel hinzufügen in die Liste bringen.
- Artikelgruppe: Es öffnet sich auf der linken Seite die bekannte Artikelgruppen-Struktur.
Sie markieren eine Gruppe und anschließend
werden alle Artikel der ausgewählten Artikelgruppe angezeigt.
Nun erweitern wir die Aufgabenstellung um das Thema Stücklisten. Beispiel hierfür sind Tischplatten
und Tischbeine, die modular für den Messeeinsatz zusammengesetzt werden. In diesem Fall: eine
Tischplatte mit 4 Tischbeinen ergibt einen kompletten Tisch. Entweder in Nussbaum oder in Weiß – in
beiden Fällen werden die gleichen Tischbeine vermietet.
Die nachfolgenden Bestände/Sollbestände wurden eingebucht:
Innerhalb der Positionen des Auftrags wurden folgende Mengen vermietet:
Dies ergibt in der Bestandsvorschau folgende Sicht:
Im Klartext:
Es wurden zwei Tische komplett, weiß für die Veranstaltung mit Zeitraum 18. bis 26. Mai vermietet.
Die Multiplikation ergibt 2 Tischplatten, 2 Pflegemittel und 8 Beine.
208

Bedarfsanforderung
Das Stiefkind der Organisation ist in vielen Firmen die Kostenplanung. Die Anschaffung wird mit dem
Chef abgesprochen und genehmigt, vielleicht gibt es eine förmliche Bestellung, irgendwann kommt
die Eingangsrechnung.
In großen Firmen ist das Ganze dagegen förmlicher geregelt und kann oft mit dem Satz
zusammengefasst werden: „Ohne Bestellung keine Eingangsrechnung“. So werden dann auch
Anschaffungen und Planungen über das Bestellwesen geregelt.
Wir haben unser Programm in dieser Hinsicht ein wenig an die Anforderungen großer Unternehmen
angepasst.
Das Ergebnis: so genannte Bedarfsanforderungen. Dieses Instrument erleichtert Ihnen in Ihrer Firma
die Kostenplanung und dient auch für Anfragen an Ihre Lieferanten als Ursprungsobjekt.
Was ist Bedarf? Was ist eine Bedarfsanforderung?
Aus kaufmännischer Sicht ist ein Bedarf zunächst nicht kosten- aber planungswirksam: Sie haben das
Geld ja noch nicht ausgegeben und könnten die Ausgabe auch noch stoppen.
In diesem Zusammenhang einige Hinweise:
Unterscheiden Sie gedanklich zwischen kurzfristigen und langfristigen Bedarfsmeldungen.
Letztendlich sollten Sie jedoch das gesamte Geschäftsjahr im Blick behalten und monatlich
verifizieren. Ein übliches Verfahren in vielen Unternehmen: Im November wird das nächste Jahr
geplant, monatlich werden alle Anschaffungen überprüft und kurzfristig werden dann aus
Bedarfsmeldungen Bestellungen.
Ihre monatliche Miete und sonstige nicht abwendbare Zahlungen gehören NICHT in die
Bedarfsanforderungen, sondern in die Bestellungen.
Erstellen einer Bedarfsanforderung
Im Vorfeld der Anschaffung werden die Bedarfsanforderungen meist noch keinem Lieferanten
zugeordnet – oft kennt man den endgültigen Lieferanten ja auch noch nicht. Um aber die
Anforderung wieder zu finden, ordnen Sie den Vorgang der eigenen Firma zu. Es ist Ihnen überlassen,
das organisatorisch etwas zu differenzieren (z.B. die einzelnen Abteilungen als separate Lieferanten
anzulegen).
Wählen Sie einen Lieferanten aus und klicken Sie, wie gewohnt, auf das Plus im Infofenster Bedarf.
209

Bedarfsanforderung
Nun öffnet sich die Eingabemaske:
Der Lieferant sind, wie oben angemerkt, ggfs. zunächst Sie selbst, später tauschen Sie die Adresse
dann aus.
Eine Projekt- und Kostenstellen-Zuordnung ist möglich und für Ihre Planungen sicher auch sinnvoll.
Beim Ausfüllen der Maske gehen Sie vor wie bei anderen Auftragsmasken.
Beim Erstellen oder Öffnen eine Bedarfsanforderung gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend durch die
restlichen Registerkarten. Bestenfalls sollten die Registerkarten von vorne bis hinten gefüllt werden.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Genehmigung von Bedarfsanforderungen
Um den Lieferanten zu ändern klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie
gelangen in die Lieferantenliste und können einen anderen
Lieferanten auswählen.
Der Liefertermin beschreibt den Tag, an dem die Ware / Leistung
eingehen soll.
Nach Bedarf können Sie auch, mit einem Klick auf das Wort, die
Beschriftung ändern und das Feld zum Pflichtfeld generieren.
Beachten Sie bei der Genehmigung von Bedarfsanforderungen die Einrichtung der Freigabe-Logik und
die dazugehörigen Benutzerrechte.
Lesen Sie dazu die gleichnamigen Kapitel.
Haben Sie kein Recht zur Genehmigung ist das Kästchen ausgegraut:
210

Bedarfsanforderung
Ist das Recht zur Freigabe von Bedarfsanforderungen gegeben, so erweitert sich das Anzeigeobjekt
zur Genehmigung von Eingangsrechnungen auf folgende Art und Weise:
Mit Klick auf Offene Freigaben für Bedarfsanforderungen öffnet sich die Liste:
Von hier aus können Sie die offenen Bedarfsanforderungen freigeben, bearbeiten usw.
Sind die Bedarfsanforderungen genehmigt können Sie dann ausgedruckt, gemailt oder exportiert
werden.
Ändern oder Löschen einer Bedarfsanforderung
Um eine bestehende Bedarfsanforderung zu ändern oder zu löschen, rufen Sie zunächst wieder den
Lieferanten auf, dessen Bedarfsanforderung bearbeitet werden soll.
Zum Bearbeiten klicken Sie im Infofenster Bedarf auf das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich
gerade in der Bedarfsliste klicken Sie dort ebenfalls mit einem Doppelklick den Bedarf, um diesen zu
bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Bedarfsanforderung mit einem Klick auf die
Schaltfläche Speichern und schließen.
Bedarfsanforderungen können ausschließlich in der Liste gelöscht werden. Öffnen Sie also die
Bedarfsliste mit einem Klick auf das Wort Bedarf innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie das zu löschende Angebot in der Liste und entfernen es mit Hilfe der
Schaltfläche löschen.
Weitere Informationen über die Bedarfsliste finden Sie im Kapitel ERP-Listen.
211

Bedarfsanforderung
Weitere Funktionen im Infofenster Bedarf
Mit Rechtsklick auf einen Eintrag stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die dazugehörigen Kapitel.
212

213
4. RECHNUNGSWESEN

Rechnungen und Gutschriften
Rechnungen werden genauso erstellt, wie Angebote, Aufträge und Lieferscheine. Aus diesem Grund
gehen wir in diesem Infoblatt vordergründig auf die Unterschiede zwischen Angebots- und
Rechnungsmaske ein. Für detailliertere Beschreibungen über das Erstellen einer Rechnung, nehmen
Sie sich also bitte zusätzlich das Kapitel „Angebote“ zur Hand.
Falls es bereits eine entsprechende Auftragsform (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, etc.)
gibt, können Sie diese Auftragsform einfach umwandeln. Ziehen Sie den entsprechenden Lieferschein
dazu einfach aus dem Infofenster heraus in das gewünschte Ziel-Infofenster.
Lesen Sie zu diesem Thema bitte auch das Kapitel „Umwandeln und Verdoppeln von
Auftragsformularen“.
Erstellen einer Rechnung
Klicken Sie im Schreibtisch bei dem Infofenster Rechnungen auf das Plus:
Nun öffnet sich die Eingabemaske für die neue Rechnung:
Wie in der Einleitung erwähnt, unterscheiden Sich die Masken für die Erstellung von Angeboten und
Rechnungen fast gar nicht. Nur die Unterschiede werden hier aufgelistet und erläutert:
Statt der Gültigkeitsdauer gibt es in der Rechnung das Buchungsdatum, welches dem Datum entspricht,
an dem die Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch übertragen wird:
Die individuellen Auftrags-Status innerhalb der Registerkarte Sonstiges können Ihren Einstellungen
entsprechend von den Status in der Angebotsmaske abweichen:
214

Rechnungen und Gutschriften
Im Gegensatz zum Angebot ist bei der Rechnung nicht die Haupt- sondern die Rechnungsadresse
ausschlaggebend für das Formular. In der Rechnung wird die angegebene Rechnungsadresse als
Empfängeradresse auf das Rechnungsformular gedruckt:
Sollte der zugeordneten Rechnungsadresse noch keine Kundennummer zugeordnet sein, so
bekommen Sie spätestens beim Übertrag ins Rechnungsausgangsbuch eine Meldung, dass zunächst
eine Kundennummer vergeben werden muss. Sollten Sie mit der automatischen Vergabe von
Kundennummern arbeiten, genügt ein Klick auf OK und es wird eine entsprechende Kundennummer
vergeben. Nutzen Sie die automatische Nummernvergabe nicht, muss die entsprechende
Kundennummer manuell vergeben werden.
Ein letzter wichtiger Unterschied zwischen Angebots- und Rechnungserstellung liegt bei der
Übernahme der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch. Lesen Sie hierzu bitte den Abschnitt
Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch.
Abgesehen von den oben erwähnten Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen
Angebots- und Rechnungsmaske.
Beim Erstellen oder Öffnen einer neuen Rechnung gelangen Sie zunächst in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie dort möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend durch die
restlichen Registerkarten. Im Grunde sollten die Registerkarten von vorne bis hinten durchgearbeitet
sein.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote erstellen.
215

Rechnungen und Gutschriften
Erstellen einer Gutschrift
Eine Gutschrift wird in work … for all! wie eine Rechnung mit Minus-Beträgen behandelt. Um eine
Gutschrift zu erstellen, schreiben Sie also eine Rechnung und setzen die Anzahl innerhalb der
Positionen ins Minus:
Das Rechnungsformular erkennt selbstständig, dass es sich um eine Gutschrift handelt und ersetzt die
Überschrift Rechnung durch die Überschrift Gutschrift.
Im Infofenster erkennen Sie eine Gutschrift über den Tooltip. Klicken Sie auf eine Rechnung/Gutschrift
und es wird Ihnen eine kurze Info angezeigt:
Im Rechnungsausgangsbuch erkennen Sie eine Gutschrift am Minusbetrag
Drucken einer Rechnung/Gutschrift
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der
Registerkarte Positionen hinzugefügt, drucken Sie die neu erstelle Rechnung, indem Sie
oben links innerhalb der Auftragsmaske die nebenstehende Schaltfläche klicken.
Anschließend öffnet sich das work … for all! Menü. Wählen Sie hier bitte das entsprechende
Rechnungsformular, indem Sie es anklicken:
216

Rechnungen und Gutschriften
Nun wird Ihre Rechnung dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und kann
gedruckt oder via E-Mail versendet werden:
Setzen Sie im linken Bereich der Druckvorschau unter Optionen den Haken bei Übernahme
Rechnungsausgangsbuch, so wird die Rechnung/Gutschrift mit dem Klick auf die Schaltfläche jetzt
drucken ins Rechnungsausgangsbuch übernommen:
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen
entnehmen Sie bitte den Kapitel ERP Dokumente drucken, faxen, mailen und exportieren.
Ändern einer Rechnung/Gutschrift
Um eine bestehende Rechnung oder Gutschrift zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf,
dessen Rechnung bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Rechnungen doppelt
auf das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich gerade in der Rechnungsliste, klicken Sie dort
ebenfalls mit einem Doppelklick auf die Rechnung, um sie zu bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Rechnung mit einem Klick auf die Schaltfläche
Speichern und schließen.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, die sich bereits im Rechnungsausgangsbuch befinden, nicht
mehr geändert werden können. Mit der Übernahme einer Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch
wird die Rechnung in work … for all! so fixiert, dass sie weder gelöscht noch bearbeitet werden kann,
weil sie sich in der Regel bereits auf dem Weg zum Kunden befinden sollte.
217

Rechhnungen
uund
Gutsch hriften
Löschhen
einer Rechnung/Gut
tschrift
Genauuso
wie die annderen
Auftra agsarten werrden
Rechnun ngen innerhal lb der Rechnuungsliste
gelöscht.
Öffnenn
Sie also die Liste mit einem
Klick auf das Wort Rec chnung innerh halb des Infoffensters.
Anschließend
wählen
Sie die zu löschende Reechnung
in der
Liste und entfernen e ihnn
mit Hilfe der
Schaltffläche
löschenn.
Bitte bbeachten
Sie aauch
hier, dass
Rechnungeen,
die sich be ereits im Rech hnungsausgangsbuch
befinden,
nicht mmehr
gelöscht
werden kön nnen. Mit derr
Übernahme einer Rechnu ung ins Rechnnungsausgang
gsbuch
wird ddie
Rechnung in von work … for all! so fixiert, dass sie s weder gelö öscht noch beearbeitet
wer rden
kann, weil sie sich in
der Regel bereits b auf deem
Weg zum Kunden befinden
sollte.
Rechnnungsliste
Mit deer
Rechnungsliste
ermöglic cht work … foor
all! Ihnen eine e Gesamtü übersicht übeer
alle bereits
erstellten
Rechnunggen
und Guts schriften.
Rufen Sie die Rechnnungsliste
aus
dem Kundeenschreibtisch
h heraus auf, wird w die Listee
automatisch h auf
alle Reechnungen
unnd
Gutschriften
des aktuell
aufgerufen nen Kunden gefiltert. g Natüürlich
kann dieser
Filter gganz
einfach entfernt ode er durch einenn
weiteren Filter
weiter eingeschränkt
wwerden.
Übernnahme
ins RRechnungsau
usgangsbuch
Nebenn
der Druckopption
zur Übe ernahme der Rechnung ins s Rechnungsausgangsbuchh
gibt es eine
weiterre
(manuelle) Variante.
Klicken Sie
innerhalb der Rechnunggsmaske
auf die nebenstehende
Schalttfläche.
Anschließßend
wird die e Rechnung mmanuell
ins Re echnungsausg gangsbuch übbernommen.
Die Rechnung
kann nu un nicht mehhr
bearbeitet werden w und ist festgeschrrieben.
Weitere
Informatioonen
zum Rec chnungsausgaangsbuch
und d zum Bezahlen
von Rechnnungen
entne ehmen
Sie bittte
dem nächssten
Kapitel.
218
Über den Button
etc. stehhen
Ihnen
verschiedene e Funktionen und
Einstellungsm möglichkeitenn
zur Verfügu ung.

Rechnungen und Gutschriften
Weitere Funktionen im Infofenster Rechnungen
Mit Rechtsklick auf eine Rechnung stehen Ihnen die unten angezeigten Funktionen zur Verfügung.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
219

Rechnungseingangsbuch
Das Rechnungseingangsbuch zeigt den Status aller Eingangsrechnungen und –gutschriften und dient
u. a. zur Kontrolle Ihrer Außenstände bei Lieferanten. So behalten Sie jederzeit alle offenen
Eingangsrechnungen im Blick, sehen wann welche Rechnung fällig ist oder ob Sie ggf. durch eine
frühere Zahlung Skonto in Anspruch nehmen können.
Sobald eine Eingangsrechnung erfasst wurde, wird sie im Rechnungseingangsbuch sichtbar.
Aufruf des Rechnungseingangsbuchs
Klicken Sie auf die Registerkarte ERP. Im Bereich Auftrags- und Rechnungswesen finden Sie das
Rechnungseingangsbuch. Mit einem Klick auf das Wort öffnet sich die Maske. Außerdem lässt sich die
Liste über das gleichnamige Infofenster in der Lieferantenebene öffnen. Über F11 können Sie das
Rechnungseingangsbuch aus allen Bereichen in work … for all! direkt öffnen.
Funktionalität des Rechnungseingangsbuch
Neben der Eingangsrechnungsnummer, dem Datum und dem Ersteller der
Eingangsrechnung wird auch der Lieferant/Kreditor der markierten
Eingangsrechnung angezeigt.
Sollten Sie der Eingangsrechnung ein Dokument hinzugefügt haben, wird es
Ihnen hier angezeigt
Anhand der „Ampel“ sehen Sie, ob die Rechnung bereits bezahlt ist (grün), zu
eine bestimmten Datum fällig ist (orange) oder noch offen ist (rot).
Aktualisieren der Anzeige nach einer Änderung
220

Rechnungseingangsbuch
Löschen einer markierten Rechnung, die noch nicht bezahlt ist
Sie haben die Möglichkeit, aus dieser Darstellung heraus neue
Eingangsrechnungen zu erstellen. Wir empfehlen jedoch, dies im Infofenster
des jeweiligen Lieferanten zu tun!
Öffnen Sie eine markierte Rechnung entweder durch einen Klick auf diese
Schaltfläche oder durch einen Doppelklick auf die gewünschte Rechnung.
Den Gesamtbetrag oder auch Teilbeträge der Rechnung buchen
Spalten ein- oder ausblenden
Zahlungsbuchung ohne Rückfrage vornehmen
Liste in Excel exportieren
Hier können Sie die Liste nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Weitere Filtermöglichkeit
Filtern Sie Ihr Rechnungseingangsbuch nach Kostenstellen oder nach weiteren
Einschränkungen.
Legen Sie das Sachkonto der Bank und das Datum für die Schnellzahlung fest.
Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche, werden alle markierten offenen Posten
komplett ausgebucht.
Im unteren Bereich der Liste sehen Sie den Gesamtwert aller offenen und
bezahlten Rechnungen gefiltert auf den eingestellten Zeitraum.
Hier haben Sie einen Überblick über den Gesamtbetrag der offenen und
fälligen Rechnungen gefiltert nach dem eingestellten Zeitraum.
221

Rechnungseingangsbuch
Zahlungsvorgänge verwalten
Im Listenbereich werden Ihre Rechnungen folgendermaßen abgebildet:
- Rot markierte Zeilen zeigen Rechnungen, die fällig sind, aber noch nicht bezahlt wurden.
- Schwarze Rechnungen sind noch nicht fällig und wurden auch noch nicht bezahlt.
- Durchgestrichene graue Zeilen bedeuten, dass die Rechnung bezahlt wurde.
Mit Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich Rechnungseingangsmaske. Ist die Rechnung noch nicht
ausgebucht worden, können Sie noch Änderungen vornehmen. Ist die Rechnung jedoch bezahlt und
in der Liste durchgestrichen, sind alle relevanten Felder ausgegraut und Änderungen nicht mehr
möglich.
Sollten Sie eine Rechnung bei Ihrem Lieferanten beglichen haben, gibt es zwei Möglichkeiten Ihre
Offenen Posten aufzulösen.
Variante 1: Über die Zahlungsmaske
Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf die Zahlungsmaske im
oberen Symbolbereich.
Anschließend öffnet sich folgende Maske:
222

Rechnungseingangsbuch
Im oberen Bereich können Sie die Zahlung manuell vornehmen. Hier können Sie ggfs. Teilzahlungen
eintragen und die dazugehörigen Buchhaltungskonten auswählen. Jeder Summeneintrag wird vom
offenen Betrag im unteren Bereich subtrahiert. Dieser sollte am Ende Ihres Eintrages Null sein.
Über die Buchungshilfe können Sie den offenen Betrag mit einem Klick auf Jetzt buchen auflösen.
Variante 2: Schnell-Zahlung
Über die Schnell-Zahlung können Sie eine oder mehrere Rechnungen direkt ausbuchen.
Dazu markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausbuchen möchten, legen Sie das Sachkonto der Bank
und das Datum fest und klicken auf den grünen Button, um die Schnell-Zahlung zu starten.
Nach dem Bestätigen werden alle markierten offenen Posten ausgebucht.
223

Rechnungsausgangsbuch
Das Rechnungsausgangsbuch beinhaltet alle Rechnungen und Gutschriften, die bereits an den Kunden
versendet und dementsprechend ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden. Es dient u.a. zur
Überwachung der offenen Posten. Mit Hilfe diverser Selektionsmöglichkeiten kann das
Rechnungsausgangsbuch nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.
Die Eigenschaften des Rechnungsausgangsbuchs unterscheiden sich von der normalen Rechnungsliste,
die Sie über das Infofenster erreichen. Umgang und Funktionalität werden in diesem Kapitel erläutert.
Aufruf des Rechnungsausgangsbuchs
Klicken Sie auf die Registerkarte ERP klicken. Im Bereich Auftrags- und Rechnungswesen finden Sie das
Rechnungsausgangsbuch. Mit einem Klick auf das Wort öffnet sich die Maske. Über F12 können Sie das
Rechnungsausgangsbuch aus allen Bereichen in work … for all! direkt öffnen.
Funktionalität des Rechnungsausgangsbuchs
Neben der Rechnungsnummer, dem Datum und der Rechnungsbezeichnung
wird für die markierte Rechnung auch der Kunde auf der
linken Seite dargestellt.
Sollten Sie einen Ausdruck der Rechnung gemacht haben, wird Ihnen
das Dokument hier angezeigt.
Anhand der Ampel sehen Sie, ob die Rechnung bereits bezahlt ist
(grün), zu eine bestimmten Datum fällig ist (orange) oder noch offen
ist (rot).
Aktualisieren der Anzeige nach einer Änderung
Den Gesamtbetrag oder auch Teilbeträge der Rechnung buchen.
224

Rechnungsausgangsbuch
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird für den aktuell markierten
Kunden ein Kontoauszug erstellt (insofern dieser eingerichtet wurde).
Löschen einer markierten Rechnung, die noch nicht bezahlt ist
Spalten ein- oder ausblenden
Zahlungsbuchung ohne Rückfrage vornehmen
Liste in Excel exportieren
Hier können Sie die Liste nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Weitere Filtermöglichkeit
Filtern Sie Ihr Rechnungsausgangsbuch nach Kostenstellen oder nach
weiteren Einschränkungen.
Legen Sie das Sachkonto der Bank und das Datum für die
Schnellzahlung fest. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche, werden alle
markierten offenen Posten komplett ausgebucht.
Im unteren Bereich der Liste sehen Sie den Gesamtwert aller offenen
und bezahlten Rechnungen gefiltert auf den eingestellten Zeitraum.
Hier haben Sie einen Überblick über den Gesamtbetrag der offenen
und fälligen Rechnungen gefiltert nach dem eingestellten Zeitraum.
Zeigt den Gesamtbetrag gefiltert nach Mahnstufen und Zeitraum.
Lesen Sie dazu das Kapitel Mahnwesen.
225

Rechnungsausgangsbuch
Zahlungsvorgänge verwalten
Im Listenbereich werden Ihre Rechnungen folgendermaßen abgebildet:
- Rot markierte Zeilen zeigen Rechnungen, die fällig sind aber noch nicht bezahlt wurden.
- Schwarze Rechnungen sind noch nicht fällig und wurden auch noch nicht bezahlt.
- Durchgestrichene graue Zeilen bedeuten, dass die Rechnung bezahlt wurde.
Mit Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich folgende Maske:
Hier können Sie Details der Rechnung einsehen, Änderungen sind jedoch nicht mehr möglich.
Wenn ein Kunde seine offene Rechnung beglichen hat, gibt es zwei Möglichkeiten, den Offenen
Posten aufzulösen.
Variante 1: Über die Zahlungsmaske
Markieren Sie die gewünschte Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche
Zahlungsmaske im oberen Symbolbereich.
Anschließend öffnet sich folgende Maske:
Im oberen Bereich können Sie die Zahlung manuell vornehmen. Hier können Sie ggfs. Teilzahlungen
eintragen und die dazugehörigen Buchhaltungskonten auswählen. Jeder Summeneintrag wird vom
offenen Betrag im unteren Bereich subtrahiert. Dieser sollte am Ende Ihres Eintrages Null sein.
Über die Buchungshilfe können Sie den offenen Betrag mit einem Klick auf Jetzt buchen auflösen.
226

Rechnungsausgangsbuch
Variante 2: Schnell-Zahlung
Über die Schnell-Zahlung können Sie eine oder mehrere Rechnungen direkt ausbuchen.
Dazu markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausbuchen möchten. Legen Sie das Sachkonto der Bank
und das Datum fest und klicken auf den grünen Button, um die Schnell-Zahlung zu starten.
Nach dem Bestätigen werden alle markierten offenen Posten ausgebucht.
Achtung:
Verwechseln Sie das Rechnungsausgangsbuch nicht mit der Rechnungsliste. Die Rechnungsliste
können Sie per rechten Mausklick im leeren Schreibtisch oder über das Infofenster beim Kunden
aufrufen. Nähere Informationen lesen Sie bitte im Kapitel.
227

Eingangsrechnungen
Rechnungseingänge werden in vielen Unternehmen buchhalterisch erfasst.. Hat niemand im
Unternehmen Buchhaltungskenntnisse, führt man meist lediglich eine Liste, um Eingang und Zahlung
zu kontrollieren.
work … for all! kann sich um alles kümmern: die organisatorische Verwaltung (Ablage etc.), die
buchhalterische Erfassung bis hin zur Zahlung. Wenn Sie keine buchhalterische Erfassung benötigen,
können Sie diese Daten auch weglassen – haben aber dennoch mehr als mit einer Excel-Liste:
- Mehrere Mitarbeiter können Zugriff auf die Daten haben.
- Die Zuordnung zu Projekten ist möglich.
- Gescannte Dokumente können zugeordnet werden.
- Umwandlung von Bestellung in Rechnungseingang
- u.v.m.
Eingangsrechnung erfassen
Um Ihre Eingangsrechnungen zu erfassen, rufen Sie bitte zunächst den Lieferanten und klicken auf
das im Infofenster Eingangsrechnungen.
Ihrer Rechnung wird automatisch eine Eingangsnummer vergeben. Diese wird auch im linken Bereich
angezeigt zusammen mit dem Erfasser und dem Erstellungsdatum. Weitere Informationen im linken
Bereich:
Kreditor Buchhalterischer Ausdruck für Lieferant, also der Rechnungsteller. Durch Anklicken
des Wortes Kreditor öffnet sich die Lieferantenliste, aus der Sie notfalls einen
anderen Lieferanten wählen können.
Summen Netto-, MwSt- und Brutto
MwSt Ausgewiesene MwSt-Sätze und –Beträge
Dokument
Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF. Falls noch kein Bild
vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit, an Ort und Stelle zu scannen, und zwar
über das nebenstehende Zuordnen-Symbol.
Mehr Infos dazu lesen Sie bitte im Kapitel Dokumente zuordnen und scannen.
228

Eingangsrechnungen
Allgemeines
Zuordnung
Automatische Nummerierung von Eingangsrechnungen über
festgelegte Nummernkreise.
Datum, das auf der Rechnung angegeben ist.
Rechnungsnummer, die auf der Eingangsrechnung angegeben ist.
Ist die Bankverbindung des Lieferanten (Lieferantenmaske - ERP)
eingetragen, kann diese hier ausgewählt werden. Die Standard-
Bankverbindung wird automatisch vorgeschlagen. Zum Bearbeiten der
Bankverbindung benutzen Sie die 3 Pünktchen.
Währung, in der die Rechnung gestellt ist.
Je nach Bearbeitungs- oder Genehmigungsstand der Rechnung
können unterschiedliche Status erforderlich sein, die variabel in den
Generellen Einstellungen angelegt werden können
Mitarbeiter, der die Eingangsrechnung freigegeben hat.
Wenn die Rechnung vom Sachbearbeiter „abgesegnet“ wurde oder
beim nachträglichen Erfassen bereits bezahlt ist.
Im Textfeld darunter geben Sie Ihrer Rechnung einen eindeutigen
Betreff, der auf dem Schreibtisch im Infofenster Eingangsrechnung für
Jedermann/-frau sichtbar ist.
Mit Hilfe dieses Schalters kann die Rechnung vor ungewollter Zahlung
geschützt werden.
Liegt zu der Rechnung eine Bestellung vor, können Sie diese über das
Auswahlfeld zuordnen.
Geplantes Lieferdatum
229

Eingangsrechnungen
Buchung/ Fälligkeit/ Skonto
Buchungen
Existiert zu Ihrer Rechnung ein Lieferschein, kann er ebenfalls über das
Auswahlfeld zugeordnet werden.
Über Schaltfläche mit den drei Punkten können Sie die Auswahl
treffen, die Zuordnung wieder löschen oder bereits verrechnete
Eingangslieferscheine anzeigen lassen.
Tatsächliches Lieferdatum
Das Datum sollte in demjenigen Monat liegen, in den die
Eingangsrechnung gebucht werden soll.
Eingangsdatum der Rechnung
Ist auf Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel in Tagen angegeben, z.B.
zahlbar in 10 Tagen, tragen Sie bitte bei Tg. „10“ ein, das Datum
wird automatisch entsprechend hoch gesetzt. Ist die Fälligkeit mit
einem Datum angegeben, z.B. zahlbar bis zum 30.11., geben Sie das
Datum ein und die Tage werden automatisch eingesetzt.
Wird Ihnen Skonto gewährt, haben Sie hier die Möglichkeit zum
Erfassen. Auch hier geben Sie entweder die entsprechenden Tage
oder das Datum ein und den Skonto %-Satz. Der sich daraus
ergebende Betrag wird automatisch ausgefüllt, sobald Sie im
nächsten Schritt den Rechnungsbetrag eingegeben haben.
Netto-Betrag der Eingangsrechnung
Wird entsprechend des hinterlegten %-Satzes automatisch
ausgerechnet und eingesetzt.
Wird automatisch berechnet und ausgefüllt. Wenn Sie nur den
Bruttobetrag kennen und eingeben, wird der Nettobetrag
automatisch berechnet.
MwSt-Prozentsatz
230

Eingangsrechnungen
Steuerschlüssel
Scannen und zuordnen der Original-Rechnung
Kostenstelle: Tippen Sie einfach die Nummer ein, und es öffnet sich
nach den ersten Zeichen automatisch eine Liste mit Vorschlägen, aus
denen Sie auswählen können.
Projektzuordnung: Tippen Sie einfach die Projektnummer ein, und es
öffnet sich nach den ersten Zeichen eine Liste mit Vorschlägen, aus
der Sie auswählen können.
Zuordnung des Kontos: Tippen Sie einfach eine Kontonummer ein,
und es öffnet sich nach den ersten Zeichen eine Liste mit
Vorschlägen, aus der Sie auswählen können.
Damit in Ihrer Buchhaltung alles seine Ordnung hat, können Sie Ihre Original-Rechnungen per Scan
erfassen und direkt der Eingangsrechnung-Nummer und damit logischerweise auch dem Lieferanten
zuordnen. Dafür schauen Sie bitte nochmals auf den linken Bereich der Maske:
Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF oder Miniaturansicht. Falls noch gar kein
Bild vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit, an Ort und Stelle zu scannen oder aber die
entsprechende Datei per Drag&Drop einfach aus einem Verzeichnis zuzuordnen.
Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Dokumente zuordnen und scannen.
231

Eingangsrechnungen
Vorlagen für Eingangsrechnungen
Handelt es sich bei Ihrer Eingangsrechnung um eine monatlich wiederkehrende Rechnung mit
gleichem Betrag, können Sie diese nach dem Eingeben, vor speichern und schließen, als Vorlage
speichern. Beim nächsten Mal laden Sie die entsprechende Vorlage und ändern nur die Daten, die sich
aktualisiert haben (z.B. Rechnungsdatum und –nummer etc.)
Wie bei allen Vorgängen, schließen Sie auch diesen mit Speichern und schließen ab.
Weitere Funktionen im Infofenster Eingangsrechnungen
Mit Rechtsklick auf eine Eingangsrechnung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die gleichnamigen Kapitel.
Notizen auf PDF-Dokumenten
Hat man eine Eingangsrechnung elektronisch verfügbar, liegt der Wunsch nahe, Beschriftungen direkt
auf dem Dokument machen zu können. Doch das gestaltet sich schwierig (man kann ja pdf-
Dokumente nicht verändern) und entspricht dann auch nicht mehr dem Wunsch nach
Dokumentenechtheit.
Aber es gibt inzwischen eine schöne Lösung für dieses Thema und wir machen deshalb an dieser Stelle
ein wenig Werbung für das folgende Fremdtool: http://www.pdf-xchange.de/
Dieses Produkt öffnet anstatt des Adobe PDF-Viewers Ihre PDF-Dokumente, lässt dann aber im
Gegensatz zum Original Beschriftungen, Anmerkungen, Stempel etc. zu. Das Produkt ist als Freeware-
Version verfügbar und auch in der erweiterten kostenpflichtigen Version sehr preiswert.
Wenn Sie das Dokument bearbeiten/speichern möchten, klicken Sie
bitte auf die nebenstehende Schaltfläche im Vorschau-Fenster.
232

Dokumente zuordnen und scannen
work … for all! bietet Ihnen die Möglichkeit ein Dokument aus verschiedenen Quellen an diverse
Objekte (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Artikel, …) anzuhängen – vergleichbar mit
einem Dateianhang bei einer E-Mail.
Aufrufen der Maske
In allen Masken, in denen Sie die Möglichkeit haben ein Dokument an ein Objekt zu heften, finden
Sie auf der linken Seite im Informationsbereich den Punkt Dokument. Nehmen wir als Beispiel hier die
Eingangsrechnungen. Führen Sie dort einen Doppelklick auf eine Eingangsrechnung aus.
Wenn Sie über die Möglichkeit verfügen Dokumente anzuhängen, erscheint
die entsprechende Schaltfläche in der linken Spalte.
Es gibt zwei Möglichkeiten ein Dokument zuzuordnen, die wir Ihnen nachfolgend erklären:
- Drag&Drop
- Ein Klick auf die oben gezeigte Schaltfläche
Drag & Drop
Ziehen Sie die anzuhängende Datei mit beliebigem Dateiformat von Ihrem Windows-Desktop auf die
freie Fläche unterhalb des Schriftzuges Dokument. Lassen Sie hier die Datei fallen, und es wird eine
Vorschau der Datei angezeigt.
233

Dokuumente
zuuordnen
und
scanneen
Anhängen
einer Datei per Sy ymbol oder Scan
Art deer
Zuordnunng:
- Dookument
mannuell
zuordnen n
Kllicken
Sie auff
Dokument manuell m zuorddnen.
Es ersch heint nun ein Dateiauswahhl-Dialog,
in dem d
Sie
eine Datei wwie
gewohnt t auswählen kkönnen.
- Dookument
scannnen
WWenn
Sie einenn
Scanner an Ihrem PC anggeschlossen
haben, h können
Sie diesen eebenfalls
als Quelle Q
veerwenden.
Klicken
Sie dazu
einfach auff
„Dokument scannen“. Es s öffnet sich eein
kleines Fenster,
in dem Sie ihreen
Scanner au uswählen. Dannn
bitte den Scanvorgang starten.
- Dookument
per DDrag&Drop
zu uordnen
Ziehen
Sie dazu
einfach eine
Datei aus eeinem
Window ws Fenster od der Windows Explorer übe er die
Taaskleiste
in daas
Feld unter Vorschau, unnd
lassen Sie die d Datei einf fach über der r Maske fallen n.
Optioonen
Klicken Sie auf das Symb bol Dokumennte
anhängen n.
Es öffnet sich
folgende Maske:
Ändern dess
Scan-Format ts.
Ist diese Opption
gesetzt (Schaltflächee
ist gelb) wer rden gescannte
Dokumentte
als pdf. Da atei
abgelegt.
Ist diese Opption
gesetzt können Sie vvor
dem Scanv vorgang ggfs s. Scanner-Einsstellungen
vornehmenn.
Nach dem SScannen
wird d Ihr Dokument
in der link ken Spalte unt ter Dokumennten
angezeig gt.
Um es wiedder
zu löschen n markieren SSie
es, und üb ber einen Klic ck auf wird ess
gelöscht.
Schließßen
Sie die Dokument-Zuo
ordnung mit SSpeichern
und d schließen ab b.
234

Dokumente zuordnen und scannen
Anzeige & Vorschau
Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente zugeordnet haben, erscheint eine entsprechende
Vorschau. Durch einen Doppelklick auf die Vorschau können Sie das Dokument öffnen. Dabei wird das
gerade angezeigte Dokument über Windows geöffnet.
Handelt es sich bei dem Dokument um eine Microsoft Office Datei (Word, Excel,…) oder z.B. ein PDF,
sehen Sie statt der Dokumenten-Vorschau nur das entsprechende Symbol. Auch hier können Sie die
Datei mit einem Doppelklick öffnen.
235

Genehmigung von Eingangsrechnungen
Dieses Kapitel beschreibt einen Vorgang, der in den meisten Firmen vorkommt: die Genehmigung von
Eingangsrechnungen. Dies kann von unterschiedlichen Personen erfolgen (nur der Chef genehmigt,
die Sachbearbeiter genehmigen) und es kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen
(Eingangsrechnungen werden kopiert und weitergeben, Mitarbeiter zeichnen auf dem Dokument ab
etc.).
Wir schlagen Ihnen mit work … for all! ein Standardverfahren vor, das Ihnen sicher gefällt: Es ist
logisch und nutzt die Vorteile elektronischer Dokumente, sowie der nachvollziehbaren Freigabe.
Die Genehmigung
Eingangsrechnungen werden in der Regel zentral erfasst. Der Erfassungs-Vorgang ist in einem
separaten Kapitel beschrieben. An dieser Stelle weisen wir jedoch nur auf zwei einzelne Felder der
Eingabemaske hin:
Der Erfasser ordnet die Eingangsrechnung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu, der anschließend
für die Genehmigung zuständig ist. Diese Genehmigung sieht man dann auch innerhalb der
Eingabemaske. Wurde die Eingangsrechnung über einen Bestellvorgang umgewandelt, ist der
verantwortliche Sachbearbeiter in der Regel bekannt. Ansonsten ordnet der Erfasser eine Person zu.
Die Buchhaltungssperre
Soll eine Eingangsrechnung vor dem Zahlen geschützt werden, lässt sich dies ebenfalls innerhalb der
Buchungsmaske tun. Dies ist dann nützlich, wenn zwar die sachliche Genehmigung erfolgen kann, die
Rechnung aber aus anderen Gründen nicht bezahlt werden soll.
Klicken Sie also die Checkbox Sperre Buchhaltung, um diese Sperre zu setzen. Dies hat keinen Einfluss
auf den Genehmigungsprozess, sondern nur auf den Zahlungsprozess. Dort ist die Spalte Sperre dann
rot und die Rechnung lässt sich nicht anhaken.
Die Erinnerung an die Genehmigung
Innerhalb des Schreibtischs wird der Mitarbeiter an die zu genehmigenden Eingangsrechnungen
erinnert:
Falls die Genehmigungszeile bei Ihnen nicht erscheint, so schalten Sie sich diese über die
Konfigurations-Schaltfläche ein.
Klicken Sie nun auf den Eintrag, gelangen Sie direkt in die Liste, in der die Genehmigung erfolgt.
236

Genehmigung von Eingangsrechnungen
Die Liste der Genehmigungen
Nun erscheint die Liste. Hier die Details der Funktionen und der Ansichtsmöglichkeiten:
So öffnet sich die Maske. Es erscheinen alle nicht genehmigten
Eingangsrechnungen.
Schalten Sie auf diese Einstellung, um all Ihre genehmigten
Eingangsrechnungen zu sehen. Sie können somit zum Beispiel einem
anfragenden Lieferanten sehr gut Auskunft geben, ob er in den
nächsten Tagen mit Geld rechnen kann.
Benötigen Sie eine Information über ausstehende Gutschriften,
erhalten Sie diese ebenfalls in dieser Liste.
Standardmäßig sehen Sie Ihre eigenen Daten. Durch Klick auf Alle
lassen sich alle zu genehmigenden Eingangsrechnungen bzw. alle
bereits genehmigten (aber nicht bezahlte) Eingangsrechnungen
auflisten.
Klicken Sie hier um andere Mitarbeiter zu informieren oder auch
Informationen zu der zu genehmigenden Rechnung anzufordern.
Mit Hilfe dieser Schaltflächen wird die Genehmigung erteilt oder
auch wieder entzogen. Die Funktionen sind auch auf rechter
Maustaste verfügbar. Dort finden Sie auch eine Einstellmöglichkeit,
um vor dem Verändern des Status ggf. noch einmal eine Rückfrage
zu erhalten.
Neu angelegte Rechnungen erscheinen als Offen in der Liste, wenn
Sie noch Informationen z.B. über die Lieferung benötigen setzen Sie
den Status auf In Bearbeitung.
Mit Rechtsklick auf eine zu genehmigende Eingangsrechnung
können Sie auch hier den Status ändern.
Möchten Sie mit dem Lieferanten sprechen, können Sie (bei
eingerichteter Telefonie-Schnittstelle) dies über die nebenstehende
Schaltfläche sehr einfach tun.
Jede Eingangsrechnung oder jede Genehmigung/Sperrung kann
kommentiert werden. Die vorhandenen Kommentare bleiben
erhalten – der neue Kommentar wird angehängt.
237

Genehmigung von Eingangsrechnungen
Die Detailansicht der Eingangsrechnung
Notizen auf PDF-Dokumenten
Falls Sie die Rechnung nicht alleine genehmigen können, setzen Sie
den Status auf In Bearbeitung, und leiten Sie die zu genehmigende
Rechnung an einen Mitarbeiter weiter.
Dazu müssen Sie einen Kommentar eingeben, Rechnungen können
nicht unkommentiert weitergegeben werden.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Auf der linken Seite des Bildschirms wird die aktuell markierte
Eingangsrechnung etwas detaillierter gezeigt. Sie sehen den
Lieferanten (Buchhalter sprechen vom „Kreditor“), dessen Nummer
und auch die Kommentare zur Genehmigung.
Unterhalb der Detailinformationen sehen Sie die Eingangsrechnung
als Scan, falls die Buchhaltung das Dokument zur Verfügung gestellt
hat. Per Klick erhalten Sie ein weiteres Fenster, damit Sie auch
Folgeseiten einsehen oder die Ansicht zoomen können
Hat man eine Eingangsrechnung elektronisch verfügbar, liegt der Wunsch nahe, Beschriftungen direkt
auf dem Dokument machen zu können. Doch das gestaltet sich schwierig (man kann ja pdf-
Dokumente nicht verändern) und entspricht dann auch nicht mehr dem Wunsch nach
Dokumentenechtheit.
Aber es gibt inzwischen eine schöne Lösung für dieses Thema, und wir machen deshalb an dieser
Stelle ein wenig Werbung für das folgende Fremdtool:
http://www.pdf-xchange.de/
Dieses Produkt öffnet anstatt des Adobe PDF-Viewers Ihre PDF-Dokumente, lässt dann aber im
Gegensatz zum Original Beschriftungen, Anmerkungen, Stempel etc. zu. Das Produkt ist als Freeware-
Version verfügbar und auch in der erweiterten kostenpflichtigen Version sehr preiswert.
Wenn Sie das Dokument bearbeiten/speichern möchten, klicken Sie bitte auf die folgende Schaltfläche
im Vorschau-Fenster:
238

Zahlungstermine verwalten
Das in diesem Kapitel behandelte Thema hat sehr unterschiedliche Ausprägungen:
- Das Ergebnis der Pflege dieser Zahlungstermine gibt es sowohl bei Kunden-Aufträgen, als
auch bei Lieferanten-Bestellungen.
- Das Thema kann in allen Dokumenten eine Rolle spielen, muss es aber nicht zwangsläufig
(zum Beispiel im Angebot).
- Daten ist im einfachsten Fall der Ausdruck auf dem Formular („Zahlung innerhalb von 30
Tagen netto.“). Ein weiteres Ergebnis sind Zahlungspläne bzw. Liquiditätsübersichten sowie
ggf. Erinnerungsmerker, damit Sie nicht vergessen, eine Teilrechnung zu schreiben.
Aufruf der Maske zur Pflege der Zahlungsdaten
In der Auftragsmaske und…
… in der Bestellungsmaske bieten Ihnen das Symbol auf der ersten Registerkarte
Zugriff auf die folgende Maske:
So gehen Sie vor, wenn Sie die Zahlungen des Kunden (z. B. bei einem Auftrag) oder die eigenen
Zahlungen (bei einer Bestellung) planen oder manuell eintragen möchten:
Die Netto-Brutto-Thematik hat in dieser Maske eine große
Relevanz: Bei Ihren Eintragungen arbeiten Sie natürlich mit Netto-
Werten, wenn Sie jedoch an die spätere Liquiditätsauswertung
denken, spielt der Bruttowert die entscheidende Rolle.
Deshalb werden beide Zahlen gezeigt und verarbeitet.
239

Zahlungstermine verwalten
Die Verteilung der Gesamtsumme kann in unterschiedlichen
Varianten erfolgen:
Bei manueller Aufteilung wird die 100-%-Summe anteilig ab Tag X.
auf Monate oder Quartale verteilt. Entspricht der Datums-
Rhythmus nicht Ihrer Vorgabe, können Sie den Vorschlag
anschließend manuell abändern. In der Automatik sind maximal 4
Teilzahlungen vorgesehen, das lässt sich aber manuell erweitern.
Wenn Sie den Gesamtbetrag in Raten aufteilen, werden maximal 12
Teilzahlungen auf Monate oder Quartale in gleicher Splittung
aufgeteilt.
Bei manueller Aufteilung benutzen Sie die Felder unter Splitten
zum Eintragen der Prozentwerte. Der Gesamtwert sollte natürlich
100% erreichen …
Mit diesem Tag beginnt der automatische Monats- oder
Quartalsrhythmus.
Und mit Klicken dieser Schaltfläche beginnt die Aufteilung.
Achtung:
Alle vorhandenen Zahlungsziele werden vorher gelöscht!
Die Tabelle Vorgesehene Zahlungstermine wird aufgrund der
Aufteilungslogik erstellt. Sie können die Werte (Zahlen,
Datumsfelder, Bemerkungen) beliebig ändern – allerdings muss die
Summe der vorgesehenen Zahlungen beim Verlassen des
Dokuments der Gesamtsumme entsprechen.
Mit Klick auf das erste graue Kästchen können Sie Ihren
Zahlungsterminen die Rechnung bzw. Eingangsrechnung zuordnen,
mit der Sie die Zahlung abgerechnet haben. Um die Zuordnung
Rückgängig zu machen klicken Sie auf nicht abgerechnet oder
ändern Sie die Rechnungsnummer über die Liste.
Über das letzte graue Kästchen ordnen Sie Ihren Zahlungsterminen
ein Konto zu.
Klick auf diese Schaltfläche fügt bei vorgesehenen
Zahlungsterminen eine neue Spalte ein.
240

Zahlungstermine verwalten
Terminüberwachung
Im unteren Bereich der Maske ist eine spezielle Logik der Terminüberwachung möglich: Dies bietet
sich an, wenn die vorgesehenen Zahlungstermine im Auftrag oder in der Bestellung verwaltet werden
und zu mehreren Rechnungen führen werden – man also an die Teilzahlungsbelege erinnert werden
möchte.
Schalten Sie in diesem Fall entweder Termine oder Aufgaben zur Überwachung ein und setzen Sie das
Datum der Erinnerung n Tage vor dem vereinbarten Zahlungstermin. Der Text der Erinnerung wird
automatisch generiert (Kundenname, Ursprungsbeleg etc.), die Überschrift des Termins können Sie im
Textfeld selbst festlegen:
Wenn Sie sich gar nicht um diese Dinge kümmern möchten…
… dann klicken Sie einfach nie auf die auf Seite 1 abgebildete Schaltfläche. work … for all! kümmert
sich dann im Hintergrund um die Eintragungen in die Zahlungsliste. In diesem Fall wird dann nur ein
einziger Eintrag pro Dokument erstellt. Die entsprechenden Auswertungen (z. B. Liquiditätsübersicht)
funktionieren dann ebenfalls.
Wechseln Sie dann dennoch in die Zahlungsmaske, finden Sie dort den automatischen Eintrag wieder.
241

Datenträgeraustausch
Der Datenträgeraustausch mit Banken ist ein bargeldloses Zahlungsverfahren um Überweisungen und
Lastschriften elektronisch an ein Kreditinstitut zu übermitteln.
Bei Inlandüberweisungen spricht man von DTA oder DTAUS. Auslandsüberweisungen werden im
DTAZV Format übermittelt.
Es wurde lediglich ein Teilumfang in work... for all! 10.0 integriert – weitere Features werden folgen.
Start des Datenträgeraustausches mit Banken
Sofern sie das DTA Modul haben finden Sie in der Registerkarte ERP einen DTA-Button für Kunden
und Lieferanten. Klicken Sie diesen an um den Datenträgeraustausch mit Banken zu starten.
Verwaltung von Zahlungsläufen
Überweisungen an Kreditoren:
In der Maske Datenträgeraustausch mit Banken verwalten Sie ihre DTA-Zahlungsläufe. Mit den
Schaltflächen können Sie Zahlungsläufe erstellen, bearbeiten und löschen.
Bei der Neuanlage wird zwischen Zahlungsläufen für in- und ausländischen Zahlungsverkehr
unterschieden. Beide Verfahren unterscheiden sich technisch im Dateiformat. Der inländische
Zahlungslauf erzeugt eine DTA/DTAUS Datei, während für ausländischen Zahlungsverkehr eine DTAZV-
Datei erzeugt wird. Bitte stimmen Sie mit ihrem Kreditinstitut ab, welche Formate unterstützt werden.
Außerdem ist ein Export nach Excel möglich.
Hier können Sie die Zahlungsläufe nach Monaten anzeigen lassen.
Bestehende Zahlungsläufe lassen sich über die Schaltfläche Bearbeiten oder per Doppelklick öffnen.
242

Datenträgeraustausch
Der Zahlungslauf
In der Zahlungslaufmaske werden Ihnen alle Eingangsrechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt
wurden. Hierbei wird aber zwischen in- und ausländischen Zahlungsläufen unterschieden.
- In inländischen Zahlungsläufen werden nur Eingangsrechnungen gezeigt, deren zugeordneter
Kreditor inländischer Herkunft ist.
- In ausländischen Zahlungsläufen werden nur Eingangsrechnungen gezeigt, deren zugeordneter
Kreditor ausländischer Herkunft ist
Über die Spalte DTA kann man die Eingangsrechnung dem Zahlungslauf hinzufügen. Klickt man diese
an, wird die Eingangsrechnung diesem Zahlungslauf zugeordnet – die Spalte wird Grün.
Ist die Spalte DTA grau, kann die Eingangsrechnung dem Zahlungslauf nicht hinzugefügt werden. Dies
kann verschiedene Gründe haben:
Freigabe: Die Eingangsrechnung muss freigegeben sein
Sperrung: Die Eingangsrechnung darf nicht von der Buchhaltung gesperrt sein
Bankverbindung: Die Bankverbindung des Kreditors muss vollständig sein
In einem anderen Zahlungslauf: Die Eingangsrechnung darf in keinem anderen Zahlungslauf vorhanden
sein.
Skonto
Im oberen Bereich sehen Sie auch nochmal eine Erklärung zu den
einzelnen Buchstaben in der Liste.
Im linken Bereich der Tabelle sehen Sie welcher der o.g. Punkte nicht
erfüllt wurde. Sind alle Felder grün, kann die Eingangsrechnung dem
Zahlungslauf hinzugefügt werden.
Wenn Sie eine Eingangsrechnung überweisen, haben Sie evtl. Anspruch auf Skonto.
Um diesen beim Erstellen der DTA/DTAZV Datei und dem Bezahlen der Eingangsrechnungen zu
berücksichtigen setzen Sie in der Spalte Skonto ein Häkchen:
243

Datenträgeraustausch
Die Spalte Skonto % zeigt den in der Eingangsrechnung hinterlegten Skonto-Prozentsatz an.
In der Spalte Skontokonto können Sie das Kostenkonto hinterlegen, welches später beim Bezahlen der
Eingangsrechnung verwendet werden soll.
Einstellungen
Zielverzeichnis
Einstellungen des aktuell aufgerufenen Zahlungslaufes vornehmen.
Der Pfad in dem die DTA/DTAZV Datei gespeichert werden soll wenn man
auf Datei erstellen klickt (vgl. Abschnitt: Erstellen von DTA Dateien…“).
Die Datei selbst heißt je nach Format immer DTA oder DTAZV und hat
keinen Dateityp.
Sachkonto Bank Gegenbuchungskonto für die Zahlungen beim Klick auf Jetzt buchen.
Dateiname Eine interner Vermerk, den Sie selbst willkürlich wählen können. Dies soll
Ihnen später helfen, eine Zahlung mit einen Zahlungslauf in Verbindung
zu bringen zu können, falls dies nötig sein sollte.
Bankverbindung
Verwendungszweck 1-4
Ihre eigene Bankverbindung. Diese wird benötigt um die Zahlungen vom
richtigen Konto abzubuchen. Die Textboxen Straße und Ort bitte auch
mit der Firmenanschrift füllen.
Verwendungszweckt 1 und 2 werden automatisch vom Programm mit
den Belegdaten der Eingangsrechnung und den ihrer Kundennummer
beim Lieferanten gefüllt. Diese Angaben ändern sich natürlich mit jeder
Eingangsrechnung.
Verwendungszweckt 3 und 4 stehen zu ihrer Verfügung. Diese werden
bei jeder Eingangsrechnung verwendet. Häufig wird hier eine interne
Referenz hinterlegt, um z.B. auf einem Kontoauszug erkennen zu
können, aus welchem Zahlungslauf die Buchung stammt.
Erstellen von DTA Dateien und Buchen von Eingangsrechnungen
Zahlungsläufe werden immer nach demselben Ablauf verarbeitet:
1. Auswahl der Eingangsrechnung
Klicken Sie zunächst alle Eingangsrechnungen an, die in diesem Zahlungslauf verarbeitet
werden sollen. Versehen Sie außerdem alle Eingangsrechnungen mit dem Häkchen Skonto,
wenn dies berücksichtigt werden soll. (vgl. Abschnitt „Skonto“)
2. Abschließen des Zahlungslaufes
Um den Zahlungslauf abzuschließen, klicken Sie die gleichnamige Schaltfläche oben rechts:
244

Datenträgeraustausch
Achtung:
Nach dem Abschließen von Zahlungsläufen werden nur noch angeklickte
Eingangsrechnungen gezeigt. Ein Hinzufügen von neuen Eingangsrechnungen ist dann nicht
mehr möglich.
3. Export in eine DTA/DTAZV Datei
Um den Zahlungslauf zu exportieren und damit eine DTA oder DTAZV Datei zu erstellen,
klicken Sie auf Datei erstellen:
Es wird nun eine DTA/DTAZV Datei erstellt. Alle angeklickten Eingangsrechnungen werden
als einzelne Buchungssätze hinzugefügt. Das Einstellen des Dateipfades und der eigenen
Bankverbindung entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Einstellungen“.
4. Übergabe der Datei an das Kreditinstitut
Informieren Sie sich bei Ihrem Kreditinstitut, wie Sie die Exportdatei weiterleiten können. In
der Regel geschieht dies über ein Internetkonto. Vereinzelt gibt es aber auch noch die
Übergabe per Diskette.
5. Buchung der Eingangsrechnungen (Zahlung)
Um die Eingangsrechnungen zu buchen und somit zu bezahlen, klicken sie auf Jetzt buchen
oder wählen Sie ein Datum aus:
Es werden nun alle Eingangsrechnungen des Zahlungslaufes komplett bezahlt.
Lastschriftverfahren für Kunden
Klicken Sie im ERP Bereich auf DTA Kunden.
Es öffnet sich das Lastschriftverfahren
Bei der Neuanlage ist nur der inländische Zahlungsverkehr möglich.
245

Kostenstellen, Erlös- und Kostenkonten
Kostenstellen sind nach Wikipedia der „der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung“.
Die Kostenstelle hat die Aufgabe, die Kosten einer einzelnen Abteilung (über diesen Begriff kann man
wiederum diskutieren – er steht exemplarisch für eine Einheit eines Unternehmens) zu sammeln und
nachzuweisen. Der Kostenstelle gegenüber steht das Profitcenter, das die Erlöse der einzelnen
Abteilung ermittelt.
Da beides (Kosten und Erlöse) einer Abteilung gerne zusammen ausgewertet werden, unterscheiden
wir in work … for all! nicht zwischen Profitcenter und Kostenstelle und benutzen den Kostenstellen-
Begriff auch auf der Erlösseite. Für reine Kostenstellen (zum Beispiel die Verwaltung, die in der Regel
keine Rechnungen schreibt), ergeben sich bei diesen Auswertungen dann lediglich keine Erlöse.
Wann legt man Kostenstellen an?
Die Frage ist zugegebenermaßen ein wenig ketzerisch: In unserer Beratungstätigkeit sind uns oft
Unternehmer begegnet, die in diesem Bereich „einigen Unsinn veranstalteten“. Deshalb an dieser
Stelle einige ungebetene Tipps, die Sie aber gerne überlesen dürfen:
- Es spricht nichts dagegen, ohne Kostenstellen zu arbeiten. Wenn Sie bislang keine gebraucht
haben, müssen Sie wegen work … for all! keine anlegen! Ziehen Sie sich durch Kostenstellen
keine „organisatorische Zwangsjacke“ an. Überorganisation ist die sinnloseste Form von
Organisation.
- Es ist wohl so: damit Kostenstellen sinnvoll sind, muss das Unternehmen ein gewisse Größe haben
und unterschiedliche Geschäftsbereiche sollten klar erkennbar sein.
- Beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater (wenn dieser die Rolle des Unternehmensberaters für Sie
darstellt), welche Kostenstellen für Sie unternehmerisch Sinn machen. Klären Sie die Unterschiede
zu den Erlöskonten und Kostenträgern (s. u.).
Auch wir (poin.t GmbH, Köln) haben lange Jahre sinnlose Verwaltungsdinge getan und entsprechende
Kostenstellen („electronic media“) geführt. Dass es in diesem Bereich weder Kosten noch Erlöse gab,
hätte ein Blinder mit Krückstock gesehen … Auch die Kostenstelle „Schulung“ war neben der
Kostenstelle „Produktverkauf“ kontraproduktiv, da die Schulung ja immer auf der gleichen Rechnung
ausgewiesen wurde wie der Lizenzverkauf. Konsequenz seit 2003: es gibt nur noch zwei Kostenstellen:
work … for all! und Sonstiges.
Also: „Where‘s the beef?“, sagen die Amerikaner. Wo ist der Nutzen?
Ein aus unserer Sicht sinnvolles Beispiel:
Die Firma poin.t GmbH verkauft, entwickelt und implementiert seit 1990 bundesweit ein
Softwareprodukt. Im Erlösbereich dreht sich alles um dieses Produkt, es bleibt also bei diesem einen
Profitcenter. Im Kostenbereich ist es ähnlich, die üblichen Gemeinkosten müssen nicht durch eine
entsprechende Kostenstelle nachgewiesen werden, da hierfür die Kostenkonten da sind.
Nun kommt das Jahr 2013: Die Firma poin.t gründet eine Zweigniederlassung in Berlin und eine in
München. Beide Niederlassungen verursachen Kosten in ähnlichen Bereichen wie die Zentrale in Köln,
die Erlöse werden ebenfalls deckungsgleich in allen Erlösarten (Softwareverkauf, Schulung, etc.)
erzielt. Die Zeit für entsprechende Kostenstellen/Profitcenter ist da!
Erlöskonten
Es wurde im letzten Abschnitt ja bereits erwähnt, dass neben den Profitcentern die Erlöskonten für
das Controlling sinnvoll sind. Erlöskonten heißen im Kontenplan der Datev „8400 Erlöse 19%“ oder
ähnlich – sie sind also mit einem Steuersatz zwingend verbunden. Wenn Sie also weltweit Ihre
Produkte verkaufen, haben Sie normalerweise mindestens 3 Erlöskonten, und zwar für Verkäufe in
Deutschland, EU-Länder und Non-EU-Länder.
246

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten
Wenn es so ist, haben Sie damit dem Finanzminister seine Schuldigkeit getan und Ihr Steuerberater
hat beim Buchen der Ausgangsrechnungen auch leichtes Spiel. Der gesamte Umsatz wandert meist
auf ein einzelnes Konto.
Das andere Extrem:
Sie haben bei Ihrer Geschäftsgründung alle möglichen Erlösarten mit Ihrem Steuerberater besprochen,
er hat im Detail viele Erlöskonten (ggf. mal drei wegen Ausland …) angelegt und monatlich liefern Sie
zu jeder Rechnung noch mal ein Buchungsblatt mit dem entsprechenden Splitting mit, da der
Steuerberater sich ja inhaltlich nicht auskennt.
Das ist mühsam und aufwendig und gelegentlich auch fehler- oder lückenhaft und im Laufe der Jahre
stimmt das System auch oft nicht mehr und kann nur zum Jahreswechsel angepasst werden.
Deshalb:
Versuchen Sie ein halbwegs einfaches Erlöskontensystem zu finden und es in work … for all! an die
Artikel zu binden. Damit geschieht dann ein automatisches Splitting der Ausgangsrechnung nach den
entsprechenden Konten. Dieses Splitting kann man entweder auf der Rechnungskopie ausdrucken
oder es durch die Datev-Schnittstelle automatisch monatlich übergeben (s. Datev-Schnittstelle).
Die Ansicht für den Ausdruck des Buchungsstempels auf der Kopie der Ausgangsrechnung:
Über das Anlegen der Konten informiert Sie das Kapitel FiBu-Konten pflegen.
Kostenkonten
Kostenkonten (auch „Sachkonten“ genannt) sind das Pendant der Erlöskonten auf der Kostenseite.
Ein Beispiel ist bei uns das Kostenkonto „420 Büroeinrichtungen“. Die Buchungen in work … for all!
sind immer belegorientiert, es lassen sich also zum Beispiel keine Umbuchungen vornehmen – dies
müssen Sie direkt in Ihrer FiBu tun.
Belege bei den Kosten sind immer die Eingangsrechnungen. Bitte lesen Sie das entsprechende Kapitel
im Handbuch.
Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04
Die Datev stellt unterschiedlichste Standard-Kontenrahmen zur Verfügung. Je nach Branche oder
Ausrichtung sind diese dann anders gestaltet. Auf Wunsch stellen auch wir diesen Standard-Kontenrahmen
innerhalb von work … for all! bereit. Bitte sprechen Sie in dem Fall, dass dies in Ihrer
Installation nicht der Fall ist, kurz mit unserem Support.
Denn nicht immer ist die komplette Übernahme aller ca. 800 Standard-Konten sinnvoll: Da wir ja nur
belegorientiert Vorbuchungen durchführen, benötigen wir nur einen kleinen Teil der Konten auf der
Kosten- und Erlösseite. Innerhalb des Programms führt die Liste aller Konten oft zu Unsicherheit – die
Bedienung wird nicht einfacher sondern schwieriger.
247

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten
Kostenstellen anlegen
Als Administrator haben Sie Zugang zu den Generellen Einstellungen. Hier finden Sie unter
Allgemeines die Kostenstellen. Außerdem ist über das ERP-Menü ein direkter Zugang zu dieser
Erfassungstabelle möglich:
Es erscheint eine Tabelle mit folgenden Feldern:
Nummer Sie benötigen zur Übergabe an die FiBu (z. B. die Datev) auf jeden Fall eine
Nummer. In der Regel sind diese dort 4-stellig.
Bezeichnung Die Bezeichnung ist frei wählbar.
Letzte
Nummer
Die Nummernvergabe von Rechnungen etc. geschieht in work … for all! normalerweise
über den Nummernkreis, und zwar über alle Kostenstellen hinweg. Bei
Bedarf können die Nummernkreise innerhalb der einzelnen Kostenstellen vergeben
und über dieses Feld eingegrenzt werden. Sollte dies erforderlich sein, wenden Sie
sich bitte an unseren Support.
Zusatz Zusatzfeld fürs Reporting (z. B. für einen Buchstaben, der jeder Rechnungsnummer
vorangesetzt wird)
Deaktiviert Es ist zwar möglich, Kostenstellen zu löschen, dies sollte jedoch nur dann
geschehen, wenn keine Kosten oder Erlöse gebucht wurden oder der Nachweis
nicht mehr wichtig ist, z. B. wenn Ihre Buchhaltung diese Funktion übernimmt.
Kostenstellen zuordnen
Die bessere Lösung ist das Deaktivieren der Kostenstelle: Sie können diese Kostenstelle
dann an den entsprechenden Stellen nicht mehr auswählen.
In folgenden Auftragsformen lässt sich auf Dokumentebene eine Kostenstelle zuordnen:
- Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift
- Bestellung und Bedarfsanforderung
- Produktionsauftrag
Zuordnung durch Klick auf das Wort Kostenstellen.
248

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten
Diese Zuordnung führt zu folgendem Effekt: Alle vorhandenen Positionen des Dokuments werden
einzeln der Kostenstelle zugeordnet. Neue Positionen werden ebenfalls einheitlich der Kostenstelle
zugeordnet. Ändern Sie eine Kostenstelle innerhalb der Position, berührt das nicht die anderen
Positionen. Die unterschiedliche Zuordnung führt zu einem optischen Hinweis in der Combobox.
Bei Eingangsrechnungen gibt es keine Zuordnung des Dokuments zur Kostenstelle. Jede einzelne
Buchungsposition wird einer Kostenstelle zugeordnet.
Bei Projekten wiederum ähnelt die Zuordnung der in Aufträgen: das gesamte Projekt ist der
Kostenstelle direkt zugeordnet. Bitte sprechen Sie mit uns, falls dies nicht Ihrer kaufmännischen
Organisation entspricht und es Ihnen damit unlogisch erscheint, z. B. wenn Sie Rechnungen für
unterschiedliche Kostenstellen innerhalb eines Projekts schreiben.
Kostenstellen innerhalb des Rechnungsausgangs- und -eingangsbuches
Die erfolgten Zuordnungen erlauben innerhalb des Rechnungsausgangsbuches und des Rechnungseingangsbuches
ggf. eine Filterung. Die Einschränkung bezieht sich dabei auf die oben beschriebene
Problematik der Zuordnung auf Positions- oder Buchungsebene.
Haben Sie jedoch alle Aus- und Eingangsrechnungen komplett zugeordnet, lässt sich der Filter im
Kopfbereich der beiden Listen nutzen:
Kostenstellen-Statistik und -Controlling
Bitte lesen Sie die gesonderten Kapitel zu diesen Themen.
249

FiBu-Konten pflegen
An drei Stellen unseres Programmes begegnen Ihnen Fibu-Konten: beim Erfassen von
Eingangsrechnungen, beim Buchen der Zahlungen für Ein- und Ausgangsrechnungen sowie beim
Buchen von Ausgangsrechnungen.
In diesem Kapitel erhalten Sie ein wenig Basiswissen über die Kontenbereiche sowie Informationen
zum Pflegen der Fibu-Konten.
Kontenbereiche
Unser Programm hält sich ja an vielen Stellen an die Vorgaben der Datev, so auch im Wesentlichen bei
den Kontenbereichen. Hier die Standard-Kontenbereiche, die über die Art des Fibu-Kontos Auskunft
geben:
- Abgrenzungskonten
- Anlage- und Kapitalkonten
- Bestände an Erzeugnissen
- Betriebliche Aufwendungen
- Erlöskonten
- Finanz- und Privatkonten
- Sachkonten
- Skonto-Ausgangskonto
- Skonto-Eingangskonto
- Vortragskonten/Statistische Konten
Die Konten werden dann selektiv nur noch an den Stellen gezeigt, wo sie Sinn machen:
- Erlöskonten sind mit den Artikeln verknüpft und werden nur auf der Erlösseite (also etwa in
Rechnungen) gezeigt.
- Finanz- und Privatkonten dienen der Steuerung des Zahlungsverkehrs und erscheinen somit in der
Zahlungsmaske von Rechnungsein- und –ausgängen.
- Gleiches gilt für die beiden Skonto-Kontenarten (diese Kontenbereiche kennt die Datev übrigens
so nicht – wir benötigen die Zuordnungen jedoch für die Buchungsautomatik)
- Im Bereich der Buchung von Kosten sind außer den Finanz- und Privatkonten, den Skonto-Konten
und den Erlöskonten alle anderen Konten zugelassen).
Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) werden an dieser Stelle nicht gepflegt.
Aufruf der Kontenmaske
Mit entsprechenden Benutzerrechten lässt sich die Maske zur Pflege der Fibu-Konten an zwei Stellen
des Desktops von work … for all! starten:
Aus dem Systemmenü oben links starten Sie die Generellen Einstellungen, wechseln
dann zur Ansicht Tabellen und dort innerhalb des Bereichs ERP auf die Fibu-Konten.
Im separaten ERP-Menü finden Sie die Konten unter Stammdaten. Sie landen dann
sofort beim gewünschten Untermenüpunkt der Generellen Einstellungen.
250

FiBu-Konten pflegen
Die Felder
Nachfolgend die wichtigsten Eigenschaften zur Handhabung der verfügbaren Felder bei den Fibu-
Konten:
Nummer Die Konten-Nummer. Benutzen Sie den Datev-Kontenrahmen SKR03 oder SKR04,
spielt die Anzahl der Stellen in der Kontennummer ggf. eine Rolle.
Selbstverständlich sollten Sie jedes Konto nur einmal definieren.
Name Die Kontenbeschriftung, die Sie in der Regel identisch mit der Beschriftung Ihrer
Buchhaltung verwenden. Sollte die Länge des dahinterliegenden
Datenbankfeldes nicht ausreichen, lässt sich die Länge verändern.
Um in den Änderungsmodus eines Feldes zu wechseln, tippen Sie entweder
einfach los oder doppelklicken die Zelle.
Art Sie klicken auf die Schaltfläche neben der Bezeichnung, um die Art des Kontos zu
definieren (s. oben: Kontenbereiche).
Steuerschlüssel Die zur Bestimmung der Vorsteuer/Umsatzsteuer vordefinierten Steuerschlüssel.
Deaktiviert Setzen Sie das Häkchen, um ein Konto aus der laufenden Buchungsliste
verschwinden zu lassen. Bei Auswertungen erscheint das Konto ggf. dennoch. So
können Konten der Vorjahre komfortabel verwaltet werden.
Automatikkonto Automatikkonten sind in der Regel Brutto-Konten, die die Vorsteuer selbst
„managen“. So kann es nicht zu Cent-Differenzen kommen.
Neue Konten anlegen und speichern
Um ein neues Konto anzulegen, scrollen Sie zum Ende der Liste und legen in der Sternchen-Zeile die
Werte an:
work … for all! speichert alle Vorgänge automatisch ab, es gibt in dieser Maske keine Abbrechen-
Taste. Wechseln Sie also einfach zu einem anderen Einstellpunkt, oder schließen Sie die Maske.
251

DATEV-Schnittstelle
work ... for all! bietet keine komplette Finanzbuchhaltung mit Lohnbuchhaltung und
Monatsabschlüssen. Sie haben mit unserem Programm jedoch folgende Möglichkeiten im Bereich der
Buchhaltung:
- Kreditoren- und Debitoren- Kontenbeschriftungen
- Buchen der Erlösbuchungen (Ausgangsrechnungen)
- Buchen der Eingangsrechnungen
- Offene-Posten im Bereich Debitoren und Kreditoren
- Zahlungsaus- und -eingänge
Diese Daten können im DATEV- Format exportiert werden und somit in eine andere
Finanzbuchhaltung importiert. Dabei kann nicht nur das DATEV-Buchhaltungsprogramm
angesprochen werden, sondern jedes Programm das dieses Format importieren kann.
Unsere Schnittstelle kann entweder ohne jegliche Auswertung erworben werden oder aber mit
umfangreichen Auswertungen im betriebswirtschaftlichen Umfeld.
Zur Nutzung der DATEV-Schnittstelle sind meist diverse Dinge vorzubereiten. Ein Gespräch mit Ihrem
Steuerberater und vielleicht auch ein Telefonat mit uns sind üblich.
Da die meisten gängigen Fibu-Programme eine DATEV-Importschnittstelle aufweisen, lassen sich die
Schnittstellen- Dateien auch dort importieren.
Kreditoren- und Debitorennummern
Zunächst: Sie sollten natürlich die gleichen Kunden- und Lieferantennummern benutzen, die auch Ihr
Steuerberater oder Ihre Buchhaltung verwendet. Diese Nummern druckt man bei
Ausgangsrechnungen auch auf den Beleg, bei Eingangsrechnungen schreibt man die Nummer von
Hand auf den Beleg (auch dann, wenn Sie die Schnittstelle nicht nutzen!). Wie kann man nun
Deckungsgleichheit bei den Nummern beim Steuerberater und in work ... for all! erreichen?
work ... for all! vergibt beim Neuanlegen sofort eine Nummer nach dem entsprechenden
Nummernkreis (10000-69999 bei Kunden 70000-99999 bei Lieferanten). Dieses Verhalten kann man
unter Generelle Einstellungen abstellen (z.B. wenn man viele Interessenten in die Datenbank einträgt
und diese keine Nummer haben sollen):
Variable: Nummern suchen
Wert 1: 0
In diesem Fall wird die Nummer des Kunden dann beim Anlegen der ersten Rechnung vergeben.
Nummernkreise
Die Nummernkreise pflegen Sie ebenfalls unter Generelle Einstellungen, wobei ein Start- und ein
Endwert gegeben werden muss.
„Halt“ ruft jetzt möglicherweise Ihr Steuerberater, „wir brauchen für den Buchstaben A einen
Nummernkreis 10.100 bis 10.200, für B…“. Wir empfehlen das jedoch nicht, denn aus unserer Sicht ist
die Systematik innerhalb der Nummern problematisch:
Ist das „Autohaus Müller“ ein A- oder ein M-Kandidat? Oder sogar ein F (wie „Firma Autohaus
Müller“)? Glauben Sie uns: jeder neue Mitarbeiter muss instruiert werden! Sie werden ohne Not
Dubletten produzieren.
Sie haben viel Abstimmungsaufwand wenn das Kind erst in den Brunnen gefallen ist und eine
Nummer bei Ihnen eine andere ist als beim Steuerberater.
252

DATEV-Schnittstelle
Der Kontenrahmen
Innerhalb der Generellen Einstellungen unter Tabellen > Fibu-Konten lassen sich alle
unterschiedlichen Konten anlegen. Dabei werden folgende Kontenarten unterschieden:
Nicht alle Kontenarten spielen in unserem Programm eine Rolle, hier nur die programm- relevanten
Bedeutungen:
Finanz- und Privatkonten Hier werden Ihre Banken gepflegt. Im DATEV-Kontenrahmen meist
Konten ab Nummer 1200.
Sachkonten Die Kostenkonten für die Eingangsrechnungen.
Erlöskonten Die Erlöskonten für die Rechnungsausgänge.
Skonto- Eingangskonto Zum automatischen Buchen von Skonto ein Muss- Feld: Das Konto für
erhaltenen Skonti- Beträge (also das Geld, was Sie durch Abzug von
Eingangsrechnungen „erwirtschaften“).
Skonto- Ausgangskonto Ebenfalls ein Muss-Feld: Die gewährten Skonti (also das Geld, das man
Ihnen vom Rechnungsbetrag abzieht).
Sie brauchen nur die Konten anzulegen, die Sie auch buchen, nicht den gesamten Kontenrahmen.
Hiervon raten wir Ihnen auch ab, denn dann dauert die Listen Auswahl innerhalb von work ... for all!
auch etwas länger.
Der Steuerschlüssel steht für die Buchungs- Automatik der Mehrwertsteuer.
Erlöskonten
Erlöskonten dienen dem Splitten Ihrer Umsätze. Im DATEV-Kontenrahmen sind das meist die Konten
8400, 8401, etc. Diese heißen dann oft Erlöse Inland 19% oder Erlöse EG MwSt.- frei.
Haben Sie schon in der Vergangenheit detaillierte Umsatzsteuer Auswertungen geführt; gibt es
vielleicht eine ganze Reihe von Erlöskonten, die auf Ihre Umsatzarten abgestimmt sind(„Erlöse
Maschinenverkauf 16%“). Das Erlöskonto ist dabei immer mit dem MwSt.-Satz verbunden.
Alternativ hierzu sind die Erlöse möglicherweise auf die Kunden abgestimmt, ein Großkunde hat
vielleicht ein eigener Erlöskonto /“Erlöse Daimler“) oder aber ein Land („Erlöse Ungarn“).
Beide Verfahren lassen sich in work ... for all! gut abbilden.
253

DATEV-Schnittstelle
Erlöskonten nach Artikeln
In der Artikelmaske lassen sich drei unterschiedliche Erlöskonten zuordnen:
Halten Sie die Maus über die Konten, werden die unterschiedlichen Bedeutungen gezeigt:
- Erlöse Inland
- Erlöse EU-Länder (meist USt.-frei)
- Erlöse Nicht-EU-Länder
- Erlöskonten nach Kunden
In der Kunden Maske definieren Sie zunächst die steuerliche Ordnung:
Falls der Kunde aus dem EU- Raum stammt, entscheiden sie durch Ein- oder Ausschalten des obigen
Befehls keine MwSt. berechnen, ob die Umsätze steuerfrei sind. Sprechen Sie hierzu ggf. mit Ihrem
Steuerberater.
In den angesprochenen Fällen werden die Artikel so gebucht, wie es sich aus dieser Logik ergibt
(Erlöskonto Inland, EU oder Non- EU).
Ergebnis:
Sie schreiben Rechnungen und automatisch werden im Hintergrund die Erlöskonten für die jeweilige
Position richtig verbucht. Bei der Übergabe in das Rechnungsausgangsbuch wird pro Erlöskonto
jeweils ein Buchungssatz geschrieben.
Sachkonten/Kostenkonten in Bestellungen
Auf der Kostenseite spricht man von Sachkonten. Sind diese angelegt, kann innerhalb des Artikels
eine Zuordnung geschehen. Schreiben Sie eine Bestellung, wird die Zuordnung in die Positionen
geschrieben.
Ergebnis:
Sie schreiben Bestellungen und automatisch werden im Hintergrund die Erlöskonten für die jeweilige
Position richtig verbucht. Bei der Übergabe in die Eingangsrechnung wird pro Kostenkonto jeweils ein
Buchungssatz geschrieben.
Sachkonten/Kostenkonten in Eingangsrechnungen
Es ist nicht zwingend notwendig, dass vor Erstellen der Eingangsrechnung eine Bestellung verbucht
wird. Falls Sie die Eingangsrechnung manuell erfassen und keine Zuordnung zu einer Bestellung
hinterlegen, müssen Sie die Kostenkonten manuell buchen. Das Ergebnis ist das gleiche.
Ergebnis:
Sie haben Eingangsrechnungen mit entsprechenden Kostensätzen manuell verbucht.
254

DATEV-Schnittstelle
Einrichtung
Bevor Sie den monatlichen Export von Buchungsdaten durchführen, müssen einige Mandantendaten
gepflegt werden. Dies tun Sie als Administrator innerhalb des Schreibtischs unter Extras-Einrichtung-
Firmendaten:
Der (monatliche) DATEV-Export
Nun kann es losgehen. Rufen Sie die Export-Maske über das ERP-Menü auf:
Die notwendigen Einstellungen werden nachfolgend in Tabellenform erklärt:
Schritt 1:
Der Export-Vorgang läuft in zwei Schritten ab: zunächst die Ansicht
am Bildschirm, danach der tatsächliche Export.
Über die nebenstehende Schaltfläche lässt sich der Anzeigevorgang
jederzeit wiederholen, wenn einzelne Einstellungen geändert
werden.
Schritt 2:
Diese Schaltfläche startet den Export in eine Datei. Lesen Sie aber
bitte zunächst die möglichen Einstellwerte.
Beim Exportieren werden von work … for all! zwei Verfahren
unterstützt:
DAMO
Dieses Verfahren konvertiert die Exportdateien mit Hilfe eines
Zusatzprogramms („DAMO32.EXE“). Diese Software muss sich im
255

DATEV-Schnittstelle
work … for all! Unterverzeichnis\Datev32 befinden.
Hier die notwendigen Dateien:
ASCII
Dieses Verfahren löst ab Frühjahr 2011 das DAMO-Verfahren ab. Im
Moment noch im Entwicklungsstadium.
Buchungsmerkmal setzen
Beim Exportieren kann auf Wunsch jede Buchungszeile mit einem
Merkmal versehen werden. Beim nächsten Durchlauf für den
gleichen Zeitraum werden dann nur noch neue Buchungszeilen
exportiert.
Über einen Wiederholungslauf lassen sich die markierten Zeilen ggf.
erneut exportieren.
In der Regel werden Datev-Daten immer monatsweise exportiert,
eventuell auch in kürzeren Zeiträumen (Woche/Tag). Alle
notwendigen Einstellungen können Sie hier vornehmen.
Die Vorschau-Ergebnisse können auf Wunsch in eine Excel-Datei
exportiert werden.
Der Export kann für unterschiedliche Daten der Buchungswelt
geschehen. Viele unserer Kunden exportieren lediglich die
Ausgangsrechnungen sowie die dazugehörenden Debitorendaten
nach Datev. Die Buchungen der Eingangsrechnungen machen viele
Firmen dagegen nicht selbst, sondern werden durch den
Steuerberater erledigt.
Zahlungsein- und –ausgänge sind möglich, jedoch vom Buchhalter
meist nicht erwünscht, da dies den Vorgang „Bankbuchen“
erschwert (wegen fehlender Überprüfungswerte).
Aber selbstverständlich sind alle aufgeführten Varianten – auch
kombiniert – möglich.
Beim Filtern der Daten wird normalerweise auf das
Buchungsdatum gefiltert – daraus entsteht ein sogenannter
Vorlauf für den Buchungsmonat.
Weitere (nicht allzu oft benötigt) Einstellungen finden Sie im
zweiten Bildschirm unter der Registerkarte Einstellungen:
256

DATEV-Schnittstelle
Vorschau des Exports
Das Gegenkonto für Zahlungen benötigen Sie für den Export der
Zahlungsdaten. Es kann ein klassisches Bankkonto, oder aber ein
Zwischenkonto sein.
Die beiden Belegfelder des Export-Datensatzes können so gefüllt
werden, wie Sie es für Ihre Buchungsdaten benötigen. Folgende
Feldinhalte sind möglich:
- Die eigene Rechnungsnummer
- Das Fälligkeitsdatum
- Die Rechnungsnummer des Lieferanten
Aktualisieren Sie nun die Vorschau, werden Ihnen alle Buchungssätze der Bewegungsdaten im ersten
Tabellenblatt angezeigt. Die Stammdaten sehen Sie im zweiten Tabellenblatt. Wie in Excel gewohnt,
lässt sich dies am unteren Bildschirmrand umschalten:
Die Dateien in die Datev-Software einlesen
Starten Sie den DAMO-Exportvorgang, erscheinen am Bildschirm eine oder mehrere Protokolldateien.
Eine für die Bewegungsdaten und eine für die Stammdaten:
257

DATEV-Schnittstelle
Sie sehen die Anzahl der exportierten bzw. konvertierten Datensätze und eventuell sehen Sie auch
fehlerhafte Zeilen, denen Sie dann (evtl. mit unserer Hilfe) nachgehen müssen.
Die Exportdateien liegen im Ausgabeordner unterhalb \Datev32:
Diese Dateien lesen Sie nun (in REWE) ein.
258

Kassenbuch
(Sondermodul auf Anfrage)
Das Kassenbuch wird in fast jeder Firma unseres Landes geführt, manche Firmen verwalten auch
mehrere Kassenbücher. Dies geschieht monatlich, die zugehörigen Belege (Tankquittungen etc.)
werden meist auf einzelne Blätter geklebt und durch nummeriert.
In Bezug auf die Kasse gibt es seitens des Finanzamts einige Regeln und Pflichten, wie etwa die
Grundregel „Die Kasse darf nie ins Minus gelangen“.
Mit work … for all! lassen sich die Belege komfortabel erfassen und somit ist dann auch dieser Teil der
Verwaltungsarbeit von einer Excel-Liste in die Datenbank transferiert.
Aufruf des Kassenbuchs
Innerhalb des ERP-Menüs finden Sie im Rechnungswesen den gewünschten Aufruf. Zusätzlich lässt sich
das Kassenbuch auch über die Tastenkombination STRG-B („B“ für Bar-Kasse) aufrufen.
Anlegen der Kassen-Stammdaten
Bevor sich Belege buchen lassen, muss zunächst die Kasse selbst angelegt werden. Klicken Sie in der
Maske auf die große Schaltfläche links oben:
Es erscheinen die entsprechenden Felder für die Bezeichnung (bitte wählen Sie einen kurzen Namen),
das Datum des Buchungsbeginns, die Währung (aktuell nur EUR möglich) und den Anfangsbestand:
259

Kassenbuch
(Sondermodul auf Anfrage)
Es ist nicht möglich, diese Daten noch einmal zu ändern. Speichern Sie anschließend die Kassen-
Stammdaten. Der Name der Kasse wird auf die große Schaltfläche geschrieben. Damit erkennen Sie
auch bei der Nutzung mehrerer Kassen, in welche Barkasse Sie aktuell buchen.
Die zuletzt genutzte Kasse erscheint nun auch bei jedem Aufruf der Maske.
Bank-Auszahlungen buchen
Nun können Sie mit der Buchung von Belegen beginnen. Meist steht am Anfang des Vorgangs in der
Regel die Bankauszahlung (Sie holen Geld von der Bank). Hierfür klicken Sie auf die Neu-Schaltfläche
und anschließend auf den zweiten Menüpunkt:
Da Sie in der Regel viele Belege buchen, lohnt es sich sicher, sich die Tasten für die wenigen
Funktionen einzuprägen:
- F2 für einen normalen Ausgabe-Beleg
- F3 für das Einzahlen von Geld in die Kasse
- F10 für das Speichern der einzelnen Buchung.
Nun also die Bankauszahlung. Es erscheinen im oberen Listenbereich die Eingabefelder in Form einer
Tabelle:
Der Beleg wird automatisch nummeriert, die Nummer lässt sich manuell ändern, falls Sie ein anderes
System bevorzugen. Daneben sehen Sie die Spalten für die Bezeichnung sowie den Betrag der
Bankauszahlung. Tragen Sie die Werte ein und speichern Sie die Zeile anschließend über F10 oder
Klick auf die Schaltfläche unterhalb der Tabelle.
Die gebuchte Zeile wird in die untere Tabelle übertragen.
Kategorien
Die beiden Spalten im Erfassungsbereich sind zwei freie Kategorien-Spalten. Hier
lassen sich Informationen komfortabel kategorisieren, ähnlich wie mit
Buchungskonten (die Sie natürlich zum Beispiel auch dafür benutzen können).
Beispiele hierfür sind „PKW“ etc.
Die beiden Spalten weisen die Eigenschaft Autocomplete auf, zeigen also eine
Liste der bislang eingetragenen Texte.
260

Kassenbuch
(Sondermodul auf Anfrage)
Kostenkonto, Kostenstelle und Projekt
Diese drei Zusatzklassen sind verfügbar, jedoch standardmäßig nicht eingeschaltet. Bitte blenden Sie
sich die Spalten über die Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden bei Bedarf ein. Diese Spalten weisen die
Eigenschaft Autocomplete auf, zeigen also eine Liste der verfügbaren Konten/Projekte.
Falls Sie einen Report (gegliedert zum Beispiel nach den Projekten) benötigen, ist dies individuell über
den Reportgenerator möglich.
Belege buchen
Für Belege verfahren Sie fast identisch: Klick auf NEU, dann den ersten Menüpunkt (oder F2).
Anschließend die Einträge in die Erfassungszeile. Nun tragen Sie die Werte natürlich in die Spalte
Ausgabe ein.
Die Belegnummerierung fährt natürlich an der begonnenen Nummerierung fort.
Mehrfachbelege
Erhalten Sie vom Mitarbeiter eine Belegsammlung, die in der Kasse unter einer Nummer erscheinen
soll, so ist auch dies möglich. Erfassen Sie bitte wie gewohnt den ersten Beleg. Nun speichern Sie den
Beleg jedoch nicht, sondern drücken ein weiteres Mal F2. Eine zweite Zeile mit identischer
Nummerierung erscheint:
Dies lässt sich mit beliebig vielen Belegen fortführen. Anschließend dann wiederum die Speicherung
wie gewohnt mit F10.
Buchungen ändern
Klicken Sie in der unteren Tabelle auf eine Buchungszeile, wird diese in den oberen Bereich
übertragen. Sie können Änderungen vornehmen und anschließend die geänderten Buchung(en)
erneut speichern.
Weitere Funktionen
Hierfür markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken die
Löschen-Schaltfläche. Handelt es sich um einen Mehrfachbeleg,
werden alle Belege mit der gleichen Nummer gelöscht.
Dieser Vorgang nummeriert alle Belege (sortiert nach Datum) neu
durch. Der Vorgang ist nicht für Mehrfachbelege möglich, da diese ja
ggf. unterschiedliche Datumswerte aufweisen.
Sie müssten dies in diesem Fall manuell neu nummerieren.
261

Kassenbuch
Ausdruck des Kassenbuchs
(Sondermodul auf Anfrage)
Navigation
Die Kasse ist immer einem Buchungsmonat zugeordnet. Navigieren
Sie vor- oder rückwärts, wenn Sie ältere Belege einsehen/ändern
möchten oder bereits Belege für den nächsten Monat erfassen
möchten.
Excel-Export
Die Buchungstabelle kann mit einem Klick exportiert werden.
Die Summenzeile im oberen Bereich stellt den Übertrag des letzten
Monats bzw. den Bestand der Kasse im ersten Monat dar.
Im unteren Bereich werden Plus und Minus getrennt ausgewiesen
und der Bestand wird aus Übertrag, Summe der Einnahmen und
Summe der Ausgaben errechnet.
Wie gewohnt befinden sich die Formulare zum Ausdruck in der Registerkarte Datei:
Sollte kein Formular erscheinen, so ist die Crystal-Report-Vorlage nicht vorhanden oder wurde nicht in
den Reporteinstellungen hinterlegt. Sprechen Sie dann bitte mit Ihrem Administrator.
Der Ausdruck kann mit Hilfe des Reportgenerators selbstverständlich an Ihre Wünsche angepasst
werden.
Ausblick/Einschränkungen
Mit Stand November 2010 wurde das erste Release des Kassenbuchs veröffentlicht. Folgende
Ausbaustufen sind geplant:
- Überprüfung eines Minusbestands auch innerhalb der Buchungszeilen
- Unterschiedliche Belegvarianten als Vorlage
- Kassenbuchungen für Zahlungen von Ausgangsrechnungen
262

Anzahlungsrechnungen
In vielen Bereichen ist es üblich, dass Anzahlungsrechnungen, bzw. in der Baubranche
Abschlagsrechnungen, geschrieben werden. Dies ist ab work … for all! 10.2 nun auch möglich. Dabei
erstellen Sie manuell Anzahlungsrechnungen, bei der Schlussrechnung können die bereits
bestehenden Anzahlungsrechnungen von der Gesamtsumme abgezogen werden.
Anzahlungsrechnungen und Abschlagsrechnungen werden in work … for all! gleich behandelt, daher
auch mit diesem Kapitel zusammen beschrieben.
Voraussetzungen für korrekte Buchhaltung
Anzahlungsrechnungen werden in Datev im Normalfall nicht direkt auf das Erlöskonto gebucht,
stattdessen werden Anzahlungskonten genutzt. Um Ihre Anzahlungsrechnungen korrekt zu
verbuchen müssen Sie in work … for all! zu Ihren Erlöskonten das dazugehörige Anzahlungskonto
eintragen.
Öffnen Sie dazu die Fibu-Konten in den Generellen Einstellungen und ergänzen Sie das
Anzahlungskonto in der entsprechenden Spalte.
Wenn Sie nun in einer Anzahlungsrechnung einen Artikel mit dem Erlöskonto nutzen, wird
automatisch das Anzahlungskonto verwendet. Bei der Verrechnung von Anzahlungen wird dieses
Konto automatisch wieder entlastet, die Schlussrechnung belastet das jeweilige Erlöskonto.
Erstellen einer Anzahlungsrechnung
Sie erstellen die Anzahlungsrechnung genau wie eine normale Rechnung. D.h. Sie können die
Rechnung über + neu anlegen oder z.B. durch Wandlung des Auftrags erstellen.
Beim Anlegen der Rechnung müssen Sie die Art der Rechnung auf Teilrechnung umstellen.
Bei der Änderung der Art werden Sie gefragt, ob die Sachkonten der Positionen automatisch
abgeändert werden sollen. Beantworten Sie diese mit Ja, wenn Sie mit Anzahlungskonten arbeiten
(siehe oben).
Nun gibt es verschiedene Varianten wie Sie Ihre Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnung stellen können.
1. Sie zeigen dem Kunden lediglich eine Position, wenn Sie z.B. feste Teilzahlungen vertraglich
vereinbart haben.
2. Sie berechnen die Positionen des Auftrags je nach Fortschritt.
3. Sie berechnen einen prozentualen Anteil von jeder Position.
Alle Varianten bilden Sie über die Positionen ab.
263

Anzahlungsrechnungen
Bei Variante 1 fügen Sie manuell eine leere Position ein, die Sie entsprechend beschriften.
Bei Variante 2 übernehmen Sie die Positionen aus dem Auftrag und ändern die Mengen der einzelnen
Positionen.
Für eine prozentuale Abrechnung (Variante 3) tragen Sie bei den Positionen in der Spalte „Faktor“ z.B.
0,3 für 30% ein. Der Gesamtpreis wird dadurch verringert, die Anzahl bleibt aber erhalten.
Die Rechnung wird nun wie gewohnt dem Kunden geschickt, ins Rechnungsbuch übernommen und ist
damit ein offener Posten.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung werden Sie im Normalfall aus der Auftragsbestätigung wandeln. Die Positionen
des Auftrags sind dadurch komplett in der Rechnung enthalten. Beim Anlegen der Rechnung müssen
Sie die Art der Rechnung auf Schlussrechnung umstellen. Fügen Sie für die bessere Übersicht nun eine
Zwischensumme nach den Auftragspositionen ein.
Danach fügen Sie die bisherigen Anzahlungsrechnungen als Abzugsposition ein. Wechseln Sie dazu im
unteren Bereich der Artikelauswahl auf die Liste der Teilrechnungen.
Sie erhalten eine Auflistung aller Anzahlungsrechnungen des aktuellen Kunden die noch nicht mit
einer Schlussrechnung verrechnet wurden.
Wählen Sie hier per Doppelklick die Rechnungen aus, Sie erhalten eine Position mit dem
Rechnungsbetrag als Abzug.
Weitere Anzahlungsrechnungen
Auf die oben beschriebene Art können Sie natürlich beliebig viele Anzahlungsrechnungen erstellen.
Bei Abschlagsrechnungen ist es üblich, den Fortschritt komplett in der Rechnung aufzuführen. In
diesem Fall müssen Sie die bisher erfolgten Abschlagsrechnungen abziehen um den korrekten
Gesamtbetrag zu erhalten.
Dazu erstellen Sie die Anzahlungsrechnung wie oben beschrieben und fügen wie bei
Schlussrechnungen die bisher erfolgten Anzahlungsrechnungen hinzu.
Die Anzahlungsrechnungen stehen für die Verrechnung zur Verfügung bis sie mit einer
Schlussrechnung verrechnet wurden.
264

Anzahlungsrechnungen
Artikel für die Abrechnung von Teilrechnungen
Um eine korrekte Auswertung zu ermöglichen wird beim ersten Einfügen einer Anzahlungsrechnung
in einer Schlussrechnung automatisch ein Artikel angelegt. Der Artikel hat die Kurzbezeichnung
Statistikartikel für Abrechnung von Teilrechnungen. Der Langtext des Artikels ist im Standard Abzüglich
Teilrechnung [Nummer] vom [Datum].
Dieser Artikel wird nun für jede weitere Verrechnung von Anzahlungsrechnungen verwendet. Dabei
wird [Nummer] durch die jeweilige Auftragsnummer, [Datum] durch das Auftragsdatum ersetzt.
Über diesen Artikel können Sie eigene individuelle Texte für Ihre Rechnungen definieren. Ändern Sie
einfach den Langtext des Artikels, bei jeder weiteren Verrechnung wird Ihr Text übernommen.
Außerdem können Sie hier auch Texte in Fremdsprachen hinterlegen. Die Textmarken [Nummer],
[Datum] werden auch bei Fremdsprachen ersetzt.
Beispiel einer Berechnung
Ein Beispiel für die Abschlagrechnungen eines Auftrags mit 2 Positionen über jeweils 1000€ netto.
Abschlagsrechnung 1, Abrechnung 25%:
Position Betrag Buchung
Position 1 1000€ * Faktor 0,25 = 250€ Anzahlungskonto
Position 2 1000€ * Faktor 0,25 = 250€ Anzahlungskonto
Summe 500€ -
Abschlagsrechnung 2, Abrechnung 50% abzgl. Anzahlungsrechnung 1:
Position Betrag Buchung
Position 1 1000€ * Faktor 0,5 = 500€ Anzahlungskonto
Position 2 1000€ * Faktor 0,5 = 500€ Anzahlungskonto
Position 3 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto
Summe 500€ -
Schlussrechnung, komplette Abrechnung abzgl. Abschlagsrechnungen:
Position Betrag Buchung
Position 1 1000€ Erlöskonto
Position 2 1000€ Erlöskonto
Position 3 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto
Position 4 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto
Summe 1000€ -
265

Mahnwesen
(Sondermodul auf Anfrage)
Wir bieten Ihnen ein Mahnwesen in zwei Varianten an:
- Zahlungserinnerungen, die auf einem Dokument alle Offenen Posten/Fälligkeiten eines Kunden
anzeigen
- und das erweiterte Mahnwesen, das in diesem Handbuchkapitel beschrieben wird.
Beide Varianten arbeiten mit Reports – dies ist also anders als in Version 9, in der das erweiterte
Mahnwesen über einen Microsoft Word Serienbrief gesteuert wurde.
Die notwendigen Einstellungen
Bevor Sie einen ersten Mahnlauf durchführen, wechseln Sie bitte zunächst in die Generellen
Einstellungen, um Mahnfristen und Mahntexte zu definieren. Die entsprechenden Einstellungen
finden Sie im Tabellen-Bereich:
Für maximal drei Mahnstufen lässt sich ein Kopf- und ein Fußtext, sowie die Fristverlängerung und
Gebühr definieren. Über den Sprachcode werden fremdsprachliche Mahnungen gesteuert (Sie
benötigen hierfür den internen Code der jeweiligen Sprache).
Aufruf des Mahnwesens
Wählen Sie im Schreibtisch im ERP-Menü unter Auftrags- und Rechnungswesen das Mahnwesen
Die Liste, die nach dem Aufruf erscheint, zeigt die Mahnläufe des aktuellen Monats:
Über die Schaltflächen im Kopfbereich lassen sich auch ältere Mahnläufe nachverfolgen. Es ist sinnvoll,
eine gewisse Periodik in die Mahnläufe zu bringen: „Jede Woche freitags“ wäre eine solche Regel.
Dies ist auch deshalb notwendig, um die neuen Fristen, die durch das Mahnen entstehen („bitte
zahlen Sie bis zum …“), selbst einzuhalten.
266

Mahnwesen
Ein neuer Mahnlauf
(Sondermodul auf Anfrage)
Erstellen Sie nun durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche einen neuen Mahnlauf:
Die Liste der offenen Posten erscheint:
Im Kopfbereich finden Sie folgende Funktionen:
Durchführen des Mahnlaufs
Sobald Sie einzelne Zeilen anklicken (Spalte Auswahl), ist das Speichern
des Mahnlaufs möglich.
Gezeigt werden standardmäßig alle fälligen bis zum aktuellen Tag. Das
lässt sich komfortabel durch Klick auf diese beiden Schaltflächen
verändern.
Beachten Sie dabei bitte folgende Grundregel: Wenn Sie beginnen,
periodische Mahnläufe zu erstellen, sollten Sie nicht mehr all zuviel
überlegen, sondern dann auch wirklich alle fälligen bis zum Tag x
berücksichtigen (es sei denn, die Forderung verzögert sich durch Projekt-
Probleme).
Die Auflistung der anderen Zustände („alle bis Mahnstufe n“) dient in der
Regel zum Abgleich Ihrer Daten mit denen des Steuerberaters.
Ruft die Generellen Einstellungen auf … s.o.
Alle sichtbaren Daten werden nach Excel exportiert.
Klicken Sie also nun bitte alle Rechnungen an, die gemahnt werden sollen. Das sind beim ersten Mal
vermutlich viele, durch die Fristverlängerung (und die aufgrund der Mahnung hoffentlich pünktlich
zahlenden Kunden) wird das dann aber im Laufe der Zeit weniger.
267

Mahnwesen
(Sondermodul auf Anfrage)
Schließen Sie den Mahnlauf ab, wird dem Mahnlauf ein Titel gegeben:
Anschließend reduzieren sich die Zeilen auf die soeben angeklickten. Starten Sie den Ausdruck der
Mahnungen durch Klick auf das Druckersymbol:
Sie benötigen zur Durchführung des Mahnlaufs einen Report (erstellt
mit Crystal Report). In der Regel geschieht dies im Rahmen der
Einführung von work … for all!
Dabei sind die Reports d038.rpt (dynamisch) und s038.rpt (Standard)
voreingestellt. Bei dynamischen Reports greifen Sie auf unsere
Standardformulare zu – lediglich das Logo sowie die Absender-
Angaben stammen von Ihnen.
Wie gewohnt erscheint die Vorschaumaske, aus der Sie den Ausdruck starten können. Klicken Sie nur
dann auf E-Mail, wenn alle Belege auch an einen Adressaten gerichtet sind!
Drucken, faxen, mailen
work … for all! beherrscht nur das Drucken von Mahnungen, nicht den Wechsel zwischen Ausdruck,
Fax und E-Mail.
268

Proforma-Rechnungen
Eine sehr gute Erklärung des Begriffs liefert Wikipedia:
Die Proforma-Rechnung (engl. pro forma invoice) ist ein Beleg, der den Empfänger jedoch
nicht zur Zahlung auffordert.
Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient
dann steuerlichen Zwecken. Dies ermöglicht bei Auslandsgeschäften, Ware kostenlos an den
Empfänger zu liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Der Zoll legt den für die
Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist in diesem Fall nicht möglich, im Nachhinein
eine gewöhnliche Rechnung auszustellen.
(Quelle: Wikipedia, September 2011)
In diesem Kapitel erklären wir, wie man eine Proforma-Rechnung mit work … for all! erstellen kann.
Report
Fallen bei Ihnen oft Proforma-Rechnungen an (etwa bei Auslandsgeschäften oder bei kostenlosen
Warensendungen), so sollten Sie sich ein Formular hierfür erstellen (lassen). Dieses Formular wird wie
üblich in Crystal-Report erstellt. Beachten Sie bitte, dass das Formular nicht an die echten Rechnungen
geknüpft wird, sondern an Aufträge oder Lieferscheine.
Vereinfacht gesagt: Sie erstellen eine Auftragsbestätigung und drucken daraus eine Rechnung aus –
lediglich das Wort Auftragsbestätigung wird durch das Wort Rechnung ersetzt.
Durch die Anbindung an die Aufträge lösen Sie das Problem des Offenen-Postens, der bei den
Rechnungen entstehen würde. Auch eine Lücke in Ihren Rechnungsnummern entsteht so nicht.
Microsoft Word
Im Vorschaufenster der Reports gibt es eine Option Export nach Word. Nutzen Sie diese Möglichkeit,
wenn die Proforma-Rechnung eher eine Ausnahme darstellt oder das entsprechende Formular nicht
vorhanden ist.
Der Export (auch hier aus dem Auftrag heraus) liefert Ihnen eine Word-Datei, in der Sie das Wort
Auftragsbestätigung manuell durch das Wort Rechnung austauschen. Natürlich sind ggf. weitere
Korrekturen nötig (Kopf-/Schlusstext etc).
269

Reisekostenabrechnung
Der Gesetzgeber/das Finanzamt verlangt bei Reisekostenabrechnungen die Einhaltung strikter Regeln.
Das ist so vielfältig, dass es hierfür spezielle Programme mit Abrechnungssätzen, Verbindungen zu
Firmenfahrzeugen etc. gibt
So kompliziert haben wir es nicht gemacht – unsere Reisekostenabrechnung beinhaltet die einfachen
Dinge für 90% aller Abrechnungen – übernimmt die Daten jedoch dann direkt als vorerfasste
Reisekostenabrechnung in die Eingangsrechnungen.
Das Modul ist für den Reisenden selbst verfügbar – erleichtert also die Abläufe erheblich.
Mitarbeiter/Lieferant
Der Reisende ist zwar in der Regel ein Mitarbeiter, aber aus Sicht der Kosten ist er nun ein Lieferant.
Er liefert „eine Reise“. Sie müssen den Mitarbeiter also doppelt erfassen. Tragen Sie bei den
Lieferantendaten seine Privatanschrift ein und verknüpfen Sie bitte anschließend die beiden
Datensätze innerhalb der Mitarbeitermaske:
Termine als Basis der Reisekosten
Wir haben Ihnen die Arbeit leichtgemacht – wenn Sie unser Programm auch umfassend benutzen.
Konkret: Aus einem Termin kann man eine Reise generieren, ohne viel nach zu erfassen.
Folgende Empfehlungen in diesem Zusammenhang:
- Verknüpfen Sie die Termine unbedingt mit dem besuchten Kunden oder dem besuchten
Lieferanten.
- Nutzen Sie das automatische Generieren der Kurzbezeichnung:
- Über diese Automatik stellen Sie sicher, dass alle Termine einheitlich formatiert werden und der
Kundenname auch in der Kurzbezeichnung erscheint. Dieser Text wird dann zum Titel Ihrer Reise.
- Tragen Sie die Termine vollständig ein (Ort, Uhrzeiten etc.).
- Nutzen Sie die Möglichkeit, über den Status der Termine z. B. die Inhouse-Termine von den Vor-
Ort-Terminen zu trennen. So haben Sie in der Liste die relevanten Termine schneller gefunden.
270

Reisekostenabrechnung
Eine neue Reisekostenabrechnung über den Terminkalender erstellen
Diese Methode ist - bei guten Termindaten - sicher die schnellste. Sie wechseln zum Kalender
(Gruppendarstellung oder persönliche Ansicht), markieren den Termin (ist auch für Kollegen möglich)
und klicken dann die entsprechende Schaltfläche in der Kopfleiste:
Wurde zum ausgewählten Termin bereits eine Reisekostenabrechnung erstellt, erkennen Sie das am
gleichen Flugzeug-Symbol innerhalb des Termins:
Eine neue Reisekostenabrechnung über die Terminliste erstellen
Der Autor dieser Zeilen zählt sich in puncto Reisekostenabrechnung zu den eher faulen Menschen –
im Extremfall also nur eine einzige Abrechnung im ganzen Jahr. In dieser Konstellation ist es wichtig,
rückwirkend den Überblick zu behalten:
„Wo war ich am 22. Juni? Und wie lange?“
Eventuell hilft Ihnen bei diesen Fragen die Liste der Reisen mehr als der monatliche Terminkalender.
Führen Sie einen Rechtsklick auf dem leeren Schreibtisch aus und rufen Sie die Terminliste auf. Auch
hier finden Sie in der Kopfleiste das Symbol für die Reisekosten-Funktionen:
Mit einem Klick können Sie hier auf alle eigenen Kundentermine filtern. Anschließend erscheinen alle
Termine in einer Liste. In den ersten beiden Spalten finden Sie Informationen zur Dauer der Termine
sowie zum Abrechnungs-Status:
Das blaue Symbol zeigt Ihnen, dass der entsprechende Termin abgerechnet wurde.
Ein kleines Problem ist dabei im Moment nicht zu beheben: Besteht eine einzelne Reise (=
Reisekostenabrechnung) aus mehreren Terminen, so ist das Symbol nur dem ersten Termin
zugeordnet. In einer zukünftigen Version des Moduls werden wir dieses Problem jedoch lösen.
271

Reisekostenabrechnung
Eine neue Reisekostenabrechnung über den Lieferanten-Schreibtisch erstellen
Falls Sie auf dem Schreibtisch innerhalb der Lieferantenebene (bei geöffnetem Lieferanten) das
Fenster „Reisekostenabrechnung“ nicht finden, hat das entweder mit fehlenden Modulrechten zu tun
(Sie haben das Modul nicht gekauft) oder das Fenster ist ausgeblendet oder es wurde nicht
konfiguriert (es erscheint nicht zur Auswahl). Im letzten Fall wenden Sie sich bitte an Ihren
Administrator.
Ist das Fenster zu sehen, so legen Sie wie gewohnt eine neue Reisekostenabrechnung über das Plus-
Symbol an. In diesem Fall ist die Abrechnung mit keinem Termin verknüpft.
Arten von Reisekostenabrechnungen
work … for all! bietet Ihnen zwei Varianten von Abrechnungen:
- die Standard-Abrechnung in Verbindung mit einer Reise
- und die Abrechnung von Belegen ohne Reise.
Beide Varianten lassen sich bei der Neuerstellung innerhalb der Maske über die Kopfleiste schalten:
Die Standard-Reisekostenabrechnung
Hier die Informationen zu den einzelnen Feldern und Funktionen:
272

Reisekostenabrechnung
Funktionen der Kopfleiste
Allgemeines und Zuordnungen
Beim Speichern werden Sie gefragt, ob Sie den Status der Abrechnung von
vorerfasst auf abgeschlossen ändern möchten. Ist die Abrechnung
abgeschlossen, kann sie von der Buchhaltung als Eingangsrechnung gebucht
werden. Für Sie selbst ist die Abrechnung danach nicht mehr änderbar.
Über die Export-Schaltfläche ist ein Microsoft Word Formular reisekosten.doc
angebunden, das sich innerhalb des Vorlagen-Verzeichnisses befinden muss:
Diese Standard-Funktion ist wie auch in anderen Masken nutzbar.
Der Beleg durchwandert mehrere Status. Zunächst die Vorerfassung, dann
der Abschluss der Vorerfassung, dann die Buchung.
Solange der Beleg nicht gebucht ist, kann man den Status auch noch
zurücksetzen und somit wieder in den Änderungsmodus einsteigen.
Leistungsdatum Das Datum wird automatisch gesetzt. Beim Anlegen der Reisedaten wird das
Leistungsdatum auf den Ultimo (letzter Tag) des Monats gesetzt. So lassen
sich später alle Kosten eines Monats komfortabel zusammen ausdrucken. Sie
können das Leistungsdatum natürlich auch manuell verändern.
Nummer Die laufende Nummer der Reisekostenabrechnung
Erfasser Ihr Name
Reisezweck Der Reisezweck erscheint im Infofenster auf dem Schreibtisch. Er wird ggf.
aus dem Termin bzw. bei Belegen ohne Reise automatisch generiert.
Reisender Der Lieferant/Mitarbeiter
Kostenträger/Projekt Die Zuordnung zum Projekt
Projektvorgang Falls Sie Ihre Projekte in einzelne Vorgänge unterteilen, lässt sich dies hier
zuordnen.
Reisedaten
Kontaktbericht Ordnen Sie eventuell hier einen dem Kunden zugeordneten
Kontaktbericht/Besuchsbericht zu.
273

Reisekostenabrechnung
Land/Ort Der Ort erscheint später auch auf dem Ausdruck, ist also ggf. wichtig für den
Nachweis der Fahrt bzw. der Anzahl der km.
Das Land hat einen Einfluss auf die Abrechnungssätze.
Beispiel:
in der Schweiz erhalten Sie ab 24 Stunden 48,- €, in Deutschland 24,- €.
Diese Sätze sind in den Generellen Einstellungen bei den Angaben für die
Länder hinterlegt.
Bedarfsanforderung Im Vorfeld der Reise kann eine entsprechende Genehmigung über eine
Bedarfsanforderung geschehen. Hier finden Sie die Zuordnung.
Kostenstelle Ordnen Sie ggfs. hier eine Kostenstelle zu.
Reisebeginn/-ende Diese Kombinations-Datenfelder werden bei der Übernahme aus einem
Termin vorgeschlagen, sind aber natürlich selten richtig eingestellt. Wann
die Reise beginnt, wann sie endet … entscheidet eventuell ein Stau. Pflegen
Sie die tatsächlichen Werte für Datum und Uhrzeit bitte manuell. Die
Aufteilung in Tage und Stunden sowie die Kategorisierung bei den
Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt dann automatisch.
Reisedaten
Auf der zweiten Registerkarte finden Sie einen Teil der gerade eingegebenen Daten wieder. Nun sind
die Daten jedoch bereits im Formular angeordnet und entsprechen den eingestellten gesetzlichen
Bestimmungen. Hierzu kurze Erklärungen (obwohl wir natürlich keine steuer-beratende Funktion
einnehmen können):
274
Übernachtungskosten
Es handelt sich immer um Brutto-Beträge, der
steuerliche Abzug ist ja (FDP! ) in aller Munde
und wird entsprechend abgezogen.
Fahrtkosten
Hier tragen Sie Fahrten mit dem eigenen PKW ein,
der aktuell gültige Abrechnungsbetrag kann
eingestellt werden.
Als Administrator in tragen Sie in den Generellen
Einstellungen bitte unter Werte die beiden
folgenden Einstellungen ein:
- Reisekosten, Preis km
- Reisekosten, Preis km Mitfahrer
Verpflegungsmehraufwendungen
Hier werden die Werte aus der ersten
Registerkarte in die entsprechenden
Abrechnungsklassen übertragen.

Reisekostenabrechnung
Reisekosten-Übersicht
275
Nebenkosten
In diese Tabelle lassen sich bis zu drei Belege mit
Bruttowerten erfassen. Möchten Sie weitere
Belege erfassen, lässt sich das über die Funktion
Belege ohne Reise separat erfassen.
Beispiel:
Tankquittung für Firmenfahrzeug,
Park-Gebühren.
Sachbezug
Hierbei handelt es sich um einen Abzug aufgrund
eines gewährten Sachbezugs (wie etwa das
Frühstück) an den Reisenden.
Aus dem Schreibtisch heraus rufen Sie die Übersicht aller Reisekosten-Abrechnungen auf. Klicken Sie
beim jeweiligen Lieferanten auf das Wort Reisekostenabrechnung.
Die Liste weist die Ihnen bekannten Funktionen (Neu, Öffnen etc.) in der Kopfleiste auf. Es ist
möglich, auf einzelne Mitarbeiter/Lieferanten sowie Zeiträume zu filtern.
Die Farbe der einzelnen Zeilen ist in der Fußleiste erklärt. Hierbei ist es natürlich auch möglich, nur mit
den ersten beiden zuständen zu arbeiten, sofern die Buchhaltung nicht ins Thema eingebunden ist.
Über die grüne Schaltfläche Abrechnung können Sie markierte Rechnungen ins Rechnungsausgangsbuch
übernehmen.
Ausdruck von Listen/Berichten
Wir haben zwei Formen von Ausdrucksmöglichkeiten angebunden:
1. Word-Formular
(siehe dritte Seite dieses Kapitels), das jedoch nur den Ausdruck einer einzelnen Reise erlaubt.
Wenn Sie das Formular anpassen möchten, so arbeiten Sie wie gewohnt mit Textmarken
innerhalb der Word-datei.
2. Crystal-Report-Formulare
Hier liefern wir zwei unterschiedliche Basisformulare aus, die sich beliebig
verändern/erweitern lassen. Auch hier handelt es sich zunächst um ein Einzelformular für eine
einzelne Reise („Reisekostenbericht“ genannt) und zusätzlich den sogenannten „Reisekosten-
Kurzbericht“, der pro Reise eine Zeile aufführt.

Reisekostenabrechnung
Die Reports sowie das Word-Formular werden auf den nächsten Seiten gezeigt. Tragen Sie die Reports
bitte unter Extras > Administration > Report-Einstellungen wie folgt ein:
Damit erscheinen diese in der Reisekosten-Liste in der linken oberen Ecke und können dann per
Datum auf den Reisebeginn (=Leistungsdatum) gefiltert werden.
Beispiel für Kurzauswertung:
276

Reisekostenabrechnung
Beispiel für Reisebericht:
277

Reisekostenabrechnung
Beispiel für Word-Formular:
278

279
5. STATISTIK & AUSWERTUNGEN

Statistik Standardauswertungen
Nutzen Sie unser work … for all! ERP, stehen Ihnen eine Reihe von statistischen Auswertungen zur
Verfügung, die in diesem Kapitel beschrieben werden.
Aufruf der Statistik
Der Aufruf der ERP-Statistiken geschieht innerhalb des Schreibtischs durch
Klick auf die Statistik-Schaltfläche unter Sonstige.
Zusätzlich bieten wir auch eine Möglichkeit, die Statistik unabhängig von work … for all! zu
installieren – Sie können dann sehr schnell über ein Symbol auf Ihrem Windows-Desktop starten.
Mögliche Auswertungen
work … for all! ERP sieht aktuell 14 Auswertungen und diverse Unter-Auswertungen vor.
Ihre Liste weicht je nach Versions- und Modulstand ggf. ab. In diesem Kapitel werden die ERP-
Auswertungen inhaltlich detailliert erklärt.
Hier haben Sie eine Auswahl von den angebotenen Statistiken:
280

Statistik Standardauswertungen
Zeitraumfilter
Nachdem Sie die gewünschte Auswertung aufgerufen haben, erscheint bei einigen Auswertungen
eine zusätzliche Möglichkeit, nach Zeitraum zu filtern:
Funktionen:
Import
Voreingestellt ist das aktuelle Geschäftsjahr
Sie können durch Einfachklick einen anderen Zeitraum auswählen
und anschließend durch die dreieckigen Pfeile um jeweils ein
Jahr/Monat/Woche/Tag vor- oder zurückblättern.
Aktualisieren: Die Auswertung wird zunächst voreingestellt und
erst nach Klick auf diese Schaltfläche gestartet.
Export der Statistik in eine Excel-Tabelle.
Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder
links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern.
Arbeiten Sie mit unserer Warenwirtschaft/ERP, stehen Ihnen die statistischen Daten automatisch zur
Verfügung. Beachten Sie bitte, dass nur standardmäßig nur das ausgewertet wird, was sich im
Rechnungsausgangsbuch befindet.
Rohdaten
Eine spezielle Form der Auswertung steht Ihnen über die Registerkarte Rohdaten zur Verfügung. All
Ihre Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen stehen Ihnen sowohl als Ganzes (die
sogenannten Kopfdaten), als auch mit den dazugehörigen Positionen zur Verfügung. Die einzelnen
Spalten lassen sich komfortabel aus- und einblenden und filtern.
Diese Form der Auswertung ist dazu gedacht, eigene Reports (zum Beispiel in Excel) auf unsere Daten
aufzusetzen. Lesen Sie bitte das separate Infoblatt zu diesem Sonderthema.
281

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Kunden (Standard)
Beschreibung
Die Umsatzübersicht ist grundsätzlich eine der am einfachsten zu verstehenden
statistischen Listen:
Sie sehen pro Kunde eine Zeile und von jedem Kunden die 12 Monatswerte (netto).
Per Klick auf den Namen des Kunden erscheint eine Detailansicht (s. auch separate
Hinweise zum Kundenblatt):
Falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben, können Sie dies als Administrator
in work … for all! einstellen (s. „Generelle Einstellungen“)
282

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt)
Beschreibung
Diese Variante der Umsatzübersicht führt nacheinander das Land (alphabetisch),
dann die einzelnen Kunden und anschließend alle im Zeitraum verkauften Produkte
einzeln auf. Es wird für jeden Monat sowohl der Umsatz, als auch die verkaufte
Menge gezeigt.
Die Auswertung berücksichtigt den eingestellten Zeitraum. Dabei ist ein ganzes Jahr
oder auch ein kürzerer Zeitraum möglich (Quartal, Monat etc.)
Standardmäßig werden alle Produkte/Artikel und alle Kunden berücksichtigt. Über
die Registerkarte „Filter“ lassen sich einzelne Kundengruppen und einzelne
Produktgruppen gezielt auswerten, was natürlich auch die Geschwindigkeit erhöht.
283

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt - rollierend)
Eine rollierende statistische Auswertung hilft dabei, monatliche Schwankungen durch einen kleinen
Trick auszugleichen: Es werden zwar zwölf Monate dargestellt, aber jeder einzelne wird durch den
Mittelwert von zwölf Monaten errechnet. Der Zeitstrahl wandert dabei zwölfmal genau um einen
Monat nach vorne.
Selbst ein Null-Umsatz in einem Monat würde so durch den Mittelwert nivelliert und rechnerisch
glattgebügelt.
Die Auflistung zeigt die Artikel gegliedert nach Artikelgruppen. Filter sind (wie bei der letzten
Auswertung) auch hier möglich.
284

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Kunden (nach Erlöskonto)
Erlöskonten haben selbstverständlich etwas mit Buchhaltung zu tun!
Jeder Artikel kann einem (oder abhängig vom Verkaufsland mehreren) Erlöskonten zugeordnet
werden und führt beim Verkauf zu einem entsprechenden Umsatz auf diesem Konto. Nutzen Sie die
Datev-Schnittstelle, lassen sich die Umsätze dort auf den gebuchten Konten einsehen/auswerten.
Die oben gezeigte Auswertung zeigt Ihnen also ggf. das gleiche, wie Ihr monatlicher BAB.
Umsatzübersicht nach Kundengruppe/Artikelgruppe
285

Statistik Standardauswertungen
Hier sehen Sie zunächst alle Kundengruppen und innerhalb der Kundengruppe die Artikelgruppen.
Diese werden pro Kundengruppe immer wiederholt.
Die Auswertung zeigt die Mengen- und die Umsatzzahlen. Falls Sie einen Filter definiert haben, wird
dieser berücksichtigt.
Rechnungs-Journal
Alle statistischen Werte aus dem Bereich ERP hängen mit tatsächlichen Rechnungen und den
dahinterstehenden Positionen zusammen. Diese Zahlen entstehen durch das Schreiben der Rechnung
mit work … for all! oder durch Import der Werte (s. entsprechender Abschnitt in diesem Kapitel).
Als Außendienstler ist es wünschenswert, die gestellten Rechnungen („… für mein Gebiet“) separat
einsehen zu können. Dies lässt sich mit Hilfe des Rechnungs-Journals tun.
Klicken Sie auf eine einzelne Rechnung, erscheint eine Schaltfläche, mit deren Hilfe Sie zu
einer Detailauswertung der Rechnung gelangen.
286

Statistik Standardauswertungen
Kundenblatt
Bei dieser Auswertung steht ein einzelner Kunde im Mittelpunkt. Sie sehen die Umsatzentwicklung
der letzten Jahre und Monate sowie die Favoriten des aktuellen Geschäftsjahres.
Um den Kunden auszuwählen, klicken Sie im Menübereich innerhalb der Gruppe Auswertung auf
Auswahl.
Die gleiche Auswertung lässt sich auch aus der Jahresübersicht der Kunden per Klick
aufrufen.
287

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Artikel (Standard)
Wie bei der Kunden-Umsatzübersicht werden auch hier alle Artikel (nach Umsatz sortiert) in einer
Jahresauswertung dargestellt.
Andere Zeiträume sind möglich.
Per Klick auf die beiden Pfeiltasten „wandern“ Sie im eingestellten Zeitraum nach vorne oder zurück
(also bei der Jahreseinstellung um ein Jahr nach vorne/zurück, bei der Monatseinstellung um einen
Monat vor/zurück):
288

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt)
Diese Auswertung geht nacheinander alle Produktgruppen durch und führt die dazugehörigen Artikel
auf. Der Zeitraum ist wie immer variabel, das Filtern von einzelnen Gruppen ist möglich.
289

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt - rollierend)
Wie bei den Kunden-Umsatzstatistiken gibt es auch hier eine rollierende Variante über Monate
hinweg.
Im oben abgebildeten Beispiel sehen sie beim ersten Artikel, wie ein tatsächlicher Umsatz in einem
Monat zu einem immer identischen Wert in den „Nachbarmonaten“ führt. Saisonale oder monatliche
Effekte sind also nahezu ausgeschlossen.
290

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Artikel (nach Erlöskonten)
Die gleiche Auswertung existiert auch auf der Kundenseite, ist dort nach Kundengruppen gegliedert.
Lesen Sie bitte die Hinweise an dieser Stelle zur Logik der Erlöskonten.
In unserer Beratung haben wir viele Kunden kennengelernt, die ein sehr komplexes
Erlöskonten-System aufgebaut haben. Das ist organisatorisch kompliziert (es muss ggf. alles
auch so gebucht werden!) und vielleicht unnötig: alle Informationen stehen Ihnen ja nun in
work … for all! zum Beispiel auch über die Artikelgruppen zur Verfügung.
291

Statistik Standardauswertungen
Umsatz nach Artikelgruppe/Kundengruppe
Diese Auswertung entspricht der Darstellung innerhalb der Kundenauswertungen: Dort wurde
zunächst nach Kunden-, danach nach Artikelgruppe gegliedert. Hier ist es umgekehrt: zunächst die
Artikelgruppe, dann jeweils alle Kundengruppen mit Mengen- und Wertumsatz.
292

Statistik Standardauswertungen
Periodenvergleich (Produktgruppe/Produkt/Kunde)
Unter dem Stichwort Periodenvergleich wurden drei Auswertungen vordefiniert:
Als Periode wird jeweils zunächst das aktuelle Geschäftsjahr mit dem Vorjahr verglichen (Umsatz und
Menge), anschließend eine beliebige Periode (zum Beispiel die ersten drei Monate des Kalenderjahres
und die gleichen Monate im Vorjahr).
Unter Filter lässt sich diese Periode zeitlich eingrenzen. Haben Sie die automatische Periode
eingestellt, endet die Periode am gestrigen Tag und beinhaltet ein volles Jahr, auch für den
Vergleichszeitraum des Vorjahres.
293

Statistik Standardauswertungen
Periodenvergleich (Produktgruppe/Produkt)
Die zweite Variante des Periodenvergleichs führt gegenüber der ersten die Kunden nicht einzeln auf.
Da diese Listen sehr aufwendig sind, wurde eine maximale Zeilenanzahl mit 10000 Zeilen vordefiniert.
Schränken Sie die Darstellung eventuell mit Filtern (einzelne Kundengruppe, einzelne Artikelgruppen,
Zeitraum) ein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Periodenvergleich (Land/Kunde/Produkt)
Die dritte Variante der Perioden-Statistiken führt die Daten folgendermaßen auf:
- Zunächst das Land, sortiert nach Länderkennzeichen.
- Dann jeden einzelnen Kunden
Und anschließend jedes im Zeitraum verkaufte Produkt.
294

Statistik Standardauswertungen
Chargen (2 Varianten)
Als Charge bezeichnet man die eindeutige Information eines Artikels über eine spezielle
Nummerierung und ein Datum („Verfallsdatum“), die auch im Nachhinein den Rückschluss erlaubt,
wann z. B. etwas produziert wurde. Dies ist meist im nachweispflichtigen Medizintechnik-Sektor
gefordert.
Hierzu stehen zwei Auswertungen zur Verfügung:
- Die Auflistung nach Kunden und
- die Auflistung nach Produkten
Es handelt sich auch bei dieser Liste um Massendaten – schränken Sie die Liste ggf. durch Filter ein.
Chargen-Informationen stehen Ihnen nur bei gleichzeitiger Nutzung unserer
Warenwirtschaft zur Verfügung. Es ist nicht möglich, diese Daten zu importieren.
295

Statistik Standardauswertungen
Umsatzübersicht Lieferanten
Diese Auswertung ist optisch identisch mit der Umsatzübersicht der Kunden. Pro Lieferant eine Zeile
mit den Monatswerten. Die Daten stammen aus der Warenwirtschaft, es sind Ihre gebuchten/erfassten
Eingangsrechnungen.
Es ist nicht möglich, diese Daten über die Importschnittstelle zu importieren.
296

Statistik Standardauswertungen
Firmenumsatz Jahresübersicht
Hier sehen Sie Ihre Gesamt-Umsätze, gegliedert nach den einzelnen Jahren und Monaten.
297

Gewinn- und Verlustrechnung
Kosten- und Umsatzplanung resultieren in work … for all! in einer übersichtlichen GuV (Gewinn- und
Verlustrechnung). Diese zeigt jedoch nicht nur Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen), sondern
auch vorausschauend Bestellungen, Aufträge und Umsatzplanwerte.
Damit Sie diese Planung gut verstehen, wird in diesem Handbuchkapitel eine solche Planung von
„Null auf Hundert“ nachvollzogen.
Aufruf der Auswertung und Einstellungen
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist Bestandteil unserer Lösung „ERP office professional“ und ist im
Desktop unter etc. zu finden:
Die Auswertung hat einige Zusatzoptionen, die standardmäßig nicht eingeschaltet sind. Die
nachfolgenden Erklärungen gehen davon aus, dass alle Optionen gesetzt sind:
Ausgangslage
Es wird eine leere Datenbank ohne jegliche Belege benutzt, um den Datenfluss und die Auswertung
nachvollziehbar zu erklären. Rufen Sie die GuV auf, ist diese also zunächst leer:
298

Gewinn- und Verlustrechnung
Ausgangsrechnungen
Das ist der einfachste Fall: Sie schreiben eine Ausgangsrechnung (in diesem Fall € 10.000,- auf
Erlöskonto 8400), übernehmen diese ins Rechnungsausgangsbuch und sehen im Bereich
Umsatzplanung nun die Nettowerte im entsprechenden Monat und in der entsprechenden Erlöszeile:
Eingangsrechnungen
Das ist ähnlich einfach nachzuvollziehen: Sie erfassen eine Eingangsrechnung (in diesem Fall € 20.000,-
auf Kostenkonto 4801) und sehen im Bereich Kosten die Nettowerte im entsprechenden Monat und in
der entsprechenden Kostenzeile:
Im Bereich des Saldos sieht es demnach schlecht aus: Sie haben mehr Geld ausgegeben als
eingenommen.
Umsatzplanung (Aufträge)
Die Lage für die nächsten Monate kann sich verbessern, wenn Aufträge in Sicht sind. Im Beispiel wird
nun ein Auftrag über € 30.000,- für den April eingetragen. Dabei gilt das „ankommende Lieferdatum“
in der ersten Teilmaske der Auftragsbestätigung:
299

Gewinn- und Verlustrechnung
Kostenplanung (Bestellungen und Bedarf)
Den Kunden-Aufträgen stehen in der Regel auch Lieferanten-Bestellungen gegenüber. Diese
erscheinen im roten Teil der Auswertung und haben wiederum das geplante Liefer-/Leistungsdatum
als Basis (hier: eine Bestellung über € 5.000,- für den Mai):
Umsatz- und Kostenplanung nach Umsatzplan
Die bislang beschriebenen Vorgänge funktionieren gut und schön, sofern ein gesamter Auftrag oder
eine Bestellung fix für einen Termin geplant wird. Splittet sich dieser Auftrag jedoch in einzelne
Abschlagsrechnungen, funktioniert dies so nicht mehr.
Um dennoch zu Ihrem Ziel zu kommen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Tragen Sie in der Registerkarte Datei unter Generelle Einstellungen -> Werte folgenden neuen Schlüssel
ein:
Zwingende Umsatzplanung Wert1: -1
Zwingende Kostenplanung Wert1: -1
Nun achtet work … for all! darauf, dass die Umsatzplanung grundsätzlich beachtet wird und
geforderte Werte abgefragt werden. Die nachfolgende Meldung ist eine von mehreren Meldungen,
die in diesem Zusammenhang stehen:
300

Gewinn- und Verlustrechnung
Zum Splitten von Umsätzen ist die nachfolgende Maske, die Sie aus dem Auftrag heraus aufrufen
können, vorgesehen:
Bitte lesen Sie das Handbuchkapitel Zahlungstermine verwalten zur näheren Information. Im
abgebildeten Beispiel wurden € 40.000,- in drei Teilzahlungen verwaltet. Das Ergebnis für die GuV ist
hierbei folgendes:
301

Gewinn- und Verlustrechnung
Wurde die erste Teilrechnung geschrieben, muss diese manuell ausgeziffert werden, was ebenfalls
innerhalb der Zahlungsplan-Maske möglich ist:
Detail-Ansichten innerhalb der GuV
Im Bereich der Erlöse ist eine Detailansicht für jede einzelne Zeile möglich. Klicken Sie hierfür auf die
Schaltfläche im ersten Feld. Es erscheint dann eine weitere Auswertung als Tabellenblatt, dass Ihnen
die aktuelle Zeile einzeln nachweist:
1.
2.
3.
302

Liquiditätsplanung
Innerhalb des Controllings in work … for all! 10 gibt es die Möglichkeit der Liquiditätsplanung für das
jeweils folgende Jahr. Das Thema ist recht komplex, obwohl Wikipedia aktuell (Stand: August 2011)
nur eine einzige Zeile dazu sagt:
Ein Liquiditätsplan ist ein Teilbudget des Finanzplans, der alle ein- und ausgehenden Zahlungsströme
des Gesamtbudgets innerhalb der betreffenden Budgetperiode zusammenfasst, und die
Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen soll. Im Gegensatz zum Kapitalbedarfsplan ist der
Liquiditätsplan eine kurzfristige Planung für Zahlungsströme mit einem Prognosezeitraum von
weniger als einem Jahr.
Damit Sie die Zahlen verstehen, wird dieser Liquiditätsplan im Folgenden detailliert „von 0“
aufgebaut.
Start der Auswertung
Wählen Sie bitte als erstes aus dem Desktop, Unterpunkt „etc.“ das Unternehmenscontrolling aus.
Über die Tastenkombination STRG-Umschalttaste-U sind Sie schnell in der Maske, falls Sie das
tagtäglich tun.
Varianten und Optionen des Liquiditätsplans
Es sind zwei Varianten und mehrere Optionen möglich, die die Werte der Liquiditätsauswertung
beeinflussen:
Nähere Hinweise zu den Einstellungen an späterer Stelle, hier eine kurze Erklärung der Optionen:
„Standard“ oder
„Nach Sach- und Erlöskonten“
Die Standard-Variante des Liquiditätsplans berücksichtigt keine
Buchhaltungskonten – was in der Regel auch ausreichend sein
sollte. Die zweite Variante tut dies – wird allerdings in diesem
Infoblatt nicht erklärt.
303

Liquiditätsplanung
Aufträge/Umsatzplan Diese Option erlaubt es Ihnen, geplante Aufträge in der Liquidität
zu berücksichtigen.
Bestellwerte/Kostenplan Mit Hilfe dieser Option werden auch geplante Kosten, die über
eine Bestellung abgewickelt wurden, berücksichtigt.
Bedarfsanforderungen Die Vorstufe der Bestellung – Bedarfsanforderungen – kann in den
Liquiditätsplan integriert werden.
Fixwerte Über diese Option werden Mieten, Gehälter etc. berücksichtigt
(Kosten und Erlöse sind möglich)
Auftragsdetails anzeigen Die ersten drei Spalten der Tabelle lassen sich mit Details der
involvierten Bestellungen, Aufträge etc. füllen, wenn diese Option
gesetzt ist.
Der Zeitraum
Der Liquiditätsplan „schaut“ zeitlich immer genau ein Jahr nach vorne. Je weiter er nach vorne schaut,
desto ungenauer ist die Vorausschau.
Einstellungen
Kontostand und Kontokorrent
Bitte erfassen Sie grundsätzlich den aktuellen Kontostand (Saldo aller Bankkonten), um aufgrund
dieses Wertes aller weiteren Zahlen zu errechnen. Für die Planung können Sie außerdem Ihren
Kontokorrent angeben. Dieser wird als separate Zeile aufgeführt, damit Sie auch unabhängig von
diesem Wert und den damit verbundenen Kosten planen können. Nach der Eingabe der beiden Werte
(Kontostand 100.000,- € und Kontokorrent 200.000,- €) ergibt sich (Start Juli 2011) folgender
Liquiditätsplan:
304

Liquiditätsplanung
Offene Posten von Kunden
Das ist einfach zu verstehen: Sie schreiben dem Kunden IGENTA eine Rechnung über € 10.000,- und
finden nach Übergabe der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch diesen Betrag in der
Liquiditätsvorschau:
Selbstverständlich wird der Bruttobetrag veranschlagt, also 11.900,- €. Durch das Zahlungsziel (30
Tage) wird die Annahme der Zahlung in den Folgemonat verschoben. work … for all! sieht
grundsätzlich einmal das Gute im Kunden; nimmt als an, dass er pünktlich lt. Zahlungsziel zahlt. Tut er
das nicht (ist die Zeile also fällig), wird als neu erwartetes Zahlungsziel der aktuelle Monat
angenommen.
Anzeige der zugehörigen Offenen Posten im Einzelnen:
Im unteren Bereich der Tabelle werden die einzelnen Bestandteile des Liquiditätsplans noch einmal im
Detail aufgeführt. Links neben diesem Abschnitt finden Sie ein Plus-Zeichen, das per Klick diesen
Bereich aufklappt. Sie finden dann in diesem Fall jeden einzelnen Offenen Posten mit Kundenname,
Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und aktuell erwartetem Zahlungsdatum (wir nehmen immer das
Monats-Ultimo an).
Der Detailbereich und die Zeilen-Symbole
Im unteren Bereich werden die Zahlen der oberen Übersicht im Detail nachgewiesen.
Dieser Detailbereich ist beim Aktualisieren zunächst immer zugeklappt.
Zum Auf- und Zuklappen von Bereichen der Tabelle dienen die Symbole links neben der
Tabelle. Das Minus-Zeichen erlaubt das Verbergen von Zeilen, das Plus-Zeichen öffnet
alles wieder. Dabei zeigt dann eine Linie den Bereich an.
Die Köpfe der Zeilen zeigen ebenfalls Plus- und Minuszeichen sowie eventuell sogar
beides in einem. Hiermit gibt Ihnen work … for all! Hinweise auf die Art der Zeilen: Wird
die Zahl zur Liquidität hinzugezählt (Erlöse), wird sie abgezogen (Kosten), oder ist es eine
Summenzeile mit beiden Möglichkeiten (+/-).
305

Liquiditätsplanung
Vorsteuer/Umsatzsteuer
Ist im Bruttobetrag Umsatzsteuer enthalten, muss diese ja mit zeitlichem Abstand ans Finanzamt
abgeführt werden. Dies wird in der Zeile Vorsteuer/Umsatzsteuer aufgeführt und führt zum
entsprechenden Abzug in der Zeile Kontostand/Liquidität:
Offene Posten Lieferanten
Korrespondierend zu den eingehenden Zahlungen werden auf der Lieferantenseite entsprechende
negative Zahlungen errechnet. Bei der Vorsteuer umgekehrt – Sie erhalten ja Geld vom Finanzamt
zurück. Das sieht dann – bei einer im Juli erfassten (maßgeblich für Vorsteuerabzug)
Eingangsrechnung von € 500,- mit Zahlungsziel September – folgendermaßen aus:
Optional: Aufträge mit Umsatzplanung
Die erste optionale Betrachtung sind die geplanten Aufträge. Bitte lesen Sie die Erklärungen zur
verbindlichen Kosten- und Umsatzplanung im Kapitel Kosten- und Umsatzplanung. Berücksichtigen Sie
die dort vorgegebenen Regeln, werden sowohl auf Kosten-, als auch auf Erlösseite Ihre Aufträge und
Bestellungen grundsätzlich mit Datumswerten für die Zahlung versehen.
Hier zunächst das einfache Beispiel für die Liquidität: Ein Kunden-Auftrag mit einer Auftragssumme
von € 40.000,-, geplantes Liefer-/Leistungsdatum September, Zahlungsziel („erwartet“) Oktober:
306

Liquiditätsplanung
Anschließend ein komplizierterer Fall: Auftragssumme 40.000,-, zahlbar in drei Raten 40/30/30 zum
August/September/Oktober. Sie pflegen die Werte im Umsatzplan, aufrufbar innerhalb des
Auftrags/erste Teilmaske:
Lesen Sie bitte auch das separate Kapitel zum Thema „Kosten- und Umsatzplanung“, in dem dies
detailliert beschrieben wird. Das Ergebnis der Teilzahlungen stellt sich in der Liquiditätsvorschau wie
folgt dar:
Im Summen-/Saldenbereich erhalten Sie summierte Werte, im Detailbereich einzelne Zeilen je
Teilzahlung. Auch hier wird wieder das Zahlungsziel des Auftrags von 30 Tagen berücksichtigt.
Wird die erste Teilrechnung geschrieben, müssen Sie diese mit der geplanten Teilzahlung aus dem
Auftrag verrechnen. Das tun Sie in der Teilmaske Umsatzplanung, hier ordnen Sie die erstellte
Rechnung der Zeile zu:
307

Liquiditätsplanung
In der Liquiditätsvorschau verschwindet nun die geplante Teilzahlung, hierfür erscheint die Rechnung
als Offener Posten:
Optional: Bestellwerte/Kostenplan
Auch diese geplanten Kosten lassen sich in der Liquiditätsvorschau einblenden. Wie bei Aufträgen
sollten Sie auch hier den verbindlichen Kostenplan einschalten, damit die Mitarbeiter nicht an den
Planungen vorbei „einkaufen“ können (denn das ist ja letztlich die Bestellung).
Wichtig ist hierbei wiederum das geplante Lieferdatum, aus dem sich das Datum der voraussichtlichen
Eingangsrechnung ergibt. Teilzahlungen lassen sich – wie bei den Erlösen - auch hier abbilden.
Optional: Bedarfswerte
Die Bedarfsmeldung ist sozusagen „die hohe Kunst der Kostenplanung“. Der Unterschied zur
Bestellung ist folgender: das Kosten-Kind ist noch nicht in den Brunnen gefallen, man kann die Kosten
noch abwenden.
Beispiel: die Anschaffung von Investitionsgütern für die einzelnen Mitarbeiter. Diese melden zunächst
den Bedarf für einen neuen Laptop an, anschließend läuft das Genehmigungsverfahren. In diesem
Zeitraum lässt sich die Liquidität simulieren („Können wir die Anschaffung bezahlen?“), anschließend
geschieht die Bestellung und damit die verbindliche Kostenplanung, sofern das Lieferdatum feststeht.
Optional: Fixwerte
Auch zum Thema Fixwerte gibt es ein separates Kapitel im Handbuch. Zusammengefasst handelt es
sich um Fixkosten (Miete, Löhne/Gehälter etc.) und fixe Erlöse (z. B. Zinsen). Diese Kosten und Erträge
sind ja nicht durch Belege (Eingangsrechnungen etc.) nachgewiesen, die Werte würden Ihnen also
normalerweise fehlen.
Durch die Erfassung der Fixwerte stellt sich das Ganze nun aber folgendermaßen dar:
308

Liquiditätsplanung
Die negativen Werte sind Fixkosten, die positiven stellen fixe Erlöse dar – in diesem Fall
Zinseinnahmen. Der Summensaldo erscheint wie gewohnt im oberen Bereich der Tabelle.
Optional: Vorsteuer/Umsatzsteuer
Noch mal kurz zur Erinnerung: Vorsteuer ist die (Mehrwert-)Steuer, die man vom Finanzamt erhält,
wenn man etwas einkauft. Umsatzsteuer ist die Steuer, die man abführen muss, wenn man etwas
verkauft und die Mehrwertsteuer ausweist.
In beiden Fällen geschieht die Rückvergütung bzw. die Zahlung ans Finanzamt zeitversetzt zum 10.
des Folgemonats auf die Erklärung (die wiederum zum 10. des Folgemonats auf den Ein- oder Verkauf
eingereicht wird). Hier gibt es jedoch Abweichungen/Ausnahmen, insbesondere folgende: als
Unternehmen kann man einen Antrag auf Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Erklärung
geben. Das ist auch so üblich. Tut man dies nicht, wird die Umsatzsteuer bereits im Folgemonat auf
das Buchungsdatum fällig. In unserer Auswertung gehen wir davon aus, dass diese
Dauerfristverlängerung besteht.
Ebenfalls gehen wir davon aus, dass Vorsteuer-/Umsatzsteuer nach den sogenannten vereinbarten
Entgelten berechnet werden (und nicht nach den vereinnahmten Werten).
Diese Zahlen werden in der Liquiditätsvorschau folgendermaßen dargestellt:
Im abgebildeten Fall wird die Umsatzsteuer der im Juli geschriebenen Rechnung im September fällig.
309

Fixwerte pflegen
Der Begriff „Fixwerte“ ist nicht besonders schön und in Wikipedia auch bislang unbekannt. Gemeint
ist die Obermenge von fixen Kosten und fixen Einnahmen. Beispiele bei den Fixkosten sind gut
nachvollziehbar (die Miete oder Versicherungskosten, Löhne- und Gehälter etc.), aber auch bei den
Erlösen sind Fixwerte in der monatlichen BWA zu finden (z. B. Zinsen auf Festgeld).
Warum braucht work … for all! diese Zahlen?
Da work … for all! im Controlling nur auf Belegwerte (Eingangsrechnungen, Bestellungen,
Rechnungen etc.) zugreift, fehlen diese Zahlen in der monatlichen BWA. Über die Fixwerte lässt sich
das Problem lösen.
In diesem Kapitel wird die Pflege der Werte beschrieben.
Aufruf der Pflegemaske für Fixwerte
Wählen Sie bitte als erstes aus dem Desktop, Schaltfläche etc. das Unternehmenscontrolling aus.
Hier finden Sie den Aufruf. Es ist auch ein entsprechendes Recht vorhanden: Unternehmenscontrolling
nutzen.
Fixwerte pflegen
Normalerweise werden die fixen Jahreswerte planerisch im November/Dezember auf der Basis des
letzten Jahres erstellt. Damit hat man zu Beginn des Geschäftsjahres dann den Überblick über die
festen Kosten (ggf. Erlöse) des angehenden Jahres. Hier die Ansicht:
310

Fixwerte pflegen
Folgende Funktionen sind verfügbar:
Wiederkehrende Werte
Die beiden Schaltflächen erlauben Ihnen das Anlegen neuer
Zeilen in der Kosten- und in der Erlöstabelle.
Beachten Sie bitte, dass jede Zeile in jedem Geschäftsjahr
zunächst einmal eingeblendet ist, unabhängig von erfolgten
Einträgen. Dies hat natürlich auch den schönen Effekt, dass Sie
sich in den Folgejahren an die zu planenden Kosten erinnern.
In einer zukünftigen Version ist auch an das Kopieren von
Werten aus dem Vorjahr gedacht.
Die fixen Kosten und Erlöse sind in zwei unterschiedlichen
Tabellen im unteren Bereich abgebildet.
Um eine Kosten- oder Erlöszeile zu löschen, markieren Sie diese
zunächst durch Klick in ein beliebiges Feld. Das Löschen der Zeile
führt zum Löschen aller Werte dieser Kosten- oder Erlösart!
Der Zeitraum ist standardmäßig das aktuelle Geschäftsjahr. Sie
können über die grünen Pfeile ein Jahr vor- oder zurückblättern.
Haben Sie die Daten im Bereich der Tabelle geändert, müssen
Sie zunächst speichern, bevor das Wechseln des Zeitraums
möglich ist.
Die Breite der Spalten im unteren Bereich kann durch diese
Schaltflächen geändert werden.
Beim Export nach Excel werden zwei separate Tabellen erstellt.
Neben der Bezeichnung des Wertes lässt sich auch das
entsprechende Buchhaltungskonto pflegen.
Normalerweise ist das der richtige Weg, eventuell sind allerdings
planerisch auch zusammengefasste Werte sinnvoll, dann entfällt
dieses Konto.
Viele Fixkosten/-erlöse wiederholen sich monatlich. Um nicht zwölfmal den gleichen Wert eintragen
zu müssen, können Sie ähnlich wie in Excel einen eingegebenen Wert auf alle anderen Spalten durch
Drag-Drop übertragen.
Fassen Sie hierzu den Rand der eingegebenen Zelle und ziehen Sie ihn bis in die letzte Zelle:
1.
2.
311

Intrastat / Intrahandel
Der Intrahandel stellt den Warenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarkts dar und wird im
Rahmen der Außenhandelsstatistik erfasst. Die Erfassung erfolgt getrennt nach Eingang (Import) und
Versendung (Export).
Für Wirtschaftsbeteiligte gibt es die Pflicht, den Intrahandel an das Statistische Bundesamt zu melden
(sogenannte Instrastatmeldung).
Der Export der Intrastat-Datei erfolgt über die work…for all! –Statistik.
Weitere Informationen zum Thema Intrastat/Intrahandel finden Sie im Internet unter
www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/Internet/DE/Navigation/IntraExtrahandel/Intrahand
el/Intrahandel
Aufruf der Statistik
Der Aufruf der ERP-Statistiken geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf die Statistik-
Schaltfläche unter Sonstige.
Zusätzlich bieten wir auch eine Möglichkeit, die Statistik unabhängig von work … for all! zu
installieren – Sie können dann sehr schnell über ein Icon auf Ihrem Windows-Desktop starten.
Auswählen der Intrastat / Intrahandel-Statistik
Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü den Punkt Import/Export. Sie finden den Punkt im Bereich
Artikel.
Sie finden nun in der Menüleiste einen neuen Bereich mit dem Namen Intrastat. In diesem Bereich
befindet sich ein Button mit der Beschriftung Einstellungen.
Wenn Sie diesen Button betätigen, öffnet sich ein Eingabefenster, dass Sie auffordert, den Präfix für
die Intrastat-Datei einzugeben.
Sollten Sie bereits einen Intrastat-Lauf durchgeführt und dort bereits einen Präfix eingegeben haben,
dann wird dieser im Eingabefeld vorgeschlagen.
312

Intrastat / Intrahandel
Sie haben die Möglichkeit, Ihrer Intrastat-Exportdatei mit Daten aus 3 Varianten zu befüllen:
Wählen Sie die Option Import, werden alle Daten aller importierten Artikel verwendet. Beim Export
nach Lieferschein werden nur die Artikel verwendet, die Verwendung finden in Lieferscheinen, beim
Export nach Rechnungen werden alle in Rechnungen verwendeten Artikel berücksichtigt.
Wenn Sie exemplarisch Export nach Rechnungen wählen, wird die Statistiktabelle bei Ihnen einen
ähnlichen Inhalt haben.
Klicken Sie oben rechts auf Export starten, so wird Ihnen folgender Datei-Speichern-Dialog angezeigt:
Der Dateiname setzt sich zusammen aus dem von Ihnen gewählten Präfix, der Datumseingrenzung
(Datum von und Datum bis) sowie der aktuellen Uhrzeit. Diese XML-Datei wird nach einem Mausklick
auf Speichern im von Ihnen gewählten Verzeichnis abgelegt. Weitere Informationen zum Aufbau der
Datei entnehmen Sie bitte der Intrastat/Intrahandel-Dokumentation.
313

314

Tastenkürzel und Symbole
Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick!
Schreibtisch
F2 Liste Kunden
F3 Liste Lieferanten
F4 Liste Projekte
F5 Aktualisieren
F6 Liste Textbausteine
F7 Liste Artikel
F8 Liste Mitarbeiter
F9 Kalender
F10 Journal
F11 Rechnungseingangsbuch
F12 Rechnungsausgangsbuch
ESC Schreibtisch leeren
STRG + K Ebene Kunden
STRG + L Ebene Lieferanten
STRG + P Ebene Projekte
STRG + E Ebene ERP
STRG + F Ebene Firma
STRG + T Telefonmaske/Wahlhilfe
poin.t
software and electronic media GmbH
Bachstraße 6 · 50858 Köln
Tel. +49 (0) 221 - 94 86 23 - 0
Fax +49 (0) 221 - 94 86 23 - 11
info@work4all.de · www.work4all.de
Symbole und Erklärungen
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