Erste Schritte mit work ... for all! CRM | ERP

Erste Schritte
mit work ... for all!
CRM | ERP | Projekte
ERP-Zufriedenheit
1 Platz
bei Unternehmen bis 100 Mitarbeiter
Studie 2010

Inhalt
Vorwort 5
GRUNDLAGEN CRM 7
1. work ... for all! installieren und starten 8
2. Adressen und Kontakte erfassen 9
3. Adressen über Drag&Drop erfassen 11
4. Der Schreibtisch 12
5. Adressen oder Dokumente suchen 13
6. Telefonnotizen erstellen 14
7. Aufgaben erfassen und delegieren 15
8. E-Mails über work ... for all! versenden 16
9. E-Mails aus Outlook zuordnen 17
10. Briefe mit work ... for all! schreiben 18
11. Dokumente (per Drag&Drop) zuordnen 19
12. Besuchsberichte / Protokolle erstellen 20
13. Adressliste 22
14. Aktivitäten-Listen 23
15. Terminkalender 24
16. Journal 27
17. Superinfo: die elektronische Kundenakte 28
18. Statistik 29
19. Kunden- und Lieferantengruppen 30
20. Weitere Kundenmerkmale setzen mit Kategorien 31
21. Serien-E-Mail über den Aktionsassistenten 32
3

Inhalt
GRUNDLAGEN ERP 33
22. Kaufmännische Stammdaten 34
23. Artikel 35
24. Ein Angebot erstellen 39
25. Ein Angebot drucken oder als PDF versenden 42
26. Ein Angebot wandeln 44
27. Eine Rechnung erstellen 45
28. Das Rechnungsausgangsbuch 46
29. Offene Posten und Zahlungen 48
30. Bestellungen erfassen 49
31. Eingangsrechnungen erfassen/scannen 50
32. Lagerverwaltung 52
33. ERP-Statistik 55
GRUNDLAGEN PROJEKT 57
34. Neue Projekte anlegen 58
35. Projektverzeichnisse 61
36. Das Projekt auf dem Schreibtisch 63
37. Zuordnung von CRM/ERP-Objekten zum Projekt 65
38. Projektliste und Projektgruppen 66
39. Erfassung von Eigenleistungen 67
40. Erfassung von Fremdleistungen 70
41. Controlling 71
42. Vorgänge und Ressourcen 72
4

Vorwort
Vielen Dank, dass Sie sich für work … for all! entschieden haben oder über den Einsatz
unserer Unternehmenslösung nachdenken!
Natürlich sind die Prozesse in jedem Unternehmen extrem unterschiedlich und müssen auf die
jeweiligen Belange angepasst werden. Daher kann diese Broschüre nur einen kurzen Einblick in die
Handhabung von work … for all! für einige wenige Basisthemen vermitteln.
Sie erhalten eine Einführung in die drei großen Module:
CRM:
Stammdaten erfassen für Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner sowie dazu gehörende
Telefonnotizen, Briefe, E-Mails, Dokumentmanagement, Aufgaben, Auswertungen usw.
ERP:
Kaufmännische Stammdaten (z.B. Artikelpflege):
• Kaufmännischer Prozess auf Kundenebene: Angebote erstellen, Umwandlung in Rechnungen usw.
• Auf Lieferantenebene: Bestellungen und Eingangsrechnungen erfassen bzw. scannen
PROJEKT:
Projektmanagement für Kunden- oder interne Projekte
Weitere Informationen sowie umfangreiche Handbücher zu allen Modulen finden Sie im
Download-Bereich unserer Homepage www.work4all.de.
Für spezielle Themen steht unser Team mit einer kostenfreien Online-Präsentation zur Verfügung!
Tipp: Gehen Sie die einzelnen Schritte in der beschriebenen Reihenfolge durch. Die erfassten
Daten bauen aufeinander auf und korrespondieren mit den gezeigten Bildschirmen.
5

Erste Schritte
mit work ... for all!
CRM | ERP | Projekte
CRM

1. work ... for all! installieren und starten
Die Installation des Programmes geschieht in der Regel mit Hilfe eines Administrators.
Dieser richtet die Datenbank ein und registriert die Anwender. Sind diese Schritte erfolgt, muss an
Ihrem Arbeitsplatz unsere so genannte Arbeitsplatzinstallation erfolgen. Möchten Sie dies selbst
tun, wählen Sie die für Ihr Betriebssystem passende Version von work ... for all! und folgen Sie den
einzelnen Installationsschritten unter www.work4all.de/downloads/installieren.html.
Danach startet das Programm automatisch (für den späteren Start finden Sie natürlich eine
Verknüpfung auf dem Desktop). Es erscheint ein Assistent, mit dessen Hilfe Sie den Zugang zu
Ihren eigenen Kundendaten im Netz oder zu unseren Beispieldaten im Internet einstellen können:
8
Update
Nach dem Abschluss der Konfiguration
gelangen Sie in die Anmeldemaske von
work … for all!
Geben Sie nun Benutzer und Passwort ein,
so, wie es Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt
hat. Danach klicken Sie auf Start.
work ... for all! benutzt die so genannte
ClickOnce-Technologie, um über eine
bestehende Internetverbindung Ihr Programm
immer up to date zu halten. Das nebenstehende
Symbol erscheint, wenn ein Update
verfügbar ist.
Falls Sie mit einer Probeversion arbeiten: Ihre Probeversion greift standardmäßig auf
unsere Datenbank im Internet zu. Dieser Online-Zugang ist (abhängig von der aktuellen
Leitungsqualität) eventuell langsamer als der Zugriff auf eine eigene Datenbank.

2. Adressen und Kontakte erfassen
Nach dem Programmstart erscheint der so genannte Schreibtisch von work … for all! Dieser ist der
Dreh- und Angelpunkt aller nachfolgenden Aktionen. Zum besseren Verständnis der Programmlogik
sollten Sie zunächst einen Testkunden anlegen, für den Sie anschließend auch Briefe und E-Mails
schreiben, Dokumente zuordnen oder Besuchsberichte erstellen.
Neu
Klicken sie auf das Plus-Symbol,
um einen neuen Kunden anzulegen.
Es öffnet sich eine Maske mit verschiedensten Adressfeldern, die Sie bitte im ersten Schritt so
sorgfältig wie möglich ausfüllen. Für alle folgenden Aktivitäten werden Sie diese Daten verwenden.
Nicht alle Daten, die man zum Kunden erfassen kann, werden in dieser Broschüre erklärt. Die einzelnen
Registerkarten helfen Ihnen dabei, die gewünschten Daten schnell zu finden. Nachfolgend die
Erklärungen zu den wichtigsten Feldern. Im Kapitel „Weitere Kundenmerkmale setzen mit Kategorien“
lernen Sie zusätzliche Felder kennen, die Ihnen bei Ihrer Vertriebs- und Marketingarbeit helfen.
Die Firmenbezeichnung hat drei Zeilen, in die
Sie wirklich nur den Firmennamen eintragen
sollten. Keine Ansprechpartner, keine Abteilungen.
Die Kurzbezeichnung wird automatisch
ausgefüllt, kann aber natürlich bei Bedarf
manuell angepasst werden. Sie wird später in
der Adressliste angezeigt. Daher sollte sie
grundsätzlich aussagekräftig sein.
Die Adressdaten erscheinen so in Ihrer
Korrespondenz, wie sie hier erfasst werden.
Zum Ausfüllen der einzelnen Felder klicken
Sie einfach hinein, oder Sie bewegen sich mit
der TAB-Taste von einem Feld zum anderen.
Die Eingabe der Postleitzahl füllt automatisch
den Ort aus, wenn die Postleitzahlen-Tabelle
installiert wurde.
9
CRM

2. Adressen und Kontakte erfassen
Sie kehren nach dem Speichern automatisch zum Schreibtisch zurück – nun aber mit der neuen,
geöffneten Adresse. Über das Plus-Symbol in der Adressleiste auf dem Schreibtisch gelangen Sie in
die Maske zum Anlegen eines Ansprechpartners:
10
Speichern
Die Gruppe ist ein wichtiges Merkmal zum
Strukturieren Ihrer Adressen. Achten Sie auch
hier von Beginn an auf die richtige Zuordnung,
indem Sie eine Gruppe aus der Liste hinter
dem gleichnamigen Feld wählen.
Im zweiten Abschnitt geben Sie die
kommunikativen Daten ein. Falls Sie im Team
arbeiten, sollten Sie sich auf eine einheitliche
Formatierung der Telefonnummern einigen.
Wenn Sie möchten, erledigt work ... for all!
das für Sie!
Wechseln Sie anschließend die Registerkarte
und tragen Sie einige Zeilen in das große
Notizfeld ein.
Wurden alle Felder ausgefüllt, speichern Sie
den Kunden/Interessenten ab.
Bitte erfassen Sie nacheinander zwei Ansprechpartner
mit Vorname, Name, E-Mail-Adresse
und Telefon-Durchwahl und speichern Sie anschließend
die Daten.
Tipp! Kunden oder Ansprechpartnerdaten ändern:
Zum Ändern der soeben erfassten Daten führen Sie bitte einen Doppelklick auf die Adresse
oder den Ansprechpartner auf dem Schreibtisch aus. Die Maske zum Bearbeiten öffnet sich
automatisch.

1
3. Adressen über Drag&Drop erfassen
Adressen lassen sich auch ganz komfortabel per Drag&Drop z.B. aus dem Impressum einer Internetseite
erfassen. Die Adresse muss lediglich in zusammenhängender Textform vorliegen.
Neu
Impressum
igenta gmbH
Stollstraße 128 | D-50858 Köln
Fon: +49 - 221 - 94 86 23 - 0 | Fax: +49 - 221 - 94 86 23 - 11
E-Mail: info@igenta.de
Geschäftsführer: Manfred Becker
Amtsgericht Köln | HRB 20577
Impressum - igenta gmbh, Köln
Favoriten Impressum
Impressum
Klicken sie in work ... for all! auf das Plus-
Symbol, um einen neuen Kunden anzulegen.
Wechseln Sie in Ihrem Browser zum Impressum
der Internetseite der Firma, die Sie anlegen
möchten. Markieren Sie die Adresse, idealerweise
beginnend mit dem Firmennamen.
Ziehen Sie den Textabschnitt hin zu
work ... for all! Falls Ihr Bildschirm groß genug
ist und Sie beide Anwendungen sehen, ist dies
einfach. Falls Sie work ... for all! im Vollbildmodus
gestartet haben, ziehen Sie den
Mauszeiger auf unseren Eintrag in der
Windows-Taskleiste. Halten Sie die Maustaste
gedrückt − work ... for all! erscheint nun im
Vordergrund und Sie können den Vorgang
abschließen.
http://www.igenta.de/impressum Google
igenta gmbH
Stollstraße 128 | D-50858 Köln
Fon: +49 - 221 - 94 86 23 - 0
Fax: +49 - 221 - 94 86 23 - 11
E-Mail: info@igenta.de
Geschäftsführer: Manfred Becker
Amtsgericht Köln | HRB 20577
USt-IdNr: DE 123483868
2
Firma
Straße
PLZ/Ort
Telefon
Speichern und schließen
igenta gmbh
Stollstraße 128
50858 Köln
+49-221-948623-0
3
11
CRM

4. Der Schreibtisch
Sie haben nun eine Adresse angelegt. Diese ist jetzt wie eine leere Kundenakte im Schreibtisch
geöffnet. Sie sehen (je nach Einstellung) die Stammdaten des Kunden (Adresse, Ansprechpartner
usw.) und die Infofenster mit den Aktivitäten (Telefonate, Termine, E-Mails usw.) Diese lassen sich
individuell in Größe und Darstellung verändern oder auch aus- oder einblenden:
12
Tipp: Die meisten Schaltflächen unseres Programms
haben ausführliche Informationen hinterlegt, wenn Sie den
Mauszeiger darauf nur einen Moment ruhig halten.
So lassen sich viele Funktionen sehr intuitiv „erforschen“.

5. Adressen oder Dokumente suchen
Suchen von Adressen oder Personen
Die Suche nach Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartnern ist denkbar einfach. Egal wo auf dem
Schreibtisch Sie sich gerade befinden, tippen Sie einfach die ersten Zeichen der gesuchten Firma
oder des gesuchten Nachnamens, z.B. poin oder Meie, ein. Der Suchbegriff erscheint im Schnellsuch-Feld
oben rechts. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Das Finden der gewünschten Adresse mit
der Auto-Vervollständigen-Funktion:
Sie kennen die Funktion Auto-Vervollständigen sicher
von Google , je mehr Zeichen eines Suchbegriffs Sie
eingeben, desto enger wird die Suche eingegrenzt.
Genauso funktioniert auch das Auto-Vervollständigen
in work ... for all! Probieren Sie es einfach aus! Die
Auswahl erfolgt per Mausklick oder Cursortasten.
Achtung: work ... for all! durchsucht auf diesem
Wege nur die Ebene, auf der Sie sich gerade befinden
(Kunden, Lieferanten oder Projekte).
2. Die Standardsuche auf allen Ebenen
Tippen Sie die ersten Zeichen Ihres Suchbegriffs und
drücken Sie die Enter-Taste. Nun sucht work ... for all!
sowohl in den Kunden-, Lieferanten- als auch in den
Projekt-Daten nach der gesuchten Zeichenfolge. Das
Suchergebnis erscheint in einer Liste. Den gefundenen
Kunden oder Lieferanten öffnen Sie einfach per Maus-
klick auf den entsprechenden Eintrag. Zum Schließen
der Liste klicken Sie irgendwo auf den Bildschirm oder
auf das rote Kreuz oben rechts im Suchfeld.
Als Suchbegriffe sind fast alle denkbaren Felder der Adressdaten einstellbar: E-Mail-Adresse, Ort,
Straße, Telefon und vieles mehr. Falls Sie einen Teil eines Begriffes suchen, geben Sie zusätzlich ein
Sternchen vor dem Suchbegriff ein („*eier“ sucht „Meier“).
Suchen von Dokumenten
Die Suche nach Dokumenten wird über die Lupe gestartet. Auch diese Suche ist konfigurierbar.
work ... for all! sucht standardmäßig in den Titelzeilen der Dokumente, Telefonate usw. von Kunden
oder Lieferanten oder deren Ansprechpartnern.
13
CRM

6. Telefonnotizen erstellen
Wenn Sie Telefonate sorgfältig dokumentieren, kann jeder Kollege den Inhalt dieser Telefonate
sehen, sofern er die Rechte dazu hat. Dies ist vor allem in Vertretungsfällen von großer Bedeutung.
Aber auch Sie profitieren von Gesprächsprotokollen, wenn z.B. Ihre Kunden nach einigen Wochen
erzählen: „Aber Sie haben doch letzte Woche gesagt…“. Vereinbarungen können unmittelbar
während des Telefonats erfasst und jederzeit nachgelesen werden.
Zum Erstellen eines neuen Telefonats klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Telefonate:
Es öffnet sich die Maske Telefonat, in die Sie all Ihre Informationen eintragen.
Hier einige Hinweise zu den Daten:
• Kunde und ggf. Ansprechpartner sind bereits zugeordnet, wenn Sie die Maske öffnen.
Zusätzlich lässt sich ein Projekt zuordnen, falls Sie dieses Modul von work ... for all! besitzen.
• Das Thema kann klassifiziert werden und so zu einer entsprechenden Statistik führen.
• Die Benachrichtigung ist eine schöne Funktion, wenn sie Ihre Kollegen per E-Mail über den Inhalt
eines Telefonats unterrichten möchten.
• Mit einem Klick auf den Speichern-Button speichern Sie Ihre Eingaben ab.
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7. Aufgaben erfassen und delegieren
Um die Vielfalt an Tätigkeiten für Sie und Ihre Kollegen besser zu koordinieren, ist das Erfassen von
Aufgaben sinnvoll. Damit behalten Sie nicht nur die eigenen „ToDo’s“ im Blick, sondern auch an
Ihre Kollegen delegierte Aufgaben.
Zum Erstellen einer neuen Aufgabe klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Aufgaben.
Dieser Vorgang ist fast identisch mit dem Erfassen einer Telefonnotiz, deshalb werden nachfolgend
nur die wesentlichen Unterschiede erklärt:
Tipp: work … for all! zeigt Ihnen offene
Aufgaben jederzeit in der Tagesinformation
auf dem Schreibtisch – per Klick sind Sie
dann schon in der Bearbeitung.
Zuordnung zum Mitarbeiter:
Zunächst wird auf der linken Bildschirmseite
der Name desjenigen Mitarbeiters ausgewählt,
der die Aufgabe erledigen soll. Damit die Aufgabe
eindeutig zugeordnet wird, kann immer
nur eine Person ausgewählt werden! Standardmäßig
ist der eigene Name vorgegeben.
Status:
Vergeben Sie Ihrer Aufgabe einen Status
mittels Ampelfunktion und setzen Sie ggf. eine
Priorität. Diese Status-Informationen sind Ihnen
vielleicht aus Outlook-Aufgaben bekannt.
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CRM

8. E-Mails über work ... for all! versenden
Das Versenden von E-Mails über Microsoft ® Office Outlook ®
oder ein anderes E-Mail-Programm ist
sicher nichts Neues für Sie. Wir haben daher das Rad auch nicht neu erfunden, sondern uns an bestehenden
Standards orientiert.
Das Besondere beim Versenden von E-Mails über work … for all! ist, dass die Nachricht gleich
beim Kunden oder Ansprechpartner gespeichert wird. Sie werden direkt auf dem Schreibtisch im
dazu gehörenden Infofenster aufgelistet.
Beim Versenden wird automatisch die E-Mail-Adresse benutzt, die beim Kunden oder
Ansprechpartner hinterlegt ist. Wie immer, klicken Sie im Infofenster E-Mail auf das Plus-Symbol.
Die Signatur Ihres Unternehmens wird hinterlegt, verschiedene Formatierungsmöglichkeiten stehen
standardmäßig zur Verfügung. Darüber hinaus haben Sie auch an dieser Stelle noch die Möglichkeit,
diese Nachricht weiteren Personen oder Institutionen zuzuordnen bzw. weitere E-Mail-Adressen
in den Verteiler aufzunehmen.
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Tipp: Beachten Sie unsere Suche im Namensfeld:
work … for all! sucht nicht nur in den E-Mail-Adressen,
sondern auch im Vornamen oder in der Firmenadresse.
Auch die Suche innerhalb des Namens ist voreingestellt!

9. E-Mails aus Outlook zuordnen
Für ausgehende E-Mails bieten wir eine komfortable Maske, aber viele Anwender haben sich natürlich
längst an Microsoft ® Office Outlook ® oder David ® von Tobit.Software gewöhnt und können
sich nur schwer umstellen.
Kein Problem! Ziehen Sie Ihre aus- oder eingehenden E-Mails einfach per Drag-Drop auf den
Schreibtisch von work ... for all!.
Aufgrund der Absenderadresse weiß work ... for all!, bei welchem Kunden die Zuordnung
geschehen soll. Zur Kontrolle oder Korrektur der Zuordnung erscheint dabei folgender Bildschirm:
Das war’s! Die ein- oder ausgehende E-Mail und die dazugehörigen Anhänge sind archiviert und
stehen Ihnen und Ihren Kollegen im Schreibtisch von work ... for all! zur Verfügung.
Beachten Sie: Falls Sie David ® von Tobit.Software als E-Mail-Pro-
gramm benutzen, geschieht die Zuordnung von E-Mails mittels rechter
Maustaste innerhalb David ® . Drag-Drop ist hier nicht möglich.
17
CRM

10. Briefe mit work ... for all! schreiben
Trotz vielfältiger moderner Kommunikationsmittel werden Sie ohne komfortable Textverarbeitung
nicht auskommen. Auch an dieser Stelle setzen wir auf die Integration von Microsoft ® Office Word ® .
So können Sie Ihre Dokumente im gewohnten Textverarbeitungsprogramm über work … for all!
erstellen, und haben den Vorteil, dass Sie sich um Dateinamen und Ordner keine Gedanken
machen müssen. Der Dateiname wird automatisch vergeben und bei dem Kunden, Lieferanten
oder Ansprechpartner gespeichert, bei dem das Dokument erstellt wurde.
Um einen Brief zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Briefe.
Im linken Bildschirmbereich wählen Sie die für Sie angefertigten Vorlagen, mit Firmenlogo und
allem was dazu gehört, aus. Anschließend tragen Sie nur noch ein paar Stichwörter ins Inhaltsfeld
ein, damit Sie später entsprechend nach diesem Dokument suchen können.
Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, und der Brief wird automatisch mit Anschrift und allen
übrigen erforderlichen Daten aus der Vorlage in Microsoft ® Office Word erzeugt.
Sie vervollständigen Ihren Brief wie gewohnt und drucken ihn auch hier aus. Natürlich stehen dabei
alle Microsoft ® Office Word-Funktionalitäten zur Verfügung.
18

11. Dokumente (per Drag&Drop) zuordnen
Werden Ihnen häufiger Dateien zugemailt oder per Post geschickt, die Sie nach längerer Zeit nicht
so leicht wiederfinden? Benutzen Sie dafür einfach das Ablagesystem von work … for all!
Scans oder andere Dokumente, egal in welchem Format, können Kunden, Lieferanten oder deren
Ansprechpartnern zugeordnet werden.
In den Infofenstern Briefe und Dokumente gibt es dieses Symbol zum Zuordnen von
Dateien. Dabei spielt das Format keine Rolle. Klicken Sie darauf, öffnet sich diese Maske:
Kaum haben Sie die Quelldatei über die oben markierte Schaltfläche von Ihrem Rechner zugeordnet,
erhält die Zieldatei automatisch einen Namen, der intern in work … for all! verwaltet wird. Bitte
geben Sie dem Dokument im Feld Betreff zusätzlich einen aussagekräftigen Namen, der später im
Infofenster angezeigt wird. Wenn Sie nun speichern, wird das zugeordnete Dokument im jeweiligen
Infofenster angezeigt und ist ab sofort hier archiviert.
Beachten Sie...
... dass Sie Dokumente auch per Drag&Drop
bequem von Ihrem Desktop auf das Infofenster
ziehen und dort speichern können. Der Dateiname
wird automatisch in den Betreff aufgenommen.
19
CRM

12. Besuchsberichte / Protokolle erstellen
Besuchsberichte sind für Firmen mit Außendienstmitarbeitern eine effektive Sache:
Die Informationen des Kundengesprächs sind für den Innendienst verfügbar, und Aufgaben können
im Zusammenhang mit dem Besuchsbericht delegiert werden. work ...for all! bietet Ihnen zwei
Möglichkeiten zur Erstellung eines Besuchsberichts: Über eine vordefinierte Eingabemaske, die im
Nachhinein auch Auswertungen zulässt oder über ein gewöhnliches Word-Dokument, in das Sie
Ihren Bericht schreiben. Wir erläutern nachfolgend die standardisierte Form über die Eingabemaske.
Zum Erstellen eines Besuchsberichts klicken Sie auf das Plus-Symbol im Infofenster Besuchsbericht.
Wählen Sie Eingabemaske aus diesem Menü:
Es öffnet sich das erste Register der Maske Besuchsbericht, in dem Sie allgemeine Informationen
erfassen. Auf der linken Seite wählen Sie aus der Mitarbeiterliste Personen aus, die beim Meeting
oder Kundenbesuch teilgenommen haben. Standardmäßig werden die zuletzt verwendeten Namen
angezeigt. Die Felder im rechten Bereich sind ähnlich denen in anderen Masken.
20

12. Besuchsberichte / Protokolle erstellen
Gesprächspunkte
Klicken Sie auf die nächste Registerkarte, um die einzelnen Gesprächspunkte anzulegen:
Mit einem Klick auf Neuer Gesprächspunkt legen Sie nacheinander die besprochenen Punkte mit
einem vordefinierten Thema an. Im unteren Bereich der Maske tragen Sie noch den Inhalt und/oder
ggf. eine Vereinbarung in die Felder ein.
Alle drei Felder können vordefinierte Einträge oder Textbausteine enthalten. Wiederholen sich
ähnliche Besuchsberichte, so speichern Sie diese einfach als Vorlage ab.
Aufgaben zum Besuchsbericht
Zum Besuchsbericht lassen sich beliebig viele Aufgaben erfassen. Tun Sie dies entweder
im unteren Bereich des jeweiligen Gesprächspunktes (damit entsteht eine Verknüpfung)
oder über die Kopfleiste. Die dritte Registerkarte gibt Ihnen dann eine komplette
Übersicht über alle mit dem Besuch verbundenen Aufgaben und Vereinbarungen:
Aufgabe
21
CRM

13. Adressliste
Kunden- und Lieferantenadressen lassen sich in einer
übersichtlichen Liste darstellen.
Im linken Bereich lassen sich die Adressen nach Gruppen filtern. Standardmäßig steht die Auswahl
auf Alle. Außer dieser Filtermöglichkeit steht wie in jedem Kundenregister eine alphabetische
Anzeige zur Verfügung. Klicken Sie einen Kunden in der Liste an, erscheint im unteren Bereich die
dazu gehörende Ansprechpartner-Liste.
Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus
über die Symbole, so erscheinen so genannte Tooltipps mit Erläuterungen. Die Verwaltung von
Kategorien (weitere Kundenmerkmale) wird in dieser Broschüre separat erklärt.
22
Telefonwahl: Falls Ihre Telefonanlage in Ihr Netzwerk integriert ist,
dient die abgebildete Schaltfläche dazu, die Telefonwahl zu starten.
Auch eingehende Telefonate werden erkannt und führen dazu, dass
der Kunde sofort angezeigt wird, wenn Ihre Anlage dies unterstützt.
Kundenliste Lieferantenliste
+49-221-94862-0
Kontakt anrufen

14. Aktivitäten-Listen
Standardmäßig werden alle Aktivitäten (Telefonate, Briefe, etc.) in work ... for all! im Schreibtisch auf
den aktuell ausgewählten Kunden, Lieferanten oder das Projekt gefiltert. Manchmal ist jedoch eine
Anzeige in Listenform für Ihre Arbeit effektiver. Drei Beispiele:
• Alle Telefonate eines Tages von allen Mitarbeitern mit allen Kunden zeigen.
• Alle offenen Aufgaben in Form einer Liste anzeigen.
• Alle Briefe zum Thema „Messe-Einladung“ anzeigen.
Dies lässt sich mit Hilfe unserer Aktivitäten-Listen bewerkstelligen. Klicken Sie zunächst im Schreibtisch
auf die Titelzeile eines beliebigen Infofensters, z.B. Aufgaben.
Es erscheint die Liste aller Aufgaben des aktuellen Kunden.
Nun können Sie von dieser Stelle aus beliebig navigieren/filtern:
• Filtern auf einen einzelnen Mitarbeiter
• Filtern auf einen einzelnen Kunden oder Aufheben dieses Filters
• Filtern auf unerledigte/delegierte/ungelesene Aufgaben.
Neben dem Anlegen neuer Aufgaben sowie dem Öffnen und Löschen bestehender Aufgaben lässt
sich in der Liste auch der Status von „Unerledigt“ auf „Erledigt“ oder von „Gelesen“ auf „Ungelesen“
setzen bzw. zurücksetzen.
23
CRM

15. Der Terminkalender
work ... for all! stellt mehrere übersichtliche Kalender zur Verfügung. Die Aufgaben und Termine
des Terminkalenders sind natürlich die gleichen, die Sie auch in den Infofenstern beim Kunden sehen.
Folgende Kalender-Varianten können genutzt werden:
• Der Terminkalender (mit Gruppendarstellung)
• Der Urlaubskalender
• Der Interessenten-Kalender
• Der Laufkalender
Direkt von der Symbolleiste des Schreibtischs rufen Sie den Kalender auf.
Der Gruppen-Terminkalender beinhaltet die meisten Informationen.
Wie üblich, können Sie am linken Bildschirmrand Personen auswählen, für die Kalenderseiten
angezeigt werden sollen. Die Funktionen in der Symbolleiste sprechen für sich. Bitte probieren Sie
die verschiedenen Schaltflächen einfach aus!
24
Synchronisation mit Outlook ® oder David ® : Alle Termindaten
lassen sich auf Wunsch mit Ihrem persönlichen Kalender aus Outlook ®
oder David ® synchronisieren. Klicken Sie, um den Assistenten zu starten.
Synchronisieren

16. Das Journal
Das Journal hilft Ihnen, am Ende des Tages alle Aktivitäten anzuzeigen, die in Ihrem Unternehmen
stattgefunden haben. Hier werden alle Termine, Aufgaben, Angebote usw. in chronologischer oder
individuell definierter Form protokolliert. Die Zeiträume sind dabei flexibel.
Rufen Sie das Journal innerhalb des Schreibtischs in der Gruppe Sonstige auf:
Es erscheint die Standard-Einstellung Heutige Einträge von allen:
Klicken Sie eine einzelne Zeile an, werden im unteren Bereich Details des Eintrags gezeigt.
Also der Kunde und die Uhrzeit einer versandten E-Mail oder der Mitarbeiter, der die E-Mail
verfasst hat. Über die Filtermöglichkeiten in der Kopfleiste lassen sich sehr schnell Aktivitäten-Listen
für Zeiträume oder einzelne Mitarbeiter erstellen. Ein Excel-Export ist auf Knopfdruck möglich.
25
CRM

17. Superinfo: die elektronische Kundenakte
Integriertes Arbeiten mit work … for all! versetzt Sie in die Lage, alle
Daten zu einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Projekt zentral
und in chronologischer Reihenfolge abzurufen. In unserem Programm
heißt die entsprechende Funktion Superinfo und ist bei geöffneter
Kundenakte auf dem Schreibtisch unter Sonstige zu finden:
Mit nur einem Klick stellt work ... for all! Ihnen alle Daten des Kunden
in Form einer Karteikarte übersichtlich zusammen:
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Kunden-Infoblatt
Adressdaten und Allgemeines
Adresse Notiz Kategorien
IGENTA
Agentur für Akquisition e.K.
Stollstraße 12
50858 Köln
Tel.:+49-89-899650-0
Fax.:+49-89-89965-011
www.igenta.de
info@igenta.de
Erstkontakt: 07.04.2005
Letzter Kontakt: 28.01.2010 16:17:09 Melanie
Zahlungsbedingungen:
14 Tage netto.
0 Skonto mit 0 Tagen.
IGENTA beschäftigt 23 Mitarbeiter im Inland,
15 im Ausland.
Beziehung zu poin.t
Interessent
Firmengröße
21-150 Mitarbeiter
Halbjahres-Update
Handbuch ERP
Technik/System
SQL-Server mit dbselect20
Crystal Reports 10
Abteilungen und Ansprechpartner
Name Abteilung/Funktion DW Fax E-Mail/Mobil Kategorien
Herr Otto Albrecht IT 33 albrecht@igenta.de Weihnachtsgeschenk
Weinflasche
Frau Anna Bach Buchhaltung 30 bach@igenta.de
Frau Margret Schmitz Geschäftsführung 10 schmitz@igenta.de Weihnachtsgeschenk
Weinflasche
Newsletter
Per E-Mail
Kontaktdaten
Datum/Uhrzeit Art Notiz An
15.01.2010 09:20 Telefonat Neuer Interessent mit folgenden Anforderungen:
Anna Bach
- 30 Mitarbeiter
- 12 Innendienst, Rest Außendienst
- SQL-Server
18.01.2010 12:42 Aufgabe - Kick-Off zur Installation von work … for all!
- Update von Version 9.0 auf Version 10.0
- Anforderungen der Anwender
Margret Schmitz
28.02.2010 12:44 Brief/E-Mail Erste Schritte work … for all! CRM und ERP Anna Bach
15.04.2010 12:51 Aufgabe Bittet um Rückruf – hat weitere Lizenz gekauft und möchte
weiteren Arbeitsplatz einrichten.
Otto Albrecht

18. Statistik
Statistische Dinge lassen sich ja in der Regel nur dann abrufen, wenn es auch etwas zu zählen gibt.
Im CRM-Bereich sind kaufmännische Daten normalerweise nicht verfügbar, deshalb gilt diese Seite
nur für folgende Kunden von work … for all!:
• Kunden, die unsere ERP-Module nutzen und damit Rechnungen, Angebote, Lieferscheine schreiben.
• Kunden, die dafür sorgen, dass die kaufmännischen Basisdaten (Rechnungen und Positionen)
über eine Schnittstelle (z.B. über BizTalk von Microsoft ® ) zur Verfügung stehen.
Bitte rufen Sie die Statistik auf dem Schreibtisch über die nebenstehende
Schaltfläche auf und wählen Sie aus den für Ihre Version verfügbaren
Statistiken aus. Aktuell (Stand Januar 2013) sind folgende Auswertungen
verfügbar:
CRM
ERP
(Weitere Informationen in Kapitel 33)
PROJEKT
(Weitere Informationen in Kapitel 41)
Alle Auswertungen lassen sich auf Knopfdruck nach Microsoft ® Office Excel ® transferieren, wo
dann eine grafische Aufbereitung möglich ist.
27
CRM

19. Kunden- und Lieferantengruppen
Kunden- und Lieferantengruppen lassen sich anschaulich in einer Baumstruktur abbilden:
Kunden: Lieferanten:
Sie sehen in der Abbildung unsere eigene Gruppenstruktur (links Kunden, rechts Lieferanten).
Wir haben uns bei den Kunden für eine ABC-Klassifizierung entschieden, was natürlich besonders
bei vertriebsorientierten Firmen sinnvoll ist. An dieser Stelle lassen sich aber auch Branchen,
Zuordnungen zu Außendienstlern, Produktzuordnungen und vieles andere mehr abbilden.
Als Anwender lassen sich mit einer solchen Gruppenstruktur die Kunden sehr einfach filtern und
zum Beispiel für Serienbriefe benutzen.
28
Klicken Sie in der Kunden- oder Lieferantenliste
auf die Schaltfläche Gruppenpflege, um
Ihr eigenes Gruppensystem aufzubauen.
Es sind drei Funktionen für das Anlegen, das
Umbenennen und das Löschen von Gruppennamen
verfügbar.
Über die Pfeile lässt sich die Reihenfolge der
Gruppen sowie die jeweilige Hierarchie-Ebene
festlegen.

20. Weitere Kundenmerkmale setzen mit Kategorien
Kategorien sind wichtig für Marketing-Aktionen. Was unterscheidet Kategorien von Gruppen?
• Kategorien können, im Gegensatz zu Gruppen, mehrfach vergeben werden.
• Kategorien können sowohl Firmen als auch Personen zugeordnet werden.
Firmen- oder Personenkategorien?
Sinnvolle Beispiele für Firmenkategorien sind beispielsweise Branche oder Firmengröße, also
Merkmale, die die ganze Firma betreffen.
Personenkategorien betreffen nur einzelne Ansprechpartner einer Firma, wie zum Beispiel die
Merkmale Weihnachtsgeschenk und Newsletter. Richten Sie zunächst die Oberkategorie
Weihnachten ein und dann die Kategorien der einzelnen Geschenke. Auf diese Weise ist nachvollziehbar,
welcher Ansprechpartner eines Kunden mit welchem Geschenk bedacht werden soll.
Ähnlich ist die Oberkategorie Newsletter. Definieren Sie mittels der Unterkategorien Hauszeitschrift
und Newsletter per E-Mail, welcher Ansprechpartner welche Form des Newsletters erhalten soll.
Tipp: Durch die Einteilung in Ober- und Unterkategorien behalten Sie auch bei vielen Kategorien
den Überblick!
Die Pflege der Kategorien geschieht innerhalb der Kunden- oder Lieferantenliste.
Es stehen mehrere Funktionen zur Verfügung:
Ein Beispiel für die Verwendung von Kategorien finden Sie auf Seite 30 im
Kapitel „Serienbriefe über den Aktionsassistenten schreiben“.
29
CRM

21. Serien-E-Mail über den Aktions-Assistenten
Sie erstellen eine Serien-E-Mail genauso wie eine Einzel-E-Mail: Wählen Sie zunächst einen einzelnen
Kunden oder Lieferanten aus, bei dem diese Serien-E-Mail gespeichert werden soll. Falls Sie die
Speicherung bei keinem Ihrer Kunden sinnvoll finden, legen Sie sich selbst als „Kunde“ an und verwalten
das Objekt dort.
Klicken Sie also im Infofenster E-Mail auf das Plus-Symbol. Es erscheint die bekannte E-Mail-Maske,
in der Sie den Betreff, den Text und ggf. den Anhang erstellen.
Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten
Zuerst entscheiden Sie, ob Sie eine personalisierte Serien-E-Mail schreiben wollen
(Sehr geehrter Herr Meier) oder ob die Anrede in Ihrer Serien-E-Mail allgemein gehalten werden soll
(Sehr geehrte Damen und Herren).
Für eine personalisierte Serien-E-Mail fügen Sie die Adressen bitte im An-Feld ein. Wenn Sie eine
nicht-personalisierte Serien-E-Mail schreiben, fügen Sie die Empfänger bitte ins BCC-Feld ein. Hier
sieht niemand, wer sonst noch die gleiche E-Mail empfängt.
Um Adressen einzufügen, klicken Sie bitte auf das Symbol Aktionsassistent rechts neben
An... oder BCC....
Der Aktionsassistent öffnet sich.
work … for all! verwaltet alle Adressen und Kontakte zentral – sowohl die Kunden als auch die
Lieferanten. Dabei kann man den einzelnen Firmen oder Personen Merkmale zuordnen.
Diese Merkmale nennen wir wie in Outlook Kategorien (Bemerkung: bis Version 9.0 hießen diese
Verteiler). Ein Beispiel für eine sinnvolle Kategorie ist bei Firmen die Branche und bei Personen der
Weihnachtsverteiler. Zusätzlich ist jede Adresse auch noch Mitglied einer Gruppe (Kunden- oder
Lieferantengruppe), was ebenfalls ein Merkmal ist. Haben Sie Ihre Daten so organisiert, lassen sich
Adressen und Kontakte für eine Serien-E-Mail einfach zusammenstellen.
Geschäftspartner selektieren
Kunden und Lieferanten haben in dieser Maske keine gemeinsame Ansicht.
Bestimmen Sie also bitte zunächst, ob die E-Mail an Kunden oder
Lieferanten gehen soll. Nun ist die Selektion nach Gruppen möglich.
30

21. Serien-E-Mail über den Aktions-Assistenten
Eine Kunden- oder Lieferantengruppe selektieren
Sie finden Ihre Gruppenstruktur im linken Maskenbereich.
Wählen Sie einfach eine oder mehrere Kundengruppen aus.
Klicken Sie nun auf Aktualisieren um die Auswahl
der Adressen im Hauptbereich der Maske anzuzeigen.
Kategorien selektieren
Kategorien können sowohl bei der Firma als auch bei der
Person angeklickt werden. Über den Aktions-Assistenten
lassen sich die Kontakte nun filtern.
Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Kategorien
und wählen Sie aus dem sich aufklappenden Menü die
gewünschten Oberkategorien aus. Bestätigen Sie mit der
Aktualisieren-Schaltfläche.
Im Hauptfenster erscheint nun eine Matrix der Oberkategorie
mit den entsprechenden Unterkategorien. Mit einem
Klick auf die Schaltfläche mit dem kleinen Pfeil wählen Sie
die Kategorien aus, auf die Sie filtern möchten.
Übernahme der Adressen in die E-Mail
Die Übernahme der Adressen in die E-Mail ist einfach.
Sind alle Daten nach Ihren Wünschen gefiltert sind, übernehmen
Sie diese mit Hilfe der Auswahl-Schaltfläche in die E-Mail.
Personalisieren der E-Mail
Wenn Sie die Adressen im An-Feld hinzugefügt haben, erscheint nun die Auswahlbox Personalisiert
hinter den von Ihnen eingefügten E-Mail-Adressen.
Wird der Haken gesetzt, ersetzt work ... for all! die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und
Herren“ automatisch durch die persönliche Anrede, z.B. „Sehr geehrter Herr Meier“. Keine der angeschriebenen
Personen sieht die E-Mail-Adressen der anderen Personen.
31
CRM

Erste Schritte
mit work ... for all!
CRM | ERP | Projekte
ERP

22. Kaufmännische Stammdaten
Der Begriff „Kaufmännische Stammdaten“ klingt kompliziert. Gemeint sind folgende Daten, die Sie
möglicherweise bisher in Microsoft ® Office Word ® oder Excel ® -Dateien gespeichert hatten:
• Die Zahlungskonditionen des Kunden,
• die Währung
• die Lieferadresse, die Rechnungsanschrift u.v.m.
All das finden Sie in der Kundenmaske unter der Registerkarte ERP:
Aber selbst ohne Pflege dieser Daten können Sie sofort loslegen. work … for all! nutzt
Standardwerte, falls Sie sich um die kaufmännischen Stammdaten nicht gekümmert haben.
Diese lassen sich dann zum Beispiel im Angebot noch einzeln verändern (übernächster Abschnitt).
34
Tipp: Natürlich sollten Sie dieses Thema grundsätzlich mit uns oder Ihrem Berater
durchsprechen. Aber das sollte Sie nicht davon abhalten, bereits jetzt die nächsten Schritte
auszuprobieren.

23. Artikel
Für einen „kaufmännischen Neuling“ ist der Begriff des Artikels sicher eher etwas Exotisches.
Aber genau jetzt ist es wichtig, dass Sie ihn verstehen:
Der Artikel ist ein Begriff, der normalerweise eine Handelsware meint. Da work … for all! jedoch
ein branchenübergreifendes Produkt ist, sind mit dieser Bezeichnung zum Beispiel auch Dienstleistungen
gemeint. Vielleicht nutzen Sie im Moment auch den Ausdruck „Produkt“ – auch dies ist in
unserer Software ein Artikel.
Also: Alles, was Sie anbieten, liefern oder verkaufen ist in work … for all! ein Artikel!
Artikel erfassen
ERP
F7
Artikel
Die Artikelverwaltung finden Sie im
Schreibtisch unter der Registerkarte ERP im
Bereich der Stammdaten.
Merken Sie sich auch die Funktionstaste F7.
So gelangen Sie aus dem Schreibtisch heraus
direkt in der Artikelverwaltung.
Sie landen in der Artikelliste, die Ihnen (wie all die anderen Stammdaten auch) die Möglichkeit der
Gruppenbildung (linke Seite) bietet:
In dieser Einführung kümmern wir uns nicht um die Gruppensystematik. Ziel ist das Anlegen eines
einfachen Artikels. In diesem Fall ein Drucker, also eine Handelsware. So geht’s:
35
ERP

23. Artikel
36
NEU
Speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu innerhalb der
Artikelliste. Ist der Cursor im Gruppenbaum auf einer
entsprechenden Gruppe platziert, wird der neue Artikel
dieser Gruppe zugeordnet.
Tragen Sie bitte zunächst den Kurztext und den
Langtext des Artikels ein:
• Der Kurztext ist nur eine interne Beschreibung und
erscheint nicht auf dem Formular.
• Der Langtext ist die Artikelbeschreibung für den
Kunden, also meist etwas ausführlicher.
Die Artikelnummer ist kein Pflichtfeld, aber wenn Sie
warenwirtschaftlich arbeiten, tragen Sie Ihre eigene
Nummer oder die des Herstellers ein.
Die Artikelart erlaubt die Unterscheidung zwischen
Dienstleistungs- und warenwirtschaftlichen Artikeln
(diese nennen wir „normale Artikel“).
Die Gruppenzuordnung hilft Ihnen oder Ihren
Kollegen (die den genauen Begriff nicht kennen) den
Artikel später wiederzufinden.
Wechseln Sie nun bitte zur zweiten Registerkarte zur
Pflege der Preise.
Hier pflegen Sie nun den/die Verkaufspreise des Artikels.
Standardmäßig sind drei Preisgruppen vorgesehen,
die Sie auch in den kaufmännischen Stammdaten des
Kunden wiederfinden. Sie können die Verkaufspreise
auch auf 0 lassen, wenn Sie den Preis erst im Angebot
festlegen oder sogar kalkulieren möchten.
Speichern Sie den Artikel, und Sie kehren damit wieder
zur Artikelliste zurück.

23. Artikel
Bilder zu den Artikeln erfassen
Neben den Text- und Preisinformationen lassen sich auch Bilder zu den Artikeln erfassen. Dies kann
für Ihren Webshop oder für das Angebotswesen sinnvoll sein. Zum Zuordnen der Bilder gehen Sie
wie folgt vor:
Wechseln Sie innerhalb der Artikelmaske zur
Registerkarte Bild.
Es erscheint ein leerer Bildbereich mit einigen Symbolen.
Wählen Sie das rot eingekreiste Symbol zum Zuordnen
von Bildern.
Unsere Standard-Maske zum Zuordnen von Dateien
erscheint. Haben Sie das Bild bereits gescannt bzw.
digital vorliegen, wählen Sie Dokument manuell
zuordnen. An dieser Stelle sind jedoch auch der
Zugriff auf den Scanner oder Drag-Drop zum Zuordnen
des Artikelbildes möglich.
Fertig! Das Bild erscheint sowohl in der Maske als auch in der Artikelliste:
37
ERP

23. Artikel
Die Artikelliste
Den Umgang mit Listen haben Sie ja bereits im ersten Teil der CRM-Broschüre gelernt. Auch in der
Artikelliste stehen teils identische Funktionen zur Verfügung:
38
Die Standard-Funktionen zum Löschen, Verdoppeln etc.
Die wichtige Funktion zum Aus- und Einblenden von
Spalten, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit benötigen.
Beim ersten Start haben wir diese Felder auf das
Nötigste reduziert, um es nicht zu kompliziert zu
machen. Blenden Sie eine weitere Spalte ein, bleibt
diese dann jedoch auch in Zukunft.
Das Suchfeld, mit dem Sie die Liste beliebig nach den
Bezeichnungen filtern können.
Weitere Filtervorgänge sind über die Artikelart oder die
Gruppe per Klick möglich.
Die Tabelle mit den Spaltenköpfen: Sie können durch
einfaches Klicken nach der jeweiligen Spalte sortieren.
Die Position und die Breite der Spalten ist durch Verschieben
und Vergrößern/Verkleinern änderbar.
Der Detailbereich:
Setzen Sie im Kopfbereich das entsprechende Häkchen,
teilt sich die Artikelliste horizontal in zwei Bereiche:
• Im oberen Bereich bleibt die Liste stehen.
• Im unteren Bereich sehen Sie den Nachweis der
Einkaufs- und Verkaufsdaten des gerade markierten
Artikels.
Keine Angst: Auch ganz ohne Artikel lassen sich Angebote schreiben.

24. Ein Angebot erstellen
Bevor Sie mit dem Angebot beginnen, kümmern Sie sich zunächst um den Kunden:
• Sind die Adressdaten in Ordnung?
• Ist der Ansprechpartner erfasst?
• Sind die kaufmännischen Stammdaten in Ordnung (siehe Kapitel 22).
Dann geht’s los:
Wie auch bei sonstigen Dokumenten (Briefe etc.) rufen Sie den Kunden im Schreibtisch auf.
Das Infofenster Angebot sollte eingeblendet/vorhanden sein.
Klicken Sie auf das Plus-Zeichen, um ein neues
Angebot zu erstellen.
Es ist mit work … for all! möglich, Angebote wie
gewohnt als Word-Dokument zu erstellen.
Hier soll es jedoch um die kaufmännische Variante
gehen. Wählen Sie also Eingabemaske.
Allgemeine Daten des Angebots
In den Eingabemasken Allgemeines, Kopf/Schlusstext und Positionen sind eine Reihe von
Informationen einzutragen, die dann über den Report-Generator zum „schönen Angebot“
gewandelt werden. Manche sind mit Standardwerten belegt, andere müssen gefüllt werden.
Nur zu einigen Feldern wichtige Hinweise:
Die Angebotsnummer wird vom System vergeben und
kann über die Nummernkreise definiert werden.
Die Nummer wird erst beim ersten Speichern vergeben,
solange erscheinen Platzhalter ###.
Manche Felder mit Bezug zu den sonstigen Daten sind
eventuell bereits vorbelegt, können aber durch Klick neu
ausgewählt werden. So etwa der Kunde oder das
Projekt. Es erscheint die Liste der Kunden oder die Liste
der Projekte.
39
ERP

24. Ein Angebot erstellen
Positionen
Sie sehen auf dem abgebildeten Screenshot zwei Bereiche:
• Oben die Positionen
• Unten die Liste Ihrer Artikel
40
Dies ist die Kurzbezeichnung des Angebotes, die nach
dem Speichern auch im Infofenster auf dem Schreibtisch
erscheint.
Wenn Sie sich nicht um diese Kurzbezeichnung
kümmern, wird work … for all! selbst eine solche aus
dem Anfang der ersten Position erstellen.
Für Kopf- und Schlusstext gibt es eine eigene
Registerkarte. Hier haben Sie die Möglichkeit, auch
längere Beschreibungen unterzubringen, die im
Kopf- oder Fußbereich des Angebots erscheinen werden.

24. Ein Angebot erstellen
Durch einen Doppelklick auf die Artikelzeile rutscht der Artikel ins Angebot und wird eine
Position. Der Langtext und der Preis werden übernommen, die Anzahl ist zunächst 1.
Ändern Sie die Anzahl, wird der Gesamtpreis neu berechnet. Alle Felder lassen sich ändern,
die Tabelle reagiert ähnlich wie eine Excel-Tabelle (Spaltenbreite, Zeilenhöhe etc.).
Einige Besonderheiten:
Es sind diverse Zusatz-Spalten verfügbar, die Sie bei
Bedarf einblenden können.
Speichern Sie das Angebot und Sie kehren zum Schreibtisch zurück.
Bei längeren Positionslisten möchte man ggf. alle Zeilen
nur noch 1- oder 2-zeilig darstellen. Dies geschieht mit
diesen Schaltflächen.
Neue Positionszeilen werden standardmäßig am Ende
der Positionsliste angefügt. Mit Hilfe dieser Schaltfläche
können Sie diese jedoch an der von Ihnen markierten
Stelle einfügen.
Zusätzlich lassen sich die Zeilen einfach mittels Drag-
Drop an eine andere Position verschieben.
Eine Reihe von Funktionen ermöglichen es Ihnen
Zeilen zu verdoppeln, leere Zeilen einzufügen usw.
Probieren Sie es einfach aus!
Im unteren Bereich haben Sie neben der Auswahlmöglichkeit
auch die Chance, die Artikel-Stammdaten
on-the-fly aus dem Angebot heraus zu pflegen. Auch
die Suche im Artikelstamm ist hier abgebildet.
Wenn Sie im Volltext suchen möchten, geben Sie ein
Sternchen vor dem Suchbegriff ein.
Die rechte Maustaste im oberen Positionsbereich erlaubt
die Ansicht der Detail-Informationen zum Artikel
(„Wann wurde der Artikel schon mal verkauft?“ etc.)
41
ERP

25. Ein Angebot drucken oder als PDF versenden
Das Angebot ist fertig, es erscheint mit einer entsprechenden Angebotsnummer im Infofenster des
Kunden im Schreibtisch. Klicken Sie es mittels rechter Maustaste an:
Im Untermenü Drucken erscheinen alle vordefinierten Reports (also die vorbereiteten Formulare).
Diese werden bei der Installation von Ihrem Administrator zusammen mit uns nach Ihren Vorstellungen
erstellt, so dass Sie Ihre Vorlagen fertig vorfinden. Befinden Sie sich in einer Test-Umgebung,
erscheinen an dieser Stelle Beispielformulare:
42

25. Ein Angebot drucken oder als PDF versenden
Um das Angebot auszudrucken, klicken Sie auf die
Schaltfläche Jetzt drucken.
Um das Angebot per E-Mail an Ihren Kunden zu
versenden, schalten Sie zunächst auf die E-Mail-Ansicht
um und klicken anschließend auf Jetzt mailen.
Als Standard-Format ist PDF voreingestellt, dies lässt
sich jedoch unter Format ändern.
Genauso können Sie auf den Dateinamen des Angebots
Einfluss nehmen, wie er in der E-Mail erscheint.
Wenn Sie ausgewählt haben, dass Sie das Angebot per E-Mail versenden möchten, landen Sie
anschließend in der Ihnen bereits aus der CRM-Welt bekannten E-Mail Maske:
43
ERP

26. Ein Angebot wandeln
Der klassische Ablauf im Bereich der Warenwirtschaft ist folgender:
Genau so können Sie auch in work … for all! vorgehen: Aus dem eben erstellten Angebot
wird nun eine Auftragsbestätigung. Dies geschieht durch Drag-Drop vom Infofenster Angebot
ins Infofenster Auftrag:
Die entstehende Auftragsbestätigung erhält eine neue Nummer und lässt sich selbstverständlich
noch verändern und ausdrucken. Anschließend wandeln Sie die Auftragsbestätigung in gleicher
Art und Weise in einen Lieferschein und dann in die Rechnung.
Andere Wandlungsformen sind ebenfalls möglich (etwa direkt vom Angebot in die Rechnung),
sollten aber organisatorisch abgestimmt werden.
Das Wandeln in eine Bestellung ist über Drag-Drop an dieser Stelle nicht möglich. Um den
Vorgang zu starten, klicken Sie das gewünschte Angebot mit rechter Maustaste an. Hier finden
Sie die gewünschte Funktion.
44
Angebot
Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung
Tipp: Mit Hilfe der rechten Maustaste lässt sich ein Angebot
auch in einfacher Art und Weise verdoppeln und ggf. für einen
anderen Kunden wiederverwenden.

27. Eine Rechnung erstellen
Im letzten Kapitel haben Sie das Handwerkszeug für diesen Vorgang bereits gelernt:
Sie ziehen das Angebot, die Auftragsbestätigung oder den Lieferschein einfach per Drag&Drop in
das Infofenster Rechnung hinein. Dabei entsteht eine 1:1 Kopie Ihres Ursprungsauftrags mit einer
neuen Rechnungs-Nummer.
Doppel-Klicken Sie auf die Rechnung, lässt Sie sich wie gewohnt bearbeiten. Der Vorgang des
Rechnung-Schreibens ist absolut identisch mit dem des Schreiben eines Angebotes etc.
Eine Besonderheit gibt es nur beim Drucken: Die
Rechnung wird auf Wunsch ins Rechnungsausgangsbuch
übernommen. Hierzu dient die Option Übernahme ins
Rechnungsausgangsbuch in der Vorschau der
Rechnung. Ist diese Option gesetzt, wird die Rechnung beim Drucken ins Rechnungsausgangsbuch
übernommen. Das hat dann folgende Konsequenzen:
Die Rechnung wird umsatzwirksam und erscheint als
Offener Posten im Schreibtisch in den Kundendaten.
Die Rechnung ist nicht mehr änderbar – dies erkennen
Sie an der grauen Farbe des Eintrags.
Im Rechnungsausgangsbuch wartet diese Rechnung nun auf ihre Bezahlung. Arbeiten Sie mit der
Datev-Schnittstelle, stehen die Daten der Ausgangsrechnung nun für die Schnittstelle bereit.
Hierzu findet bei der Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch eine Überprüfung statt, die ggf. zu
einer Meldung führt, wenn die Erlöskonten nicht gepflegt wurden.
Tipp: Haben Sie keine Angst vor Buchhaltungs-Dingen! Selbst ohne jede Kenntnis von
Erlöskonten usw. kann man mit work … for all! Rechnungen schreiben.
45
ERP

28. Das Rechnungsausgangsbuch
Das Rechnungsausgangsbuch ist eine Listenübersicht der Rechnungen, die das Haus verlassen
haben. Bis in die 80er Jahre des letzten Jahrhunderts gab es dieses Buch in den meisten Firmen im
Original: Hier wurde jede einzelne Rechnung mit Kunde, Kundennummer und Betrag manuell
eingetragen.
In work … for all! rufen Sie das Rechnungsausgangsbuch im Schreibtisch über die Registerkarte
ERP auf, oder Sie drücken die Schnelltaste F12:
Die Bedienung der Tabelle muss sicher nicht erklärt werden. Wie auch in der Kundenliste lassen sich
Spalten aus- oder einblenden, die Sortierung kann verändert werden usw.
Folgende Filter-Funktionen sind im Menübereich verfügbar:
46
Aktueller
Monat
▼
Beim Aufruf der Maske erscheint
• eine Liste der Rechnungen des aktuellen Kunden
(sofern ein Kunde im Schreibtisch ausgewählt wurde)
• oder eine Liste der Rechnungen des aktuellen Monats
(sofern kein Kunde aktiv ist).
Mit wenigen Klicks lässt sich der Zeitraum verändern.

28. Das Rechnungsausgangsbuch
Die Schnellsuche (oben rechts) filtert dabei ggf. den
aktuellen Kunden. Klicken Sie auf das X-Symbol, wird
der Kundenfilter aufgehoben.
Im Suchfeld können Sie dann jederzeit wieder zu einem
anderen Kunden „springen“. Geben Sie einfach seinen
Namen oder seine Kundennummer ein.
Auch die Eingabe der Rechnungsnummer ist möglich.
Mit Hilfe der beiden Ampelsymbole können Sie fällige
oder offene Rechnungen filtern.
Im unteren Bereich des Bildschirms sehen Sie eine einfache Summen-Statistik der angezeigten Werte:
Kontoauszüge
Zahlt ihr Kunde nicht, so lässt sich mit Hilfe
dieses Buttons im Rechnungsausgangsbuch
ein Kontoauszug erstellen:
Dieser Kontoauszug ist keine Mahnung im
eigentlichen Sinne, hierzu dient unser
separates erweitertes Mahnwesen.
Aber Sie haben schnell alle Offenen Posten
eines einzelnen Kunden über diesen Schalter
angemahnt – auch per E-Mail.
Bitte beachten Sie, dass hierzu das Formular
vorbereitet sein muss.
47
ERP

29. Offene Posten und Zahlungen
Sowohl bei Aus- als auch bei Eingangsrechnungen müssen Sie den Offenen Posten ausgleichen,
um das Kunden- oder Lieferantenkonto auf aktuellem Stand zu halten. In der Regel geschieht dies
bei der täglichen Durchsicht der Kontoauszüge.
In work … for all! gibt es keine Möglichkeit der gemeinsamen Buchung der Bankbewegungen
(„Banken buchen“) wie in einer klassischen Buchhaltungs-Software. Sie tun dies nacheinander im
Rechnungsaus- und im Rechnungseingangsbuch. Wenn Sie mit unserem Banking-Programm
arbeiten, entfällt der Ausgleich der Offenen Posten bei den Lieferanten, dann tun Sie dies nur für die
Zahlungen der Kundenrechnungen, wie hier beschrieben:
48
Wechseln Sie mit Hilfe der Funktionstaste F12 ins
Rechnungsausgangsbuch.
Tragen Sie die Rechnungsnummer ins Suchfeld ein –
in der Regel schreibt der Kunde diese ja auf die
Überweisung. Alternativ suchen Sie nach dem Kunden.
Nun wechseln Sie zur Zahlungsmaske. Schneller geht’s
mit der Taste F2.
Tragen Sie die gezahlte Summe entweder in die obere Tabelle unter Zahlungen ein, oder klicken
Sie im unteren Bereich unter Buchungshilfe auf Jetzt buchen, um work ... for all! den Eintrag für
Sie vornehmen zu lassen. Bei Skontoabzug wird dies mit zwei Zeilen dargestellt, das ist buchhalterisch
korrekt (Skonto wird dort wie eine Zahlung behandelt).
Fertig! Speichern Sie nun den Zahlungseintrag, und der Offene Posten verschwindet.

30. Bestellungen erfassen
Das Bestellwesen ist in manchen Firmen das Stiefkind der Organisation. Dabei gibt es kein besseres
Instrument, die Kosten in den Griff zu kriegen. In großen Firmen gilt deshalb oft der Grundsatz:
„Keine Eingangsrechnung ohne zugehörige Bestellung.“
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen wie einfach es ist mit work … for all! eine Bestellung an Ihren
Lieferanten zu schreiben.
Wechseln Sie innerhalb des Schreibtischs bitte zunächst
in die Ebene Lieferanten und rufen Sie den Lieferanten
auf, für den Sie die Bestellung schreiben möchten.
Klicken Sie das Plus-Zeichen, um die neue Bestellung zu
erstellen.
Der Vorgang Bestellung erstellen ist fast identisch
mit den bereits gelernten Vorgängen Angebot und
Rechnung.
Oft ist es jedoch so, dass Ihnen die Artikel des Lieferanten
in Ihrem Artikelstamm fehlen. Aus diesem Grunde
ruft man dann das Bestellsystem des Lieferanten auf
und hat damit wiederum „fremde Daten“ gepflegt und
nicht die eigenen .
Hierfür und auch für Einmal-Artikel eignen sich unsere
leeren Artikelpositionen sehr gut. Sie fügen die leere
Position ein und tragen ein, was Sie bestellen möchten.
Natürlich können Sie den Text auch über die Zwischenablage
einfügen.
Hier ein Beispiel für einen freien Text, der Ihnen später bei der Prüfung des Rechnungseingangs
preislich und inhaltlich hilft:
49
ERP

31. Eingangsrechnungen erfassen/scannen
work … for all! ist keine Buchhaltungs-Software, aber Eingangsrechnungen sind neben den
Bestellungen ein wichtiges Dokument der Kostenkontrolle und lassen sich in unserer Software sehr
einfach erfassen und auf Wunsch auch scannen. So gehen Sie vor:
Die Maske zur Erfassung erscheint. Hier die wichtigsten Funktionen:
50
Wechseln Sie innerhalb des Schreibtischs bitte zunächst
in die Ebene Lieferanten und rufen Sie den Lieferanten
auf, für den Sie die Eingangsrechnung erstellen möchten.
Wie bei allen neu zu erstellenden Dokumenten in
work … for all! üblich: klicken Sie das Plus-Zeichen,
um eine neue Eingangsrechnung zu erfassen.
Die laufende Eingangsnummer schreiben Sie auch auf
das Papier-Dokument: So haben Sie den Bezug zwischen
dem elektronischen und dem tatsächlichen Dokument.
Die Rechnung wird dem Kosten-Verursacher zugeordnet,
der diese dann zur Genehmigung erhält.
Um Eingangsrechnungen in work ... for all! korrekt
zu erfassen müssen Sie kein Buchhalter sein.
Tragen Sie lediglich die Netto-/Bruttowerte ein, wenn
es Ihnen lediglich um das spätere Zahlen über unser
Banking-Modul oder die Offenen-Posten geht.
Soll die Kontierung vorgenommen werden, so tun Sie dies
in den beiden nebenstehenden Feldern. Die Konten sind in
der Regel schon hinterlegt und erscheinen somit auch
beim Tippen als Vorschau. Wenn dies nicht der Fall ist, tragen
Sie die Konten in den Generellen Einstellungen ein.
Die Projekt-Zuordnung erlaubt Ihnen die direkte Zuordnung
von Projektkosten zu einem/mehreren Projekten.
Auch hier erscheint eine Liste. Mehrfachzuordnungen sind
einfach möglich (splitten Sie die Beträge auf mehrere Zeilen).

31. Eingangsrechnungen erfassen/scannen
Nachdem die Eingangsrechnung
gespeichert wurde, erscheint diese
im Infofenster Eingangsrechnungen
auf dem Schreibtisch des Lieferanten.
Das tatsächliche Dokument lässt sich per Klick zuordnen
oder scannen. Klicken Sie das rot markierte Symbol.
Unsere Standard-Maske zum Zuordnen von Bildern
erscheint. Haben Sie die Eingangsrechnung bereits
gescannt, wählen Sie Dokument manuell zuordnen.
An dieser Stelle ist jedoch auch der direkte Zugriff auf
den Scanner möglich, was in den meisten Fällen organisatorisch
am einfachsten ist.
Die Eingangsrechnungen sind wie üblich chronologisch absteigend sortiert, die letzte Rechnung des
Lieferanten ist die oberste. Ist eine Rechnung durchgestrichen, ist sie bezahlt. Die Zahlungsmaske
rufen Sie per Rechtsklick auf.
Möchten Sie alle Eingangsrechnungen einsehen, so tun Sie dies im Rechnungseingangsbuch.
Die Handhabung dieser Maske ist identisch mit der des Rechnungsausgangsbuches (s. Kapitel 28).
51
ERP

32. Die Lagerverwaltung
In dieser Einführungs-Broschüre lässt sich das Thema Lagerverwaltung natürlich nur oberflächlich
behandeln. Folgende Einzelthemen werden berücksichtigt:
• Unterschiedliche Arten von Artikeln (Seriennummern etc.)
• Buchen des Wareneingangs
• Buchen des Warenausgangs
• Bestände anzeigen
Unterschiedliche Arten von Artikeln
work … for all! unterscheidet im Wesentlichen vier Arten von Artikeln:
• Normale Artikel: das Wort normal steht für einen Standardartikel der Warenwirtschaft.
Also etwas, das man einkauft und verkauft.
• Dienstleistungsartikel: diese Artikelart ist für das Thema Lagerbuchung irrelevant.
• Seriennummernartikel: jeder Artikel benötigt beim Ein- und Ausbuchen eine Seriennummer.
Die Anzahl ist dabei immer 1.
• Chargenartikel: jeder Artikel benötigt beim Ein- und Ausbuchen eine Chargennummer.
Die Anzahl kann größer als 1 sein.
• Stücklisten: Sonderthema (nicht in dieser Broschüre berücksichtigt)
In der Artikelmaske lassen sich diese Artikelarten in der ersten Teilmaske Allgemeines unter der
Überschrift Organisation einstellen:
Wareneingang
Der Wareneingang wird grundsätzlich über das Dokument
Eingangslieferschein erstellt. Dieses finden Sie im Schreibtisch
des Lieferanten. Gehen Sie zum Erstellen vor wie bei
allen anderen ERP-Dokumenten. Klicken Sie also auf das
Plus-Zeichen oder wandeln Sie eine Bestellung in einen
Eingangslieferschein. Fügen Sie ggf. den entsprechenden
Artikel ein.
52

32. Die Lagerverwaltung
Klicken Sie in der Maske Eingangslieferschein in der
Registerkarte Positionen auf die nebenstehende Schalt-
fläche, um die Lagerbuchung zu beginnen.
Sie gelangen in eine neue Maske, in der Sie die Buchung
vornehmen. Für normale Artikel tragen Sie lediglich die
Buchungsmenge in der entsprechenden Lagerzeile ein.
Falls mehrere Artikel gleichzeitig gebucht werden,
wechseln Sie links die Positionszeile. Die Ampel hilft
Ihnen dabei die Übersicht zu behalten: grüne Zeilen
haben ihre Buchungsmenge erreicht, graue Zeilen nicht.
Handelt es sich um Seriennummern-Artikel, klicken
Sie in der Menüzeile Neue Seriennummer erfassen,
um zum entsprechenden Buchungsvorgang zu gelangen.
Warenausgang
Der Warenausgang wird grundsätzlich über das Dokument Ausgangslieferschein erstellt.
Dieses finden Sie im Schreibtisch des Kunden. Gehen Sie zum Erstellen vor wie bei allen anderen
ERP-Dokumenten und klicken Sie auf das Plus-Zeichen oder wandeln Sie den Lieferschein aus
einer Auftragsbestätigung. Klicken Sie anschließend in der Registerkarte Positionen auf die
Schaltfläche Lagerbuchung.
Die nachfolgenden Schritte entsprechen in etwa den oben beschriebenen Schritten für die
Wareneingangs-Buchung. Für Seriennummern und Chargen können Sie dann allerdings nur aus
den bereits eingebuchten Positionen auswählen.
53
ERP

32. Die Lagerverwaltung
Bestände anzeigen
Das Ein- und Ausbuchen von Artikeln führt zum Lagerbestand, den Sie sich innerhalb der Artikelliste
oder über Reports anzeigen lassen können. In der Artikelliste gehen Sie wie folgt vor:
Nun werden Ihnen im Detail-Bereich der Lagerbestand und die erfolgten Buchungen angezeigt:
54
Blenden Sie die Details ein, falls nicht schon geschehen.
Markieren Sie anschließend den gewünschten Artikel.
Weitere Lagerlisten sind bereits von uns vordefiniert und über Microsoft ® Office Excel ® oder einen
Report einsehbar.

33. ERP-Statistik
Statistik in work … for all! ist eine einfache Sache!
Haben Sie die Rechnungen in unserem Programm geschrieben, stehen über 20 Standard-Statistiken
zur Verfügung. Der Aufruf der Statistik-Maske geschieht folgendermaßen:
Die Umsatz-Zeile im Schreibtisch ist anklickbar.
Das Programm ruft die Statistik mit der
Kunden-Auswertung des aktuellen Kunden auf.
Oder Sie wechseln über das entsprechende Symbol auf
dem Schreibtisch dorthin.
Im ersten Fall landen Sie automatisch im detaillierten Kundenblatt. Sie sehen die Jahresentwicklung
des Kunden sowie für das aktuelle Geschäftsjahr eine Monatsansicht der verkauften Artikel:
Viele andere Auswertungen sind im Menübereich unter ERP verfügbar.
55
ERP

Erste Schritte
mit work ... for all!
CRM | ERP | Projekte PROJEKT

34. Neue Projekte anlegen
58
Neu
Wechseln Sie innerhalb des Schreibtischs bitte zunächst
in die Ebene Projekte, oder wählen Sie über das
Infofenster ein entsprechendes Projekt.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche mit dem Plus zum
Anlegen eines neuen Projekts.
Es erscheint die Maske zum Erfassen der Projekt-Stammdaten - die Projekt-Mappe.

34. Neue Projekte anlegen
Unsere Projektverwaltung wird von Dienstleistern unterschiedlichster Couleur genutzt, und
kann somit flexibel verschiedenste Projektarten verwalten. Daher nur zu den wichtigsten Feldern
einige Hinweise:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde/Lieferant im
linken Maskenbereich, um einen Kunden oder Lieferanten
zuzuordnen.
Falls das Projekt keine Hauptkunden- oder Lieferantenzuordnung
hat (z.B. bei internen Projekten) lassen Sie
diese einfach weg.
Um die Zuordnung zu entfernen, klicken Sie auf das x.
Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen.
Evtl. schreiben Sie den Kundennamen in Kurzform in
die Bezeichnung mit hinein.
Die Projektnummer wird beim Speichern automatisch
vergeben. Es stehen unterschiedliche automatische
Nummernverfahren zur Verfügung.
Der interne Projektleiter ist für die Bearbeitung der
Stammdaten des Projektes verantwortlich. Wählen Sie
den entsprechenden Benutzer einfach aus.
Die Gruppe ist ein wichtiges Merkmal zum
Strukturieren Ihrer Projekte. Achten Sie von Beginn an
auf die richtige Zuordnung, indem Sie eine Gruppe aus
der Liste hinter dem gleichnamigen Feld wählen.
Die Gruppenzuordnung hilft Ihnen und Kollegen
(die ggf. die genaue Bezeichnung nicht kennen) das
Projekt schnell zu finden.
59
PROJEKT

34. Neue Projekte anlegen
60
Speichern
Der Status des Projekts ist organisatorisch wichtig.
Im einfachsten Fall unterscheidet man nur zwischen
In Bearbeitung und Abgeschlossen (so liefern wir unser
Produkt aus). Gerne wird diese Liste auch erweitert
(z.B. Angebotsphase läuft), um dem Team so einen eindeutigen
Hinweis zum Stand der Dinge zu geben.
Die nachfolgenden Felder stehen in direkter Beziehung
zum Status:
Der Projektleiter hat es damit in der Hand, den Kollegen
das Erfassen von Stunden zu unterbinden oder auch
Eingangsrechnungen, die nach Ablauf eines Projekts eingehen
zu formalisieren.
Dies ist ein intensives Beratungsthema, das den Rahmen
dieser Broschüre sprengt.
Zur Eingrenzung des Projekt-Zeitraums stehen vier
Datumsfelder zur Verfügung, deren Namen man über
die rechte Maustaste ändern kann. In der Registerkarte
Vorgänge werden sie später grafisch dargestellt.
Tragen Sie hier eine allgemeine Projektbeschreibung für
Ihre Kollegen ein.
Nachdem Sie die relevanten Felder ausgefüllt haben,
speichern Sie das Projekt.

35. Projektverzeichnisse
Standardmäßig speichert work … for all! Briefe, Dokumente und E-Mail-Anhänge in den dafür
vorgesehenen Ordnern B001 und Mail001 innerhalb des work-Verzeichnisses.
Es ist jedoch auch möglich für jedes Projekt ein eigenes Verzeichnis mit separaten Unterordnern
(z.B. Schriftverkehr, Protokolle etc.) anzulegen, in denen Briefe, E-Mails und Dokumente abgelegt
werden. Ein großer Vorteil hierbei ist die Übersicht. Im Gegensatz zur herkömmlichen Logik werden
die einzelnen Dokumente in Klarschrift abgelegt (zum Beispiel Infomaterial.doc).
Das Anlegen von Projektverzeichnissen macht zum Beispiel dann Sinn, wenn nicht alle
Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit work … for all! arbeiten und so zusätzliche Dokumente
entstehen, die jedoch für alle Mitarbeiter am gleichen Ort liegen sollen.
Ein Projekt anlegen (für Projektleiter)
Projektverzeichnisse werden nur bei neuen Projekten vom Administrator angelegt.
Füllen Sie dazu die Felder der Projektmaske wie gewohnt und ordnen eine Projektgruppe zu.
Beim Speichern erscheint ein Assistent, der Ihnen bei weiteren Einstellungen hilft.
Achtung: Das Einrichten der Projektverzeichnisse sowie die Definition der
Unterverzeichnisse wird Ihr Administrator oder Projektleiter im Vorfeld vornehmen.
Wir setzen in diesem Kapitel voraus, dass dieser Schritt bereits erfolgt ist.
61
PROJEKT

35. Projektverzeichnisse
Mit Projektverzeichnissen arbeiten (für Projektmitarbeiter)
Die Nutzung der Projektverzeichnisse geschieht im Hintergrund. Hier zwei Beispiele:
1. Sie ordnen eine E-Mail mit Anhang einem Projekt zu. Ohne aktiv etwas tun zu müssen,
landen die Anhänge im Unterordner MAIL-IN. Auf Wunsch sogar die ganze E-Mail als .msg-Datei.
2. Sie ziehen eine PDF-Datei ins Dokumentfenster und entscheiden sich für einen entsprechenden
62
Unterordner. Auch in diesem Fall kümmert sich work … for all! Im Hintergrund um die korrekte
Dateiablage.
Tipp: Das manuelle Speichern von Dateien über den Explorer in einem Unterverzeichnis
sollte bei diesen Abläufen die Ausnahme sein, ist aber grundsätzlich möglich und auch nachvollziehbar.
In den Infofenstern auf dem Desktop erscheinen diese Dokumente jedoch nicht.

36. Das Projekt auf dem Schreibtisch
Auf dem Schreibtisch stellt sich das Projekt wie folgt im Stammdatenbereich dar:
CRM-Aktivitäten und kaufmännische Objekte erfassen
Genau wie auf Kunden-/Lieferantenebene können Sie in Ihrem Projekt Telefonate, Aufgaben,
Angebote, Rechnungen usw. anlegen. Probieren Sie dies einfach über das Plus-Zeichen im jeweiligen
Infofenster aus. Ordnen Sie der Aktivität auch einen Kunden zu, so finden Sie das gleiche Objekt
auf beiden Seiten: Beim Kunden UND beim Projekt!
Am Projekt beteiligte Personen
Ebenso wie in der Kunden-/Lieferantenebene, können Sie die Daten auch in der Projektebene
auf einen bestimmten Ansprechpartner filtern.
Ordnen Sie Ihrem Telefonat also wie gewohnt den Ansprechpartner zu:
63
PROJEKT

36. Das Projekt auf dem Schreibtisch
Anschließend taucht dieser als Projektbeteiligter auf.
Schreiben Sie z.B. ein Angebot an Herrn Becker von der Firma Igenta, und führen ein Telefonat
mit Frau Mayer von der Firma Bauland GmbH, erscheinen beide Personen im Stammdatenbereich
auf dem Schreibtisch der Projektebene:
Mit einem Klick auf einen der Ansprechpartner können Sie Ihre Bewegungsdaten wie gewohnt auf
den Ansprechpartner filtern.
64
Tipp: Bei kaufmännischen Dingen ist es einfacher, auf Kundenseite zu arbeiten, denn Unklarheiten
hinsichtlich Preisgruppe etc. treten dann erst gar nicht auf. Deshalb finden Sie auch auf
Kunden- und Lieferantenebene in allen Objekten ein Auswahlfeld zur Projektzuordnung.

37. Zuordnung von CRM/ERP-Objekten zum Projekt
Normalerweise stellt work ... for all! die Daten kundenorientiert dar. Auf der Projektebene jedoch
erscheinen die bekannten Infofenster (Telefonate, Termine, Rechnungen etc.) in anderer Anordnung.
Im Gegensatz zur Kunden- und Lieferantenebene sind alle Infofenster logisch möglich.
So bildet das Projekt einen Ordner, in dem man sowohl den Auftrag des Kunden, als auch die Bestellung
an den Lieferanten unterbringen kann. Somit laufen auf der Projektebene alle Informationen
an unterschiedliche Adressaten zusammen.
Ein CRM-Objekt einem Projekt zuordnen
Alle Aktionen, die Sie bislang im Zusammenhang mit Kunden oder Lieferanten durchgeführt haben,
können nachträglich einem Projekt zugeordnet werden. Nachfolgend ein Beispiel für Telefonate,
welches den Nutzen von Projekten erklärt. Das Beispiel lässt sich für alle anderen kommunikativen
und kaufmännischen Objekte erweitern:
Sie erfassen ein Telefonat zu einem bestimmten Auftrag bei Ihrem Großkunden Igenta, mit hunderten
von Ansprechpartnern. Es laufen mehrere Aufträge. Ordnen Sie deshalb bitte zusätzlich das
Projekt zu:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekte und wählen anschließend Projektliste. Selektieren Sie aus
der Auswahlliste das gewünschte Projekt.
Das Ergebnis ist simpel, aber effektvoll: Das Telefonat erscheint nun sowohl beim Projekt, als auch
als auch beim Kunden.
Tipp: Natürlich können Sie das Telefonat auch direkt im Projekt erstellen.
Das Projekt sowie der Hauptkunde des Projektes (sofern vorhanden), sind so bereits
zugeordnet. (siehe vorheriges Kapitel)
65
PROJEKT

38. Projektliste und Projektgruppen
66
Projektliste
Auch Projekte lassen sich in einer übersichtlichen Liste
darstellen. Klicken Sie dazu in der Ebene Projekt auf
das Listen-Symbol.
Im linken Bereich können Sie die Projekte nach Gruppen
filtern. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle.
Außer dieser Filtermöglichkeit steht auch eine alphabetische
Anzeige sowie die Schnellsuche zur Verfügung.
Die meisten Symbole in der Liste sprechen für sich.
Bewegen Sie die Maus über die Symbole, so erscheinen so genannte Tooltipps mit Erläuterungen.
Projektgruppen
Genau wie Kundengruppen lassen sich auch die Projektgruppen in einer anschaulichen
Baumstruktur abbilden:
In diesem Beispiel wird nach Projektarten unterschieden.

39. Erfassung von Eigenleistungen
Eigenleistungen sind die Kosten, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen des Projektes durch Ihre Arbeits-
zeit verursachen, z.B. Fahrtzeiten, Stundenlöhne usw.
In work … for all! gibt es zwei Stellen, an denen Eigenleistungen erfasst werden:
• Innerhalb der Zeiterfassung
• Innerhalb des Journals (Stellt ein Schulungsthema dar und wird in dieser Broschüre nicht ausführlich erklärt.)
Es werden sowohl die Stunden, als auch Euro-Beträge erfasst.
Dies bietet die Voraussetzungen für Kalkulation und Soll-/Ist-Vergleich.
Erfassung der Eigenleistungen mit der Zeiterfassung
Starten Sie die Zeiterfassung über die Schaltfläche
etc. auf dem Schreibtisch. Wählen Sie aus der sich öffnenden
Liste die Zeiterfassung.
Es öffnet sich die Maske mit verschiedenen Feldern. Tragen Sie im linken Bereich Informationen zum
Projekt ein, im rechten Bereich die verbrauchte Zeit. Der Infobereich unten bildet Soll- und Ist-Zeiten ab.
67
PROJEKT

39. Erfassung von Eigenleistungen
68
Speichern &
nächster
Im Feld Mitarbeiter ist standardmäßig der angemeldete
Benutzer eingetragen. Wählen Sie noch Kunde, Projekt
und Tätigkeit aus.
Bei Bedarf erfassen Sie auch die Tätigkeiten mit
Kommentar, warum z.B. mehr Zeitaufwand benötigt
wurde als geplant.
Geben Sie nun an, wann Sie mit der Tätigkeit begonnen,
und wann Sie diese beendet haben. Der errechnete Wert
wird zum Stundeneintrag.
Alternativ ziehen Sie den Cursor bei gedrückter Maustaste
über die Zeitleiste im rechten Maskenbereich.
Schon wird die markierte Zeit zum Eintrag!
Speichern Sie Ihre Eingaben mit Speichern und nächster,
falls Sie weitere Eingaben machen möchten.
Alternativ wählen Sie Speichern und schließen, um
die Zeiterfassung gleichzeitig zu verlassen.
Tipp: Das Erfassen der Zeiten ist darüberhinaus im sog. Tagesprotokoll möglich.
Wenn Sie alle kommunikativen Atkivitäten und kaufmännische Dinge über work ... for all!
erledigen, ist Ihr Tagesablauf automatisch protokolliert und Sie brauchen nur noch die Arbeits-
zeit zum jeweiligen Eintrag hinzuzufügen. Doch dies ist ein ausführliches Schulungsthema.

39. Erfassung von Eigenleistungen
Übersicht der Eigenleistungen in der Projektmappe
Wechseln Sie innerhalb der Projektmappe zur Registerkarte Kosten, erhalten Sie eine
chronologische Übersicht über den Stand der Eigenleistungen für das aktuelle Jahr.
69
PROJEKT

40. Erfassung von Fremdleistungen
Fremdleistungen sind Leistungen, die ein Unternehmen einkauft, um die eigene Dienstleistung
oder Handelsware herzustellen.
Da es zu jeder Fremdleistung in der Regel eine Eingangsrechnung gibt, werden diese Kosten in
work … for all! als Eingangsrechnungen erfasst und gebucht.
Eingangsrechnung erfassen/scannen
Ihre Fremdleistungen tauchen als Kosten in Form von Eingangsrechnungen auf. Das Erfassen dieser
Belege geschieht in der Regel durch Ihre Buchhaltung und wird in Kapitel 31 dieser Broschüre im
ERP-Bereich erklärt. Sie als Projektleiter sind vermutlich zweimal in das Thema involviert:
1. Sie erstellen projektbezogene Bestellungen.
2. Sie genehmigen die Eingangsrechnungen, damit diese bezahlt werden können.
Nachdem die Eingangsrechnung gespeichert wurde, erscheint diese im Infofenster Eingangsrechnungen
auf dem Schreibtisch des Lieferanten sowie beim Projekt.
Kostenübersicht Fremdleistungen
Um die für das Projekt gebuchten Fremdleistungskosten einzusehen, wechseln Sie in der Projektmappe
zur Registerkarte Kosten und wechseln in der Kopfzeile auf die Kostenart Fremdleistungen.
70

41. Controlling
Mit work … for all! lassen sich Ihre Projekte einfach auswerten. Folgende Auswertungen stehen
Ihnen zur Verfügung:
• Kosten- und Erlösansicht, Summen
• Erlösansicht nach Monaten
• Projekt-Datenblatt
• Soll-Ist-Vergleich
Der Aufruf des Projektcontrollings geschieht folgendermaßen:
Aktualisieren
Öffnen Sie das Projektcontrolling im Schreibtisch mit
einem Klick auf etc.. Aus der ausklappenden Liste
wählen Sie nun Controlling Projektcontrolling.
Alternativ öffnen Sie die Maske mit .
Aktualisieren Sie, um die Auswertung mit Daten zu füllen.
Sie landen zunächst automatisch in einer von mehreren Auswertungen.
Mit einem Klick auf den Schriftzug der Auswertung lassen sich die übrigen Auswertungen in zahlreichen
Varianten aufrufen. Probieren Sie einfach aus!
Tipp: Alle Auswertungen lassen sich auf Knopfdruck nach
Microsoft Excel transferieren, wo dann eine grafische Aufbereitung erfolgen kann.
71
PROJEKT

42. Vorgänge und Ressourcen
Mit work … for all! lassen sich zwei Arten von Ressourcen verwalten:
• Human Resources – also Ihre Mitarbeiter
• Sonstige Ressourcen, wie Räume, Geräte oder Maschinen
work … for all! gliedert die einzelnen Projektabschnitte (wir sprechen von Vorgängen) grafisch und
hilft Ihnen, den zeitlichen Überblick zu behalten.
Vorgänge anlegen
Die Zuordnung von Mitarbeitern oder Maschinen zum Projekt verlangt die Einteilung des Projekts
in Vorgänge. Rufen Sie Ihr Projekt im Schreibtisch auf, öffnen Sie die Projektmappe und
wechseln Sie in die Registerkarte Vorgänge. Der zweigeteilte Bildschirm zeigt im oberen Bereich
Vorgänge, im unteren die Ressourcen.
72
Speichern
Legen Sie zunächst einen Vorgang an: Klicken Sie auf
das Plus-Symbol zum Anlegen eines Vorgangs und wählen
Sie aus dem Menü Neuer Vorgang aus.
Benennen Sie Ihren Vorgang in der sich öffnenden Maske.
Legen Sie auf diesem Weg mehrere Vorgänge an. Auf
Wunsch können Sie diese durch Gliederungspunkte glie-
dern oder Meilensteine setzen. Probieren Sie einfach aus!
Definieren Sie nun Beginn und Ende Ihrer Vorgänge:
Fassen Sie dazu den Balken am Anfangs- oder Endpunkt
an und ziehen Sie ihn nach links oder rechts. Das Ergebnis
ist eine zeitlich logische Abfolge von Vorgängen.
Speichern Sie abschließend Ihre Vorgänge.
Tipp: Jeder einzelne Vorgang kann alternativ zum Verschieben per Maus auch durch Doppel-
klick verändert werden. Es erscheint eine Maske mit allen zum Vorgang gehörenden Daten.

42. Vorgänge und Ressourcen
Zuordnung von Ressourcen zu einem Vorgang
+ ∞
Vorgang Dauer Anfang Ende Erledigt
Bauplanerstellung
Architektenplanung 12 08.05.2011 20.05.2011
Korrekturphase Bauherr 3 21.05.2011 23.05.2011
Änderungen Architekt 3 24.05.2011 26.05.2011
Freigabe Bauherr 1 27.05.2011 27.05.2011
Planung Bauphase / Materialbeschaffung
Planung Bauphase / M... 4 29.05.2011 04.06.2011
Planung Innenarchitekt
Büroausstattung 12 08.05.2011 31.05.2011
Licht 3 03.06.2011 18.06.2011
Außenanlagen 3 19.05.2011 22.06.2011
Ressourcen
Abels, Manuel
Barbiliscu, Thomas
Candazo, Ana
Hausmann, Robin
Lecherts, Maira
Mertens, Stefan
Prinzom, Dietmar
Rocholl, Rainer
Rothenpieler, Dennis
Schäfer, Angelique
257 Projekte
Um die Ressourcen im unteren Bereich des Bildschirms
einzublenden setzen Sie das Häkchen in der
Gruppierung Ansicht im oberen Funktionsbereich der
Projektmappe.
Klicken Sie auf das Wort Ressourcen, haben Sie die
Wahl zwischen unterschiedlichen Ressourcen-Gruppen.
Jede Ressource wird zunächst nur als einzelne Zeile
angezeigt. Möchten Sie alle Termin-Daten einsehen, so
klicken Sie auf das Plus vor dem Namen.
R W M 3
Mai 2011 Juni 2011 Juli 2011
8 15 22 29 5 12 19 26 3
Architektenplanung
Planung Bauphase / Materialbeschaffung
Projektleiter Gewerbebau (schlüsselfertig)
Berufsschule
Sc...
Urlaub
Korrekturphase
Änderungen A...
Freigabe Bauherr
Büroausstattung
Bauprojekt Junkersdorf
Licht
Berufsschule
Außenanlag
73
PROJEKT

42. Vorgänge und Ressourcen
Es lässt sich schnell erkennen, welche Ressource für
einen bestimmten Vorgang eingesetzt werden kann.
Um diese einem Vorgang zuzuordnen, klicken Sie
auf den Namen der Ressource und ziehen Sie diese
auf den Vorgang im oberen Bereich.
Nun erscheint die Maske zur Definition der Ressourcen-Zuordnung. Hierzu ein praktisches Beispiel: Sie
haben einen Zeitraum von zwei Wochen definiert, die kalkulatorische Dauer beträgt jedoch nur 2 Tage.
Im Klartext bedeutet dies: der Mitarbeiter benötigt zwei Tage zur Umsetzung, tut dies im entsprechenden
Zeitraum:
Nachdem die Ressourcen erfolgreich zugeordnet wurden, erscheint pro Mitarbeiter jeweils eine
Zeile unterhalb des Vorgangs. Die Zeile der Ressource ist farbig markiert.
74
1 2 3 4 1 5 2 6 3 7 4 8 5 9 6 10 7
1
Wichtiger Hinweis: Änderungen an Vorgängen und Ressourcen in der Projektmappe werden
sofort gespeichert und in die Datenbank geschrieben. Ein Abbrechen ist nicht möglich.

42. Vorgänge und Ressourcen
Die Ressourcenauslastung im Kalender einsehen
Zur Darstellung der Ressourcenauslastung gibt es allgemein sehr unterschiedliche Verfahren.
Auch wir haben eine Reihe von numerischen Listen verfügbar, die zum Beispiel die Jahresauslastung
als Zahlenwerte darstellen.
Da unsere Ressourcen-Termine jedoch eigentlich
„echte“ Termine sind, lässt sich eine sehr schöne Ansicht
auch über den Terminkalender darstellen.
Dabei haben Sie es in der Hand, die Projekttermine
von den sonstigen Terminen zu trennen.
Als Darstellungsform bieten sich zwei Varianten an:
1. Die Zeitstrahl-Ansicht zeigt auf einen Blick einen großen Zeitraum und viele Mitarbeiter.
2. Die Projekt-Ansicht zeigt keine „echten“ Termine, sondern ausschließlich die Vorgangstermine:
Diese Ansicht eignet sich also gut, um Fragen zu beantworten wie „Welche Aufbautermine stehen
in dieser Woche an?“
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PROJEKT

Notizen
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Notizen
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Notizen
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