Handbuch work ... for all! Neuerungen ab Version 10.3
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Handbuch work ... for all! Neuerungen ab Version 10.3

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<strong>Handbuch</strong><br />

<strong>Neuerungen</strong> <strong>ab</strong> <strong>Version</strong> <strong>10.3</strong>

<strong>Handbuch</strong><br />

<strong>Neuerungen</strong> <strong>ab</strong> <strong>Version</strong> <strong>10.3</strong><br />

CRM | ERP | PROJEKT | ADMINISTRATION<br />

Impressum:<br />

© poin.t GmbH, Köln | Stand 02.2013<br />

Adresse: poin.t software and electronic media GmbH<br />

Bachstraße 6 · 50858 Köln · Tel.: +49-221-948623-0<br />

Fax: +49-221-948623-11 · E-Mail: info@<strong>work</strong>4<strong>all</strong>.de<br />

Internet: www.<strong>work</strong>4<strong>all</strong>.de<br />

Autoren: Marita Schmitz, Toni Schmitz, Maria Keller,<br />

Angelique Schäfer, Sascha Lindtner, Robin Hausmann<br />

Foto: © iStockPhoto<br />

Telefonischer Support (täglich 8 30 - 17 00 Uhr):<br />

+49-221-948623-0<br />

Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile davon<br />

dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der poin.t<br />

GmbH vervielfältigt oder in irgendeiner Form gespeichert,<br />

übertragen oder verbreitet werden.<br />

Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und<br />

geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen<br />

ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren<br />

können für fehlerhafte Ang<strong>ab</strong>en und deren Folgen<br />

weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine<br />

Haftung übernehmen.

Inhaltsverzeichnis<br />

1. CRM ...................................................................................................................................... 7<br />

1.1 Anreden kontrollieren und pflegen ................................................................................. 8<br />

1.2 Checklisten .................................................................................................................... 9<br />

1.3 Dokumente von Benutzern verwalten ........................................................................... 15<br />

1.4 Dubletten-Assistent für Personen ................................................................................. 16<br />

1.5 Mehrere Postfächer verwalten ...................................................................................... 19<br />

2. ERP ..................................................................................................................................... 21<br />

2.1 Anzahlungsrechnungen ............................................................................................... 22<br />

2.2 Auslandsgeschäfte mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! ........................................................................ 25<br />

2.3 Bedarfsan<strong>for</strong>derung ..................................................................................................... 29<br />

2.4 Eingangsrechnungen erfassen und scannen ................................................................. 33<br />

2.5 Import Positionen ......................................................................................................... 39<br />

2.6 Kostenstellen / Erlös- und Kostenkonten ....................................................................... 42<br />

2.7 Lagerbewertung ........................................................................................................... 45<br />

2.8 Lagerinventur ............................................................................................................... 48<br />

2.9 Pro<strong>for</strong>ma-Rechnungen ................................................................................................. 53<br />

2.10 Provisions-Gutschriften ................................................................................................. 54<br />

2.11 Provisionen im Einzelbelegverfahren ............................................................................. 58<br />

2.12 Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von Ausgangsrechnungen ...... 62<br />

3. PROJEKT ............................................................................................................................ 65<br />

3.1 Erlösansicht nach Monaten .......................................................................................... 66<br />

3.2 Projektbeteiligte ........................................................................................................... 69<br />

3.3 Projekt-Links ................................................................................................................ 71<br />

3.4 Projektverzeichnisse ..................................................................................................... 72<br />

3.5 Zeiterfassung II ............................................................................................................. 79<br />

4. ADMINISTRATION ............................................................................................................. 85<br />

4.1 Automatische Nummernverg<strong>ab</strong>e bei Adressen ............................................................. 86<br />

4.2 Generelle Einstellungen – Neutrale Anrede ................................................................... 90<br />

4.3 Mitarbeiterfilter ............................................................................................................ 87<br />

4.4 Pflichtfelder generieren ................................................................................................ 91<br />

Seite 5

Inhaltsverzeichnis<br />

5. ZUSATZMODULE .............................................................................................................. 95<br />

5.1 DPD-Export Schnittstelle ............................................................................................... 96<br />

5.2 Geräteverwaltung ........................................................................................................ 99<br />

5.3 Lieferrückstände/Backorders ....................................................................................... 106<br />

5.4 Online Banking .......................................................................................................... 111<br />

5.5 Produktionsaufträge ................................................................................................... 118<br />

5.6 Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung ............................................................................................. 123<br />

5.7 Ticketverwaltung ........................................................................................................ 132<br />

Seite 6

<strong>Neuerungen</strong> CRM<br />

7

Anreden kontrollieren und pflegen<br />

Herr, Frau, Dr., Lieber: das Thema Anreden wird Sie in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! vermutlich zu Beginn Ihrer<br />

Arbeit einige Male beschäftigen. Besonders dann, wenn Sie Ihre Kontaktdaten aus einem anderen<br />

System oder aus Excel-T<strong>ab</strong>ellen importieren. Hierzu ein praktisches Beispiel, das die Problematik<br />

erläutert:<br />

In Outlook lassen sich Kontakte OHNE Anrede erfassen. Was letztendlich auch nicht weiter auffällt, da<br />

man Outlook ja selten mit Word zum Briefeschreiben verknüpft. Nach einem Import in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

jedoch fehlt Ihnen die Anrede – es erscheinen (je nach <strong>Version</strong>sstand) drei ???.<br />

Nun steht jedoch eine Hilfsroutine zur Verfügung, die Ihre Kontakte kontrolliert (auch in der<br />

täglichen Arbeit kann eine falsche Zuordnung zu einer Anrede passieren) oder korrigiert.<br />

Generelle Einstellungen<br />

Innerhalb der Generellen Einstellungen finden Sie die T<strong>ab</strong>elle mit den Anreden, deren Logik an anderer<br />

Stelle erklärt wird. Hier ist eine Schaltfläche im oberen Teil hinzugekommen:<br />

Den ersten Schritt des Vorgangs können Sie ohne Angst durchführen, es wird lediglich kontrolliert.<br />

Die nachfolgende Textdatei erscheint:<br />

Aufgrund einer (internen) weiblichen Vornamensdatenbank werden <strong>all</strong>e Adressen kontrolliert und<br />

analysiert, die Überprüfung kann etwas dauern… Ist die Kombination falsch, erscheint jeweils eine<br />

Meldungszeile. Beim späteren tatsächlichen Korrekturvorgang würde die Anrede durch die<br />

Standardanrede für Frauen ausgetauscht.<br />

Die „etwas gefährlichere“ Schaltfläche zur Korrektur erscheint erst nach der Korrekturansicht. Sie<br />

können also <strong>all</strong>es noch <strong>ab</strong>brechen, wenn Sie fehlerhafte Korrekturvorschläge sehen. Natürlich kann<br />

man die Liste auch ausdrucken und die Korrektur manuell vornehmen.<br />

Voraussetzungen<br />

Bitte setzen Sie bei <strong>all</strong>en Anreden das Häkchen für weiblich oder männlich, bevor Sie beginnen.<br />

Sichern Sie unbedingt Ihre Daten vor dem Korrekturgang!<br />

8

Checklisten<br />

„Oh. Zum ersten Mal seit zehn Jahren ein neues CRM-Objekt.“<br />

So hieß es erstaunt in unserer Montagsrunde … und so erstaunlich ist es auch: die klassischen CRM-<br />

Objekte (Telefonnotiz, E-Mail etc.) sind noch immer die gleichen wie im Jahre 2000, nur die Details<br />

und evtl. die technischen Geräte im Umfeld ändern sich.<br />

Und nun kam zu den bestehenden Objekten ein neues hinzu: die Checkliste.<br />

Warum?<br />

- Checklisten sind gut zu verstehen<br />

- Checklisten steuern Abläufe sehr einfach<br />

- Checklisten sind gut überprüfbar<br />

Checklisten sind die einfache Form von Ressourcenplanung und werden oft über Excel erstellt. Dies<br />

hat dann den Nachteil, dass die einzelnen Checklisten-Punkte (wir sprechen von „Zeilen“) nicht in die<br />

Organisation eingebunden sind.<br />

Dies lösen wir nun integriert mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Checklisten.<br />

Integration<br />

Das neue Objekt Checklisten steht <strong>ab</strong> <strong>Version</strong> <strong>10.3</strong> <strong>all</strong>en Kunden zur Verfügung. Es ist Bestandteil des<br />

CRM-Moduls und für <strong>all</strong>e drei Ebenen (Kunde, Lieferant, Projekt) verfügbar. Das Objekt als<br />

Sichtfenster ist jedoch standardmäßig ausgeschaltet, muss also über den Infofenster-Assistent manuell<br />

vom Administrator erstellt werden:<br />

Für die nachfolgenden Erklärungen wird angenommen, dass das Sichtfenster im Projektbereich erstellt<br />

wurde.<br />

Hier ein praktik<strong>ab</strong>les Beispiel basierend auf Vorgängen im Messebau-Bereich:<br />

Sie sind eine Messebau-Firma und möchten für jeden Neukunden, der auf der Messe CeBIT 2014 einen<br />

Stand bei Ihnen bucht, eine entsprechende Checkliste im Projekt hinterlegen. Dort sind sowohl die<br />

Standard-Dinge aus dem <strong>all</strong>gemeinen Geschäft hinterlegt (z. B. den Stand bei der Deutschen Messe<br />

AG förmlich anmelden), als auch individuelle aus dem Auftrag („Ein individuell geplantes rosa<br />

Schränkchen fertigen.“)<br />

9

Checklisten<br />

Checkliste neu anlegen<br />

Klicken Sie auf das Plus-Zeichen im Infofenster.<br />

Die Eing<strong>ab</strong>emaske für eine neue Checkliste erscheint:<br />

Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bestandteilen der Maske:<br />

Speichern und schließen:<br />

Speichert <strong>all</strong>e Daten und kehrt zum Schreibtisch oder zur Liste der Checklisten<br />

zurück.<br />

Aktualisieren:<br />

Die T<strong>ab</strong>elle im unteren Bereich hat Beziehungen zu „externen“ Aufg<strong>ab</strong>en,<br />

deshalb ist ein manuelles Aktualisieren über die kleine grüne Schaltfläche<br />

möglich.<br />

Innerhalb der T<strong>ab</strong>elle lassen sich die einzelnen Zeilen über Überschriften logisch<br />

gruppieren. Mit Hilfe der nebenstehenden Schaltfläche wird die leere<br />

Überschrift erzeugt. Die Überschriften h<strong>ab</strong>en keine Check-Schaltfläche.<br />

Erklärungen hierzu s. nächster Abschnitt<br />

Markierte Zeilen lassen sich mit Hilfe dieser Funktion löschen. Gelöschte Zeilen<br />

können wiederhergestellt werden, wenn Sie anschließend per X (rechte obere<br />

Ecke) die Maske ohne zu speichern verlassen.<br />

10

Checklisten<br />

Auftragspositionen einfügen:<br />

Die Checklisten sind Bestandteil der CRM-Funktionalität von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Arbeiten Sie jedoch auch kaufmännisch und legen Aufträge an, so handelt es<br />

sich bei den Positionen des Auftrags oft genau um die Checklisten-Punkte, die<br />

Sie normalerweise manuell erfassen müssen.<br />

Deshalb lassen sich <strong>all</strong>e Positionen <strong>all</strong>er verknüpften Aufträge mit einem Klick<br />

zu den Zeilen hinzufügen. Die Verknüpfung kommt durch den Kunden (<strong>all</strong><br />

seine Aufträge) oder das Projekt zustande.<br />

Beim Einfügen werden <strong>all</strong>e Positionen und Titel/Überschriften eingefügt. Von<br />

Stücklisten wird aktuell nur der Kopf eingefügt.<br />

Anzahl Zeilen: Die Anzahl der Zeilen je Checklistenpunkt lässt sich über die<br />

nebenstehenden Schaltflächen einheitlich auf 1, 2 oder 3 einstellen. Manuell<br />

kann jede einzelne Zeile skaliert werden.<br />

Die Checklistent<strong>ab</strong>elle kann sehr einfach nach Excel exportiert werden.<br />

Benötigen Sie auch den Kopf der Checkliste (Bezeichnung etc.), muss ein Report<br />

erstellt werden.<br />

Spalten ein-/ausblenden: Jede einzelne Spalte in der unteren T<strong>ab</strong>elle kann wie<br />

gewohnt dauerhaft aus- oder eingeblendet werden.<br />

Nummerierung: Überschriften und Zeilen werden standardmäßig in der Form<br />

1.1, 1.2 etc. nummeriert. Dieses Verhalten lässt sich hier <strong>ab</strong>schalten.<br />

Firma: Die Zuordnung zu Kunde oder Lieferant geschieht wie auch in anderen<br />

Masken gewohnt. Gleiches gilt für das Projekt.<br />

Betreff: Wie gewohnt auch hier der mahnende Hinweis : erstellen Sie gute<br />

Beschriftungen/Titel für die Objekte.<br />

Mustervorlage: Bitte lesen Sie hierzu die separate Erklärung im späteren<br />

Abschnitt.<br />

Die einzelnen Spalten der Checklisten-T<strong>ab</strong>elle<br />

Aufg<strong>ab</strong>enspalten: die ersten beiden Spalten erlauben es Ihnen, aus einer einzelnen Zeile eine Aufg<strong>ab</strong>e<br />

zu erstellen. Dies sehen Sie dann auch anhand eines Symbols in der zweiten Spalte. In diesem Infoblatt<br />

kommen wir noch einmal auf diese Funktionalität zurück.<br />

11

Checklisten<br />

Checkbox: die Checkbox hat nur die beiden Zustände unerledigt und erledigt. Das Setzen des Hakens<br />

bewirkt in der Spalte Erledigt den entsprechenden Nachweis:<br />

Nummer: s.o. … die einzelnen Zeilen werden automatisch nummeriert.<br />

Inhalt: Zur Beschreibung des zu erledigenden Punktes dienen im Wesentlichen zwei Felder: der Inhalt<br />

(normalerweise in Kurz<strong>for</strong>m, Standard sind maximal 250 Zeichen) und die Bemerkung (Langtextfeld).<br />

Kategorie1 und Kategorie2: Um (zum Beispiel für Listen in Excel) einzelne Kategorien von anderen zu<br />

unterscheiden und ggf. zu filtern, stehen zwei Kategorien zur Verfügung. Diese arbeiten mit den aus<br />

Windows <strong>all</strong>gemein bekannten Autocomplete-Listen, um einheitliche Begriffe zu gewährleisten:<br />

Wer: In dieser Spalte erscheint automatisch eine Liste der Mitarbeiter. Es ist jedoch möglich, andere<br />

Einträge (zum Beispiel für Externe) zu schreiben.<br />

Bis wann? Dies ist ein Datumsfeld, per Doppelklick erscheint auch ein Kalender zum Markieren des<br />

gewünschten Datums:<br />

Einzelne Zeilen der Checklisten-T<strong>ab</strong>elle verschieben<br />

Die Reihenfolge der Zeilen ist beim Einfügen sequentiell – die neue Position wird jeweils als letzte<br />

angehängt. Möchten sie dies ändern, so packen Sie die zu verschiebende Zeile am Zeilenkopf und<br />

ziehen sie an die gewünschte Position. Hierbei erscheint folgende Symbolik:<br />

Nach dem Loslassen werden die Nummern in 1.n-Logik neu vergeben.<br />

12

Checklisten<br />

Mustervorlagen<br />

Sie kennen Vorlagen sicher bereits aus dem Bereich Dokumente und Briefe. Bei den Checklisten h<strong>ab</strong>en<br />

wir Ihnen es noch ein wenig einfacher gemacht: Klicken Sie lediglich dieses Häkchen an, um aus der<br />

aktuellen Checkliste eine Vorlage zu erstellen.<br />

Der Effekt:<br />

Beim Anlegen neuer Checklisten erscheint ein Untermenüpunkt, der diese Vorlage anzeigt und zum<br />

Verdoppeln anbietet:<br />

Beim Betreff wählen Sie in diesem F<strong>all</strong> einen guten Vorlagen-Namen (in diesem F<strong>all</strong> „Neukunde“), der<br />

dann auch für die Folge-Checklisten Aussagekraft hat.<br />

Wo legt man die Vorlagen sinnvollerweise <strong>ab</strong>?<br />

Legen Sie sich einen „Vorlagen“-Kunden oder ein „Vorlage“-Projekt an, bei dem <strong>all</strong> die Checklisten-<br />

Vorlagen schnell wiederzufinden sind, wenn sie bearbeitet werden sollen.<br />

Kann man auch Checklisten verdoppeln, die gar nicht als Vorlage gedacht waren?<br />

Ja, wechseln Sie hierfür zum Kunden oder Projekt und klicken Sie die Checkliste mit rechter<br />

Maustaste, um sie zu verdoppeln (ein Kontext-Menü erscheint). Wechseln Sie dann den Kunden und<br />

das Projekt innerhalb der Maske aus.<br />

Aufg<strong>ab</strong>en verknüpfen<br />

Jede einzelne Zeile kann mit einer oder mehreren Aufg<strong>ab</strong>en verknüpft werden. Dies geschieht durch<br />

das Erstellen über die Schaltfläche in der ersten Spalte:<br />

Anschließend zeigt ein Symbol in der zweiten Spalte, dass zu dieser Zeile eine (oder mehrere)<br />

Aufg<strong>ab</strong>en existieren. Die verknüpften Aufg<strong>ab</strong>en erscheinen ganz normal im Schreibtisch und können<br />

dort natürlich auch bearbeitet werden.<br />

Innerhalb der Checkliste lassen sich die zugeordneten Aufg<strong>ab</strong>en (wie im Besuchsbericht) jedoch auch<br />

separat verwalten. Hierfür ist die zweite Registerkarte zuständig:<br />

Es erscheint eine Aufg<strong>ab</strong>enliste in der gewohnten Form:<br />

13

Checklisten<br />

14

Dokumente von Benutzern verwalten<br />

Neben den Stamm- und Personaldaten können Mitarbeitern zusätzlich Anhänge zugeordnet werden,<br />

um z.B. personalrelevante Dokumente zu hinterlegen.<br />

Zuordnen von Anhängen<br />

Öffnen Sie zunächst einen Mitarbeiter und wechseln Sie in die Registerkarte Dateien. Dort können Sie<br />

Anhänge zuordnen, löschen oder einsehen.<br />

Um eine weitere Datei anzuhängen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.<br />

Es erscheint eine kleine Maske in der Sie nun über die Zuordnen-Schaltfläche Dateien auswählen<br />

können. Fügen Sie nach Bedarf noch eine Notiz hinzu die später in der Übersicht zu sehen ist.<br />

Hinweis:<br />

Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.<br />

Die ausgewählten Dateien erscheinen nun in der Liste.<br />

Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und schließen.<br />

Anhänge öffnen und entfernen<br />

Um einen Anhang zu öffnen markieren Sie diesen in der Liste und klicken anschließend auf die<br />

Schaltfläche Öffnen. Nun wird die Datei mit dem in Windows zugewiesenen Programm geöffnet.<br />

Möchten Sie einen Anhang entfernen, markieren Sie diesen und klicken anschließend auf die<br />

Schaltfläche Löschen.<br />

Hinweis:<br />

Kann ein Anhang nicht geöffnet werden kann es sein, dass diesem Dateityp kein Programm<br />

zugewiesen ist. Dies passiert zum Beispiel wenn für ein PDF kein PDF-Reader auf dem System<br />

inst<strong>all</strong>iert ist.<br />

15

Dubletten-Assistent für Personen<br />

Dieses Infoblatt hat mit dem mehrfachen Auftreten von Kontakten/Personen bei unterschiedlichen<br />

Firmen oder in der Eigenschaft als Privatperson zu tun. Einige Beispiele:<br />

• Thomas Meier hat in der Firma IGENTA (was Ihr Kunde ist) gekündigt und arbeitet nun in der<br />

Firma PSI. Er ist also <strong>for</strong>mell aus der einen Firma ausgeschieden.<br />

• Thomas Meier wurde zunächst in den Interessentendaten als Privatperson erfasst, da er sich<br />

bei Ihnen unter seiner GMX-E-Mail-Adresse meldete und seine Firmendaten nicht preisg<strong>ab</strong>.<br />

• Thomas Meier ist ein wichtiger Mensch und hat Rollen/Funktionen in mehreren Firmen.<br />

• Thomas Meier wurde irrtümlich zweimal angelegt.<br />

Dubletten?<br />

Man muss in diesem Zusammenhang die Frage stellen: handelt es sich bei den geschilderten Fällen<br />

überhaupt um Dubletten?<br />

Diese Frage ist berechtigt und führt in Schulungen oft zu Diskussionen: Was tut man – insbesondere<br />

im F<strong>all</strong> 3? Eine eindeutige Antwort h<strong>ab</strong>en wir hierfür nicht. Die einzige Empfehlung aus unserer Sicht:<br />

wenn eine Person in mehreren Firmen unterschiedliche Rollen hat, sollten Sie diese Person auch<br />

mehrfach anlegen.<br />

Der Assistent zur Zusammenführung von Personen<br />

Da <strong>ab</strong>er auch unsere Empfehlung oft nicht angenommen wird, gibt es ein kleines Zusatzprogramm<br />

zum Zusammenführen von Personendaten. Dieses führt lediglich CRM-Daten (Briefe, E-Mails,<br />

Telefonnotizen etc.) zusammen, keine ERP-Daten (Angebote, Rechnungen etc.).<br />

Aufruf und Maske<br />

Der Aufruf geschieht im Desktop unter etc. Die nachfolgende Maske erscheint:<br />

16

Dubletten-Assistent für Personen<br />

Sie sehen auf der linken Seite <strong>all</strong>e doppelt vorkommenden Personen. Hierbei werden nur Personen<br />

berücksichtigt, die Vor- und Nachname hinterlegt h<strong>ab</strong>en. Es wird immer sowohl bei den Kunden als<br />

auch bei den Lieferanten geprüft. In der dritten Spalte sehen Sie die Anzahl der Vorkommen.<br />

Mögliche Varianten<br />

Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person.<br />

Es sind folgende Varianten verfügbar:<br />

Mögliche Aktionen<br />

17<br />

CRM-Daten vorhanden:<br />

Dem Kontakt sind Briefe, E-Mails, Telefonnotizen<br />

o. Ä. zugeordnet. Er kann mit einem<br />

anderen Kontakt zusammengeführt werden.<br />

ERP-Daten vorhanden:<br />

Dem Kontakt sind Angebote, Rechnungen<br />

o. Ä. zugeordnet. Er kann nicht mit einem<br />

anderen Kontakt zusammengeführt werden.<br />

Klicken Sie nun eine Person an, erscheinen im rechten/mittleren Bereich einzelne Karten je Person.<br />

Es sind folgende Varianten verfügbar:<br />

CRM-Daten verschieben:<br />

Per Drag-Drop lassen sich die CRM-Daten<br />

eines Kontakts in einen anderen Kontakt<br />

verschieben.

Dubletten-Assistent<br />

für Personen<br />

Achtuung<br />

Sie köönnen<br />

(auch im<br />

CRM-Bereich)<br />

durch das s Drag-Drop aus a Versehen sehr viele Da aten<br />

von eiiner<br />

Person einem<br />

völlig faalschen<br />

Konta akt zuordnen n.<br />

Da kann<br />

dann auch h kein Support<br />

mehr helfe en .<br />

18<br />

Stillegen<br />

oder Lös schen:<br />

Nachdem<br />

der Ko ontakt nun „frei<br />

von<br />

bela astenden Daten“<br />

ist, kann er gelöscht oder o<br />

stillg gelegt werde en.

Mehrere Postfächer verwalten<br />

Arbeiten Sie mit verschiedenen E-Mail-Adressen (z. B. bei mehreren Mandanten), oder nutzen Sie<br />

Sammeladressen für E-Mails in Outlook? Dann erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie auch in<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! mehrere Postfächer verwalten können.<br />

Kontoeinstellungen in Microsoft Outlook<br />

Im Menü Datei können Sie Ihre Kontoeinstellungen überprüfen, ergänzen oder ändern. Die genaue<br />

Vorgehensweise erfahren Sie in Ihrem Microsoft Office <strong>Handbuch</strong> oder in der Online-Hilfe.<br />

Die hier hinterlegten E-Mail-Adressen lassen sich in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! für den E-Mail-Versand nutzen,<br />

sobald Ihr Systemadministrator folgende Generelle Einstellung > Werte Allgemein vorgenommen hat:<br />

Vari<strong>ab</strong>le Alle Outlook-Accounts nutzen und Wert1: -1<br />

Alternatives Postfach verwenden<br />

Wenn Ihr Systemadministrator die Nutzung <strong>all</strong>er Outlook-Accounts aktiviert hat, zeigt das E-Mail-<br />

Fenster in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! ein weiteres Feld Von.<br />

Dort stehen nun <strong>all</strong>e in Outlook hinterlegten Postfächer für den Mail-Versand zur Auswahl. Dies<br />

erleichtert Ihnen das Verschicken von Mails, wenn Sie eine mandanten<strong>ab</strong>hängige E-Mail-Adresse<br />

h<strong>ab</strong>en oder Serien-Mails von Sammeladressen wie info@ oder support@ verschicken möchten.<br />

Standardmäßig sendet <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! von der Mail-Adresse, die zu den eingetragenen<br />

Mitarbeiterdaten passt. Um diesen Standard zu ändern, tragen Sie für den jeweiligen Mitarbeiter die<br />

alternative Mail-Adresse (z. B. support@...) im Menü Extras unter Mitarbeiter ein. Dort kann auch die<br />

mandanten<strong>ab</strong>hängige Mail-Adresse gespeichert werden. Der Mandantenwechsel erfolgt über die<br />

Auswahl bei Mandanten in der Registerkarte Allgemeines.<br />

19

<strong>Neuerungen</strong> ERP<br />

21

Anzahlungsrechnungen<br />

In vielen Bereichen ist es üblich, dass Anzahlungsrechnungen, bzw. in der Baubranche<br />

Abschlagsrechnungen, geschrieben werden. Dies ist <strong>ab</strong> <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! 10.2 nun auch möglich. D<strong>ab</strong>ei<br />

erstellen Sie manuell Anzahlungsrechnungen, bei der Schlussrechnung können die bereits<br />

bestehenden Anzahlungsrechnungen von der Gesamtsumme <strong>ab</strong>gezogen werden.<br />

Anzahlungsrechnungen und Abschlagsrechnungen werden in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! gleich behandelt, daher<br />

auch mit diesem Kapitel zusammen beschrieben.<br />

Voraussetzungen für korrekte Buchhaltung<br />

Anzahlungsrechnungen werden in Datev im Normalf<strong>all</strong> nicht direkt auf das Erlöskonto gebucht,<br />

stattdessen werden Anzahlungskonten genutzt. Um Ihre Anzahlungsrechnungen korrekt zu<br />

verbuchen müssen Sie in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! zu Ihren Erlöskonten das dazugehörige Anzahlungskonto<br />

eintragen.<br />

Öffnen Sie dazu die Fibu-Konten in den Generellen Einstellungen und ergänzen Sie das<br />

Anzahlungskonto in der entsprechenden Spalte.<br />

Wenn Sie nun in einer Anzahlungsrechnung einen Artikel mit dem Erlöskonto nutzen, wird<br />

automatisch das Anzahlungskonto verwendet. Bei der Verrechnung von Anzahlungen wird dieses<br />

Konto automatisch wieder entlastet, die Schlussrechnung belastet das jeweilige Erlöskonto.<br />

Erstellen einer Anzahlungsrechnung<br />

Sie erstellen die Anzahlungsrechnung genau wie eine normale Rechnung. D.h. Sie können die<br />

Rechnung über + neu anlegen oder z.B. durch Wandlung des Auftrags erstellen.<br />

Beim Anlegen der Rechnung müssen Sie die Art der Rechnung auf Teilrechnung umstellen.<br />

Bei der Änderung der Art werden Sie gefragt, ob die Sachkonten der Positionen automatisch<br />

<strong>ab</strong>geändert werden sollen. Beantworten Sie diese mit Ja, wenn Sie mit Anzahlungskonten arbeiten<br />

(siehe oben).<br />

Nun gibt es verschiedene Varianten wie Sie Ihre Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnung stellen können.<br />

1. Sie zeigen dem Kunden lediglich eine Position, wenn Sie z.B. feste Teilzahlungen vertraglich<br />

vereinbart h<strong>ab</strong>en.<br />

2. Sie berechnen die Positionen des Auftrags je nach Fortschritt.<br />

3. Sie berechnen einen prozentualen Anteil von jeder Position.<br />

Alle Varianten bilden Sie über die Positionen <strong>ab</strong>.<br />

Bei Variante 1 fügen Sie manuell eine leere Position ein, die Sie entsprechend beschriften.<br />

22

Anzahlungsrechnungen<br />

Bei Variante 2 übernehmen Sie die Positionen aus dem Auftrag und ändern die Mengen der einzelnen<br />

Positionen.<br />

Für eine prozentuale Abrechnung (Variante 3) tragen Sie bei den Positionen in der Spalte „Faktor“ z.B.<br />

0,3 für 30% ein. Der Gesamtpreis wird dadurch verringert, die Anzahl bleibt <strong>ab</strong>er erhalten.<br />

Die Rechnung wird nun wie gewohnt dem Kunden geschickt, ins Rechnungsbuch übernommen und ist<br />

damit ein offener Posten.<br />

Schlussrechnung<br />

Die Schlussrechnung werden Sie im Normalf<strong>all</strong> aus der Auftragsbestätigung wandeln. Die Positionen<br />

des Auftrags sind dadurch komplett in der Rechnung enthalten. Beim Anlegen der Rechnung müssen<br />

Sie die Art der Rechnung auf Schlussrechnung umstellen. Fügen Sie für die bessere Übersicht nun eine<br />

Zwischensumme nach den Auftragspositionen ein.<br />

Danach fügen Sie die bisherigen Anzahlungsrechnungen als Abzugsposition ein. Wechseln Sie dazu im<br />

unteren Bereich der Artikelauswahl auf die Liste der Teilrechnungen.<br />

Sie erhalten eine Auflistung <strong>all</strong>er Anzahlungsrechnungen des aktuellen Kunden die noch nicht mit<br />

einer Schlussrechnung verrechnet wurden.<br />

Wählen Sie hier per Doppelklick die Rechnungen aus, Sie erhalten eine Position mit dem<br />

Rechnungsbetrag als Abzug.<br />

Weitere Anzahlungsrechnungen<br />

Auf die oben beschriebene Art können Sie natürlich beliebig viele Anzahlungsrechnungen erstellen.<br />

Bei Abschlagsrechnungen ist es üblich, den Fortschritt komplett in der Rechnung aufzuführen. In<br />

diesem F<strong>all</strong> müssen Sie die bisher erfolgten Abschlagsrechnungen <strong>ab</strong>ziehen um den korrekten<br />

Gesamtbetrag zu erhalten.<br />

Dazu erstellen Sie die Anzahlungsrechnung wie oben beschrieben und fügen wie bei<br />

Schlussrechnungen die bisher erfolgten Anzahlungsrechnungen hinzu.<br />

23

Anzahlungsrechnungen<br />

Die Anzahlungsrechnungen stehen für die Verrechnung zur Verfügung bis sie mit einer<br />

Schlussrechnung verrechnet wurden.<br />

Artikel für die Abrechnung von Teilrechnungen<br />

Um eine korrekte Auswertung zu ermöglichen wird beim ersten Einfügen einer Anzahlungsrechnung<br />

in einer Schlussrechnung automatisch ein Artikel angelegt. Der Artikel hat die Kurzbezeichnung<br />

Statistikartikel für Abrechnung von Teilrechnungen. Der Langtext des Artikels ist im Standard Abzüglich<br />

Teilrechnung [Nummer] vom [Datum].<br />

Dieser Artikel wird nun für jede weitere Verrechnung von Anzahlungsrechnungen verwendet. D<strong>ab</strong>ei<br />

wird [Nummer] durch die jeweilige Auftragsnummer, [Datum] durch das Auftragsdatum ersetzt.<br />

Über diesen Artikel können Sie eigene individuelle Texte für Ihre Rechnungen definieren. Ändern Sie<br />

einfach den Langtext des Artikels, bei jeder weiteren Verrechnung wird Ihr Text übernommen.<br />

Außerdem können Sie hier auch Texte in Fremdsprachen hinterlegen. Die Textmarken [Nummer],<br />

[Datum] werden auch bei Fremdsprachen ersetzt.<br />

Beispiel einer Berechnung<br />

Ein Beispiel für die Abschlagrechnungen eines Auftrags mit 2 Positionen über jeweils 1000€ netto.<br />

Abschlagsrechnung 1, Abrechnung 25%:<br />

Position Betrag Buchung<br />

Position 1 1000€ * Faktor 0,25 = 250€ Anzahlungskonto<br />

Position 2 1000€ * Faktor 0,25 = 250€ Anzahlungskonto<br />

Summe 500€ -<br />

Abschlagsrechnung 2, Abrechnung 50% <strong>ab</strong>zgl. Anzahlungsrechnung 1:<br />

Position Betrag Buchung<br />

Position 1 1000€ * Faktor 0,5 = 500€ Anzahlungskonto<br />

Position 2 1000€ * Faktor 0,5 = 500€ Anzahlungskonto<br />

Position 3 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto<br />

Summe 500€ -<br />

Schlussrechnung, komplette Abrechnung <strong>ab</strong>zgl. Abschlagsrechnungen:<br />

Position Betrag Buchung<br />

Position 1 1000€ Erlöskonto<br />

Position 2 1000€ Erlöskonto<br />

Position 3 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto<br />

Position 4 (Abzug der -500€ Anzahlungskonto<br />

Summe 1000€ -<br />

24

Auslandsgeschäfte mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Bei Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Kunden oder Lieferanten müssen einige Dinge beachtet<br />

werden. In diesem Kapitel gehen wir auf die besonderen Einstellungen für kaufmännische<br />

Dokumente und die Korrespondenz mit ausländischen Kunden ein.<br />

Anlegen eines ausländischen Kunden/Lieferanten<br />

Das Anlegen eines Kunden wurde bereits im Kapitel Neue Adresse anlegen ausführlich beschrieben.<br />

Daher gehen wir hier nur auf die speziellen Einstellungen für ausländische Kunden ein.<br />

Befindet sich der Firmensitz des Kunden oder Lieferanten nicht in<br />

Deutschland, so ändern Sie bitte den Eintrag Land in der Kundenmaske.<br />

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:<br />

Öffnen Sie zunächst mit der Schaltfläche „…“ die Länder-Auswahl und<br />

wählen Sie das gewünschte Land aus.<br />

Abhängig davon, wie Ihr Administrator die Länder gepflegt hat, ändert<br />

sich nun die Darstellungs<strong>for</strong>m der Adresse und die Telefonvorwahl.<br />

Achtung!<br />

Sollte in der Auswahlliste ein Land fehlen, oder scheint Ihnen bei einem<br />

Land eine andere Darstellungs<strong>for</strong>m sinnvoller, können Sie dies von Ihrem<br />

Administrator in den Generellen Einstellungen hinzufügen/ändern lassen.<br />

Hier stellen Sie die Sprache für die Kommunikation mit dem Kunden ein.<br />

Achtung!<br />

Ihre Briefe, Dokumente und ERP-Formulare müssen die<br />

Mehrsprachfähigkeit unterstützen (ERP-Formulare) oder entsprechend<br />

angelegt sein (Briefe/Dokumente).<br />

Tragen Sie nun in der Registerkarte ERP unter Konditionen/Steuer die<br />

entsprechende Währung ein.<br />

Genau wie die Länder werden die Währungen in den Generellen<br />

Einstellungen gepflegt.<br />

Setzen Sie bei ausländischen Kunden das Häkchen Keine MwSt, um<br />

kaufmännische Dokumente ohne MwSt. ausgewiesen zu bekommen.<br />

Auf Rechnungen an ausländische Kunden muss häufig eine Ust.-IdNr.<br />

angegeben werden. Tragen Sie diese daher in das gleichnamige Feld ein.<br />

An dieser Stelle konfigurieren Sie, wie der Kunde steuerlich behandelt<br />

werden soll. Dies ist jedoch nur dann von Relevanz, wenn Sie Ihre<br />

Buchhaltung an <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! angebunden h<strong>ab</strong>en (Datev etc.).<br />

Die Steuerung der ersten drei Varianten (Inland, EU, Non-EU) führt beim<br />

Einfügen der Position zur Unterscheidung der unterschiedlichen<br />

Erlöskonten (z.B. 8400 im Inland, 8401 innerhalb der EU).<br />

25

Auslandsgeschäfte mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Artikel für ausländische Kunden anlegen<br />

Um einen Artikel für ausländische Kunden anzulegen sollten Sie natürlich auch Ihre Artikeltexte<br />

übersetzen. Erstellen Sie dazu einen neuen oder öffnen Sie einen bereits bestehenden Artikel.<br />

Wählen Sie nun über die Auswahlliste Sprache/Alternativtexte die<br />

gewünschten Sprache.<br />

Die Felder Kurz- und Langtext sind nun leer, sodass Sie Ihre<br />

übersetzten Artikeltexte eintragen können.<br />

Beim Wechsel der Sprache erscheint anschließend immer der<br />

Artikeltext der jeweiligen Sprache.<br />

In der Registerkarte Sonstiges tragen Sie die Erlöskonten ein. Von links<br />

nach rechts gesehen: Umsätze im Inland, Umsätze in der EU und<br />

Umsätze in nicht-EU Ländern.<br />

Beim Einfügen des Artikels in ein kaufmännisches Dokument wird das<br />

Konto je nach Einstellung in den Stammdaten des Kunden gezogen.<br />

Weitere In<strong>for</strong>mationen zum Anlegen von Artikeln entnehmen Sie dem Kapitel Artikelverwaltung.<br />

Kaufmännische Dokumente anlegen<br />

Legen Sie ein neues kaufmännisches Dokument (Rechnung, Angebot etc.) bei<br />

einem (z.B. englischen) Kunden an, und fügen Sie einen Artikel mit<br />

hinterlegtem, englischen Artikeltext ein. Der englische Artikeltext wird<br />

automatisch in die Position übertragen.<br />

26

Auslandsgeschäfte mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Druckvorschau<br />

Die in der Kundenmaske definierte Sprache wurde auch in Ihr kaufmännisches<br />

Dokument übernommen. In der Registerkarte Allgemeines können Sie diese<br />

nachträglich ändern (z.B. um einmalig ein deutsches Angebot zu erstellen).<br />

Für die Begriffe Titelsumme und Zwischensumme werden Ihnen<br />

englische/französische Texte angeboten, welche in den Generellen<br />

Einstellungen unter Alias beliebig <strong>ab</strong>geändert werden können.<br />

Die Historienpositionen beim Wandeln werden standardmäßig durch<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! übersetzt. Auch diese Begriffe können in den Generellen<br />

Einstellungen unter Alias geändert werden.<br />

E-Mailvorlagen für ausländische Kunden bearbeiten<br />

Um ein kaufmännisches Dokumente zu drucken, klicken Sie<br />

bitte oben links auf die Registerkarte Datei und öffnen die<br />

Rechnungsvorschau.<br />

Das Dokument wird Ihnen nun in der von Ihnen gewählten<br />

Sprache angezeigt:<br />

Sie können fremdsprachige Vorlagen sowohl für die normale Korrespondenz also auch speziell für<br />

kaufmännische Dokumente erstellen.<br />

Hinweis:<br />

Das Erstellen der Vorlagen ist rechtemäßig dem Administrator zugeordnet.<br />

In diesem Abschnitt werden nur die Besonderheiten für ausländischen Schriftverkehr erklärt. Für<br />

detaillierte In<strong>for</strong>mationen lesen Sie bitte das Kapitel Signaturen und E-Mailvorlagen.<br />

27

Auslandsgeschäfte mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Der Aufruf der Maske zur Pflege der Vorlagen befindet sich innerhalb der<br />

E-Mail-Maske. Klicken Sie auf das kleine Erweiterungssymbol der<br />

Menügruppe Optionen oder innerhalb der Vorlagen-Liste den Menüpunkt<br />

E-Mail-Vorlagen bearbeiten.<br />

Erstellen Sie anschließend eine Vorlage in der gewünschten Sprache:<br />

Im oberen Bereich der Maske stellen Sie die Sprache entsprechend Ihres<br />

Anschreibens ein (z.B. Englisch). Bei englischsprachigen Kunden wird nun<br />

automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage in die E-Mail übernommen.<br />

Achtung!<br />

Sie müssen für jede Sprache eine separate Vorlage erstellen. Wenn Sie<br />

Vorlagen in mehreren Sprachen verwalten, empfiehlt sich eine eindeutige<br />

Benennung, um die Sprache auf den ersten Blick erkennbar zu machen, z.B.<br />

Rechnungsanschreiben | Englisch oder Newsletter | Französisch<br />

Bei Bedarf definieren Sie Ihre Vorlage im Anschluss als Standardvorlage für<br />

ein bestimmtes kaufmännisches Dokument.<br />

Beispiel:<br />

Öffnen Sie die Druckvorschau wenn Sie einem englischen Kunden eine<br />

Rechnung per E-Mail zusenden möchten. <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! übernimmt<br />

automatisch die englische Standardvorlage für Rechnungen in die E-Mail.<br />

Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet sich die Vorlagenliste, sodass sich bei<br />

Bedarf eine andere Vorlage auswählen lässt. Über die Schaltfläche mit den<br />

drei Punkten „…“ können Sie die E-Mail-Vorlagen bearbeiten oder ändern.<br />

In der E-Mailmaske h<strong>ab</strong>en Sie ebenf<strong>all</strong>s Zugriff auf <strong>all</strong> Ihre angelegten<br />

Vorlagen, die Sie über die nebenstehende Schaltfläche auswählen können.<br />

28

Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Das Stiefkind der Organisation ist in vielen Firmen die Kostenplanung. Die Anschaffung wird mit dem<br />

Chef <strong>ab</strong>gesprochen und genehmigt, vielleicht gibt es eine förmliche Bestellung, irgendwann kommt<br />

die Eingangsrechnung.<br />

In großen Firmen ist das Ganze dagegen förmlicher geregelt und kann oft mit dem Satz<br />

zusammengefasst werden: „Ohne Bestellung keine Eingangsrechnung“. So werden dann auch<br />

Anschaffungen und Planungen über das Bestellwesen geregelt.<br />

Wir h<strong>ab</strong>en unser Programm in dieser Hinsicht ein wenig an die An<strong>for</strong>derungen großer Unternehmen<br />

angepasst.<br />

Das Ergebnis: so genannte Bedarfsan<strong>for</strong>derungen. Dieses Instrument erleichtert Ihnen in Ihrer Firma<br />

die Kostenplanung und dient auch für Anfragen an Ihre Lieferanten als Ursprungsobjekt.<br />

Was ist Bedarf? Was ist eine Bedarfsan<strong>for</strong>derung?<br />

Aus kaufmännischer Sicht ist ein Bedarf zunächst nicht kosten- <strong>ab</strong>er planungswirksam: Sie h<strong>ab</strong>en das<br />

Geld ja noch nicht ausgegeben und könnten die Ausg<strong>ab</strong>e auch noch stoppen.<br />

In diesem Zusammenhang einige Hinweise:<br />

Unterscheiden Sie gedanklich zwischen kurzfristigen und langfristigen Bedarfsmeldungen.<br />

Letztendlich sollten Sie jedoch das gesamte Geschäftsjahr im Blick behalten und monatlich<br />

verifizieren. Ein übliches Verfahren in vielen Unternehmen: Im November wird das nächste Jahr<br />

geplant, monatlich werden <strong>all</strong>e Anschaffungen überprüft und kurzfristig werden dann aus<br />

Bedarfsmeldungen Bestellungen.<br />

Erstellen einer Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Im Vorfeld der Anschaffung werden die Bedarfsan<strong>for</strong>derungen meist noch keinem Lieferanten<br />

zugeordnet – oft kennt man den endgültigen Lieferanten ja auch noch nicht. Um <strong>ab</strong>er die<br />

An<strong>for</strong>derung wieder zu finden, ordnen Sie den Vorgang der eigenen Firma zu. Es ist Ihnen überlassen,<br />

das organisatorisch etwas zu differenzieren (z.B. die einzelnen Abteilungen als separate Lieferanten<br />

anzulegen).<br />

Wählen Sie einen Lieferanten aus und klicken Sie, wie gewohnt, auf das Plus im Infofenster Bedarf.<br />

29

Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Nun öffnet sich die Eing<strong>ab</strong>emaske:<br />

Der Lieferant sind, wie oben angemerkt, ggfs. zunächst Sie selbst, später tauschen Sie die Adresse<br />

dann aus.<br />

Eine Projekt- und Kostenstellen-Zuordnung ist möglich und für Ihre Planungen sicher auch sinnvoll.<br />

Beim Ausfüllen der Maske gehen Sie vor wie bei anderen Auftragsmasken.<br />

Beim Erstellen oder Öffnen eine Bedarfsan<strong>for</strong>derung gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte<br />

Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder und arbeiten Sie sich anschließend durch die<br />

restlichen Registerkarten. Bestenf<strong>all</strong>s sollten die Registerkarten von vorne bis hinten gefüllt werden.<br />

Alle weiteren In<strong>for</strong>mationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.<br />

Genehmigung von Bedarfsan<strong>for</strong>derungen<br />

Um den Lieferanten zu ändern klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie<br />

gelangen in die Lieferantenliste und können einen anderen<br />

Lieferanten auswählen.<br />

Der Liefertermin beschreibt den Tag, an dem die Ware / Leistung<br />

eingehen soll.<br />

Nach Bedarf können Sie auch, mit einem Klick auf das Wort, die<br />

Beschriftung ändern und das Feld zum Pflichtfeld generieren.<br />

Beachten Sie bei der Genehmigung von Bedarfsan<strong>for</strong>derungen die Einrichtung der Freig<strong>ab</strong>e-Logik und<br />

die dazugehörigen Benutzerrechte.<br />

Lesen Sie dazu die gleichnamigen Kapitel.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie kein Recht zur Genehmigung ist das Kästchen ausgegraut:<br />

30

Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Ist das Recht zur Freig<strong>ab</strong>e von Bedarfsan<strong>for</strong>derungen gegeben, so erweitert sich das Anzeigeobjekt<br />

zur Genehmigung von Eingangsrechnungen auf folgende Art und Weise:<br />

Mit Klick auf Offene Freig<strong>ab</strong>en für Bedarfsan<strong>for</strong>derungen öffnet sich die Liste:<br />

Von hier aus können Sie die offenen Bedarfsan<strong>for</strong>derungen freigeben, bearbeiten usw.<br />

Sind die Bedarfsan<strong>for</strong>derungen genehmigt können Sie dann ausgedruckt, gemailt oder exportiert<br />

werden.<br />

Ändern oder Löschen einer Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Um eine bestehende Bedarfsan<strong>for</strong>derung zu ändern oder zu löschen, rufen Sie zunächst wieder den<br />

Lieferanten auf, dessen Bedarfsan<strong>for</strong>derung bearbeitet werden soll.<br />

Zum Bearbeiten klicken Sie im Infofenster Bedarf auf das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich<br />

gerade in der Bedarfsliste klicken Sie dort ebenf<strong>all</strong>s mit einem Doppelklick den Bedarf, um diesen zu<br />

bearbeiten.<br />

Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Bedarfsan<strong>for</strong>derung mit einem Klick auf die<br />

Schaltfläche Speichern und schließen.<br />

Bedarfsan<strong>for</strong>derungen können ausschließlich in der Liste gelöscht werden. Öffnen Sie also die<br />

Bedarfsliste mit einem Klick auf das Wort Bedarf innerhalb des Infofensters.<br />

Anschließend wählen Sie das zu löschende Angebot in der Liste und entfernen es mit Hilfe der<br />

Schaltfläche löschen.<br />

Weitere In<strong>for</strong>mationen über die Bedarfsliste finden Sie im Kapitel ERP-Listen.<br />

31

Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

Weitere Funktionen im Infofenster Bedarf<br />

Mit Rechtsklick auf einen Eintrag stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung.<br />

Für detaillierte In<strong>for</strong>mationen lesen Sie bitte die dazugehörigen Kapitel.<br />

32

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Rechnungseingänge werden in vielen Unternehmen buchhalterisch erfasst.. Hat niemand im<br />

Unternehmen Buchhaltungskenntnisse, führt man meist lediglich eine Liste, um Eingang und Zahlung<br />

zu kontrollieren.<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! kann sich um <strong>all</strong>es kümmern: die organisatorische Verwaltung (Ablage etc.), die<br />

buchhalterische Erfassung bis hin zur Zahlung. Wenn Sie keine buchhalterische Erfassung benötigen,<br />

können Sie diese Daten auch weglassen – h<strong>ab</strong>en <strong>ab</strong>er dennoch mehr als mit einer Excel-Liste:<br />

- Mehrere Mitarbeiter können Zugriff auf die Daten h<strong>ab</strong>en.<br />

- Die Zuordnung zu Projekten ist möglich.<br />

- Gescannte Dokumente können zugeordnet werden.<br />

- Umwandlung von Bestellung in Rechnungseingang<br />

- u.v.m.<br />

Eingangsrechnung erfassen<br />

Um Ihre Eingangsrechnungen zu erfassen, rufen Sie bitte zunächst den Lieferanten und klicken auf<br />

das im Infofenster Eingangsrechnungen.<br />

Ihrer Rechnung wird automatisch eine Eingangsnummer vergeben. Diese wird auch im linken Bereich<br />

angezeigt zusammen mit dem Erfasser und dem Erstellungsdatum. Weitere In<strong>for</strong>mationen im linken<br />

Bereich:<br />

Kreditor Buchhalterischer Ausdruck für Lieferant, also der Rechnungsteller. Durch Anklicken<br />

des Wortes Kreditor öffnet sich die Lieferantenliste, aus der Sie notf<strong>all</strong>s einen<br />

anderen Lieferanten wählen können.<br />

Summen Netto-, MwSt- und Brutto<br />

MwSt Ausgewiesene MwSt-Sätze und –Beträge<br />

Dokument<br />

Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF. F<strong>all</strong>s noch kein Bild<br />

vorhanden ist, h<strong>ab</strong>en Sie die Möglichkeit, an Ort und Stelle zu scannen, und zwar<br />

über das nebenstehende Zuordnen-Symbol.<br />

Mehr Infos dazu lesen Sie bitte im Kapitel Dokumente zuordnen und scannen.<br />

33

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Allgemeines<br />

Automatische Nummerierung von Eingangsrechnungen über<br />

festgelegte Nummernkreise.<br />

Datum, das auf der Rechnung angegeben ist.<br />

Rechnungsnummer, die auf der Eingangsrechnung angegeben ist.<br />

Geben Sie hier die Zahlungsart an. Diese können Sie in den Generellen<br />

Einstellungen pflegen.<br />

Ist die Bankverbindung des Lieferanten (Lieferantenmaske - ERP)<br />

eingetragen, kann diese hier ausgewählt werden. Die Standard-<br />

Bankverbindung wird automatisch vorgeschlagen. Zum Bearbeiten der<br />

Bankverbindung benutzen Sie die 3 Pünktchen.<br />

Hier stehen Ihnen freie Status zur Verfügung, die Sie in den Generellen<br />

Einstellungen pflegen können. Die Liste der Eingangsrechnungen lässt<br />

sich nach diesen Status filtern.<br />

Währung, in der die Rechnung gestellt ist.<br />

Je nach Bearbeitungs- oder Genehmigungsstand der Rechnung können<br />

unterschiedliche Status er<strong>for</strong>derlich sein, die vari<strong>ab</strong>el in den Generellen<br />

Einstellungen angelegt werden können<br />

Mitarbeiter, der die Eingangsrechnung freigegeben hat.<br />

Wenn die Rechnung vom Sachbearbeiter „<strong>ab</strong>gesegnet“ wurde oder<br />

beim nachträglichen Erfassen bereits bezahlt ist.<br />

Mit Hilfe dieses Schalters kann die Rechnung vor ungewollter Zahlung<br />

geschützt werden.<br />

34

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Zuordnung<br />

Buchung/ Fälligkeit/ Skonto<br />

Freies Feld zur eigenen Konfiguration:<br />

Unsere Standardfelder lassen sich durch ein individuelles Ja/Nein-Feld<br />

ergänzen. Beispiel:<br />

Sie benötigen eine monatliche Meldung zur Künstler-Sozialkasse. Hier<br />

sollen nur die angeklickten Eingangsrechnungen aufgeführt werden.<br />

Benennen Sie also in diesem F<strong>all</strong> das angezeigte Feld in „Künstler-<br />

Sozialkasse“ um und erstellen Sie entweder einen entsprechenden<br />

Report oder eine Excel-Datei, die dieses Feld mit anzeigt.<br />

Im Textfeld darunter geben Sie Ihrer Rechnung einen eindeutigen<br />

Betreff, der auf dem Schreibtisch im Infofenster Eingangsrechnung für<br />

Jedermann/-frau sichtbar ist<br />

Liegt zu der Rechnung eine Bestellung vor, können Sie diese über das<br />

Auswahlfeld zuordnen.<br />

Geplantes Lieferdatum<br />

Existiert zu Ihrer Rechnung ein Lieferschein, kann er ebenf<strong>all</strong>s über das<br />

Auswahlfeld zugeordnet werden.<br />

Über Schaltfläche mit den drei Punkten können Sie die Auswahl treffen,<br />

die Zuordnung wieder löschen oder bereits verrechnete<br />

Eingangslieferscheine anzeigen lassen.<br />

Tatsächliches Lieferdatum<br />

Das Datum sollte in demjenigen Monat liegen, in den die<br />

Eingangsrechnung gebucht werden soll.<br />

Eingangsdatum der Rechnung<br />

Ist auf Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel in Tagen angegeben, z.B.<br />

zahlbar in 10 Tagen, tragen Sie bitte bei Tg. „10“ ein, das Datum wird<br />

automatisch entsprechend hoch gesetzt. Ist die Fälligkeit mit einem<br />

Datum angegeben, z.B. zahlbar bis zum 30.11., geben Sie das Datum<br />

ein und die Tage werden automatisch eingesetzt.<br />

35

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Buchungen<br />

Wird Ihnen Skonto gewährt, h<strong>ab</strong>en Sie hier die Möglichkeit zum<br />

Erfassen. Auch hier geben Sie entweder die entsprechenden Tage oder<br />

das Datum ein und den Skonto %-Satz. Der sich daraus ergebende<br />

Betrag wird automatisch ausgefüllt, sobald Sie im nächsten Schritt den<br />

Rechnungsbetrag eingegeben h<strong>ab</strong>en.<br />

Netto-Betrag der Eingangsrechnung<br />

Wird entsprechend des hinterlegten %-Satzes automatisch ausgerechnet und<br />

eingesetzt.<br />

Wird automatisch berechnet und ausgefüllt. Wenn Sie nur den Bruttobetrag<br />

kennen und eingeben, wird der Nettobetrag automatisch berechnet.<br />

MwSt-Prozentsatz<br />

Steuerschlüssel<br />

Kostenstelle: Tippen Sie einfach die Nummer ein, und es öffnet sich nach den<br />

ersten Zeichen automatisch eine Liste mit Vorschlägen, aus denen Sie<br />

auswählen können.<br />

Projektzuordnung: Tippen Sie einfach die Projektnummer ein, und es öffnet<br />

sich nach den ersten Zeichen eine Liste mit Vorschlägen, aus der Sie auswählen<br />

können.<br />

Zuordnung des Kontos: Tippen Sie einfach eine Kontonummer ein, und es<br />

öffnet sich nach den ersten Zeichen eine Liste mit Vorschlägen, aus der Sie<br />

auswählen können.<br />

36

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Scannen und zuordnen der Original-Rechnung<br />

Damit in Ihrer Buchhaltung <strong>all</strong>es seine Ordnung hat, können Sie Ihre Original-Rechnungen per Scan<br />

erfassen und direkt der Eingangsrechnung-Nummer und damit logischerweise auch dem Lieferanten<br />

zuordnen. Dafür schauen Sie bitte nochmals auf den linken Bereich der Maske:<br />

Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF oder Miniaturansicht. F<strong>all</strong>s noch gar kein<br />

Bild vorhanden ist, h<strong>ab</strong>en Sie die Möglichkeit, an Ort und Stelle zu scannen oder <strong>ab</strong>er die<br />

entsprechende Datei per Drag&Drop einfach aus einem Verzeichnis zuzuordnen.<br />

Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Dokumente zuordnen und scannen.<br />

Vorlagen für Eingangsrechnungen<br />

Handelt es sich bei Ihrer Eingangsrechnung um eine monatlich wiederkehrende Rechnung mit<br />

gleichem Betrag, können Sie diese nach dem Eingeben, vor speichern und schließen, als Vorlage<br />

speichern. Beim nächsten Mal laden Sie die entsprechende Vorlage und ändern nur die Daten, die sich<br />

aktualisiert h<strong>ab</strong>en (z.B. Rechnungsdatum und –nummer etc.)<br />

Wie bei <strong>all</strong>en Vorgängen, schließen Sie auch diesen mit Speichern und schließen <strong>ab</strong>.<br />

Weitere Funktionen im Infofenster Eingangsrechnungen<br />

Mit Rechtsklick auf eine Eingangsrechnung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:<br />

37

Eingangsrechnungen erfassen und scannen<br />

Für detaillierte In<strong>for</strong>mationen lesen Sie bitte die gleichnamigen Kapitel.<br />

Notizen auf PDF-Dokumenten<br />

Hat man eine Eingangsrechnung elektronisch verfügbar, liegt der Wunsch nahe, Beschriftungen direkt<br />

auf dem Dokument machen zu können. Doch das gestaltet sich schwierig (man kann ja pdf-<br />

Dokumente nicht verändern) und entspricht dann auch nicht mehr dem Wunsch nach<br />

Dokumentenechtheit.<br />

Aber es gibt inzwischen eine schöne Lösung für dieses Thema und wir machen deshalb an dieser Stelle<br />

ein wenig Werbung für das folgende Fremdtool: http://www.pdf-xchange.de/<br />

Dieses Produkt öffnet anstatt des Adobe PDF-Viewers Ihre PDF-Dokumente, lässt dann <strong>ab</strong>er im<br />

Gegensatz zum Original Beschriftungen, Anmerkungen, Stempel etc. zu. Das Produkt ist als Freeware-<br />

<strong>Version</strong> verfügbar und auch in der erweiterten kostenpflichtigen <strong>Version</strong> sehr preiswert.<br />

Wenn Sie das Dokument öffnen möchten, klicken Sie bitte auf die<br />

nebenstehende Schaltfläche im Vorschau-Fenster.<br />

38

Import Positionen<br />

In vielen Bereichen kann es Sinn machen, Positionen z.B. eines Angebots zu importieren:<br />

- In der Baubranche ist es üblich, dass Leistungsverzeichnisse in Excel erstellt werden.<br />

- Ihr Lieferant stellt Ihnen die gelieferte Ware in einer Excelliste zur Verfügung.<br />

- Sie möchten das Ergebnis Ihrer eigenen Angebotskalkulation als Positionen in ein Angebot<br />

importieren.<br />

Für <strong>all</strong> diese Fälle können Sie <strong>ab</strong> <strong>Version</strong> <strong>10.3</strong> den Import der Positionen nutzen.<br />

Import starten<br />

Der Import funktioniert in jeder Auftrags<strong>for</strong>m. Legen Sie z.B. ein Angebot wie gewohnt an und<br />

wechseln Sie auf die Registerkarte Positionen.<br />

Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Excel und wählen den Unterpunkt Import.<br />

Import Assistent<br />

Es erscheint der Assistent für den Import der Positionen.<br />

Auf der zweiten Seite wählen Sie über die unten markierte Schaltfläche die Exceldatei aus, die die zu<br />

importierenden Daten enthält:<br />

39

Import Positionen<br />

Nach Auswahl der Daten zeigt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Ihnen eine Vorschau der zu importierenden Daten.<br />

Ordnen Sie in der Vorschau die Spalten zu, nur Spalten mit einer Überschrift werden importiert.<br />

Folgende Spalten stehen zur Verfügung:<br />

Anzahl Die Anzahl der Position.<br />

Artikelnummer,<br />

Herstellernummer<br />

Über eine dieser Nummern erfolgt die Zuordnung der Position zu Ihrem<br />

Artikelstamm.<br />

Langtext Der Langtext der Position.<br />

Kurztext Kurztext der Position.<br />

Interner Text Der interne Text der Position.<br />

Breite, Höhe, Länge,<br />

Gewicht<br />

Einheit Einheit der Position.<br />

E Preis, Einzelpreis,<br />

Mwst, R<strong>ab</strong>att<br />

Die Dimensionen des Artikels können über einzelne Spalten importiert<br />

werden.<br />

Die Preisin<strong>for</strong>mationen der Position. Der Gesamtpreis kann nicht<br />

importiert werden, er wird immer berechnet.<br />

In der Spalte Mwst wird der Prozentsatz importiert, der Mwst-Betrag<br />

kann nicht importiert werden.<br />

Faktor Der Faktor wird bei der Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt.<br />

Positionsart Sie können Titelpositionen importieren. Steht in dieser Spalte „T“ oder „-<br />

“ wird die Position als Titel eingefügt. Ist die Spalte leer wird eine<br />

normale Artikelposition importiert.<br />

Positionsnummer Die Positionsnummer der Position. Wird die Spalte nicht importiert<br />

werden die Positionen automatisch nummeriert.<br />

Positionsnummer oder<br />

Titelbezeichnung<br />

Bei einigen Importdateien gibt es eine Spalte die entweder die<br />

Positionsnummer oder bei Titelpositionen die Bezeichnung des Titels<br />

enthält. Dies kann über diese Spalte definiert werden.<br />

Wird in den meisten Fällen nicht benötigt.<br />

Nach der Zuordnung der Spalten klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen um den Import zu<br />

starten.<br />

40

Import Positionen<br />

Zuordnung zu Artikelstammdaten<br />

Der Import legt die Daten aus der Excelliste immer als Position an. Die Artikelstammdaten werden<br />

d<strong>ab</strong>ei nicht geändert. Allerdings können die Positionen an die im Artikelstamm hinterlegten Artikel<br />

gebunden werden.<br />

Die Zuordnung erfolgt d<strong>ab</strong>ei wahlweise über Ihre Artikelnummer oder über die Herstellernummer.<br />

41<br />

Über diese Auswahlliste wählen Sie aus wie<br />

die Zuordnung zu Ihrem Artikelstamm<br />

erfolgen soll.<br />

Bei importierten Positionen die an einen Artikel gebunden sind, werden evtl. fehlende In<strong>for</strong>mationen<br />

aus dem Artikelstamm ergänzt. H<strong>ab</strong>en Sie z.B. die Einheit nicht in Ihrer Excelliste wird die Einheit aus<br />

den Artikeldaten ergänzt.

Kostenstellen, Erlös- und Kostenkonten<br />

Kostenstellen sind nach Wikipedia der „der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung“.<br />

Die Kostenstelle hat die Aufg<strong>ab</strong>e, die Kosten einer einzelnen Abteilung (über diesen Begriff kann man<br />

wiederum diskutieren – er steht exemplarisch für eine Einheit eines Unternehmens) zu sammeln und<br />

nachzuweisen. Der Kostenstelle gegenüber steht das Profitcenter, das die Erlöse der einzelnen<br />

Abteilung ermittelt.<br />

Da beides (Kosten und Erlöse) einer Abteilung gerne zusammen ausgewertet werden, unterscheiden<br />

wir in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! nicht zwischen Profitcenter und Kostenstelle und benutzen den Kostenstellen-<br />

Begriff auch auf der Erlösseite. Für reine Kostenstellen (zum Beispiel die Verwaltung, die in der Regel<br />

keine Rechnungen schreibt), ergeben sich bei diesen Auswertungen dann lediglich keine Erlöse.<br />

Wann legt man Kostenstellen an?<br />

Die Frage ist zugegebenermaßen ein wenig ketzerisch: In unserer Beratungstätigkeit sind uns oft<br />

Unternehmer begegnet, die in diesem Bereich „einigen Unsinn veranstalteten“. Deshalb an dieser<br />

Stelle einige ungebetene Tipps, die Sie <strong>ab</strong>er gerne überlesen dürfen:<br />

- Es spricht nichts dagegen, ohne Kostenstellen zu arbeiten. Wenn Sie bislang keine gebraucht<br />

h<strong>ab</strong>en, müssen Sie wegen <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! keine anlegen! Ziehen Sie sich durch Kostenstellen<br />

keine „organisatorische Zwangsjacke“ an. Überorganisation ist die sinnloseste Form von<br />

Organisation.<br />

- Es ist wohl so: damit Kostenstellen sinnvoll sind, muss das Unternehmen ein gewisse Größe h<strong>ab</strong>en<br />

und unterschiedliche Geschäftsbereiche sollten klar erkennbar sein.<br />

- Beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater (wenn dieser die Rolle des Unternehmensberaters für Sie<br />

darstellt), welche Kostenstellen für Sie unternehmerisch Sinn machen. Klären Sie die Unterschiede<br />

zu den Erlöskonten und Kostenträgern (s. u.).<br />

Auch wir (poin.t GmbH, Köln) h<strong>ab</strong>en lange Jahre sinnlose Verwaltungsdinge getan und entsprechende<br />

Kostenstellen („electronic media“) geführt. Dass es in diesem Bereich weder Kosten noch Erlöse g<strong>ab</strong>,<br />

hätte ein Blinder mit Krückstock gesehen … Auch die Kostenstelle „Schulung“ war neben der<br />

Kostenstelle „Produktverkauf“ kontraproduktiv, da die Schulung ja immer auf der gleichen Rechnung<br />

ausgewiesen wurde wie der Lizenzverkauf. Konsequenz seit 2003: es gibt nur noch zwei Kostenstellen:<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! und Sonstiges.<br />

Also: „Where‘s the beef?“, sagen die Amerikaner. Wo ist der Nutzen?<br />

Ein aus unserer Sicht sinnvolles Beispiel:<br />

Die Firma poin.t GmbH verkauft, entwickelt und implementiert seit 1990 bundesweit ein<br />

Softwareprodukt. Im Erlösbereich dreht sich <strong>all</strong>es um dieses Produkt, es bleibt also bei diesem einen<br />

Profitcenter. Im Kostenbereich ist es ähnlich, die üblichen Gemeinkosten müssen nicht durch eine<br />

entsprechende Kostenstelle nachgewiesen werden, da hierfür die Kostenkonten da sind.<br />

Nun kommt das Jahr 2013: Die Firma poin.t gründet eine Zweigniederlassung in Berlin und eine in<br />

München. Beide Niederlassungen verursachen Kosten in ähnlichen Bereichen wie die Zentrale in Köln,<br />

die Erlöse werden ebenf<strong>all</strong>s deckungsgleich in <strong>all</strong>en Erlösarten (Softwareverkauf, Schulung, etc.)<br />

erzielt. Die Zeit für entsprechende Kostenstellen/Profitcenter ist da!<br />

Erlöskonten<br />

Es wurde im letzten Abschnitt ja bereits erwähnt, dass neben den Profitcentern die Erlöskonten für<br />

das Controlling sinnvoll sind. Erlöskonten heißen im Kontenplan der Datev „8400 Erlöse 19%“ oder<br />

ähnlich – sie sind also mit einem Steuersatz zwingend verbunden. Wenn Sie also weltweit Ihre<br />

Produkte verkaufen, h<strong>ab</strong>en Sie normalerweise mindestens 3 Erlöskonten, und zwar für Verkäufe in<br />

Deutschland, EU-Länder und Non-EU-Länder.<br />

42

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten<br />

Wenn es so ist, h<strong>ab</strong>en Sie damit dem Finanzminister seine Schuldigkeit getan und Ihr Steuerberater<br />

hat beim Buchen der Ausgangsrechnungen auch leichtes Spiel. Der gesamte Umsatz wandert meist<br />

auf ein einzelnes Konto.<br />

Das andere Extrem:<br />

Sie h<strong>ab</strong>en bei Ihrer Geschäftsgründung <strong>all</strong>e möglichen Erlösarten mit Ihrem Steuerberater besprochen,<br />

er hat im Detail viele Erlöskonten (ggf. mal drei wegen Ausland …) angelegt und monatlich liefern Sie<br />

zu jeder Rechnung noch mal ein Buchungsblatt mit dem entsprechenden Splitting mit, da der<br />

Steuerberater sich ja inhaltlich nicht auskennt.<br />

Das ist mühsam und aufwendig und gelegentlich auch fehler- oder lückenhaft und im Laufe der Jahre<br />

stimmt das System auch oft nicht mehr und kann nur zum Jahreswechsel angepasst werden.<br />

Deshalb:<br />

Versuchen Sie ein halbwegs einfaches Erlöskontensystem zu finden und es in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! an die<br />

Artikel zu binden. Damit geschieht dann ein automatisches Splitting der Ausgangsrechnung nach den<br />

entsprechenden Konten. Dieses Splitting kann man entweder auf der Rechnungskopie ausdrucken<br />

oder es durch die Datev-Schnittstelle automatisch monatlich übergeben (s. Datev-Schnittstelle).<br />

Die Ansicht für den Ausdruck des Buchungsstempels auf der Kopie der Ausgangsrechnung:<br />

Über das Anlegen der Konten in<strong>for</strong>miert Sie das Kapitel FiBu-Konten pflegen.<br />

Kostenkonten<br />

Kostenkonten (auch „Sachkonten“ genannt) sind das Pendant der Erlöskonten auf der Kostenseite.<br />

Ein Beispiel ist bei uns das Kostenkonto „420 Büroeinrichtungen“. Die Buchungen in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

sind immer belegorientiert, es lassen sich also zum Beispiel keine Umbuchungen vornehmen – dies<br />

müssen Sie direkt in Ihrer FiBu tun.<br />

Belege bei den Kosten sind immer die Eingangsrechnungen. Bitte lesen Sie das entsprechende Kapitel<br />

im <strong>Handbuch</strong>.<br />

Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04<br />

Die Datev stellt unterschiedlichste Standard-Kontenrahmen zur Verfügung. Je nach Branche oder<br />

Ausrichtung sind diese dann anders gestaltet. Auf Wunsch stellen auch wir diesen Standard-Kontenrahmen<br />

innerhalb von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! bereit. Bitte sprechen Sie in dem F<strong>all</strong>, dass dies in Ihrer<br />

Inst<strong>all</strong>ation nicht der F<strong>all</strong> ist, kurz mit unserem Support.<br />

Denn nicht immer ist die komplette Übernahme <strong>all</strong>er ca. 800 Standard-Konten sinnvoll: Da wir ja nur<br />

belegorientiert Vorbuchungen durchführen, benötigen wir nur einen kleinen Teil der Konten auf der<br />

Kosten- und Erlösseite. Innerhalb des Programms führt die Liste <strong>all</strong>er Konten oft zu Unsicherheit – die<br />

Bedienung wird nicht einfacher sondern schwieriger.<br />

43

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten<br />

Kostenstellen anlegen<br />

Als Administrator h<strong>ab</strong>en Sie Zugang zu den Generellen Einstellungen. Hier finden Sie unter<br />

Allgemeines die Kostenstellen. Außerdem ist über das ERP-Menü ein direkter Zugang zu dieser<br />

Erfassungst<strong>ab</strong>elle möglich:<br />

Es erscheint eine T<strong>ab</strong>elle mit folgenden Feldern:<br />

Nummer Sie benötigen zur Überg<strong>ab</strong>e an die FiBu (z. B. die Datev) auf jeden F<strong>all</strong> eine<br />

Nummer. In der Regel sind diese dort 4-stellig.<br />

Bezeichnung Die Bezeichnung ist frei wählbar.<br />

Letzte<br />

Nummer<br />

Die Nummernverg<strong>ab</strong>e von Rechnungen etc. geschieht in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! normalerweise<br />

über den Nummernkreis, und zwar über <strong>all</strong>e Kostenstellen hinweg. Bei<br />

Bedarf können die Nummernkreise innerhalb der einzelnen Kostenstellen vergeben<br />

und über dieses Feld eingegrenzt werden. Sollte dies er<strong>for</strong>derlich sein, wenden Sie<br />

sich bitte an unseren Support.<br />

Zusatz Zusatzfeld fürs Reporting (z. B. für einen Buchst<strong>ab</strong>en, der jeder Rechnungsnummer<br />

vorangesetzt wird)<br />

Deaktiviert Es ist zwar möglich, Kostenstellen zu löschen, dies sollte jedoch nur dann<br />

geschehen, wenn keine Kosten oder Erlöse gebucht wurden oder der Nachweis<br />

nicht mehr wichtig ist, z. B. wenn Ihre Buchhaltung diese Funktion übernimmt.<br />

Kostenstellen zuordnen<br />

Die bessere Lösung ist das Deaktivieren der Kostenstelle: Sie können diese Kostenstelle<br />

dann an den entsprechenden Stellen nicht mehr auswählen.<br />

In folgenden Auftrags<strong>for</strong>men lässt sich auf Dokumentebene eine Kostenstelle zuordnen:<br />

- Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift<br />

- Bestellung und Bedarfsan<strong>for</strong>derung<br />

- Produktionsauftrag<br />

Zuordnung durch Klick auf das Wort Kostenstellen.<br />

44

Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten<br />

Diese Zuordnung führt zu folgendem Effekt: Alle vorhandenen Positionen des Dokuments werden<br />

einzeln der Kostenstelle zugeordnet. Neue Positionen werden ebenf<strong>all</strong>s einheitlich der Kostenstelle<br />

zugeordnet. Ändern Sie eine Kostenstelle innerhalb der Position, berührt das nicht die anderen<br />

Positionen. Die unterschiedliche Zuordnung führt zu einem optischen Hinweis in der Combobox.<br />

Bei Eingangsrechnungen gibt es keine Zuordnung des Dokuments zur Kostenstelle. Jede einzelne<br />

Buchungsposition wird einer Kostenstelle zugeordnet.<br />

Bei Projekten wiederum ähnelt die Zuordnung der in Aufträgen: das gesamte Projekt ist der<br />

Kostenstelle direkt zugeordnet. Bitte sprechen Sie mit uns, f<strong>all</strong>s dies nicht Ihrer kaufmännischen<br />

Organisation entspricht und es Ihnen damit unlogisch erscheint, z. B. wenn Sie Rechnungen für<br />

unterschiedliche Kostenstellen innerhalb eines Projekts schreiben.<br />

Kostenstellen innerhalb des Rechnungsausgangs- und -eingangsbuches<br />

Die erfolgten Zuordnungen erlauben innerhalb des Rechnungsausgangsbuches und des Rechnungseingangsbuches<br />

ggf. eine Filterung. Die Einschränkung bezieht sich d<strong>ab</strong>ei auf die oben beschriebene<br />

Problematik der Zuordnung auf Positions- oder Buchungsebene.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie jedoch <strong>all</strong>e Aus- und Eingangsrechnungen komplett zugeordnet, lässt sich der Filter im<br />

Kopfbereich der beiden Listen nutzen:<br />

Kostenstellen-Statistik und -Controlling<br />

Bitte lesen Sie die gesonderten Kapitel zu diesen Themen.<br />

45

Lagerbewertung<br />

Dieses Infoblatt beschreibt wie Sie eine Lagerbewertung mit <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! vornehmen.<br />

Um einem Artikel im Lager einen Wert zu geben, gibt es unterschiedliche Bewertungsmöglichkeiten.<br />

Dies hängt nicht nur damit zusammen, dass Sie den Artikel möglicherweise zu verschiedenen Preisen<br />

eingekauft h<strong>ab</strong>en (Handelsbetriebe), sondern evtl. auch damit in welchem Produktionsstadium sich<br />

der Artikel befindet (Produktionsbetrieb).<br />

Eine neue Lagerbewertung anlegen<br />

Um eine neue Lagerbewertung anzulegen oder eine bestehende zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:<br />

Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens<br />

im Kundenbereich zu finden:<br />

Und wählen Sie anschließend im Bereich Lager den Menüpunkt Lagerbewertung aus.<br />

Es erscheint nun die Lagerbewertungsmaske.<br />

Wählen Sie zunächst rechts die Bewertungsarten aus nach<br />

dem die Artikel, die Sie auswählen, bewertet werden<br />

sollen.<br />

Die obere Bewertungsart ist die erste Wahl. F<strong>all</strong>s bei dieser<br />

Bewertungsart <strong>ab</strong>er der Wert 0,00 € herauskommen sollte,<br />

kommt die 2. Bewertungsart als Alternative ins Spiel.<br />

Klicken Sie dann links um die Artikel auszuwählen, welche<br />

bewertet werden sollen.<br />

Beim Klick öffnet sich die Artikelliste. Markieren Sie die<br />

Artikel, die Sie bewerten möchten, und klicken Sie dann<br />

oben links auf Schließen.<br />

46

Lagerbewertung<br />

Wichtiger Hinweis:<br />

Klicken Sie hier um Artikel, die sich unten in der Liste für<br />

diese Lagerbewertung befinden, wieder zu entfernen.<br />

Klicken Sie hier um einen Lieferanten auszuwählen auf<br />

dem Sie Lagerbewegungen gebucht h<strong>ab</strong>en, die zur<br />

Produktion gehören.<br />

Dies ist optional!<br />

Klicken Sie hier um die Liste nach Excel zu exportieren.<br />

Zeitraumeinstellung für die Spalte Lagerausgang: es werden<br />

nur Ausgangslieferscheine aus diesem Zeitraum<br />

berücksichtigt.<br />

Die Lagerbewertung ist immer eine Momentauswertung.<br />

Das bedeutet: <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! speichert Ihre aktuelle Bewertungsauswahl nicht! Wenn Sie die Maske<br />

schließen und erneut öffnen, fangen Sie wieder von vorne an.<br />

Ein Wort zur Spalte Lagerausgang<br />

Beim Lagerausgang (manche nennen es auch Lager<strong>ab</strong>gang) werden <strong>all</strong>e Ausgangslieferscheine des<br />

Lieferanten berücksichtigt, den Sie evtl. ausgewählt h<strong>ab</strong>en, UND <strong>all</strong>e Warenausgänge, die sich in<br />

Produktionsaufträgen befinden (wenn man das entsprechende <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Modul besitzt).<br />

Natürlich werden nur Lagerausgänge in dem gewählten Zeitraum hinzugezogen.<br />

47

Lagerinventur<br />

Dieses Infoblatt beschreibt wie Sie eine Lagerinventur mit <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! vornehmen.<br />

Eine Lagerinventur besteht i.d.R. aus 3 Schritten. Zunächst wählt man die Artikel die man zählen<br />

möchte aus und druckt eine Liste. Dann zählt man die Artikel im Lager und trägt dies in die Liste ein.<br />

Zuletzt überträgt man die gezählten Werte in seine Warenwirtschaft und korrigiert so die Bestände.<br />

Eine neue Langerinventur anlegen<br />

Um eine neue Lageninventur anzulegen oder eine bestehende zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:<br />

Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens<br />

zu finden:<br />

Und wählen Sie anschließend im Bereich Lager den Menüpunkt Lagerinventur aus.<br />

Es erscheint nun die Lagerinventurliste.<br />

Die Buttons Neu, Öffnen, Umbenennen und Löschen dienen dazu Ihre Lagerinventuren zu verwalten<br />

und erklären sich genauso von selbst wie die Schaltfläche Excel-Export auf der rechten Seite.<br />

In der Mitte der Funktionsleiste können Sie nach Monaten filtern oder <strong>all</strong>e bisher angelegten<br />

Lagerinventuren anzeigen lassen.<br />

Klicken Sie auf den Button Neu um eine neue Lagerinventur anzulegen. Vergeben Sie einen Namen<br />

und bestätigen Sie mit OK:<br />

48

Lagerinventur<br />

Die Lagerinventurmaske<br />

Wählen Sie zunächst rechts das Lager aus in welchem Sie<br />

Artikel zählen möchten.<br />

Beim Klick auf Artikel auswählen öffnet sich die Artikelliste.<br />

Markieren Sie die Artikel die sie in Ihre Inventur übernehmen<br />

möchten und klicken Sie dann oben links auf Schließen.<br />

Tipp:<br />

Wenn Sie z.B. eine ganze Artikelgruppe auswählen möchten,<br />

klicken Sie diese zunächst in der Ordnerstruktur an. Klicken<br />

Sie dann einen der Artikel in der Liste an und drücken Sie<br />

dann Strg + A.<br />

Hinweis:<br />

Beim Auswählen der Artikel werden Dienstleistungs- und<br />

Nicht-Lager-Artikel automatisch herausgefiltert.<br />

Klicken Sie hier um Artikel die sich unten in der Liste für<br />

diese Inventur befinden wieder zu entfernen.<br />

Klicken Sie hier um einen Lieferanten auszuwählen auf dem<br />

die Korrekturbuchungen erfolgen sollen. (s.u.)<br />

Klicken Sie hier um die Liste nach Excel zu exportieren.<br />

49

Lagerinventur<br />

Wozu dient der „Lieferant für Inventurbuchungen“?<br />

Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Datei, um die<br />

Artikel die in dieser Inventur sind auf einem Report<br />

auszudrucken. Hier werden dieselben Reports gezeigt die auch<br />

in der normalen Artikelliste gezeigt werden.<br />

Klicken Sie auf die Schaltfläche Lagerdifferenzen buchen wenn<br />

Sie <strong>all</strong>e Zählungen eingetragen h<strong>ab</strong>en und die Bestände<br />

korrigieren wollen.<br />

Nachdem Sie <strong>all</strong>e Artikel im Lager gezählt und die Bestände in <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! eingetragen h<strong>ab</strong>en,<br />

sollen die Bestände der Artikel aktualisiert werden. Um die Mehr- oder Minderbestände zu<br />

korrigieren erzeugt <strong>work</strong>… <strong>for</strong> <strong>all</strong>! einen Eingangslieferschein (für Bestanderhöhungen) und<br />

zusätzlich einen Ausgangslieferschein (für Bestandsminderungen). Diese werden dann mit den<br />

jeweiligen Artikel gefüllt, je nachdem ob ihr Bestand erhöht (EL) oder verringert (L) werden muss.<br />

Diese beiden Lieferscheine dienen dann auch in der Artikelbestandshistorie als Nachweis für die<br />

Inventur.<br />

Sie sollten sich also für die Lagerinventur einen Lieferanten anlegen der dann auch Lagerinventur<br />

heißt. So können Sie später in der Artikelbestandshistorie sehen welche Bestandsänderungen durch<br />

die Inventur erfolgten.<br />

Es gibt hier zwei empfohlene Konzepte für die Benennung/Nutzung der Lieferanten.<br />

1. Legen Sie einen Lieferanten an der Lagerinventur heißt und nutzen Sie diesen für <strong>all</strong>e<br />

Inventuren die Sie anlegen<br />

2. Legen Sie für jedes Jahr einen Lieferanten an und benennen Sie ihn so Lagerinventur XXXX<br />

und ersetzen Sie XXXX durch das Jahr.<br />

Mit dieser Variante sehen Sie in der Artikelbestandshistorie immer in welchem Jahr die Inventur<br />

erfolgte.<br />

50

Lagerinventur<br />

Beispielhafte Vorgehensweise<br />

Im folgendem werden die Schritte erklärt um eine Lagerinventur durchzuführen:<br />

1. Legen Sie als erstes einen Lieferanten für die Inventurbuchungen an.<br />

2. Legen Sie dann eine neue Lagerinventur an, und geben Sie ihr einen sinnvollen Namen.<br />

3. Wählen Sie nun zunächst den Lieferanten für die Inventurbuchungen aus.<br />

4. Wählen Sie anschließend das Lager aus, in dem Sie Artikel zählen möchten (rechts).<br />

Klicken Sie dann auf Artikel auswählen (links) um die Artikel auszuwählen die Sie zählen<br />

möchten. Die Artikel werden daraufhin in die Liste übernommen:<br />

51

Lagerinventur<br />

5. Nun h<strong>ab</strong>en Sie die Option die Liste nach Excel zu exportieren oder über Datei eine Liste zu<br />

drucken. Diese Liste geben Sie nun dem „Zähler“, also dem Lageristen der die Inventur im<br />

Lager durchführt.<br />

Hinweis:<br />

Die Liste wird immer nach der Artikelnummer sortiert. Wenn Sie die Liste nach Nummer<br />

sortiert rausgeben, ist es später leichter die gezählten Werte zu übertragen.<br />

6. Wenn Sie die Liste vom „Zähler“ zurückbekommen übertragen Sie die Werte in die Spalte<br />

Gezählter Lagerbestand.<br />

7. H<strong>ab</strong>en Sie <strong>all</strong>e Werte übertragen und überprüft, klicken Sie als letzten Schritt auf die<br />

Schaltfläche Lagerdifferenzen buchen.<br />

Es wird nun bei dem ausgewählten Lieferanten für die Inventurbuchungen ein neuer<br />

Ausgangslieferschein erstellt um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu hoch war.<br />

Gleichzeitig wird ein Eingangslieferschein erzeugt um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu<br />

niedrig war.<br />

Die Lagerinventur ist <strong>ab</strong> diesem Zeitpunkt Gebucht und kann nicht mehr geändert werden.<br />

Sie können Sie <strong>ab</strong>er weiterhin öffnen, ansehen und ausdrucken.<br />

52

Pro<strong>for</strong>ma-Rechnungen<br />

Eine sehr gute Erklärung des Begriffs liefert Wikipedia:<br />

Die Pro<strong>for</strong>ma-Rechnung (engl. pro <strong>for</strong>ma invoice) ist ein Beleg, der den Empfänger jedoch<br />

nicht zur Zahlung auf<strong>for</strong>dert.<br />

Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient<br />

dann steuerlichen Zwecken. Dies ermöglicht bei Auslandsgeschäften, Ware kostenlos an den<br />

Empfänger zu liefern, die Zollerhebung bleibt d<strong>ab</strong>ei unberührt. Der Zoll legt den für die<br />

Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist in diesem F<strong>all</strong> nicht möglich, im Nachhinein<br />

eine gewöhnliche Rechnung auszustellen.<br />

(Quelle: Wikipedia, September 2011)<br />

In diesem Kapitel erklären wir, wie man eine Pro<strong>for</strong>ma-Rechnung mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! erstellen kann.<br />

Report<br />

F<strong>all</strong>en bei Ihnen oft Pro<strong>for</strong>ma-Rechnungen an (etwa bei Auslandsgeschäften oder bei kostenlosen<br />

Warensendungen), so sollten Sie sich ein Formular hierfür erstellen (lassen). Dieses Formular wird wie<br />

üblich in Crystal-Report erstellt. Beachten Sie bitte, dass das Formular nicht an die echten Rechnungen<br />

geknüpft wird, sondern an Aufträge oder Lieferscheine.<br />

Vereinfacht gesagt: Sie erstellen eine Auftragsbestätigung und drucken daraus eine Rechnung aus –<br />

lediglich das Wort Auftragsbestätigung wird durch das Wort Rechnung ersetzt.<br />

Durch die Anbindung an die Aufträge lösen Sie das Problem des Offenen-Postens, der bei den<br />

Rechnungen entstehen würde. Auch eine Lücke in Ihren Rechnungsnummern entsteht so nicht.<br />

Microsoft Word<br />

Im Vorschaufenster der Reports gibt es eine Option Export nach Word. Nutzen Sie diese Möglichkeit,<br />

wenn die Pro<strong>for</strong>ma-Rechnung eher eine Ausnahme darstellt oder das entsprechende Formular nicht<br />

vorhanden ist.<br />

Der Export (auch hier aus dem Auftrag heraus) liefert Ihnen eine Word-Datei, in der Sie das Wort<br />

Auftragsbestätigung manuell durch das Wort Rechnung austauschen. Natürlich sind ggf. weitere<br />

Korrekturen nötig (Kopf-/Schlusstext etc).<br />

53

Provisions-Gutschriften<br />

In diesem Kapitel geht es nicht um das, was man gemeinhin als Provisions<strong>ab</strong>rechnung bezeichnet,<br />

sondern um die Wandlung einer Ausgangsrechnung zur Provisions<strong>ab</strong>rechnung. Es handelt sich also<br />

um eine Einzel<strong>ab</strong>rechnung und nicht um die klassische Liste, die man für einen Vertriebs-Mitarbeiter<br />

erstellt.<br />

Hier drei Beispiele:<br />

- Sie sind ein Seminarhaus und erstellen für Ihre Dozenten (dieser ist ein Lieferant) pro<br />

Ausgangsrechnung auch den Abrechnungsbeleg, der in Ihrer Buchhaltung dann eine<br />

Eingangsrechnung wird.<br />

- Sie vertreiben ein Haushaltsgerät und erstellen pro Verkauf an den Endkunden auch so<strong>for</strong>t<br />

die Provisions-Gutschrift an den Vermittler (auch er ist ein Lieferant)<br />

- Sie sind Hersteller einer Software die auch über Vertriebspartner verkauft wird. Kommt es<br />

zum Verkauf an einen Endkunden, erhält Ihr Vertriebspartner eine Provisionsgutschrift (eine<br />

Gutschrift im eigentlichen Sinne, also erlösmindernd).<br />

Variante 1: Provisions-Gutschrift für Lieferanten<br />

Der erste F<strong>all</strong>: Sie möchten für den Lieferanten (den Dozenten im folgenden Beispiel) einen Beleg<br />

produzieren und diesen als eigene Eingangsrechnung verbuchen.<br />

Legen Sie bitte zunächst die Ausgangsrechnung an den Kunden an. Bei den Stammdaten<br />

berücksichtigen Sie bitte folgendes:<br />

Artikel Der Artikel sollte provisionsfähig sein:<br />

Kunden Der Kunde sollte dem Provisionär zugeordnet sein:<br />

Bei dem erwähnten Beispiel ist diese Zuordnung vermutlich unüblich, da ja ggf. immer<br />

wieder ein anderer Dozent schult. Bei einer Vertreter-Zuordnung oder einer Zuordnung<br />

zu einem Vertriebspartner ist die feste Zuordnung <strong>ab</strong>er sinnvoll.<br />

Nun erstellen Sie wie gewohnt die Ausgangsrechnung an den Endkunden. Wurden die Stammdaten<br />

richtig zugeordnet, müssen Sie sich um nichts weiter kümmern, die Provisionsberechnung geschieht im<br />

Hintergrund.<br />

Ansonsten greifen Sie manuell in diesen Vorgang ein: Wechseln Sie zur Positionsmaske. Dort dann zur<br />

Registerkarte Provisionen.<br />

54

Provisions-Gutschriften<br />

Sie sehen in diesem F<strong>all</strong> die Vorberechnung der Provision laut Stammdaten. Änderungen sind in<br />

vielfältiger Weise möglich:<br />

- Der Provisionssatz kann verändert werden. D<strong>ab</strong>ei ändert sich dann natürlich die Summe.<br />

- Der Wert kann direkt eingetragen werden („Pauschal 100,- € Provision), womit der<br />

Prozentsatz automatisch genullt wird.<br />

- Es kann ein weiterer Provisionär über das kleine Plus oben rechts hinzugefügt werden<br />

- Die Zeile kann manuell entfernt werden.<br />

- Es können auch Minus-Positionen hinzugefügt werden (der Provisionär beteiligt sich an<br />

einem Kundenr<strong>ab</strong>att).<br />

Aufgrund dieser Daten kann nun ein Report die Daten zur Abrechnung nutzen. Dieser Report muss<br />

inst<strong>all</strong>iert/erstellt werden, er ist nicht standardmäßig in Ihrer Inst<strong>all</strong>ation enthalten. Hier ein Beispiel:<br />

Im Vorschaufenster kann die Abrechnung kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>el per E-Mail dem Dozenten zugemailt werden.<br />

Für die interne Verwaltung gehen Sie noch einen Schritt weiter: Sie wandeln die Ausgangsrechnung<br />

mit dieser Provisions<strong>ab</strong>rechnung zu einer Eingangsrechnung an Sie selbst. D<strong>ab</strong>ei wird das Dokument<br />

der Eingangsrechnung als PDF zugeordnet. So gehen Sie vor:<br />

Klicken Sie die Rechnung im Desktop mit rechter Maustaste, wählen Sie die Umwandlung zur<br />

Gutschrift und anschließend Provisionsgutschrift.<br />

<br />

Der Umwandlungs-Assistent erscheint. Wählen Sie bitte in der zweiten Teilmaske die zweite<br />

Option:<br />

55

Provisions-Gutschriften<br />

Für diese Option erscheinen nun einige Einstellungen mit folgender Bedeutung<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

Stellen Sie hier bitte das Formular ein. Ihnen werden per<br />

Klick <strong>all</strong>e für Rechnungen möglichen Formulare gezeigt.<br />

Klicken Sie auf Anzeigen! f<strong>all</strong>s Sie nun dem Provisionär<br />

seine Rechnungen als Beleg per E-Mail zukommen lassen<br />

möchten.<br />

Das Kostenkonto wird bei der folgenden Buchung der<br />

Eingangsrechnung benutzt (z.B. Provisionen).<br />

Das Dokument-Datum wird als Belegdatum der<br />

Eingangsrechnung im Buchungssatz benutzt.<br />

Es werden <strong>all</strong>e mit der Ausgangsrechnung verbundenen<br />

Provisions-Empfänger aufgeführt. Sie können einzelne<br />

Empfänger ausklicken, wenn Sie den Vorgang nur für<br />

einen Empfänger durchführen möchten.<br />

Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Vorgang zu starten.<br />

Die Eingangsrechnung(en) werden erstellt, das PDF-Dokument wird angehängt und anschließend die<br />

Maske verlassen.<br />

Danach wechselt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! zum (letzten) involvierten Lieferanten. Per Doppelklick können Sie<br />

nun zur Eingangsrechnung wechseln oder diese ggf. direkt per Rechtsklick und Online-Banking<br />

bezahlen.<br />

Variante 2: Provisions-Gutschrift für den Kunden<br />

Der zweite F<strong>all</strong> ist eigentlich gar kein Provisions-F<strong>all</strong>: Sie möchten für einen Vertriebspartner eine<br />

Gutschrift für die Vermittlung eines Kunden schreiben. D<strong>ab</strong>ei beziehen Sie sich auf eine<br />

Ausgangsrechnung und geben hierzu eine Tipp-Provision.<br />

Die einfachste Lösung hierfür: Sie bitten Ihren Vertriebspartner, Ihnen eine Rechnung zu schreiben,<br />

also einen Kostenbeleg. Das hat den Vorteil, dass Sie <strong>all</strong>e steuerlichen Nachweise korrekt führen (zum<br />

Beispiel die Umsatzsteuer-ID des Partners). Der Beleg wird dann natürlich wiederum kreditorisch (also<br />

auf Lieferantenseite) verbucht.<br />

In einigen Fällen (besonders bei sehr vielen Vertriebspartnern, die auch gleichzeitig noch Kunde sind)<br />

ist deshalb die debitorische Variante gewünscht, um nicht <strong>all</strong>e Adressen doppelt führen zu müssen.<br />

Gleichzeitig führt der debitorische Beleg zu einer Erlösminderung, was gewollt sein kann oder auch<br />

nicht (mehr oder weniger Umsatz … )<br />

56

Provisions-Gutschriften<br />

So gehen Sie vor:<br />

<br />

Erstellen Sie den Ursprungsbeleg (den an den Endkunden) wie<br />

gewohnt. Nutzen Sie die unterste Nebenadresse („Nebenadresse<br />

3“) in der Rechnung zur Zuordnung des Vertriebspartners. Diese<br />

Nebenadresse ist nicht vorkonfiguriert, sondern mit Unbenutzt<br />

betitelt (was sich ändern lässt):<br />

Starten Sie anschließend den Assistenten per rechter Maustaste Umwandeln -> Gutschrift -><br />

Provisionsgutschrift. Wählen Sie nach dem Begrüßungsschirm in der zweiten Teilmaske die erste<br />

Option Provisionsgutschrift an Kunde:<br />

Die Nachfolgende Teilmaske erlaubt zunächst eine grundsätzliche Veränderung der Detailtiefe<br />

der Provisionsgutschrift:<br />

<br />

<br />

Im ersten F<strong>all</strong> werden <strong>all</strong>e Positionen der Ursprungsrechnung wiederholt, im zweiten F<strong>all</strong><br />

werden <strong>all</strong>e Positionen zu einer einzigen zusammengefasst. Hierbei lässt sich dann auch ein<br />

spezieller Artikel für die Statistik und die entstehenden Texte auswählen.<br />

Standardmäßig erscheint die zugeordnete Nebenadresse 3 (s.o.).<br />

Durch Klick lässt sich ein anderer Adressat für die Gutschrift<br />

auswählen.<br />

Der (zunächst einheitliche) Provisions-Satz für das neue<br />

Dokument. Da eine neue Rechnung (genauer gesagt: Gutschrift)<br />

erstellt wird, lässt sich dieser dann je Position noch anpassen.<br />

Fertig! Schließen Sie den Vorgang <strong>ab</strong>, wechselt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! zum Provisionsempfänger (also<br />

Kunden) auf dem Desktop: Rufen Sie das neue erstellte Dokument (Rechnung/Gutschrift) durch<br />

Doppelklick auf.<br />

Alles in <strong>all</strong>em handelt es sich hier um eine ganz normale Gutschrift. Die Lieferanschrift wurde mit der<br />

Endkundenadresse versenen, damit der Vertriebspartner entsprechend in<strong>for</strong>miert ist. Es ist eine<br />

einzige Besonderheit zu beachten: Die Positionen sind <strong>all</strong>e im Feld Faktor manipuliert worden. Aus<br />

einem Provisionssatz 25% etwa wird ein Faktor -0,25. Der Gesamtpreis wird also mit 0,25 multipliziert<br />

und führt somit für den Provisionsempfänger zum richtigen Wert.<br />

Natürlich lässt sich das im Formular ggf. anders (zum Beispiel mit positiven Werten) darstellen, wenn<br />

Sie möchten. Rechnerisch <strong>ab</strong>er ist <strong>all</strong>es richtig:<br />

- Sie mindern Ihre Erlöse auf den richtigen Erlöskonten.<br />

- Die Statistik (Kunde und Artikel) ist richtig.<br />

57

Provisionen im Einzelbelegverfahren<br />

In diesem Kapitel geht es nicht um das, was man gemeinhin als Provisions<strong>ab</strong>rechnung<br />

bezeichnet, sondern um die Wandlung einer Ausgangsrechnung zur Provisions<strong>ab</strong>rechnung. Es<br />

handelt sich also um eine Einzel<strong>ab</strong>rechnung und nicht um die klassische Liste, die man für einen<br />

Vertriebs-Mitarbeiter erstellt.<br />

Hier drei Beispiele:<br />

- (Variante 1) Sie sind ein Seminarhaus und erstellen für Ihre Dozenten (dieser ist ein<br />

Lieferant) pro Ausgangsrechnung auch den Abrechnungsbeleg, der in Ihrer<br />

Buchhaltung dann eine Eingangsrechnung wird.<br />

- (Variante 1) Sie vertreiben ein Haushaltsgerät und erstellen pro Verkauf an den<br />

Endkunden auch so<strong>for</strong>t die Provisions-Abrechnung an den Vermittler (auch er ist ein<br />

Lieferant)<br />

- (Variante 2) Sie sind Hersteller einer Software, die auch über Vertriebspartner verkauft<br />

wird. Kommt es zum Verkauf an einen Endkunden, erhält Ihr Vertriebspartner eine<br />

Provisions-Gutschrift (eine Gutschrift im eigentlichen Sinne, also erlösmindernd).<br />

Variante 1:<br />

Provisions-Abrechnung für Lieferanten<br />

Der erste F<strong>all</strong>: Sie möchten für den Lieferanten (den Dozenten im folgenden Beispiel) einen Beleg<br />

produzieren und diesen als eigene Eingangsrechnung verbuchen.<br />

Legen Sie bitte zunächst die Ausgangsrechnung an den Kunden an. Bei den Stammdaten<br />

berücksichtigen Sie bitte folgendes:<br />

Artikel Der Artikel sollte provisionsfähig sein:<br />

Kunden Der Kunde sollte dem Provisionär zugeordnet sein:<br />

Bei dem erwähnten Beispiel ist diese Zuordnung vermutlich unüblich, da ja ggf.<br />

immer wieder ein anderer Dozent schult. Bei einer Vertreter-Zuordnung oder<br />

einer Zuordnung zu einem Vertriebspartner ist die feste Zuordnung <strong>ab</strong>er sinnvoll.<br />

Nun erstellen Sie wie gewohnt die Ausgangsrechnung an den Endkunden. Wurden die Stammdaten<br />

richtig zugeordnet, müssen Sie sich um nichts weiter kümmern, die Provisionsberechnung geschieht im<br />

Hintergrund.<br />

Ansonsten greifen Sie manuell in diesen Vorgang ein: Wechseln Sie zur Positionsmaske. Dort dann zur<br />

Registerkarte Provisionen.<br />

Sie sehen in diesem F<strong>all</strong> die Vorberechnung der Provision laut Stammdaten. Änderungen sind in<br />

vielfältiger Weise möglich:<br />

- Der Provisionssatz kann verändert werden. D<strong>ab</strong>ei ändert sich dann natürlich die Summe.<br />

- Der Wert kann direkt eingetragen werden („Pauschal 100,- € Provision“), womit der<br />

Prozentsatz automatisch genullt wird.<br />

58

Provisionen im Einzelbeleg-Verfahren<br />

- Es kann ein weiterer Provisionär über das kleine Plus-Zeichen oben rechts hinzugefügt<br />

werden.<br />

- Die Zeile kann manuell entfernt werden.<br />

- Es können auch Minus-Positionen hinzugefügt werden (der Provisionär beteiligt sich an<br />

einem Kundenr<strong>ab</strong>att).<br />

Aufgrund dieser Daten kann nun ein Report die Daten zur Abrechnung nutzen. Dieser Report muss<br />

inst<strong>all</strong>iert/erstellt werden, er ist nicht standardmäßig in Ihrer Inst<strong>all</strong>ation enthalten. Hier ein Beispiel:<br />

Im Vorschaufenster kann die Abrechnung kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>el per E-Mail dem Dozenten zugemailt werden.<br />

Für die interne Verwaltung gehen Sie noch einen Schritt weiter: Sie wandeln die Ausgangsrechnung<br />

mit dieser Provisions<strong>ab</strong>rechnung zu einer Eingangsrechnung an Sie selbst. D<strong>ab</strong>ei wird das Dokument<br />

der Eingangsrechnung als PDF zugeordnet. So gehen Sie vor:<br />

Klicken Sie die Rechnung im Desktop mit rechter Maustaste, wählen Sie die Umwandlung zur<br />

Gutschrift und anschließend Provisionsgutschrift.<br />

Der Umwandlungs-Assistent erscheint. Wählen sie bitte in der zweiten Teilmaske die zweite<br />

Option:<br />

Für diese Option erscheinen nun einige Einstellungen mit folgender Bedeutung:<br />

Stellen Sie hier bitte das Formular ein. Ihnen werden per<br />

Klick <strong>all</strong>e für Rechnungen möglichen Formulare gezeigt.<br />

Klicken Sie auf Anzeigen! f<strong>all</strong>s Sie nun dem Provisionär<br />

seine Rechnung als Beleg per E-Mail zukommen lassen<br />

möchten.<br />

Das Kostenkonto wird bei der folgenden Buchung der<br />

Eingangsrechnung benutzt (z.B. Provisionen).<br />

Das Dokument-Datum wird als Belegdatum der<br />

Eingangsrechnung im Buchungssatz benutzt.<br />

59

Provisionen im Einzelbeleg-Verfahren<br />

Es werden <strong>all</strong>e mit der Ausgangsrechnung verbundenen<br />

Provisions-Empfänger aufgeführt. Sie können einzelne<br />

Empfänger ausklicken, wenn Sie den Vorgang nur für einen<br />

Empfänger durchführen möchten.<br />

Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Vorgang zu starten.<br />

Die Eingangsrechnung(en) werden erstellt, das PDF-Dokument wird angehängt und anschließend die<br />

Maske verlassen.<br />

Danach wechselt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! zum (letzten) involvierten Lieferanten. Per Doppelklick können Sie<br />

nun zur Eingangsrechnung wechseln oder diese ggf. direkt per Rechtsklick und Online-Banking<br />

bezahlen.<br />

Variante 2:<br />

Provisions-Gutschrift für Kunden<br />

Der zweite F<strong>all</strong> ist eigentlich gar kein Provisions-F<strong>all</strong>: Sie möchten für einen Vertriebspartner eine<br />

Gutschrift für die Vermittlung eines Kunden schreiben. D<strong>ab</strong>ei beziehen Sie sich auf eine<br />

Ausgangsrechnung und geben hierzu eine Tipp-Provision.<br />

Die einfachste Lösung hierfür: Sie bitten Ihren Vertriebspartner, Ihnen eine Rechnung zu schreiben,<br />

also einen Kostenbeleg. Das hat den Vorteil, dass Sie <strong>all</strong>e steuerlichen Nachweise korrekt führen (zum<br />

Beispiel die Umsatzsteuer-ID des Partners). Der Beleg wird dann natürlich wiederum kreditorisch (also<br />

auf der Lieferantenseite) verbucht.<br />

In einigen Fällen (besonders bei sehr vielen Vertriebspartnern, die auch gleichzeitig noch Kunde sind)<br />

ist deshalb die debitorische Variante gewünscht, um nicht <strong>all</strong>e Adressen doppelt führen zu müssen.<br />

Gleichzeitig führt der debitorische Beleg zu einer Erlösminderung, was gewollt sein kann oder auch<br />

nicht (mehr oder weniger Umsatz … ).<br />

So gehen Sie vor:<br />

Erstellen Sie den Ursprungsbeleg (den an den Endkunden) wie gewohnt. Nutzen Sie die unterste<br />

Nebenadresse („Nebenadresse 3“) in der Rechnung zur Zuordnung des Vertriebspartners. Diese<br />

Nebenadresse ist nicht vorkonfiguriert, sondern mit –unbenutzt– betitelt (was sich ändern lässt):<br />

Starten Sie anschließend den Assistenten per rechter Maustaste … Umwandeln … Gutschrift …<br />

Provisionsgutschrift. Wählen Sie nach dem Begrüßungsschirm in der zweiten Teilmaske die erste<br />

Option:<br />

Die nachfolgende Teilmaske erlaubt zunächst eine grundsätzliche Veränderung der Detailtiefe<br />

der Provisionsgutschrift:<br />

60

Provisionen im Einzelbeleg-Verfahren<br />

Im ersten F<strong>all</strong> werden <strong>all</strong>e Positionen der Ursprungsrechnung wiederholt, im zweiten F<strong>all</strong><br />

werden <strong>all</strong>e Positionen zu einer einzigen zusammengefasst. Hierbei lässt sich dann auch ein<br />

spezieller Artikel für die Statistik und die entstehenden Texte auswählen.<br />

Standardmäßig erscheint die zugeordnete Nebenadresse 3<br />

(s.o.). Durch Klick lässt sich ein anderer Adressat für die<br />

Gutschrift auswählen.<br />

Der (zunächst einheitliche) Provisions-Satz für das neue<br />

Dokument. Da ja eine neue Rechnung (genauer gesagt:<br />

Gutschrift) erstellt wird, lässt sich dieser dann je Position<br />

noch anpassen.<br />

Fertig. Schließen Sie den Vorgang <strong>ab</strong>, wechselt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! zum Provisionsempfänger (also dem<br />

Kunden) auf dem Desktop. Rufen Sie das neue erstellte Dokument (die Rechnung/Gutschrift) durch<br />

Doppelklick auf.<br />

Alles in <strong>all</strong>em handelt es sich hier um eine ganz normale Gutschrift. Die Lieferanschrift wurde mit der<br />

Endkundenadresse versehen, damit der Vertriebspartner entsprechend in<strong>for</strong>miert ist. Es ist eine<br />

einzige Besonderheit zu beachten: Die Positionen sind <strong>all</strong>e im Feld Faktor manipuliert worden. Aus<br />

einem Provisionssatz 25 % etwa wird ein Faktor -0,25. Der Gesamtpreis wird also mit 0,25 multipliziert<br />

und führt somit für den Provisionsempfänger zum richtigen Wert.<br />

Natürlich lässt sich das im Formular ggf. anders (zum Beispiel mit positiven Werten) darstellen, wenn<br />

Sie möchten. Rechnerisch <strong>ab</strong>er ist <strong>all</strong>es richtig:<br />

- Sie mindern Ihre Erlöse auf den richtigen Erlöskonten.<br />

- Die Statistik (Kunde und Artikel) ist richtig.<br />

61

Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von<br />

Ausgangsrechnungen<br />

Die Übernahme von Rechnung in die Buchhaltung (Datev etc.) scheitert immer wieder an<br />

organisatorischen Problemen:<br />

- Das Erlöskonto der zugeordneten Artikel ist nicht zugeordnet, da der Artikel-Ersteller sich in<br />

diesem Thema natürlich nicht auskennt.<br />

- Die Buchhaltung schafft es nicht, <strong>all</strong>e Artikel nachträglich zu kontieren.<br />

- Die Steuerbarkeit des Belegs ist unklar (weil die Gesetze für Normalsterbliche schwer zu verstehen<br />

sind und sich auch immer wieder ändern).<br />

Wir h<strong>ab</strong>en uns deshalb zu diesem Thema „etwas überlegt“ <br />

Rechnungen schreiben<br />

Man könnte das ganze Problem lösen, wenn eine Buchhaltungs-Fachkraft die Rechnungen schreiben<br />

würde. Das Problem d<strong>ab</strong>ei liegt auf der Hand: diese Person kennt das Projekt nicht so gut wie der<br />

Sachbearbeiter und wird deshalb andere Probleme verursachen. Außerdem würde Ihre Liquidität<br />

vermutlich ein wenig darunter leiden.<br />

Also: Der jeweilige Projektleiter oder Sachbearbeiter schreibt weiterhin die Rechnungen. So schnell<br />

wie möglich und nötig …<br />

Das Versenden der Rechnung und die Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch<br />

Hier nun der entscheidende Kniff: Der Sachbearbeiter erstellt die Rechnung, druckt sie ggf. auch zum<br />

Überprüfen oder zur Weiterg<strong>ab</strong>e an die Buchhaltung aus. Aber: er versendet sie nicht und übernimmt<br />

sie auch nicht ins Rechnungsausgangsbuch.<br />

Dies ist nun die Aufg<strong>ab</strong>e der Buchhaltung!<br />

Liste der Rechnungen, die nicht im Ausgangsbuch sind<br />

Wir vermuten, dass jede Firma ein Interesse daran hat, dass Ausgangsrechnungen möglichst schnell<br />

geschrieben werden, möglichst schnell ausgedruckt und versendet werden, damit auch möglichst<br />

schnell Liquidität ins Haus kommt.<br />

Für den Verantwortlichen aus dem Bereich Buchhaltung gilt also vermutlich: Jeden Tag einmal in die<br />

Liste der nicht <strong>ab</strong>geschlossenen Rechnungen schauen und die Vorgänge <strong>ab</strong>schließen. Am einfachsten<br />

ist dies aus dem leeren Schreibtisch heraus (rechte Maustaste Rechnungen), anschließend in der<br />

Rechnungsliste folgenden Filter setzen:<br />

Markieren Sie nun einzelne Rechnungen und starten Sie dann unsere Korrekturmaske mit Hilfe der<br />

folgenden Schaltfläche:<br />

62

Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von<br />

Ausgangsrechnungen<br />

„Der letzte Schritt“<br />

Nun erscheint die Maske, mit deren Hilfe Sie in einem Schritt sowohl die Steuerbarkeit als auch das<br />

Erlöskonto einheitlich klären können:<br />

Steuerbarkeit Wählen Sie einen einheitlichen Steuersatz für <strong>all</strong>e Positionen der Rechnung. Sollte<br />

sich die Rechnung bereits im Rechnungsausgangsbuch befinden, ist es nicht möglich,<br />

dies zu tun.<br />

Leistungsort Das Steuergesetz, das die Steuerbarkeit begründet, wird etwas uneinheitlich<br />

interpretiert. Wenn Sie aus diesem Grunde auf dem Ausdruck der Rechnung den<br />

Leistungsort vermerken möchten (und sich dieser nicht im sonstigen Text befindet),<br />

können Sie das in dieser Maske befindliche Feld benutzen.<br />

Bitte lassen Sie sich das Feld dann auch in den Ausdruck (den Report) einsetzen.<br />

Erlöskonto Auch dieses kann hier mit einem Befehl für <strong>all</strong>e Positionen „gleichgeschaltet“<br />

werden.<br />

Bitte beachten Sie, dass es einen möglichen Zusammenhang zwischen der<br />

Steuerbarkeit und diesem Erlöskonto gibt.<br />

63

<strong>Neuerungen</strong> PROJEKT<br />

65

Erlösansicht nach Monaten<br />

Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen lediglich Werte aus dem Bereich der Erlöse. Für<br />

die Ist-Zahlen ist das recht einfach: die Rechnung muss lediglich dem Projekt zugeordnet werden. Die<br />

Planwerte bei dieser Auswertung jedoch verlangen ein wenig organisatorische Disziplin: sie basieren<br />

auf den Auftragszahlen und den damit verbundenen Umsatz-Planwerten.<br />

Lesen Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Zahlungstermine verwalten im ERP-<br />

<strong>Handbuch</strong>.<br />

Aufruf<br />

Das Projektcontrolling ist unter etc. zu finden:<br />

Über die Kurztaste STRG-Shift-P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie<br />

dort dann die zweite Auswertung Erlösansicht nach Monaten.<br />

Mögliche Einstellungen<br />

Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, stellen Sie die Auswertung nach Ihren Wünschen ein. Hier die<br />

einzelnen Möglichkeiten:<br />

Projektgruppen<br />

Am linken Bildschirmrand erscheint bei dieser Auswertung die<br />

Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit h<strong>ab</strong>en Sie<br />

die Möglichkeit, z. B. nur die aktuellen Projekte in den Fokus der<br />

Auswertung zu bringen.<br />

In unserem Beispiel links sehen Sie unser „Projekt-Geschäft“: die<br />

Neukundenprojekte wurden gruppiert und so lassen sich Plan-<br />

und Ist-Erlöse aus diesem Bereich unserer Firma sehr einfach<br />

losgelöst vom sonstigen Geschäft untersuchen.<br />

66

Erlösansicht nach Monaten<br />

Die Liste<br />

Projekt-Status<br />

Die Gruppenfilterung lässt sich sehr gut kombinieren mit den<br />

Status-Filtern. Selbstverständlich erscheinen an dieser Stelle die<br />

Statuswerte, die Sie vordefiniert h<strong>ab</strong>en. Im einfachsten F<strong>all</strong>:<br />

„<strong>ab</strong>geschlossen“ oder „laufendes Projekt“.<br />

Option Abgeschlossene Aufträge anzeigen<br />

Möglicherweise möchten Sie in den Planwerten die<br />

<strong>ab</strong>geschlossenen Aufträge nicht mehr sehen. Entfernen Sie in<br />

diesem F<strong>all</strong> die standardmäßig gesetzte Markierung.<br />

Option Geleistete Anzahlungen anzeigen<br />

Gleiches gilt für die geleisteten Anzahlungen.<br />

Der Zeitraum wird beim Start automatisch eingestellt:<br />

- Hat das zweite Halbjahr begonnen, wird ein ganzes Jahr<br />

beginnend mit dem 01.07. gezeigt.<br />

- Ansonsten wird das komplette Kalenderjahr angezeigt.<br />

Diese Einstellung lässt sich ändern, <strong>ab</strong>er denken Sie daran, dass z.<br />

B. ein Monatsfilter nicht mit dem dargestellten Jahreszeitraum<br />

korrespondiert.<br />

Aktualisieren Sie nun die Darstellung durch Klick auf die große grüne Schaltfläche:<br />

Die Darstellung zeigt monatsweise Soll- und Istwerte nebeneinander. Zeilen und Spalten sind darüber<br />

hinaus summiert (graue Felder). Es handelt sich natürlich um Nettowerte.<br />

67

Erlösansicht nach Monaten<br />

Folgende Rückschlüsse erlaubt diese Erlösansicht:<br />

- Sie h<strong>ab</strong>en automatisch Planzahlen im Projektbereich. Ihre Projektleiter sind <strong>all</strong>erdings<br />

gezwungen, die Zahlen durch korrekte Aufträge zu hinterlegen. Idealerweise erhält auch der<br />

Kunde die Auftragsbestätigung als Dokument, für die Korrektheit der Auswertung spielt das<br />

jedoch keine Rolle.<br />

- Unterschiedlichste Gliederungen der Projektgruppen erlauben maximale Flexibilität. So etwa die<br />

Darstellung nach Bereichen („Wie sehen die Zahlen für die Kostenstelle xy aus?“)<br />

- Die Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten hilft d<strong>ab</strong>ei, dass Rechnungen nicht „vergessen“<br />

werden.<br />

- Verschiebungen sind gut erkennbar. Woran sie liegen, ist dann zu klären.<br />

- Das Ausblenden der <strong>ab</strong>geschlossenen Aufträge macht dann Sinn, wenn der Fokus auf der<br />

Restplanung liegt: „Was ist noch offen bzw. nicht geleistet?“. Ansonsten ist das Ausblenden der<br />

Sollwerte aus unserer Sicht eher kontraproduktiv. Selbst (oder gerade) dann, wenn Planzahlen<br />

und Ist-Zahlen oft auseinanderlaufen.<br />

68

Projektbeteiligte<br />

Im Projekt sind in der Regel unterschiedlichste Kontakte involviert:<br />

- Ein oder mehrere Kunden<br />

- Mehrere Lieferanten<br />

- Mehrere Mitarbeiter<br />

Diese Kontakte lassen sich innerhalb der Projektmappe dem Projekt manuell zuordnen („Verteiler“),<br />

was an anderer Stelle des Projekthandbuchs erklärt wird.<br />

In diesem Infoblatt geht es um die automatische Zuordnung zum Projekt durch Beteiligung (zum<br />

Beispiel durch ein Angebot).<br />

Beispiel<br />

Ein Beispiel, das den Nutzen der Funktion gut erklärt:<br />

Sie sind Seminar-Anbieter und führen die Seminare als Projekte. D<strong>ab</strong>ei unterscheiden Sie zwischen<br />

geschlossenen Seminaren (exklusive Durchführung eines Seminars für einen Kunden) und offenen<br />

Seminaren (beliebige Teilnehmer aus unterschiedlichen Firmen können sich anmelden).<br />

Hier hilft die Funktion der Projektbeteiligten. <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! sammelt <strong>all</strong>e Kontakte, die in<br />

irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind:<br />

- Personen, die eine Werbe-E-Mail erhielten<br />

- Personen, die eine Anmeldung (Auftragsbestätigung) erhielten<br />

- Personen, die direkt eine Rechnung erhielten<br />

Vorgehen<br />

Sie müssen im Prinzip nichts zusätzlich tun, um die nachfolgende Ansicht zu erhalten. Es ist lediglich<br />

nötig, die einzelnen Vorgänge einem Projekt zuzuordnen.<br />

Ansicht und Filtern<br />

Wechseln Sie im Desktop zur Projektansicht, erscheint folgendes Stammdatenblatt des Projektes:<br />

Sie sehen <strong>all</strong>e Personen/Firmen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind. Klicken Sie einen<br />

einzelnen Kontakt an, werden <strong>all</strong>e Daten in den Infofenstern auf diese Person gefiltert.<br />

69

Projektbeteiligte<br />

Anzeige der Projektbeteiligten<br />

Sie können mit Rechtsklick auf die Projektbeteiligten die Ansicht im Stammdatenfenster anpassen.<br />

T<strong>ab</strong>ellarische Anzeige<br />

In der T<strong>ab</strong>ellarischen Anzeige werden Ihnen die<br />

Projektbeteiligten in T<strong>ab</strong>ellen<strong>for</strong>m untereinander angezeigt.<br />

Ausgeschiedene Ansprechpartner Hier können Sie ausgeschiedene Ansprechpartner ein- oder<br />

ausblenden.<br />

Horizontale Trennlinien<br />

Trennt die Ansprechpartner mit Trennlinien voneinander <strong>ab</strong>.<br />

Anzeige Projektbeteiligte Passen Sie die Anzeige mit den verschiedenen<br />

Darstellungs<strong>for</strong>men an.<br />

70

Projekt-Links<br />

Das Projektgeschäft ist vielfältig und deshalb ist auch eine spezielle Konfiguration oft vonnöten.<br />

Hierfür stellt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! individuelle Felder zur Verfügung.<br />

Außerdem sind einige Standardfunktionen verfügbar, die den Projekt<strong>all</strong>tag flexibel gestalten. In<br />

diesem Kapitel geht es um eine solche „Spezialität“: die Projekt-Links.<br />

Was ist ein Projekt-Link?<br />

Ein Projektlink ist eine Verlinkung eines Projektes zu einem Verzeichnis oder zu einer Internetadresse.<br />

Die Projekt-Verzeichnislogik wird in einem anderen Kapitel noch einmal separat behandelt.<br />

Hier zwei Anwendungs-Beispiele für einen Projekt-Link:<br />

- Die Klick-Verzweigung zu einem Internet-Portal mit Projekt-Bildern<br />

- Die Klick-Verzweigung zu einem durch separate Anmeldung geschützten Netzwerkverzeichnis<br />

Einrichtung<br />

Öffnen Sie als Administrator ein beliebiges Projekt und wechseln Sie zur Registerkarte Individuell. Hier<br />

werden Ihnen drei Felder zur Verwaltung von Links angeboten:<br />

Klicken Sie auf die Überschriften, lassen sich diese für <strong>all</strong>e Benutzer ändern.<br />

Dateneing<strong>ab</strong>e<br />

Als Anwender tragen Sie in die Textfelder den entsprechenden Link ein. Da es sich hierbei ja meistens<br />

um längere Bezeichnungen handelt, kopieren Sie die Eing<strong>ab</strong>e am besten aus dem Windows Explorer<br />

oder dem Internet Explorer. Damit g<strong>ab</strong>en Sie dann auch die Gewissheit, dass der Link funktioniert.<br />

Integration/Aufruf<br />

Wurde ein Link erfasst, erscheint dieser auf dem Schreibtisch und verzweigt durch Klick zum Windows<br />

Explorer oder Internet Explorer:<br />

71

Projektverzeichnisse<br />

Dieses Kapitel befasst sich mit dem Ablegen/Speichern von projektbezogenen Dokumenten.<br />

Standardmäßig werden <strong>all</strong>e Dokumente und Briefe in das jeweilige Briefverzeichnis des Mandanten<br />

(z.B. \B00x) gespeichert. Es ist jedoch auch möglich für jedes Projekt ein eigenes Verzeichnis inklusive<br />

einer einheitlichen Unterverzeichnisstruktur (z.B. Schriftverkehr, Protokolle etc.) anzulegen.<br />

Wozu eigene Projektverzeichnisse erstellen?<br />

Wie bereits erwähnt, werden Briefe, Dokumente und E-Mail Anhänge standardmäßig in den dafür<br />

vorgesehenen Ordnern (B001, Mail001) innerhalb des <strong>work</strong>-Verzeichnisses <strong>ab</strong>gelegt.<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, eigene Projektverzeichnisse anzulegen. Dies<br />

macht zum Beispiel dann Sinn, wenn nicht <strong>all</strong>e Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

arbeiten und so zusätzliche Dokumente entstehen. Durch das Anlegen eigener Projektverzeichnisse<br />

werden Briefe, E-Mails und Dokumente innerhalb eines Projektordners in separaten Unterordnern<br />

<strong>ab</strong>gelegt. Ein weiterer Vorteil ist die projektbezogene Sicherung. So können Sie nach Abschluss eines<br />

Projektes <strong>all</strong>e Dokumente auf einem separaten Speichermedium archivieren.<br />

Der wesentliche Vorteil von Projektverzeichnissen ist jedoch die Übersicht. Je nach Einstellungen gibt<br />

es pro Projekt ein Verzeichnis, in dem sich wiederum Unterverzeichnisse befinden. Hier werden die<br />

einzelnen Dokumente in Klarschrift <strong>ab</strong>gelegt (zum Beispiel Infomaterial.doc).<br />

Bei der <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Standardlogik befinden sich die Dokumente <strong>all</strong>er Projekte in den<br />

entsprechenden <strong>work</strong>-B001 und <strong>work</strong>-Mail001 Verzeichnissen. Aus Sicherheits- und organisatorischen<br />

Gründen werden die Daten hier kryptisch <strong>ab</strong>gelegt (zum Beispiel 0021a5f0-b13a-43d6-a449-<br />

93ee0008db4c.doc).<br />

Schaubild: Eigene Projektverzeichnisse<br />

72

Projektverzeichnisse<br />

Voreinstellungen<br />

Die Nutzung eigener Projektverzeichnisse er<strong>for</strong>dert ein paar wichtige Voreinstellungen, diese werden<br />

bei der Gruppenpflege der Projektgruppen vorgenommen:<br />

Im ersten Schritt müssen die Projektverzeichnisse in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! aktiviert werden.<br />

Sie als Administrator entscheiden, ob die späteren Ersteller ein beliebiges Verzeichnis als<br />

Projektverzeichnis auswählen dürfen, oder ob ein bestimmtes Netzverzeichnis eingehalten werden<br />

muss.<br />

Setzen Sie den Haken bei der Einstellung Projektverzeichnisse aktivieren<br />

wenn Sie Projektverzeichnisse aktivieren möchten. Beachten Sie bitte,<br />

dass die Einstellung nicht rückgängig gemacht werden kann!<br />

Der Name der Projektverzeichnisse wird automatisch aus Projektnummer und dem Namen gebildet.<br />

Wurzel-Verzeichnis<br />

Der nächste Schritt zu Ihren Projektverzeichnissen ist das Festlegen der Wurzel-Verzeichnisse.<br />

Sie können pro Projektgruppe ein eigenes Wurzel-Verzeichnis angeben. Das bedeutet, <strong>all</strong>e Projekte<br />

innerhalb einer Projektgruppe werden in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis <strong>ab</strong>gelegt.<br />

Ist bei einer Projektgruppe kein Wurzel-Verzeichnis eingestellt, steht in der Spalte der Eintrag<br />

Standard.<br />

Klicken Sie dort, um das Wurzel-Verzeichnis festzulegen.<br />

73

Projektverzeichnisse<br />

Sollten Sie für bestimmte Projektgruppen kein Stammverzeichnis festgelegt h<strong>ab</strong>en, werden die<br />

Dokumente der sich in diesen Projektgruppen befindenden Projekte in den <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Standardverzeichnissen (B001 / Mail001) <strong>ab</strong>gelegt.<br />

Unterverzeichnisse<br />

Jedes Projektverzeichnis kann von Ihnen definierte Unterverzeichnisse enthalten.<br />

Klicken Sie die Schaltfläche Verzeichnis-Vorlage bearbeiten um die<br />

Unterverzeichnisse zu definieren.<br />

Standardverzeichnisse<br />

Sie können zum einen Standard-Unterverzeichnisse für <strong>all</strong>e Projektgruppen definieren. Klicken Sie<br />

dazu die Schaltfläche Standardverzeichnisse.<br />

Es wird die Einstellungsmaske für <strong>all</strong>e generellen Einstellungen geöffnet, hinterlegen Sie dort die<br />

gewünschten Standardverzeichnisse.<br />

74

Projektverzeichnisse<br />

Verzeichnisvorlagen<br />

Sie können <strong>ab</strong>er auch für verschiedene Arten von Projekten verschiedene Projektverzeichnisse als<br />

Vorlagen definieren. Dadurch können z. B. Ihre internen Projekte andere Unterverzeichnisse h<strong>ab</strong>en als<br />

Ihre Kundenprojekte.<br />

Über die Schaltfläche legen Sie eine neue Verzeichnisvorlage an, d<strong>ab</strong>ei<br />

werden Sie nach einer Bezeichnung für die Vorlage gefragt.<br />

Über diese Schaltfläche können Sie den Namen der ausgewählten<br />

Verzeichnisvorlage ändern.<br />

Wählen Sie hier die Verzeichnisvorlage, die Sie anpassen möchten.<br />

In der Liste tragen Sie die Unterverzeichnisse für die gewählte Verzeichnisvorlage ein:<br />

Zuordnung Verzeichnisvorlagen<br />

Um nun einer Projektgruppe eine Verzeichnisvorlage zuzuordnen, klicken Sie in der Spalte<br />

Verzeichnisvorlage und wählen Sie Standard oder eine Ihrer angelegten Vorlagen aus.<br />

Hinweis:<br />

Die Einstellungen greifen nicht rückwirkend, d. h. bei bereits bestehenden Projekten müssen Sie das<br />

vorhandene Projektverzeichnis manuell zuordnen.<br />

75

Projektverzeichnisse<br />

Unterverzeichnisse für Mails<br />

Neue Projekte anlegen<br />

76<br />

Je nach eingestellter Logik legt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

zusätzlich zu den von Ihnen definierten<br />

Unterverzeichnissen, weitere, fest benannte<br />

Unterverzeichnisse für E-Mails an.<br />

Standardlogik:<br />

Es werden automatisch folgende Verzeichnisse<br />

erstellt:<br />

MailIN für eingehende E-Mails.<br />

MailOUT für ausgehende E-Mails.<br />

MailANHANG für E-Mail-Anhänge. In diesem<br />

Verzeichnis werden die Anhänge <strong>all</strong>er E-Mails<br />

<strong>ab</strong>gelegt.<br />

Alternative Logik (empfohlen)<br />

Die Alternative zu unserer Standard-Logik<br />

unterscheidet sich lediglich in der Ablage der E-<br />

Mails. Statt der drei Mail-Ordner gibt es hier<br />

nur zwei:<br />

IN für eingehende E-Mails.<br />

OUT für ausgehende E-Mails.<br />

Diese beiden Ordner dienen genauso wie<br />

MailIN und MailOUT als Posteingangs-und<br />

Postausgangsordner. Innerhalb dieser Ordner<br />

wird für jede E-Mail ein eigener Ordner erstellt.<br />

Die Namenslogik der Ordner bildet sich aus<br />

Datum, Uhrzeit und Betreff der einzelnen<br />

E-Mails.<br />

Es werden sowohl die E-Mail als auch <strong>all</strong>e<br />

Anhänge (f<strong>all</strong>s vorhanden) <strong>ab</strong>gelegt.<br />

Um die alternative Ordnerlogik einzuschalten,<br />

tragen Sie in den Generellen Einstellungen unter<br />

Allgemeines – Werte (<strong>all</strong>gemein) bitte folgendes<br />

ein:<br />

Vari<strong>ab</strong>le: Alternative Projektverzeichnisstruktur<br />

Wert1: -1<br />

Projektverzeichnisse werden nur bei der Neuanlage von Projekten angelegt. Legen Sie dazu die<br />

Projekte an und füllen Sie die Felder der Projektmaske zunächst wie gewohnt. Anschließend ordnen<br />

Sie bitte eine Projektgruppe zu.<br />

Beim Speichern des Projektes erscheint ein Assistent, der Ihnen beim weiteren Vorgehen hilft. Nach<br />

einer Hinweisseite gelangen Sie zu den Einstellungen.

Projektverzeichnisse<br />

Die Varianten im Detail:<br />

Standardverzeichnis<br />

belassen<br />

Neues Projektverzeichnis<br />

anlegen<br />

Für dieses Projekt wird kein eigenes Projektverzeichnis angelegt,<br />

Dokumente werden im Standardverzeichnis für Dokumente B00x<br />

belassen.<br />

Für das Projekt wird innerhalb des Wurzel-Verzeichnisses der gewählten<br />

Projektgruppe ein neues Projektverzeichnis mit den entsprechenden<br />

Unterverzeichnissen angelegt.<br />

Kundenordner Sie können für den beim Projekt hinterlegten Kunden einen<br />

Kundenordner definieren. Das Projektverzeichnis wird dann im<br />

gewählten Verzeichnis angelegt. Der Kundenordner wird d<strong>ab</strong>ei beim<br />

Kunden hinterlegt und bei weiteren Projekten vorgeschlagen.<br />

Projektverzeichnis<br />

besteht<br />

Neuen Brief / Neues Dokument erstellen<br />

Sie h<strong>ab</strong>en zusätzlich die Option Jahresordner unterhalb des<br />

Kundenordners zu erstellen. Dadurch h<strong>ab</strong>en Sie innerhalb des<br />

Kundenordners eine bessere Übersicht der Projekte. Der Jahresordner<br />

wird automatisch erstellt, das Projekt über den Projektbeginn<br />

zugeordnet.<br />

Wenn es zum Projekt bereits ein Projektverzeichnis gibt, ordnen Sie es<br />

über diese Variante dem neuen Projekt zu.<br />

Nachdem Sie Ihrem Projekt ein eigenes Projektverzeichnis zugeordnet h<strong>ab</strong>en, werden <strong>all</strong>e Briefe und<br />

Dokumente in diesem Verzeichnis <strong>ab</strong>gelegt.<br />

Um bei vielen Dateien nicht die Übersicht zu verlieren, ordnen Sie Ihren Briefen und Dokumenten<br />

beim Erstellen direkt das entsprechende Unterverzeichnis zu.<br />

77

Projektverzeichnisse<br />

Achten Sie darauf, einen aussagekräftigen Betreff anzugeben, da Ihre Briefe und Dokumente in<br />

Klarschrift gespeichert werden.<br />

78

Zeiterfassung II<br />

Unsere Zeiterfassung richtet sich im Wesentlichen an Produktionsbetriebe und Dienstleister. Es werden<br />

Stunden erfasst und diese werden wiederum Projekten zugeordnet. Die daraus resultierenden<br />

Werte (Mengen und Euro-Beträge) erscheinen innerhalb von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! in unterschiedlichsten<br />

Auswertungen.<br />

Auch wir, die poin.t GmbH, nutzen täglich unsere Zeiterfassung<br />

Im Folgenden werden die Funktionen für Sie, als Anwender, erklärt. Über administrative Einstellungen<br />

sowie das Controlling in<strong>for</strong>mieren separate Infoblätter.<br />

Zeiterfassung starten<br />

Um die Zeiterfassung zu starten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:<br />

Grundsätzlicher Aufbau<br />

- Über die Tastenkombination Strg+Z<br />

- Über etc. in der Funktionsleite des Schreibtischs<br />

Nachdem Start der Zeiterfassung, öffnet sich die entsprechende Maske.<br />

Im oberen Bereich lassen sich diverse Einstellungen vornehmen. Diese bleiben beim erneuten Öffnen<br />

erhalten. Im mittleren Maskenbereich finden Sie verschiedene Felder zur Erfassung Ihrer Zeiten.<br />

Weiter unten werden Ihre bereits erfassten Stunden übersichtlich in einer T<strong>ab</strong>elle dargestellt.<br />

Außerdem finden Sie hier einen Soll-Ist-Vergleich nach Monaten des aktuellen Jahres.<br />

Im rechten Bereich tragen Sie die geleisteten Stunden ein.<br />

79

Zeiterfassung II<br />

Individuelle Einstellungen<br />

Definieren Sie zunächst den Beginn Ihrer täglichen Arbeitszeit mit<br />

Hilfe der Pfeiltasten hinter Tag beginnt. Beginnen Sie z.B. morgens<br />

üblicherweise um 8:00 Uhr, so wählen Sie diese Uhrzeit aus.<br />

Beginnen sie jeden Tag zu einer anderen Uhrzeit, so überspringen<br />

Sie diese Einstellung. Bei der Zeiteing<strong>ab</strong>e h<strong>ab</strong>en Sie die<br />

Möglichkeit, die Startzeit manuell zu erfassen.<br />

Das Interv<strong>all</strong> ermöglicht die Erfassung Ihrer Zeiten durch<br />

Interv<strong>all</strong>sprüngen. Je nach Interv<strong>all</strong>einstellung springt die Uhrzeit<br />

bei Drücken der Pfeiltasten automatisch um die eingestellte Zeit<br />

vor bzw. zurück.<br />

Mit der Feldanzeige lassen sich die Felder Kunden, Aufträge,<br />

Positionen und Tätigkeiten ein- bzw. ausblenden.<br />

Unter Sonstiges wählen Sie, ob <strong>all</strong>e Kunden oder nur<br />

Projektkunden geladen werden.<br />

Soll die Kundenbezeichnung automatisch mit dem Kunden des<br />

Projekts gefüllt werden, markieren Sie die entsprechende<br />

Einstellung.<br />

Mit der letzten Einstellung Felder leeren werden <strong>all</strong>e Felder nach<br />

Speichern&nächster wieder geleert.<br />

Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Stunden erfassen möchten: In<br />

Stunden und Minuten oder in Von-Bis-Zeiten.<br />

Die Ansicht in der Maske ändert sich dementsprechend.<br />

Arbeiten Sie mit Zeiteinheiten, so können Sie diese im rechten,<br />

unteren Feld einschalten und die gewünschte Minuteneinheit<br />

definieren.<br />

Bei der Arbeit mit mehreren Mandanten, können Sie diese rechts<br />

oben in der Maske umstellen. Die Zeiten werden dann für den<br />

entsprechenden Mandanten eingetragen.<br />

80

Zeiterfassung II<br />

Die Zeiterfassung<br />

Ihr Name ist im Feld Mitarbeiter bereits ausgewählt. Um einen anderen Mitarbeiter auszuwählen<br />

klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Sind die Lohnsätze in den Mitarbeiterdaten<br />

gepflegt können Sie diese neben der Mitarbeiterauswahl umstellen.<br />

Nun wählen Sie den Projekt- und Kundendaten Ihres Zeiteintrages. Gehen Sie entweder über die drei<br />

Punkte, dort werden Ihnen Vorschläge und die jeweilige Liste angezeigt. Oder Sie tippen die<br />

Bezeichnung manuell ein. Ihr Eintrag wird per Autocomplete vervollständigt.<br />

Sie h<strong>ab</strong>en zusätzlich die Möglichkeit, einen Auftrag und die entsprechende Position zuzuordnen. Sind<br />

diese Felder über die Feldanzeige deaktiviert (siehe vorheriger Abschnitt), erscheinen sie nicht in Ihrer<br />

Maske.<br />

Zuletzt wählen Sie mit Klick auf die Pfeiltaste die ausgeführte Tätigkeit aus der Liste aus.<br />

Sollten Sie noch eine Anmerkung oder eine Notiz erfassen wollen, h<strong>ab</strong>en Sie im Kommentar-Feld<br />

reichlich Platz dazu. Hier lassen sich auch eigene oder <strong>all</strong>gemeine Textbausteine einfügen.<br />

Mit einem Klick auf das Werkzeug-Symbol an der rechten Seite gibt es zudem noch die Möglichkeit,<br />

Schriftart und Schriftgröße zu verändern.<br />

Eing<strong>ab</strong>e der Arbeitszeiten<br />

Das heutige Datum ist immer voreingestellt. Zum Ändern des Datums nutzen Sie die Pfeiltasten.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie Von-Bis-Zeiten gewählt, geben Sie Start- und<br />

Endzeit sowie ggf. die Dauer Ihrer Pause ein.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie als Berechnung h und min gewählt, geben Sie<br />

ganz einfach die geleisteten Arbeitsstunden manuell oder<br />

über die Pfeiltasten ein.<br />

Tipp:<br />

Markieren Sie einfach auf der rechten Tageszeitleiste die<br />

geleisteten Stunden. Dies wird direkt in Ihr Eing<strong>ab</strong>efeld<br />

übernommen.<br />

Die Kosten werden je nach Einstellung automatisch<br />

berechnet.<br />

81

Zeiterfassung II<br />

Wenn <strong>all</strong>e Eing<strong>ab</strong>en erfolgt sind und Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen möchten klicken Sie auf die<br />

Schaltfläche Speichern&nächster. Möchten Sie den Eintrag speichern und die Anwendung schließen<br />

klicken Sie auf Speichern und Schließen oben links.<br />

Übersicht über Ihre erfassten Daten<br />

Work…<strong>for</strong> <strong>all</strong>! zeigt Ihnen an mehreren Stellen In<strong>for</strong>mationen zu den bereits erfassten Daten.<br />

In der Registerkarte Zeiterfassung h<strong>ab</strong>en Sie im unteren Bereich einen<br />

Überblick über Ihre bereits erfassten Daten. Wechseln Sie im oberen<br />

Bereich die Mitarbeiterzuordnung aktualisieren sich diese Daten so<strong>for</strong>t.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie die Arbeitstage und Soll-Stunden der Mitarbeiter gepflegt,<br />

steht Ihnen hier ein Soll-Ist-Vergleich der erbrachten Stunden pro Monat<br />

zur Verfügung.<br />

Einen ausführlichen Überblick bietet die Registerkarte Übersicht<br />

Hier h<strong>ab</strong>en Sie eine aktuelle Übersicht der gespeicherten Daten. Es stehen Ihnen verschiedene<br />

Anzeigefunktionen zur Verfügung, die sich über die Kopfleiste einstellen lassen. Sie h<strong>ab</strong>en also die<br />

Wahl zwischen aktuellen und vergangenen Monatsansichten, Wochen-und Tagesansichten, sowie<br />

einer Jahresübersicht.<br />

In der Spalte vor der Datumsanzeige sehen Sie außerdem rote und orange<br />

„Ampeln“. Diese zeigen an, ob Ihr tägliches Pensum bereits erreicht ist.<br />

Die rote Ampel erscheint, wenn an einem Tag keine Eing<strong>ab</strong>e erfolgt.<br />

Eine orange Ampel zeigt an, dass an diesem Tag zwar etwas eingetragen<br />

wurde, die Soll-Stundenanzahl <strong>all</strong>erdings noch nicht erreicht ist.<br />

Ist die Soll-Stundenzahl erreicht, so bleibt das Kästchen leer.<br />

82

Zeiterfassung II<br />

Einträge ändern und bearbeiten<br />

Um einen Eintrag zu ändern machen Sie einen Doppelklick auf die<br />

entsprechende Zeile oder klicken Sie auf Ändern. Anschließend öffnet sich die<br />

Maske in der Sie die Daten bearbeiten können.<br />

Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken<br />

Sie auf Löschen im oberen Maskenbereich.<br />

Hinweis:<br />

Allgemeine Administration<br />

Je nach Einstellung können Sie ältere Einträge nicht mehr bearbeiten oder<br />

löschen.<br />

Zuletzt h<strong>ab</strong>en Sie noch die Möglichkeit, Ihre Daten in eine Excel-T<strong>ab</strong>elle zu<br />

exportieren. Stellen Sie zunächst die gewünschte Übersicht Ihrer Daten ein und<br />

klicken Sie dann auf Excel-Export an der Kopfleiste. Microsoft Excel öffnet sich<br />

nun automatisch.<br />

Als Administrator h<strong>ab</strong>en Sie ebenf<strong>all</strong>s Zugriff auf die Registerkarte Einstellungen. Hier können Sie<br />

<strong>all</strong>gemeine administrative Einstellungen für <strong>all</strong>e Mitarbeiter / Benutzer vornehmen.<br />

Setzen Sie ein Häkchen vor die Einstellung um sie zu aktivieren.<br />

Um eine Änderung beizubehalten, klicken Sie oben rechts auf Speichern.<br />

Zeiterfassung in anderen Aktivitäten<br />

Hier können Sie Tätigkeit zum Pflichtfeld machen oder <strong>all</strong>e<br />

Einträge so<strong>for</strong>t als <strong>ab</strong>rechenbar markieren.<br />

Blenden Sie die entstehenden Kosten für <strong>all</strong>e Mitarbeiter aus<br />

oder ein und wählen Sie den Kostensatz der für die<br />

Berechnung verwendet werden soll.<br />

Stellen Sie hier ein, inwiefern Änderung an bestehenden<br />

Einträgen vorgenommen werden dürfen.<br />

Unten links auf dem Desktop befindet sich diese Schaltfläche.<br />

Außerdem ist der Aufruf der Zeiterfassung aus den einzelnen Aktionen<br />

(Telefonnotiz etc.) heraus möglich. Klicken Sie einfach auf das Symbol in der<br />

Statusleiste unten.<br />

83

Zeiterfassung II<br />

Es öffnet sich folgende Maske:<br />

Aus einem Telefonat oder Brief heraus wird der Kommentar automatisch mit diesen In<strong>for</strong>mationen<br />

gefüllt. Aus dem Schreibtisch heraus öffnet sich eine leere Maske.<br />

Füllen Sie die Felder wie bereits oben beschrieben.<br />

Als Mitarbeiter sind Sie als Ersteller standardmäßig eingetragen, die Zuordnung lässt sich an dieser<br />

Stelle nicht ändern. Die erfassten Zeiten werden natürlich ebenf<strong>all</strong>s in der Registerkarte Übersicht in<br />

der Zeiterfassung über etc. angezeigt.<br />

84

<strong>Neuerungen</strong> ADMINISTRATION<br />

85

Automatische Nummernverg<strong>ab</strong>e bei Adressen<br />

Mit der <strong>Version</strong> 10.2 SP3 gibt es eine Neuerung im Bereich der Automatischen Nummernverg<strong>ab</strong>e bei<br />

Adressen.<br />

Einstellmöglichkeiten<br />

Innerhalb der Kunden-/Lieferantenmaske können<br />

Administratoren nun auf die Beschriftung Nummer<br />

klicken um die automatische Nummernverg<strong>ab</strong>e<br />

ein-/oder <strong>ab</strong>zustellen.<br />

Jetzt eine neue Nummer vergeben Mit dieser Funktion vergeben Sie jetzt so<strong>for</strong>t eine neue<br />

Nummer für diese Adresse aufgrund der Einstellungen<br />

Ihres Kundennummernkreises.<br />

Dies ist die einzige Funktion die durch den Benutzer<br />

ausgewählt werden kann, der Rest ist nur für den<br />

Administrator einstellbar.<br />

Nummer direkt bei Neuanlage vergeben Setzen Sie hier ein Häkchen damit jede neue Adresse<br />

direkt eine Nummer bekommt.<br />

Nummer <strong>ab</strong> Angebot vergeben<br />

Nummer <strong>ab</strong> Auftrag vergeben<br />

Nummer <strong>ab</strong> Lieferschein vergeben<br />

Nummer <strong>ab</strong> Rechnung vergeben<br />

Nummer <strong>ab</strong> Bestellung vergeben<br />

Hier legen Sie mit Ihrem Häkchen fest, <strong>ab</strong> welcher<br />

Auftrags<strong>for</strong>m die Nummer automatisch vergeben<br />

werden soll. Es ist jeweils nur ein Häkchen möglich, es<br />

gilt immer für <strong>all</strong>e folgenden Auftrags<strong>for</strong>men.<br />

Beispiel:<br />

Wenn Sie das Häkchen bei Nummer <strong>ab</strong> Auftrag<br />

vergeben setzen, wird beim Angebot keine Nummer<br />

vergeben. Bei Aufträgen und den beiden folgenden<br />

Auftrags<strong>for</strong>men Lieferschein und Bestellung jedoch<br />

schon.<br />

86

Mitarbeiterfilter<br />

Mit Hilfe des Mitarbeiterfilters in den Benutzerrechten legen Sie als Administrator fest, welche<br />

Mitarbeiter die angelegten CRM-Bewegungsdaten anderer Mitarbeiter sehen können. Zu diesen CRM-<br />

Bewegungsdaten gehören zum Beispiel Aufg<strong>ab</strong>en, Besuchsberichte, Briefe, Dokumente, E-Mails,<br />

Telefonate und Termine.<br />

Außerdem erlaubt Ihnen <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! an dieser Stelle die Verwaltung der aus CRM-Objekten<br />

bekannten Mitarbeiterauswahl.<br />

Aufruf des Mitarbeiterfilters<br />

Die Ansichtsrechte lassen sich mit Hilfe einer leicht zu verstehenden Matrix unter Extras -> Rechte in<br />

der Registerkarte Mitarbeiterfilter konfigurieren.<br />

Achtung:<br />

Das Recht die Benutzerrechte zu bearbeiten, ist ebenf<strong>all</strong>s ein Recht. Es ist nur dem Administrator<br />

eingeräumt. Selbstverständlich können mehrere Mitarbeiter Administratoren sein. Dies definieren Sie<br />

innerhalb der Mitarbeitermaske.<br />

87

Mitarbeiterfilter<br />

Konfiguration der Ansichtsrechte<br />

Die Maske bietet Ihnen drei verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten:<br />

Daten berücksichtigen:<br />

Setzen Sie den Haken Daten berücksichtigen, so legen Sie mit der Matrix die<br />

Ansichtsrechte fest.<br />

Ein Häkchen in der Matrix bedeutet also, dass ein Mitarbeiter A ein angelegtes<br />

Dokument von Mitarbeiter B sehen kann oder nicht.<br />

Beispiel:<br />

In diesem Beispiel würde die Benutzerin Maria Keller nur die Bewegungsdaten<br />

der Kollegen Sascha Lindtner und Dennis Rothenpieler sehen.<br />

Die angelegten Daten von Daniel Nawrocki, Dieter Pankow und Rainer Rocholl<br />

blieben für sie unsichtbar.<br />

Mitarbeiter berücksichtigen:<br />

Mit Hilfe des Hakens Mitarbeiter berücksichtigen, konfigurieren Sie die<br />

Mitarbeiterauswahl im linken Bereich der CRM-Objekte wie z.B.<br />

Telefonat/Aufg<strong>ab</strong>e/Kalender etc..<br />

Ein Häkchen in der Matrix bedeutet also, dass Mitarbeiter A die Mitarbeiter B in<br />

der Mitarbeiterauswahl sehen kann oder nicht.<br />

Beispiel:<br />

In diesem Beispiel würden der Benutzerin Maria Keller nur Sascha Lindtner und<br />

Dennis Rothenpieler in der Mitarbeiterauswahl (z.B. des Kalenders oder einer<br />

Telefonnotiz) angezeigt.<br />

88

Mitarbeiterfilter<br />

Voraussetzung:<br />

Daten berücksichtigen + Mitarbeiter berücksichtigen<br />

Sind beide Haken gesetzt, so bedeutet ein grünes Häkchen in der Matrix, dass<br />

ein Mitarbeiter A zum einen ein von Mitarbeiter B angelegtes Dokument sehen<br />

kann und zum anderen, dass ihm Mitarbeiter B in der Mitarbeiterauswahl<br />

angezeigt wird.<br />

Damit die von Ihnen konfigurierten Ansichtsrechte greifen, müssen Sie im Anschluss die Infofenster<br />

neu erstellen.<br />

89

Neutrale Anrede<br />

Wie schreibt man ein Unternehmen an, das keinen Ansprechpartner hat? Bei einem<br />

deutschsprachigen Unternehmen ist die Antwort einfach: „Sehr geehrte Damen und Herren,“.<br />

Aber wie verfährt man mit einem französisch- oder englischsprachigen Unternehmen? Die folgenden<br />

Einstellungen werden es Ihnen vereinfachen.<br />

Neutrale Anreden<br />

Klicken Sie im Schreibtisch in die linke obere Ecke auf die Registerkarte Datei. Innerhalb des darauf<br />

folgenden Menüs finden Sie die Schaltfläche Generelle Einstellungen.<br />

Thematisch in verschiedene Bereiche sortiert, können Sie hier verschiedenste Einstellungen<br />

vornehmen. Beim Klick auf einen dieser Bereiche, verändert sich auf der linken Seite die<br />

Ordnerstruktur mit den Auswahlmöglichkeiten.<br />

Wählen Sie zunächst die Schaltfläche Allgemeines aus und klicken Sie im oberen Baum die T<strong>ab</strong>elle<br />

Werte (<strong>all</strong>gemein) an.<br />

Nun stehen Ihnen zwei Vari<strong>ab</strong>len zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf eintragen können:<br />

Vari<strong>ab</strong>le Wert 2<br />

Französisch NeutraleAnrede_Französisch Mesdames et Messieurs<br />

Englisch NeutraleAnrede_Englisch Sir or Madam<br />

Achtung:<br />

Sie können immer nur eine der beiden Vari<strong>ab</strong>len verwenden.<br />

Wenn eine der beiden Vari<strong>ab</strong>len in den Generellen Einstellungen vorhanden und mit einem Wert<br />

versehen ist, so wird diese bei der Anrede bevorzugt vor der deutschen neutralen Anrede verwendet.<br />

Ist keiner dieser beiden Werte vorhanden, so wird die deutsche neutrale Anrede eingesetzt.<br />

Die Vari<strong>ab</strong>len lassen Sie bitte von Ihrem Administrator eintragen.<br />

90

Pflichtfelder generieren<br />

Pflichtfelder sind Formularfelder, die vom Ersteller ausgefüllt werden müssen. So ist sicher gestellt,<br />

dass wichtige Daten erfasst werden. Denn der Benutzer kann die Maske nicht speichern, solange nicht<br />

<strong>all</strong>e Pflichtfelder ausgefüllt sind. Sie erkennen Pflichtfelder am roten Sternchen.<br />

Pflichtfelder in der Kunden- und Lieferantenmaske<br />

Adressdaten<br />

Kategorien<br />

Beim Anlegen einer neuen Adresse ist der Firmenname<br />

standardmäßig als Pflichtfeld generiert.<br />

Die Gruppe können Sie durch Klick auf den Namen zum Pflichtfeld<br />

machen. Möchten Sie einen Kunden speichern, dem Sie keine<br />

Gruppe zugeordnet h<strong>ab</strong>en, erinnert sie <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! an die<br />

Zuordnung.<br />

Die Ust.-IdNr. wird zum Pflichtfeld, wenn Sie die steuerliche<br />

Behandlung des Kunden auf EU umstellen.<br />

Mit Klick auf Ust. IdNr. können Sie dieses Verhalten einstellen.<br />

Die Ansicht finden Sie in der Registerkarte ERP im Bereich<br />

Konditionen/Steuer etc.<br />

Beim Anlegen einer Oberkategorie können Sie diese zur<br />

Pflichtkategorie für Kunden und/oder Lieferanten machen.<br />

Legen Sie anschließend einen neuen Kunden oder Lieferanten an<br />

und ordnen Sie diesem die Pflichtkategorie nicht zu, erinnert Sie<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! nochmal daran. Erst nachdem Sie eine Kategorie<br />

dieser Oberkategorie zugeordnet h<strong>ab</strong>en lässt sich der Kunde<br />

speichern.<br />

91

Pflichtfelder generieren<br />

Pflichtfelder in CRM-Aktivitäten<br />

Für CRM-Aktivitäten wie Aufg<strong>ab</strong>en, Telefonate, Termine etc. lassen Sich folgende Pflichtfelder<br />

generieren.<br />

Pflichtfelder in der Artikelmaske<br />

Das Feld Betreff ist standardmäßig ein Pflichtfeld und setzt sich individuell<br />

aus der einstellbaren Bezeichnung zusammen.<br />

Das Feld Projekt können Sie für jede CRM-Aktivität einzeln zum Pflichtfeld<br />

machen. Machen Sie beispielsweise in der Aufg<strong>ab</strong>enmaske das Projekt<br />

zum Pflichtfeld, wird die Einstellung für nachfolgende Aufg<strong>ab</strong>en<br />

gemerkt, lässt sich <strong>ab</strong>er für jedes einzelne Objekt neu umstellen.<br />

In anderen CRM-Aktivitäten kann diese Einstellung, un<strong>ab</strong>hängig<br />

voneinander, vorgenommen werden.<br />

Die Zuordnung zu einem Thema lässt sich ebenf<strong>all</strong>s zum Pflichtfeld<br />

generieren.<br />

Die Themenzuordnung ist dann in <strong>all</strong>en CRM-Aktivitäten (Aufg<strong>ab</strong>e,<br />

Telefonate und Termin) ein Pflichtfeld.<br />

Folgende Felder können Sie in der Artikelmaske zum Pflichtfeld machen:<br />

Der Kurztext ist standardmäßig als Pflichtfeld generiert.<br />

Außerdem können Sie die Gruppenzuordnung als Pflichtfeld auswählen.<br />

In der Registerkarte Sonstiges lässt sich die Zuordnung zur Kostenstelle<br />

zum Pflichtfeld einstellen.<br />

92

Pflichtfelder generieren<br />

Pflichtfelder in ERP-Dokumenten<br />

In den ERP-Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Bestellungen usw.) lassen sich folgende<br />

Pflichtfeldern generieren.<br />

Die Einstellungen gelten immer nur für die jeweilige Auftrags<strong>for</strong>m und werden für das Anlegen eines<br />

neuen Dokumentes gespeichert.<br />

Besonderheiten<br />

Mit Rechtklick aktivieren Sie Projekt zum Pflichtfeld.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie die Projektvorgangszuordnung aktiviert,<br />

lassen sich auch die Vorgänge dementsprechend<br />

einstellen.<br />

Mit Rechtsklick auf Kostenstelle können Sie auch dieses<br />

Feld zum Pflichtfeld machen.<br />

Mit Eing<strong>ab</strong>ebereich der Masken unter Registerkarte<br />

Allgemeines lässt sich das Feld Liefertermin zum<br />

Pflichtfeld generieren.<br />

Gegebenenf<strong>all</strong>s hat dieses Feld bei Ihnen eine andere<br />

Beschriftung.<br />

Für die Auftrags- und Eingangsrechnungsmaske lassen sich in den Generellen Einstellungen weitere<br />

zwingende Einstellung vornehmen.<br />

Für die Auftragsmaske:<br />

Vari<strong>ab</strong>lenname : Zwingende Umsatzplanung, Wert1: -1.<br />

Bei Auftragserstellung werden Sie immer aufge<strong>for</strong>dert einen Liefertermin einzutragen. Anhand des<br />

Liefertermins und der Summe des Auftrags wird dann automatisch ein Umsatzplan erstellt.<br />

Für Eingangsrechnungen:<br />

Vari<strong>ab</strong>lenname: zwingende Kostenstelle bei eingangsrechnungen, Wert1: -1<br />

Vari<strong>ab</strong>lenname: zwingendes sachkonto bei eingangsrechnungen, Wert1: -1<br />

Der Wert -1 aktiviert die jeweilige Einstellung. Die aufgeführten Felder werden zu Pflichtfeldern.<br />

93

Pflichtfelder generieren<br />

Pflichtfelder in der Projektmaske<br />

Wenn Sie ein Projekt anlegen h<strong>ab</strong>en Sie die Möglichkeit Pflichtfelder zu generieren. Die Einstellungen<br />

werden beim Anlegen eines weiteren Projekts gespeichert.<br />

Pflichtfelder in der Wartungsmaske<br />

Machen Sie hier das Feld Kostenstelle zum Pflichtfeld.<br />

In den Generellen Einstellungen können Sie Projektstati eintragen. Mit<br />

Rechtsklick können Sie den Status zum Pflichtfeld machen.<br />

Auch die Art lässt sich in den Generellen Einstellungen pflegen und sich in<br />

der Projektmaske zum Pflichtfeld generieren.<br />

Möchten Sie das Projekte zwingend einer Gruppe zugeordnet werden,<br />

machen Sie hier die Einstellung.<br />

Wenn Sie mit Wartungsverträgen arbeiten, h<strong>ab</strong>en Sie auch hier die Möglichkeit Pflichtfelder<br />

einzustellen.<br />

Da Feld Bezeichnung ist standardmäßig ein Pflichtfeld.<br />

Ist hier nichts eingetragen, kann die Maske nicht gespeichert werden.<br />

Der Aktivierungscode ist ein alphanumerisches Feld, in dem Sie die<br />

Nummer des Vertrags eintragen, f<strong>all</strong>s es so etwas in Ihrer Organisation<br />

gibt.<br />

94

Neue ZUSATZMODULE<br />

95

DPD Schnittstelle<br />

Um die notwendigen Etiketten für den Paket-Versand per DPD zu erstellen, mussten Sie bisher in<br />

Ihrem DELISprint die Lieferscheindaten noch einmal erfassen. Mit unserem Zusatzmodul DPD-Export<br />

wird diese Aufg<strong>ab</strong>e automatisch erledigt. Über die halb- oder vollautomatische Import Funktion von<br />

DELISprint können Sie die von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! erstellten Dateien einlesen und direkt verarbeiten.<br />

Export von Lieferscheinen<br />

Sofern Sie das DPD-Export Modul erfolgreich in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! aktiviert h<strong>ab</strong>en, können Sie Ihren<br />

ersten Lieferschein exportieren. Öffnen Sie dazu in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! einen vorhanden Lieferschein oder<br />

erstellen Sie einen neuen. Nachdem Sie <strong>all</strong>e er<strong>for</strong>derlichen Felder gefüllt h<strong>ab</strong>en, klicken Sie in der<br />

linken Leiste auf die Schaltfläche Datei. Um nun in die DPD-Exportmaske zu gelangen, gehen Sie mit<br />

Ihrem Mauszeiger auf die Schaltfläche Schnittstellen und wählen dort DPD DELISprint.<br />

Im nächsten Schritt öffnet sich das Exportfenster für DPD. Hier tragen Sie bitte die In<strong>for</strong>mationen zu<br />

Ihrer Sendung ein. Nachdem Sie die In<strong>for</strong>mationen eingetragen h<strong>ab</strong>en, wählen Sie ein<br />

Überg<strong>ab</strong>everzeichnis aus, wo die neu erzeugte Datei erstellt und gespeichert werden soll. Um den<br />

Export zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Überg<strong>ab</strong>e starten.<br />

Hinweis:<br />

Das Überg<strong>ab</strong>everzeichnis in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! sollte dasselbe sein, wie das für den Auto-Import von DPD.<br />

Nach dem erfolgreichen Export, befindet sich die Text-Datei unter dem von Ihnen angegebenen Pfad.<br />

Die Bezeichnung der Datei ist die Nummer des aktuellen Lieferscheins.<br />

96<br />

Zusatzmodul

DPD Schnittstelle<br />

Konfiguration von DELISprint<br />

In DELISprint klicken Sie bitte zuerst auf die Registerkarte Konfiguration und wählen dann den<br />

gleichnamigen Menüpunkt.<br />

Wählen Sie in der sich öffnenden Maske den letzten Reiter Zyklischer Schnittstellen Import.<br />

Dort setzen Sie bitte den Haken und klicken auf die Schaltfläche Konfiguration.<br />

Im Popup Konfiguration Zyklischer Schnittstellenimport legen Sie zuerst mit einem Klick auf die<br />

Ordner-Schaltfläche ein Verzeichnis fest, in dem die Export-Dateien aus <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

<strong>ab</strong>gelegt werden sollen. Dort wird DELISprint in regelmäßigen Abständen nach neuen Dateien<br />

suchen und diese importieren.<br />

<br />

-<br />

97<br />

Datei<strong>for</strong>mat: F<strong>all</strong>s Sie dort das<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!-Dateiimport<strong>for</strong>mat noch<br />

nicht festgelegt h<strong>ab</strong>en und somit ja auch<br />

nicht auswählen können, so klicken Sie<br />

bitte auf die Schaltfläche Neu. Dort<br />

wählen Sie bitte die unten aufgelisteten<br />

Felder in der gleichen Reihenfolge aus.<br />

- Versandart<br />

- Name<br />

- Zu Händen<br />

- Adresse 1<br />

- Land<br />

- PLZ<br />

- Stadt<br />

- Tel.<br />

- Gewicht(Kg)<br />

- Anzahl Pakete<br />

- Referenz1<br />

Zusatzmodul<br />

Diese Voreinstellungen speichern Sie dann<br />

mit der Schaltfläche OK.

DPD Schnittstelle<br />

<br />

<br />

Hinweis:<br />

98<br />

Zusatzmodul<br />

In der Maske lassen sich noch weitere<br />

Einstellungen wie z.B. die Aktivierung<br />

eines Protokolls oder das Zeitinterv<strong>all</strong> des<br />

Imports vornehmen. Außerdem<br />

konfigurieren Sie hier die Import-Art.<br />

Halbautomatisch bedeutet, dass Sie die<br />

exportierten Dateien in dem von Ihnen<br />

angegebenen Verzeichnispfad nach<br />

DELISprint importieren, ohne dass<br />

automatisch ein L<strong>ab</strong>el gedruckt wird.<br />

Beim vollautomatischen Import hingegen<br />

werden die exportierten Dateien ebenf<strong>all</strong>s<br />

nach DELISprint importiert, <strong>ab</strong>er direkt<br />

gedruckt.<br />

Testen Sie Ihre Einstellungen mit der<br />

Schaltfläche Test.<br />

Sind <strong>all</strong>e Einstellungen getroffen,<br />

speichern Sie diese mit der Schaltfläche<br />

OK.<br />

Halbautomatisch bedeutet, dass Sie die exportierten Dateien im dem von Ihnen angegebenem<br />

Verzeichnispfad nach DELISprint importieren, ohne dass automatisch ein L<strong>ab</strong>el gedruckt wird. Beim<br />

Vollautomatischen Import werden die Exportierten Dateien ebenf<strong>all</strong>s nach DELISprint importiert <strong>ab</strong>er<br />

direkt gedruckt.

Geräteverwaltung<br />

Die Geräteverwaltung dient zur Verwaltung Ihrer Seriennummern. Eine Seriennummer ist eine Zahl,<br />

die genau einmal existiert und den Zweck hat, eine Identifizierung und Nachverfolgung jedes<br />

Einzelstücks eines Artikels zu ermöglichen (z.B. eines Geräts). Über die Geräteverwaltung h<strong>ab</strong>en Sie<br />

immer einen Überblick über die Historie jeder einzelnen Seriennummer.<br />

Seriennummernartikel anlegen<br />

Um für Ihre Artikel Seriennummern anzulegen, müssen Sie den Artikel als Seriennummernartikel<br />

kennzeichnen.<br />

Gehen Sie dazu in die Artikelmaske und machen Sie das Häkchen bei Seriennummernartikel im Bereich<br />

Organisation in der ersten Registerkarte.<br />

Da Seriennummern über die Lagerbuchung gepflegt werden, müssen Sie Ihren Artikel noch als<br />

Lagerartikel markieren. Gehen Sie dazu in die Registerkarte Lager und machen Sie das entsprechende<br />

Häkchen.<br />

Seriennummer einbuchen<br />

Seriennummern werden beim Einbuchen des Wareneingangs erfasst. Sie können in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

nur über den Eingangslieferschein Wareneingänge buchen.<br />

Erstellen Sie also einen neuen Eingangslieferschein und fügen Sie in die Registerkarte Positionen Ihren<br />

Artikel ein für den sie Seriennummern einbuchen möchten.<br />

Klicken Sie anschließend auf Lagerbuchung, um die Seriennummern zu erfassen.<br />

Es erscheint eine Maske in der Sie zwischen automatischer und manueller Buchung wählen können.<br />

Da beim Erfassen von Seriennummern keine automatische Buchung möglich ist, wird Ihnen<br />

un<strong>ab</strong>hängig Ihrer Einstellungen die Maske für die manuelle Buchung angezeigt.<br />

99<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Auf der linken Seite finden Sie Ihren Artikel. Markieren Sie den Artikel, den Sie einbuchen möchten.<br />

Handelt es sich um einen Seriennummernartikel, können die Optionen zum Erfassen von<br />

Seriennummern angeklickt werden.<br />

Um einen neue Seriennummer zu erfassen klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche.<br />

Es öffnet sich folgende Maske:<br />

Die Seriennummer geben Sie manuell oder per Barcode ein. Die Länge des Feldes kann ggf. verändert<br />

werden, wenn Sie sehr lange Nummern verwalten müssen.<br />

Die Anzahl ist automatisch auf 1 festgelegt.<br />

Erfassen Sie so viele Seriennummern, wie in der Menge des Eingangslieferscheins angegeben ist. Das<br />

Lager wird auf das Standardlager des Artikels voreingestellt, kann <strong>ab</strong>er bei Bedarf geändert werden.<br />

Die Bemerkung ist hilfreich für Kommentare – wie etwa eine sichtbare Beschädigung an einem Gerät,<br />

die Sie bei der Eingangskontrolle feststellen.<br />

Schließen Sie die Eing<strong>ab</strong>e durch Klick auf die Schaltfläche Speichern und Schließen <strong>ab</strong>.<br />

Schnellbuchung:<br />

Bei Seriennummern steht Ihnen außerdem eine Schnellbuchung zur Verfügung. Geben Sie dazu in der<br />

Buchungsmaske im Feld Schnellbuchung die Seriennummer ein und bestätigen Sie diese mit der<br />

Eing<strong>ab</strong>etaste. Die Seriennummer wird angelegt, Lagerort ist das Standardlager des Artikels, oder, f<strong>all</strong>s<br />

dort keines hinterlegt ist, das Hauptlager. Die Schnellbuchung können Sie auch über einen<br />

Barcodescanner durchführen!<br />

Ausbuchen von Seriennummern<br />

Das Ausbuchen erfolgt über den Lieferschein. Erstellen Sie den Lieferschein wie gewohnt oder lesen<br />

Sie das entsprechende Kapitel im <strong>Handbuch</strong>. Um einen Seriennummernartikel auszubuchen klicken Sie<br />

in der Registerkarte Positionen auf Lagerbuchung.<br />

Es erscheint die Maske der Lagerausbuchung in der <strong>all</strong>e erfassten Seriennummern des Artikels sortiert<br />

nach Lagerorten angezeigt werden.<br />

100<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Klicken Sie entsprechend der Soll-Menge die einzelnen Seriennummern an die Sie ausbuchen möchten<br />

und beenden Sie den Vorgang mit speichern und schließen.<br />

Weitere In<strong>for</strong>mationen erhalten Sie im Kapitel Lagerverwaltung.<br />

Die Gerätverwaltung<br />

Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens<br />

zu finden.<br />

Wählen Sie anschließend im Bereich Kunden den Menüpunkt Geräteverwaltung aus.<br />

Es öffnet sich die Liste der Geräteverwaltung:<br />

In der Liste werden Ihnen <strong>all</strong>e erfassten Seriennummern angezeigt. Je nach Spaltenkonfiguration<br />

sehen Sie so<strong>for</strong>t die Artikelzugehörigkeit, Lagerort oder Garantiezeit jedes Artikels.<br />

Über Neu können Sie Altgeräte erfassen.<br />

Über Öffnen oder Doppelklick auf eine Spalte öffnet sich die Maske zur<br />

Übersicht und Bearbeitung des Gerätes.<br />

- Spaltenkonfiguration<br />

- Detailansicht ein- oder –ausblenden<br />

- Export der Liste nach Excel<br />

Heben Sie die Zeilenbeschränkung auf, wenn Sie <strong>all</strong>e Geräte sehen<br />

möchten.<br />

101<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Die Detailansicht<br />

Filtern Sie die Liste nach bestimmten Lagerorten.<br />

Hier stehen Ihnen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung.<br />

In der Detailansicht werden ihnen wichtige In<strong>for</strong>mationen zu jeder Seriennummer angezeigt.<br />

Beim Wechsel der Spalte aktualisiert sich die Ansicht so<strong>for</strong>t.<br />

Geräteübersicht öffnen und bearbeiten<br />

Machen Sie einen Doppelklick auf eine Spalte oder klicken Sie auf Öffnen, um sich die Geräteübersicht<br />

anzeigen zu lassen.<br />

Auf der linken Seite werden der dazugehörige Artikel und der Kunde<br />

angezeigt, dem der Artikel zuletzt geliefert worden ist.<br />

102<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Exportieren Sie den Verlauf der Seriennummern nach Excel.<br />

Sie h<strong>ab</strong>en ein Gerät an einen Kunden geliefert. Dieser möchte den Artikel<br />

aufgrund von Mängel oder anderen Gründen reklamieren. Mit einem Klick<br />

Rücknahme erscheint das Eing<strong>ab</strong>efeld Lagerort in der Maske. Nachdem Sie<br />

einen Lagerort ausgewählt h<strong>ab</strong>en können Sie die Schaltfläche Wareneingang<br />

buchen anklicken. Es wird automatisch ein Eingangslieferschein beim<br />

Kunden erstellt und die Ware eingebucht.<br />

Bearbeiten Sie Reparaturanfragen Ihrer Kunden können Sie über die<br />

nebenstehende Schaltfläche einen Reparaturauftrag erstellen.<br />

Der Auftrag wird automatisch bei dem Kunden angelegt, bei dem sich der<br />

Artikel gerade befindet.<br />

Der Seriennummernartikel wird beim Erstellen direkt in die Positionen<br />

übertragen und in der Notiz wird auf den Reparaturauftrag und den Artikel<br />

verwiesen.<br />

Um eine Seriennummer zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche.<br />

Das Seriennummernfeld wird rot hinterlegt und kann bearbeitet werden.<br />

Sie können noch eine Bemerkung hinzufügen, die zum Beispiel den Grund<br />

Ihrer Änderung beinhaltet.<br />

Im mittleren Maskenbereich werden Ihnen Allgemeine In<strong>for</strong>mationen und den Verlauf der<br />

Seriennummer angezeigt.<br />

Die Seriennummer wird beim Einbuchen des Artikels<br />

festgelegt.<br />

Die Garantiezeit wird hier eingetragen. Bei Reklamation<br />

können Sie so<strong>for</strong>t sehen, ob es sich noch um eine kostenlose<br />

oder kostenpflichtige Reparatur handelt.<br />

Die Notiz wird bei Rücknahme und Änderung der<br />

Seriennummer selbstständig gefüllt, kann <strong>ab</strong>er jederzeit<br />

manuell überschrieben werden.<br />

103<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Verlauf<br />

Im Verlauf sehen sie <strong>all</strong>e Aktivitäten und Vorgänge die mit dem Artikel getätigt wurden.<br />

Er bietet Ihnen einen leichte Artikelverfolgung und Sie sehen auf einen Blick <strong>all</strong>e Daten die mit einem<br />

konkreten Einzelstück getätigt worden sind.<br />

Jeder Schritt der Seriennummer wird chronologisch aufgelistet.<br />

Ein- und Ausgangslieferscheine werden nach dem Buchungsvorgang der Seriennummer im Verlauf<br />

angezeigt.<br />

Bei Rücknahmen wird ein Eingangslieferschein beim Kunden erstellt, dieser wird in der Bemerkung<br />

mit Rücknahme gekennzeichnet.<br />

Reparaturaufträge und Änderungen der Seriennummer werden ebenf<strong>all</strong>s im Verlaufsprotokoll<br />

angezeigt.<br />

Altgeräte erfassen<br />

Mit Klick auf Neu in der Geräteverwaltungsliste h<strong>ab</strong>en Sie die Möglichkeit nachträglich<br />

Seriennummernartikel zu erfassen. Sie h<strong>ab</strong>en beispielsweise vor <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! bereits Geräte an<br />

Kunden geliefert oder Sie bekommen einen Reparaturauftrag für einen Seriennummernartikel<br />

können Sie diesen hier erfassen.<br />

Nach Klick auf Neu öffnet sich die Artikelliste. Nachdem Sie einen Artikel ausgewählt h<strong>ab</strong>en öffnet<br />

sich folgende Maske:<br />

Ordnen Sie nun den Kunden zu bei dem sich der Artikel befindet und tragen Sie die Seriennummer<br />

ein. Tragen Sie nun noch ggfls. die Garantiezeit und eine Notiz ein. Nach Speichern&schließen wird<br />

automatisch ein Lieferschein bei dem zugeordneten Kunden erstellt. Das Belegdatum wird zum<br />

Erstelldatum des Lieferscheins. Dieser dient der reinen Dokumentation und wird demnach auch nicht<br />

gebucht. Der Lieferschein wird folgendermaßen im Infofenster angezeigt.<br />

104<br />

Zusatzmodul

Geräteverwaltung<br />

Die neu erfassten Seriennummern stehen dann ebenf<strong>all</strong>s in der Geräteverwaltungsliste zur Verfügung<br />

und können dementsprechend bearbeitet werden.<br />

105<br />

Zusatzmodul

Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage)<br />

Die Begriffe „Lieferrückstand“ oder „Backorder“ sind Standardbegriffe aus der Warenwirtschaft:<br />

- Auf der Kundenseite ist der Mengenunterschied zwischen beauftragter und gelieferter Ware<br />

gemeint.<br />

- Auf der Lieferantenseite ist der Mengenunterschied zwischen bestellter und gelieferter Ware<br />

gemeint.<br />

In beiden Fällen geht es also darum: „Was hat der Kunde noch zu kriegen? Was fehlt uns noch?“<br />

Ausgangssituation<br />

Hier die Ausgangssituation im Artikel-Bereich für das nachfolgende Beispiel:<br />

Dazu direkt die wichtige Bemerkung: Bestände h<strong>ab</strong>en mit Rückständen im ursprünglichen Sinne gar<br />

nichts zu tun. Es ist deshalb auch bei Dienstleistern möglich, diesen Vorgang <strong>ab</strong>zubilden (Kunde kauft<br />

7 Tage Dienstleistung, erst 4 wurden <strong>ab</strong>geleistet.)<br />

Rückstände aufbauen<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! baut den Lieferrückstand in dem Moment auf, in dem die Position des Auftrags<br />

(Auftragsbestätigung) oder der Bestellung in die Datenbank geschrieben wird. Der Rückstand<br />

entspricht exakt der beauftragten oder bestellten Menge. Er kann innerhalb des Dokuments ggf.<br />

manuell verändert werden.<br />

Die Spalte Rückstand ist standardmäßig im Auftrag nicht eingeblendet, lässt sich auf Wunsch über die<br />

Spaltenkonfiguration einblenden. Da Sie <strong>ab</strong>er die Rückstände nicht über die Aufträge selbst, sondern<br />

über die Rückstandsliste beobachten und verwalten, ist das Einblenden auch bei laufenden Aufträgen<br />

eher sinnlos.<br />

Rückstände werden auch durch Verdoppeln eines Auftrags oder durch Umwandeln (z.B. Angebot in<br />

Auftrag) aufgebaut.<br />

Hier nun also die Situation in der Auftragsbestätigung:<br />

Das Ändern des Rückstands ist innerhalb der Auftragsbestätigung nicht möglich. Ändern Sie die<br />

Anzahl, ändert sich automatisch der Rückstand. Auch beim Wandeln (z.B. aus dem Angebot) baut sich<br />

der Rückstand in identischer Menge auf.<br />

Rückstände auflösen<br />

Wird ein Auftrag oder eine Bestellung <strong>ab</strong>geschlossen, verschwinden <strong>all</strong>e offenen Lieferrückstände<br />

automatisch. Ansonsten verschwinden die Lieferrückstände durch das korrekte Liefern in Form eines<br />

Lieferscheins oder eines Eingangslieferscheins. D<strong>ab</strong>ei muss folgende Regel berücksichtigt werden:<br />

106<br />

Zusatzmodul

Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage)<br />

Beachten Sie:<br />

Die Lieferung muss durch eine Umwandlung geschehen:<br />

Entweder durch Klick auf den jeweiligen Auftrag -> rechte Maustaste -> Umwandeln in Lieferschein<br />

oder durch Drag-Drop vom Auftrag zum Lieferschein.<br />

Es reicht also nicht aus, eine ausstehende Lieferung durch Neuerstellen eines Lieferscheins zu<br />

bewerkstelligen. Der Bezug zum Ursprungsauftrag muss durch Wandlung geschehen.<br />

Hier die Beispiel-Darstellung eines entsprechenden Vorgangs<br />

Angebot über 20 Artikel A. <br />

Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A entstanden.<br />

Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein. Der Rückstand ist wieder <strong>ab</strong>gebaut worden.<br />

Es sei denn, Sie ändern die Liefermengen (nächster<br />

Abschnitt).<br />

Differenz zwischen Auftrags- und Liefermenge<br />

Wird die Ware nicht komplett geliefert oder in mehreren Lieferungen, verwaltet <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! die<br />

ausstehende Restmenge. Im nächsten Abschnitt wird die Übersicht über die Rückstände gezeigt, <strong>ab</strong>er<br />

auch innerhalb der ERP-Masken Auftrag und Lieferschein lässt sich der Rückstand ohne weiteres<br />

verwalten.<br />

Gehen Sie wie folgt vor:<br />

Angebot über 20 Artikel A. <br />

Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A entstanden.<br />

Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein. Der Rückstand ist intern <strong>ab</strong>gebaut worden.<br />

Ändern der Liefermenge in 15 Ein Rückstand von 5 wird wieder aufgebaut.<br />

Erneutes Drag-Drop des<br />

Ursprungsauftrags in neuen Lieferschein<br />

Zusammenhang mit Lager<br />

Es wird eine Liefer-Position von 5 aufgebaut. Der<br />

Rückstand ist <strong>ab</strong>gebaut.<br />

Es gibt keinen Zusammenhang mit dem Lager bzw. dem Buchen. Die Rückstandsauflösung ist<br />

un<strong>ab</strong>hängig vom Buchen!<br />

Nur Rückstandspositionen umwandeln<br />

Der Effekt, dass beim Wandeln vom Auftrag in einen Lieferschein nur die Positionen umgewandelt<br />

werden, bei denen ein Rückstand besteht, ist standardmäßig eingeschaltet. Möchten Sie dieses<br />

Verhalten nicht nutzen, so entfernen Sie die Markierung an folgender Stelle (rechte Maustaste):<br />

107<br />

Zusatzmodul

Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage)<br />

Beispiel:<br />

Ein Kunde bestellt bei Ihnen 10 Positionen. Davon sind zurzeit <strong>ab</strong>er nur 2 lieferbar. Sie möchten dem<br />

Kunden die zwei Positionen direkt liefern und die restlichen dann zu einem späteren Zeitpunkt.<br />

Hier ist es dann nicht möglich den gesamten Auftrag in einen Lieferschein umzuwandeln, da Sie ja nur<br />

zwei Positionen liefern können.<br />

In der Rückstandsliste machen Sie aus den zwei Positionen einen Lieferschein, in dem Sie die<br />

Rückstände markieren und auf Lieferschein erstellen klicken.<br />

Die restlichen 8 Positionen können Sie dann über den Auftrag in einen Lieferschein wandeln, indem<br />

Sie die Option Beim Umwandeln von Auftrag in Lieferschein nur Rückstandspositionen umwandeln<br />

anhaken. Es werden nur die Positionen des Auftrags umgewandelt die noch in der Rückstandsliste<br />

vorhanden sind.<br />

Übersicht über Rückstände<br />

Die Rückstände werden Ihnen innerhalb der Artikelverwaltung kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>el aufgelistet. Wechseln Sie<br />

hierfür innerhalb der Liste auf die zweite Registerkarte:<br />

108<br />

Zusatzmodul

Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage)<br />

Hier die einzelnen Funktionen der Liste:<br />

Anzeige/Filter:<br />

Grundsätzlich kann man zwischen den Rückständen der<br />

Kunden und den Rückständen der Lieferanten hin- und<br />

herschalten.<br />

Beide Listen zeigen dann zusätzlich die Namen <strong>all</strong>er<br />

„betroffenen“ Kunden/Lieferanten an und es lässt sich<br />

entsprechend filtern.<br />

Sonstiges:<br />

- Wie üblich lassen sich die Spalten der T<strong>ab</strong>elle aus- oder<br />

einschalten.<br />

- In Excel-Export ist mit einem Klick möglich.<br />

- Die Detail-Anzeige (wie in der Artikelliste) funktioniert<br />

auch hier. Gleiches gilt auch für den Filter der<br />

Gruppenanzeige links.<br />

- Die beiden Optionen (automatische Lagerbuchung und<br />

Einzeldokumente) sind im Moment nicht aktiv und für<br />

eine zukünftige <strong>Version</strong> reserviert.<br />

Rückstand entfernen:<br />

Diese Funktion entfernt den Rückstand aus dem<br />

Ursprungsauftrag. Manuell können Sie den Rückstand dort<br />

wieder eintragen, wenn Sie möchten.<br />

Lieferscheine erstellen:<br />

Rückstandsauflösung über neue Lieferscheine<br />

(im Moment nur für Kunden-Rückstände möglich)<br />

Dies ist die wohl wichtigste Funktion dieser Maske:<br />

automatisch werden <strong>all</strong>e Rückstände aufgelöst und (bei<br />

Kunden) Lieferscheine erstellt oder (bei Lieferanten)<br />

Eingangslieferscheine.<br />

Doppelklick in Spalte Rückstand<br />

Doppelklicken Sie auf die Rückstandsmenge, wird der Wert in<br />

die Liefermenge eingesetzt.<br />

Als Alternative zur Rückstandsauflösung über die Liste (s.o.) ist auch eine direkte Form der<br />

Rückstandsauflösung über einen neuen Lieferschein möglich. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn<br />

sowieso eine Lieferung ansteht oder wenn die Rückstandsliste nur als Erinnerungsliste benutzt wird.<br />

Innerhalb der Positionen wird Ihnen hierfür eine Umschaltmöglichkeit zu den Rückständen<br />

angeboten:<br />

109<br />

Zusatzmodul

Lieferrückstände / Backorders (Sondermodul auf Anfrage)<br />

Schalten Sie um, erscheinen nur noch die Artikel, die sich für den aktuellen Kunden in Rückstand<br />

befinden. Da ggf. der gleiche Artikel in mehreren Aufträgen rückständig ist, kann es d<strong>ab</strong>ei auch zu<br />

mehreren Zeilen des gleichen Artikels kommen. D<strong>ab</strong>ei werden Ihnen jedoch jeweils die<br />

Auftragsnummer und das Auftragsdatum zu Identifizierung angezeigt.<br />

Diese beiden In<strong>for</strong>mationen fließen auch automatisch in den Langtext der Position.<br />

Bitte beachten Sie bei dieser Form der Rückstandsauflösung:<br />

- Zunächst fügt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! die gesamte Anzahl des Rückstands ein. Sie können diese Anzahl<br />

natürlich ändern, was im Auftrag wiederum zum Aufbau eines (Teil)-Rückstandes führt. Dies<br />

geschieht <strong>all</strong>erdings erst beim Speichern des Lieferscheins.<br />

- Somit kann die Anzeige der Rest-Rückstände in der Artikelliste „täuschen“.<br />

- Auch beim Löschen von Lieferpositionen wird der Rückstand erst beim Speichern wieder<br />

aufgefüllt.<br />

- Wird ein ganzer Lieferschein gelöscht, werden ebenf<strong>all</strong>s die Rückstände wieder aufgebaut, sofern<br />

der Ursprungsauftrag noch nicht <strong>ab</strong>geschlossen ist.<br />

110<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Vielleicht nutzen Sie bereits die seit Jahren integrierte DTA-Schnittstelle von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!<br />

Diese erlaubt das Erstellen von Datenträger-Austausch-Dateien, mit deren Hilfe Sie<br />

Zahlungen/Überweisungen und Lastschriften erstellen können.<br />

Neu sind nun folgende Funktionen:<br />

- Das Holen von Kontoauszügen (das nennt man in der Bank-Sprache „Umsätze“) und das<br />

damit verbundene Ausziffern der Offenen Posten (die Zahlungen werden verbucht).<br />

- Das kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>le Zahlen von einzelnen Eingangsrechnungen<br />

HBCI und FinTS<br />

„Homebanking Computer Interface (HBCI) ist ein offener Standard für den Bereich Electronic Banking<br />

und Kundenselbstbedienung. Er wurde von verschiedenen Bankengruppen in Deutschland entwickelt<br />

und vom Zentralen Kreditausschuss beschlossen. HBCI ist eine standardisierte Schnittstelle für das<br />

Homebanking. D<strong>ab</strong>ei werden Übertragungsprotokolle, Nachrichten<strong>for</strong>mate und Sicherheitsverfahren<br />

definiert.“<br />

Quelle: Wikipedia<br />

FinTS ist die Weiterentwicklung von HBCI mit entsprechender Verbesserung der Sicherheitsmerkmale.<br />

Wir unterstützen in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! beide Standards.<br />

Konkret …<br />

Sie sprechen mit Ihrer Bank (oder Ihren Banken) und lassen sich für HBCI/FinTS freischalten. Sie<br />

erhalten entsprechende Schreiben und schließlich ein von dieser Bank empfohlenes oder von Ihnen<br />

gewünschtes Verfahren. Hier einige Varianten (Stand 2012):<br />

- RSA-Schlüsselmedium: Auf einem USB-Stick (Beispiel) wird eine Schlüsseldatei erzeugt und bei<br />

jedem Zugriff <strong>ab</strong>gefragt.<br />

- RSA-Chipkarte: Ähnliches Verfahren, <strong>ab</strong>er <strong>all</strong>es befindet sich auf der Chipkarte. Sie benötigen<br />

das zusätzliche Lesegerät.<br />

- PIN/TAN<br />

Wir setzen bei den nachfolgenden Erklärungen voraus, dass diese technische Einrichtung in<br />

Abstimmung mit Ihrer Bank und Ihrem Systemverwalter geschehen ist. Unser Support kann in diesen<br />

Dingen nur oberflächlich beraten.<br />

Integration<br />

Unser Online-Banking integriert sich an unterschiedlichen Stellen des Programms:<br />

- Bei offenen Eingangsrechnungen lässt sich diese einzelne Rechnung vom Schreibtisch aus zur<br />

Zahlung aufrufen (rechte Maustaste auf der zu zahlenden Zeile)<br />

- Gleiches gilt für das Rechnungseingangsbuch (hier steht eine zusätzliche Schaltfläche zur<br />

Verfügung)<br />

- Der Aufruf der Maske zum Ausziffern von offenen Posten lässt sich ebenf<strong>all</strong>s über die<br />

Schaltfläche des Rechnungsein- oder –ausgangsbuchs aufrufen. Als Kurztaste im Schreibtisch<br />

lässt sich STRG-O anwenden (O für Online-Banking)<br />

- Und außerdem im ERP-Menu<br />

111<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Ausziffern von Offenen Posten<br />

Das Thema „Ausziffern von Offenen Posten“ ist bei der Einführung von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! seit vielen<br />

Jahren ein vieldiskutiertes. Dies liegt im Wesentlichen daran, dass hier oft Redundanzen in der Arbeit<br />

und der Datenspeicherung auftreten:<br />

Die Bankauszüge werden meist mit Hilfe der Fibu (z.B. Datev) eingelesen und verbucht, dies führt<br />

<strong>ab</strong>er dazu, dass <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! von diesen Zahlungseingängen nichts weiß. Eine Schnittstelle vom<br />

Buchhaltungsprogramm zum ERP ist logisch schwierig und wurde deshalb von uns auch nicht<br />

realisiert. Die Schnittstelle zur Buchhaltung ist zwar vorhanden, in diesem F<strong>all</strong> <strong>ab</strong>er vom Buchhalter<br />

meist nicht gewünscht (der Vorgang „Bank buchen“ wird unterbrochen).<br />

So blieb meist kein anderer Weg als der der doppelten Buchung: in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! und in der<br />

Buchhaltungssoftware.<br />

Mit Hilfe des Online-Zugangs von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! ist diese doppelte Buchung nun um einiges<br />

einfacher: Viele Buchungen werden automatisch erkannt und ausgeziffert.<br />

Starten Sie nun den Vorgang aus dem Rechnungsbuch oder mit Hilfe der Tasten STRG-O im Desktop.<br />

Die nachfolgende Maske erscheint:<br />

Um den Vorgang <strong>for</strong>tzusetzen, benötigen Sie zunächst die Zugangsdaten Ihrer Bank. Auf der linken<br />

Seite der Maske erscheinen später <strong>all</strong>e von Ihnen verwalteten Konten (ggf. auch Ihre privaten) – man<br />

spricht in diesem Zusammenhang von Bankkontakten. Ein Bankkontakt kann d<strong>ab</strong>ei auch mehrere<br />

Konten beinhalten.<br />

Klicken Sie auf den Link Konten verwalten um den Dialog zu öffnen:<br />

112<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Die nachfolgenden Schritte sind selbsterklärend, wenn Sie die entsprechenden Zugangs-Dokumente<br />

der Bank oder das entsprechende Zusatzgerät zur Hand h<strong>ab</strong>en. F<strong>all</strong>s Sie die Funktionalität lediglich<br />

einmal testen möchten und noch keine Bankverbindungsdaten h<strong>ab</strong>en, können Sie zum Beispiel den<br />

folgenden Testzugang der Deutschen Apotheker- und Ärztebank benutzen:<br />

Starten Sie den Vorgang des Einrichtens eines neuen Kontakts.<br />

Wählen Sie das PIN/TAN-Verfahren.<br />

Geben Sie 30060601 als BLZ ein.<br />

Die Kontonummer lautet 0001956434. Erscheint die Frage nach<br />

der Internet-Seite, geben Sie folgende Seite an:<br />

https://hbcibanking.apobank.de/onlinebankingapo/loginDemoFormAction.do<br />

Das TAN-Listen-Verfahren ist Standard.<br />

Geben Sie nun dem Zugang einen sprechenden Namen.<br />

Fertig. Diesen Demozugang können Sie unbedenklich benutzen, um die weiteren Funktionen zu<br />

testen. Es geschieht keine Transaktion, keine Angst. Auch Umsatzdaten können <strong>ab</strong>geholt werden.<br />

Wenn Sie nach einer TAN gefragt werden, geben Sie eine beliebige 5-stellige Zahl ein.<br />

Umsätze holen<br />

In der Kopfleiste lässt sich der Zeitraum für die zu holenden Umsätze einstellen. Die Voreinstellung<br />

lautet auf die letzten 7 Tage.<br />

Anschließend können Sie den eigentlichen Vorgang starten, d<strong>ab</strong>ei erscheint ggf. ein Sicherheitsdialog,<br />

der Ihre PIN <strong>ab</strong>fragt. Dann erscheinen in der T<strong>ab</strong>elle <strong>all</strong>e Umsätze des ausgewählten Zeitraums:<br />

113<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Hier einige Erklärungen zu den Daten:<br />

- Es gibt negative (rote) und positive (schwarze) Buchungen. Bei den späteren Zuordnungen<br />

nehmen wir an, dass es sich um sogenannte kreditorische (Lieferantenrechnung wurde<br />

bezahlt) und debitorische (Kunde hat bezahlt) Buchungen handelt. Genaueres sagt der<br />

Textschlüssel aus.<br />

- Der Empfänger/Absender sowie der Verwendungszweck ist ein mehrzeiliges Feld, deshalb<br />

lässt sich die Zeilendarstellung 1-, 2- oder 3-stellig voreinstellen.<br />

- Die weiteren Spalten im rechten Bereich („Vorschlag“) spielen erst nach dem nächsten<br />

Arbeitsschritt eine Rolle.<br />

Umsätze automatisch analysieren<br />

Klicken Sie nun zunächst die Schaltfläche Umsätze analysieren, um die gewünschte automatische<br />

Zuordnung zu erreichen. Der Vorgang kann etwas dauern, der Fortschritt wird Ihnen jedoch d<strong>ab</strong>ei<br />

angezeigt. Nach folgenden Regeln geschieht die automatische Zuordnung:<br />

- Wichtigstes Merkmal ist der gezahlte Betrag. <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! versucht einen Offenen Posten<br />

in der exakten Höhe zu finden.<br />

- Bei gezahlten Ausgangsrechnungen versucht das Programm nun, die Rechnungsnummer im<br />

Verwendungszweck zu finden. Stimmen diese beiden Dinge überein, wird der Vorschlag<br />

gezeigt.<br />

- Bei von Ihnen gezahlten Eingangsrechnungen wird ebenf<strong>all</strong>s nach der Summe verglichen,<br />

anschließend wird jedoch das (unsichtbare) Bankkonto mit den eigenen Daten verglichen.<br />

Erfolgte die Zahlung über <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>!, ist das ein sehr sicherer Weg. Auch über andere<br />

Zahlungswege (zum Beispiel die Zahlung über das Web-Interface der Bank) wird das gleiche<br />

Ergebnis zeigen.<br />

114<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Andere Vergleiche finden nicht statt (Kundennummer etc.), <strong>all</strong>erdings können Sie anschließend<br />

manuell in den Vorgang eingreifen. Das Ergebnis zeigt sich in grün, wenn Vorschläge gefunden<br />

wurden:<br />

Umsätze manuell zuordnen<br />

Nicht <strong>all</strong>e Zeilen werden automatisch Ihr Deckelchen finden und manchmal möchten sie ggf. auch<br />

einzelne Zeilen aus der Automatik entfernen, deshalb greifen Sie nun manuell in den Vorgang ein.<br />

Klicken Sie in eine einzelne Zeile.<br />

Vor dem Feld Vorschlag erscheint eine kleine graue Schaltfläche. Klicken Sie diese an, öffnet sich eine<br />

Liste mit möglichen „Kandidaten“ zu diesem Datensatz:<br />

Es werden <strong>all</strong>e Offenen Posten gezeigt, für die dieser Betrag eine Teilzahlung darstellen könnte. Da<br />

man (zum Beispiel bei Mietzahlungen) durchaus von 12 Teilzahlungen ausgehen kann, werden <strong>all</strong>e<br />

Beträge bis zum 12-fachen der gezahlten Summe gezeigt. Die Beträge sind nach Summe <strong>ab</strong>steigend<br />

sortiert, damit Sie sich schnell zurechtfinden.<br />

Zur Übernahme einer einzelnen Zeile wählen Sie per Mausklick aus. Befindet sich die Summe d<strong>ab</strong>ei im<br />

3-%-Skontobereich, fragt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Sie, ob der Restbetrag automatisch als Skonto verbucht<br />

werden soll:<br />

Ansonsten handelt es sich um eine Teilsumme des Gesamtbetrags.<br />

115<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Auszifferungen speichern<br />

H<strong>ab</strong>en Sie <strong>all</strong>e Einträge kontrolliert und ggf. manuell Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen,<br />

schließen sie den Vorgang über die Schaltfläche Auszifferungen speichern <strong>ab</strong>. Es wird noch einmal<br />

gefragt, <strong>ab</strong>er der Vorgang kann anschließend nicht mehr rückgängig gemacht werden!<br />

Sonstige kleine Hilfen<br />

Einzelüberweisungen<br />

H<strong>ab</strong>en Sie Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung getrennt, lassen sich<br />

die Daten auch entsprechend in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! getrennt bearbeiten.<br />

Filtern Sie zu diesem Zweck auf aus- oder eingehende Beträge.<br />

Möchten Sie nach dem automatischen Buchungsvorgang einzelne Zeilen<br />

kontrollieren, so blenden Sie die bereits gebuchten Positionen aus.<br />

Alle Spalten h<strong>ab</strong>en eine manuelle Sortierfunktion, wenn Sie oben rechts<br />

entsprechend klicken.<br />

Neben dem Ausziffern von Offenen Posten lassen sich über das <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! Online-Banking<br />

kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>el Einzelüberweisungen durchführen. Der Aufruf der Überweisung geschieht entweder aus<br />

der Rechnungsliste (Rechnungseingangsbuch) oder aus dem Schreibtisch heraus (rechte Maustaste auf<br />

einer offenen Eingangsrechnung).<br />

Die nachfolgende Maske erscheint:<br />

116<br />

Zusatzmodul

Online-Banking<br />

Das Überweisungs<strong>for</strong>mular entspricht im Aussehen den Papier<strong>for</strong>mularen, die Sie von Hand auf der<br />

Bank ausfüllen können. Es sind drei unterschiedliche Formulare verfügbar:<br />

- Überweisung/Zahlschein: Dieses altbekannte Formular wird in den nächsten Jahren durch die<br />

EU-Standardüberweisung sowie das SEPA-Überweisungs<strong>for</strong>mular ersetzt. Es ist nur<br />

innerdeutsch zu benutzen und benutzt Kontonummer/Bankleitzahl.<br />

- EU-Standardüberweisung und SEPA-Überweisung: Hier werden anstatt<br />

Kontonummer/Bankleitzahl IBAN-/BIC-Nummern benutzt.<br />

Die Daten für diese Formularunterschiede werden aus den Stammdaten des Lieferanten gezogen. Sie<br />

können vor dem Ausführen der Überweisung zwischen den Überweisungsarten umschalten. Fehlen<br />

Bankverbindungsdaten, so lassen diese sich durch Klick auf den Link<br />

ergänzen oder ändern. Wurden mehrere Bankverbindungen für den ausgewählten Lieferanten<br />

hinterlegt, lässt sich die Bankverbindung durch Klick auf diesen Link ändern.<br />

Der Verwendungszweck hat je nach Überweisungsart unterschiedliche Längen. Darüber hinaus kann<br />

der Inhalt der beiden Zeilen im Kopf der Maske eingestellt werden. Es sind vier unterschiedliche<br />

Varianten kombinierbar:<br />

Die Einzelüberweisung ausführen<br />

Sind <strong>all</strong>e Daten im Formular korrekt, klicken Sie die Schaltfläche Ausführen an. Je nach<br />

Sicherheitseinstellung werden Sie nun nach einer TAN gefragt. Viele andere Varianten sind inzwischen<br />

auf dem Markt. Wir verweisen an dieser Stelle auf die Beratung Ihres Bankinstituts.<br />

Die Zahlung kann nach Rückfrage nun auch zur Auszifferung des Offenen Postens führen. Möchten<br />

Sie Ihre Zahlungen lt. Kontoauszug ausziffern, warten Sie bitte die Buchung auf den Umsätzen <strong>ab</strong> und<br />

verfahren Sie, wie am Anfang des Kapitels beschrieben.<br />

117<br />

Zusatzmodul

Produktionsaufträge<br />

Produktionsaufträge sind eine Sonder-Auftrags<strong>for</strong>m, die Sie sowohl für Kunden-Produktionsaufträge<br />

als auch für interne Produktionsaufträge nutzen können. Alternativ hierzu lassen sich diese<br />

Auftrags<strong>for</strong>men auch über „echte“ Aufträge und Bestellungen verwalten. In diesem F<strong>all</strong> legen Sie sich<br />

einen Kunden sowie einen Lieferanten mit dem Namen „Fertigung“ an und produzieren die<br />

Dokumente in diesen Kunden- und Lieferantenakten.<br />

Die Nutzung der Produktionsaufträge hat diesem Verfahren gegenüber folgende Vorteile:<br />

Sie h<strong>ab</strong>en zusätzliche Listen zur Kontrolle der Fertigung.<br />

Sie können die Produktionsaufträge in unterschiedlichen Gruppen verwalten.<br />

Der Lageraus- und -eingang für die produzierten Teile ist automatisiert. Es handelt sich in diesem F<strong>all</strong><br />

um einen einzigen Vorgang im Gegensatz zu den beiden Vorgängen in der Kunden- und<br />

Lieferantenwelt.<br />

Produktionsaufträge sind Bestandteil unserer PPS/QS-Lösung, also im Produkt ERP basic und ERP<br />

professionell nicht enthalten.<br />

Aufruf der Produktionsaufträge<br />

Die Produktionsaufträge sind als Liste in die ERP-Menüs integriert. Gehen Sie im ERP Register auf die<br />

Schaltfläche Qualitätsmanagement/Produktion:<br />

Liste der Produktionsaufträge:<br />

Das Plus-Zeichen erstellt einen neuen<br />

Produktionsauftrag, das andere Symbol wechselt zur<br />

Listenansicht.<br />

Die Produktions-Auftragsliste ist ähnlich der Stammdatenlisten. Die meisten Funktionen sind<br />

selbsterklärend oder identisch mit denen aus anderen Listen. Deshalb an dieser Stelle die wichtigsten<br />

In<strong>for</strong>mationen zu den Besonderheiten:<br />

118<br />

Zusatzmodul

Produktionsaufträge<br />

Gruppenpflege:<br />

Gruppen sind ein Organisations-Instrument, das Sie an<br />

vielen Stellen von <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! finden. Grundsätzlich<br />

sind Sie selbst für die Verwaltung über die Gruppen<br />

verantwortlich, müssen also das Gruppensystem und die<br />

Zuordnung manuell vornehmen.<br />

Das kann ggf. organisatorisch problematisch sein, weil<br />

man es ja tun muss und keine Automatik greift. Das<br />

Bildschirmfoto links zeigt jedoch eine sinnvolle<br />

Anwendung.<br />

Filter:<br />

Die Liste der Produktionsaufträge filtert sich zunächst<br />

bereits durch Klick auf den Gruppennamen (siehe<br />

letzter Punkt).<br />

Zusätzlich sind ein oder mehrere Filter kombinierbar:<br />

- Der Datumsfilter ist immer voreingestellt auf den<br />

aktuellen Tag plus 6 Monate.<br />

- Der Personenfilter bezieht sich auf die<br />

verantwortliche Person (wird später innerhalb der<br />

Maske Produktionsauftrag erklärt)<br />

- Der Artikel-Filter erlaubt es Ihnen, gezielt auf <strong>all</strong>e<br />

Produktionsaufträge eines einzelnen Artikels zu<br />

filtern.<br />

- Der Status-Filter ist z.B. gut geeignet, <strong>all</strong>e offenen<br />

Produktionsaufträge gezielt <strong>ab</strong>zurufen – in diesem<br />

F<strong>all</strong> <strong>all</strong>e roten Zeilen.<br />

Spalten ein-/ausblenden:<br />

Es sind sehr viele Daten zu den Produktionsaufträgen<br />

für die Listendarstellung verfügbar. Beim ersten Aufruf<br />

ist nur ein Teil der Daten sichtbar – blenden Sie sich auf<br />

Wunsch weitere Spalten ein.<br />

119<br />

Zusatzmodul

Produktionsaufträge<br />

Maske für Produktionsaufträge<br />

Erstellen Sie einen neuen Produktionsauftrag, oder ändern Sie einen bestehenden<br />

Produktionsauftrag, erscheint folgende Maske:<br />

Allgemeines<br />

Kunde Wählen Sie hier Ihren Kunden. Dieses Feld ist kein Pflichtfeld.<br />

Projekt Gleiches gilt für die Projektzuordnung, die vermutlich seltener vorkommt. Ggf.<br />

bei der Produktion von Abrufaufträgen.<br />

Nummer Wie für andere Objekte innerhalb des Auftragswesens können Sie auch für<br />

Produktionsaufträge einen eigenen Nummernkreis definieren. Dies tun Sie<br />

innerhalb der Generellen Einstellungen. Standardwert ist eine sechsstellige Zahl,<br />

beginnend mit zwei Ziffern für das Jahr, also z.B. 100001 für den ersten Auftrag<br />

im Jahre 2010.<br />

Bezeichnung Wenn Sie pro Produktionsauftrag nur einen einzigen Artikel/Stückliste<br />

produzieren (nicht die Menge ist gemeint, sondern die Art), bietet es sich an,<br />

die Bezeichnung mit dem Kurztext des Artikels zu füllen.<br />

Aber Sie sind natürlich frei in der Wahl der Bezeichnung, sollten Sie <strong>ab</strong>er<br />

innerhalb Ihres Unternehmens systematisch vergeben.<br />

Kostenstelle Wählen Sie aus den vorgegebenen Kostenstellen aus.<br />

Verantwortlich Die Mitarbeiter werden zur Auswahl angeboten. Auf Produktionsaufträge<br />

dieser Person kann innerhalb der Liste auch gefiltert werden.<br />

Status Auch an dieser Stelle die drei gewohnten Status der Ampel: Offen, in<br />

Bearbeitung und fertig.<br />

Produktionsdatum Dies ist das vorgesehene Start-Datum der Produktion<br />

Fertigstellung Tatsächliches End-Datum der Fertigstellung der Produktion<br />

120<br />

Zusatzmodul

Produktionsaufträge<br />

Art Den Produktionsaufträgen kann eine zusätzliche frei definierbare Kategorie<br />

zugeordnet werden. Damit können Sie eine beliebige In<strong>for</strong>mation Ihrer<br />

Organisation speichern und später danach filtern oder sortieren.<br />

Produktionsauftragsarten können in den Generellen Einstellungen angelegt<br />

werden.<br />

Beispiel: Profitcenter, Produktgruppen, Unterscheidung zwischen Kunden-<br />

Aufträgen und internen Aufträgen usw. Die Art ist also der Gruppe ähnlich,<br />

<strong>all</strong>erdings nicht in mehreren Hierarchien organisierbar.<br />

Gruppe Gruppenzuordnung<br />

Notiz/Bemerkung Hier h<strong>ab</strong>en Sie „Platz für <strong>all</strong>es andere“ …<br />

Positionen<br />

Produktionsartikel sind immer Stücklisten. Lesen Sie bitte zunächst das Kapitel zu diesem Thema, f<strong>all</strong>s<br />

noch nicht geschehen.<br />

Anmerkung:<br />

In einen Produktionsauftrag können Sie einen oder mehrere Stücklisten einfügen. Die oben<br />

<strong>ab</strong>gebildete Übersicht zeigt Ihnen im oberen Bereich die ausgewählten Stücklisten. Beim Markieren<br />

sehen Sie in der T<strong>ab</strong>elle unten die Komponenten der zu produzierenden Stückliste.<br />

Positionen<br />

Der Einbuchungs-Vorgang erhöht die Ist-Menge und geschieht<br />

über die Standard-Buchungsmaske für den Wareneingang. Da<br />

ggf. Seriennummern und/oder Chargen eingebucht werden, ist<br />

das Ganze ein komplexes Thema – bitte lesen Sie das separate<br />

Kapitel unseres <strong>Handbuch</strong>s.<br />

Bitte beachten Sie, dass Einbuchungen dann nicht mehr<br />

geschehen können, wenn die Soll-Menge erreicht wurde. In<br />

diesem F<strong>all</strong> müssen Sie zunächst die Soll-Menge erhöhen, bevor<br />

weitere Buchungen geschehen können.<br />

121<br />

Zusatzmodul

Produktionsaufträge<br />

Komponenten<br />

Die Komponenten des zu produzierenden Artikels werden beim<br />

Markieren im unteren Bereich angezeigt. In dieser T<strong>ab</strong>elle können<br />

Sie keine Daten ändern.<br />

Über die Schaltflächen im oberen Bereich fügen Sie ggf. neue<br />

Komponenten hinzu oder entfernen Komponenten aus der<br />

Stückliste. Das heißt, dass individuelle Zusammenstellungen oder<br />

Rezepturen an dieser Stelle möglich sind und nicht über die<br />

Stammdaten definiert werden müssen.<br />

Auch die Mengen-Zuordnung ist über die Schaltfläche Bearbeiten<br />

änderbar.<br />

Ausbuchen Das Ausbuchen der verbrauchten Menge geschieht über die<br />

Schaltfläche Ausbuchen.<br />

122<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Der Gesetzgeber/das Finanzamt verlangt bei Reisekosten<strong>ab</strong>rechnungen die Einhaltung strikter Regeln.<br />

Das ist so vielfältig, dass es hierfür spezielle Programme mit Abrechnungssätzen, Verbindungen zu<br />

Firmenfahrzeugen etc. gibt<br />

So kompliziert h<strong>ab</strong>en wir es nicht gemacht – unsere Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung beinhaltet die einfachen<br />

Dinge für 90% <strong>all</strong>er Abrechnungen – übernimmt die Daten jedoch dann direkt als vorerfasste<br />

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung in die Eingangsrechnungen.<br />

Das Modul ist für den Reisenden selbst verfügbar – erleichtert also die Abläufe erheblich.<br />

Mitarbeiter/Lieferant<br />

Der Reisende ist zwar in der Regel ein Mitarbeiter, <strong>ab</strong>er aus Sicht der Kosten ist er nun ein Lieferant.<br />

Er liefert „eine Reise“. Sie müssen den Mitarbeiter also doppelt erfassen. Tragen Sie bei den<br />

Lieferantendaten seine Privatanschrift ein und verknüpfen Sie bitte anschließend die beiden<br />

Datensätze innerhalb der Mitarbeitermaske:<br />

Termine als Basis der Reisekosten<br />

Wir h<strong>ab</strong>en Ihnen die Arbeit leichtgemacht – wenn Sie unser Programm auch umfassend benutzen. <br />

Konkret: Aus einem Termin kann man eine Reise generieren, ohne viel nach zu erfassen.<br />

Folgende Empfehlungen in diesem Zusammenhang:<br />

- Verknüpfen Sie die Termine unbedingt mit dem besuchten Kunden oder dem besuchten<br />

Lieferanten.<br />

- Nutzen Sie das automatische Generieren der Kurzbezeichnung:<br />

- Über diese Automatik stellen Sie sicher, dass <strong>all</strong>e Termine einheitlich <strong>for</strong>matiert werden und der<br />

Kundenname auch in der Kurzbezeichnung erscheint. Dieser Text wird dann zum Titel Ihrer Reise.<br />

- Tragen Sie die Termine vollständig ein (Ort, Uhrzeiten etc.).<br />

- Nutzen Sie die Möglichkeit, über den Status der Termine z. B. die Inhouse-Termine von den Vor-<br />

Ort-Terminen zu trennen. So h<strong>ab</strong>en Sie in der Liste die relevanten Termine schneller gefunden.<br />

123<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Eine neue Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung über den Terminkalender erstellen<br />

Diese Methode ist - bei guten Termindaten - sicher die schnellste. Sie wechseln zum Kalender<br />

(Gruppendarstellung oder persönliche Ansicht), markieren den Termin (ist auch für Kollegen möglich)<br />

und klicken dann die entsprechende Schaltfläche in der Kopfleiste:<br />

Wurde zum ausgewählten Termin bereits eine Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung erstellt, erkennen Sie das am<br />

gleichen Flugzeug-Symbol innerhalb des Termins:<br />

Eine neue Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung über die Terminliste erstellen<br />

Der Autor dieser Zeilen zählt sich in puncto Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung zu den eher faulen Menschen –<br />

im Extremf<strong>all</strong> also nur eine einzige Abrechnung im ganzen Jahr. In dieser Konstellation ist es wichtig,<br />

rückwirkend den Überblick zu behalten:<br />

„Wo war ich am 22. Juni? Und wie lange?“<br />

Eventuell hilft Ihnen bei diesen Fragen die Liste der Reisen mehr als der monatliche Terminkalender.<br />

Führen Sie einen Rechtsklick auf dem leeren Schreibtisch aus und rufen Sie die Terminliste auf. Auch<br />

hier finden Sie in der Kopfleiste das Symbol für die Reisekosten-Funktionen:<br />

Mit einem Klick können Sie hier auf <strong>all</strong>e eigenen Kundentermine filtern. Anschließend erscheinen <strong>all</strong>e<br />

Termine in einer Liste. In den ersten beiden Spalten finden Sie In<strong>for</strong>mationen zur Dauer der Termine<br />

sowie zum Abrechnungs-Status:<br />

Das blaue Symbol zeigt Ihnen, dass der entsprechende Termin <strong>ab</strong>gerechnet wurde.<br />

Ein kleines Problem ist d<strong>ab</strong>ei im Moment nicht zu beheben: Besteht eine einzelne Reise (=<br />

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung) aus mehreren Terminen, so ist das Symbol nur dem ersten Termin<br />

zugeordnet. In einer zukünftigen <strong>Version</strong> des Moduls werden wir dieses Problem jedoch lösen.<br />

124<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Eine neue Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung über den Lieferanten-Schreibtisch erstellen<br />

F<strong>all</strong>s Sie auf dem Schreibtisch innerhalb der Lieferantenebene (bei geöffnetem Lieferanten) das<br />

Fenster „Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung“ nicht finden, hat das entweder mit fehlenden Modulrechten zu tun<br />

(Sie h<strong>ab</strong>en das Modul nicht gekauft) oder das Fenster ist ausgeblendet oder es wurde nicht<br />

konfiguriert (es erscheint nicht zur Auswahl). Im letzten F<strong>all</strong> wenden Sie sich bitte an Ihren<br />

Administrator.<br />

Ist das Fenster zu sehen, so legen Sie wie gewohnt eine neue Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung über das Plus-<br />

Symbol an. In diesem F<strong>all</strong> ist die Abrechnung mit keinem Termin verknüpft.<br />

Arten von Reisekosten<strong>ab</strong>rechnungen<br />

<strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! bietet Ihnen zwei Varianten von Abrechnungen:<br />

- die Standard-Abrechnung in Verbindung mit einer Reise<br />

- und die Abrechnung von Belegen ohne Reise.<br />

Beide Varianten lassen sich bei der Neuerstellung innerhalb der Maske über die Kopfleiste schalten:<br />

Die Standard-Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Hier die In<strong>for</strong>mationen zu den einzelnen Feldern und Funktionen:<br />

125<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Funktionen der Kopfleiste<br />

Allgemeines und Zuordnungen<br />

Beim Speichern werden Sie gefragt, ob Sie den Status der Abrechnung von<br />

vorerfasst auf <strong>ab</strong>geschlossen ändern möchten. Ist die Abrechnung<br />

<strong>ab</strong>geschlossen, kann sie von der Buchhaltung als Eingangsrechnung gebucht<br />

werden. Für Sie selbst ist die Abrechnung danach nicht mehr änderbar.<br />

Über die Export-Schaltfläche ist ein Microsoft Word Formular reisekosten.doc<br />

angebunden, das sich innerhalb des Vorlagen-Verzeichnisses befinden muss:<br />

Diese Standard-Funktion ist wie auch in anderen Masken nutzbar.<br />

Der Beleg durchwandert mehrere Status. Zunächst die Vorerfassung, dann<br />

der Abschluss der Vorerfassung, dann die Buchung.<br />

Solange der Beleg nicht gebucht ist, kann man den Status auch noch<br />

zurücksetzen und somit wieder in den Änderungsmodus einsteigen.<br />

Leistungsdatum Das Datum wird automatisch gesetzt. Beim Anlegen der Reisedaten wird das<br />

Leistungsdatum auf den Ultimo (letzter Tag) des Monats gesetzt. So lassen<br />

sich später <strong>all</strong>e Kosten eines Monats kom<strong>for</strong>t<strong>ab</strong>el zusammen ausdrucken. Sie<br />

können das Leistungsdatum natürlich auch manuell verändern.<br />

Nummer Die laufende Nummer der Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Erfasser Ihr Name<br />

Reisezweck Der Reisezweck erscheint im Infofenster auf dem Schreibtisch. Er wird ggf.<br />

aus dem Termin bzw. bei Belegen ohne Reise automatisch generiert.<br />

Reisender Der Lieferant/Mitarbeiter<br />

Kostenträger/Projekt Die Zuordnung zum Projekt<br />

Projektvorgang F<strong>all</strong>s Sie Ihre Projekte in einzelne Vorgänge unterteilen, lässt sich dies hier<br />

zuordnen.<br />

Reisedaten<br />

Kontaktbericht Ordnen Sie eventuell hier einen dem Kunden zugeordneten<br />

Kontaktbericht/Besuchsbericht zu.<br />

126<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Land/Ort Der Ort erscheint später auch auf dem Ausdruck, ist also ggf. wichtig für den<br />

Nachweis der Fahrt bzw. der Anzahl der km.<br />

Das Land hat einen Einfluss auf die Abrechnungssätze.<br />

Beispiel:<br />

in der Schweiz erhalten Sie <strong>ab</strong> 24 Stunden 48,- €, in Deutschland 24,- €.<br />

Diese Sätze sind in den Generellen Einstellungen bei den Ang<strong>ab</strong>en für die<br />

Länder hinterlegt.<br />

Bedarfsan<strong>for</strong>derung Im Vorfeld der Reise kann eine entsprechende Genehmigung über eine<br />

Bedarfsan<strong>for</strong>derung geschehen. Hier finden Sie die Zuordnung.<br />

Kostenstelle Ordnen Sie ggfs. hier eine Kostenstelle zu.<br />

Reisebeginn/-ende Diese Kombinations-Datenfelder werden bei der Übernahme aus einem<br />

Termin vorgeschlagen, sind <strong>ab</strong>er natürlich selten richtig eingestellt. Wann<br />

die Reise beginnt, wann sie endet … entscheidet eventuell ein Stau. Pflegen<br />

Sie die tatsächlichen Werte für Datum und Uhrzeit bitte manuell. Die<br />

Aufteilung in Tage und Stunden sowie die Kategorisierung bei den<br />

Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt dann automatisch.<br />

Reisedaten<br />

Auf der zweiten Registerkarte finden Sie einen Teil der gerade eingegebenen Daten wieder. Nun sind<br />

die Daten jedoch bereits im Formular angeordnet und entsprechen den eingestellten gesetzlichen<br />

Bestimmungen. Hierzu kurze Erklärungen (obwohl wir natürlich keine steuer-beratende Funktion<br />

einnehmen können):<br />

127<br />

Zusatzmodul<br />

Übernachtungskosten<br />

Es handelt sich immer um Brutto-Beträge, der<br />

steuerliche Abzug ist ja (FDP! ) in <strong>all</strong>er Munde<br />

und wird entsprechend <strong>ab</strong>gezogen.<br />

Fahrtkosten<br />

Hier tragen Sie Fahrten mit dem eigenen PKW ein,<br />

der aktuell gültige Abrechnungsbetrag kann<br />

eingestellt werden.<br />

Als Administrator in tragen Sie in den Generellen<br />

Einstellungen bitte unter Werte die beiden<br />

folgenden Einstellungen ein:<br />

- Reisekosten, Preis km<br />

- Reisekosten, Preis km Mitfahrer<br />

Verpflegungsmehraufwendungen<br />

Hier werden die Werte aus der ersten<br />

Registerkarte in die entsprechenden<br />

Abrechnungsklassen übertragen.

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Reisekosten-Übersicht<br />

128<br />

Nebenkosten<br />

In diese T<strong>ab</strong>elle lassen sich bis zu drei Belege mit<br />

Bruttowerten erfassen. Möchten Sie weitere<br />

Belege erfassen, lässt sich das über die Funktion<br />

Belege ohne Reise separat erfassen.<br />

Beispiel:<br />

Tankquittung für Firmenfahrzeug,<br />

Park-Gebühren.<br />

Sachbezug<br />

Hierbei handelt es sich um einen Abzug aufgrund<br />

eines gewährten Sachbezugs (wie etwa das<br />

Frühstück) an den Reisenden.<br />

Aus dem Schreibtisch heraus rufen Sie die Übersicht <strong>all</strong>er Reisekosten-Abrechnungen auf. Klicken Sie<br />

beim jeweiligen Lieferanten auf das Wort Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung.<br />

Die Liste weist die Ihnen bekannten Funktionen (Neu, Öffnen etc.) in der Kopfleiste auf. Es ist<br />

möglich, auf einzelne Mitarbeiter/Lieferanten sowie Zeiträume zu filtern.<br />

Die Farbe der einzelnen Zeilen ist in der Fußleiste erklärt. Hierbei ist es natürlich auch möglich, nur mit<br />

den ersten beiden Zuständen zu arbeiten, sofern die Buchhaltung nicht ins Thema eingebunden ist.<br />

Über die grüne Schaltfläche Abrechnung können Sie markierte Rechnungen ins Rechnungsausgangsbuch<br />

übernehmen.<br />

Ausdruck von Listen/Berichten<br />

Wir h<strong>ab</strong>en zwei Formen von Ausdrucksmöglichkeiten angebunden:<br />

Zusatzmodul<br />

1. Word-Formular<br />

(siehe dritte Seite dieses Kapitels), das jedoch nur den Ausdruck einer einzelnen Reise erlaubt.<br />

Wenn Sie das Formular anpassen möchten, so arbeiten Sie wie gewohnt mit Textmarken<br />

innerhalb der Word-datei.<br />

2. Crystal-Report-Formulare<br />

Hier liefern wir zwei unterschiedliche Basis<strong>for</strong>mulare aus, die sich beliebig<br />

verändern/erweitern lassen. Auch hier handelt es sich zunächst um ein Einzel<strong>for</strong>mular für eine<br />

einzelne Reise („Reisekostenbericht“ genannt) und zusätzlich den sogenannten „Reisekosten-<br />

Kurzbericht“, der pro Reise eine Zeile aufführt.

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Die Reports sowie das Word-Formular werden auf den nächsten Seiten gezeigt. Tragen Sie die Reports<br />

bitte unter Extras > Administration > Report-Einstellungen wie folgt ein:<br />

Damit erscheinen diese in der Reisekosten-Liste in der linken oberen Ecke und können dann per<br />

Datum auf den Reisebeginn (=Leistungsdatum) gefiltert werden.<br />

Beispiel für Kurzauswertung:<br />

129<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Beispiel für Reisebericht:<br />

130<br />

Zusatzmodul

Reisekosten<strong>ab</strong>rechnung<br />

Beispiel für Word-Formular:<br />

131<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung Zusatzmodul<br />

Tickets sind ein recht neuer Begriff, Wikipedia erklärt sie mit „einer Kundenanfrage in einem Trouble-<br />

Ticket-System“. Also, zusammengefasst: Der Kunde hat ein Problem und Sie als Dienstleister müssen es<br />

lösen.<br />

Das Ticketsystem verwaltet das Ticket von der Problemstellung bis hin zur Lösung. In diesem Kapitel<br />

erläutern wir das Verwalten eigener Tickets im Umfeld Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dazu ist<br />

im Vorfeld ein wenig Konfiguration notwendig, weshalb sich dieses Kapitel ebenf<strong>all</strong>s an<br />

Administratoren richtet.<br />

Für diese Fälle wurde die Zeiterfassung mit in die Ticketmaske integriert!<br />

Beispiel:<br />

Ein Systemhaus verwaltet Reklamationen mit Hilfe von Tickets. Kunden rufen an wegen defekter<br />

Hardware, die dann in Form eines Tickets in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! erfasst wird. Im weiteren Verlauf dieses<br />

Reklamationsf<strong>all</strong>s benötigt das Systemhaus nicht nur die Beschreibung selbst, sondern für die<br />

Rechnungsstellung auch eine In<strong>for</strong>mation darüber, wie viel Aufwand seine Mitarbeiter für die<br />

Behebung des Fehlers betrieben hat.<br />

Tickets anlegen im Infofenster!<br />

Es öffnet sich die dazu gehörende Maske:<br />

Zum Erstellen eines neuen Tickets klicken Sie auf das Plus im<br />

Infofenster Tickets.<br />

132

Ticketverwaltung<br />

Die einzelnen Datenfelder<br />

Pflichtfelder sind wie immer mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.<br />

Allgemeines<br />

Im linken, oberen Bereich sehen Sie die Ticketnummer und einige<br />

In<strong>for</strong>mationen über den aktuellen Kunden:<br />

- In<strong>for</strong>mationen über einen Wartungs-/Servicevertrag<br />

- Offene und Fällige Posten<br />

- Umsatz des aktuellen und des Vorjahres<br />

Ihr Ticket nach Word exportieren.<br />

Diese Funktion sendet eine Benachrichtigung des Tickets per E-<br />

Mail an den Kunden oder Kollegen des Tickets. H<strong>ab</strong>en Sie Ihr Ticket<br />

im unteren Bereich einem Kollegen zugeordnet wird Ihnen dieser<br />

in der Liste angezeigt. Mit einem Klick öffnet sich die E-Mailmaske<br />

mit dem entsprechenden Ansprechpartner im An-Feld und den<br />

In<strong>for</strong>mationen des Tickets.<br />

Außerdem kann ausgewählt werden, ob diese E-Mail mit oder<br />

ohne Vorgangsdaten erzeugt werden soll.<br />

Diese Funktion wird zum Beispiel von uns benutzt, um Sie über<br />

den Stand eines Tickets zu in<strong>for</strong>mieren.<br />

Firma Der Firmenname ist vermutlich bereits eingetragen, er stammt aus<br />

Ihren Mandanten-Daten.<br />

Projekt Für den F<strong>all</strong>, dass Sie ein Projekt zuordnen möchten, steht das<br />

darunter liegende Feld zur Verfügung.<br />

Ansprechpartner Wählen Sie den richtigen Ansprechpartner aus der Liste.<br />

Titel/Problembeschreibung Geben Sie hier eine möglichst eindeutige Überschrift ein, so dass<br />

der Bearbeiter so<strong>for</strong>t versteht, worum es geht.<br />

Kategorie 1 Vordefinierte Kategorien (Definition in den Generellen<br />

Einstellungen) lassen sich durch Klick auf die Schaltfläche auswählen.<br />

Mit Klick auf das Wort können Sie die Bezeichnung beliebig<br />

ändern.<br />

Thema Die Themen lassen sich ebenf<strong>all</strong>s in den Generellen Einstellungen<br />

pflegen. Mit Klick auf das Wort lässt sich die Bezeichnung beliebig<br />

ändern.<br />

Erstelldatum und Uhrzeit … werden automatisch ausgefüllt.<br />

133<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Ersteller Ersteller ist immer derjenige, der das Ticket angelegt hat.<br />

Der Ersteller wird links unten in der Maske angezeigt.<br />

Die Priorität legen Sie je nach Dringlichkeit fest.<br />

Eine normale Priorität bekommen beispielsweise Kundenanfragen,<br />

Änderungswünsche oder Reklamationen die zwar dringend sind<br />

<strong>ab</strong>er im normalen Rahmen bearbeitet werden können.<br />

Mit der Priorität hoch sind richtige Fehler und Kundenprobleme<br />

zu kennzeichnen, die umgehend bearbeitet werden müssen.<br />

Problem Beschreiben Sie Ihr Problem oder den Wunsch möglichst<br />

verständlich.<br />

Lösung Jedes Ticket enthält neben der Problembeschreibung auch den<br />

Lösungsweg. So kann bei ähnlich Supportfällen auf bereits<br />

vorhandene Lösungswege zurückgegriffen werden und Anfragen<br />

müssen nicht doppelt bearbeitet und gelöst werden. Dieses Feld<br />

ist, neben der In<strong>for</strong>mation für interne Zwecke, als Dokumentation<br />

gedacht.<br />

Mitarbeiterzuordnung eines Tickets<br />

Checklistenpunkte lassen sich in den Generellen Einstellungen<br />

pflegen. Mit Klick auf Checkliste öffnet sich die entsprechende<br />

Stelle.<br />

Die Mitarbeiterzuordnung für Tickets ist in <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! in zwei Bereiche unterteilt.<br />

Jedes Ticket steht für eine Kundenanfrage. Hierbei kann es sich um Probleme, Reklamationen, <strong>ab</strong>er<br />

genauso um Kaufanfragen oder Erweiterungswünsche Ihrer Kunden handeln. Je nach Arbeitsweise<br />

kann es daher sinnvoll sein, wenn es neben der Bearbeitung der Tickets durch den Kundensupport<br />

eine nachgelagerte Abteilung gibt, die Prüfung und Qualität Ihrer Tickets und deren Bearbeitung<br />

sicherstellt.<br />

Sollten Sie eine zweite Instanz in Ihrer Ticketverwaltung nicht benötigen, können Sie auch nur mit<br />

dem ersten Zuordnungsfeld arbeiten.<br />

Ordnen Sie hier Ihrem Ticket einen Bearbeiter zu.<br />

Die Kundenanfragen werden aufgenommen und müssen<br />

anschließend von einem Mitarbeiter im Kundensupport<br />

weiterbearbeitet werden. Dafür steht hier das erste<br />

Zuordnungsfeld zur Verfügung.<br />

Mit Klick auf Keine Zuweisung öffnet sich eine Mitarbeiterliste, aus<br />

der Sie den Bearbeiter auswählen können.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie dann einen Mitarbeiter zugeordnet erscheint neben<br />

dem Namen ein Sternchen.<br />

Mit Klick auf das Stern-Symbol können Sie diesen Mitarbeiter als<br />

Standardmitarbeiter für neue Tickets auswählen.<br />

Mit einem Klick auf das Wort Bearbeitung h<strong>ab</strong>en Sie die<br />

Möglichkeit die Bezeichnung zu ändern.<br />

134<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Ticket einem Artikel zuordnen<br />

Im nächsten Bereich können Sie einen weiteren Mitarbeiter zu<br />

Ihrem Ticket zuordnen.<br />

Als nachgelagerte Abteilung ist die Qualitätssicherung für die<br />

Prüfung und Kontrolle der erledigten Tickets zuständig.<br />

Die Qualitätssicherung überprüft beispielsweise die Bearbeitung<br />

und Lösungswege des Tickets, kontrolliert Reklamationsvorgänge<br />

oder testet Produkte/Dienstleistungen die durch Kundenanfragen<br />

verbessert oder neu entwickelt wurden.<br />

Die Zuordnung zur Qualitätssicherung kann direkt bei Erstellung<br />

des Tickets gemacht werden oder bei Bedarf vom Bearbeiter<br />

gesetzt werden, wenn er sein Ticket an einen Mitarbeiter der<br />

Qualitätssicherung übergeben möchte.<br />

Mit Klick auf das Wort Qualitätssicherung können Sie die<br />

Bezeichnung ändern.<br />

Über diese Schaltfläche können Sie den Status der Bearbeitung<br />

und der Qualitätssicherung einstellen. Bei Neuerstellung stehen<br />

beide Status auf Offen.<br />

Sobald ein Ticket auf erledigt gesetzt wird, wird das aktuelle<br />

Datum und die Uhrzeit angezeigt.<br />

Mit einem Klick auf das Datum öffnet sich ein Kalender mit dem<br />

Sie das Datum ändern können.<br />

Verwalten Sie zum Beispiel über die Tickets Ihre Reklamationen, können Sie dem Vorgang den<br />

beanstandeten Artikel zuordnen. Die Artikelauswahl lassen Sie sich über die kleine Schaltfläche<br />

unterhalb der Projektzuordnung einblenden.<br />

Anschließend wird die Artikelzuordnung in der Ticket-Maske angezeigt. Über die Schaltfläche mit den<br />

3 Pünktchen lässt sich der betroffene Artikel aus der Artikelliste hinzufügen oder bei Bedarf auch<br />

wieder entfernen.<br />

Die Ticketliste lässt sich nach den zugeordneten Artikeln filtern. So können Sie sich schnell einen<br />

Überblick verschaffen, wie viele Reklamationen es beispielsweise zu einem bestimmten Artikel gibt.<br />

135<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Registerkarte Bearbeitung<br />

Über den Auftrag-Button, im oberen Bereich der Maske, können Sie Ihr Ticket in<br />

einen Auftragsbestätigung umwandeln. Kunden- und Artikelzuordnung des Tickets<br />

werden in den Auftrag übernommen. In die Notiz des Auftrags wird die<br />

Problembeschreibung des Tickets eingetragen.<br />

In der Registerkarte Bearbeitung können Sie einige zusätzliche Ang<strong>ab</strong>e zu Ihrem Ticket machen<br />

Über diese Schaltflächen können Sie Vorgänge und<br />

Bearbeitungshinweise hinterlegen.<br />

Einige Vorgänge, wie Statusänderungen und die Zuweisung an<br />

Mitarbeiter, werden automatisch erstellt. Diese werden in [ ]<br />

dargestellt und zeigen die Historie des Tickets.<br />

S1 steht für den Status und B1 für den Bearbeiter die im Bereich<br />

Bearbeitung auf der ersten Registerkarte eingetragen wurden.<br />

S2 steht für den Status und B2 für den Bearbeiter der zweiten<br />

Instanz, der Qualitätssicherung.<br />

Um einen neuen Vorgang zu erstellen klicken Sie auf Neu oder das<br />

Plus am rechten Rand der Maske.<br />

Es wird eine neue Zeile in der Liste produziert, die Sie dann<br />

manuell bearbeiten können.<br />

Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie auf<br />

das Löschen-Symbol im Bereich Vorgänge.<br />

Über die drei grünen Zahlenfelder können Sie die Zeilenhöhe der<br />

Vorgangst<strong>ab</strong>elle vergrößern und verkleinern.<br />

136<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Registerkarte Anhang<br />

An dieser Stelle h<strong>ab</strong>en Sie direkten Zugriff auf die Zeiterfassung.<br />

Mit Klick auf Neu oder das Plus öffnet sich die gewohnt Maske der<br />

Zeiterfassung.<br />

Der Eintrag wird Ihnen dann in der zweiten T<strong>ab</strong>elle im mittleren<br />

Maskenbereich angezeigt.<br />

Um einen bestehende Eintrag zu öffnen oder zu löschen, markieren<br />

Sie den Eintrag und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.<br />

Um eine Aufg<strong>ab</strong>e zum Ticket zu erfassen klicken Sie auf Neu oder<br />

das Plus am rechten Bildschirmrand.<br />

Ticketnummer und Problembeschreibung werden direkt mit in die<br />

Aufg<strong>ab</strong>e übernommen.<br />

Die erstellten Aufg<strong>ab</strong>en werden Ihnen in der unteren T<strong>ab</strong>elle<br />

angezeigt.<br />

Zum besseren Verständnis und zur Veranschaulichung Ihres Tickets h<strong>ab</strong>en Sie hier die Möglichkeit<br />

Dokumente und Bilder einzufügen.<br />

Im oberen Bereich der Maske stehen Ihnen dieselben Funktionen wie in der ersten Registerkarte zu<br />

Verfügung.<br />

Mit dem Snipping-Tool können Sie Bildschirm<strong>ab</strong>schnitte ganz oder<br />

teilweise <strong>ab</strong>fotografieren.<br />

Klicken Sie auf die markierte Schaltfläche. Es öffnet sich ein kleines<br />

Fenster indem Sie noch diverse Einstellungen vornehmen können.<br />

Daraufhin können Sie mit der Maus Bildschirm<strong>ab</strong>schnitte<br />

ausschneiden, kopieren und über die zweite Schaltfläche als<br />

Anhang in die Maske einfügen.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie über das Snipping-Tool oder an anderer Stelle eine<br />

Bilddatei kopiert, können Sie diese über die nebenstehende<br />

Schaltfläche einfügen.<br />

137<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Die Ticketliste<br />

Über das + können Sie eine Datei aus dem Windows-Explorer<br />

einfügen. Über – können Sie eine Datei wieder löschen.<br />

Über die Anzeige-Optionen können Sie Ansicht Ihrer Datei-Symbole<br />

ändern.<br />

Die Ticketliste bietet einen Überblick über <strong>all</strong>e erfassten Ticket. Über unterschiedliche<br />

Filtermöglichkeiten und Einstellungen können Sie die Liste entsprechend anpassen.<br />

Die Liste lässt sich über unterschiedliche Wege öffnen:<br />

- Mit Klick auf das Wort Ticket im Infofenster<br />

- Über Rechtsklick im leeren Schreibtisch<br />

- Über die Tastenkombination Alt+T<br />

- In den Tagesin<strong>for</strong>mationen h<strong>ab</strong>en Sie eine Übersicht über Ihre Offenen Tickets. Mit einem Klick<br />

öffnet sich die Liste.<br />

138<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Funktionen<br />

Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Kundenschreibtisch, des aktuell<br />

markierten Tickets.<br />

Über die grüne Schaltfläche aktualisieren Sie die Ansicht.<br />

Über den Filter-Button können Sie <strong>all</strong>e gesetzten Filter wieder<br />

entfernen.<br />

- Neues Ticket erstellen<br />

- Ticket öffnen<br />

- Ticket löschen<br />

- Export der Ticketliste nach Word und Excel<br />

- ein- und ausblenden von Spalten in der Liste<br />

Um Ihre Ticketliste nach Word zu exportieren nutzen Sie die<br />

nebenstehende Schaltfläche. Es werden <strong>all</strong>e Tickets exportiert, die in<br />

der Liste angezeigt werden. Filtern Sie also Ihre Liste<br />

dementsprechend. In Word h<strong>ab</strong>en Sie dann die bekannten Druck-<br />

und Bearbeitungsoptionen.<br />

Die word-Datei kann sowohl intern, als auch zur Kommunikation mit<br />

Ihren Kunden genutzt werden.<br />

Stellen Sie hier die Suchoptionen ein. Work … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! sucht<br />

standardmäßig in der Ticketnummer und der Bezeichnung.<br />

Sie können <strong>ab</strong>er hier noch zusätzlich die Suche in der Beschreibung<br />

und in der Lösung einstellen.<br />

Geben Sie dann einen Suchbegriff ein und es wird in den<br />

eingestellten Bereichen des Tickets danach gesucht.<br />

Über Doppelklick auf ein Ticket in der Liste öffnet sich die<br />

Ticketmaske und Sie können das Ticket wie gewohnt bearbeiten und<br />

neu speichern.<br />

Den Status können Sie auch innerhalb der Ticketliste verändern.<br />

Tätigen Sie dazu bitte irgendwo auf dem Ticket in der Liste einen<br />

Rechtsklick, dessen Status geändert werden soll.<br />

Dieser Vorgang betrifft nur den Status der Bearbeitung.<br />

139<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Filtermöglichkeiten<br />

Zeitraumfilter: Hier können Sie die Ticketliste nach bestimmten<br />

Zeiträumen filtern.<br />

Der Statusfilter steht Ihnen für beide Bearbeitungsstufen Ihres Tickets<br />

zur Verfügung. Über einen Klick auf Alle öffnet sich die Auswahlliste,<br />

in der Sie den gewünschten Status filtern können. Die Ansicht<br />

aktualisiert sich so<strong>for</strong>t.<br />

Beispiel:<br />

Sie möchten als Mitglied der Qualitätssicherung <strong>all</strong>e Tickets sehen die<br />

bereits bearbeitet wurden und Ihnen somit zur weiteren Kontrolle<br />

zur Verfügung stehen. Filtern Sie also <strong>all</strong>e Tickets die im Bereich<br />

Qualitätsmanagement auf Offen stehen und in der Bearbeitung<br />

Erledigt sind.<br />

Ein auf erledigt gesetztes Ticket wird in der Ansicht durchgestrichen.<br />

In der Statusauswahlmaske können Sie entscheiden nach welchem<br />

Bearbeitungsschritt das Ticket durchgestrichen wird. Setzen Sie das<br />

Häkchen im Statusbereich der Bearbeitung, wird das Ticket<br />

durchgestrichen, sobald die Bearbeitung den Status des Tickets auf<br />

erledigt geändert hat, auch wenn es für die Qualitätssicherung noch<br />

offen ist.<br />

Die Spalten Prio, Status, Datum, Nr. und Titel können in der Liste auf-<br />

oder <strong>ab</strong>steigend sortiert werden. Klicken Sie dazu an den äußeren<br />

rechten Rand der jeweiligen Spalte.<br />

Es erscheint ein grauer Pfeil der anzeigt, dass Ihre Liste nach diesem<br />

Merkmal sortiert ist. Mit erneutem Klick auf den Pfeil können Sie<br />

zwischen auf- und <strong>ab</strong>steigender Sortierung wechseln.<br />

Alle anderen Spalten h<strong>ab</strong>en standardmäßig einen grauen Pfeil in der<br />

Kopfzeile über den man die Liste nach einem bestimmten Merkmal<br />

sortieren kann. Möchten Sie Ihre Liste beispielsweise nach einem<br />

bestimmten Kunden sortieren, klicken Sie auf den Pfeil und es öffnet<br />

sich eine Liste mit <strong>all</strong>en Kunden die gerade in der Liste zu sehen sind.<br />

Wählen Sie einen Kunden aus und die Liste wird so<strong>for</strong>t nach diesem<br />

Kunden gefiltert.<br />

H<strong>ab</strong>en Sie eine Spalte nach einen Merkmal gefiltert, wird diese durch<br />

140<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Statistiken<br />

einen orangenen Pfeil gekennzeichnet.<br />

Möchten Sie den Kundefilter entfernen oder einen anderen Kunden<br />

auswählen klicken Sie erneut auf den Pfeil und es wird Ihnen neben<br />

der Kundenliste die Option Alle angezeigt.<br />

Um eine Spalte nach dem Alph<strong>ab</strong>et zu sortieren klicken Sie links<br />

neben den Pfeil und es erscheint ein zweiter Pfeil, mit dem Sie die<br />

Liste sortieren können.<br />

Im Statistikbereich wird Ihnen die Anzahl der dargestellten Tickets<br />

angezeigt.<br />

Außerdem zeigt <strong>work</strong> … <strong>for</strong> <strong>all</strong>! hier eine Statistik <strong>all</strong> Ihrer offenen<br />

Tickets sortiert nach Ihren Kategorien.<br />

Hier werden die Tickets betrachtet die im Zuordnungsfeld<br />

Bearbeitung noch den Status Offen h<strong>ab</strong>en. (Zeile S1 in der Liste)<br />

Über den Projektfilter können Sie Ihre offenen Tickets bezogen auf<br />

ein Projekt filtern und anzeigen lassen.<br />

Projekt auswählen für statistische Filter: Wählen Sie ein Projekt aus und<br />

der Statistikbereich auf der linken Seite passt sich dementsprechend<br />

an. Es werden <strong>all</strong>e offenen Tickets in Bezug auf das gewählt Projekt<br />

angezeigt. Das Projekt wird im Statistikbereich angezeigt.<br />

Projektfilter entfernen: Der Projektfilter wird aufgehoben und es<br />

werden wieder <strong>all</strong>e Tickets berücksichtigt.<br />

141<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Eigene Profile/Filter erstellen<br />

Die Vorschau<br />

Ihre gewählten Filter und Einstellungen lassen sich hier dauerhaft<br />

speichern.<br />

Als Bearbeiter möchten Sie beispielsweise immer einen Überblick über<br />

Ihre noch offenen Tickets h<strong>ab</strong>en oder Sie möchten immer über<br />

Kundenwünsche oder Reklamationsticket in<strong>for</strong>miert sein.<br />

Filtern Sie also die Ticketliste wie gewünscht und speichern Sie die<br />

Einstellungen über das Speichern-Symbol <strong>ab</strong>.<br />

Ihre persönlichen Profile werden Ihnen dann im linken Bereich der<br />

Maske angezeigt. Mit Doppelklick auf ein Profil aktualisiert sich die<br />

Ticketliste nach den jeweiligen Profileinstellungen.<br />

Im unteren Bereich sehen Sie für das aktuell ausgewählte Ticket eine Vorschau mit den wichtigsten<br />

Daten. Bei jedem Klick auf ein anderes Ticket aktualisieren diese sich.<br />

Im linken Bereich der Vorschau werden Ihnen die<br />

Kundennummer und der Titel des Tickets angezeigt.<br />

Darunter sehen Sie die Problembeschreibung und Lösung des<br />

Tickets. Der Bereich der gerade angezeigt wird, wird in einem<br />

dunkleren Blauton angezeigt.<br />

Das grüne Häkchen zeigt, dass hier ein bereits eine Eing<strong>ab</strong>e<br />

gemacht wurde. Mit Klick auf die Überschriften wechseln Sie<br />

die Ansicht.<br />

Von hier aus können Sie die Problembeschreibung und die<br />

Lösung bearbeiten. Sobald Sie im Textbereich eine Eing<strong>ab</strong>e<br />

machen wird Ihnen rechts ein Speicher-Symbol angezeigt.<br />

142<br />

Zusatzmodul

Ticketverwaltung<br />

Funktionen im Ticket-Infofenster<br />

Auf der rechten Seite sehen Sie neben dem Erstelldatum, dem<br />

Ersteller und dem Bearbeiter auch den aktuellen Status der<br />

Bearbeitung.<br />

Im Bereich Bearbeitungshinweise sehen Sie <strong>all</strong>e Vorgänge des<br />

Tickets. Vorgänge in [ ] wurden vom System automatisch<br />

generiert.<br />

Vorgänge können in der Registerkarte Bearbeitung in der<br />

Ticketmaske erstellt und bearbeitet werden.<br />

Mit Rechtsklick auf ein Ticket im Infofenster können Sie eine Aufg<strong>ab</strong>e oder eine Benachrichtigung zu<br />

Ihrem Ticket erstellen oder das Ticket von hier aus auf Erledigt setzen.<br />

E-Mails in Tickets umwandeln<br />

Sie bekommen eine E-Mail eines Kunden oder Lieferanten. Diese E-Mail beinhaltet beispielsweise eine<br />

Reklamation, eine Beschwerde oder einen Wunsch, den Sie als Ticket verwalten möchten.<br />

Ziehen Sie dazu die E-Mail, wie gewohnt, in das dazugehörige Infofenster.<br />

Es öffnet das Fenster zum Zuordnen von E-Mails:<br />

Klicken Sie vor dem Speichern und schließen der E-Mail auf die Schaltfläche Neues Ticket.<br />

Beim Öffnen einer bereits zugeordneten E-Mail taucht diese Schaltfläche nicht mehr auf.<br />

Das Ticket öffnet sich. D<strong>ab</strong>ei werden Kunde und Ansprechpartner über die Zuordnung in der E-<br />

Mailmaske automatisch gefüllt.<br />

In der Problembeschreibung finden Sie die E-Mail des Kunden/Lieferanten wieder. Der Titel des Tickets<br />

beinhaltet nun den Betreff der E-Mail.<br />

143<br />

Zusatzmodul

Tastenkürzel und Symbole<br />

Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick!<br />

Schreibtisch<br />

F2 Liste Kunden<br />

F3 Liste Lieferanten<br />

F4 Liste Projekte<br />

F5 Aktualisieren<br />

F6 Liste Textbausteine<br />

F7 Liste Artikel<br />

F8 Liste Mitarbeiter<br />

F9 Kalender<br />

F10 Journal<br />

F11 Rechnungseingangsbuch<br />

F12 Rechnungsausgangsbuch<br />

ESC Schreibtisch leeren<br />

STRG + K Ebene Kunden<br />

STRG + L Ebene Lieferanten<br />

STRG + P Ebene Projekte<br />

STRG + E Ebene ERP<br />

STRG + F Ebene Firma<br />

STRG + T Telefonmaske/Wahlhilfe<br />

Symbole und Erklärungen<br />

Adresse in Google Maps aufrufen<br />

Aktionsassistent<br />

Aktion starten<br />

Daten auf eigene filtern<br />

Infoblätter<br />

Journal<br />

Kalender<br />

Kundenliste<br />

Kunden öffnen<br />

Neuen Kunden anlegen<br />

Schreibtischdaten aktualisieren<br />

Schreibtisch leeren<br />

Spaltenkonfiguration<br />

Statistik<br />

Telefonwahl starten<br />

Telefonwahl beenden<br />

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