Vertriebsprozesse der WDV im Innen- und ... - Praxis EDV

Aktuelles White-Paper
Vertriebsprozesse der WDV 2010/2012
im Innen- und Außendienst
PRAXIS
EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG
Lange Straße 35
99869 Pferdingsleben / Erfurt
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Reise durch Ihr Unternehmen
mit der WDV2010/12
Ihre WDV-Reise - individuell für Sie vorbereitet!
Umsatz und Tonnage
Koffer packen - nichts ist wichtiger und anstrengend zugleich um eine Reise
vorzubereiten. Was nehmen Sie mit?
Wir schlagen vor:
der Markt – der mögliche Auftrag – die Umsatzentwicklungen
die Statistiken die uns die Wahrheit sagen
die Kalkulation – die Produktionsleistung des Werkes – die Material
anforderungen
das Angebot – das Terminmanagement bis zum Auftrag
die Kundenkontakte – mit Briefen und Mails - den Kundenstatus nach
der Materialeinkauf mit dem tatsächlichen Lagerstand
die Archivierung die uns Auskunft über alle Dokumente beschert – egal wann und von wem
die Disposition die dafür Sorge trägt, dass der Kunde seine Ware rechtzeitig erhält
die Fahrzeug-Verfolgung, damit uns kein LKW verloren geht
die Waage, die direkt die Informationen von der Disposition erhält und die auch noch über
KFZ-Nummernerkennung
und Barcode das Fahrzeug und den Auftrag selbständig erkennt
die Bepreisung mit der Fakturierung, damit die Rechnungen elektronisch schnell zum Kunden
kommen und unser Geld schnell auf dem Konto landet
die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung, die mit der Betriebsdatenerfassung die Kostenübersicht
des Unternehmens transparent hält.
die tolle Excel- und Business Object-Integration, die eine schöne optische Auswertungsoberfläche
mit Monatsberichten nicht nur für die Banken zaubern kann.
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Die Voraussetzungen für die Unternehmensreise sind geschaffen. Fehlt nur noch das Ticket in die
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Vertriebsprozesse der WDV 2010/12
im Innen- und Außendienst
Die WDV 2010/12 ist eine Branchensoftware, welche die Prozesse im Massen- und Schüttgutbereich
vollständig abbildet. Speziell für die Branchen Sand & Kies, Steine & Erden, Asphalt, Beton, Kalk,
Mörtel, Ton, Recycling und GaLa wurde die Softwarelösung entwickelt. Kenner der Branche arbeiteten
eng mit den Entwicklern der PRAXIS AG zusammen und schufen eine Anwendung, die Nutzen,
Flexibilität und Funktionalität verbindet.
In dieser Ausarbeitung werden speziell die Abläufe im Vertrieb sowohl Innen- als auch Außendienst
analysiert und dargestellt. Wir betrachten in dieser Ausarbeitung speziell das Zusammenspiel von:
• AuGe - dem Markt- und Informationssystem von PRAXIS
• Ausschreibungs- und Objektbearbeitung in der WDV
• flexible Objektkalkulation in der WDV
• Angebots- und Auftragswesen in der WDV
• Vertriebssteuerung in der WDV
• Vertriebscontrolling in der WDV
Guter Vertrieb lebt von den ihm zu Verfügung gestellten Informationen. Hier laufen Marktkenntnisse
und - entwicklungen zusammen. Es ist von enormer Bedeutung in den rasant wechselnden Markttrends
nicht länger nur reagieren zu müssen, sondern dem Markt voraus selbstständig agieren zu
können. Dies setzt natürlich voraus, dass Marktinformationen schnell, transparent und möglichst auf
eigene Bedürfnisse aufbereitet vorliegen.
In der WDV hat der Anwender nicht nur mit AuGe ein Markt- und Informationssystem zur Verfügung,
sondern kann alle vertrieblichen Abläufe auf den vollständigen Stammdatenbestand der WDV stützen.
Es sind keine doppelten Dateneingaben in verschiedenen Systemen erforderlich. Der Vertrieb im
Innen- und Außendienst ist im Unternehmen datentechnisch vollständig integriert.
Es stehen ihm die Informationen über Ausschreibungen und Submissionen sowie der komplette
Stammdatenbestand des eigenen Unternehmens in einer Softwarelösung zu Verfügung. Nur in dieser
Kombination ist schneller und wertschöpfender Vertrieb möglich.
Die in der heutigen Zeit bereits zur Standardausrüstung gehörenden mobile Technik wie Smartphone
und I-Pads ermöglichen den Außendienst, im Vertriebsgespräch mit dem Kunden via Internet die
Markt- und Informationsplattform AuGe aufzurufen und gemeinsam den regionalen Markt zu analysieren
und neue gemeinsame Projekte zu eröffnen. Über die in der AuGe-Plattform bereits eingerichteten
Auswertungsmöglichkeiten gewinnen Sie Kenntnisse über ausgeschriebene Mengen aber auch
auf Basis der zurückliegenden Submissionen Klarheit über die aktuelle Konkurrenzsituation.
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• Welcher Mitbewerber ist mit Werken im Ausschreibungsgebiet vertreten?
• Für welche Ausschreibungen hat der Mitbewerber bereits den Zuschlag erhalten?
• Kann er überhaupt an einer weiteren Ausschreibung noch ernsthaft Interesse zeigen?
• Welche Partner befinden sich im Ausschreibungsgebiet u.v.m.
Werden beim Kundenbesuch schriftliche Notizen gemacht, sind diese später in einem Aktenarchiv
verstaut und damit EDV-technisch verlorene Informationen. Arbeitet der Außendienst mit der WDV,
kann der erstellte Vertriebsbericht per digitalen Stift und auf angepassten Vorlagen erfasst werden.
Nach Abschluss des Gesprächs können die Informationen sofort in die WDV eingelesen werden und
stehen mit dem nächsten Datenabgleich dem Vertriebsinnendienst digital zu Verfügung. So erhöhen
Sie die Schlagzahl – das individuelle Angebot kann per E-Mail dem Interessenten noch am selben Tag
vorliegen. Oder der Versand von Musterartikeln wird automatisiert in die Wege geleitet.
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Inhaltsverzeichnis
Vertriebsprozesse der WDV 2010/2012 im Innen- und Außendienst ................................1
Reise durch Ihr Unternehmen .................................................................................................2
mit der WDV2010/12 ........................................................................................................2
• die tolle Excel- und Business Object-Integration, die eine schöne optische
Auswertungsoberfläche mit Monatsberichten nicht nur für die Banken zaubern kann. ............2
Vertriebsprozesse der WDV 2010/12 im Innen- und Außendienst ...................................4
1 Ausschreibungen .................................................................................................................8
1.1 Vertriebs- & Marketingplattform .....................................................................................8
1.2 AuGe – Eine klassische Cloud-Anwendung ..................................................................9
1.3 Start der Oberfläche .................................................................................................... 10
1.4 Start aus der WDV ...................................................................................................... 10
1.5 AuGe für den Vertriebsinnendienst ............................................................................. 11
1.6 AuGe unterstützt den Vertriebsaußendienst ................................................................ 20
1.7 Übernahme der Ausschreibung aus AuGe in die WDV ............................................... 25
2 Mobile Möglichkeiten ......................................................................................................... 28
Folgender Ablauf steht Ihnen nun zu Verfügung ............................................................... 29
3 Browserbasierende Vertriebsplattform - CRM-firmapp ....................................................... 30
4 WDV 2012 -Ausschreibungsmodul.............................................................................. 32
4.1 Ausschreibungsbearbeitung in der Schnellerfassung .................................................. 32
4.1.1 Stammdaten ...................................................................................................................... 32
4.1.2 Lieferwerke der Ausschreibung ...................................................................................... 32
4.1.3 Submissionsergebnis ....................................................................................................... 33
4.1.4 Objektkalkulation ............................................................................................................... 35
4.1.5 Angebot .............................................................................................................................. 36
4.1.6 Mitbewerber & Was-wurde-getan ................................................................................... 37
4.1.7 GIS - Geografisches-Informations-System ................................................................... 38
4.1.8 Zusätzliche GIS Optionen ............................................................................................... 40
4.1.9 Angebot aus der Ausschreibung erstellen .................................................................... 42
4.1.10 Interaktion mit der WDV internen Organisation und mit MS-Outlook ..................... 44
4.2 WDV 2012 Objektverwaltung ............................................................................... 44
5 WDV 2012 -Kalkulation ............................................................................................... 46
6 WDV 2012 Klassisches Angebot/ klassischer Auftrag ................................................. 50
6.1 Stammdaten ............................................................................................................... 50
6.2 Artikeldaten ................................................................................................................. 51
6.3 Was-wurde-getan ........................................................................................................ 54
6.4 Texte ........................................................................................................................... 56
6.5 Zahlungsziel/ Fakt./ Abrechnung ................................................................................. 57
6.6 Kopieren ..................................................................................................................... 57
6.7 Auftragserstellung ....................................................................................................... 58
6.8 Auftragsbearbeitung .................................................................................................... 60
6.9 Auftragsabarbeitungsstatus ........................................................................................ 62
6

7 WDV 2012 kostenoptimiertes Angebot ........................................................................ 63
7.1 Einstellungen .............................................................................................................. 64
7.2 Assistent - kostenoptimiertes Angebot ........................................................................ 65
8 Auftragsplanung ................................................................................................................ 68
9 WDV 2012 Vertriebssteuerung ................................................................................... 70
9.1 KundenPflege ............................................................................................................. 73
9.1.1 Ansprechpartner ............................................................................................................... 74
9.1.2 Firmendaten....................................................................................................................... 75
9.1.3 elektronische Akte ............................................................................................................ 76
9.1.4 Was-wurde-getan ............................................................................................................. 77
9.1.5 Kunden Verknüpfungen (Grafik) ..................................................................................... 77
9.1.6 Angebote ............................................................................................................................ 78
9.1.7 GIS – Geografisches Informations System .................................................................. 78
9.1.8 Infobereich ......................................................................................................................... 83
9.1.9 Detailinfo ............................................................................................................................ 84
9.1.10 Angebot ............................................................................................................................ 90
9.1.11 Gehe-zu ........................................................................................................................... 90
9.2 WorkGroup ............................................................................................................... 109
9.3 Unterstützung Telefonmodul ..................................................................................... 114
9.4 Vertreter - Tourenplanung ......................................................................................... 115
9.5 Universelle Abfragen ................................................................................................. 118
9.6 Serienbriefe & Massenmails ..................................................................................... 121
10 WDV 2012 Auswertungen ....................................................................................... 124
10.1 Vertriebsstatistiken .................................................................................................. 124
10.1.1 GIS-Auswertungen ....................................................................................................... 124
10.1.2 Info-Center ..................................................................................................................... 129
10.1.3 Vertriebsauswertungen - verschiedene Statistiken ................................................. 131
10.2 Datenbank-/ Mandantenübergreifende Auswertungen in Excel ............................... 133
10.2.1 Basis PxWarehouse ..................................................................................................... 133
10.3 Auswertungen über firmApps - Browserbasierende Anwendung ............................. 137
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1 Ausschreibungen
Prinzipielles zu AuGe:
1.1 Vertriebs- & Marketingplattform
AuGe ist nicht nur ein Markt- und Informationssystem, welches den Markt durch Informationen, die
eingepflegt werden, beobachtet, sondern es ist Ihre neue Vertriebs- & Marketingplattform für Gebietsanalyse
zur optimalen Unterstützung des Vertriebs für den maximalen Erfolg Ihres Unternehmens.
• Markt- & Informationsanalyse
• Vertriebsgebiete planen und optimieren
• Auswertung und Analyse Ihres Marktes in digitalen Landkarten
• Strategische Entscheidungen treffen
• Outsourcing und Dienstleistungen für Ausschreibungen und Submissionsergebnisse
• Ihr Vertriebswerkzeug mit Integration in die WDV 2010/12
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Erweitern Sie AuGe auf Ihre persönlichen Wünsche und Anforderungen, in dem Sie AuGe als Cloud
Outsourcing Plattform nutzen. Sie können sämtliche Ihrer Daten von verschiedenen Ausschreibungsanbietern
wie z.B. I-Bau und InfoBau und greenprofi in AuGe abbilden. Senden Sie uns Ihre Ausschreibungen
/ Submissionsergebnisse in den Dateiformaten Word, ASCII, txt, Excel CSV, XML oder
Access. Wir übernehmen die Dateien für Sie und qualifizieren diese für die weitere Nutzung in AuGe.
1.2 AuGe – Eine klassische Cloud-Anwendung
Durch die Darstellung in geocodierter Form, datentechnisch auf einem MS-SQL Server als Host/ASP
Anwendung organisiert, können Informationen nicht nur auf jeweiligen Landeskarten, sondern auch
in entsprechenden Statistiken dargestellt werden.
So haben Sie Ihre Vertriebsgebiet vollständig „im Blick“ und kein Auftrag kann an Ihnen vorbeigehen.
Selbstverständlich kann AuGe auch als neutrales Markt- und Informationssystem in jedem Unternehmen
der Straßen- und Tiefbau Branche aber auch in den Verbänden für Mitglieder eingesetzt
werden. Mit der Integrationsmöglichkeit von SharePoint Services oder SharePoint Server aus dem
Hause Microsoft kann das System hochindividuell genutzt und präsentiert werden.
Mit der Nutzung des AuGe-Portals eröffnen sich für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen ganz
neue Wege. Aus dem Internet - aus AuGe beziehen Sie alle Ihre Ausschreibungen und Submissionsergebnisse.
Nun kann in einem Unternehmen keiner den kompletten Vertriebsbereich des gesamten
Unternehmens bearbeiten. Aus diesem Grund wird in AuGe das jeweilige Vertriebsgebiet dem Anwender
zugeordnet. Damit werden auch nur die im jeweiligen Gebiet relevanten Ausschreibungen
angezeigt. Der Anwender kann die Ausschreibungen und Submissionen in AuGe durch Eingabe von
zusätzlichen Informationen weiter vorqualifizieren. Im Submissionskalender wird nun die Verteilung
der Ausschreibungsinformationen selektiert und organisiert. So kann keine Ausschreibung Ihnen aus
dem Fokus geraten.
Auf die Plattform haben alle Anwender mit entsprechenden Zugangsdaten Zugriff.
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Die Kartengebiete können Sie in der AuGe Oberfläche individuell erstellen und den verantwortlichen Bearbeitern
zuordnen. Jeder Mitarbeiter sieht dann genau den Bereich, für den er zuständig ist. So werden keine Ausschreibungen
doppelt bearbeitet.
1.3 Start der Oberfläche
AuGe das Markt- und Informationssystem erreichen Sie über den Aufruf der Website www.augecom.de. So
gelangen Sie in folgende Anmeldemaske.
Abbildung 1 - AuGe Starbildschirm
Geben Sie hier Ihre Anmeldeinformationen ein und starten in ein neues Zeitalter der digitalen Marktinformation.
1.4 Start aus der WDV
Es bietet sich die Möglichkeit auch an die Ausschreibungsplattform AuGe direkt aus der WDV zu starten. Richten
Sie sich dazu die Ansicht über den Menüpunkt PROGRAMM - EINSTELLUNGEN mit Ihren Zugangsdaten ein.
Wird diese Funktion genutzt kann der Anwender die Ausschreibungsplattform direkt aus der WDV starten.
Somit nutzten Sie die Internetplattform und haben außerdem direkten Zugriff auf den vollen Funktionsumfang
der WDV.
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Abbildung 2 - AuGe Kartenansicht
Der Anwender bearbeitet die Ausschreibungen und Submissionen und verfügt über den gesamten Stammdatenbestand
aus der WDV. Es stehen Informationen zu Kunden, Baustellen und Artikeln zu Verfügung. Der Vertrieb
wird über die WDV mit Preisinformationen sowie Werksauslastungen informiert. Die Übernahme der
Ausschreibung oder Submission in die WDV ist nur noch wenige Klicks entfernt. Ein Programmwechsel ist dafür
nicht mehr notwendig.
1.5 AuGe für den Vertriebsinnendienst
Mit der Nutzung des Markt- und Informationssystems AuGe verfügt der Vertriebsinnendienst über ein vollständig
in die WDV integriertes System. Nach Aufruf der Plattform können per Startbildschirm in die neuesten
Ausschreibungen und Submissionen im Vertriebsgebiet verzweigt werden. Es stehen die Ansichten in Karten-
oder Listenform zu Verfügung.
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Abbildung 3 - Ausgabe als Listenform
Abbildung 4 - Ausgabe in der Kartenansicht
Sie erhalten Marktinformationen exakt zu Ihrem Vertriebsgebiet. Ausschreibungen und Submissionen, in Gebieten,
die Sie nicht beliefern, werden von Vornherein bereits ausgeblendet. Zur Anzeige kommen nur noch die
für Sie relevanten Informationen.
Suchfunktion
Alternativ stehen umfangreiche Suchfunktionen zu Verfügung. Bereits bei der Eingabe der Eingrenzungen zur
Suche schränken Sie das Suchergebnis nach Leistungen, Zeitraum und/oder dem Ausführungsort ein. Es werden
nur noch die Informationen angezeigt, die Sie auch wirklich benötigen.
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Abbildung 5 - Erfassungsdialog der Suchfunktion
Zur Ausführung der Suchanfrage klickt der Anwender im unteren Rand des Fensters auf die gewünschte Ausgabeform.
Zur Wahl steht die Ausgabe als Liste oder Kartenansicht. Außerdem können die erstellten Suchprofile
für den erneuten Aufruf gespeichert werden.
Haben Sie eine Ausschreibung gefunden, die Ihrem Unternehmen einen weiteren Auftrag sichern kann, dann
kann die Ausschreibung mit Doppelklick geöffnet werden. Es werden jetzt die Detailinformationen zur Ausschreibung
in einem neuen Fenster angezeigt.
Zu den Informationen gehört PLZ und Ort der Ausschreibung, die Nummer der Ausschreibung und natürlich
auch die Vergabestelle. Außerdem wird der Ausschreibungstext angezeigt.
Abbildung 6 - Detailinformationen zur Ausschreibung
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Die Ausschreibung kann über das Register „Meine Daten“ mit eigenen Daten weiter qualifiziert werden. Die
Ausschreibung wird vom Anwender spezifisch eingeschätzt und weiter klassifiziert. Die Kennzeichnungen bestimmen
die Form, wie die Ausschreibung in der Karte später angezeigt wird und mit dem Wiedervorlagedatum
erscheint die Ausschreibung im Kalender und in den Anzeigen des Startbildschirms. Ausschreibungen, die Sie
nicht interessieren, können Sie aus der Anzeige ausschließen, so dass nur die für Sie interessanten Objekte
erhalten bleiben.
Abbildung 7 - Ausschreibung - Meine Daten
Aus der Anzeige der Ausschreibung oder Submission kann über die Schaltfläche „in Karte anzeigen“ direkt in die
Kartenansicht verzweigt werden.
Kartenansicht
In der Kartenansicht können Sie weiter in die Position der Ausschreibung hineinzoomen und so den Ausschnitt
vergrößern.
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Abbildung 8 - Kartenansicht der Ausschreibung
Für den noch detaillierteren Blick auf den künftigen Bauort bietet AuGe die Option den Kartenausschnitt in
Google Earth darzustellen.
Abbildung 9 - Ausschreibung in Google Earth
Die Kartenansicht bietet aber noch deutlich mehr Optionen, es lassen sich per Menü ergänzend Standorte zu
möglichen Lieferwerken der Baustelle einblenden. Zur Wahl stehen die Standorte aus den Bereichen:
• Asphalt
• Recycling
• Sand & Kies
• Transportbeton
• Steine & Erden
• Mietstationen (die anzuzeigende Sparte ist einstellbar)
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Abbildung 10 - Auswahlmenü der Standortanzeige
Mit den so gewonnenen Informationen lassen sich weitere Details erarbeiten. Wird ein Standort mit der Maus
berührt, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand und im Quickinfo-Fenster werden Standortinformationen
(Bezeichnung und Adresse) angezeigt. Wird nun noch ein Klick ausgeführt kommen in einer neuen Seite weitere
Details zur Anzeige. Sie erhalten Informationen über Telefon, FAX und E-Mail des gewählten Standorts. Auf
diese Weise hat bereits der Vertriebsinnendienst sich einen ersten Überblick über die Ausschreibung verschafft.
Sie überblicken mit der Kartenfunktion eventuelle Partner aber prüfen auch die aktuelle Konkurrenzsituation
vor Ort.
Es besteht die Möglichkeit, mit Eingabe im Selektionsfester sich Werke anzeigen zu lassen, die innerhalb eines
definierbaren Umkreises um die Baustelle liegen. Das Ergebnis wird als Spinnendiagramm angezeigt.
Eine weitere nützliche Information ist die mögliche Route vom Werk zur Baustelle. Selbstverständlich bringt
AuGe auch die Routenermittlung mit in die Kartenansicht. Es wird die Route mit wichtigen Stationen angezeigt
und in einer weiteren Info-Box wird das Ergebnis der Routenberechnung eingeblendet.
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Abbildung 11 - Routenberechnung Werk - Baustelle
Kalenderansicht
Für eine bessere Übersicht haben Sie in der Kalenderansicht die Anzeige aller Ausschreibungen und Submissionen,
die Sie mit einer Wiedervorlage qualifiziert haben. Des Weiteren werden im Kalender die Anzahl der Submissionen
des Tages angezeigt. Auf diese Weise erhalten Sie eine Chronologie der Marktentwicklung.
Abbildung 12 - Submissionskalender
Ab Mitte 2012 ist es in der WDV 2012 möglich, im Modul WDV Bau das Leistungsverzeichnis im Format
GEAB DA XML einzulesen. Mit Einsatz des Moduls und Verwendung des Formats GEAB DA XML können höchst
vielschichtige Leistungsverzeichnisse in der WDV verwaltet werden. Nachfolgend sehen Sie einen Screenshot
einer Ausschreibung im neuen leistungsfähigen Format. Unterstützung finden werden folgende Austauschprozesse:
• D83 (Angebotsaufforderung)
• D84 (Angebotsabgabe)
• D85 (Nebenangebot)
17

Abbildung 13 - LV im Modul WDV Bau
Suche nach Submissionen:
Die Suchroutine für Submissionen unterscheidet sich nicht von der Suche nach Ausschreibungen. Neben den
allgemeinen Eingrenzungen für Ausschreibung oder Submission wählen Sie das zu durchsuchende Gebiet oder
den Vergabeort. Außerdem grenzen Sie nach dem Datum ein und/oder der gesuchten Ausführungsart ein.
Zudem steht Ihnen eine leistungsfähige Volltextsuche über den Ausschreibungstext zu Verfügung.
Abbildung 14 - Suchfunktion Submissionen
18

Anzeige der Suchergebnisse
Klicken Sie doppelt auf den Link der Submission, dann wird das zugehörige Detailfenster angezeigt.
Abbildung 15 - Anzeige der Suchergebnisse
Detailansicht der Submission mit Anzeige der Rangfolge der Gebote.
Abbildung 16 - Detailansicht der Submission
Doppelklick auf den entsprechenden Firmeneintrag der Bieterliste öffnet die Detailseite.
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Abbildung 17 - Bieterdetails
In den Detailinformationen erhalten Sie:
• Anschrift
• Telefon und Fax-Nummer
• E-Mail und Internet
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "in Internet anzeigen" können Sie die Internetseite des Unternehmens aufrufen.
Im unteren Abschnitt der Ansicht werden die Gebote des Unternehmens des letzten Jahres angezeigt. Mit
Doppelklick auf die blau markierte Submissionsnummer wird die entsprechende Submission mit ihrem Ergebnis
angezeigt.
1.6 AuGe unterstützt den Vertriebsaußendienst
Wenn der Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst beim Kunden vor Ort sitzt, hat er durch den Einsatz mobiler
Technik wie Laptop, I-Pad, Microsoft Windows Pads, Smartphone und Co. eine Vielzahl von Möglichkeiten seine
Vertriebsarbeit auszuführen. Internet ist heute nahezu flächendeckend verfügbar. So steht ihm auch die Nutzung
unserer AuGe-Plattform vor Ort zu Verfügung.
Neben den bereits beschriebenen Möglichkeiten von AuGe hat das integrierte Berichtswesen und Reporting im
Außendienst einen besonderen Stellenwert. Die AuGe Plattform bietet dafür einen separaten Menüpunkt.
Erfahrungsgemäß hat die Auswertung der AuGe-Daten für den Vertriebsaußendienst einen besonderen Stellenwert.
Sitzen Sie als Vertriebsmitarbeiter bei Ihrem Kunden in einem persönlichen Gespräch dann stellen sich
viele Fragen:
- Welchen Marktanteil hat Ihr Kunde in der Region?
- Wie ist die aktuelle Konkurrenzsituation?
- Welche Ausschreibungen hat der Mitbewerber bereits gewonnen – wie voll ist dessen Auftragsbuch?
- Wie haben sich die Mengen im Gebiet in den letzten Jahren entwickelt?
- Welcher Anbieter hat mit welchem Erfolg sich an den Submissionen beteiligt?
- Wie ist dessen Marktabdeckung in der Region?
- Welche Mengen je Artikelgruppe sind/waren ausgeschrieben?
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Aus den zur Verfügung stehenden Auswertungen wählen Sie sich mit einfachem Klick die gewünschte Statistik
aus.
Auswertung - Menge je Artikelgruppe/ Gebiet:
Zur Anzeige stehen drei Optionen zur Verfügung:
[m³]
Abbildung 18 - Anzeige als Liste
Abbildung 19 - Ansicht als Diagramm
Ansicht als Karte - als Besonderheit hier ist zu vermerken, dass die Größe der Symbole in Abhängigkeit zur ausgeschriebenen
Menge steht.
21

Abbildung 20 - Ansicht als Karte
Auswertungen - Mengen je Artikelgruppe im Mehrjahresvergleich:
Es werden dem aktuellen Jahr die Daten aus den drei vorangegangen Jahren gegenübergestellt.
m³
Abbildung 21 - Mengen je Artikelgruppe im Mehrjahresvergleich
Auswertung - Submissionsteilnahmen:
Dieser Report wertet auf Basis der individuellen Eingrenzungen alle Submissionsteilnahmen im Gebiet aus. Die
Anzeige kann weiter auf den einzelnen Bieter eingegrenzt werden. Eine wichtige Information vor Ort. Wie weit
ist der Marktbegleiter bereits ausgelastet - wird er in der nächsten Ausschreibung mitbieten? AuGe liefert
transparente Informationen und kann Ihnen und Ihren Partnern weitere Marktanteile sichern.
22

Abbildung 22 - Submissionsteilnahmen
Auswertung - Mengen je Bieter auf Rang 1
Abbildung 23 - Mengen je Bieter auf Rang 1
Auswertungen - Bieter auf Rang 1 im Mehrjahresvergleich
m³
m³
m³
23

Abbildung 24 - Bieter auf Rang 1 im Mehrjahresvergleich
Auswertung - Anzahl Platzierungen bei Submissionen
Abbildung 25 - Anzahl Platzierungen bei Submissionen
Bieter - Detailinformationen
m³
Ruft die bereits unter dem Abschnitt Submissionsergebnisse beschriebene Detailinformationen für einen Bieter
auf.
24

Abbildung 26 - Bieter - Detailinformationen
Kartenanalysen:
Es stehen weitere kartenbasierende Auswertungen und Analysen zur Verfügung, die vielschichtige Antworten
auf vertriebliche Frage geben können. Wie zum Beispiel:
• Submissionen im Vertriebsgebiet - wer hat wo mitgeboten und wie hat der Bieter abgeschlossen? Die
Anzeige erfolgt als Spinnendiagramm
• Bieter, die an Submissionen in einem bestimmten Gebiet teilgenommen haben
• Ausgeschriebene Mengen pro Gebiet
• Bieter eines Submissionsergebnisses
• Ausschreibungen in einem bestimmten Gebiet
Mit Hilfe via mobiler Technik und den allgegenwärtigen Internetzugängen kann der Vertriebsmitarbeiter jede
der hier aufgeführten Auswertungen aufrufen und auf deren Informationen gemeinsam mit seinem Kunden
neues gemeinsames Marktpotential erarbeiten. Mit dem Wissen welcher der Marktbegleiter in den vergangenen
Monaten welche Submission gewonnen hat, kann abgeleitet werden, wie ernst der Mitbewerber an einer
weiteren Ausschreibung teilnehmen wird. Mit diesen Informationen kann in der Folge der bessere Preis erzielt
werden.
1.7 Übernahme der Ausschreibung aus AuGe in die WDV
Befinden Sie sich in AuGe-Portal und haben eine Ausschreibung, die Sie in die WDV übernehmen wollen, dann
klicken Sie in der Detailanzeige der Ausschreibung auf den Link GEAB.
Abbildung 27 - vorqualifizierter Ausschreibungstext für Import in die WDV
25

Es öffnet sich folgende Dialogbox. Hier wird der Speicherort der Importdatei definiert und per Schaltfläche die
Schnellansicht der Ausschreibung als Druckansicht angeboten.
Abbildung 28 - Import der Ausschreibung über GEAB2000 - Quelle
Ausgeschriebenen Mengen können bei der Übernahme in die WDV direkt dem Artikel oder der Artikelgruppe
zugeordnet werden. Resultierend aus der spezifischen Artikeldichte und der erforderlichen Einbauhöhe ermittelt
die WDV bei der Übernahme automatisch die erforderlichen Mengen für die gewählte Position.
Abbildung 29 - - Import der Ausschreibung über GEAB2000 - LV
Direkt nach der Übernahme der Ausschreibung in die WDV wird die Ausschreibung im Bearbeitungsfenster der
WDV angezeigt. Hier kann die Ausschreibung weiter qualifiziert werden.
26

Abbildung 30 - WDV Stammdaten der Ausschreibung
Zum Export von Submissionsergebnissen in die WDV wird in der AuGe Plattform der XML-Button in der Submissionsansicht
ausgewählt.
Abbildung 31 - Import von Submissionsdaten in die WDV
27

Es öffnet sich das nachfolgende Dialogfenster:
Abbildung 32 - Import Submission - Quelle wählen
Im zweiten Schritt des Assistenten werden die Übernahmedetails abgefragt. Unter "Zugeordnet" wählen Sie die
Ausschreibung, der das Submissionsergebnis zugeordnet werden soll.
Abbildung 33 - Import Submission - Ansicht des Ergebnisses
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel WDV-Ausschreibung.
2 Mobile Möglichkeiten
Die Zeiten, in denen der Vertriebsaußendienst "nur" mit Kugelschreiber und Schreibblock "bewaffnet" zum
Kundengespräch gegangen ist, sind vorbei. Die digitale Welt hat auch in diesen Bereichen Einzug gehalten.
Laptops, Smartphone und I- Pad sind unsere ständigen Begleiter. Die Arbeit mit im Internet und webbasierenden
Anwendungen gewinnen mehr und mehr an Bedeutung.
28

PRAXIS beschreitet in der WDV 2012 einen neuen Weg und implementiert den Digitalen Stift in seine
Branchenlösung.
Abbildung 34 - Digitaler Stift auf Vorlagepapier
Folgender Ablauf steht Ihnen nun zu Verfügung
Der Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst ist ausgestattet mit Laptop oder I- Pad über die der Aufruf der AuGe-
Plattform erfolgt. Für die Notizen der nachfolgenden Besprechung zieht er statt eines herkömmlichen Kugelschreibers
nun einen digitalen Stift aus der Tasche. Er schreibt wie ein Kugelschreiber und ist doch gleichzeitig
ein digitaler Stift. Die Notizen werden auf vorbereiteten Formularen erzeugt. Diese Formulare sind vorbereitet
für die Nutzung des Stiftes und können durch die Kennzeichnung vordefinierter Felder nach dem Abgleich mit
dem Laptop oder I-Pad vereinbarte Aktionen in Ihrem Hause auslösen. Die Möglichkeiten reichen von der "einfachen"
Digitalisierung der erfassten Informationen und dem Ablegen des Inhalts unter "Was-wurde-getan" der
WDV Vertriebssteuerung bis hin zum automatisierten Musterversand über Ihr Ausgangslager.
Abbildung 35 - Das Pattern Prinzip
Einblick in die aktuelle Entwicklung:
Ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst nimmt auf Basis seines Kundengesprächs verschiedene Informationen
auf. Und erfasst diese mit dem digitalen Stift auf der vorbereiteten Vorlage für Kundenbesuche. Der Report ist
zu diesem Zweck mit speziellen Feldern ausgedruckt worden.
Auf Basis der gekennzeichneten Felder werden bei zuvor vereinbarten Zeichen wie Ziffern oder einfach ein
Ankreuzen ganz spezielle Aktivitäten in eigenen Unternehmen ausgelöst. Welche Aktivitäten das im Einzelnen
sind, ist im Unternehmen festzulegen. In der WDV können ganz individuelle Aktionen ausgelöst werden.
29

Abbildung 36 - angepasster WDV Report für die Erfassung per digitalem Stift
Was spricht für den Einsatz des digitalen Stiftes?
• gewohnte Arbeitsweise mit Stift und Papier - keine Umstellung notwendig
• webbasierte Lösung zur Sichtprüfung sowie Administration
• durchgängig digitale Daten - kein Medienbruch, keine doppelte Erfassung
• maximale Mobilität durch Speicherung der Daten auf dem Stift und direkte Übertragung auf den PC
• schnelle Verfügbarkeit der Daten in elektronischer Form
• Schnellerer Durchlauf der Daten in die WDV - weitere automatisierte Prozesse sind denkbar
• genormte Schnittstelle zur Übergabe der Daten an die WDV
3 Browserbasierende Vertriebsplattform - CRM-firmapp
Es sind in den Unternehmen eine solche Vielzahl von Informationen angehäuft von denen mit Sicherheit nicht
alle vertriebsrelevant sind. Die Auswahl, welche Daten zu welcher Nutzung dem Anwender zu Verfügung gestellt
werden sollen, kann nur das eigene Unternehmen selbst beantworten. Was können das für Informationen
sein?
• Offene Posten aus der Finanzbuchhaltung
• Ausgeschriebene Mengen / Submissionen aus AuGe
• Liefermengen aus der WDV
• Preisinformationen aus der WDV
• Entfernungen zwischen Produktions- bzw. Lieferstandorten (Karte) aus AuGe
• all diese Informationen gefiltert nach dem Kunden
Mit diesen Informationen lassen sich webbasierende Anwendungen realisieren. Die Darstellungen reichen von
Listenform über Dialoge und Diagramme bis hin zu werteabhängigen Grafiken. Die Navigation erfolgt über
Menüs und Schnellzugriffsleisten.
30

Abbildung 37 – PEFF firmapp Vertriebsdaten
Der Datenzugriff erfolgt sowohl lesend als auch schreibend auf die zentralen Datenbanken. Die Realisierung
erfolgt über PEFF Runtime mit firmApp. Für die Entwicklung solcher Anwendungen ist der PEFF Designer erforderlich.
Über den Designer lassen sich datenbankbasierende Webanwendungen entwickeln ohne dafür entwicklertechnische
Voraussetzungen zu benötigen.
Abbildung 38 - PEFF als Konsument des Datawarehouses
Abbildung 39 - PEFF Runtime und firmApp als Erfassungsplattform
31

4 WDV 2012 -Ausschreibungsmodul
4.1 Ausschreibungsbearbeitung in der Schnellerfassung
4.1.1 Stammdaten
Egal ob eine aus AuGe übernommene oder in der WDV manuell erfasste Ausschreibung gewählt wurde, in
jedem Fall kann direkt aus der Ausschreibung die Neuanlage des Bauvorhabens erfolgen.
Abbildung 40 - Stammdaten Ausschreibung
Alle baustellenrelevanten Eintragungen aus der Ausschreibung werden direkt in die Stammdatenmaske des
Bauvorhabens übernommen.
In den Stammdaten der Ausschreibung können weitere Termine zum Objekt hinterlegt werden wie Baubeginn
und Bauende sowie Zuschlagsfrist und Submissionen soweit diese nicht bereits durch AuGe übernommen wurden.
Unter dem Abschnitt Leistungsverzeichnis werden die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis der Ausschreibung
wieder aufgenommen und können nun mit den Artikeln und Artikelgruppen der WDV in Zusammenhang
gebracht werden. Leistungspositionen, zu denen Sie kein Angebot an den Baubetrieb abgeben möchten,
können mit F3 gelöscht werden.
4.1.2 Lieferwerke der Ausschreibung
Über das Register Lieferwerke können die Werke hinterlegt werden, aus denen Sie die Ausschreibung und die
künftige Baustelle beliefern wollen. Mit der Auswahl eines Lieferwerks/Lagerplatzes werden die Entfernung
und Fahrtzeiten mit Hilfe der GIS Positionsvisualisierung ermittelt. Alternativ können die Daten auch manuell
eingegeben werden.
Abbildung 41 - Erfassung Lieferwerke
32

Im unteren Beispiel sehen Sie die Routenberechnung zwischen Ausschreibungsobjekt und dem möglichen Lieferwerk
11. Für die Übernahme der ermittelten Entfernung und der zugehörigen Fahrzeit wird in der Ergebnisliste
die gewünschte Route mit Rechtsklick ausgewählt und im Kontextmenü "Als Ergebnis übernehmen" gewählt.
Für die Ermittlung der Fahrstrecke werden die Daten des gespeicherten Fahrzeugprofils zugrunde gelegt.
Dabei werden Informationen wie Gesamtgewicht, Durchfahrthöhe oder durchschnittliche Geschwindigkeit zu
Grunde gelegt.
Abbildung 42 - Routenberechnung - Werk --> Baustelle
4.1.3 Submissionsergebnis
Mit der Page Ergebnis kommen wir zu eine weiteren Integration von AuGe mit der WDV. Zunächst ist die Page
ohne Daten. Es besteht die Möglichkeit, Daten des Submissionsergebnisses von Hand einzutragen. Dazu können
Sie mit freier Texteingabe die Zeilen füllen oder aber auf Basis von WDV Stammdaten die Personenkonten
der Mitbewerberwerke auf die jeweilige Rangfolge setzen. Selbstverständlich bezieht sich der Erfassungstyp
nur auf die jeweilige Zeile der Erfassung.
Abbildung 43 – Submissionsergebnis zur Ausschreibung
Für einen reibungslosen Export des Submissionsergebnisses liefert unsere AuGe-Plattform die entsprechenden
Ergebnisse bereits in Form von aufbereiteten xml-Daten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
• Start AuGe aus der WDV (wählen Sie dazu die Ansicht - Ausschreibungen)
• suchen Sie dann das zugehörige Submissionsergebnis
• öffnen Sie die Submission (der Anwender erhält das unten abgebildete Fenster)
33

Abbildung 44 - Submissionsergebnis in AuGe
• mit Klick auf den Link XML (rechts oben in grünen Buchstaben) öffnet sich die Dialogbox zum Import von
Submissionsergebnissen
Abbildung 45 - Submission Quelle wählen
• mit dem nächsten Klick auf „Weiter“ öffnet sich bereits der Matchcode zur Selektion des gewünschten
Objekts das Kennzeichen ist bereits vorgetragen
• Bestätigen Sie diesen Dialog mit "Weiter", danach wird das Importfenster mit den ermittelten Daten gefüllt
34

Abbildung 46 - Submission - Ergebnisansicht
• Klicken Sie jetzt auf Start, so werden die Daten direkt in Ihr Objekt übernommen
Abbildung 47 – Submissionsergebnis zur Ausschreibung
Der Einsatz der Vertriebs- & Marketingplattform AuGe reduziert die Datenerfassung auf ein absolutes Minimum.
Die doppelte Erfassung von Ausschreibungs- und Submissionsdaten entfällt komplett, alle Daten aus der
AuGe-Plattform stehen über die WDV in direkter Verbindung zueinander.
4.1.4 Objektkalkulation
Um auf Basis der Ausschreibung eine Kalkulation zu erstellen, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Kalkulation
am rechten Fensterrand der Ausschreibungsmaske. Es öffnet sich ein kleines Untermenü, das Ihnen bereits
erstellte Kalkulationen zur Ausschreibung anzeigt oder über den Menüpunkt "Neu" den Einstiegspunkt in die
Neuerfassung einer Kalkulation bietet. Es öffnet sich folgende Dialogbox:
Abbildung 48 - Kalkulation auf Kundenkonto
35

In der Erfassungsmaske selektieren Sie das Personenkonto, auf das sich die Kalkulation bezieht und definieren
die Zufuhrart, in der Sie kalkulieren wollen. Der Anwender bekommt die leere Kalkulationsmaske zur weiteren
Bearbeitung der Kalkulation. Die Felder des Bauvorhabens und des Kunden sind bereits vorbelegt.
Abbildung 49 - Erfassungsmaske Kalkulation
Auf die Arbeitsschritte im Kalkulationsmodul gehen wir in der weiteren Folge dieses Handbuchs näher ein.
4.1.5 Angebot
Wir befinden uns in der Registeransicht Angebot unserer Ausschreibung.
Hier werden alle Angebote angezeigt, die auf Basis der geöffneten Ausschreibung erstellt worden sind oder
denen die Ausschreibung in den Stammdaten des Angebots hinterlegt wurden.
Abbildung 50 - Erfassungsmaske Angebot
Für die Erstellung eines neuen Angebotes auf Basis der Ausschreibung genügt ein Rechtsklick auf einen leeren
Bereich der Angebotsliste. Im angezeigten Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Neues Angebot erstellen"
Die Erstellung des neuen Angebotes durchläuft assistentengeführt mehrere Schritte:
• Auswahl des Personenkontos für das das Angebot erstellt werden soll
• Auswahl der Lieferwerke
• Auswahl der Artikel (Preise werden lt. WDV-Preishierarchie gezogen und sind manuell erfassbar)
36

• Auswahl der Zufuhrart (für frachtbehaftete Zufuhrarten wird die Speditionspreisliste zur Ermittlung
Frachtpreise herangezogen, alternativ können Sie den Preis auch manuell erfassen)
Abbildung 51 - Assistent Angebotserfassung
4.1.6 Mitbewerber & Was-wurde-getan
Über die Registerkarte Mitbewerberinfo kann der Anwender zur Ausschreibung die jeweiligen Mitbewerber
erfassen. Die Erfassung erfolgt stammdatenbasierend bezogen auf Mitbewerber oder Mitbewerberwerk Alternativ
steht auch die Erfassung von freien Text zu Verfügung. Die Datenerfassung dient zur späteren statistischen
Auswertungen.
Abbildung 52 - Erfassung Mitbewerber bezogen auf die Ausschreibung
Die Registerkarte Was-wurde-getan ermöglicht die Erfassung aller Aktivitäten rund um die jeweilige Ausschreibung.
Es werden im Zuge der Qualifizierung einer Ausschreibung die Telefonate geführt, die Baustelle besucht und
Meetings mit dem Baubetrieb abgehalten. In jeder dieser Stufen werden Informationen zu genau dieser Ausschreibung
ausgetauscht und niemand kann sich Wochen später erinnern, wer hat wann was gesagt, was wurde
beschlossen, etc.
In der WDV kann der Anwender unter Was-wurde-getan genau diese Aktionen erfassen. Für den Besuch auf
Baustelle oder beim Baubetrieb kann der Anwender sich auf die Funktion des digitalen Stifts verlassen. Alle
Notizen werden mit einem speziellen Stift auf einem Vertriebsberichtsblock erfasst und stehen sobald der Stift
mit dem Laptop verbunden wurde, der EDV in digitaler Form zu Verfügung. Mit dem nächsten Datenabgleich
werden die Daten an die Zentrale übertragen und der Vertriebsinnendienst kann sich sofort an die Erstellung
eines Angebots machen. Alle erforderlichen Daten aus dem Projektgespräch sind dem Innendienst bekannt und
stellen die Basis des neuen Angebots dar.
37

Abbildung 53 - Was-wurde-getan
Die manuelle Erfassung kann mit Doppelklick auf die leere Zeile mit dem aktuellen Datum gestartet werden. Es
öffnet sich eine Dialogbox, in der der Inhalt des Telefonats erfasst werden kann. Außerdem besteht die Möglichkeit
über den Dateianhang zum Vorgang selbst externe Daten zu verbinden.
Die Zusammenfassung aller erfassten Aktionen erhält der Anwender mit einem Klick auf die Schaltfläche "Auf
einem-Blick".
4.1.7 GIS - Geografisches-Informations-System
Alle geografischen Daten können in der WDV geocodiert angezeigt werden. Dazu ist die Erfassung einer Adresse
hausnummerngenau erfolget. Alternativ kann bei der Anlage der Stammdaten das Symbol des Objekts mit
gedrückt gehaltener linker Maustaste auf die gewünschte Position der Karte verschoben werden. So können
auch Baustellen einfach auf die „grüne“ Wiese platziert werden.
Die Anzeige des Objekts definieren Sie über die Basisanzeige des Datensatzes. Hier können Sie Farbe, Form und
Größe des Symbols einstellen.
Abbildung 54 - GIS Informationen in der Ausschreibung
Das GIS-Modul bietet eine Vielzahl weiterer raffinierter Funktionen. So können Sie neben der Anzeige der
Adressposition auch eine Route von einem Personenkonto oder einem frei wählbaren Ort berechnen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Karte anzeigen" und wählen im angezeigten Menü den Punkt Route berechnen.
Vergleichen Sie dazu auch die Ansicht aus dem unteren Screenshot.
38

Abbildung 55 - GIS Optionen
Haben Sie die Routenberechnung geöffnet, wird Ihnen die Auswahl des Zielobjekts angeboten. Exemplarisch
wurde hier der Ort Pferdingsleben ausgewählt und die Route berechnet.
Abbildung 56 - Routenberechnung
Über den Registereintrag "Einstellungen" können voreinstellbare Profile gewählt werden. In den Profilen hinterlegen
Sie Informationen zu Geschwindigkeiten, Maut und dem RoadEditor bezogen auf das jeweilige Fahrzeugprofil.
Die erfassten Fahrzeugeigenschaften werden direkt bei der nächsten Routenermittlung berücksichtigt.
Als Besonderheit sei hier die Option des RoadEditors erwähnt, Über die Einstellungen des RoadEditors
können Sie dem Fahrzeugprofil Höhe, Breite, Länge und Gewicht dem Fahrzeugprofil mitgeben. Bei der Ermittlung
der Route werden diese Eigenschaften mit berücksichtigt. So können Sie bereits auf Ebene der Ausschreibung
ausschließen, dass ein Fahrzeug mit 40 t Gewicht auf eine Brücke mit 7,5 t Begrenzung geschickt wird.
Vergleichen Sie dazu auch die unten stehende Abbildung.
39

Abbildung 57 - Einstellungen für Routenberechnung
4.1.8 Zusätzliche GIS Optionen
Neben den "einfachen" GIS Funktionalitäten wie Datensatz anzeigen und Route berechnen, können Sie in der
Ausschreibung aus den Schaltflächen am rechten Bildschirmrand die Schaltfläche "Map" wählen. Hier öffnet
sich ein Untermenü aus dem Sie Funktionen "Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerken im Umkreis
von..." und "Routenvergleich Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerken im Umkreis von..." auswählen
können.
Abbildung 58 - Button "Map" in der Ausschreibung
Es werden folgende Funktionen zu Verfügung gestellt:
Die Auswahl "Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerken im Umkreis von..." öffnet folgendes Parameterfenster
zur Selektion der zu berücksichtigen Werke. Außerdem geben Sie im gelb markierten Feld den
gewünschten Kilometerwert ein.
40

Abbildung 59- Anzeigefilter für die Kartenansicht
Danach wird eine Kartenansicht mit eigenen Werken und Fremdwerken angezeigt.
Abbildung 60 – Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerke im Umkreis von …
Wählen Sie "Routenvergleich Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerken im Umkreis von..." können
Sie aus dem gleichen Parameterabfragefenster den Kartenausschnitt der selektierten Werke im Routenvergleich
anzeigen. In der rechten Fensterhälfte erhalten Sie detaillierte Informationen zu Entfernung in Kilometern,
Fahrtzeit und anfallenden Mautkosten auf der jeweiligen Route.
41

Abbildung 61 - Routenvergleich Ausschreibung mit Werken und Mitbewerberwerken im Umkreis von...
4.1.9 Angebot aus der Ausschreibung erstellen
Sie können in der Ausschreibung wesentliche Vorbereitungen treffen, um in der Folge aus der Ausschreibung
schnell Angebote in unterschiedlichen Preisstaffeln erzeugen zu können. Im folgenden Beispiel sind drei Preiskategorien
angelegt worden.
Abbildung 62 - Preiskategorien im Leistungsverzeichnis der Ausschreibung
Werden diese Kategorien mit Preisen hinterlegt, erfolgt bei der Erstellung eines klassischen oder kostenoptimierten
Angebots die Abfrage, welche Preiskategorie verwendet werden soll. Nachfolgend sehen Sie eine Ab-
42

ildung des Assistenten zur Erstellung eines Angebots aus der Ausschreibung heraus. Zur Auswahl stehen die
Kategorien A, B und C. Alle Angebote basieren dann auf dem Preis der jeweiligen Artikelkategorie.
Über die Verwendung von Preiskategorien in der Ausschreibung können mit sehr geringen Aufwand verschiedenen
Angebote an unterschiedliche Interessenten gesendet werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn
mehrere Baubetriebe auf eine Ausschreibung anbieten und das gleiche Material mehrfach bei Ihnen angefragt
wird.
Abbildung 63 - Angebotserfassung auf Basis von Preiskategorien
Preisfindung in der Ausschreibung:
In der Ausschreibungsmaske können bereits die Preise für die Baumaßnahme kalkuliert werden. Dazu steht
Ihnen ein komfortabler Kalkulationsrechner zu Verfügung. Es werden aus der Rezeptur und den entsprechenden
Einkaufspreisen der Rohmaterialien die Stoffkosten errechnet, die variablen, fixen sowie Vertriebs- und
Verwaltungskosten werden dem kalkulierten Verkaufspreis entgegengestellt. In der Maske werden die Deckungsbeiträge
I, II und III sofort errechnet und angezeigt.
Der Anwender kann die prozentualen Anteile des Rezepts sowie die Einkaufspreise der Rohmaterialien abändern
und so die Stoffkosten neu errechnen. So hat der Anwender in der WDV die Flexibilität, die er aus Excel
kennt, aber nicht in Verbindung mit seinen Stammdaten nutzen konnte.
Abbildung 64- Artikelkalkulationsschema
Ausdruck der Ausschreibungskalkulation:
43

Abbildung 65 - Ausdruck der Ausschreibungskalkulation
4.1.10 Interaktion mit der WDV internen Organisation und mit MS-Outlook
Über die Schaltfläche "Gehe-zu" können Sie weitere Aktionen aus der Ausschreibung heraus auslösen.
Für die WDV interne Organisation können Sie hier neue Termine anlegen oder über die WDV Kalenderfunktion
Ihre eigenen Termine einsehen. Je nachdem über welche Rechte Sie an den Kalendern Ihrer Kollegen verfügen,
können Sie auch andere Termine einsehen und Kollegen zu Terminen mit einladen.
Seit geraumer Zeit werden MS-Office Programme in der WDV immer stärker integriert. So haben Sie die Möglichkeit
über "Gehe-zu" bereits aus der Ausschreibung heraus den Untermenüpunkt "Neue Mail" anzuwählen.
So gelangen Sie in eine neue E-Mail, die aus Outlook heraus geöffnet wurde. Gleichermaßen können Sie für Ihr
Terminmanagement den angezeigten Menüpunkt Outlook wählen. Hier springen Sie direkt in Ihren Posteingang,
Ihre Termine oder öffnen Ihre Aufgabenübersicht. Außerdem können Sie über den Menüpunkt Outlook
neue Termine oder Aufgaben in Outlook generieren.
4.2 WDV 2012 Objektverwaltung
Ausschreibungen können auch in der Objektverwaltung geöffnet werden.
In der Objektverwaltung können die spezifischen Kontakte der Ausschreibung in einer besonderen Tiefe gepflegt
werden. So werden hier die Informationen zu Bauherrn, Ausschreibenden, Bauplanern und Baustatikern
hinterlegt. Natürlich per Klick auf den violetten Verknüpfungspfeil kann der jeweilige Stammdatensatz in seinem
vollen Umfang geöffnet werden.
44

Abbildung 66 - Ausschreibung in der Objektbearbeitung
Abbildung 67 - Stammdatensatz des Ausschreibenden
Des Weiteren bietet die Objektbearbeitung der Ausschreibung einen besseren Überblick über das Leistungsverzeichnis,
denn das LV wird in der Objektbearbeitung als separate Page angezeigt und bietet somit durch die
verfügbare Baumstruktur auf der linken Seite ein übersichtlicheres Handling. In der Schnellerfassung werden
alle Informationen auf der Page Stammdaten zusammengefasst.
45

Abbildung 68 - separate Page für das LV in der Objektbearbeitung
5 WDV 2012 -Kalkulation
Im WDV Kalkulationsmodul finden Sie die Möglichkeit, auf einfachem und effizientem Wege eine Kalkulation
getrennt nach Material und Fracht zu erstellen. Der Anwender hat in diesem Modul die Möglichkeit alle material-
und frachtspezifischen Parameter zu erfassen. Die Daten werden in der Kalkulation zusammengefasst ausgewertet.
Erfassungsmaske der Kalkulationsstammdaten:
In der ersten Erfassungsmaske der Kalkulationsstammdaten werden der Ladeort des Materials (Werk) und die
Artikelnummer sowie die jeweilige Menge erfasst. Die Entfernung Werk – Baustelle wird direkt aus den
Stammdaten der Ausschreibung bzw. der Baustelle geladen.
Abbildung 69 - Dialog Kalkulationserfassung
Mit den oben genannten Informationen wählen Sie den zweiten Registereintrag die Materialpreiskalkulation:
Alle erfassten Artikel werden in der Zusammenfassung in der unteren Fensterhälfte dargestellt. Für die Materi-
alpreiskalkulation wählen Sie mit den Steuerungsschaltflächen Pfeil nach links oder rechts zwischen den
hinterlegten Artikeln.
46

Abbildung 70 - Materialpreiskalkulation
Um den Einkaufspreis festzulegen kann sich der Anwender mit F9 (Alternativ Klick auf das Lupensymbol) Produktions-
und Minimalpreis aus den Artikelstammdaten zur Auswahl anzeigen. Selbstverständlich können Sie
auch den Preis manuell festlegen.
Abbildung 71 - Materialpreis
Unter der Spalte „Sonstiges“ können weitere Kosten erfasst werden. Der Einkaufspreis und die sonstigen Kosten
werden zu den Kosten gesamt aufaddiert und entsprechend angezeigt. Der Verkaufspreis unterliegt in der
automatischen Preisermittlung der WDV-Preishierarchie. Die Funktionstaste F11 liefert dem Anwender die
WDV-internen Preisinformationen.
Abbildung 72 - F11 Preisinfo
47

Die Spalten Nutzen/Einheit und Nutzen/Gesamt zeigen Ihnen den jeweiligen Nutzen auf Materialebene an.
In einer separaten Page wird die Frachtpreiskalkulation abgebildet. Für jede Materialposition besteht die Möglichkeit
eine entsprechende Kalkulation der Frachtpreise vorzunehmen. Es besteht die Möglichkeit, den Transport
bereits auf den jeweiligen Spediteur zu planen, damit greifen auch mögliche spezielle Vereinbarungen mit
diesem Spediteur. Es wird neben dem Frachteinkauf auch der Verkauf der Frachten kalkuliert. Demzufolge kann
die kalkulierte Frachtmarge direkt ermittelt werden. Den Gesamtüberblick über die Frachtkalkulation erhält der
Anwender im unteren Abschnitt der Kalkulationsdialogbox. Hier werden die frachtspezifischen Daten in der
einzelnen Zeile bezogen auf Material, Zufuhrart sowie Spediteur ausgewertet.
Abbildung 73 - Frachtpreiskalkulation
Sind alle kalkulatorischen Informationen zusammengetragen und im Kalkulationsmodul erfasst, bietet die WDV
auf der Page Stammdaten (Gesamtkalkulation) die Zusammenfassung aller kalkulierten Daten. Der Anwender
erhält Auswertungen über:
• Volumen
• Kosten
• Nutzen bezogen auf Einheit, Gesamt und in Prozent
Die Auswertungen erfolgen auf der Page Stammdaten (Gesamtkalkulation) sowohl getrennt nach Material und
Fracht als auch als Gesamtbetrachtung.
48

Abbildung 74 - Stammdaten (Gesamtkalkulation)
Ist eine Kalkulation einmal erstellt, kann diese mit wenigen Klicks auch auf andere Kunden und Interessenten
multipliziert werden. Begeben Sie sich dazu auf die Page Kopieren und wählen dann per Matchcode oder durch
direkte Eingabe das Objekt (Baustelle oder Bauvorhaben) auf das Sie die Kalkulation kopieren möchten.
Abbildung 75 - Kalkulation kopieren
In der neu erstellten Kopie ihrer Kalkulation stehen Ihnen wiederum alle hier beschriebenen Optionen einer
spezifischen Kalkulation wieder zu Verfügung.
49

Abbildung 76 - Angebotserstellung aus der Kalkulation
Nachdem die Kalkulation basierend aus der Ausschreibung erfolgt ist, möchten Sie nun auch dem Kunden ein
entsprechendes Angebot senden. Dazu gehen Sie im Kalkulationsmodul auf der rechten Fensterseite auf die
Schaltfläche "Angebot". Mit dem nächsten Klick auf "Neu..." wird aus der Kalkulation ein neues Angebot generiert.
Alle in der Kalkulation erfassten Daten stehen dem neuen Angebot zu Verfügung und werden entsprechend
vorgetragen.
Wurde aus der Kalkulation bereits ein Angebot erstellt, dann wird im gleichen Menü unter Angebote das bereits
erstellte Angebot angezeigt und kann mit einem einfachen Klick geöffnet werden.
6 WDV 2012 Klassisches Angebot/ klassischer Auftrag
6.1 Stammdaten
In der Page Stammdaten werden die angebotsspezifischen Stammdaten bezogen auf das jeweilige Angebot
erfasst. Die Vergabe der Angebotsnummer wird vom Programm separat verwaltet, kann aber vom Anwender
bei Bedarf übersteuert werden. Unter Beschreibung können Sie dem Angebot eine beschreibende Bezeichnung
geben. Die Beschreibung wird bei der Matchcodesuche mit angezeigt und hilft schneller das Angebot zu selektieren,
für den Fall, dass die Angebotsnummer nicht vorliegt.
Weitere wichtige Informationen sind der Interessent/Kunde und das Bauvorhaben/Baustelle für die das Angebot
erstellt wird. Definieren Sie das Gültigkeitsdatum so, dass es in den geplanten Ausführungszeitraum passt.
Sie können das Datum auch später entsprechend verändern.
Die Informationen "Unser Zeichen", "Vertreter", "Abteilungs- und Geschäftsleitung" dienen dem Andruck auf
dem Angebotsformular und soweit es den Vertreter betrifft, besteht die Möglichkeit statistische Auswertungen
zu erstellen.
50

Abbildung 77 - Stammdaten Angebotsbearbeitung
Die Information zum Submissionsdatum stammt in unserem Falle aus der Ausschreibung, kann aber in der
Angebotsbearbeitung auch manuell erfasst werden. Ein ganz wichtiges Datum, und deshalb auch ein absolutes
Pflichtfeld ist das Wiedervorlagedatum. Sie haben in der WDV die Möglichkeit, bei der Erstellung des Angebots
die Datumsfelder Gültigkeit und Wiedervorlage per Voreinstellung automatisch füllen zulassen.
Für die optimale Adressierung Ihres Angebots wählen Sie unter der Combo-Box "Zu Händen" den Ansprechpartner,
dem Sie Ihr Angebot senden wollen. Aus den Stammdaten des Personenkontos/ KundenPflege werden
die fehlenden Informationen vorgetragen. Dazu zählen Anrede, Telefonnummer, FAX, Mobiltelefon und E-Mail
Adresse.
Unter "Speditionspreisliste für Preisvorschläge Fracht" und "Artikelpreisliste des Kunden" werden die Preislisteninformationen
aus dem Kundenstammdaten vorgetragen und dienen so dem Vortag von Preisinformationen
(näheres finden Sie im nachfolgenden Kapitel).
6.2 Artikeldaten
Die Page Artikeldaten ist quasi der Hauptbestandteil der Angebotserfassung.
Grundsätzlich werden auf der linken Fensterhälfte die Artikeldaten in einer Strukturansicht dargestellt. Mit
Klick auf das Symbol + kann die Strukturansicht weiter geöffnet werden und mit Klick auf - wird die Ansicht
entsprechend wieder geschlossen. Je nachdem welche Zeile in der Strukturansicht markiert ist wird der jeweilige
Inhalt auf der rechten Fensterhälfte angezeigt. Die Reihenfolge der Artikel für den Andruck kann der Anwender
bestimmen, in dem er den Artikeleintrag in der Strukturansicht entsprechend, mit gedrückt gehaltener
linker Maustaste, verschiebt und an der gewünschten Stelle (Maustaste loslassen) wieder fallen lässt.
51

Abbildung 78 - Angebot Artikeldaten
Auf der rechten Fensterhälfte werden die Artikelpositionen in ihren Details aufgelistet. Erfassen Sie hier als
allererstes das Material, das Werk und die Zufuhrart. Mit diesen Informationen können Sie nun die angefragte
Menge eingeben. Bei der Preisfindung wird der Anwender durch die WDV-Preishierarchie unterstützt. Im Wesentlichen
wird der Anwender die Funktionalitäten über F7 (Preisfindung) und F11 (Preisinfo) nutzen.
Betätigt der Anwender im Feld Artikelpreis die Funktionstaste F7 wird
der zutreffendste Preis ermittelt und durch die WDV- Preishierarchie
vorgeschlagen. Die WDV-Preishierarchie stellt sich absteigend von ihrer
Priorität wie folgt dar:
1. Kunden-Baustellen-Preisliste
2. Kundenpreisliste
3. Artikelpreisliste (muss dem Kunden hinterlegt sein)
Wichtig bei der Einordnung der Preise ist es zu wissen, dass immer eine
werksabhängige Preisliste vor der werksunabhängigen den Vorzug erhält.
Wird im Feld Artikelpreis die Funktionstaste F11 betätigt, so wird in
einer Info-Box eine Preisinformation angezeigt. Welchen Inhalt die
Preisinformation beinhaltet, kann in den Einstellungen der WDV Stammdaten definiert werden. Im rechten
Beispiel sehen Sie die maximale Ausprägung der Preisinformation. Abbildung 79 - Preisinfo
Wenn wir die Preisinformation betrachten, so ist festzustellen, dass laut WDV-Preishierarchie für den oben
ausgewählten Artikel ein Preis von 17,10 € vorgeschlagen werden würde. Das Wort vorgeschlagen hat an dieser
Stelle eine ganz besondere Bedeutung, denn der durch die WDV über F7 vorgetragene Preis ist lediglich ein
Vorschlag und kann jederzeit vom Anwender verändert werden. Es gibt in der WDV von der Programmseite
zunächst keine Einschränkungen für Preisunter- oder Preisobergrenzen.
52

Allerdings kann in den Berechtigungen des Anwenders definiert werden, ob dieser den definierbaren Minimalpreis
des Artikels unterschreiten darf oder nicht.
Deckungsbeitragsrechnung bereits auf Ebene des Angebots:
Bereits bei Erstellung eines Angebots ist es wichtig zu wissen, wie hoch der Deckungsbeitrag in Bezug auf den
jeweiligen Artikelpreis ist. Werden in der WDV alle erforderlichen Stammdaten gepflegt, bietet das Angebotsmodul
folgende Ansicht. Im Screenshot wird der Deckungsbeitrag I, II und III für den Artikelpreis pro Mengeneinheit
aus der markierten Angebotszeile gesamt und für das komplette Angebot ausgewiesen.
Die Anzeige ist dynamisch und wird mit jeder Änderung des Artikelpreises vollständig aktualisiert.
Abbildung 80 - Deckungsbeitrag Artikelpreiskalkulation
Für eine Kalkulation, die auf Ebene des Angebots ausgeführt und mitgespeichert werden kann bietet die WDV
den Aufruf des Kalkulationsrechners über die Funktionstaste F8. Im Kalkulationsrechner (Excel light) haben Sie
die Möglichkeit eine auf Artikelebene basierende Kalkulation zu erstellen. Das angelegte Schema wird mit dem
Angebot gespeichert und kann durch Austausch der Basisdaten (Artikelnummer und Erfassungswerte) auf neue
Gegebenheiten angepasst werden. Die gespeicherten Schemen stehen auch in allen weiteren Angeboten zur
Nutzung zur Verfügung.
Abbildung 81 - Kalkulationsrechner (Excel light)
53

Unter den Voraussetzungen, dass im Angebot auf der Page "Stammdaten" unter "Speditionspreisliste für Preisvorschläge
Fracht" eine gültige Preisliste hinterlegt ist und im Baustellenstamm auf der Page "Werke" eine
Entfernung zwischen Werk und Baustelle definiert wurde, kann in der Spalte Frachtsatz (KF) und Frachtaufwand
(KS) ein Wert aus der Speditionspreisliste ermittelt werden. Auch dieser ermittelte Wert ist "nur" ein
Vorschlag und kann vom Anwender übersteuert werden.
Im unteren Beispiel sehen Sie das Fenster, das dem Anwender nach Betätigen der Funktionstaste F11 angezeigt
wird. Betätigt der Anwender an dieser Stelle die Funktionstaste F7 wird 1,40 € als Frachtsatz (KF) vorgetragen.
Abbildung 82 - Frachtpreisvorschlag
Die Nutzung der Funktionstasten F7, F8 und F11 stehen dem Anwender für Frachtsatz (KF) und Frachtaufwand
(KS) zu Verfügung.
Der Kundenpreis wird errechnet und setzt sich aus dem Artikelpreis plus Frachtsatz (KF) zusammen und wird
unter der Bezeichnung Kundenpreis geführt.
6.3 Was-wurde-getan
Unter dem Register "Was-wurde-getan" können alle Aktivitäten der Angebotsverfolgung erfasst und protokolliert
werden. Beim ersten Aufruf der Page wird Ihnen die leere Erfassungsmaske angezeigt.
Abbildung 83 - Register "Was-wurde-getan"
Zur Erfassung eines ersten Eintrags führen Sie einen Doppelklick in die leere Liste aus. Es öffnet sich die unten
abgebildete Fensterkombination. In der Erfassungsmaske "Was wurde getan (Detail)" können jetzt Inhalte zur
ausgeführten Aktion erfasst werden. Der Anwender erfasst dafür die benötigte Zeit, die Art der Tätigkeit (Telefonat,
Schriftverkehr, etc.) und wer war der Ansprechpartner. Es besteht außerdem die Möglichkeit, zur erfassten
Aktion einen externen Dateianhang zuzuordnen.
54

Abbildung 84 - neuer Eintrag in "Was-wurde-getan"
Jeder Eintrag unter was wurde getan wird mit einer Zeile in der Liste angezeigt. Den erfassten Vorgang können
Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile öffnen. Sie bekommen die Erfassungsbox aus der oberen Abbildung
angezeigt und können mit Klick auf den violetten Verknüpfungspfeil das zum Vorgang gespeicherte
Dokument öffnen.
Abbildung 85 - Übersicht "Was-wurde-getan"
Für Angebote und Ausschreibungen, die eine längere Historie haben, kann der Anwender mit einem Klick auf
die Schaltfläche "Auf einem Blick" sich eine Zusammenfassung aller erfassten Aktionen auf dem Bildschirm
anzeigen lassen oder auch direkt am Drucker ausdrucken lassen.
Bei der Erfassung der Daten für „Was-wurde-getan“ gewinnt der Einsatz des digitalen Stiftes für den Mitarbeiter
im Vertriebs- Außendienst einen besonderen Stellenwert. Der Kollege ist beim Kunden vor Ort und schreibt
fleißig an seinem Besuchsbericht.
Der Mitarbeiter ist mit einem digitalen Stift ausgestattet und statt einem neutralen Block verwendet der Mitarbeiter
nun einen Block mit vorgefertigten Vordrucken. Diese Vordrucke können schon spezielle Felder beinhalten,
die auf Basis von eingesetzten Zeichen in der WDV definierte Aktionen auslösen. So kann zum Beispiel
beim Kundenbesuch schon der Versand von Artikelmustern vereinbart werden. Wenn der Mitarbeiter im Außendienst
in seinem Besuchsbericht eine Markierung in ein vordefiniertes Feld macht, kann mit der nächsten
Synchronisation des Stiftes mit dem Laptop und einem anschließenden Datenabgleich mit der Zentrale schon
der Musterversand veranlasst sein - dies noch bevor der Mitarbeiter im Außendienst den Besucherparklatz bei
Ihrem Kunden verlassen hat.
55

6.4 Texte
Auf der Page "Texte" wird bestimmt, welcher Text mit welchem Textinhalt im Angebot angedruckt werden soll.
Dafür können über STAMMDATEN - TEXTE - ANGEBOTSTEXTE die entsprechenden Texte erfasst werden. Im
Text selber kann nun gesteuert werden, ob der Text standardmäßig gedruckt werden soll oder ob der Anwender
den Druck selbst steuern kann Außerdem kann der Anwender die Möglichkeit bekommen, den vordefinierten
Textbaustein individuell abzuändern und den geänderten Baustein mit dem Angebot auszudrucken und zu
speichern.
Auf diese Weise verleihen Sie ihren Angeboten höchste Individualität.
Abbildung 86 - Textbausteine im Angebot
Abbildung 87 - Angebotsdruck mit Textbausteinen
56

6.5 Zahlungsziel/ Fakt./ Abrechnung
Wie es der Name der Page schon sagt, diesem Register kann der Anwender für das Angebot spezifische Bedingungen
für Zahlungsziel, Fakturierung und Abrechnung einstellen.
Wird das Häkchen "individuelle Zahlungskonditionen verwenden" gesetzt, kann der Anwender entgegen der
Zahlungskonditionen aus dem Kundenstamm völlig abweichende Konditionen festlegen. Diese greifen logischerweise
nur, wenn der Lieferschein auf Auftragsnummer erfasst wurde.
Im Abschnitt Faktura übersteuert der Anwender die Zahlungsart und legt fest, dass die Abrechnung Material
und Fracht getrennt fakturiert werden soll.
Abbildung 88 - Zahlungsziel/Fakt/Abrechnung im Angebot
6.6 Kopieren
Es wird vom Auftraggeber für ein Bauvorhaben von verschiedenen Baubetrieben Angebote eingeholt. So ist
häufig die Situation anzutreffen, dass auch Sie von verschiedenen Baubetrieben angefragt werden. Um nicht
immer wieder das "Rad neu erfinden zu müssen", haben Sie in der WDV die Möglichkeit, auf Basis eines erstellten
Angebots sehr schnell auf weitere Kunden zu kopieren und dann in der Kopie entsprechend auf den neuen
Kunden anzupassen.
57

Abbildung 89 - Angebot kopieren
6.7 Auftragserstellung
Nachdem das Angebot erstellt wurde und per Mail oder Briefpost versendet ist, haben Sie dem Angebot intensiv
nachtelefoniert und u. U. auch den einen oder anderen Vor-Ort-Termin wahrgenommen. Ihre Bemühungen
haben sich gelohnt und der Kunde löst den Auftrag aus.
Was ist nun in der WDV zu tun?
Auf Basis des Angebots nutzt der Anwender im Modul Angebot als nächsten Schritt den Assistenten zur Erstellung
des Auftrags. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Auftrag erstellen". Es öffnet sich folgender Dialog:
Abbildung 90 - Assistent Angebot -> Auftrag (Schritt 1)
Sie erhalten Informationen zur Firma, auf die der Auftrag erstellt wird, Informationen zu möglichen Speditionspreislisten,
Gültigkeit, Artikel Werk und Zufuhrarten aus dem Angebot. Mit der Aktivierung/Deaktivierung der
Häkchen im unteren Bildabschnitt legen Sie fest welche Artikel in welchem Werk mit welcher Zufuhrart in den
Auftrag geführt werden sollen. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf "Weiter" und gelangen so in
den nächsten Schritt des Assistenten.
58

Abbildung 91 - Assistent Angebot -> Auftrag (Schritt 2)
Im Schritt zwei des Assistenten können Sie Liefermengen, Artikelpreis sowie die Frachtsätze für Kunde und
Spediteur ändern. Als nächstes Klicken Sie wieder auf "Weiter".
Abbildung 92 - Assistent Angebot -> Auftrag (Schritt 3)
Im dritten und abschließenden Schritt wird Ihnen die Option bereitgestellt, Kunden-Preislisten, Kunden-
Baustellen-Preislisten und Rabattlisten zu erstellen. Setzen Sie zur Auswahl die Häkchen an die entsprechende
Position im Dialog. Klicken Sie als nächstes auf die Schaltfläche "Start". Im Bearbeitungsstatus werden Ihnen die
jeweiligen Prozessschritte angezeigt. Der aktive Prozess wird mit einem blauen Pfeil gekennzeichnet. Ist der
Prozess abgeschlossen, wird der Schritt mit grünem Häkchen markiert. Vergleichen Sie dazu die untere Abbildung.
Abbildung 93 - Assistent Angebot -> Auftrag (Bearbeitungsstatus)
59

Zur weiteren Bearbeitung des Auftrags klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Auftrag bearbeiten". Es öffnet sich
der Auftrag im Belegfenster.
6.8 Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung unterscheidet sich in der Funktionalität des Programms nur unwesentlich zum Angebot.
Das Sie sich im Auftrag befinden, können Sie an der angezeigten Bearbeitungsstufe erkennen. Außerdem
ist im Auftrag kein Feld für ein Wiedervorlagedatum vorgesehen.
Außerdem können Sie im Auftrag den Lieferrhythmus entsprechend definieren. Diese Eintragungen sind rein
informativ.
Abbildung 94 - Auftragsbearbeitung
Über die Schaltfläche "Drucken" drucken Sie auf Basis des hinterlegten Auftragsreports einen Kundenauftrag.
Mit dem Klick erhalten Sie je nach Einstellung des Angebotsmoduls eine Abfrage nach Anpassung der Preislisten.
Abbildung 95 - Kunden-Preisliste erstellen?
Die Preislisten werden im Hintergrund für Sie erstellt oder nach einer Änderung eines bestehenden Auftrags
entsprechend aktualisiert
60

Abbildung 96 - Kunden-Baustellen-Preisliste erstellen?
Abbildung 97 - Druck Auftragsbestätigung
Nach dem Druck der Auftragsbestätigung erfolgt die Abfrage, ob die verknüpfte Werksmeldung auch gedruckt
werden soll.
Abbildung 98 - Werksmeldung ducken?
Die Werksmeldung unterscheidet sich von der Auftragsbestätigung dadurch, dass hier keine Preise mit angedruckt
werden. Die Preise sollen im Werk nicht bekannt gemacht werden, aber ansonsten sind alle Inhalte des
Auftrags im Werk bekannt.
61

Abbildung 99 - Druck Werksmeldung
Um die Auftragsinformationen Ihrer Disposition weiterzugeben, klicken Sie bitte im Auftragsfenster der WDV
auf die Schaltfläche Lieferauftrag. Es öffnet sich die folgende Dialogbox.
Abbildung 100 - Assistent Lieferabruf
Weitere Informationen zum Assistenten Lieferabruf erhalten Sie im Benutzerhandbuch für das Modul Disposition.
6.9 Auftragsabarbeitungsstatus
Um sich Klarheit zu verschaffen, welchen Status der eine oder andere Auftrag im Sinne seiner Abarbeitung im
eigenen Unternehmen hat, wird dem Anwender die Funktion Auftragsabarbeitungsstatus angeboten. Den Menüpunkt
Auftragsabarbeitungsstatus erreichen Sie im Menü Angebot.
Das Fenster wird zunächst leer geladen. Über die Schaltflächen "Einstellungen" erfolgt die Selektion der anzuzeigenden
Aufträge. Die Einstellungen zum Aufruf der Anzeige werden gespeichert, können aber jederzeit wieder
abgeändert werden.
62

Abbildung 101 - Status der Auftragsabarbeitung - Parameterabfrage
Haben Sie die gewünschten Einstellungen gesetzt, dann speichern Sie diese und in dem noch immer leeren
Fenster für die Anzeige des Auftragsabarbeitungsstatus klicken Sie als nächstes auf die Schaltfläche "Aktualisieren".
Abbildung 102 - Anzeige Auftragsabarbeitung
Der Anwender hat nun die Möglichkeit zu steuern welche Artikel an der Waage angezeigt werden sollen. Durch
Setzen der Häkchen vor der Auftragsnummer oder dem im Auftrag hinterlegten Artikel kann die jeweilige Position
auf „Abgearbeitet“ gesetzt werden.
7 WDV 2012 kostenoptimiertes Angebot
Prinzipielles:
Um ein Angebot im Sinne des eigenen Unternehmens zu erstellen, ist eine Vielzahl von Aspekten zu beachten.
Neben dem Auftragseingang ist auch ein besonderes Augenmerk auf die für das eigene Unternehmen entstehenden
Kosten zu werfen. Nicht immer ist das erste Angebot auch gleichzeitig das Günstigste.
63

Insbesondere in größeren Unternehmen ist der Markt zur besseren Organisation in Vertriebsgebiete aufgeteilt.
Jedes Vertriebsgebiet bearbeitet den ihm zugeteilten Markt. Doch nicht selten trifft es sich, dass eine neue
Baustelle nahe der eigenen Vertriebsgebietsgrenze liegt. Der Mitarbeiter hat die ihm zur Verfügung stehenden
Werke im Sinn und der Blick über den "Tellerrand" wird oft nicht gewagt. Denn das näher gelegene Werk aus
dem benachbarten Vertriebsgebiet wird in die Betrachtung nicht mit einbezogen. Die Marge aus den geringeren
Frachtkosten gehen dem Gesamtunternehmen so verloren oder der Auftrag geht ganz und gar an den
Marktbegleiter.
Oder ein modernes Werk mit einem niedrigen Energiebedarf kann trotz der größeren Entfernung zur Baustelle
und den daraus resultierenden höheren Transportkosten die kostengünstigste Lieferung realisieren.
Um diesen Aspekten Rechnung zu tragen, greift die Funktion des kostenoptimierten Angebots. Es werden alle
verfügbaren Kostenfaktoren zur Bewertung des günstigsten Angebots herangezogen. Der Kostenblock für eine
Artikeleinheit setzt sich in der Regel aus folgenden Kostenblöcken zusammen:
- Fixkosten
- variable Kosten
- Vertriebs- und Verwaltungskosten
- Stoffkosten
- Frachtkosten
Insbesondere die anfallenden Stoffkosten machen die Beurteilung des kostengünstigsten Angebots im Asphalt-
und Betonbereichen so kompliziert. Denn diese Kosten setzen sich aus den einzelnen artikelspezifischen Rezepturanteilen
zusammen. Diesen Rezepturanteilen (Artikeln) wiederum wurden ihrerseits die eigenen Kosten für
Einkauf oder Produktion hinterlegt. All diese Informationen laufen im kostenoptimierten Angebot zusammen.
7.1 Einstellungen
Um die Funktionen des kostenoptimierten Angebots nutzen zu können, sind Rechte und Einstellungen erforderlich.
Rechteeinstellung:
Abbildung 103 - Rechte Einstellung im WdvAdmin
64

Um die Einstellungen für den Assistenten kostenoptimierter Angebotsassistent editieren zu können, benötigt
der Anwender das entsprechende Recht im Modul Ausschreibung u. Mitbewerber. Vergleichen Sie dazu die
obige Abbildung.
Wird ihm das Recht gewährt, ist die Anzeige der Einstellungen auf das Modul Ausschreibung u. Mitbewerber
um die Page "Kostenoptimiertes Angebot" erweitert.
Abbildung 104 - Kostenoptimiertes Angebot - Programmeinstellungen
Hier werden Einstellungen gesetzt, ab welchem Schwellwert ein Angebot aus einer Ausschreibung heraus über
den Assistenten Kostenoptimiertes Angebot erstellt werden müssen. Dazu legen Sie die Schwellwertmenge und
die Bezugseinheit fest. Außerdem wird die maximale Entfernung zwischen Werk und Baustelle bestimmt, welche
Frachtpreisliste greift, welche Zufuhrart zu Grunde gelegt wird und es erfolgt die Festlegung des Standardfahrzeugprofils.
7.2 Assistent - kostenoptimiertes Angebot
Die Funktion des kostenoptimierten Angebots wird genutzt, sobald der Anwender aus einer Ausschreibung ein
Angebot erstellt. Wählen Sie dazu in der Schnellerfassung der Ausschreibung die Page Angebot und klicken
dann mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Listenansicht (siehe Abbildung).
Abbildung 105 - Neues Angebot aus der Ausschreibung
Im Kontextmenü wählen Sie nun den Punkt "Neues Angebot erstellen". Es öffnet sich der Assistent kostenoptimiertes
Angebot.
65

1. Schritt - Kunde
Abbildung 106 - Schritt 1 - Kunde
Im ersten Schritt wird der Kunde, für den das Angebot erstellt werden soll, selektiert. Geben Sie dazu im Feld
"Personenkonto" die Kundennummer ein oder nutzen Sie den Matchcode.
2. Schritt - Werke
Abbildung 107 - Schritt 2 - Werke
Im zweiten Schritt werden die Werke aus der Ausschreibung in der Kartenansicht angezeigt. Die Darstellung
erfolgt in einer Art Spinnendiagramm, da alle Werke mit einer Verbindungslinie zur Baustelle dargestellt sind.
In der Tabellenansicht werden drei Optionen der Werteanzeige zur Verfügung gestellt. Der Anwender kann
wählen zwischen der Anzeige von Entfernung, Fahrtzeit und Frachtsatz.
Die Darstellung ist rein informativ.
3. Schritt - Artikel
Abbildung 108 - Schritt 3 - Artikel
66

Im dritten Schritt werden die Artikel des Angebots und die kostengünstigste Werkszuordnung angezeigt. Im
rechten Bereich der Tabelle werden die einzelnen Kostenfaktoren aufgelistet. Zur Anzeige kommen die Gesamtkosten,
die Entfernung und die Zusammensetzung der Gesamtkosten resultierend aus den Frachtkosten,
Stoffkoste und den variablen Kosten. Da der Anwender dem Vorschlag des kostenoptimierten Angebots nicht
zwingend Folge leisten muss, kann er sich auch immer die Alternativen anzeigen lassen und ggf. auch daraus
wählen. Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol in der ersten Spalte der jeweiligen Artikelzeile. Es öffnet sich die
Detailansicht des jeweiligen Artikels.
Abbildung 109 - Schritt - Artikelvorschlag
Es werden nun zum jeweiligen Artikel alle Werksoptionen angezeigt. Zur Anzeige gehören natürlich auch die
entsprechenden Kostenfaktoren. So kann der Anwender auf einem Blick erkennen, was zur Programmentscheidung
geführt hat, den Artikel aus Werk 11 anzubieten und nicht das näher liegende Werk 12 (wie im oberen
Beispiel). Möchte der Anwender sich nun gegen den Programmvorschlag entscheiden, so braucht er nur
den Haken vor Werk 12 zu aktivieren. Der Haken vor Werk 11 wird automatisch entfernt.
Abbildung 110 - Begründung für Werkswahl
Entscheidet sich der Anwender gegen den Programmvorschlag, dann ist eine kurze Begründung für diese Entscheidung
gefragt. Der Grund wird mit der Angebotserstellung mitgespeichert und steht zu Auswertezwecken
später wieder zu Verfügung.
67

4. Schritt - Zufuhrarten
Abbildung 111 - Schritt 4 - Zufuhrarten
Im abschließenden Schritt des Assistenten werden noch die Zufuhrart und die zugehörigen Frachtsätze für
Kundenberechnung und Abrechnung gegenüber dem Spediteur benötigt.
Mit dem abschließenden Klick auf Start wird das mit Hilfe des Assistenten erstellte Angebot erstellt und auch
gleich geöffnet.
8 Auftragsplanung
Eingegangene Aufträge sollten für eine bessere Verteilung der Ressourcen geplant werden. So können extreme
Auftragsspitzen in weniger auslastungstarke Zeiträume verlegt werden. Dafür sind natürlich Informationen zu
den eingegangenen Aufträgen notwendig.
In der WDV besteht die Möglichkeit über eine Lang-/Mittelfrist-Planung geplante Lieferungen zu erfassen und
dann die Auslastung des Werkes grafisch darzustellen. Die Kurzfristplanung mündet dann in der Disposition des
jeweiligen Tages.
Abbildung 112 - Lang-/ Mittelfrist-Planung
Die Erfassung erfolgt über einen Rechtsklick in die Spalte Baustelle zur Auswahl der gewünschten Baumaßnahme.
Danach wieder mit Rechtsklick in die Spalte des gewünschten Tages, dort den Eintrag aus dem Kontextmenü
„Neue Planung“ wählen. In der neuen Dialogbox ist das Datum bereits vorgetragen, dieses kann aber vom
Anwender übersteuert werden. In der Erfassung wird definiert Langfristplanung oder Mittelfrist (durch entsprechendes
Häkchen gekennzeichnet). Und es wird die entsprechende Auftragsnummer hinterlegt.
68

Abbildung 113 - Erfassungsmaske Planung
Die Bestehende Planung wird um den neuen Eintrag grafisch erweitert. Ob es sich für diese Baustelle um eine
Langfrist- oder Mittelfristplanung handelt, wird farblich gekennzeichnet.
Abbildung 114 - Planungszeiten
Auf Basis dieser erfassten Daten kann die Planung als Report gedruckt werden.
Abbildung 115 - Eingrenzungen für den Reportaufruf
Definieren Sie die Strukturierung des auszugebenden Reports. Zur Verfügung stehen:
• Nach Baustelle
• Nach Datum von
• Nach Auftrag
69

Abbildung 116 - Report Lang-/ Fristplanung
9 WDV 2012 Vertriebssteuerung
Die Vertriebssteuerung der WDV ist in das Gesamtsystem vollständig integriert. Der Anwender verfügt über alle
Stammdaten der WDV Informationen von der Ausschreibung über Angebote und Aufträge, die Fakturierung bis
zu Informationen aus der Finanzbuchhaltung liegen vor.
Besonders hohen Nutzen zieht der Anwender aus der Vertriebssteuerung, wenn er:
• KundenPflege (Basis der Vertriebssteuerung)
• Kalender
• universellen Abfragen miteinander kombiniert
Als Anzeigeplattform vertrieblicher Informationen hat sich die Ansicht WorkGroup besonders bewährt. Die
Ansicht erreichen Sie über den Menüpunkt "Ansicht" und wählen dann die Ansichtsform "WorkGroup". Hier
laufen alle Informationen in sehr übersichtlicher Form zusammen.
70

Abbildung 117 - WorkGroup - Hauptseite Vertrieb
In der WorkGroup Ansicht werden verschiedenen Ansichten angeboten. Für den vertrieblichen Part werden
unter dem Link "Hauptseite Vertrieb" die wesentlichen Informationen übersichtlich zusammengestellt. Von
hier aus können Sie sehr leicht in Ausschreibungen, Angebot und Kunden verzweigen. Eine genauere Beschreibung
der Funktionsweise der Ansicht "WorkGroup" erhalten Sie im Kapitel WorkGroup.
Die KundenPflege der Vertriebssteuerung liefert alle erforderlichen Basisinformationen zum Kunden.
Abbildung 118 - Erfassungsmaske KundenPflege
In der KundenPflege werden alle vertrieblichen Informationen in übersichtlicher Form dargestellt. Sie erhalten
unter anderen Daten der Ansprechpartner, Firmendaten, eine Historie zurückliegender Aktivitäten mit dem
71

Kunden, Umsätze der Waage und Finanzinformationen. Auch der KundenPflege ist in diesem Handbuch ein
separates Kapitel gewidmet.
Zur Selektion der Kunden für die geplante Vertriebsaktion bietet die WDV das Modul Universelle Abfragen.
Über diese Abfrage können Kunden für den Aufruf vorselektiert werden, um dann aus der Abfrage die Kontakte
Schritt für Schritt abzuarbeiten oder auch dem Kundenkreis einen Serienbrief oder eine Serienmail zu zusenden.
In den beiden unten stehenden Abbildungen sehen Sie die Ansichten der Abfrage als Definition und in der
Ausführungsansicht.
Abbildung 119 - Abfragedesigner
72

Abbildung 120 - Kundenselektion
Weitere Informationen zu den universellen Abfragen erhalten Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs.
9.1 KundenPflege
Die KundenPflege liefert die vertrieblichen Basisinformationen zum Personenkonto.
Hier werden die Verantwortlichkeiten in Bezug auf den Kunden definiert.
• wer ist der Verantwortliche 1, 2 oder 3
• wann ist der Kunde in der Wiedervorlage
• welchen Vertriebsstatus hat der Kunde
Der Mitarbeiter, der als Verantwortlicher 1 hinterlegt ist, der bekommt den Kunden unter der WorkGroup
Ansicht auch zum Termin angezeigt. Es empfiehlt sich den Mitarbeiter des Vertriebsinnendiensts als Verantwortlichen
1 einzusetzen. Der Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst wird dann in V2 gesetzt. So können die
Kunden vom Vertrieb optimal als "Pärchen" bearbeitet werden.
73

Abbildung 121 - Erfassung KundenPflege
Die KundenPflege ist in zwei Detailbereiche aufgeteilt. Im unteren Bereich können weitere Daten zum Kunden
und den Ansprechpartnern hinterlegt werden. Die Aufteilung ist über verschiedene Pages organisiert.
9.1.1 Ansprechpartner
Die erste Detailpage der KundenPflege ist die Page Ansprechpartner.
Abbildung 122 - Page Ansprechpartner
Über diese Page werden in Zeilenform die Kontaktdaten zum jeweiligen Ansprechpartner definiert. Es erfolgt
hier die Erfassung der persönlichen Telefonnummer (mit Durchwahl), persönlichen FAX-Nummer, Funktelefon
und E-Mail-Adresse. Außerdem kann dem Ansprechpartner seine Position im Unternehmen hinterlegt werden.
Sind einem Ansprechpartner weitere ergänzende Detailinformationen hinterlegt worden, so wird dies mit einem
Häkchen in der Spalte Details angezeigt.
Die personenbezogenen Detailinformationen werden in einer separaten Dialogbox angezeigt. Zur Anzeige klicken
Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Zeile des jeweiligen Ansprechpartners und wählen im Kontextmenü
den Eintrag " Ansprechpartner Details". Es öffnet sich folgender Dialog:
74

Abbildung 123 - Ansprechpartner Detail - Vertriebsdaten
In diesem Dialog können weitere personenbezogene Informationen erfasst werden. Auf Basis dieser Informationen
können dann Abfragen ausgeführt werden, so dass zum Beispiel nur einem speziellen Personenkreis
Preislisten oder die Weihnachtspost zugesendet werden können. Auf der Page "Zus. Infos" können Freitexte
vom Ansprechpartner erfasst werden oder auf der Page "Vertriebs/Adressdaten" die Erfassung für abweichende
Firmenadresse oder die Privatadresse Ihres Ansprechpartners hinterlegt werden.
Abbildung 124 - Ansprechpartner Detail - Vertriebs/Adressdaten
So können Sie zu Ihrem Vertriebskontakt eine ganz individuelle Informationsbasis aufbauen und keine Information
geht Ihnen wieder verloren.
9.1.2 Firmendaten
Auf der Page Firmendaten werden logischerweise die Daten mit Firmenbezug erfasst und gespeichert.
Hier können Sie die Firma klassifizieren nach:
• Kundenkategorie
• Standort Klassifizierung und Kunden Klassifizierung
• Mitarbeiterzahl
• Jahresumsatz
• Anzahl der Standorte
Es können weiterhin firmenspezifische Codes, Branche und Ereignisse zugeordnet werden. Auf Basis dieser
Informationen werden dann die Kunden in Abfragen selektiert und gezielt angesprochen.
75

Abbildung 125 - Page - Firmen Daten
Als Basis ist es natürlich erforderlich den entsprechenden Stammdatenbestand zu entwickeln.
Über Stammdaten Vertriebsdaten können die jeweiligen Daten angelegt werden. In der KundenPflege werden
diese dann jeweils nur ausgewählt oder zugeordnet.
Abbildung 126 - Stammdaten Vertriebsdaten
9.1.3 elektronische Akte
Alle externen Daten, die nicht direkt in der WDV erzeugt werden aber dennoch Kundenbezug haben, können in
der WDV entweder archiviert werden oder Sie werden in einer kundenspezifischen Kundenakte gespeichert.
Die Kundenakte wird in den Einstellungen der WDV definiert und als Basis für jede neue Kundenakte herangezogen.
So lässt sich eine Ordnerstruktur entwickeln, die sich an den Datenaufkommen in Ihrem Unternehmen
orientiert.
Abbildung 127 - Page - Elektronische Akte
Externe Dokumente, die aus der WDV heraus erstellt werden, werden in dieser Kundenakte gespeichert. Zur
Navigation durch die Ordnerstruktur klicken Sie mit der linken Maustaste auf den zu öffnenden Ordner oder die
zu öffnende Datei.
76

Voraussetzung ist, dass das Programm mit dem die Datei geöffnet werden soll, auf dem Rechner installiert ist.
So können Sie aus der elektronischen Akte Worddokumente öffnen oder auch technische Zeichnungen. Sie
benötigen "nur" das entsprechende Programm zur Anzeige oder Bearbeitung der Datei auf Ihrem Rechner.
Ist einem Kundenkonto noch keine elektronische Akte zugeordnet worden, so klicken Sie auf die Schaltfläche
"Neu" und wählen im Kontextmenü den Eintrag "Neue Akte". Es wird folgende Dialogbox angezeigt:
Abbildung 128 - Elektronische Akte erstellen
Mit Klick auf „Kopieren“ wird das Verzeichnis in der angezeigten Ordnerstruktur auf Basis der Masterakte angelegt.
Mit Einsatz des in der WDV verfügbaren Moduls Archivierung entfällt die elektronische Akte und alle Dokumente
werden im WDV Archiv archiviert. Die archivierten Dokumente können verschiedenen WDV Objekten zugeordnet
werden. Die Organisation erfolgt komplett über das WDV-Archiv.
Weitere Informationen zum Archiv erhalten Sie über das Benutzerhandbuch Archivierung oder besuchen Sie
eine unserer PRAXIS Academy Schulungen.
9.1.4 Was-wurde-getan
Die Funktion "Was-wurde-getan" wurde bereits im Abschnitt klassisches Angebot beschrieben.
In der KundenPflege befindet sich die Erfassungsmaske der vertrieblichen Aktivitäten, die nicht direkt einer
Ausschreibung oder einem Angebot/Auftrag zugeordnet werden können.
Abbildung 129 - Page - "Was-wurde-getan"
Die hier erfassten Einträge sollten dem Kunden allgemein zugeordnet werden können.
9.1.5 Kunden Verknüpfungen (Grafik)
Die Page Kundenverknüpfung dient der Darstellung geschäftlicher Verzweigungen des Kunden grafisch abzubilden.
Die Ansicht schafft Klarheit mit welchen anderen Unternehmen der Kunde verbunden ist. So kann der
Kunde im Zusammenhang mit seinen Mitgesellschaftern und Tochterunternehmen global betrachtet und bewertet
werden.
77

Abbildung 130 - Page - Verknüpfungen
Um den zusätzlich angezeigten Kundenkontakt zu öffnen, klicken Sie auf das angezeigte Dreieck rechts neben
dem Kundennamen. Die folgende Dialogbox wird eingeblendet.
Abbildung 131 - Verknüpfter Kunden
Zum Öffnen der Kundenstammdaten klicken Sie auf "Gehe nach:" und wählen dann den Eintrag "Lade Kunden
Stammdaten". Zum Öffnen der Vertriebsdaten nutzen Sie den Eintrag "Laden Kunden Vertriebsdaten". Wie der
Name es bereits sagt werden so die Kundendaten im Stammdatendialog oder in der Vertriebssteuerung geöffnet.
Der Datensatz steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Um das Übersichtsfenster wieder zuschließen,
klicken Sie erneut auf das Dreieck.
9.1.6 Angebote
Eine weitere Page ist die Page Angebote. Je nach Einstellung des Datums für die Wiedervorlage werden nach
Klick in die bei Aufruf noch leere Liste für den Kunden die erstellten Angebote angezeigt. In der Spalte sehen Sie
die aus dem Angebot resultierenden Aufträge und die jeweils zugeordnete Baustelle. Bereits auf dieser Page
kann der Anwender auf den ersten Blick erkennen, welches Angebot zum Auftrag wurde. Die Darstellung der
Angebote, Aufträge und Baustellen erfolgt als Link. Mit einem Doppelklick kann in den jeweiligen Datensatz
(Angebot, Auftrag oder Baustelle) verzweigt werden.
Abbildung 132 - Page - Angebote
9.1.7 GIS – Geografisches Informations System
Im Register GIS werden die Einstellungen des in die WDV integrierten geografischen Informationssystems für
das ausgewählte Kundenkonto festgelegt. Legen Sie fest, ob der Kunde in der Karte angezeigt werden soll und
ob die Darstellung abweichend zu den in den Einstellungen der Positionsvisualisierung erfolgen soll. Außerdem
werden Einstellungen getroffen in welcher Farbe, Form und Größe die Darstellung erfolgen soll.
78

Abbildung 133 - Page - GIS
Die Schaltfläche "Karte anzeigen" bietet folgende Möglichkeiten:
• Anzeige des Datensatzes
• Alle anzeigen
• Koordinaten aus der Karte zu übernehmen
• Route berechnen
Abbildung 134 - Anzeige des Datensatzes
Der Datensatz wird mit seiner geografischen Position angezeigt. Die Darstellung entspricht der Definition.
Alle Anzeigen:
Zeigt alle Kundenkontakte auf der Karte an.
79

Abbildung 135 - Alle anzeigen
Koordinaten aus der Karte zu übernehmen:
Mit dieser Funktion gelingt es den Kundenkontakt auf der Karte frei zu positionieren. Klicken Sie dazu mit der
rechten Maustaste auf die gewünschte Position in der Karte und wählen Sie den Befehl "Koordinaten setzen",
danach klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den neuen Punkt und wählen nun den Befehl "Koordinaten
übernehmen". Diese Funktion hat bei der Geocodierung von Baustellen eine besondere Bedeutung, da
diese nicht immer mit einer festen postalischen Adresse geocodiert werden können.
Route berechnen:
Wichtige Funktion zur Routenberechnung direkt aus dem Programm heraus. Klicken Sie auf den entsprechenden
Eintrag im Menü - es öffnet sich folgende Ansicht:
80

Abbildung 136 - Routen berechnen
Zur Auswahl des Zieles wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der ersten Spalte. Es empfiehlt sich die Eingabe
vom Personenkonto, wenn die Route zu einem in der WDV angelegten Personenkonto berechnet werden soll
oder Sie wählen die Tabelle „Orte“, wenn eine frei wählbare Adresse eingegeben werden soll.
Sind beide Berechnungspunkte festgelegt worden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Route berechnen". Die Route
wird in der Karte angezeigt. Über die Pages Wegliste werden die Punkte auf der Route angezeigt. Über die
Page Einstellungen können für die Route geltende spezielle Einstellungen getroffen werden.
81

Abbildung 137 - berechnete Route anzeigen
Die Schaltfläche "Nächste Alternativroute" bietet wie der Name bereits sagt die Berechnung einer Ausweichstrecke
an. Die Darstellung der Routen erfolgt in abweichenden Farben.
Abbildung 138 - Alternativroute
Berechnen Sie so bis zu 4 Ausweichrouten. Weitere Detailinformationen zu den Routen erhalten Sie rechts
unten im Fenster.
82

Über die bereits angesprochene Page "Einstellungen“ können Sie zu berücksichtigende Details bei der Routenermittlung
einstellen. Nachfolgend sehen Sie das entsprechende Fenster für die Erfassung von zu berücksichtigten
Einstellungen bei der Routenermittlung.
Abbildung 139 - Einstellungen für Routenberechnung
9.1.8 Infobereich
Im rechten oberen Bereich der KundenPflege wird eine Informationsbox angezeigt. Diese Box kann über verschiedene
Register mit verschiedenen Inhalten befüllt werden. Zu Auswahl stehen:
Abbildung 140 - Infobereich - Termine
Hier werden die Termine mit Kundenbezug angezeigt. Zur Anzeige kommen die Termine aller Mitarbeiter.
Abbildung 141 - Infobereich - Kundendaten
83

Strecke zur Kundenzentrale Adresse aus der KundenPflege.
Abbildung 142 - Infobereich - Umsätze Waage
Es werden die Waageumsätze des Kunden angezeigt.
Abbildung 143- Infobereich - Finanzen
Zur Anzeige kommen die Informationen aus den offenen Posten, Kreditlimits und Zahlungsbedingungen.
Abbildung 144 - Infobereich - Angebote, Aufträge, Lieferscheine
Anzeige und Verzweigung von Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen des Kunden.
9.1.9 Detailinfo
Über die auf der rechten Seite der KundenPflege befindlichen Schaltflächen können Sie sich weitere Informationen
zum Kunden anzeigen lassen.
Die Detalinfo öffnen Sie mit einfachem Klick auf die entsprechende Schaltfläche der KundenPflege. Es öffnet
sich ein Untermenü, aus dem der Anwender die weitere Verzweigung auswählen kann.
Abbildung 145 - Verzweigung Detailinfo
Kundenstamm
Um die Stammdaten des Kunden zu bearbeiten klicken Sie bitte auf den Menüeintrag "Kundenstamm". In die
neu angezeigte Stammdatenmaske werden die Daten des Kunden geladen. Der Stammdatendialog steht zur
Bearbeitung bereit.
84

Abbildung 146 - Stammdaten des Kunden
Kundeninfos
Bei Auswahl der Kundeninfos werden in einem neuen Fenster weitere Informationen zum Kunden angezeigt.
Die neue Maske unterteilt sich in drei Register, über die verschiedenen Daten abgerufen werden können.
Das Register Umsatzentwicklung zeigt Ihnen in einem Mehrjahresvergleich die Umsatzentwicklung des Kunden
an.
Abbildung 147 - Kunden Info - Umsatz Entwicklung
85

Im zweiten Register wird der Baustellenfortschritt grafisch dargestellt. Es wird dem Anwender in einem Säulendiagramm
dargestellt, welche Mengen geliefert wurden und welcher Betrag damit erzielt wurde. Die Anzeige
ist nach Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Belegen aufgeteilt.
Im linken Bereich des Fensters wird in Explorer Struktur die Verzweigung in die Angebote, Aufträge, Lieferscheine
und Belege angeboten. Es ist jede Gruppe gegliedert nach der Herkunft der Belege (Standard, Handel
und Container). Wird die gewünschte Rubrik geöffnet, kann mit einem Doppelklick der jeweilige Beleg im Belegfenster
geöffnet werden. So gelingt die Verzweigung in Angebote, Aufträge, Lieferschein und Belege ohne
das jeweilige Modul aufzurufen. Das Recht an dem Modul genügt.
Abbildung 148 - Kunden Info - Baustellen Fortschritt
Kundenpreise:
Das dritte Register zeigt dem Anwender die, für den Kunden festgelegten Kundenpreise an. Es wird unterschieden
nach Kunden-Baustellen-Preisliste, Baustellensonderfrachten und Kunden-Preislisten.
Abbildung 149 - Kunden Info - Kundenpreise
86

Mit Doppelklick kann die jeweilige Preisliste zur Bearbeitung geöffnet werden.
Um die Anzeige weiter einzugrenzen, haben Sie die Möglichkeit nach Baustelle, Artikel und/oder Werk zu selektieren.
Die Anzeige wird entsprechend angepasst.
Statistiken
Der Untermenüeintrag Statistiken ermöglicht den Aufruf verschiedener Auswertungen. Bitte wählen Sie als
erstes die gewünschte Statistik aus. Dazu klicken Sie auf das Dropdownmenü für die Auswahl der verfügbaren
Statistiken.
Abbildung 150 - Vertriebsauswertungen
Nach dem Sie die gewünschte Statistik ausgewählt haben, wird die Statistik zunächst ohne Daten angezeigt.
Zum Berechnen der Daten und Füllen der Statistik klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Rechnen". Der gewählte
Report wird angezeigt.
Abbildung 151 - Vertreter Auftrags Umsatz
Vor Ausgabe des Reports ist die Eingabe eines Vertreters notwendig. Seine Daten werden mit dem nächsten
Klick auf „Rechnen“ geladen.
87

Abbildung 152 - Vertreter Auftrags Umsatz Details
Zur Anzeige der Auftragsdetails wählen Sie das Register „Aufträge“. Ein Doppelklick auf die Auftragsnummer
öffnet den gewählten Auftrag.
Abbildung 153 - Neukunden Umsatz
Sie möchten wissen, welchen Kunden Sie in einem bestimmten Zeitraum hinzugewonnen haben? Die Auswertung
gibt Ihnen Klarheit auch darüber. Bitte geben Sie dazu die Wochen, die betrachtet werden sollen ein und
klicken dann auf "Rechnen". Im Auswertungsfenster werden die neuen Kunden aufgelistet. Der Anwender
erhält Informationen zum erzielten Umsatz und dem Rohertrag bezogen auf den einzelnen Kunden. Als Summe
wird der jeweilige Umsatz angezeigt.
88

Abbildung 154 - Anteil Passivkunden
Als Gegenstück möchten Sie wissen, mit welcher Kunde Sie im frei definierbaren Zeitraum keinen Umsatz gemacht
haben. Die Statistik „Anteil Passivkunden“ bietet Ihnen darüber Aufschluss. Neben der Anzeige des Kunden
wird Ihnen auch das Datum des letzten Umsatzes angezeigt.
Preisinfo
Eine Übersicht der Preise in druckbarer Reportform wird über den Menüpunkt Preisinfo angeboten.
Abbildung 155 - Übersicht Preise
89

Drucken
Unter dem Menüpunkt wird der Ausdruck des Reports „Kundeninformationen“ angeboten.
Abbildung 156 - Kundeninformation
9.1.10 Angebot
Über die Schaltfläche "Angebot" gelangen Sie mit einem Klick in die Neuerfassung eines Angebots.
Abbildung 157 - Erfassungsmaske Angebot
9.1.11 Gehe-zu
Die Schaltfläche "Gehe zu" bietet dem Anwender die Möglichkeit in verschiedene Programmbereiche zu verzweigen.
90

Abbildung 158 – Optionen "Gehe-zu"
An dieser Stelle besonders hervorzuheben ist sicher das Kunden-Infocenter. Über diesen Menüpunkt rufen Sie
eine Vielzahl von Statistiken zum Kunden auf. Über die Registereinträge wählen Sie den gewünschten Themenbereich
aus. Nachfolgend wird auf wesentliche Punkte eingegangen.
Kundeninfo-Center
Das Kundeninfo-Center liefert eine Vielzahl von Statistiken. Jede Statistik wird zunächst
über den zugeordneten Registereintrag geöffnet. Je nach Informationsgehalt
der Statistik werden auf der Oberfläche verschiedene Unterberichte angeboten. Zur
Auswahl eines solchen Unterberichts klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link.
Kundenstammblatt:
Öffnen Sie einen Report, der als Ausdruck für den Kundenbesuch für den Vertriebsaußendienst unverzichtbar
ist, es werden alle Kontaktdaten zusammengefasst. Darüber hinaus werden Informationen wie Zahlungsart und
-konditionen sowie Kreditlimits und die aktuellen offenen Posten angezeigt
Abbildung 160 - Kundenstammblatt
Abbildung 159 - Reportauswahl
Im Screenshot nicht sichtbar - es erfolgt außerdem der Andruck der letzten vertrieblichen Aktivitäten aus den
Einträgen, die unter "Was- wurde-getan" in der KundenPflege erfasst wurden.
91

Preislisten:
Das Register bietet in übersichtlicher Form alle Arten von Preislisten aus der WDV zum Ausdruck an. Die Auswahl
der anzuzeigenden Preisliste treffen Sie mit einem Klick auf die gewünschte Preisliste im Fenster links
unten.
Abbildung 161 - Preislisten
Mehrjahresvergleich:
Eine informative Mehrjahresstatistik mit Kundenbezug kann über den Registereintrag "Mehrjahresvergleich"
aufgerufen werden. Es werden Liefermengen und -werte aus dem aktuellen Jahr und Monat mit den Werten
aus vorangegangenem Jahr bzw. vorangegangenen Monat verglichen. Zur Anzeige kommen weiterhin die
durchschnittlichen Werte und der Anteil des Artikels an der Gesamtmenge der Artikelgruppe in Prozent bezogen
auf den gewählten Kunden.
Abbildung 162 - Mehrjahresvergleich
92

Baustellenübersicht:
Um den Report der Baustellenübersicht anzuzeigen, ist es erforderlich, dass die Informationen zu Baustellen
angezeigt werden sollen. Wählen Sie dazu das Dropdownmenü oben links aus und stellen dieses Menü auf
Baustelle um.
Abbildung 163 - Selektion nach Baustelle oder Kunde
Danach selektieren Sie die anzuzeigende Baustelle. Sie erhalten im Report Daten der letzten Lieferung,
93

Abbildung 164 - Baustellenstammdatenblatt
Mit Klick auf den unterstrichenen Text können Sie in die jeweilige Information verzweigen. Zur Auswahl stehen:
• Lieferungen
• Kunden-Baupreislisten
• Sonderfrachtpreislisten
• Rabattlisten
Statistik:
Eine besonders wertvolle Auswertung kann über das Register "Statistik" aufgerufen werden. Der Report gibt
die TOP 10 der Artikelmengen und auf der unteren Hälfte die Top 10 der Artikelumsätze an.
Abbildung 165 – Statistik 1
Im Report unten rechts wird der Link "Zeitliche Verteilung" angezeigt.
Wird dieser Link angeklickt, öffnet sich ein Unterbericht, der die Verteilung von Artikelerlösen und Artikelmengen
auf die einzelnen Monate als Liniendiagramm anzeigt.
94

Abbildung 166 - Statistik Verteilung von Artikelerlösen
Auf den Folgeseiten des Reports werden die monatlichen Statistiken in Listenform dargestellt.
Abbildung 167 - Erlöse in Listenform
Umsatzentwicklung 1:
In grafischer Form wird die Entwicklung der Artikelumsätze im Report dargestellt.
95

Abbildung 168 - Umsatzentwicklung 1
Auf den Folgeseiten werden die Mengen je Artikelgruppe, Durchschnittspreise als Liniendiagramm dargestellt.
Auf der letzten Seite erhält der Anwender die Daten in Listenform.
Abbildung 169 - Artikelgruppe
Abbildung 170 - Durchschnittspreise
96

Abbildung 171 - Auswertung nach Artikelgruppe
Rechnungsübersicht Infocenter:
Abbildung 172 - Rechnungsübersicht
Im unteren Bereich des Reports werden zwei Links angezeigt, über die in verschiedene Detailstufen verzweigt
werden kann.
Auswertungen Belegstatistik am Beispiel Rechnungen.
Öffnet die Rechnungsübersicht des Kunden als Liste.
97

aktuelle Aufträge:
Das Register "aktuelle Aufträge" bietet einen Überblick über die Aufträge des Kunden. Die Darstellung erfolgt in
Listenform und im unteren Abschnitt des Reports als Liniendiagramm.
Abbildung 173 - aktuelle Aufträge Liste
Abbildung 174 - Aufträge in Liniendiagramm
Neuer interner Termin & Zeige internen Kalender
Die WDV verfügt im Zusammenhang mit der Vertriebssteuerung über einen WDV-internen Kalender, über den
alle vertrieblichen Aktivitäten geplant werden können.
Neuer interner Termin:
98

Wie der Name es schon vermuten lässt, öffnet sich hier eine Dialogbox zur Erstellung eines neuen internen
Termins im WDV-internen Kalender. Im neu erstellten Termin laden Sie Mitarbeiter des eigenen Unternehmens
mit ein.
Abbildung 175 - neuer Termin
Außerdem können über das Register „Anhang“ zusätzliche Verknüpfungen zu Ausschreibungen, Angeboten,
Aufträgen sowie externe Daten. vorgenommen werden. Die Anhänge stehen jedem eingeladenen Mitarbeiter
als Information zur Verfügung und können aus dem Termin direkt geöffnet werden.
Abbildung 176 - Terminanhang
Zeige internen Kalender:
Öffnet die Kalenderansicht des internen Kalenders.
99

Abbildung 177 - interner Kalender
Neue Mail & Neue Mail an Kunde
Über die Links "Neue Mail" und "Neue Mail an Kunde" bietet die WDV eine direkte Verlinkung zum E-Mail Client
Microsoft Office. Der Menüpunkt "Neue Mail" öffnet den E-Mail Client ohne irgendwelche Eintragungen in
der Adresse.
Bei Auswahl des Menüeintrags "Neue Mail an Kunde" wird dem Anwender eine Auswahlbox mit den Kontaktinformationen
zum Kunden angezeigt, Wählen Sie durch das Setzen des entsprechenden Häkchens die einzelnen
Empfänger der E-Mail aus.
Abbildung 178 - Neue Mail an Kunde
Wird dieser Dialog mit F5 oder "OK" bestätigt werden die ausgewählten Empfänger bereits in die Adressfelder
der neuen E-Mail vorgetragen. Der Anwender kann nun den individuellen Text seiner neuen Nachricht erfassen.
Der mühselige Weg E-Mail Adressen aus der WDV in Outlook zu kopieren, entfällt damit gänzlich.
Abbildung 179 - übernommene E-Mail Adressen
Outlook
Es besteht innerhalb der WDV bei Einsatz von Microsoft Outlook die Möglichkeit, Aktivitäten in Ihrem Outlook
auszulösen. Es ist nicht erforderlich, Outlook zu diesem Zweck bereits geöffnet zu haben.
100

Der Menüpunkt „Gehe-zu“ in der KundenPflege oder in einem Angebot lässt es zu, in Outlook einen neuen
Termin oder eine neue Aufgabe zu kreieren.
Abbildung 180- Verzweigungen nach Outlook
Außerdem kann so auf direktem Weg in den Posteingang, den Kalender oder die Aufgaben in Outlook verzweigt
werden. Der Anwender verfolgt in der WDV eine Ausschreibung oder ein Angebot und möchte im Zuge
eines Telefonats schnell überprüfen, ob ein vorgeschlagener Termin zu einem bestimmten Zeitpunkt möglich
ist. Er klickt in „Angebot“ oder „Ausschreibung“ einfach auf „Gehe-zu“, wählt dann im Untermenü Outlook aus
und wählt danach die Option „Zeige Kalender“. Es öffnet sich die Kalenderansicht von Microsoft Outlook.
Kalenderabgleich zwischen WDV und MS Outlook
Es wurde eine Funktionalität umgesetzt, welche es ermöglicht, MS Outlook über einen Exchange Server mit
dem Kalender der WDV zu synchronisieren. Das heißt, wird im Kalender des einen Systems ein Termin eingetragen,
so erscheint dieser automatisch auch im Kalender des anderen Systems. Es besteht außerdem die Möglichkeit,
die Daten über den Exchange Server auf ein mobiles Gerät zu übertragen.
Die Voraussetzungen für die Verwendung der Outlook Exchange Integration sind wie folgt:
• MS Outlook 2010
• das Vorhandensein einer Exchange-Server-Anbindung von Outlook
• eine Domänenumgebung
• PxServices unter einem Nutzer, dem Schreib- und Lesezugriffe auf alle benötigten Outlook-Ordner
eingeräumt wurden.
WDV-seitig ist es erforderlich, dass im Mitarbeiterstamm das gewünschte Outlook/Exchange-Konto zugewiesen
wird.
101

Abbildung 181 - Mitarbeiterstamm
Im Mitarbeiterstamm existiert hierfür das Feld „Outlook/Exchange“. Hier wird das Outlook-Konto angegeben,
mit welchem später die Termine abgeglichen werden sollen.
Import von E-Mails oder externen Dateien
Eine E-Mail aus der WDV hat der Anwender wie beschrieben nun verfasst und gesendet. Doch wie ist nun vorzugehen,
wenn der Angeschriebene antwortet und sich die E-Mail im Posteingang von Microsoft Outlook befindet?
Zu diesem Zweck können Sie eine Funktionalität der WDV nutzen, die Elemente aus Outlook per Drag & Drop
(Ziehen & Fallenlassen) in die WDV importiert. Dazu gehen Sie wie folgt vor. Ihr Outlook und die WDV haben
Sie in Windows jeweils über Teilbildfenster geöffnet. Beide Fenster liegen entweder direkt nebeneinander oder
überlappen sich. Die empfangene E-Mail können Sie auf die Oberflächen von Outlook (im Posteingang) mit der
linken Maustaste markieren und dabei die Maustaste gleich gedrückt halten. Bei gedrückt gehaltener Maustaste
ziehen Sie die markierte Datei aus Outlook heraus auf die Oberfläche der WDV. Am Mauszeiger wird die
Funktion des Kopierens durch ein kleines angehängtes + angezeigt. Auf der Oberfläche der WDV angekommen,
lassen, Sie die Maustaste einfach wieder los.
102

Abbildung 182 - Drag & Drop
Wenn Sie die Maustaste losgelassen haben (fallenlassen), öffnet sich ein Fenster zur Archivierung und lässt nun
zu, dass das Element in der WDV archiviert wird und an Vorgänge wie Angebote, debitorische oder kreditorische
Belege oder Lieferpapiere angehängt wird.
Im neu geöffneten Fenster wählen Sie zur einfachen Archivierung des Elements den Punkt „Archivieren“. Wollen
Sie das Element einem Vorgang zuordnen, dann wählen Sie die Option „Anhängen“. Bei einigen Dateiarten
kann im Archivierungsfenster eine Vorschau auf die Datei angezeigt werden.
Abbildung 183 - Archivierung
Die gleiche Verfahrensweise wählen Sie, wenn Sie Daten aus dem Windows-Explorer in die WDV importieren
wollen. Statt Outlook haben Sie dazu den Windows Explorer als Teilbild geöffnet, aus dem Sie die Datei einfach
auf die WDV Oberfläche ziehen können.
Vorlage Schriftwechsel WinWord
Wird ein Anschreiben in Form eines individuellen Briefes an den Kunden benötigt? Diese Post wird in Microsoft
Word erstellt ausgedruckt und versendet. Nicht selten verfügen die Unternehmen bereits über vorgefertigte
Vorlagen, wie Sie in Microsoft Word erstellt werden können.
103

Nun kann der Anwender sicher auch den Button „Adresskopie“ in der Vertriebssteuerung betätigen und die
kopierte Adresse in die Wordvorlage einfügen. Wesentlich einfacher ist es, in der Vertriebssteuerung über den
Button „Gehe-zu“, Untermenü "Vorlage- Schriftwechsel WinWord" - "Vertrieb Schriftwechsel" ein vordefiniertes
Worddokument als Vorlage zur weiteren Bearbeitung zu öffnen.
Abbildung 184 - individuelle Post an Kunden
In der obigen Darstellung wurde ein Dokumentgruppentyp mit der Bezeichnung „Vorlage-Schriftwechsel Win-
Word“ definiert. Innerhalb dieser Gruppe wurde ein Dokumenttyp mit der Bezeichnung "Vertrieb Schriftwechsel"
erstellt.
Wählt der Anwender innerhalb der Vertriebssteuerung aus der KundenPflege nun diesen Dokumenttyp, so
öffnet sich ein Auswahlfenster, das der Anwender die Ansprechpartner des Personenkontos zur Auswahl vorschlägt.
Denn Sie wollen ja Ihre Post möglichst persönlich adressieren!
Abbildung 185 - Auswahl Ansprechpartner
Der Anwender wählt seinen Ansprechpartner per Doppelklick oder Auswahl des Datensatzes und dann F5 aus.
Danach öffnet sich bei aktivierter Archivierung die festgelegte Beschlagwortungsmaske, hier werden die Daten
wie Kundennummer und eine Beschreibung zum Dokument erfragt. Mit der Erfassung der Daten wird das neue
Dokument archiviert.
Abbildung 186 - Beschlagwortung für Archiv
104

Ohne Archivierung erhalten Sie die Aufforderung, eine Datei anzulegen. Dafür wird ein Dateiname benötigt. Als
Speicherort wird die für den Kunden angelegte elektronische Akte verwendet.
Abbildung 187 - Datei anlegen für Dokumentverwaltung
Ob mit oder ohne Archivierung, nach Abschluss der oben genannten Prozesse wird das gespeicherte Dokument
mit den Daten aus der WDV zur weiteren Bearbeitung in Microsoft Word geöffnet.
Externe und archivierte Dokumente
Abbildung 188 - erstelltes Schreiben in Word
Um in der WDV über externe Dokumente verfügen zu können, besteht die Möglichkeit, Dokumente über das
Dokumentenmanagementmodul in einen für den kundenspezifischen Ordner zu verwalten. Speichern Sie dazu
alle Dokumente in die jeweilige Ordnerstruktur.
105

Abbildung 189 - Dokumentverwaltung - elektronische Akte
Werden die Daten in einem bestimmten Zusammenhang benötigt, dann wird das Dokument z.B. als Anhang in
einem Termin registriert und steht so zum Aufruf aus diesem Termin heraus zu Verfügung.
Abbildung 190 - Termin mit Anhängen
Externe Dokumente archivieren:
In der WDV ist ein Archivsystem vollständig integriert. Es können alle eingehenden und ausgehenden Dokumente
im Archiv gespeichert und Vorgängen zugeordnet werden.
Eingehende Dokumente können im Workflow des Unternehmens automatisiert archiviert werden. Die Beschlagwortung
wird vom System automatisiert vorgenommen.
Die im Vertrieb eingehenden und verwendeten Dokumente sind aber oftmals so individuell, dass eine manuelle
Beschlagwortung erforderlich ist.
106

Nutzen Sie dafür die Funktion Drag & Drop. Die Funktion wurde bereits im Kapitel Import von E-Mails oder
externen Dokumenten beschrieben.
Abbildung 191 - Drag & Drop aus dem Windows Explorer
Auch in der Postbox können eingescannte und zwischengespeicherte Dokumente manuell in das WDV Archiv
übernommen werden.
Abbildung 192 - Postbox
Mit der Übernahme des eingescannten Dokuments wird die Beschlagwortungsmaske geöffnet. Stammdatenunterstützt
weisen Sie dem Dokument z. B. eine Kundennummer zu. Geben dem Dokument eine dem Inhalt entsprechende
Beschreibung. Mit einem Klick auf "OK" wird das Dokument archiviert.
107

Abbildung 193 - Beschlagwortung
Archivierte Dokumente können im Anschluss einem Termin zugeordnet werden. Wählen Sie dazu auf der Page
Anhänge des Termins in der Spalte Kategorie die Archivierungsdaten aus.
Abbildung 194 - Archivierungsdaten an Termin anhängen
Danach klicken Sie in der Spalte Kennzeichen auf das Lupensymbol oder betätigen F9, es öffnet sich die bereits
bekannte Beschlagwortungsmaske. Nach Eingabe von Eingrenzungsmerkmalen klicken Sie auf "Suchen". In der
Liste im unteren Bereich des Fensters werden die gefundenen archivierten Dokumente angezeigt. Markieren
Sie jetzt das gewünschte Dokument und bestätigen Ihre Auswahl mit "OK" oder F5.
Abbildung 195 - Archiv durchsuchen
108

Das selektierte Dokument wird als archiviertes Dokument am Termin angehängt.
Abbildung 196 - Termin mit Anhang
9.2 WorkGroup
Wie bereits in der Ausarbeitung mehrfach erwähnt, steht mit der Ansicht WorkGroup eine für den vertrieblichen
Prozess sehr übersichtliche Ansichtsoberfläche zu Verfügung. Zur Aktivierung der Ansicht klicken Sie in der
Menüleiste auf "Ansicht" und wählen in Untermenü den Eintrag "WorkGroup"
Abbildung 197 - WorkGroup Startseite
Den umfangreichsten Überblick ermöglicht die Ansicht "Hauptseite Vertrieb". Zur Auswahl klicken Sie auf den
Link "Vertrieb" und aktivieren die Ansicht Hauptseite Vertrieb durch einen einfachen Klick auf "Hauptseite
Vertrieb".
Es wird nun die folgende Ansicht angezeigt.
109

Abbildung 198 - Hauptseite Vertrieb
Die WorkGroup Ansicht bietet Ihnen eine Vielzahl von Verlinkungen in verschiedene Programmbereiche der
WDV. Es lassen sich über die erste Zeile neue Termine, Notizen oder interne Mails erstellen. Als tabellarische
Ansicht werden direkt darunter die aktuell anstehenden und zurückliegenden Termine angezeigt.
Um einen Termin zu öffnen, klicken Sie diesen mit einem einfachen Klick mit der linken Maustaste an.
Top 3 Wiedervorlagen:
Es werden sortiert nach Wiedervorlagedatum aktuelle und zurückliegende Ausschreibungen, Angebote, Aufträge
und Kunden angezeigt. Um in den entsprechenden Dialog zu verzweigen, klicken Sie mit der linken Maustaste
auf den entsprechenden Link.
ACHTUNG: Es sind in der Anzeige sowohl das jeweilige Objekt (Ausschreibung, Angebot und Auftrag) verlinkt
aber auch die zugehörigen Stammdaten sind per Link erreichbar. Um den Stammdatendialog des Kunden zu
öffnen, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Kundenbezeichnung und klicken an dieser Stelle mit der linken
Maustaste einmal. Es öffnet sich der Stammdatendialog des gewählten Kunden. In gleicher Weise kann auch in
die Baustelle verzweigt werden.
Abbildung 199 - Top 3 der Wiedervorlagen
Wird auf das kleine Pfeilsymbol z.B. rechts neben Angebote geklickt, wird in einer neuen Darstellung der entsprechenden
Detailseite Angebote geöffnet. In gleicher Weise gehen Sie vor, um in die Details für Ausschreibungen,
Aufträge oder Kunden zu gelangen.
110

Abbildung 200 – Linke zur Detailseite Angebote
Abbildung 201 - Detailseite Angebote
Um wieder auf die Hauptseite Vertrieb zurück zu gelangen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Pfeil
nach links.
Abbildung 202 - Zurück
Im unteren Bereich der Hauptseite Vertrieb werden dem Anwender die Top 3 der auslaufenden Objekte angezeigt.
Die Verlinkung entspricht der bereits beschriebenen.
Abbildung 203 - auslaufende Objekte
Vertretungsregelungen
Es lassen sich in der WDV Vertretungsregelungen erfassen. So können dauerhaft oder auch zeitlich befristet
(Urlaub oder Krankheit) die Daten eines anderen Vertreters eingesehen und bearbeitet werden.
Die Vertretungsregelung wird unter "Stammdaten" - "Konten" - "Vertretungsregelungen" definiert.
Um die Daten eines Mitarbeiters, den der aktuelle Anwender vertritt anzuzeigen wird in der Rubrik "Daten für
Vertreter/Berechtigte" das Dropdownmenü geöffnet und der gewünschte Vertriebsmitarbeiter ausgewählt. Die
Ansicht WorkGroup wird sofort aktualisiert.
Abbildung 204 - Daten für Vertreter
111

Telefonbuch:
Zur Suche nach der Telefonnummer eines Ansprechpartners kann über den Link "Allgemein" - "Telefonbuch"
folgende Ansicht geöffnet werden. Geben Sie den Namen des Ansprechpartners oder des Kunden in das zugehörige
Eingabefeld ein und klicken danach auf "Suchen". Es wird Ihnen eine Liste aller Treffer angezeigt.
Abbildung 205 - WorkGroup Telefonbuch
Außerdem werden noch folgende weitere Ansichten in der WorkGroup angeboten:
Kalender:
In dieser Ansicht kann die Kalenderansicht der WorkGroup geöffnet werden.
Abbildung 206 - WorkGroup Kalender
Außerdem ist es möglich den WDV Kalender zu laden oder einen neuen internen Termin zu erstellen.
Interne Mails:
Über diesen Link besteht die Möglichkeit, interne Mails zu laden oder eine neue interne Mail zu erstellen.
Abbildung 207 - interne Mails
Notizen:
Es können neue Notizen erfasst werden oder die Anzeige der Notizenseite in der Workgroup aktiviert werden.
112

Abbildung 208 - WorkGroup Notizen
Faktura:
Verzweigen Sie in die Hauptseite Faktura oder lassen sich die Liste der gesperrten Kunden oder Top 10 der
offenen Posten anzeigen.
Abbildung 209 - WorkGroup Faktura
Reporting:
Es werden die verfügbaren Statistiken aus der Rubrik "verschiedene Statistiken" angezeigt. Zum Öffnen klicken
Sie eine Statistik einfach mit der linken Maustaste an. Es öffnet sich der Dialog für die Erfassung der benötigten
Reportparameter.
Abbildung 210 - WorkGroup Reporting
weitere Ansichten:
Öffnen Sie über den Link „Ausschreibungen“ die WDV Ansicht zur Anzeige der Ausschreibungen und Submissionen
auf den PRAXIS-Portal.
113

Abbildung 211 - WorkGroup weitere Ansichten
9.3 Unterstützung Telefonmodul
Mit Einsatz des Telefonmodules erlebt der Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst eine nachhaltige Unterstützung
in seiner Arbeit. Unter der Voraussetzung, dass die Stammdaten des Kunden und natürlich die der Ansprechpartner
exakt gepflegt werden, hat der Anwender nun die Möglichkeit mit einem Mausklick die Telefonnummer
des Ansprechpartners zu wählen und erspart sich so Zeit, und die Fehler beim Abtippen der Telefonnummer
entfallen.
Abbildung 212 - Anrufüberwachung
Besonders nachhaltig wird die Unterstützung allerdings bei eingehenden Anrufen. Da die WDV in der Kunden-
Pflege über vollständige Informationen zum Kunden und den Ansprechpartnern verfügt kann nun anhand der
übertragenen Telefonnummer des Anrufers eine vordefinierte Aktion in der WDV ausgelöst werden.
Folgender Ablauf ist nun umsetzbar:
• der Interessent oder Kunde ruft in Ihrem Vertriebsbüro an
• die Telefonnummer des Anrufers wird von der Telefonanlage erkannt und an die WDV übergeben
• die WDV sucht in den Stammdaten des Kunden nach der übergebenen Telefonnummer
• wird die Telefonnummer gefunden, wird in einer Dialogbox der Namen des Anrufers und des Unternehmens
angezeigt
• in der KundenPflege wird das Kundeninformationscenter angezeigt
114

Abbildung 213 – zu öffnender Report bei eingehenden Anruf
Die beschriebenen Aktionen finden bereits vor Annahme des Gesprächs statt. Der Vertriebsmitarbeiter kennt
den Namen des Anrufers und seines Unternehmens noch bevor er das Gespräch angenommen hat. Ein wertvoller
Vorteil, da der Vertrieb von der Persönlichkeit lebt.
Mit der Anzeige des Kunden-Infocenters verfügt der Anwender über folgende Informationen zum Kunden:
• Stammdaten
• Preislisten
• Mehrjahresvergleich
• Baustellenübersicht
• Statistik
• offenen Posten
• Saldenliste
• Ausschreibungen
• verlorene Angebote
• aktuelle Aufträge
• Liefermengen
Mit der geöffneten KundenPflege hat der Anwender die besten Voraussetzungen, um weitere Aktionen auszuführen.
Der Sprung in eine Ausschreibung ist genauso möglich wie das Öffnen eines Angebots des Kunden, um
dann Änderungen vorzunehmen oder gar direkt in einen Auftrag umzuwandeln.
9.4 Vertreter - Tourenplanung
Eine weitere Entwicklung und ab der WDV 2012 verfügbar ist die Vertreter - Tourenplanung.
Es ist im Vertrieb immer erforderlich, mit dem Kunden ins persönliche Gespräch vor Ort zu kommen. Es werden
Kundenbesuche und Baustellenbegehungen geplant diese sollen möglichst optimal mit weiteren feststehenden
und geplanten Außenterminen verbunden werden. Diese Aktivitäten erfordern ein Höchstmaß an Organisationsgeschick
vom Planer.
115

Da Sie in der WDV über alle erforderlichen Stammdaten verfügen, und diese geocodiert vorliegen, gelingt die
optimale Tourenplanung mit wenigen Mausklicks. Sie können einen oder mehrere Kundenbesuche in einer
bestimmten Region mit weiteren ergänzenden Vor-Ort-Terminen verbinden.
Abbildung 214 - Tourenplanung
In der Vertreter - Tourenplanung können Planungen für einzelne Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum
durchgeführt werden. Es werden bei der Planung fest vereinbarte Kundenbesuche optimiert, wobei Fahrtzeiten,
Pausen und Hotelübernachtungen mit in die Betrachtungen einbezogen werden. Von einem festen Termin
in einer Woche ausgehend, kann über die selektierte Woche eine vollständige Planung weiterer Kundenbesuche
geplant werden.
Nach Auswahl eines Vertreters und einer Kalenderwoche kann mit der Tourenplanung begonnen werden. Es
wird eine neue Tour für diese Woche erstellt, wahlweise können Sie diese Tour auch spezifisch benennen.
Die Tourenplanung beginnt logischerweise an Ihrem Unternehmen und führt im ersten Schritt direkt zum ersten
fest vereinbarten Termin der Woche.
Im ersten Schritt werden Fahrtzeit und Besuchszeit für den festen Termin berechnet. In der Anzeige sind farblich
verschieden markiert die Fahrtzeit und die geplante Kundenbesuchszeit. Es stehen dem Anwender weitere
Informationen zur Fahrtstrecke und Fahrtzeit zur Verfügung. Vor oder nach dem Termin ist an diesem Tage
noch ausreichend Zeit, einen weiteren Kundentermin in der Region mit in die Planung aufzunehmen. Die Funktion
"Station suchen" prüft nun zum Beispiel in den Kundenkonten mögliche weitere Kontakte für diese Tour.
Aufgabe des Programms ist es nun den festen Termin mit weiteren variablen Terminen in der Region zu verknüpfen.
Abbildung 215 - Abfrage der Optionen
Sie werden von der WDV abgefragt nach zu berücksichtigten Suchkriterien:
• Umkreis in Kilometern
• 1. Verantwortlichkeit im Kundenstamm
• Kunden mit Besuchsvormerkung
116

Nach Ausführen der Suche wird dem Anwender eine Vorschlagsliste angezeigt, die Besuchsalternativen mit
entsprechenden Angaben zu Entfernungen und Fahrtzeiten auflistet. Die Angabe erfolgt jeweils zum letzten
Kundenbesuch.
In gleicher Weise können auch Hotels in der Nähe zum letzten Kundentermin gesucht und selektiert werden. In
diesem Falle sind über "Station suchen" Hoteldaten auszuwählen. Nach Bedarf stehen zur Ergänzung der Route
folgende Stammdaten zur Auswahl:
• Personenkonten
• Baustellen
• Angebote
• Hoteldaten
• Restaurants
Als Voraussetzung gilt die ordnungsgemäße Stammdatenpflege inklusive der korrekten Geocodierung.
Abbildung 216 - Tourenplan Organisieren 1
Die Tourenplanung kann im Modul Vertreter - Tourenplanung über mehrere Tage zur Organisation zu einer
vollständigen Wochentour zusammengeführt werden.
Abbildung 217 - Tourenplan Organisieren 2
117

Vorteile der Vertreter - Tourenplanung:
• es werden nur die Personenkonten und Hoteldaten aus der Region vorgeschlagen
• frei einstellbarer Wirkungskreis
• Selektionsmöglichkeit der Besuchsziele
• Vertriebsinnendienst kann einfach Termine im näheren Umkreis des Außendienstes vereinbaren
• Optimierung des Wirkungskreises - keine langen Autofahrten zum nächsten Termin
• spart Zeit und minimiert den Aufwand
• mehr Kundenbesuche in der gleichen Zeit
9.5 Universelle Abfragen
Über „Abfragen“ können Sie nahezu Ihren gesamten vertrieblichen Aktionen organisieren. Wichtige Voraussetzung
ist natürlich die exakte Erfassung der Stammdaten des Kunden oder Interessenten und dies vor allem in
den Bereichen der Klassifizierung der Firma und des Ansprechpartners. Je besser die hier erfassten Informationen
sind, umso besser kann danach später selektiert werden.
Zu Verfügung stehen die Page Firmendaten in der KundenPflege der Vertriebssteuerung.
Abbildung 218 - KundenPflege - Firmendaten
Die spezifischen Daten zum Ansprechpartner erfassen Sie auf der Page Ansprechpartner und lassen sich mit
Rechtsklick auf die entsprechende Zeile die Ansprechpartnerdetails anzeigen.
118

Abbildung 219 - Ansprechpartner Details
Zur Auswertung der gespeicherten Informationen steht Ihnen das Modul universelle Abfragen zu Verfügung.
Über „Abfragen definieren“ legen Sie Ihre persönliche Abfrage z.B. auf Basis der gespeicherten Kundendaten
fest.
Abbildung 220 - Abfragedesigner
Es können die individuellsten Abfragen definiert werden. Sie wollen Ihre Kunden und Interessenten gezielt
ansprechen und suchen die Daten von:
• Geschäftsführer aus einer speziellen Branche
• alle Unternehmen ab einer definierbaren Größe des Unternehmens
• die Betriebsleiter der Niederlassungen Ihrer Kunden
Es gibt viele verschieden Anforderungen nach speziellen Selektionen der Kunden - aber die Antwort ist immer
die gleiche - universelle Abfrage der WDV.
In der Selektionsmaske können Sie die Kriterien für Ihre Abfragen gemäß der von Ihnen definierten Maskendefinition
eingeben.
119

Abbildung 221 - Kundenselektion
Das Ergebnis Ihrer Abfrage wird dann als Liste dargestellt.
Abbildung 222 - Abfrageergebnis
Zur gezielten Abarbeitung der Liste können Sie nun einen Doppelklick auf die gewünschte Kundennummer
ausführen. Im Kontextmenü wird das Öffnen des Vertriebskontos (für vertriebliche Aktivitäten) oder des Personenkontos
(zur Änderung der Stammdaten) angeboten. Wird das Konto in der gewünschten Option geöffnet,
stehen alle anderen Konten zur Bearbeitung in derselben Maske zur Verfügung.
120

Abbildung 223 - Navigationsleiste
Haben Sie den aktuellen Kontakt bearbeitet - dann wird der Kontakt zwischengespeichert, mit Klick auf die
Navigationsschaltfläche in der Titelleiste des Fensters kann in den nächsten Vertriebskontakt geklickt werden
um diesen weiter zu bearbeiten.
Werden die selektierten Kontaktdaten für weitere schriftliche Aktivitäten benötigt, dann exportieren Sie diese
Daten nach Excel. Klicken Sie dafür in der Anzeige Ihrer Auswahldatensätze der Abfrage mit Rechts in die Liste
und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag "nach Excel exportieren" aus.
Abbildung 224 - Excel Export
In der Excel Liste können Sie den Umfang der Daten jetzt so minimieren, dass nur noch die Daten für Ihren
Serienbrief oder Ihre Massenmail erhalten bleiben. Nach Speichern der Excel Datei starten Sie die Erstellung
Ihres Serienbriefes in Microsoft Word oder einer Massenmail im SuperMailer.
9.6 Serienbriefe & Massenmails
WDV-Abfragen und Serienbriefe
In der neu entstandenen und gespeicherten Excel Liste werden die zu verwendenden Feldnamen für die Seriendruckfelder
in der Zeile 1 angezeigt.
121

Abbildung 225 - exportierte Kundendaten
In der unteren Abbildung sehen Sie einen exemplarischen Serienbrief als Hauptdokument mit eingeblendeten
Adressfeldern, der auf Basis der oben abgebildeten Excel Liste entstanden ist.
Abbildung 226 - Seriendruckfelder in Word
Dem Anwender stehen nun die Möglichkeiten von Word für die Gestaltung des Serienbriefs und Excel für die
weitere Bearbeitung der Adressliste in vollem Umfang zur Verfügung.
WDV Abfragen und SuperMailer – ideal für Ihre Massenmails
Es stellt sich die Frage, sende ich die Informationen an den Kunden per Serienbrief oder lieber in einer Massenmail?
Die erstellte Abfrage liefert Ihnen nicht nur die Datenbasis für einen Serienbrief sondern bietet mit
Einsatz des SuperMailers auch gleich das perfekte Werkzeug für Ihren Massenmailversand.
Mit dem SuperMailer nutzen Sie ein effizientes Werkzeug für den Massenmailversand, der Ihnen einen hohen
Funktionsumfang und Flexibilität bietet. Außerdem ist der SuperMailer bei PRAXIS AG und seinen Kunden vielfach
erprobt. Für Ihre Massenmail erstellen Sie den Text über die Schaltfläche „Text der E-Mail“. Hier erfassen
Sie die Texte, die allen Empfängern mitgeteilt werden sollen. Im Grunde ist der Ablauf der Erstellung von Serienbriefen
sehr ähnlich.
122

Abbildung 227 - SuperMailer - Text der E-Mail
Bei der Erfassung der E-Mail können Sie nun sowohl eine Variante für Empfänger im HTML-Format als auch
eine für das Text-Format definieren. Beim Empfang der E-Mail wird vorab geprüft, in welchem Format der Empfänger
seine E-Mails öffnet und dieses Format wird dann auch nur angezeigt.
Basierend auf Ihrer Abfrage in der WDV und den gespeicherten Daten aus Excel oder Access bestimmen Sie nun
die Empfänger Ihrer E-Mail. Im Programm SuperMailer haben Sie nun die Möglichkeit, eventuelle doppelte E-
Mail Adressen zu bereinigen.
Abbildung 228 - SuperMailer Adressliste
Zur eigenen Kontrolle senden Sie sich direkt aus dem SuperMailer die E-Mail vor dem Versand an die Kunden
einfach einmal selbst zu.
PRAXIS bietet seinen Kunden und Interessenten Schulungen und Workshops an, die sich speziell mit der Integration
von Microsoft Office und SuperMailer in die WDV befassen. Kontaktieren Sie bitte Frau Rebecca Kohler
unter 036258-566-73 oder senden eine E-Mail an rebecca-kohler@praxis-edv.de. Wir unterbreiten Ihnen
gerne ein entsprechendes Angebot.
123

10 WDV 2012 Auswertungen
10.1 Vertriebsstatistiken
10.1.1 GIS-Auswertungen
Durch die Geocodierung der Stammdaten hat der Anwender die Möglichkeit, Auswertungen in der Kartenansicht
zu fahren. Für diesen Zweck wurden in der WDV kartenbasierende Auswertungen implementiert.
Rufen Sie die GIS-Statistiken über die Schaltfläche oder Menüpunkt "Statistik" auf und wählen dann im Untermenü
den Eintrag "GIS- Auswertungen". Sie erhalten folgende Ansicht zur Wahl weiterer Reporte.
Abbildung 229 - Auswahl GIS-Statistiken
Je nach Einstellung der WDV kann die geocodierte Anzeige eines Werkes, Kundenkontos oder einer Baustelle
unterschiedliche Eigenschaften haben. So ist es möglich, die Einstellungen so vorzunehmen, dass die Größe des
angezeigten Symbols in Abhängigkeit zu gelieferten Mengen steht. So kann das Symbol quasi von Tonne zu
Tonne an Größe zunehmen und die Liefermenge eines Werkes lässt sich auf den ersten Blick erkennen.
Die entsprechenden Einstellungen dafür nehmen Sie in den Programmoptionen der WDV vor. Es können die
Einstellungen in der Werksgruppe und separat für jedes Werk übersteuert werden.
124

Abbildung 230 - GIS Anzeigeoptionen
Außerdem erhalten Sie über die GIS-Statistiken übersichtliche Auswertungen zu folgenden Themen:
• Angebote (verlorene Angebot, beauftragte Angebote)
• Aufträge (pro Vertriebsgebiet nach Artikelgruppen in verschiedenen Grafikformen)
• Ausschreibungen (im geografischen Gebiet, im Vertriebsgebiet, gewonnen/verloren, Menge je Artikelgruppen
• Lieferungen (bezogen auf Artikelgruppe, Werk, Kunde, Baustelle und Vertriebsgebiet)
Nachfolgend stellen wir Ihnen eine Auswahl von GIS-Statistiken vor:
Auftrag - Mengen pro Vertriebsgebiet aufgeschlüsselt nach Artikelgruppe:
Abbildung 231 - Mengen pro Vertriebsgebiet aufgeschlüsselt nach Artikelgruppe
125

Der Anwender erhält die Informationen zunächst als Balkendiagramm, kann aber nach Selektion des Diagramms
und anschließendem Doppelklick sehr schnell eine tabellarische Anzeige zu den grafischen Daten öffnen.
Wahlweise können Sie die Auswertung auch als Kuchendiagramm anzeigen lassen. So können Sie die Verteilung
auf der einzelnen Artikelgruppe besser beurteilen.
In ähnlicher Darstellung können Sie sich auch die Verteilungen der Auftragsmengen bezogen auf den einzelnen
Vertreter anzeigen lassen.
Abbildung 232 - Auftrag - Vertreterumsatz pro Vertriebsgebiet (Kuchengrafik)
Auftragsmengen pro Vertriebsgebiet aufgeschlüsselt nach Artikelgruppe:
Abbildung 233 - Auftragsmengen pro Vertriebsgebiet aufgeschlüsselt nach Artikelgruppe
126

Ausschreibungen - Artikelmengen in einem bestimmten geografischen Gebiet:
Abbildung 234 - Ausschreibungen - Artikelmengen in einem bestimmten geografischen Gebiet
Ausschreibungen gewonnen/verloren pro Vertriebsgebiet
Abbildung 235 - Ausschreibungen gewonnen/verloren pro Vertriebsgebiet
In ähnlicher Darstellung erhält der Anwender geocodierte Informationen zu den jeweiligen Lieferungen. Im
nachfolgenden Beispiel sehen Sie die Auswertung "Lieferungen - werksbezogene Lieferungen“ aufgeschlüsselt
nach Artikel in ein bestimmtes Vertriebsgebiet (Kuchendiagramm)". Der Detailbereich wurde mit Fokus auf das
Vertriebsgebiet Nord geöffnet.
127

Abbildung 236 - Lieferungen - werksbezogen Lieferungen aufgeschlüsselt nach Artikeln in ein bestimmtes Vertriebsgebiet
(Kreuztabelle)
Oder lassen Sie sich die Auswertung statt als Diagramm als Kreuztabelle Anzeigen:
Abbildung 237 - Lieferungen - werksbezogene Lieferungen aufgeschlüsselt nach Artikeln in ein bestimmtes Vertriebsgebiet
Welche Darstellungsform geöffnet werden soll, entscheidet der Anwender bei der Eingabe der Parameter für
den Reportaufruf über eine eingeblendete Dialogbox. Getroffene Einstellungen für den Reportaufruf kann der
Anwender in der Parameterabfrage speichern und für den wiederholten Aufruf wieder laden.
128

Abbildung 238 - Auswahl der Anzeige
10.1.2 Info-Center
Über den Menüpunkt oder Schaltfläche "Statistik" und dann in Untermenü "Info-Center" können Sie Abfragen
auf alle in der WDV verwendeten Preislisten sowie Angebote und Aufträge ausführen.
Abbildung 239 - Eingrenzungen Info-Center
Im eingeblendeten Fenster treffen Sie alle gewünschten Eingrenzungen für Ihre Suche. Zur Verfügung stehen:
• Kunde
• Baustelle
• Warengruppe
• Artikel
• Zufuhrart
• Werk
• Stichtag
Zur Anzeige können kommen:
• Baupreislisten
• Kundenpreislisten
• Artikelpreislisten
• Baustellensonderfrachtpreislisten
• Rabattpreislisten
129

• sowie Preise aus Angeboten und Aufträgen aus den Bereichen Schüttgut und Handel
Haben Sie Ihre Auswahl getroffen? Dann Klicken Sie bitte auf "Laden" und erhalten eine Anzeige wie die folgende:
Abbildung 240 - Anzeige Info-Center
Im Bereich der Eingrenzungen kann der Anwender mit einfachem Klick auf den unterstrichenen Link in den
jeweiligen Stammdatensatz verzweigen.
Den gewünschten Eintrag öffnen Sie mit Klick auf das Pluszeichen und es öffnet sich der Detailbereich. Das Info-
Center liefert Klarheit über:
• Werkszuordnungen
• Gültigkeiten
• hinterlegte Artikel und Artikelgruppen
• Zufuhrarten
• Material- und Frachtpreise sowie gewährte Rabatte
Da die Abfrage zum Laden der Preisinformationen ohne Eingrenzungen (von Werk, Kunde oder Baustelle viel
Zeit beansprucht werden Sie vom Programm entsprechend gewarnt.
Abbildung 241 - Preisinformationen laden
130

10.1.3 Vertriebsauswertungen - verschiedene Statistiken
Über Statistik - verschiedene Statistiken können weitere vertriebliche Auswertungen eingesehen werden.
Abbildung 242 - verschiedene Statistiken
Nach Eingabe der gewünschten Eingrenzungen und Sortierungsoptionen lassen Sie sich den gewünschten Report
mit Klick auf "OK" anzeigen. Die zur Verfügung stehenden Eingrenzungsmöglichkeiten sind von Report zu
Report unter Umständen abweichend.
Abbildung 243 - Eingrenzungen - verschiedene Statistiken
131

Anzeige des Reports:
Abbildung 244 - fakturierten Lieferungen
Neben der klassischen Listenform stehen auch grafische Auswertungen zur Verfügung.
Abbildung 245 - grafische Darstellung
Weitere Beispiele:
Abbildung 246 - Angebote -> Aufträge
132

Abbildung 247 - Submissionsstatistik Angebote
Für weitere individuelle Reports wenden Sie sich bitte mit Ihrer Anforderung an PRAXIS. Wir unterbreiten Ihnen
gerne ein entsprechendes Angebot.
10.2 Datenbank-/ Mandantenübergreifende Auswertungen in Excel
Alle Daten der WDV liegen separiert nach dem jeweiligen Geschäftsjahr in einer Datenbank. Im Sinne von Geschäftsauswertungen
wird die Anforderung nach jahresübergreifenden Auswertungen immer lauter. Die WDV
liefert in ihrem Standard bereits einige Mehrjahresstatistiken, die die Daten aus verschiedenen Geschäftsjahren
zusammenführen. Doch die Anforderungen des Reporting sind in der Regel derart individuell, dass vorgefertigte
Statistiken nicht immer die gewünschte Information liefern können.
10.2.1 Basis PxWarehouse
Die Basis für die Anbindung an die zu Grunde liegenden WDV- Datenbanken bietet das PxWarehouse. Das
PxWarehouse versteht sich als eine Zusammenstellung von Views (Sichten) auf die ihr zugrunde liegenden
Datenbanken. Auf diese Weise gelingt es, alle Mandanten im Unternehmen zusammenzuführen. Alle Daten
können so in eine zentrale Auswertebasis integriert werden.
Im Bildausschnitt sehen Sie den Eintrag des SQL-Servers bezogen aus dem PxWarehouse mit seinen Untereinträgen.
Abbildung 249 - Ausschnitt PxWarehouse
Unter der Ordnerstruktur „Sichten“ des SQL Server Management Studios werden die definierten Sichten des
PxWarehouses gelistet. Die hier vereinigten Sichten auf die WDV Datenbank ermöglichen eine zuverlässige und
effiziente Auswertebasis auf Ihre WDV Daten. Die Auswertung kann innerhalb eines Mandanten (Wirtschaftsjahr)
erfolgen oder aber auch über mehrere Mandanten übergreifen.
Was schafft das PXWarehouse für den Endanwender?
Abbildung 248 - Ausschnitt
Views
Natürlich werden wie bereits erwähnt die Datenbanken der einzelnen Wirtschaftsjahre zusammengeführt was
die datenbankübergreifenden Auswertungen erst möglich macht. Doch im PxWarehouse kommt noch ein weiterer
wichtiger Aspekt hinzu. In der WDV Datenbank werden Felder verwendet, die solche „vielsagenden“ Namen
tragen wie T0xx.C0xx. Diese Bezeichnung sagt einem User ohne tiefgreifende Datenbankschulung durch
133

PRAXIS-Mitarbeiter gar nichts. Mit der Verwendung des PxWarehouses nutzt der Anwender auch eine sogenannte
semantische Brücke, die die Bezeichnung T0xx.C0xx möglicherweise in die auf dem Lieferschein angegebene
Bezeichnung „Nettogewicht“ übersetzt. Damit hat der Anwender eine Bezeichnung zu den Daten, mit
denen jeder Anwender etwas anzufangen weiß. Stellen Sie sich die semantische Brücke als Verknüpfung zwischen
der Bezeichnung aus der Datenbank und der Bezeichnung für die Auswerteplattform vor. Damit wurde
eine leicht verständliche Benutzeroberfläche für datenbanktechnisch unerfahrene Nutzer realisiert.
• Auswerteplattformen aus Basis PxWarehouse
Auf das PRAXIS-Warehouse kann nun mit unterschiedlichen Auswertewerkzeugen zugegriffen werden. Der
Zugriff ist über folgende Werkzeuge möglich:
• Business Objects
• Microsoft Excel 2007/2010
• Crystal Reports
• Crystal Xcelsius
• PEFF firmApp
Auf den Zugriff über Microsoft Excel in der Programmversion 2010 werden wir uns an dieser Stelle genauer
befassen.
• PxWarehouse in Excel zur Erstellung von Pivot Tabellen nutzen
Mit der Einrichtung der Datenverbindung zum PxWarehouse kann die Erstellung der ersten Pivot Tabelle auch
schon beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
In der neu geöffneten Excel Mappe wählen Sie nun das Menü „EINFÜGEN“ aus und klicken dann auf PivotTable.
Sie erhalten folgende Dialogbox, in der Sie nun bestimmen, dass auf eine Externe Datenquelle zugegriffen werden
soll.
Abbildung 250 - PivotTable erstellen
Wenn Sie die Option „Externe Datenquelle verwenden“ ausgewählt haben, wird auch der Button „Verbindung
auswählen“ aktiv. Ein Klick darauf öffnet Ihnen die Auswahlbox der zur Verfügung stehenden Datenverbindungen.
Die auf Basis des PxWarehouses hinterlegten Views werden als SchuettgutAngebot, SchuettgutAuftrag,
SchuettgutLieferschein und SchuettgutStatistik in der Auswahlbox angezeigt.
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Abbildung 251 - Auswahl Views
Wählen Sie hier den zu verwendende View mit Doppelklick oder Auswahl mit anschließenden Klick auf „Öffnen“
aus. Danach befinden Sie sich wieder im Assistenten für Pivot Tabellen. Legen Sie nun noch fest, wo die
Pivot Tabelle erstellt werden soll, gleiches oder neues Arbeitsblatt und welches die Zielzelle ist (siehe Screenshot
rechts).
Danach erfolgt die Abfrage für die Anmeldung am SQL Server (siehe Screenshot links).
Mit einer erfolgreichen Anmeldung am SQL Server steht Ihnen bei der Erstellung einer mandantenübergreifenden
Auswertung Ihrer WDV Datenbanken nichts mehr im Wege.
Abbildung 252 - PivotTable mit Feldliste
Das obige Fenster aus Excel ist die Darstellung, wie Sie sie erhalten, wenn Sie auf Basis des PxWarehouses eine
Pivot Tabelle oder Pivot Diagramm erstellen wollen. Unter der Auswahlbox PivotTable-Feldliste bekommen Sie
alle im Datenbank View enthaltenen Felder mit dem im View hinterlegten Feldnamen. Demzufolge heißt die
Angebotsmenge auch AngebotMenge. Die in der Datenbank verwendeten Bezeichnungen wie T0xx.C0xx wurden
über das PxWarhouse bereits in eine dem Endanwender verständliche Bezeichnung übertragen.
Um die Felder in der Pivot Tabelle zu nutzen, können Sie sie einfach mit der gedrückt gehaltenen linken Maustaste
aus der Feldliste an die gewünschte Position der Pivot Bereiche ziehen. Vergleichen Sie dazu auch die
angezeigten Screenshots.
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Abbildung 253 - erstellte PivotTable
Um die erstellte und gespeicherte Datei in Excel zu aktualisieren, ist es nach Aufruf der Datei notwendig, über
das Menü „Daten“ auf den Punkt „Alle Aktualisieren“ zu klicken. Danach werden Sie die bereits bekannte Dialogbox
angezeigt bekommen.
Abbildung 254 - Abfrage DB-Passort
Nach Angabe des Datenbankkennworts werden die Daten in der Pivot Tabelle aus dem PxWarehouse aktualisiert.
• Auswertungen mandantenübergreifend
Eine häufig anzutreffende Anforderung ist, dass Daten aus den Vorjahren in der Auswertung mit den Daten des
aktuellen Mandanten in Verbindung gebracht werden sollen. Die Realisierung in der Pivot Tabelle auf Basis des
PxWarehouse ist vergleichsweise einfach. Da Sie bei der Erstellung des Data Warehouses im WDV Admin bereits
einstellen konnten, welche Mandanten zusammengeführt werden sollen, können Sie in der Pivot Tabelle
den jeweiligen Feldnamen in den Bereich des Berichtsfilters ziehen.
In der Folge können Sie nun als Filter den jeweiligen auf einen, alle oder auch spezifische Mandanten legen.
Entsprechend des eingestellten Filters werden im Tabellenbereich die jeweiligen Daten angezeigt.
• Excel Tabellen als Report aus der WDV direkt verwenden
Sie haben bereits die eine oder andere Auswertung in Excel auf Basis der Views des PxWarehouses realisiert
und möchten die Reporte direkt in die WDV einbinden. Die WDV sieht dafür folgenden Aufruf vor STATISTIK –
Excel Auswertungen.
Folgende Schritte sind erforderlich, um die jeweiligen Excel Tabellen in die WDV einzubinden:
• Speichern Sie die Excel-Auswertungen im Ordner Excel in Ihrem Reportverzeichnis der WDV.
• Öffnen Sie den DbAdmin und gehen über EINSTELLUNGEN – Formulare, und wählen dann den Mandanten
aus, für den Sie die Excel Dateien einbinden wollen.
• In der angezeigten Dialogbox hinterlegen Sie die Dateien unter dem Reportschlüssel Auswertungen –
Excel-Auswertungen
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Abbildung 255 - Formularverwaltung
Nun können die gespeicherten Pivot Tabellen direkt aus der WDV gestartet werden. Wählen Sie dazu den Eintrag
Statistik Excel Auswertungen. Sie bekommen dann die hinterlegten Excel Dateien angezeigt. Bei mehreren
eingebundenen Dateien bekommen Sie eine Abfrage, welche Datei geöffnet werden soll.
• Entwicklungsmöglichkeiten PxWarehouse und Datenbank Views
Der Standard der WDV hat aktuell Views eingebunden, die folgende Bereiche abdecken:
• Objektbearbeitung (Ausschreibung)
• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Fakturierung / Betrag / Mengen
• Statistik
Diese Views decken die Bereiche Schüttgut, Handel, Container, Beton, Asphalt und Disposition ab.
Bereits im WDV Standard zur Verfügung stehende Views können durch die PRAXIS Entwicklungsabteilung Ihren
Anforderungen angepasst werden. So können z. B. Informationen aus verschiedenen Tabellen wie Angebot,
Auftrag, Lieferschein und Belege zu einem View kombiniert werden.
10.3 Auswertungen über firmApps - Browserbasierende Anwendung
Im PEFF Designer werden in unserem Hause firmApps entwickelt. Das Tolle an den
firmApps ist, dass Sie diese bei Bedarf eigenständig umsetzen können. In einem solchen firmApp kann beispielsweise
vereinigt werden, dass eine spezielle Kombination von Sichten zum Zusammenfassen von Daten
vorliegt und auf den View speziell zugeschnittenen CrystalReport oder auch Microsoft Excel Pivot Tabelle
und/oder Diagramm zur Verfügung stehen.
Die Voraussetzung für die Ausführung einer in PEFF entwickelten Anwendung ist die Installation der PEFF-
Runtime.
Für die Entwicklung eigener firmApps ist die Installation des PEFF-Designers notwendig. Der Anwender benötigt
für die Anwendung unseres PEFF Designer keine Softwareentwicklerkenntisse. Er kann im Designer kleinere
und natürlich auch große Applikationen auf Basis seiner Daten entwickeln.
Es steht den ausgebildeten Designern in Kürze ein umfangreiches Handbuch zu den vielfältigen Möglichkeiten
eigener Applikationen zur Verfügung. Darin enthalten sind Informationen zu:
• PEFF Designer
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• PEFF Runtime
firmApps sind ein wichtiger Zukunftsbaustein im mobilen dynamischen Umfeld der WDV 2012 . Dadurch
wird es möglich sein, in der WDV 2012 ff vollkommen dynamische Anwendermasken, aber auch vollkommen
dynamische Informationsseiten für Ihre Kunden und für Sie selbst auf Pads zur Verfügung zu stellen.
Folgende firmApps stehen heute schon zur Verfügung:
1. eANV = gefährliche Abfälle, Begleitschein, Übernahmeschein
2. WDVCRM – Vertriebsinformationen für unterwegs
3. Helpdesk – Interne Aufgabeverteilung und Abarbeitung
4. BSMCRM – Adressverwaltung zentral auf Browserebene
5. WDVBedarf – Rohstoffbestellung direkte Übertragung in die WDV DispoII
6. WDVCockpit – Persönliche Verwaltung von weiteren firmApps
7. SherlockHolmes – Präventive Wartung. Bevor das System in den Kollaps läuft
8. CWL-XT:commerce – WebShop Integration
9. Telematik – Fahrzeugverfolgung, Fahrzeugdaten, Fleetposition, Tracking, Geofancing
10. OnlineDispo - Disposition auf Browser Ebene
Abbildung 256 - firmApp mit Vertriebsdaten
Dies soll nur ein kleiner Streifzug durch die Möglichkeiten der WDV 2012 mit entsprechender MS-Office
und Outlook Integration sein. Weitere Informationen erhalten Sie selbstverständlich über Einzelprospekte. Den
Katalog WDV 2012 und natürlich in den entsprechenden Schulungen unserer PRAXIS Academy.
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Notizen:
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