Geschäftsordnung zur Regelung des ... - Stadt Salzgitter

Geschäftsordnung zur Regelung des Kassenanordnungswesens
der Stadt Salzgitter
Das Kassenzeichen bei der Auszahlungsanordnung setzt sich zusammen aus
der Adress-Nummer des Kreditors und einer Belegnummer. Als Belegnummer
ist die Rechnungsnummer oder das Aktenzeichen anzugeben.
Bei der Angabe der Adressnummer (Debitor und Kreditor) ist darauf zu achten,
dass diese im System mit der vollständigen Anschrift im Verfahren hinterlegt ist.
Sollte ein Debitor bzw. Kreditor mehr als eine Bankverbindung besitzen, sind
diese unter einer Adressnummer aufzuführen. Die jeweils zu verwendende
Bankverbindung ist der Buchhaltung farblich und deutlich kenntlich zu machen.
2.1.3 Bruttoprinzip
Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen
nicht mit Erträgen, Einzahlungen nicht mit Auszahlungen, Grundstücksrechte
nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden (Bruttoprinzip), das heißt die
jeweiligen Posten sind zu buchen und können dann –soweit rechtlich zulässig–
gegeneinander aufgerechnet werden.
2.1.4 Beizufügende Unterlagen
Den Kassenanordnungen sind die zur Prüfung der Richtigkeit erforderlichen
Unterlagen, z.B. Rechnungen oder andere Belege, im Original, und nur, wenn
dies im Einzelfall nicht möglich ist, in Kopie beizufügen.
Über Ausnahmen hiervon entscheidet auf begründenden Antrag die Stadtkasse.
Die Entscheidung der Stadtkasse ist dem Fachdienst Rechnungsprüfung
unter Beifügung des Antrages bekannt zu geben.
Die Anlagen zur Kassenanordnung sind fest mit der Anordnung zu verbinden
(anzuheften). Die Verwendung von Büroklammern ist unzulässig. Die Heftklammern
sind so am oberen linken Rand der Anordnung anzubringen, dass die
Einsichtnahme in die Unterbelege nicht behindert wird.
2.2 Arten von Anordnungen und jeweilige Inhalte
2.2.1 Zahlungsanordnungen
a) Einzelanordnungen
Zahlungsanordnungen (Annahme- und Auszahlungsanordnungen, Anlage 1
bzw. 3) werden in der Regel als Einzelanordnungen für einen Zahlungspflichtigen
oder Zahlungsempfänger ausgefertigt. Sachlich zusammengehörige
Vorgänge sowie Zahlungen an einen Empfänger aus verschiedenen Buchungsstellen
sind nach Möglichkeit zu einer Kassenanordnung (Sammelanordnung,
Anlage 6) zusammen zu fassen.
b) Annahmeabgangs-/Auszahlungsabgangsanordnung
Soll eine Kassenanordnung geändert werden, die bereits durch die Stadtkasse
verarbeitet worden ist, so ist eine Annahmeabgangs- (Anlage 2) bzw. Auszahlungsabgangsanordnung
(Anlage 4) zu erteilen.
Im Falle der Änderung der angeordneten Buchungsstelle sind für diese
Buchungsstelle eine Abgangsanordnung und für die richtige Buchungsstelle
eine neue Kassenanordnung zu erteilen.
c) Anordnungen für maschinell errechnete Forderungen
Für maschinell errechnete Forderungen oder Leistungen ist eine Anordnung
gemäß Anlage 5 zu erstellen, in der bescheinigt wird, dass die dem Verfahren
zugrunde gelegten Daten:
• sachlich und rechnerisch,
• vollständig ermittelt und erfasst,
• mit einem gültigen Programm ordnungsgemäß verarbeitet worden sind und
• dass die Datenausgabe vollständig und richtig ist.
6