Sießegger, Thomas: PDL praxis 02/2008: Overheadkosten

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Schön wäre es für Bewertungen, wenn es eine verbindliche rechtliche Vorgabe gäbe, dass alle Pflegedienste den gleichen Kontenrahmen und Kontenplan verwenden müssten und wenn es eine einheitliche Definition der Begriffe gäbe. Das wäre sicher transparent. Selbst die auslaufende Pflege-Buchführungs-Verordnung ließ da sehr viel Spielraum. Allerdings wäre bei einer solch strikten Vorgabe die unternehmerische Freiheit massiv eingeschränkt. Oft ist zu aber viel innerbetriebliche Transparenz eher schädlich. Die Diskussion von zu hohen Overheadkosten lenkt oftmals ab von Defiziten in der eigenen Organisation. Übersicht über unterschiedliche realitätsnahe Overheadanteile Overhead Kostenstruktur von verschiedenen ambulanten Pflegediensten Pflegedienst A Pflegedienst B Pflegedienst C Pflegedienst D absolut in % absolut in % absolut in % absolut in % absolut in % Personalkosten Pflege-Personalkosten 605.000 € 69,4% 502.000 € 74,3% 573.500 € 65,2% 863.500 € 67,0% 636.000 € 68,5% Personalkosten Pflegedienstleitung 77.500 € 8,9% 46.000 € 6,8% 62.500 € 7,1% 72.000 € 5,6% 64.500 € 6,9% sonstige Overhead-Personalkosten Sachkosten 39.000 € 4,5% 11.000 € 1,6% 31.000 € 3,5% 0 € 0,0% 20.250 € 2,2% Verwaltungsgemeinkosten 14.000 € 1,6% 25.000 € 3,7% 52.000 € 5,9% 111.000 € 8,6% 50.500 € 5,4% "restliche" Sachkosten 136.500 € 15,7% 92.000 € 13,6% 161.000 € 18,3% 242.000 € 18,8% 157.875 € 17,0% Gesamtkosten 872.000 € 100% 676.000 € 100% 880.000 € 100% 1.288.500 € 100% 929.125 € 100% Overhead-Kosten-Anteil "im engeren Sinn" Overhead-Kosten-Anteil (alles "außerhalb" der Pflege-Personalkosten) 15,0% 12,1% 16,5% Mittelwert 14,2% 14,6% 30,6% 25,7% 34,8% 33,0% 31,5% Diese Zahlen sind aus der Praxis, aber aus Gründen der Anonymität minimal verändert und angepasst. Es handelt sich um 3 Pflegedienste von Wohlfahrtsverbänden und einen kommunalen Träger. Somit sind diese Auswertungen natürlich nicht repräsentativ. Etwas problematisch wäre es, in dieser Übersicht private Pflegedienste einzubeziehen, da der Gewinn nur schwer zuzuordnen wäre. Der Aufbau dieser Kostenstruktur entspricht nicht dem üblichen Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung, die Overheadkosten stehen hier in der Mitte. Alle aufgezeigten Kostenbestandteile sind sowohl prozentual als auch in absoluten Zahlen berechnet. Der Autor verfügt über wesentlich mehr Daten, aber es ist selbst für ihn schwierig, diese Daten sinnvollerweise miteinander zu vergleichen. Alles ist auch eine Frage der Zuordnung. No. 02 2008 pdl-praxis - Anteil Overheadkosten - Version 02 © 2007 – 2008 Thomas Sießegger Seite 2
Checkliste Overheadkosten 1. Zu den Overheadkosten (OK) im engeren Sinn gehören die Kosten für Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, Verwaltungskräfte, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, allgemeine Verwaltung. 2. Bei den OK im weiteren Sinn kommen noch die Sachkosten hinzu, auch die Sachkosten im Pflegedienst selbst. 3. OK müssen über die Preise (Leitungsentgelte) mit verdient werden. 4. Über die OK kommt es oft zum Streit, denn sie werden meist als zu hoch empfunden. Eigentlich sollte ein Vergleich angestellt werden, was diese internen Leistungen kosten würden, wenn man sie durch externe erbringen lassen würde. 5. OK sind teilweise ein legitimes Mittel der Betriebspolitik, um zwischen unterschiedlich finanzierten Kostenstellen innerhalb eines Verbandes regulieren zu können. 6. Zu viel Transparenz bei OK kann schaden und v.a. intern zu unnötigen Diskussionen führen. 7. Zuschläge aus OK sind keine Frage der Wirtschaftlichkeit sondern der Verhältnismäßigkeit oder der Gerechtigkeit. 8. Zuschlagsätze im Rahmen einer internen Kalkulation sind immer gleich, gleichgültig welche Qualifikation berechnet wird. 9. Im Rahmen einer differenzierten Kostenrechnung können die Zuschläge für OK zu den jeweiligen Stundensätzen der Qualifikationen 10 – 15 EUR betragen. - Ex. Pflegefachkräfte: 30,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 42,50 €/Std. - Helferinnen: 17,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 29,50 €/Std. - angelernte Mitarbeiter: 10,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 22,50 €/Std. 10. OK können sogar höher sein als die eigentlichen Stundenkosten. Besonders deutlich wird das bei „Ehrenamtlichen Mitarbeitern“ (mit geringer Aufwandsentschädigung), die auch organisiert werden müssen: - Ehrenamtliche: 2,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 14,50 €/Std. Fazit Abschließend muß ich die anfangs gestellte Frage leider ziemlich unkonkret beantworten. „Üblich“ sind Kostenanteile – neben den Pflege-Personalkosten – in Höhe von 30% +/-5%. Ob das „gerecht“ ist wird eine Frage bleiben. Wichtig ist, dass Sie sich als PDL mit den gegebenen Forderungen Ihres Trägers abfinden, und unter diesen Umständen arbeiten, und versuchen, die restlichen 70% (nämlich die Pflege-Personalkosten) zu optimieren, oder ggf. gegenüber Ihrem Träger auf andere Pflegedienste verweisen. Leider ist es so, dass bei einer Analyse eines Pflegedienstes fast nie die Effizienz der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung auf dem Prüfstand steht. PDLpraxis-Tipp: Versuchen Sie den Wert in den Overheadkosten zu sehen: Vergleichen Sie Ihre dafür aufgewendeten Kosten mit den Kosten externer Dienstleister. Achten Sie aber bitte auch auf Qualität, Vertraulichkeit und Zeitnähe. BWL-Lexikon: Gemeinkostenwertanalyse Bei der Gemeinkostenwertanalyse handelt es sich um systematische Verfahren zur Kostensenkung im Gemeinkostenbereich. Kosten und Nutzen der Leistungen (z.B. der Finanzbuchhaltung oder der Lohnbuchhaltung) werden untersucht oder mit externen Leistungen verglichen, um Möglichkeiten zum Abbau nicht notwendiger Leistungen oder zur rationelleren Erbringung zu finden. Thomas Sießegger Dipl. Kfm., Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste Internet: www.siessegger.de Email: pdl-praxis@siessegger.de No. 02 2008 pdl-praxis - Anteil Overheadkosten - Version 02 © 2007 – 2008 Thomas Sießegger Seite 3
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