Sießegger, Thomas: PDL praxis 02/2008: Overheadkosten

pdl-praxis 02-2008
Overheadkosten
Was ist gerecht?
Haben Sie das Gefühl, Sie zahlen zu viel?
Bei ambulanter Pflege denkt jeder zunächst an die Kosten des
Personals, was für die Pflege eingesetzt wird.
Doch das Pflegepersonal muß geplant werden, es muß abgerechnet
und verwaltet werden, es sollte eine Vertretung nach außen haben
(z.B. für Verhandlungen), und die Löhne und Gehälter müssen auch
von jemandem gebucht werden.
Es entstehen also zusätzliche Kosten, außerhalb der Pflege. Und über
diese Kosten besteht oft Uneinigkeit. Subjektiv werden sie meist als
zu hoch angesehen.
Ziel dieses Beitrages ist es, ein Gefühl zu vermitteln, was
angemessen sein könnte, wie groß die Spanne sein kann, und wie
wichtig es ist, mit diesen Kosten bewusst umzugehen.
Oftmals werden die Kosten, welche nichts direkt mit der Pflege zu tun haben, als Overheadkosten bezeichnet. Oder als Regiekosten. Es gibt
keinen gängigen einheitlich definierten Begriff hierfür.
Manche bezeichnen Sie deshalb als „Wasserkopf“. Meist zu unrecht. Denn irgendwie müssen die administrativen Aufgaben bewältigt werden.
Außerdem besteht durchaus das legitime Recht eines Betreibers oder Trägers eines ambulanten Pflegedienstes, über den Weg der Overheadkosten
„Betriebspolitik“ innerhalb seines Betriebes auszuüben.
Bei privaten Pflegediensten ist es so, dass in diesem Teil der Overheadkosten auch die Renditen „versteckt“ sind. Das was bei
Wohlfahrtsverbänden als Umlagen oder Verwaltungsgemeinkosten verbucht wird, ist bei privatwirtschaftlichen Unternehmen die Rendite. Sie
steckt dann oft in Positionen wie „Geschäftsführungs-Gehältern“ oder
Spart man z.B. an den eigentlichen administrativen Kosten, bleibt mehr an Rendite übrig.
Zunächst einmal: Die Overheadkosten können nicht eindeutig den Personalkosten oder den Sachkosten zugewiesen werden. Denn wenn ein
Pflegedienst Umlagen zu zahlen hat für seinen Träger, wird dies zwar in vielen Fällen als Sachkosten (unter dem Namen „Verwaltungsaufwand“
oder „zentrale Dienstleistungen“) gebucht, doch wenn man es genau betrachtet sind es zum überwiegenden Teil Personalkosten. Es geht um die
Aufgaben der Lohnbuchhaltung, der Finanzbuchhaltung, der Geschäftsführung, der Verwaltungskräfte, ... aber im weitesten Sinn auch um die
Sachkosten, die im Pflegedienst selbst anfallen.
Oder anders ausgedrückt: Alles was keine Pflege-Personalkosten sind, betrachten wir als Overheadkosten. Nur so können wir eine Vergleichbarkeit
unter verschiedensten Pflegediensten herstellen.
No. 02 2008 pdl-praxis - Anteil Overheadkosten - Version 02 © 2007 – 2008 Thomas Sießegger Seite 1

Schön wäre es für Bewertungen, wenn es eine verbindliche rechtliche Vorgabe gäbe, dass alle Pflegedienste den gleichen Kontenrahmen und
Kontenplan verwenden müssten und wenn es eine einheitliche Definition der Begriffe gäbe. Das wäre sicher transparent. Selbst die auslaufende
Pflege-Buchführungs-Verordnung ließ da sehr viel Spielraum. Allerdings wäre bei einer solch strikten Vorgabe die unternehmerische Freiheit
massiv eingeschränkt. Oft ist zu aber viel innerbetriebliche Transparenz eher schädlich. Die Diskussion von zu hohen Overheadkosten lenkt oftmals
ab von Defiziten in der eigenen Organisation.
Übersicht über unterschiedliche realitätsnahe Overheadanteile
Overhead
Kostenstruktur von verschiedenen ambulanten Pflegediensten
Pflegedienst A Pflegedienst B Pflegedienst C Pflegedienst D
absolut in % absolut in % absolut in % absolut in % absolut in %
Personalkosten
Pflege-Personalkosten 605.000 € 69,4% 502.000 € 74,3% 573.500 € 65,2% 863.500 € 67,0% 636.000 € 68,5%
Personalkosten Pflegedienstleitung 77.500 € 8,9% 46.000 € 6,8% 62.500 € 7,1% 72.000 € 5,6% 64.500 € 6,9%
sonstige Overhead-Personalkosten
Sachkosten
39.000 € 4,5% 11.000 € 1,6% 31.000 € 3,5% 0 € 0,0% 20.250 € 2,2%
Verwaltungsgemeinkosten 14.000 € 1,6% 25.000 € 3,7% 52.000 € 5,9% 111.000 € 8,6% 50.500 € 5,4%
"restliche" Sachkosten 136.500 € 15,7% 92.000 € 13,6% 161.000 € 18,3% 242.000 € 18,8% 157.875 € 17,0%
Gesamtkosten 872.000 € 100% 676.000 € 100% 880.000 € 100% 1.288.500 € 100% 929.125 € 100%
Overhead-Kosten-Anteil
"im engeren Sinn"
Overhead-Kosten-Anteil (alles "außerhalb"
der Pflege-Personalkosten)
15,0% 12,1% 16,5%
Mittelwert
14,2% 14,6%
30,6% 25,7% 34,8% 33,0% 31,5%
Diese Zahlen sind aus der Praxis, aber aus Gründen der Anonymität minimal verändert und angepasst. Es handelt sich um 3 Pflegedienste von
Wohlfahrtsverbänden und einen kommunalen Träger. Somit sind diese Auswertungen natürlich nicht repräsentativ. Etwas problematisch wäre es,
in dieser Übersicht private Pflegedienste einzubeziehen, da der Gewinn nur schwer zuzuordnen wäre.
Der Aufbau dieser Kostenstruktur entspricht nicht dem üblichen Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung, die Overheadkosten stehen hier in der
Mitte. Alle aufgezeigten Kostenbestandteile sind sowohl prozentual als auch in absoluten Zahlen berechnet.
Der Autor verfügt über wesentlich mehr Daten, aber es ist selbst für ihn schwierig, diese Daten sinnvollerweise miteinander zu vergleichen.
Alles ist auch eine Frage der Zuordnung.
No. 02 2008 pdl-praxis - Anteil Overheadkosten - Version 02 © 2007 – 2008 Thomas Sießegger Seite 2

Checkliste Overheadkosten
1. Zu den Overheadkosten (OK) im engeren Sinn gehören die
Kosten für Geschäftsführung, Pflegedienstleitung,
Verwaltungskräfte, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung,
allgemeine Verwaltung.
2. Bei den OK im weiteren Sinn kommen noch die Sachkosten
hinzu, auch die Sachkosten im Pflegedienst selbst.
3. OK müssen über die Preise (Leitungsentgelte) mit verdient
werden.
4. Über die OK kommt es oft zum Streit, denn sie werden meist
als zu hoch empfunden. Eigentlich sollte ein Vergleich
angestellt werden, was diese internen Leistungen kosten
würden, wenn man sie durch externe erbringen lassen würde.
5. OK sind teilweise ein legitimes Mittel der Betriebspolitik, um
zwischen unterschiedlich finanzierten Kostenstellen innerhalb
eines Verbandes regulieren zu können.
6. Zu viel Transparenz bei OK kann schaden und v.a. intern zu
unnötigen Diskussionen führen.
7. Zuschläge aus OK sind keine Frage der Wirtschaftlichkeit
sondern der Verhältnismäßigkeit oder der Gerechtigkeit.
8. Zuschlagsätze im Rahmen einer internen Kalkulation sind
immer gleich, gleichgültig welche Qualifikation berechnet
wird.
9. Im Rahmen einer differenzierten Kostenrechnung können die
Zuschläge für OK zu den jeweiligen Stundensätzen der
Qualifikationen 10 – 15 EUR betragen.
- Ex. Pflegefachkräfte: 30,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 42,50 €/Std.
- Helferinnen: 17,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 29,50 €/Std.
- angelernte Mitarbeiter: 10,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 22,50 €/Std.
10. OK können sogar höher sein als die eigentlichen
Stundenkosten. Besonders deutlich wird das bei
„Ehrenamtlichen Mitarbeitern“ (mit geringer
Aufwandsentschädigung), die auch organisiert werden müssen:
- Ehrenamtliche: 2,- €/Std. + 12,50 €/Std. = 14,50 €/Std.
Fazit
Abschließend muß ich die anfangs gestellte Frage leider ziemlich unkonkret beantworten.
„Üblich“ sind Kostenanteile – neben den Pflege-Personalkosten – in Höhe von 30% +/-5%. Ob das „gerecht“ ist wird eine Frage bleiben.
Wichtig ist, dass Sie sich als PDL mit den gegebenen Forderungen Ihres Trägers abfinden, und unter diesen Umständen arbeiten, und versuchen,
die restlichen 70% (nämlich die Pflege-Personalkosten) zu optimieren, oder ggf. gegenüber Ihrem Träger auf andere Pflegedienste verweisen.
Leider ist es so, dass bei einer Analyse eines Pflegedienstes fast nie die Effizienz der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung auf dem
Prüfstand steht.
PDLpraxis-Tipp:
Versuchen Sie den Wert in den
Overheadkosten zu sehen: Vergleichen Sie
Ihre dafür aufgewendeten Kosten mit den
Kosten externer Dienstleister. Achten Sie
aber bitte auch auf Qualität,
Vertraulichkeit und Zeitnähe.
BWL-Lexikon:
Gemeinkostenwertanalyse
Bei der Gemeinkostenwertanalyse handelt
es sich um systematische Verfahren zur
Kostensenkung im Gemeinkostenbereich.
Kosten und Nutzen der Leistungen (z.B.
der Finanzbuchhaltung oder der
Lohnbuchhaltung) werden untersucht oder
mit externen Leistungen verglichen, um
Möglichkeiten zum Abbau nicht
notwendiger Leistungen oder zur
rationelleren Erbringung zu finden.
Thomas Sießegger
Dipl. Kfm., Organisationsberater und
Sachverständiger für ambulante
Pflegedienste
Internet: www.siessegger.de
Email: pdl-praxis@siessegger.de
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