GFI MailArchiver for Exchange Handbuch
GFI MailArchiver for Exchange Handbuch
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<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong><br />
<strong>Handbuch</strong><br />
<strong>GFI</strong> Software
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Die In<strong>for</strong>mationen in diesem Dokument können ohne vorherige<br />
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Namen und Daten sind, sofern nicht anders angegeben, rein fiktiv.<br />
Ohne vorherige ausdrückliche und schriftliche Zustimmung von <strong>GFI</strong><br />
Software Ltd. darf das Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner<br />
Form, sei es elektronisch oder mechanisch, oder zu irgendeinem<br />
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<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ist von <strong>GFI</strong> Software Ltd. Urheberrechtlich geschützt.<br />
© 1999-2008 <strong>GFI</strong> Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten.<br />
Version 5.0 – Letzte Aktualisierung: 12. März 2008
Inhaltsverzeichnis<br />
Über <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 1<br />
Einführung......................................................................................................................1<br />
Hauptfunktionen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ..........................................................................1<br />
Funktionsweise von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>............................................................................5<br />
Lizenzierung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>................................................................................5<br />
Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 7<br />
Einführung......................................................................................................................7<br />
Auswählen des optimalen Servers für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ...............................................7<br />
Systeman<strong>for</strong>derungen....................................................................................................8<br />
Hardware-An<strong>for</strong>derungen ..............................................................................................9<br />
Vorbereiten der Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> .................................................................9<br />
Vorbereiten von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ..............................10<br />
Aktivieren Journal-Funktion unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server<br />
2003 ................................................................................................................10<br />
Aktivieren des Envelope-Journaling unter Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server 2003 (empfohlen) ...............................................................12<br />
Die Journal-Funktion unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007 ........................15<br />
Vorbereiten von Microsoft SQL Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>.......................................18<br />
Erstellen der Datenbank .................................................................................19<br />
Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> .................................................................................20<br />
Eingeben des Registrierschlüssels nach der Installation.............................................23<br />
Installieren eines neueren Builds von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ..............................................24<br />
Aktualisieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5......................................24<br />
Abschließen der Aktualisierung von Version 3 auf Version 5.........................26<br />
Aktualisieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 4 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5......................................27<br />
Aktualisieren des Datenbank-Schemas von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> .......................27<br />
Rollenbasierte Installation............................................................................................30<br />
Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 31<br />
Einführung....................................................................................................................31<br />
Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen ..............................................................31<br />
Archivieren von E-Mails nach Kommunikationsrichtung..............................................33<br />
Archivieren von E-Mails nach Benutzern.....................................................................34<br />
Festlegen von Archivierungsausnahmen für einzelne<br />
Benutzer..........................................................................................................34<br />
Einschränken der E-Mail-Archivierung auf einzelne Benutzer .......................36<br />
Archivieren von E-Mails aller Benutzer...........................................................38<br />
Entfernen von Benutzern aus der Ausnahmeliste ..........................................38<br />
Konfigurieren der Archivspeicher.................................................................................38<br />
Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL<br />
Server..............................................................................................................40<br />
Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL<br />
Server und NTFS-Dateisystem .......................................................................46<br />
Konfigurieren eines Archivspeichers mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Datenbank (Firebird) und NTFS-Dateisystem ................................................53<br />
Auswählen des Archivspeichers zur E-Mail-Archivierung............................................59<br />
Konfigurieren der anzuzeigenden und durchsuchbaren<br />
Archivspeicher..............................................................................................................60<br />
Konfigurieren der Archivspeicher-Verwaltung .............................................................61<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Inhaltsverzeichnis • i
Ändern der Archivspeicher-Priorität in der Wechselliste ................................64<br />
Ändern der Zeitplaneinstellungen ...................................................................64<br />
Anbinden einer mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzten Datenbank.....................................64<br />
Anzeigen von Archivspeicher-Statistiken.....................................................................71<br />
Ändern der Einstellungen eines Archivspeichers ........................................................71<br />
Entfernen eines Archivspeichers .................................................................................72<br />
Konfigurieren der Zugriffskontrolle...............................................................................72<br />
Konfigurieren einer AD-Gruppe mit Vollzugriffsrechten..................................73<br />
Konfigurieren von Gruppen-Managern ...........................................................73<br />
Konfigurieren von Benutzer-Zugriffserweiterungen ........................................75<br />
Entfernen von Managern oder Benutzern aus Zugriffslisten ..........................77<br />
Festlegen von Mailservern mit zu archivierenden Nachrichten ...................................78<br />
Hinzufügen eines lokalen Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailservers ...........................78<br />
Hinzufügen eines entfernten Microsoft <strong>Exchange</strong> Mailservers.......................83<br />
Ändern der Einstellungen für einen Mailserver...............................................86<br />
Entfernen eines Mailservers ...........................................................................86<br />
Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Erfassung von einem<br />
Mailserver........................................................................................................86<br />
Verwalten von Suchindizes..........................................................................................87<br />
Neuaufbau eines Suchindex ...........................................................................89<br />
Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien .....................................................................89<br />
Anwenden von Aufbewahrungsrichtlinien auf E-Mails....................................89<br />
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie..........................................................90<br />
Ändern einer Aufbewahrungsrichtlinie ............................................................96<br />
Entfernen einer Aufbewahrungsrichtlinie ........................................................97<br />
Ändern der Priorität von Aufbewahrungsrichtlinien.........................................97<br />
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie für alle E-Mails.................................97<br />
Aktivieren/Deaktivieren einer Aufbewahrungsrichtlinie...................................99<br />
Verwenden von Kategorisierungsrichtlinien...............................................................100<br />
Anwenden von Kategorisierungsrichtlinien auf E-Mails................................100<br />
Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie......................................................100<br />
Ändern einer Kategorisierungsrichtlinie ........................................................107<br />
Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie ....................................................108<br />
Aktivieren/Deaktivieren einer Kategorisierungsrichtlinie...............................108<br />
Verwenden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 109<br />
Einführung..................................................................................................................109<br />
Anzeigen der Korrespondenz eines Archivspeichers ................................................110<br />
Erweitern eines Diskussions-Threads ..........................................................110<br />
Anzeigen einer E-Mail...................................................................................111<br />
Anzeigen der Internet-Header von E-Mails...................................................112<br />
Anzeigen einer kompletten Diskussion.........................................................113<br />
Kennzeichnen einer E-Mail ...........................................................................114<br />
Wiederherstellen von E-Mails per „OneClick Restore“-<br />
Funktionalität.................................................................................................116<br />
Speichern einer E-Mail auf Speichermedium ...............................................117<br />
Drucken einer E-Mail ....................................................................................118<br />
Herunterladen von Anlagen ..........................................................................118<br />
Aktualisieren der Liste der E-Mail-Korrespondenz .......................................119<br />
Anzeigen weiterer Seiten mit E-Mail-Diskussionen ......................................119<br />
Anmelden unter einem anderen Benutzernamen.........................................120<br />
Anzeigen fremder E-Mails per Konto mit erweiterten Zugriffsrechten<br />
(Gruppen-Manager-Konto).........................................................................................120<br />
Auswählen des fremden Benutzerkontos .....................................................120<br />
Anzeigen aller zugänglichen Konten ............................................................122<br />
Durchsuchen eines Archivspeichers..........................................................................123<br />
Suchen mit erweiterten Suchoptionen ..........................................................125<br />
Suchen nach gekennzeichneten E-Mails......................................................126<br />
Suchen unter Berücksichtigung der E-Mail-Größe .......................................127<br />
Suchen nach einer Nachrichten-ID...............................................................127<br />
Suchen nach einem E-Mail-Absender/Empfänger........................................128<br />
Suchen nach Versand- oder Empfangsdatum..............................................128<br />
ii • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Suchen nach Betreff .....................................................................................129<br />
Suchen in allen Bestandteilen einer E-Mail ..................................................129<br />
Suchen mit Hilfe mehrerer Bedingungen......................................................129<br />
Entfernen von Suchbedingungen..................................................................130<br />
Anzeigen von herausgefilterten E-Mails .......................................................130<br />
Sortieren von Suchergebnissen....................................................................130<br />
Erstellen und Verwenden von Suchordnern ..............................................................131<br />
Was ist ein Suchordner?...............................................................................131<br />
Erstellen eines Suchordners .........................................................................132<br />
Anzeigen des Suchordnerinhalts ..................................................................132<br />
Ändern der Suchabfrage eines Suchordners................................................133<br />
Löschen eines Suchordners .........................................................................134<br />
Auswählen der Benutzersprache...............................................................................134<br />
Abmelden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ................................................................................136<br />
Zugreifen auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> über Microsoft Outlook.............................................137<br />
Anpassen und Ausblenden des Navigationsbereichs................................................141<br />
Auditing 143<br />
Einführung..................................................................................................................143<br />
Überwachung der Datenbankaktivität........................................................................143<br />
Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten .........................143<br />
Übertragen von Ablaufverfolgungsdateien in die Auditing-<br />
Datenbank.....................................................................................................148<br />
Überwachung der Benutzeraktivität...........................................................................149<br />
Konfigurieren der Überwachung der Benutzeraktivität .................................149<br />
Überwachungsberichte ..............................................................................................150<br />
Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen...................................151<br />
Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle ..................................................152<br />
Überwachungsbericht zur Datenintegrität.....................................................153<br />
Überwachungsbericht zum Massenimport....................................................154<br />
Überwachungsbericht zur Aufbewahrungsrichtlinie......................................155<br />
Überwachungsbericht zur Datenschutzverletzung .......................................156<br />
Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung........................................157<br />
Importieren von E-Mails 159<br />
Einführung..................................................................................................................159<br />
Konfigurieren des Import-Diensts von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>............................................159<br />
Ändern des Archivierungszeitraums eines Archivspeichers.........................163<br />
Entfernen eines Archivspeichers aus dem Import-Dienst.............................163<br />
Freigeben des Pickup-Verzeichnisses..........................................................164<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 Email Export Wizard .........................................165<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard........................................168<br />
Exportieren aus einer <strong>Exchange</strong>-Quelle .......................................................169<br />
Exportieren von E-Mails aus Öffentlichen Ordnern von<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> ......................................................................................172<br />
Auswählen der Ordner zum Extrahieren von E-Mails...................................176<br />
Festlegen des Extraktionszeitraums.............................................................177<br />
Auswählen des Zugriffsberechtigten für E-Mails ..........................................178<br />
Auswählen des Zielverzeichnisses für extrahierte E-Mails...........................179<br />
Extrahieren von E-Mails................................................................................181<br />
Übersprungene E-Mails ................................................................................183<br />
Nicht extrahierbare E-Mails...........................................................................183<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> MailEssentials Email Archive Export Wizard ............................183<br />
<strong>GFI</strong> PST Exporter 189<br />
Einführung..................................................................................................................189<br />
Installieren des <strong>GFI</strong> PST Exporter .............................................................................190<br />
Starten des <strong>GFI</strong> PST Exporter ...................................................................................190<br />
Konfigurieren des <strong>GFI</strong> PST Exporter .........................................................................190<br />
Konfigurieren des Archivspeichers ...............................................................190<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Inhaltsverzeichnis • iii
Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen ...............................................191<br />
Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen ......................................192<br />
Konfigurieren von Computer-Gruppen..........................................................193<br />
Bearbeiten von Einstellungen einer Computer-Gruppe................................197<br />
Hinzufügen von Computern zu einer Computer-Gruppe ..............................197<br />
Konfigurieren der Einstellungen von Benutzer-Computern ..........................198<br />
Bereitstellen des <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agenten auf Benutzer-<br />
Computern .................................................................................................................199<br />
Verarbeiten von PST-Dateien auf Benutzer-Computern ...........................................202<br />
Berichte und Protokolle..............................................................................................203<br />
Computer-spezifische Daten der PST-Verarbeitung ....................................203<br />
Exportieren von E-Mails 207<br />
Einführung..................................................................................................................207<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool...................................................207<br />
Suchen nach E-Mails ....................................................................................209<br />
Anzeigen einer E-Mail aus den Suchergebnissen........................................211<br />
Exportieren von E-Mails................................................................................211<br />
Wiederherstellen von Nachrichten für eine E-Mail-Adresse .........................212<br />
Download in ein Verzeichnis auf einem Datenträger....................................213<br />
Verbinden mit mehreren Installationen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ......................216<br />
Beenden der Verbindung zu einer Installation..............................................216<br />
Rollenbasierte Installation 217<br />
Einführung..................................................................................................................217<br />
Funktionsweise der rollenbasierte Installation ...........................................................218<br />
Systeman<strong>for</strong>derungen................................................................................................219<br />
Erste Schritte..............................................................................................................219<br />
Ausführen des Deployment Manager Wizard für jede Instanz .....................219<br />
Starten des Deployment Manager Wizard....................................................220<br />
Verwenden des Deployment Manager Wizard .............................................220<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Central Configuration Service Role .................................222<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Data Collection Role ........................................................223<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Storage Role....................................................................224<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Search and Indexing Role ...............................................224<br />
In<strong>for</strong>mationen zur User Interface and Administration Role...........................226<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Data Import Service Role.................................................227<br />
Zuweisen von mehreren Rollen an einen Server..........................................228<br />
Angeben des Servers mit der Central Configuration Service<br />
Role...............................................................................................................228<br />
Angeben des Servers mit der Data Collection Role .....................................229<br />
Angeben des Servers mit der Storage Role .................................................230<br />
Angeben des Servers mit der Search and Indexing Role.............................230<br />
Empfohlenes Installationsszenario ............................................................................231<br />
Alternatives Installationsszenario..................................................................232<br />
Troubleshooting 235<br />
Einführung..................................................................................................................235<br />
Knowledge-Base........................................................................................................235<br />
Support-Fragen per E-Mail ........................................................................................235<br />
Support-Anfrage per Web-Chat .................................................................................236<br />
Support-Anfrage per Telefon .....................................................................................236<br />
Web-Forum ................................................................................................................236<br />
Benachrichtigung bei neuen Builds............................................................................236<br />
Anhang: Aktivieren von IMAP unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007 237<br />
Einführung..................................................................................................................237<br />
Aktivieren des IMAP-Diensts .....................................................................................237<br />
iv • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Index 239<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Inhaltsverzeichnis • v
Über <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Einführung<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ist eine leistungsfähige, intuitive Lösung zur Archivierung<br />
elektronischer Post. Sie erlaubt es Ihnen, sämtliche<br />
unternehmensinternen und externen E-Mails zentral zu sichern. Über<br />
die Web-basierte Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
lassen sich in den Archiven gespeicherte Nachrichten zudem einfach<br />
verwalten. Administratoren können es Anwendern darüber hinaus<br />
ermöglichen, ihre archivierten E-Mails Web-basiert und mit umfangreichen<br />
Suchoptionen effizient zu durchsuchen und aufzufinden.<br />
Hauptfunktionen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Gleichzeitiges Archivieren von Nachrichten mehrerer<br />
Mailserver<br />
Die Archivierung mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ist nicht auf Nachrichten eines<br />
einzelnen Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailservers beschränkt. Sie können E-<br />
Mails mehrerer Server gleichzeitig archivieren lassen.<br />
Installieren auf einem vom Mailserver getrennten Rechner<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> lässt sich getrennt vom <strong>Exchange</strong>-Server auf einem<br />
dedizierten Computer installieren. Diese Konfiguration hat den Vorteil,<br />
dass die Leistung des Mailservers nicht durch die Archivierung und<br />
den Abruf von Mitteilungen per <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> beeinträchtigt wird.<br />
Der Zugriff auf den <strong>Exchange</strong>-Server erfolgt dann per IMAP. Müssen<br />
Nachrichten mehrerer <strong>Exchange</strong>-Server gleichzeitig archiviert werden,<br />
sollte die Installation ebenfalls auf einem dedizierten Computer<br />
erfolgen.<br />
Hinweis: In einer Umgebung mit Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007<br />
kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf einem Server mit der <strong>Exchange</strong>-Rolle<br />
„Client Access Server“ installiert werden. Hierbei muss der IMAP-<br />
Dienst für den Zugriff auf das Journal-Postfach auf dem <strong>Exchange</strong>-<br />
Server mit der Mailbox-Rolle aktiviert werden. Weitere In<strong>for</strong>mationen<br />
erhalten Sie im Anhang unter „Aktivieren von IMAP für Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server 2007” in diesem <strong>Handbuch</strong>.<br />
Rollenbasierte Installation<br />
Durch Unterstützung einer rollenbasierten Installation kann<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch für den Einsatz in großen IT-Infrastrukturen mit<br />
sehr hohem E-Mail-Aufkommen mühelos skaliert werden. Hierfür sind<br />
verschiedene Instanzen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf getrennten Servern<br />
zu installieren. Jede Instanz übernimmt dabei unterschiedliche Rollen,<br />
um für Lastverteilung zu sorgen und im Verbund eine reibungslose<br />
Archivierung der E-Mails zu sicherzustellen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 1
Keine Änderungen am <strong>Exchange</strong> E-Mail-System<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> nutzt die Vorteile des Nachrichten-Journals von<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server und bietet dadurch eine einzigartige<br />
Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-<br />
Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer<br />
Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-<br />
System zum Absturz bringen. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> hingegen wird parallel<br />
zu <strong>Exchange</strong> eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der<br />
Microsoft-Kommunikationslösung ein.<br />
Leistungsoptimierung durch Entlastung des <strong>Exchange</strong>-<br />
Servers<br />
Werden sämtliche E-Mails eines Unternehmens auf dem <strong>Exchange</strong>-<br />
Server gespeichert, führt dies allmählich zu einer Verlangsamung der<br />
E-Mail-Verarbeitung. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verwaltete Archive halten Sie jedoch die <strong>Exchange</strong>-<br />
In<strong>for</strong>mationsspeicher kompakt und die Per<strong>for</strong>mance auf höchstem<br />
Niveau.<br />
Datenbank-Backups im laufenden Betrieb<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erlaubt es Ihnen, mit Hilfe der VSS-Technologie<br />
(Volume Shadow Copy Service) Datenbanken per Drittanbieter-<br />
Lösung im laufenden Betrieb zu sichern – der Archivierungsdienst<br />
wird nicht unterbrochen. VSS liefert die Backup-Infrastruktur für<br />
Microsoft Windows XP und Microsoft Windows Server 2003 und bietet<br />
die Möglichkeit, konsistente Kopien von Daten zu einem bestimmten<br />
Zeitpunkt zu erstellen (Schattenkopien).<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen über spezielle Sicherungslösungen von<br />
Drittanbietern, die zu <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> kompatibel sind, erhalten Sie<br />
auf der Website von <strong>GFI</strong> im KBase-Artikel „Which online backup<br />
products are compatible with <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5?“.<br />
Überwachung sämtlicher Benutzeraktivität<br />
Die Überwachungsfunktion von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erlaubt es Ihnen,<br />
sämtliche E-Mail-spezifische Benutzeraktivität zu überwachen. In zahlreichen<br />
Ländern und Branchen sind Unternehmen auch im Bereich<br />
der E-Mail-Kommunikation zu solchen Audits verpflichtet und müssen<br />
Benutzerzugriffe nachvollziehbar protokollieren. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
bietet zwei Überwachungsvarianten: eine für die Datenbank-Aktivität<br />
und eine andere für die Benutzeraktivität. Zur Anzeige von<br />
Überwachungsdaten stehen standardmäßig mehrere Audit-Berichte<br />
bereit.<br />
Geringere Verwaltungskosten durch leichte Archivierung<br />
Archivspeicher unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> lassen sich mühelos per<br />
Backup sichern und später wiederherstellen, da sie in standardmäßigen<br />
Datenbanken wie Microsoft SQL Server und Firebird-<br />
Datenbankdateien sowie in Binärdateien auf Festplatte gespeichert<br />
werden können. Spezielle Backup-Tools für <strong>Exchange</strong> sind hierfür<br />
nicht er<strong>for</strong>derlich.<br />
2 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails<br />
Vor der Archivierung werden E-Mails komplett von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
komprimiert. Verglichen mit der Sicherung von E-Mails in den<br />
<strong>Exchange</strong>-In<strong>for</strong>mationsspeichern oder in PST-Dateien lässt sich<br />
hierdurch sehr viel Speicherplatz sparen.<br />
Zentrale Verwaltung des E-Mail-Exports<br />
Mit Hilfe des <strong>GFI</strong> PST Exporter werden Agenten auf<br />
Netzwerkrechnern von Endbenutzern installiert, um in lokalen PST-<br />
Dateien gespeicherte E-Mails zentral verwalten zu können. Benutzerrechner<br />
lassen sich in Gruppen mit eigenen Konfigurationseinstellungen<br />
einteilen. Für jede Gruppe können Sie festlegen, wann<br />
und wie E-Mails aus den PST-Dateien exportiert werden sollen. Der<br />
<strong>GFI</strong> PST Exporter überträgt exportierte E-Mails mit Hilfe des<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Service schließlich in einen Archivspeicher.<br />
Keine Probleme mit PST-Dateien mehr<br />
Anwender, die E-Mails lokal auf ihrer Festplatte in PST-Dateien<br />
speichern, haben oftmals Schwierigkeiten, diese PSTs zu archivieren<br />
und effizient zu durchsuchen. Zudem ist die Verwaltung mit hohem<br />
Aufwand verbunden. Dank <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> können ältere archivierte<br />
Mitteilungen rasch und gezielt über eine Web-Oberfläche abgerufen<br />
werden – die zeitintensive, manuelle Suche in PST-Dateien auf der<br />
Festplatte gehört der Vergangenheit an.<br />
Importieren alter E-Mails<br />
Der <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Service erlaubt zusammen mit den<br />
Import-Assistenten die Archivierung von E-Mails, die vor der Installation<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server verarbeitet<br />
worden sind. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz eines Anwenders<br />
lässt sich zentral per Web-Oberfläche abrufen.<br />
Einfaches Durchsetzen von E-Mail-Richtlinien<br />
Die zentrale Speicherung von E-Mails ermöglicht es Ihnen, Unternehmensmitteilungen<br />
nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen um<br />
sicherzustellen, dass interne E-Mail-Richtlinien eingehalten werden.<br />
Festlegen von Archivierungsausnahmen für einzelne E-<br />
Mail-Anwender<br />
Falls notwendig, kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Mitteilungen an und von<br />
bestimmten Anwendern, darunter auch Active-Directory-Anwender,<br />
von der Archivierung ausschließen.<br />
E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien<br />
Über die Web-basierte Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, sodass<br />
Nachrichten je nach Inhalt, Absender oder Empfänger entweder so<strong>for</strong>t<br />
oder erst nach Ablauf einer bestimmten Frist aus einem Archiv<br />
gelöscht werden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 3
E-Mail-Kategorisierungsrichtlinien<br />
E-Mails lassen sich abhängig von Inhalt, Absender oder Empfänger<br />
durch die Zuweisung von unternehmensweit vorgegebenen Kennzeichnungen<br />
kategorisieren. Speziell gekennzeichnete Nachrichten<br />
können schneller aufgefunden werden.<br />
Benutzerdefinierte E-Mail-Kennzeichnungen<br />
Zusätzlich zur Kategorisierung von E-Mails per unternehmensweiten<br />
Richtlinien können Mitarbeiter eigene Kennzeichnungen für ihre<br />
Nachrichten definieren. Diese flexible Funktion bietet weitere<br />
Unterstützung beim schnellen Suchen und Abrufen von Nachrichten.<br />
Suchordner<br />
Anwender haben die Möglichkeit, dynamische Suchordner zu<br />
erstellen. Sie zeigen archivierte Nachrichten an, die eine bestimmte<br />
Bedingung erfüllen. Suchordner werden automatisch um neu<br />
archivierte Mitteilungen erweitert, die den festgelegten Suchkriterien<br />
entsprechen.<br />
Wiederherstellen von E-Mails per „OneClick Restore“-<br />
Funktionalität<br />
Mit Hilfe der „OneClick Restore“-Funktionalität können Anwender<br />
archivierte Nachrichten im Handumdrehen in ihrem Postfach wiederherstellen<br />
lassen.<br />
4 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Funktionsweise von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Die Archivierung von E-Mails und deren Durchsuchen mit<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erfolgt in drei Phasen:<br />
Phase 1: Abruf von E-Mails<br />
Phase 2: Archivierung von E-Mails<br />
Phase 3: Durchsuchen archivierter E-Mails<br />
Abbildung 1 – Typisches Installationsszenario von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Phase 1: Abruf von E-Mails<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> stellt eine Verbindung mit dem Journal-Postfach auf<br />
dem <strong>Exchange</strong>-Server her und ruft darin gespeicherte E-Mails ab.<br />
Phase 2: Archivierung von E-Mails<br />
Die E-Mails werden in der aktuell aktiven Datenbank archiviert,<br />
beispielsweise Microsoft SQL Server.<br />
Phase 3: Durchsuchen archivierter E-Mails<br />
Mit Hilfe der Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> können Anwender<br />
E-Mails über den Microsoft Internet Explorer anzeigen und gezielt<br />
durchsuchen.<br />
Lizenzierung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Die Lizenzierung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erfolgt unter Berücksichtigung<br />
der Anzahl E-Mail-aktivierter Anwender im Active Directory, deren<br />
Nachrichten archiviert werden sollen. Weitere In<strong>for</strong>mationen zur<br />
Erfassung der genauen Benutzeranzahl durch <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
erhalten Sie im folgenden Knowledge-Base-Artikel von <strong>GFI</strong>:<br />
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003109<br />
Mit dem standardmäßigen Evaluierungsschlüssel kann die Testversion<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 10 Tage lang mit vollem Funktions-<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 5
umfang getestet werden. Sie können die Gültigkeit auf insgesamt 30<br />
Tage erhöhen, indem Sie durch Angabe Ihrer persönlichen Daten auf<br />
der <strong>GFI</strong>-Website einen entsprechenden Evaluierungsschlüssel<br />
an<strong>for</strong>dern.<br />
Während der Testdauer können alle Leistungsmerkmale des Produkts<br />
genutzt werden. Danach ist die Benutzeroberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch weiterhin aufrufbar, jedoch sind sämtliche<br />
Archivierungsfunktionen deaktiviert.<br />
Hinweis: Wird bei einer Verkaufsversion die maximal erlaubte Anzahl<br />
der von Ihnen lizenzierten Benutzer überschritten, läuft die<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Lizenz aus.<br />
Sie können das Produkt jedoch weiterhin für 15 Tage nutzen,<br />
innerhalb derer ein Lizenz-Upgrade zu erwerben ist. Nach Ablauf<br />
dieser Frist ohne erfolgtes Upgrade werden die Archivierungsfunktionen<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> deaktiviert.<br />
Lizenz-Warnungen werden per SMTP an die E-Mail-Adresse des<br />
Administrators geschickt, die über die Verwaltungskonsole von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> anzugeben ist.<br />
6 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Einführung<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Überlegungen der Installation<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> in Ihrem Netzwerk vorausgehen müssen. So<br />
können Sie besser entscheiden, wo die Archivierungslösung eingerichtet<br />
und wie sie konfiguriert werden soll.<br />
Auswählen des optimalen Servers für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sollte auf einem Server installiert werden, der zur<br />
Active-Directory-Domäne gehört. Dabei sind folgende Aspekte zu<br />
beachten:<br />
• das von Ihren Servern zu verarbeitende E-Mail-Aufkommen<br />
• Hardware- und Software-Spezifikationen<br />
• die Entscheidung, ob E-Mails mehrerer Mailserver gleichzeitig<br />
archiviert werden müssen<br />
Beispiel: Wenn Sie nur die E-Mails eines einzelnen <strong>Exchange</strong>-Servers<br />
archivieren müssen, der nur ein relativ geringes Nachrichtenaufkommen<br />
zu bewältigen hat und somit freie Rechenkapazität<br />
besitzt, kann die Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> direkt auf diesem<br />
Server erfolgen. Sollen hingegen Nachrichten mehrerer <strong>Exchange</strong>-<br />
Server per IMAP archiviert werden, ist es zum empfehlen,<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf einem separaten Server einzurichten.<br />
Hinweis 1: Für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ist kein dedizierter Server<br />
er<strong>for</strong>derlich, falls das Programm nicht auf dem Mailserver installiert<br />
wird. Die Installation kann beispielsweise auch auf Servern erfolgen,<br />
auf denen andere Anwendungen wie <strong>GFI</strong> MailEssentials oder<br />
<strong>GFI</strong> MailSecurity laufen.<br />
Hinweis 2: In einer Umgebung mit Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007<br />
kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf einem Server mit der <strong>Exchange</strong>-Rolle<br />
„Client Access Server“ installiert werden. Hierbei muss der IMAP-<br />
Dienst für den Zugriff auf das Journal-Postfach auf dem <strong>Exchange</strong>-<br />
Server mit der Mailbox-Rolle aktiviert werden. Weitere In<strong>for</strong>mationen<br />
erhalten Sie im Anhang „Aktivieren von IMAP für Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Server 2007” in diesem <strong>Handbuch</strong>.<br />
Auf dem Server mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> muss der Dienst Microsoft<br />
Internet In<strong>for</strong>mation Services (IIS) mit der Unterkomponente World<br />
Wide Web Service installiert und aktiv sein. Zudem ist die<br />
Registrierung von ASP.NET er<strong>for</strong>derlich, da <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ein<br />
virtuelles Verzeichnis zum Hosten seiner Web-Oberfläche erstellen<br />
muss.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 7
Systeman<strong>for</strong>derungen<br />
Für die Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> benötigen Sie:<br />
• Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 oder höher) oder Microsoft<br />
Windows 2003<br />
Hinweis: Der Server, auf dem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> installiert wird, muss ein<br />
Domänen-Controller (DC) sein oder mit einem DC verbunden sein, da ein<br />
Zugriff auf Active Directory er<strong>for</strong>derlich ist.<br />
• Zugriff auf Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2000 oder später<br />
• Microsoft .NET Framework 2.0<br />
• Internet In<strong>for</strong>mation Services (IIS) mit Unterkomponente World<br />
Wide Web-Service<br />
Hinweis: ASP.NET muss in den IIS registriert sein. So führen Sie<br />
die Registrierung durch:<br />
1. Öffnen Sie die Eingabeauf<strong>for</strong>derung.<br />
2. Wechseln Sie zum Verzeichnis \<br />
•<br />
Microsoft.NET\Framework\\<br />
3. Geben Sie den Befehl „aspnet_regiis.exe –i“ ein und drücken<br />
Sie die Eingabetaste.<br />
Microsoft Internet Explorer 5.5 oder später<br />
Hinweis: Nach Abschluss der Installation erstellt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
einen standardmäßigen Archivspeicher in einer Firebird-Datenbank<br />
(Open-Source). Microsoft SQL Server ist nur dann er<strong>for</strong>derlich, wenn<br />
diese Lösung an Stelle von Firebird verwendet werden soll, um E-<br />
Mails zu speichern. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unterstützt Microsoft SQL Server<br />
2000 (mit Service Pack 3 oder höher) und Microsoft SQL Server 2005.<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen zum er<strong>for</strong>derlichen Sortierungsmodus von SQL<br />
Server erhalten Sie in folgendem Knowledge-Base-Artikel von <strong>GFI</strong>:<br />
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002277.<br />
Folgende An<strong>for</strong>derungen gelten für den Einsatz des <strong>GFI</strong> PST<br />
Exporter:<br />
• auf Zielrechnern installiertes Microsoft Outlook 2000 oder später<br />
• auf Zielrechnern geöffnete Ports 8096 bis 8099<br />
Hinweis: Bei einem Zeitversatz außerhalb der festgelegten<br />
Grenzwerte kommt es zu Authentifizierungsproblemen: Der<br />
Zeitversatz zwischen Domänen-Controllern oder zwischen Mitglieds-<br />
Servern und einem Domänen-Controller kann dazu führen, dass<br />
Kerberos-Tickets ungültig werden. Infolgedessen kann die Installation<br />
von Agenten auf betroffenen Zielrechnern mit dem Fehler „Zugriff<br />
verweigert“ fehlschlagen.<br />
8 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hardware-An<strong>for</strong>derungen<br />
Folgende Hardware-An<strong>for</strong>derungen bestehen für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
• Pentium 4 (oder gleichwertig) mit mindestens 2 GHz<br />
• Mindestens 512 MB RAM Arbeitsspeicher. Empfohlen: 2 GB RAM<br />
• Mindestens 2 GB freier Festplattenspeicher (NTFS)<br />
Hinweis: Es ist zu empfehlen, Datenbanken und Indizes auf<br />
getrennten, ausreichend großen Festplattenlaufwerken zu speichern.<br />
Für Indizes sind SCSI-Festplattenlaufwerke zu empfehlen.<br />
Vorbereiten der Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Zum Einsatz von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sind ein Server mit Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> und ein Datenbank-Server zum Archivieren von E-Mails<br />
er<strong>for</strong>derlich, beispielsweise Microsoft SQL Server. Nachfolgend<br />
erfahren Sie, welche Schritte er<strong>for</strong>derlich sind, um diese Server für die<br />
Verwendung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> vorzubereiten.<br />
Im Unterkapitel „Vorbereiten von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server für<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ wird erläutert, wie die er<strong>for</strong>derliche Journal-<br />
Verarbeitung von Nachrichten für den Postfachspeicher aktiviert wird.<br />
Des Weiteren erhalten Sie In<strong>for</strong>mationen zur Aktivierung des<br />
optionalen Envelope-Journaling („Umschlagjournalmodus“), mit<br />
dessen Hilfe <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch die vollständigen E-Mail-Header<br />
speichern kann.<br />
Im Unterkapitel „Vorbereiten von Microsoft SQL Server für<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ erfahren Sie, wie Microsoft SQL Server durch<br />
Erstellen einer neuen, leeren Datenbank für den Einsatz mit<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zu konfigurieren ist.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 9
Vorbereiten von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Um von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server verarbeitete E-Mails archivieren<br />
zu können, muss ein Journal-Postfach erstellt und konfiguriert werden.<br />
Die er<strong>for</strong>derlichen Schritte für Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2003 und<br />
2007 werden nachfolgend beschrieben.<br />
Aktivieren Journal-Funktion unter Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Server 2003<br />
Im ersten Schritt muss die Journal-Funktion aktiviert und ein Journal-<br />
Postfach konfiguriert werden. Die Journal-Funktion von Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server speichert in diesem Postfach eine Kopie aller E-<br />
Mails, die von einem <strong>Exchange</strong>-In<strong>for</strong>mationsspeicher gesendet oder<br />
empfangen wurden. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> kontrolliert das Journal-Postfach<br />
regelmäßig, ruft sämtliche gefundenen E-Mails ab und archiviert<br />
diese.<br />
So aktivieren Sie die Journal-Funktion unter Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Server:<br />
1. Erstellen Sie ein neues Postfach, das Microsoft <strong>Exchange</strong> für das<br />
Journaling verwenden soll: Fügen Sie über die Konsole Active<br />
Directory-Benutzer und -Computer einen neuen Benutzer hinzu.<br />
Geben Sie dem Postfach einen aussagekräftigen Namen wie<br />
„Nachrichtenjournal“.<br />
2. Öffnen Sie den <strong>Exchange</strong> System-Manager und erweitern Sie die<br />
Struktur des Knotens Server Speichergruppe <br />
Postfachspeicher. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den<br />
Knoten Postfachspeicher und wählen Sie im Kontextmenü<br />
Eigenschaften.<br />
3. Gehen Sie im Eigenschaften-Dialog auf den Reiter Allgemein und<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Alle von Postfächern in diesem<br />
In<strong>for</strong>mationsspeicher gesendeten oder empfangenen<br />
Nachrichten archivieren.<br />
10 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 1 – Aktivierung des Nachrichten-Journals für den <strong>Exchange</strong>-Postfachspeicher<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen rechts neben dem<br />
zuvor markierten Kontrollkästchen.<br />
5. Geben Sie in dem Dialogfeld Empfänger auswählen den für das<br />
Journal-Postfach vergebenen Namen ein, z. B. „Nachrichtenjournal“<br />
und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
Hinweis: Falls E-Mails in einem Öffentlichen Ordner archiviert<br />
werden sollen, geben Sie im Dialogfeld Empfänger auswählen den<br />
Namen dieses Ordners ein. Beachten Sie jedoch, dass Microsoft die<br />
Verwendung Öffentlicher Ordner für Journal-Zwecke nicht empfiehlt.<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie in folgendem Knowledge-<br />
Base-Artikel von Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/843105/de,<br />
(unter Frage 6 im Bereich „Fragen und Antworten zu häufig<br />
auftretenden Problemen“).<br />
Screenshot 2 – Auswahl des Namens des Journal-Postfachs<br />
6. Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog des Postfachspeichers<br />
und den <strong>Exchange</strong> System-Manager.<br />
Das Journal-Postfach kann nun für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> eingesetzt<br />
werden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 11
Aktivieren des Envelope-Journaling unter Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server 2003 (empfohlen)<br />
Hinweis: Wenn Sie die Daten der E-Mail-Header ebenfalls archivieren<br />
möchten, muss unter <strong>Exchange</strong> zusätzlich das Envelope-Journaling<br />
aktiviert werden. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie den<br />
nachfolgenden Abschnitt überspringen. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> kann auch<br />
ohne Aktivierung dieser Option genutzt werden.<br />
Das Envelope-Journaling steht unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2000<br />
mit Post-Service-Pack 3 und Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2003 mit<br />
Service Pack 1 zur Verfügung. Es erfasst die Daten aller nach<br />
RFC2821 verfügbaren Empfänger sowie der RFC2822-Empfänger,<br />
darunter auch solche, die Cc oder Bcc gesetzt sind. Des Weiteren<br />
werden Mitglieder einer erweiterten Verteilergruppe sowie Berichte mit<br />
Übermittlungsbestätigungen, NDRs, Lesebestätigungen und Abwesenheitsnachrichten<br />
erfasst. Weitere In<strong>for</strong>mationen zum Envelope-<br />
Journaling erhalten Sie auf der folgenden Web-Seite von Microsoft:<br />
3How <strong>Exchange</strong> Server Envelope Journaling Works.<br />
Zum Aktivieren des Envelope-Journaling stehen zwei Verfahren zur<br />
Verfügung:<br />
1. das Tool „<strong>Exchange</strong> Server Email Journaling Advanced<br />
Configuration” (exejcfg.exe)<br />
2. der ADSI-Editor<br />
Verfahren 1: Verwenden von „exejcfg.exe“<br />
So aktivieren Sie das Envelope-Journaling über das Tool exejcfg.exe:<br />
1. Öffnen Sie die Eingabeauf<strong>for</strong>derung.<br />
2. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich das Tool exejcfg.exe<br />
befindet.<br />
3. Geben Sie exejcfg -e ein und bestätigen Sie die Eingabe, um das<br />
Envelope-Journaling zu aktivieren.<br />
Hinweis 1: Mit dem Befehl exejcfg -d wird das Envelope-Journaling<br />
deaktiviert.<br />
Hinweis 2: Das Tool exejcfg.exe kann von folgender Web-Seite von<br />
Microsoft heruntergeladen werden.<br />
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=e7f73f10-<br />
7933-40f3-b07e-ebf38df3400d&displaylang=en<br />
Hinweis 3: Das über den obigen Link verfügbare Tool exejcfg.exe<br />
kann unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2000 und 2003 eingesetzt<br />
werden.<br />
Verfahren 2: Einsatz des ADSI-Editors<br />
So aktivieren Sie das Envelope-Journaling über den ADSI-Editor:<br />
1. Öffnen Sie die ADSIEdit-Konsole über die Eingabeauf<strong>for</strong>derung.<br />
Hinweis: Der Editor (adsiedit.msc) ist Bestandteil der Support-Tools<br />
von Microsoft Windows Server 2003 und des Resource-Kits von<br />
Microsoft Windows 2000 Server.<br />
12 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 3 – ADSI-Editor<br />
2. Erweitern Sie die Struktur des Knotens ADSI-Bearbeitung <br />
Konfiguration <br />
, um zum Knoten CN= zu gelangen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste<br />
auf den Knoten CN= und wählen Sie im<br />
Kontextmenü Eigenschaften.<br />
3. Wählen Sie im Eigenschaften-Dialog aus der Liste Attribute den<br />
Eintrag Heuristiken aus und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Bearbeiten.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 13
Screenshot 4 – Attribut „Heuristiken“<br />
4. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld im Eingabefeld Wert die<br />
Zahl „512“ ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
Screenshot 5 – Bearbeitung des Attributwerts für Heuristiken<br />
5. Der dem Attribut Heuristiken zugehörige Wert wird auf „512“<br />
gesetzt (in der rechten Spalte Wert).<br />
14 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 6 – Änderung des Werts „Heuristiken“<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die neue Einstellung zu<br />
speichern und den ADSI-Editor zu schließen.<br />
Hinweis: Der Wert „512“ aktiviert das Envelope-Journaling. Mit dem<br />
Wert „0“ erfolgt die Deaktivierung.<br />
Die Journal-Funktion unter Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007 unterstützt zwei Arten von Journal-<br />
Funktionen:<br />
1. Journal-Erstellung nach Postfachdatenbank (standardmäßige<br />
Journal-Funktion)<br />
2. Journal-Erstellung per Journal-Regeln (Premium-Journal-Funktion<br />
„Journal-Erstellung nach Empfänger“)<br />
Beide werden nachfolgend beschrieben.<br />
Journal-Erstellung nach Postfachdatenbank<br />
(standardmäßige Journal-Funktion)<br />
Diese Journal-Erstellung gleicht der von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server<br />
2000/2003. Die Konfigurierung der Postfachdatenbank erfolgt daher<br />
ähnlich wie beim Postfachspeicher von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server<br />
2003.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 15
Screenshot 7 – Konfigurierung der Postfachdatenbank<br />
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank,<br />
für die Sie die Journal-Erstellung aktivieren möchten. Wählen Sie im<br />
Kontextmenü Eigenschaften aus.<br />
Screenshot 8 – Eigenschaften der Postfachdatenbank<br />
16 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
2. Wählen Sie die Option Journalempfänger aus und geben Sie über<br />
das Active Directory einen Empfänger an, vorzugsweise ein Postfach<br />
innerhalb der bestehenden <strong>Exchange</strong>-Organisation.<br />
Journal-Erstellung per Journalregeln<br />
Diese Funktion steht seit Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007 zur<br />
Verfügung und kann nur mit der <strong>Exchange</strong> Enterprise-<br />
Clientzugriffslizenz (CAL) genutzt werden.<br />
Administratoren können eigene Journal-Regeln erstellen, beispielsweise:<br />
• zur alleinigen Archivierung eingehender E-Mails<br />
• zur alleinigen Archivierung ausgehender E-Mails<br />
• zur Archivierung von E-Mails einer bestimmten Gruppe<br />
Diese Art von Journalfunktion wird von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ebenfalls<br />
unterstützt. Regeln werden erkannt und im Assistenten Data Sources<br />
Configuration Wizard angezeigt.<br />
Screenshot 9 – Konfigurierung von Journalregeln<br />
Journal-Regeln<br />
konfiguriert.<br />
werden über den Unterknoten Hub-Transport<br />
1. Gehen Sie auf den Reiter Journale und klicken Sie im<br />
Aktionsbereich auf Neue Journalregel.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 17
Screenshot 10 – Erstellen einer neuen Journalregel<br />
2. Benennen Sie die Regel im Eingabefeld Regelname. Geben Sie im<br />
Feld Journalberichte an E-Mail-Adresse senden vorzugsweise ein<br />
Postfach innerhalb der bestehenden <strong>Exchange</strong>-Organisation an.<br />
3. Optional können Sie unter Bereich den Regelumfang festlegen und<br />
die Option Journal für Nachrichten des Empfängers erstellen<br />
auswählen. Über diese Optionen können Sie alle Empfänger<br />
angeben, auf die die Journal-Regel anzuwenden ist.<br />
Hinweis: Im Gegensatz zu vorherigen Versionen von Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server ist bei der Journal-Erstellung unter der 2007-Version<br />
das Envelope-Journaling bereits standardmäßig aktiviert.<br />
Vorbereiten von Microsoft SQL Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Die In<strong>for</strong>mationen dieses Unterkapitels sind nur relevant, falls<br />
Microsoft SQL Server zur E-Mail-Archivierung und Erstellung von<br />
Archivspeichern verwendet werden soll. Hierfür muss über den<br />
Enterprise-Manager eine neue, leere Datenbank erstellt werden.<br />
Hinweis 1: Microsoft SQL Server muss für den Gemischten<br />
Authentifizierungsmodus (Windows- und SQL Server-Authentifizierung)<br />
konfiguriert werden, um gemeinsam mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
eingesetzt werden zu können. Starten Sie den Enterprise Manager,<br />
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten des SQL-<br />
Servers und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften. Gehen Sie<br />
im Eigenschaften-Dialog auf den Reiter Sicherheit und klicken Sie<br />
unter Authentifizierung auf SQL Server und Windows.<br />
Hinweis 2: Weitere In<strong>for</strong>mationen zum er<strong>for</strong>derlichen Sortierungsmodus<br />
von Microsoft SQL Server erhalten Sie in folgendem<br />
Knowledge-Base-Artikel von <strong>GFI</strong>:<br />
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002277<br />
18 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Erstellen der Datenbank<br />
1. Öffnen Sie den Enterprise Manager von Microsoft SQL Server.<br />
Navigieren Sie zum Knoten des SQL-Servers, für den die Datenbank<br />
erstellt werden soll. Erweitern Sie die Struktur des Knotens.<br />
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten<br />
Datenbanken und im sich öffnenden Kontextmenü auf Neue<br />
Datenbank.<br />
Screenshot 11 – Erstellen einer neuen Datenbank<br />
3. Geben Sie den Namen der Datenbank im Eingabefeld Name an,<br />
beispielsweise „<strong>MailArchiver</strong>“. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
Hinweis 1: Für eine optimale Per<strong>for</strong>mance sollten Sie für die Datendatei<br />
beispielsweise 500 MB und für Transaktionsdatei 50 MB<br />
Speicherplatz reservieren, um Größenanpassungen zu Beginn der<br />
Datenbank-Archivierung zu vermeiden. Zur Reservierung des Festplattenspeichers<br />
geben Sie in der Spalte Anfangsgröße (MB) den<br />
gewünschten Wert an. Um Verzögerungen aufgrund von Anpassungen<br />
zu verhindern, sollte zusätzlich für Vergrößerungen von<br />
Daten- und Transaktionsdateien an Stelle eines prozentualen Werts<br />
eine feste Größe in Megabyte (jedoch nicht mehr als 100 MB)<br />
angegeben werden. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass für die Option<br />
Maximale Dateigröße für Daten- und Transaktionsdateien der Wert<br />
Unbeschränkt vergrößerbar gewählt wird. Diese Einstellungen<br />
werden über das Dialogfenster Datenbankeigenschaften unter den<br />
Reitern Datendateien und Transaktionsprotokoll konfiguriert.<br />
Hinweis 2: Überprüfen Sie, wie groß die Datenbank-Datei ist,<br />
nachdem Nachrichten einen Monat lang archiviert worden sind. Auf<br />
Grundlage dieses Werts können Sie abschätzen, welchen Umfang die<br />
Datenbank nach einem halben Jahr haben wird. Sollte sich andeuten,<br />
dass der Archivspeicher voraussichtlich größer als 20 GB sein wird, ist<br />
zu empfehlen, die Funktion zur Archivspeicher-Verwaltung von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zu aktivieren. Weitere In<strong>for</strong>mationen zu dieser<br />
Funktion erhalten Sie im Kapitel „Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“<br />
unter „Konfigurieren der Archivspeicher-Verwaltung“.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 19
Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Beachten Sie folgende Hinweise vor der Installation von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
1. Melden Sie sich als Administrator an oder verwenden Sie ein Konto<br />
mit Administratorrechten.<br />
2. Schließen Sie alle auf dem Server geöffneten Dateien und<br />
Anwendungen, bevor Sie die Installation starten.<br />
3. Stellen Sie sicher, dass der Server, auf dem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
installiert werden soll, alle beschriebenen Systeman<strong>for</strong>derungen<br />
erfüllt.<br />
4. Überprüfen Sie die <strong>Exchange</strong>-Server-Rolle.<br />
Hinweis 1: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> kann nicht für die Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Server 2007-Server-Rolle „Edge-Transport“ installiert werden, da ein<br />
Edge-Transport-Server üblicherweise in einer DMZ mit Unterstützung<br />
von ADAM (Active Directory Application Mode) als Verzeichnisdienst<br />
installiert wird. Es besteht dabei keine Möglichkeit, auf das Active<br />
Directory zuzugreifen.<br />
Hinweis 2: Bei Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf einem <strong>Exchange</strong><br />
2007-Server mit der Server-Rolle „Client-Access“ muss IMAP aktiviert<br />
werden. Weitere In<strong>for</strong>mationen erhalten Sie im Anhang unter<br />
„Aktivieren von IMAP für Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007” in diesem<br />
<strong>Handbuch</strong>.<br />
So starten Sie die Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
1. Doppelklicken Sie auf<br />
• Gfimailarchiver5_x86.exe, um <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf x32-<br />
Systemen zu installieren<br />
• Gfimailarchiver5_x64.exe, um <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf x64-<br />
Systemen zu installieren<br />
Klicken Sie im angezeigten Willkommen-Bildschirm auf die<br />
Schaltfläche Next.<br />
2. Lesen Sie die angezeigte Lizenzvereinbarung und wählen Sie die<br />
Option I accept the terms in the license agreement, um die<br />
Vereinbarung zu akzeptieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
20 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 12 – Angabe der E-Mail-Adresse des Administrators und des Produkt-<br />
Registrierschlüssels<br />
3. Geben Sie im Eingabefeld Administrator Email die E-Mail-<br />
Adresse des Administrators an. Sollten Sie für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> eine<br />
Lizenz erworben haben, geben Sie den Registrierschlüssel im<br />
Eingabefeld License Key an. Wenn Sie noch keine Lizenz besitzen<br />
und das Produkt zunächst evaluieren möchten, ändern Sie den<br />
vorgegebenen Eintrag „Evaluation“ bitte nicht. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Next.<br />
Hinweis: Sollen Sie den Evaluierungsschlüssel „Evaluation“<br />
verwenden, können Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 10 Tage lang als Vollversion<br />
testen. Bei korrekter Angabe Ihrer Kontaktdaten im Download-<br />
Formular auf der Website von <strong>GFI</strong> erhalten Sie per E-Mail einen<br />
gesonderten Registrierschlüssel, mit dem Sie das Produkt insgesamt<br />
30 Tage lang testen können. Wenn Sie das Produkt nach Ablauf der<br />
Testdauer erwerben möchten, ist eine Neuinstallation nicht er<strong>for</strong>derlich.<br />
Es muss lediglich der kostenpflichtige Registrierschlüssel<br />
eingegeben werden.<br />
4. Um <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> im vorgegebenen Zielverzeichnis zu<br />
installieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Next. Falls Sie ein<br />
anderes Installationsverzeichnis wünschen, klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Browse. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
5. Wählen Sie über die Drop-Down-Liste Website die Website für die<br />
Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aus. Falls er<strong>for</strong>derlich, ändern<br />
Sie im Eingabefeld Virtual Directory Alias den Namen des virtuellen<br />
Verzeichnisses der Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> (Vorgabe:<br />
„<strong>MailArchiver</strong>“). Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 21
Screenshot 13 – Auswahl einer Web-Site und eines virtuellen Verzeichnisses<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Install, um <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unter<br />
Berücksichtigung der von Ihnen angegebenen Einstellungen zu<br />
installieren.<br />
Screenshot 14 – Installationsvorgang von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
7. Der Installationsassistent in<strong>for</strong>miert Sie, wenn die Installation<br />
abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu schließen.<br />
22 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Eingeben des Registrierschlüssels nach der Installation<br />
Hinweis: Die Eingabe des Registrierschlüssels ist nicht mit der<br />
Online-Registrierung Ihrer Firmendaten auf der <strong>GFI</strong>-Website zu<br />
verwechseln. Die Registrierung ist wichtig, um Ihnen bei Problemen<br />
schneller helfen und Sie über wichtige Produktmitteilungen in<strong>for</strong>mieren<br />
zu können. Bitte registrieren Sie sich unter<br />
http://www.gfisoftware.de/de/pages/regfrm.htm.<br />
Nachdem Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erworben haben, müssen Sie Ihren<br />
Registrierschlüssel in der Verwaltungskonsole des Produkts eingeben.<br />
So geben Sie den Schlüssel an:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>, um die Konfigurationsoberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> im Microsoft Internet Explorer aufzurufen.<br />
2. Sie werden zur Eingabe eines Benutzernamens und Passworts<br />
aufge<strong>for</strong>dert. Geben Sie die Anmeldein<strong>for</strong>mationen eines mit<br />
Administratorrechten versehenen Kontos an, um auf die<br />
Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zugreifen zu können.<br />
3. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Lizenzierung.<br />
4. Geben Sie den endgültigen Registrierschlüssel im Eingabefeld<br />
License key ein. Klicken Sie auf Verify License Key, um den<br />
Schlüssel überprüfen zu lassen.<br />
Screenshot 15 – Eingabe des Registrierschlüssels von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
5. Bei korrekter Eingabe des Registrierschlüssels zeigt<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> folgende In<strong>for</strong>mationen an: Den Lizenzstatus<br />
(License Status), die Anzahl der lizenzierten Anwender (Licensed<br />
Users) und E-Mail-aktivierten Anwender (Mail Enabled Users) sowie<br />
die bisherige Nutzungsdauer von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> in Tagen<br />
(Statistics). Ist der eingegebene Registrierschlüssel ungültig, wird in<br />
der Zeile License Status die In<strong>for</strong>mation Invalid license type rot<br />
angezeigt. Wurde der angegebene Registrierschlüssel bestätigt,<br />
klicken Sie zur Sicherung der Einstellungen auf die Schaltfläche Save<br />
Settings.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 23
Hinweis 1: Der von Ihnen erworbene Registrierschlüssel ist für eine<br />
festgelegte Anzahl von Anwendern lizenziert, die in der Zeile<br />
Licensed Users angezeigt wird. Die Anzahl der Mail Enabled Users<br />
muss immer kleiner-gleich der Anzahl der von der Lizenz<br />
unterstützten Licensed Users sein. Wird diese Anzahl überschritten,<br />
kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ohne Angabe eines neuen, umfassenderen<br />
Registrierschlüssels nur für weitere 15 Tage eingesetzt werden.<br />
Hinweis 2: Die über den Knoten Archivierungsoptionen/Benutzerausnahmen<br />
festlegbaren Ausnahmen beeinflussen, wie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die Anzahl der E-Mail-aktivierten Anwender feststellt.<br />
Anhand der folgenden Beispiele wird erklärt, wie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die<br />
Anzahl der E-Mail-aktivierten Anwender ermittelt. Für diese Beispiele<br />
wird angenommen, dass im Active Directory (AD) 40 Objekte<br />
vorhanden sind, 12 davon E-Mail-aktivierte Anwender.<br />
• Archive emails <strong>for</strong> all users – <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zählt bei<br />
Auswahl dieser Option, mit der E-Mails aller Benutzer<br />
archiviert werden, sämtliche E-Mail-aktivierten Benutzer-<br />
•<br />
konten. Andere Objekte wie Gruppen oder Computer werden<br />
nicht berücksichtigt. Für Mail Enabled Users würde somit bei<br />
diesem Beispiel die Zahl „12“ angezeigt werden.<br />
Archive emails <strong>for</strong> all users, except anyone listed below –<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zählt alle E-Mail-aktivierten Benutzerkonten<br />
und zieht davon die Anzahl der Active Directory-Benutzerkonten<br />
(nicht E-Mail-Adressen) ab, die in der Liste der Archivierungsausnahmen<br />
verzeichnet sind. Haben Sie beispielsweise<br />
drei AD-Benutzerkonten und eine E-Mail-Adresse in der<br />
Ausnahme-Liste angegeben, zeigt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> für Mail<br />
Enabled Users somit den Wert „9“ an.<br />
• Archive emails only <strong>for</strong> the users listed below – Es werden<br />
nur die speziell in der Liste angegebenen AD-Benutzerkonten<br />
(nicht E-Mail-Adressen) gezählt, für die eine Archivierung<br />
erfolgen soll. Falls Sie beispielsweise drei AD-Benutzer angeben,<br />
zeigt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> für Mail Enabled Users den Wert<br />
„3“ an. Wird lediglich eine E-Mail-Adresse in dieser Positiv-<br />
Liste angegeben, zählt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sämtliche E-Mailaktivierten<br />
AD-Benutzerkonten und zeigt somit den Wert „12“<br />
an.<br />
Installieren eines neueren Builds von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Für ein Build-Update Ihrer aktuellen Version von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
siehe „Aktualisieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 4 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5“ in<br />
diesem Kapitel.<br />
Aktualisieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5<br />
Hinweis: Stellen Sie vor der Aktualisierung auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5<br />
sicher, dass Sie den neuesten Build von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 installiert<br />
haben. Ist dies nicht der Fall, richten Sie den neuesten Build von<br />
Version 3 ein, bevor Sie mit der Aktualisierung auf Version 5<br />
beginnen.<br />
So aktualisieren Sie eine installierte Version 3 von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
auf die neue Version 5:<br />
24 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis 1: Microsoft Access-Datenbanken werden nicht länger<br />
unterstützt und daher auch nicht aktualisiert.<br />
Hinweis 2: Aktualisierte Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 lassen<br />
sich über Version 5 anzeigen und durchsuchen. Sie können jedoch<br />
nicht länger zur Archivierung von Nachrichten verwendet werden.<br />
Hinweis 3: Über die Datenbank-Verwaltung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3<br />
konfigurierte Datenbanken werden nicht aktualisiert und ebenfalls<br />
nicht über die Seite Archivspeicher-Verwaltung von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 angezeigt.<br />
1. Starten Sie das Installationsprogramm von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> per<br />
Doppelklick auf die Datei mailarchiver5.exe. Der Installationsassistent<br />
beginnt mit dem Entpacken von Dateien und zeigt danach<br />
den Begrüßungsbildschirm an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
2. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.<br />
3. Der Installationsassistent in<strong>for</strong>miert Sie, dass Ihre aktuelle<br />
Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf den neuesten Stand gebracht<br />
wird. Sie werden darauf hingewiesen, dass nach der Installation Ihr<br />
Eingreifen er<strong>for</strong>derlich ist, um die Aktualisierung abzuschließen. Die<br />
er<strong>for</strong>derlichen Update-Schritte werden nachfolgend erklärt. Weitere<br />
In<strong>for</strong>mationen erhalten Sie in diesem Knowledge-Base-Artikel von<br />
<strong>GFI</strong>:<br />
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002870<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um die Aktualisierung<br />
<strong>for</strong>tzuführen.<br />
Screenshot 16 – Update von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5<br />
4. Der Installationsassistent in<strong>for</strong>miert Sie, wenn die Installation<br />
abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu schließen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 25
Abschließen der Aktualisierung von Version 3 auf Version 5<br />
Nach Abschluss der Installation sind folgende Schritte durchzuführen,<br />
um die Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 zu aktualisieren und die<br />
E-Mail-Erfassung sowie Archivierung für die konfigurierten Mailserver<br />
zu reaktivieren:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsobefläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie im Kapitel „Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ unter „Einführung“<br />
beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher. Auf der Seite<br />
Archivspeicher werden eine vom Installationsprogramm von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 eingerichtete Standard-Datenbank und alle älteren<br />
SQL-Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 angezeigt.<br />
3. Klicken Sie neben einer der angezeigten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-<br />
Datenbanken auf die Schaltfläche . Der Assistent Archive Store<br />
Wizard wird gestartet.<br />
4. Klicken Sie im Assistenten so lange auf die Schaltfläche Next, bis<br />
die Seite zur Datenbank-Überprüfung (Database Verification)<br />
aufgerufen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Yes, um das<br />
Datenbank-Schema zu aktualisieren.<br />
5. Ist die Aktualisierung abgeschlossen, wird vom Assistenten die<br />
Nachricht Database verification successful angezeigt. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next, um die Abschlussseite des Assistenten<br />
aufzurufen.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für alle auf der Seite Archive<br />
Stores angezeigten Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3.<br />
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
9. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
Auf der Seite E-Mail-Server-Archivierung werden alle Mailserver<br />
angezeigt, deren Nachrichten mit Version 3 von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
archiviert wurden. Für sämtliche aufgeführten <strong>Exchange</strong>-Server ist die<br />
Archivierung zunächst deaktiviert, damit Sie die gewünschte<br />
Datenbank auswählen können. Andernfalls archiviert Version 5 von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Nachrichten in der Standard-Datenbank. Die<br />
Erfassung und Archivierung von E-Mails der konfigurierten Mailserver<br />
muss erneut aktiviert werden. So reaktivieren Sie die Archivierung:<br />
10. Klicken Sie rechts neben einem Mailserver auf das Symbol , um<br />
den Mailserver-Assistenten (Mail Server Wizard) zu starten.<br />
11. Markieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten das<br />
Kontrollkästchen Archive emails from this server.<br />
12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
13. Wiederholen Sie die Schritte 10 bis 12 für jeden Server auf der<br />
Seite E-Mail-Server-Archivierung.<br />
14. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
26 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Die Aktualisierung von Version 3 auf Version 5 von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
ist abgeschlossen. Gehen Sie auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <br />
Korrespondenz Anzeigen, um mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 archivierte<br />
und alle neu gesicherten Nachrichten anzeigen zu lassen.<br />
Aktualisieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 4 auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5<br />
So aktualisieren Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 4 auf Version 5:<br />
1. Starten Sie das Installationsprogramm von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> per<br />
Doppelklick auf die Datei mailarchiver5.exe. Der Installationsassistent<br />
beginnt mit dem Entpacken von Dateien und zeigt danach<br />
den Begrüßungsbildschirm an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
2. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.<br />
3. Der Installationsassistent in<strong>for</strong>miert Sie, wenn die Installation<br />
abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu schließen.<br />
Aktualisieren des Datenbank-Schemas von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Liegen Aktualisierungen des Datenbank-Schemas vor, in<strong>for</strong>miert Sie<br />
der Installationsassistent mit dem nachfolgenden Screenshot.<br />
In einem solchen Fall deaktiviert das Installationsprogramm die Erfassung<br />
und Archivierung von Nachrichten der konfigurierten Mailserver,<br />
da die Verwendung der Datenbanken durch <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erst<br />
nach Durchführung der im Folgenden beschriebenen Schritte möglich<br />
ist.<br />
Screenshot 17 – Aktualisierung des Datenbank-Schemas<br />
Nach Abschluss der Installation ist das Datenbank-Schema der<br />
konfigurierten Archivspeicher zu aktualisieren. Zudem muss die E-<br />
Mail-Erfassung und -Archivierung für die konfigurierten Mailserver<br />
reaktiviert werden:<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 27
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie im Kapitel „Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ unter „Einführung“<br />
beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher.<br />
3. Klicken Sie rechts neben einem aufgeführten Archivspeicher auf die<br />
Schaltfläche , um den Assistenten für den Archivspeicher (Archive<br />
Store Wizard) zu starten.<br />
4. Klicken Sie im Assistenten so lange auf die Schaltfläche Next, bis<br />
die Seite zur Datenbank-Überprüfung (Database Verification)<br />
aufgerufen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Yes, um das<br />
Datenbank-Schema zu aktualisieren.<br />
Screenshot 18 – Aktualisierung des Datenbank-Schemas<br />
5. Ist die Aktualisierung abgeschlossen, wird vom Assistenten die<br />
Nachricht Database verification successful angezeigt. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next, um die Abschlussseite des Assistenten<br />
aufzurufen.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für jeden aufgeführten Archivspeicher.<br />
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
9. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
Falls Sie bereits Archivspeicher auf dieser Seite konfiguriert haben,<br />
führen Sie die Schritte 10 bis 15 durch. Andernfalls fahren Sie mit<br />
Schritt 16 <strong>for</strong>t.<br />
10. Klicken Sie rechts neben einem aufgeführten Archivspeicher auf<br />
die Schaltfläche , um den Assistenten für den Archivspeicher<br />
(Archive Store Wizard) zu starten.<br />
28 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
11. Klicken Sie im Assistenten so lange auf die Schaltfläche Next, bis<br />
die Seite zur Datenbank-Überprüfung (Database Verification)<br />
aufgerufen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Yes, um das<br />
Datenbank-Schema zu aktualisieren.<br />
12. Ist die Aktualisierung abgeschlossen, wird vom Assistenten die<br />
Nachricht Database verification successful angezeigt. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next, um die Abschlussseite des Assistenten<br />
aufzurufen.<br />
13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
14. Wiederholen Sie die Schritte 10 bis 13 für jeden auf der Seite<br />
Archivspeicher-Verwaltung angezeigten Archivspeicher.<br />
15. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
16. Die Erfassung und Archivierung von E-Mails der konfigurierten<br />
Mailserver muss erneut aktiviert werden. Gehen Sie hierfür im linken<br />
Navigationsbereich auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <br />
Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
17. Klicken Sie rechts neben einem Mailserver auf die Schaltfläche ,<br />
um den Assistenten für den Mailserver (Mail Server Wizard) zu<br />
starten.<br />
18. Markieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten das<br />
Kontrollkästchen Archive emails from this server.<br />
19. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
20. Wiederholen Sie die Schritte 17 bis 19 für jeden Server auf der<br />
Seite E-Mail-Server-Archivierung.<br />
21. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 29
Rollenbasierte Installation<br />
Dank der rollenbasierten Installation kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch für<br />
den Einsatz in großen IT-Infrastrukturen mit sehr hohem E-Mail-<br />
Aufkommen skaliert werden. Hierfür sind verschiedene Instanzen von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf getrennten Servern zu installieren. Jede Instanz<br />
übernimmt dabei unterschiedliche Rollen, um für Lastverteilung zu<br />
sorgen und im Verbund eine reibungslose Archivierung der E-Mails zu<br />
sicherzustellen.<br />
Folgende Rollen können den <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen zurzeit<br />
zugewiesen werden:<br />
• Central Configuration Service (Zentrale Konfigurierung)<br />
• Data Collection (Datenerfassung)<br />
• Storage (Archivierung)<br />
• Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
• User Interface and Administration (Benutzeroberfläche und<br />
Administration)<br />
• Data Import Service (Daten-Import)<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen zur rollenbasierten Installation erhalten Sie im<br />
Kapitel „Rollenbasierte Installation“ in diesem <strong>Handbuch</strong>.<br />
30 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Einführung<br />
Nach der Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> müssen Sie verschiedene<br />
Einstellungen vornehmen, damit E-Mails wie gewünscht archiviert<br />
werden. Hierzu gehören beispielsweise die Angabe von Mailservern,<br />
deren Nachrichten archiviert werden sollen und die Festlegung der<br />
von der Archivierung ausgenommenen Benutzer oder des zu<br />
verwendenden Archivspeichers.<br />
So rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
um Einstellungen vorzunehmen:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>, um die Konfigurationsoberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> im Microsoft Internet Explorer aufzurufen.<br />
2. Sie werden zur Eingabe eines Benutzernamens und Passworts<br />
aufge<strong>for</strong>dert. Geben Sie die Anmeldein<strong>for</strong>mationen eines mit<br />
Administratorrechten versehenen Kontos an, um auf die<br />
Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zugreifen zu können.<br />
3. Um die aktuellen Einstellungen eines in der linken Baumansicht<br />
angezeigten Knotens aufzurufen, klicken Sie auf ihn.<br />
Screenshot 19 – <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration<br />
Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen<br />
Über die Konfigurationsseite Allgemeine Einstellungen können Sie<br />
die E-Mail-Adresse des Administrators sowie den SMTP-Server und<br />
die Port-Nummer angeben, die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> für Nachrichten an<br />
den Systemverantwortlichen verwenden soll. Stellen Anwender eine<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 31
E-Mail per OneClick Restore-Funktionalität wieder her, werden die<br />
angegebenen Daten auch für die Wiederherstellung verwendet.<br />
So konfigurieren Sie die allgemeinen Einstellungen:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Allgemeine Einstellungen.<br />
Screenshot 20 – Angabe allgemeiner Einstellungen<br />
3. Geben Sie im Eingabefeld Administrator Email Address die E-<br />
Mail-Adresse des Administrators an.<br />
4. Geben Sie im Eingabefeld SMTP Server den Namen oder die IP-<br />
Adresse des SMTP-Servers an. Legen Sie die Port-Nummer des<br />
SMTP-Servers im Eingabefeld Port Number fest.<br />
5. Wählen Sie Use SSL für eine geschützte SSL-Verbindung aus.<br />
32 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 21 – Festlegen von Anmeldein<strong>for</strong>mationen für den SMTP-Server<br />
6. Wählen Sie die Option This SMTP server requires<br />
authentication, wenn für den Versand von Mitteilungen über den<br />
SMTP-Server eine Authentifizierung er<strong>for</strong>derlich ist und geben Sie die<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen an.<br />
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Archivieren von E-Mails nach Kommunikationsrichtung<br />
So legen Sie fest, ob die interne, ein- und/oder ausgehende E-Mail-<br />
Kommunikation archiviert werden soll:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivierungsoptionen/Benutzerausnahmen.<br />
3. Markieren Sie im Bereich Archiving Options das Kontrollkästchen<br />
Inbound Emails, um eingehende E-Mails zu archivieren.<br />
4. Markieren Sie im Bereich Archiving Options das Kontrollkästchen<br />
Outbound Emails, um ausgehende E-Mails zu archivieren.<br />
5. Markieren Sie im Bereich Archiving Options das Kontrollkästchen<br />
Internal Emails, um interne E-Mail-Korrespondenz zu archivieren.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 33
Screenshot 22 – Auswahl der zu archivierenden E-Mails<br />
Archivieren von E-Mails nach Benutzern<br />
Im vorherigen Unterkapitel „Archivieren von E-Mails nach Kommunikationsrichtung“<br />
wurde erläutert, wie E-Mails abhängig von der<br />
Kommunikationsrichtung (eingehend, ausgehend, intern) von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> archiviert werden können. Nachfolgend erfahren Sie,<br />
wie Sie benutzerspezifische Ausnahmen für die Archivierung festlegen<br />
können. Standardmäßig archiviert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails aller<br />
Benutzer (Option Archive emails <strong>for</strong> all users).<br />
Festlegen von Archivierungsausnahmen für einzelne<br />
Benutzer<br />
Soll die Korrespondenz einzelner Benutzer von der Archivierung<br />
ausgenommen werden, fügen Sie deren E-Mail-Adressen einer<br />
Ausnahmeliste hinzu (Nachrichten aller anderen Benutzer werden<br />
archiviert):<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivierungsoptionen/<br />
Benutzerausnahmen.<br />
3. Wählen Sie im Bereich User Exclude Options das Optionsfeld<br />
Archive emails <strong>for</strong> all users, except anyone listed below aus, um<br />
einzelne Benutzer von der Archivierung auszunehmen.<br />
4. Um eine E-Mail-Adresse von der Archivierung auszuschließen,<br />
wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.<br />
5. Geben Sie im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste die<br />
gewünschte E-Mail-Adresse ein. Durch Verwendung der Platzhalter<br />
Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als<br />
eine E-Mail-Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-<br />
Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als<br />
Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die<br />
Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Überein-<br />
34 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
stimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@fasterdomain.com“.<br />
Um eine gesamte Domäne auszuschließen, wählen Sie<br />
den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in<br />
„*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add, um die E-Mail-Adresse der<br />
Liste hinzuzufügen.<br />
Screenshot 23 – Angabe ausgenommener E-Mail-Adressen<br />
7. Um weitere E-Mail-Adressen von der Archivierung auszuschließen,<br />
wiederholen Sie die Schritte 5 und 6.<br />
8. Um einen Active Directory-Benutzer von der Archivierung<br />
auszuschließen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die<br />
Option User aus.<br />
Screenshot 24 – Von der Archivierung ausgenommene Active Directory-Benutzer<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 35
9. In der neben der Schaltfläche Add angezeigten Drop-Down-Liste<br />
sind alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter aufgelistet.<br />
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen E-Mails nicht archiviert werden<br />
sollen.<br />
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add, um den Active Directory-<br />
Benutzer der Liste hinzuzufügen.<br />
11. Um weitere Anwender von der Archivierung auszuschließen,<br />
wiederholen Sie die Schritte 9 und 10.<br />
Screenshot 25 – Von der Archivierung ausgenommene Active Directory-Benutzer<br />
12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Hinweis: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> archiviert keine E-Mails, bei denen der<br />
Absender oder ein Empfänger in der Ausnahmeliste angegeben ist.<br />
Beispiel: Für die Adresse Pmeier@hauptdomaene.com soll keine<br />
Archivierung erfolgen. Eine an Smueller@hauptdomaene.com und<br />
Pmeier@hauptdomaene.com adressierte E-Mail wird somit nicht<br />
archiviert.<br />
Einschränken der E-Mail-Archivierung auf einzelne<br />
Benutzer<br />
So schränken Sie die E-Mail-Archivierung gezielt auf einzelne E-Mail-<br />
Benutzer ein:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivierungsoptionen/<br />
Benutzerausnahmen.<br />
3. Wählen Sie im Bereich User Exclude Options das Optionsfeld<br />
Archive emails only <strong>for</strong> the users listed below aus, damit E-Mails<br />
nur für die in der Liste angezeigten Benutzer archiviert werden.<br />
4. Um die Archivierung für eine bestimmte E-Mail-Adresse<br />
festzulegen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die<br />
Option Email aus.<br />
36 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
5. Geben Sie im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste die<br />
gewünschte E-Mail-Adresse ein. Durch Verwendung der Platzhalter<br />
Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als<br />
eine E-Mail-Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-<br />
Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als<br />
Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die<br />
Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen<br />
mit „john@master-domain.com“ und „joan@fasterdomain.com“.<br />
Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie<br />
den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in<br />
„*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add, um die E-Mail-Adresse der<br />
Liste hinzuzufügen.<br />
7. Um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, wiederholen Sie die<br />
Schritte 5 und 6.<br />
8. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in<br />
der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.<br />
9. In der nun angezeigten Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche<br />
Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt.<br />
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen E-Mails archiviert werden<br />
sollen.<br />
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add, um den Active Directory-<br />
Benutzer der Liste hinzuzufügen.<br />
11. Um weitere Anwender hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte<br />
9 und 10.<br />
Screenshot 26 – Einschränkung der Archivierung auf angezeigte Benutzer<br />
12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Hinweis: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> archiviert bei Auswahl dieser Option alle E-<br />
Mails, deren Absender oder Empfänger in der Positiv-Liste angegeben<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 37
sind. Beispiel: Die Archivierung soll nur für die Adresse<br />
Pmeier@hauptdomaene.com erfolgen. Eine an Smueller@masterdomain.com<br />
und Pmeier@hauptdomaene.com adressierte Nachricht<br />
wird trotzdem archiviert.<br />
Archivieren von E-Mails aller Benutzer<br />
So lassen Sie E-Mails aller Benutzer archivieren:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivierungsoptionen/<br />
Benutzerausnahmen.<br />
3. Wählen Sie im Bereich User Exclude Options das Optionsfeld<br />
Archive emails <strong>for</strong> all users, um die E-Mails aller Benutzer zu<br />
archivieren.<br />
Hinweis: Sollten Sie für die beiden anderen Archivierungsoptionen<br />
bereits Benutzer oder E-Mail-Adressen definiert haben, müssen diese<br />
nicht aus der Liste entfernt werden, da sie bei Auswahl von Archive<br />
emails <strong>for</strong> all users nicht länger berücksichtigt werden.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Entfernen von Benutzern aus der Ausnahmeliste<br />
So entfernen Sie einzelne E-Mail-Adressen oder Active Directory-<br />
Benutzer aus der Ausnahme-Benutzerliste/Positiv-Liste:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivierungsoptionen/<br />
Benutzerausnahmen.<br />
3. Klicken Sie rechts neben der E-Mail-Adresse oder dem Active<br />
Directory-Benutzer, die/der entfernt werden soll, auf das Symbol .<br />
Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Einträge zu entfernen.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Konfigurieren der Archivspeicher<br />
Nachfolgend erfahren Sie, wie die Archivspeicher zu konfigurieren<br />
sind, in denen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails zur Langzeitaufbewahrung<br />
sichert.<br />
Was ist ein Archivspeicher?<br />
Bei der E-Mail-Archivierung mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> werden folgende<br />
In<strong>for</strong>mationen in einem sogenannten Archivspeicher gesichert:<br />
• Die E-Mail in komprimierter Ursprungs<strong>for</strong>m. Die Speicherung<br />
erfolgt auf der Festplatte (NTFS-Dateisystem) oder in der<br />
Datenbank.<br />
• Mit der E-Mail verbundene Metadaten. Diese werden immer in<br />
einer Datenbank gespeichert.<br />
38 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
• Mit E-Mail-Daten aktualisierte Suchindex-Einträge. Der Suchindex<br />
wird immer auf der Festplatte (NTFS-Dateisystem)<br />
gespeichert.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unterstützt drei Arten von Archivspeichern:<br />
• Microsoft SQL Server – Die E-Mail in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m<br />
und Metadaten werden in der Datenbank gespeichert. Der<br />
Suchindex wird auf der NTFS-Festplatte gespeichert.<br />
• Microsoft SQL Server und NTFS-Dateisystem – Die E-Mail-<br />
Metadaten werden in der Datenbank gespeichert. Die E-Mail in<br />
ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m und der Suchindex werden auf der NTFS-<br />
Festplatte gespeichert.<br />
• <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Datenbank und NTFS-Dateiystem – Die<br />
E-Mail-Metadaten werden in einer Firebird-Datenbank gespeichert.<br />
Die E-Mail in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m und der Suchindex<br />
werden auf der NTFS-Festplatte gespeichert.<br />
Hinweis: Das Installationsprogramm von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt<br />
standardmäßig einen auf Firebird-Datenbank und NTFS-Dateisystem<br />
basierenden Archivspeicher, in dem E-Mails archiviert werden, sofern<br />
keine weitergehende Konfigurierung erfolgt.<br />
So konfigurieren Sie einen Archivspeicher:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher.<br />
Screenshot 27 – Festlegung der Archivspeicher<br />
3. Je nach Art des gewünschten Archivspeichers fahren Sie bitte im<br />
Folgenden mit den zugehörigen Schritten <strong>for</strong>t.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 39
Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL<br />
Server<br />
Bei dieser Art von Archivspeicher werden E-Mail-Metadaten und die<br />
komprimierte E-Mail in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m in der Microsoft SQL<br />
Server-Datenbank archiviert (Binär<strong>for</strong>mat). Der Suchindex wird auf der<br />
NTFS-Festplatte gespeichert.<br />
Hinweis: Vor der Konfigurierung eines Archivspeichers mit Microsoft<br />
SQL Server müssen die Konfigurationsschritte aus dem Kapitel<br />
„Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“, Unterkapitel „Konfigurieren von<br />
Microsoft SQL Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“, erfolgt sein.<br />
So konfigurieren Sie einen Archivspeicher für Microsoft SQL Server:<br />
1. Klicken Sie auf der Seite Archive Stores auf die Schaltfläche Add<br />
Archive Store, um den Assistenten zum Hinzufügen eines<br />
Archivspeichers (Archive Store Wizard) aufzurufen.<br />
2. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld<br />
Archive Store Name den Namen des Archivspeichers an. Er sollte<br />
aussagekräftig sein, beispielsweise „Jan-Mrz 2006“. Eine solche<br />
Benennung erleichtert Ihnen die Verwaltung der Archivspeicher und<br />
hilft Ihren Anwendern, archivierte Nachrichten einfacher aufzufinden.<br />
3. Damit Netzwerkbenutzer in einem Archivspeicher gesicherte E-<br />
Mails anzeigen und durchsuchen können, markieren Sie das Kontrollkästchen<br />
Allow users to browse and search this archive store.<br />
4. Da Sie einen neuen Archivspeicher konfigurieren, darf das<br />
Kontrollkästchen Do not allow further archiving into this archive<br />
store nicht markiert sein. Diese Option ist dann hilfreich, wenn Sie<br />
eine nicht zur weiteren Archivierung vorgesehene Microsoft SQL<br />
Server-Datenbank anbinden möchten, deren E-Mails nur angezeigt<br />
werden und durchsuchbar sein sollen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 28 – Archivspeicher-Assistent<br />
40 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
6. Klicken Sie auf Microsoft SQL Server database und danach auf<br />
die Schaltfläche Next.<br />
7. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Microsoft SQL Server den<br />
SQL-Server aus, auf dem sich die Backend-Datenbank befindet. Hat<br />
der Assistent den gewünschten Server nicht automatisch erkannt,<br />
können Sie dessen Namen oder IP-Adresse manuell eingeben.<br />
Hinweis: Soll die Verbindung mit einem SQL-Server auf einem<br />
anderen Port erfolgen, geben Sie die Port-Nummer im Feld Microsoft<br />
SQL Server in folgendem Format ein: SQL-Server-Name, Port-<br />
Nummer.<br />
8. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Bei<br />
Auswahl von Windows Authentication verwendet der Assistent die<br />
Zugangsdaten des Kontos, das in Klammern neben dieser Option<br />
angezeigt wird. Wenn Sie die SQL-Authentifizierung verwenden<br />
wollen, wählen Sie die Option Microsoft SQL Server Authentication.<br />
Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort unter Login Name<br />
bzw. Password ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis 1: Ungeachtet der gewählten Authentifizierungsmethode<br />
muss sichergestellt sein, dass das Anmeldekonto mit Administratorrechten<br />
versehen oder als Datenbankbesitzer („DBO“) eingerichtet ist.<br />
Hinweis 2: Die angegebenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen werden vom<br />
Assistenten nicht gespeichert, sondern nur verwendet, um eine<br />
Verbindung herzustellen und das er<strong>for</strong>derliche Datenbank-Schema zu<br />
erstellen.<br />
Screenshot 29 – Auswahl des SQL-Servers und der Authentifizierungsmethode<br />
9. Wählen Sie in der angezeigten Liste die zu verwendende Datenbank.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 41
Screenshot 30 – Auswahl der Microsoft SQL Server-Datenbank<br />
10. Der Assistent stellt eine Verbindung zur ausgewählten Datenbank<br />
her, um das von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> benötigte Datenbank-Schema zu<br />
erstellen und zu überprüfen. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, wird<br />
die Mitteilung Database verification successful angezeigt. Klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 31 – Erstelltes und überprüftes Datenbankschema<br />
42 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
11. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt für die gewählte Datenbank aus Sicherheitsgründen<br />
zwei Rollen, „db_marc_archive“ und „db_marc_browse“.<br />
„db_marc_browse“ wird nur zur Suche/Anzeige verwendet (Lesezugriff<br />
er<strong>for</strong>derlich). „db_marc_archive“ wird lediglich zur Archivierung<br />
verwendet (Schreibzugriff er<strong>for</strong>derlich). Geben Sie die für die<br />
jeweiligen Rollen vorgesehenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen an.<br />
Screenshot 32 – Angabe der Konten für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
Hinweis 1: Es wird empfohlen, für das Archivieren und Anzeigen von<br />
Mitteilungen aus Sicherheitsgründen verschiedene Konten zu verwenden.<br />
In diesem Fall ist das Kontrollkästchen Use the same<br />
credentials specified <strong>for</strong> the archiving role nicht zu markieren.<br />
Hinweis 2: Es ist zu empfehlen, für die Archivierungs- und Suchrollen<br />
bislang noch nicht vorhandene Konten zu verwenden. Diese werden<br />
vom Assistenten automatisch erstellt und den richtigen<br />
Datenbankrollen zugewiesen. Wählen Sie hierfür die Option Create<br />
the login accounts specified automatically if they do not exist<br />
aus.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, damit die Konten erstellt<br />
werden.<br />
12. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um<br />
die angegebenen Konten zu erstellen und die Rollen zuzuweisen. Bei<br />
erfolgreichem Abschluss wird die Nachricht User creation<br />
successful angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 43
Screenshot 33 – Bestätigung der Kontenerstellung für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
13. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt anhand der Inhalte der archivierten E-<br />
Mails einen Suchindex, der Benutzer Nachrichten schneller auffinden<br />
lässt. Der Index wird auf der NTFS-Festplatte gespeichert. Geben Sie<br />
auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad für den<br />
Suchindex des Archivspeichers an. Die Eingabe kann direkt über das<br />
Feld Full path to search index storage location oder per Navigation<br />
über die angezeigte Laufwerk-Liste erfolgen.<br />
Hinweis: Der Suchindex sollte auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden, da sich sein Umfang im Lauf<br />
der Zeit durch die wachsende Anzahl archivierter E-Mails ebenfalls<br />
bedeutend erweitert.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
44 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 34 – Angabe des Suchindex-Speicherorts<br />
14. Auf der Abschlussseite des Assistenten werden die von Ihnen<br />
festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Kontrollieren<br />
Sie die Angaben und klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu beenden.<br />
Screenshot 35 – Abschlussseite des Archivspeicher-Assistenten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 45
15. Auf der Seite Archive Stores wird der neu erstellte Archivspeicher<br />
in einer Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings, um die Einstellungen des Archivspeichers zu sichern.<br />
Screenshot 36 – Meldung zur Speicherung eines neuen Archivspeichers<br />
Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL<br />
Server und NTFS-Dateisystem<br />
Bei dieser Art von Archivspeicher werden E-Mail-Metadaten in der<br />
Microsoft SQL Server-Datenbank archiviert. Die komprimierte E-Mail<br />
in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m wird auf einer NTFS-Festplatte gesichert<br />
(Binär<strong>for</strong>mat). Der Suchindex wird auf der NTFS-Festplatte<br />
gespeichert.<br />
Hinweis: Vor der Konfigurierung eines Archivspeichers mit Microsoft<br />
SQL Server und NTFS-Dateisystem müssen die Konfigurationsschritte<br />
aus dem Kapitel „Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“, Unterkapitel<br />
„Konfigurieren von Microsoft SQL Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“, erfolgt<br />
sein.<br />
So konfigurieren Sie einen Archivspeicher für Microsoft SQL Server<br />
und NTFS-Dateisystem:<br />
1. Klicken Sie auf der Seite Archive Stores auf die Schaltfläche Add<br />
Archive Store, um den Assistenten zum Hinzufügen eines<br />
Archivspeichers (Archive Store Wizard) aufzurufen.<br />
2. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld<br />
Archive Store Name den Namen des Archivspeichers an. Er sollte<br />
aussagekräftig sein, beispielsweise „Jan-Mrz 2006“. Eine solche<br />
Benennung erleichtert Ihnen die Verwaltung der Archivspeicher und<br />
hilft Ihren Anwendern, archivierte Nachrichten einfacher aufzufinden.<br />
3. Damit Netzwerkbenutzer in einem Archivspeicher gesicherte E-<br />
Mails anzeigen und durchsuchen können, markieren Sie das Kontrollkästchen<br />
Allow users to browse and search this archive store.<br />
4. Da Sie einen neuen Archivspeicher konfigurieren, darf das<br />
Kontrollkästchen Do not allow further archiving into this archive<br />
store nicht markiert sein. Diese Option ist dann hilfreich, wenn Sie<br />
eine nicht zur weiteren Archivierung vorgesehene Microsoft SQL<br />
Server-Datenbank anbinden möchten, deren E-Mails nur angezeigt<br />
werden und durchsuchbar sein sollen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
46 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 37 – Archivspeicher-Assistent<br />
6. Klicken Sie auf Microsoft SQL Server database and file system<br />
und danach auf die Schaltfläche Next.<br />
7. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Microsoft SQL Server den<br />
SQL-Server aus, auf dem sich die Backend-Datenbank befindet. Hat<br />
der Assistent den gewünschten Server nicht automatisch erkannt,<br />
können Sie dessen Namen oder IP-Adresse manuell eingeben.<br />
Hinweis: Soll die Verbindung mit einem SQL-Server auf einem<br />
anderen Port erfolgen, geben Sie die Port-Nummer im Feld Microsoft<br />
SQL Server in folgendem Format ein: SQL-Server-Name, Port-<br />
Nummer.<br />
8. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Bei<br />
Auswahl von Windows Authentication verwendet der Assistent die<br />
Zugangsdaten des Kontos, das in Klammern neben dieser Option<br />
angezeigt wird. Wenn Sie die SQL-Authentifizierung verwenden<br />
wollen, wählen Sie die Option Microsoft SQL Server Authentication.<br />
Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort unter Login Name<br />
bzw. Password ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis 1: Ungeachtet der gewählten Authentifizierungsmethode<br />
muss sichergestellt sein, dass das Anmeldekonto mit Administratorrechten<br />
versehen oder als Datenbankbesitzer („DBO“) eingerichtet ist.<br />
Hinweis 2: Die angegebenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen werden vom<br />
Assistenten nicht gespeichert, sondern nur verwendet, um eine<br />
Verbindung herzustellen und das er<strong>for</strong>derliche Datenbank-Schema zu<br />
erstellen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 47
Screenshot 38 – Auswahl des SQL-Servers und der Authentifizierungsmethode<br />
9. Wählen Sie in der angezeigten Liste die zu verwendende<br />
Datenbank. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 39 – Auswahl der Microsoft SQL Server-Datenbank<br />
10. Geben Sie auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad<br />
an, unter dem die komprimierten E-Mails in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m<br />
gesichert werden sollen. Geben Sie den Pfad im Eingabefeld Full<br />
path to original emails storage location ein.<br />
48 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis 1: Die Daten sollten auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden. Je nach Umfang des zu<br />
archivierenden E-Mail-Datenverkehrs sind für die E-Mail-<br />
Korrespondenz eines ganzen Jahres unter Umständen 100 GB oder<br />
mehr freier Speicherplatz er<strong>for</strong>derlich. Der für die Archivierung<br />
er<strong>for</strong>derliche Speicherplatz ist von vielen unterschiedlichen Faktoren<br />
abhängig, darunter die Anzahl der jährlich archivierten E-Mails und die<br />
durchschnittliche Anzahl und Art der Anlagen pro E-Mail. Die<br />
Dateigröße von JPEG-Bildern lässt sich per Komprimierung<br />
beispielsweise kaum verringern, wohingegen sich die Größe von Textund<br />
Microsoft Word-Dokumenten weitaus umfassender reduzieren<br />
lässt.<br />
Hinweis 2: Sie können auch einen UNC-Pfad angeben, unter dem die<br />
zu archivierenden Daten gespeichert werden sollen. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
nutzt zur Authentifizierung die Anmeldein<strong>for</strong>mationen des lokalen<br />
Systemkontos. Besitzt dieses Konto nicht die er<strong>for</strong>derlichen Zugriffsberechtigungen,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Use the<br />
following login and password to access the above UNC path, um<br />
die benötigten Zugangsdaten anzugeben. Geben Sie den Benutzernamen<br />
im Eingabefeld Login Name und das Passwort im Eingabefeld<br />
Password an.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 40 – Angabe des Speicherorts der ursprünglichen E-Mails<br />
11. Der Assistent stellt eine Verbindung zur ausgewählten Datenbank<br />
her, um das von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> benötigte Datenbank-Schema zu<br />
erstellen und zu überprüfen. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, wird<br />
die Mitteilung Database verification successful angezeigt. Klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 49
Screenshot 41 – Erstelltes und überprüftes Datenbankschema<br />
12. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt für die gewählte Datenbank aus Sicherheitsgründen<br />
zwei Rollen, „db_marc_archive“ und „db_marc_browse“.<br />
„db_marc_browse“ wird nur zur Suche/Anzeige verwendet (Lesezugriff<br />
er<strong>for</strong>derlich). „db_marc_archive“ wird nur zur Archivierung<br />
verwendet (Schreibzugriff er<strong>for</strong>derlich). Geben Sie die für die<br />
jeweiligen Rollen vorgesehenen Zugangsdaten an.<br />
Screenshot 42 – Angabe der Konten für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
50 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis 1: Es wird empfohlen, für das Archivieren und Anzeigen von<br />
Mitteilungen aus Sicherheitsgründen verschiedene Konten zu<br />
verwenden. In diesem Fall ist das Kontrollkästchen Use the same<br />
credentials specified <strong>for</strong> the archiving role nicht zu markieren.<br />
Hinweis 2: Es ist zu empfehlen, für die Archivierungs- und Suchrollen<br />
bislang noch nicht bestehende Konten zu verwenden. Diese werden<br />
vom Assistenten automatisch erstellt und den richtigen<br />
Datenbankrollen zugewiesen. Wählen Sie hierfür die Option Create<br />
the login accounts specified automatically if they do not exist<br />
aus.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, damit die Konten erstellt<br />
werden.<br />
13. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um<br />
die angegebenen Konten zu erstellen und die Rollen zuzuweisen. Bei<br />
erfolgreichem Abschluss wird die Nachricht User creation<br />
successful angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 43 – Bestätigung der Kontenerstellung für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
14. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt anhand der Inhalte der archivierten E-<br />
Mails einen Suchindex, der Benutzer Nachrichten schneller auffinden<br />
lässt. Der Index wird auf der NTFS-Festplatte gespeichert. Geben Sie<br />
auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad für den<br />
Suchindex des Archivspeichers an. Die Eingabe kann direkt über das<br />
Feld Full path to search index storage location oder per Navigation<br />
über die angezeigte Laufwerk-Liste erfolgen.<br />
Hinweis: Der Suchindex sollte auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden, da sich sein Umfang im Lauf<br />
der Zeit durch die wachsende Anzahl archivierter E-Mails ebenfalls<br />
bedeutend erweitert.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 51
Screenshot 44 – Angabe des Suchindex-Speicherorts<br />
15. Auf der Abschlussseite des Assistenten werden die von Ihnen<br />
festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Kontrollieren<br />
Sie die Angaben und klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu beenden.<br />
Screenshot 45 – Abschlussseite des Archivspeicher-Assistenten<br />
16. Auf der Seite Archive Stores wird der neu erstellte Archivspeicher<br />
in einer Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings, um die Einstellungen des Archivspeichers in der<br />
Konfiguration zu sichern.<br />
52 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 46 – Meldung zur Speicherung eines neuen Archivspeichers<br />
Konfigurieren eines Archivspeichers mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Datenbank (Firebird) und NTFS-Dateisystem<br />
Hinweis: Firebird muss nicht installiert sein, um diese Option nutzen<br />
zu können, da das Installationsprogramm von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die<br />
benötigten Support-Bibliotheken installiert.<br />
Bei dieser Art von Archivspeicher werden E-Mail-Metadaten in der<br />
Firebird-Datenbank archiviert. Die E-Mail in ihrer komprimierten<br />
Ursprungs<strong>for</strong>m wird auf einer NTFS-Festplatte gespeichert<br />
(Binär<strong>for</strong>mat). Der Suchindex wird ebenfalls auf der NTFS-Festplatte<br />
gespeichert.<br />
So konfigurieren Sie einen Archivspeicher für Firebird-Datenbank und<br />
Dateisystem:<br />
1. Klicken Sie auf der Seite Archive Stores auf die Schaltfläche Add<br />
Archive Store, um den Assistenten zum Hinzufügen eines<br />
Archivspeichers (Archive Store Wizard) aufzurufen.<br />
2. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld<br />
Archive Store Name den Namen des Archivspeichers an. Er sollte<br />
aussagekräftig sein, beispielsweise „Jan-Mrz 2006“. Eine solche<br />
Benennung erleichtert Ihnen die Verwaltung der Archivspeicher und<br />
hilft Ihren Anwendern, archivierte Nachrichten einfacher aufzufinden.<br />
3. Damit Netzwerkbenutzer in einem Archivspeicher gesicherte E-<br />
Mails anzeigen und durchsuchen können, markieren Sie das Kontrollkästchen<br />
Allow users to browse and search this archive store.<br />
4. Da Sie einen neuen Archivspeicher konfigurieren, darf das<br />
Kontrollkästchen Do not allow further archiving into this archive<br />
store nicht markiert sein. Diese Option ist dann hilfreich, wenn Sie<br />
eine nicht zur weiteren Archivierung vorgesehene Firebird-Datenbank<br />
anbinden möchten, deren E-Mails nur angezeigt und durchsucht<br />
werden sollen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 53
Screenshot 47 – Archivspeicher-Assistent<br />
6. Klicken Sie auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> database and file system und<br />
dann auf die Schaltfläche Next.<br />
7. Geben Sie auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad<br />
für die Firebird-Datenbank des Archivspeichers an. Beachten Sie,<br />
dass der Name der Datenbank die Erweiterung „.fdb“ besitzen muss.<br />
Die Eingabe kann direkt über das Feld Full path to the Firebird<br />
database file oder per Navigation über die angezeigte Laufwerk-Liste<br />
erfolgen. Bei Angabe eines nicht existierenden Dateipfads oder<br />
-namens wird die Datenbank automatisch vom Assistenten erstellt.<br />
54 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 48 – Angabe des Speicherorts der Firebird-Datenbank<br />
Hinweis: Betreiben Sie die Firebird-Datenbank auf einem Laufwerk<br />
mit ausreichend freiem Speicherplatz, da sich ihr Umfang im Lauf der<br />
Zeit mit wachsender Anzahl der archivierten E-Mails bedeutend<br />
erweitert.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
8. Geben Sie auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad<br />
an, unter dem die komprimierten E-Mails in ihrer Ursprungs<strong>for</strong>m<br />
gesichert werden sollen. Geben Sie den Pfad im Eingabefeld Full<br />
path to original emails storage location ein.<br />
Hinweis 1: Die Daten sollten auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden. Je nach Umfang des zu<br />
archivierenden E-Mail-Datenverkehrs sind für die E-Mail-<br />
Korrespondenz eines ganzen Jahres unter Umständen 100 GB oder<br />
mehr freier Speicherplatz er<strong>for</strong>derlich. Der für die Archivierung<br />
er<strong>for</strong>derliche Speicherplatz ist von vielen unterschiedlichen Faktoren<br />
abhängig, darunter die Anzahl der jährlich archivierten E-Mails und die<br />
durchschnittliche Anzahl und Art der Anlagen pro E-Mail. Die<br />
Dateigröße von JPEG-Bildern lässt sich per Komprimierung<br />
beispielsweise kaum verringern, wohingegen sich die Größe von Textund<br />
Microsoft Word-Dokumenten weitaus umfassender reduzieren<br />
lässt.<br />
Hinweis 2: Sie können auch einen UNC-Pfad angeben, unter dem die<br />
Binärdateien gespeichert werden sollen. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> nutzt zur<br />
Authentifizierung die Anmeldein<strong>for</strong>mationen des lokalen<br />
Systemkontos. Besitzt dieses Konto nicht die er<strong>for</strong>derlichen Zugriffsberechtigungen,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Use the<br />
following login and password to access the above UNC path, um<br />
die benötigten Anmeldein<strong>for</strong>mationen anzugeben. Geben Sie den<br />
Benutzernamen im Eingabefeld Login Name und das Passwort im<br />
Eingabefeld Password an.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 55
Screenshot 49 – Angabe des Speicherorts der komprimierten E-Mails im Original<strong>for</strong>mat<br />
9. Der Assistent erstellt die Datenbank mit dem von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
benötigten Datenbank-Schema. Ist dieser Vorgang abgeschlossen,<br />
wird die Mitteilung Database verification successful angezeigt.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 50 – Erstelltes und überprüftes Datenbankschema<br />
10. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt anhand der Inhalte der archivierten E-<br />
Mails einen Suchindex, der Benutzer Nachrichten schneller auffinden<br />
56 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
lässt. Der Index wird auf der NTFS-Festplatte gespeichert. Geben Sie<br />
auf der angezeigten Seite den vollständigen Dateipfad für den<br />
Suchindex des Archivspeichers an. Die Eingabe kann direkt über das<br />
Feld Full path to search index storage location oder per Navigation<br />
über die angezeigte Laufwerk-Liste erfolgen.<br />
Screenshot 51 – Angabe des Suchindex-Speicherorts<br />
Hinweis: Der Suchindex sollte auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden, da sich sein Umfang im Lauf<br />
der Zeit durch die wachsende Anzahl archivierter E-Mails ebenfalls<br />
bedeutend erweitert.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
11. Auf der Abschlussseite des Assistenten werden die von Ihnen<br />
festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Kontrollieren<br />
Sie die Angaben und klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu beenden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 57
Screenshot 52 – Abschlussseite des Archivspeicher-Assistenten<br />
12. Auf der Seite Archive Stores wird der neu erstellte Archivspeicher<br />
in einer Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings, um die Einstellungen des Archivspeichers zu sichern.<br />
Screenshot 53 – Meldung zur Speicherung eines neuen Archivspeichers<br />
58 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Auswählen des Archivspeichers zur E-Mail-Archivierung<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unterstützt die Konfigurierung mehrerer Archivspeicher.<br />
Neue E-Mails lassen sich jedoch immer nur in einem<br />
Speicher sichern.<br />
So legen Sie fest, in welchem Archivspeicher neue E-Mails gesichert<br />
werden sollen:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher.<br />
3. Wählen Sie den Archivspeicher, in dem neue E-Mails gesichert<br />
werden sollen, über die Drop-Down-Liste Archive in the following<br />
store aus.<br />
Screenshot 54 – Auswahl des aktiven Archivspeichers<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 59
Konfigurieren der anzuzeigenden und durchsuchbaren<br />
Archivspeicher<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erlaubt es Ihnen, nur bestimmte Archivspeicher für<br />
den Anwenderzugriff freizugeben. So können Sie beispielsweise<br />
festlegen, dass Speicher mit sehr alten Nachrichten nicht angezeigt<br />
werden sollen.<br />
Screenshot 55 – Liste der für Anwender verfügbaren Archivspeicher<br />
So legen Sie fest, welche Archivspeicher Netzwerkbenutzer aufrufen<br />
und durchsuchen können sollen:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher.<br />
3. Klicken Sie rechts neben dem zu bearbeitenden Archivspeicher auf<br />
das Symbol , um den Assistenten für den Archivspeicher (Archive<br />
Store Wizard) zu starten. Auf der ersten Seite des Assistenten<br />
können Sie durch Markieren des Kontrollkästchens zu Allow users to<br />
browse and search this archive store festlegen, dass ein<br />
Archivspeicher für Benutzer sichtbar und durchsuchbar sein soll.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
beenden. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Save<br />
Settings, um die Einstellungen zu speichern.<br />
Die Liste der Archivspeicher auf den Seiten Korrespondenz<br />
anzeigen und Suchen wird entsprechend aktualisiert.<br />
Screenshot 56 – Aktualisierte Liste der Archivspeicher auf der Seite „Korrespondenz anzeigen“<br />
60 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Konfigurieren der Archivspeicher-Verwaltung<br />
Mit Hilfe der Archivspeicher-Verwaltung lassen sich mehrere neue<br />
Archivspeicher vorkonfigurieren, die nach einem von Ihnen festgelegten<br />
Zeitplan ausgewechselt werden, um die E-Mail-Archivierung in<br />
einem neuen Speicher <strong>for</strong>tzusetzen.<br />
Diese Funktion bietet folgende Vorteile:<br />
1. Die Größe des aktiven Archivspeichers kann in einem angemessenen,<br />
kontrollierbaren Rahmen gehalten werden, indem beispielsweise<br />
zu Beginn eines Quartals die Archivierung in einem neuen<br />
Speicher <strong>for</strong>tgeführt wird.<br />
2. Durch das Erstellen von Archivspeichern für einen begrenzten<br />
Zeitraum wie ein Vierteljahr oder ein Jahr lassen sich Archive gezielter<br />
zur Anzeige und zum Durchsuchen freigeben.<br />
So konfigurieren Sie die Archivspeicher-Verwaltung:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
Screenshot 57 – Archivspeicher-Verwaltung<br />
3. Erstellen Sie eine Wechselliste mit mehreren Archivspeichern: Aus<br />
dieser Liste wird der neu zu verwendende Speicher nach einem von<br />
Ihnen festzulegenden Zeitplan ausgewählt. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Add Archive Store, um der Liste einen neuen<br />
Archivspeicher hinzuzufügen.<br />
4. Verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen von Archivspeichern,<br />
um den jeweils gewünschten Archivspeicher-Typ zu erstellen.<br />
Hinweise zur Verwendung des Assistenten erhalten Sie zu Beginn<br />
dieses Kapitels unter:<br />
• Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL Server<br />
• Konfigurieren eines Archivspeichers mit Microsoft SQL Server<br />
und NTFS-Dateisystem<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 61
• Konfigurieren eines Archivspeichers mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Datenbank (Firebird) und NTFS-Dateisystem<br />
5. Wiederholen Sie Schritte 3 und 4, um so viele Archivspeicher<br />
hinzuzufügen wie gewünscht.<br />
Hinweis: Beachten Sie, dass beim Hinzufügen eines Archivspeichers<br />
zur Wechselliste immer eine neue Datenbank gewählt werden sollte.<br />
Andernfalls würden bei Auswahl ein und derselben Datenbank für<br />
verschiedene Archivspeicher E-Mails aus unterschiedlichen Zeiträumen<br />
gemeinsam in einem einzigen Speicher archiviert werden.<br />
Dies erschwert die Mitteilungssuche durch Anwender oder Wartungsarbeiten<br />
am Speicher.<br />
Screenshot 58 – Hinzufügen neuer Archivspeicher<br />
6. Legen Sie einen Zeitplan fest, nach dem die in der Liste<br />
angezeigten Speicher gewechselt werden sollen. Markieren Sie das<br />
Kontrollkästchen Enable the swap archive store schedule, um die<br />
Archivspeicher-Verwaltung zu aktivieren und die Wechselintervalle<br />
festzulegen.<br />
7. Wählen Sie über die Option Start schedule on, wann der Speicher,<br />
der an erster Stelle der angezeigten Tabelle steht, zur Archivierung<br />
aktiviert werden soll. Soll die Archivierung beispielsweise ab Mitte<br />
2008 erfolgen, wählen Sie in den Drop-Down-Listen July und 2008<br />
aus.<br />
8. Geben Sie an, in welchen zeitlichen Abständen der Wechsel zu<br />
einem neuen gelisteten Archivspeicher erfolgen soll. Beispiel: Wenn<br />
Sie die Archivierung alle drei Monate in einem neuen Speicher<br />
<strong>for</strong>tsetzen möchten, wählen Sie für die Option Swap archive store<br />
every den Wert 3 aus.<br />
9. Die Tabellenspalte Start Archiving to on in<strong>for</strong>miert, wann<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> mit der Archivierung im jeweiligen Archivspeicher<br />
62 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
eginnt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Hinweis 1: Die in der Tabelle aufgeführten Archivspeicher werden<br />
nach dem in der Spalte Start Archiving to on angegebenen Datum<br />
sortiert. Der Archivspeicher zu Beginn der Tabelle ist somit der erste,<br />
in dem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails im Rahmen der Archivspeicher-<br />
Verwaltung sichern wird. Nach Ablauf der angegebenen Zeitspanne<br />
wird die Archivierung dann im jeweils darauf folgenden Speicher<br />
<strong>for</strong>tgeführt.<br />
Hinweis 2: Netzwerkbenutzer können die auf der Seite Archivspeicher-Verwaltung<br />
angezeigten Archivspeicher trotz Markierung in<br />
der Spalte User Browsing Allowed nicht anzeigen lassen und durchsuchen:<br />
Die Spalte User Browsing Allowed auf dieser Seite<br />
in<strong>for</strong>miert lediglich darüber, ob Benutzer auf den jeweiligen Archivspeicher<br />
zugreifen können, sobald dieser aktiviert worden ist.<br />
Screenshot 59 – Archivspeicher-Verwaltung mit aktiviertem Zeitplan<br />
Fünf Tage vor dem geplanten Wechsel des Archivspeichers testet<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die Einstellungen des neuen Speichers. Das<br />
Ergebnis des Tests wird an die E-Mail-Adresse des Administrators<br />
geschickt, die über den Knoten Allgemeine Einstellungen festgelegt<br />
wurde.<br />
Ist der Test fehlgeschlagen, deaktiviert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> den Zeitplan.<br />
In diesem Fall müssen Sie das Problem manuell überprüfen, bevor<br />
Sie den Zeitplan erneut aktivieren.<br />
Folgende Aktionen werden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> durchgeführt, wenn<br />
im Rahmen der Archivspeicher-Verwaltung ein neuer Speicher<br />
aktiviert wird:<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 63
• Der neue aktive Archivspeicher wird aus der unter<br />
Archivspeicher-Verwaltung angezeigten Wechselliste<br />
entfernt und in die unter dem Knoten Archivspeicher angezeigte<br />
Liste verschoben.<br />
• Es wird eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des<br />
Administrators geschickt.<br />
• <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> kontrolliert, ob in der Wechselliste auf der<br />
Seite Archivspeicher-Verwaltung weitere Speicher verzeichnet<br />
sind. So ist sichergestellt, dass vor dem nächsten Wechsel<br />
keine Unterbrechung aufgrund fehlender Speicher erfolgt. Sind<br />
keine weiteren Speicher aufgeführt, erhält der Administrator<br />
eine Benachrichtigung per E-Mailund der Zeitplan wird<br />
deaktiviert.<br />
Ändern der Archivspeicher-Priorität in der Wechselliste<br />
Sie können die Priorität der in der Wechselliste aufgeführten Archivspeicher<br />
anpassen, um die Reihenfolge der zu aktivierenden Speicher<br />
zu ändern. So ändern Sie die Priorität:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol oder links neben dem<br />
Archivspeicher, um dessen Priorität zu erhöhen bzw. zu senken.<br />
4. Wiederholen Sie Schritt 3, bis alle Archivspeicher in der von Ihnen<br />
gewünschten Reihenfolge angeordnet sind. Kontrollieren Sie hierfür<br />
die Spalte Start Archiving to on.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Ändern der Zeitplaneinstellungen<br />
So ändern Sie die Zeitplaneinstellungen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
3. Ändern Sie die Einstellungen unter Start schedule on und Swap<br />
archive store every. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings.<br />
Anbinden einer mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzten Datenbank<br />
Hinweis 1: Es lassen sich nur mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzte<br />
Microsoft SQL Server-Datenbanken anbinden. Mit Version 5 von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> werden Microsoft Access-Datenbanken nicht länger<br />
unterstützt.<br />
Hinweis 2: Unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzte SQL-Datenbanken<br />
können nur zum Anzeigen und Durchsuchen von E-Mails an<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 angebunden werden. Eine weitere Archivierung in<br />
diesen Datenbanken ist nicht möglich.<br />
So binden Sie eine <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbank an:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
64 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Attach <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3<br />
Database. Der Assistent Archive Store Wizard wird aufgerufen.<br />
Screenshot 60 – Anbinden einer mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzten Datenbank<br />
4. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld<br />
Archive Store Name den Namen des Archivspeichers an. Er sollte<br />
aussagekräftig sein, beispielsweise „Jan-Mrz 2006“. Eine solche<br />
Benennung erleichtert Ihnen die Verwaltung der Archivspeicher und<br />
hilft Ihren Anwendern, archivierte Nachrichten einfacher aufzufinden.<br />
5. Damit Netzwerkbenutzer in einem Archivspeicher gesicherte E-<br />
Mails anzeigen und durchsuchen können, markieren Sie das Kontrollkästchen<br />
Allow users to browse and search this archive store.<br />
Hinweis: Die Option Do not allow further archiving into this<br />
archive store ist standardmäßig ausgewählt und kann nicht<br />
deaktiviert werden, da auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbanken nur ein<br />
Lesezugriff möglich ist.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
7. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Microsoft SQL Server den<br />
SQL-Server aus, auf dem sich die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbank<br />
befindet. Hat der Assistent den gewünschten Server nicht automatisch<br />
erkannt, können Sie dessen Namen oder IP-Adresse manuell<br />
eingeben.<br />
Hinweis: Soll die Verbindung mit einem SQL-Server auf einem<br />
anderen Port erfolgen, geben Sie die Port-Nummer im Feld Microsoft<br />
SQL Server in folgendem Format ein: SQL-Server-Name, Port-<br />
Nummer.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 65
Screenshot 61 – Auswahl des SQL-Servers und der Authentifizierungsmethode<br />
8. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Bei<br />
Auswahl von Windows Authentication verwendet der Assistent die<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen des Kontos, das in Klammern neben dieser<br />
Option angezeigt wird. Wenn Sie die SQL-Authentifizierung<br />
verwenden wollen, wählen Sie die Option Microsoft SQL Server<br />
Authentication. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort<br />
unter Login Name bzw. Password ein. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Next.<br />
Hinweis 1: Ungeachtet der gewählten Authentifizierungsmethode<br />
muss sichergestellt sein, dass das Anmeldekonto mit Administratorrechten<br />
versehen oder als Datenbankbesitzer („DBO“) eingerichtet<br />
ist.<br />
Hinweis 2: Die angegebenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen werden vom<br />
Assistenten nicht gespeichert, sondern nur verwendet, um eine<br />
Verbindung herzustellen und das Schema der <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-<br />
Datenbank zu überprüfen.<br />
9. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Datenbank aus, die<br />
angebunden werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
66 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 62 – Auswahl einer unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzten Datenbank<br />
10. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der ausgewählten<br />
Datenbank her und kontrolliert das Datenbank-Schema. Bei erfolgreichem<br />
Abschluss wird die Nachricht Database verification<br />
successful angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 63 – Erfolgreich kontrolliertes Datenbank-Schema<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 67
11. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt für die gewählte Datenbank aus Sicherheitsgründen<br />
zwei Rollen, „db_marc_archive“ und „db_marc_browse“.<br />
„db_marc_browse“ wird nur zur Suche/Anzeige verwendet<br />
(Lesezugriff er<strong>for</strong>derlich). <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verwendet<br />
„db_marc_archive“ nur für den Schreibzugriff. Geben Sie die für die<br />
jeweiligen Rollen vorgesehenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen an.<br />
Screenshot 64 – Angabe der Konten für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
Hinweis 1: Es wird empfohlen, für das Archivieren und Anzeigen von<br />
Mitteilungen aus Sicherheitsgründen verschiedene Konten zu<br />
verwenden. In diesem Fall ist das Kontrollkästchen Use the same<br />
credentials specified <strong>for</strong> the archiving role nicht zu markieren.<br />
Hinweis 2: Es ist zu empfehlen, für die Archivierungs- und Suchrollen<br />
bislang noch nicht bestehende Konten zu verwenden. Diese werden<br />
vom Assistenten automatisch erstellt und den richtigen<br />
Datenbankrollen zugewiesen. Wählen Sie hierfür die Option Create<br />
the login accounts specified automatically if they do not exist<br />
aus.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, damit die Konten erstellt<br />
werden.<br />
12. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um<br />
die angegebenen Konten zu erstellen und die Rollen zuzuweisen. Bei<br />
erfolgreichem Abschluss wird die Nachricht User creation<br />
successful angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
68 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 65 – Bestätigung der Kontenerstellung für Archivierung und Suchen/Anzeige<br />
13. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt anhand der Inhalte der E-Mails, die in der<br />
unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3 genutzten Datenbank archiviert wurden,<br />
einen Suchindex. Dieser lässt Benutzer Nachrichten schneller<br />
auffinden. Der Index wird auf der NTFS-Festplatte gespeichert. Geben<br />
Sie den vollständigen Pfad für den Suchindex dieses Archivspeichers<br />
an. Die Eingabe kann direkt über das Feld Full path to search index<br />
storage location oder per Navigation über die angezeigte Laufwerk-<br />
Liste erfolgen.<br />
Screenshot 66 – Angabe des Suchindex-Speicherorts<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 69
Hinweis: Der Suchindex sollte auf einem Laufwerk mit ausreichend<br />
freiem Speicherplatz gesichert werden, da er je nach Größe der<br />
angebundenen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbank sehr groß sein kann.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
14. Auf der Abschlussseite des Assistenten werden die von Ihnen<br />
festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Kontrollieren<br />
Sie die Angaben und klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu beenden.<br />
Screenshot 67 – Abschlussseite des Archivspeicher-Assistenten<br />
15. In der auf der Seite Archivspeicher angezeigten Tabelle wird die<br />
angebundene <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbank als neuer Archivspeicher<br />
angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen des Archivspeichers zu sichern.<br />
Screenshot 68 – Angebundene <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 3-Datenbank<br />
70 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Anzeigen von Archivspeicher-Statistiken<br />
So zeigen Sie Archivspeicher-Statistiken an, u. a. zum Erstellungsdatum<br />
der Datenbank und zur Anzahl der archivierten E-Mails:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher oder<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
3. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle auf das Symbol rechts<br />
neben dem Archivspeicher, dessen Statistiken aufgerufen werden<br />
sollen.<br />
Screenshot 69 – Archivspeicher-Statistiken<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Close, um das Fenster Archive<br />
Store Statistics zu schließen.<br />
Ändern der Einstellungen eines Archivspeichers<br />
Hinweis: Die Art des Archivspeichers kann bei Änderung der<br />
Einstellungen nicht modifiziert werden. Ein bereits erstellter Archivspeicher<br />
mit Microsoft SQL Server ist somit nicht auf Firebird<br />
umstellbar. Alle anderen Einstellungen lassen sich anpassen.<br />
So ändern Sie die Einstellungen eines Archivspeichers:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher oder<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben dem zu bearbeitenden<br />
Archivspeicher auf das Symbol , um den Assistenten für den<br />
Archivspeicher (Archive Store Wizard) zu starten. Führen Sie die<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 71
vom Assistenten unterstützten Konfigurierungsschritte durch, wie zu<br />
Beginn dieses Kapitels beschrieben. Weitere In<strong>for</strong>mationen zur<br />
Bearbeitung der unterschiedlichen Archivspeicher-Typen erhalten Sie<br />
im entsprechenden Unterkapitel.<br />
4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den<br />
Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings.<br />
Entfernen eines Archivspeichers<br />
So entfernen Sie einen Archivspeicher von den Seiten<br />
Archivspeicher und Archivspeicher-Verwaltung:<br />
Hinweis: Beim Entfernen eines Archivspeichers aus der Konfiguration<br />
bleiben die zugehörigen Daten auch weiterhin erhalten. Folgende<br />
In<strong>for</strong>mationen werden nicht gelöscht: Metadaten archivierter E-Mails,<br />
archivierte Original-E-Mails im komprimierten Binär<strong>for</strong>mat und<br />
Suchindex-In<strong>for</strong>mationen.<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher oder<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung.<br />
3. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle auf das Symbol rechts<br />
neben dem Archivspeicher, der aus der Ansicht entfernt werden soll.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Konfigurieren der Zugriffskontrolle<br />
Standardmäßig ist Active Directory-Benutzern (AD) nur der Zugriff auf<br />
ihre eigenen E-Mails erlaubt. Über die Seite Zugriffskontrolle lassen<br />
sich Gruppen mit Vollzugriffsrechten, Gruppen-Manager und<br />
Anwender mit erweiterten Zugriffsrechten festlegen.<br />
Wenn Sie eine AD-Gruppe als Gruppe mit Vollzugriffsrechten festlegen,<br />
können deren Mitglieder alle in Archivspeichern gesicherten E-<br />
Mails anzeigen und durchsuchen. Aus Gründen des Datenschutzes<br />
sollten die Mitglieder dieser Gruppe sorgfältig ausgewählt werden.<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Konfigurierung der AD-Gruppe mit Vollzugriffsrechten<br />
erhalten Sie nachfolgend unter „Konfigurieren einer AD-<br />
Gruppe mit Vollzugriffsrechten“.<br />
Als Gruppen-Manager sollten AD-Benutzer festgelegt werden, die<br />
eine leitende Position im Unternehmen ausüben. Wird ein AD-<br />
Benutzer als Manager einer AD-Gruppe definiert, kann er sämtliche E-<br />
Mails von Mitgliedern dieser Gruppe anzeigen und durchsuchen.<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Konfigurierung von Gruppen-Managern erhalten Sie<br />
nachfolgend im Kapitel „Konfigurieren von Gruppen-Managern“.<br />
Administratoren können zudem einem normalen AD-Benutzer Rechte<br />
erteilen, die ihm die Anzeige und das Durchsuchen archivierter E-<br />
Mails eines anderen AD-Benutzers erlauben. Diese Funktion lässt<br />
sich einsetzen, wenn beispielsweise ein AD-Benutzer auf E-Mails<br />
eines ehemaligen Kollegen zugreifen können soll, dessen AD-Konto<br />
gelöscht worden ist. In<strong>for</strong>mationen zur Konfigurierung der Funktion<br />
erhalten Sie nachfolgend unter „Konfigurieren von Benutzer-<br />
Zugriffserweiterungen“.<br />
72 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Konfigurieren einer AD-Gruppe mit Vollzugriffsrechten<br />
So legen Sie eine AD-Gruppe fest, die Vollzugriffsrechte besitzt:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Zugriffskontrolle.<br />
3. Wählen Sie im Bereich Full Access Group aus der Drop-Down-<br />
Liste Full Access Group eine Active Directory-Gruppe aus.<br />
Screenshot 70 – Übersicht zur Zugriffskontrolle<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Konfigurieren von Gruppen-Managern<br />
So konfigurieren Sie einen AD-Benutzer als Gruppen-Manager:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 73
Screenshot 71 - Auswählen eines AD-Benutzers aus der Manager-Liste<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Zugriffskontrolle.<br />
3. Wählen Sie im Bereich Group Managers aus der Drop-Down-Liste<br />
Manager den gewünschten leitenden AD-Benutzer aus.<br />
4. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Has access to Group die<br />
AD-Gruppe aus, für die der in Schritt 3 gewählte leitende AD-Benutzer<br />
verantwortlich ist. Dieser AD-Benutzer kann alle E-Mails von<br />
Mitgliedern der gewählten AD-Gruppe anzeigen und durchsuchen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Manager.<br />
74 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 72 – Übersicht über festgelegte Gruppen-Manager<br />
6. Wiederholen Sie Schritte 3 bis 5, um die Liste um zusätzliche<br />
Gruppen-Manager zu erweitern.<br />
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Konfigurieren von Benutzer-Zugriffserweiterungen<br />
So gewähren Sie einem AD-Benutzer erweiterte Zugriffsrechte, damit<br />
er archivierte E-Mails eines anderen AD-Benutzers anzeigen und<br />
durchsuchen kann:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Zugriffskontrolle.<br />
3. Wählen Sie im Bereich User Access Control aus der Drop-Down-<br />
Liste User den gewünschten AD-Benutzer aus.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 75
Screenshot 73 - Auswählen eines AD-Benutzers aus der Benutzer-Liste<br />
4. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Has access to User den AD-<br />
Benutzer aus, auf dessen E-Mails der in Schritt 3 gewählte AD-<br />
Benutzer zugreifen können soll. Der AD-Benutzer mit erweiterten<br />
Zugriffsrechten kann alle E-Mails des anderen anzeigen und<br />
durchsuchen.<br />
Hinweis: Bei Benutzern, deren AD-Konto gelöscht wurde, steht in der<br />
Drop-Down-Liste Has access to User der Hinweis „(Deleted)“ neben<br />
dem Kontonamen.<br />
76 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 74 – Erweiterte Zugriffsberechtigungen von AD-Benutzern<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add User.<br />
6. Wiederholen Sie Schritte 3 bis 5, um die Liste um zusätzliche AD-<br />
Benutzer mit erweiterten Zugriffsrechten zu erweitern.<br />
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Entfernen von Managern oder Benutzern aus Zugriffslisten<br />
So entfernen Sie AD-Benutzer, die unter Group Managers oder User<br />
Access Control aufgeführt sind:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Zugriffskontrolle.<br />
3. Klicken Sie rechts neben dem zu entfernenden AD-Benutzer auf<br />
das Symbol .<br />
4. Wiederholen Sie Schritt 3, um weitere AD-Benutzer aus den Listen<br />
zu entfernen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 77
Festlegen von Mailservern mit zu archivierenden Nachrichten<br />
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen oder mehrere <strong>Exchange</strong>-<br />
Server festlegen, deren E-Mails <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erfassen und<br />
archivieren soll.<br />
Die Erfassung und Archivierung kann für mehrere Server gleichzeitig<br />
erfolgen. Gehen Sie auf den Knoten E-Mail-Server-Archivierung, um<br />
alle gewünschten Server hinzuzufügen.<br />
Screenshot 75 – Mailserver, deren Nachrichten archiviert werden sollen<br />
Hinzufügen eines lokalen Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailservers<br />
Hinweis: Für den ausgewählten <strong>Exchange</strong>-Server muss das<br />
Nachrichten-Journaling aktiviert und ein Journal-Postfach konfiguriert<br />
worden sein. In<strong>for</strong>mationen zur Aktivierung des Nachrichten-<br />
Journaling unter Microsoft <strong>Exchange</strong> erhalten Sie im Kapitel<br />
„Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>" unter „Konfigurieren von Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>".<br />
Führen Sie folgende Schritte durch, falls Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf dem<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong>-Server installiert haben und den lokalen<br />
Mailserver der Konfiguration hinzufügen möchten:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Mail Server, um den<br />
Assistenten Mail Server Wizard zu starten.<br />
4. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option Local<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> aus.<br />
5. Soll <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails dieses Servers erfassen und<br />
archivieren, wählen Sie die Option Archive emails from this server<br />
aus.<br />
78 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 76 – Assistent zur Festlegung des Mailservers<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
7. Der Assistent führt alle auf dem <strong>Exchange</strong>-Server gefundenen<br />
Journal-Postfächer auf. Wählen Sie das Journal-Postfach aus, dessen<br />
E-Mails erfasst und archiviert werden sollen.<br />
Screenshot 77 – Liste gefundener Journal-Postfächer<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 79
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 78 – Verbindung mit Microsoft <strong>Exchange</strong> per ExOLEDB-Provider<br />
9. Bei dieser Konfigurierung ist der ExOLEDB-Provider als standardmäßiger<br />
Provider ausgewählt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next,<br />
um diesen Provider auszuwählen. Fahren Sie danach mit Schritt 11<br />
<strong>for</strong>t. Sollten Sie die Option IMAP auswählen, fahren Sie mit Schritt 10<br />
<strong>for</strong>t.<br />
Screenshot 79 – Verbindung mit Microsoft <strong>Exchange</strong> per IMAP-Provider<br />
80 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
10. Der Assistent verwendet für alle notwendigen IMAP-Angaben<br />
standardmäßige Voreinstellungen, die in den meisten Fällen ohne<br />
Änderung übernommen werden können. Tragen Sie das Passwort im<br />
Eingabefeld Password ein. Sind andere Angaben, beispielsweise<br />
zum IMAP-Port (Standard: 143), er<strong>for</strong>derlich, führen Sie die<br />
Änderungen Ihren An<strong>for</strong>derungen entsprechend durch. Geben Sie im<br />
Eingabefeld Mailbox\folder den Namen des Stammordners des<br />
Postfachs ein, üblicherweise „INBOX“ bzw. „Posteingang". Sie können<br />
auch den vollständigen Pfad des Öffentlichen Ordners angeben, der<br />
für das Journaling auf dem <strong>Exchange</strong>-Server verwendet wird. Klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis: Microsoft empfiehlt, keine Öffentlichen Ordner für<br />
Journaling-Zwecke zu verwenden. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu<br />
erhalten Sie in folgendem Knowledge-Base-Artikel von Microsoft:<br />
http://support.microsoft.com/kb/843105/de, (im Bereich „Fragen und<br />
Antworten zu häufig auftretenden Problemen“ unter Frage 6).<br />
11. Der Assistent Mail Server Wizard versucht, unter Verwendung<br />
des von Ihnen angegebenen Providers und der festgelegten<br />
Einstellungen, eine Verbindung mit dem gewählten Mailserver herzustellen.<br />
Ist die Verbindung erfolgreich, klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 80 – Zusammenfassung der Einstellungen: Microsoft <strong>Exchange</strong> per ExOLEDB<br />
12. Der Assistent zeigt die von Ihnen festgelegten Einstellungen<br />
zusammenfassend an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um<br />
den Mailserver hinzuzufügen und den Assistenten zu beenden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 81
Screenshot 81 – Zusammenfassung der Einstellungen: Microsoft <strong>Exchange</strong> per IMAP<br />
13. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> führt den neuen Mailserver in der Übersicht auf.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen<br />
zu speichern.<br />
Screenshot 82 – Erfassung von E-Mails eines lokalen Microsoft <strong>Exchange</strong>-Servers<br />
82 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinzufügen eines entfernten Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Mailservers<br />
Hinweis: Für den ausgewählten <strong>Exchange</strong>-Server muss das<br />
Nachrichten-Journaling aktiviert und ein Journal-Postfach konfiguriert<br />
worden sein. In<strong>for</strong>mationen zur Aktivierung des Nachrichten-<br />
Journaling unter Microsoft <strong>Exchange</strong> erhalten Sie im Kapitel<br />
„Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>" unter „Konfigurieren von Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>".<br />
So fügen Sie der Konfiguration einen entfernten Microsoft <strong>Exchange</strong>-<br />
Mailserver hinzu:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Mail Server, um den<br />
Assistenten Mail Server Wizard zu starten.<br />
4. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option<br />
Remote Microsoft <strong>Exchange</strong> aus.<br />
5. Soll <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails dieses Servers erfassen und<br />
archivieren, wählen Sie Archive emails from this server aus.<br />
Screenshot 83 – Assistent zur Festlegung des Mailservers<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 83
Screenshot 84 – Festlegen von IMAP-Einstellungen<br />
7. Geben Sie im Eingabefeld Server die IP-Adresse oder den<br />
Rechnernamen des entfernten Microsoft <strong>Exchange</strong>-Servers an.<br />
8. Der Assistent gibt im Eingabefeld IMAP Port standardmäßig den<br />
IMAP-Port 143 vor, der jedoch geändert werden kann.<br />
9. Markieren Sie das Kontrollkästchen SSL, wenn Sie IMAP SSLverschlüsselt<br />
verwenden.<br />
10. Geben Sie im Eingabefeld Login den Benutzernamen und unter<br />
Password das Passwort für das Journal-Postfach ein.<br />
11. Geben Sie im Eingabefeld Mailbox\folder den Namen des<br />
Stammordners des Postfachs ein, üblicherweise „INBOX“ bzw.<br />
„Posteingang". Sie können auch den vollständigen Pfad des<br />
Öffentlichen Ordners angeben, der für das Journaling auf dem<br />
<strong>Exchange</strong>-Server verwendet wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next.<br />
Hinweis: Microsoft empfiehlt, keine Öffentlichen Ordner für<br />
Journaling-Zwecke zu verwenden. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu<br />
erhalten Sie in folgendem Knowledge-Base-Artikel von Microsoft:<br />
http://support.microsoft.com/kb/843105/de, (im Bereich „Fragen und<br />
Antworten zu häufig auftretenden Problemen“ unter Frage 6).<br />
12. Der Assistent Mail Server Wizard versucht unter Verwendung des<br />
von Ihnen angegebenen IMAP-Providers, eine Verbindung mit dem<br />
gewählten Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailserver herzustellen. Ist die<br />
Verbindung erfolgreich, klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
13. Der Assistent zeigt die von Ihnen festgelegten Einstellungen<br />
zusammenfassend an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um<br />
den Mailserver hinzuzufügen und den Assistenten zu beenden.<br />
84 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 85 – Zusammenfassung der Angaben: entfernter <strong>Exchange</strong>-Server mit IMAP-<br />
Verbindung<br />
14. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> führt den neuen Mailserver in der Übersicht auf.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Screenshot 86 – Erfassen von E-Mails eines entfernten Microsoft <strong>Exchange</strong>-Servers<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 85
Ändern der Einstellungen für einen Mailserver<br />
Hinweis: Bei Änderung der Konfigurationsdaten für einen <strong>Exchange</strong>-<br />
Mailserver können nicht alle Einstellungen modifiziert werden.<br />
Beispielsweise ist es nicht möglich, das Journal-Postfach zu ändern,<br />
dessen E-Mails erfasst und archiviert werden sollen.<br />
So ändern Sie die Einstellungen eines Mailservers:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben dem zu bearbeitenden<br />
Mailserver auf das Symbol , um den Assistenten Mail Server<br />
Wizard zu starten. Führen Sie die vom Assistenten unterstützten<br />
Konfigurierungsschritte durch, wie zu Beginn dieses Kapitels<br />
beschrieben. Weitere In<strong>for</strong>mationen zur Bearbeitung der unterschiedlichen<br />
Arten von Mailservern erhalten Sie im entsprechenden<br />
Unterkapitel.<br />
4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den Assistenten<br />
beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings.<br />
Entfernen eines Mailservers<br />
So entfernen Sie einen Mailserver aus der Konfiguration:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
3. Klicken Sie rechts neben dem Mailserver, der entfernt werden soll,<br />
auf das Symbol .<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Erfassung von einem<br />
Mailserver<br />
So aktivieren/deaktivieren die Erfassung und Archivierung von Nachrichten<br />
eines Mailservers, beispielsweise aus Wartungsgründen:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration E-Mail-Server-Archivierung.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben dem zu bearbeitenden<br />
Mailserver auf das Symbol , um den Assistenten Mail Server<br />
Wizard zu starten.<br />
4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren<br />
von Archive emails from this server die Erfassung und Archivierung<br />
von Nachrichten dieses Mailservers aktivieren. Entfernen Sie das<br />
Häkchen, um die Archivierung zu deaktivieren.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
86 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Verwalten von Suchindizes<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt Suchindizes für jeden von Ihnen<br />
konfigurierten Archivspeicher. Ein Suchindex katalogisiert E-Mail-<br />
Inhalte, die dem zugehörigen Archivspeicher neu hinzugefügt wurden,<br />
automatisch. Der Index bleibt dadurch aktuell und ermöglicht<br />
Benutzern schnelle und präzise Suchanfragen.<br />
In diesem Unterkapitel erfahren Sie, wie festzulegen ist, in welchem<br />
zeitlichen Abstand die Suchindizes mit In<strong>for</strong>mationen zu neu<br />
archivierten E-Mails aktualisiert werden sollen. Sie erfahren auch, wie<br />
ein vollständiger Neuaufbau eines Suchindex durchgeführt werden<br />
kann, falls dessen Funktionsfähigkeit eingeschränkt sein sollte.<br />
So legen Sie fest, in welchem zeitlichen Abstand der Suchindex mit<br />
neu archivierten E-Mails aktualisiert werden soll:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Suchindex-Verwaltung.<br />
Screenshot 87 – Suchindex-Verwaltung<br />
3. Über die Suchindex-Verwaltung erhalten Sie einen Überblick über<br />
alle aktuellen Suchindizes und die zugehörigen Archivspeicher, die<br />
auf den Seiten Archivspeicher und Archivspeicher-Verwaltung<br />
angezeigt werden.<br />
Hinweis: Suchindizes, die zu Archivspeichern gehören, welche über<br />
den Knoten Archivspeicher angezeigt werden, sind mit dem Status<br />
Online gekennzeichnet. Suchindizes, die zu Archivspeichern gehören,<br />
welche über den Knoten Archivspeicher-Verwaltung angezeigt<br />
werden, sind hingegen mit dem Status Standby gekennzeichnet.<br />
Diese Indizes sind mit noch nicht aktiven, leeren Archivspeichern<br />
verbunden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 87
Screenshot 88 – Aktualisierungsintervall des Suchindex<br />
4. Wählen Sie im Bereich Indexing Schedule eine der folgenden<br />
Optionen zum Aktualisierungsintervall der Suchindizes aus:<br />
Index new archived emails immediately – Neue E-Mail-Inhalte<br />
werden mit ihrer Sicherung im Archivspeicher umgehend auch im<br />
Suchindex katalogisiert. Bei Auswahl dieser Option bleiben Suchindizes<br />
stets auf dem neuesten Stand, sodass Benutzer E-Mails direkt<br />
nach deren Archivierung anzeigen und suchen können. Abhängig von<br />
der Anzahl der zu archivierenden E-Mails und den damit verbundenen,<br />
ggf. kurzen Aktualisierungsabständen sollte Ihr System<br />
ausreichende Leistungsreserven besitzen.<br />
Index new archived emails every – Suchindizes werden in einem<br />
festgelegten Zeitintervall mit Daten neu archivierter E-Mails<br />
aktualisiert, beispielsweise alle 30 Minuten, stündlich oder im Abstand<br />
von zwei Stunden. Es ist zu empfehlen diese Option zu wählen, um<br />
die Systembelastung zu reduzieren, aber dennoch von einer<br />
zeitnahen Aktualisierung der Suchindizes zu profitieren.<br />
Index new archived emails every day at – Geben Sie eine feste<br />
Uhrzeit an, zu der Suchindizes einmal täglich mit Daten zu E-Mails,<br />
die seit der letzten Aktualisierung archiviert worden sind, auf den<br />
neuesten Stand gebracht werden. Mit dieser Option können neue E-<br />
Mails zu einem Zeitpunkt katalogisiert werden, wenn das E-Mail-<br />
Aufkommen für gewöhnlich gering ist. Hierdurch wir ein Leistungsabfall<br />
vermieden. Beachten Sie jedoch, dass bei Auswahl dieser<br />
Option Mitteilungen, die nach der Suchindex-Aktualisierung archiviert<br />
werden, bis zur erneuten Aktualisierung in 24 Stunden nicht mit Hilfe<br />
der Suchfunktion gefunden werden können.<br />
Hinweis: Ungeachtet des gewählten Aktualisierungsintervalls können<br />
Benutzer neu archivierte E-Mails so<strong>for</strong>t nach deren Sicherung mit Hilfe<br />
der Funktion Anzeigen darstellen lassen.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
88 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Neuaufbau eines Suchindex<br />
Sollte ein Suchindex E-Mail-Abfragen fehlerhaft bearbeiten oder<br />
beschädigt sein, kann er neu aufgebaut werden.<br />
Hinweis: Beachten Sie, dass der Neuaufbau eines Suchindex<br />
mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann; die Dauer richtet sich<br />
nach der Anzahl der im zugehörigen Archivspeicher gesicherten E-<br />
Mails. Während dieses Vorgangs kann die Suchfunktion für den<br />
betreffenden Archivspeicher nicht genutzt werden. Der Neuaufbau<br />
eines Suchindex erhöht zudem die Prozessorlast und er<strong>for</strong>dert<br />
häufige Festplattenzugriffe, sodass die Systemleistung beeinträchtigt<br />
wird. Wir empfehlen Ihnen daher, diesen Vorgang durchzuführen,<br />
wenn Server-Ressourcen weniger beansprucht werden, beispielsweise<br />
außerhalb der normalen Geschäftszeiten.<br />
So starten Sie den Neuaufbau eines Suchindex:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Suchindex-Verwaltung.<br />
3. Klicken Sie auf den Link Rebuild Index rechts neben dem<br />
Suchindex, der neu aufgebaut werden soll.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien<br />
Mit Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie festlegen, wie<br />
lange bestimmte Arten von E-Mails im Archivspeicher gesichert<br />
werden sollen. Beispielsweise kann definiert werden, dass E-Mails mit<br />
bestimmten Stichwörtern oder Begriffen im Betreff oder Textkörper,<br />
die darüber hinaus an bestimmte E-Mail-Adressen verschickt oder von<br />
diesen empfangen wurden, nach 90 Tagen gelöscht werden.<br />
Aufbewahrungsrichtlinien helfen, die Größe von Archivspeichern<br />
kompakt zu halten, indem nicht länger benötigte Nachrichten gelöscht<br />
werden. Ebenso stellen sie die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsan<strong>for</strong>derungen<br />
sicher.<br />
Anwenden von Aufbewahrungsrichtlinien auf E-Mails<br />
Bei der Archivierung einer E-Mail kontrolliert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>, ob für<br />
diese eine der festgelegten Archivierungsrichtlinien gilt.<br />
Hinweis: Neu erstellte oder geänderte Aufbewahrungsrichtlinien<br />
finden nur auf zukünftig zu archivierende E-Mails Anwendung. Bereits<br />
archivierte Nachrichten bleiben unberücksichtigt, da die Anwendung<br />
der Richtlinien nur zum Zeitpunkt der Archivierung erfolgt.<br />
Zu archivierende E-Mails werden zuerst mit der Aufbewahrungsrichtlinie<br />
kontrolliert, der die höchste Priorität zugewiesen wurde.<br />
Treffen die in der Richtlinie angegebenen Bedingungen auf die E-Mail<br />
zu, wird sie entsprechend bearbeitet. Erfüllt eine Nachricht nicht die<br />
Bedingungen der ersten Richtlinie, wird sie danach automatisch mit<br />
der Aufbewahrungsrichtlinie der zweithöchsten Priorität überprüft<br />
(sofern definiert) usw.<br />
Ist die Überprüfung mit allen angegebenen Richtlinien erfolgt, ohne<br />
dass Übereinstimmungen gefunden wurden, wird die Nachricht ohne<br />
zeitliche Begrenzung, d. h. dauerhaft, im Archivspeicher gesichert.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 89
Hinweis: Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Reihenfolge<br />
angewendet, in der sie in der Richtlinienliste aufgeführt sind. Erfüllt<br />
eine E-Mail die Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie, wird sie<br />
so<strong>for</strong>t und ungeachtet der nachfolgenden Richtlinien bearbeitet. Die<br />
Priorisierung der Richtlinien ist somit von großer Bedeutung.<br />
Erfüllt eine E-Mail die Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie zum<br />
so<strong>for</strong>tigen Löschen der Nachricht, wird diese noch vor der Sicherung<br />
im Archivspeicher gelöscht. Ist in einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
hingegen festgelegt, dass eine E-Mail nach einer bestimmten Zeit<br />
gelöscht werden soll, weist <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> dieser Nachricht die<br />
Aufbewahrungsfrist zu und sichert sie in einem Archivspeicher. Nach<br />
Ablauf der Frist wird die E-Mail aus dem Archivspeicher entfernt.<br />
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
So erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Retention Policy, um den<br />
Assistenten Retention Policy Wizard aufzurufen.<br />
4. Geben Sie der Richtlinie auf der ersten Seite des Assistenten im<br />
Eingabefeld Retention Policy Name einen aussagekräftigen Namen.<br />
Markieren Sie das Kontrollkästchen Retention policy in effect, wenn<br />
zu archivierende E-Mails mit dieser Aufbewahrungsrichtlinie kontrolliert<br />
werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 89 – Assistent zum Einrichten von Aufbewahrungsrichtlinien<br />
5. Geben Sie auf der Seite Subject Keywords eine Liste mit Stichwörtern<br />
an. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im Betreff enthalten<br />
90 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
und erfüllt die E-Mail alle anderen festgelegten Bedingungen, wird die<br />
Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Geben Sie ein<br />
neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld ein. Klicken Sie<br />
danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.<br />
Screenshot 90 – Im E-Mail-Betreff zu kontrollierende Stichwörter<br />
6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen.<br />
Im In<strong>for</strong>mationsfeld Apply retention policy if werden die<br />
Bedingungen angezeigt, die die E-Mail erfüllen muss, damit die<br />
Aufbewahrungsrichtlinie zum Einsatz kommt.<br />
7. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next.<br />
8. Geben Sie auf der Seite Body Keywords eine Liste mit<br />
Stichwörtern an, die im Textkörper einer zu archivierenden E-Mail<br />
überprüft werden sollen. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im<br />
Textkörper enthalten und erfüllt die E-Mail alle anderen festgelegten<br />
Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt.<br />
Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im<br />
Eingabefeld ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Add, um den<br />
Eintrag hinzuzufügen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 91
Screenshot 91 – Im Textkörper zu kontrollierende Stichwörter<br />
9. Wiederholen Sie Schritt 8, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen.<br />
Im In<strong>for</strong>mationsfeld Apply retention policy if werden die<br />
Bedingungen angezeigt, die die E-Mail erfüllen muss, damit die<br />
Aufbewahrungsrichtlinie zum Einsatz kommt.<br />
10. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next.<br />
11. Erstellen Sie auf der Seite Email Sender eine Liste mit Active<br />
Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt der Absender<br />
einer E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-<br />
Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle anderen über den<br />
Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie<br />
auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-Adresse<br />
hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die<br />
Option Email aus.<br />
12. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-<br />
Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“<br />
und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine<br />
E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-<br />
Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als<br />
Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die<br />
Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen<br />
mit „john@master-domain.com“ und „joan@fasterdomain.com“.<br />
Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie<br />
den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in<br />
„*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
92 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 92 – Zu kontrollierende E-Mail-Absender<br />
13. Wiederholen Sie Schritt 12, um weitere E-Mail-Adressen<br />
hinzuzufügen.<br />
14. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in<br />
der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.<br />
15. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle<br />
E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie<br />
den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Add.<br />
16. Wiederholen Sie Schritt 15, um weitere AD-Benutzer<br />
hinzuzufügen.<br />
17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
18. Erstellen Sie auf der Seite Email Recipient eine Liste mit Active<br />
Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt mindestens<br />
ein Empfänger der E-Mail mit einem der aufgeführten AD-<br />
Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle<br />
anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die<br />
Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-<br />
Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-<br />
Liste die Option Email aus.<br />
19. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-<br />
Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“<br />
und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine<br />
E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-<br />
Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als<br />
Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die<br />
Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen<br />
mit „john@master-domain.com“ und „joan@fasterdomain.com“.<br />
Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 93
den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in<br />
„*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
20. Wiederholen Sie Schritt 19, um weitere E-Mail-Adressen<br />
hinzuzufügen.<br />
21. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in<br />
der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.<br />
22. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle<br />
E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie<br />
den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Add.<br />
23. Wiederholen Sie Schritt 22, um weitere AD-Benutzer<br />
hinzuzufügen.<br />
Screenshot 93 – Zu kontrollierende E-Mail-Empfänger<br />
24. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
94 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 94 – Aktionen einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
25. Geben Sie auf der Seite Retention Policy Action an, wie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails behandeln soll, die die Bedingungen der<br />
Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Bei Auswahl der Option Deleted<br />
immediately werden E-Mails so<strong>for</strong>t gelöscht. Wenn Sie Deleted from<br />
the archive store after wählen und eine Anzahl von Tagen eingeben,<br />
erfolgt die Löschung nach Ablauf der von Ihnen definierten Frist.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 95 – Zusammenfassung von Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 95
26. Überprüfen Sie auf der Abschlussseite des Assistenten alle<br />
Einstellungen und Bedingungen, die Sie für diese Richtlinie zuvor<br />
festgelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu schließen.<br />
Screenshot 96 – Gesicherte Aufbewahrungsrichtlinie<br />
27. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> führt die neue Richtlinie in der Übersicht<br />
Aufbewahrungsrichtlinien auf. Falls Sie mehrere Richtlinien definiert<br />
haben, fahren Sie mit dem Unterkapitel „Ändern der Priorität von<br />
Aufbewahrungsrichtlinien“ <strong>for</strong>t. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings, um die Einstellungen zu speichern.<br />
Ändern einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
Hinweis: Wenn Sie die Bedingungen einer bestehenden Aufbewahrungsrichtlinie<br />
anpassen, wirken sich diese Änderungen nicht auf<br />
bereits im Archivspeicher gesicherte E-Mails aus. Beachten Sie<br />
jedoch, dass Änderungen von Aktionen einer bestehenden Richtlinie<br />
hingegen auch bereits archivierte E-Mails betreffen. Beispiel: Wird die<br />
Aktion „Nach 60 Tagen löschen“ in „Nach 90 Tagen löschen“<br />
geändert, betrifft dies alle E-Mails im Archivspeicher, auf die diese<br />
Richtlinie zutrifft. Die archivierten Nachrichten werden somit erst nach<br />
90 Tagen gelöscht und nicht nach 60 Tagen, wie zuvor festgelegt.<br />
So ändern Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden<br />
Aufbewahrungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten<br />
Retention Policy Wizard zu starten. Führen Sie die vom Assistenten<br />
unterstützten Konfigurationsschritte durch, wie zu Beginn dieses<br />
Kapitels unter „Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie“ beschrieben.<br />
Hinweis: Um im Assistenten Retention Policy Wizard Stichwörter,<br />
AD-Benutzer oder E-Mail-Adressen zu entfernen, klicken Sie rechts<br />
neben dem zu entfernenden Eintrag auf das Symbol .<br />
96 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den<br />
Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings.<br />
Entfernen einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
Hinweis: Wird eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht, bleiben E-Mails,<br />
die von der Richtlinie archiviert wurden, weiterhin in den<br />
Archivspeichern erhalten. Bevor eine E-Mail aus einem Archivspeicher<br />
gelöscht wird, kontrolliert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>, ob die Richtlinie, mit der<br />
die Löschung festgelegt wurde, noch besteht.<br />
So entfernen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie rechts neben der Aufbewahrungsrichtlinie, die entfernt<br />
werden soll, auf das Symbol .<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Ändern der Priorität von Aufbewahrungsrichtlinien<br />
Hinweis: Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Reihenfolge<br />
angewendet, in der sie in der Richtlinienliste aufgeführt sind. Erfüllt<br />
eine E-Mail die Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie, wird sie<br />
so<strong>for</strong>t, ohne Beachtung nachfolgender Richtlinien, bearbeitet. Die<br />
Priorisierung der Richtlinien ist somit von großer Bedeutung.<br />
So ändern Sie die Priorität einer Aufbewahrungsrichtlinie, falls<br />
mehrere Richtlinien definiert sind:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol oder links neben der<br />
Aufbewahrungsrichtlinie, um deren Priorität zu erhöhen bzw. zu<br />
senken.<br />
4. Wiederholen Sie Schritt 3, bis alle Aufbewahrungsrichtlinien in der<br />
von Ihnen gewünschten Reihenfolge angeordnet sind.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie für alle E-Mails<br />
Hinweis: Soll eine Aufbewahrungsrichtlinie auf alle E-Mails<br />
angewandt werden, kann dies weitreichende Konsequenzen haben.<br />
Wird beispielsweise einer Richtlinie, mit der alle E-Mails gelöscht<br />
werden sollen, eine falsche Priorität zugewiesen, besteht die<br />
Möglichkeit, dass <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sämtliche E-Mails aus den<br />
zugehörigen Archivspeichern löscht.<br />
Anhand des folgenden Beispiels soll gezeigt werden, in welchem Fall<br />
eine für sämtliche E-Mails definierte Aufbewahrungsrichtlinie sinnvoll<br />
ist: Alle E-Mails mit Finanzdaten sollen 5 Jahre aufbewahrt werden,<br />
sämtliche verwaltungsrelevanten Nachrichten 2 Jahre und alle<br />
vertrieblichen E-Mails 1 Jahr. Übrige E-Mails sollen gelöscht werden,<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 97
damit die Größe des Archivspeichers in einem angemessenen<br />
Rahmen bleibt.<br />
Für dieses Beispiel sind folgende Einstellungen er<strong>for</strong>derlich:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Erstellen Sie drei Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails mit Finanzdaten,<br />
verwaltungsrelevante Nachrichten und vertriebsrelevante E-<br />
Mails. Als Aktion legen Sie die Löschung von Mitteilungen nach 5 und<br />
2 Jahren bzw. 1 Jahr fest. Weitere In<strong>for</strong>mationen zu den notwendigen<br />
Einstellungen erhalten Sie im Kapitel „Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie“.<br />
4. Erstellen Sie eine weitere, mit der Aktion „So<strong>for</strong>t löschen“<br />
versehene Aufbewahrungsrichtlinie, die auf alle E-Mails angewendet<br />
werden soll: Geben Sie für den Betreff oder den Textkörper ein<br />
Sternchen „*“ oder für den Absender oder Empfänger ein „*@*“ an.<br />
Der Assistent zeigt daraufhin eine rote Warnmeldung an, dass die<br />
Richtlinie aufgrund der angegebenen Bedingungen auf alle E-Mails<br />
angewendet werden wird (siehe folgenden Screenshot).<br />
Screenshot 97 – Warnung bei Erstellung einer für alle E-Mails geltenden Richtlinie<br />
5. Priorisieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien wie gewünscht und<br />
achten Sie darauf, dass die für alle E-Mails geltende Richtlinie auf<br />
jeden Fall die niedrigste Priorität besitzt. Weitere In<strong>for</strong>mationen zur<br />
Änderung der Priorität erhalten Sie unter „Ändern der Priorität von<br />
Aufbewahrungsrichtlinien“.<br />
98 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 98 – Beispiel zur Anordnung einer Aufbewahrungsrichtlinie für alle E-Mails<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Aktivieren/Deaktivieren einer Aufbewahrungsrichtlinie<br />
So aktivieren/deaktivieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden<br />
Aufbewahrungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten<br />
Retention Policy Wizard zu starten.<br />
4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren<br />
von Retention policy in effect die Aufbewahrungsrichtlinie aktivieren.<br />
Durch Entfernen des Häkchens wie die Richtlinie deaktiviert.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 99
Verwenden von Kategorisierungsrichtlinien<br />
Mit Hilfe von Kategorisierungsrichtlinien werden E-Mails auf Unternehmensebene<br />
nach Inhalt gekennzeichnet, bevor eine Sicherung in<br />
den Archivspeichern erfolgt. Erstellen Sie beispielsweise eine<br />
Kategorisierungsrichtlinie, die E-Mails, in denen das Stichwort<br />
„Anzeige“ im Betreff oder Textkörper vorkommt und die zudem über<br />
die Adresse Vertrieb@hauptdomaene.com empfangen oder verschickt<br />
wurden, mit der Kennzeichnung „Vertrieb“ versieht.<br />
Kategorisierungsrichtlinien helfen bei der gezielten Anzeige von E-<br />
Mails einer bestimmten Kategorie. Durch eine bereits auf Unternehmensebene<br />
durchgeführte Bearbeitung ist sichergestellt, dass alle<br />
entsprechenden Nachrichten stets mit der richtigen, einheitlichen<br />
Kennzeichnung versehen werden. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unterstützt zudem<br />
die manuelle Kennzeichnung von E-Mails durch Benutzer. Dieses<br />
Vorgehen ist aufgrund von Fehleranfälligkeit jedoch nicht zu<br />
empfehlen. Ein weiterer Vorteil der automatischen Kennzeichnung<br />
einer E-Mail: Allen Benutzern, die auf eine gekennzeichnete Nachricht<br />
zugreifen, ist es aufgrund der Zusatzin<strong>for</strong>mation leichter möglich,<br />
weitere ähnliche E-Mails schneller per Suchfunktion aufzufinden.<br />
Anwenden von Kategorisierungsrichtlinien auf E-Mails<br />
Bei der Archivierung einer E-Mail kontrolliert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>, ob ihr<br />
Inhalt die Bedingungen von aktivierten Kategorisierungsrichtlinien<br />
erfüllt. Erfüllt eine E-Mail die Bedingungen von mehr als einer<br />
Richtlinie, versieht <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die Nachricht mit allen<br />
zutreffenden Kennzeichnungen.<br />
Hinweis: Neu erstellte oder geänderte Kategorisierungsrichtlinien<br />
gelten nur für zukünftig zu archivierende E-Mails. Bereits archivierte<br />
Nachrichten bleiben unberücksichtigt, da die Anwendung der<br />
Richtlinien nur zum Zeitpunkt der Archivierung erfolgt.<br />
Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
So erstellen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Kategorisierungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie auf Add Categorization Policy, um den Assistenten<br />
Categorization Policy Wizard aufzurufen.<br />
4. Geben Sie der Richtlinie auf der ersten Seite des Assistenten im<br />
Eingabefeld Categorization Policy Name einen aussagekräftigen<br />
Namen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Categorization policy in<br />
effect, wenn zu archivierende E-Mails mit dieser Kategorisierungsrichtlinie<br />
kontrolliert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next.<br />
100 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 99 – Assistent zum Einrichten von Kategorisierungsrichtlinien<br />
5. Geben Sie auf der Seite Subject Keywords eine Liste mit Stichwörtern<br />
an, die im Betreff einer zu archivierenden E-Mail überprüft<br />
werden sollen. Sollte eine Übereinstimmung mit mindestens einem<br />
angegebenen Stichwort vorliegen und erfüllt die E-Mail alle anderen<br />
über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die<br />
Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Geben Sie ein<br />
neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld ein. Klicken Sie<br />
danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 101
Screenshot 100 – Im E-Mail-Betreff zu kontrollierende Stichwörter<br />
6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen.<br />
Im In<strong>for</strong>mationsfeld Apply categorization policy if werden alle<br />
Bedingungen angezeigt, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die<br />
Kennzeichnung erfolgt.<br />
7. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next.<br />
8. Geben Sie auf der Seite Body Keywords eine Liste mit<br />
Stichwörtern an, die im Textkörper einer zur archivierenden E-Mail<br />
überprüft werden sollen. Sollte eine Übereinstimmung mit mindestens<br />
einem festgelegten Stichwort vorliegen und erfüllt die E-Mail alle<br />
anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die<br />
Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Geben Sie ein<br />
neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld ein. Klicken Sie<br />
danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.<br />
9. Wiederholen Sie Schritt 8, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen.<br />
Im In<strong>for</strong>mationsfeld Apply categorization policy if werden alle<br />
Bedingungen angezeigt, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die<br />
Kennzeichnung erfolgt.<br />
10. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden,<br />
markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next.<br />
102 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 101 – Im Textkörper zu kontrollierende Stichwörter<br />
11. Erstellen Sie auf der Seite Email Sender eine Liste mit Active<br />
Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt der Absender<br />
einer E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-<br />
Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle anderen über den<br />
Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie<br />
auf die E-Mail angewendet. Um eine E-Mail-Adresse<br />
hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die<br />
Option Email aus.<br />
12. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-<br />
Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“<br />
und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-<br />
Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse<br />
stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für<br />
jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von<br />
„???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit<br />
„john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine<br />
gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-<br />
Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
13. Wiederholen Sie Schritt 12, um weitere E-Mail-Adressen<br />
hinzuzufügen.<br />
14. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in<br />
der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.<br />
15. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle<br />
E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie<br />
den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Add.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 103
16. Wiederholen Sie Schritt 15, um weitere AD-Benutzer<br />
hinzuzufügen.<br />
Screenshot 102 – Zu kontrollierende E-Mail-Absender<br />
17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
18. Erstellen Sie auf der Seite Email Recipient eine Liste mit Active<br />
Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt mindestens<br />
ein Empfänger der E-Mail mit einem der aufgeführten AD-<br />
Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle<br />
anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die<br />
Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Um eine E-Mail-<br />
Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-<br />
Liste die Option Email aus.<br />
19. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-<br />
Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“<br />
und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-<br />
Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse<br />
stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für<br />
jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von<br />
„???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit<br />
„john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine<br />
gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-<br />
Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.<br />
Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen<br />
angeben.<br />
20. Wiederholen Sie Schritt 19, um weitere E-Mail-Adressen<br />
hinzuzufügen.<br />
104 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
21. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in<br />
der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.<br />
22. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle<br />
E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie<br />
den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Add.<br />
23. Wiederholen Sie Schritt 22, um weitere AD-Benutzer<br />
hinzuzufügen.<br />
Screenshot 103 – Zu kontrollierende E-Mail-Empfänger<br />
24. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 105
Screenshot 104 – Aktionen einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
25. Geben Sie auf der Seite Categorization Policy Action an, mit<br />
welchem Begriff <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails kennzeichnen soll, die die<br />
Bedingungen der Kategorisierungsrichtlinie erfüllen. Wählen Sie eine<br />
der in der Drop-Down-Liste angezeigten Kennzeichnungen aus oder<br />
geben Sie eine neue ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 105 – Zusammenfassung von Bedingungen einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
106 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
26. Überprüfen Sie auf der Abschlussseite des Assistenten alle<br />
Einstellungen und Bedingungen, die Sie für diese Richtlinie zuvor<br />
festgelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den<br />
Assistenten zu schließen.<br />
Screenshot 106 – Gesicherte Kategorisierungsrichtlinie<br />
27. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> führt die neue Kategorisierungsrichtlinie in der<br />
Übersicht Kategorisierungsrichtlinien auf.<br />
Screenshot 107 – Auf Unternehmensebene kategorisierte E-Mail<br />
Ändern einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
Hinweis: Wenn Sie die Bedingungen einer bestehenden<br />
Kategorisierungsrichtlinie anpassen, wirken sich diese Änderungen<br />
nicht auf die bereits im Archivspeicher gesicherten E-Mails aus.<br />
So ändern Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 107
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Kategorisierungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden<br />
Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten<br />
Categorization Policy Wizard zu starten. Führen Sie die vom<br />
Assistenten unterstützten Konfigurationsschritte durch, wie zu Beginn<br />
dieses Kapitels unter „Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie“<br />
beschrieben.<br />
Hinweis: Um im Assistenten Categorization Policy Wizard<br />
Stichwörter, AD-Benutzer oder E-Mail-Adressen zu entfernen, klicken<br />
Sie rechts neben dem zu entfernenden Eintrag auf das Symbol .<br />
4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den<br />
Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save<br />
Settings.<br />
Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
Hinweis: Mit dem Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie führt<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> keine Änderungen an E-Mails durch, die bereits in<br />
den Archivspeichern gesichert sind. Falls Sie beispielsweise eine<br />
Richtlinie löschen, die E-Mails mit dem Begriff „Vertrieb“<br />
gekennzeichnet hat, bleibt diese Kennzeichnung auch weiterhin<br />
bestehen.<br />
So entfernen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Kategorisierungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie rechts neben der Kategorisierungsrichtlinie, die entfernt<br />
werden soll, auf das Symbol .<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
Aktivieren/Deaktivieren einer Kategorisierungsrichtlinie<br />
So aktivieren/deaktivieren Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:<br />
1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf,<br />
wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.<br />
2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Konfiguration Kategorisierungsrichtlinien.<br />
3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden<br />
Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten<br />
Categorization Policy Wizard zu starten.<br />
4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren<br />
von Categorization policy in effect die Kategorisierungsrichtlinie<br />
aktivieren. Durch Entfernen des Häkchens wie die Richtlinie<br />
deaktiviert.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu<br />
schließen.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die<br />
Einstellungen zu speichern.<br />
108 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Verwenden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Einführung<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie archivierte E-Mails mit Hilfe von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> angezeigt und durchsucht werden. Besitzt Ihr<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Konto entsprechende Zugriffsrechte, lassen sich E-<br />
Mails von Mitarbeitern ebenfalls auffinden und einsehen.<br />
So zeigen Sie archivierte Korrespondenz an bzw. durchsuchen diese:<br />
1. Öffnen Sie den Microsoft Internet Explorer. Geben Sie in der<br />
Adressleiste folgende URL ein und bestätigen Sie die Eingabe:<br />
http:///<br />
Beispiel: http://win2k3entsvr.master-domain.com/<strong>MailArchiver</strong><br />
2. Sie werden zur Eingabe eines Benutzernamens und Passworts<br />
aufge<strong>for</strong>dert. Geben Sie die Domänen-Anmeldein<strong>for</strong>mationen an, die<br />
Sie auch zur Microsoft-Windows-Anmeldung verwenden.<br />
Screenshot 108 – Starten von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
3. Ist <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> gestartet, wird auf der linken Seite der<br />
Navigationsbereich und auf der rechten der Inhaltsbereich angezeigt.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 109
Screenshot 109 – Seite „Korrespondenz“<br />
Anzeigen der Korrespondenz eines Archivspeichers<br />
E-Mails eines Archivspeichers werden über die Web-Oberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aufgerufen. Klicken Sie im Navigationsbereich auf<br />
den Knoten Anzeigen, um die Seite Korrespondenz anzeigen<br />
aufzurufen. Auf dieser Seite werden alle archivierten E-Mails nach<br />
Diskussionsthemen (Betreff) gruppiert angezeigt. Die zuletzt<br />
aktualisierten Diskussionen stehen am Anfang der Liste.<br />
Hinweis 1: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zeigt standardmäßig die im aktiven<br />
Archivspeicher gesicherte Korrespondenz an. Sind vom Administrator<br />
mehrere Archivspeicher erstellt worden, können diese auf der Seite<br />
Korrespondenz anzeigen über die Drop-Down-Liste Anzeige von<br />
Korrespondenz aus Archiv aufgerufen werden. Wählen Sie den<br />
gewünschten Archivspeicher aus der Liste aus.<br />
Hinweis 2: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> gruppiert E-Mails einer Diskussion mit<br />
Hilfe des Thread-Index von Microsoft <strong>Exchange</strong>. Microsoft Outlook<br />
und Microsoft <strong>Exchange</strong> Outlook Web Access (OWA) erstellen einen<br />
Thread-Index-Eintrag, anhand dessen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Nachrichten<br />
dieser E-Mail-Clients korrekt unter einem Diskussionstitel gruppieren<br />
kann. Nachrichten anderer E-Mail-Clients werden nicht mit einem<br />
Thread-Index-Eintrag versehen. Daher können sie von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch nicht einer übergreifenden Diskussion<br />
zugeordnet werden, selbst wenn ihr Betreff übereinstimmt. In diesem<br />
Fall wird für jede Nachricht eine neue Gruppe erstellt, die den E-Mail-<br />
Betreff als Diskussionsüberschrift besitzt.<br />
Erweitern eines Diskussions-Threads<br />
Auf der Seite Korrespondenz anzeigen werden für die einzelnen<br />
Diskussionen folgende In<strong>for</strong>mationen angezeigt: Betreff der<br />
Diskussion, Anzahl der E-Mails, zuletzt für diese Diskussion<br />
archivierte E-Mail. In der Spalte E-Mails wird die Anzahl der E-Mails<br />
angezeigt, die zu einer bestimmten Diskussion gehören. Die Spalte<br />
Letzte E-Mail in<strong>for</strong>miert unter Angabe von Datum und Uhrzeit über<br />
die zuletzt im Rahmen dieser Diskussion archivierte E-Mail. Um eine<br />
Übersicht über alle zu einer Diskussion gehörenden E-Mails (E-Mail-<br />
110 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Thread) anzuzeigen, klicken Sie in die Betreffzeile der gewünschten<br />
Diskussion.<br />
Hinweis: Um alle zu einer Diskussion gehörenden E-Mails auszublenden,<br />
klicken Sie erneut in die Betreffzeile.<br />
Screenshot 110 – Anzeige des Diskussions-Threads<br />
Anzeigen einer E-Mail<br />
So lassen Sie eine E-Mail anzeigen:<br />
1. Klicken Sie in die Betreffzeile einer Diskussion, damit die zugehörigen<br />
E-Mails aufgelistet werden.<br />
2. Klicken Sie in der Liste auf eine E-Mail, deren Inhalt angezeigt<br />
werden soll. Die gewählte E-Mail wird von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
aufgerufen.<br />
Hinweis: Um die Anzeige von E-Mails sicherer zu machen, wird der<br />
Textkörper von böswilligen Skripten bereinigt, bevor In<strong>for</strong>mationen<br />
angezeigt werden. Beachten Sie jedoch, dass der E-Mail-Textkörper<br />
im Archivspeicher im Originalzustand gesichert wird. Wird eine<br />
möglicherweise mit Schadteilen versehene E-Mail auf der Festplatte<br />
gespeichert und direkt mit einem anderen E-Mail-Client geöffnet,<br />
könnten darin enthaltene böswillige Skripten aktiviert werden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 111
Screenshot 111 – Anzeige einer archivierten E-Mail<br />
Anzeigen der Internet-Header von E-Mails<br />
Wurde die angezeigte E-Mail von einem unter Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> eingerichteten Journal-Postfach archiviert und ist das<br />
Envelope-Journaling aktiviert worden, erfolgt ebenfalls die Anzeige<br />
der Internet-Header.<br />
Hinweis: Weitere In<strong>for</strong>mationen zur Einrichtung des Envelope-<br />
Journaling erhalten Sie im Kapitel „Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“<br />
unter „Aktivieren des Envelope-Journaling“.<br />
Um die Internet-Header einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie in der<br />
Symbolleiste auf die das Symbol E-Mail-Header anzeigen.<br />
Die Daten des E-Mail-Headers werden in einem gesonderten Fenster<br />
angezeigt.<br />
Um dieses zu schließen, klicken Sie erneut auf das Symbol E-Mail-<br />
Header anzeigen oder auf Schließen .<br />
112 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 112 – Aufruf des E-Mail-Headers<br />
Anzeigen einer kompletten Diskussion<br />
Um zu einer Diskussion zählende E-Mails (E-Mail-Thread) in<br />
einem gesonderten Fenster auflisten zu lassen, klicken Sie in der<br />
Symbolleiste auf das Symbol Diskussions-Thread anzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> führt alle zugehörigen E-Mails auf. Um den Inhalt<br />
einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie direkt darauf.<br />
Zum Schließen des Fensters klicken Sie erneut auf das Symbol<br />
Diskussions-Thread anzeigen oder auf Schließen .<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 113
Screenshot 113 – Anzeige des gesamten Diskussions-Threads<br />
Kennzeichnen einer E-Mail<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> ermöglicht eine individuelle Kennzeichnung von E-<br />
Mails. Dies erlaubt eine effiziente Suche nach einer bestimmten Art<br />
von Nachrichten, beispielsweise als „wichtig“ gekennzeichneter.<br />
Um eine E-Mail zu kennzeichnen oder eine Kennzeichnung zu<br />
entfernen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol E-Mail-<br />
Kennzeichnungen bearbeiten.<br />
Mit den angezeigten Optionen lassen sich zudem neue<br />
Kennzeichnungen erstellen. In der Liste unter dem Eingabefeld<br />
Verfügbare Kennzeichnungen werden bereits vorhandene<br />
Kennzeichnungen angezeigt, die Sie einer E-Mail zuweisen können.<br />
Um eine neue Kennzeichnung zu erstellen und einer aktuell<br />
geöffneten E-Mail zuzuweisen, geben Sie den Namen im Eingabefeld<br />
Verfügbare Kennzeichnungen ein und klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche E-Mail kennzeichnen. Weisen Sie einer E-Mail eine<br />
bereits vorhandene Kennzeichnung zu, indem Sie diese aus der Liste<br />
unter Verfügbare Kennzeichnungen auswählen und ebenfalls auf<br />
die Schaltfläche E-Mail kennzeichnen klicken. Eine zugewiesene<br />
Kennzeichnung wird in der Liste Zugewiesene Kennzeichnungen<br />
angezeigt.<br />
Um die Kennzeichnung einer aktuell geöffneten E-Mail zu entfernen,<br />
wählen Sie sie aus der Liste Zugewiesene Kennzeichnungen aus<br />
und klicken Sie auf die Schaltfläche Kennzeichnung entfernen. Eine<br />
entfernte Kennzeichnung wird danach wieder in der Liste der verfügbaren<br />
Kennzeichnungen angezeigt.<br />
114 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Um das Fenster zu schließen, klicken Sie erneut auf das Symbol E-<br />
Mail-Kennzeichnungen bearbeiten oder auf Schließen .<br />
Screenshot 114 – Hinzufügen/Entfernen von Kennzeichnungen einer E-Mail<br />
Die einer E-Mail zugewiesenen Kennzeichnungen sind in der Kopfzeile<br />
im gleichnamigen Feld aufgeführt. Von Anwendern manuell<br />
hinzugefügte Kennzeichnungen sind schwarz dargestellt, durch<br />
Kategorisierungsrichtlinien auf Unternehmensebene hinzugefügte<br />
hingegen rot. Letztere können nicht aus einer E-Mail entfernt werden.<br />
Screenshot 115 – E-Mail mit Kennzeichnung durch Mitarbeiter und Kategorisierungsrichtlinie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 115
Wiederherstellen von E-Mails per „OneClick Restore“-<br />
Funktionalität<br />
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol E-Mail in<br />
Postfach wiederherstellen, um eine archivierte E-Mail in einem<br />
Postfach wiederherstellen zu lassen oder um eine Kopie der Nachricht<br />
an eine E-Mail-Adresse zu schicken.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> öffnet das Fenster E-Mail wiederherstellen. Geben<br />
Sie im Eingabefeld Diese E-Mail an folgende E-Mail-Adresse<br />
schicken den Empfänger einer Kopie der angezeigten Nachricht an.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail wiederherstellen.<br />
Screenshot 116 – Wiederherstellen einer E-Mail per „OneClick Restore“-Funktionalität<br />
Hinweis: Bei Nutzung der OneClick Restore-Funktionalität wird eine<br />
Kopie der aktuell angezeigten Nachricht per SMTP-Server, der auf der<br />
Seite Allgemeine Einstellungen konfiguriert wurde, an die<br />
gewünschte E-Mail-Adresse geschickt. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu<br />
erhalten Sie im Kapitel „Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ im<br />
Unterkapitel „Konfigurieren allgemeiner Einstellungen“.<br />
Um das Fenster zu schließen, klicken Sie erneut auf das Symbol E-<br />
Mail in Postfach wiederherstellen oder auf Schließen .<br />
116 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Speichern einer E-Mail auf Speichermedium<br />
Soll die gesamte E-Mail inklusive ihrer Anlagen auf einem<br />
anderen Speichermedium gesichert werden, klicken Sie in der<br />
Symbolleiste auf das Symbol E-Mail downloaden. Der Browser öffnet<br />
ein Dialogfeld zum Datei-Download. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Speichern und geben Sie im Dialog Speichern unter das Ziel an.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.<br />
Screenshot 117 – Sichern einer E-Mail auf Speichermedium<br />
Hinweis: <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> speichert E-Mails im MIME-Format. Öffnen<br />
Sie die Nachricht mit einem Text-Editor oder, bei Sicherung mit der<br />
Dateierweiterung „eml“, mit Outlook Express.<br />
Ein Browser-Dialogfeld in<strong>for</strong>miert Sie, wenn der Download/die<br />
Speicherung abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Schließen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 117
Drucken einer E-Mail<br />
Soll eine angezeigte E-Mail ausgedruckt werden, klicken Sie in<br />
der Symbolleiste auf das Symbol Druckversion der E-Mail anzeigen.<br />
Eine druckoptimierte Version der E-Mail wird in einem neuen Browser-<br />
Fenster angezeigt.<br />
Screenshot 118 – Druckversion einer E-Mail<br />
Drucken Sie die E-Mail mit Hilfe des Druckbefehls Ihres Browsers aus.<br />
Herunterladen von Anlagen<br />
Enthält die angezeigte E-Mail Anlagen, wird deren Dateiname und<br />
Format im Feld Anlagen angezeigt. So rufen Sie die Anlagen auf bzw.<br />
laden sie herunter:<br />
1. Klicken Sie auf den Dateinamen der Anlage.<br />
2. Der Browser öffnet ein Dialogfeld zum Datei-Download. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Öffnen, um die Anlage so<strong>for</strong>t mit der zugehörigen<br />
Anwendung zu öffnen. Klicken Sie auf Speichern, um die Anlage auf<br />
einem Speichermedium zu sichern.<br />
Hinweis: Achtung: Anlagen können Viren oder Trojaner enthalten!<br />
Öffnen Sie daher nur Anlagen von Absendern, denen Sie vertrauen.<br />
Sie sollten Anlagen einer E-Mail immer auf Ihrer Festplatte speichern<br />
und mit einem Viren-Scanner überprüfen, bevor Sie sie öffnen.<br />
118 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 119 – Speichern einer E-Mail-Anlage<br />
Aktualisieren der Liste der E-Mail-Korrespondenz<br />
Zur Leistungsoptimierung sichert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf der Seite<br />
Korrespondenz anzeigen dargestellte E-Mail-Diskussionen in einem<br />
Zwischenspeicher. Dies kann zur Folge haben, dass neu archivierte<br />
E-Mails nicht so<strong>for</strong>t angezeigt werden.<br />
Klicken Sie rechts oben auf der Seite Korrespondenz anzeigen auf<br />
das Symbol , um die Ansicht zu aktualisieren und zuletzt archivierte<br />
E-Mails anzeigen zu lassen.<br />
Anzeigen weiterer Seiten mit E-Mail-Diskussionen<br />
Standardmäßig werden auf jeder Seite maximal 25 E-Mail-Diskussionen<br />
angezeigt. Bei einer größeren Anzahl von werden die weiteren<br />
Einträge auf Folgeseiten dargestellt. Um eine andere Seite<br />
aufzurufen, klicken Sie auf die Seitennummer in der Navigationsleiste,<br />
wie im folgenden Screenshot dargestellt.<br />
Screenshot 120 – Auf mehrere Seiten aufgeteilte Diskussionen<br />
Um eine Seite direkt aufzurufen, geben Sie Seitenzahl im Eingabefeld<br />
an und klicken Sie auf die Schaltfläche Los.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 119
Anmelden unter einem anderen Benutzernamen<br />
So melden Sie sich unter dem Namen eines anderen Benutzers an:<br />
1. Klicken Sie oben im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Log<br />
Off.<br />
2. Es erscheint ein Hinweis, dass der Browser geschlossen werden<br />
muss, um die Abmeldung abzuschließen. Klicken Sie auf dieser Seite<br />
auf den Link Anmelden unter anderem Benutzernamen.<br />
Screenshot 121 – Anmelden unter einem anderen Benutzernamen<br />
3. Der Browser öffnet ein Dialogfeld zur Authentifizierung. Geben Sie<br />
in den Eingabefeldern Benutzername und Passwort die<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen des Benutzers ein, unter dem Sie sich<br />
anmelden wollen.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Ist die Anmeldung erfolgreich,<br />
zeigt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die archivierte Korrespondenz des angegebenen<br />
Benutzers an.<br />
Anzeigen fremder E-Mails per Konto mit erweiterten Zugriffsrechten<br />
(Gruppen-Manager-Konto)<br />
Die nachfolgend beschriebenen Funktionen stehen nur für Benutzerkonten<br />
zur Verfügung, die erweiterte Zugriffsrechte für andere Konten<br />
besitzen. In<strong>for</strong>mationen zur Verwendung aller anderen Anzeigefunktionen<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erhalten Sie unter „Anzeigen der<br />
Korrespondenz eines Archivspeichers“.<br />
Hinweis: Weitere In<strong>for</strong>mationen zum Einrichten von Gruppen-<br />
Managern und erweiterten Benutzer-Zugriffsrechten erhalten Sie im<br />
Kapitel „Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ unter „Konfigurieren von<br />
Benutzer-Zugriffserweiterungen“.<br />
Auswählen des fremden Benutzerkontos<br />
Wenn Sie sich über ein Benutzerkonto anmelden, das erweiterte<br />
Zugriffsrechte für fremde Konten besitzt, erscheint auf der Seite<br />
120 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Korrespondenz anzeigen die Drop-Down-Liste Korrespondenz<br />
anzeigen von.<br />
Screenshot 122 – Anmeldung über ein Gruppen-Manager-Konto<br />
Um die E-Mails eines fremden Kontos anzeigen und durchsuchen zu<br />
können, wählen Sie in der Drop-Down-Liste Korrespondenz<br />
anzeigen von den entsprechenden Kontonamen aus.<br />
Screenshot 123 – Auswahl des zu durchsuchenden Kontos<br />
Die Korrespondenz des gewählten Kontos wird angezeigt.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 121
Screenshot 124 – Anzeige von E-Mails eines fremden Kontos<br />
Hinweis: Wenn Sie die E-Mails aller Ihnen zugänglichen Konten<br />
inklusive Ihres eigenen zusammen anzeigen möchten, klicken Sie Sie<br />
auf die Drop-Down-Liste Korrespondenz anzeigen von und wählen<br />
Sie die Option Alle Mitarbeiter aus.<br />
Anzeigen aller zugänglichen Konten<br />
Um eine vollständige Liste aller Konten anzeigen zu lassen, deren E-<br />
Mails Sie anzeigen und durchsuchen können, klicken Sie im<br />
Navigationsbereich auf den Knoten Kontenübersicht. Über die Liste<br />
sind folgende Angaben verfügbar: Benutzername, Konto, Primäre E-<br />
Mail-Adresse und E-Mails (Anzahl der für das jeweilige Konto<br />
archivierten Nachrichten).<br />
Screenshot 125 – Anzeige aller zugänglichen Konten<br />
Um die Anzahl der für jedes Konto archivierten E-Mails zu<br />
aktualisieren, klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf das<br />
Symbol Aktualisieren .<br />
122 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Durchsuchen eines Archivspeichers<br />
Um E-Mails eines Archivspeichers durchsuchen zu können, muss die<br />
Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aufgerufen werden (siehe<br />
„Einführung“ zu Beginn dieses Kapitels). Klicken Sie im<br />
Navigationsbereich auf den Knoten Suchen, um die Suchseite<br />
aufzurufen.<br />
Standardmäßig wird die einfache Suchmaske angezeigt. Um eine<br />
Suche durchzuführen, geben Sie die Abfrage im Eingabefeld Suchen<br />
nach ein, wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Zeitabschnitt für E-<br />
Mail-Suche den zu durchsuchenden Zeitraum ein und klicken Sie auf<br />
die Schaltfläche Suchen.<br />
Hinweis 1: Im Eingabefeld Suchen nach können Sie die Platzhalter<br />
Fragzeichen „?“ und Sternchen „*“ verwenden. Ein Fragezeichen steht<br />
für ein einzelnes beliebiges Zeichen. Ein Sternchen ersetzt eine<br />
beliebige Zeichenfolge. Wenn Sie beispielsweise E-Mails suchen<br />
wollen, die das Wort „Schweiz“ enthalten, können Sie im Eingabefeld<br />
„Schw??z“ oder „Schw*z“ eingeben.<br />
Hinweis 2: Bei Verwendung der einfachen Suchfunktion führt<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die Suche in allen verfügbaren Archivspeichern<br />
durch. Mit der Option Erweiterte Suchoptionen anzeigen können<br />
Sie gezielt einzelne Archivspeicher zum Durchsuchen auswählen.<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie nachfolgend unter „Suchen<br />
mit erweiterten Suchoptionen“.<br />
Hinweis 3: Bei Verwendung der einfachen Suchfunktion führt<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die Suche für alle Bestandteile einer E-Mail durch,<br />
Anlagen eingeschlossen. Mit der Option Erweiterte Suchoptionen<br />
anzeigen können Sie die zu durchsuchenden Bestandteile gezielt<br />
auswählen. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie nachfolgend<br />
unter „Suchen mit erweiterten Suchoptionen“.<br />
Screenshot 126 – Einfache Suchfunktion<br />
Alle Ergebnisse der Abfrage werden im Suchfenster angezeigt. Pro<br />
Seite werden maximal 25 E-Mails aufgeführt. Bei mehr als 25 Treffern<br />
werden die Ergebnisse auf mehrere Seiten aufgeteilt.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 123
Screenshot 127 – Trefferanzeige bei einer einfachen Suche<br />
Um die einzelnen Ergebnisseiten anzuzeigen, klicken Sie auf die<br />
Seitenzahlen.<br />
Hinweis: Um die Anzahl der pro Seite angezeigten E-Mails zu<br />
ändern, klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Optionen.<br />
Wählen Sie auf der Seite Optionen in der Drop-Down-Liste<br />
Suchergebnisse pro Seite die gewünschte Anzahl aus.<br />
Screenshot 128 – Auswahl der pro Seite anzuzeigenden Suchergebnisse<br />
Hinweis: Wenn Sie sich über ein Benutzerkonto angemeldet haben,<br />
das Zugriffsrechte für fremde Konten besitzt, werden bei der einfachen<br />
Suche standardmäßig nur Ihre eigenen E-Mails durchsucht.<br />
Sollen auch die archivierten E-Mails der anderen für Sie zugänglichen<br />
Benutzerkonten durchsucht werden, darf das Kontrollkästchen Nur<br />
meine E-Mails durchsuchen nicht markiert sein.<br />
124 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Suchen mit erweiterten Suchoptionen<br />
Klicken Sie auf der Suchseite auf den Link Erweiterte Suchoptionen<br />
anzeigen, um die Suchabfrage genauer zu spezifizieren.<br />
Hinweis: Um zu den einfachen Suchoptionen zurückzukehren, klicken<br />
Sie auf den Link Einfache Suchoptionen anzeigen.<br />
Screenshot 129 – Erweiterte Suchoptionen<br />
Mit den erweiterten Suchoptionen können Sie Suchabfragen für<br />
spezielle Bestandteile/Eigenschaften einer E-Mail wie Betreff,<br />
Empfänger und Größe definieren. Zudem kann eine Suche auf mit<br />
einer bestimmten Kennzeichnung versehene E-Mails eingeschränkt<br />
werden.<br />
Die erweiterten Suchoptionen ermöglichen auch eine gezielte<br />
Auswahl der zu durchsuchenden Archivspeicher. Zur Suche freigegebene<br />
Archivspeicher werden in der Liste Folgende(s) Archiv(e)<br />
durchsuchen angezeigt. Sollen mehrere Archivspeicher durchsucht<br />
werden, wählen Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) alle<br />
gewünschten Speicher aus.<br />
Hinweis: Wenn Sie sich über ein Benutzerkonto angemeldet haben,<br />
das Zugriffsrechte für fremde Konten besitzt, werden bei der<br />
erweiterten Suche standardmäßig zunächst nur Ihre eigenen E-Mails<br />
durchsucht. Sollen alle zugänglichen E-Mails durchsucht werden,<br />
wählen Sie in der Drop-Down-Liste E-Mails durchsuchen von die<br />
Option Alle Mitarbeiter aus. Zur gezielten Suche für ein Ihnen<br />
zugängliches Benutzerkonto wählen Sie dieses aus der Liste aus.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 125
Mit den erweiterten Suchoptionen können Suchabfragen für folgende<br />
Felder durchgeführt werden:<br />
1. Größe (KB)<br />
2. Nachrichten-ID<br />
3. Empfänger<br />
4. Absender<br />
5. Versanddatum<br />
6. Empfangsdatum<br />
7. Betreff<br />
8. vollständige E-Mail<br />
Hinweis: Bei der Angabe von Suchbegriffen können die Platzhalter<br />
Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ für folgende Felder verwendet<br />
werden:<br />
Nachrichten ID, Empfänger, Absender, Betreff, vollständige E-Mail.<br />
Ein Fragezeichen steht für ein einzelnes Zeichen. Ein Sternchen<br />
ersetzt eine beliebige Zeichenfolge. Wenn Sie beispielsweise E-Mails<br />
suchen wollen, die das Wort „Schweiz“ enthalten, wählen Sie die<br />
Option Vollständige E-Mail aus und geben Sie „Schw??z“ oder<br />
„Schw*z“ ein.<br />
Suchen nach gekennzeichneten E-Mails<br />
So suchen Sie nach E-Mails, die automatisch von einer<br />
Kategorisierungsrichtlinie oder von Ihnen manuell gekennzeichnet<br />
worden sind:<br />
1. Markieren Sie Nach E-Mails suchen mit Kennzeichnung.<br />
2. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die gewünschte<br />
Kennzeichnung aus.<br />
Screenshot 130 – Suche nach gekennzeichneten E-Mails<br />
Hinweis: Manuell hinzugefügte Kennzeichnungen werden schwarz,<br />
von Kategorisierungsrichtlinien hinzugefügte hingegen rot angezeigt.<br />
3. Das Kontrollkästchen E-Mail-Suche unter Berücksichtigung<br />
folgender Bedingungen durchführen darf nicht markiert sein.<br />
126 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis: Die Option E-Mail-Suche unter Berücksichtigung<br />
folgender Bedingungen durchführen ist nur zu markieren, wenn<br />
speziell gekennzeichnete E-Mails nach weiteren Kriterien durchsucht<br />
werden sollen. Geben Sie dann die Suchbegriffe ein, wie im folgenden<br />
Unterkapitel beschrieben.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Suchen unter Berücksichtigung der E-Mail-Größe<br />
So starten Sie die Suche nach E-Mails einer festgelegten Größe:<br />
1. Wählen Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen aus.<br />
2. Wählen Sie aus der zugehörigen Drop-Down-Liste die Option<br />
Größe (KB) aus.<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste der Operatoren den<br />
gewünschten Eintrag IST GRÖSSER ALS, IST KLEINER ALS oder<br />
IST GENAU aus.<br />
4. Geben Sie im Eingabefeld dieser Suchoption die Dateigröße in<br />
Kilobyte (KB) an.<br />
Screenshot 131 – Suche unter Berücksichtigung der E-Mail-Größe<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Suchen nach einer Nachrichten-ID<br />
In den Kopfzeilen jeder E-Mail ist ein Feld zur Nachrichten-ID<br />
enthalten. Diese Nachrichten-ID wird vom Mailserver erstellt und kann<br />
zur eindeutigen Identifizierung von Mitteilungen verwendet werden.<br />
Beispiel:<br />
F26B97C01FB21C4A34CD9F05062072@master-domain.com<br />
So suchen Sie nach einer E-Mail mit einer bestimmten Nachrichten-<br />
ID:<br />
1. Markieren Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen.<br />
2. Wählen Sie aus der zugehörigen Drop-Down-Liste die Option<br />
Nachrichten-ID aus.<br />
3. Geben Sie die Nachrichten-ID im zugehörigen Eingabefeld ein.<br />
Screenshot 132 – Suche unter Berücksichtigung der Nachrichten-ID<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 127
Suchen nach einem E-Mail-Absender/Empfänger<br />
So suchen Sie nach E-Mails eines bestimmten Absenders/<br />
Empfängers:<br />
1. Markieren Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen.<br />
2. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste den Absender oder<br />
Empfänger aus, nach dem gesucht werden soll.<br />
3. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse oder den<br />
Anzeigenamen eines Active Directory-Benutzers im zugehörigen<br />
Eingabefeld ein.<br />
Screenshot 133 – Suche nach Absender<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Suchen nach Versand- oder Empfangsdatum<br />
So suchen Sie nach E-Mails, die an einem bestimmten Datum/in<br />
einem bestimmten Zeitraum verschickt oder empfangen wurden:<br />
1. Markieren Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen.<br />
2. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Versanddatum oder<br />
Empfangsdatum aus.<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste der Operatoren aus, ob nach<br />
E-Mails gesucht werden soll, die vor, nach oder genau an einem<br />
bestimmten Tag verschickt oder empfangen wurden.<br />
4. Klicken Sie auf das Symbol , um einen Kalender aufzurufen, aus<br />
dem Sie das Datum auswählen können. Um das angezeigte Datum zu<br />
ändern, klicken Sie erneut auf das Kalender-Symbol, oder ändern Sie<br />
das Datum direkt im Eingabefeld.<br />
Screenshot 134 – Kalenderübersicht<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Screenshot 135 – Suche unter Berücksichtigung des Versanddatums<br />
128 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Suchen nach Betreff<br />
So suchen Sie nach E-Mails mit einem bestimmten Betreff:<br />
1. Markieren Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen.<br />
2. Wählen Sie aus der zugehörigen Drop-Down-Liste die Option<br />
Betreff aus.<br />
3. Geben Sie den zu suchenden Begriff ein.<br />
Screenshot 136 – Suche unter Berücksichtigung des Betreffs<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Suchen in allen Bestandteilen einer E-Mail<br />
So suchen Sie unter Berücksichtigung aller Bestandteile einer E-Mail<br />
nach Nachrichten, in denen ein bestimmter Begriff enthalten ist:<br />
1. Markieren Sie E-Mail-Suche unter Berücksichtigung folgender<br />
Bedingungen durchführen.<br />
2. Wählen Sie aus der zugehörigen Drop-Down-Liste die Option<br />
Vollständige E-Mail aus.<br />
3. Geben Sie den zu suchenden Begriff ein.<br />
Screenshot 137 – Suchen unter Berücksichtigung aller Bestandteile einer E-Mail<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.<br />
Suchen mit Hilfe mehrerer Bedingungen<br />
So fügen Sie weitere Suchbedingungen hinzu, wenn Sie bereits eine<br />
Bedingung angegeben haben:<br />
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen, um eine<br />
weitere Bedingung zu erstellen, die zugleich berücksichtigt werden<br />
soll.<br />
Hinweis: Angegebene Bedingungen sind miteinander verbunden und<br />
müssen gleichzeitig erfüllt werden. Nur wenn alle von Ihnen<br />
festgelegten Bedingungen erfüllt sind, zeigt <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> einen<br />
Treffer an. Beispielsweise werden bei Angabe der folgenden<br />
Bedingungen nur solche E-Mails angezeigt, die vor dem 22.11.2006<br />
mit dem Betreff „sales reports“ verschickt wurden:<br />
Versanddatum LIEGT VOR DEM 22.11.2006<br />
UND<br />
Betreff sales<br />
reports.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 129
Screenshot 138 – Hinzufügen einer Bedingung<br />
2. Weitere In<strong>for</strong>mationen zur Angabe der Suchbedingungen erhalten<br />
Sie zu Beginn dieses Kapitels unter „Suchen mit erweiterten Suchoptionen“.<br />
3. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wiederholen Sie die<br />
Schritte 1 und 2.<br />
4. Wenn Sie alle Bedingungen festgelegt haben, klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Suchen.<br />
Entfernen von Suchbedingungen<br />
Um eine Suchbedingung zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol<br />
rechts neben der Bedingung.<br />
Falls Sie mehrere Suchbedingungen erstellt haben, die alle gelöscht<br />
werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Bedingungen<br />
entfernen.<br />
Anzeigen von herausgefilterten E-Mails<br />
Um aus den angezeigten Treffern eine bestimmte E-Mail anzuzeigen,<br />
klicken Sie darauf. Weitere In<strong>for</strong>mationen zu den verschiedenen<br />
Anzeigemöglichkeiten einer E-Mail erhalten Sie in den Unterkapiteln<br />
„Anzeigen einer E-Mail“ bis „Herunterladen von Anlagen“. Um eine<br />
weitere E-Mail aufzurufen, schließen Sie das Anzeigefenster per<br />
Mausklick auf das Symbol und wählen Sie eine andere E-Mail aus<br />
der Liste aus.<br />
Sortieren von Suchergebnissen<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sortiert Suchergebnisse nach Wichtigkeit. Die<br />
wichtigsten E-Mails werden zu Beginn der Trefferliste angezeigt. Um<br />
Suchergebnisse nach anderen Kriterien sortieren zu lassen, wählen<br />
Sie das gewünschte Kriterium in der Drop-Down-Liste Ergebnisse<br />
sortieren nach aus. Legen Sie die Reihenfolge der Sortierung in der<br />
nebenstehenden Drop-Down-Liste fest.<br />
130 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Suchergebnisse lassen sich nach Wichtigkeit, Versanddatum, Betreff,<br />
Absender, Empfänger und Größe sortieren.<br />
Screenshot 139 – Sortieren von Suchergebnissen<br />
Erstellen und Verwenden von Suchordnern<br />
Was ist ein Suchordner?<br />
Sie können eine Suchabfrage, die wiederholt verwendet werden soll,<br />
einem speziellen Suchordner zuweisen. Dessen Inhalt wird dann<br />
kontinuierlich mit neuen Elementen aktualisiert, die der Abfrage<br />
entsprechen.<br />
Der Suchordner wird über die Seite Suchen festgelegt und einer<br />
Abfrage zugewiesen. Im Ordner sind sämtliche archivierten E-Mails<br />
aufgeführt, die durch die Abfrage herausgefiltert werden konnten.<br />
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in einem Suchordner angezeigte E-<br />
Mails nicht darin gespeichert sind. Ein Suchordner dient nur der<br />
Ergebnisanzeige. Sie können daher Suchordner nach Belieben<br />
erstellen, ändern und löschen, ohne dass archivierte E-Mails verloren<br />
gehen.<br />
Unter dem Knoten Suchordner sind standardmäßig drei Ordner<br />
aufgeführt:<br />
Nachrichten letzte 7 Tage: Listet alle während der letzten 7 Tage<br />
verschickten oder empfangenen E-Mails auf.<br />
Nachrichten letzte 30 Tage: Listet alle während der letzten 30 Tage<br />
verschickten oder empfangenen E-Mails auf.<br />
Große Nachrichten: Listet alle E-Mails auf, deren Gesamtgröße 1<br />
MB überschreitet.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 131
Erstellen eines Suchordners<br />
So erstellen Sie einen Suchordner:<br />
1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Suchen, um die<br />
Suchseite aufzurufen.<br />
2. Erstellen Sie mit Hilfe der einfachen oder erweiterten Suchoptionen<br />
die Abfrage, für die ein Suchordner erstellt werden soll. Weitere<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Verwendung der Suchoptionen erhalten Sie zu<br />
Beginn dieses Kapitels unter „Durchsuchen eines Archivspeichers“<br />
und „Suchen mit erweiterten Suchoptionen“.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um alle E-Mails anzeigen<br />
zu lassen, die den angegebenen Bedingungen entsprechen. Sollte mit<br />
der Abfrage nicht das gewünschte Ergebnis erzielt werden, modifizieren<br />
Sie die Suchanfrage für genauere Resultate.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als neuen Suchordner<br />
speichern.<br />
5. Geben Sie dem Suchordner im entsprechenden Eingabefeld einen<br />
aussagekräftigen Namen.<br />
Screenshot 140 – Erstellen eines neuen Suchordners<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.<br />
Der neue Suchordner wird erstellt und dem Knoten Suchordner als<br />
Unterordner hinzugefügt.<br />
Anzeigen des Suchordnerinhalts<br />
So rufen Sie den Inhalt eines Suchordners auf:<br />
1. Erweitern Sie die Struktur des Knotens Suchordner.<br />
2. Klicken Sie auf den Suchordner, dessen Inhalt angezeigt werden<br />
sollen.<br />
Im rechten Anzeigebereich sind alle E-Mails des Ordners aufgeführt.<br />
132 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 141 – Anzeigen des Suchordner-Inhalts<br />
Ändern der Suchabfrage eines Suchordners<br />
So spezifizieren oder ändern Sie die einem Suchordner zugewiesene<br />
Suchabfrage:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Suchordner.<br />
2. Klicken Sie auf der Seite Suchordner rechts neben dem zu<br />
ändernden Suchordner auf das Symbol .<br />
Screenshot 142 – Bearbeitung einer Suchordner-Abfrage<br />
3. Ändern Sie die Suchabfrage wie er<strong>for</strong>derlich. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Suchen, um alle E-Mails anzeigen zu lassen, die den<br />
angegebenen Bedingungen entsprechen. Sollte mit der Abfrage nicht<br />
das gewünschte Ergebnis erzielt werden, modifizieren Sie die<br />
Suchanfrage erneut.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.<br />
Hinweis: Wenn Sie unter Verwendung einer geänderten Suchabfrage<br />
einen neuen Suchordner erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Als neuen Suchordner speichern. Geben Sie diesem Ordner<br />
einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie neben dem<br />
Eingabefeld auf die Schaltfläche Speichern.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 133
Löschen eines Suchordners<br />
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in einem Suchordner angezeigte E-<br />
Mails nicht darin gespeichert sind. Ein Suchordner dient nur der<br />
Ergebnisanzeige. Sie können daher Suchordner nach Belieben<br />
löschen, ohne dass archivierte E-Mails verloren gehen.<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Suchordner.<br />
Screenshot 143 – Übersicht zu Suchordnern<br />
2. Klicken Sie auf der Seite Suchordner rechts neben dem zu<br />
löschenden Suchordner auf das Symbol .<br />
Auswählen der Benutzersprache<br />
Die von Endanwendern aufrufbare Web-Oberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> wird standardmäßig in englischer Sprache<br />
angezeigt. So ändern Sie die Sprache der Endanwender-Benutzeroberfläche:<br />
1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Optionen, um<br />
die Seite Optionen aufzurufen.<br />
2. Wählen Sie die gewünschte Sprache über die angezeigte Drop-<br />
Down-Liste aus.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die<br />
Einstellungen zu speichern. Die Endbenutzer-Oberfläche wird in der<br />
gewünschten Sprache angezeigt.<br />
Hinweis: Die nur vom Administrator aufrufbare Konfigurationsoberfläche<br />
wird stets in englischer Sprache angezeigt.<br />
134 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 144 – Spracheneinstellung der Web-Oberfläche für Endanwender<br />
Die gewählte Spracheinstellung wird per Cookie auf dem Rechner<br />
gespeichert, von dem aus Sie auf die Web-Oberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zugegriffen haben. Beim nächsten Aufruf der Web-<br />
Oberfläche wird diese automatisch in der gewählten Sprache<br />
angezeigt.<br />
Hinweis 1: Nur die Endanwender-Oberfläche wird in der ausgewählten<br />
Sprache angezeigt. Alle anderen Einstellungen und Inhalte<br />
bleiben hiervon unberücksichtigt.<br />
Hinweis 2: Die ausgewählte Sprache wirkt sich nur auf die Dialogsprache<br />
der Web-Benutzeroberfläche aus. Alle weiteren Globalisierungseinstellungen<br />
wie die Datumsanzeige werden weiterhin so<br />
verwendet, wie über den Microsoft Internet Explorer festgelegt. Ist<br />
beispielsweise Englisch für die Sprachoptionen des Microsoft Internet<br />
Explorer festgelegt und wurde für <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Deutsch als<br />
Anzeigesprache gewählt, erscheint das Datum weiterhin auf Englisch.<br />
Um diese Anzeige zu ändern, müssen die Spracheinstellungen des<br />
Microsoft Internet Explorer geändert werden.<br />
So ändern Sie die Spracheinstellungen des Browsers:<br />
1. Gehen Sie in der Menüleiste des Internet Explorer auf Extras <br />
Internetoptionen.<br />
2. Gehen Sie im Dialogfeld Internetoptionen auf den Reiter<br />
Allgemein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprachen im unteren<br />
Bereich des Fensters.<br />
3. Klicken Sie im Dialogfeld Spracheinstellungen auf die<br />
Schaltfläche Hinzufügen, um die gewünschte Sprache hinzuzufügen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 135
Screenshot 145 – Spracheinstellungen des MS Internet Explorer<br />
4. Verschieben Sie die bevorzugte Sprache an den Anfang der Liste,<br />
indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Nach oben klicken,<br />
bis die erste Position erreicht ist.<br />
5. Klicken Sie zwei Mal auf die Schaltfläche OK, um die Dialoge<br />
Spracheinstellung und Internetoptionen zu schließen.<br />
Abmelden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Wenn Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> schließen möchten, melden Sie sich über<br />
die Web-Oberfläche ab. So führen Sie die Abmeldung durch:<br />
1. Klicken Sie im Navigationsbereich rechts oben auf die Schaltfläche<br />
Abmelden.<br />
2. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zeigt folgenden Abmeldehinweis im Browser-<br />
Fenster an:<br />
Screenshot 146 – Abmelden von der Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
3. Schließen Sie den Internet-Browser, um den Abmeldevorgang zu<br />
beenden.<br />
136 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Zugreifen auf <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> über Microsoft Outlook<br />
So können Sie archivierte E-Mails über Microsoft Outlook aufrufen<br />
und durchsuchen:<br />
1. Starten Sie Microsoft Outlook.<br />
2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste<br />
auf den Knoten Persönliche Ordner. Klicken Sie im Kontextmenü auf<br />
Neuer Ordner.<br />
Screenshot 147 – Erstellen eines neuen Ordners<br />
3. Geben Sie dem neuen Ordner im Eingabefeld Name einen<br />
aussagekräftigen Namen, z. B. „E-Mail-Archiv“. Behalten Sie alle<br />
anderen vorgegebenen Einstellungen bei.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 137
Screenshot 148 – Angabe des Namens eines neuen Ordners<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu<br />
schließen.<br />
Screenshot 149 – Ändern der Eigenschaften des neuen Ordners<br />
5. Der neu erstellte Ordner wird als Unterordner des Knotens<br />
Persönliche Ordner angezeigt. Die Eigenschaften des neuen<br />
Ordners müssen geändert werden. Klicken Sie hierfür mit der rechten<br />
Maustaste auf den Ordner und wählen Sie im Kontextmenü<br />
Eigenschaften.<br />
138 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 150 – Eigenschaften eines neuen Ordners:<br />
6. Entfernen Sie die Markierung des Kontrollkästchens Automatisch<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong>-Ansichten erstellen.<br />
7. Klicken Sie auf den Reiter Homepage.<br />
8. Geben Sie im Eingabefeld Adresse eine URL ein, die wie folgt<br />
strukturiert sein muss:<br />
http:///<br />
Beispiel: http://win2k3entsvr.master-domain.com/<strong>MailArchiver</strong><br />
9. Markieren Sie das Kontrollkästchen Homepage dieses Ordners<br />
standardmäßig anzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 139
Screenshot 151 – Angabe der Adresse von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu<br />
schließen.<br />
11. Um archivierte E-Mails in Outlook über die Web-Oberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> anzuzeigen, klicken Sie auf den neuen Ordner, im<br />
obigen Beispiel „E-Mail-Archiv“ genannt.<br />
Screenshot 152 – Angabe der zur Authentifizierung benötigen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Zugangsdaten<br />
140 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
12. Sie werden zur Eingabe eines Benutzernamens und Passworts<br />
aufge<strong>for</strong>dert. Geben Sie die Domänen-Zugangsdaten an, die Sie zur<br />
Microsoft Windows-Anmeldung verwenden.<br />
13. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zeigt die archivierten E-Mails an.<br />
Screenshot 153 – Anzeige archivierter E-Mails in Microsoft Outlook<br />
Anpassen und Ausblenden des Navigationsbereichs<br />
Die Benutzeroberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> besteht aus einem<br />
Navigationsbereich (links) und einem Inhaltsbereich (rechts).<br />
Screenshot 154 – Eingeblendeter Navigationsbereich<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 141
Um den Inhaltsbereich zur Anzeige von E-Mails zu vergrößern, klicken<br />
Sie oben links im Navigationsbereich auf das Symbol , um den<br />
Navigationsbereich auszublenden. Die Benutzeroberfläche von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> wird wie im folgenden Screenshot dargestellt<br />
angezeigt.<br />
Screenshot 155 – Ausgeblendeter Navigationsbereich<br />
Um den Navigationsbereich wieder einzublenden, klicken Sie links<br />
oben im Inhaltsbereich auf das Symbol .<br />
So ändern Sie die Breite des Navigationsbereichs, ohne diesen<br />
auszublenden:<br />
1. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen dem<br />
Navigations- und Inhaltsbereich.<br />
2. Wird der Mauszeiger als Doppelpfeil angezeigt, ziehen Sie ihn<br />
mit gedrückter Maustaste nach links oder rechts.<br />
3. Ist die gewünschte Breite eingestellt, lassen Sie die Maustaste los.<br />
142 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Auditing<br />
Einführung<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie die Auditing-Funktion von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zum Überwachen sämtlicher E-Mail-relevanter<br />
Benutzeraktivitäten verwendet wird. In zahlreichen Ländern und<br />
Branchen sind Unternehmen auch im Bereich der E-Mail-<br />
Kommunikation zu Audits verpflichtet und müssen Benutzerzugriffe<br />
nachvollziehbar protokollieren.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> bietet zwei Überwachungsvarianten:<br />
• Überwachung der Datenbankaktivität<br />
• Überwachung der Benutzeraktivität<br />
Überwachung der Datenbankaktivität<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> nutzt zur Überwachung der Datenbankaktivität die<br />
Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche Aktivitäten<br />
zu protokollieren, die sich auf die Archivdatenbanken von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auswirken.<br />
Ablaufverfolgungsdaten werden als Textdatei in einem vom Benutzer<br />
angegebenen Verzeichnis auf dem SQL-Server gespeichert. Pro<br />
Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten sämtlicher<br />
darauf gehosteten Archivspeicher geführt. Der Microsoft SQL Server<br />
sorgt mit einer exklusiven Sperre dafür, dass diese Datei nicht<br />
manipuliert werden kann. Über einen Link im Auditing-Bereich der<br />
Verwaltungskonsole von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> können Ablaufverfolgungsdateien<br />
in die Auditing-Datenbank übertragen werden. Mit Hilfe der<br />
Seite Überwachungsberichte lassen sich danach die<br />
Überwachungsberichte anzeigen.<br />
Hinweis: Es lassen sich nur vollständig mit Microsoft SQL Server<br />
geführte Archivspeicher überwachen. Archivspeicher, die auf<br />
folgenden Komponenten basieren, können nicht überwacht werden:<br />
• Microsoft SQL Server-Datenbank und NTFS-Dateisystem<br />
• <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Datenbank (Firebird) und NTFS-Dateisystem<br />
Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten<br />
So konfigurieren Sie die Überwachung von Datenbankaktivitäten:<br />
1. Gehen Sie auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Überwachung <br />
Einstellungen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 143
Screenshot 156 – Überwachung der Datenbankaktivität<br />
2. Klicken Sie im Bereich Database Activity Auditing neben dem<br />
Microsoft SQL Server, für den die Datenbanküberwachung aktiviert<br />
werden soll, auf das Symbol . Der Assistent Auditing Database<br />
Wizard wird gestartet.<br />
Screenshot 157 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Liste der Archivspeicher<br />
144 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
3. Es werden alle Archivspeicher angezeigt, die sich auf dem<br />
angegebenen Microsoft SQL Server befinden. Klicken Sie auf die<br />
Schaltlfäche Next.<br />
Screenshot 158 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Authentifizierungsmethode<br />
4. Wählen Sie die für die Verbindung mit dem Microsoft SQL Server<br />
gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Bei Auswahl von<br />
Microsoft SQL Server Authentication müssen Sie Administrator-<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen angeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next.<br />
Screenshot 159 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Festlegung der Auditing-Datenbank<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 145
5. Legen Sie fest, in welcher Datenbank (Auditing-Datenbank)<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> sämtliche Überwachungsin<strong>for</strong>mationen zur Datenbankaktivität<br />
speichern soll. Sie können entweder eine neue Auditing-<br />
Datenbank einrichten oder eine vorhandene auswählen. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 160 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Angabe der SQL-Server-<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen<br />
6. Geben Sie im Bereich Auditing Role die SQL-Server-<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen ein, die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> für den Lese-/<br />
Schreibzugriff auf die Auditing-Datenbank verwenden soll. Sollte das<br />
Anmeldekonto noch nicht vorhanden sein, kann es durch Auswahl von<br />
Create the login account specified automatically if it does not<br />
exist automatisch erstellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next.<br />
Hinweis: Mit den Anmeldein<strong>for</strong>mationen dürfen keine Sysadmin- oder<br />
Datenbankbesitzer-Rechte verbunden sein.<br />
146 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 161 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Aktivierung der Ablaufverfolgung<br />
7. Wählen Sie aus, dass die Ablaufverfolgung für die Archivspeicher<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aktiviert werden soll (Enable trace on archiver<br />
stores to log database activity data). Geben Sie den Speicherort<br />
der Ablaufverfolgungsdatei auf dem SQL-Server an. Klicken Sie auf<br />
die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis: Der Speicherort einer Ablaufverfolgungsdatei sollte über<br />
NTFS-Berechtigungen gesperrt werden, damit nur Microsoft SQL<br />
Server darauf Zugriff erhält. Gemeinsam mit der exklusiven Sperre<br />
von Microsoft SQL Server ist dadurch sichergestellt, dass keine<br />
Datenmanipulation möglich ist.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 147
Screenshot 162 – Assistent zur Datenbanküberwachung: Abschluss der Konfigurierung<br />
8. Im letzten Fenster des Assistenten werden alle von Ihnen<br />
festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Finish, um die Einstellungen zu bestätigen und<br />
den Assistenten zu schließen.<br />
9. Klicken Sie auf der Seite Auditing Settings auf die Schaltfläche<br />
Save Settings, damit alle Konfigurationseinstellungen übernommen<br />
und gespeichert werden.<br />
Übertragen von Ablaufverfolgungsdateien in die Auditing-<br />
Datenbank<br />
So übertragen Sie Ablaufverfolgungsdateien in die Auditing-<br />
Datenbank:<br />
1. Gehen Sie auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Überwachung <br />
Einstellungen.<br />
2. Wählen Sie auf der Seite Auditing Settings im Bereich Database<br />
Activity Auditing alle SQL-Server aus, für die Ablaufverfolgungsdateien<br />
übertragen werden sollen. Sie sollten alle Server auswählen,<br />
die mit einem Häkchen markiert sind und somit überwacht werden.<br />
Klicken Sie auf das Symbol zum Übertragen der<br />
Ablaufverfolgungsdatei.<br />
148 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Überwachung der Benutzeraktivität<br />
Die Funktion zur Überwachung der Benutzeraktivität protokolliert die<br />
Verwendung der Web-Oberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> durch<br />
Mitarbeiter, die E-Mail-Archivspeicher durchsuchen. Bei aktivierter<br />
Benutzerüberwachung können über die Seite Auditing Reports<br />
entsprechende Überwachungsberichte angezeigt werden.<br />
Hinweis: Um die Überwachung der Benutzeraktivität aktivieren zu<br />
können, muss zuvor eine Auditing-Datenbank einem SQL-Server<br />
erstellt worden sein. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie in<br />
diesem Kapitel unter „Konfigurieren der Überwachung von<br />
Datenbankaktivitäten“ in Schritten 1 bis 6.<br />
Konfigurieren der Überwachung der Benutzeraktivität<br />
So konfigurieren Sie die Überwachung der Benutzeraktivität:<br />
1. Gehen Sie auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Überwachung <br />
Einstellungen.<br />
Screenshot 163 – Überwachung der Benutzeraktivität<br />
2. Wählen Sie im Bereich User Interaction Auditing die Option<br />
Enable user interaction auditing aus, um die Überwachung zu<br />
aktivieren.<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste der SQL-Server aus, auf dem<br />
die Überwachungsdaten gespeichert werden sollen.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, damit alle<br />
Konfigurationseinstellungen übernommen und gespeichert werden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 149
Überwachungsberichte<br />
Überwachungsberichte werden aus In<strong>for</strong>mationen erstellt, die<br />
während der Kontrolle der Datenbank- und der Benutzeraktivität<br />
gewonnen wurden. Sämtliche Berichte können über die<br />
Verwaltungskonsole von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aufgerufen werden.<br />
Berichte zur Überwachung der Datenbankaktivität:<br />
• Konfigurationsänderungen<br />
• Zugriffskontrolle<br />
• Datenintegrität<br />
• Massenimport<br />
• Aufbewahrungsrichtlinie<br />
• Datenschutzverletzung<br />
Bericht zur Überwachung der Benutzeraktivität:<br />
• Benutzerüberwachung<br />
Screenshot 164 – Überwachungsberichte<br />
Gehen Sie auf den Knoten <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Überwachung <br />
Berichte, um die Berichte über die Seite Überwachungsberichte<br />
auswählen zu können.<br />
Alle Berichte lassen sich sortieren und/oder filtern. Klicken Sie hierfür<br />
auf das Symbol oben auf einer Seite des gewählten Berichts.<br />
150 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Zum Drucken eines Berichts klicken Sie auf das Symbol<br />
einer Seite des gewählten Berichts.<br />
oben auf<br />
Hinweis: Die Überwachungsberichte Massenimport und<br />
Aufbewahrungsrichtlinie<br />
Datenspeicherung aufrufen.<br />
können Sie über den Knoten<br />
Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen<br />
Screenshot 165 – Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen<br />
Mit dem Bericht Konfigurationsänderungen lassen sich sämtliche<br />
Änderungen an unterschiedlichen Konfigurationseinstellungen von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> nachverfolgen. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Anwender, die Änderungen durchgeführt haben<br />
• Vorgenommende Änderungen<br />
Klicken Sie auf eine der angezeigten Konfigurationsänderungen, um<br />
Detailin<strong>for</strong>mationen in einem neuen Fenster anzuzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 151
Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle<br />
Screenshot 166 – Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle<br />
Mit dem Bericht Zugriffskontrolle lassen sich sämtliche Änderungen<br />
an den <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Einstellungen zur Zugriffssteuerung<br />
anzeigen. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Anwender, die Änderungen durchgeführt haben<br />
• Anwender, die von den Änderungen betroffen sind<br />
• Geänderte Berechtigungen<br />
152 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Überwachungsbericht zur Datenintegrität<br />
Screenshot 167 – Überwachungsbericht zur Datenintegrität<br />
Mit dem Bericht Datenintegrität lassen sich sämtliche Änderungen an<br />
den Archivspeichern und Auditing-Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
anzeigen, die nicht von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Diensten durchgeführt<br />
wurden. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Ereignistyp<br />
• betroffene/r Microsoft SQL Server und Datenbank<br />
• betroffener Datenbankbenutzer<br />
• durchgeführte Aktion<br />
• Quelle der Aktion<br />
Folgende Optionen stehen zur Berichtanzeige zur Verfügung:<br />
• Um die Ablaufverfolgungsdaten zu einem bestimmten SQL-<br />
Server anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Symbol in<br />
der Symbolleiste der Berichtseite. Wählen Sie den<br />
•<br />
gewünschten Server aus der Drop-Down-Liste aus.<br />
Um die angezeigte Liste nach Ereignistyp zu sortieren, klicken<br />
Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.<br />
• Um die angezeigte Liste nach Datum zu sortieren, klicken Sie<br />
auf das Symbol in der Symbolleiste.<br />
• Klicken Sie auf eine der angezeigten Datenbankänderungen, um<br />
Detailin<strong>for</strong>mationen in einem neuen Fenster anzuzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 153
Überwachungsbericht zum Massenimport<br />
Screenshot 168 – Überwachungsbericht zum Massenimport<br />
Mit dem Bericht Massenimport lässt sich die Anzahl der beim<br />
jeweiligen Importvorgang in einen Archivspeicher importierten E-Mails<br />
anezigen. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Datum des Importvorgangs<br />
• Name des Archivspeichers<br />
• Anzahl der importierten E-Mails<br />
154 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Überwachungsbericht zur Aufbewahrungsrichtlinie<br />
Screenshot 169 – Überwachungsbericht zur Aufbewahrungsrichtlinie<br />
Mit dem Bericht Überwachungsrichtlinie lassen sich alle angewendeten<br />
Überwachungsrichtlinien und die Anzahl der gelöschten E-Mails<br />
anzeigen. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Datum der Anwendung einer Richtlinie<br />
• Name des Archivspeichers<br />
• Name der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie<br />
• Anzahl der gelöschten E-Mails<br />
Klicken Sie auf eine der angezeigten Richtlinien, um<br />
Detailin<strong>for</strong>mationen in einem neuen Fenster anzuzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 155
Überwachungsbericht zur Datenschutzverletzung<br />
Screenshot 170 – Überwachungsbericht zur Datenschutzverletzung<br />
Mit dem Bericht Datenschutzverletzung lassen sich alle Anwender<br />
anzeigen, deren E-Mail-Aktionen eine Datenschutzverletzung<br />
darstellen könnte. Hierzu zählt z. B. das Weiterleiten von E-Mails aus<br />
den Archivspeichern. Folgende Daten werden angezeigt:<br />
• Anwender, die eine Aktion gestartet haben<br />
• durchgeführte Aktion<br />
• Anzahl der betroffenen E-Mails<br />
156 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung<br />
Screenshot 171 – Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung<br />
Mit dem Bericht Benutzerüberwachung werden alle Aktionen<br />
angezeigt, die von Anwendern beim Zugriff auf die Web-Oberfläche<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> gestartet wurden. Folgende Daten werden<br />
angezeigt:<br />
• Benutzername<br />
• durchgeführte Aktion<br />
• Datum/Uhrzeit der durchgeführten Aktion<br />
Folgende Optionen stehen zur Berichtanzeige zur Verfügung:<br />
• Um die angezeigte Liste nach Benutzern zu sortieren, klicken<br />
Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.<br />
• Um die angezeigte Liste nach Datum zu sortieren, klicken Sie<br />
auf das Symbol in der Symbolleiste.<br />
• Klicken Sie auf eine der angezeigten Benutzeraktionen, um<br />
Detailin<strong>for</strong>mationen in einem neuen Fenster anzuzeigen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 157
158 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Importieren von E-Mails<br />
Einführung<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie E-Mails archiviert werden, die vor<br />
der Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> vom Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailserver<br />
verarbeitet worden sind.<br />
Ältere E-Mails können mit Hilfe des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Service<br />
importiert werden. Dieser Dienst verarbeitet Nachrichten, die in sein<br />
Pickup-Verzeichnis kopiert wurden und archiviert sie in dem von Ihnen<br />
angegebenen Archivspeicher. E-Mails lassen sich mit Hilfe verschiedener<br />
Assistenten, die in diesem Kapitel näher erläutert werden, aus<br />
folgenden Nachrichtenspeichern exportieren:<br />
• PST-Dateien von Microsoft Outlook<br />
• Postfächer und Öffentliche Ordner von Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
• Archiv-Datenbanken von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2<br />
• Archiv-Datenbanken von <strong>GFI</strong> MailEssentials<br />
Um die Import-Funktion von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> nutzen zu können,<br />
müssen Sie zuerst einen Archivspeicher angeben, in denen die zu<br />
importierenden E-Mails gespeichert werden sollen. Nähere<br />
In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie nachfolgend unter „Konfigurieren<br />
des Import-Diensts von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“.<br />
Konfigurieren des Import-Diensts von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Im ersten Schritt müssen Sie einen Archivspeicher erstellen, in dem<br />
importierte E-Mails gesichert werden sollen. Es is zu empfehlen,<br />
diesen Archivspeicher nur zur Sicherung importierter E-Mails<br />
einzurichten. Je nach Anzahl der zu importierenden E-Mails kann es<br />
von Vorteil sein, mehrere Archivspeicher zu erstellen, in denen<br />
Nachrichten nach unterschiedlichen Zeiträumen geordnet archiviert<br />
werden. Weitere In<strong>for</strong>mationen zum Hinzufügen und Konfigurieren<br />
eines Archivspeichers in <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erhalten Sie im Kapitel<br />
„Konfigurieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ unter „Konfigurieren der<br />
Archivspeicher“.<br />
So legen Sie die Einstellungen des Import-Diensts von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> fest, nachdem Sie die Archivspeicher erstellt haben:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Tools <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import<br />
Service Configuration, um den Import-Dienst zu konfigurieren.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 159
Screenshot 172 – Konfiguration des Import-Diensts von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Change Settings.<br />
Screenshot 173 – Hinzufügen eines neuen Archivspeichers<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Store. Das Dialogfeld Add<br />
new store wird angezeigt.<br />
160 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 174 – Auswahl des Archivspeichers und Archivierungszeitraums<br />
4. Wählen Sie im Bereich Store Properties aus der Drop-Down-Liste<br />
Name den gewünschten Archivspeicher aus, den Sie für zu importierende<br />
E-Mails erstellt haben.<br />
5. Geben Sie im Bereich Archiving date range die Zeitspanne an, in<br />
die das Datum einer zu archivierenden E-Mail fallen muss, um in<br />
diesem Speicher gesichert zu werden. Geben Sie Beginn und Ende<br />
mit From bzw. To an. In diesen Archivspeicher werden somit nur<br />
solche E-Mails importiert, deren Datum im angegeben Zeitraum liegt.<br />
Beachten Sie, dass sich die für einzelne Archivspeicher angegebenen<br />
Zeiträume nicht überschneiden können.<br />
Hinweis: Es sollten mehrere Archivspeicher für zu importierende E-<br />
Mails konfiguriert werden, um verschiedene Zeiträume abzudecken.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 161
Screenshot 175 – Hinzugefügte Archivspeicher<br />
Hinweis: Tritt eine Überschneidung bei den für die einzelnen Archivspeicher<br />
gewählten Zeiträumen auf, wird folgender Warnhinweis<br />
angezeigt:<br />
Screenshot 176 – Warnhinweis bei sich überschneidenden Archivspeicher-Zeiträumen<br />
7. Um weitere Archivspeicher zu konfigurieren, wiederholen Sie die<br />
Schritte 3 bis 6.<br />
8. Der neue Archivspeicher wird in der Übersicht des Import-Diensts<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> angezeigt. In der rechten Spalte Activity zeigt<br />
der Import-Dienst aktuelle Archivspeicher-Vorgänge an. Klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Apply Settings, um die neuen Einstellungen zu<br />
übernehmen und zu speichern.<br />
162 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 177 – Gespeicherte Einstellungen des Import-Diensts<br />
Ändern des Archivierungszeitraums eines Archivspeichers<br />
So ändern Sie den Archivierungszeitraum eines Archivspeichers:<br />
1. Starten Sie die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Service Configuration.<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Change Settings, um die<br />
Einstellungen zu ändern.<br />
3. Wählen Sie den zu ändernden Archivspeicher aus und klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Configure Store.<br />
4. Geben Sie im Dialogfeld Edit Store im Bereich Archiving date<br />
range die neue Zeitspanne an, in die das Datum einer zu archivierenden<br />
E-Mail fallen muss. Legen Sie Beginn und Ende mit From<br />
bzw. To fest.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Apply Settings, um die neuen<br />
Einstellungen zu übernehmen und zu speichern.<br />
Entfernen eines Archivspeichers aus dem Import-Dienst<br />
So entfernen Sie einen Archivspeicher aus dem Import-Dienst von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
1. Starten Sie die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Service Configuration.<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Change Settings, um die<br />
Einstellungen zu ändern.<br />
3. Wählen Sie den zu entfernenden Archivspeicher aus und klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche Remove Store.<br />
4. Bestätigen Sie den Vorgang im eingeblendeten Dialogfeld per Klick<br />
auf die Schaltfläche Yes.<br />
Hinweis: Der Archivspeicher wird lediglich aus den Einstellungen des<br />
Import-Diensts entfernt. Die in der eigentlichen Datenbank gesicherten<br />
Originaldaten werden nicht gelöscht.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 163
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Apply Settings, um die neuen<br />
Einstellungen zu übernehmen und zu speichern.<br />
Freigeben des Pickup-Verzeichnisses<br />
Der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> importiert alle E-Mails, die in<br />
das Pickup-Verzeichnis kopiert wurden. Dieses Verzeichnis ist unter<br />
folgendem Pfad zu finden:<br />
\MAIS\Pickup<br />
Sollen die E-Mail-Export-Assistenten auf Remote-Rechnern verwendet<br />
und die exportierten E-Mails automatisch in einen Archivspeicher<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> importiert werden, muss der Export direkt in das<br />
Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts erfolgen.<br />
Wird dieser Vorgang über Remote-Rechner gestartet, muss das<br />
Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts mit Lese-/Schreibrechten<br />
freigegeben werden. Hierdurch kann beispielsweise der <strong>GFI</strong> PST-<br />
<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard auf einem Remote-Rechner gestartet<br />
und die exportierten E-Mails direkt im freigegebenen Pickup-Verzeichnis<br />
gesichert werden. Der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
verarbeitet die exportierten E-Mails dann und sichert sie in einem der<br />
konfigurierten Archivspeicher.<br />
Hinweis 1: Befindet sich im Pickup-Verzeichnis eine E-Mail, deren<br />
Datum zu keinem der für die Archivspeicher konfigurierten Zeiträume<br />
passt, verschiebt der Import-Dienst diese Nachricht in das Verzeichnis<br />
„Unclassified“. Dieses Verzeichnis ist unter folgendem Pfad zu finden:<br />
\MAIS\Unclassified<br />
Der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erstellt für jede dieser E-Mails<br />
vier Dateien im Verzeichnis „Unclassified“, beispielsweise:<br />
200503mchnname_112132568200036_[20061123173817].body<br />
200503mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc<br />
200503mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml<br />
200503mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope<br />
Der erste Teil des Dateinamens beginnt immer mit dem Jahr und dem<br />
Monat, in dem die E-Mail verschickt worden ist.<br />
Sollen die im Verzeichnis „Unclassified” enthaltenen E-Mails ebenfalls<br />
importiert werden, erstellen Sie einen neuen Archivspeicher, in<br />
dessen Archivierungszeitraum die Datumsangaben dieser E-Mails<br />
fallen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Apply Settings. Halten<br />
Sie über die Diensteverwaltung den Import-Dienst von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> an. Verschieben Sie danach alle zu importierenden<br />
E-Mails (jeweils bestehend aus vier Dateien) in das Unterverzeichnis<br />
„Queue“ unter folgendem Pfad: \MAIS\Queue. Starten Sie den Import-Dienst von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> über die Diensteverwaltung. Sollen im Verzeichnis<br />
„Unclassified“ enthaltene, veraltete Dateien nicht importiert werden,<br />
löschen Sie diese.<br />
Hinweis 2: Werden mehr als 500 E-Mails vom Import-Dienst im<br />
Unterverzeichnis „Unclassified“ abgelegt, deaktiviert sich der Dienst<br />
vorübergehend, bis Sie E-Mails gelöscht oder in das Unterverzeichnis<br />
„Queue“ verschoben haben, wie in Hinweis 1 beschrieben.<br />
164 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Verwenden des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 Email Export Wizard<br />
Die Datenbank-Schemata der Versionen 2 und 5 von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
unterscheiden sich voneinander. Unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 eingesetzte<br />
Datenbanken lassen sich daher nicht direkt mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5<br />
verwenden.<br />
Um E-Mails einer unter Version 2 genutzten Datenbank anzeigen zu<br />
können, müssen diese zuerst mit dem Email Export Wizard von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 aus der alten Datenbank exportiert werden. Nach<br />
dem Export werden die Nachrichten vom Import-Dienst von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 dann in einen neuen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5-Archivspeicher<br />
importiert und können mit der neuen Version aufgerufen<br />
werden.<br />
Hinweis 1: Beachten Sie, dass mit dem Email Export Wizard von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 nur ein Export von E-Mails aus einer Microsoft<br />
SQL Server-Datenbank möglich ist.<br />
Hinweis 2: Der Email Export Wizard von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 nimmt<br />
keine Änderungen an der alten Datenbank von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 vor.<br />
So exportieren Sie E-Mails aus einer unter <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2<br />
verwendeten Microsoft SQL Server-Datenbank:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Tools <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 Email<br />
Export, um den Export-Assistenten zu starten.<br />
Screenshot 178 – <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2 Export-Assistent<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 165
Screenshot 179 – Angabe des SQL-Servers und der Authentifizierungsmethode<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Server name/IP address den<br />
SQL-Server aus, auf dem sich die Datenbank von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2<br />
befindet. Alternativ können Sie auch den Namen oder die IP-Adresse<br />
eines SQL-Servers angeben, der vom Export-Assistenten nicht<br />
automatisch aufgeführt wurde.<br />
4. Wählen Sie im Bereich Authenticate through die für die<br />
Verbindung mit dem SQL-Server gewünschte Authentifizierungsmethode<br />
aus. Zur Auswahl stehen „Windows authentication“ oder<br />
„Microsoft SQL Server authentication“. Wenn Sie die Option<br />
Microsoft SQL Server authentication wählen, müssen Sie im<br />
Eingabefeld Login ID den Benutzernamen und im Eingabefeld<br />
Password das Passwort angeben.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
166 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 180 – Auswahl der <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2-Datenbank für den E-Mail-Export<br />
6. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 2<br />
database die Datenbank aus, aus E-Mails exportiert werden sollen.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 181 – Auswahl des Zielverzeichnisses für exportierte E-Mails<br />
7. Wählen Sie das Zielverzeichnis aus, in das der Export-Assistent die<br />
Nachrichten exportieren soll. Soll der Import-Dienst von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> E-Mails in einen Archivspeicher von Version 5 importieren,<br />
muss als Export-Ziel das Pickup-Verzeichnis des Import-<br />
Diensts von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> angegeben werden. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Next, um den Export zu starten.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 167
Screenshot 182 – Fortschrittsanzeige des E-Mail-Exports<br />
8. Der Export-Assistent in<strong>for</strong>miert Sie per Fortschrittsanzeige über den<br />
Verlauf des Vorgangs.<br />
Hinweis: Der Export kann je nach Anzahl der in der <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
2-Datenbank archivierten E-Mails mehrere Stunden in Anspruch<br />
nehmen.<br />
9. Ist der Vorgang abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Finish, um den Export-Assistenten zu schließen.<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard<br />
Hinweis: Soll der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard auf<br />
weiteren Computern eingesetzt werden, müssen Sie das<br />
Unterverzeichnis „\eewiz“ manuell<br />
darauf kopieren.<br />
So exportieren Sie E-Mails mit dem <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export<br />
Wizard:<br />
Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Tools <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email<br />
Export, um den Export-Assistenten zu starten.<br />
Klicken Sie auf der Willkommen-Seite auf die Schaltfläche Next, um<br />
die Quelle auszuwählen, aus der E-Mails extrahiert werden sollen.<br />
Der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard kann E-Mails aus<br />
folgenden Quellen extrahieren:<br />
• Postfächer unter Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
• Öffentliche Ordner unter Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
• Persönliche Ordner (.PST) unter Microsoft Outlook<br />
168 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 183 – Willkommen-Seite des <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard<br />
Exportieren aus einer <strong>Exchange</strong>-Quelle<br />
Um E-Mails aus <strong>Exchange</strong>-Postfächern zu extrahieren, wählen Sie die<br />
Option Microsoft <strong>Exchange</strong> Server aus, wie im folgenden<br />
Screenshot angezeigt.<br />
Screenshot 184 – Microsoft <strong>Exchange</strong>-Postfach als E-Mail-Quelle<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 169
Die Option Microsoft <strong>Exchange</strong> Server ist in folgenden Fällen<br />
auswählbar:<br />
• Der Assistent wird auf einem Computer mit Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> Server aufgerufen.<br />
• Der Assistent wird auf einem Computer gestartet, auf dem kein<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server installiert ist, der jedoch über den<br />
OLE DB Internet Publishing Provider (IPP) verfügt, sodass<br />
eine Verbindung zu entfernten <strong>Exchange</strong>-Servern hergestellt<br />
werden kann.<br />
Hinweis: Der OLE DB Internet Publishing Provider von<br />
Microsoft wird verwendet, um per WebDAV-Protokoll (Web<br />
Distributed Authoring and Versioning) auf Dokumente zuzugreifen,<br />
die sich auf HTTP-Servern befinden. Der <strong>GFI</strong> PST-<br />
<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard greift per WebDAV auf entfernte<br />
<strong>Exchange</strong>-Server zu. Der OLE DB Internet Publishing<br />
Provider wird standardmäßig nur unter Windows 2000<br />
installiert.<br />
Weitergehende In<strong>for</strong>mationen zur Installation unter Windows<br />
2003 erhalten Sie in folgendem Knowledge-Base-Artikel von<br />
<strong>GFI</strong>:<br />
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002089.<br />
Je nach Verfügbarkeit können einzelne Auswahlmöglichkeiten<br />
ausgegraut sein. Wenn Sie den Export-Assistenten beispielsweise auf<br />
einem <strong>Exchange</strong>-Server starten, sehen die Optionen für E-Mail-<br />
Quellen wie in folgendem Screenshot dargestellt aus.<br />
Screenshot 185 – Microsoft <strong>Exchange</strong> auf lokalem Rechner<br />
Wird der Export-Assistent auf einem <strong>Exchange</strong>-Server gestartet, sind<br />
die Felder <strong>Exchange</strong> Server, User name und Password wie oben<br />
dargestellt deaktiviert. Sie werden nicht benötigt, da eine Verbindung<br />
mit dem lokalen <strong>Exchange</strong>-Server hergestellt wird und die<br />
Authentifizierung per Zugangsdaten des Windows-Kontos erfolgt, über<br />
das Sie sich angemeldet haben.<br />
Hinweis: Das Windows-Konto muss für alle Postfächer, aus denen E-<br />
Mails extrahiert werden sollen, die Microsoft-<strong>Exchange</strong>-Berechtigungen<br />
„Empfangen als“ und „Senden als“ besitzen. Beachten Sie,<br />
170 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
dass diese Berechtigungen standardmäßig selbst dem Konto<br />
„<strong>Exchange</strong>-Administrator – Vollständig“ nicht zugewiesen sind.<br />
Wird der Export-Assistent auf einem Computer ohne Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> gestartet, sind Angaben zu <strong>Exchange</strong> Server, User name<br />
und Password er<strong>for</strong>derlich.<br />
Muss die Verbindung mit dem <strong>Exchange</strong>-Server per SSL erfolgen,<br />
markieren Sie die Option SSL Connection.<br />
Hinweis: Wenn Sie einen nicht standardmäßigen Port angeben<br />
müssen oder mehrere virtuelle Verzeichnisse verwenden, geben Sie<br />
den er<strong>for</strong>derlichen Connection-String im Eingabefeld an, das sich über<br />
der Liste Mailboxes befindet.<br />
Screenshot 186 – Anpassung des <strong>Exchange</strong> Connection-Strings<br />
Um Postfächer hinzuzufügen, aus denen E-Mails extrahiert werden<br />
sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Add mailbox. Geben Sie im<br />
Active-Directory-Dialog zur Objektauswahl einen Benutzernamen ein<br />
und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
Screenshot 187 – Hinzufügen eines Postfachs<br />
Der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard kontrolliert, ob für Ihre<br />
Anmeldein<strong>for</strong>mationen ein Lese-/Schreibzugriff auf das Postfach des<br />
angegebenen Benutzerkontos besteht.<br />
Ist dies nicht der Fall, wird folgender Warnhinweis angezeigt.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 171
Screenshot 188 – Warnung bei Zugriffsverweigerung auf Postfach<br />
Hinweis: Wird der Export-Assistent direkt auf dem <strong>Exchange</strong>-Server<br />
gestartet, erfolgt die Zugriffskontrolle für die Anmeldein<strong>for</strong>mationen<br />
des Kontos, über das Sie sich angemeldet haben.<br />
Berechtigen diese Zugangsdaten zum Lese-/Schreibzugriff, wird das<br />
Postfach der Postfachliste hinzugefügt.<br />
Screenshot 189 – Auswahl mehrerer Postfächer<br />
Die Liste Mailboxes lässt sich um mehrere Postfächer erweitern.<br />
Dadurch können E-Mails aus mehreren Quellen in einem Durchgang<br />
extrahiert werden. Um ein Postfach aus der Liste zu entfernen, wählen<br />
Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Remove mailbox.<br />
Ist die Liste der Postfächer komplett, klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next.<br />
Exportieren von E-Mails aus Öffentlichen Ordnern von<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
Um E-Mails aus Öffentlichen Ordnern von Microsoft <strong>Exchange</strong> Server<br />
zu extrahieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Extract from<br />
Public Folders. Ist eine SSL-geschützte Verbindung er<strong>for</strong>derlich,<br />
wählen Sie die Option SSL Connection aus.<br />
Wird der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard auf einem<br />
<strong>Exchange</strong>-Server gestartet, sind keine weiteren Angaben er<strong>for</strong>derlich.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
172 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 190 – Zugriff auf lokale Öffentliche Ordner<br />
Wird der Export-Assistent auf einem Computer ohne Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> gestartet und soll auf Öffentliche Ordner eines entfernten<br />
<strong>Exchange</strong>-Servers zugegriffen werden, sind folgende Angaben er<strong>for</strong>derlich:<br />
• IP-Adresse oder Name des entfernten <strong>Exchange</strong>-Servers<br />
• Benutzername und Passwort, wie im folgenden Screenshot<br />
dargestellt<br />
Screenshot 191 – Zugriff auf entfernte Öffentliche Ordner<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 173
Hinweis: Zum Extrahieren von E-Mails aus Öffentlichen Ordnern<br />
muss dem auf die Ordner zugreifenden Benutzer die zugehörige Rolle<br />
„Besitzer“ zugewiesen worden sein. Die Client-Zugriffsrechte für einen<br />
Ordner können über den <strong>Exchange</strong> System-Manager kontrolliert und<br />
geändert werden.<br />
Wenn Sie eigene Connection-Strings mit beispielsweise einem nicht<br />
standardmäßigen Port verwenden müssen, geben Sie den<br />
er<strong>for</strong>derlichen String im Eingabefeld über der Liste Mailboxes an.<br />
Screenshot 192 – Angabe einer nicht standardmäßigen Port-Nummer<br />
Exportieren von E-Mails aus Persönlichen Ordnern von<br />
Microsoft Outlook (.pst)<br />
Um E-Mails aus einem Persönlichen Ordner (PST-Datei) unter<br />
Microsoft Outlook zu extrahieren, wählen Sie die Option Microsoft<br />
Outlook PST Files aus.<br />
Screenshot 193 – Persönliche Ordner (.PST) von Microsoft Outlook<br />
Die Option Microsoft Outlook PST Files steht zur Verfügung, wenn<br />
der Export-Assistent auf einem Rechner mit Microsoft Outlook<br />
gestartet wird.<br />
174 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis 1: Beim Extrahieren von E-Mails aus einer Outlook PST-<br />
Datei von Outlook ist darauf zu achten, dass nur solche PST-Dateien<br />
gewählt werden, die nicht zum standardmäßigen Outlook-Profil des<br />
Computers gehören, auf dem der Assistent ausgeführt wird.<br />
Hinweis 2: Beim Extrahieren einer E-Mail aus einer PST-Datei mit<br />
Hilfe des <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard wird die E-Mail aus<br />
der PST-Datei gelöscht. Aus diesem Grund sollten Sie eine Sicherheitskopie<br />
der PST-Datei anfertigen, bevor der Export-Assistent<br />
gestartet wird.<br />
Um eine PST-Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Add PST file. Wählen Sie aus dem Auswahl-Dialog die PST-Datei<br />
aus, aus der E-Mails extrahiert werden sollen. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Open.<br />
Screenshot 194 – Auswahl der Microsoft Outlook PST-Datei<br />
Der Export-Assistent fügt die ausgewählte PST-Datei der im<br />
folgenden Screenshot dargestellten Liste hinzu.<br />
Die Liste lässt sich um mehrere PST-Dateien erweitern. Dadurch<br />
können E-Mails aus mehreren Persönlichen Ordnern in einem Durchgang<br />
extrahiert werden. Um eine PST-Datei aus der Liste zu entfernen,<br />
markieren Sie sie und klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Remove PST File.<br />
Nach der Auswahl der PST-Datei(en), aus der/denen E-Mails<br />
extrahiert werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um die<br />
einzelnen Ordner dieser PST-Dateien anzeigen zu lassen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 175
Screenshot 195 – Ausgewählte Microsoft-Outlook-Datei<br />
Auswählen der Ordner zum Extrahieren von E-Mails<br />
Die Auflistung aller Ordner einer PST-Datei im Dialog zur Ordnerauswahl<br />
kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Ordner werden<br />
vom Export-Assistenten in einer Baumansicht angezeigt (siehe<br />
folgenden Screenshot). Die Ziffer rechts neben dem Ordnernamen<br />
gibt die Anzahl der E-Mail-Elemente an, die sich in dem Ordner<br />
befinden. Ausgegraute Ordner enthalten keine Elemente und können<br />
somit nicht ausgewählt werden.<br />
Screenshot 196 – Auswahl zu bearbeitender Ordner<br />
176 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Hinweis: Werden Öffentliche Ordner unter Microsoft <strong>Exchange</strong> als<br />
Extraktionsquelle ausgewählt, besteht die Möglichkeit, dass rechts<br />
neben einigen Ordnernamen der Hinweis „Not Owner“ steht. Diese<br />
Ordner werden vom Assistenten ausgegraut dargestellt und können<br />
somit nicht ausgewählt werden. Der Hinweis „Not Owner” bedeutet,<br />
dass für die von Ihnen angegebenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen keine<br />
Besitzer-Zugriffsrechte für diesen Ordner bestehen. Weitere<br />
In<strong>for</strong>mationen erhalten Sie im Abschnitt „Exportieren von E-Mails aus<br />
Öffentlichen Ordnern von Microsoft <strong>Exchange</strong>“.<br />
Markieren Sie alle Ordner, aus denen E-Mails extrahiert werden<br />
sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis: Um alle Unterordner eines Ordners auszuwählen, halten Sie<br />
die Taste „Strg“ gedrückt und markieren Sie den übergeordneten<br />
Ordner.<br />
Festlegen des Extraktionszeitraums<br />
Die von Ihnen ausgewählten Speicher enthalten unter Umständen<br />
Nachrichten, die der <strong>Exchange</strong>-Mailserver nach der Installation von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verarbeitet hat. Extrahiert der Export-Assistent nun<br />
diese Nachrichten, um sie im Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> abzulegen, kann dies zu E-Mail-Dubletten in der<br />
Datenbank führen.<br />
Aus diesem Grund ist es er<strong>for</strong>derlich, Datum und Uhrzeit der Installation<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> als zeitliche Begrenzung des Extraktionszeitraums<br />
festzulegen. Der Export-Assistent extrahiert dadurch nur<br />
solche E-Mails, die der Mailserver vor dem von Ihnen angegebenen<br />
Zeitpunkt verarbeitet hat.<br />
Screenshot 197 – Festlegung des Extraktionszeitraums<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um die Seite zur Auswahl von<br />
Zugriffsberechtigten aufzurufen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 177
Auswählen des Zugriffsberechtigten für E-Mails<br />
Falls Sie Microsoft-<strong>Exchange</strong>-Postfächer als Quelle angeben, wird der<br />
Zugriffsberechtigte/Besitzer der E-Mails jedes Postfachs automatisch<br />
per Active Directory ermittelt. In diesem Fall zeigt der Export-Assistent<br />
beim Extrahieren keine Seite zur Auswahl des Zugriffsberechtigten an.<br />
Andernfalls müssen Sie angeben, wer der Zugriffsberechtigte der E-<br />
Mails ist, die Sie extrahieren wollen. Die im Feld Owner anzugebende<br />
E-Mail-Adresse wird von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> benötigt, um importierte E-<br />
Mails dem richtigen Zugriffsberechtigten/Besitzer zuzuweisen.<br />
Beispiel: Importiert <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die extrahierten E-Mails und Sie<br />
haben im Eingabefeld Owner user@testdomain.com angegeben,<br />
werden die importierten E-Mails von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> unter der<br />
Adresse user@testdomain.com angezeigt.<br />
Hinweis 1: Werden E-Mails aus Öffentlichen Ordnern von Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> extrahiert, erfolgt die Bestimmung des Zugriffsberechtigten/Besitzers<br />
jeder E-Mail wie folgt: Ist der E-Mail-Absender im<br />
globalen Katalog von Active Directory verzeichnet, behandelt<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die E-Mail-Adresse des Absenders als Zugriffsberechtigten.<br />
Andernfalls wird die In<strong>for</strong>mation verwendet, die Sie über<br />
den Export-Assistenten angegeben haben.<br />
Hinweis 2: Beim Importieren von E-Mails, die aus Öffentlichen<br />
Ordnern von Microsoft <strong>Exchange</strong> extrahiert wurden, sind nur solche<br />
Mitteilungen für einen Benutzer sichtbar, die von ihm stammen.<br />
Beispielsweise sieht ein Benutzer mit der Adresse<br />
user@testdomain.com nur E-Mails, die unter genau dieser Adresse an<br />
den Öffentlichen Ordner gegangen sind.<br />
Screenshot 198 – Auswahl des Zugriffsberechtigten für E-Mails<br />
Die E-Mail-Adresse kann entweder direkt im Eingabefeld Owner<br />
angegeben oder per Klick auf die Schaltfläche Owner ausgewählt<br />
werden, durch den ein Dialog zur Benutzerauswahl per Active<br />
Directory aufgerufen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
178 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 199 – Benutzerauswahl über Active Directory<br />
Auswählen des Zielverzeichnisses für extrahierte E-Mails<br />
Wählen Sie das Zielverzeichnis aus, in dem der Export-Assistent die<br />
extrahierten E-Mails als Textdatei (Format RFC822) speichern soll.<br />
Soll der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> diese E-Mails in einen<br />
GF <strong>MailArchiver</strong>-Archivspeicher importieren, muss als Zielverzeichnis<br />
das Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts angegeben werden. Wird<br />
der Export-Assistent auf dem Computer gestartet, auf dem<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> installiert ist, ist im Eingabefeld Destination automatisch<br />
der Pfad zum Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts<br />
vorgegeben.<br />
Hinweis 1: Wird der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard auf<br />
einem anderen Computer gestartet und haben Sie das freigegebene<br />
Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts als Zielverzeichnis angegeben,<br />
stellen Sie sicher, dass das Konto, unter dem der Export-Assistent<br />
läuft, die notwendigen Schreibrechte besitzt.<br />
Hinweis 2: Der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> löscht die<br />
extrahierten E-Mails aus dem Pickup-Verzeichnis, nachdem diese in<br />
den Archivspeicher von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> exportiert worden sind.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 179
Screenshot 200 – Auswahl des Zielverzeichnisses<br />
Um den Zielpfad für die extrahierten E-Mails anzugeben, klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche ... rechts neben dem Feld Destination. Wählen<br />
Sie aus dem Dialog zur Verzeichnissuche das Zielverzeichnis aus und<br />
klicken Sie auf die Schaltfläche OK.<br />
Screenshot 201 – Dialogfeld zur Verzeichnissuche<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, nachdem Sie den Zielpfad<br />
ausgewählt haben.<br />
180 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Extrahieren von E-Mails<br />
Der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard in<strong>for</strong>miert Sie über den<br />
bevorstehenden Start des Extraktionsvorgangs.<br />
Screenshot 202 – Starten der Extraktion<br />
Sollten Sie noch Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Back. Sind alle Einstellungen korrekt, klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Next. Der Export-Assistent beginnt mit der Extraktion der<br />
ausgewählten E-Mails. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern und<br />
ist unter anderem abhängig von der gewählten E-Mail-Quelle und der<br />
Anzahl der zu extrahierenden Nachrichten. Das Extrahieren von E-<br />
Mails von einem entfernten <strong>Exchange</strong>-Server nimmt beispielsweise<br />
mehr Zeit in Anspruch als bei einem lokalen Postfachspeicher von<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> oder Outlook.<br />
Der folgende Screenshot zeigt die Verlaufsanzeige, die beim Extraktionsvorgang<br />
eingeblendet wird. Sie in<strong>for</strong>miert über den<br />
Gesamt<strong>for</strong>tschritt und den/die aktuell bearbeitete(n) Ordner/E-Mail.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 181
Screenshot 203 – Fortschrittsanzeige für Extraktionsprozess<br />
Ist der Extraktionsvorgang abgeschlossen, zeigt der Export-Assistent<br />
nachfolgende Übersicht an. Sie listet die Gesamtzahl der E-Mails, die<br />
extrahiert werden sollten, die Anzahl der erfolgreich extrahierten<br />
Mitteilungen, alle übersprungenen E-Mails sowie nicht extrahierbare<br />
Nachrichten auf.<br />
Screenshot 204 – Zusammenfassung des Exports per <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong><br />
Email Export Wizard zu schließen.<br />
182 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Übersprungene E-Mails<br />
In folgenden Fällen werden E-Mails vom Export-Assistenten<br />
übersprungen:<br />
• Nachrichten aus einem <strong>Exchange</strong>-Postfach oder Öffentlichen<br />
Ordner sind bereits als extrahiert gekennzeichnet<br />
• Nachrichten wurden vom Mailserver nach dem angegebenen<br />
Extraktionszeitraum verarbeitet<br />
Hinweis: Extrahiert der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard<br />
Nachrichten aus einem <strong>Exchange</strong>-Postfach oder einem Öffentlichen<br />
Ordner, werden diese E-Mails mit Hilfe eines Global Unique Identifier<br />
(GUID) für ein noch nicht verwendetes Erweiterungsattribut als<br />
extrahiert gekennzeichnet:<br />
255DAA0D-B0AF-4640-AEBB-4039B07E5F3B<br />
Es werden die Erweiterungsattribute<br />
http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute1 bis<br />
http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute10<br />
kontrolliert. Eine E-Mail wird vom <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export<br />
Wizard nur mit einem einzelnen Erweiterungsattribut als verarbeitet<br />
markiert. Weitere In<strong>for</strong>mationen zu Erweiterungsattributen erhalten<br />
Sie unter folgendem Link:<br />
http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms873846.aspx<br />
1Nicht extrahierbare E-Mails<br />
Kann der <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Wizard eine E-Mail nicht extrahieren,<br />
wird dieses Ereignis unter Angabe von Betreff, Datum/Uhrzeit<br />
und Speicherort der Nachricht in einer Textdatei protokolliert. Konnte<br />
mindestens eine E-Mail nicht extrahiert werden, zeigt der Export-<br />
Assistent die Schaltfläche View Failed Mails Log File an. Klicken Sie<br />
darauf, um die Protokoll-Datei zu nicht extrahierbaren E-Mails<br />
abzurufen.<br />
Screenshot 205 – Protokoll zu nicht extrahierbaren E-Mails<br />
Die Datei wird in Ihrem standardmäßigen Texteditor geöffnet.<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> MailEssentials Email Archive Export Wizard<br />
Das Datenbank-Schema des E-Mail-Archivs von <strong>GFI</strong> MailEssentials,<br />
der E-Mail-Inhaltssicherheitslösung von <strong>GFI</strong>, stimmt nicht mit dem<br />
Datenbank-Schema von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> überein. Unter<br />
<strong>GFI</strong> MailEssentials eingesetzte E-Mail-Archive lassen sich daher nicht<br />
direkt mit <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> 5 verwenden.<br />
Falls Sie die Archivierungsfunktion von <strong>GFI</strong> MailEssentials zum<br />
Sichern von E-Mails in einer Microsoft SQL Server-Datenbank verwendet<br />
haben und diese Nachrichten nun in einem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Archivspeicher sichern möchten, müssen die Mitteilungen zuvor aus<br />
der Archiv-Datenbank von <strong>GFI</strong> MailEssentials exportiert werden. Der<br />
Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verarbeitet danach die<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 183
extrahierten E-Mails und archiviert sie in einem Archivspeicher von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>.<br />
Hinweis 1: Der <strong>GFI</strong> MailEssentials Email Archive Export Wizard kann<br />
nur E-Mails aus einer Microsoft SQL Server-Datenbank exportieren.<br />
Hinweis 2: Der <strong>GFI</strong> MailEssentials Email Archive Wizard nimmt keine<br />
Änderungen an der ursprünglichen Datenbank von <strong>GFI</strong> MailEssentials<br />
vor.<br />
So exportieren Sie E-Mails aus einer unter <strong>GFI</strong> MailEssentials<br />
verwendeten Microsoft SQL Server-Datenbank:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Tools <strong>GFI</strong> MailEssentials Email<br />
Archive Export, um den Export-Assistenten für E-Mail-Archive von<br />
<strong>GFI</strong> MailEssentials zu starten.<br />
Screenshot 206 – <strong>GFI</strong> MailEssentials Email Archive Export Wizard<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next auf der Willkommen-Seite des<br />
Export-Assistenten.<br />
184 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 207 – Angabe des SQL-Servers und der Authentifizierungsmethode<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Server name/IP address den<br />
SQL-Server aus, auf dem sich die zu exportierende Archiv-Datenbank<br />
von <strong>GFI</strong> MailEssentials befindet. Alternativ können Sie auch den<br />
Namen oder die IP-Adresse eines SQL-Servers angeben, der vom<br />
Export-Assistenten nicht automatisch aufgeführt wurde.<br />
4. Wählen Sie im Bereich Authenticate through die für die<br />
Verbindung mit dem SQL-Server gewünschte Authentifizierungsmethode<br />
aus. Zur Auswahl stehen „Windows authentication“ oder<br />
„Microsoft SQL Server authentication“. Wenn Sie die Option<br />
Microsoft SQL Server authentication wählen, müssen Sie im<br />
Eingabefeld Login ID den Benutzernamen und im Eingabefeld<br />
Password das Passwort angeben.<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 185
Screenshot 208 – Auswahl der Archiv-Datenbank für den E-Mail-Export<br />
6. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste <strong>GFI</strong> MailEssentials email<br />
archive database die Datenbank aus, aus E-Mails exportiert werden<br />
sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
7. Wählen Sie das Zielverzeichnis aus, in das der Export-Assistent die<br />
E-Mails exportieren soll. Soll der Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
E-Mails in einen Archivspeicher von Version 5 importieren, muss als<br />
Export-Ziel das Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> angegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Next, um den Export zu starten.<br />
Screenshot 209 – Auswahl des Zielverzeichnisses für exportierte E-Mails<br />
186 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
8. Der Email Archive Export Wizard von <strong>GFI</strong> MailEssentials in<strong>for</strong>miert<br />
Sie per Fortschrittsanzeige über den Export-Vorgang.<br />
Hinweis: Der Export kann je nach Anzahl der in der Archiv-Datenbank<br />
von <strong>GFI</strong> MailEssentials archivierten E-Mails mehrere Stunden in Anspruch<br />
nehmen.<br />
Screenshot 210 – Fortschrittsanzeige des E-Mail-Exports<br />
9. Ist der Export abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Finish, um den Export-Assistenten zu schließen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 187
188 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
<strong>GFI</strong> PST Exporter<br />
Einführung<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie der <strong>GFI</strong> PST Exporter zum<br />
Archivieren von E-Mails eingesetzt wird, die vor der Installation von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> vom Microsoft <strong>Exchange</strong>-Mailserver verarbeitet<br />
worden sind.<br />
Der <strong>GFI</strong> PST Exporter ist als Utiltiy ein Bestandteil von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>. Er installiert Agenten auf Benutzer-Computern, um<br />
E-Mails aus den sich darauf befindlichen PST-Dateien zu extrahieren.<br />
Extrahierte E-Mails werden mit Hilfe der Agenten in einem<br />
Zielverzeichnis gesichert, von wo aus sie über den <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Import Service in den Archivspeicher von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> importiert<br />
werden.<br />
Vorteile des <strong>GFI</strong> PST Exporter:<br />
Einrichtung von Computer-Gruppen – Benutzer-Computer lassen<br />
sich in Gruppen einteilen. Für jede dieser Gruppen können eigene<br />
Einstellungen gelten, sodass sich Zeitpunkt und Art des PST-Exports<br />
flexibler festlegen lassen.<br />
Zentrale Verwaltung – Einstellungen oder Aktionen brauchen nicht<br />
auf den einzelnen Benutzer-Computern durchgeführt zu werden. Über<br />
die zentrale Verwaltungskonsole des <strong>GFI</strong> PST Exporter werden<br />
Agenten bereitgestellt und Änderungen vorgenommen, die dann per<br />
Agent automatisch für die Benutzer-Computer umgesetzt werden.<br />
Export-Berichte – Über die Verwaltungskonsole des <strong>GFI</strong> PST<br />
Exporter sind Berichte zum Export der Benutzernachrichten abrufbar.<br />
Diese Reporte in<strong>for</strong>mieren über Status und Datum/Uhrzeit des<br />
Exports sowie die Anzahl der exportierten E-Mails.<br />
Hohe Skalierbarkeit – Der <strong>GFI</strong> PST Exporter ist ideal für<br />
Organisationen mit einer großen Anzahl an PST-Dateien, für die der<br />
Einsatz des <strong>GFI</strong> PST-<strong>Exchange</strong> Email Export Wizard nicht<br />
leistungfähig genug ist.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 189
Installieren des <strong>GFI</strong> PST Exporter<br />
So installieren Sie den <strong>GFI</strong> PST Exporter:<br />
1. Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe <strong>GFI</strong><br />
<strong>MailArchiver</strong> Import Tools Install <strong>GFI</strong> PST Exporter.<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um den <strong>GFI</strong> PST Exporter<br />
am vorgegebenen Speicherort zu installieren.<br />
Screenshot 211 – Anmeldein<strong>for</strong>mationen für den <strong>GFI</strong> PST Exporter Master Service<br />
3. Geben Sie Anmeldein<strong>for</strong>mationen für den <strong>GFI</strong> PST Exporter Master<br />
Service an und klicken Sie auf die Schaltfläche Install, um mit der<br />
Installation zu beginnen.<br />
Starten des <strong>GFI</strong> PST Exporter<br />
So rufen Sie die Verwaltungskonsole des <strong>GFI</strong> PST Exporter auf:<br />
Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Import Tools <strong>GFI</strong> PST Exporter Management<br />
Console.<br />
Konfigurieren des <strong>GFI</strong> PST Exporter<br />
Legen Sie die Einstellungen des Exporter über die Knoten General<br />
Settings (Allgemeine Einstellungen) und Notification Settings<br />
(Benachrichtigungseinstellungen) der Verwaltungskonsole fest.<br />
Hinweis: Die Knoten Reports und Computer Groups werden erst<br />
nach Konfigurierung der General Settings und Notification Settings<br />
angezeigt.<br />
Konfigurieren des Archivspeichers<br />
Zuerst müssen Sie den Import-Dienst von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
konfigurieren. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie im Kapitel<br />
„Importieren von E-Mails“ unter „Konfigurieren des Import-Diensts von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“.<br />
190 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen<br />
Screenshot 212 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Allgemeine Einstellungen<br />
Legen Sie allgemeine Einstellungen für alle Benutzer-Computer fest,<br />
auf denen der <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agent bereitgestellt wurde.<br />
So konfigurieren Sie die allgemeinen Einstellungen:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten General Settings.<br />
2. Geben Sie im Feld Cut-off date (UTC time) das Ende des<br />
Extraktionszeitraums mit Datum und Uhrzeit an. Der Zeitpunkt sollte<br />
unmittelbar vor der Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> liegen. Hierdurch<br />
ist sichergestellt, dass nur solche E-Mails extrahiert werden, die noch<br />
nicht von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verarbeitet wurden.<br />
3. Geben Sie im Eingabefeld Max exportable email size die maximal<br />
erlaubte Größe zu exportierender E-Mails an. Nachrichten, die größer<br />
sind als angegeben, werden nicht exportiert.<br />
4. Geben Sie im Feld <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> pickup folder das Pickup-<br />
Verzeichnis an. Aus diesem Verzeichnis überträgt der Import-Dienst<br />
von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> extrahierte Nachrichten an den Archivspeicher.<br />
Das Verzeichnis „Pickup” ist üblicherweise unter folgendem Pfad zu<br />
finden:<br />
\MAIS\Pickup<br />
Hinweis 1: Geben Sie keine zugeordneten Laufwerke an, sondern<br />
den vollständigen UNC-Pfad \\Server\Freigabe.<br />
Hinweis 2: Das Pickup-Verzeichnis des Import-Diensts muss mit<br />
Lese-/Schreibrechten freigegeben werden.<br />
5. Geben Sie im Bereich Directory Services den Typ des<br />
Verzeichnisdiensts und den Abfragestamm an. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Verify, um die Angaben zu testen.<br />
6. Legen Sie im Bereich Servers and Credentials im Eingabefeld<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server den Namen des <strong>Exchange</strong>-Servers fest.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 191
7. Geben Sie die Domäne und die Anmeldein<strong>for</strong>mationen in den<br />
Feldern Domain, Username und Password an. Es sollte sich hierbei<br />
um die Daten eines Domänen-Controller-Kontos handeln, das vom<br />
<strong>GFI</strong> PST Exporter-Agenten verwendet wird, um E-Mails auf dem<br />
Benutzerrechner zu verarbeiten und zu extrahieren. Wählen Sie die<br />
Option Validate on save aus, um die angegebenen Anmeldein<strong>for</strong>mationen<br />
beim Speichern zu überprüfen.<br />
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um die Einstellungen zu<br />
speichern. Diese werden auf alle Benutzer-Computer angewendet, auf<br />
denen der <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agent bereitgestellt wurde.<br />
Hinweis: Klicken Sie auf die Schaltfläche Revert, falls sämtliche<br />
vorgenommenen Einstellungen verworfen werden sollen.<br />
Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen<br />
Screenshot 213 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Benachrichtigungseinstellingen<br />
Sie können sich vom <strong>GFI</strong> PST Exporter über den aktuellen Stand der<br />
Verarbeitung von PST-Dateien auf Benutzer-Computern in<strong>for</strong>mieren<br />
lassen. So konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Notification Settings.<br />
2. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Mail Server Type den<br />
Eintrag SMTP aus.<br />
3. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste Authorization Method, wie die<br />
Authentifizierung gegenüber dem Mailserver zu erfolgen hat.<br />
4. Geben Sie im Eingabefeld Mail Server Address den Namen des<br />
<strong>Exchange</strong>-Servers an.<br />
5. Abhängig von der gewählten Authorization Method ist ggf. der<br />
Benutzername und das Passwort in den zugehörigen Feldern<br />
einzugeben.<br />
6. Geben Sie im Eingabefeld From Email Address die E-Mail-<br />
Adresse des Absenders an. Diese muss noch nicht vorhanden sein.<br />
192 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Eine existierende Adresse kann jedoch mit E-Mail-Regeln unter<br />
Microsoft Outlook verarbeitet werden.<br />
7. Geben Sie im Eingabefeld To Email Address die E-Mail-Adresse<br />
des Empfängers der Benachrichtigungen an.<br />
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Send Test Email, um die<br />
festgelegten Einstellungen mit einer Test-E-Mail zu kontrollieren.<br />
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um die Einstellungen zu<br />
speichern. Diese werden auf alle Benutzer-Computer angewendet, auf<br />
denen der <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agent bereitgestellt wurde.<br />
Konfigurieren von Computer-Gruppen<br />
Screenshot 214 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Computer-Gruppen<br />
Benutzer-Computer lassen sich in Gruppen einteilen. Für jede<br />
Computer-Gruppe können eigene Einstellungen für den PST-Export<br />
definiert werden. So konfigurieren Sie Computer-Gruppen:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Klicken Sie auf das Symbol , um eine neue Computer-Gruppe zu<br />
erstellen.<br />
Screenshot 215 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Erstellen einer Computer-Gruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 193
3. Geben Sie den Namen der Computer-Gruppe an und klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche OK.<br />
Screenshot 216 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Eigenschaften einer Computer-Gruppe<br />
4. Der Eigenschaften-Dialog der neuen Gruppe wird aufgerufen.<br />
Klicken Sie auf den Reiter General.<br />
5. Geben Sie im Bereich Ownership an, wer der Zugriffsberechtigte/Besitzer<br />
der für diese Gruppe extrahierten E-Mails ist.<br />
• Soll allen extrahierten E-Mails eine bestimmte Person zugewiesen<br />
werden, wählen Sie die Option All PST’s belong to email und<br />
geben Sie die E-Mail-Adresse dieser Person an.<br />
• Soll das E-Mail-Profil von Microsoft Outlook, unter dem E-Mails<br />
extrahiert wurden, diesen Nachrichten zugewiesen werden,<br />
wählen Sie die Option Auto-detect ownership.<br />
Hinweis: Der Zugriffsberechtigte/Besitzer von E-Mails muss mit<br />
Bedacht gewählt werden. Nur er kann für eine Computer-Gruppe<br />
extrahierte und von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> archivierte E-Mails anzeigen<br />
lassen.<br />
6. Geben Sie im Bereich Directory Services den Verzeichnisdienst<br />
für die Computer-Gruppe an. Es werden standardmäßig die über den<br />
Knoten General Settings angegebenen Einstellungen verwendet.<br />
Diese Angaben sollten nur geändert werden, wenn die von Ihnen<br />
erstellte Computer-Gruppe zu einer anderen Domäne gehört. Klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche Verify, um Änderungen an den Einstellungen<br />
des Verzeichnisdiensts zu testen.<br />
194 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 217 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: nach PST-Dateien zu durchsuchendeComputer-Gruppen<br />
7. Klicken Sie auf den Reiter Sources. Geben Sie im Bereich Restrict<br />
to Folders alle einzuschließenden (Include)/auszuschließenden<br />
(Exclude) Dateipfade mit zu verarbeitenden PST-Dateien an. Die<br />
Include/Exclude-Bedingung wirkt sich auf alle Verzeichnisse und<br />
Unterverzeichnisse des angegebenen Pfads aus. Pfade können<br />
folgenden Typs sein:<br />
• Local – verweist auf den Benutzer-Computer, auf dem der Agent<br />
installiert ist<br />
• Mapped – Pfad wird abhängig vom Benutzerprofil aufgelöst<br />
• UNC – Pfad hat das Format 2\\server\share.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Add, um den Dateipfad der Liste<br />
hinzuzufügen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 195
Screenshot 218 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Benachrichtigungen für Computer-Gruppen<br />
8. Klicken Sie auf den Reiter Notifications. Legen Sie fest, welche<br />
Benachrichtigungen bei der Verarbeitung von PST-Dateien erstellt<br />
und verschickt werden sollen.<br />
Optionen:<br />
• Never – es werden keine Benachrichtigungen verschickt<br />
• Processing fails – eine Benachrichtigung erfolgt nur bei einer<br />
fehlgeschlagenen Verarbeitung<br />
• Always – es werden jederzeit Benachrichtigungen verschickt<br />
Im Bereich Mail Server werden die unter dem Knoten Notification<br />
Settings festgelegten Einstellungen angezeigt, die über diesen Reiter<br />
jedoch nicht geändert werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Send Test Email, um die Einstellungen mit einer Test-E-Mail zu<br />
kontrollieren.<br />
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Einstellungen der<br />
Computer-Gruppe zu speichern.<br />
196 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Bearbeiten von Einstellungen einer Computer-Gruppe<br />
Einstellungen einer Computer-Gruppe können nachträglich geändert<br />
werden. Führen Sie hierfür folgende Schritte durch:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
Screenshot 219 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Bearbeiten von Einstellungen einer Computer-Gruppe<br />
2. Klicken Sie unter dem Knoten Computer Groups auf den Unterknoten<br />
der zu bearbeitenden Gruppe.<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit, um den Eigenschaften-Dialog<br />
der Gruppe aufzurufen und um einzelne Einstellungen zu bearbeiten.<br />
Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie in diesem Kapitel unter<br />
„Konfigurieren von Computer-Gruppen“, Schritte 4 bis 9.<br />
4. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK, um alle<br />
vorgenommenen Änderungen zu speichern.<br />
Hinzufügen von Computern zu einer Computer-Gruppe<br />
Legen Sie nach dem Erstellen einer Computer-Gruppe fest, welche<br />
Computer darin enthalten sein sollen. So fügen Sie Benutzer-<br />
Computer hinzu:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Wählen Sie die Computer-Gruppe im rechten Fensterbereich aus.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 197
Screenshot 220 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Hinzufügen eines Computers<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol , um der Gruppe einen neuen<br />
Computer hinzuzufügen.<br />
4. Geben Sie den Namen des Computers an und klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche OK.<br />
Konfigurieren der Einstellungen von Benutzer-Computern<br />
Die Einstellungen eines einzelnen Benutzer-Computers können sich<br />
von denen der Computer-Gruppe unterscheiden. So konfigurieren Sie<br />
die Einstellungen von Benutzer-Computern:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Klicken Sie unter dem Knoten Computer Groups auf den<br />
Unterknoten der zu bearbeitenden Gruppe.<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol , um die Computer-Gruppe zu<br />
erweitern und alle Benutzer-Computer anzuzeigen.<br />
4. Wählen Sie den Unterknoten des Benutzer-Computers aus.<br />
198 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 221 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Bearbeiten von Computer-Einstellungen<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit, um den Eigenschaften-Dialog<br />
des Benutzer-Computers aufzurufen. Er gleicht dem Dialog für<br />
Computer-Gruppen. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie in<br />
diesem Kapitel unter „Konfigurieren von Computer-Gruppen“, Schritte<br />
4 bis 9.<br />
6. Legen Sie die Einstellungen für den Benutzer-Computer fest.<br />
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK, um alle<br />
vorgenommenen Änderungen zu speichern.<br />
Hinweis: Sollen die vorgenommenen Änderungen verworfen und die<br />
Einstellungen der übergeordneten Computer-Gruppe wiederhergestellt<br />
werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Revert to Group.<br />
Bereitstellen des <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agenten auf Benutzer-<br />
Computern<br />
Nachdem Sie einer Computer-Gruppe einen Benutzer-Computer<br />
hinzugefügt haben, muss der <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agent darauf<br />
bereitgestellt werden.<br />
So stellen Sie den Agenten bereit:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Wählen Sie die Computer-Gruppe im rechten Fensterbereich aus.<br />
3. Wählen Sie den Computer aus, auf dem der Agent bereitgestellt<br />
werden soll.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 199
Screenshot 222 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Bereitstellung des Agenten<br />
4. Klicken Sie auf das Symbol , um den Agenten per Fernzugriff auf<br />
dem Benutzer-Computer zu installieren. Der Assistent <strong>GFI</strong> PST<br />
Exporter – Deployment Manager wird aufgerufen.<br />
Screenshot 223 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Bereitstellung des Agenten<br />
5. Geben Sie in der Drop-Down-Liste Ownership from den<br />
Zugriffsberechtigten/Besitzer der von diesem Computer extrahierten<br />
200 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
E-Mails an. Folgende Optionen lassen sich zur Bestimmung des<br />
Zugriffsberechtigten/Besitzers festlegen:<br />
• Leave unchanged – es erfolgt keine Änderung, der aktuelle<br />
Zugriffsberechtigte wird auch extrahierten E-Mails zugewiesen.<br />
• Group default – der für die Computer-Gruppe angegebene<br />
Zugriffsberechtigte wird extrahierten E-Mails zugewiesen.<br />
• Force auto-detection – der Agent identifiziert das E-Mail-Profil<br />
von Microsoft Outlook, unter dem E-Mails extrahiert werden, und<br />
weist es diesen Nachrichten zu.<br />
• Force specific owner – geben Sie die E-Mail-Adresse des<br />
Zugriffsberechtigten/Besitzers extrahierter E-Mails an.<br />
Geben Sie bei Auswahl der Option Force specific owner die E-Mail-<br />
Adresse des Zugriffsberechtigten/Besitzers im Eingabefeld Forced<br />
owner email address an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 224 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: An<strong>for</strong>derungen zur Bereitstellung des Agenten auf<br />
entfernten Computern<br />
6. Lesen Sie die An<strong>for</strong>derungen, die erfüllt sein müssen, damit der<br />
Agent auf den Benutzer-Computern bereitgestellt und genutzt werden<br />
kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um mit der Bereitstellung<br />
des <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agenten zu beginnen.<br />
Hinweis: Benutzer werden u. U. mit einer Pop-up-Meldung in<strong>for</strong>miert,<br />
dass der Agent auf ihrem Computer installiert wird. Diese Meldung<br />
wird automatisch nach Beendigung der Bereitstellung ausgeblendet.<br />
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Close, nachdem die Bereitstellung<br />
abgeschlossen ist.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 201
Verarbeiten von PST-Dateien auf Benutzer-Computern<br />
Nachdem der <strong>GFI</strong> PST Exporter-Agent auf Benutzer-Computern<br />
bereitgestellt worden ist, kann per Fernzugriff mit der Verarbeitung<br />
von PST-Dateien begonnen werden, die sich auf einzelnen<br />
Computern einer Computer-Gruppe befinden.<br />
So extrahieren Sie E-Mails aus PST-Dateien:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Wählen Sie die Computer-Gruppe im rechten Fensterbereich aus.<br />
3. Wählen Sie in der Gruppe alle Computer aus, deren PST-Dateien<br />
verarbeitet werden sollen.<br />
4. Klicken Sie auf das Symbol , um mit der Verarbeitung der PST-<br />
Dateien zu beginnen.<br />
5. Der Dialog Starting processing in<strong>for</strong>miert Sie, ob die Verarbeitung<br />
erfolgreich gestartet werden konnte. Klicken Sie auf die Schaltfläche<br />
Close, um das Dialogfenster zu schließen.<br />
Screenshot 225 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Verarbeitung von E-Mails eines Remote-Computers<br />
6. Der Verarbeitungsstatus wird im rechten Fensterbereich angezeigt.<br />
Sie erhalten In<strong>for</strong>mationen über die je Benutzer-Computer überprüften<br />
E-Mails (examined) und über die Anzahl der extrahierten Nachrichten<br />
(new messages exported).<br />
7. Klicken Sie auf das Symbol , falls die Verarbeitung angehalten<br />
werden soll.<br />
202 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Berichte und Protokolle<br />
Screenshot 226 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Exportbericht<br />
Gehen Sie auf den Knoten Reports, um den Exportbericht mit<br />
Angaben zu den verarbeiteten PST-Dateien aufzurufen. Neben<br />
In<strong>for</strong>mationen zu erfolgreichen Exportvorgängen zeigt der Bericht<br />
auch Fehler oder Warnhinweise an. Sie werden über Status,<br />
Gruppen- und Computername, Datum und Uhrzeit der letzten<br />
Verarbeitung sowie die Anzahl der exportierten E-Mails in<strong>for</strong>miert.<br />
Berichte lassen sich über die Schaltfläche Print Report ausdrucken<br />
oder per Export Report im HTML-Format exportieren.<br />
Computer-spezifische Daten der PST-Verarbeitung<br />
Zusätzlich zum Exportbericht lassen sich PST-Verarbeitungsprotokolle<br />
für jeden einzelnen Benutzer-Computer anzeigen.<br />
So rufen Sie ein Exportprotokoll mit Detailin<strong>for</strong>mationen auf:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Klicken Sie auf den Unterknoten der gewünschten Computer-<br />
Gruppe.<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol , um die Computer-Gruppe zu<br />
erweitern und alle Benutzer-Computer anzuzeigen.<br />
4. Wählen Sie den Unterknoten des Benutzer-Computers aus, dessen<br />
Verarbeitungsprotokoll angezeigt werden soll.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 203
Screenshot 227 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: Verarbeitung von Protokollen<br />
5. Klicken Sie im rechten Fenster auf den Reiter Logs, um eine Liste<br />
der Exportaufträge anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen<br />
Exportauftrag, um dessen Detailin<strong>for</strong>mationen anzuzeigen.<br />
So rufen Sie Detailin<strong>for</strong>mationen zu einer auif dem Computer<br />
verarbeiteten PST-Datei auf:<br />
1. Klicken Sie auf den Knoten Computer Groups.<br />
2. Klicken Sie auf den Unterknoten der gewünschten Computer-<br />
Gruppe.<br />
3. Klicken Sie auf das Symbol , um die Computer-Gruppe zu<br />
erweitern und alle Benutzer-Computer anzuzeigen.<br />
4. Wählen Sie den Unterknoten des Benutzer-Computers aus, dessen<br />
Verarbeitungsprotokoll angezeigt werden soll.<br />
204 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 228 – <strong>GFI</strong> PST Exporter: verarbeitete PST-Dateien<br />
5. Klicken Sie im rechten Fenster auf den Reiter PST’s, um eine Liste<br />
der verarbeiteten PST-Dateien anzuzeigen. Es werden Speicherort<br />
der PST-Datei, Erfolg/Fehlschlag der Verarbeitung und die Anzahl der<br />
exportierten E-Mails angezeigt.<br />
Hinweis: Sollen E-Mails aus einer PST-Datei neu exportiert werden,<br />
wählen Sie diese aus und klicken Sie auf das Symbol . Beachten<br />
Sie jedoch, dass hierdurch E-Mail-Dubletten archiviert werden<br />
könnten.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 205
206 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Exportieren von E-Mails<br />
Einführung<br />
Die Web-basierte Benutzeroberfläche von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> erlaubt es<br />
Anwendern, per OneClick Restore-Funktionalität einzelne Nachrichten<br />
für eine E-Mail-Adresse wiederherzustellen.<br />
Sind jedoch mehrere Nachrichten gleichzeitig zu exportieren oder<br />
wiederherzustellen, muss das <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool eingesetzt<br />
werden. Mit Hilfe dieses Tools zum Exportieren einer großen<br />
Anzahl von E-Mails wird eine Verbindung zu einer <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Installation hergestellt und nach den zu exportierenden E-Mails<br />
gesucht. Diese werden dann komplett in einem Durchgang exportiert.<br />
Der Export kann auf zwei Arten erfolgen:<br />
• Nachrichten werden für eine E-Mail-Adresse wiederhergestellt<br />
• Nachrichten werden in ein Verzeichnis heruntergeladen<br />
Das <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool erleichtert den Export<br />
mehrerer E-Mails, die alle denselben Kriterien entsprechen. So<br />
können beispielsweise alle E-Mails zu einem speziellen Thema<br />
exportiert werden.<br />
Verwenden des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool<br />
Gehen Sie auf Start Programme Programmgruppe<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export, um das Export-<br />
Tool zu starten.<br />
Beim Aufruf des Export-Tools wird der Dialog Connect to<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> angezeigt.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 207
Screenshot 229 – <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool<br />
Geben Sie im Eingabefeld <strong>MailArchiver</strong> URL die URL ein, über die<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aufgerufen wird. Bei den nächsten Starts des<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool sind in der Drop-Down-Liste<br />
<strong>MailArchiver</strong> URL alle URLs von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aufgeführt, die in<br />
vorhergehenden Sitzungen erfolgreich aufgerufen wurden.<br />
Geben Sie das Konto an, über das sich das Export-Tool bei der<br />
angegebenen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-URL authentifizieren muss. Soll die<br />
Authentifizierung mit den Anmeldein<strong>for</strong>mationen des Benutzerkontos<br />
erfolgen, das zum Starten des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool<br />
verwendet wurde, wählen Sie die Option Current User Account.<br />
Soll ein anderes Konto zur Authentifizierung eingesetzt werden,<br />
wählen Sie die Option The Following User Account und geben Sie<br />
in den Eingabefeldern User Name und Password die entsprechenden<br />
Zugangsdaten an.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Verbindung herzustellen.<br />
Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau zeigt das <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Bulk Export Tool ein neues Fenster zur E-Mail-Suche an.<br />
208 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 230 – Suche nach E-Mails<br />
Suchen nach E-Mails<br />
So suchen Sie nach E-Mails, die exportiert werden sollen:<br />
1. Wählen Sie im Fenster Email Search über die Drop-Down-Liste<br />
Search in following archive(s) die Archivspeicher von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> aus, in denen nach Nachrichten gesucht werden soll.<br />
Sollen mehrere Archivspeicher durchsucht werden, wählen Sie mit<br />
gedrückter Steuerungstaste (Strg) alle er<strong>for</strong>derlichen Speicher aus.<br />
2. Gehen Sie auf den Reiter Search, um die gewünschten<br />
Suchkriterien anzugeben.<br />
3. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das zu durchsuchende Feld<br />
aus, beispielsweise Subject (Betreff) und geben Sie im<br />
nebenstehenden Eingabefeld den Suchbegriff ein.<br />
Hinweis: Die Suchfunktion des <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool<br />
bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Web-basierten,<br />
erweiterten Suchoptionen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>. Weitere In<strong>for</strong>mationen<br />
zu den unterschiedlichen Suchmöglichkeiten und -feldern<br />
erhalten Sie im Kapitel „Verwenden von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ unter<br />
„Suchen mit erweiterten Suchoptionen“.<br />
4. Sollen weitere Suchbedingungen hinzugefügt werden, klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Add Condition. Das Export-Tool fügt eine neue<br />
Bedingung unter den bereits vorhandenen hinzu.<br />
Hinweis: Angegebene Bedingungen sind miteinander verbunden und<br />
müssen gleichzeitig erfüllt werden. Nur wenn alle von Ihnen<br />
festgelegten Bedingungen erfüllt sind, gibt das Export-Tool einen<br />
Treffer in den Suchergebnissen aus. Beispielsweise werden bei<br />
Angabe der folgenden Bedingungen nur solche E-Mails angezeigt, die<br />
vor dem 22.11.2006 mit dem Betreff „sales reports“ verschickt wurden:<br />
Versanddatum LIEGT VOR DEM 22.11.2006<br />
UND<br />
Betreff sales reports.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 209
Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Suchbedingungen<br />
hinzuzufügen.<br />
Hinweis: Ist in einer Abfrage mehr als eine Suchbedingung angegeben,<br />
können alle zusätzlichen Bedingungen über die Schaltfläche<br />
Remove Condition entfernt werden. Soll die gesamte Suchanfrage<br />
neu gestartet werden, klicken Sie auf die Schaltfläche New Search<br />
und dann im Hinweis-Dialog auf die Schaltfläche OK.<br />
5. Um die Suche auf E-Mails einzuschränken, die von einer<br />
Kategorisierungsrichtlinie gekennzeichnet wurden, wählen Sie die<br />
entsprechende(n) Kennzeichnung(en) aus der Liste unter Filter by<br />
Label aus. Wählen Sie mehrere Kennzeichnungen aus, indem Sie<br />
während der Auswahl die Steuerungstaste gedrückt halten.<br />
6. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Find<br />
Now. Das <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool listet die gefundenen<br />
Nachrichten unter den von Ihnen festgelegten Suchbedingungen auf.<br />
Für jeden Treffer werden folgende In<strong>for</strong>mationen angezeigt: Betreff,<br />
Absender, Empfänger, Datum/Uhrzeit und Dateigröße.<br />
Screenshot 231 – <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool, Anzeige der Treffer<br />
Hinweis 1: Ist die Suche mit Hilfe der angegebenen Suchbedingungen<br />
erfolglos, wird der Hinweis No results were found<br />
angezeigt.<br />
Hinweis 2: Nimmt die Suche zu viel Zeit in Anspruch, kann sie per<br />
Mausklick auf die Schaltfläche Stop abgebrochen werden.<br />
Das Export-Tool sortiert die Ergebnisse standardmäßig nach Datum<br />
und Uhrzeit. Soll die Sortierung anhand anderer Kriterien wie den Empfängern<br />
oder Absendern erfolgen, klicken Sie auf die Überschrift der<br />
jeweiligen Spalte. Mit jedem Mausklick auf eine Spaltenüberschrift<br />
werden die Suchergebnisse in umgekehrter Reihenfolge sortiert und<br />
angezeigt. Beispiel: Sind die Suchergebnisse unter Size in auf-<br />
210 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
steigender Reihenfolge sortiert, erfolgt bei Mausklick auf die Spaltenüberschrift<br />
eine Anordnung in absteigender Reihenfolge.<br />
Ergibt die Suche anhand Ihrer Suchkriterien mehr als 100 Treffer,<br />
werden die Ergebnisse auf mehreren Seiten mit jeweils maximal 100<br />
E-Mails angezeigt. Mit Hilfe der Navigationsschaltflächen am unteren<br />
Bildschirmrand können Sie zwischen den Ergebnisseiten wechseln.<br />
Screenshot 232 – Navigationsleiste für Ergebnisseiten<br />
Die Anzahl der E-Mails, die die Suchbedingungen erfüllen, wird im<br />
Fenster Email Search in der rechten unteren Ecke angezeigt.<br />
Anzeigen einer E-Mail aus den Suchergebnissen<br />
Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, sollten Sie einzelne E-<br />
Mails aus der Trefferliste überprüfen um sicherzustellen, dass sie die<br />
von Ihnen gewünschten Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie in der<br />
Trefferliste auf die zu kontrollierende E-Mail. Das Export-Tool zeigt die<br />
Nachricht in einem separaten Fenster an.<br />
Screenshot 233 – Anzeige einer E-Mail<br />
Exportieren von E-Mails<br />
Konnten alle E-Mails wie von Ihnen gewünscht gefunden werden,<br />
lassen sie sich auf zwei Arten exportieren:<br />
• Nachrichten werden für eine E-Mail-Adresse wiederhergestellt<br />
• Nachrichten werden in ein Verzeichnis auf einem Datenträger<br />
heruntergeladen<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 211
Hinweis: Beim Exportieren von E-Mails mit dem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Bulk Export Tool wird nur eine Kopie der Nachrichten exportiert. Die<br />
Originale verbleiben weiterhin in den Archivspeichern.<br />
Wiederherstellen von Nachrichten für eine E-Mail-Adresse<br />
So stellen Sie E-Mails, die als Ergebnis der Suchabfrage ausgegeben<br />
wurden, für eine bestimmte E-Mail-Adresse wieder her:<br />
1. Gehen Sie auf den Reiter Export Options.<br />
2. Wählen Sie die Option Restore to the following email address<br />
und geben Sie im Eingabefeld die E-Mail-Adresse an, an die die<br />
exportierten E-Mails geschickt werden sollen.<br />
3. Das <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool kann jede exportierte<br />
Nachricht entweder im Original<strong>for</strong>mat oder als Anlage einer neuen E-<br />
Mail wiederherstellen. Für das Original<strong>for</strong>mat wählen Sie Send<br />
messages as Original emails. Für eine Wiederherstellung als Anlage<br />
wählen Sie Send messages as Attachments.<br />
Screenshot 234 – Wiederherstellen und Übermitteln von E-Mails an eine bestimmte E-Mail-<br />
Adresse<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Restore, um E-Mails wiederherzustellen.<br />
Das Export-Tool in<strong>for</strong>miert Sie per Fortschrittsanzeige im<br />
unteren Bereich des Fensters Email Search über den Verlauf des<br />
Exportvorgangs. Bis zum Abschluss dieses Vorgangs sind alle über<br />
des Fenster Email Search verfügbaren Funktionen und Schaltflächen,<br />
die Schaltfläche Stop ausgenommen, deaktiviert. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Stop, wenn der Exportvorgang angehalten werden soll.<br />
212 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 235 – Fortschrittsanzeige der E-Mail-Wiederherstellung<br />
Download in ein Verzeichnis auf einem Datenträger<br />
So stellen Sie E-Mails, die als Ergebnis der Suchanfrage ausgegeben<br />
wurden, in einem festgelegten Verzeichnis auf einem Datenträger<br />
wieder her:<br />
1. Gehen Sie auf den Reiter Export Options.<br />
2. Wählen Sie die Option Download to folder und geben Sie im<br />
Eingabefeld das Verzeichnis an, in dem die exportierten E-Mails<br />
gespeichert werden sollen. Über die Schaltfläche Browse können Sie<br />
den Dialog Browse For Folder aufrufen, um am Bildschirm zum<br />
Zielverzeichnis zu navigieren.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 213
Screenshot 236 – Downloaden von E-Mails in ein Verzeichnis auf einem Datenträger<br />
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Download, um die E-Mails zu<br />
exportieren. Das Export-Tool in<strong>for</strong>miert Sie per Fortschrittsanzeige im<br />
unteren Bereich des Fensters Email Search über den Verlauf des<br />
Exportvorgangs. Bis zum Abschluss dieses Vorgangs sind alle über<br />
des Fenster Email Search verfügbaren Funktionen und Schaltflächen,<br />
die Schaltfläche Stop ausgenommen, deaktiviert. Klicken Sie auf die<br />
Schaltfläche Stop, wenn der Exportvorgang angehalten werden soll.<br />
Screenshot 237 – Fortschrittsanzeige des E-Mail-Downloads<br />
214 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Im von Ihnen ausgewählten Zielverzeichnis erstellt das Export-Tool<br />
ein neues Unterverzeichnis mit dem Namen „<strong>GFI</strong>MArc_Export_“ und<br />
einer Zeitangabe. Dieses Verzeichnis lässt sich auf einen anderen<br />
Computer oder mobile Speichermedien wie CD- oder DVD-ROMs<br />
kopieren.<br />
Es enthält eine XML-Stammdatei mit demselben Namen wie das<br />
Verzeichnis sowie ein oder mehrere Unterverzeichnisse. Beispiel:<br />
Haben Sie „c:\exportierte E-Mails\“ als Ziel angegeben und drei E-<br />
Mails heruntergeladen, enthält das Verzeichnis folgende Dateien:<br />
c:\exportierte E-Mails\<strong>GFI</strong>MArc_Export_20060113_1519_1<br />
<strong>GFI</strong>MArc_Export_20060113_1519_1.xml<br />
c:\exportierte E-Mails\<strong>GFI</strong>MArc_Export_20060113_1519_1\Folder_1<br />
Folder_1.xml<br />
Mailarchiver_-2147482426_1.xml<br />
Mailarchiver_-2147482910_1.xml<br />
Mailarchiver_-2147482379_1.xml<br />
Bei Aufruf der Datei „<strong>GFI</strong>MArc_Export_20060113_1519_1.xml“ im<br />
Microsoft Internet Explorer wird eine Tabelle mit allen in Folder_1<br />
(Seite 1) enthaltenen E-Mails angezeigt. Wenn Sie eine große Anzahl<br />
von E-Mails exportieren, werden in der Fußzeile unter der Tabelle<br />
Seitenzahlen zum direkten Seitenwechsel angezeigt. So können Sie<br />
alle in den anderen Unterverzeichnissen gespeicherten Nachrichten<br />
anzeigen lassen, beispielsweise von Folder_7 (Seite 7).<br />
Screenshot 238 – Navigieren zwischen exportierten E-Mails<br />
Klicken Sie auf einen in der Spalte Filename angezeigten Link, um<br />
die zugehörige E-Mail anzeigen zu lassen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 215
Verbinden mit mehreren Installationen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
Mit dem <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> Bulk Export Tool können mehrere<br />
Suchfenster gleichzeitig aufgerufen werden, die auf eine einzelne<br />
Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zugreifen. Ebenso möglich ist der<br />
gleichzeitige Zugriff auf mehrere Installationen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>.<br />
Um eine weitere Verbindung herzustellen und ein neues Suchfenster<br />
aufzurufen, gehen Sie auf File Connect. Geben Sie im Dialog<br />
Connect to <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> die URL von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> und die<br />
für die Authentifizierung notwendigen Zugangsdaten an. Ist die neue<br />
Verbindung aufgebaut, können Sie das neue Suchfenster wie oben<br />
beschrieben verwenden.<br />
Screenshot 239 – Mehrere Suchfenster<br />
Beenden der Verbindung zu einer Installation<br />
Um die Verbindung mit einer Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zu<br />
trennen, können Sie entweder das Fenster Email Search schließen<br />
oder aus dem Menü File den Befehl Disconnect wählen.<br />
Sind mehrere Suchfenster geöffnet und sollen alle gleichzeitig<br />
geschlossen werden, wählen Sie im Menü File den Befehl<br />
Disconnect all.<br />
216 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Rollenbasierte Installation<br />
Einführung<br />
Dank der rollenbasierten Installation kann <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auch für<br />
den Einsatz in großen IT-Infrastrukturen mit sehr hohem E-Mail-<br />
Aufkommen skaliert werden. Hierfür sind verschiedene Instanzen von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf getrennten Servern zu installieren. Jede Instanz<br />
übernimmt dabei unterschiedliche Rollen, um für Lastverteilung zu<br />
sorgen und im Verbund eine reibungslose Archivierung der E-Mails zu<br />
sicherzustellen.<br />
Folgende Rollen können den <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen zurzeit<br />
zugewiesen werden:<br />
• Central Configuration Service (Zentrale Konfigurierung)<br />
• Data Collection (Datenerfassung)<br />
• Storage (Archivierung)<br />
• Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
• User Interface and Administration (Benutzeroberfläche und<br />
Administration)<br />
• Data Import Service (Daten-Import)<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 217
Funktionsweise der rollenbasierte Installation<br />
Abbildung 3 – Funktionsweise der rollenbasierte Installation<br />
Folgende Schritte sind bei der rollenbasierten Installation von <strong>GFI</strong><br />
<strong>MailArchiver</strong> in einer verteilten Umgebung er<strong>for</strong>derlich:<br />
1. Ermittlung der Anzahl der er<strong>for</strong>derlichen <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen<br />
und der jeweils zuzuweisenden Rollle.<br />
2. Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf jedem Server, der eine Rolle<br />
zugewiesen bekommt. Hierbei handelt es sich um die normale<br />
Installation, wie sie im Kapitel „Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“<br />
beschrieben ist.<br />
3. Ausführung des Deployment Manager Wizard für jede Instanz von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie in diesem<br />
Kapitel unter „Ausführen des Deployment Manager Wizard“.<br />
4. Speicherung der Installationseinstellungen jedes Servers in einer<br />
Datei zur zukünftigen Verwendung. Diese Datei ist u. U. er<strong>for</strong>derlich,<br />
wenn ein neuer Build von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> eingespielt wird oder die<br />
Rollen geändert werden müssen.<br />
5. Konfigurierung von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> über die Verwaltungskonsole<br />
auf dem Server mit der Rolle „User Interface and Administration“.<br />
Hinweis 1: Die verschiedenen Instanzen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
kommunizieren über .NET-Remoting-Protokoll miteinander.<br />
Hinweis 2: Einer <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz kann mehr als eine Rolle<br />
zugewiesen werden. Folgende Rollen sind mehrfach zuweisbar:<br />
218 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
• Data Collection (Datenerfassung)<br />
• User Interface and Administration (Benutzeroberfläche und<br />
Administration)<br />
• Data Import Service (Daten-Import)<br />
Für die Administration ist es unerheblich, ob gleich mehrere<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen über das Netzwerk verteilt sind, da die<br />
Konfigurierung zentral erfolgt: Ist die Installation abgeschlossen,<br />
können sämtliche Einstellungen über die Verwaltungskonsole festgelegt<br />
werden und sind nicht auf jedem einzelnen Server durchzuführen.<br />
Bei einer verteilten Installation ist die Verwaltungskonsole<br />
auf dem/den Server(n) mit der Rolle „Benutzeroberfläche und<br />
Administration“ aufrufbar.<br />
Systeman<strong>for</strong>derungen<br />
Erste Schritte<br />
Folgende Systeman<strong>for</strong>derungen gelten für die Rollen-basierte<br />
Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>:<br />
• Alle Hardware- und Software-An<strong>for</strong>derungen, wie im<br />
Kapitel „Installieren von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>“ aufgeführt<br />
Hinweis 1: Die Rollen-basierte Installation wird unter Microsoft<br />
Windows 2000 nicht unterstützt.<br />
Hinweis 2: Bei einer Rollen-basierten Installation werden nur<br />
Archivspeicher auf Grundlage von Microsoft SQL Server<br />
unterstützt.<br />
Hinweis 3: Sollten Sie einen auf Microsoft SQL Server und dem<br />
NTFS-Dateisystem basierenden Archivspeicher verwenden,<br />
stellen Sie sicher, dass der Pfad zum Speicherort der archivierten<br />
E-Mails im UNC-Format angegeben wird.<br />
• Unter Active-Directory-Anmeldein<strong>for</strong>mationen laufende<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Dienste<br />
Mit Hilfe des Deployment Manager Wizard werden den<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen die er<strong>for</strong>derlichen Rollen zugewiesen.<br />
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit dem Assistenten die<br />
er<strong>for</strong>derlichen Schritte rasch durchführen können.<br />
Ausführen des Deployment Manager Wizard für jede Instanz<br />
Beim Ausführen des Deployment Manager Wizard für die einzelnen<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen muss folgende Rollen-abhängige<br />
Reihenfolge eingehalten werden:<br />
a. Central Configuration Service (Zentrale Konfigurierung)<br />
b. Storage (Archivierung)<br />
c. Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
d. Data Collection (Datenerfassung, mehrfach möglich)<br />
e. User Interface and Administration (Benutzeroberfläche und<br />
Administration, mehrfach möglich)<br />
f. Data Import Service (Daten-Import, mehrfach möglich)<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 219
Starten Sie somit den Assistenten zuerst für die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Instanz, der die Rolle „Central Configuration Service“ zufällt, fahren<br />
Sie mit der Instanz mit der Rolle „Storage“ <strong>for</strong>t usw.<br />
Starten des Deployment Manager Wizard<br />
So starten Sie den Deployment Manager Wizard:<br />
1. Öffnen Sie die Eingabeauf<strong>for</strong>derung.<br />
2. Wechseln Sie zum Verzeichnis „Program<br />
Files\<strong>GFI</strong>\<strong>MailArchiver</strong>\DM\“<br />
3. Geben Sie den Befehl „deploymentmanager.exe“ ein und<br />
drücken Sie die Eingabetaste.<br />
Verwenden des Deployment Manager Wizard<br />
1. Nach dem Start des Deployment Manager Wizard wird ein<br />
Willkommen-Dialog angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
Screenshot 240 – Auswahl von Rollen<br />
2. Legen Sie fest, welche Rolle(n) der Instanz von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
auf diesem Server zugewiesen werden soll(en). Klicken Sie auf die<br />
Schaltfäche Next.<br />
Hinweis: Führen Sie den Mauszeiger über eine im Dialogfenster<br />
angezeigte Rolle, um deren Beschreibung im rechten Fensterbereich<br />
anzuzeigen.<br />
3. Je nach ausgewählter Rolle sind unterschiedliche Parameter zu<br />
konfigurieren. Weitere In<strong>for</strong>mationen hierzu erhalten Sie im folgenden<br />
Kapitel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.<br />
220 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Screenshot 241 – Angabe der Anmeldein<strong>for</strong>mationen für Active Directory<br />
4. Geben Sie die Active-Directory-Anmeldein<strong>for</strong>mationen an, unter<br />
denen die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Dienste laufen werden. Klicken Sie<br />
danach auf die Schaltfläche Next.<br />
Hinweis 1: Die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Dienste müssen unter einem Active-<br />
Directory-Benutzerkonto laufen.<br />
Hinweis 2: Geben Sie ein Konto an, das Lese-/Schreibzugriff auf die<br />
Microsoft-<strong>Exchange</strong>-Konfiguration hat.<br />
Screenshot 242 – Übernahme der Konfigurationseinstellungen<br />
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next, um mit der Installation der<br />
Rolle(n) unter Berücksichtigung der Parameter zu beginnen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 221
Hinweis: Während dieses Vorgangs werden die <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-<br />
Dienste automatisch angehalten und neu gestartet. Dies kann<br />
mehrere Minuten in Anspruch nehmen.<br />
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um die Einstellungen zu<br />
speichern und den Assistenten zu schließen.<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Central Configuration Service Role<br />
Screenshot 243 – Zuweisen der Central Configuration Service Role<br />
Der Server, dem die Central Configuration Service Role<br />
zugewiesen wird, ist für die zentrale Konfigurationsdatenbank der<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Installation zuständig und hostet in dieser Form<br />
unterschiedliche Dienste, so zur E-Mail-Wiederherstellung und<br />
Lizenzierung. Diese Rolle kann nur von einem einzigen Server<br />
übernommen werden.<br />
222 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
In<strong>for</strong>mationen zur Data Collection Role<br />
Screenshot 244 – Zuweisen der Data Collection Role<br />
Der Server, dem die Data Collection Role zugewiesen wird, erfasst<br />
zu archivierende E-Mails von <strong>Exchange</strong>-Standorten.<br />
Um eine bestmögliche Leistung zu erzielen, weisen Sie diese Rolle<br />
einer <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz zu, die sich direkt auf dem <strong>Exchange</strong>-<br />
Server befindet.<br />
Die Data Collection Role kann zudem mehreren Servern zugewiesen<br />
werden. Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall die Option Enable<br />
server tagging […] beim Zuweisen der User Interface and<br />
Administration Role aktiviert sein muss.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 223
In<strong>for</strong>mationen zur Storage Role<br />
Screenshot 245 – Zuweisen der Storage Role<br />
Der Server, dem die Storage Role zugewiesen wird, ist für<br />
Speicherung und Abruf von E-Mails zuständig.<br />
Diese Rolle kann nur von einem einzigen Server übernommen<br />
werden.<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Search and Indexing Role<br />
Screenshot 246 – Zuweisen der Search and Indexing Role<br />
224 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Der Server, dem die Search and Indexing Role zugewiesen wird, ist<br />
für Suche und Indizierung von E-Mails zuständig. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong><br />
erstellt Suchindizes für jeden von Ihnen konfigurierten Archivspeicher.<br />
Ein Suchindex katalogisiert E-Mail-Inhalte, die dem zugehörigen<br />
Archivspeicher neu hinzugefügt wurden, automatisch. Der Index bleibt<br />
dadurch aktuell und ermöglicht Benutzern schnelle und präzise<br />
Suchanfragen.<br />
Diese Rolle kann nur von einem einzigen Server übernommen<br />
werden.<br />
Screenshot 247 – Festlegen der Worttrennung für die Search and Indexing Role<br />
Geben Sie das zu verwendende Worttrennmodul an. Worttrennmodule<br />
für unterschiedliche Sprachen erlauben eine genauere, der<br />
jeweiligen Sprache entsprechende Verarbeitung. Ist für eine Sprache<br />
kein Modul verfügbar, wird die Einstellung Neutral verwendet. In<br />
diesem Fall werden Wörter nach neutralen Zeichen wie Leer- und<br />
Satzzeichen getrennt.<br />
Wählen Sie die Option Index email message attachments aus,<br />
wenn zudem E-Mail-Anlagen indiziert werden sollen.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 225
In<strong>for</strong>mationen zur User Interface and Administration Role<br />
Screenshot 248 – Zuweisen der User Interface and Administration Role<br />
Anwender können über Server mit dieser Rolle ihre Archive anzeigen<br />
und durchsuchen. Administratoren erhalten hierüber Zugriff auf die<br />
Verwaltungskonsole, um <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> zu konfigurieren.<br />
Die User Interface and Administration Role kann zudem mehreren<br />
Servern zugewiesen werden.<br />
Screenshot 249 – Angabe der Einstellungen für die User Interface and Administration Role<br />
Wählen Sie aus, welche Authentifizierungsmethode zur Anmeldung an<br />
der Verwaltungskonsole von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> verwendet werden soll:<br />
Windows oder Forms Authentication (<strong>for</strong>mulargestützt).<br />
226 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Ist die Data Collection Role gleich mehreren Server zugewiesen,<br />
wählen Sie die Option Enable server tagging in the Data Sources<br />
configuration aus. Durch Aktivierung des Server-Tagging können bei<br />
mehreren Instanzen mit der Data Collection Role diese für<br />
unterschiedliche Postfächer zuständig sein, ohne sich gegenseitig zu<br />
zu behindern.<br />
In<strong>for</strong>mationen zur Data Import Service Role<br />
Screenshot 250 – Zuweisen der Data Import Service Role<br />
Der Server, dem die Data Import Service Role zugewiesen wird,<br />
überträgt importierte E-Mails in die Archivspeicher von<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>.<br />
Die Data Import Service Role kann zudem mehreren Servern<br />
zugewiesen werden.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 227
Zuweisen von mehreren Rollen an einen Server<br />
Screenshot 251 – Zuweisen von mehreren Rollen<br />
Eine <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz kann gleich mehrere Rollen<br />
übernehmen. Wählen Sie diese aus der Liste der Server-Rollen aus.<br />
Angeben des Servers mit der Central Configuration Service<br />
Role<br />
Screenshot 252 – Festlegen des Servers mit der Central Configuration Service Role<br />
Bei <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen, denen eine andere Rolle als die<br />
Central Configuration Service Role zugewiesen wird, muss<br />
zusätzlich der Server mit dieser Rolle angegeben werden.<br />
228 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Klicken Sie auf die Schaltfläche Test connection, um zu überprüfen,<br />
ob ein Zugriff auf den Server mit der Central Configuration Service<br />
Role möglich ist.<br />
Angeben des Servers mit der Data Collection Role<br />
Screenshot 253 – Angeben des Servers mit der Data Collection Role<br />
Sollten Sie die User Interface and Administration Role einer<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz zuweisen, die nicht zugleich die Data<br />
Collection Role übernimmt, müssen Sie den Server mit letzterer<br />
Rolle ebenfalls angeben.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Test connection, um zu überprüfen,<br />
ob ein Zugriff auf den Server mit der Data Collection Role möglich<br />
ist.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 229
Angeben des Servers mit der Storage Role<br />
Screenshot 254 – Angeben des Servers mit der Storage Role<br />
Bei <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen, denen eine andere Rolle als die<br />
Storage Role zugewiesen wird, muss zusätzlich der Server mit dieser<br />
Rolle angegeben werden.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Test connection, um zu überprüfen,<br />
ob ein Zugriff auf den Server mit der Storage Role möglich ist.<br />
Angeben des Servers mit der Search and Indexing Role<br />
Screenshot 255 – Angeben des Servers mit der Search and Indexing Role<br />
230 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Bei <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanzen, denen eine andere Rolle als die<br />
Search and Indexing Role zugewiesen wird, muss zusätzlich der<br />
Server mit dieser Rolle angegeben werden.<br />
Klicken Sie auf die Schaltfläche Test connection, um zu überprüfen,<br />
ob ein Zugriff auf den Server mit der Search and Indexing Role<br />
möglich ist.<br />
Empfohlenes Installationsszenario<br />
Abbildung 2 – Empfohlenes Installationszenario<br />
Das in der obigen Abbildung dargestellte Szenario wird für die<br />
rollenbasierte, verteilte Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> empfohlen.<br />
Hierbei kommen drei Instanzen von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> im Unternehmen<br />
zum Einsatz. Jede davon wird mit folgenden Rollen auf einem eigenen<br />
Server installiert:<br />
Server Nr. Rolle(n)<br />
• Data Collection (Datenerfassung)<br />
• User Interface and Administration<br />
(Benutzeroberfläche und Administration)<br />
• Central Configuration Service (Zentrale<br />
•<br />
Konfigurierung)<br />
Storage (Archivierung)<br />
• Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
• Data Import Service (Daten-Import)<br />
Hinweis: Weisen Sie für eine bestmögliche Leistung die Data<br />
Collection Role einer <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz zu, die sich direkt auf<br />
dem <strong>Exchange</strong>-Server mit dem Journal-Postfach befindet.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 231
Führen Sie für dieses Installationsszenario folgende Schritte durch:<br />
1. Installieren Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf jedem Server.<br />
2. Starten Sie auf jedem Server den Deployment Manager Wizard,<br />
um den einzelnen Instanzen ihre Rollen zuzuweisen. Die Zuweisung<br />
sollte in der Reihenfolge vorgenommen werden, wie unter „Ausführen<br />
des Deployment Manager Wizard für jede Instanz“ in diesem Kapitel<br />
beschrieben. Starten Sie den Deployment Manager Wizard in der<br />
nachstehenden Reihenfolge:<br />
Server -<br />
Reihenfolge<br />
Deployment Manager Wizard<br />
Zuweisung folgender Rollen:<br />
• Central Configuration Service (Zentrale<br />
•<br />
Konfigurierung)<br />
Storage (Archivierung)<br />
• Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
• Data Import Service (Daten-Import)<br />
Zuweisung der Data Collection Role<br />
Zuweisung der User Interface and Administration Role<br />
3. Konfigurieren Sie <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> über die Verwaltungskonsole<br />
auf dem Server Nr. 2 (mit der Rolle „User Interface and<br />
Administration“).<br />
Alternatives Installationsszenario<br />
Ebenfalls zu empfehlen ist das folgende Installationsszenario, bei dem<br />
die Rollen wie folgt einzurichten sind:<br />
• Server 1:<br />
o Central Configuration Service (Zentrale Konfigurierung)<br />
o Storage (Archivierung)<br />
• Server 2:<br />
o Search and Indexing (Suche und Indizierung)<br />
• Server 3:<br />
o Data Collection (Datenerfassung)<br />
Hinweis 1: Weisen Sie für eine bestmögliche Leistung die<br />
Data Collection Role einer <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong>-Instanz zu, die<br />
sich direkt auf dem <strong>Exchange</strong>-Server mit dem Journal-<br />
Postfach befindet.<br />
Hinweis 2: Die Data Collection Role kann gleich mehreren<br />
Servern zugewiesen werden.<br />
• Server 4:<br />
o User Interface and Administration (Benutzeroberfläche und<br />
Administration)<br />
Hinweis: Weisen Sie die User Interface and Administration<br />
Role mehreren Servern zu, um eine Webfarm einzurichten.<br />
232 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
• Server 5 (zeitlich begrenzter Einsatz)<br />
o Data Import Service (Daten-Import)<br />
Hinweis: Ein zeitlich begrenzt eingesetzter Server kann<br />
verwendet werden, um ältere E-Mails (aus einem Zeitraum,<br />
der vor der Installation von <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> liegt) aus PST-<br />
Dateien in die Archivspeicher zu importieren. Dieser Import<br />
erfolgt üblicherweise nur ein einziges Mal.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 233
234 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Troubleshooting<br />
Einführung<br />
Knowledge-Base<br />
In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Hilfsmöglichkeiten es bei<br />
Problemen gibt. Folgende In<strong>for</strong>mationsquellen stehen zur Verfügung:<br />
• Das <strong>Handbuch</strong> – die meisten Probleme lassen sich mit Hilfe des<br />
<strong>Handbuch</strong>s lösen.<br />
• Die <strong>GFI</strong> Knowledge-Base auf der Website von <strong>GFI</strong>.<br />
• Die <strong>GFI</strong>-Webseiten für den technischen Support.<br />
• Kontaktaufnahme mit dem technischen Support von <strong>GFI</strong> über den<br />
englischsprachigen<br />
livesupport.asp.<br />
Live-Support unter http://support.gfi.com/<br />
• Telefonische Kontaktaufnahme mit dem technischen Support von<br />
<strong>GFI</strong>.<br />
Die Knowledge-Base von <strong>GFI</strong> hält Antworten zu den am häufigsten<br />
gestellten Fragen bereit. Bei Problemen sollten Sie zunächst diese<br />
Datenbank konsultieren. Sie bietet immer die neuesten In<strong>for</strong>mationen<br />
zu Support-Fragen und Patches.<br />
und kann aufgerufen werden unter http://kbase.gfi.com.<br />
Support-Fragen per E-Mail<br />
Wenn Sie Ihre Probleme mit Hilfe der Wissensdatenbank und dem<br />
<strong>Handbuch</strong> nicht lösen konnten, können Sie sich an den technischen<br />
Support von <strong>GFI</strong> wenden. Sie sollten den Support per E-Mail kontaktieren,<br />
da Sie wichtige In<strong>for</strong>mationen an Ihre Nachricht anhängen<br />
können, die eine schnellere Beantwortung Ihrer Fragen ermöglichen.<br />
Das Programm Troubleshooter aus der Programmgruppe generiert<br />
automatisch eine Reihe von Dateien, die der technische Support zur<br />
Problemanalyse benötigt. Die Dateien beinhalten u. a. Angaben zur<br />
Konfiguration. Um diese Dateien zu erzeugen, starten Sie den<br />
Troubleshooter und folgen Sie den Anweisungen des Programms.<br />
Neben dem Erfassen allgemeiner In<strong>for</strong>mationen stellt Ihnen das<br />
Programm einige Fragen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese korrekt<br />
zu beantworten. Ohne spezifische In<strong>for</strong>mationen ist es dem Support<br />
nicht möglich, Ihr Problem genauer zu diagnostizieren.<br />
Öffnen Sie danach im Programmverzeichnis das Unterverzeichnis<br />
„Support" (unter „troubleshooter\support"), komprimieren Sie die darin<br />
enthaltenen Dateien im ZIP-Format und senden Sie diese<br />
komprimierte ZIP-Datei an support@gfisoftware.de.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 235
Stellen Sie jedoch zuvor bitte sicher, dass Sie Ihr Produkt auf der <strong>GFI</strong>-<br />
Website unter http://www.gfisoftware.de/de/pages/regfrm.htm<br />
registriert haben.<br />
Ihre Anfrage wird für gewöhnlich innerhalb von 24 Stunden<br />
beantwortet.<br />
Support-Anfrage per Web-Chat<br />
Sie erhalten weiteren technischen Support über unseren<br />
englischsprachigen Live-Chat „LiveSupport“ im Web. Die<br />
Kontaktaufnahme mit dem technischen Support von <strong>GFI</strong> über<br />
„LiveSupport" erfolgt unter http://support.gfi.com/livesupport.asp.<br />
Stellen Sie jedoch zuvor bitte sicher, dass Sie Ihr Produkt auf der <strong>GFI</strong>-<br />
Website unter http://www.gfisoftware.de/de/pages/regfrm.htm<br />
registriert haben.<br />
Support-Anfrage per Telefon<br />
Web-Forum<br />
Für technische Hilfe können Sie auch telefonisch Kontakt mit dem<br />
Support-Team von <strong>GFI</strong> aufnehmen. Die entsprechenden Rufnummern<br />
für Ihr Land finden Sie auf der<br />
Support-Website:<br />
http://support.gfi.com/?lcode=de<br />
Stellen Sie jedoch zuvor bitte sicher, dass Sie Ihr Produkt auf der <strong>GFI</strong>-<br />
Website unter http://www.gfisoftware.de/de/pages/regfrm.htm<br />
registriert haben.<br />
Über das Web-Forum steht Ihnen der User-to-User-Support zur<br />
Verfügung. Das Forum erreichen Sie unter:<br />
http://<strong>for</strong>ums.gfi.com/<br />
8Benachrichtigung bei neuen Builds<br />
Es wird empfohlen, für aktuelle In<strong>for</strong>mationen zu den neuesten<br />
Produkt-Builds die entsprechende <strong>GFI</strong>-Newslist zu abonnieren. Um<br />
stets über alle aktuellen Builds auf dem Laufenden zu sein, können<br />
Sie Benachrichtigungen abonnieren unter:<br />
http://support.gfi.com/?lcode=de<br />
236 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Anhang: Aktivieren von IMAP unter<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007<br />
Einführung<br />
In einer Umgebung mit Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007 können Sie<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> auf einem Server mit der <strong>Exchange</strong>-Rolle „Client<br />
Access Server“ installieren. Hierbei muss der IMAP-Dienst für den<br />
Zugriff auf das Journal-Postfach auf dem <strong>Exchange</strong>-Server mit der<br />
Mailbox-Rolle aktiviert werden. Dieser Schritt ist er<strong>for</strong>derlich, da der<br />
IMAP-Dienst standardmäßig deaktiviert ist.<br />
Nachfolgend erfahren Sie, wie IMAP aktiviert wird.<br />
Aktivieren des IMAP-Diensts<br />
Screenshot 256 – Aktivieren des IMAP-Diensts<br />
So aktivieren Sie den IMAP-Dienst:<br />
1. Gehen Sie auf Start Ausführen und geben Sie "Services.msc"<br />
ein. Der Dialog Dienste wird geöffnet.<br />
2. Suchen Sie in der Liste der angezeigten Dienste nach Microsoft<br />
<strong>Exchange</strong> IMAP4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den<br />
Dienst und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften.<br />
3. Wählen Sie über den bereits angezeigten Reiter Allgemein in der<br />
Drop-Down-Liste Starttyp die Option Automatisch und klicken Sie<br />
auf die Schaltfläche Starten.<br />
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Einstellungen zu<br />
speichern und den Dialog zu schließen. Überpürfen Sie, ob der Dienst<br />
jetzt aktiv ist.<br />
5. IMAP-Verbindungen sind standardmäßig SSL-gesichert. Soll eine<br />
einfache Authentifizierung ausreichen, führen Sie folgende Schritte<br />
durch:<br />
6. Rufen Sie die <strong>Exchange</strong> Management Shell auf, geben Sie „setimapsettings<br />
-logintype plaintextlogin“ ein und drücken Sie die<br />
Eingabetaste.<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Error! Style not defined. • 237
7. Führen Sie einen Neustart des Diensts Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
In<strong>for</strong>mation Store durch.<br />
8. Führen Sie einen Neustart des Diensts Microsoft <strong>Exchange</strong><br />
IMAP4 durch.<br />
238 • Error! Style not defined. <strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong>
Index<br />
A<br />
Absender 3, 4, 38, 92, 103, 128,<br />
178<br />
Active Directory 3, 7, 8, 10, 20,<br />
24, 35, 37, 72, 92, 93, 103,<br />
104, 171, 178<br />
Archiv 1, 2, 3, 10, 11, 33, 38, 39,<br />
53, 59, 61, 72, 78, 87, 89,<br />
95, 107, 110, 123, 159, 179,<br />
183, 190<br />
Archivierung 7<br />
ASP.NET 7, 8<br />
Assistent 22, 25, 27, 81, 84, 86,<br />
165, 168<br />
Auditing 143<br />
C<br />
Central Configuration Service<br />
Role 222<br />
Client-Access-Rolle 1, 7, 20, 237<br />
D<br />
Data Collection Role 223<br />
Data Import Service Role 227<br />
Datenbank 2, 5, 18, 19, 25, 26,<br />
27, 28, 29, 38, 41, 47, 48,<br />
55, 64, 66, 165, 183<br />
E<br />
Edge-Transport-Server 20<br />
Empfänger 3, 4, 18, 38, 94, 105,<br />
128<br />
erweiterte Zugriffsrechte 72, 75<br />
export 159<br />
Export 185, 207, 211<br />
F<br />
Firebird 2, 39, 53, 55<br />
G<br />
<strong>GFI</strong> PST Exporter 189<br />
I<br />
IIS 7, 8<br />
IMAP 1, 7, 20, 84, 237<br />
Import 159, 179<br />
<strong>GFI</strong> <strong>MailArchiver</strong> <strong>for</strong> <strong>Exchange</strong> <strong>Handbuch</strong> Index • 239<br />
J<br />
Journaling 1, 5, 7, 9, 18, 78, 83,<br />
84, 86, 112, 237<br />
Journal-Postfach 10<br />
K<br />
Kategorisierung 4, 100<br />
L<br />
Lizenzvereinbarung 20<br />
M<br />
Mailbox-Rolle 1, 7, 237<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 1, 2,<br />
7, 8, 9, 10, 12, 15, 20, 78,<br />
83, 112, 169, 237<br />
Microsoft <strong>Exchange</strong> Server 2007<br />
1, 7, 20, 237<br />
Microsoft Internet Explorer 5, 8,<br />
109<br />
Microsoft SQL Server 2, 5, 9, 18,<br />
39, 40, 61, 65, 165, 184,<br />
185<br />
O<br />
OneClick Restore 4, 116, 207<br />
P<br />
PST-Datei 3, 159, 168, 174<br />
R<br />
Registrierschlüssel 21, 23<br />
S<br />
Search and Indexing Role 224<br />
Statistiken 71<br />
Storage Role 224<br />
Systeman<strong>for</strong>derungen 8<br />
U<br />
Überwachung 2<br />
User Interface and Administration<br />
Role 226<br />
V<br />
Volume Shadow Copy Service 2<br />
VSS 2<br />
X<br />
x32 20<br />
x64 20
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