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V orsprung 5/11 c o m p u t e r n Techniken Techniken S o f ft& t& w wHandwerk Handwerk a r e 5/11 c o m p u t e r n i m H @ n d w e r k durch Qualität und Service, so lautet das Leitbild der Prehn & von Hoeßlin Heizungsteam GmbH & Co. KG aus Ahrensburg. Seit der Gründung im Jahre 1997 gehören qualitätsbewußtes und kundenorientiertes Arbeiten zur Philosophie der norddeutschen Spezialisten für Wärme, Wasser und Wellness … Techniken Techniken & Handwerk Handwerk 32 i m H @ n d w e r k „Zur Einhaltung und Umsetzung unserer Dienstleistungen haben wir von Anfang an auf die EDV gesetzt. Die betriebliche Organisation muß stimmen und gehört zu den wichtigsten Bestandteilen unseres täglichen Ablaufes“, so Geschäftsführer Prehn. Derzeit beschäftigt das Unternehmen 10 Mitarbeiter. Der technische Service, der durch hochqualifizierte Mitarbeiter gewährleistet wird, sowie eine optimale Kundenbetreuung sind Grundlagen für den gut funktionierenden und erfolgreichen Betrieb. Zum Leistungsspek- trum gehören Neuinstallation, Umbau und Renovierung. Richtige Software im Betrieb Zur Bewältigung der täglichen Arbeiten setzt die Mannschaft vom „Heizungsteam“ die "projekt Software" des Hamburger Softwarehauses projekt Software GmbH ein. „Als Kunde der ersten Stunde haben wir einen sehr guten Draht zum Hersteller und können so sogar Einfluß auf weitere Programmentwicklungen nehmen“, so Prehn. Das Heizungsteam legt großen Wert auf eine optimale Software zur Umsetzung der hohen Ansprüche. Für deren Erfüllung hat das Ahrensburger Unternehmen das Zertifikat „Profi im Handwerk“ erhalten. „Eine ganzheitliche Softwareumgebung ist für uns entscheidend. Neben den branchenorientiertenFunktio- nen wie dem Wartungsmodul oder der Datenübernahme per Datanorm und einer sicheren Kalkulation ist ein gut funktionierender organisatorischer Ablauf unverzichtbar. Unsere Mitarbeiter müssen jederzeit informiert und effektiv eingesetzt werden, daher sind alle Monteure mit mobilen Geräten ausgestattet“, sagt Herr Prehn. Kunden zufriedenstellen Es beginnt bereits bei der Auftragsannahme. Über das Telefonmodul erkennt der jeweilige Mitarbeiter den Kunden, dessen Die passende Software: Ergänzung zum hochqualifizierten Mitarbeiter Konfiguration Daten auf dem Bildschirm erscheinen. Mit einer persönlichen Ansprache beginnt das Kundengespräch. Schon während der Aufnahme der zu erledigen Tätigkeiten kann der Mitarbeiter mit der Einsatzplanung beginnen und einen Monteur zuweisen, dessen Tourenplan zum Auftragsort paßt. Die Arbeitszeiten werden über ein Mobiltelefon erfaßt, denn der Mitarbeiter hat von unterwegs Zugriff auf die Kundendaten und stempelt sich für seine Tätigkeiten auf den Auftrag ein- bzw. aus. Dazu bietet "projekt" das Modul "mobile Erfassung" an. Direkt nach der Tätigkeit steht die Arbeitszeit im System bereit. Rechnungen sind vor- Prehn & von Hoeßlin Heizungsteam GmbH&Co.KG, „projekt Premium“ mit 7 Arbeitsplätzen. Eingesetzte Zusatzmodule: Projekt-Überwachung, Bestellwesen, Historie, OP-Verwaltung, Benutzerverwaltung, Dokumentenmanagement, Kontaktmanagement, Zeiterfassung, Projekt-Wartung, Projekt-Online. Eingesetzte Schnittstellen: DATANORM - DATEV - ASCII, Daten-Export Die Software ist sehr einfach zu bedienen, übersichtlich dargestellt … und wir sind immer auf dem neuesten Stand. bereitet und die Ressourcen- und Tourenplanung ist wieder auf dem neuesten Stand. Wartungsarbeiten werden über das Modul "projekt Wartung" gesteu- ert. Das Heizungsteam kann sich dabei auf die Einsatzplanung und den Materialvorschlag verlassen. Material und Kostenabrechnung im Blick Für die Projektierung ist das Lagerwesen mit dem dazugehörigen Bestellwesen ebenfalls ein wichtiger Bestandteil. In der Projektüberwachung laufen alle verbrauchten Materialien und Zeiten der Aufträge ein. So kann per Knopfdruck jederzeit der Auftragsstatus eingesehen werden. Rund 1.600 Rechnungen werden jährlich mit dem System erstellt. Die Prüfung der Zahlungseingänge erfolgt dabei über das Programm "projekt OP-Verwaltung". Durch die Integration der verschiedenen Zusatzmodule innerhalb der "projekt Software" werden Doppelerfassungen und Übertragungsfehler vermieden. Das Heizungsteam setzt an insgesamt 7 Arbeitsplätzen die "projekt Software" ein. Da "projekt" möglichst papierlos arbeitet, können selbst Kundenunterschriften vor Ort elektronisch erfaßt und online ins System gestellt werden. Der gesamte Schriftverkehr, E-Mails, Zeichnungen oder sonstige Dokumente werden in der Dokumentenverwaltung gespeichert und dem jeweiligen Kunden bzw. Vorgang zugeordnet. Alle Funktionen in "projekt" sollen über die Baumstruktur schnell aufgerufen werden können. Die transparente Übersicht soll eine vorausschauende Planung ermöglichen. „Ein moderner Betrieb muß zeitgemäße organisatorische Hilfsmittel einsetzen, um in der heutigen, schnelllebigen Zeit wettbewerbsfähig zu sein. Transparenz und Planungssicherheit sind überlebenswichtig. Insgesamt kann man sagen, daß „projekt“ uns die tägliche Arbeit enorm erleichtert. Wir haben eine ganzheitliche Lösung im Einsatz, die unseren Ablauf steuert und uns zu jeder Zeit eine aussagekräftige Übersicht gibt“, so Prehn abschließend. Noch Fragen? www.projekt-software.de
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