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Dezember 2009
Effizienz in den Arbeitsabläufen reduziert Arbeitsaufwand
Beispiel Steuer-, Abgaben- und Gebührenvorschreibung in Aschach/Steyr
Aus der „Gemeindezeitung“
des oö. Gemeindebundes
Folge 10/2009
Von Paul Brandl und
Christoph Hinterplattner
Mit ganz einfachen Mitteln und
Überlegungen wurden die Abgabenvorschreibung
bei den Kanalgebühren
und der Verkauf von
Biosäcken in Aschach/Steyr neu
gedacht und vereinfacht. Die Ergebnisse
der Bakkalaureatsarbeit
an der FH Oberösterreich - Studiengang
„Verwaltungsmanagement“
sind in Form der Entlastungen der
Mitarbeiter(innen) bereits spürbar
und können auch auf andere Abgaben
und Gebühren angewendet werden.
Insgesamt ein gelungenes Projekt,
das auch in anderen Gemeinden
Anwendung finden könnte.
Anstoß für die Arbeit
Im Rahmen des Projektstudiums
galt es, ein Thema für eine Bakkalaureatsarbeit
zu finden, das einen
sichtbaren Nutzen für die Gemeinde
Aschach/Steyr stiftet und mit
dem unmittelbaren Aufgabenbereich
Buchhaltung zu tun hat. Ausgangspunkte
für derartige Projektthemen
sind entweder Ideen im Zusammenhang
mit Präsentationen früherer Arbeiten
und das geistige Übertragen
auf den eigenen Arbeitsbereich oder
Fragen nach unnützen Arbeiten im
Bild: www.bilderbox.biz
Bild: Gde. Aschach/Steyr
eigenen Bereich, die lästig sind und
einen Mitarbeiter „von der eigentlichen
Arbeit abhalten“. Im konkreten
Fall ergab sich die Fragestellung
aus der Projektpräsentation
zur Vereinfachung des Arbeitsablaufes
von Eingangsrechnungen in
der Stadtgemeinde Steyregg: Wie
können die Arbeitsabläufe auch im
Bereich der Ausgangsrechnungen
effizienter gestaltet und in der Gemeinde
Aschach/Steyr umgesetzt
werden?
Vorgangsweise
bei der Projektarbeit
Nicht immer weiß man am Beginn
eines Projekts, ob und wie viel Optimierungspotenzial
im konkreten Thema
steckt. Erstens bedarf es einer(s)
Amtsleiterin(s), die (der) ein derartiges
Projekt unterstützt und umsetzen
möchte, zweitens müssen die
Mitarbeiter(innen) in das Projekt eingebunden
werden und drittens muss
in einem ersten Gespräch das „Erfolgspotenzial“
ausgelotet werden.
Bereits im Vorgespräch konnte folgendes
Potenzial beschrieben werden:
http://www.gemdat.at 4
Im Bild v.l.n.r.: Bgm. Karl Bogengruber, Christoph Hinterplattner B.A.,
AL Monika Steinmair, FH (Prof.) Dr. Paul Brandl
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Jede Bareinzahlung verursacht
einen hohen Aufwand - Führen
und Evidenthalten von Listen, Abrechnungen,
Buchungen etc.
Alle Einzahlungen mittels Erlagschein
bedürfen einer aufwändigen
Nacharbeit - Ablage in
Ordnern, Kontrolle der offenen
Forderungen etc.
Die Zahlungsweise mittels Erlagschein
führt wiederholt zu aufwändigen
Mahnverfahren.
Die vierteljährliche Abrechnung
von Kanal- und Wassergebühren
erfolgt durch Aussendung von
Lastschriftanzeigen. Eine jährliche
Versendung der Abrechnung
und ein Beibehalten des
vierteljährlichen Einziehens von
Vorauszahlungsbeiträgen sollte
ausreichen. Voraussetzung dafür
ist, dass die Anzahl der Steuerpflichtigen
mit Abbuchungsauftrag
deutlich erhöht wird. Damit
könnten einerseits Druck-, Papier-
und Portokosten eingespart
werden und andererseits Personalressourcen
für andere Aufgaben
geschaffen werden. Eine
elektronische Abwicklung der
wiederkehrenden Arbeitsabläufe