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Dezember 2009 Effizienz in den Arbeitsabläufen reduziert Arbeitsaufwand Beispiel Steuer-, Abgaben- und Gebührenvorschreibung in Aschach/Steyr Aus der „Gemeindezeitung“ des oö. Gemeindebundes Folge 10/2009 Von Paul Brandl und Christoph Hinterplattner Mit ganz einfachen Mitteln und Überlegungen wurden die Abgabenvorschreibung bei den Kanalgebühren und der Verkauf von Biosäcken in Aschach/Steyr neu gedacht und vereinfacht. Die Ergebnisse der Bakkalaureatsarbeit an der FH Oberösterreich - Studiengang „Verwaltungsmanagement“ sind in Form der Entlastungen der Mitarbeiter(innen) bereits spürbar und können auch auf andere Abgaben und Gebühren angewendet werden. Insgesamt ein gelungenes Projekt, das auch in anderen Gemeinden Anwendung finden könnte. Anstoß für die Arbeit Im Rahmen des Projektstudiums galt es, ein Thema für eine Bakkalaureatsarbeit zu finden, das einen sichtbaren Nutzen für die Gemeinde Aschach/Steyr stiftet und mit dem unmittelbaren Aufgabenbereich Buchhaltung zu tun hat. Ausgangspunkte für derartige Projektthemen sind entweder Ideen im Zusammenhang mit Präsentationen früherer Arbeiten und das geistige Übertragen auf den eigenen Arbeitsbereich oder Fragen nach unnützen Arbeiten im Bild: www.bilderbox.biz Bild: Gde. Aschach/Steyr eigenen Bereich, die lästig sind und einen Mitarbeiter „von der eigentlichen Arbeit abhalten“. Im konkreten Fall ergab sich die Fragestellung aus der Projektpräsentation zur Vereinfachung des Arbeitsablaufes von Eingangsrechnungen in der Stadtgemeinde Steyregg: Wie können die Arbeitsabläufe auch im Bereich der Ausgangsrechnungen effizienter gestaltet und in der Gemeinde Aschach/Steyr umgesetzt werden? Vorgangsweise bei der Projektarbeit Nicht immer weiß man am Beginn eines Projekts, ob und wie viel Optimierungspotenzial im konkreten Thema steckt. Erstens bedarf es einer(s) Amtsleiterin(s), die (der) ein derartiges Projekt unterstützt und umsetzen möchte, zweitens müssen die Mitarbeiter(innen) in das Projekt eingebunden werden und drittens muss in einem ersten Gespräch das „Erfolgspotenzial“ ausgelotet werden. Bereits im Vorgespräch konnte folgendes Potenzial beschrieben werden: http://www.gemdat.at 4 Im Bild v.l.n.r.: Bgm. Karl Bogengruber, Christoph Hinterplattner B.A., AL Monika Steinmair, FH (Prof.) Dr. Paul Brandl · · · · Jede Bareinzahlung verursacht einen hohen Aufwand - Führen und Evidenthalten von Listen, Abrechnungen, Buchungen etc. Alle Einzahlungen mittels Erlagschein bedürfen einer aufwändigen Nacharbeit - Ablage in Ordnern, Kontrolle der offenen Forderungen etc. Die Zahlungsweise mittels Erlagschein führt wiederholt zu aufwändigen Mahnverfahren. Die vierteljährliche Abrechnung von Kanal- und Wassergebühren erfolgt durch Aussendung von Lastschriftanzeigen. Eine jährliche Versendung der Abrechnung und ein Beibehalten des vierteljährlichen Einziehens von Vorauszahlungsbeiträgen sollte ausreichen. Voraussetzung dafür ist, dass die Anzahl der Steuerpflichtigen mit Abbuchungsauftrag deutlich erhöht wird. Damit könnten einerseits Druck-, Papier- und Portokosten eingespart werden und andererseits Personalressourcen für andere Aufgaben geschaffen werden. Eine elektronische Abwicklung der wiederkehrenden Arbeitsabläufe
· · · schafft eine große Entlastung. Eigentlich müsste bereits beim Beantragen einer Baubewilligung ein Abbuchungsauftrag für alle Gemeindeabgaben durch den Steuerpflichtigen erteilt werden. Bei Zahlung mittels Erlagschein könnte - vergleichbar bei Banken und Versicherungen - ein Aufschlag verrechnet werden. Alle weiteren Zahlungen könnten dann ohne zusätzlichen Aufwand bereits elektronisch abgewickelt werden. Gleichzeitig gilt es, möglichst alle Haushalte mit Bareinzahlung davon zu überzeugen, ihre Einzahlungsweise zu ändern - weg vom Zahlschein hin zur Bankomatkasse. Um das Potenzial zu erschließen, wurde im Projekt eine Eingrenzung auf den „Verkauf von Biosäcken“ und die „Vorschreibung der Kanalbenützungsgebühren“ vorgenommen. In weiterer Folge können die optimierten Abläufe auch auf andere Steuer- und Gebührenvorschreibungenübertragen werden. 5 Dezember 2009 Effizienz in den Arbeitsabläufen reduziert Arbeitsaufwand Beispiel Steuer-, Abgaben- und Gebührenvorschreibung in Aschach/Steyr Die Gemeinde Aschach/Steyr nahm dieses Projekt zum Anlass, die „elektronische Verwaltung“ mittels EASY-Software der <strong>Gemdat</strong> <strong>OÖ</strong> einzuführen. Anfangs galt es, mit der Amtsleiterin und den Mitarbeiter(innen) den Nutzen des Projekts „Optimierung der Steuer-, Abgaben- und Gebührenvorschreibung“ auszuloten. Dies war nach der Gegenüberstellung der IST- und SOLL-Abläufe aus dem Projekt „Eingangsrechnungen Steyregg“ jedenfalls leicht möglich. Zudem wurde die Lösung der Stadtgemeinde Steyregg nicht nur übernommen, sondern den Anforderungen der Gemeinde Aschach/Steyr angepasst und noch weiter optimiert. Der Weg zur ver- Bild: www.bilderbox.biz einfachten Abwicklung der Steuer- und Gebührenvorschreibung war somit eröffnet. Bürgermeister, Amtsleiterin, Mitarbeiter(innen) und BH-Prüfer waren in die Planung eingebunden. Der tatsächliche Ablauf wurde als IST-Prozess dargestellt, die auftretenden Schwierigkeiten aufgezeigt und Lösungsansätze entwickelt. Die Mitarbeiter(innen) wurden ausführlich instruiert und eine Aktion zur Erhöhung der Abbuchungsaufträge durchgeführt. Die Anzahl an Abbuchungsaufträgen konnte um ca. 100 Aufträge bzw. um rund 20 Prozent erhöht werden. Was jetzt noch fehlt, sind die weitere Prozessoptimierung und eine Art „Erfolgsbilanz“. Mit jeder umgesetzten Maßnahme kam man dem erstellten SOLL-Ablauf näher. Entscheidend ist das Dranbleiben und das konsequente Anstreben des SOLL-Ablaufs. Eine Gegenüberstellung zeigt das Optimierungspotenzial. Zum Nutzen des Projekts: Durch die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter(innen) im Bürgerservice, im Bauamt sowie in der Buchhaltung wurde erreicht, dass die Arbeitsabläufe wesentlich vereinfacht werden konnten und somit eine spürbare Entlastung für die gesamte Gemeindeverwaltung Aschach/ Steyr erreicht wurde. Die erforderlichen Dokumente werden elektronisch erstellt, mittels definierter elektronischer Workflows bearbeitet und letztendlich elektronisch abgelegt. Die elektronische Archivierung bietet zudem den Vorteil einer gleichzeitigen und vereinfachten Suche nach Akten, Dokumenten und Rechnungen. Das macht durchaus Lust, das Prozessmanagement auf andere Bereiche auszudehnen, soferne dabei auch auf die Kapazitäten der Mitarbeiter(innen) Rücksicht genommen wird. Nichtziel dieses Projekts war es, den ökonomischen Nutzen dieses Projekts genau zu ermitteln. Verringerte Druck-, Papier- und Portokosten und eine geringere Anzahl an Mahnverfahren sollten sich auch monetär niederschlagen. Die Gegenüberstellung des alten bzw. des neuen Prozesses zeigt ebenfalls das Einsparungspotenzial bzw. den Nutzen für die Gemeinde. Dieses Beispiel kann mit wenigen Adaptierungen auch auf andere Gemeinden übertragen werden. Kontaktdaten: Prof.(FH) Dr. Paul Brandl - paul.brandl@fh-linz.at Christoph Hinterplattner, BA - hinterplattner@aschach-steyr.ooe.gv.at Bild: www.bilderbox.biz http://www.gemdat.at
Seite 1 und 2: Dezember 2009 Bild: www.bilderbox.b
Seite 3: 3 Dezember 2009 WebWahl - Erfolgsst
Seite 7 und 8: Mit der Einführung von LMR (= Loka
Seite 9: Sozialhilfeverband Steyr-Land 4400

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