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Dezember 2009
Puchkirchen sagt Papier ade! Alle Akten auf einen Mausklick
Aktenordner haben im Gemeindeamt ausgedient:
Puchkirchen hat die erste papierlose Gemeindeverwaltung
im Bezirk Vöcklabruck. Benötigte Unterlagen
werden prompt auf Knopfdruck gefunden und
den BürgerInnen ausgehändigt.
Dicke Aktenordner sind am Gemeindeamt Puchkirchen
kaum noch zu sehen. In Zusammenarbeit mit der Gemdat
Oberösterreich wurde ein Projekt zur Realisierung
eines weitgehend papierlosen Gemeindeamtes entwickelt
und ausgearbeitet. Alle Dokumente von Bauplänen
bis zu Grundbuchseintragungen wurden in mühevoller
Arbeit eingescannt und sind nun digital im
speziellen EDV-System EASY-Documents und EASY-
Archiv verfügbar.
„Früher mussten die Puchkirchner Wartezeiten in Kauf
nehmen, wenn sie zum Beispiel alte Baupläne aus dem
Archiv der Gemeinde sichten wollten. Jetzt finden wir
alle Gemeindeakten auf einen Mausklick“, erklärt Ernst
Gebetsberger, Amtsleiter der Gemeinde Puchkirchen,
die Vorteile des papierlosen Gemeindeamts. Dieses
Vorzeigeprojekt wurde in den vergangenen Jahren im
Zuge des Amtshaus-Neubaus umgesetzt. „Wir haben
kaum in neue Möbel investiert, sondern Mittel lieber für
das neue EDV-System verwendet“, erklärt Bürgermeister
Anton Hüttmayr.
Akt für Akt haben Ferialpraktikanten in den vergangenen
beiden Sommern im Schichtbetrieb jedes einzelne
Schriftstück aus dem Archiv des Gemeindeamtes
in mühevoller Arbeit eingescannt. Somit stehen nun
Gemdat Veranstaltungsnachlese IP-Telefonie
Die Gemdat-Veranstaltung „IP-Telefonie“ am 24. November
war ein voller Erfolg. Über 70 TeilnehmerInnen,
vorwiegend Gemeindebedienste, AmtsleiterInnen und
BürgermeisterInnen aus ganz Oberösterreich konnten
wir begrüßen und unsere Produkte und Strategien für
die nächsten Jahre vorstellen. In Partnerschaft mit der
Telekom konnten wir zwei Schwerpunkte besonders
hervorheben: IP Telefonie mit dem System SmartIP
Call Manager und Server Housing.
Das Thema Telefonie und die Einbindung in die bestehenden
IT-Systeme in den Gemeindeämtern und Rathäusern
wird einer der Schwerpunkte in den nächsten
Monaten. Gerade die öffentliche Verwaltung als Bürgerserviceeinrichtung
hat hohes Potenzial zur Nutzung der
neuen Technologien. Ein weiterer Schwerpunkt ist das
http://www.gemdat.at 6
alle Baupläne, Grundbuchseintragungen und alle anderen
Akten der Gemeinde digital zur Verfügung. Auch
die Schriftstücke, die per Post ins Gemeindeamt kommen,
werden sofort eingescannt und anschließend nur
mehr digital weiterverarbeitet. Nur die Unterlagen des
Standesamts, die Rechnungen der vergangenen sieben
Jahre und die Originalbaupläne werden noch in Papierform
behalten. Die eingescannten Unterlagen werden
täglich auf Bändern gesichert und anschließend im feuerfesten
Tresor der Gemeinde aufbewahrt.
„Anfangs waren wir und die GemeindebürgerInnen
skeptisch, aber das hat sich mittlerweile gelegt. Alle
haben gemerkt, dass die benötigten Unterlagen viel
schneller verfügbar sind“, so Bürgermeister Hüttmayr.
Bild: BR/Muckenhammer
Dicke Aktenordner gehören im Gemeindeamt Puchkirchen am Trattberg
der Vergangenheit an. Amtsleiter Ernst Gebetsberger und Bgm.
Anton Hüttmayr sind stolz auf das gemeinsam mit der Gemdat OÖ
realisierte papierlose Gemeindeamt und entsorgen die nicht mehr
benötigten Aktenordner und Bände.
Thema der Auslagerung von Server-Leistung (Outsourcing).
Damit können nicht nur die laufenden Kosten verringert
werden, auch die Effizienz steigt und wertvolle
Arbeitszeit kann für die wesentlichen Aufgaben genutzt
werden. Datensicherung, ständige Verfügbarkeit, Mobilität
- das sind jene Themen, die heute jedes Gemeindeamt
in OÖ bereits nutzen kann.
Bild: Gemdat