Verfahrensvereinbarung zu Miete und Mietnebenkosten, Stand

ESF - Verfahrensvereinbarung
Mieten und Mietnebenkosten sowie Umgang mit besonderen
Mietvertragsbedingungen
A. Zweck und Geltungsbereich
Die Verfahrensvereinbarung soll ein einheitliches und transparentes Verwaltungshandeln der
zwischengeschalteten Stellen bei der Anerkennung und Prüfung von Miet- und
Mietnebenkosten ESF-geförderter Projekte sicherstellen.
Zugleich erhalten arbeitsmarktpolitische Dienstleister in ihren Projekten eine höhere
Sicherheit über die grundsätzlich anerkennungsfähigen Ausgaben in diesem Bereich.
Die Verfahrensvereinbarung ist verbindlich für alle Projekte, die ab 04.08.2010 bewilligt
werden. Sie gilt als Richtschnur für die Prüfung von Projekten, die vor dem 04.08.2010
bewilligt worden sind.
B. Verfahren
1. Anerkennungsfähige Räume und Flächen
Grundsätzlich erfolgt eine Überprüfung der anerkennungsfähigen Räume und der qm der
Räume im Projekt im Rahmen der Antragsprüfung. Die Art der Raumnutzung wird in diese
Prüfung einbezogen.
Wenn durch das geförderte Projekt auch Nebenräume in einem Gesamtkomplex mitgenutzt
werden (z.B. WCs, Flure, Sozialräume), dann können diese Flächen anteilig berücksichtigt
werden. Hierfür ist die Vorlage und Prüfung der Gesamtfläche des Gebäudekomplexes
erforderlich.
2. Mehrfachnutzung von Räumen
Wenn Räumlichkeiten in einem Projekt nur anteilig genutzt werden (also parallel anderen
Gruppen zur Verfügung stehen), dann ist der Umlageschlüssel für das geförderte Projekt
darzulegen und zu begründen.
In der Regel ist für die Überprüfung der Angemessenheit der Umlage die Vorlage einer
(Halb-)jahresplanung für die Raumbelegung erforderlich.
In der Projektumsetzung können genehmigte Umlageschlüssel nicht erhöht werden, wenn
sich eine Unterauslastung der Raumnutzung durch andere Gruppen gegenüber der Planung
ergibt.

3. Mietnebenkosten – Abrechnung durch den/die VermieterIn
Mietnebenkosten können (ggf. anteilig) als Ausgaben im geförderten Projekt
geltend gemacht werden.
Eine anteilige Berechnung erfolgt proportional des ermittelten Anteils der Flächen
des ESF-geförderten Projektes an den Gesamtflächen sowie zeitanteilig zum
zeitlichen Projektumfang.
Grundsätzlich werden Mietnebenkosten durch den/die VermieterIn des genutzten
Objektes beauftragt und abgerechnet. Folgende Ausgaben des/der VermieterIn
sind als Mietnebenkosten grundsätzlich anerkennungsfähig:
• Grundsteuer,
• Wasserversorgung, Entwässerung,
• Heizungs- und Warmwasserkosten (incl. Überwachung, Pflege, Reinigung der Anlagen),
• Aufzug (Strom, Prüfung, Überwachung),
• Straßenreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr, Hausreinigung / Ungezieferbekämpfung -
• Gartenpflege, Pflege der Zugänge,
• Beleuchtung (Flure, Keller, Dachboden Fahrstuhl, Treppen etc.),
• Schornsteinreinigung,
• Aufschaltung und Wartung von Alarmanlagen (ohne Fehlalarme)
• Wohngebäudeversicherung, Gebäudehaftpflichtversicherung, Glasversicherung
• Reinigungskosten
• Anteilige Hausmeisterdienste
Weitere Ausgaben, die hier nicht erfasst sind können ausnahmsweise anerkannt
werden, sofern sie vor der Entstehung beantragt und begründet worden sind.
Tatsächliche Ausgaben müssen von den Zuwendungsempfangenden durch Vorlage der
zugehörigen Originalbelege (Nebenkostenabrechnung) nachweisbar sein.
4. Mietnebenkosten – Beauftragung durch den Projektträger
• Reinigungskosten
Reinigungskosten für Projekträume und anteilige Reinigungskosten für gemeinsam benutzte
Gebäudeteile können als Mietnebenkosten geltend gemacht werden.
Die Richtlinien für die Reinigung der Dienstgebäude der Freien und Hansestadt Bremen
(Amtsblatt Nr. 54) geben die üblichen Umfänge der Reinigungsleistungen vor. Sie sind zu
beachten.
Bei einer Vergabe von Reinigungsdiensten an Dritte sind die Vergabestimmungen zu
beachten.
Wenn Reinigungsdienste durch eigenes Personal geleistet werden, müssen die tatsächlich
entstanden Kosten durch Vorlage entsprechender Originalunterlagen belegt werden. Für die
Anerkennungsfähigkeit gelten in vereinfachter Umsetzung der Richtlinien für die Reinigung
der Dienstgebäude der Freien und Hansestadt Bremen folgende Höchstsätze:
Reinigung von Büroräumen: € 0,75 pro qm /Monat
Sozial- und Arbeitsräume: € 1,00 pro qm und Monat

Abweichungen von diesen Regelungen bedürfen einer besonderen Begründung (z.B.
Vergleichsangebote) und einer schriftlichen Zustimmung durch die ZwStellen.
• Hausmeisterdienste
(anteilige) Hauswarts- und Hausmeistertätigkeiten können nur dann als Mietnebenkosten
anerkannt werden, wenn diese im Rahmen der allgemeinen Nebenkostenabrechnung durch
den/die VermieterIn der Räume berechnet und von dem/der VermieterIn direkt angestellt
wurde.
Zusätzliche Hauswarts- und Hausmeistertätigkeiten durch eigenes Personal des Trägers
sind grundsätzlich mit der Verwaltungskostenpauschale (administrative Kosten) abgegolten.
• Schönheitsreparaturen
Kosten für Schönheitsreparaturen / Renovierungen können in Ausnahmefällen
als Mietnebenkosten abgerechnet werden. Sie müssen jedoch bereits bei der
Antragstellung angegeben und begründet werden, die Anerkennung als
Mietnebenkosten unterliegt einer Einzelfallprüfung im Rahmen des Ermessens
durch die zwStellen. Ein Anspruch auf Anerkennung der geltend gemachten
Kosten besteht nicht.
• Reparaturen und Instandsetzungen
Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten sind im Regelfall durch den/die Vermieterin zu
tragen und daher nicht förderfähig.
Ausnahmen sind vor Veranlassung zu beantragen und zu begründen und bedürfen einer
Zustimmung durch die zwStellen.
• Reinigungsmaterial, Sanitärbedarf
Reinigungsmaterial für Reinigungsarbeiten sowie Sanitärbedarf (WC-Papier etc) ist nicht
unter Mietnebenkosten anerkennungsfähig. Ggf. sind diese Ausgaben unter Pos. 5.4.
(sonstige Kosten) zu beantragen und abzurechnen.
5. Mietverträge, die Eigenleistung durch den Träger beinhalten
Es handelt sich um Mietverträge, bei denen Leistungen nicht – oder nur teilweise - über die
Zahlung von Nebenkosten, sondern über Eigenleistung erbracht werden. Im Gegenzug ist
die Höhe der Nebenkosten geringer. Die im Grundsatz abrechenbaren Aufwendungen
entsprechen den unter Nr. 3 genannten.
Aus dem Mietvertrag muss hervorgehen, dass die Nebenleistungen durch den
Zuwendungsempfänger zu veranlassen sind.
Die Eigenleistung kann – mit u.g. Einschränkungen – durch eine Vergabe an Dritte oder
durch eigenes Personal erbracht werden. Die Vergabebestimmungen sind zu beachten.
Alle Aufwendungen müssen durch Vorlage von Originalbelegen nachweisbar sein.
• Für die Pflege einer Außenanlage können anteilige Kosten ausschließlich im Rahmen
einer externen Vergabe geltend gemacht werden.
• Winterdienste und Verkehrssicherheitsarbeiten können ebenfalls nur über externe
Vergabe geltend gemacht werden, da hier regelmäßig hohe Haftungsrisiken bestehen.

6. Mietverträge, die Reparaturen und Instandsetzungen als Eigenleistung beinhalten
Für Mieten aus Mietverträgen, die z.B. die Verpflichtung zur Übernahme von Reparaturen
und Instandsetzungen als Eigenleistung beinhalten und im Gegenzug eine geringere
Miethöhe vorweisen, gelten folgende Regelungen:
Für die Anerkennung der Mieten / Mietreparaturen /-nebenkosten wird diejenige Miete
zugrunde gelegt, die sich ohne die Verpflichtung zur Übernahme von Reparaturen und Instandsetzungen
für das Objekt ergeben würde. Eine Bestätigung des Vermieters ist erforderlich.
Die – belegmäßig nachzuweisenden – (anteiligen) Reparaturarbeiten im Projektzeitraum
werden maximal auf die Höhe der Differenz zwischen „fiktiver“ und tatsächlicher Miete im
Förderzeitraum begrenzt.
Eine Verrechnung mit anderen Ausgabepositionen ist nicht zulässig, auch nicht im Rahmen
der 20%-Grenze. Abweichungen von dieser Regelung bedürfen einer besonderen
Begründung und einer schriftlichen Zustimmung durch die ZwStellen. Die Regelungen sind
jeweils genau zu dokumentieren und im Prüfvermerk und Bewilligungsbescheid festzuhalten.
C. Berechnungshilfen
Beigef. Berechnungshilfe (Anlage VV Miete) erleichtert bei einer anteiligen
Mietkostenberechnung das Prüfverfahren.
Diese Verfahrensvereinbarung tritt am 04.08.2010 in Kraft

Erläuterung
Grundlage
Erläuterung
Ermittlung
3 qm für Unterricht und EDV, 5-10 qm für
Werkstätten
ab 3 qm
Mindestfläche pro TN
1
3-5 qm für Unterricht und EDV, 5-10 qm für
Werkstätten
bis 10 qm
Maximalfläche pro TN
2
Grundflächenpläne
Nutzflächen: Büros, Unterrichtsräume, Vortragsräume,
Werkstätten. Nebenflächen: Flure, WC´s, Treppen,
Sozialräume, Teeküchen, Kantinen, Lagerräume
Verhältnis Nutzflächen zu Nebenflächen
3
Grundflächenpläne
Die anerkennungsfähige Fläche errechnet sich aus: Fläche
pro TN, Faktor Nutzfläche/Nebenfläche und anteiliger
Nutzung im Jahr. Die Fläche pro TN muss zwischen min und
max liegen
Fall ausschließliche Nutzung ESF:
anerkennungsfähige Fläche alle TN
4
Jahresplanung Raumbelegung
Die anerkennungsfähige Fläche errechnet sich aus: Fläche
pro TN, Faktor Nutzfläche/Nebenfläche und anteiliger
Nutzung im Jahr. Die Fläche pro TN muss zwischen min und
max liegen
Fall Mehrfachnutzung: anerkennungsfähige Fläche
alle TN
5
Grundflächenpläne,
Personalliste
Anerkennungsfähig sind die im Antrag genannten
hauptamtlich Beschäftigten. Die anerkennungsfähige Fläche
errechnet sich aus: Fläche pro PM und dem Faktor anteilige
Beschäftigung im Projekt
anerkennungsfähige Fläche Projektmitarbeiter
6
Die Gesamtmietkosten umfassen die
Kaltmiete, die geprüften Nebenkosten, die
Kosten für Wasser und Abwasser sowie die
Energiekosten
Gesamtmietkosten,
Gesamtfläche
Die Kosten pro qm ergeben sich als Quotient aus den
Gesamtkosten/Gesamtfläche
Kosten pro qm
7
Vorergebnisse
Anrechnungsfähig sind: Summe der Flächen aus Schritt 4
oder/und 5 sowie 6, multipliziert mit den Kosten pro qm
anrechnungsfähige Flächen
8
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Beispiel: Mehrfachnutzung
Schritt 3
1.000
Gesamtfläche:
800
Hauptfläche:
200
Nebenfläche:
1,25
Faktor
Schritt 7
4.000
Jahresmiete:
1.000
Jahresnebenkosten (aus separater Prüfung):
5
Kosten Miete inkl. Nebenkosten pro Jahr qm:
anrechnungsfähig
Nutzung
im Jahr
Monate im
Jahr
qm qm mit Faktor Tag Woche Monat
Schritt 4 und 5
100 125,00 2009
Fall1, Raum 1 (reduziert von 200 auf 100)
10 TN 8:00-16:00 Mo-Fr 4 Wo 12,0 100% 625,00 €
Projekt ESF 1:
100 125,00 Tag Woche Monat Jahr
Fall 2, Raum 2
10 TN 8:00-16:00 Mo-Fr 4 Wo 6,0 50% 312,50 €
Projekt ESF 2:
200 250,00 Tag Woche Monat Jahr
Fall 3, Raum 3
20 TN 8:00-16:00 Mo-Fr 4 Wo 12,0 80% 1.000,00 €
Projekt ESF 3:
20 TN 18:00-20:00 Mo-Fr 4 Wo 12,0 20%
Projekt bbQ 1:
300 375,00 Tag Woche Monat Jahr
Fall 4, Raum 4
40 TN 8:00-12:00 Mo-Di 2 Wo 4,8 40% 750,00 €
Projekt ESF 4:
40 TN 14:00-18:00 Mi-Do 2 Wo 4,8 40%
Projekt bQ:
20 TN 19:00-21:00 Fr 1 Wo 2,4 20%
Projekt bbQ 2:
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