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PIS und Co.
Im Qualitätsmanagementsystem der EURAC führen
digitale Dienste die Wissenschaftler durch die
Unternehmensprozesse – damit diese den Kopf frei
haben für ihr Kerngeschäft: die Forschung.
Wer glaubt, Tickets erhalte man nur
an der Abendkasse oder im Reisebüro,
der irrt. Ebenso falsch liegt derjenige,
dem - liest er die drei Buchstaben PIS -
zwangsläufig vulgäre Gedanken durch
den Kopf schießen. An der EURAC PIS - t
man täglich und zwar in aller Öffentlichkeit.
Rot wird dabei niemand, höchstens
vor Ärger, sollte sich die Lieferung eines
bestellten Produkts einmal verzögern.
PIS ist die Abkürzung für Purchasing Information
System. Dahinter verbirgt sich
ein ausgeklügeltes, digitales Managementinstrument,
das in der EURAC den gesamten
Einkauf regelt.
Für eben jenes PIS und für zahlreiche
weitere computerbasierte Systeme, wie
das Ticket - System, mit dem die Mitarbeiter,
interne Dienstleistungen bestellen,
hat die EURAC im Frühjahr
dieses Jahres das ISO - Zerti-
fikat 9001:2000 erhalten.
Die ISO - Auditoren prämierten
damit das Qualitätsmanagementsystem
des Forschungszentrums,
in dem PIS und Co.
zahnradartig ineinander greifen
und die gesamten Unternehmensprozesse
steuern.
„Das Managementsystem der
EURAC ist vollständig integriert,
konsistent, normkonform, sehr
effizient und schlank aufgebaut“, schreiben
die Auditoren Erich und Konrad
Schreiber in ihrem abschließenden Bericht.
Es könne, so fahren sie fort, als Vor-
bild für zahlreiche Organisationen dienen.
Als großes Plus sehen sie den „hohen
IT - Durchdringungsgrad“ durch die
computerbasierten Systeme an.
In der Tat funktioniert an der EURAC nahezu
alles automatisch. Plant ein Wissenschaftler
eine Dienstreise, gibt er die geschätzten
Fahrt - , Übernachtungskosten
und Abwesenheitstage in das PIS ein. Das
System informiert automatisch per Mail
seinen Vorgesetzten. Gibt dieser sein OK,
landet die Anfrage in der Personalabteilung
und beim Buchhalter. Binnen weniger
Minuten kann der Wissenschaftler
sich dort – falls nötig – einen Vorschuss
zur Deckung der anfallenden Reisespesen
auszahlen lassen.
„Workflow - getrieben“, nennt Dietmar
Die Verwaltungsprozesse sind
mittlerweile so ausgefeilt, dass
die EURAC nahezu beliebig
expandieren kann, ohne dass
neue Verwatungsmitarbeiter
eingestellt werden müssen.
Dietmar Laner
Laner, Leiter der IT - Abteilung und Vater
des Qualitätsmanagementsystems, diese
digital gesteuerten Prozesse. „Die IT - Systeme
übernehmen bei uns den aktiven
Part im Unternehmensalltag. Sie führen
die Mitarbeiter durch die Prozesse“, erklärt
er.
Durch seitenlange Regelwerke,
wie sie früher üblich waren,
muss sich an der EURAC
niemand mehr kämpfen. „Wir
beschränken uns auf wenige,
grundsätzliche Regelungen. Alles
weitere funktioniert automatisch;
damit die Mitarbeiter
den Kopf frei haben für ihr „core
business“, die Forschung“, erläutert
Laner.
Hinter allen IT - basierten Systemen
steht der Gedanke einer
modernen, schlanken Unternehmenskultur,
eines „Lean - Managements“, wie
Dietmar Laner die flachen Hierarchien
und den kleinen Verwaltungsapparat im
Forschungszentrum bezeichnet. „Die EU-
RAC hat es geschafft, von den klassischen
Strukturen wegzukommen, wo jeder seine
Sekretärin hatte, die für die „niederen“
Arbeiten zuständig war. Jeder macht bei
uns alles selbst. Erleichtert und beschleunigt
wird unsere Arbeit durch die IT - Systeme.“
Die Verwaltung ist dabei auf ein
Minimum reduziert. Derzeit arbeiten 180
Mitarbeiter an der EURAC. Knapp 40
von ihnen sind in den Servicebereichen
beschäftigt. Der Rest forscht und lehrt.
Doch leidet unter all’ dem Automatisieren
nicht das „Miteinander“
im Unternehmen? „Nein!“, widerspricht
Dietmar Laner. „Wir legen höchsten Wert
auf die aktive Beteiligung der Mitarbeiter.
Zu einem erfolgreichen Qualitätsmanagement
gehört es, sich ständig in Frage
zu stellen und sich gemeinsam kontinu-
ierlich zu verbessern.“
Dies funktioniert im Forschungszentrum
über die EURACworld, einer Lern - und
Wissensplattform, auf der das gesamte
Managementsystem abgebildet ist. Per
Intranet erreicht die Plattform die Bildschirme
der Wissenschaftler. Dort können
neue Ideen platziert und diskutiert
werden.
Miteingespeist ist dort auch das Organisationshandbuch,
in dem die Mitarbeiter
die – wenigen - grundlegenden Regelungen
des EURAC - Alltags nachschlagen,
und vor allem zur Diskussion stellen
können.
„Die für alle Mitarbeiter mögliche kontext
- sensitive Partizipation an der in diesem
System festgehaltenen Unternehmenskultur
ist einmalig und setzt eine
kooperative Führung voraus, die in der
EURAC in einer selten sichtbaren Form
Derzeit arbeiten 180 Mitarbeiter
an der EURAC. Knapp 40
von ihnen sind in den Servicebereichen
beschäftigt. Der Rest
forscht und lehrt.
Dietmar Laner
angetroffen wurde“, loben die ISO - Auditoren
in ihrem Bericht die Umsetzung
des Prinzips der „Lernenden Organisation“
am Forschungszentrum.
„Unsere Wissenschaftler sind hoch gebildete
Menschen. Logisch, dass wir das intelligente
Potential, das wir im Hause haben,
auch für die Verbesserung unserer
Prozesse und unserer Servicebereiche
nutzen möchten“, erlärt Laner.
So enden an der EURAC die kleinen Probleme
des Forscheralltags, wie die Diskussion
„Laptops contra PCs“ oder das
Für und Wider einer neuen Statistiksoftware
nicht als Tratsch im Treppenhaus,
sondern in der EURACworld. Dort kann
jedes Problem gleich mit den zuständigen
Mitarbeitern besprochen und gelöst
werden.
Wenn dann doch getratscht wird, im
Treppenhaus der EURAC, dann über gemeinsame
Wanderungen am Wochenende
oder geplante Dienstreisen. Pikierte
Gesichter zeigen dann lediglich neue
Mitarbeiter, wenn sie bei solchen Gesprächen
gefragt werden, ob sie denn bereits
ge - PIS - t hätten.
Julia Reichert / EURAC
Wissenschaftskommunikation
julia.reichert@eurac.edu
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