Erfolg_Ausgabe Nr. 3 - April 2012

52 ERFOLG Management
Ausgabe 3 April 2012
Schritt für Schritt effizienter arbeiten durch KAIZEN
2. Teil der KAIZEN-Serie: Flexibilität am Arbeitsplatz
Wissen Sie…
…wer was wie gut in Ihrem Unternehmen
kann?
…wer bei Bedarf für Kollegen einspringen
kann?
…wo Defizite sind und wo Weiterbildungsbedarf
besteht?
Die «Qualifikationsmatrix» ist eine KAIZEN-
Methode, die Antworten auf diese Fragen
gibt und mit der Sie in Ihrem Unternehmen
Flexibilität garantieren. Sie steigert die Effizienz
Ihres Betriebs und schafft eine wichtige
Voraussetzung, damit Prozesse «lean»
ablaufen können.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Kunde
meldet sich telefonisch bei Ihrem Unternehmen
und möchte ein Angebot einholen.
Da die Anfrage ausserhalb Ihrer Prognose liegt,
muss Ihr Unternehmen eine tagespreisabhängige
Zutat einkaufen. Gerade derjenige Mitarbeiter
Ihrer Einkaufsabteilung, der die Expertise
und persönlichen Kontakte zu den
entsprechenden Zulieferern hat, ist an diesem
Tag jedoch unpässlich.
Der automatisierte Prozess gerät ins Stocken.
Das Angebot wird mit einem Tag Verspätung
fertig gestellt – Ihr potenzieller Kunde hat sich
bereits für die Offerte eines Mitbewerbers
entschieden. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Situation lässt sich, leicht verändert, auf
nahezu jeden Geschäftsbereich übertragen.
Dabei sind solche Pannen nicht nur ärgerlich
für Kunden und Unternehmer, zudem teuer
und belasten das Betriebsklima, sie sind vollkommen
überflüssig.
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Auf Wiedersehen Rapportstapel
KAIZEN hat ein effektives Instrument entwickelt,
das Ihnen hilft, Blockaden in standardisierten
Abläufen zu vermeiden
Selbstverständlich ist, dass Mitarbeiter entsprechend
qualifiziert sein müssen, damit ein
reibungsloser Fluss gewährleistet ist und nicht
ein Engpass die nachfolgenden Glieder in der
Prozesskette blockiert. Mindestens genauso
wichtig ist es jedoch, jederzeit einen raschen
Zugriff auf den betriebsinternen Know-how-
Pool sicherstellen zu können. Die KAIZEN-Antwort
auf diese Herausforderung ist die Qualifikationsmatrix.
So funktioniert die Qualifikationsmatrix
Legen Sie eine Matrix an, in der auf der y-
Achse alle notwendigen Qualifikationen Ihres
Arbeitsbereichs gelistet sind. Auf der x-Achse
führen Sie jeden einzelnen Mitarbeiter auf.
Bitten Sie diese nun selbst einzuschätzen, wie
gut sie die genannten Qualifikationen erfüllen.
Dazu bedienen Sie sich einer, vorher festzulegenden,
unmissverständlichen Symbolik.
Die Selbsteinschätzung Ihrer
Mitarbeiter wird anschliessend
gemeinsam im Team
diskutiert und die Ergebnisse
in die Qualifikationsmatrix
eingetragen.
Veröffentlichen Sie die fertige
Qualifikationsmatrix
gut sichtbar am Info-Board
sowie im Intranet. So können
sich Vorgesetzte und
Kollegen jederzeit einen
Überblick verschaffen, wer
Die Revolution im Rapportwesen!
Erfassen Sie alle wichtigen Daten gleich da,
wo Sie im Einsatz sind. Mit den elektronischen
Rapportblöcken von Simplex. Vorbei
die Zeit des mühseligen Nacherfassens.
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im Team was wie gut kann und wer in einer
Vertretungs- oder Notfallsituation schnell und
flexibel einspringen kann.
Selbstredend muss eine Qualifikationsmatrix
nicht nur erstellt, sondern auch gepflegt und
aktualisiert sowie korrekte Weiterbildungsmassnahmen
daraus abgeleitet werden. Diese
Aufgabe kann beispielsweise durch den
Bereich Personalentwicklung übernommen
werden.
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www.kaizen.com
Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz durch die Qualifikationsmatrix
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