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Organisation einer Auslandsreise
Seminararbeit 1.Führungskräfteausbildung für
Blasmusikfunktionäre Nord 2007/2008
von
Christian Diwold
08. Mai 2008

1. Vorwort
Seit wenigen Monaten bin ich Obmann der Marktmusikkapelle Ried in der Riedmark. Von
meinem Vorgänger wurde ich schon vor meiner Wahl als zukünftiger Obmann
vorgeschlagen und daher habe ich mich entschieden, beim Führungskräfteseminar vom
Österreichischen Blasmusikverband teilzunehmen!
Ich hatte großes Glück, denn es gab diesen Kurs erstmalig für Führungskräfte in
Oberösterreich und es half mir, meinen eigenen Führungsstil als neu gewählter Obmann zu
finden. Es war schwer für mich, in die Fußstapfen von meinem Vorgänger zu treten,
besonders da dieser seine Arbeit mit 100 prozentiger Genauigkeit und mit vollem Einsatz
verrichtet hatte.
Anfänglich war ich auch im Zweifel, ob ich überhaupt der Richtige für die
Obmanntätigkeit sei und ob ich die Arbeit zur Zufriedenheit der Vereinsmitglieder machen
könne.
Mit dem Seminar habe ich diese Zweifel ablegen können und so kann ich mit viel mehr
Selbstbewusstsein den Verein leiten.
Ich kann das Führungskräfteseminar nur weiterempfehlen, besonders an jene, die in ihrem
Verein etwas ändern oder umstellen möchten!
Das Thema für meine Seminararbeit „Organisation einer Auslandsreise“ habe ich gewählt,
da wir Ende Mai 2008 eine Konzertreise in das Nachbarland Schweiz unternehmen
werden. Für mich als junger unerfahrener Obmann ist dies gleich einmal eine große
organisatorische Herausforderung.
Bedanken möchte ich mich in diesem Vorwort bei allen, die mir bei der Organisation
behilflich waren bzw. sind. Besonders möchte ich aber unseren Bürgermeister und
Musikkamerad Ernst Rabl erwähnen, der uns diese Konzertreise auf Grund seiner guten
Beziehungen in die Schweiz vermittelt hat.
Ein Dankeschön auch dem Team, die vorab in die Schweiz zur genaueren Abklärung
gefahren sind.
Bei der Präsentation der Seminararbeit am 7. Juni 2008 ist die Reise bereits vorbei und
dann kann ich bereits näher über unsere Auslandsreise berichten.
Organisation einer Auslandsreise Seite 2

2. Inhaltsverzeichnis
Inhalt
1. Vorwort .............................................................................................................................. 2
2. Inhaltsverzeichnis .............................................................................................................. 3
3. Wie kam es zur Auslandsreise ........................................................................................... 5
3.1 Grundlegende Informationen .............................................................................................. 5
3.2 Kurzbeschreibung der Reise und Beschluss im Vorstand ..................................................... 5
4. Genauere Planung / Ablauf der Konzertreise .................................................................... 6
4.1 Vortrupp zur genaueren Planung ......................................................................................... 6
4.1 Musikalische Zugeständnisse ............................................................................................... 7
4.2 Unterkunft ............................................................................................................................ 8
4.3 Technische Einrichtungen .................................................................................................... 9
4.4 Rahmenprogramm ............................................................................................................... 9
4.5 Versorgung seitens Veranstalter ........................................................................................ 10
5. Finanzierung .................................................................................................................... 10
5.1 Bus/Fahrtkosten ................................................................................................................. 10
5.2 Voraussichtlicher Kostenfaktor für unseren Verein ........................................................... 11
5.3 Ansuchen / Förderung seitens Gemeinde .......................................................................... 11
5.4 Endgültige Finanzierung ..................................................................................................... 12
5.5 Landesförderung für Konzertreisen ................................................................................... 13
6. Stimmung innerhalb des Vereins ..................................................................................... 13
7. Infozettel .......................................................................................................................... 14
8. Zollbestimmungen ........................................................................................................... 16
9. Versicherung .................................................................................................................... 17
9.1 Versicherung der Personen ................................................................................................ 17
9.2 Transportversicherung ....................................................................................................... 17
9.3 Instrumentenversicherung ................................................................................................. 17
10. Kinder und Jugendliche ................................................................................................. 18
10.1 Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten ..................................................... 18
10.2 Betreuung der Kinder und Jugendlichen .......................................................................... 19
10.3 Entschuldigung für die Schule .......................................................................................... 19
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11. Public Relation .............................................................................................................. 20
12. Sonstiges ........................................................................................................................ 20
12.1 Gastgeschenk und Ansprache .......................................................................................... 20
12.2 Protokollführung .............................................................................................................. 20
13. Zusammenfassung in einer Checkliste .......................................................................... 21
14. Literatur und Quellenverzeichnis .................................................................................. 23
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3. Wie kam es zur Auslandsreise
3.1 Grundlegende Informationen
Unsere Heimatgemeinde Ried in der Riedmark hat mehrere Partnergemeinden aus
Österreich, Deutschland und der Schweiz. Diese haben ebenfalls den Ortsnamen Ried und
so gibt es jährlich eine Art „Riedertreffen“. Unser Bürgermeister hatte im Jahr 2004 die
„Schweizer Rieder“ in unsere Heimatgemeinde eingeladen. Die Einladung war am selben
Wochenende, als unsere Musikkapelle das Bezirksmusikfest in Ried veranstaltete. Die
Freunde aus der Schweiz waren überwältigt, was die österreichische Blasmusik in Form
der Marschwertung bot! Aber nicht nur das Wertungsspiel blieb ihnen in Erinnerung,
sondern auch die musikalische Abendgestaltung der Stadtkapelle Haag und auch das
Frühschoppenprogramm der Gastkapelle aus Schwaz in Tirol begeisterte sie sehr.
Die „Schweizer Rieder“ hinterließen damals schon die Botschaft, dass sie unsere Kapelle
einmal in die Schweiz einladen werden, falls ein größeres Fest dort stattfindet.
Anfang 2007 informierte unser Bürgermeister den Vorstand unseres Musikvereins, dass
die Schweizer zu ihm Kontakt aufgenommen haben. Ein großes Fest ist Ende Mai 2008
geplant und sie würden dazu unsere Musikkapelle für die musikalische Umrahmung
einladen!
3.2 Kurzbeschreibung der Reise und Beschluss im Vorstand
Bei dem Fest handelt es sich um ein Kantonalschwingfest. Schwingen 1 ist eine in der
Schweiz beliebte Variante des Ringens, welche auf Sägemehl ausgeübt wird. Das
Schwingen gilt als Nationalsportart.
Es wird diese Tradition sehr hoch gehalten und daher gibt es auch große Bewerbe für
diesen Wettkampf. Dazu gehört natürlich auch ein Festzelt und dementsprechende
Abendunterhaltung.
Die Veranstaltung findet vom Freitag, 30. Mai bis Sonntag, 1. Juni 2008 in der Ortschaft
Ried bei Kerzers statt.
Am Freitagabend ist eine Eröffnungsfeier geplant, wo unser Musikverein gemeinsam mit
der Musikgesellschaft Ferenbalm (nachbarort von Ried bei Kerzers) „aufspielen“ soll. Das
Hauptabendprogramm in musikalischer Hinsicht ist der Samstagabend. Nach der
Siegerehrung soll Stimmungsmusik geboten werden. Am Sonntagvormittag ist ein
1 http://de.wikipedia.org/wiki/Schwingen
Organisation einer Auslandsreise Seite 5

Abschluss des Festes geplant, wo wir in Marschformation die Ehrengäste und Sponsoren
empfangen sollen.
Neben den musikalischen Auftritten gibt es für die Musikanten auch die Möglichkeit ein
kulturelles Angebot zu nutzen.
In der Vorstandssitzung wurde nach kurzer Beratschlagung mit 100%iger Zustimmung
beschlossen, die Einladung der Schweizer anzunehmen. Mein Vorgänger Obmann Franz
Schatz bat um positive Werbung für diese Reise innerhalb des Vereins und verlangte, dass
sich eine Gruppe von 4-5 Personen mit der Organisation der Reise beschäftigen soll.
Unser Bürgermeister ersuchte diese Gruppe auch in die Schweiz zu fahren, um vor Ort
genaueres mit den Festhauptverantwortlichen auszumachen.
Das Organisationsteam stellte sich aus folgenden Personen zusammen:
Obmann Christian Diwold (Hauptverantwortlicher)
Kapellmeister Martin Peterseil
Schriftführer Michael Wöckinger
Bürgermeister Ernst Rabl
Franz Schatz (Obmann Vorgänger)
4. Genauere Planung / Ablauf der Konzertreise
4.1 Vortrupp zur genaueren Planung
Wie in der Vorstandssitzung beschlossen, machte sich im Oktober 2007 eine kleine
Gruppe auf den Weg in die Schweiz um Genaueres mit den Festverantwortlichen
abzuklären.
Die „Rieder Schweizer“ waren sehr gastfreundlich und hatten auch schon genaue
Vorstellungen, wie das Fest ablaufen sollte. Neben den Besprechungen zeigten sie unserem
„Vortrupp“ mögliche Ausflugsziele und hatten auch ein tolles Rahmenprogramm
vorbereitet. Der Ausdruck „die Schweizer Genauigkeit“ kam auch bei den Besprechungen
zum Vorschein, denn es wurde Vieles bis ins kleinste Detail geplant.
Allgemein kann ich empfehlen vorab zum Zielort zu fahren. Vor Ort kann man im Vorfeld
ein Rohkonzept ausarbeiten. Man erspart sich dadurch viele Telefonate und schriftliche
Abklärungen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich vorher ein besseres Bild von der
Veranstaltung machen kann.
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4.1 Musikalische Zugeständnisse
Es wird vom Veranstalter klar gemacht, dass sowohl am Freitag als auch am Samstagabend
die Musik im Mittelpunkt stehen wird.
Am Freitagabend soll abwechselnd mit der Musikgesellschaft Ferenbalm
Unterhaltungsmusik geboten werden. Die Schweizer haben es als „leichte Musik“
bezeichnet. Sie meinen damit eher eine traditionelle Musikrichtung wie Marsch, Polka und
Ähnliches.
Der Veranstalter äußerte auch den Wunsch, dass eine weitere kleine Gruppierung spielen
soll. Hierfür könnte aus den Reihen unserer Musikkapelle entweder das „Brassensemble“
oder die „Tanzlmusi“ spielen.
Das Samstagabendprogramm soll mit einer stimmungsvollen Unterhaltungsmusik
umrahmt werden. Wir haben zugesagt, dass wir mit diversen Gesangsnummern, kleinen
Bühnenshows und einen Pausenunterhalter für Stimmung im Zelt sorgen werden.
In unserem Repertoire haben wir viele Gesangsnummern für Frühschoppen und Konzerte.
In Richtung Stimmungsmusik hat uns unser Kapellmeister im letzten Jahr viel einstudiert
und es ist uns bei diversen Frühschoppen gelungen eine tolle Stimmung zu erzeugen.
Im Verein haben wir gute Sängerinnen und Sänger, die es möglich machen zwischen
verschiedensten Musikrichtungen zu variieren.
Gesangsnummern sind bei solchen Auftritten immer sehr wichtig und eine gute
Abwechslung zu den instrumentalen Stücken.
Da wir auch in Richtung moderne Unterhaltungsmusik spielen möchten, nehmen wir
außerdem auch noch einen E – Gitarristen mit und ein Musiker aus unseren Reihen wird
zusätzlich auch noch mit einem E-Bass begleiten. Somit sollten wir eine breite Basis
spielen können. Unser Programm wird vom „Deutschmeister Regimentsmarsch“ bis zum
„Smoke on the Water“ reichen. Die Sängerinnen und Sänger werden sich bei diversen
Gesangsnummern dementsprechend verkleiden und auch kleine Bühnenshows
präsentieren.
Am Sonntagvormittag soll während dem Eintreffen der Ehrengäste und Sponsoren ein
kleines Platzkonzert vor dem Festzelt gespielt werden. Dazu werden wir in
Marschformation verschiedene Märsche spielen.
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4.2 Unterkunft
Es gibt das Angebot bei Gastfamilien zu übernachten. Da wir mit 58 Personen anreisen
und die Gastfamilien maximal 28 Personen aufnehmen können, wird ein Hotel für die
restlichen Musikanten reserviert.
Die Ferenbalmer Musikgesellschaft nimmt einen Teil von uns privat auf und hat dafür eine
Liste für die Aufteilung geschickt. Als ich durchfragte, wem es nichts ausmachen würde
bei Familien zu übernachten, kamen erstaunlich viele positive Rückmeldungen. Bei
Gastfamilien erfährt man einfach mehr über die Gesellschaft und über die Kultur der
Umgebung.
Hurni Ueli 3206 Ferenbalm 3 Personen
Ruprecht Rita 3206 Gammen 2 Personen
Oppliger Karin 3206 Gammen
Krummen Walter 3206 Gammen
3 Personen
Etter Daniel 3215 Gempenach 1 Person
Herren Christoph 3207 Wileroltigen 1 Person
Hofer Hans-Peter 3206 Rizenbach 2 Personen
Hofer Hanspeter 3207 Wileroltigen
Hofer Nelly 3207 Wileroltigen
2 Personen
Hofmann Franziska 3207 Wileroltigen 1 Person
Hofmann Fritz 3207 Wileroltigen 2 Personen
König Beat 3205 Gümmenen 2 Personen
Rentsch Walter 3206 Gammen 2 Personen
Rytz Peter 3206 Biberen 2 Personen
Stooss Fritz 3207 Wileroltigen 1 Person
Tschannen Christa 3206 Wallenbuch 2 Personen
Werren Rudolf 3206 Rizenbach 2 Personen
Das Hotel ist im Nachbarort der Festveranstaltung und es wurden für weitere 30 Personen
und Busfahrer Betten reserviert. Kosten pro Nacht und Person beziehen sich auf einen
Spezialpreis von 70 CHF (=42€).
1 Einzelzimmer Buschauffeur (Gratis)
5 Doppelzimmer
4 3 Bett-Zimmer
2 4 Bett Zimmer
Die Einteilung der Betten erfolgt in Absprache mit den Musikern, denn es soll sich jeder
selber die Unterkunft und Zimmerkollegen aussuchen können!
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4.3 Technische Einrichtungen
Dem Organisationskomitee vom Schwingfest haben wir auch gesangliche Darbietungen
versprochen und dafür benötigen wir auch eine Verstärkeranlage.
Die vereinseigene Verstärkeranlage kann aus Platzgründen im Bus nicht mitgenommen
werden. Daher wurde uns zugesagt, dass eine gute Musikanlage inklusive Techniker zur
Verfügung gestellt wird.
Das Schlagzeug benötigt ebenfalls viel Platz im Bus, daher wird eine Liste an die
Musikgesellschaft geschickt, was alles an Schlagwerkzubehör benötigt wird.
Marschbecken
Große Trommel
Congas
Bongos
Cabasa
Cowbell
Triangel
WindChimes
Drumset
Zweite kl. Trommel
Große Trommel inkl. Traggurt
Kleine Trommel inkl. Traggurt
In CH vorhanden In CH nicht vorhanden
Die Bühnengröße sollte für 55Personen ausgelegt sein und ca. 100 – 120m² groß sein. Es
werden auch die Sessel (ca. 54 Stück) und Notenpulte (mind. 50 Stück) bereit gestellt.
Es gibt auch einen eigenen Raum, wo die Instrumente über das gesamte Wochenende
aufbewahrt und versperrt werden können.
4.4 Rahmenprogramm
Eine Konzertreise hat auch den positiven Nebeneffekt, dass man eine andere Kultur
kennen lernen kann. Darum sollte man sie unbedingt auch für Ausflüge nutzen und ein
dementsprechendes Rahmenprogramm vorbereiten.
Bei unserem Ausflug ist für Samstagvormittag eine Stadtbesichtigung in Murten
vorgesehen. Murten ist eine schöne Altstadt mit geschichtlichen Hintergründen. Nach der
Stadtführung besteht die Möglichkeit einen kleinen Einkaufsbummel in den kleinen
Gassengeschäften zu machen.
Organisation einer Auslandsreise Seite 9

Über die Mittagszeit werden wir gemeinsam mit der Musikgesellschaft Ferenbalm eine
Schifffahrt am Murtensee unternehmen. Je nach Witterung wird eventuell zur Mittagszeit
auf einer Insel gegrillt.
Samstagnachmittag ist dann geprägt vom Schwingfest, bei dem wir uns das
„Wyberschwingen“ (Frauenbewerb) ansehen werden.
4.5 Versorgung seitens Veranstalter
Schon bei den Vorgesprächen zeigten sich die Schweizer sehr gastfreundlich, daher bin ich
sehr zuversichtlich, dass die Reise gut verlaufen wird.
Folgende Verpflegung wurde uns zugesagt:
Freitag: Abendessen
Samstag: Mittagessen und Abendessen
Sonntag: Mittagessen
Frühstück gibt es in den Privatunterkünften bzw. im Hotel, da ist das Frühstück im Preis
inkludiert.
Freundlicherweise werden unsere Musiker und Musikerinnen von den Privaten
Unterkünften, privat zu den jeweiligen Treffpunkten gefahren.
5. Finanzierung
5.1 Bus/Fahrtkosten
Ausgehend von den mitfahrenden Personen wurden Angebote für einen Bus mit 58
Sitzplätzen eingeholt. Es ist zu empfehlen mehrere Angebote einzuholen, um diese
vergleichen zu können.
Viele Vereine haben bereits ein Standardbusunternehmen, mit dem es diverse Ausflüge
unternimmt. Es schadet aber nicht, auch andere Reiseunternehmen anzufragen. Der
Preisunterschied kann dabei sehr hoch sein.
Das beste Angebot bezieht sich bei unserer Reise auf 2900€.
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5.2 Voraussichtlicher Kostenfaktor für unseren Verein
Die Kosten vom Hotel müssen bezahlt werden:
30 Personen mit je 2 Übernachtungen => daraus errechnet sich mit 42€/Nacht eine
Gesamtsumme von 2520€
Die Verpflegung während der langen Busreise wird auch vom Verein übernommen und
wird mit einer Summe von 200€ geschätzt.
Für diverse Gastgeschenke, Blumen oder Ähnliches werden 300€ geschätzt.
Insgesamt würden sich die Kosten auf 5920€ belaufen.
Da sich unser Verein eine solche Summe nicht leisten kann, wurde ein Ansuchen für die
Unterstützung seitens der Gemeinde verfasst (siehe Punkt 5.3).
Da normalerweise bei Ausflügen zumeist auch ein Essen oder Jause mit Getränken bezahlt
wird, würde dies für 58Personen zusätzlich 800 – 900€ ausmachen.
5.3 Ansuchen / Förderung seitens Gemeinde
Da uns die Konzertreise unser Bürgermeister vermittelt hat und das Reiseziel auch eine
Partnergemeinde unseres Heimatortes ist, wurde uns schon im Vorfeld eine finanzielle
Unterstützung seitens der Gemeinde zugesagt.
Dafür wurde ein Ansuchen für den Gemeindekulturausschuss verfasst:
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Sehr geehrte Damen und Herren,
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
lieber Ernst,
aufgrund der guten Beziehungen zur Partnergemeinde von Ried in der Riedmark, der Gemeinde Ried bei
Kerzers hat es Bgm. Ernst Rabl eingefädelt, dass wir zu einer Konzertreise in die Schweiz eingeladen
wurden. Dies ist für uns zum Einen eine große Ehre und Freude, zum Anderen auch Pflicht als
Marktmusikkapelle die Gemeinde Ried im Ausland dementsprechend gut zu repräsentieren. Der
Schweizbesuch wird vom 30.5.2008 bis zum 1. Juni 2008 stattfinden. Im Rahmen eines
Kantonalschwingfestes dürfen wir auftreten. Schwingen ist in der Schweiz eine Nationalsportart – ähnlich
dem Ringen. Im Zuge einer Vorbereitungsfahrt Anfang November des letzten Jahres konnte die Reise bzw.
das Programm bereits grob geplant werden.
Wie bekannt, ist die Marktmusikkapelle Ried mittlerweile ein 60 MusikerInnen starker Klangkörper und ca.
45 davon werden in die Schweiz mitfahren.
Die Konzertreise stellt für uns nicht nur eine musikalische Herausforderung dar, sondern wird sich natürlich
auch finanziell dementsprechend niederschlagen. Wir rechnen mit Gesamtkosten von ca. € 5.500.-. Ein
Großteil davon entfällt auf die Buskosten. Bei der Unterkunft werden wir hauptsächlich privat untergebracht
werden.
Daher möchten wir die Gemeinde Ried bitten, uns bei der Konzertreise nach Ried bei Kerzers finanziell zu
unterstützen.
Wir hoffen auf eine positive Entscheidung unseres Ansuchens.
Freundliche Grüße
Marktmusikkapelle Ried
Christian Diwold
Obmann MKK Ried in der Riedmark
Der Kulturausschuss kam in seiner Sitzung zu dem Ergebnis, dass die gesamten Buskosten
seitens der Gemeinde übernommen werden. Die Bedingung seitens der Gemeinde, dass
einige Gemeindevertreter mit uns im Bus mitfahren, stellte kein Problem dar.
5.4 Endgültige Finanzierung
Es wurde in der Arbeitsgruppe diskutiert, ob ein Selbstkostenbeitrag der Mitfahrer
einkassiert werden soll.
Da es aber schwierig ist, eine gerechte Aufteilung zwischen Hotel und Privatunterkunft zu
machen, wurde dem Vorstand vorgeschlagen, dass die Gesamtkosten innerhalb des Vereins
getragen werden. Dafür soll jedoch kein Mittagessen bzw. Jause bei der An/Heimreise
bezahlt werden.
Die Kosten von ca. 3000€ wurden im Vorstand beschlossen.
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5.5 Landesförderung für Konzertreisen
Bei der Landesregierung für Kunst und Kultur habe ich bezüglich Förderungen unserer
Reise nachgefragt. Leider bekam ich von der zuständigen Ansprechperson zu hören, dass
nur längere Konzertreisen auf Musikfestivals oder internationale Wertungsspiele gefördert
werden.
Ich werde dennoch eine Förderung schriftlich beantragen, da ich der Meinung bin, dass
Konzertreisen jeglicher Art vom Land gefördert werden sollten. Schließlich präsentiert
man das Heimatland im Ausland und wie könnte man das besser machen als durch die
Musik?
6. Stimmung innerhalb des Vereins
Unsere Kapelle hatte bereits öfters die Möglichkeit bei Konzertreisen teilzunehmen. Leider
hatten wir auch schon ein paar Mal das Pech, dass unsere Aufführungen vor wenig
Publikum statt fanden. Dies war natürlich nicht sehr motivierend, jedoch sind uns bis jetzt
alle Konzertreisen oder Musikkapellenaustausche gut in Erinnerung geblieben. Vor allem
sind solche Fahrten besonders für die Kameradschaft und Gesellschaft innerhalb des
Vereins sehr wichtig.
Der Vorstand musste daher wenig Überzeugungsarbeit leisten, um unsere Musiker für die
Auslandsreise zu motivieren.
Jedes Jahr nach dem Frühjahrskonzert fehlt den Musikern die gewisse Motivation für die
weiteren Proben. Aber gerade für die Vorbereitung auf die Konzertreise ist eine intensive
Weiterarbeit erforderlich. Daher wurde immer wieder die Wichtigkeit der Proben für die
Konzerttour in den Vordergrund gestellt. Sollte jemand zu wenig in den Proben sein, so
dürfe er oder sie nicht bei der Konzertreise teilnehmen.
57 Personen fahren mit auf die Konzertreise. 13 aktive Musiker sind nicht dabei. Es besteht
bei diesen 13 Personen kein Desinteresse, sondern es hat jeder einzelne von ihnen triftige
Gründe. In den meisten Fällen sind es berufliche Situationen. Daher kann man sagen, dass
sich die gesamte Musikkapelle auf die Konzertreise freut. Der Kapellmeister und der
Obmann sind aber sehr gefordert, damit die Stimmung auch weiterhin gut bleibt, da es
neben der Probenarbeit auch viele Ausrückungen im selben Monat gibt.
Organisation einer Auslandsreise Seite 13

7. Innfozettel
Dammit
der Ablauuf
der Konzzertreise
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Überbllick
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auf nichts s
vergiisst:
Die KKonzertreise
inn
die Schweiz (30. Mai – 1. Juni 2008) st teht vor der Tüür
und darum gibt es dazu noch n ein
paar wwichtige
Inforrmationen:
Donnnerstag,
29. MMai
abends: Beeladung
Bus mmit
Gepäck un nd Instrumentee
(Zeit wird nnoch
bekannt gegeben) g
Freitaag,
30. Mai:
‐ 4:00Uhr AAbfahrt
vom MMusikheim
– AAnreise
in lockerer
Zivilkleeidung
‐ Diverse Paausen
während
der Fahrt (FFrühstück,
Jau use usw.)
‐ Mittagesseen
in der Schwweiz
‐ Weiterfahrrt
via Sarganss
– Walensee – Wädenswil – Hirzel – Chham
– Luzern – Oftringen – Bern
‐ Ca. 16:00 Uhr Ankunft Ried/Kerzerss
– Empfang durch d die Musikgesellschaftt
Ferenbalm
‐ Verteilungg
auf die Gastfamilien
bzw. . das Hotel „E Enge“
‐ 18:30 offizzieller
Empfang
am Festgellände
in Trach ht
‐ Abendesseen
und geselliiger
Abend miit
MG Ferenbalm.
Auch wir
spielen dort!
‐ Rückkehr in die Unterkkunft
mit Gastffamilie
bzw. Bus B
Samsstag,
31. Mai:
‐ Treffpunkkt
9:00 Uhr (zzivil)
Hotel Ennge
(Murten): Möglichkeit eeiner
geführteen
Stadtbesich htigung in
Murten geeleitet
von Ernnst
Maeder unnd
Ueli Hurni oder o Zeit frei verfügbar
‐ Gegen Mittag
je nach WWitterung:
Schhifffahrt
über See S nach Prazz:
Apero (=leiichter
Eintrun nk) und
Grillpicknnick
‐ 14:30 Fahhrt
zum Schwinngfest
(in ziviil)
‐ 15:00 Zuschauen
und AAnfeuern
beimm
Wyberschwi ingen
‐ 16:30 Fahhrt
ins Hotel bzzw.
Gastfamillien
und Umkl leiden: Zeit umm
die Füße hooch
zu lagern und ggf.
ein Bier zuu
trinken
‐ 18:30 Fahhrt
zum Festgeelände
(Trachtt)
‐ 19:00 Abeendessen
im FFestzelt
‐ 20:30 Abeendprogramm:
unser Hauptauftritt.
Wir sind
für die Unnterhaltung
imm
Festzelt zust tändig.
Dauer je nnach
Stimmunng
‐ Ein Shuttlebus
zur indivviduellen
evenntuellen
Rück kfahrt steht zurr
Verfügung ooder
Abmachu ung mit
Gastfamiliie
Sonnttag,
1. Juni:
‐ 9:00 Abfaahrt
in Tracht zzum
Festgelännde
Orgaanisation
eiiner
Auslanndsreise
Grüüezi
liebbe
Schw weizreiseende!
Seite 14

‐ 10:00 Platzmarschkonzert beim Eintreffen der Ehrengäste und Sponsoren
‐ Mittagessen
‐ Ende offizielles Programm für MMK: 12:30
‐ Heimreise: Abfahrt: 13:00
‐ Jausenpause während der Heimreise
‐ Rückkehr nach Ried in der Riedmark ca. 24:00
‐ Nachbetrachtung individuell
Wichtig – Nicht vergessen:
‐ Gültiger Pass
‐ Instrument
‐ Uniform (Socken, Musikschuhe, Hut, Hose, langes weißes Hemd, Mascherl, Weste, Jacke)
‐ Geld: Die Währung in der Schweiz ist Schweizer Franken (CHF) und können mit der
Bankomatkarte abgehoben werden (Achtung Transaktionskosten – daher ist es zu empfehlen bereits
zuhause Geld zu wechseln). Zur Not hat Wolfgang Fürst, als fahrende Wechselstube, etwas in
Reserve parat.
Nicht erschrecken: Die Schweiz ist NICHT billig.
Leistungen:
‐ Hin- und Rückfahrt mit Bus
‐ Jause Hinfahrt
‐ 2 Übernachtungen
‐ Führungen, Stadtbesichtigung
‐ Verpflegung beim Fest
Nicht inkludiert:
‐ Mittagessen und Getränke Anreise, Abendessen Heimreise sind selbst zu bezahlen
Sonstiges:
‐ Im Gemeindehaus (direkt neben Festgelände) steht ein eigener Raum für Lagerung der Instrumente
während des gesamten Aufenthaltes bereit.
‐ Fahrtzeit brutto (inkl. Pausen): ca. 12 Stunden (ggf. Schlaftabletten, Schnaps, Reisepolster)
Die Schweizreise ist eine Konzertreise und wir repräsentieren die Gemeinde Ried.
Der Kapellmeister und die Verantwortlichen bitten daher um Pünktlichkeit und Mitwirken (z.B. Aufund
Abbau) während der Reise. Wir haben beim Schwingfest einige Auftritte. Dafür muss im Vorfeld
dementsprechend geprobt werden. Die Probentermine wurden bereits bekannt gegeben und sind
wahrzunehmen.
Sollte es Probleme oder Umstände zur Nichtteilnahme an der Reise geben, bitte um baldige Meldung
bei Obmann Christian Diwold.
Wir freuen uns auf eine interessante und gemütliche Reise zu unserer Partnergemeinde Ried bei Kerzers und
der Musikgesellschaft Ferenbalm!
Organisation einer Auslandsreise Seite 15

8. Zollbestimmungen
Als ich beim Oberösterreichischen Blasmusikverband nachfragte, bekam ich nur die
Antwort, dass ich mich wegen den Zollbestimmungen bei anderen Kapellen erkundigen
solle, die schon einmal eine Auslandsreise gemacht hatten.
Ich forschte daher im Internet nach und stieß auf eine Zollauskunftsseite 2 , wo ich auch eine
Kontaktadresse für die „Zentrale Auskunftsstelle für allgemeine Zollauskünfte“ fand:
Zollamt Klagenfurt Villach
Ackerweg 19
9500 Villach
Telefon +43 (0)4242/33233
Fax +43 (0)4242/33233-426
Als ich dort anrief, wurde mir mitgeteilt, dass es innerhalb der EU Mitgliedsländer keine
systematischen Warenkontrollen gibt.
Da die Schweiz kein EU Mitgliedsland ist, könnte es beim Grenzübergang zu Problemen
kommen. Es muss daher über die Wirtschaftskammer ein „Carnet ATA“ angefordert
werden.
Das Carnet ATA 3 ist ein internationales Zolldokument, dass bei der vorübergehenden Ein-
Aus- und Durchfuhr von Waren an Stelle der sonst erforderlichen Zollpapiere des
jeweiligen Landes verwendet werden kann. Aus diesem Grund wird das Carnet ATA auch
als Reisepass für Ihre Waren bezeichnet. Verwendung finden kann das Carnet ATA
allerdings nur für bestimmte Zwecke z.B. für Messen und Ausstellungen, als
Berufsausrüstungsgegenstände, für Erprobungen oder als Muster. Es ersetzt als
Haftungsdokument die direkt an den Grenzen zu leistende Sicherheit (Barerlag) für die auf
den Waren lastenden Zölle und Steuern.
Dieses Zolldokument beinhaltet eine Inventarliste aller Musikinstrumente und
elektronischen Verstärkergeräten. Es muss auch an der Grenze jeweils bei der Aus- und
Einreise Österreich/Schweiz bestätigt werden (insgesamt 4x).
Die Carnet muss nach der Reise wieder an die zuständige Wirtschaftskammer
zurückgeschickt werden.
2 Vgl. https://www.bmf.gv.at/Kontakt/Zollausknfte/_start.htm
3 Vgl. http://portal.wko.at/wk/startseite_th.wk?AngID=1&SbID=234
Organisation einer Auslandsreise Seite 16

9. Versicherung
9.1 Versicherung der Personen
In unserem Verein ist jede Musikerin und jeder Musiker über den österreichischen
Blasmusikverband mit der Kollektivunfallversicherung und Haftpflicht mitversichert. Dies
gilt natürlich auch im Ausland.
9.2 Transportversicherung
Mit dem Reiseunternehmen ist zu klären, ob es eine Transportversicherung gibt. In
unserem Fall hat das Busunternehmen eine solche, welche aber den Schaden nur bei einem
Unfall deckt. Falls vom Bus etwas gestohlen wird, so deckt die Transportversicherung den
Schaden nicht.
9.3 Instrumentenversicherung
Da, wie im Punkt 9.2 beschrieben, die Transportversicherung nicht ausreichend ist, haben
wir beschlossen für dieses Wochenende eine Instrumentenversicherung abzuschließen.
Nach mehreren Angeboten von verschiedensten Versicherungen ist eine kostengünstige
Versicherung gefunden worden. Versichert sind dabei alle Gefahren und Schäden während
des Gebrauchs, der Aufbewahrung oder Beförderung des versicherten Gegenstandes.
Eine Instrumentenversicherung hat bei Konzertreisen auf jeden Fall einen Sinn. Es könnte
beim Verladen der Instrumente etwas passieren, oder aber ein Instrument wird vergessen
oder gestohlen.
Für die Versicherung muss man daher eine genaue Inventarliste der Musikinstrumente und
auch für die elektronischen Verstärkergeräten angeben. Dabei ist die Type, Baujahr,
Seriennummer und der ungefähre Wert des Instrumentes anzuführen.
Es gibt, wie bei jeder Versicherung, viele Ausnahmebedingungen und man sollte
fachkundige Personen die Versicherungsklausel überprüfen lassen.
Organisation einer Auslandsreise Seite 17

10. Kinder und Jugendliche
10.1 Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten
Ganz egal, ob man mit der Musikkapelle ins Ausland oder in ein anderes Bundesland reist,
die Jugendschutzgesetze sind von Gebiet zu Gebiet unterschiedlich. Daher sollte man sich
unbedingt erkundigen, welche Unterschiede es zu den heimischen Verordnungen gibt.
Es herrschen in der Schweiz ähnliche Jugendschutzgesetzte 4 wie in Österreich. Ein
brisantes Thema ist auch bei unseren jungen Musiker der Alkoholkonsum. Hier gelten die
gleichen Regeln wie in Österreich:
Unter 16 Jahre kein Alkohol und von 16 – 18Jahre nur Bier und Wein und keine
Spirituosen!
Auch die gesetzliche Ausgehzeit ist in der Schweiz ähnlich wie in Österreich. Unsere
Musikkapelle gestaltet 2 Abende musikalisch und dabei kann es auch etwas später werden.
Aus diesem Grund und um zu wissen, dass die Eltern auch mit der Reise einverstanden
sind, fordern wir eine schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten für
alle Jugendlichen unter 18Jahren ein:
Vorlage:
Einverständniserklärung
Als Erziehungsberechtigter bin ich damit einverstanden, dass mein(e) Sohn/Tochter
bei der Konzertreise in die Schweiz, von 30. Mai bis 1. Juni 2008 teilnimmt. Ich bin über die Reise
informiert und versichere, dass sich mein Sohn/meine Tochter entsprechend den Anweisungen des
Kapellmeisters bzw. Obmannes verhält.
Zuständige Personen: Kapellmeister Martin Peterseil (Tel. Nr.: 0650/6916666)
Obmann Christian Diwold (Tel. Nr.: 0650/6916152)
Ort, Datum Unterschrift
4 http://www.sfa-ispa.ch/DocUpload/Jugendschutz_alkohol_bericht.pdf
Organisation einer Auslandsreise Seite 18

10.2 Betreuung der Kinder und Jugendlichen
Ein Teil unserer Kapelle ist bei Familien untergebracht. Diese privaten Unterkünfte werden
wir eher den Musikern älteren Semesters zuteilen. Es wäre unverantwortlich junge
Mädchen und Burschen bei Fremden einzuquartieren.
Im Hotel wird eine Person als Verantwortlicher bestimmt, der sich auch um die
Jugendlichen zu kümmern hat!
Ansonsten obliegt es dem Obmann und dem Kapellmeister immer ein Auge auf die „Nicht
Volljährigen Teilnehmer“ zu werfen!
10.3 Entschuldigung für die Schule
Da unser Verein sehr viele Schüler aufweist und unsere Konzertreise am Freitag während
einer Schulwoche beginnt, habe ich eine Entschuldigung entworfen, die in der Schule
vorgewiesen wird.
Entwurf:
Betreff: Ansuchen für die Freistellung vom Unterricht
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Schülerin/der Schüler
ist Mitglied der Marktmusikkapelle Ried und für unseren Verein eine wichtige Stütze!
Einen Höhepunkt im kommenden Jahr ist unsere Auslandskonzertreise vom 30. Mai bis 1. Juni 2008. Diese
führt uns in die Schweiz nach Ried bei Kerzers.
Wir werden in der Schweiz im Rahmen eines Kantonalfestes zwei Konzerte geben, wozu eine musikalische
ausgewogene, bestmögliche Besetzung Voraussetzung ist.
Die Musikkapelle repräsentiert darüber hinaus die Marktgemeinde Ried in der Riedmark bei diesem Fest.
Ich bitte Sie daher den oben genannten Schüler am 30. Mai 2008 vom Unterricht freizustellen.
Für weitere Fragen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Christian Diwold
Obmann MMK Ried in der Riedmark
Organisation einer Auslandsreise Seite 19

11. Public Relation
Im Vorfeld einer Auslandskonzertreise sollte man an Öffentlichkeitsarbeit denken. Eine
Konzerttour in ein anderes Land ist nicht ein alltägliches Unterfangen und daher auch
sicherlich für die Lokalzeitungen sehr interessant.
Damit es auch in unserem Heimatort bekannt wurde, haben wir es in unserer
Vereinszeitung niedergeschrieben. Beim Frühjahrskonzert spielten wir ein zur Schweiz
passendes Musikstück „Der Glacier-Express“ (Glacier Express ist ein Touristenzug, der
durchs Schweizer Gebirge fährt). Bei der Ankündigung des Stückes haben unsere
Moderatoren eine Kurzbeschreibung unserer Reise den Konzertbesuchern geschildert.
Die Medienarbeit nach der Reise wird auch von Bedeutung sein und kann dann auch schon
mit genaueren Berichten und Fotos ausgeschmückt werden.
12. Sonstiges
12.1 Gastgeschenk und Ansprache
Da wir von den Schweizern eingeladen wurden, ist es für uns selbstverständlich ein
persönliches Gastgeschenk mitzubringen.
Unser Verein hat für solche Anlässe Gmundner Keramik Mostkrüge mit unserem
Gemeindewappen bemalen lassen. Dazu schenken wir noch ein paar Flaschen Most aus der
heimischen Region.
Das Geschenk wird bei einer der 2 Abendveranstaltungen offiziell überreicht. Natürlich
sollte man dazu auch eine kleine Dankesrede parat haben!
Für die Privatunterkünfte überreichen wir ein kleines Fläschchen Schnaps von einem
ortsansässigen Edelbrandbauern.
12.2 Protokollführung
Ein wichtiger Teil bei den Besprechungen und Sitzungen ist die Protokollführung. Vor
allem wenn sich die Vorbereitung über einen längeren Zeitraum zieht.
Unser Schriftführer war von Anfang an bei den Besprechungen dabei und hat alles mit
protokolliert. So kann jederzeit Einsicht genommen werden.
Der Mailverkehr mit den Schweizern wurde über die Mailadresse unseres Schriftführers
abgewickelt. Dieser leitete die Mails je nach Anfrage an die zuständigen Personen weiter.
Organisation einer Auslandsreise Seite 20

13. Zusammenfassung in einer Checkliste
Abklärung: um welche Art von Konzertreise handelt es sich
• Beschluss der Reise im Vorstand
• Organisationsteam gründen
• Ev. vor Ort genaueres planen und besichtigen
Anreise Bus / Bahn / Flug
Unterkunft
• Angebote von diversen Unternehmen einholen
• Bei längeren und weiteren Reisen ev. über Reisebüro buchen
• Hotel, Pension, Gasthäuser
• Ev. Privatunterkünfte möglich
• mehrere Reiseziele?
Musikalische Zugeständnisse
• Musikrichtung (Konzert-, Stimmungs-, Marschmusik), ev. Gesang
• Gut getimte Probeneinteilung
Technische Einrichtung
• Sprech/Gesangverstärkeranlage
• notwendige Bühne, Sessel, Notenpulte, etc.
• Schlagzeug
• was kann ev. bereitgestellt werden
Finanzierung
• Vereinskasse
• Unterstützung Gemeinde
• Landesförderung
• Ev. Sponsoring durch Firmen
• Bezahlung seitens Veranstalter
Organisation einer Auslandsreise Seite 21

Zugeständnisse seitens Veranstalter
• Bezahlung
• Versorgung, Unterkünfte
Rahmenprogramm
• Kulturelle Besichtigungen
• Ausflüge
• Freizeitprogramm
Informationsweiterleitung
• Infozettel an Mitreisende
• Informationen bei den Musikproben
• Aushängen der Protokolle
Public Relation
• Öffentlichkeitsarbeit vor und nach der Reise
Bei Auslandsreisen eventuelle Zollbestimmungen
Versicherung
• Reiseversicherung
• Personen Unfall/Haftpflichtversicherung
• Instrumentenversicherung
• Transportversicherung
Kinder und Jugend
• Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten
• Jugendschutzgesetz im Zielland
• Entschuldigung für die Schule
Organisation einer Auslandsreise Seite 22

14. Literatur und Quellenverzeichnis
https://www.bmf.gv.at/Kontakt/Zollausknfte/_start.htm [2008-05-06]
http://www.bmeia.gv.at/botschaft/rom/ratgeber/ihre-reise-nach-oesterreich/zoll.html
[2008-05-06]
http://portal.wko.at/wk/startseite_th.wk?AngID=1&SbID=234 [2008-05-06]
http://www.sfa-ispa.ch/DocUpload/Jugendschutz_alkohol_bericht.pdf [2008-05-07]
http://de.wikipedia.org/wiki/Schwingen [2008-05-07]
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