Projektantrag
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Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
<strong>Projektantrag</strong><br />
Adrian Specker<br />
27. November 2006<br />
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Problemanalyse und Projektzielsetzung<br />
Inhalt und Vorgehen<br />
<strong>Projektantrag</strong><br />
Gut strukturierter Investionsantrag<br />
- das Vorgehen zur Erstellung<br />
entspricht Problemlösungszyklus<br />
Projektvarianten<br />
Projektvarianten<br />
Ausarbeitung von Projektvarianten<br />
mit unterschiedlichem Umfang<br />
und Schwerpunkt<br />
“Übersicht”<br />
Problemanalyse<br />
Saubere Analyse und Klärung der<br />
Projektidee, Hinterfragen der<br />
Hintergründe und Systemgrenzen<br />
Wirtschaftliche und strategische Projektbewertung (Business Case)<br />
Projektbewertung;<br />
Kosten- und Nutzenkalkulation<br />
Grobe Abschätzung von Kosten<br />
und Nutzen. Besser eine grobe<br />
Schätzung - als keine Schätzung<br />
Positionierung der<br />
Projektvarianten<br />
Positionierung Innovationsgrad -<br />
Neues Geschäftsmodell<br />
oder nur Rationalisierung?<br />
Wirtschaftlichkeitsverfahren<br />
(Business Case) und Projektrisiken<br />
Wahl Wirtschaftlichkeitsverfahren;<br />
Erhebung strategisches Potenzial &<br />
Erhebung der Projektrisiken<br />
Projektzielsetzung<br />
("Mission Statement")<br />
Formulierung einer klaren,<br />
verständlichen und prägnanten<br />
Projektzielsetzung<br />
Vorauswahl einer<br />
Projektvariante<br />
Vorauswahl und Festlegung der<br />
sinnvollsten Projektvariante zur<br />
Weiterverfolgung im Business Case.<br />
Projektbewertung und<br />
Dokumentation im <strong>Projektantrag</strong><br />
Zusammenfassung der Ergebnisse;<br />
Dokumentation des <strong>Projektantrag</strong>s<br />
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Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
1. Block<br />
Problemanalyse und<br />
Projektzielsetzung<br />
3<br />
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Zielsuche<br />
Lösungssuche<br />
Auswahl<br />
Rekapitulation Problemlösungszyklus (Wasserfall- & Spiralmodell)<br />
PROBLEM/ANSTOSS<br />
SITUATIONSANALYSE<br />
ZIELFORMULIERUNG<br />
KONZEPTSYNTHESE<br />
KONZEPTANALYSE<br />
BEWERTUNG<br />
ENTSCHEIDUNG<br />
ERGEBNIS<br />
Situationskenntnis<br />
Ziele als<br />
Bewertungskriterien<br />
Vorschlag,<br />
Empfehlung<br />
4<br />
2
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Vorgehensschritte der <strong>Projektantrag</strong>stätigkeit (Problemlösungszyklus)<br />
PROBLEMANALYSE<br />
PROJEKTZIELSETZUNG<br />
PROJEKTVARIANTEN<br />
WIRTSCHAFTLICHE &<br />
STRATEGISCHE<br />
PROJEKTBEWERTUNG<br />
PROJEKTANTRAG<br />
PROJEKT-<br />
ENTSCHEIDUNG<br />
Worin zeichnet sich die Situation bzw. das Problem aus?<br />
Welches sind die Erwartungen der Interessengruppen?<br />
Welche Abhängigkeiten und Freiheitsgrade bestehen im Projekt?<br />
Was passiert, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird?<br />
Welches sind die strategischen und wirtschaftlichen Projektziele?<br />
Erarbeitung der Projektzielsetzung (engl. „Mission Statement“).<br />
Welches sind mögliche, unterschiedliche Projektvarianten?<br />
Welche sind die strategischen und wirtschaftlichen Potenziale?<br />
Welches sind mögliche technische & organisatorische Lösungen?<br />
Wie kann die Integration im Unternehmen erfolgen?<br />
Machbarkeit und Folgen der Lösung?<br />
Welches sind die Kosten und was der Nutzen?<br />
Wie sieht die Wirtschaftlichkeit aus?<br />
Welche Projektvariante hat das grösste Potenzial?<br />
Wie kann der Projekterfolg gemessen und nachgewiesen werden?<br />
Dokumentation eines fundierten <strong>Projektantrag</strong>es.<br />
Entscheidung und Freigabe des Projektes.<br />
Weiteres Vorgehen und mögliche Auflagen?<br />
5<br />
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
<strong>Projektantrag</strong>:<br />
Hierarchieebene A<br />
Grobkonzept:<br />
Hierarchieebene B<br />
Konzept:<br />
Hierarchieebene C<br />
Detailkonzept:<br />
Hierarchieebene D<br />
Design &<br />
Implementation:<br />
Hierarchieebene E<br />
Betrachtungstiefe des Systems im <strong>Projektantrag</strong><br />
Projektabgrenzung<br />
Gesamtsystem<br />
Geschäftsprozesse<br />
Hauptfunktionen<br />
Geschäftsobjekte<br />
Bereichsorganisation<br />
Anwendungen<br />
Teilprozesse<br />
Funktionen<br />
Objekte<br />
Abteilungen<br />
Module<br />
Detailprozesse<br />
Detailfunktionen<br />
Objektattribute<br />
Gruppen<br />
Komponenten<br />
Aktivitäten<br />
Methoden<br />
Systemobjekte<br />
Aufgaben<br />
Systemfunktionen<br />
6<br />
3
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SITUATIONSANALYSE<br />
Aufgabenanalyse<br />
Ist-Zustandsanalyse<br />
Zukunfts-Analyse<br />
Zusammenfassende<br />
Problemdefinition<br />
Problemanalyse<br />
a) Aufgabenstellung analysieren und hinterfragen<br />
b) Wichtige Aspekte herausschälen<br />
c) Anstoss zur Aufgabe ergründen<br />
d) Randbedingungen ermitteln<br />
e) Unklare Begriffe klären<br />
f) System abgrenzen<br />
g) Ist-System analysieren und (grafisch) darstellen<br />
h) Stärken und Schwächen sammeln, Ursachenanalyse<br />
i) Umfeld-, Umweltanalyse<br />
k) Zeitliche Entwicklung der Umsysteme<br />
l) Wie verhält sich das System bei verändertem Umfeld<br />
m) Chancen und Gefahren beschreiben, SWOT-Analyse<br />
n) Randbedingungen festlegen<br />
o) Aufgrund der Erkenntnisse Problem definieren<br />
7<br />
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Projektzielsetzung (engl.: "Mission Statement")<br />
PROJEKTZIELSETZUNG FÜR MARKETING-PROJEKT<br />
Das Marketing-Projekt verfolgt das Ziel, die Marketingabteilung, den Vertrieb &<br />
den Service hinsichtlich Effizienz und Qualität zukünftig besser zu unterstützen.<br />
Es bezweckt die Professionalisierung des gesamten Marketings mit Hilfe eines<br />
geeigneten Informationssystems und angepassten Geschäftsprozessen:<br />
a) Transparente Kundeninformationen (Adressen, Businessangaben)<br />
b) Dokumentierte Kundenbeziehungen (Besuche, Angebote, Mails,<br />
Support, Events, Servicefälle, etc.) mit einfacher und übersichtlicher<br />
Verwaltung.<br />
c) Effiziente Kundenprozesse (Mailings, Events, Vertrieb & Service),<br />
welche qualitativ hochstehend gestaltet sind.<br />
Das Marketing System ist in den nächsten 1 bis 1 1/2 Jahren in die neue<br />
Systemarchitektur zu integrieren und ist mit einem maximalen Budget von Euro<br />
500.000 zu versehen.<br />
8<br />
4
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Erfolgsfaktoren<br />
des Marktes<br />
Kurze Liefer- und<br />
Reaktionsfristen<br />
Lösungsorientierte<br />
variantenreiche<br />
Kundenprojekte<br />
Wirtschaftlichkeit<br />
bei kleinen Mengen<br />
Raschere<br />
Innovationszyklen<br />
Fokus auf<br />
Kernkompetenzen<br />
Unternehmerische Zielsetzungen zur Vervollständigung<br />
Organisatorische<br />
Konsequenzen<br />
Prozessorientierung<br />
Lösungsorientierte<br />
Teamarbeit<br />
Qualifizierte<br />
Mitarbeiter<br />
Wandlungsbereites<br />
Gesamtsystem<br />
Arbeitsteilung<br />
im Netzwerk mit<br />
Lieferanten<br />
Zielsetzungen<br />
Hohe Transparenz<br />
der Prozesse<br />
Hohe Flexibilität in<br />
der Abwicklung<br />
Übergreifende<br />
Prozessintegration<br />
Anpassungsfähige<br />
Systeme & Software<br />
Überbetriebliche<br />
Kommunikation<br />
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2. Block<br />
Projektvarianten<br />
10<br />
5
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Prozessinnovation<br />
Produktinnovation<br />
Innovation<br />
Optimierung<br />
Strategische Positionierung des Projektes<br />
Produktmodelle<br />
(z.B. Elektronisches<br />
Buch)<br />
Rationalisierung<br />
(Optimierung der<br />
Prozesse und<br />
Produkte)<br />
Rationalisierung<br />
Businessmodelle<br />
(z.B. www-Lesung;<br />
mit “Sprachgenerator”)<br />
Servicemodelle<br />
(www-Bestellung:<br />
z.B. Bücher)<br />
Reengineering<br />
11<br />
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Start<br />
CRM<br />
Gesamtlösung<br />
CRM-<br />
System<br />
Mehrere<br />
autonome<br />
SW-Lösungen<br />
Breite Suche nach Projektvarianten<br />
CRM<br />
Light<br />
Nichtintegriertes<br />
CRM<br />
Internetportal<br />
Vollintegriertes<br />
CRM<br />
Teilintegriertes<br />
CRM<br />
Batchübernahme<br />
Adressen<br />
Suchbereich des Projektes<br />
gemeinsame<br />
Datenbank<br />
Synchronisation<br />
der<br />
Adressen<br />
Termin-<br />
Planlisten<br />
Terminkalender<br />
Neue<br />
Ansicht<br />
Mögliche Lösung<br />
Gewählte Lösung<br />
Grobkonzeptvarianten<br />
Projektvarianten<br />
Servicesystem<br />
Konzeptvarianten<br />
Detailkonzeptvarianten<br />
Designvarianten<br />
Implementierte<br />
Lösung<br />
Lösung<br />
12<br />
6
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Merkmale<br />
Vorteile<br />
Nachteile<br />
Varianten<br />
Vorauswahl einer Projektvariante<br />
Projektvariante 1<br />
Internetportal<br />
Besserer Auftritt;<br />
Gute Konfiguration;<br />
Rasche Umsetzung.<br />
Nur Auskunftssystem;<br />
Geringer Mehrumsatz;<br />
Kleine Zielgruppe;<br />
Ähnliche Projekte.<br />
Projektvariante 2<br />
Servicesystem<br />
Verbesserter Service;<br />
Präventiver Service;<br />
Weniger Reklamation;<br />
Kleineres Servicelager;<br />
Geringe Kosten.<br />
Gleicher Umsatz;<br />
Beschränkte Wirkung;<br />
Nur bestehende<br />
Kunden.<br />
Projektvariante 3<br />
CRM-System<br />
Erhöhter Umsatz;<br />
Höhere Transparenz;<br />
Raschere Aktionen;<br />
Besserer Marktauftritt;<br />
Optimierung Verkauf;<br />
Auskunftsbereitschaft.<br />
Implementationskosten;<br />
Lange Projektzeit;<br />
Schwierige Integration;<br />
Unklare Abgrenzung.<br />
Schlussfolgerung Rang 3 Rang 2 Rang 1<br />
13<br />
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3. Block<br />
Wirtschaftliche und strategische<br />
Projektbewertung<br />
(Business Case)<br />
14<br />
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Strategisches<br />
Potenzial<br />
Erfolgsfaktoren<br />
Erhöhung der Qualität<br />
Kundenattraktivität<br />
Arbeitsattraktivität<br />
> Strategischer Wert<br />
Strategischer Wert<br />
Portal<br />
Übersicht der Methoden zur Projektbewertung<br />
E-Commerce<br />
CAD<br />
CRM<br />
Service<br />
Risiken<br />
Technische Risiken<br />
Akzeptanz<br />
Risiken Umsysteme<br />
Projektrisiken<br />
> Risikozahl<br />
Portfoliomethoden<br />
Rentabilität<br />
Quantifizierbarer<br />
Nutzen<br />
Direkte Einsparungen<br />
Vermeidbare Kosten<br />
Erhöhung Einnahmen<br />
> Nutzen pro Jahr<br />
Kosten<br />
Investitionskosten<br />
Jährliche Kosten für<br />
Betrieb und Unterhalt<br />
> Kosten pro Jahr<br />
Wirtschaftlichkeitsverfahren<br />
Erfolgsdifferenzrechnung<br />
Rentabilitätsrechnung<br />
Amortisationsrechnung<br />
Kapitalwertmethode<br />
(Net Present Value)<br />
> Rentabilität<br />
15<br />
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Investionskosten<br />
Projektierungskosten (Vorstudie)<br />
Hardwarekosten<br />
Server & Arbeitsstationen<br />
Netzwerk, Hubs<br />
Hilfsgeräte (USB, Drucker)<br />
Softwarekosten<br />
Anwendungssoftware<br />
Systemsoftware<br />
Datenbanksoftware<br />
Realisierungskosten<br />
Externe Projekt-Dienstleistungen<br />
Programmierung, Tests<br />
Datenübernahme<br />
Dokumentation, Schulung<br />
Betriebskosten<br />
Update-, Upgradekosten<br />
Wartung, Support, Hotline<br />
Dienstleistung, Schulung<br />
Betriebskosten (int. /ext.)<br />
Telekomm., Raum-, Energie, etc.<br />
Total<br />
Schema zur Kostenkalkulation<br />
Jahr 1<br />
30<br />
10<br />
5<br />
5<br />
60<br />
10<br />
10<br />
120<br />
20<br />
10<br />
20<br />
300<br />
Jahr 2<br />
3<br />
9<br />
7<br />
3<br />
3<br />
Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5<br />
3<br />
9<br />
7<br />
3<br />
3<br />
3<br />
9<br />
7<br />
3<br />
3<br />
3<br />
9<br />
7<br />
3<br />
3<br />
25 25 25 25<br />
16<br />
8
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Einsparungen<br />
Direkte Einsparungen<br />
Erhöhte Produktivität<br />
Reduktion Überzeiten<br />
Weniger Materialkost.<br />
Geringere Mietkosten<br />
Geringere Wartung<br />
Geringere Lagerkosten<br />
Geringere Fehlerkosten<br />
Geringere Ausfallkost.<br />
Geringere Zinskosten<br />
etc.<br />
Vermeidbare Kosten<br />
Vermeidung Unterhalt<br />
Vermeidung Ausfälle<br />
Erhöhung Erträge<br />
Höhere Erträge<br />
Höhere Zinserträge<br />
Geringeres Delkredere<br />
Gesamtnutzen<br />
Jahr 1<br />
Schema zur Nutzenkalkulation<br />
Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5<br />
Min Mit Max Min Mit Max Min Mit Max Min Mit Max Min Mit Max<br />
10<br />
0<br />
5<br />
0<br />
5<br />
0<br />
0<br />
0<br />
0<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
0<br />
30<br />
15<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
10<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
5<br />
3<br />
2<br />
50<br />
30<br />
5<br />
0<br />
5<br />
10<br />
20<br />
10<br />
0<br />
6<br />
7<br />
6<br />
3<br />
4<br />
15<br />
5<br />
4<br />
0<br />
4<br />
0<br />
0<br />
0<br />
0<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
0<br />
30<br />
15<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
10<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
5<br />
3<br />
2<br />
55<br />
25<br />
6<br />
0<br />
6<br />
10<br />
20<br />
10<br />
0<br />
6<br />
7<br />
6<br />
3<br />
4<br />
20<br />
0<br />
5<br />
0<br />
5<br />
0<br />
0<br />
0<br />
0<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
0<br />
30<br />
15<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
10<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
5<br />
3<br />
2<br />
40<br />
30<br />
5<br />
0<br />
5<br />
10<br />
20<br />
10<br />
0<br />
30<br />
15<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
10<br />
5<br />
0<br />
100 100<br />
100 100 100<br />
6<br />
7<br />
6<br />
3<br />
4<br />
10<br />
0<br />
5<br />
0<br />
5<br />
0<br />
0<br />
0<br />
0<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
0<br />
5<br />
5<br />
5<br />
3<br />
2<br />
50<br />
30<br />
5<br />
0<br />
5<br />
10<br />
20<br />
10<br />
0<br />
6<br />
7<br />
6<br />
3<br />
4<br />
10<br />
0<br />
5<br />
0<br />
5<br />
0<br />
0<br />
0<br />
0<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
0<br />
30<br />
15<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
10<br />
5<br />
0<br />
5<br />
5<br />
5<br />
3<br />
2<br />
50<br />
30<br />
5<br />
0<br />
5<br />
10<br />
20<br />
10<br />
0<br />
6<br />
7<br />
6<br />
3<br />
4<br />
17<br />
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Kosten / Nutzen<br />
500<br />
400<br />
300<br />
200<br />
100<br />
0<br />
Kosten & Nutzen<br />
Investition<br />
Betriebskosten pro Jahr<br />
Nutzen pro Jahr<br />
Wirtschaftlichkeit<br />
Erfolg pro Jahr<br />
Kumulierter Erfolg<br />
Erfolg 8% abdiskontiert<br />
Kapitalwert (NPV)<br />
Pay-back-Dauer<br />
Return on Investment<br />
Wirtschaftlichkeitsverfahren<br />
Kumulierte<br />
Kosten<br />
Kumulierter<br />
Nutzen<br />
Break-Even<br />
Punkt<br />
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5<br />
300<br />
100<br />
-200<br />
-200<br />
-200<br />
-200<br />
25 Prozent<br />
25<br />
100<br />
75<br />
-125<br />
70<br />
-131<br />
25<br />
100<br />
75<br />
-50<br />
63<br />
-68<br />
25<br />
100<br />
75<br />
25<br />
58<br />
-9<br />
4 Jahre<br />
25<br />
100<br />
75<br />
100<br />
54<br />
45<br />
18<br />
9
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Strategischer Wert<br />
Projektbewertung: Potenzial-Portfolio<br />
E-Commerce-<br />
Anwendung<br />
Internetportal<br />
CAD-Anwendung<br />
Barcode-Anwendung<br />
MIS<br />
CRM-Projekt<br />
Servicesystem<br />
Rentabilität<br />
19<br />
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Dokumentation: <strong>Projektantrag</strong><br />
I ZUSAMMENFASSUNG<br />
II AUSGANGSLAGE UND PROBLEMANALYSE<br />
Analyse Ausgangssituation, Schwächen, Problemstellung, Abgrenzung und<br />
Abhängigkeiten des Projektes.<br />
III PROJEKTZIELSETZUNG<br />
IV PROJEKTVARIANTEN<br />
• Projektvarianten und Wahl der beantragten Variante<br />
• Darstellung des Projektes<br />
Optimierte Geschäftsprozesse, realisierte Funktionen, zugrunde lie-gende<br />
Datenbestände, organisatorische & technische Aspekte.<br />
V WIRTSCHAFTLICHKEIT, STRATEGISCHE POTENZIALE & RISIKEN<br />
• Kosten-, Nutzen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung<br />
Einmalige Kosten, wiederkehrende jährliche Kosten, Ressourcenbedarf,<br />
quantifizierbarer und nicht-quantifizierbarer Nutzen, Wirtschaftlichkeitszahlen wie<br />
Kapitalwert und Pay-back-Dauer etc.<br />
• Strategischer Nutzen aus Unternehmenssicht<br />
• Identifikation und Beurteilung der Risiken<br />
Organisatorische Risiken, Ressourcenverfügbarkeit, Technische Risiken, Risiken der<br />
Benutzerakzeptanz, wirtschaftliche Risiken, Messbarkeit des Projekterfolgs.<br />
Konsequenzen bei der Nichtrealisierung des Projektes<br />
VI PLANUNG DES PROJEKTES<br />
• Etappierung und Terminierung<br />
• Vorschlag zur Projektorganisation<br />
VII FORMELLER PROJEKTANTRAG<br />
20<br />
10
Informationsmanagement • Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Schritt<br />
Bereich<br />
Projektentscheidung<br />
Problemanalyse<br />
Projektzielsetzung<br />
Projektvarianten<br />
Wirtschaftliche<br />
& strategische<br />
Projektbewertung<br />
<strong>Projektantrag</strong><br />
Sozio-technisches System<br />
Problemanalyse;<br />
Ermittlung Aufgabenanstoss;<br />
Analyse der Ausgangssituation;<br />
Analyse der Interessengruppen;<br />
Bestimmung der Freiheitsgrade;<br />
Klärung Projektabhängigkeiten;<br />
Projektabgrenzung;<br />
Etwaige Vorleistungen;<br />
Konsequenzen Nichtrealisierung;<br />
Geklärte Problemstellung.<br />
Projektzielsetzung;<br />
Auflistung der Projektziele.<br />
Projektumfang & -varianten;<br />
Analyse der Projektpotenziale;<br />
Positionierung Projektvarianten;<br />
Identifikation ähnliche Lösungen;<br />
Machbarkeitsüberlegungen;<br />
Risikobetrachtungen;<br />
Folgen der Neulösung.<br />
Bewertung Potenziale & Risiken;<br />
Bewertung Wirtschaftlichkeit;<br />
Messkriterien für Projekterfolg;<br />
Auswahl beste Projektvariante.<br />
Formulierter <strong>Projektantrag</strong>.<br />
Einführung<br />
& Ausbildung<br />
Projektziele der<br />
Einführung.<br />
Varianten bezüglich<br />
Einführung &<br />
Ausbildung.<br />
Betrieb<br />
& Unterhalt<br />
Projektziele von<br />
Betrieb & Unterhalt.<br />
Varianten bezüglich<br />
Betrieb & Unterhalt.<br />
Projektmanagement<br />
21<br />
& Controlling<br />
Projektplanung.<br />
Projektentscheidung;<br />
Projektauftrag mit<br />
allfälligen Auflagen.<br />
11
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